¿Cuáles son las formas más efectivas de
utilizar las métricas de planificación y
programación para ahorrar costos?
1 Define el alcance y los objetivos de tu
proyecto
Antes de poder seleccionar y aplicar las
métricas adecuadas, es necesario tener una
definición clara y realista del alcance y los
objetivos de tu proyecto. Esto te ayudará a
alinear tus métricas con los resultados
deseados y evitar medir aspectos irrelevantes
o engañosos de tu proyecto. Por ejemplo, si el
objetivo de tu proyecto es entregar un
producto de alta calidad dentro de un
presupuesto fijo, es posible que desees usar
métricas como el análisis del valor ganado
(EVA), la densidad de defectos o la
satisfacción del cliente. Por otro lado, si el
objetivo de tu proyecto es completar una
tarea lo más rápido posible, es posible que
desees usar métricas como el análisis de la
ruta crítica (CPA), la variación del cronograma
o la utilización de recursos.
2 Elija métricas relevantes y confiables
A la hora de definir el alcance y los objetivos
de tu proyecto, es importante elegir las
métricas que mejor se adapten a las
necesidades y al contexto de tu proyecto. Hay
muchos tipos de métricas de planificación y
programación, pero no todas son relevantes y
fiables para todos los proyectos. Es esencial
tener en cuenta criterios como la relevancia,
la fiabilidad, la simplicidad y la capacidad de
acción a la hora de seleccionar las métricas.
La métrica debe reflejar los aspectos clave del
rendimiento de tu proyecto y ayudarte a
alcanzar tus objetivos. También debe ser
coherente, precisa, verificable y no verse
afectada por factores o sesgos externos.
Además, la métrica debe ser fácil de entender
y usar, y no requerir recursos o tiempo
excesivos para recopilarla y analizarla.
Además, la métrica debe proporcionar
comentarios y orientación procesables en
lugar de limitarse a informar de datos o
información.
3 Recopilar y analizar datos de forma regular y
sistemática
Una vez que haya determinado sus métricas,
es importante recopilar y analizar los datos de
manera regular y sistemática. Esto ayudará a
realizar un seguimiento y evaluar el
rendimiento de su proyecto, así como a
identificar y resolver problemas. Sin embargo,
recopilar y analizar datos puede ser tedioso y
difícil, especialmente si tiene numerosas
fuentes, formatos y métodos de datos. Para
facilitar el proceso, debe planificar con
anticipación definiendo su plan de
recopilación y análisis de datos, incluidas las
fuentes, los métodos, la frecuencia y las
responsabilidades de la recopilación y el
análisis de datos. El uso de herramientas como
software de gestión de proyectos, hojas de
cálculo o cuadros de mando puede ayudar a
automatizar, agilizar y estandarizar el proceso.
Además, es importante validar y verificar la
validez y exactitud de sus datos verificando los
resultados con otras fuentes o métodos de
datos. Por último, utilice cuadros, gráficos o
tablas para visualizar y comunicar los
resultados del análisis de datos, haciendo
hincapié en los principales hallazgos,
tendencias y recomendaciones.
4 Utilizar métricas para mejorar la toma de
decisiones y el rendimiento
Por último, debe utilizar sus métricas para
mejorar la toma de decisiones y el rendimiento
y, en última instancia, lograr un ahorro de
costes. Esto implica usar sus métricas no solo
para monitorear y controlar su proyecto, sino
también para aprender de él. Por ejemplo,
puede comparar el rendimiento real con el
rendimiento planificado e identificar cualquier
brecha o desviación. Además, puede evaluar
la eficacia de los procesos y recursos de su
proyecto, y ajustar su plan según sea
necesario. Además, es importante celebrar sus
logros y recompensar a su equipo por sus
contribuciones. Al utilizar estas formas efectivas
de utilizar las métricas de planificación y
programación para ahorrar costos, puede
mejorar sus habilidades de coordinación de
proyectos y ofrecer mejores resultados del
proyecto.