TEMA 1: SISTEMAS INFORMÁTICOS Y Gestión de Bases de Datos

BASES DE DATOS

TEMA 1
Sistemas informáticos y
Bases de Datos
1. SISTEMA INFORMÁTICO
Concepto de Sistema: un sistema puede definirse como un conjunto de cosas que, ordenadamente relacio-
nadas entre sí, contribuyen a un determinado objetivo. El sistema puede estar constituido por objetos físicos,
actividades, formas de energía, seres vivientes, entes inanimados, conceptos, ideas, símbolos matemáticos,
etc.
A las cosas que integran el sistema se las denominará elementos. Los elementos tienen que estar re-
lacionados entre sí con un orden determinado por unas reglas que gocen de cierta estabilidad. Esta idea de
relación ajustada a una normativa es fundamental.
El sistema típico es finalista, es decir, los elementos están relacionados para contribuir a un determi-
nado objetivo, razón por la que algunos autores se refieren a la dinamicidad de los sistemas considerando
que éstos se mueven en sentido real o figurado a la consecución de un objetivo global.
La noción de sistema es relativa, ya que a excepción del universo, en la parte más superior de la jerar-
quía, cualquier sistema es siempre un subsistema de otro más amplio que lo engloba.
El sistema de información, como su nombre indica, será un sistema, y así mismo, la base de datos se
podría considerar como un sistema.
Los sistemas están limitados de forma natural o artificialmente. Todo lo que está situado fuera de los
límites del sistema se denomina entorno. El sistema toma elementos del entorno, las entradas, como mate-
rias primas que devuelven al entorno salidas.

Los sistemas pueden ser naturales o artificiales, si son debidos al hombre, por lo cual el sistema infor-
mático es un sistema artificial.
Sistema dinámico: controla su actuación en función de cómo las salidas alcanzan los objetivos marca-
dos y se adecúa dinámicamente a las condiciones del entorno.
El control del sistema se puede realizar mediante mecanismos internos, sistemas autorregulados del
entorno, o por ambos.
El controlador del sistema, que ejerce funciones de planificación y de gobierno, actúa de acuerdo con
la información que recoge de la salida enviando estímulos a la unidad de entrada y al procesador, con el fin
de conseguir que las salidas respondan a los objetivos del sistema. Para ello, el controlador ha de ser capaz
de recibir la información, interpretarla, compararla con los objetivos previstos, y emitir los impulsos de con-
trol que exijan la regulación del sistema.

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Las entradas del sistema son los elementos que se consumen o transforman en el proceso. Se corres-
ponden con la materia prima en los procesos de fabricación. En el caso de los Sistemas Informáticos, serán
los datos. Los Sistemas Informáticos se diferencian de otros sistemas porque en ellos las entradas no se con-
sumen, sólo se transforman sin destruirse, ya que pueden quedar almacenados en la base de datos del sis-
tema.
Las salidas son los elementos que se crean mediante el proceso, constituyen el producto final termi-
nado de los procesos de fabricación, en este caso, la salida es la información.
El procesador es el lugar donde se efectúa el tratamiento y comprende todos los elementos que parti-
cipan en él.
Es típico de los sistemas dinámicos que se produzca una retroalimentación de la salida a la entrada
(feedback).

2. CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

Toda organización necesita para su funcionamiento un conjunto de informaciones que se han de transmitir
entre sus elementos y desde/hacia el exterior del sistema. Una parte de esa comunicación que se realiza por
medio de contactos interpersonales éntrelos empleados es el Sistema de Información informal. Cuanto se
trata de organismos complejos, este tipo de flujo de información es insuficiente y costoso, por lo que se hace
necesario un Sistema de Información formal u organizacional.
Un sistema de información toma datos del entorno y devuelve como resultado la información que la
organización requiere para su gestión y toma de decisiones. La propia organización marcará objetivos y di-
rectrices que permitan regular el Sistema de Información se denomina Sistema Objeto, a la parte de la orga-
nización de la cual se nutre el Sistema de Información, y a la cual revierten sus resultados. Los Sistemas de
Información son eminentemente dinámicos.

Esquema de un control a dos niveles del Sistema de Información de una organización

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En los Sistemas de Información existirá un control externo al propio Sistema de Información, que son
los órganos directivos de la organización, que establecen el marco en el que el Sistema de Información se
desenvuelve, pero al mismo tiempo, el Sistema de Información tendrá que disponer en su interior de meca-
nismos autorreguladores más o menos desarrollados que interpreten y detallen las órdenes de los órganos
directivos, e incluso las leyes y normas que provienen de órganos de niveles superiores transmitiéndoselas
a las unidades del Sistema de Información, que han de ser objeto de regulación, por lo cual se puede afirmar
que en los Sistemas de Información suele existir un control a 2 o más niveles: por un lado el control externo
ejercido por los órganos directivos, y por otro, una autorregulación de tipo interno.
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos ordenadamente relacionados entre sí, de
acuerdo con unas ciertas reglas (que aporta el Sistema Objeto) y la información necesaria para el cumpli-
miento de sus fines, para lo cual tendrá que recoger, procesar y almacenar datos procedentes tanto de la
misma organización, como de fuentes externas, facilitando la recuperación, elaboración y presentación de
los mismos.

3. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

1. Tecnológicas. Las que afectan al rendimiento y seguridad del sistema desde el punto de vista
del equipo.
2. Funcionales y semánticas. Se refieren a si el sistema hace lo que debe de una forma correcta
(eficacia), y si es capaz de adaptarse a requisitos cambiantes.
3. Económicas. Ponen el énfasis en el coste del sistema y en la eficiencia con que corresponde a
los objetivos.
4. Sociales. Las que tienen un impacto sobre el entorno social en que se desenvuelve el sistema.

4. COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

 Contenido. El contenido del Sistema de Información es el conjunto de datos (ficheros o bases
de datos) con su correspondiente descripción almacenados en un soporte de ordenador. Los
datos habrán de adecuarse a los objetivos que se pretenden alcanzar con el sistema de informa-
ción, por lo que en general, al ser objetivos variados, también los datos contenidos serán de
distintos tipos: referenciales y factuales.
o Referenciales. Estos contienen referencias bibliográficas de los documentos, donde se
puede encontrar la información, pero no la información en sí misma.
o Factuales. Este tipo de sistemas devuelven la información buscada sin necesidad de acu-
dir a nuevos circuitos informativos. Manejan datos estructurados y no estructurados:
 Estructurados. Son aquellos que tienen una cierta estructura o formato en la que
los distintos campos ocupan determinadas posiciones fijas.
 No estructurados. El formato no puede ser fijo, por ejemplo, los textos o los datos
multimedia.
Se suele distinguir entre 2 tipos de sistemas de gestión distintos según se ocupen de tra-
tamiento de datos estructurados o no estructurados: Sistemas de Gestión de Bases de
Datos (SGBD), encargados del tratamiento de datos estructurados, y Sistemas de Recupe-
ración de Información (SRI), con tratamientos de datos no estructurados.
 Hardware. El cual, por lo general, está formado por una Unidad Central de Procesamiento (CPU)
y varios periféricos, como monitores, teclados, etc.
 Software. Formado por un conjunto de programas, documentación, lenguajes, etc., el cual ges-
tionará los datos mediante el SGBD, controlará las comunicaciones y dará respuesta a necesida-
des de tratamientos específicos, todo ello apoyado en el Sistema Operativo.
 Administrador. Mejor expresado como Unidad de Administración, ya que se trata de una fun-
ción, no de una persona, cuya misión es asegurar la calidad y permitir el uso correcto y perma-
nente de los datos. El administrador no es el propietario de los datos, sino el gestor y custodio

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de los mismos, cuya responsabilidad se extiende tanto al contenido del sistema como al área
informática.
 Usuarios. Son las personas que podrán acceder al Sistema de Información y pueden ser de 2
tipos, Informáticos y No informáticos:
o Informáticos. Serán los analistas y programadores.
o No informáticos. Son aquellos con pocos conocimientos, que necesitan consultar o actua-
lizar datos con procedimientos preparados ex profeso.

5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN Y

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA AYUDA A LA
TOMA DE DECISIONES
En toda organización se suelen distinguir tres niveles de gestión, el operacional, el táctico y el estratégico,
por lo que el Sistema de Información estará compuesto por tres subsistemas estructurados jerárquicamente,
y se corresponden con cada uno de estos tres niveles.

En el plano operacional, los usuarios necesitan datos puntuales (elementales), que describan los suce-
sos que, de una forma u otra, caracterizan las actividades de la organización, por lo que este subsistema de
información será muy voluminoso. De él, mediante un proceso de elaboración adecuado, se podrán obtener
los datos necesarios (junto con los aportados desde el exterior) para el funcionamiento de los otros 2 subsis-
temas, y para los que tal volumen de información no solamente sería inadecuado, sino peor aún, inoperante
y contraproducente.
Características de la información necesaria en las distintas decisiones operacionales:
TIPO DE PROCESO Repetitivos Excepcionales
Formalizable TAREAS ADMINISTRATIVAS TAREAS ADMINISTRATIVAS DE EXCEPCIÓN
 Datos voluminosos.  Datos no muy voluminosos.
 Propios, elementales, homogéneos.  Propios, elementales, así como agrega-
 Pocas interrelaciones y simples dos y homogéneos.
 Muchas salidas y normalizadas  Muchas interrelaciones.
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 Procesos sencillos y periódicos.  Pocas salidas normalizadas.

(Ejemplo: facturación, contabilidad)  Procesos complejos pero estructura-
dos.
(Ejemplo: estadísticas, gestión de perso-
nal)
No Formalizable AYUDA A LA DECISIÓN
 Datos muy poco voluminosos.
 Propios y ajenos.
 Agregados y muy heterogéneos.
 Muchas interrelaciones complejas.
 Pocas salidas.
 Procesos de difícil estructuración.
(Ejemplo: creación de una nueva unidad de
producción).

La información que se necesita en los distintos tipos de procesos que tienen lugar en las organizaciones
es, fundamentalmente, de dos clases: una a nivel totalmente desagregado (microdatos), necesaria para los
procesos que se suelen denominar “Administrativos”, como son las tareas diarias y de rutina que correspon-
den al plano operacional; y la otra, de Ayuda a la Decisión, tanto a nivel táctico como estratégico, que exige
prestaciones muy diferentes, en la que muchos datos han de estar agregados (macrodatos), y cuya elabora-
ción es bastante más compleja.

ETAPAS DE EVOLUCIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

En un principio, se atendieron las necesidades de información propias del nivel administrativo, desarrollando
aplicaciones distintas y específicas que facilitaban cada una de las tareas de rutina. La información para la
Ayuda a la Decisión en esta primera etapa, se solía elaborar manualmente, o con procesos diseñados sólo
para un fin determinado, resolviendo necesidades concretas y puntuales.
Posteriormente, y ante los grandes problemas que daba lugar este planteamiento, se vio la necesidad
de buscar nuevas soluciones, surgiendo la idea de utilizar una base de datos común, que incorporara sin
redundancias indeseables la información necesaria para las distintas funciones. Con este enfoque, se trata
de disponer de un Sistema de Información integrado, capaz de dar respuesta tanto a las necesidades de
gestión como a las de decisión.
En la actualidad, han ido surgiendo sistemas diseñados para servir de soporte a la toma de decisiones
dirigidos a los directivos, conocidos por las siglas DSS (Decision Support Systems) y EIS (Executive Information
Systems), uno de cuyos componentes principales son las bases de datos.
En estos momentos, la extracción de información por medio de la búsqueda o minería de datos (Data
Mining) soportada en un almacén de datos, ha venido a extender y a hacer más eficaces los sistemas ante-
riores.

Sistema de información único

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6. DE LOS SISTEMAS TRADICIONALES DE FICHEROS A LAS

BASES DE DATOS
En los Sistemas de Información del pasado, existía una proliferación de ficheros específicos cada uno de ellos
de una determinada aplicación. Los datos se recogen varias veces, y se encuentran repetidos en los distintos
ficheros. Esta redundancia, además de malgastar recursos, origina a menudo divergencias en los resultados.
Los Sistemas Informáticos de este tipo han sido llamados a veces Sistemas Orientados Hacia el Proceso,
debido a que en ellos se pone el énfasis en los tratamientos que reciben los datos, los cuales se almacenan
en ficheros diseñados para una determinada aplicación. Las aplicaciones se analizan e implementan con en-
tera independencia unas de otras, y los datos no se suelen transferir entre ellas, sino que se duplican siempre
que los correspondientes trabajos los necesitan.

Organización clásica de sistemas orientados al proceso

Inconvenientes de los sistemas orientados a procesos:

 Ocupación inútil de memoria secundaria.
 Aumento en los tiempos de proceso.
 Inconsistencias.
 Dependencia de los datos respecto al soporte físico.
 No son apropiados para sistemas de ayuda a la toma de decisiones.

Surge un nuevo enfoque, que es el uso de una base de datos donde los datos se almacenan una sola
vez con independencia de los tratamientos.
Con el enfoque de las bases de datos, los datos se organizan y se mantienen en un conjunto estructu-
rado que no está diseñado para una aplicación concreta, sino que, por el contrario, tiende a satisfacer las
necesidades de información de toda la organización; necesidades cuya diversidad se ve acentuada en el trans-
curso del tiempo.
Estos sistemas orientados hacia los datos van sustituyendo a los sistemas orientados hacia el proceso
que, por su poca fiabilidad, falta de adecuación a la realidad y mala asegurada confidencialidad, han ido
perdiendo de forma progresiva la confianza de los usuarios.

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D1

R1
D2
DEPURACIÓN RECUPERACIÓN
BASE
D3 ACTUALIZACIÓN DE R2
DATOS TRATAMIENTO
ALMACENAMIENTO
D4 R3

D5

DATOS CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN RESULTADOS

Organización de bases de datos con sistemas orientados hacia los datos

7. VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LAS BASES DE DATOS

FRENTE A LOS FICHEROS
7.1.Ventajas
 Ventajas referidas a los datos:
o Independencia de éstos respecto de los tratamientos y viceversa. La mutua independencia
de datos y tratamientos lleva a que un cambio de éstos últimos no imponga un nuevo
diseño de la base de datos. Por otra parte, la inclusión de nuevas informaciones, desapa-
rición de otras, cambios en la estructura física, o en los caminos de acceso, no deben obli-
gar a alterar los programas. La flexibilidad que proporciona la independencia de los datos
y programas es muy importante para conseguir sin excesivos costes la continua adapta-
ción del Sistema de Información a la evolución de las organizaciones.
o Mejor disponibilidad de los datos. Con las bases de datos, cada usuario ya no es propieta-
rio de los datos, puesto que éstos se comparten entre el conjunto de aplicaciones exis-
tiendo una mejor disponibilidad de los datos para todos los que tienen necesidad de ellos,
siempre que estén autorizados para su acceso.
o Mayor eficiencia en la recogida, codificación y entrada en el sistema. Al no existir apenas
redundancias, los datos se recogen y validan una sola vez, aumentando así el rendimiento
de todo el proceso previo a su almacenamiento.
 Ventajas referidas a los resultados:
o Mayor coherencia. Al no existir apenas redundancias, los datos se recogen y almacenan
una sola vez. En los tratamientos se utilizan los mismos datos, por lo que los resultados
de todos ellos son coherentes y perfectamente comparables.
o Mayor valor informativo. Puesto que la base de datos ha de ser el reflejo del mundo real,
en ella se recogen las interrelaciones entre los datos, por lo que el valor informativo del
conjunto es superior a la suma del valor informativo de los elementos individuales que lo
constituyen.
o Mejor y más normalizada documentación. En el enfoque clásico, los datos se encuentran
separados de su contenido semántico. Se almacenan en ficheros y su descripción se hace
mediante un lenguaje de programación, y se encuentra localizado en los diferentes pro-
gramas. Este problema se atenúa en gran medida en las bases de datos, ya que en la
misma base se incluyen no sólo los datos, sino también la semántica de los mismos.
 Ventajas respecto a los usuarios:
o Acceso más rápido y sencillo de los usuarios finales.
o Más facilidades para compartir los datos por el conjunto de los usuarios.
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BASES DE DATOS

o Mayor flexibilidad para atender a demandas cambiantes.

7.2.Inconvenientes
 Instalación costosa. La implantación de un sistema de bases de datos puede llevar consigo un
coste elevado, tanto en el equipo físico como en el lógico, además del coste de adquisición y
mantenimiento del sistema de gestión de base de datos.
 Personal especializado. Los conocimientos que resultan imprescindibles para una utilización co-
rrecta y eficaz, y sobre todo para el diseño y administración de las bases de datos implican una
necesidad de personal especializado.
 Implantación larga y difícil. Debido a las causas indicadas con anterioridad, la implantación de
la base de datos puede convertirse en una tarea larga y laboriosa. Las dificultades que van apa-
reciendo a lo largo de su desarrollo llevan, en general, a que se superen los plazos inicialmente
previstos.
 Falta de rentabilidad a corto plazo. La implantación de un sistema de bases de datos, tanto por
su coste en personal y equipos, como por el tiempo que tarda en estar operativo, no resulta
rentable a corto plazo, sino a medio o, incluso, a largo plazo.
 Escasa estandarización. Un problema importante que se pone de manifiesto en el momento de
la creación de una base de datos es la falta de estandarización que facilite a los usuarios el ma-
nejo de los sistemas de bases de datos.
 Desfase entre teoría y práctica. Al existir un considerable avance de la teoría en relación con la
práctica, en muchas ocasiones los usuarios, especialmente los directivos, se engañan respecto a
las prestaciones reales que pueden proporcionarles los SGBD actuales, creyendo que constitu-
yen ya una cierta realidad ciertos aspectos que todavía son sólo teóricos.

8. CONCEPTO DE BASE DE DATOS

8.1.Características esenciales de una base de datos
 Colección de datos almacenados en un soporte informático no volátil.
 Los datos están interrelacionados y estructurados de acuerdo con un modelo capaz de recoger
el máximo sentido semántico.
 La redundancia de los datos debe ser controlada de forma que no existan duplicidades perjudi-
ciales ni innecesarias. No debe existir redundancia lógica aunque sí admite cierta redundancia
física por motivos de eficiencia. Un dato se actualizará lógicamente por el usuario de forma única
y el sistema se preocupará de cambiar físicamente todos aquellos campos en los que el dato
estuviese repetido en caso de existir redundancia física. Es lo que se denomina también Redun-
dancia Controlada por el Sistema.
 Las bases de datos han de atender a múltiples usuarios y a diferentes aplicaciones en contrapo-
sición a los sistemas de ficheros en los que cada fichero está diseñado para responder a las ne-
cesidades de una determinada aplicación.
 Independencia tanto física como lógica entre datos y tratamientos. La definición o descripción
del conjunto de datos contenidos en la base de datos deben ser únicos y estar integrados con
los mismos datos, es decir, son datos autodocumentados.
 La actualización y recuperación de los datos debe realizarse mediante procesos bien determina-
dos, incluidos en el SGBD, el cual ha de proporcionar también instrumentos que faciliten el man-
tenimiento de la seguridad del conjunto de datos.

8.2.Definición de Base de Datos

Colección o depósito de datos integrados, almacenados en soporte secundario no volátil y con redundancia
controlada. Los datos que han de ser compartidos por diferentes usuarios y aplicaciones deben mantenerse
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independientes de ellos y su definición (estructura de la base de datos) única y almacenada. Junto con los
datos, se ha de apoyar en un modelo de datos, el cual ha de permitir captar las interrelaciones y restricciones
existentes en el mundo real. Los procedimientos de actualización y recuperación comunes y bien determina-
dos, facilitarán la seguridad del conjunto de los datos.

8.3.Definición de Sistema de Gestión de Bases de Datos

Conjunto de programas que permiten la implantación, acceso y mantenimiento de la base de datos.

8.4.Definición de Sistemas de Bases de Datos

Sistema de Gestión de Bases de Datos + Base de Datos + Usuarios.

9. DISTINTOS NIVELES DE ABSTRACCIÓN DE UNA BASE

DE DATOS
Usuario A B C D E F G ESTRUCTURA LÓGICA DE
USUARIO
ESQUEMA EXTERNO

ESTRUCTURA LÓGICA GLOBAL

ESQUEMA CONCEPTUAL

A
B C
ESTRUCTURA FÍSICA
D E ESQUEMA INTERNO
F

La estructura lógica de usuario o esquema externo es la visión que tiene de la base de datos cada usuario en
particular. En él deberán encontrarse reflejados sólo aquellos datos e interrelaciones que necesite el corres-
pondiente usuario. También habrán de especificarse las restricciones de uso, como puede ser el derecho a
insertar o a borrar determinados datos, o el acceso a los mismos.
La estructura lógica global, o esquema conceptual, contempla la visión global de los datos. Por ello, en
él deberá incluirse la descripción e todos los datos e interrelaciones entre éstos, así como las restricciones
de integridad y de confidencialidad.
La estructura física o esquema interno es la forma en que se organizan los datos en el almacenamiento
físico. Aunque el contenido del esquema interno depende mucho de cada SGBD, de forma general podrá
contemplar los siguientes aspectos:
 Estrategia de almacenamiento. En este apartado se incluye la asignación de espacios de alma-
cenamiento para el conjunto de datos. También deberá indicarse la estrategia de emplaza-
miento de los datos, que ha sido utilizada para optimizar tiempos de respuesta y espacio de
memoria secundaria.
 Caminos de acceso. En este apartado se incluirá la especificación de claves, así como la de índi-
ces o punteros.
 Miscelánea. Además de los anteriores aspectos, hay que incluir en el esquema interno otros
varios, como técnicas de comprensión de datos, de criptografiado, técnicas de correspondencia
entre esquemas y optimización.
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