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  • Ut.4 Gestion de Correo y Agenda Electrónica

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    UT.4 GESTION DE CORREO Y AGENDA ELECTRÓNICA

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    Sabermas Servidores de correo electrénico mas populares M1 yanoor fa ce Bons failcom Mail w m% GMX Saber mas ‘Algunos dientes de correo electrénico a Giz Outlook OP thunderticd SOF goenmer_ Saber mas Gestién de varias cuentas de correo Algunos proveedores de correo | electré- nico ofrecen la posibllidad de gestionar enlaweb varias cuentas de sudominioo de otras, como es el casode Yahoo. Vocabulario a POP: Post Office Protocol. IMAP: Internet Message Access Protocol. ‘SMTP: Simple Mail Transfer Protocol |< 0, tipos y protocolos 1. Correo electro! 1.1. Introduccion El uso del correo electronico esta extendi edad y estrato social. Su utilizacion personal es mas frecu de correo electronico a través del navegador. i lones, en el privado se ‘Sin embargo, en el entorno: empresarial y, en ocas! prefiere el uso de aplicaciones especificas, instaladas en el ordenador, a las que se denomina clientes de correo electrénico. ido entre la poblacion de cualquier jente mediante proveedores 0 servidores 1.2. Clientes de correo electrénico La gestion del correo electrénico con programas ctiente tiene det ventajas, entre las que destacan: 1 Conservar mensajes en el equipo. Los mensajes enviados y recibidos que- dan almacenados en el ordenador, lo que posibilita su consulta incluso sin conexi6n a internet. = Gestionar varias cuentas. Permite agregar y utilizar cuentas de correo de uno © mas proveedores, cada una de ellas con sus propias bandejas. terminadas 1.3. Correo web El correo se gestiona mediante el navegador. Los mensajes quedan alojados en el servidor y para consultarlos es necesario tener conexién a internet. No obstante, cada vez mas proveedores de correo disponen de la version sin conexién, con la que se puede acceder a la cuenta offline, si bien las acciones que se realicen sobre la misma, como escribir mensajes 0 crear carpetas, no tendran efecto hasta que se disponga de una conexion a internet. El correo offline mediante servidor es similar en prestactones al correo web yal que se gestiona con una aplicacién cliente de escritorio. 1.4. Protocolos de correo electrénico Los protecolos de correo electrénico son conjuntos de reglas de comunica- cién que permiten el envio y ta tecepcién de mensajes desde un ordenador conectado en red. Correo entrante = POP3 (version 3 de POP). Si se utiliza este protocolo desde un cliente de correo electrénico, los mensajes se borran del servidor cuando han sido descargados. = IMAP. La ultima version es IMAP4. Aunque los mensajes se descarguen enel ‘ordenador utilizando un cliente de correo, seguirdn estando en el servidot hasta que se eliminen de uno u otro sitio. Existe una repercusion directa entre las acciones que se realizan en el servidor y en el cliente de correo. IMAPes, actualmente, el protocolo preferible para la recepcion de correo. Correo saliente = SMTP. Es un protocolo elemental que se utiliza exclusivamente para en- viar mensajes. Escaneado con CamScanner Actividad guiada. Crear cuentas nuevas de correo electrénico Actividad 1 Ten en cuenta que con frecuencia se hacen mouificaciones en las | posble uelas imagenes no correspondan ala configuracion vy | delaunitad st Paginas web y en las aplicaciones de correo electrénico. ES fente en el momento de realizar esta ylas demas actividades 1. Crea una cuenta de correo elecrénico en cadauno de estos proveedores = Gmailcom ® Qutlook.com | 2. utiliza tu nombre y apellidos y crea un nombrede usuario que esté disponible, Nombre ia aay Nombre Fpelidos Aeonid Lael Tu nombre “Tus apelidos Nona ee eee Nombre de usuario menadione || emer ape coacas [ 3, Escribe una contrasefia segura para cada cuenta, | 4, Anota en lugar Sequro tanto tus nombres de usuario coma las contrasefias utlizadas | 5. Probablemente uno o ambos proveedores te pidan el nimero de mévil, al que enviarén un enlace o un cédigo para completar el registro dela nueva cuenta y que servirs, mas adelante, para recuperar contrasefias olvidadas. a Actividad guiada. Revisar y configurar protocolos en el servidor de correo Gm: U4-Actividad 2. Para poder trabajar mas adelante con una aplicacién cliente de correo electrénico, es necesario verificar la configuracién de protacolos en el servidor de correo. Activar IMAP 1, Entra en Gmail. Escribe el nombre de usuario y la contrasefa de ta cuenta que has creado enla ge actividad anterior. soe2m « >[28)]) 2. Accede ala configuracién de ia cuenta (imagen 1), Desde aqui se puede configurar todo el correo: Deeoeed ce tee. ij apariencia, seguridad, filtros, importacién y exportacién de cuentas y direcciones, etc,, pero en Centra band deena | esta actividad solo vamos a verificar que el protocolo IMAP esté activado. ((cemioune’e | 3, Hazclicen Reenvioy correo POP/IMAP (imagen 2). Teas | Saari Ocsararcomplementos it tris Ration Cantneinpion Phery come aqme ESTOS] Cat ube sn cnaon rat eee | Peo akectncs: 38 2, Sia covgsunio catia imagen. Imagen2, 4, Habilita IMAP. Deja el resto de configuracién como viene por defecto y haz clic en Guardar cambios. Acceso IMAP: Estado: IMAP esta Inhabilitado (secede 2 Ga nee cs cals nan AP) (@ Hobiltar IMAP —- Mas informacion © Inhabittar IMAP Escaneado con CamScanner 2. Outlook 2016 ale Introduccién ‘outlook 2016 es el programa cliente de correo electrénico del paquete ofi- Oiico Office 2016. Con respecto a versiones anteriores, incorpora nuevas faneiones como agregar automaticamente eventos al calendario a partir de sajes enviados o recibidos. meni 2.2. Interfaz 2,3. Importar cuentas En Outlook 2016 se pueden importar varias cuentas desde uno o mas pro- veedores de correo. Actividad guiada. Abrir Outlook 2016 e U4-Actividad 6, 1. Enelbuscador Cortana, escribe Outlook. Ancla al inicio la aplicacién (Imagen 1). ue introdujiste (imagen 2).Haz clic en Siguiente. portar cuenta de Gmail 2. Abre Outlook 2016 desde Inicio de Windows. La primera vez que se utiliza Outlook se ven unas ventanas de blenvenida. Continua hasta ver Agregar cuenta, Pulsa ah completa os datos que se solicitan referidos a tu correo de Gall incluida la contrasefia Saber mas Vinculacién a otras cuentas Outlook es un cliente de correo electro- nico que se puede vincular a cuentas de ‘Outlook, Gmail, Yahoo o de otros domi- nos. _ Saber mas Correo de dominio propio También se puede utilizar un cliente de correo electrénico para gestionar el co- rreo asociado a un dominio privado. Ejemplos de cuentas de correo del domi- rio miempresa.com: abermudez@miempresa.com gerente@miempresa.com Navega | Importar cuentas, contactos y calendario de Gmail a Outlook 2016 continda > Escaneado con CamScanner | + continvacisn 5 Sila cuenta se ha importado correctamente, recibirds un mensaje de confirmacion Haz che en Fioatizar.La cuenta, junto con sus bandejas, se mostraré enla columna de aizquierda de Outlook | 4 Eniaimagen observata cuenta que.a mado de elemplo, sha importado desde Gmal | Hay algunas opciones desplegables, como Gmail. Si pulsas en ellas puedes ver las carpetas tal | comoestin enelservidor de correo web, 2.4. Agregar contactos Sabermae Te _CLos contacto se agregan ala libreta de di- Saber mas VT Fecciones desde la pestafa inicio — Nuevos Opciones de navegacién elementos -» Contacto. Ena esquina inferior iquierdaesténtas Se abbrird una nueva ventana con varias pes- opciones de navegaciénparacambiarla _tafias. En la pestafia Contacto se introduci- vista a Correo, Calendario, bisquedade _ran los campos del contacto nuevo. SE EEDSnETEenn Contactos, etc. Puedes dejar campos vacios, aunque es importante cumplimentar como, minimo el nombre completo y la direccién de correo electronico. Es posi- ble insertar una fotografia de la persona, 0 un logotipo, si se trata de una empresa. emeg . Saber mas Tarjeta de presentacién En la ventana Contacto se puede ver la tarjeta de presentacién con los datos introducides para cada contacto. Incluye las opciones de editar, modificar y coplar como imagen. ‘Gertrudis Salcedo Guz creas Tishaa rae earrssetaond | 39 cour neta ce preseason % capiaimagen Actividad propuesta. Agregar contactos a Outlook 2016 [Archivo Contacto Insertar U4-Actividad 7. concn) 1. Lee y aplica los contenidos del eplgrafe 2.4 para crear una lista de contactos, & wo ) 2. Enel cuadro de Opciones de navegacién, selecciona Correo y crea una lista de cinco ae ee contactos de amigos y amigas con todos los campos que sea posible Introducir, a ee incluida una fotografia, 3. En el campo Organizaclén, introduce la palabra Privado en cadaunodeloscon- [archivo contacto insertar | tactos. 4, Cuando termines de completar un contacto, pulsa sobre Guardar y nuevo (imagen 1). 5. Cuando hayas finalizado de introducir todos los contactos, pulsa sobre Guardar ycerrar (imagen 2). Mt Escaneado con CamScanner a Actividad propuesta. Importar desde Outlook 2016 la cuenta de correo de Outlook.com U4-Actividad 8. 1. Con Outlook abierto, enlas opciones de navegacién det Sngulo infer elicono Correo. & 2, Sigue los mismos pasos que en U4-Actividad 6 para importar ahora la cuenta creada en Outlook com. Esta vez o haras desde la pestafia Archivo — Informacion» Agregar cuenta (imagen). 3. Sitodo esta correcto, podris ver la cuenta recién importada. Ena imagen 2 estan las dos cuentas que se han importado hasta ahora. Enlas respectivas bandejas de entrada puede verse en azul el nlimero de mensajes no lefdos de cada cuenta 4, Las cuentas pueden cambiarse de lugar arrastrando la linea que contiene la direccién de correo electrénico hacia ariba o hacia abajo. ierdo putsa sobre : Imagen 2. Actividad propuesta. Agregar contactos de clase ala U4-Actividad 9. reta de direcciones 1. Creauna lista de contactos con cinco compatieros y companieras e introduce, paracada uno de ellos, todos los campos paralos, que dispongas de informacién, 2. Enel campo Organizacién, introduce la palabra Clase en cada uno delos contactes, 3, Guarda todos los contactos. Tras el titimo, pulsa sobre Guardar y cerrar. 2.5. Grupos de contactos Jn grupo de contactos esta formado por un conjunto de direcciones de Sapo a. 1 -orreo electrénico. El grupo se utiliza para enviar el mismo mensaje a varias antes Dersonas a la vez sin tener que escribir todas las direcciones. Como desti- Grupos de contactos latario de correo se selecciona el nombre del grupo. Actualmente es el nombre que se usa zavio de malicaien oat evige paralo que hasta hace algun tiempo se a oe llamaba Listas de distribucion, >ara preservar la privacidad de los destinatarios de correo, -onviene utilizar la opcién CCO (copia carbén oculta). De 2ste modo, ningin receptor del mensaje podra ver los nom= ares ni las direcciones de correo electrénico de los demas. Actividad guiada. Crear grupo de contactos. Agregar integrantes al grupo U4-Actividad 10. 1. En las opciones de navegacién, selecciona Correo, Desde la pestafia Inicio, pulsa sobre Nuevos elementos -» Mas elementos -» Grupo de contactos (imagen 1), Si en opciones de navegacién estén activos los contactos, puedes crear el grupo desde la pestafa Inicio - Nuevo grupo de contactos (imagen 2). 2. El nombre del grupo seré Clase. Agrega al grupo los contactos de la Ubreta de direcciones de Outlook que correspondan a companeros y Comparieras de clase (imagen 3), Para agregar un contacto al grupo haz doble clicentalista sobre el contacto que vas a afiadir y pulsa en Aceptar, Imagen. Escaneado con CamScanner || Actividad propuesta. Crear un nuevo grupo. Agregar integrantes al grupo U4-Actividad i, 1. Crea un nuevo grupo con el nombre Privado. 2. Agrega al grupo todos los contactos introducidos anterlormente como amigos y amigas. 3. Enlas opciones de navegacién, selecciona el icono de contacts (imagen 1). @a Imagent. 4, Ahora puedes ver lalista de contactos. Los grupos estn representados como un contacto ‘mas, pero con un icono diferente (imagen 2). Lalibreta de direcclones también se puede consultar desde elicono Correo de las opciones de navegacién. En la pestafia Inicio, grupo Buscar — Libreta de direcciones (imagen 3). Imagen 2. Bacar peromas Dutets ce iecciones T Fivar comeo eecwonea 2.6. Firma Navega a Crear una firma Para tener mas informacién, busca en internet escribiendo en el Buscador el texto: «Office support crear y agregar una firma alos mensajes». ola firma manuscrita. Procedimiento para crear una firma nico. Saber mas a clic en Firma — Firmas. Fondo personal para . a, mensajes = Enlanueva ventana Firmas y plantilla, activa la pestana Firma de correo electrénico y configura la firma. = Selecciona Correo en las opciones de navegacion. = Desde la pestafa Inicio, pulsa sobre Nuevo correo electro- = Cuando se abre la ventana para escribir el nuevo correo, haz Imagens, En Outlook es posible crear firmas personalizadas para cada cuenta deco- reo. Estas firmas pueden incluir texto, imagenes ola tarjeta de presentacién electrénica. Como imagen se usara, por ejemplo, el logotipo de la empresa En|a pestafa Disefio de fondo personal de la ventana Firmas y plantila puedes cconfigurar la apariencia de tus mensajes de correo nuevas o reerwiados. Saber mas a Tarjeta de presentacién Sise utiliza como firma quedard insertada como adjunto en el mensaje, Firma personalizada con formato de fuente (aig cece tM ks | Aeon SI = = | tampa emote |S EIB = = | Boman Be (rector de Marhtng Jaana x |oneoo Escaneado con CamScanner Firma predeterminada: para todos los mensajes o para el actual a Saber mas ; 1 = En Cuenta de correo electrénico, | umawer nna Enviar y recibir al instante selecciona una cuenta de correo | sacwansemmie serecenecaomotas Pulsa Enviar y recibir todas las carpetas para asociarla con la firma, para enviar y recibir el correo de todas las i i stant # En Mensajes nuevos, elige la firma que desees agregar automaticamente a “Uentasalinstante todos los nuevos mensajes de correo. Si solo se quiere aplicar al mensaje actual, deja activada la opcién «ninguna». Cl Graaope F E = En Respuestas o reenvios, selecciona la firma que desees agregar auto- ve maticamente al responder o reenviar mensajes. Sino se va a utilizar una firma en todas las respuestas y reenvios, elige la opcion «ningunam, nn cyg Peta RATE eC Pent yet pos Actividad gi ida. Escribir un mensaje nuevo con firma automatica para todos los mensajes U4-Actividad 12, Entodas las actividades de esta unidad se va a utlizar la cuenta de correo de Outlook para la comuunicacién de clase yla de Gmail paral privada. Equivale a gestionar con el mismo programa una cuenta de empresa otra personal, 1. Sino estuviera en uso, abre ta aplicacién Outlook 2016, 2, Uilizalas explcacones deLepigrafe 2.6 para crear unafirmaasociada alcrreo de Outlook quetend3.FFarnombre y apelidos| tunombre y apeldos en Callbr14 azul y, debajo,tucursoy grupo en Cali negro, safirmasein- [ru cure gra sertard automaticamente en todos los mensajes de correo que escribas desde tu cuenta de Outlook, 3, Escribe un mensaje de correo a uno de tus compafieros o companieras de clase, con elasunto y texto siguientes: 2.7. Nuevo mensaje, responder, reenviar Para realizar estas operaciones debe estar seleccionado Correo en las op- ms peeled clones de navegacion y tener activa la pestaria Inicio. les a electrénico * Nuevo correo electrénico. Es la primera opcién visible de la cinta de op- [Sncue Geen creel Ciones, 2 te sty ® Responder, responder a todos, reenviar. Encima de un mensaje recibido estan las opciones Responder (al remitente), Responder a todos (remiten- Sapo tey demas destinatarios del mensaje) y Reenviar. Estas opciones también : estan disponibles en el grupo Responder de la pestafia Inicio, Respuesta al mensaje de prueba Escaneado con CamScanner Mi activiaaa guiada. Responder a un mensaje recibido U4-Actividad 13, 1. Sihas recibido algin mensaje correspondiente a la actividad anterior, responde como acuse de recibo. 2. Una vez que hayas enviado el mensaje, tendras una nota informativa de la fecha 'y hora en que ha respondido, ‘@responder] Responder a todos CReenvi a. Srepocore naan | & Actividad guiada. Escribir un mensaje de correo al grupo Clase | U4-Actividad 14, 1. Sino estuviera en uso, abre Outlook 2016. Der | sommevietin | 2, Desde la cuenta de correo de Outlook, escribe un mensaje de correo al grupo Clase,de modo | =) [mx | ue las direcciones de todos los destinatarios permanezcan acultas para cada uno de ellos: = ——1 a) Haz clic en Nuevo correo electrénico. Pulsa en Paray se abriré lalibretade direcciones. © LS 0 ) Selecciona el grupo Clase y luego pulsa sobre CCO para quellas direcciones de todos los destinatarios queden ocultas. Aceptar (imagen?) ) Redacta el mensaje como en|a imagen 2.Sise configuré correctamente la firma en U4~Actividad 12, quedarSinsertada. Envia el mensaje. ele erate Imagen2. J Actividad propuesta. Escribir un mensaje de correo al grupo Privado Us4-Actividad1s. 1. Utilza Outlook 2016 para escribir un mensale al grupo Privado desde tu cuenta de Gmall, 2. Agrega tu direccién de Gmail para recibir el mensaje como un destinatario mas. 53, Ningun destinatario podré ver las direcciones de correo delos demés, 4, Establece como firma tu tarjeta de presentacién. Sino se ha creado de forma automatica un usuario con tu direccién de Gmail, créalo ahora y utiliza la tarjeta de presentacién ‘como firma para todos los mensajes que se escriban desde esta cuenta, 5. Escribe un asunto. 6. Redacta a tu eleccién el texto que recibiran todos los contactos del grupo Privado, Recuerda: En tus mensajes profesionales y personales, escribe correctamente. Utilza saludo y despedida, 7. Envia el mensaje. Escaneado con CamScanner Actividad guiada. Compartir (a i=rjeta ys-Actividad 16. 1. Desde tu cuenta de correo de Outlook, escribe un mensaje en €CO al grup clAsunto,escribe Envio contacto. Esctibe unmenssie adecunio PCR x 2.€nla ventana del mensaje, haz clic en Adjuntar elemento — Tarjetad far} re itacion + Otras tarjetas de presentacién, Adjuntalia tarjeta de fe present Uno de tus cont Enviael correo. tus contactos de clase 3, Cuando recibas mensajes que adjunten tarjetas de presentacién, a - tosa tu ibreta de direcciones en caso de no tenerlos ya, areg2 es0s contac ‘© presentacién de un contacto 2.8. Crear carpetas Dentro de cada bandeja o carpeta de una cuenta de correo electrénico es posible crear subcarpetas para colocar determinados mensajes directamente omediante aplicacion de reglas, como veremos en las actividades. La crea jon de carpetas puede llevarse a cabo de dos forma: 1, Desde la pestaria Carpeta debes seleccionar la bandeja o carpeta ala que se agregar una subcarpeta. Un clic en el comando Nueva carpeta completara la operacién. 2. Haz clic con el botén secundario en la bandeja o carpetaa la que deseas agregar una subcarpeta. En el menu contextual, selecciona Nueva carpeta (imagen 2). Actividad guiada. Crear carpetas en la bandeja de entrada y en ta de elementos enviados U4-Actividad 17. Explicaciones previas 1. Enesta actividad crearas en la bandeja de entrada de tu cuenta de Outlook una carpeta aa que llegarén os mensajes que recibas de algin compafiero o compariera que este incluido en la libreta de direcciones. 2. Los mensajes que posteriormente se reciban de esa personairan ala nueva carpeta, pero solo después dehhaber aplicado una regla, que se crearé en U4~Actividad 18. 5, Lanueva carpeta tendr por nombre «Correo recibido de..». Enos puntos suspensivos pondras elnombre de la persona cuyos mensajes se guardaran en esa carpeta, Creacién de una carpeta en la bandeja de entrada del correo de Outlook 4. En Outlook 2016, selecciona la Bandeja de entrada de tu correo de Outlook, Sigue las explicaciones del epigrafe 2.8 para crear una carpeta que lamards Correo recibido de [nombre del compariero 0 companeral _ asa Trigoreastinaiaovaloca Reni ert 21S cr cqvensanscn] ————> | Bande etna 2 iipeneeraegs oa

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