Tuần 2

TÀI LIỆU HỌC TẬP MÔN THỰC HÀNH QUẢN TRỊ BÁN HÀNG
NỘI DUNG 2: XÁC ĐỊNH QUY MÔ LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG VÀ PHÂN CÔNG
TRÁCH NHIỆM CHO TỪNG VỊ TRÍ CÔNG TÁC
1. Mục đích:
Trong nội dung yêu cầu này sinh viên vận dụng kiến thức rèn luyện thành thạo các
kỹ năng:
- Tính toán và xác định được quy mô của lực lượng bán hàng
- Xác định loại cơ cấu lực lượng bán hàng của doanh nghiệp
- Xây dựng được cơ cấu lực lượng bán hàng thể hiện qua sơ đồ cơ cấu lực lượng
bán hàng trong doanh nghiệp
-Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí trong lực lượng bán hàng
2. Yêu cầu
Để có thể xác định được quy mô và cơ cấu của lực lượng bán hàng, sinh viên cần
nắm được
-Số liệu về quy mô lực lượng bán hàng hiện tại của công ty
-Số lượng cửa hàng hiện có và tần suất thăm viếng khách hàng của đại diện bán
hàng
-Mục tiêu về số lượng cửa hàng mới của công ty trong năm kế hoạch
3. Hướng dẫn thực hiện
3.1 Xác định quy mô lực lượng bán hàng
Quy mô lực lượng bán hàng được hiểu là số lượng nhân sự cần thiết cho lực
lượng bán hàng theo từng chức danh bán hàng và ở một thời điểm nhất định
Xác định quy mô lực lượng bán hàng là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số
lượng, chất lượng, thời điểm) nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng, nhằm trả lời các
câu hỏi: Doanh nghiệp cần những chức danh bán hàng gì? Số lượng nhân sự cần thiết cho
từng chức danh bán hàng? Thời điểm cần? Xác định quy mô lực lượng bán hàng giúp cho
doanh nghiệp xây dựng được cơ cấu lực lượng bán hàng hợp lý, tránh cồng kềnh, lãng
phí. Ngoài ra, dựa trên bản quy mô lực lượng bán hàng, những nhà quản lý thấy rõ được
từng công việc của từng vị trí, qua đó sẽ là cơ sở để xây dựng những kế hoạch về quản trị
nhân lực hiệu quả
Căn cứ để xác định quy mô lực lượng bán hàng:
-Các mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp: Mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp
là cơ sở để xác định về số lượng và chất lượng nhân viên bán hàng cần có.
Giả sử một doanh nghiệp X chuyên kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm, xác
định mục tiêu trong năm kinh doanh N cần tăng thị phần trên địa bàn thành phố Hà Nội là
20% so với năm N-1. Mục tiêu đó sẽ tác động tới mục tiêu doanh số và dựa trên năng
suất lao động bình quân của nhân viên bán hàng trong kỳ trước để xác định lượng nhân
viên cần có để đạt mục tiêu trong kỳ kinh doanh này. Tương tự với nhu cầu về chất lượng
lực lượng bán hàng, khi doanh nghiệp đặt mục tiêu bán hàng cao, để đạt mục tiêu đó đòi
hỏi đội ngũ lực lượng bán hàng phải có chất lượng và năng suất.
-Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp: Cùng với mục tiêu bán hàng, kế hoạch bán
hàng của doanh nghiệp ở từng thời kỳ nhất định sẽ giúp xác định chính xác, đầy đủ nhu
cầu về số lượng, chất lượng và cơ cấu đối với lực lượng bán hàng. Kế hoạch triển khai
thực hiện hoạt động bán hàng trong từng giai đoạn cụ thể sẽ chi phối hoạt động bán hàng
của nhân viên
-Quy mô lực lượng bán hàng hiện có: Quy mô lực lượng bán hàng hiện có của
doanh nghiệp bao gồm về số lượng, chất lượng, cơ cấu và khả năng biến động của đội
ngũ này sẽ làm cơ sở để xác định mức cung nội bộ của doanh nghiệp đối với nhu cầu về
lực lượng bán hàng cần có trong tương lai.
-Năng suất lao động bình quân: Năng suất lao động bình quân của lực lượng bán
hàng trong các năm trước là cơ sở để xác định nhu cầu về mặt số lượng lực lượng bán
hàng ở kỳ kinh doanh tiếp theo.
Năng suất lao động bình quân chi phối trực tiếp bởi tỷ lệ quỹ lương cho nhân viên
bán hàng và doanh thu đạt được. Doanh nghiệp thường ấn định tỷ lệ quỹ lương cho nhân
viên bán hàng và doanh thu để xác định được số lượng nhân viên bán hàng cần thiết
-Tầm hạn quản lý của nhà quản trị bán hàng: Tầm hạn quản lý của nhà quản trị
bán hàng thể hiện ở số lượng các đầu mối phụ thuộc mà nhà quản trị phải trực tiếp điều
hành. Tầm hạn quản lý cho phép xác định được các chức danh bán hàng và số lượng nhà
quản trị bán hàng
 -Quỹ lương dành cho công tác bán hàng: Việc xác định quy mô lực lượng bán
hàng còn phụ thuộc vào khả năng tài chính hay quỹ lương mà doanh nghiệp đó có thể chi
trả cho hoạt động bán hàng. Với một doanh nghiệp khó khăn về tài chính sẽ buộc phải
giảm tối đa lượng nhân viên bán hàng cần thiết hoặc lựa chọn một doanh nghiệp có khả
năng tài chính ổn định, sẵn sàng chi trả số tiền lớn dành cho công tác bán hàng thì có thể
có điều kiện lựa chọn lực lượng bán hàng có chất lượng cao hay thường xuyên tổ chức
những chương trình đào tạo để nâng cao chất lượng cho đội ngũ lực lượng bán hàng.
-Định mức bán hàng: Mỗi doanh nghiệp khi xác định quy mô lực lượng bán hàng
còn phải căn cứ vào định mức bán hàng hay còn gọi là hạn ngạch bán hàng. Hay có thể
hiểu đây là số lượng hàng hóa bán ra trong một thời gian nhất định. Thông thường, đối
với những định mức bán hàng cao sẽ đòi hỏi một số lượng nhân viên bán hàng lớn với
các chức danh cần thiết để đạt được định mức đề ra.
Phương pháp xác định quy mô lực lượng bán hàng theo khối lượng công việc
Bước 1: Xác định tổng số khách hàng sẽ tiếp cận (hoặc số cửa hàng)
Tổng số khách hàng sẽ tiếp cận = Tổng số khách hàng hiện có + Tổng số khách
hàng mới dự tính sẽ có được trong kỳ.
Bước 2: Phân nhóm khách hàng theo quy mô (nếu có)
Phân nhóm khách hàng theo quy mô dựa vào ước tính khối lượng tiêu thụ hàng
năm của từng đối tượng khách hàng.
Bước 3: Xác định tần suất viếng thăm mong muốn trong kỳ
Một kỳ thường tính là 1 năm, mỗi năm có 12 tháng, mỗi tháng có 4 tuần và
mỗi tuần có 7 ngày.
Bước 4: Xác định tổng khối lượng công việc
Nhân số khách hàng với tần suất viếng thăm để xác định tổng khối lượng công
việc (tổng số lần viếng thăm ).
Bước 5: Xác định số lần viếng thăm khách hàng trung bình
Việc xác định số lần viếng thăm khách hàng trung bình mà một đại diện bán
hàng có thể thực hiện trong kỳ bằng một số phương pháp như cử đại diện làm thử, ước
đoán dựa vào thời gian yêu cầu viếng thăm, dựa vào lượng khách hàng trong mỗi khu
vực, việc phân bổ khách hàng hoặc sử dụng công ty dịch vụ để khảo sát.
Bước 6: Xác định số đại diện bán hàng cần thiết
Việc xác định số đại diện bán hàng bằng cách chia tổng số lần viếng thăm cần
thiết trong 1 năm cho số lần viếng thăm trung bình trong 1 năm mà một đại diện bán hàng
có thể thực hiện.
Bước 7: Xác định số Giám sát bán hàng
Số nhân viên giám sát được tính toán trên cơ sở phân công quản lý các Đại
diện bán hàng và tuỳ thuộc vào địa bàn (số lượng ĐDBH tại mỗi khu vực là khác nhau).
Bước 8: Xác định số Giám sát bán hàng khu vực
Số nhân viên Giám sát bán hàng khu vực được tính toán trên cơ sở phân công
quản lý các Giám sát bán hàng.
Ví dụ: Tính toán quy mô lực lượng bán hàng tại công ty X năm 2021
Ta có các số liệu năm 2020 của công ty như sau

Số cửa hàng 200 cửa hàng

Số lượng đại diện bán hàng 20 người

Số lượng giám sát bán hàng 5 người

Số quản lý bán hàng khu vực 2 người

Số Giám đốc bán hang 1 người

Tần suất viếng thăm 2 lần

Từ bảng số liệu năm 2020 này ta có thể tính toán được:

- Tổng số lần thăm viếng 1 cửa hàng: 2*4*12=96 lần

-Số lần viếng thăm 200 cửa hàng là 96*200=19200 lần

-Số lần viếng thăm khách hàng của 1 đại diện bán hàng trong năm là 19200:20=960
lần
 -Theo mục tiêu thì số cửa hàng năm 2021 tăng lên 50 cửa hàng. Vậy tổng số cửa hàng
là 200+50=250 cửa hàng

-Số lần viếng thăm 250 cửa hàng sẽ thực hiện trong năm 2021 là 250*96=24000 lần

-Vậy số đại diện bán hàng cần có để thực hiện khối lượng công việc theo thời gian
thăm viếng khách hàng là 24000:960=25 người.

-Vậy tính theo tầm hạn quản trị thì số giám sát bán hàng cần cho năm 2021 là 6 người,
quản lý khu vực là 2 người, Giám đốc bán hàng 1 người.

3.2 Xác định cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng và tiến hành phân công trách nhiệm
cho từng vị trí trong lực lượng bán hàng.
Cơ cấu tổ chức bán hàng là sự phân bổ, sắp xếp nhân sự bán hàng một cách hợp lý
căn cứ vào khả năng, kinh nghiệm, tính cách nhân viên để thực hiện chiến lược bán hàng
hiệu quả nhằm mang lại lợi ích tối đa cho công ty.
Cơ cấu tổ chức bán hàng được thể hiện qua sơ đồ tổ chức bán hàng. Một công ty
kinh doanh, cho dù là hoạt động trong lĩnh vực nào nếu có bán hàng thì phải có cơ cấu tổ
chức. Cơ cấu tổ chức có thể được biểu hiện ra bên ngoài thông qua các sơ đồ, tuy nhiên,
cũng có những cơ cấu tổ chức được hiểu ngầm. Ngày nay, một công ty muốn kinh doanh
theo hướng chuyên nghiệp nghĩa là kinh doanh theo những chiến lược rõ ràng, có sứ
mạng, mục tiêu cụ thể thì cơ cấu bán hàng phải được thể hiện bằng các sơ đồ tổ chức bán
hàng để mọi người hiểu và hành động.
Một cơ cấu tổ chức bán hàng hợp lý sẽ giúp cho công ty phát huy tối đa các nguồn
lực thông qua việc sử dụng đúng người, đúng việc, sử dụng các phương tiện đúng nhiệm
vụ, đúng yêu cầu nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, từ đó giúp cho công ty phát triển
ổn định và ngày càng thành công hơn trên thương trường.
Các công ty có thể tổ chức lực lượng bán hàng theo các cách thức khác nhau tùy
theo mục tiêu và chính sách cụ thể của công ty, nhưng nhìn chung có bốn mô hình như
sau:
- Tổ chức lực lượng bán hàng theo khu vực địa lý: Đây là cách thức phân bổ theo
vùng lãnh thổ chẳng hạn như miền Nam, miền Trung và miền Bắc, mỗi miền sẽ có một
người chịu trách nhiệm chung về lợi nhuận, quản lý và điều hành hoạt động tại khu vực
của mình cho thông suốt. Dưới người quản lý theo vùng hay khu vực này luôn có các
nhân viên bán hàng được phân công phụ trách và tiến hành hoạt động tại các khu vực trực
thuộc nhỏ hơn. Mô hình này sẽ triệt tiêu hoàn toàn khả năng hai hay nhiều nhân viên của
cùng một công ty đến tiếp xúc chào bán cho cùng một khách hàng. Ưu điểm của mô hình
này đó là tiết kiệm được chi phí quản lý, cấp quản lý dễ kiểm soát và đảm nhận công việc
hơn, nhân viên cũng xác định rõ trách nhiệm cũng như những nấc thang thăng tiến một
cách rõ ràng. Mô hình này phù hợp khi sản phẩm là tương đối đồng dạng và không có
nhiều đòi hỏi về dịch vụ phụ từ phía khách hàng. Chẳng hạn, các công ty kinh doanh các
sản phẩm về nước khoáng, nước giải khát thường chọn mô hình này.
- Tổ chức lực lượng bán hàng theo sản phẩm: Cơ cấu của lực lượng bán hàng
được tổ chức theo sản phẩm hay ngành hàng của công ty. Điều này có nghĩa là nhân viên
bán hàng sẽ được huấn luyện chu đáo về ngành hàng hay sản phẩm mà mình phụ trách.
Những công ty có sản phẩm phức tạp hay nhiều tính năng kỹ thuật sẽ rất phù hợp với cơ
cấu tổ chức theo dạng này. Trong một số công ty để tránh tình trạng nhiều nhân viên đi
gặp cùng một khách hàng để chào hàng thì cơ cấu tổ chức theo sản phẩm sẽ được phối
hợp phân công theo vùng địa lý, như vậy tính hiệu quả sẽ cao hơn. Chẳng hạn như hiện
nay các công ty kinh doanh mặt hàng hóa chất hay máy văn phòng thường thiết kế lực
lượng bán hàng lực lượng bán hàng theo dạng này.
- Tổ chức theo khách hàng: Đây là cơ cấu tổ chức dựa trên các đặc điểm của khách
hàng như quy mô, hành vi mua sắm và yêu cầu về sử dụng sản phẩm. Cơ cấu tổ chức này
ngày một trở nên phổ biến và để thích ứng với thị trường một cách tốt nhất thì lực lượng
bán hàng phải nắm rõ đặc điểm của khách hàng, những yêu cầu đặc biệt và sự đòi hỏi khá
nhiều về dịch vụ, chính sách giá và sự chăm sóc tận tình từ phía nhân viên bán hàng thậm
chí họ còn chính là người có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tính chất của hàng hóa cung cấp và
có thể có những đòi hỏi cao hơn về mẫu mã như thiết kế riêng theo đơn hàng chẳng hạn.
Bên cạnh đó, việc sử dụng sản phẩm của khách hàng cũng là một yếu tố có ảnh hưởng
quan trọng. Cùng một sản phẩm như nhau nhưng những khách hàng khác nhau sẽ có cách
sử dụng khác nhau. Điều này đã khiến cho công ty phải có chiến lược riêng đối với từng
loại khách hàng. Hãng IBM đã có cách thức thiết kế lực lượng bán hàng như sau: một
nhóm sẽ phụ trách khách hàng là các tổ chức tài chính, nhóm khác phụ trách khách hàng
là những tổ chức công. Lý do của cách tổ chức này là IBM nhận thấy rằng về cơ bản thì
phần cứng máy tính có thể sử dụng như nhau tuy nhiên mỗi một loại hình kinh doanh hay
tổ chức thì cách thức ứng dụng phần mềm máy tính vào công việc lại khá khác nhau do
vậy khách hàng rất cần được tư vấn và hỗ trợ về dịch vụ. Việc tổ chức theo dạng này đã
giúp IBM tiết kiêm được chi phí, chu đáo hơn trong dịch vụ và được khách hàng ngày
một tin tưởng hơn.
- Cơ cấu tổ chức theo hỗn hợp: Đây là cơ cấu kết hợp giữa việc chuyên môn hóa
lực lượng bán hàng theo ngành hàng và khu vực địa lý hoặc kết hợp giữa việc phân bổ
nhân viên dựa trên đặc điểm khách hàng và vùng địa lý. Mô hình này sẽ tối ưu hóa được
những dịch vụ và chất lượng phục vụ khách hàng.
Sau khi xây dựng xong cơ cấu tổ chức cho lực lượng bán hàng thì cần xác định
được nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí trong lực lượng bán hàng đó.
Ví dụ: Cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng của công ty X trên địa bàn Hải
Phòng.
 GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG

TRƯỞNG PHÒNG KINH

DOANH

Giám sát bán hàng Giám sát bán hàng Giám sát bán hàng
khu vực 1 khu vực 2 khu vực 3

Đại diện bán hàng các Đại diện bán hàng các Đại diện bán hàng các
quận/huyện: quận/huyện: quận/huyện:

- Hồng Bàng - An Hải - Tiên Lãng

- Lê Chân - Cát Hải - Vĩnh Bảo
- Ngô Quyền - An Lão
- Kiến An
- Đồ Sơn - Kiến Thụy
- Thủy Nguyên
Phân công nhiệm vụ cho từng vị trí công tác trong cơ cấu tổ chức công ty X
 Giám đốc bán hàng

- Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của Công ty

- Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra đề xuất,
kiến nghị
- Thực hiện chính sách kinh doanh của Công ty
- Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng bán hàng cấp Công ty theo quy định
của Công ty
- Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng
- Chịu trách nhiệm trong hoạt động SXKD trước Ban Tổng Giám đốc và các
cơ quan quản lý Nhà Nước khác
- Quản lý các hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo tuân thủ đúng theo
quy định của Công ty và Luật pháp Việt Nam
- Phê duyệt phương án kinh doanh của nhóm
- Xây dựng, phát triển và quản lý chuỗi công ty bán lẻ
- Đào tạo nhân viên đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực cho chuỗi công ty
bán lẻ trong phạm vi phụ trách
- Xây dựng và phát triển dịch vụ khách hàng
- Xây dựng hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp cho Công ty bán lẻ
- Lên kế hoạch bán hàng định kỳ năm/quý/tháng chuỗi Công ty
- Đảm bảo sự phù hợp các hoạt động của Công ty với hệ thống chất lượng
- Tổ chức việc Xác định và triển khai các hành động KPPN
- Tổ chức xử lý khiếu nại khách hàng cấp Công ty
- Tổ chức tuyển dụng và đào tạo các vị trí, các cán bộ nhân viên của Công ty.
- Đánh giá nhân viên dưới quyền
- Thu thập, phê duyệt các chỉ tiêu chất lượng liên quan
- Báo cáo về hoạt động kinh doanh của Công ty cho Ban Tổng Giám đốc

 Trưởng phòng kinh doanh

- Theo dõi để đánh giá hiệu quả làm việc, kiểm tra tiến độ thực hiện chỉ tiêu
bán
hàng của cấp dưới
 - Lập kế hoạch khai thác và phục vụ cho các khách hàng lớn, chịu trách
nhiệm khai thác các khách hàng lớn và duy trì quan hệ tốt với khách hàng
- Tham gia vào việc quy hoạch quản lý đội nhóm và lập chính sách khuyến
khích
nhân viên
- Tham gia vào việc quy hoạch quản lý đội nhóm và lập chính sách khuyến
khích
nhân viên
- Lên kế hoạch đào tạo cho đội nhóm kinh doanh, training định kỳ cho các nhân
viên xây dựng nên đội nhóm kinh doanh mang “tinh thần thép

 Giám sát bán hàng

- Trực tiếp hoặc gián tiếp theo dõi và quản lý nhân viên bán hàng tại các địa
điểm phân phối;
- Rà soát nội dung và hỗ trợ thực hiện các chương trình bán hàng, khuyến
mại, tiếp thị;
- Giám sát và lập báo cáo theo dõi lượng hàng tồn kho, theo dõi khoản công
nợ của mọi khách hàng;
- Chỉ đạo cấp dưới và đồng thời trực tiếp đảm bảo đáp ứng các chỉ tiêu doanh
số doanh nghiệp đề ra;
- Nhanh chóng cập nhật thông tin thị trường về mặt hàng đang sản xuất và
tiếp cận xu hướng khách hàng để báo cáo lên cấp trên;
- Lên bản báo cáo, phân tích thị trường theo lịch định kỳ của công ty;
- Kết hợp với các phòng liên quan để hỗ trợ lẫn nhau trong mọi công việc.

 Đại diện bán hàng

- Giới thiệu và tư vấn bán sản phẩm

- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng để giới thiệu sản phẩm
- Đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng
- Chủ động liên hệ và tạo lập mối quan hệ với khách hàng
- Tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán.
- Khai thác thị trường nhằm đạt doanh số cao nhất
- Tham gia các lớp huấn luyện để trau dồi kiến thức nghề nghiệp và sản phẩm.
 4. Kết quả:
Sản phẩm yêu cầu: Xác định được quy mô của lực lượng bán hàng cần có trong năm
kế hoạch. Xây dựng được cơ cấu lực lượng bán hàng thể hiện qua sơ đồ cơ cấu lực lượng
bán hàng, tiến hành phân công nhiệm vụ cho từng vị trí công tác có trên sơ đồ cơ cấu lực
lượng bán hàng của doanh nghiệp.
5. Tài liệu tham khảo
5.1. Tài liệu học tập:

 Tài liệu thực tập Quản trị bán hàng, Trường Đại học KT- KTCN.
5.2 Tài liệu tham khảo:
 Lưu Chí Văn (2016), Chào hàng chuyên nghiệp để bán hàng thành công, NXB
Thanh Niên
 Richard Denny (2018) , Bán hàng thắng lợi, NXB Dân Trí
 Bùi Văn Danh và cộng sự (2012), Quản trị bán hàng, NXB Phương Đông.
 James M.Comer (1995), Quản trị bán hàng (Sales Management), NXB
Thống kê
 Brian Tracy (2015), Thuật quản lý bán hàng, NXB Thế giới.
 https://helpcrm.misa.vn/