E-Mail

Vorteile (im Vergleich zum Brief)

• schneller
• Verteilung an mehrere Empfänger einfacher
• effektivere und platzsparende Archivierungsmöglichkeiten
• Papier und Zustellkosten sparen => Geld sparen und
Umweltschutz
• einfachere Möglichkeit Dateien zu versenden
• flexiblerer Zugriff von mehreren Standorten
• i.d.R. kostenlos
• Verschlüsselung
• kein Papierabfall
• Suchfunktion zum Auffinden bestimmter Mails
• keine Abhängigkeit von Briefkasten, Poststelle etc.
 Nachteile (im Vergleich zum Brief)

• Gefahr von Schadsoftware und Angriffen

• Spam
• unpersönlicher
• Unterschrift wird nicht in jedem Fall akzeptiert
• rechtliche Anerkennung eingeschränkt
• benötigt IT-Technik, Internet und Strom
 Möglichkeiten des Empfangs und Versandes
von Mails
Mailclient (z.B. Outlook, OE, Thunderbird …)

• Empfangsart POP3, IMAP und Exchange

=> Posteingangsserver

• SMTP und Exchange

=> Postausgangsserver
 Aufbau Mail
„Umschlag“ (Enrelope):
• Sendehost
• MAIL FROM
• RCPT TO (u.a. Überprüfung ob Empfänger existiert)

„Inhalt“ (eigentliche E-Mail):

• Header
– From
– To
– Subject
– Date
• Mail-Data (Text …)
• Footer (optional)
– Text unter der Mail,
– bei privaten Maildiensten meist für Werbung genutzt
 POP3
• Abrufen der Mails vom Mailserver (Verschieben der Mails
vom Mailserver auf den lokalen Client)
• eignet sich in erster Linie für den 1-Client-Betrieb
• sehr gute Archivierungsmöglichkeiten
• automatisch über Regeln zu verwalten
• eigene lokale Ordnerstruktur
• gut geeignet bei vielen Mailkonten und nur einen oder
wenigen Clients
• Ports: 110 (unverschlüsselt) 995 (verschlüsselt)
 IMAP
• Synchronisierung von Mails zwischen Mailserver und Client
• Ordnerstruktur passt sich der Struktur auf dem Mailserver an
(jedes Konto bildet eigene Ordnerstruktur)
• regelmäßiges Verschieben der Mails in einen lokalen Ordner
notwendig bzw. sinnvoll
• Arbeit von mehreren Clients aus sehr komfortabel
• gut geeignet bei wenigen Mailkonten und vielen Clients
(Handys, PC, Laptop …)
• Ports: 143 (unverschlüsselt) 993 (verschlüsselt)
 SMTP (Postausgangsserver)
• Versenden von Mails
• Port: 25 (unverschlüsselt)
• Ports: 465 SSL und 587 TLS (verschlüsselt)
 Online-Login beim Provider
• https Login => verschlüsselt

• Vorteile:
– Zugriff von überall

• Nachteile:
– Zugriff auf mehrere Konten sehr aufwändig
– Archivierung schwieriger
– Kein Offlinezugang
– Suchen von Mails aufwändiger
 Rechtliche Aspekte der geschäftlichen E-Mail
Nachweis der Zustellung
• Postausgang protokollieren (unsicher)
• Lesebestätigung
• Beantwortung der Mail
• etc.

Mailversand unzulässig
• unaufgefordert Werbemails versenden
• SPAM-Vermeidung

Aufbewahrungspflicht Beispiele
• 6 Jahre
• 10 Jahre
 Rechtliche Aspekte der geschäftlichen E-Mail

Pflichtangabe!
Signatur
• Vorname und Name des Absenders
• ggf. Funktion
• Anschrift des Unternehmens
• Geschäftsführer, Inhaber, Vorstand …
• Kontaktmöglichkeiten (z.B. Telefon, Fax,
Mail, Internet …)
• Handelsregister-Nr.
• Unternehmensform
• ggf. Kammerzugehörigkeit
• etc.
Rechtliche Aspekte der geschäftlichen E-Mail

Bewertung der Unterschrift

i. A. = im Auftrag

i. V. = in Vollmacht (und nicht, wie oft angenommen wird, „in

Vertretung“!)

ppa. (auch pp.) = per procura („aufgrund einer erteilten

Prokura“)

ohne Vorzeichen = Inhaber, Geschäftsführer …