oan ALGERIAN DEMOCRATIC AND POPULAR REPUBLIC MINISTERY OF ENERGY AND MINES | see oe Ss Fall Mad Goi jal) ages MGERMM PETROLESM §=BNSTITUTE ‘ WP sea h Rapport de Fin de stage 4 pour Cobtention du v as dipléme de i; 2 Technicien Supérieur ¢ en Documentation L Archives 5 c ~ Melle. KHEITER Mokfitaria S L \ M. ZENATI Mohamed A 4 I ? © Avril 2007 & @ aa « a) De) —_____——SOMMAIRE Préambule vt Loi n” 88-89 du 26 janvier 1988 relative aux archives nationales Les archives au niveau de Sonatrach |, Présentation de Sonatrach 1.1, Historique de la Sonatrach 1.2. Organisation de la Sonatrach 1.2.a. La Direction Générale 1.2.b. Ressources Humaines et Communication 1.2.c. Stratégie 1.2.4, Finances 1.2. Activités Centrales Il, Présentation de IlAP — spa lll. Présentation du Service Documentation |. Définition du systéme d’archivage et ses objectifs 1- Definition du syst8me d'archivage 2. Les Objectifs du systéme 3- Les différents types du systéme d'archivage 4- La vie des archives se déroule en trois temps, correspondants trois stades d'utilisation |. Systéme de gestion des documents « records management » 1- Document d'archives « documents » 2- Records management 3- Intégration des documents II, Organisation 1- Les outils du systeme a. Plan d’archivage b. Plan de classement 2- Les procédures du systeme a. Versement b. Elimination c. Recherche et communication 3- Archives complétées a-Tri b- Classement c- Stockage d- Conversation des archives e- Chaine de traitement des documents d’archives stocke dans des containers (passives) f. Gestion informatisée des archives g. Gestion électronique des documents. Politique d’archivage 49Remerciement Au non de Dieu, créateur de Cunivers et Chumanité entiére, quia donné a Chomme fhir de comparer afin de choisir le 6on du fa capacité de contempler, de ré mauvats, Cet étre qui ne cesse de promowvoir et de conquérir Cinconnu, de se surpasser @ chaque obstacle, a chaque défie que Dieu Cavait voulu. D'abord on tient a remercier nos respectables encadreurs Monsieur KADARE Noureddine de sa contribution 4 notre modeste travail, Aussi & L’ensemble du personnel de C1 A pour leur professionnalisme, a leur téte Madames ALLAL, Directrice, ALLALI Halima, Chef de Service Documentation et Monsieur GUENOUNE A bdelkader, Directeur Adjoint. Je remercie aussi tous les gens de institut de formation d’Oran qui ont contribués avec nous. Sans oublier nos ami(es) puis on tient a adresser notre considération les plus Sincéres AUX UNIS... see eee Enfin on tient & remercier toute personnes qui nous ont soutenu de loin ou de prés, sur ce modeste travail, * Merci *Dédicace -nous dédicagons ce modeste travail a nos trés chérs parants qui n'ont cessé de nous apporter leur soutien moral et matiriel extraordinaire durant touts nos études. -Nos résepansables Mmes Allal Allah et M. Guenoune et les collegues Melle Belhia et M. MILOUD-BAICH -Nos trés chérs amis Rabie ,Fatima, Assma, Osama, Mohamed, Abdelhafid, Nabila, Mounira et Houda -A [a personne qui nous a soutenu durant nos études A tout le personnel de LI AP et INFP - Alinsi 4 touts nos proches.introduction GénératePréambule Toute entreprise fonctionne sur la base de I'échange des informations, au niveau interne ainsi qu’avec les autres entreprises ou administrations, elle en constitue donc une ressource importante et déterminante. De ce fait, il convient de donner une considération a cette (denrée) précieuse qui fait de celui qui la posséde et peut y accéder facilement et rapidement, le plus performant. La gestion des documents administratifs répond a un besoin utilitaire. Qui est celui d'avoir rapidement sous la main, une information authentique permettant de décider et d'agir en toute connaissance de cause. La structure d’archives chargée de la gestion des documents administratifs devient donc une véritable structure de soutient aux services pont et fondamentaux de |’entreprise. La gestion rationnelle des documents administratifs est génitrice d’économie de temps, de locaux et de personnel.ci ee aiLoi n° 88-89 du 26 janvier 1988 relative aux Archives Nationales. Décret n°88-45 du 01 mars 1988 portant création de la Direction Générale des Archives Nationales et fixant ses attributions. Décret_n°87-11 du 06 janvier 1987 portant création du Centre des Archives Nationales. Arrété_du 10 juin 1991 portant créations d'une annexe du Centre des Archives Nationales dénommé Centre de pré archivage des Administrations Centrales. Circulaire n°1 organisant la gestion des documents communs produits par les administrations centrales. Circulaire n°2 relatives aux archives qui ne sont plus consultées au niveau du service. Circulaire_n°3 du 2 février 1991 relative a la gestion des documents d'archives. Circulaire_n°4 relatives au centre de pré archivage des administrations centrales, Circulaire n°5 du 18 Mars 1992 relative a la communicabilité des archives publiques. Circulaire n°6/94 du 26 Septembre 1994 relative a I'élimination de certaines catégories d'archives de wilayas. n°7/94 du 2 Octobre 1994 relative au sauvetage des archives Circul antérieures a 1962. Ci n°8/95 du 24 Janvier 1995 relative a la gestion des archives administratives. Circulaire_n°09/96 du 2 Aoit 1996 relative au renforcement des actions ul d'assainissement du secteur des archives. Circulaire relative aux conditions de travail’ des documentalistes archivistes. Circulaire relative aux locaux d’archives. Circulaire relative aux programmes des travaux statistiques a réaliser pour le secteur des archives nationales. 4Circulaire relative au programme de construction ou d’aménagement des centres d’archives. Circulaire n°301 concernant la gestion des archives. Circulaire n°438<< Nomenclature des Documents d'Archives >>.LES ARCHIVES AU NIVEAU DE SONATRACH Partant du principe que les archives de l'entréprise faisant partie de l'ensemble du patrimoine national, la SONATRACH a donné l'importance a ses documents a la fin des années 80 par le fait de réglementer et normaliser le travail de l’'archiviste % Note circulaire N°66 DAG/ARC du 11.01.1992 % Note circulaire N°206 DAG/ARC du 25.01.1993 % Note N° 408/01 EP du 01.10.2001.Chapitre I Présentatiorn de fLentreprise|. PRESENTATION DE SONATRACH 1- Historique de la Sonatrach L'exploration en Algérie commence dés 1830 avec les premiers travaux du bassin du Chlef, Puis dés 1940 la premiére découverte commerciale fat effectuée a Oued Gueterini (Sidi-Aissa). Les années 50 voient les travaux d'exploration du Sahara se développer avec la découverte du gaz a Berga (Timimoun) en 1953, puis celle de Edjellah (Ain - amenas) de Hassi R'mel en 1956. L'exploration a atteint ses points culminants dans les années 1961-62 et 63. En 1963 ft Créée I'entreprise Sonatrach, outil d'exploration du domaine pétrolier et gazier. La période 1965-1966 enregistre le déclin des travaux d'exploration puis une reprise dans le domaine de I'intervention direct entre 1966 et 1970 avec la réalisation du contrat ASCOOP (COPEFAL) et l'adhésion de |'Algérie a |'0.P.E.P. en 1969. Cette période voit la réalisation du premier programme de recherche 100 % Sonatrach avec l'exploitation de 14 puits et la concrétisation de nouveaux contrats dans le domaine minier a 51% Sonatrach. La Nationalisation des hydrocarbures fut prononcée le 24 février 1971 par décret n° 71-11.3 ‘2- Organisation de la Sonatrach La nécessité de répondre aux besoins de coordination entre d'une part, les activités contribuant directement a la réalisation de la rente, et d'autre art, les activités jouant le réle de support, nécessite un réajustement de l'organisation a celle de Sonatrach. Celle-ci projette de modifier son organisation, ou d'en adopter une autre, de type HOLDING. Elle sera élaborée sur deux niveaux de gestion, l'un assurant les taches d'ordre stratégique et de coordination, et l'autre opérationnel et décentralisé sera pris en charge par les filiales autonomes contrélées par la direction du Holding. Le schéma d'organisation de macrostructure s'articule autour de (ANNEXE a). a. La Direction Générale Les activités opérationnellement exercent les métiers du groupe et développent son potentiel d'affaires tant en Algérie qu'en international. II s'agit des activités : % AMONT (AMT) % AVAL (AVL) % TRC (transport par canalisation) ‘% COM (commercialisation) Chacune de ces activités est placée sous I'autorité d'un vice Président (VP). La direction générale du groupe est assurée par le président directeur général assisté du comité exécutif. Le secrétaire général assiste le président directeur général dans le suivi et la cohésion du management du groupe. Un comité 9d'examen et d'orientation, auprés du PDG apporte l'appui nécessaire aux travaux des organes sociaux du groupe. Le service sireté interne (SIE) reléve également de la Direction Générale. Les activités internationales sont pour leur part, organisées sous la forme de holding international, S-H-I-C Sonatrach Holding International Corporation, chargé de I'élaboration et de l’application de la politique et de la stratégie de développement et d'expansion en international. Les directions fonctionnelles élaborent et veillent a I'application des politiques et stratégies du groupe. Elles fournissent expertise et l'appui nécessaire aux activités opérationnelles du groupe. Elles sont organisées en quatre directions. b. Ressources Humaines et Communication : placée sous |'autorité du directeur général adjoint RHC; c. Stratégie: planification et économie, placée sous Vautorité du directeur exécutif - SPE d. Finances : placée sous l'autorité du directeur exécutif FIN e. Activités Centrales: placées sous |'autorité du directeur exécutif ACT, et trois directions centrales 41- Audit groupe, placée sous l'autorité du directeur central /ADG 2- Juridique, placée sous |'autorité du directeur central JUR 3- Santé, sécurité et environnement placé sous I'autorité du directeur central HSE.Il. PRESENTATION DE ’IAP - Spa LIAP a été créé par Décret n° 65-269 du 29/11/1965 en tant qu’EPA (Voir l'accord relatif a la contribution du gouvernement frangais a la constitution et au fonctionnement de I'Institut algérien du pétrole, le 28 juillet 1965). ll a vu sa mission étendue et précisée par le Décret n° 73-51 du 28/02/73 qui lui a fait prendre la dénomination d'Institut Algérien du Pétrole, du Gaz, de la Chimie, de la Pétrochimie, des Matiéres Plastiques et des Moteurs. La Création de I'lAP (aprés celle de SONATRACH en 1963) a répondu a des préoccupations particuliéres de I’époque pour doter le Secteur de I’Energie d'une main d’ceuvre qualifiée et rapidement disponible pour couvrir les besoins urgents induits par le développement rapide de |’activité pétroliére. Le Secteur des Hydrocarbures avait a repondre de 1964 a 1969 aux besoins en personnels qualifiés induits par : a. L’exploitation de I'Oléoduc de Haoud E] Hamra b. Le Gazoduc de Hassi Rmel-Skikda, c. Le Complexe d’Engrais Azotés d’Arzew, d. La Gestion du Parc d’Appareils de Forage acquis. Sous Ia tutelle du Ministére de I'Industrie et de I'Energie, IAP a eu pour missions : a. La Formation Supérieure dans le domaine des Hydrocarbures b. La Formation Industrie par le Perfectionnement et le Recyclagec. La Recherche Scientifique et Technique dans les domaines de l'Exploration, |'Exploitation des Gisements et la Transformation des Hydrocarbures. 4- Ecole des Techniques Gaziéres d'Oran Créée en 1974, I'école est spécialisée dans le domaine du Gaz. Elle est implantée a l'intérieur de la zone industrielle d'Arzew et s'étend sur une superficie de 24 hectares. Rendue nécessaire par la nationalisation des hydrocarbures de 1971, la réorganisation de I'lAP donna naissance, en 1974, au Centre des Techniques Gaziéres d'Arzew pour répondre aux besoins sectoriels d'une industrie pétroliére en pleine expansion. Le choix du site n'est pas hasardeux et traduit la volonté des pouvoirs publics diimplanter le centre au coeur du plus important environnement industriel de louest du pays pour accompagner harmonieusement son développement par le biais de formations intégrées dans le domaine des hydrocarbures. a. Conception de programmes spécifiques ‘% Présentation d'un programme orienté selon les besoins exprimés. % Etude et finalisation du programme avec le client. % Contractualisation et mise en ceuvre.b. Intervenants % Corps professionnel. % 27 Enseignants. ‘% 02 Techniciens Supérieurs de laboratoire. % Personnels vacataires enseignants. ‘> Représentants du Client. ll. PRESENTATION DU SERVICE DOCUMENTATION : 1- Présentation L'exercice de chacune des grandes fonctions d'une entreprise ou d'une collectivité s'appuie de plus on plus sur la documentation ; inversement il produit une masse de documents de plus en plus abondante. La gestion de la documentation est devenue une sorte de fonction auxiliaire, troitement liée a la fonction administrative par son objet, ses méthodes et ses moyens 2- Effectif % 01 chef de service % 01 documentaliste3-Réle a. Aux niveaux de la bibliothéque % Laicisation des documents % Identifier les documents et insérer dans les rayonnages % Renouvellement des abonnements des traités des techniques de l’ingénieur et I'insertion trimestrielle des mises a jour ‘ Collecte des données et la préparation des fiches techniques pour l’'acquisition de nouveaux ouvrages b. Aux niveaux des archives a. Réception des documents a archiver b. Classement et mise en boites des dossiers c. Prét pour une date limitée et par une demande de prét des archives 1- Les archives d’Arzew (provisoire) a. Les dossiers de stagiaires d'Arzew (technicien, technicien supérieurs & ingénieurs et autres) b. Les mémoires de stagiaire 2- Les archives de Es-senia a. Les dossiers de stagiaires d’Es-senia b. Les dossiers du personnel (Senia, Arzew, étranger) c. Les journaux officiels d. Les documents administratifs et pédagogiques 43- Organigramme de service documentationChapitre IT Le Systime D archinage|. DEFINITION DU SYSTEME D’ARCHIVAGE ET SES OBJECTIFS 1- Définition du systéme d’archivage Les archives sont des documents produits ou regus par les administrations, les collectivités, les organismes, les sociétés nationales, les entreprises, les établissements et le service public ...quels qu’ils soient, ot qu’ils se trouvent et a quelque époque quiils appartiennent (ordonnance 71-36 du 3 juin 1971). Les archives sont l'ensemble de documents quelles que soient leurs dates, leurs formes et leurs supports matériels, produits ou regus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans lexercice de leur activité. Les archives résultent de I'activité de l’entreprise, elles peuvent étre écrites, sonores, visuelles ou magnétiques. Tout document généré dans ce contexte acquiert la qualité d’archive dés sa création, c'est un produit organique qui va vivre sa vie.2- Les objectifs du systéme L’objectif du systéme est de : a. Prendre en charge les archives qui naissent aujourd’hui b. _ transformer les stocks d’archives actuellement morts, inorganisés et géographiquement dispersés en un véritable fond documentaire intégré dans le systéme d'information ¢. — constituer une mémoire collective durable, sre et indépendante des hommes en passant nécessairement par une maitrise des archives sur les plans : ¥ Matériel : réduction et canalisation du flux d’archives. Y Intellectuel : connaissance du contenu des documents archivés pour une exploitation maximale de information. 3- Les différents types du systéme d’archivage 4- La vie des archives se déroule en trois temps, correspondants a trois stades d'utilisation : a. Les archives courantes (actives) : Ce sont les documents nécessaires pour gérer des affaires en cours. Ces archives sont conservées dans les bureaux.b. Les activités qui composent ce champ d'intervention ont pour objectifs d'aider les producteurs et les principaux utilisateurs des documents administratifs qui en sont a la premiére phase de leur cycle de vie. 2 . Les actions en ce domaine consistent essentiellement a classifier, a classer.ét a décrire les documents et les informations qui servent quotidiennement aux activités de l’organisme pour en faciliter le repérage et l'utilisation efficace. d. Les archives intermédiaires (semi actives) : Ce sont les documents qui ne sont plus utilisés frequemment mais qui doivent étre conservés pendant un certain délai pour référence ou pour preuve. Ce sont les documents d'affaires traitées, des dossiers clos. Ces archives peuvent tre conservées dans un local externe. Cette composante d'un programme de gestion des documents administratifs vise a assurer la conservation, la protection physique et intellectuelle, l'utilisation optimale et la disposition finale des documents qui en sont a la phase intermédiaire de leur cycle de vie. e. -Les archives définitives : Ce sont les documents qui au terme de |’age intermédiaire, ont été retenus pour leur intérét administratif durable ou pour leur valeur historique, ces archives devraient étre conservées aux archives nationales. Ces derniéres sont constituées de documents ayant plus de quinze années existence, et qui ne sont plus nécessaires a la marche des services.Chapitre III la Gestion Des Archives|. Systeme de gestion des documents « records management 1-Dacument d’archives « documents » : Ce sont les documents créés, regus ou préservés a titre de preuve et d'information par une personne physique ou morale dans I'exercice de ses obligations légales ou dans la conduite de son activité. 2- Records management Ce sont les champs de [organisation et de la gestion en charge du contréle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de |'utilisation et du sort final du document, y compris les méthodes de fixation de la preuve et de l'information liés la norme des documents.. Le processus de gestion des documents comporte plusieurs opérations : 3-Intégration des documents Cette étape vise la définition des documents qui doivent étre créés, elle comporte aussi un ensemble de points : % Quels sont les documents a archiver. ‘% Qui peut avoir accés (les consulter). i % Combien (de temps) ils devront étre conservés. % L’étape qui précéde a la décision d'intégration des documents consiste d'abord a analyser les activités et la mission de |’organisme (macro 2€valuation), pour savoir quel document est a intégrer ou a rejeter, il faut utiliser un instrument de travail tel qu'un référentiel de conservation. ll. Organisation i L'organisation des archives résulte de celle de |'entreprise ; elle en est le reflet fidéle. Les dossiers temoignent du conduit des affaires et les fonds attestent l'activité d'une direction, d'un service... l'organisation nécessite un systéme, des outils, des procédures, les disponibilités de locaux et des hommes pour son application 22& uoneotununw0 uoissiuiwos quowebuer neaiepi0q souuop ap eseq juawessejo ueld ashjeue Benyore ued uone}09 ‘ajgquco peysuey, jwwoo'd SonnIuyap jore 201g a ap neoiapiog suen'd| seniyove e yeysuey | seniyore eoieg | —_quepuodsexog | _senniuyeq sealyory SannUyep sonore e yejsuen ayorayoa ap signo uoneuuig- xepul je eujouadey uojeniesuco quowesseio ap rejap uy sine ajuesion @p uelg uoneolunuwos a ainjonyg uogeutujs Aq uoyseB sonlyore e9ieg quawiesion “uonejoo ejenuog sjuepuodsexi09 ‘ap neesepiog uotssiwwoo'd soBenyoue quawesian’ eIpsuua}ul eid sien'd| sepquawesion aidiodap | —__ajqesuodsoy sentyoly Z yueweuuonipuco » juswasselg quawasseyo uoneind3 » seunyonys ap ueld uoyseg xneaung se] seyno,.| _sajueinog saniyory sano sainp3aoid wopoe 7 sunigesuodses | seajore 7e5a enbuoysiy : SeANIUYEP SenIyoe InaIeA yo a[jeqUASse INaIeA S0USs9}9Y sauleIpeUayut senyore a}e69} uonduoseig ‘sequesnoo seniyore d yeney ap jyno | sea1asuoo ionbinog1-Les outils du systeéme C'est un objet fabriqué dont on se sert pour exécuter un travail manuel a. Plan d’archivage Il contient la liste des documents produits ou recus par une structure, regroupés par activité et complétés, a la lumiére de la législation, et de lappréciation du responsable, des durée, lieu et modalité de conservation en indiquant éventuellement la confidentialité. Ces données complémentaires sont basées sur les satisfactions des : % Besoins juridiques ‘% Besoins de gestion ‘% Besoins de recherche historique Par exemple le plan d’archivage qui est utilisé a IAP Arzew est > Plan archivage (IAP Arzew) ¥ Documents de gestion de I’administration * Courrier de la direction. « Réglementation administrative et textes concernant le travail et le secteur. « Bilans, PV et données statistiques divers. e Dossier technique du centre : aménagement, marchés, plans, soumissions * Dossiers du personnel. * Ordres de missions et feuilles de routes. 25« Feuille de présence. + Dossier de la sécurité sociale, de la CNR et de la MIP. + Restauration. v Documents des finances « Dossier trésorerie (dépenses et recettes) + Fournisseurs. « Commandes et demandes d’achat. « Inventaire périodique (mensuel, annuel....) « Bon de caisse. « Bon de magasin. vy Documents de la pédagogie « Dossiers de stagiaires du centre d’Es Senia et Arzew. * Convention de formation « Dossiers de suivi des stagiaires. + Dossiers de bourse. « PV de jury. b. Plan de classement Il existe deux modes de gestion d’archives courantes : v Mode centralisé au niveau du secrétariat v Mode décentralisé au niveau des services voire des agents 26Certaines structures utilisent indifféremment l'un et l'autre des modes. Ce plan existe parce que les documents seront identifiés avant leur transfert aux archives. > Méthode d’élaboration d’un plan de classement ¥ Obténir l'autorisation (accord) des responsables hiérarchiques présentation d'une lettre d'opportunité). ¥ Sensibiliser le personnel (utilisateurs), v Identifier avec détail la structure concernée : missions, attachements, organisation. v Recenser les attributions de chaque unité (bureaux). v Dresser un listing de tous les dossiers appartenant a ces unités. v Etudier la circulation des documents (circuit que doivent emprunter les documents) v Classifier les dossiers par catégories homogénes. v Adopter des classements en allant toujours du général au particulier y Justifier le choix du type de classement a réaliser v valider le plan de classement d'une maniére réglementaire. 27Ne one Oma we EO: amo" of ow. > ‘= Exemple: le plan de classement d'un bureau de secrétaire : ADMINISTRATION REFORME ECONOMIQUE COMMERCIALISATION DEVELOPPEMENT EXPLOITATION FINANCES RAPPORT, BILAN, ANALYSE SITUATION RECHERCHE ENGINEERING PLANIFICATION ET ETUDES ECONOMIQUES ORGANISATION PERSONNEL ; UNITE DE CENTRE DE VIE, GESTION DU PATRIMOINE DOCUMENTATION/COMMUNICATION FICHER CORRESPONDANTS 282- Les procédures du systeéme a. Versement Le versementest l'opération qui permet aux directions de transférer les documents devenus inutiles a leur fonctionnement quotidien en vue de leur utilisation ultérieure. Le transfert se fait des bureaux vers le local de pré archivage ou dépét intermédiaire désigné pour chaque direction. Le versement s'exécute en 2 opérations I'une matérielle, l'autre intellectuelle : Y _ sélection et tri et conditionnement matériel vy rédaction du bordereau de versement v lopération se fait en général une fois par an. b. Elimination L'Activité Archives tient a jour un échéancier annuel d’élimination ou de révision. Deux (02) mois avant la date limite de conservation, le responsable Archives saisit la structure versante et lui communique la liste de ces dossiers appelés a tre détruits. La décision prise en commun peut se concrétiser par: y__ lélimination des dossiers concernés Y la prolongation de la durée de conservation | ' vy — le versement des dossiers aux archives définitives En cas d'élimination, |'Activité Archives supervise l'opération de destruction des documents. 29Un procés-verbal d'élimination signé conjointement, reprenant les dossiers éliminés, est établi en deux exemplaires: v —_unexemplaire est envoyé a la structure versante vy —_un exemplaire est gardé au niveau de I'Activité Archives c, Recherche et communication Un dossier archivé peut étre retrouvé a partir de ses références de versement. Une recherche multicritéres est également possible grace aux outils informatiques et aux Nouvelles Technologies de l'information et de la Communication (logiciel documentaire, GED, etc.). Dans ce cas, ces critéres de recherche peuvent étre, v_ Année de versement v — Structure versante vy Theme y¥ Mots-clés v Date ¥ — Confidentialité 303- Archives complétées : a. Tri Uobjectif ultime de la fonction archivistique du tri est de désigner les documents d’archives qui possédent les qualités nécessaires pour en justifier la conservation définitive. Les procédures de tri et classement c’est le tri piéce par piéce, dossier par dossier et méthode a l’orange > Préparation des dossiers Les archives sont organisées par dossiers. II n'y a pas de document isolé. Chaque document doit trouver sa place dans un dossier. Les dossiers d'archives courantes sont épurés périodiquement, sinon avant le versement, en éliminant les documents suivants-. vy Les piéces métalliques (trombones, agrafes, etc.) y¥ Les brouillons, manuscrits ou non v Les doubles ou multiples exemplaires v Les épreuves de documents envoyés a I'impression, les copies de corrections d'épreuves v Les documents relatifs a l'aspect matériel des affaires (réservations de locaux, billets d'avion, transport, etc.) sauf ceux a caractére comptable v Les bordereaux d'envoi v Les propositions, non sollicitées, des fournisseurs 31v Les documents devenus illisibles (vieilles pelures) v Les notes d'information a diffusion générale vy Les brochures, notices, prospectus, plaquettes publicitaires v Les publications (revues, livres) v Les classéurs et reliures v Les couvertures et pochettes protectrices en matiére plastique. Cependant, les documents ci-aprés doivent étre versés dans le dossier a archiver-. > Les brouillons Y Sil'on ne posséde pas le texte définitif Y Sil s'agit de projets successifs d'un document important > Les doubles y L'exemplaire portant des’ annotations doit étre versé dans le dossier a archives > Ne sont pas considérés comme doubles: v Une méme lettre adressée a plusieurs destinataires ¥ Les exemplaires d'un méme document traitant d'affaires différentes (a conserver dans des dossiers différents) v L'exemplaire d'une lettre conservée dans le chrono départ et celui classé dans le dossier de |'affaire. 32> Epuration des dossiers / reclassement des piéces Le reclassement éventuel des piéces se fera par: Y La’ réintégration des piéces qui ont pu étre momentanément prélevées ¥ La création de sous dossiers si nécessaire v Le classement des piéces dans |'ordre chronologique v Le regroupement des piéces principales et celles qui viennent a lappui v Le regroupement des lettres et de leurs réponses v Le report sur la couverture des dossiers ou sous-dossiers les titres, les dates et les références nécessaires a I'identification du dossier Y¥ L'établissement d'un listing des documents constituant le dossier > Reclassement des dossiers Les archives sont regroupées par domaine d'activité selon le découpage du plan de classement Lorsqu'il existe plusieurs dossiers pour une méme affaire a llintérieur d'une méme structure, on peut en général les réunir aprés élimination des doubles. : Les documents hors format (registres, plan etc.) qui ne peuvent tre mis dans des boites du fait de leur dimension, sont numérotés et identifies dans les 33mémes conditions que des boites. Un dossier peut étre reparti en plusieurs boites de méme qu'une boite peut contenir plusieurs dossiers. > Champs a renseigner par le correspondant Y Structure-versant Reporter le code mnémonique de la structure Y Responsable du versement Indiquer le nom du correspondant ou, le cas échéant, de la personne effectuant le versement. v Numéro de boite Un numéro chronologique est attribué a chaque boite par versement. Les numéros doivent &tre portés sur les boites au crayon ces derniéres devant étre restituées, aprés traitement, a la structure versante pour d'autres versements. v Céte du dossier Attribuer une céte a chaque dossier (Plan de classement) Y Titre du dossier Reporter le titre complet du dossier. Joindre au bordereau de versement une liste développant les sigles et abréviations le cas échéant. 34Présentation du complexe GL2/ZSOMMAIRE Chapitre I : Présentation du complexe : 1. Fonction d’usine 2. Description générale Chapitre II : la section de décarbonatation : 1. Description et systéme de décarbonatation.... 2. Régénération, filtration et stockage de MEA 3. Systéme dinjection anti-mousse Chapitre III : l’effet de la MEA sur la section de décarbonatation 1, Identification. 2. Caractéristiques physiques. 3. Suivi du fonctionnement. 4. Concentration de la solution MEA. 5. Résultats d’analyses périodiques. 6. Les problémes causés par la solution MEA. 7. Pertes de la solution MEA 8. Consommation de la MEA Recommandations Conclusion 01 O1 08 1B 14 14 15 16 old 20PREAMBULE Le gaz naturel, avant d’étre liquéfié, passe par différentes section dont la décarbonatation, ou s’effectue I’élimination du gaz carbonique « C02 » nuisible au fonctionnement des installations du procédé’ de liquéfaction du GN, Cette dlimination ce fait par une méthode de régénération, au cours de laquelle les constituants éliminer sont extraits du courant gazeux par lavage, et récupérer dans un désorbeur, tandis que la solution de lavage est renvoyée dans la colonne d’absorption, Un critére fondamental de la rentabilité économique du procédé par régénération consiste a avoir une forte capacité d’absorption de la solution de lavage, Ia régénération devant se faire a moindre frais L’une des méthodes classiques les plus fréquemment utilisées consiste en un lavage par passage @ travers ’Ethanolamine. En particulier pour l’épuration du gaz naturel, la Monoéthanolamine « MEA » permet d’obtenir une pureté finale trés élevée L’objet de mon travail durant la demniére phase de ma formation consiste a analyser effet de la concentration de la MEA sur le rendement de la section de décarbonatation, en essayant de trouver les sources de ce probléme, d’analyser les cause et de recommander des axes de travail qui permettent la résolution de cette préoccupation sans perturber le fonctionnement normal des installations.y Numéro du dossier Attribuer un numéro chronologique a chaque titre de dossier. Y Dates extrémes ¥ Début: _ indiquer le mois et l'année de la premiére piéce du dossier indiquer le mois et l'année de la derniére piéce du dossier Y Descripteurs Ce sont les mots dés extraits généralement du titre du dossier qui doivent figurer dans ce champ. Afin d'augmenter la pertinence des résultats de recherche, quelques régles d'ana@ sont Les: v¥ _ Progresser toujours du général au particulier Eviter les redondances Respecter l'orthographe Employer les mots justes SS Se N'utiliser les sigles et abréviations que siils figurent en clair sur une liste accompagnant le bordereau de versement. 35> Champs a renseigner par le responsable ¥ Confidentialité Préciser le nivéau d'accés a l'information L libre accés aux agents de la structure c confidentiel Ss secret (conservation dans un coffre-fort) Y Date limite de conservation Préciser la durée de conservation du dossier aux archives. v Forme Indiquer la forme de conservation souhaitée par les codes suivants: Pa papier Mi microforme Ma magnétique El Electronique> Champs 4 renseigner par I'Activité Archives ¥ Nombre total de dossiers Le nombje total de dossiers contenus dans le versement est contrélé et noté. Y Adresse Une adresse de stockage est affectée 4 chaque boite archives avec indication du local et du numéro chronologique. ¥ Références du versement: Un code est attribué a chaque versement se décomposant en l'année en cours, le code structure et un numéro chronologique. ¥ Signature du bordereau de versement: Le bordereau de versement renseigné est signé conjointement par le responsable de la structure versante et I'archiviste recevant les documents. II est établi en deux exemplaires: * un exemplaire est remis a la structure versante «un exemplaire est classé au service Archives Le bordereau de versement est une piéce maitresse car c'est aussi : ¢ Instrument d'identification « Instrument d’analyse 37© Instrument de recherche e Instrument de gestion > Analyse de l'information Chaque dossier doit faire l'objet d'une identification exprimant son originalité par rapport aux autres. Cette identification résume |'information contenue dans le dossier. Elle doit comprendre les éléments suivants: ¥ L’action ou l'objet de I'action / localisation Y La date ou les dates extremes Y La liste des documents contenus dans le dossier v La céte du dossier. v___Les mots clés en vue de I'indexation et de la recherche automatique. v Ces informations sont reportées sur le bordereau de versement, et permettront une meilleure identification des documents archivés. b. Classement Le systémes de classement doit se baser sur les activités (foncions) de lorganisme, il consiste a Y Identifier l'action du I'activité de l’organisme Y Replacer ou l'activité dans le systéme de classement v_ Repérer la rubrique principale auquel |’action ou I'activité se rattache ¥ Conformer le classement des activités ala structure de l’organisme. 38v Attribuer ou document le niveau de classement approprié (mettre le classement dans son contexte) > typologie de classement Y Classement thématique fonctionnel De classement hiérarchisé ou les dossiers sont regroupés par classes correspondant a un théme général. A leur tour ses classes sont subdivisées en sous classes correspondons chacune d'elle a des sous thémes y allant du général au particulier. @& Exemple : Documents concernant les affaires traités par les hautes instances des organismes (Administration ou entreprise), les conseils d'administration, les comités exécutifs, les conseils de direction etc . Théme principal : Hygiéne, Santé & Environnement Hygiéne ¢ Sous theme Environnement . Pollution . Déchets toxiques santé . Médecine de travail . Soins a I'étranger i . Infrastructures médicales 39