UNIVERSITE DE FIANARANTSOA ECOLE NATIONALE D’INFORMATIQUE

Niveau de formation : L3-PRO

Schéma Directeur Informatique de la

bibliothèque de l’École Nationale
d’Informatique

Présenté par :

- ANDRIAMAHERY Misandratra Ny Aina N°01SR

- ANDRIANIRINA Toky Cedric N°06SR

- RABARIMANANA Sandy Nancia N°13SR

-Sitraka Laurà

- RAJAOARISOA Mamitiana Olivia N°30 GB

- Dani

-TAHINJANAHARY Josimar Garry Ismaël N°77 GB

Enseignant responsable : Monsieur RAMAMONJISOA Bertin Olivier, Professeur Titulaire,

Directeur de l’École Nationale d’Informatique de Fianarantsoa.

Année Universitaire : 2019-2020

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 SOMMAIRE

LISTES DES TABLEUX

LISTE DES FIGURES

INTRODUCTION

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 Chapitre 1 : PRESENTATION GENERALE DE LA BIBLIOTHEQUE DE L’ECOLE
NATIONALE D’INFORMATIQUE

1.1 Objectifs et buts d’une bibliothèque numérique

Dans la société, la connaissance constitue une ressource essentielle. La bibliothèque est un

moyen d’approfondir les connaissances spécialement pour les étudiants.

De nos jours, l’informatique est partout et nul ne songe à s’en passer. Considérant que la
bibliothèque actuelle de l’École pose un certain problème spécifique concernant l’accès des
étudiants, la conservation à long terme des documents enregistrés à différentes époques par
différents moyens et la garantie de leur exploitation, l’amélioration des infrastructures
technologiques est une condition technique importante pour que la bibliothèque puisse offrir aux
étudiants un accès efficace à l’information.

Une bibliothèque numérique vise à acquérir, organiser, mettre à la disposition des étudiants
et conserver les sources disponibles sous quelque forme que soit, de sorte que celles-ci soient
accessibles et puissent être utilisées à tout moment.

1.2 Organigramme de la bibliothèque

L’organigramme de la bibliothèque de l’École Nationale d’Informatique est présenté ci-
dessous, dans la figure 1.

Direction de la
bibliothèque

Service Service de
Service
d’acquisition recherche Service
d’accueil et
et de bibliographique technique
d’orientation
traitement

Figure 1 : Organigramme de la bibliothèque de l’École Nationale d’Informatique

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1.3 Activités de chaque service

1.3.1 Direction de la bibliothèque

Au sein de l’établissement où il exerce, le directeur de bibliothèque est le chef d’un
service scientifique et culturel. Il inscrit son action dans le cadre des missions d’information,
de culture, de formation et de recherche des bibliothèques, en cohérence avec la politique
générale de l’établissement. Il instruit le projet documentaire de l’établissement et le présente
pour validation aux instances délibératives ; il pilote la mise en œuvre de cette politique en
organisant la mise à disposition de collections, en développant les services aux étudiants, et en
mettant en place des systèmes de diffusion et de traitement de l’information.

Il organise la collecte et participe à la diffusion des savoirs en concertation avec la

communauté scientifique. Il veille à la pertinence des collections au regard des missions de
l’établissement ou de la collectivité. Il développe l’information scientifique et technique dans
le domaine de la documentation en liaison avec les équipes pédagogiques et de recherche. Il
exerce une mission de conseil et de recherche dans les domaines relevant de sa compétence.

Il est responsable du bon fonctionnement de l’ensemble des services de la

bibliothèque, de la gestion des personnels, du suivi et de l’exécution du budget.

1.3.2 Service d’accueil et d’orientation

Dans une bibliothèque, le service d’accueil et d’orientation a pour mission de mettre

en relation les étudiants avec les collections et services de la bibliothèque. Il est alors
médiateur, facilitateur et porteur de modalités de fonctionnement de l’établissement afin de
contribuer à sa compréhension par les étudiants. Il est également garant du bon
fonctionnement du service. La bibliothèque est un lieu de vivre ensemble, il est donc
nécessaire de faire cohabiter les demandes diverses des étudiants.

La fonction d’accueil est le point de jonction entre le « front office » et le « back

office », ou entre les salles de service public et le travail interne. Elle est souvent liée à
d’autres fonctions voisines : comptage des entrées, prêt, retour, inscriptions, surveillance, …
L’agent d’accueil est celui qui oriente les étudiants aux services existants dans la
bibliothèque, il leur montre également l’utilisation des tablettes tactiles, outils nécessaires et
innovants pour une bibliothèque numérisée dans lesquelles se trouvent tous les ouvrages de
l’école.

1.3.3 Service d’acquisition et de traitement

Le service d’acquisition a pour mission de collecter toutes les informations concernant

tous les ouvrages dans la bibliothèque afin de les entrer dans une base de données. Le
traitement technique dans une bibliothèque requiert des connaissances spécialisées. Il
consiste, entre autres, à cataloguer, identifier et consigner de façon normalisée toutes les
informations relatives à un ouvrage (auteur, titre, illustrateur, traduction, collection, mention
d’édition, adresse bibliographique, format, pagination, sommaire, etc.), à indexer ou identifier
les sujets traités dans un document et à classifier ou identifier l’angle disciplinaire sous lequel

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un document a été traité pour lui attribuer un indice de classification. Cet indice est complété
par la mention de l’auteur du document.

Le travail sur la structure et les métadonnées des documents va permettre d’obtenir des
fichiers XML comportant tous les éléments nécessaires à leur accès, leur gestion et leur
préservation. La bibliothèque est la structure là mieux adaptée à cette élaboration de base
documentaire et les personnels de bibliothèque sont les plus compétents en manipulation de
structure de document. Cependant, l’organisation d’une chaîne complète de traitement doit
être conçue en collaboration avec différents partenaires.

1.3.4 Service de recherche bibliographique

La meilleure façon de se retrouver dans une bibliothèque est d’apprendre comment

elle est classée. Le service de recherche contribue donc à aider les étudiants à tirer pleinement
parti du catalogue, et ils pourront interroger efficacement une base de données.

Pour faciliter la recherche, les catalogues de bibliothèques recensent les ouvrages sous
forme de notices. Les documents sont classés et répertoriés selon un ordre précis, celui obtenu
à partir de l’analyse documentaire fait par le service d’acquisition et de traitement, et la
description en abrégé des notions énumérées dans ces documents.

On peut rechercher un document à l’aide d’une base de données bibliographique. Un

programme d’interrogation de base de données permet de chercher tous les documents
répondant à un ensemble de critères.

1.3.5 Service technique

Dans une bibliothèque numérisée, un service de maintenance est indispensable dans le

cas où les équipements utilisés rencontrent un quelconque problème. Le technicien a pour
mission d’assurer le bon fonctionnement de la bibliothèque en étant disponible à tout moment
pour résoudre les problèmes rencontrés par les étudiants du côté technique.

Il est chargé de fournir de l’aide et de dépanner les étudiants usagers de systèmes

informatiques au sein de la bibliothèque. Il aura pour tâches principales d’installer et
configurer les logiciels et programmes informatiques compatibles dans une bibliothèque.

Il est chargé également d’optimiser le système informatique, d’améliorer la sécurité et

de garantir la protection des données. Il intervient régulièrement afin de prévenir les
éventuelles pannes ou dysfonctionnements.

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 Chapitre 2 : DEROULEMENT DU SDI

Le développement de l’information et de l’informatique dans un système ou

organisation nécessite une attention particulière : c’est un facteur clé de la réussite. C’est
pourquoi il est indispensable de créer un schéma directeur informatique. Mais avant d’y
procéder, il est quand même nécessaire de savoir ce que c’est réellement.

En fait, il s’agit d’un référentiel qui décrit comment doivent évoluer les systèmes
d’information et informatique, mais aussi toutes les ressources en lien, que ce soient
humaines, matériels ou logiciels, afin d’atteindre les objectifs fixés.

Il existe plusieurs méthodes historiques pour réaliser un Schéma Directeur, cependant notre
choix s’est porté sur la méthode RACINES, définit par « Rationalisation des Choix
Informatiques » puisque celle-ci a un principe particulier de laisser les structures mises en
place mener elles-mêmes le processus d’élaboration du Schéma Directeur.

2.1. Préparations requises avant-projet

Avant le lancement des opérations concernant du Schéma Directeur, on est toujours initié à
étudier toutes les opportunités à la réalisation du projet. Lorsqu’on est persuadé que le projet
est faisable et qu’il est utile, on passe maintenant à la planification de toutes les activités,
déterminer le calendrier, et assurer la disponibilité des ressources humaines durant l’opération
afin de parvenir à concrétiser les objectifs fixés au début.

A cette étape, il faut décrire en détail les activités, en suivant l’ordre chronologique. Qui fera
quoi ? Possédons-nous l’interne toutes les compétences nécessaires ?

2.2. Dispositions de travail

Le tableau 1 ci-dessous présente les rôles et la composition des différents structures de

pilotage et de travail qui sont mises en place lors de l’étape 1 (réf. 2.3).

Tableau 1. Tableau de disposition de travail

STRUCTURES ROLE COMPOSITION TYPE

Comité Directeur (CD) - Chef de projet - Directeur
- Membres : responsables de la
- Instance décisionnelle bibliothèque, décideurs

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Groupe de Projet (GP) - Responsable du GP et un
- Maître d’œuvre responsable
- Membres : 4 à 7 décideurs ou
- Instance exécutive cadre

Groupe des Utilisateurs - Représentant des services

(GU) utilisateurs
- Instance consultative - Groupe de travail en appui du
GP

COMITE DIRECTEUR

COMITE DE PILOTAGE

GROUPE DE PROJET COMITE UTILISATEUR

Figure 2. Figure structure de travail

2.3. Étape à suivre

Un principe de la méthode RACINES est de laisser les structures mises en place mener elles-
mêmes le processus d’élaboration du Schéma Directeur. Elle assure le suivi indirect de
l’opération à travers la préparation des points de contrôles auxquels il ne participe pas
toujours directement. L’opération doit être menée de telle sorte qu’une équipe interne soit
capable de faire évoluer et d’améliorer le document Schéma Directeur, après avoir assimilé
les principes de base.

Le processus RACINES complet, découpé en 5 étapes, permet d’étaler dans le temps les
difficultés et de résoudre successivement les problèmes qui se posent.

 Étape I. Lancement de l’opération : définir précisément les rôles et les objectifs de

l’opération, mettre en place les structures de travail et faire adopter un cahier des
charges de l’opération.

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  Étape II. Bilan de l’existant et orientations générales : analyser la situation et les
besoins des utilisateurs, définir le système cible.

 Étape III. Scénarios : prévoir de manière volontaire mais réaliste en comparant

plusieurs scénarios permettant d’atteindre le système cible.

 Étape IV. Plans d’actions annuels : décider en préservant l’adhésion, après avoir choisi
l’un des scénarios, évaluer les différents projets.

 Étape V. Mise en œuvre et suivi de l’exécution du Schéma Directeur : faire exécuter

de façon rigoureuse.

2. 4. Suivi du déroulement de l’opération

La réalisation d’un Schéma Directeur n’est pas uniquement le travail d’un Consultant. Son
rôle est de faciliter le déroulement de la méthode choisie, mais l’équipe du client doit faire
preuve d’une implication gage de la réussite de la mission. La constitution de cette équipe est
une phase importante et elle doit représenter le niveau d’engagement de la Direction de
l’organisme dans la démarche.

Ainsi le Comité Directeur devra s’assurer la réussite de toutes les actions réalisées ainsi que
l’efficacité des décisions qui ont été prises avant de passer à l’étape suivante.

On peut en déduire qu’une opération schéma directeur est un processus progressif de

validation et de décision.

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 Chapitre 3 : DEFINITION DU CHAMP DE L’ETUDE

La bibliothèque est l’une des espaces vitaux d’un lieu d’étude. Ici, on va essayer
d’informatiser la bibliothèque de L’École Nationale d’Informatique (ENI). On va automatiser
les tâches figurantes dans sa gestion et qui font parties de ses fonctions administratives et
budgétaires.

3.1 Analyse de l’existant :

L’école Nationale d’Informatique est l’une des grandes écoles dans le domaine
informatique à Madagascar. Sa bibliothèque n’est pas encore informatisée. Les tâches sont
exécutées manuellement et enregistrer dans un registre comme tous les autres. Notre but est
donc d’essayer de mettre en place un système qui va gérer la gestion de sa bibliothèque, les
matériels requis et la mobilisation des ressources humaines nécessaire et la formation des
utilisateurs.

3.2 Système existant :

3.2.1 Architecture fonctionnelle :

Les tâches sont effectuées manuellement lors de l’emprunt des livres. Elles sont
enregistrées dans un registre qui archives les actions qui entrent et sortent de la bibliothèque.

3.2.2 Architecture technique :

La bibliothèque ne possède pas encore des moyens techniques pour pouvoir mettre en
place un système qui va la gère. On va voir les dépenses budgétaires, informations qui y
circulent et les ressources humaines nécessaires pour le contrôler.

3.2.3 Architecture organisationnelle :

Dans la bibliothèque, les informations sont saisies manuellement et archivées dans un

registre. Précisément, de la date de l’emprunt jusqu’au retour des livres et il faut le vérifier
régulièrement en cas de non-respect de la date de retour. Dans ce cas, on va créer un serveur
de base de données qui va gérer les informations qui circulent dans la bibliothèque et de
calculer automatiquement le date de retour des livres emprunter.

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3.3 Tableau récapitulatifs des faiblesses de l’existant :

Faiblesses Causes
Traitement manuelle des tâches Absence des applications de gestion

Mal organisation des livres Mise à jour des livres non effectués chaque
année

Mauvaise surveillance des livres Absence du responsable

Tableau 1 : Les faiblesses de l’existant.

3.4 Expression des besoins :

Le responsable informatique ayant les compétences pour savoir les besoins techniques
et informationnels du système. Gérer les côtés techniques en cas de panne du serveur et
informationnelles du système.

Faisant la synthèse presque technique des remarques des étudiants, il a mentionné des
besoins généralisés de la bibliothèque qui sont :

 Création des bases de données pour sauvegarder les informations des livres existants
et leurs contenus.
 Automatisation des tâches effectués
 Automatisation des consultations des documents ou livres
 Centralisation des données
 Création d’un serveur pour le partage des données
 Réorganisation des livres dans la bibliothèque
 Prendre un responsable bibliothécaire

3.5 Solutions proposées :

Après l’analyse de l’existant et le recueil des besoins ci-dessus, les solutions suivantes
sont proposées :

 Création des bases de données centralisée pour sauvegarder les informations des
livres existants et leurs contenus.
 Création des applications adéquates à la gestion bibliothécaire
 Création d’un serveur interne pour le partage des données
 Achats des matériels pour la consultation des livres (tablettes ou ordinateurs)
 Élaboration d’un SDI
 Formations des utilisateurs

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3.5. Orientations stratégiques (Solutions retenues) :

 Création des bases de données centralisée

 Création d’une application (desktop ou web)
 Création d’un serveur
 Réorganisation des livres

A-Création des bases de données :

Pour le bon fonctionnement de la gestion de la bibliothèque. On doit tout d’abord,

mettre en place un système d’information qui va gérer cette gestion. C’est un élément
important et vital. Le but est d’avoir une version numérique de chaque document.

Les étapes pour créer une base de données sont les suivantes : on va recueillir les informations
existantes, concevoir les modèles nécessaires pour aboutir à une table qu’on appelle bases
données. Cela va nous permettre de vérifier la cohérence et la non redondance des données,
rapidité de traitements et la simplification des procédures.

Il s’avère que cette décision nécessite une mise à jour fréquente de la base de
données. Elle ne possède pas de limite au début mais peux s’avérer être délicat au fil du
temps. Cette création doit se traduire selon les étapes suivantes :

 Enregistrement des livres par années

 Enregistrement de chaque contenu du livre
 Accès restreint aux données : nécessite une connexion pour entrer dans la base de
données
De façon globale, cela contribuera à l’amélioration de la gestion bibliothécaire de
d’école.

B-création d’une application :

Après la création d’une base de données, il est temps de concevoir une application qui
va automatiser les traitements à effectués. Elle facilitera les calculs qu’on doit effectuer pour
sa bonne gestion.

Le principal objectif est de faciliter la gestion bibliothécaire de l’école par

l’intermédiaire d’une application facile à manier et opérationnelle. De plus, cela va permettre
d’assurer de manière plus efficace cette gestion. Cette étape requise un choix d’outil, langage
de programmation et environnement. Cela dépend du technicien informatique.

D’une part, cette initiative minimisera les tâches manuelles, cela nous donnera une
optimisation des temps de traitements et aussi une bonne organisation des données.

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C-Création d’un serveur

Cette initiative nous permettra de stocker les données utiles dans la gestion
bibliothécaire sur un serveur interne de l’école.

Les informations qu’on doit y trouver sont les suivantes :

a. Les données concernant les dates d’édition du livre, leurs acteurs et surtout, leurs
catégories
b. Les contenus de chaque livre, s’il ne figure pas encore dans la liste des livres existant
donc on peut facilement le télécharger et le mettre dans la base de données, sinon, on
peut facilement scanner les livres existant
c. Les données concernant les étudiants parce que leurs informations sont très utiles pour
gérer l’accès au serveur

D-Réorganisation des livres

Cette solution est la plus rapide mais aussi le plus utile de tous cela parce que ces
solutions sont basées sur l’informatisation des données existant. Notre objectif est de créer
une version numérique de chaque livre et de la rendre disponible pour tous les étudiants,
enseignants, etc. Pour cela, lors d’une simple consultation d’un document, il suffit d’utiliser la
version numérique qui sera disponible dans la bibliothèque mais cette solution de
réorganisation est justement conçue pour l’emprunt des livres c’est-à-dire la consultation des
livres en dehors de l’établissement. Dans ce cas, cette méthode facilitera la recherche des
documents qu’on aura besoins et de gagner en temps.

Pour bien organisé cette étape on doit :

 Classer les documents par année

 Regrouper les livres de même catégorie
 Mettre des indices sur chaque étagère

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 Chapitre 4 : PROJETS PRIORITAIRES

La réalisation de ce projet montre l’ensemble des actions à faire pour atteindre les
principaux objectifs. Il s’agit donc d’améliorer la communication, de la gestion des données
dans la bibliothèque de l’École Nationale d’Informatique Fianarantsoa ainsi que la mise en
place de l’e-bibliothèque.

4.1. Développement des infrastructures

Le développement des infrastructures comporte deux (02) principaux éléments : les supports
de communications c’est-à-dire la partie réseau et les matériels informatiques (poste de
travail, serveurs et logiciels). Notre but est de permettre la communication en réseau (Réseau
local) des ordinateurs et de partager des données d’information par les équipements du réseau
(comme le switch, routeurs, …).

4.1.1. Supports de communication

L’interconnexion dans la bibliothèque de l’école sera bâtie sur une architecture matérielle
(câblage réseau) et sur ces services logiciels (serveurs de messageries, sécurité, etc.). La
communication de l’information numériques à l’intérieur de la bibliothèque est la base
nécessaire au câblage des différents services. Il est possible d’implémenter différentes
solutions nécessaires à l’interconnexion de l’ensemble de ces services. Tous les services de la
bibliothèque seront équipés de switch mangeable autorisant des débits de 150 M bits à chaque
brin permettant d’envisager le transfert de données plus volumineux.

4.1.2. Postes de travail et équipements

Il s’agit ici de déterminer l’ensemble des équipements (matériels et logiciels) avec lesquels
seront dotés les services ainsi que les équipements mis à la disposition pour le partage des
données en réseau, l’accès à Internet et la gestion de l’e-bibliothèque.

a- Postes de travail
Les services seront équipés en mobiliers, matériels et logiciels standards. On distingue : des
ordinateurs livrés avec une table de bureau, un onduleur équipé d’un système d’exploitation
Windows 7, une suite bureautique Office 2016 Professionnel et un logiciel Smadav Antivirus.
Des ordinateurs portables équiperont également les correspondants informatiques.

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 b- Serveurs locaux
Les serveurs locaux sont performants et offrent une bonne accessibilité par les utilisateurs de
la bibliothèque.

4.1.3. Développement des applications

a- Stratégie
b- Modélisation de la base de données de la bibliothèque de l’ENI

 Identification des données de gestion

 Identification des sous-modèles de données

c- Architecture et modes d’exploitation

d- Outils d’e-Bibliothèque

4.2. Formation des utilisateurs

Il s’agit ici d’un des facteurs clés de succès de ce schéma directeur. L’utilisation de l’outil
informatique par les utilisateurs et les personnelles de la bibliothèque doit se faire par la mise
en place d’un processus lourd de formation des utilisateurs. Il s’agira d’abord, de généraliser
l’utilisation des outils bureautiques et d’utilisation d’un navigateur web pour aller à l’Internet,
puis d’organiser des conférences de formation au différent logiciel de gestion de projets.
Trois consultants en informatique seront recrutés pour former les utilisateurs de la direction de
la bibliothèque, formation direct et assistance directe aux utilisateurs.

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 Chapitre 5 : REALISATION, CONTROLE ET SUIVI DU PDI

Pour réaliser un projet de Système d’Information, il faut d’abord réaliser, contrôler et suivre
un Plan du Développement Intégré. Le système de production de l’informatique est composé
d’un système opérant, un système de pilotage et d’un système d’information. Sa conduite
implique l’engagement de trois parties :

- Les bibliothécaires : personne responsable qui assurent la liaison entre la

bibliothèque et son environnement et la coordination entre les différents
services.
- Les étudiants : participant à la publication des livres de mémoire et les mettre en
disposition des bibliothécaires pour qu’ils soient accessibles à d’autres étudiants
lors de ses recherches.
- Les enseignants : participant à la relecture et à la validation des livres que les
étudiants ont l’intention de publier au sein de la bibliothèque.

5.1 Réalisation : La fonction Informatique

5.1.1. Organisation

5.1.1.1 Le système opérant :

Le système opérant regroupe toutes les actions qui doivent être exécutées. Il est
entouré du flux entrant et du flux sortant et collecte des informations de ses
environnements grâce à un système d’information qui mémorise le traitement.

5.1.1.1 Le système de pilotage :

Le système de pilotage est doté d'une capacité de coordination impliquant une

capacité de se mettre en relation avec d'autres processeurs et d'une capacité de
traitement des informations (capacité cognitive par analogie à l'humain).

Ainsi la fonction informatique sera organisée dans la bibliothèque constituant les

étudiants et les enseignants de l’ENI qui réagissent avec le système informatique.

5.1.2. Missions

L’organisation de l’infrastructure informatique et le suivi sont les principales missions de la

fonction informatique. Elle planifie les activités du service informatique et la définition de la
stratégie de développement informatique qui est primordiale ainsi que la mise en œuvre du
Plan Directeur Informatique et la garantie de la sécurité de l’infrastructure des systèmes
d’informations.

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 5.1.3 Stratégie de développement :

La connaissance environnementale permet d’analyser et cela fournit ensuite les

informations indispensables pour la prise de décision stratégique. De ce fait, ces
informations sont mises en disposition par des correspondants informatiques qui se
chargent de les informatiser. L’informatisation nécessite des matériels informatiques, des
réseaux Ethernet, le développement, la mise en application rigoureuse des outils de suivi
élaborés par les structures centrales, l’intégration des nouvelles applications et le savoir les
utiliser est aussi pris en compte pour les utilisateurs futurs. Le chef de projet informatique
externalise et suit les actions collectives dont il est le maître d’ouvrage délégué.

5.2. Structures de contrôle et de suivi:

Les comités qui participent à la mise en œuvre de ce projet sont divisés par la :

- Comité Directeur :
 Président : Monsieur le Directeur de l’ENI
 Membres : les enseignants chercheurs et les étudiants chercheurs au sein
de l’ENI

- Comité de Pilotage :
 Président : Chef Informatique
 Membres : Directeur de l’administration générale, conseiller techniques
des étudiants de l’ENI

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Chapitre 6 : PLANS D’ACTION

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CONCLUSION

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