CURSO TRAMITE DOCUMENTARIO Y GESTIÓN DE

ARCHIVOS

• Descripción:
Nuestro objetivo es lograr que los participantes cuenten
con instrumentos teóricos y prácticos relacionados a la
gestión documental, teniendo como base la normatividad
archivística de nuestro país, que les permita desarrollar
los procesos técnicos archivísticos que optimicen el
servicio de los archivos hacia los usuarios.
1. Gestion de Tramite 10. Gestión Documental
Documentario y Gestión de Archivo
11. ¿Qué es gobierno digital?
2. ¿Qué es Documento?
3. Clases de documentos 12. Proceso del Model de Gestión
Documental
4. Caracteristicas
13. ¿Qué es digitalizar?
5. Documento de Archivo /
Elementos 14. ¿Porque digitalizar?
6. Elementos de Documento de
Archivo
7. Niveles de Archivo
8. Ciclo de vida de los documentos
9. Procesos Archivísticos
Trámite Documentario
y Gestión de Archivo
 ¿A qué nos
referimos con
Documento?

Liz Agapito Ulloa - Profesional de Gestión Documental y Archivo

Documento es
El término documento procede del latín documentum, derivado del verbo docere,
que significa enseñar, instruir. La evolución de esta palabra finalizó con el
sentido de evidencia y testimonio.
Documento es

Diccionario de Terminología Archivística del

Consejo Internacional de Archivos:
:
Se refiere al documento como:
“la combinación de un soporte y
la información registrada en él,
que puede ser utilizado como
prueba o para consulta” (1988)
.
 Tipos de
Documentos
Documentos textuales: Trasmiten información mediante texto escritos ej. Los manuscritos, los
impresos, los listados, los inventarios.

10
Documentos No textuales: Suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al
papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

Documentos gráficos: En
cuanto a la información está
representada por formas y
colores. Ej. Mapas, planos,
dibujos

11
Documentos en imágenes: Pueden ser las fotografías,
diapositivas, películas etc.

Documentos Audio visuales: Son aquellos que transmite la

información a través de la imagen o del sonido. Ej. Los
discos, películas etc.

Legibles por máquina: El microfilm, USB, CD, disco duro. Etc.

12
Características
Principales
Características
Internas
• Autoría
Se relacionan con los
elementos lingüísticos e
• Origen
intelectuales. • Fecha
• Contenido
1 2
3 4
Características
Externas
Tiene relación con los elementos
materiales y gráficos.

Son aquellas que se observan a

simple vista sin necesidad de leer el
texto y se refiere a la distribución
del contenido (párrafos) y el
esquema de presentación.
 • Digital
• Texto
1 Formato La manera de
información y soporte:
unirse
• Físico
• Sonoro

• Textual
Gráficos
2 Naturaleza manera en que se transmite el
mensaje
•
• Audiovisual
• Informática
 • Papel
• Plástico
3 Soporte La manera de
información y soporte:
unirse •
•
Magnéticos
Ópticos

• Original
Copia
4 Elementos manera en que se transmite el
mensaje
•
• Simple
Generales •
•
Certificada
Fedateada
Documento de Archivo /
Elementos
 ¿Qué es Documento de Archivo?
Un documento de archivo es el
testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus
funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de tipo
material y formal.
¿Qué es Documento de Archivo?
El documento de archivo se
distingue de los documentos en
sentido genérico por su génesis
u origen, es decir, por su
nacimiento. Los documentos
archivísticos son registros de
información enmarcados por
dos cimientos naturales:
Documento de
Apoyo
¿Qué es Documento de Apoyo?
Todas las instituciones producen y reciben documentos denominados documentos de apoyo a la gestión o de apoyo
informativo.

Éstos no constituyen documentos de archivo, pero

son conservados en las oficinas por ser de utilidad
para la resolución de los asuntos o temas diarios.
Es decir que, tal y como su nombre lo indica, son
documentos que ayudan a la resolución de la
tramitación de los asuntos cotidianos. Algunos
ejemplos de ellos son las copias de
reglamentaciones, duplicados de ejemplares de
Boletines Oficiales, folletería, etc.
¿Qué es Documento de
Apoyo?
Por su carácter y función,
los documentos de apoyo
nunca deberán ser remitidos
al archivo.
¿Qué es Documento de
Apoyo?
Considerando las definiciones vistas
hasta ahora, se hace evidente que
los documentos de archivo y
los documentos de apoyo son dos tipos
de documentación sumamente diferente
que, como tal, también demandan
distintos tratamientos.
Elementos de
Documento de
Archivo
 Elementos del Documento de Archivo
Génesis
Cada documento de archivo surge de
un proceso natural como resultado de
la actividad de personas e instituciones.
Los documentos de archivo surgen como
producto y reflejo de las tareas de su
productor
Exclusividad
El CONTENIDO de cada documento es
único. Aunque se trate del mismo tipo
documental como una factura; la fecha, el
valor, los ítems son distintos en cada una,
dentro de una misma serie.
 Elementos del Documento de Archivo

Interrelación Unicidad

Como principio general, las Cada DOCUMENTO de

piezas aisladas (documentos archivos es único, no se
sueltos) no tienen sentido o valor producen en múltiples
archivístico, o tienen muy poco. ejemplares.
Relaciones establecidas entre sí.
 Elementos del Documento de Archivo

Integridad
Carácter seriado
Cada documento debe mantener
sus caracteres internos y Los documentos de archivo se
externos íntegros para conservar producen uno a uno y con el
sus valores. La integridad de un paso del tiempo constituyen
documento de archivo hace series.
referencia a su carácter completo
e inalterado.
 Elementos del Documento de Archivo
GÉNESIS .- Proceso natural como resultado de una actividad

EXCLUSIVIDAD.- el CONTENIDO de cada documento es único

INTERRELACION.- documentos sueltos no tienen sentido o valor archivístico (expedientes)

UNICIDAD.- cada DOCUMENTO es único, no se produce en múltiples ejemplares

INTEGRIDAD.- debe mantener sus caracteres internos y externos íntegros para conservar sus valores

CARÁCTER SERIADO.- los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo
constituyen series
Niveles de Archivo
 ¿Qué lugar
es?

Archivo Central
 Niveles de Archivo
Archivo de Gestión Archivo Central
En el que se agrupan documentos
Comprende toda la
transferidos por los distintos archivos de
documentación que es
gestión de los órganos y/o unidades
consultada
orgánicas, cuya consulta no es tan
constantemente, su
frecuente pero que sigue teniendo
consulta se inicia para dar
vigencia y son objeto de consulta por los
respuesta o solución a los
órganos y/o unidades orgánicas y
tramites iniciados
ciudadano.
 Niveles de Archivo
Archivo Histórico

Es aquel al que se
transfieren desde el
archivo central los
documentos de
archivo de
conservación
permanente
Ciclo de Vida de los
Documentos
Ciclo de Vida de los Documentos
“Etapas sucesivas por las
que atraviesan los
documentos desde su
producción o recepción,
hasta su disposición final”
(Archivo General de la
Nación ).
Etapas del Ciclo de Vida de los Documentos
3
2
1

Archivo de Archivo Central Archivo

Gestión Histórico
Etapas del Ciclo de Vida de los Documentos
Primera Etapa
En esta etapa los documentos se producen
y usan para la gestión cotidiana de los
organismos y por ello tienen una utilidad
inmediata para la atención de trámites,
esto es, tienen un alto valor administrativo,
legal y fiscal.

Ejemplo:
Un contrato laboral de un empleado que aún sigue en la empresa.
Etapas del Ciclo de Vida de los Documentos
Segunda Etapa Tercera Etapa
La información se utiliza sólo En esta etapa la función principal para la
como referencia o como que fue creado el documento ya no está
información que debe más activa, a esto se refiere con la
conservarse denominación inactiva.
precautoriamente ya sea por Es muy claro que el documento cuando
sus valores legales o por los llega a esta edad se le activa otro tipo de
fiscales. función, más relacionado con el tema
investigativo, social y cultural
En resumen es:
Etapas del Ciclo de Vida de los Documentos
Procesos Archivísticos
Gestión Documental
 ¿Qué es
gobierno
digital?
Según la
OCDE Es el uso de las tecnologías digitalescomo
parte integrante de las estrategias de modernización
de los gobiernos, para crear valor”.

En ese sentido, se busca formular y

proponer políticas nacionales y
sectoriales, planes nacionales, normas,
lineamientos y estrategias en materia de gobierno
digital para acercar elEstado al Ciudadano
La Organización para la
Cooperación y el
Desarrollo Económicos
(OCDE) es un organismo de
cooperación internacional,
compuesto por 37 estados,
cuyo objetivo es coordinar sus
políticas económicas y
sociales.
 Según la PCM

“Gobierno Digital se define

como el uso integralde la en
tecnología las entidades
públicas con el objeto de lograr un
Estado Digital, transparente, eficiente,
seguro, productivo y cercano a nuestros
ciudadanos”.
Por tal motivo:
La SEGDI “viene impulsando el proceso de
transformación digital en las entidades de la
Administración Pública orientando a plasmar un
Gobierno Digital que genere valor público e impacte
en la mejora de la atención de los ciudadanos y
personas en general”
 Identificar el enfoque estratégico de la entidad.

Definir la situación actual del Gobierno Digital en la entidad.

Plan de
Definir los objetivos de Gobierno Digital.
Gobierno
Digital se Elaborar el portafolio de proyectos de Gobierno Digital.

Estructura Gestionar los riesgos.

Elaborar el PGD.

Supervisar la implementación del PGD.

 Recepción
Recepción de documentos
electrónicos a través de los
sistemas o aplicaciones de
gestión documental en caso
de ser documentos
soporte papel deben
digitalizados, haciendo uso de
equipos de captura
imágenes y procedimientos
informáticos apropiados,
conforme a la normatividad
vigente.
Procesos del Modelo de Gestión Documental
Establecer los criterios y
horarios de atención para la
recepción de documentos en Definir la(s) herramienta(s)
soporte en papel o informática(s) a utilizar .
en electrónico, conforme a sus
Considerar las actividades de Considerar las excepciones que
ser políticas. Considerar las de
derivación de los documentos a impidan la normal recepción del
actividades revisión y
las áreas respectivas. documento por parte de las
de verificación de documentos
recibidos al interior de la personas responsables de la
entidad y aquellos actividad.
intercambiados con otras
entidades.
 Procesos del Modelo de Gestión Documental
Preferentemente se deben generar los documentos en
formato electrónico con firma digital.

Emisión Emitir los documentos en el momento en que se llevó a

cabo la actividad o en el tiempo oportuno, de acuerdo a
los plazos establecidos

Establecer los formatos aplicables para los tipos de

documentos que gestiona la entidad conforme a la
tipología documental especificada en el proceso de
archivo.

Considerar las excepciones que impidan la normal

emisión del documento por parte de los responsables
de la actividad
 Procesos del Modelo de Gestión Documental

Establecer las actividades

que permitan garantizar
que los documentos en
Ejercer un adecuado soporte papel o
control de los documentos electrónicos lleguen a su
despachados de forma destino,
Considerar las excepciones manual o automatizada,
que impidan el normal que permitan verificar su
despacho de los recepción.
documentos por parte de
las personas responsables
Despacho
de la actividad
Procesos del Modelo de Gestión Implementar medidas para la

Documental conservación de los documentos

electrónicos a lo largo del tiempo,
tanto para aquellos nacidos
Cumplir e implementar los procesos electrónicamente o aquellos que son
archivísticos de soporte papel.

Establecer los lineamientos para la

valoración de los documentos,
conforme a las normas del Sistema

Archivo Nacional de Archivos

 Sistema de Gestión Documental

Eficiencia Productividad Costos

Optimización de
Toma de decisiones Evitar reprocesos
recursos
 Gestión
Documental

Gestión de
contenidos

Gestión de
Sistema de Información
Gestión
Documental
Gestión de
Conocimiento

Gestión de
Archivo

Gestión de
Calidad
2
¿Qué es digitalizar?
 Proceso de Digitalización con Valor
Legal NTP
392.030-2:2015.
Es un proceso tecnológico que
permite convertir un documento
físico en formato papel es una
imagen digital, facilitando de esa
forma su accesibilidad y a la vez
preservarlos de agentes que pueden
poner en riesgo su integridad.
 11 de octubre de 31 de mayo de
26 de junio de 1992
1991 1996

Reglamento
Decreto Decreto
del Decreto
Legislativo Legislativo
Legislativo
N° 681 N° 827
N° 681

Amplía al sector público los

Sobre aplicación de Decreto Supremo N° 009-92-
alcances del D.L. N° 681 con
tecnología avanzada en JUS, de fecha 26 de junio de
la finalidad de modernizar la
archivos.. 1992.
administración pública.
 ¿Por qué
digitalizar?
❑Elimina el extravío de documentos.
❑Permite un acceso rápido y fácil a la información.
❑Permite almacenar información en múltiples formatos electrónicos.
❑Controla el acceso a la información.
❑Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos.
❑Permite simultaneidad de usuarios en el mismo documento.
❑Protege la información
❑Agiliza el servicio a los ciudadanos
❑ Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
❑ Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro
de los mismos.
 Proceso de Digitalización con Valor Legal NTP
392.030-2:2015.
➢ La digitalización es una herramienta muy útil dentro de un Sistema de
Gestión Documental.
➢ Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un estudio previo
que nos permita saber:
-Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos, tamaños,
etc.)
- Cómo lo vamos a digitalizar (resolución, formato, calidad, etc.)
- Para qué vamos a digitalizar (acceso más rápido, archivado menos
costoso, etc.)

28/06/2021
Proceso de Digitalización con Valor Legal NTP 392.030-2:2015.
Firma
Firma Digital
Manuscrita

Principio de Microforma Documento

papel
Equivalencia Microarchivo Archivo físico
Domicilio
Funcional: electrónico
Domicilio
habitual
Notificación
Notificación en
electrónica papel
Cargo
electrónico Cargo con sello
Fedatarios
Notarios
informático
Recepción de la Digitalización
Preparación
documentación

Si no lo mides, no lo controlas Reintegración

Si no lo controlas, no lo mejoras

Control de calidad Control de calidad Indexación y

del cliente del proveedor asociación de
imágenes

Entrega de la
documentación
 Proceso de Digitalización con Valor
Legal NTP 392.030-2:2015.
RECEPCIÓN

• Recepción y cotejo
de la documentación
• Identificación
• Expurgo
• Foliación
 Proceso de Digitalización con Valor Legal NTP
392.030-2:2015.
Preparación de los documentos En esta fase se deben realizar fundamental estas dos tareas:
➢ Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para
poder ser escaneados:
▪ Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc.
▪ Desdoblar los documentos.
➢ Separar los documentos por lotes para ser procesados más fácilmente.
Los criterios para separar los documentos pueden ser:
▪ Tamaños y formatos
▪ Características de los documentos como por ejemplo, el color o si
están impresos o manuscritos.

▪ Resoluciones

28/06/202
1
 Proceso de Digitalización con Valor Legal NTP
392.030-2:2015.
Proceso de Digitalización ➢ Escaneado de los documentos:
▪ Los documentos se introducen en las unidades de captura (caso de escáner
de alto volumen)
▪ Se supervisa que la entrada de documentos se haga de una forma correcta.
▪ Se revisa la calidad con la que salen las imágenes que se van procesando.
▪ Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los documentos en su estado
original.

➢ Tratamiento de la imágenes por medio de software especializados. Estos

softwares permiten:
▪ Visualizar las una imágenes ya digitalizadas.
▪ Las parametrizaciones habituales son:
- Formato de la imagen: Resolución o tamaño que se quiere conseguir.
- Color de la imagen: B/N, color o escala de grises.
- Página a doble cara o sencilla, etc.

28/06/2021
Proceso de Digitalización con Valor Legal
NTP 392.030-2:2015.
OCR
OMR
(Optical Carácter IMR
Recognition) (Optical Marks (Intelligent
Magnetic
Recognition)
Recognition)

BCR ICR
(Intelligent Character
(Barcode Recognition)
Recognition)
 Proceso de Digitalización con Valor Legal NTP
Grabación de las imágenes
28/06/2021
392.030-2:2015.
➢ El dispositivo de grabación se elegirá en función de:
▪ Uso posterior de las imágenes
▪ Frecuencia con la que se vayan a consultar las imágenes
▪ Volumen de documentos escaneados y peso de los
mismos.
▪ Tipo de acceso que se desea tener: on line / off line.
➢ Los dispositivos más utilizados son:
▪ CD-ROM
▪ DVD
▪ Cintas magnéticas
▪ Servidores
 Proceso de Digitalización con Valor Legal NTP
392.030-2:2015.

Consideraciones de la
selección del ambiente
Característica
del Ambiente Consideraciones de
Ambiente
Consideraciones de
Material Metálico
Consideraciones de
Ventilación

Consideraciones de
Temperatura
 Proceso de Digitalización con Valor Legal NTP
392.030-2:2015.

Característica de
Protección del
Ambiente
 Proceso de Digitalización con Valor Legal NTP
392.030-2:2015.
Características
de Seguridad
Protección
de
Seguridad
Protección
Cableado Cableado Protección Electromag UPS,
de Puesta a
eléctrico de datos de campos néticos Baterias,
Tierra
llaves de
acceso y
seguridad
 Ubicación del Microarchivo
Debe ocupar el sitio más adecuado del edificio

No debe situarse en plantas altas bajo las

cubiertas del techo, así evitaremos el efecto de
acción directa del sol:

• Fluctuaciones de temperatura
• Condensaciones que se provocan en forma
natural en el ciclo día/noche
Tampoco debe situarse en los sótanos, el riesgo
de inundaciones y de humedad es mayor.
Ubicación ideal: primera planta.
 Proceso de Digitalización con Valor Legal NTP
392.030-2:2015.
Factores que hay
que tener en cuenta
para una correcta
conservación de las
microformas
Niveles de humedad adecuado
15% / 50% humedad y de 18/20 ° C de temperatura.

Como externo, nunca inferior al 15% ni superior a 20°C.

Soporte Temperatura Humedad

°C (%)
Fotografía blanco y negro 15-20 30-35
Fotografía color 10-18 25-35
Microforma 18-20 15-50
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