მომხმარებლის სრული სახელმძღვანელო

eDocument
საქმისწარმოების ელექტრონული სისტემა
მომხმარებლის სახელმძღვანელო
თბილისი, 2013 წ.
დოკუმენტის ისტორია
სახელი, გვარი თანამდებობა თარიღი ვერსია კომენტარები
ეკატერინე საოპერაციო საწყისი

მელაშვილი დეპარტამენტის
მთავარი სპეციალისტი
ეკატერინე საოპერაციო 12.10.2012 2.2.0.0.0 საბოლოო

მელაშვილი დეპარტამენტის ვერსია
ეკატერინე საოპერაციო 27.09.2013 3.1.0.0

მელაშვილი დეპარტამენტის
2
მომხმარებელთა სახელმძღვანელო
სარჩევი
1. პროგრამაში შესვლა ----------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------
---------------------------------5
2. მთავარი გვერდი საქმისწარმოების სამსახურის თანამშრომლებისთვის ---- 10
2.1.კანცელარიები
2.1.კანცელარიები და ქვეკანცელარიები
ქვეკანცელარიები-----------------------------------------------------------------
ვეკანცელარიები 11
2.2 დოკუმენტების ძებნა ----------------------------------------------------------------------------------------- 13
2.3 კანცელარია – გაფართოებული ძებნა - კონტროლი ------------------------------------------ 19
3.შემოსული
3.შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაცია ----------------------------------------------
---------------------------------------------- 23
4.შიდა
4.შიდა დოკუმენტების რეგისტრაცია --------------------------------------------------
-------------------------------------------------- 32
5. გასული დოკუმენტების რეგისტრაცია
რეგისტრაცია ----------------------------------------------
---------------------------------------------- 35
6.ბრძანებები
6.ბრძანებები ----------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------- 41
6.1.შიდა
6.1.შიდა ტიპის ბრძანების რეგისტრაციის ფორმა ---------------------------------------------------- 41
6.2.გასული
6.2.გასული ტიპის ბრძანების რეგისტრაციის ფორმა ----------------------------------------------- 46
7.გასატარებელი
7.გასატარებელი კორესპონდენცია ---------------------------------------------------
--------------------------------------------------- 50
7.1.ხელმოწერილი
7.1.ხელმოწერილი გასული ტიპის დოკუმენტის რეგისტრაცია
რეგისტრაცია --------------------------------- 53
7.2.ხელმოწერილი შიდა ტიპის დოკუმენტის რეგისტრაცია -------------------------------------- 56
7.3.ხელმოწერილი ბრძანების ტიპის დოკუმენტის რეგისტრაცია ------------------------------ 57
8.დოკუმენტების
8.დოკუმენტების ელექტრონულად გაგზავნა -----------------------------------------
----------------------------------------- 59
9.დოკუმენტის
9.დოკუმენტის ელექტრონულად მიღება----------------------------------------------
---------------------------------------------- 64
10. მთავარი გვერდი - მომხმარებლისთვის--------------------------------
მომხმარებლისთვის------------------------------------------
------------------------------------------ 66
11.პირადი
11.პირადი კორესპონდენცია ----------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------- 69
11.1.ფერადი
11.1.ფერადი ინდიკაცია ----------------------------------------------------------------------------------------- 71
11.2.განლაგების
11.2.განლაგების მართვა --------------------------------------------------------------------------------------- 75
11.3. ძებნა ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 78
12.დოკუმენტების
12.დოკუმენტების გადაწერა - რეზოლუციის დადება ------------------------------- 84
12.1.რეზოლუციის
12.1.რეზოლუციის დადება (გადაწერა
(გადაწერა)
გადაწერა) სქემის გარეშე -------------------------------------------- 84
12.2.რეზოლუციის
12.2.რეზოლუციის დადება (გადაწერა) სქემით ------------------------------------------------------- 86
13.სამუშაო
13.სამუშაო გარემო - საქაღალდეები -------------------------------------------------
------------------------------------------------- 90
13.1.გასული
13.1.გასული ტიპის დოკუმენტის მომზადება ------------------------------------------------------------ 90
13.2.შიდა
13.2.შიდა ტიპის დოკუმენტის მომზადება ---------------------------------------------------------------- 98
13.2.1.საქაღალდის შექმნა სქემის გარეშე -------------------------------------------------------------------- 98
3
13.2.2.საქაღალდის შექმნა სქემით ------------------------------------------------------------------------------- 99
13.3.ბრძანების
13.3.ბრძანების ტიპის დოკუმენტის შექმნა ------------------------------------------------------------- 104
13.3.1.შიდა ტიპის ბრძანების პროექტის მომზადება ---------------------------------------------------- 105
13.3.2.გასული ტიპის ბრძანების პროექტის მომზადება ------------------------------------------------ 108
14.ვიზირებაზე
14.ვიზირებაზე გაგზავნა ---------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------- 111
14.1.ვიზირება
14.1.ვიზირებაზე
ვიზირებაზე გაგზავნა სქემის გარეშე -------------------------------------------------------------- 112
14.2.ვიზირებაზე
ვიზირებაზე გაგზავნა სქემით ------------------------------------------------------------------------- 114
14.3.ვიზირება ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 119
15.ხელმოწერაზე
15.ხელმოწერაზე გაგზავნა ------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------ 123
15.1.ხელმოწერაზე
15.1.ხელმოწერაზე გაგზავნა სქემის გარეშე ---------------------------------------------------------- 124
15.2.ხელმოწერაზე
15.2.ხელმოწერაზე გაგზავნა სქემით--------------------------------------------------------------------- 125
15.3.
15.3.ხელმოწერა -------------------------------------------------------------------------------------------------- 127
16. ციფრული ხელმოწერა ------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------ 130
16.1. რა არის ციფრული ხელმოწერა? ----------------------------------------------------------------- 130
16.2. ციფრული ხელმოწერის განხორციელება ----------------------------------------------------- 130
16 . 2. 1. ვ ა რ იან ტ ი 1 – ხ ე ლმ ოწ ე რ ა კო რ პორ ა ტ იუ ლ ი ბ ა რ ა თ ით --------------------- 133
16 . 2. 2. ვ ა რ იან ტ ი 2 – ხ ე ლმ ოწ ე რ ა I D ბ ა რ ა თ ით ----------------------------------------------- 137
16 . 2. 3. ID ბ ა რ ა თ ის დ რ ა ივ ე რ ის დ ა ხ ე ლმ ო წ ე რ ის კო დ ის გ ა ა ქ ტ იუ რე ბ ა ------ 138
17. დოკუმენტებისთვის შესრულების სტატუსის

სტატუსის მინიჭება -------------------------- 141
18.დავალებების
18.დავალებების ინიცირება -----------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------- 142
19.მოვლენები
19.მოვლენები და სიახლეები ---------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------- 146
20.მოვლენები----------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------- 151
4
1. პ როგრამაში შესვლა
პროგრამაში შესასვლელად მომხმარებელი აწკაპუნებს კომპიუტერის ეკრანზე

არსებულ პროგრამის „ლინკზე“. გახსნილ პირველ ავტორიზაციის გვერდზე (სურ.1) ეთითება
მომხმარებლის სახელი პაროლი და ღილაკზე „ავტორიზაცია“ დააწკაპუნების შემდეგ
შევდივართ პროგრამაში კონკრეტული მომხმარებლის უფლებებისა და დაშვების დონის
მიხედვით.
ჩაწერეთ მომხმარებლის სახელი
ჩაწერეთ პაროლი
პროგრამაში შესვლისათვის
დააწკაპუნეთ ღილაკზე
ავტორიზაცია“
„ავტორიზაცია“
სურ.1
პირველად პროგრამაში მომხმარებლის შესვლის შემდეგ აუცილებელია პროგრამის

მიერ გენერირებული პაროლის შეცვლა. შესაბამისად, ავტორიზაციის გავლის შემდეგ იხსნება
ფანჯარა ახალი პაროლის შეყვანისა და მისი დამახსოვრებისთვის (სურ.2).
პაროლის დამახსოვრებისთვის
დააწკაპუნეთ
სურვილის შემთხვევაში შეცვალეთ

მომხმარებლის სახელი
შეიყვანეთ ახალი პაროლი
სურ.2
5
ველში „პაროლი“, შეიყვანეთ თქვენთვის სასურველი პაროლი და მონაცემის
დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ იარაღების პანელზე არსებულ ღილაკზე „შენახვა“.
პროფილის მართვიდან გამოსვლისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გამოსვლა“. სურვილის
შემთხვევაში შესაძლებელია პროგრამის მიერ გენერირებული მომხმარებლის სახელის
შეცვლაც. ამისთვის, ველში „მომხმარებლის სახელი“ შეიყვანეთ თქვენთვის მისაღები ახალი
სახელი. აღსანიშნავია, რომ როგორც პაროლის, ასევე მომხმარებლის შეყვანისას,
მომხმარებელს ეძლევა საშუალება, ორივე პარამეტრი მისთვის სასურველ ენაზე
დააფიქსიროს (ენის გადამყვანიდან –„Language Bar“). ეკრანზე პროგრამის მარჯვენა ზედა
კუთხეში ასახული იქნება იმ თანაშმრომლის სახელი და გვარი ვინც პროგრამაში იქნება
შესული სურ.3
თანაშმრომლის სახელი
სახელი და
გვარი
პროგრამიდან გასასვლელად
დაა
წკაპუნეთ
სურ.3
მომხმარებელს ნებისმიერ დროს შეუძლია ზემოთ აღწერილი პარამეტრების შეცვლა –

პირადი მონაცემების რედაქტირება. ამისთვის, მომხმარებლის ვინაობის განმსაზღვრელი
სახელი და გვარის ჩანაწერთან არსებული ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ ჩანაწერი „პირადი
მონაცემები“ და გამოსული ფანჯრიდან „ავტორიზაცია“ (სურ.4). შედეგად მიიღებთ სურ. 2–ზე
წარმოდგენილ დიალოგურ ფანჯარას.
სურ.4
ამას გარდა, პირადი პროფაილის გამოყენება შესაძლებელია შვებულებაში გასვლის

დროსაც. თუ მომხმარებელი ასახავს შესაბამის ინფორმაციას დოკუმენტბრუნვის სისტემაში,
მასზე ნებისმიერი დავალების დაკისრების შემთხვევაში, კონკრეტული მომხმარებლის
მონაცემი აისახება პასიური ჩანაწერით (თუმცა დავალების დაკისრება მაინც შესაძლებელია).
ამისთვის მოიქეცით შემდეგნაირად:
6
1. დააწკაპუნეთ მაუსით სახელისა და გვარის ჩანაწერთან და ჩამოშლადი მენიუდან
აირჩიეთ ჩანაწერი „პირადი მონაცემები“ (სურ.5).
დაა
წკაპუნეთ ჩანაწერთან და
მონაცემები“
აირჩიეთ „პირადი მონაცემები“
სურ.5
2. გამოსულ დიალოგურ ფანჯარაში აირჩიეთ ჩანართი „შვებულებები და მივლინებები“

(სურ.6).
3. საჭირო ინფორმაციის შეყვანისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შვებულების დამატება“
(სურ.6).
მონაცემების შეყვანისთვის
შეყვანისთვის
დაა
მუშა პროცესში დაბრუნებისთვის აირჩიეთ ჩანაწერი

დაა
სურ.6
4. შეავსეთ მონაცემები (სურ.7).
7
მონაცემების დამახსოვრებისთვის
დაა
მიუთითეთ პერიოდის დასაწყისი და

დასასრული თარიღები (პერიოდის
(პერიოდის
დასასრულის თარიღის ჩათვლით)
ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ მიზეზი:

შვებულება,
შვებულება, მივლინება და სხვა
სურ.7
5. შედეგად, მონაცემები იქნება ასახული eDocument-ის სისტემაში და თქვენთვის

ნებისიმერი დავალების დაკისრებისას გამოვა შესაბამისი პასიური ჩანაწერი (სურ.8).
ჩანაწერი მიუთითებს, რომ თანაშმრომელი

კონკრეტულ თარიღებში არ იმყოფება
სამსახურში
სურ.8
პროგრამაში პერიოდულად ხორციელდება ცვლილებები, რომელიც სიახლეების სახით

ეცნობებათ მომხმარებლებს ავტორიზაციის გვერდზე. ფიქსირდება ცვლილების
განხორციელების თარიღი და სათაური. მისი დეტალურად ხილვისთვის დააწკაპუნეთ
სიახლეების ამსახველ ჩანაწერთან არსებულ ისარზე (სურ.9)
8
სიახლეების განთავსების თარიღი
და სახელწოდება
სიახლეების დათვალიერებისთვის
დაა
წკაპუნეთ ისარზე
სურ.9
სიახლეების გაცნობის შემდეგ საწყის გვერდზე დაბრუნებისთვის დააწკაპუნეთ

სიახლეების თავში არსებულ ჩანაწერზე „გადასვლა ავტორიზაციაზე“ (სურ.10) და პროგრამაში
შესვლისთვის გაიარეთ ზემოთ აღწერილი ავტორიზაციის პროცესი.
საწყის გვერდზე დაბრუნებისთვის

დააწკაპუნეთ ისარზე
სურ.10
9
2. მთავარი გვერდი საქმისწარმოების სამსახურის
თანა მშრომლებისთვის
ავტორიზაციის გავლის შემდეგ, კანცელარიის თანაშმრომლისთვის ხელმისაწვდომი

ხდება ყველანაირი ინფორმაცია სამსახურში მოძრავი დოკუმენტების (შემოსული, შიდა,
გასული, ბრძანებების და გასატარებელი კორესპონდენცია) შესახებ.
პროგრამაში შესვლის შემდეგ წარმოდგენილი გვერდი საქმისწარმოების სამსახურის
თანამშრომელს შესაძლებლობას აძლევს მიიღოს დეტალური ინფორმაცია სამსახურში
მოძრავი დოკუმენტაციის (შემოსული, შიდა, გასული, ბრძანებები) და მათთან დაკავშირებული
ყველანაირი მონაცემის შესახებ (სურ.11).
იარაღების პანელი და მისი

მართვის ღილაკები
ნავიგაცია
დოკუმენტების დეტალური
რეესტრი ინფორმაცია
ფილტრები
ჩანართები
სურ.11
წარმოდგენილი გვერდი პირობითად შეიძლება დაიყოს რამდენიმე ნაწილად

(სურ.11):
1. ზედა ჰორიზონტალურ ნაწილში წარმოდგენილია ე.წ. „იარაღების პანელი“,
რომელიც წარმოადგენს ფუნქციური ღილაკების ერთობლიობას. მათი დახმარებით
მომხმარებლს შესაძლებლობა აქვს შეასრულოს სასურველი ოპერაცია. კერძოდ, ახალი
დოკუმენტის რეგისტრაცია, რედაქტირება, ძებნა და ა.შ. აქ არსებული კონტროლის ნაწილით
შესაძლებელია დოკუმენტისთვის საკონტროლოს ან არასაკონტროლოს, ასევე
შესრულებულის ან შეუსრულებელის სტატუსის მინიჭება. ძიება შესაძლებელია რეგისტრაციის
ნომრის და პერიოდის მითითებით, გაფართოებული ძებნა კი საშუალებას იძლევა დოკუმენტი
მოძიოთ წერილის ყველა იმ რეკვიზიტის მიხედვით, რაც შესაძლოა მას გააჩნდეს (ანოტაციით,
გამომგავნით, ხელისმომწერით, შემოსული ნომრით და ა.შ.).
2. მარცხენა მხარეს წარმოდგენილია ე.წ. „მართვის პანელი“, რომელიც შედგება:
10
• ნავიგაციისგან;
• ფილტრებისგან;
• ჩანართების სახით წარმოდგენილი სხვადასხვა მოდულებისგან.
თითოეული ჩანართი წარმოადგენს კონკრეტული სტატუსის მქონე დოკუმენტების
ერთობლიობას. სასურველი ჩანართის არჩევის შემდეგ აქტიურდება მისი შესაბამისი ნავიგაცია
და იარაღების პანელი (მაგ.: ჩანართი „დოკუმენტები“–ს არჩევის შემთხვევაში აქტიურდება
ნავიგაცია, რომელიც მოიცავს ბრძანებებს, შემოსულ, შიდა, გასულ და გასატარებელ
კორესპონდენციებს). ჩანართი „დოკუმენტები“
დოკუმენტები“ ხელმისაწვდომია
ხელმისაწვდომია მხოლოდ კანცელარიის
თანამშრომლებისთვის.
თანამშრომლებისთვის. ჩვეულებრივი მომხმარებლისთვის
მომხმარებლისთვის ეს ნაწილი ხილული არ არის.
პირადი კორეს
კორესპონდენცია
რესპონდენცია – წარმოადგენს კონკრეტული მომხმარებლის შემოსული,
შიდა, გასული წერილების და ბრძანებების ერთობლიობას;
დავალებები - არის ყველა სახის მიღებული და მომხმარებლის მიერ ინიცირებული
დავალების სია (ნებისმიერ წერილთან მიმართებაში სისტემის მიერ ავტომატურად
გენერირდება მასთან დაკავშირებული დავალება თავისი უნიკალური ნომრით. რეალურად,
მომხმარებელს ეძლევა დავალება, რომელიც შეიძლება იყოს დაკავშირებული რაიმე
წერილთან, ბრძანებასთან. ეს ორი ნომერი - წერილის და დავალების, ერთმანეთთან
მჭიდროდ არის დაკავშირებული. ერთ–ერთ მათგანზე რეაგირება, ავტომატურად გულისხმობს
მეორეზე ანალოგიურ ქმედებას). დავალება შესაძლებელია შეიქმნას სიტყვიერი მითითების
საფუძველზეც. ყველა ტიპის დავალება (სიტყვიერად ინიცირებულიც) ერთ რეესტრშია
წარმოდგენილი. პირადი კორესპონდენცია დაყოფილია დოკუმენტების კატეგორიების
მიხედვით. დავალებები კი მიღებულში აერთიანებს ყველა კატეგორიას.
ვიზირება - აერთიანებს ვიზირებისთვის მიღებული და ვიზირებაზე გაგზავნილი
დოკუმენტების ერთობლიობას.
ხელმოწერა – აერთიანებს ხელმოწერისთვის მიღებული და ხელმოწერაზე
გაგზავნილი დოკუმენტების ერთობლიობას.
გაზიარებული კორესპონდენცია - იგივე არაოფიციალური მიმოწერა. სურვილის
შემთხვევაში, თქვენთვის განკუთვნილი დავალება რომ გაუზიაროთ თქვენს კოლეგას.
მოვნელები და სიახლეები – წარმოადგენს მომხმარებლისთვის საჭირო
ინფორმაციების ერთობლიობას. ის აერთიანებს ყველა იმ მოვლენას და სიახლეს, რომელიც
დანარჩენ ჩანართებშია წარმოდგენილი. მომხმარებელს საშუალება აქვს ერთ სივრცეში
იხილოს ყველა ის ინფორმაცია, რომელიც მისთვის მნიშვნელოვანია.
რაც შეეხება ფილტრებს, ის იგივე ძიების საშუალებაა, რომელიც პროგრამაში არის
ჩადებული და მომხმარებელს საშუალებას აძლევს სწრაფად მოიძიოს მისთვის საჭირო
დოკუმენტაცია ფილტრებში წარმოდგენილი დოკუმენტების სტატუსის მიხედვით.
3. დოკუმენტების რეესტრი – ეკრანის შუა ნაწილში წარმოდგენილია კონკრეტული
ტიპის დოკუმენტების ჩამონათვალი. რეესტრში ერთი რომელიმე დოკუმენტის მონიშვნის
შემდეგ, მარჯვენა მხარეს აქტიურდება მასთან დაკავშირებული ინფორმაცია. კერძოდ,
დოკუმენტის ე.წ. „ბარათი“, რომელიც არარედაქტირებადი ველია (ივსება კანცელარიის
თანამშრომლის მიერ დოკუმენტის რეგისტრაციაში გატარების დროს) და დოკუმენტის
მოძრაობა – აქ მომხმარებელს საშუალება აქვს იხილოს დოკუმენტის შესრულებაში მონაწილე
ადრესატების სია, რეზოლუციები მათი არსებობის შემთხვევაში და მისი შესრულების
მიმდინარეობის პროცესი.
2.1. კა ნც ელა რიებ ი და ქვ ეკა ნც ელა რიებ ი
დიდი სტრუქტურის მქონე სამსახურის შემთხვევაში, როდესაც ის თავისთავად შეიცავს

სხვადასხვა ქვესტრუქტურებს, კანცელარიებიც შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულების
მიხედვით არის წარმოდგენილი. კერძოდ, თითოეულ სტრუქტურას ან ქვე-სტრუქტურას გააჩნია
საკუთარი კანცელარია/ქვეკანცელარიები, რომელიც ისეთივე იერარქიით არის
წარმოდგენილი, როგორითაც თავად სტრუქტურა. სურ.12-ზე სწორედ ეს არის ნაჩვენები.
11
კანცელარიები, რომელშიც მომხმარებელს
კონკრეტულ მომენტში შეუძლია მუშაობა
კანცელარია, სადაც მომხმარებელს

მომხმარებელს
აქვს რეგისტრაციის უფლება
კანცელარია, სადაც მომხმარებელს

აქვს მხოლოდ დათვალიერების
უფლება
სურ.12
სისტემა საშუალებას იძლევა:

1. თითოეული კანცელარია ან ქვეკანცელარია ხედავდეს მხოლოდ მისთვის
განკუთვნილ კორესპონდენციას;
2. თითოეული კანცელარია ან ქვეკანცელარია მხოლოდ ინფორმაციის მოძიების
მიზნით (დათვალიერება) ხედავდეს ნებისმიერ სხვა ქვეკანცელარიას. ასეთი
ქვეკანცელარიის ჩანაწერი ჩამონათვალში ასახულია მკრთალი ფერის ჩანაწერით
(სურ.12);
3. თითოეული კანცელარია ან ქვეკანცელარია ხედავდეს ნებისმიერ სხვა
ქვეკანცელარიას, და ასევე შეეძლოს დოკუმენტების რეგისტრაციაც.
ზემოთ აღწერილი უფლებები შეიძლება გაიწეროს კონკრეტული მომხმარებლების
მიხედვითაც. რამდენიმე უფლების არსებობის შემთხვევაში, მუშაობის დაწყების მომენტში,
მომხმარებელს საშუალება ეძლევა აირჩიოს ის კონკრეტული კორესპონდენცია, რომლის
ხილვაც ესაჭიროება მუშა პროცესში. ამისთვის, საჭიროა კანცელარიისა და ქვეკანცელარიის
ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიოთ თქვენთვის სასურველი და მონიშნოთ სიმბოლოთი და

შესაბამისი რეესტრის ჩატვირთვისთვის დააწკაპუნოთ ღილაზე „განახლება“ (სურ.13).
12
სურ.13
ჩანაწერის „რეზოლუციით შემოსულებიც“ მონიშვნის შემთხვევაში თქვენთვის
ხელმისაწვდომი გახდება იმ დოკუმენტების ჩატვირთვაც, რომლებიც ზემდგომ კანცელარიებში
არის დარეგისტრირებული და ხელმძღვანელის მიერ რეზოლუციით არის გადმოწერილი.
მონაცემების ჩატვირთვის პერიოდი არ უნდა აღემატებოდეს 120 დღეს. შესაძლებელია
პერიოდის ცვლილება.
აღსანიშნავია, რომ ყველა კანცელარიას აქვს შესაძლებლობა აწარმოოს როგორც
ერთიანი ნუმერაცია, ასევე თავისი დამოუკიდებელი ნუმერაცია.
თავად უფლებებს განსაზღვრავს ორგანიზაცია, თავისი შეხედულებისამებრ.
2.2 დოკუმენ ტებ ის ძებ ნა

სისტემა გთავაზობთ ძებნის მოხერხებულ საშუალებებს. საკმარისია მომხმარებელმა
იცოდეს საძიებო დოკუმენტის თუნდაც ერთი რეკვიზიტი, რომ მას მარტივად შეუძლია
მოძებნოს იგი.
ძებნა შესაძლებელია ყველა იმ ველის მიხედვით, რომელიც წარმოდგენილია
დოკუმენტების რეესტრში. თითოეული ველის დასახელებასთან არსებობს ღილაკი ,

რომელიც საშუალებას მოგცემთ მოიძიოთ თქვენთვის სასურველი დოკუმენტი. ამისათვის,
დააწკაპუნეთ იმ ველის დასახელებაზე არსებულ საძიებო ღილაკს, რის მიხედვითაც ეძებთ
დოკუმენტს. ჩამოშლილი სიიდან აირჩიეთ ძებნის კრიტერიუმი და დააწკაპუნეთ ღილაკს
„ფილტრაცია“. ძებნა შესაძლებელია, როგორც ერთი, ასევე რამდენიმე პარამეტრით.
მაგალითად, თუ სურვილი გაქვთ ერთდროულად მოიძიოთ მხოლოდ კონკრეტულ თარიღში
რეგისტრირებული დოკუმენტები, ფილტრში მონიშნეთ სასურველი თარიღები. შედეგად,
მიიღებთ იმ დოკუმენტების ჩამონათვალს, რომელიც არჩეულ თარიღში იყო
რეგისტრირებული. ფილტრის გაუქმების და საწყისი სურათის აღდგენისთვის დააწკაპუნეთ
ღილაკს „ფილტრის გასუფთავება“ (სურ.14)
13
დააწკაპუნეთ ფილტრის ღილაკს და აირჩიეთ
სასურველი თარიღები
გაფილტვრის შედეგად
მოძიებული
მოძიებ ული დოკუმენტები
სურ.14
ძებნა შესაძლებელია ტექსტის შემადგენელი ნაწილით, ტექსტის დაბოლოებით და ა.შ.
მაგალითად, გსურთ მოიძიოთ წერილები გამომგზავნის მიხედვით, თუმცა არ გახსოვთ
გამომგზავნის სრული დასახელება. ამისთვის, სვეტზე „საიდან შემოვიდა“ გაააქტიურეთ ძებნის
ღილაკი . სტრიქონების გამოტანის მნიშვნელობის ჩამონათვალში აირჩიეთ „შეიცავს“,

მიუთითეთ საძიებო მონაცემი და დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ფილტრაცია“. ძებნის გაუქმებისთვის
კი, აირჩიეთ „ფილტრის გასუფთავება“ (სურ.15)
14
დააწკაპუნეთ ფილტრის ღილაკს და შეიყვანეთ
საძიებო ტექსტი
ძებნისთვის
ძებნის გაუქმებისთვის
დააწკაპუნეთ სურ.15
15
შესაბამისად მოძიებული იქნება წერილები იმ ორგანიზაციებიდან, რომელთა
დასახელებაშიც იარსებებს ჩანაწერი „ბაკო“ (სურ.16)
მოძიებული დოკუმენტები
სურ.16
ანალოგიურად შეგიძლიათ მოიძიოთ დოკუმენტები ყველა იმ სვეტის მიხედვით,

რომელიც დოკუმენტების რეესტრში არის წარმოდგენილი.
იარაღების პანელზე არსებული გაფართოებული ძებნა საშუალებას გაძლევთ
მოიძიოთ დოკუმენტები როგორც რეგისტრაციის ნომრით, ასევე სხვა დანარჩენი
რეკვიზიტებით, რომლებიც ბაზაში იქნება ასახული (შემოსული ნომერი, გამომგზანის
დასახელება და ა.შ.). ძიებისთვის, ნომრით ძებნის საძიებო ველში ჩაწერეთ რეგისტრაციის
ნომერი (ინდექსი არ არის აუცილებელი), დააკონკრეტეთ ძიების პერიოდი მაქსიმუმ 180 დღის
ოდენობით და დააწკაპუნეთ ძიების ღილაკზე. ძიების გაუქმებისთვის დააწკაპუნეთ „ძიების
გაუქმების“ ღილაკს (სურ.17).
შეიყვანეთ რეგისტრაციის მიუთითეთ საძიებო ძებნისთვის

ნომერი პერიოდი დააწკაპუნეთ
ძიების
გაუქმება
სურ.17
იმ შეთხვევა, თუ არ არის ცნობილი თქვენი ორგანიზაციის მიერ მინიჭებული რეგისტრაციის

ნომერი, მაშინ საჭიროა გაფართოებული ძებნის დეტალების გამოყენება. ამისთვის,
დააწკაპუნეთ გაფართოებული ძებნის ჩანაწერთან არსებულ ღილაკზე და აირჩიეთ ტაბი
„ძირითადი“. მისი დახმარებით შესაძლებელია დოკუმენტების ძებნა ყველა იმ რეკვიზიტით,
რომელიც სისტემაში რეგისტრაციის დროს კანცელარიის თანამშრომლის მიერ იქნება
შეყვანილი. მაგ.: დოკუმენტის კატეგორიით, გამომგზავნით და ა.შ. შეიყვანეთ საძიებო
მონაცემები, აირჩიეთ საძიებო პერიოდი და დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გაფილტვრა“ (სურ.18)
და მიიღებთ თქვენთვის სასურველ ძიების შედეგს.
16
ძებნისთვის დააწკაპუნეთ
საძიებო
საძიებო პარამეტრები
სურ.18
თუ გსურთ არჩეული საძიებო პარამეტრების დამახსოვრება საძიებო ფილტრად იმ მიზნით,

რომ სხვა დროს აღარ დაგჭირდეთ იგივე მონაცემების თავიდან მითითება, მათი შევსების
შემდეგ დააწკაპუნეთ „პირად ფილტრებში დამატება“, შეავსეთ გამოსული ფანჯარა, ჩაწერეთ
დასახელება, აირჩიეთ სასურველი ფერი და დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“ (სურ.19).
სურ.19
17
შედეგად, თქვენს მიერ დამახსოვრებული ფილტრი აისახება მართვის პანელში სტატიკური
ფილტრების ჩამონათვალის ბოლოს ე.წ. პირად ფილტრებში. სხვა დროს კი,
დამახსოვრებული რეკვიზიტების მქონე წერილების მოძიების სურვილის შემთხვევაში,
მონიშნეთ სასურველი დასახელება. შედეგად, იარაღების პანელზე აისახება თქვენს მიერ
არჩეული ფილტრის დასახელება, მიუთითეთ საძიებო პერიოდი და დააწკაპუნეთ ღილაკზე
„გაფილტვრა“ (სურ.20).
არჩეული ფილტრი ძებნისთვის დააწკაპუნეთ
ძიების შედეგი ძიების გაუქმება
არჩეული ფილტრი
სურ.20
ასე მიიღებთ თქვენთვის სასურველი ძიების შედეგებს. ფილტრის მოხსნისთვის დააწკაპუნეთ

ღილაკზე „ფილტრის მოხსნა“.
ძებნისთვის მოსახერხებელი საშუალებაა ე.წ. სვეტების დაჯგუფებაც.

დოკუმენტების რეესტრში წარმოდგენილი დოკუმენტები შეიძლება დაჯგუფდეს ამავე
რეესტრში არსებული სვეტების დასახელების მიხედვით. მაგ.: დაჯგუფება დოკუმენტების
კატეგორიების მიხედვით. ამისთვის, დააწკაპუნეთ დასახელებაზე „კატეგორია“ და თითის
აუღებლად არჩეული ველი მაუსის მოძრაობით გადაიტანეთ წარწერასთან „გადმოიტანეთ
ნებისმიერი სვეტი, რომ დააჯგუფოთ“ (სურ.21)
18
დააწკაპუნეთ სასურველ სვეტს და
გადაიტანეთ ჩანაწერთან
სურ.21
შედეგად, მიიღებთ დაჯგუფებას დოკუმენტის კატეგორიის მიხედვით. საწყისი სურათის

აღდგენისთვის დააწკაპუნეთ არჩეული სვეტის დასახელების გვერდით არსებულ გაუქმების
ღილაკზე (სურ.22).
დაჯგუფების შედეგის (კატეგორია)
გაუქმებისთვის დააწკაპუნეთ
დაწკაპუნების შემთხვევაში
შემთხვევაში იხილავთ კონკრეტულ
დოკუმენტებს მათთან დაკავშირებული
დეტალური ინფორმაციით
სურ.22
დაჯგუფებულ სვეტში შეგიძლიათ დამატებით გადაიტანოთ რომელიმე სხვა სვეტი,

რაც საძიებო შედეგს მეტად დაგიკონკრეტებთ.
2.3 კა ნც ელა რია – გ აფა რთოებ უ ლი ძებ ნა - კონ ტროლი
დოკუმენტების ძებნის გარდა, „გაფართოებული ძებნის“ დახმარებით, ჩანართი

„კონტროლი“-ს საშუალებით შესაძლებელია შესრულებული და შეუსრულებელი დოკუმენტების
კონტროლი. ფილტრაცია შესაძლებელია როგორც ინდივიდუალური თანამშრომლის/ების
19
მითითებით, ასევე სტრუქტურული ერთეულის/ერთეულების არჩევით. კონტროლი
შესაძლებელია დოკუმენტის სტატუსებისა და შესრულების თარიღების მიხედვით სურ.23.
სურ.23
აქაც აირჩიეთ თქვენთვის სასურველი ძებნის პარამეტრები, მონიშნეთ, ან ჩაწერეთ და
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გაფილტვრა“.
ძებნისა და კონტროლის შენმთხვევაში შესაძლებელია რეესტრის მთლიანი რეპორტის

ექსელის ფორმატში მიღება, შემდგომ მასზე მუშაობა და ამობეჭდვა. ამისთვის, იარაღების
პანელზე აირჩიეთ ღილაკი ექსპორტი და ჩამოშლადი მენიუდან ან სიის ექსპორტი, ან
დოკუმენტის ექსპორტი სურ.24.
20
სურ.24
დოკუმენტის ექსპორტის შემთხვევაში თქვენ მიიღებთ სრულყოფილ ინფორმაციას, ერთ

კონკრეტულ დოკუმენტთან დაკავშირებით.
სიის ექსპორტისას კი, ძებნის შედეგად მიღებული ყველა დოკუმენტის ზოგად მონაცემს.
და ბოლოს - ფილტრები.
როგორც ავღნიშნეთ, ფილტრებიც ერთგვარი საძიებო და საკონტროლო საშუალებაა,
რომელიც პროგრამაში არის ჩადებული და მომხმარებელს შეუძლია სწრაფად მოიძიოს
მისთვის საჭირო დოკუმენტაცია მათი სტატუსის მიხედვით. მაგ.:
დღევანდელი დოკუმენტები – იძლევა პროგრამაში მიმდინარე დღეს
რეგისტრირებული დოკუმენტების ჩამონათვალს;
ჩემი გატარებულები – ასახავს პროგრამაში ავტორიზაციის დროს დაფიქსირებული
მომხმარებლის მიერ რეგისტრირებული დოკუმენტების სიას;
კონტროლზე აყვანილი – შესაბამისი ინდიკაციით გამოყოფილი დოკუმენტების სია;
შესრულებულები – შესრულებული დოკუმენტების სია;
ვადაგადაცილებული – დოკუმენტები, რომლებსაც ამოეწურათ შესრულების ვადა,
თუმცა აქ შესაძლებელია იყოს როგორც შესრულებული, ასევე შეუსრულებელი დოკუმენტები.
რამდენადაც დოკუმენტი შეიძლება იყოს შესრულებული, მაგრამ ვადას გადაცილებული;
წაშლილები – მომხმარებლების მიერ წაშლილი დოკუმენტების სია, საიდანაც
შეცდომის შემთხვევაში, მომხმარებელს დოკუმენტის აღდგენის და მისი შემდგომი გამოყენების
საშუალება ეძლევა;
კანცელარიის მიერ გატარებულები - ცენტრალური კანცელარიის და ქვე-
კანცელარიების არსებობის შემთხვევაში, იმ კონკრეტული დოკუმენტების სია, რომელიც
რეალურად აქტიური კანცელარიის მიერ არის რეგისტირებული (უშუალოდ რეგისტრატორი
თანამშრომელი რომელსაც ემსახურება);
21
რეზოლუციით
რეზო ლუციით შემოსული - ცენტრალური კანცელარიის და ქვეკანცელარიების
არსებობის შემთხვევაში, იმ დოკუმენტების სია, რომელიც ზემდგომი სტრუქტურიდან
რეზოლუციით შეიძლება იყოს გადმომისამართებული (და არ არის მიმდინარე კანცელარიაში
რეგისტრირებული).
კონკრეტული ფილტრის გააქტიურების შემდეგ, საწყისი გვერდის აღდგენისთვის
დააეკაპუნეთ იარაღების პანელზე არსებულ ღილაკზე „ფილტრების მოხსნა“
მოხსნა“ .
22
3.შემოსული დოკუმენტის რეგი სტრაცია
ახალი დოკუმენტის რეგისტრაციისთვის ნავიგაციიდან აირჩიეთ დოკუმენტის ტიპი

„შემოსული“ და შემდეგ იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ახალი დოკუმენტი“
(სურ.25).
აირჩიეთ დოკუმენტის
კატეგორია და ახალი
დოკუმენტი
სურ.25
რეგისტრაციისთვის საჭიროა შეივსოს სურათზე წარმოდგენილი ფორმა (სურ.26).

რაც გულისხმობს შემოსული დოკუმენტის აღწერას, დოკუმენტისთვის კონტროლის
დონის, რეაგირების ტიპის და დოკუმენტის სტატუსის განსაზღვრას, გამომგზავნის
რეკვიზიტების დაფიქსირებას, დოკუმენტის დასკანირებას, ადრესატის, ასევე პირის
განსაზღვრას, ვის სახელზეც დოკუმენტი არის გამოგზავნილი და დაკავშირებული
დოკუმენტების თაობაზე ინფორმაციის ასახვას, თუკი ასეთები არსებობენ.
განვიხილოთ პროცესი თანმიმდევრობით:
დოკუმენტის რეგისტრაციისას თავდაპირველად ივსება შემდეგი ინფორმაცია
(სურ.26):
23
დოკუმენტის
მიუთითეთ შესრულების
დარეგისტრირებისთვის
ვადა – დღეების
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“
შენახვა“
რაოდენობა
რეგისტრაციის ნომერი
აისახება ჩანაწერთან
პასიური ველები
სურ.26
ინდექსი – იგი წარმოადგენს სამსახურის ერთგვარ იდენტიფიკატორს. დიდი უწყების

შემთხვევაში, როდესაც არსებობს როგორც ცენტრალური კანცელარია, ასევე მისი
დაქვემდებარებული ქვეკანცელარიები (ცენტრალური აპარატისა და ქვესტრუქტურების
არსებობისას), თითოეულ მათგანს გააჩნია საკუთარი ინდექსი. ეს ხელს უწყობს
რეგისტრაციის ნომერში ასახული ინდექსით მარტივად გაირკვეს თუ რომელი
კანცელარიის/სამსახურის მიერ არის კონკრეტული დოკუმენტი რეგისტრირებული.
უნდა აღინიშნოს, რომ რეგისტრაციის ნომერში არ არის აუცილებელი ფიგურირებდეს
ინდექსი. ეს დამოკიდებულია სამსახურის სურვილზე.
იმ შემთხვევაში, თუ ერთ მომხმარებელს აქვს დაშვება რამდენიმე კანცელარიაზე (ანუ
შეუძლია ერთდროულად რამდენიმე ქვესტრუქტურის დოკუმენტაცია დაარეგისტრიროს),
რეგისტრაციის მომენტში, ინდექსის აუცილებლობის შემთხვევაში, ჩამოშლადი მენიუდან
უნდა აირჩიოს სასურველი სამსახური/ინდექსი. დოკუმენტის დამახსოვრების შემდეგ
ინდექსი აისახება რეგისტრაციის ნომერში, როგორც მისი შემადგენელი ნაწილი;
რეგისტრაციის თარიღი – თქვენს სამსახურში დოკუმენტის რეგისტრაციაში გატარების
თარიღი. ავტომატურად ფიქსირდება მიმდინარე თარიღი;
შესრულების ვადა – ეთითება დღეების რაოდენობა, რის შემდეგაც შესრულების თარიღი
ავტომატურად მიეთითება პროგრამის მიერ. თუ მომხმარებელი არ დააფიქსირებს
კონკრეტულ შესრულების ვადას, ასეთ შემთხვევაში, სისტემა დავალებას ავტომატურად
მიანიჭებს 10 სამუშაო დღეს;
შემოსულის № – დასარეგისტრირებელი დოკუმენტის საკუთარი ნომერი (შემოსული
წერილის ნომერი);
შემოსულის თარიღი – დასარეგისტრირებელი დოკუმენტის გამოგზავნის თარიღი;
გვერდების რაოდენობა – დოკუმენტის საერთო ფურცლების რაოდენობა;
დოკ. კატეგორია – ეთითება დოკუმენტის სახე (წერილი, საჩივარი, ინფორმაცია და სხვა);
საქმე – ეთითება დედანი დოკუმენტის ფიზიკური ადგილ–მდებარეობის ადგილი (შენახვის
ადგილი);
ანოტაცია – დოკუმენტის მოკლე შინაარსი. ანოტაციის შეყვანისას შესაძლებელია ხშირად
გამოყენებადი (სტანდარტული) ტექსტების დამახსოვრება და მათი საჭიროების
შემთხვევაში გამოყენება. ამისთვის, ანოტაციის ველში აკრეფილ ტექსტთან დააწკაპუნეთ
მაუსის მარჯვენა ღილაკზე და ჩამონათვალიდან აირჩიეთ „შენახვა ცნობარებში“, რის
შემდეგაც კონკრეტული ტექსტი დამახსოვრებული იქნება შაბლონის სახით პროგრამაში;
შენიშვნა – დამატებითი ველი, საჭიროების შემთხვევაში საქმისწარმოების თანამშრომლის
მიერ შესავსებად.
24
საყურადღებოა, რომ წერილის რეგისტრაციისას
რეგისტრაციისას ზემოთ ჩამოთვლილი ველებიდან
სავალდებულო არც ერთი არ არის.
არის. წერილის
წერილისთვის
რილისთვის ნომრის მინიჭება შესაძლებელია
როგორც მათი შევსების, ისე მათი გვერდის
გვერდის ავლის შემთხვევაშიც. ამისთვის
ამისთვის საჭიროა
მხოლოდ დააწლაპუნოთ ღილაკზე „შენახვა“.
შენახვა“.
სასურველი ველების შევსების დასრულების შემდეგ დააწკაპუნეთ იარაღების პანელზე
არსებულ ღილაკზე „შენახვა“ . შედეგად, პროგრამის მიერ დაგენერირებული

რეგისტრაციის ნომერი დაფიქსირდება ჩანაწერთან „შემოსული დოკუმენტის N “ (სურ.26).
აქ უნდა აღინიშნოს ერთი მნიშვნელოვანი მომენტი - ერთი და იგივე დოკუმენტის ორჯერ და
მეტად ბაზაში რეგისტრაციის თავიდან აცილების მიზნით (სხვადასხვა რეგისტრაციის
ნომრებით), სისტემაში ჩადებულია შემოსული წერილის რეგისტრაციის ნომრით ვალიდაცია
(კონტროლი). კერძოდ, თუ დოკუმენტის რეგისტრაციის დროს აღმოჩნდება, რომ სისტემაში
უკვე არსებობს ისეთივე შემოსული ნომრით დარეგისტრირებული დოკუმენტი, გამოდის
შესაბამისი შეტყობინება და თავად დოკუმენტების ჩამონათვალი. შედარების მიზნით
მომხმარებელს შეუძლია ძველი დარეგისტრირებული წერილების დათვალიერება. მხოლოდ
ამის შემდეგ ღებულობს გადაწყვეტილებას, დაარეგისტრიროს ახალი დოკუმენტი ახალი
რეგისტრაციის ნომრით, თუ მოახდინოს უკვე არსებულის რედაქტირება (მაგალითად
ელეტრონული დოკუმენტის თავიდან სკანირება (სურ.27).
დათვალირება
რედაქტირება
ახალი ნომრის
გენერირება
სურ. 27
25
დოკუმენტისთვის რეგისტრაციის ნომრის მინიჭების შემდეგ, შეგიძლიათ შეავსოთ
სანამ
დანარჩენი რეკვიზიტები (სანამ დოკუმენტს არ მიენიჭება რეგისტრაციის ნომერი, მანამდე
დანარჩენი ფანჯრები არის პასიური და მათი შევსება შეუძლებელია).
გამომგზავნის მონაცემების შეყვანისას, თავდაპირველად უნდა მოხდეს კონტაქტის ტიპის
განსაზღვრა და არჩევა, მოქალაქე იქნება, ორგანიზაცია თუ უწყება. მონაცემების
მონაცემთა ბაზაში არსებობის შემთხვევაში შეავსეთ შესაბამისი ველი და დააწკაპუნეთ
ღილაკზე „დამატება“, რის შემდეგაც არჩეული მონაცემები აისახება პროგრამაში
(სურ.28).
შეიყვანეთ ორგანიზაციის დასახელება და

დააწკაპუნეთ ღილაკს „დამატება“
დამატება“
სურ.28
იმ შემთხვევაში, თუ მითითებული კონტაქტის შესახებ მონაცემთა ბაზაში არ
მოიპოვება ინფორმაცია, მარჯვენა ღილაკზე დაწკაპუნებით გადადით კონტაქტის დამატების
ოპერაციაზე, რაც გულისხმობს ახალი კონტაქტის დამატებას.
მაგ.: ფიზიკური პირის არ არსებობის შემთხვევაში, აირჩიეთ მოქალაქის დამატება,
რის შემდეგაც ავსებთ ფიზიკური პირის დამატებისთვის საჭირო შესავსებ ველებს, აფიქსირებთ
დოკუმენტის რეგისტრაციის ფორმაზე ახალ კონტაქტს და აწკაპუნებთ ღილაკს „დამატება“
(სურ.29)
მონიშნულ ველში ჩააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა

ღილაკით და აირჩიეთ „მოქალაქის დამატება“
სურ.29
შეიყვანეთ ფიზიკური პირის პირადი ნომერი. სისტემის შეასრულებს მონაცემების

იმპორტს სამოქალაქო რეესტრიდან (მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ თქვენს სამსახურსა და
რეესტრს შორის არსებობს შესაბამისი შეთანხმება) და დანარჩენი ველები ავტომატურად
შეივსება. თუ არ სარგებლობთ მსგავსი სერვისით, მაშინ თავად მოგიწევთ სურ.30-ზე
წარმოდგენილი ველების შევსება. სავალდებულოა მხოლოდ გვარი და სახელი.
26
ხელმომწერის
ხელმომწერის
სავალდებულო ველები
შეყვანილი
შეყვანილი მონაცემების
დამახსოვრებისთვის
დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ
სურ.30
მონაცემების დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ შენახვა“.

შედეგად, ახალი ფიზიკური პირის მონაცემები აისახება მოქალაქის შესავსებ ველში.
მაუსის დაწკაპუნებით დააფიქსირეთ ახალი მონაცემი და დაიმახსოვრეთ ღილაკით
„დამატება“.
თუ გამომგზავნი არის ორგანიზაცია (შპს, ი.მ., ს.ს., და ა.შ), რომლის დასახელების
შეყვანისას, მონაცემთა ბაზაში ასევე ვერ ხერხდება მისი მოძიება, ამ შემთხვევაშიც ახლის
დამატებისთვის მაუსით დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკზე, აირჩიეთ „ორგანიზაციის დამატება“
და შეავსეთ ორგანიზაციის დამატებისთვის საჭირო ველები. მოქალაქეების შემთხვევის
მსგავსად, ორგანიზაციების შემთხვევაშიც შესაძლებელია მონაცემების იმპორტი სამეწარმეო
რეესტრიდან. შემდეგ, დააფიქსირეთ თანამშრომლის ველში ხელმომწერი პირის მონაცემები.
მისი არ არსებობის შემთხვევაში, მოიქეცით ზემოაღწერილის მსგავსად და დაიმახსოვრეთ.
ანალოგიურად გააკეთეთ, როდესაც გამომგზავნი კონტაქტის ტიპი იქნება „უწყება“
(სახელმწიფო სტრუქტურები).
სურ.31
27
შემდგომ ეტაპზე ხდება დოკუმენტის სკანირება, ანუ დასარეგისტრირებელი
დოკუმენტის ელექტრონულად გარდაქმნა, ან უკვე არსებული ფაილის ატვირთვა და მისი
დოკუმენტთან დაკავშირება (სურ.32)
აირჩიეთ ოპერაცია სკანირება ან

ფაილის მიბმა
სურ.32
დოკუმენტის ნახვა
სკანირებისთვის, მოათავსეთ დოკუმენტები სკანერში და დააწკაპუნეთ ღილაკზე

„სკანირება“. პროცესის დასრულების შემდეგ დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“ (სურ.33)
დაასკანერეთ დოკუმენტი და
შესაძლებელია თავფურცელის და დანართის
დააჭირეთ ღილაკს „შენახვა“
ცალ–
ცალ–ცალკე დასკანერება. ასევე
შესაძლებელია დოკუმენტებს დაერქვას
მომხმარებლისათვის მისაღები სახელი
დოკუმენტის დატრიალება–
დატრიალება–
ფორმატირება
სურ.33
ამით დოკუმენტის დასკანირების პროცესი დასრულდება (სურ.33).

ფაილის მიბმის შემთხვევაში გამოსულ დიალოგურ ფანჯარაზე ატვირთვის ღილაკის
დახმარებით მოიძიეთ სასურველი ფაილი და დაიმახსოვრეთ ღილაკით „შენახვა“ (სურ.34).
28
მოძებნეთ საჭირო ფაილი და
დაიმახსოვრეთ
სურ.34
ველში ვის სახელზე – ეთითება წერილში მითითებული ადრესატის სახელი და გვარი.

რამდენიმე ადრესატის შემთხვევაში პროცესი გაიმეორეთ შესაბამისად.
ადრესატები – შეიყვანეთ იმ პირის (ან პირების) ვინაობა, ვინც რეალურად უნდა
იხილოს ელექტრონული დოკუმენტი შემდგომი რეაგირებისთვის (სურ.35).
მიუთითეთ წერილში მითითებული პირის სახელი, ან
გვარი, და დააწკაპუნეთ ღილაკს „დამატება“
მიუთითეთ იმ პირის სახელი, ვინც რეალურად იქნება

დოკუმენტის ადრესატი და დააწკაპუნეთ ღილაკს
„დამატება“
სურ.35
იმ შემთხვევაში, თუკი დასარეგისტრირებელ დოკუმენტს გააჩნია წინამორბედი

დაკავშირებული დოკუმენტები, შეავსეთ საჭირო ველები. ჩამოშლადი მენიუებიდან აირჩიეთ
დოკუმენტის ტიპი (შემოსული, შიდა, გასული, ბრძანება), მიუთითეთ კავშირის ტიპი, აირჩიეთ
რეგისტრაციის წელი და რეგისტრაციის ნომერი. არჩეული მონაცემების დამახსოვრებისთვის
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“ (სურ.36).
29
აირჩიეთ აირჩიეთ კავშირის ტიპი და მიუთითეთ დოკუმენტის ნომერი და
დოკუმენტის ტიპი დოკ. რეგისტრაციის წელი დააწკაპუნეთ ღილაკს „დამატება“
სურ.36
შედეგად მიიღებთ თქვენს მიერ დარეგისტრირებულ დოკუმენტსა და სისტემაში უკვე

ასებულ დოკუმენტს/დოკუმენტებს შორის ელექტრონულ კავშირს, რაც მომხმარებლისთვის
ამარტივებს ერთ საქმესთან დაკავშირებული დოკუმენტების როგორც ძიებას, ასევე
დათვალიერებას. შესაბამისი ინფორმაცია აისახება ე.წ. „დოკუმენტის ბარათში“
დაკავშირებული დოკუმენტების სიაში და მასზე დაწკაპუნების საშუალებით შესაძლებელი
იქნება საფუძველი (თუ სხვა კავშირის) დოკუმენტის ელექტრონული ვარიანტის ნახვაც.
ამით სრულდება შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციის პროცესი.
იმის მერე, რაც დარწმუნდებით, რომ ყველა საჭირო მონაცემი შეყვანილია,
დააწკაპუნეთ იარაღების პანელზე არსებულ ღილაკზე „გაგზავნა ადრესატთან“. წინააღმდეგ
შემთხვევაში დოკუმენტი დარჩება მხოლოდ რეგისტრირებული და ადრესატი ვერ იხილავს
მისთვის განკუთვნილ „პირად კორესპონდენციაში“.
რეგისტრაციის დასრულების შემდეგ შემოსული დოკუმენტების რეესტრში
გადასვლისთვის დააწკაპუნეთ დახურვის ღილაკზე, ხოლო ახალი დოკუმენტის

რეგისტრაციისთვის აქვე შეგიძლიათ დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ახალი დოკუმენტი“ და თქვენს
წინაშე კვლავ ახალი რეგისტრაციის ფორმა აისახება.
წერილების რეესტრში ყველა წერილი, რომელიც გადაგზავნილია შემსრულებელთან
გამოყოფილია შესაბამისი ინდიკაციით (სურ.37.
ძიების ღილაკი
მხოლოდ
დარეგისტრირებულია
გაგზავნილია ადრესატთან
სურ.37
30
მისი გამოჩენის შემთხვევაში, მომხმარებელს მარტივად შეუძლია მოიძიოს ასეთი
წერილები, როგორც ვიზუალურად, ასევე შესაბამის სვეტზე არსებული ძიების ღილაკით ,

მონიშნოს (ინდივიდუალურად) და იარაღების პანელიდან გაუგზავნოს ადრესატს (სურ.38).
მონიშნეთ წერილი და
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გაგზავნა
ადრესატთან“
სურ.38
პროცესი თითოეული წერილისთვის უნდა განხორციელდეს დამოუკიდებლად.
31
4.შიდა დოკუმენტების რეგისტრაცია

„შემოსული“ და შემდეგ იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ახალი დოკუმენტი“
(სურ.39)
შიდა დოკუმენტები
სურ.39
შიდა დოკუმენტის რეგისტაციისთვის უნდა შეივსოს სურათზე წარმოდგენილი ფორმა (სურ.40).
დოკუმენტის დამახსოვრება
შეიყვანეთ თქვენთვის
სასურველი ინდექსი
მინიჭებული რეგისტრაციის
ნომერი აისახება ჩანაწერთან
სურ.40
განვიხილოთ პროცესი თანმიმდევრობით.
32
ინდექსი – ინდექსი წარმოადგენს სამსახურის ერთგვარ იდენტიფიკატორს. დიდი უწყების
დაქვემდებარებული ქვეკანცელარიები (ცენტრალური აპარატისა და ქვე–სტრუქტურების
არსებობისას), თითოეულ მათგანს გააჩნია საკუთარი ინდექსი. რეგისტრაციის ნომერში
ასახული ინდექსით მარტივად შეიძლება გარკვევა თუ რომელი კანცელარიის/სამსახურის მიერ
არის კონკრეტული დოკუმენტი დარეგისტრირებული.
უნდა აღინიშნოს, რომ რეგისტრაციის ნომერში არ არის აუცილებელი ფიგურირებდეს ინდექსი.
ეს სრულად დამოკიდებულია სსამსახურის
ამსახურის სურვილზე.
იმ შემთხვევაში, თუ ერთ მომხმარებელს აქვს დაშვება რამდენიმე კანცელარიაზე (ანუ შეუძლია
ერთდროულად რამდენიმე ქვესტრუქტურის დოკუმენტაცია დაარეგისტრიროს), რეგისტრაციის
მომენტში, ინდექსის აუცილებლობის შემთხვევაში, ჩამოშლადი მენიუდან უნდა აირჩიოს
სასურველი სამსახური/ინდექსი (დამრეგისტრირებლის განსაზღვრისთვის). დოკუმენტის
დამახსოვრების შემდეგ ინდექსი აისახება რეგისტრაციის ნომერში, როგორც მისი
შემადგენელი ნაწილი. მაგრამ, თუ საკმარისი არ არის მხოლოდ ქვესტრუქტურის განსაზღვრა
და საჭიროა, რომ ინდექსში ასახული იყოს უფრო დეტალური ინფორმაცია, მაშინ ოპერატორს
საშუალება ეძლევა ეს უკანასკნელი ხელით შეიყვანოს ინდექსის ჩამოშლადი ველის გვერდით
არსებულ ტექსტურ ველში (სურ.41)
არსებული ინდექსების მექანიკურად ინდექსების

ინდექსების
არჩევის ველი დაფიქსირების ველი
სურ.41
ბლანკის ნომერი – თუ დოკუმენტი ტიტულიან ფურცელზეა დაბეჭდილი, საჭიროების

შემთხვევაში შეიყვანეთ მისი ბლანკის ნომერი (არასავალდებულოა).
გვერდების რაოდენობა – დოკუმენტის ფურცლების საერთო რაოდენობა.
დოკ. კატეგორია – ეთითება დოკუმენტის სახე (სამსახურებრივი ბარათი, მოხსნებითი ბარათი,
განცხადება და ა.შ.).
საქმე – ეთითება დედანი დოკუმენტის ფიზიკური ადგილ–მდებარეობის ადგილი, მისი
არსებობის შემთხვევაში. ვინაიდან, შიდა ტიპის დოკუმენტები, პრაქტიკულად აღარ საჭიროებს
ამობეჭდვას. აქ შეიძლება შემსრულებელი სამსახურის მითითება.
გამოყენებადი (სტანდარტული) ტექსტების დამახსოვრება და მათი საჭიროების შემთხვევაში
გამოყენება. ამისთვის, ანოტაციის ველში აკრეფილ ტექსტთან, დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა
ღილაკზე და ჩამონათვალიდან აირჩიეთ „შენახვა ცნობარებში“, რის შემდეგაც კონკრეტული
ტექსტი დამახსოვრებული იქნება ე.წ. ანოტაციები ცნობარებში, როგორც შაბლონი.
შესრულების ვადა – დღეების რაოდენობა, რა დროშიც უნდა შესრულდეს დოკუმენტი.
დოკუმენტის დასარეგისტრირებლად დააწკაპუნეთ ღილაკს .

დოკუმენტისთვის რეგისტრაციის ნომრის მინიჭების შემდეგ, შეგიძლიათ შეავსოთ
დანარჩენი რეკვიზიტები (სანამ დოკუმენტს არ მიენიჭება რეგისტრაციის ნომერი, მანამდე
დანარჩენი ფანჯრები არის პასიური და მათი შევსება შეუძლებელია).
შეუძლებელია).
გამომგზავნი – მიუთითეთ დოკუმენტის ავტორის სახელი და გვარი, სურვილის შემთხვევაში
შესაძლოა დამატებითი კომენტარის მითითებაც. დააჭირეთ ღილაკს „დამატება“, რის
შემდეგაც არჩეული მონაცემები აისახება პროგრამაში.
33
მიმღები – მიუთითეთ დოკუმენტის ადრესატის სახელი და გვარი. დააწკაპუნეთ ღილაკს
„დამატება“, რის შემდეგაც არჩეული მონაცემები აისახება პროგრამაში.
ელექტრონული დოკუმენტის შექმნისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკს „სკანირება“, ან უკვე
არსებული დოკუმენტის ატვირთვისთვის აირჩიეთ „ფაილის მიბმა“ და მისი დოკუმენტთან
დაკავშირება. (იხ. შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაცია) (სურ.30).
ადრესატები – მიუთიეთ იმ პირის ვინაობა, ვინც რეალურად უნდა იხილოს ელექტრონული
აირჩიეთ ოპერაცია სკანირება
დოკუმენტი შემდგომ ეტაპზე გადასაგზავნად და დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“ (სურ.42).
ან ფაილის მიბმა
სურ.42
იმ შემთხვევაში, თუკი დასარეგისტრირებელ დოკუმენტს გააჩნია წინამორბედი

დაკავშირებული დოკუმენტები, შეავსეთ საჭირო ველები. ჩამოშლადი მენიუებიდან აირჩიეთ
დოკუმენტის ტიპი (შემოსული, შიდა, გასული, ბრძანება), მიუთითეთ კავშირის ტიპი და
რეგისტრაციის ნომერი (სურ.43).
აირჩიეთ აირჩიეთ კავშირის ტიპი და მიუთითეთ დოკუმენტის ნომერი და

დოკუმენტის ტიპი დოკ. რეგისტრაციის წელი დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“
სურ.43
შედეგად მიიღებთ თქვენს მიერ დარეგისტრირებულ დოკუმენტსა და სისტემაში უკვე

ასებულ დოკუმენტს/დოკუმენტებს შორის ელექტრონულ კავშირს, რაც მომხმარებლისთვის
დათვალიერებას. შესაბამისი ინფორმაცია აისახება ე.წ. „დოკუმენტის ბარათში“
იქნება საფუძველი (თუ სხვა კავშირის) დოკუმენტის ელექტრონული ვარიანტის ნახვაც.
ამით სრულდება შიდა დოკუმენტის რეგისტრაციის პროცესი.
იმის მერე, რაც დარწმუნდებით, რომ ყველა საჭირო ინფორმაცია შეყვანილია და
დასაშვებია ადრესატმა იხილოს, დააწკაპუნეთ იარაღების პანელზე არსებულ ღილაკზე
„გაგზავნა ადრესატთან“, წინააღმდეგ შემთხვევაში კონკრეტული დოკუმენტი არ იქნება
ასახული არჩეული ადრესატის პირად კორესპონდენციაში.
34
5. გასული დოკუმენტების რეგისტრაცია
„გასული“ და შემდეგ იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ახალი დოკუმენტი“

(სურ.44).
გასული დოკუმენტები
და ახალი დოკუმენტი
სურ.44
გასული წერილის რეგისტრაციისთვის ივსება შემდეგი ველები (სურ.45)
დოკუმენტის დამახსოვრება
შეიყვანეთ თქვენთვის
სასურველი ინდექსი
მინიჭებული რეგისტრაციის
ნომერი აისახება ჩანაწერთან
სურ.45
განვიხილოთ პროცესი თანმიმდევრობით.
35
ასახული ინდექსით მარტივად შეიძლება გარკვევა თუ რომელი კანცელარიის/სამსახურის მიერ
არის კონკრეტული დოკუმენტი დარეგისტრირებული და მომზადებული (უწყებებში არსებული
ნომენკლატურის მიხედვით თითოეულ მის სტრუქტურულ ერთეულს გააჩნია შესაბამისი
ინდექსი).
ინდექსი..
უნდა აღინიშნოს, რომ რეგისტრაციის ნომერში არ არის აუცილებელი ფიგურირებდეს ინდექსი
ეს სრულად დამოკიდებულია სამსახურის სურვილზე.
იმ შემთხვევაში, თუ ერთ მომხმარებელს აქვს დაშვება რამდენიმე კანცელარიაზე (ანუ შეუძლია
ერთდროულად რამდენიმე ქვესტრუქტურის დოკუმენტაცია დაარეგისტრიროს), რეგისტრაციის
მომენტში, ინდექსის აუცილებლობის შემთხვევაში, ჩამოშლადი მენიუდან უნდა აირჩიოს
სასურველი სამსახური/ინდექსი. დოკუმენტის დამახსოვრების შემდეგ ინდექსი აისახება
რეგისტრაციის ნომერში, როგორც მისი შემადგენელი ნაწილი. მაგრამ, თუ საკმარისი არ არის
მხოლოდ ქვესტრუქტურის განსაზღვრა და საჭიროა, რომ ინდექსში ასახული იყოს უფრო
დეტალური ინფორმაცია, ანუ ფიგურირებდეს იმ კონკრეტული სამსახურის ინდექსი
(განსაზღვრული ნომენკლატურით), თუ ვის მიერ არის მომზადებული დოკუმენტი, მაშინ
ოპერატორს საშუალება ეძლევა ეს უკანასკნელი ხელით შეიყვანოს ინდექსის ჩამოშლადი
ველის გვერდით არსებულ ტექსტურ ველში (სურ.46).
არსებული ინდექსების მექანიკურად ინდექსების

არჩევის ველი დაფიქსირების ველი
სურ.46
შემთხვევაში შეიყვანეთ მისი ბლანკის ნომერი (სავალდებულო არ არის).
დოკ. კატეგორია – ეთითება დოკუმენტის სახე წერილი, შესაგებელი და ა.შ.
საქმე – გასული წერილის შემთხვევაში ეთითება ასლის ადგილმდებარეობა, მისი
საჭიროებიდან გამომდინარე, რადგანაც მატერიალურად მისი არსებობა აუცილებლობას აღარ
წარმოადგენს, ვინაიდან ყველა შემსრულებლისთვის ხელმისაწვდომია ნებისმიერ მომენტში
მის მიერ მომზადებული წერილის ასლი.
გამოყენებადი (სტანდარტული) ტექსტების დამახსოვრება და მათი საჭიროების შემთხვევაში
გამოყენება. ამისთვის, ანოტაციის ველში აკრეფილ ტექსტთან, დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა
ღილაკზე და ჩამონათვალიდან აირჩიეთ „შენახვა ცნობარებში“, რის შემდეგაც კონკრეტული
ტექსტი დამახსოვრებული იქნება ე.წ. „ანოტაციები ცნობარებში“, როგორც შაბლონი.
36
ჩამოთვლილი ველების შევსების შემდეგ იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე
„შენახვა“ , რის შემდეგაც რეგისტრაციის ნომერი აისახება ჩანაწერთან „გასული

დოკუმენტის ნომერი“ .
რეგისტრაციის ნომრის მინიჭების შემდეგ, შეგიძლიათ შეავსოთ დანარჩენი
რეკვიზიტები (სანამ დოკუმენტს არ მიენიჭება რეგისტრაციის ნომერი, მანამდე დანარჩენი
ფანჯრები არის პასიური და მათი შევსება შეუძლებელია).
მიმღები – თავდაპირველად უნდა მოხდეს დოკუმენტის ადრესატის კონტაქტის ტიპის არჩევა,
მოქალაქე იქნება, ორგანიზაცია თუ უწყება. მონაცემების მონაცემთა ბაზაში არსებობის
შემთხვევაში შეავსეთ შესაბამისი ველი და დააწკაპუნეთ ღილაკს „დამატება“, რის შემდეგაც
არჩეული მონაცემები აისახება პროგრამაში (სურ.47).
მიმღების
მიმღების
დამახსოვრება
სურ.47
იმ შემთხვევაში, თუ მითითებული კონტაქტის შესახებ მონაცემთა ბაზაში არ

მოიპოვება ინფორმაცია, მარჯვენა ღილაკზე დაწკაპუნებით გადადით კონტაქტის დამატების
ოპერციაზე, რაც გულისხმობს ახალი კონტაქტის დამატებას. მაგ.: ფიზიკური პირის არ
არსებობის შემთხვევაში, აირჩიეთ მოქალაქის დამატება, რის შემდეგაც ავსებთ ფიზიკური
პირის დამატებისთვის საჭირო შესავსებ ველებს, აფიქსირებთ დოკუმენტის რეგისტრაციის
ფორმაზე ახალ კონტაქტს და აწკაპუნებთ ღილაკს „დამატება“ (სურ.48).
ახალი მონაცემის შეყვანისთვის აირჩიეთ

ჩანაწერი „მოქალაქის დამატება“
სურ.48
თუ მიმღები არის ორგანიზაცია (შპს, ი.მ., ს.ს., და ა.შ), რომლის დასახელების

შეყვანისას, მონაცემთა ბაზაში ვერ ხერხდება მისი მოძიება, ახლის დამატებისთვის მაუსით
დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკზე, აირჩიეთ „ორგანიზაციის დამატება“ და შეავსეთ
37
ორგანიზაციის დამატებისთვის სასურველი ველები. შემდეგ დააფიქსირეთ თანამშრომლის
ველში ხელმომწერი პირის მონაცემები. მისი არ არსებობის შემთხვევაში კი, მოიქეცით,
მსგავსად ზემოაღწერილისა. ანალოგიურად მოიქეცით, როდესაც გამომგზავნი კონტაქტის
ტიპი იქნება „უწყება“. ორგანიზაციის დაფიქსირების შემდეგ, შეიყვანეთ
ხელმომწერის მონაცემები. თუ ასეთი არ
არსებობს,მოიქეცით მსგავსად მოქალაქის დამატების
შემთხვევი
შემთხვევისა
სურ.49
ელექტრონული დოკუმენტის შექმნისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკს „სკანირება“, ან უკვე

არსებული დოკუმენტის ატვირთვისთვის აირჩიეთ „ფაილის მიბმა“ და მისი დოკუმენტთან
დაკავშირება (იხ. შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაცია), (სურ.50).
დოკუმენტის გასული დოკუმენტის

დამახსოვრება რეგისტრაციის ნომერი
შეიყვანეთ სასურველი
ინდექსი
ელ.დოკუმენტის
შექმნა
მიმღები
სურ.50
ხელმომწერი პირები - შეიყვანეთ წერილზე ხელისმომწერის მონაცემები;
შემსრულებლების სია - შეიყვანეთ დოკუმენტის ავტორის/ავტორების მონაცემები.
დაკავშირებული დოკუმენტები - თუ გასული წერილი წარმოადგენს შემოსული, ან შიდა
წერილის პასუხს და არა მარტო, მიუთითეთ შესაბამისი ინფორმაცია დაკავშირებულ
დოკუმენტებში. შედეგად მიიღებთ თქვენს მიერ დარეგისტრირებულ დოკუმენტსა და
სისტემაში უკვე არსებულ დოკუმენტს/დოკუმენტებს შორის ელექტრონულ კავშირს, რაც
38
მომხმარებლისთვის ამარტივებს ერთ საქმესთან დაკავშირებული დოკუმენტების როგორც
ძიებას, ასევე დათვალიერებას. შესაბამისი ინფორმაცია კი, აისახება ე.წ. „დოკუმენტის
ბარათში“, დაკავშირებული დოკუმენტების სიაში და მასზე დაწკაპუნების საშუალებით
შესაძლებელი ხდება საფუძველი (თუ სხვა კავშირის) დოკუმენტის ელექტრონული
ვარიატის ნახვაც.
მონაცემების დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ ყველა ველის ბოლოს არსებულ ღილაკზე
დარწმუნდით, რომ ყველაფერი შევსებულია და დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გაგზავნა
შემსრულებელთან“ (სურ.51). ამის შემდეგ, ყველა ის პირები, ვინც შემსრულებლების
სიაში არიან მითითებულნი (საფუძველი წერილის/დავალების ადრესატები), კონკრეტულ
წერილს იხილავენ საკუთარ პირად კორესპონდენციაში - გასული წერილების რეესტრში.
შედეგად, გამოდის, რომ დოკუმენტის მატერიალური სახით შენახვა აუცილებელი
შემთხვევის გარდა, საჭიროებას აღარ წარმოადგენს.
სურ.51
სიაში დაბრუნებით იხილავთ გასული დოკუმენტების რეესტრს.
გასული დოკუმენტების რეესტრში თითოეული წერილის დეტალურ ინფორმაციაში, შეგიძლიათ
იხილოთ (სურ.52):
დოკუმენტის ბარათი - კანცელარიის მიერ შეყვანილი მონაცემები, რეგისტრაციის დროს;
მოძრაობა - იმ ადრესატების (შემსრულებლების) სია, ვინც მონაწილეობა მიიღეს კონკრეტული
წერილის მომზადებაში;
გზავნილების მონიტორინგი - ე.წ. „საფოსტო მოდული“ - ინფორმაცია გაგზავნილი დოკუმენტის
გადაადგილების შესახებ. მივიდა თუ არა დანიშნულების ადგილზე და ა.შ.
39
გასული დოკუმენტის
ბარათი
შემსრულებლების სია
საფოსტო მოდული
სურ.52
40
6.ბრძანებები
როგორც ვიცით, დოკუმენტები თავისი შინაარსის მიხედვით იყოფიან სხვადასხვა

კატეგორიად. ესენია: მოხსენებითი ბარათი, სამსახურებრივი ბარათი, წერილი, განცხადება,
საჩივარი და ა.შ. მათ სიაში შედის ასევე ბრძანებებიც. არსებული წესების გამო,
ბრძანებებისთვის ყველა ორგანიზაციაში წარმოებს ცალკე, დამოუკიდებელი რეგისტრაცია.
თავად ბრძანებები კიდევ რამდენიმე ტიპად არის დაყოფილი (ორგანიზაციის სურვილის
მიხედვით და არც სისტემაშია არანაირი შეზღუდვა დაწესებული), რომლებსაც ასევე
დამოუკიდებელი ნუმერაცია გააჩნიათ. რეგისტრაციის ნომრები ხშირ შემთხვევაში შეიცავს ე.წ.
ინდექსსაც, რომელიც ვიზუალურად მიანიშნებს კონკრეტულ ინფორმაციას (ბრძანების ტიპს).
მისი საჭიროება ორგანიზაციის სურვილზეა დამოკიდებული (მაგ. ბრძანება № პ–100
მიანიშნებს, რომ ბრძანება არის პირადი).
აქედან გამომდინარე, ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში ბრძანებებისთვის
ხორციელდება რეგისტრაცია სხვა დანარჩენი დოკუმენტებისგან დამოუკიდებლად. ამიტომ,
ნავიგაციის ნაწილში ბრძანებები გატანილია ცალკე მოდულად და მათი რეგისტრაციაში
გატარებისთვის მომხმარებელმა ნავიგაციის ფანჯარაში უნდა აირჩიოს დოკუმენტის ტიპი –
ბრძანებები. სისტემაში ერთმანეთისგან გამიჯნულია შიდა და გარე მიმართულების ბრძანებები.
შიდაა ბრძანება, რომელიც რეაგირებისა თუ ცნობისათვის უნდა დაეგზავნოს სისტემის
თანამშრომლებს და მათი ამობეჭდვა აღარ არის საჭირო, ვინაიდან სასურველ ადრესატებთან
გადამისამართება ელექტრონულად ხორციელდება. გარე კი – ბრძანება, რომელიც გარდა
სისტემის თანამშრომლებისა, უნდა გაეგზავნოს სხვადასხვა ორგანიზაციასა თუ უწყებას და
ისინი მატერიალური სახით ეგზავნებათ შესაბამის კონტაქტებს. ამდენად, თავად ბრძანებები ამ
მახასიათებლის მიხედვით ერთმანეთისგან გამიჯნულია და იარაღების პანელზე ცალ–ცალკე
მიმართულებებად არის წარმოდგენილი (სურ.53).
ბრძანებების რეესტრი
სურ. 53
6 .1. ში და ტიპის ბ რძა ნებ ის რეგ ისტრა ც იის ფორ მა

შიდა ტიპის ბრძანების რეგისტრაციისთვის ნავიგაციიდან აირჩიეთ დოკუმენტის
კატეგორია ბრძანებები, იარაღების პანელიდან მიმართულებების ჩამოშლადი მენიუდან –
„შიდა ბრძანება“ და შემდეგ დააწკაპუნეთ ღილაკზე (სურ.54).
41
ახალი ბრძანების
რეგისტრაციისთვის
რეგისტრაციი სთვის
აირჩიეთ კატეგორია ბრძანება და

შესაბამისი მიმართულება
სურ.54
შეავსეთ მონაცემები სურ.55–ის მიხედვით.
აირჩიეთ სტრუქტურა და ინდექსის ხელით

შესაბამისად ინდექსი შეყვანა
აირჩიეთ ბრძანების
ტიპი
სურ.55
ველში „ბრძანების ტიპი

ტიპი“
“ – ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ გასატარებელი ბრძანების
შესაბამისი ტიპი (ეს ტიპები და მათი რაოდენობები ორგანიზაციების სურვილზეა
დამოკიდებული).
42
ასახული ინდექსით მარტივად ირკვეა, თუ რომელი კანცელარიის/სამსახურის მიერ არის
კონკრეტული დოკუმენტი დარეგისტრირებული და მომზადებული (უწყებებში არსებული
ნომენკლატურის მიხედვით, თითოეულ მის სტრუქტურულ ერთეულს გააჩნია შესაბამისი
ინდექსი.. ეს სრულად დამოკიდებულია სამსახურის სურვილზე.
უნდა აირჩეს სასურველი სამსახური/ინდექსი. დოკუმენტის დამახსოვრების შემდეგ,
როგორც მისი შემადგენელი ნაწილი, ინდექსი აისახება რეგისტრაციის ნომერში. მაგრამ,
თუ საკმარისი არ არის მხოლოდ ქვე-სტრუქტურის განსაზღვრა და საჭიროა, რომ
ინდექსში ასახული იყოს უფრო დეტალური ინფორმაცია, ანუ ფიგურირებდეს იმ
კონკრეტული სამსახურის ინდექსი, თუ ვის მიერ არის მომზადებული დოკუმენტი, მაშინ
ველის გვერდით არსებულ ტექსტურ ველში. ბრძანებების შემთხვევაში ინდექსაცია ოდნავ
განსხვავებულია
განსხვავებულია და ინდექსი,
ინდექსი, ძირითადად ბრძანების ტიპის განმსაზღვრელია
განმსაზღვრელია.
ელია. ამიტომ,
ამიტომ,
ხშირად
ხშირად,
რად, ხელით შეყ
შეყავთ ხოლმე ზემოთ ხსენებულ ველში (სურ.56).
არსებული ინდექსების ინდექსის ხელით შესაყვანი

არჩევის ველი ტექსტური ველი
სურ.56

დოკ. კატეგორია – ეთითება დოკუმენტის სახე, ამ შემთხვევაში ბრძანება.
საქმე – გასული წერილის შემთხვევაში ეთითება ასლის ადგილმდებარეობა, მისი
საჭიროებიდან გამომდინარე, რადგანაც მატერიალურად მისი არსებობა აუცილებლობას
აღარ წარმოადგენს, ვინაიდან ყველა შემსრულებლისთვის ხელმისაწვდომია ნებისმიერ
მომენტში მის მიერ მომზადებული წერილის ასლი.
ანოტაცია – ბრძანების დოკუმენტის მოკლე შინაარსი. ანოტაციის შეყვანისას
შესაძლებელია ხშირად გამოყენებადი (სტანდარტული) ტექსტების დამახსოვრება და
მათი საჭიროების შემთხვევაში გამოყენება. ამისთვის, ანოტაციის ველში აკრეფილ
ტექსტთან, დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკზე და ჩამონათვალიდან აირჩიეთ
„შენახვა ცნობარებში“, რის შემდეგაც კონკრეტული ტექსტი დამახსოვრებული იქნება ე.წ.
„ანოტაციები ცნობარებში“, როგორც შაბლონი.

დოკუმენტის ნომერი“.
რეგისტრაციის ნომრის მინიჭების შემდეგ, შეგიძლიათ შეავსოთ დანარჩენი რეკვიზიტები
(სანამ დოკუმენტს არ მიენიჭება რეგისტრაციის ნომერი, მანამდე დანარჩენი ფანჯრები არის
პასიური
პასიური და მათი შევსება შეუძლებელია)
შეუძლებელია) სურ.5
სურ.57.
43
პასიური ველები, გააქტიურდება
რეგისტრაციის ნომრის მინიჭების
შემდეგ, შემდეგ შეავსეთ
შეავსეთ
სურ.57
მიმღები – მიუთითეთ პიროვნება, ვისთვისაც განკუთვნილია კონკრეტული ბრძანება.
დაკავშირებული
დაკავშირებული პირები – მიუთითეთ ის პირი/პირები, ვინც სასურველია რომ აღნიშნულ
ბრძანებას მხოლოდ ინფორმაციისთვის გაეცნოს (მაგ.: შვებულების შესახებ ბრძანების
რეგისტრაციის შემთხვევაში, ეთითება იმ პირის გვარი, ვის შესახებაც მზადდება
კონკრეტული ბრძანება).
ელექტრონული დოკუმენტები – ელექტრონული დოკუმენტის შექმნისთვის დააწკაპუნეთ
ღილაკს „სკანირება“ ან უკვე არსებული დოკუმენტის ატვირთვისთვის აირჩიეთ „ფაილის
მიბმა“ და მისი დოკუმენტთან დაკავშირება (იხ. შემოსული, შიდა და გასული დოკუმენტის
რეგისტრაცია).
ადრესატები – მიუთითეთ ის პიროვნება/პიროვნებები, ვინც რეაგირება უნდა მოახდინოს
კონკრეტულ ბრძანებაზე (მაგ.: შვებულების შემთხვევაში ეთითება საფინანსო სამსახურის
თანამშრომელი, რომელმაც შვებულებაში გასულ პიროვნებას უნდა დაურიცხოს
შვებულების თანხა).
მნიშვნელოვანია ის მომენტი, რომ ადრესატებში დაფიქსირებულ პირებს ბრძანება ეთვლებათ
როგორც დავალება – და აქვთ ვალდებულება იმოქმედონ შესაბამისად, ხოლო დაკავშირებული
პირების მიმართ არანაირი
არანაირი ვალდებულება არ არსებობს!
ხელმომწერი პირები – ეთითება იმ პირის გვარი, ვინც ხელს აწერს კონკრეტულ ბრძანებას.
შემსრულებლების სია – ეთითება იმ ადამიანების გვარები, ვინც მონაწილეობას
ღებულობდა ბრძანების პროექტის მომზადებაში.
დაკავშირებული დოკუმენტები – თუ ბრძანება მომზადებულია რომელიმე არსებული
წერილის საფუძველზე, მიუთითეთ ნომერი და კავშირის ტიპი. შედეგად მიიღებთ თქვენს
მიერ დარეგისტრირებულ ბრძანებასა და სისტემაში უკვე არსებულ
დოკუმენტს/დოკუმენტებს შორის ელექტრონულ კავშირს, რაც მომხმარებლისთვის
დათვალიერებას. შესაბამისი ინფორმაცია აისახება ე.წ. „დოკუმენტის ბარათში“,
ხდება საფუძველი (თუ სხვა კავშირის მქონე) დოკუმენტის ელექტრონული ვარიანტის
ნახვაც.
თითოეულ ამ ველში შეყვანილი მონაცემის დამახსოვრებისთვის საჭიროა დააწკაპუნოთ მათ
დამატება“.
მარჯვენა მხარეს არსებულ ღილაკზე „დამატება“
მას შემდეგ, რაც დარწმუნდებით, რომ ყველა საჭირო ინფორმაცია შეყვანილია და
შესაძლებელია ადრესატმა იხილოს მისთვის განკუთვნილი დოკუმენტი, იარაღების პანელზე
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გაგზავნა ადრესატთან“. წინააღმდეგ შემთხვევაში დოკუმენტს ვერ
იხილავს მისთვის განკუთვნილი ადრესატი.
44
შემდეგ გადადით მთავარ გვერდზე ღილაკით „სიაში დაბრუნება“,
დაბრუნება“, სადაც იხილავთ
თქვენს მიერ დარეგისტრირებულ ბრძანებას.
რეგისტრაციის გვერდიდან მთავარ გვერდზე ისე გადასვლის შემთხვევაში, თუ
დარეგისტრირებული დოკუმენტი არ იქნება ადრესატთან გადაგზავნილი, მარტივად არის
შესაძლებელი მათი მოძიება შესაბამის სვეტზე არსებული ძიების ღილაკით. შემდეგ

მონიშნეთ (ინდივიდუალურად) და იარაღების პანელიდან გაგზავნეთ ადრესატთან (სურ.58).
ასევე, წერილების რეესტრში, ყველა წერილი, რომელიც გადაგზავნილია შემსრულებელთან
გამოყოფილია შესაბამისი ინდიკაციით .
მონიშნეთ წერილი და
ღილაკზე
„გაგზავნა ადრესატთან“
მხოლოდ
დარეგისტრირებული და
სურ.58
45
6 .2. გ ა სული ტიპის ბ რძა ნებ ის რეგისტრა ციის ფორ მა
გასული ტიპის ბრძანების რეგისტრაციისთვის ნავიგაციიდან აირჩიეთ დოკუმენტის

კატეგორია ბრძანებები, იარაღების პანელიდან, მიმართულებების ჩამოშლადი მენიუდან –
„გასული ბრძანება“ და შემდეგ დააწკაპუნეთ ღილაკზე (სურ.59).
ახალი ბრძანების
რეგისტრაციისთვის დააწკაპუნეთ
აირჩიეთ კატეგორია ბრძანება და

შესაბამისი მიმართულება
სურ.59
შეავსეთ მონაცემები სურ.60–ის მიხედვით.
აირჩიეთ სტრუქტურა და
შესაბამისად ინდექსი
ინდექსის ხელით
შეყვანა
აირჩიეთ ბრძანების
ბრძანების
ტიპი
სურ.60
ველში „ბრძანების ტიპი

ტიპი“
“ – ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ გასატარებელი ბრძანების
შესაბამისი ტიპი (ეს ტიპები და მათი რაოდენობები ორგანიზაციების სურვილზეა
დამოკიდებული).
46
ასახული ინდექსით მარტივად ირკვევა, თუ რომელი კანცელარიის/სამსახურის მიერ არის
კონკრეტული დოკუმენტი დარეგისტრირებული და მომზადებული (უწყებებში არსებული
ნომენკლატურის მიხედვით თითოეულ მის სტრუქტურულ ერთეულს გააჩნია შესაბამისი
ინდექსი.. ეს სრულად დამოკიდებულია სამსახურის სურვილზე.
უნდა აირჩეს სასურველი სამსახური/ინდექსი. დოკუმენტის დამახსოვრების შემდეგ
ინდექსი აისახება რეგისტრაციის ნომერში, როგორც მისი შემადგენელი ნაწილი. მაგრამ,
თუ საკმარისი არ არის მხოლოდ ქვე-სტრუქტურის განსაზღვრა და საჭიროა, რომ
ინდექსში ასახული იყოს უფრო დეტალური ინფორმაცია, ანუ ფიგურირებდეს იმ
კონკრეტული სამსახურის ინდექსი, თუ ვის მიერ არის მომზადებული დოკუმენტი, მაშინ
ველის გვერდით არსებულ ტექსტურ ველში. ბრძანებების შემთხვევაში ინდექსაცია ოდნავ
განმსაზღვრელია
განსხვავებულია და ინდექსი ძირითადად ბრძანების ტიპის განმსაზღვრ ელია.
ელია. ამიტომ,
ამიტომ,
ხშირად,
ხშირად, ხელით შეყავთ ხოლმე ზემოთ ხსენებულ ველში (სურ.61).
არსებული ინდექსების ინდექსის ხელით შესაყვანი

არჩევის ველი ტექსტური ველი
სურ.61

დოკ. კატეგორია – ეთითება დოკუმენტის სახე, ამ შემთხვევაში ბრძანება.
საქმე – ბრძანების შემთხვევაში ეთითება ასლის ადგილმდებარეობა მისი საჭიროების
შემთხვევაში, რადგანაც მატერიალურად მისი არსებობა აუცილებლობას აღარ
წარმოადგენს, ვინაიდან ყველა შემსრულებლისთვის ხელმისაწვდომია ნებისმიერ
მომენტში მის მიერ მომზადებული წერილის ასლი.
ანოტაცია – ბრძანების დოკუმენტის მოკლე შინაარსი. ანოტაციის შეყვანისას
შესაძლებელია ხშირად გამოყენებადი (სტანდარტული) ტექსტების დამახსოვრება და
მათი საჭიროების შემთხვევაში გამოყენება. ამისთვის, ანოტაციის ველში აკრეფილ
ტექსტთან, დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკზე და ჩამონათვალიდან აირჩიეთ
„შენახვა ცნობარებში“, რის შემდეგაც კონკრეტული ტექსტი დამახსოვრებული იქნება ე.წ.
„ანოტაციები ცნობარებში“, როგორც შაბლონი.

დოკუმენტის ნომერი“ .
47
რეგისტრაციის ნომრის მინიჭების შემდეგ, შეგიძლიათ შეავსოთ დანარჩენი რეკვიზიტები
(სანამ დოკუმენტს არ მიენიჭება რეგისტრაციის ნომერი, მმანამდე
ანამდე დანარჩენი ფანჯრები არის
პასიური და მათი შევსება შეუძლებელია) (სურ.62
სურ.62
62)).
შეიყვანეთ შიდა მიმღები და

მიუთითეთ გარე ადრესატი
მიუთითეთ პირები, ვინსაც ბრძანება

მხოლოდ გასაცნობად
გასაცნობად უნდა დაეგზავნოთ
სურ.62
მიმღები – მიუთითეთ გარე მიმღები, ვისაც ფოსტით ეგზავნება ბრძანება.
დაკავშირებული პირები – მიუთითეთ ის პირი/პირები, ვინც სასურველია, რომ აღნიშნულ
ბრძანებას მხოლოდ ინფორმაციისთვის გაეცნოს (მაგ.: შვებულების შესახებ ბრძანების
რეგისტრაციის შემთხვევაში, ეთითება იმ პირის გვარი, ვის შესახებაც მზადდება
კონკრეტული ბრძანება).
ელექტრონული დოკუმენტები – ელექტრონული დოკუმენტის შექმნისთვის დააწკაპუნეთ
ღილაკს „სკანირება“ ან, უკვე არსებული დოკუმენტის ატვირთვისთვის აირჩიეთ „ფაილის
მიბმა“ და მისი დოკუმენტთან დაკავშირება (იხ. შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაცია).
შიდა მიმღები – ვინც რეაგირებისთვის უნდა იხილოს კონკრეტული ბრძანება. ეს ველი
ივსება ავტომატურად, თუკი საქაღალდის შექმნის პროცესი სრულყოფილია.
ხელმომწერი პირები – ეთითება იმ პირის გვარი, ვინც ხელს აწერს კონკრეტულ ბრძანებას.
შემსრულებლების სია – ეთითება იმ ადამიანების გვარები, ვინც მონაწილეობას
ღებულობდა ბრძანების პროექტის მომზადებაში.
დაკავშირებული დოკუმენტები – თუ ბრძანება მომზადებულია რომელიმე არსებული
წერილის საფუძველზე, მიუთითეთ ნომერი და კავშირის ტიპი (იხ. შემოსული დოკუმენტის
რეგისტრაცია).
თითოეულ ამ ველში შეყვანილი მონაცემის დამახსოვრებისთვის საჭიროა დააწკაპუნოთ მათ
მარჯვენა მხარეს არსებულ ღილაკზე „დამატება“
იმის მერე, რაც დარწმუნდებით, რომ ყველა საჭირო ინფორმაცია შეყვანილია და
შესაძლებელია ადრესატმა იხილოს მისთვის განკუთვნილი დოკუმენტი, იარაღების პანელზე
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გაგზავნა ადრესატთან“. წინააღმდეგ შემთხვევაში, დოკუმენტს ვერ
იხილავს მისთვის განკუთვნილი ადრესატი.
შემდეგ გადადით მთავარ გვერდზე ღილაკით „სიაში დაბრუნება“, სადაც იხილავთ
თქვენს მიერ დარეგისტრირებულ ბრძანებას.
რეგისტრაციის გვერდიდან მთავარ გვერდზე ისე გადასვლის შემთხვევაში, თუ
დარეგისტრირებული დოკუმენტი არ იქნება ადრესატთან გადაგზავნილი, მარტივად არის
შესაძლებელი მათი მოძიება შესაბამის სვეტზე არსებული ძიების ღილაკით. შემდეგ მონიშნეთ
48
(ინდივიდუალურად) და იარაღების პანელიდან გაგზავნეთ ადრესატთან (სურ.63). ასევე,
ბრძანებების რეესტრში, ყველა წერილი, რომელიც გადაგზავნილია შემსრულებელთან
გამოყოფილია შესაბამისი ინდიკაციით .
მხოლოდ დარეგისტრირებულია.
მონიშნეთ წერილი და დააწკაპუნეთ
ღილაკზე გაგზავნა ადრესატთან
დარეგისტრირებული და
სურ.63
ინდიკაციის გარეშე წერილი კი, უნდა გადაიგზავნოს ადრესატთან. თითოუეული ბრძანება უნდა
მოინიშნოს სათითაოდ და მოხდეს ადრესატთან გადაგზავნა იარაღების პანელზე არსებული
შესაბამისი ღილაკით.
49
7.გასატარებელი კორესპონდენცია
მას შემდეგ, რაც მომხმარებლის დავალებასთან დაკავშირებით მომზადებულ

საქაღალდეს (საჭირო დოკუმენტაციას) მიენიჭება სტატუსი „ხელმოწერილია“, კონკრეტული
საქაღალდე ავტომატურად გადადის საქმისწარმოების სამსახურში და აისახება გასატარებელი
კორესპონდენციის სიაში (სურ.64).
დავალების ნომრები
გასატარებელი და გატარებული
გატარებული
საქაღალდეების რეესტრი
გასატარებელი
კორესპონდენცია
მონიშნული დავალების
საინფორმაციო ბარათი და
დეტალური ინფორმაცია
ინფორმაცია
სურ.64
წარმოდგენილ რეესტრში ხელმოწერილი დოკუმენტები ნაჩვენებია ინდიკაციის ნიშნით .

საქმისწარმოების სამსახურის თანამშრომელი ირჩევს ხელმოწერილ საქაღალდეს/დავალებას,
ათვალიერებს მასთან დაკავშირებულ ინფორმაციას, ამოწმებს საფუძველ
დოკუმენტს/დავალებას, სამუშაო დოკუმენტებს, ხელმომწერ პირზე ინფორმაციას და
თითოეული მათგანის სისწორის შემთხვევაში იღებს გადაწყვეტილებას რეგისტრაციაში
გატარების თაობაზე, რის შემდეგაც დოკუმენტს/დავალებას ენიჭება სტატუსი „გატარებულია“.
შესაბამისად, იცვლება ინდიკაციის ნიშანი “ ” (სურ.65).
50
საქაღალდის
დაწუნება
საქაღალდის
ხელმოწერილი
შიდა ტიპის გატარებულია

გასული ტიპის
სურ.65
არასრულყოფილი დოკუმენტაციის შემთხვევაში ხდება გასატარებელი საქაღალდის დაწუნება.

ამისთვის, იარაღების პანელიდან აირჩიეთ ღილაკი „დაწუნება“ და შენიშვნის ველში
მიუთითეთ მიზეზი. შესაბამისად, შეიცვლება საქაღალდესთან არსებული ინდიკაციის ნიშანიც “
” (სურ.66).
დაწუნებული
სურ.66
დაწუნების მიზეზის ნახვისთვის მაუსი მიიყვანეთ შესაბამის საქაღალდესთან და კონტექსტური

მენიუდან აირჩიეთ ფუნქცია „სტატუსების ისტორია“ (სურ.67).
51
აირჩიეთ
სურ.67
შედეგად, გამოვა საქაღალდესთან დაკავშირებული ისტორიისა და დაწუნების მიზეზის

აღმნიშვნელი ფორმა (სურ.68).
დაწუნების მიზეზი
სურ.68
მცირე უზუსტობის შემთხვევაში საქაღალდის რეკვიზიტებში შესაძლებელია ზოგიერთი

კორექტირების შეტანა. მაგ. შეიცვალოს დოკუმენტის ტიპი (შიდა გასულით, გასული შიდათი და
სხვა). ამისთვის აირჩიეთ ღილაკი „საქაღალდის რედაქტირება“, გამოსულ დიალოგურ
ფანჯარაში შეიტანეთ საჭირო ცვლილებები (საქაღალდის დასახელება, დოკუმენტისა და
კავშირის ტიპი) და დაიმახსოვრეთ ღილაკზე „შენახვა“ დაწკაპუნებით.
ცვლილებების
სურ.69
52
მიმღების რეკვიზიტების ცვლილება არსებულის წაშლის და დამატების სახით
განახორციელეთ უკვე დარეგისტრირებულ
დარეგისტრირებულ დოკუმენტში
დოკუმენტში რედაქტირების რეჟიმით. ამისთვის,
დოკუმენტების ნავიგაციაში აირჩიეთ ჩანაწერი „გასული“ და შემდეგ იარაღების პანელიდან
„რედაქტირება“.
ხელმოწერილი დოკუმენტის რეგისტრაციაში გატარებისთვის იარაღების პანელიდან
აირჩიეთ ღილაკი „გატარება“. იმის მიხედვით, თუ რა ტიპის კატეგორია აქვს მინიჭებული
საქაღალდეს ავტორის მიერ, იხსნება შესაბამისი დოკუმენტის რეგისტრაციის ფორმა (გასული,
შიდა ან ბრძანება). შეავსეთ ნაჩვენები ველები.
7 .1. ხ ელმ ოწერილი გ ასუ ლი ტიპის დოკუმენტის რეგ ისტრა ც ია
გასული წერილის შემთხვევაში – ნომრის მინიჭებისთვის იარაღების პანელზე

დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“. ამის შემდეგ, აქტიურდება რეგისტრაციის სხვა დანარჩენი
ველები, რომლთა ნაწილსაც სისტემა ავტომატურად ავსებს მომხმარებლის მიერ საქაღალდის
შექმნისას მითითებული მონაცემების საფუძველზე (სურ.70).
ავტომატურად შევსებული
ველები
სურ.70
ელექტრონულ დოკუმენტებში აისახება მომხმარებლის მიერ მომზადებული დოკუმენტი,

რომელიც უკვე თქვენი სამსახურის სატიტულო ფურცელზე იქნება ასახული. ასევე, ასახული
იქნება სისტემის მიერ მინიჭებული და დაგენერირებული შესაბამისი რეგისტრაციის ნომერი,
შტრიხ–კოდი. გახსენით გატარებული წერილის ელექტრონული ვარიანტი და ამობეჭდეთ
(სურ.71).
53
დაგენერირებული დაგენერირებული
შტრიხ-
შტრიხ-კოდი რეგისტრაციის ნომერი და
თარიღი
სურ.71
(დოკუმენტის რეგისტრაციის თაობაზე დეტალური ინფორმაციის გასაცნობად იხილეთ

“გასული დოკუმენტის რეგისტრაცია”).
თუ დარეგისტრირებული დოკუმენტი წარმოადგენს შემოსული დოკუმენტის პასუხს,
შემოსულ დოკუმენტს ენიჭება სტატუსი „შესრულებულია“ და დოკუმენტის მოძრაობაში
ჩართულ ყველა ადრესატს შემოსულ წერილთან დაკავშირებული კონკრეტული დავალება
ეთვლება შესრულებულად (სურ.72).
საფუძველის არსებობის შემთხვევაში, მისი ბარათის ნაწილში დაკავშირებულ
დოკუმენტების ველში აისახება ასევე დარეგისტრირებული წერილის ნომერი, რომელზე
დაწკაპუნებითაც მარტივად არის შესაძლებელი თავად დოკუმენტის ნახვა (სურ. 72).
54
დაკავშირებული დოკუმენტის
ხილვისთვის დააწკაპუნეთ
ნომერზე
სურ.72
55
7.2. ხ ელმოწერილი შიდა ტიპის დოკუმენ ტის რეგ ისტრა ცია
შიდა ტიპის დოკუმენტის გატარების დროს – ნომრის მინიჭებისათვის იარაღების პანელზე

დააკლიკეთ ღილაკზე „შენახვა“. ამის შემდეგ გააქტიურდება რეგისტრაციის სხვა დანარჩენი
ველები, რომლების ნაწილსაც სისტემა ავტომატურად ავსებს მომხმარებლის მიერ
საქაღალდის შექმნისას მითითებული მონაცემების საფუძველზე (სურ.73) საჭიროა მიუთითოთ
ადრესატი ანუ პიროვნება, ვინც რეაგირებისთვის უნდა იხილოს დარეგისტრირებული
დოკუმენტი და დააკლიკოთ ღილაკზე „გაგზავნა ადრესატთან“. შიდა ტიპის დოკუმენტს
განსაკუთრებული საჭიროების გარდა, არ ესაჭიროება ამობეჭდვა.
მიუთითეთ ადრესატი და
დააკლიკეთ
დოკუმენტის ადრესატთან
საბოლოოდ გადაგზავნისათვის
სურ.73
56
7.3. ხ ელმ ოწერილი ბრძა ნებ ის ტიპის დოკუმენ ტის რეგ ისტრა ცია
შიდა ტიპის ბრძანების რეგისტრაციის შემთხვევაში, შიდა წერილების მსგავსად, რეგისტრაციის

ნომრის მინიჭების შემდეგ მიუთითეთ ბრძანების დოკუმენტის შემდგომი ადრესატი, ვინც
რეაგირებისთვის უნდა იხილოს დოკუმენტი (სურ. 74)
მიუთითეთ ადრესატი და
სურ.74
გასაგზავნი
გასაგზავნი ტიპის ბრძანების შემთხვევაში შიდა მიმღებები (ადრესატები), ვინც ასევე უნდა
იხილოს ბრძანების დოკუმენტი, ივსება ავტომატურად იმ შემთხვევაში, თუ მომხმარებელს
ბრძანებასთან დაკავშირებული საქაღალდის შექმნის მომენტში მითითებული ექნება
დაკავშირებული პირების სიაში. წინააღმდეგ შემთხვევაში, უნდა მიეთითოს კანცელარიის
თანამშრომლის მიერ (სურ. 75).
57
შიდა მიმღებები
გარე მიმღებები
ავტომატურად შევსებული
მონაცემები
დაკავშირებული პირები
სურ.75
ყველა მონაცემის შევსების შემდეგ გატარებული ბრძანება გადააგზავნეთ ადრესატთან
იარაღების პანელზე არსებული ღილაკით „გაგზავნა ადრესატთან“ .
უკვე გატარებულ დოკუმენტებში
დოკუმენტებში რაიმე სახის კორექტირებისთვი
კორექტირებისთვის (მაგ. ინდექსის ცვლილება)
საჭიროა ნავიგაციიდან აირჩიოთ დოკუმენტის
დოკუმენტის ტიპი, მოიძიოთ კონკრეტული წერილი თუ
ბრძანება და მასში შეხვიდეთ იარაღების პანელზე არსებული ღილაკით „რედაქტირება
რედაქტირება“.
წინააღმდეგ შემთხვევაში რედაქტირებას ვერ შეძლებთ.
შეძლებთ.
58
8.დოკუმენტების ელექტრონულად გაგზავნა
იმ თანაშმრომლებს/მომხმარებლებს, რომელთაც ექნებათ ჩართული

ელექტრონულად დოკუმენტების გაგზავნა–მიღების უფლება, ნავიგაციაში ემატებათ
დოკუმენტების შესაბამისი კატეგორია სახელწოდებით INTERFLOW - გაგზავნილი და
მიღებული დოკუმენტების ერთობლიობით (სურ.76).
სურ.76
გასული ტიპის დოკუმენტის რეგისტრაციის შემდეგ, სხვა უწყებაში დოკუმენტის

ელექტრონულად გაგზავნისთვის, გასული დოკუმენტების რეესტრში აირჩიეთ კონკრეტული
წერილი და იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გაგზავნა“ (სურ.77).
სურ.77
ან, თუ იცით, რომ წერილის მიმღები ასევე INTERFLOW -ს მომხმარებელია, მისი

რეგისტრაციის დასრულებისას, იმავე რეგისტრაციის ფორმაზე დააწკაპუნეთ გაგზავნის
ღილაკს (სურ.78).
59
სურ.78
შეავსეთ გამოსული დიალოგური ფანჯარა (სურ.79).
სურ.79
ველი დასახელება – შეიყვანეთ წერილის სახელი, რა დასახელებითაც გსურთ მისი გაგზავნა

მიმღები – ამ ველის შევსებისთვის დააწკაპუნეთ ბოლოში არსებულ „ლუპის“ ღილაკზე.
INTERFLOW ორგანიზაციის ძებნის ფანჯარაში ჩამოშლადი მენიუდან აარჩიეთ ჯერ მშობელი
ორგანიზაცია, სადაც აგზავნით დოკუმენტის ელექტრონულ ვარიანტს. მისი შერჩევის შემდეგ,
თქვენთვის ხელმისაწვდომი გახდება არჩეული მშობელი ორგანიიზაციის ის ქვე–
ორგანიზაციები (კანცელარიები), რომლებთანაც შესაძლებელია დოკუმენტების
ელექტრონულად გაგზავნა.
თუ ჩამონათვალი მხოლოდ მშობელი ორგანიზაციით შემოიფარგლება, მაშინ აირჩიეთ ეს
უკანასკნელი.
მონიშნეთ თქვენთვის სასურველი ორგანიზაცია და დააწკაპუნეთ ღილაკზე „არჩევა“.
შინაარსი – ივსება ავტომატურად, გასული წერილის რეგისტრაციისას, ანოტაციაში შეყვანილი
ჩანაწერით.
60
შინაარსის ტიპი – ივსება ავტომატურად.
გამომგზავნი – ივსება ავტომატურად.
კატეგორია – თუ დოკუმენტის რეგისტრაციის დროს მინიჭებული კატეგორია შეესაბამება
INTERFLOW–ს კატეგორიების ჩამონათვალს, ეს ველი ავტომატურად შეივსება.
თუ კატეგორიის ველი ცარიელია, მისი შევსებისთვის დააწკაპუნეთ ლუპაზე.
დოკუმენტის კატეგორიის ველში შეიყვანეთ კატეგორიის დასახელების რამდენიმე სიმბოლო,
შემდეგ ისევ დააწკაპუნეთ ლუპაზე, შედეგად, კატეგორიების ჩამონათვალში აისახება ბაზაში
არსებული კატეგორიები. მონიშნეთ სასურველი და დააწკაპუნეთ ლუპაზე ღილაკზე „არჩევა“,
შემდეგ დახურვა.
შედეგად მიიღებთ შევსებულ კატეგორიას სურ.80.
შეიყვანეთ კატეგორიის დასახელების

რამდენიმე სიმბოლო და
დააწკაპუნეთ ძებნის ღილაკზე
ბაზაში ასახული
კატეგორიების
ჩამონათვალი
სურ.80
ხელმომწერი პირები – ისვება ავტომატურად.

მიმღები პირები – ივსება ავტომატურად, თუ გასული დოკუმენტის რეგისტრაციისას მიმღები
უწყების შევსებისას შეყვანილია სრულყოფილი მონაცემები. კერძოდ, მიმღები ორგანიზაციის
დასახელება, მიმღები პირის თანამდებობა და მიმღები პირის სახელი და გვარი.
ფაილები – ავტომატურად ებმება დარეგისტრირებული დოკუმენტის ელექტრონული ვარიანტი.
და ბოლოს - დოკუმენტის
დოკუმენტის მიმღებისათვის გაგზავნისთვის გაგზავნა“
გაგზავნისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გაგზავნა“
(სურ.81).
61
სურ.81
ღილაკის „გაგზავნა“ დაწკაპუნების შემდეგ გამოდის შეტყობნება დოკუმენტის წარმატებით

გაგზავნასთან დაკავშირებით.
ელექტრონულად გაგზავნილი დოკუმენტის ხილვისთვის ნავიგაციიდან აირჩიეთ INTERFLOW
და შემდეგ, გაგზავნილი დოკუმენტები.
გამოსულ რეესტრში იხილავთ ყველა იმ დოკუმენტს, რომელიც არის სხვა უწყებებში
ელექტრონულად გადაგზავნილი. დოკუმენტის სტატუსების მიხედვით შეგიძლიათ მოიძიოთ რა
მდგომარეობაშია გაგზავნილი დოკუმენტები. წარმატებით გაგზავნის შემთხვევაში, დოკუმენტს
უჩნდება სტატუსი „მიწოდებული“ და ნომრის წინ ჩნდება შესაბამისი ინდიკაცია .
INTERFLOW – გაგზავნილ დოკუმენტებს მარჯვენა მხარეს, დეტალურ ინფორმაციაში ექმნება

დამატებითი ბარათი შესაბამისი დასახელებით, სადაც ჩანს ყველა ის დეტალი, რომელიც
დარეგისრირებული დოკუმენტის უშუალოდ გაგზავნის მომენტში ივსება. ასევე, ჩანს
გაგზავნილი დოკუმენტის სტატუსი. ამ შემთხვევაში სტატუსი _ „მიწოდებული“.
მეორე ბარათში ჩანს თავად გასული დოკუმენტის ბარათი (გასული დოკუმენტების რეესტრის
მსგავსად) (სურ.82).
62
ელექტრონულად გაგზავნილი
დოკუმენტის ბარათი
სურ.82
63
9.დოკუმენტის ელექტრონულა დ მი ღება
INTERFLOW - მიღებული დოკუმენტების რეესტრში ჩანს ყველა ის დოკუმენტი, რომელიც

ელექტრონულად გადმოგზავნილია სხვა უწყებებიდან. შემოსული დოკუმენტის ნომრის წინ
არის შესაბამისი ინდიკაცია , რაც ელექტრონულად მიღებული დოკუმენტის

აღმნიშვნელია.
თითოეულ წერილს გაჩნია 2 ბარათისგან შემდგარი დეტალური ინფორმაცია.
INTERFLOW - მიღებული დოკუმენტი, რაც იდენტურია INTERFLOW - გაგზავნილი დოკუმენტის.
ბარათში ჩანს ინფორმაცია, თუ ვინ არის გამომგზავნი, მიმღები და რასაკვირველია, თავად
ელექტრონული ფაილი (სურ.83).
ინდიკაცია ნიშნავს, რომ

დოკუმენტი არის
ელექტრონულად მიღებული
სურ.83
მისი დათვალიერების შემდეგ, თუ კანცელარიის თანამშრომელი მიზანშეწონილად მიიჩნევს

დოკუმენტის რეგისტრაციას, იარაღების პანელზე აწკაპუნებს ღილაკზე „გატარება“.
დოკუმენტის რეგისტრაციის ფორმაში შემოსული დოკუმენტის თარიღი და შემოსული
დოკუმენტის ნომრის ველები ავტომატურად ივსება.
სხვა დანარჩენი სასურველი ველების შევსების შემდეგ ნომრის მინიჭებისთვის იარაღების
პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“ (სურ.84).
64
სურ.84
ნომრის მინიჭების შემდეგ, შეავსეთ სხვა რეკვიზიტები (შემოსული დოკუმენტის რეგიტრაციის

მსგავსად,) შეიყვანეთ სასურველი ადრესატი და გადააგზავნეთ დანიშნულებისამებრ.
INTERFLOW - მიღებული დოკუმენტების რეესტრში დარეგისტრირებული დოკუმენტის ნომრის
წინ, იცვლება ინდიკაცია , რაც იმას მიანიშნებს, რომ წერილი რეგისტრაციაში არის
გატარებული.
აქვე აისახება მიმდინარე ორგანიზაციაში რეგისტრაციისას მინიჭებული ნომერი და

რეგისტრაციის თარიღი (სურ.85).
თავად დოკუმენტში რაიმე ცვლილების შეტანისთვის საჭიროა ნავიგაციიდან აირჩიოთ
შემოსული დოკუმენტების რეესტრი, მოიძიოთ დოკუმენტი მინიჭებული რეგისტრციის ნომრით.
მხოლოდ ამის შემდგომ მოახერხებთ გატარებულ წერილში რედაქტირებას.
რეგისტრაციის ნომერი, რომელიც

ელექტრონულად მიღებულ
დოკუმენტს მიენიჭა
სურ.85
65
10. მთავარი გვერდი - მომხმარებლისთვის
პროგრამაში ავტორიზაციის გავლის შემდეგ მომხმარებლისთვის ხელმისაწვდომი ხდება

საკუთარი გვერდი, სადაც წარმოდგენილია ყველა ის დავალება - სიტყვიერი, წერილთან თუ
ბრძანებასთან დაკავშირებული, რომელიც მისთვის არის განკუთვნილი. მომხმარებელს
შესაძლებლობა აქვს მიიღოს ინფორმაცია მათთან დაკავშირებული ყველა მონაცემის შესახებ.
იმ შემთხვევაში, თუ მომხმარებელს გააჩნია ორი ან მეტი აქტიური თანამდებობა, მას
საშუალება ეძლევა ყველა პოზიციაზე დაკისრებული დავალებები ერთ რეესტრში იხილოს.
ამისთვის, იარაღების პანელზე იხილეთ თანამდებობები, ჩამოშალეთ შესაბამისი ჩანაწერი და
არსებულ ჩამონათვალში მონიშნეთ თქვენთვის საჭირო პოზიცია, ან პოზიციები (სურ.86)
ჩამოშალეთ და მონიშნეთ
საჭირო პოზიციები
სურ.86
მომხმარებლის მთავარი გვერდი შეიძლება დავყოთ სამ ძირითად ნაწილად. ესენია

(სურ.87):
66
იარაღების პანელი და მისი
მართვის ღილაკები
დეტალური
ფილტრები
დოკუმენტების
რეესტრი
ჩანართები და სიახლის
ამსახველი რაოდენობები
სურ.87
1.იარაღების
1.იარაღების პანელი. 2. მართვის პანელი.
პანელი. 3. დოკუმენტების/დავალებების რეესტრი,
რეესტრი, მასთან
დაკავშირებული დეტალური ინფორმაციით.
ინფორმაციით.
1. ზედა ჰორიზონტალურ ნაწილში განლაგებულია ე.წ. „იარაღების პანელი“, პანელი“,
რომელიც წარმოადგენს ფუნქციური ღილაკების ერთობლიობას. მათი დახმარებით
მომხმარებელს შეუძლია სასურველი ოპერაციების შესრულება - რეზოლუციის დაწერა, ძებნა
და ა.შ. ძიება შესაძლებელია რეგისტრაციის პერიოდის ან კონკრეტული თარიღის მითითებით,
გაფართოებული ძებნა კი, საშუალებას იძლევა დოკუმენტი მოვიძიოთ როგორც ციფრული,
ასევე ტექსტური მონაცემის საშუალებით.
პანელი“, რომელიც შედგება:
2. მარცხენა მხარეს წარმოდგენილია ე.წ. „მართვის პანელი“,
• ნავიგაციის;
• ფილტრები;
• ჩანართების სახით წარმოდგენილი სხვადასხვა მოდელუბისგან.
თითოეული ჩანართი წარმოადგენს კონკრეტული სტატუსების მიხედვით
დაჯგუფებული დოკუმენტების/დავალებების ერთობლიობას. ესენია:
პირადი კოპესპონდენცია – კონკრეტული მომხმარებლის შემოსული, შიდა, გასული
წერილებისა და ბრძანებების ერთობლიობა;
დავალებები - ყველა მიღებული (ყველა ტიპის წერილთან და ბრძანებასთან
დაკავშირებული ერთ რეესტრშია წარმოდგენილი) და ინიცირებული დავალების სია;
ვიზირება - ვიზისთვის მიღებული და გაგზავნილი დოკუმენტების ერთობლიობა;
ხელმოწერა - ხელმოწერისთვის მიღებული და გაგზავნილი დოკუმენტების
ერთობლიობა;
გაზიარებული კორესპონდენცია - არაოფიციალური მიმოწერა. სურვილის
შემთხვევაში, თქვენთვის განკუთვნილი დავალება რომ გაუზიაროთ თქვენს კოლეგას.
67
მოვლ
მოვლენები და სიახლეები - წარმოადგენს მომხმარებლისთვის საჭირო
ინფორმაციების ერთობლიობას. ის აერთიანებს ყველა იმ მოვლენას და სიახლეს, რომელიც
დანარჩენ ჩანართებშია წარმოდგენილი. მომხმარებელს საშუალება აქვს ერთ სივრცეში
იხილოს ყველა ის ინფორმაცია, რომელიც მისთვის მნიშვნელოვანია.
სასურველი ჩანართის არჩევის შემდეგ აქტიურდება მისი შესაბამისი ნავიგაცია და
იარაღების პანელი (მაგ.: ჩანართის „ხელმოწერა“ არჩევის შემთხვევაში აქტიურდება
ნავიგაცია, რომელიც მოიცავს ადრესატთან ხელმოსაწერად შემოსული და მის მიერ
ხელმოსაწერად გაგზავნილი დოკუმენტების ერთობლიობას. თითოეული ჩანართის
დასახელებასთან შესაძლოა ჩანდეს ციფრი, რაც ახალი დავალების რაოდენობის ამსახველ
ინფორმაციას წარმოადგენს) (სურ.88).
სიახლის ამსახველი
რაოდენობები
სურ.88
რაც შეეხება ფილტრებს, ის იგივე ძიების საშუალებაა, რომელიც პროგრამაში არის

ჩადებული და მომხმარებელს საშუალებას აძლევს სწრაფად მოიძიოს მისთვის საჭირო
დოკუმენტაცია ფილტრებში წარმოდგენილი დოკუმენტების სტატუსის მიხედვით.
68
3. დოკუმენტების რეესტრი – ეკრანის შუა ნაწილში წარმოდგენილია კონკრეტული ტიპის
დოკუმენტების ჩამონათვალი (იმის მიხედვით თუ ნავიგაციის ნაწილში რომელი ტიპის
დოკუმენტებია მონიშნული). რეესტრში ერთი რომელიმე დოკუმენტის მონიშვნის
შემდეგ, მარჯვენა მხარეს აქტიურდება მასთან დაკავშირებული ინფორმაცია. რეესტრში
ასახული დოკუმენტების ჩამონათვალი შეესაბამება იარაღების პანელზე ასახულ
დროის დიაპაზონს, კერძოდ, დავალების მიღებისა და დავალების ვადის ველებში
მითითებულ თარიღებს. ბუნებრივია, სურვილის შემთხვევაში შესაძლებელია როგორც
ცვლილება, ასევე თარიღების ჩანაწერების საერთოდ წაშლა, რის შედეგადაც
მომხმარებელი იხილავს სისტემაში არსებულ მისთვის განკუთვნილ ყველა დავალებას
(სურ.89).
სურვილის შემთხვევაში შეცვალეთ თარიღები
სურ.89
11.პირადი კორესპონდენცია
პირადი კორესპონდენცია დოკუმენტის ტიპების მიხედვით არის დაყოფილი. ესენია:

შემოსული, შიდა, გასული და ბრძანებებთან დაკავშირებული კორესპონდენცია. შესაბამისად,
მისი ნავიგაცია ამ ტიპების ერთობლიობით არის წარმოდგენილი.
პირად კორესპონდენციაში მომხმარებელი ხედავს იმ დოკუმენტებს, რომლის
ადრესატიც თავად არის, კერძოდ:
შემოსული დოკუმენტები – მომხმარებელი ხედავს მის სახელზე მოსულ დოკუმენტებს,
ან ხელმძღვანელის მიერ მასზე რეზოლუციით დაწერილ დოკუმენტებს.
შიდა დოკუმენტები – მომხმარებელი ხედავს, როგორც მის სახელზე მოსულ
დოკუმენტებს, ასევე იმ დოკუმენტების სიას, რომელიც მის მიერ არის სხვა ადრესატისთვის
გაგზავნილი. ამიტომ, შიდა დოკუმენტები თვითონ არის ჩაშლილი როგორც შიდა შემოსული
და შიდა გასული.
გაგზავნილი დოკუმენტები – მომხმარებელი ხედავს ორგანიზაციიდან გასულ ყველა იმ
დოკუმენტს, რომელშიც თავად არის შემსრულებელი. შიდა, გასული და გასული წერილების
ასლების მატერიალურად შენახვა განსაკუთრებული შემთხვევის გარდა საჭიროებას აღარ
წარმოადგენს, ვინაიდან ის უკვე ხელმისაწვდომია შემსრულებლისთვის;
ბრძანებები – მომხმარებელი ხედავს იმ ბრძანებებს, რომლებშიც ის არის
შემსრულებელი (ადრესატი, რომელსაც ბრძანება ეწერება შემდგომი რეაგირებისთვის) ან
უბრალოდ დაკავშირებული პირი (ადრესატი, რომელსაც ბრძანება ეწერება მხოლოდ
გასაცნობად).
რეესტრში სასურველი დოკუმენტის მონიშვნისას, მარჯვენა მხარეს აქტიურდება მისი
შესაბამისი დეტალური ინფორმაცია. ზოგი მათგანი თვალსაჩინოდაა ეკრანზე წარმოდგენილი,
ზოგის ხილვისთვის კი საჭიროა მაუსი მიიყვანოთ მარჯვენა მხარეს არსებულ თქვენთვის
სასურველ ჩამონათვალთან/ჩანართთან, რის შემდეგაც ეს უკანასკნელი ავტომატურად
აისახება ხილვის რეჟიმში. მაუსის მოშორების შემდეგ კი, კვლავ საწყის პოზიციას
დაუბრუნდება. მაშ ასე, განვიხილოთ თითოეული მათგანი სათითაოდ:
69
დოკუმენტის ე.წ. „ბარათი“ - არარედაქტირებადი ველია (ივსება კანცელარიის
თანამშრომლის მიერ დოკუმენტის რეგისტრაციაში გატარების დროს). წერილის
დასკანერებული-ელექტრონული ვარიანტის ხილვისთვის საკმარისია დააწკაპუნოთ
ჩანაწერზე „ელ.დოკუმენტი“, ან რეესტრში დოკუმენტის რეგისტრაციის ნომრის წინ
არსებულ ღილაკზე . შედეგად, გაიხსენა დოკუმენტი, რომელიც სურვილის

შემთხვევაში შეიძლება ამობეჭდოთ, ან გადმოაკოპიროთ თქვენს პერსონალურ
კომპიუტერში;
დაკავშირებული დოკუმენტები - აქ ნაჩვენებია ის დოკუმენტები (მისი რეგისტრაციის
ნომერი და დოკუმენტის ტიპის განმსაღზვრელი ინდიკაცია), რომელებიც რაიმე
კავშირში არიან მიმდინარე დოკუმენტთან. მაგალითად, თუ შემოსული წერილი არის
გაგზავნილზე საპასუხო, ნაჩვენები იქნება გასული წერილის რეგისტრაციის ნომერი.
მაგრამ, ეს არის სქემატურ ურთიერთკავშირზე მეტი, ვინაიდან ამ კონკრეტულ
წერილზე დაწკაპუნებით შესაძლებელია გაგზავნილი წერილის ელექტრონული
ვარიანტის ნახვაც;
დოკუმენტთან დაკავშირებული დავალება - დავალების გენერირება ავტომატურად
ხდება წერილის რეგისტრაციაში გატარების დროს. მასაც აქვს თავისი უნიკალური
ნომერი. რეალურად მომხმარებელს შესასრულებელი აქვს კონკრეტული დავალება,
რომელიც შეიძლება დაკავშირებული იყოს წერილთან. თუმცა, უნდა აღინიშნოს, რომ
დავალება შეიძლება სიტყვიერი მითითების საფუძველზეც იყოს შექმნილი. მას
სიტყვიერ დავალებებს ვუწოდებთ და ის არ არის დაკავშირებული წერილებთან. მისი
ინიცირება ნებისმიერ მომხმარებელს შეუძლია (რა თქმა უნდა მომხმარებლის მიერ
შესაბამისი იერარქიის დაცვის გათვალისწინებით). სწორედ ეს იძლევა
ორგანიზაციებში ნებისმიერი დავალებების შესრულების კონტროლის საშუალებას (იხ.
დავალების ინიცირება);
დოკუმენტის მოძრაობა – აქ მომხმარებელს საშუალება აქვს იხილოს დოკუმენტის
შესრულებაში მონაწილე ადრესატების სია, რეზოლუციები (მათი არსებობის
შემთხვევაში) და მათი შესრულების მიმდინარეობის პროცესი;
დოკუმენტები - აქ ნაჩვენებია ყველა ის წერილი, რომელიც მონიშნული წერილის
საფუძველზე არის უკვე მომზადებული, ან მომზადების პროცესშია (იხ. საქაღალდეები).
დასრულების შემდეგ, რაც გულისხმობს ხელმოწერილი დოკუმენტის კანცელარიის
მიერ რეგისტრაციაში გატარებას, ეს უკანასკნელი, თავისი შესაბამისი რეგისტრაციის
ნომრით ასახული იქნება დოკუმენტის ბარათში დაკავშირებული დოკუმენტების სიაში;
ვიზირება - ინფორმაცია იმ პირების შესახებ და მათი გადაწყვეტილების თაობაზე, ვინც
თავისი პოზიცია უნდა დააფიქსიროს კონკრეტულ წერილთან დაკავშირებით;
ხელმოწერა - ინფორმაცია ხელისმომწერი პირისა და მისი გადაწყვეტილების შესახებ.
დოკუმენტების რეგისტრაციის ნომრების წინ წარმოდგენილია სვეტები, სადაც გამოსახულია
ღილაკი-ინდიკატორები. მათი დახმარებით მომხმარებელს შეუძლია კონკრეტული
ინფორმაციის მიღება.
მაგალითად: დახურული კონვერტი ნიშნავს, რომ კონკრეტული წერილი არის
წასაკითხი. გახსნილი კონვერტი ნიშნავს წაკითხულს. - ნიშნავს, რომ წერილი
გადაწერილია შემდგომ ადრესატზე. - ნიშნავს, რომ წერილს ახლავს სკანირებული

ვარიანტი (სურ.90)
70
სურ.90
1 1.1 . ფერა დი ინდიკაც ია
რეალურად, მატერიალურ დოკუმენტებთან მუშაობის დროს, თითოეულ ადამიანს

გააჩნია მუშაობის საკუთარი მეთოდი. წერილების შინაარსიდან გამომდინარე, ზოგი მეტად
პრიორიტეტულია, ზოგი გასარკვევი და შესათანხმებელია. აქედან გამომდინარე, პიროვნება
ან ალაგებს დოკუმენტაციას რაღაც პრინციპის მიხედვით, ან მასზევე აკეთებს რაიმე
მინიშნებას. ვინაიდან სისტემა დოკუმენტების ელექტრონულ მოძრაობას გულისხმობს,
გთავაზობთ ამ პროცესების ალტერნატივას ე.წ. „ფერადი ინდიკაცია“ სახით. „ფერადი
ინდიკაცია“ ეხმარება მომხმარებელს საკუთარი დავალებების მართვაში, მათ ძებნაში,
დაჯგუფებაში და ა.შ. ეს უფრო მოქნილს და მოხერხებულს ხდის პროგრამას
მომხმარებლისთვის. ფერადი ინდიკაცია ყველა მომხმარებლისთვის ინდივიდუალურია და ის
არ არის ხელმისაწვდომი არც ერთი სხვა მომხმარებლისთვის.
ინდიკაციის მართვისთვის იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ფერადი
ინდიკაცია“, შემდეგ ინდიკატორების მართვა. გამოსულ დიალოგურ ფანჯარაში მონიშნეთ
თქვენთვის სასურველი ფერი, ველში “დასახელება“ შეიყვანეთ ასევე თქვენთვის სასურველი
დასახელება (რასაც გინდათ რომ ეს ფერი განსაზღვრავდეს) და დამახსოვრებისთვის
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“. რამდენიმე ინდიკაციის არსებობის სურვილის შემთხვევაში,
პროცესი გაიმეორეთ. შედეგს მიიღებთ ჩამონათვალის სახით (სურ. 91).
71
აირჩიეთ ფერადი
ინდიკაცია,
ინდიკატორების მართვა
ახალი ინდიკატორი
აირჩიეთ სასურველი ფერი

და შეიყვანეთ ინდიკაციის
დასახელება
დააწკ
დააწკაპუნ
აპუნეთ
სურ.91
დავუშვათ, სურვილი გაქვთ შემოსულ წერილს მიანიჭოთ სტატუსი „სასწრაფო“.

მონიშნეთ თქვენთვის სასურველი წერილი, იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე
„ფერადი ინდიკაცია“, აირჩიეთ თქვენთვის სასურველი ფერი (შესაბამისი სტატუსი),
დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკზე და აირჩიეთ ჩანაწერი „მინიჭება“. დაადასტურეთ
გამოსული დიალოგური ფანჯარა (სურ.92). რამდენიმე წამის შემდეგ, კონკრეტული წერილის
წინ აისახება თქვენს მიერ შერჩეული ფერის სიმბოლო (სურ.93).
72
აირჩიეთ სასურველი
ინდიკაცია, კონტექსტური
მენიუდან აირჩიეთ „მინიჭება“
მინიჭება“
დაადასტურეთ
სურ.92
ასე შეგიძლიათ გაიმეოროთ შეუზღუდავად და ყველა დოკუმენტი სურვილის

შემთხვევაში სასურველი ინდიკაციით გამოყოთ.
სურ.93
ძებნისთვის დააწკაპუნეთ ინდიკაციის სვეტის დასახელებაზე არსებულ ღილაკს და

ჩამოშლილი სიიდან აირჩიეთ თქვენთვის სასურველი ერთი კონკრეტული, ან რამდენიმე
საძიებო სტატუსი, მაგ.: სასწრაფო (სურ.94).
73
მონიშნეთ
სასურველი
სტატუსი
ფილტრის
გაუქმებისთვის
სურ.94
შედეგად მიიღებთ იმ დოკუმენტების რეესტრს, რომელიც მონიშნული იქნება შესაბამისი

ინდიკაციით. ფილტრის გაუქმებისთვს დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ფილტრის გასუფთავება“
(სურ.95).
ძიების
შედეგი
სურ.95
სურვილის შემთხვევაში ნებისმიერ მომენტში შესაძლებელია კონკრეტულ წერილზე

ინდიკაციის გაუქმება. ამისთვის, იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ფერადი
ინდიკაცია“ და აირჩიეთ „ინდიკაციის მოხსნა“ (სურ.96)
74
ინდიკაციის გაუქმება
სურ.96
ასევე, შესაძლებელია ზოგადად არსებული ინდიკაციის წაშლა. ამისთვის, მონიშნეთ
წასაშლელი ფერი და იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე “წაშლა“ (სურ.97).
შედეგად, ყველა წერილს მოეხსნება არსებული ინდიკაცია. წაშლით კი, წერილები არ
წაიშლება.
აირჩიეთ ინდიკატორი და
სურ.97
11.2. გ ა ნლა გ ებ ის მა რთვ ა
როგორც ვხედავთ, პროგრამა შეიცავს საკმაოდ ბევრ ინფორმაციას. ეს

ინფორმაციები ასახულია კონკრეტულ ჩანაწერებში ე.წ. ჩანართებში. პროგრამაში ეს
ყოველივე რაღაც განლაგებით არის წარმოდგენილი. თუმცა უნდა აღინიშნოს, რომ
მომხმარებლისთვის მეტი მოხერხებულობის მიზნით შესაძლებელია განლაგების მართვა.
მაგალითად, როგორც სურ.98-ზე ხედავთ, მონიშნული წერილის დეტალური ინფორმაციიდან
თვალსაჩინოა მხოლოდ წერილი (რეესტრში), ბარათი და მასთან დაკავშირებული დავალება.
75
მონიშნული
დოკუმენტის ბარათი
მონიშნული
წერილი
მოძრაობა
დავალება
სურ.98
იმისათვის, რომ მომხმარებელმა იხილოს კონკრეტული წერილის თუნდაც

რეზოლუციები, ანუ - მოძრაობა, საჭიროა მაუსის მიტანა მარჯვენა მხარეს არსებულ შესაბამის
ჩანაწერთან „მოძრაობა“ (სურ.98-99). მხოლოდ ამის შემდეგ გახდება ხილული აღნიშნული
მონაცემები (ავტომატურად გაიხსება). თუმცა, მაუსის სხვა მიმართულებით გადაადგილებისას,
ხილული ფანჯარა კვლავ ძველ, დაფარულ სახეს მიიღებს (სურ.98).
განლაგების
შეცვლისთვის
სურ.99
თუ მომხმარებელს აქვს სურვილი, რომ ჩანართი „მოძრაობა“ მუდმივად იყოს

ასახული ეკრანზე და არ ესაჭიროებოდეს მუდმივად ზემოთ აღწერილი მოქმედების
გამეორება, ამისთვის კურსორი მიიყვანეთ სასურველ ჩანართთან და გააქტიურების შემდეგ
76
დააწკაპუნეთ მის მარჯვენა ზედა კუთხეში არსებულ ჭიკარტისებურ ღილაკზე (სურ.99). ეს
ღილაკი არსებობს თითოეულ დეტალურ ინფორმაციაში, მარცხენა ნაწილში წარმოდგენილ
ნავიგაციაშიც და იარაღების პანელზეც.
შედეგად, ადრესატების სია აისახება თქვენს ეკრანზე დოკუმენტის მოძრაობის სახით
(სურ.100).
ბარათი,
დავალება,
სურ.100
ასეთი განლაგების დამახსოვრებისთვის საჭიროა იარაღების პანელზე დააწკაპუნოთ

ღილაკზე „განლაგება“ და ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიოთ „განლაგების შენახვა“. ამის მერე,
პროგრამაში შესვლისას, პროგრამა გაიხსნება თქვენს მიერ არჩეული და დამახსოვრებული
განლაგების შესაბამისად. თუ სურვილი გექნებათ დააბრუნოთ პროგრამის მიერ
შემოთავაზებული განლაგება, აირჩიეთ ჩანაწერილი „Default განლაგება“ და შემდეგ კვლავ
„განლაგების შენახვა“, რომ მოხდეს მონაცემების დამახსოვრება. თუ კვლავ მოისურვებთ
თქვენს მიერ არჩეული განლაგების დაბრუნებას, მაშინ აირჩიეთ ჩანაწერი „შენახული
განლაგება“ (შენახულია ის განლაგება, რომელიც თქვენს მიერ ბოლოს იქნება
დაფიქსირებული) და ისევ „განლაგების შენახვა“ (სურ.101).
77
პროგრამის მიერ
შემოთავაზებული განლაგება
თქვენს მიერ დამახსოვრებული

ბოლო განლაგება
განლაგების
სურ.101
აღსანიშნავია, რომ თუ თქვენ განლაგებას შეცვლით შემოსული წერილებისთვის, ეს

არ ნიშნავს რომ შიდა ტიპის დოკუმენტების ფორმაც მსგავსი განლაგებით იქნება ასახული.
საჭიროა ყველა ტიპის ჩანართისა და მისი შესაბამისი ნავიგაციისთვის ინდივიდუალურად
შეი
შეიქმნას
ქმნას თქვენთვის
თქვენთვის სასურველი განლაგება.
11.3 . ძებ ნა
სისტემა გთავაზობთ ძებნის მოხერხებელ საშუალებებს. საკმარისია მომხმარებელმა

იცოდეს საძიებო დოკუმენტის თუნდაც ერთი რეკვიზიტი, რომ მას მარტივად შეეძლება
მოძებნოს იგი.
ძებნა შესაძლებელია ყველა იმ ველის მიხედვით, რომელიც წარმოდგენილია
დუკუმენტების რეესტრში. თითოეული ველის დასახელებასთან არსებობს ღილაკი ,

რომელიც საშუალებას მოგცემთ მოიძიოთ თქვენთვის სასურველი დოკუმენტი. ამისთვის,
დააწკაპუნეთ იმ ველის დასახელებაზე არსებულ საძიებო ღილაკს, რის მიხედვითაც ეძებთ
დოკუმენტს. ჩამოშლილი სიიდან აირჩიეთ ძებნის კრიტერიუმი და დააწკაპუნეთ ღილაკს
„ფილტრაცია“. ძებნა შესაძლებელია, როგორც ერთი, ასევე რამდენიმე პარამეტრით.
მაგალითად, თუ სურვილი გაქვთ, მოიძიოთ ერთდროულად მხოლოდ 2 დღეში
რეგისტრირებული დოკუმენტები, ფილტრში მონიშნეთ სასურველი თარიღები. შედეგად,
მიიღებთ იმ დოკუმენტების ჩამონათვალს, რომელიც ამ 2 კონკრეტულ თარიღში იყო
რეგისტრირებული. ფილტრის გაუქმებისა და საწყისი სურათის აღდგენისთვის დააწკაპუნეთ
ღილაკს „ფილტრის გასუფთავება“ (სურ.102).
78
დააწკაპუნეთ ფილტრის ღილაკს და აირჩიეთ
სასურველი თარიღები
გაფილტვრის შედეგად
სურ.102
ძებნა შესაძლებელია ტექსტის შემადგენელი ნაწილით, დაბოლოებით და ა.შ.

მაგალითად, გსურთ მოიძიოთ წერილები გამომგზავნის მიხედვით, თუმცა არ გახსოვთ
გამომგზავნის სრული დასახელება. ამისთვის, სვეტზე „საიდან შემოვიდა“ გაააქტიურეთ ძებნის
ღილაკი . სტრიქონების გამოტანის მნიშვნელობის ჩამონათვალში აირჩიეთ „შეიცავს“,

მიუთითეთ საძიებო მონაცემი და დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ფილტრაცია“. ძებნის გაუქმებისთვის
აირჩიეთ „ფილტრის გასუფთავება“ (სურ.103).
79
დააწკაპუნეთ ფილტრის ღილაკს და შეიყვანეთ
საძიებო ტექსტი
ძებნისთივს
ძებნის
სურ.103
გაუქმებისთვის
შესაბამისად შეიძლება წერილების მოძიება იმ ორგანიზაციებიდან, რომელთა

დასახელებაშიც იარსებებს ჩანაწერი „კოკა“ (სურ.104).
80
სურ.104
ანალოგიურად შეგიძლიათ მოიძიოთ დოკუმენტები ყველა იმ სვეტის მიხედვით,

რომელიც დოკუმენტების რეესტრში არის წარმოდგენილი.
იარაღების პანელზე არსებული გაფართოებული ძებნა საშუალებას გაძლევთ
მოიძიოთ დოკუმენტები როგორც ტექსტით, ასევე ნომრით (სურ.105).
საძიებო პერიოდები დავალების

შეიყვანეთ საძიებო რეკვიზიტი მიღებისა და შესრულების ვადის
მიხედვით
სურ.105
თუ თქვენს მიერ აღნიშნულ ველში შეყვანილი იქნება ნომერი, მას სისტემა მოიძიებს
რეგისტრაციის ნომერში, დოკუმენტის საკუთარ ნომერში და დავალების ნომერში. შედეგად,
მოიძიებთ ყველა იმ დოკუმენტს, სადაც ნაპოვნი იქნება მსგავსი ჩანაწერი. ასევეა ტექსტის
შეყვანის შემთხვევაშიც. სისტემა ეძებს ყველა იმ ჩანაწერს, სადაც მსგავსი ტექსტი არსებობს და
ეს ველებია: „გამომგზავნი ორგანიზაციის დასახელება“, „ხელმომწერი პირი“, „დოკუმენტის
ანოტაცია და შემსრულებლები“.
სტანდარტულად, სისტემა რეესტრის მონაცემებში აჩვენებს კონკრეტული პერიოდის
მონაცემებს. დროის ეს მონაკვეთი ასახულია იარაღების პანელზე არსებულ პერიოდის
ნაწილში. დროის ეს დიაპაზონი მომხმარებელმა მისი სურვილის მიხედვით შეიძლება
შეცვალოს. თუკი ძიება წარმოებს კონკრეტული სვეტის დასახელების მიხედვით, ძებნა
ხორციელდება მხოლოდ ასახულ დროის დიაპაზონში. მთლიან ბაზაში ძებნისთვის საჭიროა
თარიღების რედაქტირება, ან საერთოდ გაუქმება. რაც შეეხება გაფართოებულ ძებნას, ამ
დროს პერიოდის მითითებას მნიშვნელობა არ აქვს. ძებნა ხორციელდება ყველა თარიღის
მიხედვით.
81
ძებნისთვის მოსახერხებელი საშუალებაა ე.წ. სვეტების დაჯგუფებაც.
დოკუმენტების რეესტრში წარმოდგენილი დოკუმენტები შეიძლება დაჯგუფდეს ამავე
რეესტრში არსებული სვეტების დასახელების მიხედვით. მაგ.: დაჯგუფება დოკუმენტების
კატეგორიების მიხედვით. ამისთვის, დააწკაპუნეთ დასახელებაზე „კატეგორია“ და თითის
აუღებლად არჩეული ველი მაუსის მოძრაობით გადაიტანეთ წარწერასთან „გადმოიტანეთ
ნებისმიერი სვეტი, რომ დააჯგუფოთ“ (სურ.106).
დააწკაპუნეთ სასურველ სვეტს და

გადაიტანეთ ჩანაწერთან
სურ.106
შედეგად, მიიღებთ დაჯგუფებას დოკუმენტის კატეგორიის მიხედვით. საწყისი სურათის

აღდგენისთვის დააკლიკეთ არჩეული სვეტის დასახელების გვერდით არსებულ გაუქმების
ღილაკზე (სურ.107)
დაჯგუფების შედეგის (კატეგორია)

(კატეგორია)
გაუქმებისთვის დააწკაპუნეთ
დაწკაპუნების შემთხვევაში იხილავთ კონკრეტულ

დოკუმენტებს მათთან დაკავშირებული
დეტალური ინფორმაციით
სურ.107
დაჯგუფებულ სვეტში შეგიძლიათ დამატებით გადაიტანოთ რომელიმე სხვა სვეტი,

რაც ძებნას უფრო მეტად გაგიმარტივებთ.
და ბოლოს - ფილტრები.
როგორც ავღნიშნეთ ფილტრებიც ერთგვარი საძიებო საშუალებაა, რომელიც
პროგრამაში არის ჩადებული და მომხმარებელს საშუალებას აძლევს სწრაფად მოიძიოს
მისთვის საჭირო დოკუმენტაცია მათი სტატუსის მიხედვით. მაგალითად:
82
წაუკითხავი დოკუმენტები – იძლევა იმ დოკუმენტების სიას, რომელიც ახალია;
ნანახი
ნანახი – წაკითხული დოკუმენტების სია;
ვადაგადაცილებული – დოკუმენტები, რომლებსაც ამოეწურათ შესრულების ვადა,
თუმცა აქ შესაძლოა იყოს როგორც შესრულებული, ასევე შეუსრულებელი დოკუმენტები.
რამდენადაც დოკუმენტი შეიძლება იყოს შესრულებული, მაგრამ ვადის ფარგლებს
გადაცილებული;
კრიტიკული დოკუმენტები (24 საათი) – დოკუმენტები, რომლებსაც შესრულებისთვის
დარჩათ 24 საათი;
კრიტიკული დოკუმენტები (3 დღე) – დოკუმენტები, რომლებსაც შესრულებისთვის
დარჩათ 3 სამუშაო დღე;
შესრულებული დოკუმენტები – იმ დოკუმენტების სია, რომელიც თქვენს მიერ
მონიშნულია, როგორც - „შესრულებული“;
დასადასტურებელი დოკუმენტები – იმ დოკუმენტების სია, რომელიც უშუალოდ თქვენი
დაქვემდებარებული თანამშრომლებისგან არის მონიშნული როგორც „შესრულებული“ და
ელოდება თქვენს დასტურს, ან უარყოფას;
დადასტურებული დოკუმენტები – იმ დოკუმენტების სია, რომელიც თქვენს მიერ იყო
მონიშნული როგორც „შესრულებული“ და თქვენი უშუალო ხელმძღვანელისგან
დადასტურებული;
ხელმოსაწერად გაგზავნილი დოკუმენტები – იმ დოკუმენტების სია, რომელიც თქვენს
მიერ გაგზავნილია ხელმოსაწერად ხელმძღვანელ პირთან;
ხელმოწერილი დოკუმენტები - იმ დოკუმენტების სია, რომელიც თქვენს მიერ
გაგზავნილია ხელმოსაწერად ხელმძღვანელ პირთან და ხელმოწერილია.
კონკრეტული ფილტრის გააქტიურების შემდეგ, საწყისი გვერდის აღდგენისთვის
დააწკაპუნეთ იარაღების პანელზე არსებულ ღილაკზე „ფილტრების მოხსნა“
მოხსნა“ .
83
12.დოკუმენტების გადაწერა - რეზოლუციის დადება
რეზოლუციის დადება შესაძლებელია ორი მეთოდით: 1. გადაწერა სქემის გარეშე და 2.

გადაწერა სქემით (სურ.108).
სურ.108
პირველ შემთხვევაში ადრესატის ველში შეგყავთ შემსრულებლის გვარი და

იმახსოვრებთ შეყვანილ მონაცემს. რამდენიმე ადრესატის არსებობის შემთვევაში იმეორებთ
პროცედურას ადრესატების რაოდენობის შესაბამისად. მეორე შემთხვევის –გადაწერა სქემით,
უპირატესობა იმაში მდგომარეობს, რომ რამდენიმე ადრესატის არსებობის დროს,
შესაძლებლობა გეძლევათ ერთხელ შეყვანილი ადრესატების გვარები დაიმახსოვროთ
როგორც შაბლონი - ე.წ. „სქემა“ და სხვა დროს, მისი არჩევის შემდეგ, დოკუმენტი
გადაეგზავნება ყველა იმ შემსრულებელს, ვინც კონკრეტულ სქემაში იქნება დამახსოვრებული.
შესაძლებელია რამდენიმე სქემის დამახსოვრება. ასევე, არჩეული სქემით რეზოლუციის
დადებისას შესაძლებელია რედაქტირება. მაგ.: რომელიმე ადრესატის წაშლა, ან პირიქით
კიდევ დამატება.
განვიხილოთ ორივე შემთხვევა.
12.1. რეზო ლუც იის დადე ბ ა ( გა და წერა ) სქემის გ ა რეშე

რეზოლუციის დადებისთვის, აირჩიეთ სასურველი წერილი. იარაღების პანელზე
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გადაწერა“ და ჩამოშლადი მენიუდიან აირჩიეთ ჩანაწერი „გადაწერა
სქემის გარეშე“.
შეავსეთ გამოსული დიალოგური ფანჯარა (სურ. 109).
შეიყვანეთ შემსრულებლის მონაცემების

გვარი ან სახელი დამატებისთვის
სურვილის შემთხვევაში შეიყვანეთ

რეზოლუციის ტექსტი
სურ.109
84
ველში „შემსრულებელი
შემსრულებელი“
შემსრულებელი შეიყვანეთ შემსრულებლის (ადრესატის) გვარი (ველი
სავალდებულოა).
ველში „რეზოლუცია
რეზოლუცია“, სურვილის შემთხვევაში, შეიყვანეთ რეზოლუციის ტექსტი.
რეზოლუცია“
დამატება“, რის შემდეგაც შემსრულებლის გვარი აისახება
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“,
ადრესატთა დასამახსოვრებელ სიაში.
რამდენიმე ადრესატის არსებობის შემთხვევაში გაიმეორეთ იგივე პროცესი (სურ.109).
საბოლოოდ არჩეული და შეყვანილი ადრესატების დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ
ღილაკზე „შენახვა
შენახვა“(სურ.110).
შენახვა
მონიშნეთ ჩანაწერი, თუ გსურთ,

გსურთ, რომ
მომავალში შედეგის ფანჯრა აღარ
გამოვიდეს
ადრესატების
სურ.110
ადრესატების დამახსოვრების შემდეგ გამოდის შენახვის შედეგების ფანჯარა, რაც

გამცნობთ, რომ გადაწერის პროცესი წარმატებით დასრულდა. საბოლოოდ რეესტრში
დაბრუნებისთვის საჭიროა ორივე დიალოგურ ფანჯარაზე დააწკაპუნოთ ღილაკზე „დახურვა“.
თუ გსურთ, რომ შემდგომში აღარ გამოჩნდეს მონაცემების შენახვის შედეგების შეტყობინება,
მაშინ: (ა) გადაწერის დიალოგურ ფანჯარაში მონიშნეთ ჩანაწერი „არ გამოჩნდეს მონაცემების
შენახვის შედეგების ფანჯარა“, ან (ბ)შენახვის შედეგების გამოსულ ფანჯარაზე მონიშნეთ
ჩანაწერი „ეს ფანჯარა შემდეგში არ გამოჩნდეს“.
გადაწერის პროცესის დასრულების შემდეგ, ადრესატების სია აისახება დოკუმენტის
მოძრაობის სქემაში ხისებური ფორმით, სადაც თითოეული ადრესატის გვარის წინ, ასევე
ღილაკი-ინდიკატორებია წარმოდგენილი, რომელთა დახმარებით ნებისმიერ ადრესატს
საშუალება ეძლევა აკონტროლოს თუ ვის აქვს ნანახი მისთვის განკუთვნილი დოკუმენტი და
ვის - არა (სურ.111).
85
სურ.111
მონაცემის შეცდომით შეყვანის შემთხვევაში, მონიშნეთ არასასურველი ჩანაწერი და

წაშლა“ (სურ.112).
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „წაშლა“
თუ დაგავიწყდათ რეზოლუციის ტექსტის შეყვანა, მონიშნეთ ადრესატი და დააწკაპუნეთ
რედაქტირება“. შეავსეთ რეზოლუციის ტექსტი და დააწკაპუნეთ ღილაკზე
ღილაკზე „რედაქტირება“.
„ცვლილების დამოწმება“ (თუ აღარ გსურთ ცვლილება, მაშინ ღილაკზე „გაუქმება“).
შეიყვანეთ რეზოლუციის ტექსტი და

მონიშნეთ ადრესატი და დააწკაპუნეთ
სურ.112
დახურეთ შენახვის შედეგის შეტყობინების ფანჯარა (სურ.112). ცვლილება ასახული იქნება

ადრესატების სიაში.
12.2. რეზო ლუც იის დადე ბ ა (გა და წერა ) სქემით

როგორც ზემოთ ავღნიშნეთ რამდენიმე შემსრულებელზე დოკუმენტების გადაწერის
შემთხვევაში, შესაძლებელია ადრესატების მონაცემების შაბლონად, ე.წ. „სქემებად“
დამახსოვრება. შემდეგ, სასურველი სქემის არჩევის შედეგად მარტივად, რამდენიმე
ადრესატზე დოკუმენტების გადაწერა. ამისთვის, პირველ რიგში საჭიროა შეიქმნას სქემა.
ამიტომ, დოკუმენტის მოძრაობაში მონიშნეთ თქვენი გვარი, შემდეგ დააწკაპუნეთ მარჯვენა
ღილაკზე და კონტექსტური მენიუდან აირჩიეთ ჩანაწერი „სქემის დამახსოვრება“ (სურ.113).
86
დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკზე
და აირჩიეთ ჩანაწერი სქემის
შენახვა
სურ.113
ველში დასახელება – შეიყვანეთ სქემის თქვენთვის მისაღები სახელი.
წარმოდგენილი ფერის პალიტრიდან აირჩიეთ ასევე, თქვენთვის სასურველი ფერი.
მონიშნეთ დონე – კერძოდ, ერთი, თუ გსურთ, რომ უშუალოდ თქვენს მიერ დადებული
რეზოლუციები იყოს დამახსოვრებული და ყველა, იმ შემთხვევაში, თუ არსებობს თქვენი
თანამშრომლის მიერ კიდევ გადაწერილი რეზოლუციები და მათი დამახსოვრებაც
გესაჭიროებათ.
სქემის შენახვისთვის
სურ.114
ასე მოხდება თქვენს მიერ სქემის დამახსოვრება.
რაც შეეხება რეზოლუციის დადებას, შაბლონის გამოყენების სურვილის შემთხვევაში,
სტანდარტულად, ჯერ აირჩიეთ დოკუმენტი, შემდეგ იარაღების პანელიდან დააწკაპუნეთ
ღილაკზე „გადაწერა“ და ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ ჩანაწერი „გადაწერა სქემით“
(სურ.115).
87
სქემის დეტალების სანახავად
სურ.115
სქემების ჩამონათვალში გამოჩნდება ყველა ის დასახელება, რომელიც თქვენს მიერ არის

შექმნილი. დასახელების გაყოლებაზე არსებულ ღილაკზე დაწკაპუნებით შეგიძლიათ იხილოთ
ინფორმაცია სქემაში დამახსოვრებული შემსრულებლების შესახებ (სურ.116).
სურ.116
აირჩიეთ რეზოლუციისთვის საჭირო სქემა. გადაწერის ფანჯარაზე ავტომატურად გადავა

სქემის დასახელება. ადრესატთა სიაში შემსრულებლების დამატებისთვის დააწკაპუნეთ
დამატება“. საბოლოოდ დამახსოვრებისთვის კი დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“
ღილაკზე „დამატება“. შენახვა“
(სურ.117).
ადრესატების დამახსოვრებისთვის
(სურ.117)
88
თუ არსებული ადრესატებიდან რომელიმეზე არ გსურთ წერილის გადაწერა, მონიშნეთ ასეთი
გვარი და წაშალეთ მისი ჩანაწერი. ღილაკით „შენახვა“ დაიმახსოვრეთ საბოლოო მონაცემი.
იმ შემთხვევაში, თუ გსურთ კიდევ სხვა შემსრულებლის ჩამატება, გადაწერის დიალოგურ
ფანჯარაში მონიშნეთ ჩანაწერი „გადაწერა სქემის გარეშე“, ველში „შემსრულებელი“
შეიყვანეთ თანამშრომლის გვარი (ან სახელი) დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“ და
საბოლოოდ დამახსოვრებისთვის ღილაკზე „შენახვა“(სურ.118).
ადრესატების დამატებისთვის სქემის გარეშე

შეიყვანეთ შემსრულებელი, დააწკაპუნეთ
ღილაკზე „დამატება“
საბოლოოდ დამახსოვრების
ამახსოვრებისთვის
სურ.118
სქემების დახმარებით თქვენ შეძლებთ რამდენიმე თანამშრომელზე დოკუმენტის ერთი

მოქმედებით გადაწერას.
თქვენ შეგიძლიათ არსებული სქემების წაშლა/რედაქტირება. ამით არ ეხებით ადრე
გაკეთებულ რეზოლუციებს.
სქემით გადაწერის შემთხვევაში შუალედულ ადრესატთან ვიზუალურად აისახება შესაბამისი
ინფორმაცია. კერძოდ, ინდიკაცია მიანიშნებს, რომ შემდგომი რეზოლუცია მის მიერ კი

არ არის დადებული, არამედ ხელმძღვანელი პირის მიერ, მრავალდონიანი სქემით (სურ.119).
სქემით გადაწერის შემთხვევაში

არსებული ინდიკაცია
სურ.119
89
13.სამუშაო გა რემო - საქაღალდეები
დოკუმენტბრუნვის მართვის ელექტრონული სისტემა მომხმარებელს საშუალებას

აძლევს მიიღოს ინფორმაცია არა მხოლოდ შემოსული კორესპონდენციის თაობაზე, არამედ
შესრულებისას მიმდინარე პროცესების ირგვლივაც. კერძოდ, შემოსული და კანცელარიაში
რეგისტრირებული ამა თუ იმ დოკუმენტის რეზოლუციების საშუალებით საბოლოო
შემსრულებლზე (ადრესატამდე) გადაცემის შემდეგ, ზოგიერთ შემთხვევაში, საჭირო არის
საპასუხო, ან შუალედური ტიპის დოკუმენტის მომზადება, რომელიც ასევე ელექტრონულად
გაივლის უკუპროცესებს. ეს გზაა: პასუხისმგებლის მიერ დოკუმენტის სისწორის დასტური
(ვიზირება), ხელმძღვანელის (პირველი ხელმომწერის) ხელმოწერა და უკვე დასრულებული
დოკუმენტის საქმისწარმოების სამსახურის თანამშრომლების მიერ რეგისტრაცია. მთლიანი
პროცესი ქმნის ერთიან სამუშაო გარემოს.
13.1. გ ა სული ტიპის დოკუმენ ტის მ ომზ ა დება
გარემო“–ს
ნებისმიერი ტიპის წერილის მომზადება ხორციელდება ე.წ. „სამუშაო გარემო“
გააქტიურების საშუალებით, რაც გულისხმობს საქაღალდეების შექმნას. საქაღალდეები ერთ
დოკუმენტზე ან დავალებაზე ერთდროულად რამდენიმე მომხმარებლის მიერ ერთმანეთისგან
დამოუკიდებლად მუშაობის შესაძლებლობას იძლევა.
საქაღალდე წარმოადგენს ელექტრონული დოკუმენტების ერთობლიობას. ერთი
საქაღალდე წარმოადგენს ერთ წერილს. წერილი-საქაღალდე შეიძლება შეიცავდეს როგორც
ერთ, ასევე რამდენიმე ფაილს, ოღონდ თანმხლები (ძირითადი) წერილი აუცილებლად ერთია!
ძირითადია წერილი, რომელზეც ფიქსირდება ხელმოწერა. მაგ. ძირითადი წერილი თავისი
დანართებით, რომელიც Exel-ის ფორმატშია მომზადებული. ამისთვის, დოკუმენტების
რეესტრში საჭირო წერილის (რომლის საფუძველზეც მზადდება ახალი დოკუმენტი) მონიშვნის
შემდეგ იარაღების პანელიდან აირჩიეთ ღილაკი „სამუშაო გარემო“ (სურ.120).
ელექტრონული დოკუმენტის
მომზადებისთვის აირჩიეთ
სურ.120
გამოსულ დიალოგურ ფანჯარაში ახალი საქაღალდის შექმნისთვის აირჩიეთ

საქაღალდის ადმინისტრირება და ჩამოშლადი მენიუდან ფუნქცია „შექმნა“ (სურ.121).
90
სურ.121
შეიყვანეთ საქაღალდის თქვენთვის

სასურველი დასახელება
განსაზღვრეთ საქაღალდისა
საქაღალდისა და
დოკუმენტთან კავშირის ტიპები.
ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ
სასურველი ბლანკი
ადრესატის
ადრესატის ავტომატურად
განსაზღვრისთვის
განსაზღვრისთვის გაააქტიურეთ
სურ.122
დასახელება“ შეიყვანეთ საქაღალდის თქვენთვის სასურველი სახელწოდება.
ველში „დასახელება“
დოკუმენტის ტიპი – განსაზღვრეთ საქაღალდისა და აქედან გამომდინარე, შემდგომში მასში
არსებული დოკუმენტების სისტემაში რეგისტრაციის ფორმა. აირჩიეთ „გასაგზავნი“ – გარე
უწყებაში დოკუმენტის გაგზავნის საჭიროების დროს.
91
გასაგზავნის არჩევის შემთხვევაში ჩამოშალეთ ველი „ბლანკი“ და აირჩიეთ ის
ტიტულიანი ფურცელი, რომლითაც გსურთ, რომ თქვენს მიერ მომზადებული წერილი
გაიგზავნოს გარე უწყებაში. თუ აუცილებელია, რომ წერილი ამოიბეჭდოს ტიტულიან
ფურცელზე, მაშინ აირჩიეთ ვარიანტი „ბლანკის გარეშე“. ეს დაგეხმარებათ იმაში, რომ მზა
წერილი უკვე გასწორებული ველებით დაიბეჭდება რეალურად ტიტულიან ქაღალდზე და ის არ
დაზიანდება (არ მოხდება ტიტულიან ნაწილზე ტექსტის გადაბეჭდვა).
ტიპი „შიდა
შიდა“ აირჩიეთ სისტემის შიგნით მიმოწერის შემთხვევაში, და „ბრძანება“ - თუკი
შიდა“
თქვენ ამზადებთ ბრძანების პროექტს. ამ უკანასკნელის არჩევისას დამატებით საჭიროა
მიუთითოთ ბრძანება შიდა ტიპისაა (შიდა ბრძანება ეგზავნებათ რეაგირებისა და ცნობისთვის
სტრუქტურის თანამშრომლებს), თუ გასაგზავნი (გასაგზავნი ბრძანებაა, თუკი ის იგზავნება
როგორც სისტემის გარეთ, ასევე სტრუქტურის თანამშრომლების გასაცნობად) .
კავშირის ტიპი – აირჩიეთ საქაღალდის/დოკუმენტების დავალებასთან (წერილთან)
დამოკიდებულების ფორმა. კერძოდ, „საპასუხო“, თუკი ამზადებთ დავალების საპასუხო
დოკუმენტს, „შუალედური“ კი, დამატებითი ინფორმაციისთვის დოკუმენტის შექმნის
საჭიროების დროს.
იმ შემთხვევაში, თუკი შემდგომ მომზადებული წერილი უნდა გაეგზავნოს იგივე
ადრესატს, ვისგანაც არის შემოსული, საქაღალდის შექმნის დროს ღილაკის „მიენიჭოს
მიმღები“ გააქტიურებით, ავტომატურად ფიქსირდება საქაღალდეში არსებული დოკუმენტის
მიმღების (ადრესატები) მონაცემები. სისტემის მიერ ხდება გამომგზავნის რეკვიზიტების მოძება
და მისი ადრესატად, რაც შემდგომში ამარტივებს გასაგზავნი დოკუმენტის რეგისტრაციას.
მონაცემების შევსების შემდეგ დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“ (სურ.123).
ავტომატურად განსაზღვრული ადრესატის წაშლა

დოკუმენტის მიმღები
სურ.123
თუ მიმღების განსაზღვრა მსგავსი ხერხით არ არის შესაძლებელი, თავად დაამატეთ

საჭირო ადრესატი (დეტალური ინფორმაციისთვის იხ. მომხმარებლის სახელმძღვანელო,
დოკუმენტების რეგისტრაცია, კონტაქტები).
ამისთვის, თავდაპირველად განსაღზვრეთ კონტაქტის ტიპი და აირჩიეთ შესაბამისი
ჩანართი. კერძოდ, ჩანართი „მოქალაქეები“ აირჩიეთ იმ შემთხვევაში, თუ დოკუმენტის
მიმღები ფიზიკური პირია, „ორგანიზაციები“ – როდესაც მიმღები იურიდიულ პირს
წარმოადგენს (შპს–ები, სააქციო საზოგადოებები, ამხანაგობები და ა.შ) და ბოლოს, გარე
92
უწყებები – ყველა სახელმწიფო ორგანიზაციის (სამინისტროები, საკრებულოები და ა.შ.)
შემთხვევაში.
იმ შემთხვევაში, თუ მიმღების მონაცემები უკვე არსებობს სისტემაში, მათი საჭირო ველში
შეყვანისას, ჩამოშლად მენიუში აისახება ჩამონათვალის სახით. აირჩიეთ თქვენთვის
სასურველი და დაიმახსოვრეთ ღილაკით „დამატება“ (სურ.124).
შეიყვანეთ ფიზიკური პირის მონაცემი და

დააწკაპუნეთ ღილაკს „დამატება“
სურ.124
თუ თქვენს მიერ შეყვანილი კონტაქტის შესახებ მონაცემთა ბაზაში არ მოიპოვება
ინფორმაცია, იმავე ველში მარჯვენა ღილაკზე დააწკაპუნეთ და გადადით ახალი კონტაქტის
დამატების ოპერაციაზე (სურ.125).
ახალი მონაცემის შეყვანისთვის

შეყვანისთვის აირჩიეთ
„მოქალაქის დამატება“
სურ.125
მაგ.: ფიზიკური პირის არ არსებობის შემთხვევაში, აირჩიეთ მოქალაქის დამატება.

შეავსეთ ახალი ფიზიკური პირის დამატებისთვის საჭირო ველები და დააკლიკეთ ღილაკზე
„შენახვა“ (სურ.126)
93
სავალდებულო
ველები
ტელეფონის ნომრის შეყვანისას დაიცავით

სტანდარტული ფორმატი: (+995) 99 999999
შეყვანილი მონაცემების
დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ
სურ.126
შედეგად, ახალი ფიზიკური პირის მონაცემები აისახება მოქალაქის შესავსებ ველში.

მაუსის დაკლიკებით დააფიქსირეთ ახალი მონაცები და დაიმახსოვრეთ ღილაკით
ანალოგიურად მოიქეცით ორგანიზაციის და უწყების შემთხვევაშიც.
საქაღალდის შექმნის შემდეგ მასში დოკუმენტების განთავსებისთვის დააწკაპუნეთ
ღილაკზე „დოკუმენტის ადმინისტრირება“, ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ ფუნქცია „შექმნა“
და ჩამონათვალიდან შეასრულეთ სასურველი ოპერაცია. შესაძლებელია:
(1) სისტემაში ინტეგრირებული Word–ის და Excel–ის პროგრამების საშუალებით
გახორციელდეს ცარიელი შაბლონით დოკუმენტის (დოკუმენტების) შექმნა; (2) უკვე არსებული
დოკუმენტის სისტემაში ატვირთვა (მეილის მსგავსად).
ნებისმიერ შემთხვევაში საჭირო ფაილის საქაღალდეში განთავსების შემდეგ იხილეთ
დოკუმენტი „დათვალიერების რეჟიმით“ , რაც მოგცემთ საშუალებას ნახოთ, თუ როგორი
იქნება დასრულებლი დოკუმენტის საბოლოო სახე (როგორ გამოიყურება თქვენს მიერ
მომზადებული დოკუმენტი ბლანკზე გადატანილ მდგომარეობაში, სად დაფიქსირდება
ხელმოწერა და ა.შ.) (სურ.127).
94
რეგისტრაციის ნომრის და
შტრიხ-
შტრიხ-კოდის ადგილი
ხელმოწერის სავარაუდო
ადგილი
სურ.127
არასასურველი ვიზუალური განლაგების შემთხვევაში (მაგ.: ხელმოწერის მეორე

გვერდზე გადასვლა და სხვა) ფაილში შეიტანეთ რედაქტირება.
ცარიელი შაბლონის საშუალებით დოკუმენტის შექმნის შემთხვევაში პირველ რიგში
დოკუმენტების ადმინისტრირებიდან აირჩიეთ შექმნა შაბლონიდან და შემდეგ დოკუმენტის
(ფაილის) ტიპი(სურ.128).
სურ.128
ველში „დასახელება“ შეიყვანეთ დოკუმენტის სასურველი სახელი და განსაზღვრეთ მისი

კატეგორია. კატეგორია ძირითადი აირჩიეთ იმ დოკუმენტის შექმნის დროს, რომელზეც
ფიქსირდება ხელმოწერა (თანმხლები დოკუმენტი), დანართი – თუკი დოკუმენტი ძირითადი
(თანმხლები) დოკუმენტის დანართს წარმოადგენს (აქვე უნდა აღინიშნოს, რომ აუცილებელი
არ არის დოკუმენტის დაყოფა ძირითად და დანართის კატეგორიებად. სრულიად შესაძლებე-
ლია ძირითადი დოკუმენტი მოიცავდეს დანართსაც). დამხმარე სამუშაო მასალა – ეს იმ ტიპის
დოკუმენტებია, რომლებიც მხოლოდ მუშა პროცესში არის საჭირო ინფორმაციის გაცვლის და
სხვა საჭიროებებისთვის (სურ.129). დამხმარე დოკუმენტის რეგისტრაცია არ წარმოებს.
წარმოებს.
95
არჩეული მონაცემების
სურ.129
სასურველი დოკუმენტების შექმნის შემდეგ ისინი აისახებიან შესაბამის საქაღალ-

დეებში. საქაღალდეების გვერდით ნაჩვენები ციფრი გამოსახავს იმ დოკუმენტების
რაოდენობას, რა რაოდენობის დოკუმენტიც არის დაფიქსირებული საქაღალდეში. ფაილების
ჩამონათვალში თითოეული დოკუმენტის წინ გამოსახულია ინდიკაციის ნიშანი, რომელიც
ვიზუალურად მიუთითებს დოკუმენტების არჩეულ კატეგორიებს. მაგალითად, „ “ ნიშნავს,
რომ დოკუმენტის არის ძირითადი, „ “ – დოკუმენტი არის დანართის კატეგორიის, ხოლო
„ “ ნიშნით აღინიშნებიან სამუშაო დოკუმენტები.

საქაღალდეში უკვე მომზადებული დოკუმენტის ატვირთვის სურვილის შემთხვევაში
დოკუმენტის ადმინისტრირებიდან აირჩიეთ „შექმნა“ და შემდგომ „ფაილის ატვირთვა“.
ატვირთვის ღილაკით მოიძიეთ სასურველი ფაილი, აიჩიეთ ფაილის ტიპი და
დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“ (სურ.130).
მოიძიეთ საჭირო ფაილი,

განსაზღვრეთ მისი ტიპი და
სურ.130
რამდენიმე საქაღალდის არსებობის შემთხვევაში (როდესაც ერთ წერილზე მუშაობს

რამდენიმე მომხმარებელი, ან ერთი მომხმარებელი ქმნის რამდენიმე წერილს) ფაილების
ჩამონათვალში წარმოდგენილია იმ საქაღალდის შემადგენელი დოკუმენტები, რომლის
ინდიკაციის ნიშანიც არის გახსნილ მდგომარეობაში „ “ (სურ.131).
96
საქაღალდებში არსებული დოკუმენტების დოკუმენტის
დოკუმენტების რაოდენობა ჩამონათვალი დათვალიერება
დათვალიერე ბა
წაშლა
სურ.131
თითოეულ საქაღალდეში ნებისმიერ დროს არის შესაძლებელი ახალი დოკუმენტის

დამატება. მონაცემები აისახება პირადი კორესპონდენციის მთავარ გვერდზე, თითოეული
დოკუმენტის დეტალურ ინფორმაციაშიც და მისი ხილვა
შესაძლებელია დავალებებთან არსებული ჩანართის – „დოკუმენტები“ გააქტიურებით
(სურ.132).
მონიშნული საქაღალდე და მისი

შემადგენელი ფაილები
სურ.132
ერთ დავალებასთან დაკავშირებით, ერთ სამუშაო გარემოში მარტივად შესაბამისად

იქმნება რამდენიმე საქაღალდე. ამ გზით შესაძლებელია წარმოდგენილი საქაღალდეები
(შემადგენელი დოკუმენტებით) ერთმანეთისგან დამოუკიდებლად გადამისამართდეს შემდგომ
პროცესებზე, იქნება ეს ვიზირება, თუ ხელმოწერა. შესაბამისად, ერთ დავალებაზე
დაკავშირებული დოკუმენტების რაოდენობაც არ არის შეზღუდული.
საჭიროების შემთხვევაში, მომხმარებელს აქვს საქაღალდის წაშლისა და რედაქტირების
საშუალება. ამისთვის, საჭიროა სასურველ საქაღალდეზე მაუსის მარჯვენა ღილაკით
დაწკაპუნების დროს კონტექსტური მენიუდან ავირჩიოთ შესაბამისი ოპერაცია (სურ.133).
97
აირჩიეთ საქაღალდე, მონიშნეთ,
დააწკაპუნეთ მარჯვენა
მარჯვენა ღილაკზე და
ჩამონათვალიდან აირჩეთ თქვენთვის
სასურველი ოპერაცია
სურ.133
ამავე კონტექსტური მენიუს დახმარებით შესაძლებელია უკვე სრულყოფილი

საქაღალდისა და შესაბამისად, მასში შემავალი დოკუმენტების ვიზირებაზე ან ხელმოწერაზე
გადაგზავნა.
კონტექსტური მენიუდან სტატუსების ისტორიის არჩევით კი, საშუალება გეძლევათ
იხილოთ საკუთრივ საქაღალდის ისტორია ყველა განვლილი სტადიის ჩათვლით (შექმნა,
ვიზირებაზე გაგზავნა, ვიზირების მინიჭება, ვიზირების გაუქმება, ხელმოსაწერად გაგზავნა,
ხელმოწერილია, დაწუნებულია და რეგისტრირებულია).
1 3.2. შიდა ტიპის დოკუმენ ტის მ ომზ ა დება

შიდა ტიპის დოკუმენტის შემთხვევაში საქაღალდის მომზადებისას მოიქეცით გასული
ტიპის დოკუმენტის მომზადების მსგავსად. დოკუმენტების რეესტრში საჭირო წერილის
(რომლის საფუძველზეც მზადდება ახალი დოკუმენტი) მონიშვნის შემდეგ იარაღების
პანელიდან აირჩიეთ ღილაკი „სამუშაო გარემო“, მხოლოდ ადრესატების ველში მიუთითეთ
დოკუმენტის ადრესატის ვინაობა შიდა სტრუქტურული ერთეულიდან და დამახსოვრებისთვის
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“ (სურ. 134). ადრესატების მითითების ორი ვარიანტი
არსებობს: 1. ადრესატების მითითება სქემის გარეშე და 2. ადრესატების მითითება სქემით.
პირველ შემთხვევაში ადრესატების მონაცემები შედის სათითაოდ მათი რაოდენობის
შესაბამისად და ისე ხდება დამახსოვრება. რაც შეეხება სქემებს, ამ დროს შესაძლებელია
ერთხელ შეყვანილი ადრესატების შაბლონად, ე.წ.სქემად დამახსოვრება და შემდეგ ამ სქემის
არჩევით, შესაძლებელი იქნება ყველა ადრესატის ერთდროულად მითითება.
13.2.1.საქაღალდის
13.2.1. საქაღალდის შექმნა სქემის გარეშე
საქაღალდის შექმნის ფანჯარაში მონიშნეთ დოკუმენტის ტიპი შიდა. შეიყვანეთ

დასახელება და მიმღებში მონიშნეთ ჩანაწერი „სქემის გარეშე“. ადრესატის ველში შეიყვანეთ
ადრესატის გვარი, დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“. გაიმეორეთ იგივე
პროცესი, ადრესატების რაოდენობის შესაბამისად (სურ.134).
98
მონიშნეთ ჩანაწერი სქემის შეიყვანეთ ადრესატი და დააწკაპუნეთ
გარეშე დამატება“
ღილაზე “დამატება“
სურ.134
13.2.2.საქაღალდის
13.2.2.საქაღალდის შექმნა სქემით
საქაღალდის შექმნის ფანჯარაში მონიშნეთ დოკუმენტის ტიპი შიდა. შეიყვანეთ

დასახელება და მიმღებში მონიშნეთ ჩანაწერი სქემით. ჩამოშალეთ სქემის ველი. ჩამოშლადი
მენიუდან აირჩიეთ თქვენთვის სასურველი სქემა და დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“.
სქემის დეტალების ხილვისთვის დააწკაპუნეთ სქემის დასახელების გვერდით არსებულ
დათვალიერების ღილაკზე (სურ.135).
მონიშნეთ
მონიშნეთ ჩამონათვალიდან
ჩანაწერი სქემით აირჩიეთ სქემა
სქემის დეტალების
სანახავად დააწკაპუნეთ
99
სურ.135
სქემის არჩევისა და დამატების შემდეგ გამოვა შენახვის ფანჯარა, ადრესატების სიის შესახებ
(სურ.136).
სურ.136
სქემით შეყვანილი ადრესატების სიაში შეგიძლიათ დაამატოთ ახალი ადრესატი.

ამისთვის, ნიშნული გადაიტანეთ ჩანაწერზე „სქემის გარეშე“ და მოიქეცით ადრესატის
დამატების შესაბამისი სცენარით.
საქაღალდის შექმნის შემდეგ მასში დოკუმენტების განთავსებისთვის დააწკაპუნეთ
ღილაკზე „დოკუმენტის ადმინისტრირება“, ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ ფუნქცია „შექმნა“
და ჩამონათვალიდან შეასრულეთ სასურველი ოპერაცია. შესაძლებელია:
1. სისტემაში ინტეგრირებული Word–ის და Excel–ის პროგრამების საშუალებით
გახორციელდეს ცარიელი შაბლონის საშუალებით დოკუმენტის (დოკუმენტების) შექმნა. 2. უკვე
არსებული დოკუმენტის სისტემაში ატვირთვა (მეილის მსგავსად).
ნებისმიერ შემთხვევაში საჭირო ფაილის საქაღალდეში განთავსების შემდეგ იხილეთ
დოკუმენტი „დათვალიერების რეჟიმით“, რაც საშუალებას მოგცემთ ნახოთ, თუ როგორი
იქნება დასრულებლი დოკუმენტის საბოლოო სახე (როგორ გამოიყურება თქვენს მიერ
მომზადებული დოკუმენტი ბლანკზე გადატანილ მდგომარეობაში; სად დაფიქსირდება
ხელმოწერა და ა.შ.) (სურ. 137). არასასურველი ვიზუალური განლაგების შემთხვევაში (მაგ.:
ხელმოწერის მეორე გვერდზე გადასვლა და სხვა), დახურეთ ფაილის დათვალიერების რეჟიმი
და გახსენით რედაქტირების ფორმატით. შეიტანეთ საჭირო ცვლილებები და დაიმახსოვრეთ.
100
რეგისტრაციის ნომრისა
და შტრიხ-
შტრიხ-კოდის ადგილი
ხელმოწერის
სავარაუდო ადგილი
სურ.137
ცარიელი შაბლონის საშუალებით დოკუმენტის შექმნის შემთხვევაში, პირველ რიგში,

დოკუმენტების ადმინისტრირებიდან აირჩიეთ შექმნა შაბლონიდან და შემდეგ დოკუმენტის
(ფაილის) ტიპი (სურ.138).
სურ.138
დასახელება“ შეიყვანეთ დოკუმენტის სასურველი სახელი და განსაზღვრეთ მისი

ველში „დასახელება“
კატეგორია. კატეგორია ძირითადი – აირჩიეთ იმ დოკუმენტის შექმნის დროს, რომელზეც
ფიქსირდება ხელმოწერა (თანმხლები დოკუმენტი), დანართი – თუკი დოკუმენტი ძირითადი
(თანმხლები) დოკუმენტის დანართს წარმოადგენს (აქვე უნდა აღინიშნოს, რომ აუცილებელი
არ არის დოკუმენტის დაყოფა ძირითად და დანართის კატეგორიებად. სრულიად შესაძლებე-
ლია ძირითადი დოკუმენტი მოიცავდეს დანართსაც). დამხმარე სამუშაო მასალა – ეს იმ ტიპის
დოკუმენტებია, რომლებიც მხოლოდ მუშა პროცესში არის საჭირო ინფორმაციის გაცვლის და
სხვა საჭიროებებისთვის. დამხმარე დოკუმენტის რეგისტრაცია არ ხორციელდება
ორციელდება და ის არ ჩანს
შიდა ტიპის დოკუმენტებში საბოლოო ადრესატებთან (სურ.139)..
101
შეიყვანეთ დოკუმენტის
დასახელება
არჩეული მონაცემების
არჩიეთ დოკუმენტის დამახსოვრებისთვის
კატეგორია დააწკაპუნეთ
სურ.139
სასურველი დოკუმენტების შექმნის შემდეგ ისინი აისახებიან შესაბამის საქაღალ-

დეებში. საქაღალდეების გვერდით ნაჩვენები ციფრი გამოსახავს იმ დოკუმენტების
რაოდენობას, რა რაოდენობის დოკუმენტიც არის დაფიქსირებული საქაღალდეში. ფაილების
ჩამონათვალში თითოეული დოკუმენტის წინ გამოსახულია ინდიკაციის ნიშანი, რომელიც
ვიზუალურად მიუთითებს დოკუმენტების არჩეულ კატეგორიებს. მაგალითად, „ “ ნიშნავს,
რომ დოკუმენტის არის ძირითადი, „ “ – დოკუმენტი არის დანართის კატეგორიის, ხოლო
„ “ ნიშნით აღინიშნებიან სამუშაო დოკუმენტები.

საქაღალდეში უკვე მომზადებული დოკუმენტის ატვირთვის სურვილის შემთხვევაში
დოკუმენტის ადმინისტრირებიდან აირჩიეთ „შექმნა“ და შემდგომ „ფაილის ატვირთვის
ღილაკით მოიძიეთ სასურველი ფაილი, აირჩიეთ ფაილის ტიპი და დამახსოვრებისთვის
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“ (სურ.140).
მოიძიეთ საჭირო ფაილი,

განსაზღვრეთ მისი ტიპი და
სურ.140
რამდენიმე საქაღალდის არსებობის შემთხვევაში (როდესაც ერთ წერილზე მუშაობს

რამდენიმე მომხმარებელი, ან ერთი მომხმარებელი ქმნის რამდენიმე წერილს) ფაილების
ჩამონათვალში წარმოდგენილია იმ საქაღალდის შემადგენელი დოკუმენტები, რომლის
ინდიკაციის ნიშანიც არის გახსნილ მდგომარეობაში „ “ (სურ.141).
102
საქაღალდებში არსებული დოკუმენტების დოკუმენტის
დოკუმენტების რაოდენობა ჩამონათვალი დათვალიერება
დათვალიერება
წაშლა
სურ.141
თითოეულ საქაღალდეში ნებისმიერ დროს არის შესაძლებელი ახალი დოკუმენტის

დამატება. მონაცემები აისახება პირადი კორესპონდენციის მთავარ გვერდზე; თითოეული
დოკუმენტის დეტალურ ინფორმაციაშიც და მისი ხილვა შესაძლებელია დავალებებთან
არსებული ჩანართის – „დოკუმენტები“ გააქტიურებით (სურ.142).
მონიშნული საქაღალდე და მისი

შემადგენელი ფაილები
სურ.142
ამდენად, ერთ დავალებასთან დაკავშირებით, ერთ სამუშაო გარემოში მარტივად და

სურვილის შესაბამისად იქმნება რამდენიმე საქაღალდე. ამ გზით შესაძლებელია, რომ
წარმოდგენილი საქაღალდეები (შემადგენელი დოკუმენტებით) ერთმანეთისგან დამოუკიდებ-
ლად გადამისამართდეს შემდგომ პროცესებზე, იქნება ეს ვიზირება, თუ ხელმოწერა.
შესაბამისად, ერთ დავალებაზე დაკავშირებული დოკუმენტების რაოდენობაც არ არის
შეზღუდული.
საჭიროების შემთხვევაში, მომხმარებელს აქვს საქაღალდის წაშლის და რედაქტირების
საშუალება. ამისთვის, საჭიროა სასურველ საქაღალდეზე მაუსის მარჯვენა ღილაკით
დაწკაპუნების დროს კონტექსტური მენიუდან ავირჩიოთ შესაბამისი ოპერაცია (სურ.143).
103
მონიშნეთ საქაღალდე, დააწკაპუნეთ
მარჯვენა ღილაკზე და აირჩეთ
თქვენთვის სასურველი ოპერაცია
სურ.143
ამავე კონტექსტური მენიუს დახმარებით შესაძლებელია უკვე სრულყოფილი

საქაღალდის და შესაბამისად, მასში შემავალი დოკუმენტების ვიზირებაზე ან ხელმოწერაზე
გადაგზავნა.
კონტექსტური მენიუდან სტატუსების ისტორიის არჩევით კი, საშუალება გეძლევათ
იხილოთ საკუთრივ საქაღალდის ისტორია ყველა განვლილი სტადიის ჩათვლით (შექმნა,
ვიზირებაზე გაგზავნა, ვიზირების მინიჭება, ვიზირების გაუქმება, ხელმოსაწერად გაგზავნა,
ხელმოწერილია, დაწუნებულია და რეგისტრირებულია).
13.3. ბ რძა ნების ტიპის დოკუმენ ტის შექმნა
როგორც ვიცით, დოკუმენტები თავისი შინაარსის მიხედვით იყოფა სხვადასხვა

კატეგორიებად. ესენია: მოხსენებითი ბარათი, სამსახურებრივი ბარათი, წერილი, განცხადება,
საჩივარი და ა.შ. მათ სიაში შედის ასევე ბრძანებებიც. არსებული წესების გამო,
ბრძანებებისთვის ყველა ორგანიზაციაში წარმოებს ცალკე, დამოუკიდებელი რეგისტრაცია.
თავად ბრძანებები კიდევ რამდენიმე ტიპად არის დაყოფილი (ორგანიზაციის სურვილის
მიხედვით), რომელთაც ასევე ერთმანეთისგან დამოუკიდებელი ნუმერაცია აქვთ.
კატეგორიების მიუხედავად ბრძანებები რეგისტრირების ფორმით დაყოფილია ორ ჯგუფად.
ესენია შიდა და გარე ბრძანებები.
შიდაა ბრძანება – რომელიც რეაგირების ან ცნობისათვის უნდა დაეგზავნოს სისტემის
თანამშრომლებს და მათი ამობეჭდვა აღარ არის საჭირო, ვინაიდან სასურველ ადრესატებთან
გადამისამართება ელექტრონულად ხორციელდება. გარე კი – ბრძანება, რომელიც გარდა
სისტემის თანამშრომლებისა, უნდა გაეგზავნოს სხვადასხვა ორგანიზაციას, უწყებას და ისინი
მატერიალური სახით ეგზავნებათ შესაბამის კონტაქტებს.
104
13.3.1.შიდა
13.3.1. მომზადება
შიდა ტიპის ბრძანების პროექტის მომზა დება
დოკუმენტების რეესტრში საჭირო წერილის (რომლის საფუძველზეც მზადდება ახალი

დოკუმენტი) მონიშვნის შემდეგ იარაღების პანელიდან აირჩიეთ ღილაკი „სამუშაო გარემო“
(სურ.144).
(ბრძანების) მომზადებისთვის
დააწკაპუნეთ ჩანაწერზე
სურ.144

სურ.145
შეიყვანეთ საქაღალდის შექმნისთვის საჭირო მონაცემები (სურ.146).
ველში – „დასახელება“
დასახელება“ – შეიყვანეთ საქაღალდის თქვენთვის სასურველი სახელი.
დოკუმენტის ტიპი – აირჩიეთ „ბრძანება“.
ბრძანების
ბრძანების ტიპი – ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ ტიპი – შიდა.
კავშირის ტიპი – თუ ბრძანება საპასუხოა, აირჩიეთ ტიპი – საპასუხო, წინააღმდეგ
შემხთვევაში – შუალედური.
ბლანკი – ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ თქვენთვის სასურველი ბრძანების ბლანკის
შაბლონი (ან შაბლონის გარეშე, თუ სურვილი გაქვთ, რომ თავად ამობეჭდოთ მომზადებული
დოკუმენტი ტიტულიან ფურცელზე).
105
ასახული მონაცემების დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“
სასურველი
აირჩიეთ ბრძანების ტიპი და

სასურველი ბლანკის შაბლონი
სურ.146
მიმღებში მიუთითეთ იმ ადრესატის გვარი (შიდა სტრუქტურული ერთეულიდან), ვინც

უნდა იხილოს რეგისტრირებული ბრძანება ინფორმაციის, ან რეაგირებისთვის და დააწკაპუნეთ
ღილაკზე „დამატება“. რამდენიმე ადრესატის არსებობის შემთხვევაში, გაიმეორეთ იგივე
ოპერაცია (სურ.147).
შეიყვანეთ დოკუმენტის ადრესატი და

სურ.147
თუ ადრესატთა სია დამახსოვრებული იქნება, როგორც შაბლონი (ამას

საქმისწარმოების თანამშრომლები ასრულებენ) ე.წ. სქემა, მაშინ შესაძლებელია სქემის
მითითებით ადრესატების სია ავტომატურად შეივსოს და აღარ დაგჭირდებათ სათითაოდ მათი
მონაცემების შეყვანა. ასეთ დროს საქაღალდის შექმნის გვერდზე, მიმღებების მითითებისას
მონიშნეთ ჩანაწერი სქემით, ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ სასურველი სქემა და
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“ (შიდა ტიპის დოკუმენტის მომზადების მსგავსად)
(სურ.148).
106
მონიშნეთ ჩამონათვალიდან
ჩანაწერი სქემით აირჩიეთ სქემა
სქემის დეტალების
სანახავად დააწკაპუნეთ
სურ.148
შექმნილ საქაღალდეში უკვე შეგიძლიათ განათავსოთ თქვენთვის საჭირო ფაილი

შაბლონის გამოყენებით, ან დოკუმენტის ატვირთვის მეთოდით (იხ. გასული ან შემოსული
ტიპის დოკუმენტის მომზადება) სურ.149.
სურ.149
107
13.3.2.გასული
13.3.2. მომ
გასული ტიპის ბრძანების პროექტის მომზადება
დოკუმენტების რეესტრში საჭირო წერილის (რომლის საფუძველზეც მზადდება ახალი
დოკუმენტი) მონიშვნის შემდეგ იარაღების პანელიდან აირჩიეთ ღილაკი „სამუშაო გარემო“
(სურ.150).
(ბრძანების) მომზადებისთვის
დააწკაპუნეთ ჩანაწერზე
სურ.150

სურ.151
შეიყვანეთ საქაღალდის შექმნისთვის საჭირო მონაცემები (სურ.152).
დასახელება“ – შეიყვანეთ საქაღალდის თქვენთვის სასურველი სახელი.
ველში – „დასახელება“
დოკუმენტის ტიპი – აირჩიეთ „ბრძანება“.
ბრძანების ტიპი – ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ ტიპი – გასული.
კავშირის ტიპი – თუ ბრძანება საპასუხოა, აირჩიეთ ტიპი – საპასუხო, წინააღმდეგ
შემხთვევაში – შუალედური.
ბლანკი – ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ თქვენთვის სასურველი ბრძანების ბლანკის
შაბლონი (ან შაბლონის გარეშე, თუ სურვილი გაქვთ, რომ თავად ამობეჭდოთ მომზადებული
დოკუმენტი ტიტულიან ფურცელზე).
ასახული მონაცემების დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“ შენახვა“
(სურ.152).
108
აირჩიეთ ბრძანების ტიპი და

სასურველი ბლანკის შაბლონი
სურ.152
გასული ტიპის ბრძანების მომზადებისას, მიმღების ნაწილი განსხვავებულია

სტანდარტული შემთხვევისგან. კერძოდ, თუ გასული ტიპის დოკუმენტის მომზადებისას
მიმღების ველში საჭიროა მხოლოდ გარე მიმღების მონაცემის შეყვანა, ბრძანების შემთხვევაში
ამ მონაცემთან ერთად ივსება შიდა მიმღების მონაცემებიც. ამის მიზეზი ის არის, რომ
ბრძანება, რომელიც ეგზავნება გარე ორგანიზაციას ან უწყებას, ასევე საჭიროა გაეგზავნოს
სტრუქტურის თანამშრომლებსაც. ამდენად, როგორც სურ.153–ზეა ნაჩვენები, საჭიროა
მიეთითოს ორივე მონაცემი.
აირჩიეთ მიმღები, შეიყვანეთ
დასახელება და დააწკაპუნეთ
შეიყვანეთ ადრესატის მონაცემი და

დაამატეთ
109
სურ.153
მიმღები – განსაზღვრეთ მიმღების ტიპი, მოქალაქეა, ორგანიზაცია, თუ უწყება.

შეიყვანეთ დასახელების ველში და დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“.
ველში – ადრესატი – მიუთითეთ მიმღების გვარი (შიდა სტრუქტურული ერთეულიდან), ვინც
უნდა იხილოს რეგისტრირებული ბრძანება ინფორმაციის, ან რეაგირებისთვის და დააწკაპუნეთ
ღილაკზე „დამატება“.
მსგავსად,, შიდა მიმღებების მითითება აქაც შესაძლებელია 2
ზემოთ აღწერილი შემთხვევების მსგავსად
მეთოდით: სქემით და სქემის გარეშე (იხ. შიდა დოკუმენტის მომზადება).
შექმნილ საქაღალდეში უკვე შეგიძლიათ განათავსოთ თქვენთვის საჭირო ფაილი

შაბლონის გამოყენებით, ან დოკუმენტის ატვირთვის მეთოდით (იხ. გასული ან შემოსული
ტიპის დოკუმენტის მომზადება) სურ.154.
მომზადებისთვის აირჩიეთ
სურ.154
110
14.ვიზირებაზე გაგზავნა
დავალებასთან ან კონკრეტულ დოკუმენტთან დაკავშირებით სამუშაო გარემოს

გააქტიურების საფუძველზე ერთი ან რამდენიმე საქაღალდის (თავისი შესაბამისი
დოკუმენტებით) შექმნის შემდეგ მომხმარებელი ახორციელებს საქაღალდის პასუხისმგებელ
პირთან ვიზირებისთვის გადაგზავნას. ეს ოპერაცია შეიძლება გახორციელდეს როგორც
იარაღების პანელიდან ღილაკზე „ვიზირებაზე გაგზავნა“ დაწკაპუნებით, ასევე, სასურველ
საქაღალდეზე მარჯვენა ღილაკით გააქტიურებული კონტექსტური მენიუდან შესაბამისი
ოპერაციის „ვიზირებაზე გაგზავნა“ არჩევით. ვიზირებისთვის დოკუმენტის გადაგზავნის დროს
ადრესატებს შორის ხდება დოკუმენტთან დაკავშირებული ყველა ინფორმაციის გაზიარება
(შემოსული დოკუმენტის რეკვიზიტები, მოძრაობის სქემა და ა.შ.) სურ.155.
ვიზირებაზე გაგზავნა
აირჩიეთ საქაღალდე,
ღილაკზე და კონტექსტური
მენიუდან აირჩიეთ
ჩანაწერი
ჩანაწერი ვიზირებაზე
სურ.155
111
ვიზირებაზე გაგზავნა რეოლუციის დადების მსგავსად, შესაძლებელია ორი მეთოდით.
ესენია: ვიზირება სქემის გარეშე და ვიზირება სქემით, სურ.156.
სურ.156
ვიზირება სქემის გარეშე - ამ შემთხვევაში ეთითება ვიზის ავტორი, ან ავტორები მათი

რაოდენობის შესაბამისად. ჯერ ერთი – ხდება მისი დამატება ვიზის ავტორთა სიაში. შემდეგ
მეორე და ა.შ., და დამახსოვრება. რაც შეეხება ვიზირებას სქემით – ამ შემთხვევაში
შესაძლებელია ორი, ან ორზე მეტი ვიზის ავტორის ერთხელ შეყვანილი მონაცემების
შაბლონად, ე.წ. „სქემა“ დამახსოვრება. სხვა დროს ვიზირებისთვის გაგზავნისას ეთითება
დამახსოვრებული სქემის დასახელება, რის საფუძველზეც ვიზის ავტორები მათი რაოდენობის
მიუხედავად ერთი ოპერაციით აისახებიან შესაბამის ველში. განვიხილოთ ორივე შემთხვევა.
14.1 . ვ იზირებ ა ზე გა გზა ვ ნა სქემის გ ა რეშე
გამოსულ დიალოგურ ფანჯარაში მიუთითეთ ვიზის ავტორი ადრესატის გვარი და

დააფიქსირეთ როგორც დასამახსოვრებელი მონაცემი ღილაკით „დამატება“. რამდენიმე
ადრესატის არსებობის შემთხვევაში, პროცესი გაიმეორეთ. მონაცემების ვიზირებაზე
საბოლოოდ გადაგზავნისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“. ადრესატის არასწორად
მითითების დროს მონიშნეთ და წაშალეთ შეცდომით შეყვანილი მონაცემები (სურ.157).
მიუთითეთ ვიზის ავტორის გვარი ან

სახელი და დაამატეთ
სტატუსი – გაგზავნილია
ვიზირებაზე
ვიზირებაზე გაგზავნისთვის
ვიზირებულია დააწკაპუნეთ
სურ.157
112
ვიზის ავტორთა მითითების დროს, უნდა აღინიშნოს, რომ ვიზირება არსებობს ორი
სახის. ესენია: მიმდევრობითი და პარალელური.
პარალელურია ვიზირება - როდესაც მნიშვნელობა არ აქვს ვიზის ავტორთა

რიგითობას. მთავარია სიაში წარმოდგენილმა პირებმა ვიზირებასთან დაკავშირებით
საკუთარი პოზიცია დააფიქსირონ: ვიზირება, ან უარყოფა. ასეთ დროს მიუთითეთ ვიზის
ავტორის გვარები მშობელი ვიზის ავტორის მითითების გარეშე (სურ.158).
პარალელური ვიზირება
სურ.158
მიმდევრობითია ვიზირება - ერთზე მეტ ვიზის ავტორთა შემთხვევაში, როდესაც დაცული უნდა
იყოს იერარქია. ასეთ შემთხვევაში ჯერ უთითებთ რიგით პირველ ვიზის ავტორს და ამატებთ.
შემდეგ შეგყავთ მეორე მონაცემი და ჩანაწერის დამატებამდე უთითებთ მშობელი ვიზის
ავტორის გვარს (ჩამოშლად მენიუში ასახული იქნება თქვენს მიერ უკვე შეყვანილი პირველი
ვიზის ავტორის გვარი) და მხოლოდ ამის შემდეგ ამატებთ მონაცემს (სურ.159).
მიუთითეთ მშობელი ვიზის

ავტორი და დაიმახსოვრეთ
მიმდევრობითი ვიზირება
სურ.159
საბოლოოდ არჩეულ პირებთან ვიზირებაზე დოკუმენტის გაგზავნისთვის დააწკაპუნეთ

ღილაკზე „შენახვა“ (სურ.159).
ვიზუალური ეფექტის გარდა, სხვაობა პარალელურ და მიმდევრობით ვიზირებებს
ვიზირებებს
შორის იმაში მდგომარეობს, რომ მიმდევრობითის
მიმდევრობითის შემთხვევაში, შემდგომი ვიზის ავტორი, ვერ
აფიქსირებს თავის პოზიციას მანამდე, სანამ მისი წინამორბედი არ დააფიქსირებს თავის
გადაწყვეტილებას (დაადასტურებს ვიზით, ან არა). პარალელურის შემთხვევაში მსგავსი
კონტროლი არ არსებობს.
113
14.2 . ვ იზირება ზ ე გა გზა ვ ნა სქემი თ
ორ და მეტ ადრესატთან საქაღალდის ვიზაზე გაგზავნის დროს რეზოლუცის დადების
მსგავსად, საშუალება გეძლევათ დაიმახსოვროთ ერთხელ შეყვანილი ადრესატების სია და
შემდგომ გამოიყენოთ როგორც შაბლონი. ამისთვის, პირველ რიგში, საჭიროა შაბლონის–
სქემის დამახსოვრება.
სქემის შექმნისა და დამახსოვრებისთვის აირჩიეთ იმ პირთა სიით წარმოდგენილი
ვიზირების ის ვარიანტი, რომლითაც უკვე გაგზავნილი გაქვთ საქაღალდე ვიზირებაზე და
გსურთ შაბლონად დამახსოვრება. საფუძველი დოკუმენტის დეტალურ ინფორმაციაში იხილეთ
ჩანართი „ვიზირება“, მონიშნეთ შესაბამისი საქაღალდე, დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკზე და
ჩანაწერზე „სქემის შენახვა“ სურ.160.
სურ.160
შეავსეთ ვიზირების სქემის შენახვის ფანჯარა. კერძოდ, აირჩიეთ ფერი, შეავსეთ

დასახელების ველი და დაიმახსოვრეთ (სურ.161).
შეავსეთ დასახელება,
აირჩიეთ ფერი და
სურ.161
ამგვარად, მოხდება სქემის დამახსოვრება თქვენს მიერ და სქემით ვიზირების

გაგზავნის არჩევის შემთხვევაში ის აისახება თავისი დასახელებით.
შემდგომ, სქემით დამახსოვრებულ პირებთან ვიზირებაზე საქაღალდის გაგზავნის
საჭიროებისას, აირჩიეთ ვიზირება სქემით და ჩამონათვალში თქვენთვის სასურველი სქემა. თუ
არ გახსოვთ კონკრეტულ თანამშრომელთა სია, რომელიც ასახულია სქემაში, დააწკაპუნეთ
114
სქემის დასახელების გასწვრის არსებულ დათვალიერების ღილაკზე და იხილეთ ვიზის
ავტორების ჩამონათვალი, რომელიც კონკრეტულ სქემაშია ასახული (სურ.162).
სქემის დეტალების სანახავად

სქემის დეტალები
სურ.162.
გადაწერის დიალოგურ ფანჯარაში შეივსება სქემის დასახელება. ვიზის ავტორთა

სიაში შემსრულებლების დამატებისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“, საბოლოოდ
დამახსოვრებისთვის კი, ღილაკზე „შენახვა“ (სურ.163).
სქემის - ვიზის
ავტორების
ვიზირებაზე
გაგზავნისთვის
აგზავნისთვის
მონიშნეთ თუ არ გსურთ შენახვის შედეგის

ფანჯრის გამოსვლა
სურ.163
შენახვის შემდეგ გამოდის დიალოგური ფანჯარა, რომელიც შედეგების ინფორმაციის

ამსახველია. თუ არ გსურთ მისი გამოსვლა, მონიშნეთ შესაბამის შენახვამდე (სურ.163), ან
უკვე გამოსულ ფანჯარაზე შესაბამისი ჩანაწერი (სურ.164).
115
სურ.164
თუ გსურთ ვიზის ავტორთა სიაში დაამატოთ ახალი პირი, მონიშნეთ ჩანაწერი ვიზირება
სქემის გარეშე
გარეშე და ველში „ვიზის ავტორი“
ავტორი“ დაამატეთ ახალი თანაშმროლის მონაცემი. და
პირიქით, თუ არ გსურთ სქემაში წარმოდგენილ რომელიმე თანაშმრომელს ვიზირებაზე
გაუგზავნოთ საქაღალდე, მონიშნეთ მისი გვარი ვიზის ავტორთა სიაში და წაშალეთ ღილაკით
„წაშლა“ მონაცემი ღილაკით „წაშლა“
წაშლა“ და დაიმახსოვრეთ საბოლოო მონაცემი წაშლა“ (სურ.165
სურ.165)
165).
ვიზის ავტორის დამატებისთვის მონიშნეთ,

შეიყვანეთ თანამშრომლის გვარი
საბოლოოდ
სურ.165
ამგვარად სქემების დახმარებით თქვენ მარტივად შეძლებთ ერთზე მეტ ადრესატთან

საქაღალდის ვიზირებისთვის
ვიზირებისთვის გაგზავნას.
პირადი კორესპონდენციის სამუშაო დოკუმენტებში კონკრეტულ საქაღალდესთან

მაუსის მიყვანის დროს ჩნდება ბმული, სადაც მითითებულია არჩეული საქაღალდის სტატუსი
(მაგალითად, გაგზავნილია ვიზირებაზე), აქვე არის სტატუსის განმსაზღვრელი ინდიკაციის
ნიშანიც „ “. ჩანართის „ვიზირება“ გააქტიურების შემდეგ თვალსაჩინო ხდება იმ

ადრესატების სია, რომლებიც დოკუმენტის ვიზირების პროცესში იღებენ მონაწლეობას. მათი
რეაგირების შემდეგ (ვიზირების დასტური ან გაუქმება) გვარების წინ ასევე ჩნდება შესაბამისი
ინდიკაციის ნიშნები. მაგალითად, ვიზირების დასტური გამოისახება მწვანე ფერის ინდიკაციის
116
ნიშნით, უარყოფა - წითელით. საბოლოოდ, ოკუმენტის ყველა ადრესატისგან ვიზირების
დასტურის შემდეგ, სამუშაო დოკუმენტებში საქაღალდეს ენიჭება სტატუსი „ვიზირებულია“.
იმ შემთხვევაში, თუ ვიზირებულ დოკუმენტში (საქაღალდეში) რაიმე ცვლილება

განხორციელდა (ახალი დოკუმენტის დამატება, არსებულის რედაქტირება), ხდება ვიზირების
თუ ხელმოწერის პროცესის გაუქმება (შეჩერება), და ამის შესახებ მომხმარებელს ეცნობება
შეტყობინების სახით. (სურ.166)
სურ.166
შესაბამისად, საქაღალდის სტატუსი „ვიზირებულია“ იცვლება სტატუსით „პროცესშია“ .

რედაქტირებული საქაღალდე თავიდან უნდა გადაგზავნოს ვიზირებაზე. ამისთვის,
ვიზირებისთვის განკუთვნილ დიალოგურ ფანჯარაში დააწკაპუნეთ ღილაკს „პროცესის
გაგრძელება“ (სურ.167).
ვიზირებაზე ხელმეორედ
გადაგზავნა
ვიზირების პროცესი
შეჩერებულია
ვიზირების პროცესი
გაუქმებულია
სურ.167
უნდა აღინიშნოს, რომ საქაღალდესთან დაკავშირებული ყველანაირი ცვლილება პროგრამაში

ფიქსირდება და მისი ნახვა მომხმარებელს შეუძლია საქაღალდის შესაბამისი სტატუსების
ისტორიის ხილვით. ამისთვის, მარჯვენა ღილაკის გააქტიურებით გამოსული კონტექსტური
მენიუდან აირჩიეთ ოპერაცია – სტატუსების ისტორია, ან იარაღების პანელიდან ჯერ აირჩიეთ
„სამუშაო გარემო“ და, შემდეგ, საქაღალდეების ადმინისტრირებიდან – „სტატუსების
ისტორია“. თქვენ იხილავთ უშუალოდ საქაღალდის ე.წ. ისტორიას (სურ.168).
117
სტატუსების
ისტორია
სურ.168
რაც შეეხება კონკრეტულად ვიზირებას და მასთნ დაკავშირებულ ინფორმაციას, მას იხილავთ

ვიზის ავტორის მონიშვნის შემდგომ კონტექსტური მენიუდან ვიზირების ისტორიის
გააქტიურების შემდეგ (სურ.169).
სურ.169
118
14.3 . ვ იზირებ ა
დოკუმენტის ვიზირებისთვის მართვის პანელიდან აირჩიეთ ჩანართი „ვიზირება“.

შედეგად, ნავიგაციის ნაწილში გააქტიურდება ვიზირების შესაბამისი კორესპონდენცია,
რომელიც თავისთავად დაყოფილია მიღებულ და ვიზირებაზე გაგზავნილ
კორესპონდენციებად (სურ.170).
ვიზირებისთვის
მიღებული
დოკუმენტები
მიღებული ვიზირებისთვის
დოკუმენტები მიღებული
დოკუმენტების
დეტალური
სურ.170
მიღებული ვიზირებული კორესპონდენციის სიიდან კონკრეტული საქაღალდის არჩევის

შემდეგ მომხმარებელს საშუალება ეძლევა იხილოს ყველანაირი ინფორმაცია მომზადებული
სამუშაო დოკუმენტის შესახებ (საფუძველი, შესრულებაში მონაწილე ადრესატების სია, სხვა
დანარჩენ ვიზის ავტორთა სია).
ვიზის დასტურისთვის იარაღების პანელიდან აირჩიეთ ღილაკი „ვიზირება“ და
ჩამოშლადი მენიუდან „შენახვა“. უარყოფის შემთხვევაში ღილაკი „გაუქმება“.
ვიზის უარყოფის შემთხვევაში აუცილებელია დაფიქსირდეს გაუქმების მიზეზი (სურ.171).
ვიზირების
დასტურისთვის
ჩანაწერზე
119
სურ.171
შესაბამისი სურათი ჩანაწერი ვიზის ავტორთა სიაშიც აისახება (სურ.172).
რედაქტირების რეჟიმით
ვიზირების გაუქმების მიზეზი
სურ.172
მხოლოდ მას შემდეგ, რაც ვიზის ავტორთა ყველა ადრესატისგან საქაღალდე (მასში
შემავალი დოკუმენტები) ვიზით იქნება დადასტურებული, სამუშაო დოკუმენტებში შესაბამის
საქაღალდეს მიენიჭება სტატუსი „ვიზირებულია“.
ვიზის ავტორს საშუალება აქვს საჭიროების შემთხვევაში მიღებულ დოკუმენტში
შეიტანოს ცვლილებები, დაამატოს დოკუმენტები, ან მოახდინოს კორექტირება.
კორექტირებისთვის საჭიროა დოკუმენტის რედაქტირების რეჟიმით გახსნა. ამ შემთხვევაშიც,
ზემოთ აღწერილი ცვლილების პროცესის მსგავსად, ხდება უკვე განხორციელებული
ოპერაციების გაუქმება (შეჩერება), მომხმარებლისთვის შეტყობინება (სურ.173) და
საქაღალდის (დოკუმენტების) არსებული სტატუსი იცვლება სტატუსით „პროცესშია“.
სურ.173
საჭიროა რედაქტირებული (საქაღალდის) დოკუმენტის ვიზირებაზე თავიდან

გადაგზავნა. წინააღმდეგ შემთხვევაში, ვიზის ავტორს აღარ ექნება თავისი პოზიციის
დაფიქსირების საშუალება (სურ. 174).
120
შეჩერებული პროცესი
სურ.174
ამ ქმედებას კვლავ შემსრულებელი ახორციელებს. (იხილეთ ვიზირებაზე გაგზავნა).

საქაღალდესთან და შესაბამისად, მასში განთავსებულ დოკუმენტებთან
დაკავშირებული ყოველგვარი ცვლილება პროგრამაში ფიქსირდება და მისი ნახვა
მომხმარებელს შეუძლია საქაღალდის შესაბამისი სტატუსების ისტორიის, დოკუმენტების
ვერსიებისა და ვიზირების ისტორიის დათვალიერებით. ამისთვის, აირჩიეთ კვლავ „სამუშაო
გარემო“ და გამოსულ დიალოგურ ფანჯარაში აირჩიეთ „საქაღალდის ადმინისტრირება“, ან
„დოკუმენტების ადმინისტრირება“ (სურ.175).
დოკუმენტის ვერსიების
ნახვისთვის აირჩიეთ
დოკუმენტთან
ვერსიები
სურ.175
შესაბამისად, იღებთ როგორც საქაღალდესთან, ასევე, დოკუმენტთან დაკავშირებულ სურათს.

ვიზირების ისტორიის დათვალიერებისთვის, აირჩიეთ ჩანართი „ვიზირება“. მიიყვანეთ მაუსი
ვიზიტორ პირთან, დააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა ღილაკზე და კონტექსტური მენიუდან
აირჩიეთ „ვიზირების ისტორია“ (სურ.176).
121
122
ვიზირების ისტორია
სურ.176
ასე თქვენ იხილავთ ყველა პროცესს, რაც კი ვიზირებასთან დაკავშირებით ყოფილა

განხორციელებული.
15.ხელმოწერაზე გაგზავნა
დავალების საფუძველზე მომზადებული საქაღალდის (მასში შემავალი დოკუმენტების)

ვიზირების დასრულების შემდეგ, ვიზირებული დოკუმენტი იგზავნება ხელმოსაწერად.
ხელმოწერის პროცესი უკვე განხილული ვიზირების პროცესის მსგავსია. ვიზირებაზე გაგზავნის
მსგავსად, ხელმოწერაზე გაგზავნაც ორი მეთოდით არის შესაძლებელი: ხელმოწერაზე
გაგზავნა სქემის გარეშე და სქემით. პირველ შემთხვევაში ერთზე მეტი ხელისმომწერის
არსებობსას, ინდივიდუალურად ხდება თითოეულის მონაცემის შეყვანა და დამახსოვრება. რაც
შეეხება მეორე შემთხვევას - ხელმოწერაზე სქემით გაგზავნას, ამ შემთხვევაში, შესაძლებელია
ორი (ან მეტი) ხელმომწერის არსებობისას ერთხელ შეყვანილი მონაცემების შაბლონად, ე.წ.
„სქემა“ დამახსოვრება. ხელმოსაწერად გაგზავნის დროს, კონკრეტული სქემის არჩევისას
ერთი ოპერაციით გადაეგზავნება ყველა ხელისმომწერს მათი რაოდენობის მიუხედავად.
ხელმოწერისთვის იარაღების პანელიდან აირჩიეთ ღილაკი „ხელმოწერაზე გაგზავნა“
(სურ.177), ან სასურველ საქაღალდეზე მაუსის მარჯვენა ღილაკის დაწკაპუნების შემდეგ,
კონტექსტური მენიუდან აირჩიეთ შესაბამისი ოპერაცია. ხელმოსაწერად საქაღალდის
გადაგზავნის დროს, ხელმომწერი პირისთვის ხელმისაწვდომია ინფორმაცია საფუძველი
დოკუმენტის, დოკუმენტების ადრესატებისა და ვიზაში მონაწილე პირთა შესახებ.
123
სურ.177
1 5.1. ხე ლმოწერა ზ ე გა გ ზავ ნა სქემის გა რეშე
გამოსულ დიალოგურ ფანჯარაში მიუთითეთ ხელისმომწერი ადრესატის გვარი და

დააფიქსირეთ როგორც დასამახსოვრებელი მონაცემი ღილაკით „დამატება“. მეორე
ხელისმომწერის არსებობის შემთხვევაში ჩაწერეთ მისი მონაცემიც და კვლავ დააწკაპუნეთ
ღილაკზე „დამატება“. საქაღალდის ხელმოსაწერად გადაგზავნისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე
„შენახვა“ (სურ.178).
შეიყვანეთ ხელმომწერი პირის გვარი და

დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“
ხელმოსაწერად გაგზავნის
გაგზავნისთვის
ვნისთვის
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“
სურ.178
ადრესატის არასწორად მითითების დროს მონიშნეთ და წაშალეთ შეცდომით შეყვანილი

მონაცემი და კვლავ დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“.
124
1 5.2. ხე ლმოწერა ზ ე გა გზა ვ ნა სქემით
ორ და მეტ ადრესატთან საქაღალდის ხელმოწერაზე გაგზავნის დროს საშუალება

გეძლევათ დაიმახსოვროთ ერთხელ შეყვანილი ადრესატების სია და შემდგომ გამოიყენოთ
როგორც შაბლონი. ამისთვის, პირველ რიგში, საჭიროა შაბლონის–სქემის დამახსოვრება.
სქემის შექმნისa და დამახსოვრებისთვის აირჩიეთ ხელმოწერისთვის უკვე გაგზავნილი
საქაღალდე. მონიშნეთ შესაბამისი საქაღალდე, დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკზე და
ჩანაწერზე „სქემის შენახვა“ (სურ.179).
მონიშნეთ საქაღალდე,
მარჯვენა ღილაკზე და
აირჩიეთ სქემის შენახვა
სურ.179
შეასეთ ხელმოწერის სქემის შენახვის ფანჯარა. კერძოდ, აირჩიეთ ფერი, შეავსეთ

დასახელების ველი და დაიმახსოვრეთ (სურ.180).
შეავსეთ დასახელება,
აირჩიეთ ფერი და
სურ.180
ამგვარად, მოხდება სქემის დამახსოვრება და ხელმოსაწერად გაგზავნის არჩევის

შემთხვევაში ის აისახება სქემით თავისი დასახელებით.
125
გააგრძელეთ პროცესი. მონიშნეთ საქაღალდე. აირჩიეთ ხელმოწერაზე გაგზავნა,
ჩამონათვალიდან მონიშნეთ ხელმოწერა სქემით და ჩამონათვალში თქვენთვის სასურველი
სქემა. თუ არ გახსოვთ კონკრეტული თანამშრომელთა სია, რომელიც ასახულია სქემაში,
დააწკაპუნეთ სქემის დასახელების გასწვრის არსებულ დათვალიერების ღილაკზე და იხილეთ
ხელმომწერი პირების ჩამონათვალი, რომელიც კონკრეტულ სქემაშია ასახული (სურ.181).
სურ.181.
გადაწერის დიალოგურ ფანჯარაში შეივსება სქემის დასახელება. ხელმომწერთა

შემსრულებლების დამატებისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“, საბოლოოდ
დამახსოვრებისთვის კი, დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“ (სურ.182).
სურ. 182
ღილაკის „შენახვა“ გააქტიურების შემდეგ გამოდის შენახვის შედეგის ამსახველი დიალოგური

ფანჯარა. თუ შემდეგში აღარ გსურთ შედეგის ფანჯრის გამოსვლა, ხელმოწერაზე გაგზავნის
დიალოგურ ფანჯარაზე მონიშნეთ შესაბამისი ჩანაწერი (სურ. 183).
კერძოდ, „არ გამოჩნდეს მონაცემების შენახვის შედეგების ფანჯარა“. ან უკვე გამოსულ
შეტყობინებაში მისი ალტერნატიული ღილაკი - „ეს ფანჯარა შემდეგში არ გამოჩნდეს“.
126
თუ გსურთ, რომ შემდეგში აღარ გამოვიდეს შენახვის
შედეგის ფანჯარა მონიშნეთ შესაბამისი ჩანაწერი
სურ. 183
1 5.3. ხე ლმოწერა
დოკუმენტის ხელმოწერისთვის მომხმარებელი მართვის პანელიდან ირჩევს ღილაკს

„ხელმოწერა“. შედეგად, ნავიგაციის ნაწილში აქტიურდება ხელმოწერისთვის განკუთვნილი
კორესპონდენცია, რომელიც დაყოფილია მომხმარებელთან ხელმოსაწერად მიღებულ და
მომხმარებლისგან ხელმოსაწერად გაგზავნილ კორესპონდენციებად (სურ.184).
ხელმოსაწერი
დოკუმენტების სია
ხელმოსაწერ
დოკუმენტთან
ხელმომწერი
ხელმოწერისთვის
შემსრულებლების
სია ვიზის ავტორები
სურ.184
127
ყველა მონაცემის დათვალიერების შემდეგ, ხელმძღვანელი ადასტურებს ხელმოწერას,
ან უბრუნებს მას შემსრულებელს. ხელმძღვანელს საშუალება აქვს შემსრულებელს
დაუფიქსიროს უკან დაბრუნების მიზეზიც. ამისთვის, იარაღების პანელიდან აირჩიეთ ღილაკები
„ხელმოწერა“, ან „დაბრუნება“. დაწუნების შემთხვევაში შენიშვნის ველში აუცილებლებად
შეიყვანეთ უარყოფის მიზეზი და დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნოთ ღილაკზე „შენახვა“
(სურ.185).
დაიმახსოვრეთ არჩეული
სტატუსი
სურვილის შემთხვევაში
მიუთითეთ კომენტარი
საქაღალდის სტატუსი
„ხელმოწერილია“
ხელმოწერილია“
დოკუმენტი (საქაღალდე)
ხელმოწერილია
სურ.185
128
ისევე, როგორც ვიზირების შემთხვევაში, ხელმომწერ პირსაც შეუძლია ხელმოსაწერ
დოკუმენტში შეიტანოს კორექტირება. ამ შემთხვევაშიც, ვიზირების შემთხვევის მსგავსად,
ყველა შესრულებული ოპერაცია უქმდება და პროცესი თავიდან იწყება (შემსრულებლის მიერ
დოკუმენტი კვლავ იგზავნება ვიზირებისთვის და ხელმოსაწერად). შესაძლებელია
ხელმოწერების ისტორიის ნახვაც. ამისთვის, მიიყვანეთ მაუსი კონკრეტულ ხელმომწერთან და
კონტექსტური მენიუდან აირჩიეთ ხელმოწერის ისტორია (სურ.186).
აირჩიეთ ხელმომწერის
ისტორია კონტექსტური
მენიუდან
სურ.186
საბოლოოდ, ხელმოწერის დასტურის შემდეგ, კონკრეტული საქაღალდე ავტომატურად

გადადის საქმისწარმოების სამსახურის განკარგულებაში, როგორც დასარეგისტრირებელი
დოკუმენტი და აისახება გასატარებელი კორესპონდენციის სიაში.
129
16. ცი ფრული ხელმ ოწე რა
1 6.1. რა ა რის ციფრული ხე ლმოწერა ?
ციფრული ხელმოწერა არის ელექტრონული ხელმოწერის სახეობა. ის ჩვეულებრივი

ხელმოწერის ელექტრონული ექვივალენტია, რომელიც შეიძლება გამოყენებული იყოს
დოკუმენტის გამომგზავნის ან ხელმოწერის იდენტიფიცირებისთვის და იმაში
დასარწმუნებლად, რომ მიღებული დოკუმენტი არ შეცვლილა გამოგზავნის პროცესში.
ციფრული ხელმოწერის იმიტირება შეუძლებელია.
გამომგზავნი ვერ შეძლებს უარყოს დოკუმენტზე ხელმოწერის ფაქტი. ციფრული ხელმოწერა
ფართოდ გამოიყენება საინფორმაციო-ტექნოლოგიების, იურიდიულ და ფინანსურ სფეროებში.
ასევე, ყველა ისეთი შემთხვევის დროს, როდესაც მნიშვნელოვანია ფალსიფიკაციის
შემთხვევების თავიდან აცილება.
ელექტრონულ დოკუმენტზე განხორციელებული ციფრული ხელმოწერა ითვლება
მატერიალურ დოკუმენტზე პირადი ხელმოწერის თანაბარი იურიდიული ძალის მქონედ.
ციფრულად ხელმოწერილი დოკუმენტის ყველა ეგზემპლარი განიხილება ორიგინალად.
შესაბამისად, დასაშვებია ამ სახის დოკუმენტების სასამართლოებზე გამოყენება.
ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა (eDocument) შეიცავს სპეციალურ მოდულს,
რომლის დახმარებით შესაძლებელია PDF (Adobe Acrobat Reader) დოკუმენტების
ელექტრონული ხელმოწერა.
ელექტრონული ხელმოწერა ხორციელდება კორპორატიული ბარათის ან ID ბარათების
საშუალებით. ხელმოწერა ინტეგრირდება უშუალოდ სისტემაში არსებულ PDF ფაილებში.
ციფრულად ხელმოწერილი ფაილის გახსნის დროს, PDF ფორმატის დოკუმენტში ხდება
ელექტრონული ხელმოწერის ავტომატური შემოწმება და შემოწმების შედეგების ასახვა.
ნახსენები ფუნქციონალი არ ითხოვს დამატებით პროგრამულ უზრუნველყოფას.
ზემოთ აღწერილიდან გამომდინარე, ელექტრონული ხელმოწერის ვალიდურობა ადასტურებს
შემდეგ ფაქტებს:
• ელექტრონული დოკუმენტი ნამდვილად ხელმოწერილი იყო იმ მომხმარებლის
მიერ, რომლის ატრიბუტები (სახელი, გვარი და სხვა) ნაჩვენებია ხელმოწერის
პარამეტრებში;
• ელექტრონული დოკუმენტი არ იყო შეცვლილი ხელმოწერის მომენტის შემდეგ
აქვე დავძენთ, რომ სისტემაში ვიზირების და ხელმოწერის უკვე არსებული ფუნქციონალი

უცვლელად არის შენარჩუნებული. ციფრული ხელმოწერის გამოყენება მთლიანად
ნებაყოფლობის და საგანგებო საჭიროების საკითხია.
საკითხია.
1 6.2. ც იფრუ ლი ხე ლმოწერის გ ა ნხორც იელებ ა
თუ მიიღეთ კანცელარიის მიერ დარეგისტრირებული დოკუმენტი

ელექტრონული/ციფრული ხელმოწერის მიზნით, მაშინ:
მართვის პანელიდან აირჩიეთ მოდული ხელმოწერა,
ნავიგაციიდან აირჩიეთ კატეგორია – ელ. ხელმოსაწერი
მიღებულ რეესტრში იხილეთ ყველა ხელმოსაწერი საქაღალდე (დოკუმენტი) და
აირჩიეთ სასურველი
130
ციფრული ხელმოწერის მიზნით იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ ღილაკზე
„ხელმოწერა“
4.. ციფრულად ხელმოწერისთვის

3. მონიშნეთ ხელმოსაწერი
კონკრეტული
საქაღალდე/წერილი
2. აირჩიეთ ელექტრონულად
ხელმოსაწერი დოკუმენტები
1. აირჩიეთ მოდული
ხელმოწერა
ს უ რ .187
გამოსულ ფანჯარაში აირჩიეთ ელექტრონული ხელმოწერის შემოთავაზებული

მექანიზმიდან ერთ–ერთი (სურ.188).
131
აირჩიეთ ხელმოწერის
ხელმოწერის მექანიზმი და
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „განახლება“
განახლება“
ს უ რ .188
132
1 6. 2 .1 . ვ ა რია ნტი 1 – ხე ლმ ოწერა კორპორა ტიუ ლი ბ ა რა თით
მოათავსეთ კორპორატიული ბარათი წამკითხავში და დაელოდეთ რამდენიმე

წამი;
აირჩიეთ ხელმოწერის მექანიზმი – კორპორატიული ბარათი;
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „განახლება“;
სერთიფიკატის ველი შეივსება ავტომატურად და მიეთითება თქვენი სახელი და
გვარი ინგლისურ ენაზე;
„ხელმოწერის შინაარსი“ და „ადგილმდებარეობა“ არასავალდებულო
ველებია. სურვილის შემთხვევაში შესაძლებელია ტექსტის შეყვანა (მაგ.
„ადგილმდებარეობა“-ში, თუ სად არის ხელმოწერა განხორციელებული და ა.შ.)
(სურ.189)
ხელის
მოწერისთვის
არჩეული
მექანიზმი
ხელმოწერილი
ხილვისთვის ე.წ. სერთიფიკატის
დააწკაპუნეთ ველი
ს უ რ .189
133
საბოლოოდ, ელ.ხელმოწერის ასახვისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ხელის მოწერა“
გამოსულ ფანჯარაში შეიყვანეთ თქვენი კორპორატიული ბარათის კოდი – PIN
(პაროლი, რომელსაც იყენებთ პერსონალური კომპიუტერის ჩართვისას) (სურ.
190);
შეიყვანეთ თქვენი
კორპორატიული
ბარათის PIN კოდი
ს უ რ .190
რამდენიმე წამის შემდეგ, გამოვა შეტყობინება დოკუმენტზე ხელმოწერის

განხორცილების თაობაზე (სურ.190);
ს უ რ .191
ელექტრონულად ხელმოწერილი დოკუმენტის ხილვისთვის ხელმოწერის

ფანჯარაშივე დააწკაპუნეთ თქვენთვის სასურველ ძირითად ფაილს ან
დანართებს (სურ.189). გაიხსნება ფაილი PDF ფორმატით. მისი გახსნისას, ზედა
ნაწილში აისახება ჩანაწერი - Signed and all signatures are valid, მწვანე
პწიჩკით, რომელიც მიუთითებს, რომ დოკუმენტი ნამდვილად ხელმოწერილია:
o ხელმოწერის დეტალების ხილვისთვის დააწკაპუნეთ ჩანაწერზე
Signature Panel;
o ჩამოშალეთ გამოსული ჩანაწერები;
o იხილეთ ხელმოწერის დეტალები – Signature Details 9სურ.192)
134
ხელმოწერა ხელმოწერის
წარმატებულად დეტალების
დასრულდა ხილვისთვის
დეტალები ს უ რ .192
პირველად ციფრული ხელმოწერის განხორციელების შემთხვევაში, არ გამოვა

კონკრეტული ჩანაწერი. ფაილთან იქნება შემდეგი სურათი:
ხელმოწერის ვალიდურობის ხელმოწერის ვალიდურობის

პრობლემა გააქტიურების მიზნით
ს უ რ .193
135
ასეთ დროს საჭიროა:
გააქტიურდეს ხელმოწერის პანელი – Signature Panel;
ჩაიშლოს გამოსული ჩანაწერი;
გააქტიურდეს ჩანაწერი Certificate Details……;
მოინიშნოს პირველივე ჩანაწერი;
გააქტიურდეს ტაბი Trust;
დაწკაპუნდეს ტექსტის ბოლოს არსებულ ჩანაწერზე;
გამოსულ დიალოგურ ფანჯარაშიც დაწკაპუნდეს “OK”;
კვლავ „OK”;
ამის შემდეგ, შეიცვლება ხელმოწერის ვალიდურობის სტატუსი
(სურ. 194)
ს უ რ .194
136
1 6. 2.2 . ვ ა რია ნტი 2 – ხე ლმ ოწერა I D ბ ა რათი თ
პირველად ID ბარათით ხელმოწერის შემთხვევაში საჭიროა ბარათის დრაივერის და

ხელმოწერის კოდის გააქტიურება. მხოლოდ ამის შემდეგ იქნება ციფრული ხელმოწერა
შესაძლებელი (შეგიძლიათ მიმართოთ IT სამსახურს, ან თავად განახორციელოთ იგივე
პროცესები). თუ ტექნიკურად ყოველივე ზემოაღწერილი გამართულია, მოიქეცით
შემდეგნაირად:
ბარათის წამკითხავში განათავსეთ თქვენი ID ბარათი;

ხელმოწერის მექანიზმის ჩამონათვალში აირჩიეთ ID ბარათი,
დააწკაპუნეთ ღილაკზე „განახლება“;
სერთიფიკატის ველი შეივსება ავტომატურად და მიეთითება თქვენი სახელი და გვარი
ინგლისურ ენაზე;
„ხელმოწერის შინაარსი“ და „ადგილმდებარეობა“ არასავალდებულო ველებია;
სურვილის შემთხვევაში, შესაძლებელია ტექსტის შეყვანა (მაგ.: დგილმდებარეობაში
შესაძლებელია მითითებული იყოს, თუ სად არის ხელმოწერა განხორციელებული და
ა.შ.) (სურ.195);
ხელის
მოწერისთვის
აირჩეული
მექანიზმი
ე.წ. სერთიფიკატის
ხელმოწერილი ველი
ს უ რ .195
ხილვისთვის
ხილვისთვის
137
საბოლოოდ, ელ.ხელმოწერის ასახვისათვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ხელის მოწერა“;
გამოსულ ფანჯარაში შეიყვანეთ თქვენი კორპორატიული ბარათის კოდი (PIN) (სურ.

196);
შეიყვანე (PIN)
კოდი
და დააწკაპუნეთ
ს უ რ .196
რამდენიმე წამის ლოდინის შემდეგ, გამოვა შეტყობინება დოკუმენტზე ხელმოწერის

განხორცილების თაობაზე (სურ.197).
ს უ რ .197
1 6. 2.3 . I D ბ ა რა თის დრა ივ ერის და ხელმ ოწერის კოდის გ აა ქტიურებ ა
ამისათვის მოიქეცით შემდეგნაირად:
b. ID ბარათის დრაივერის დაყენება:

გადადით წარმოდგენილ ბმულზე
https://go.mof.ge/content/helpfiles/driver_installation.
pdf და მიყევით სმარტ–ბარათის ინსტალაციის
პროცედურის სქემას ID ბარათისთვის
c. ხელმოწერის PIN კოდის გააქტიურება:

გადადით ბმულზე – https://id.ge/;
დააწკაპუნეთ ბანერზე „ბარათის აპლიკაციები“;
თუ თქვენს კომპიუტერში არ არის JAVA–ს აპლიკაცია,
მაშინ დააინსტალირეთ ის. მისი არსებობის შემთხვევაში
კი გამოსულ ფანჯარაში დააწკაპუნეთ „RUN” , შემდეგ
138
“Don’t Block”ღილაკებზე
ს უ რ .198
გამოსულ აპლიკაციაში შეიყვანეთ თქვენი ბარათისათვის განკუთვნილი 4–ციფრიანი პირველი

PIN კოდი . ყველა საჭირო კოდები გადმოგეცემათ ID ბარათის თანდართულ დალუქულ
კონვერტში.
ს უ რ .199
გაიხსნება ფანჯარა, სადაც ასახული იქნება თქვენი

პირადი მონაცემები
გაააქტიურეთ ტაბი „ბარათის მართვა“
139
შეავსეთ
ველები
ს უ რ .200
ჩამონათვალში აირჩიეთ „ხელმოწერის PIN კოდის

გააქტიურება“. შეავსეთ ველები. კერძოდ:
o სატრანსპორტო PIN კოდი (მეორე PIN კოდი);
o მეორე ველში შეიყვანეთ თქვენთვის სასურველი
PIN კოდი;
o გაიმეორეთ PIN კოდი;
o დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გააქტიურება“
ამით სრულდება თქვენი ID ბარათის ხელმოწერის
კოდის გააქტიურების პროცესი.
d. ბარათის მართვის დახმარებით, ამავე ფანჯარაში შეიძლება ID

ბარათის, ხელმოწერის PIN კოდის ცვლილება. დაბლოკვის
შემთხვევაში კი განბლოკვის პროცესების განხორციელება.
140
ხელმოწერის, ბარათის კოდების
ცვლილების, განბლოკვისთვის
აირჩიეთ შესაბამისი ჩანაწერი
ს უ რ .201
17. დოკუმენტებისთვის შესრულების სტატუსის მინიჭება
საქმისწარმოების სისტემაში მნიშვნელოვან საკითხს დავალებების შესრულება და

მათი კონტროლი წარმოადგენს. ეს პროცესი თავისთავად პროცესების ერთობლიობას
გულისხმობს. ერთ–ერთ შემადგენელ ნაწილს მომხმარებლების მიერ შესრულებული
(დასრულებული) სამუშაოს დაფიქსირება წარმოადგენს.
კერძოდ, იმ შემთხვევაში, თუ მომხმარებელი მოახდენს დაკისრებულ
დავალებაზე/წერილზე რეაგირებას და ჩათვლის, რომ მიღებული დავალება მის მიერ
შესრულებულია, ეკრანზე გამოსახული ჩამონათვალიდან კონკრეტული დოკუმენტის არჩევის
შემდეგ იარაღების პანელიდან ააქტიურებს ღილაკს „შესრულება“. შესაბამისი სტატუსი
ხელმძღვანელ პირთან იქნება ასახული როგორც კონკრეტული პირის მიერ შესრულებული
დავალება. თუ ხელმძღვანელი პირი სრულყოფილად მიიჩნევს შესრულებულ სამუშაოს, ის
თანხმობას გამოხატავს შესაბამისი ღილაკის „დადასტურება“ გააქტიურებით. წინააღმდეგ
შემთხვევაში, შეუძლია მისი დაქვემდებარებული თანამშრომლის მიერ მინიჭებული სტატუსის
უარყოფა.
მაშ ასე, აირჩიეთ ის დავალება ან წერილი, რომელზეც თქვენს მიერ შესასრულებელი
სამუშაო შეიძლება შესრულებულად ჩაითვალოს. იარაღების პანელზე გააქტიურეთ ღილაკი
„შესრულება“, ჩამოშლად მენიუში, შენიშვნის ველში დაასაბუთეთ, თუ რატომ უნდა
ჩაითვალოს დავალება შესრულებულად და მონაცემის დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ
ღილაზე „შენახვა“ (სურ.202).
მონიშნეთ შესრულებულად,
შენიშვნაში დაასაბუთეთ და
სურ.202
141
ამის შემდეგ, დოკუმენტის მოძრაობის სქემაში კონკრეტული შემსრულებლის
გვართან ჩნდება ღილაკი–ინდიკატორი ე.წ. „პწიჩკა“ (სერი ფერი) და გვარის ქვემოთ

ფიქსირდება შენიშვნაში ასახული ინფორმაცია.
ყველა ის წერილი, რომელიც მონიშნულია როგორც „შესრულებული“, უშუალო
ხელმძღვანელისგან ელის გადაწყვეტილებას: დასტურს, ან უარყოფას. ასეთი დოკუმენტების
მარტივად მოძიებისთვის საჭიროა ფილტრებიდან აირჩიოთ სტატუსი „დასადასტურებელი
დოკუმენტები“, რის შემდეგაც რეესტრში აისახება ყველა ის წერილი, რომელიც
დოკუმენტები“
დაქვემდებარებული პირებისგან მონიშნულია შესრულებულად: დასტური, ან უარყოფა.
იხილეთ თითოეული მათგანი. მოძრაობის სქემაში კონკრეტული გვარის წინ იხილავთ
შესაბამის ინდიკაციას და შენიშვნას (მისი არსებობის შემთხვევაში). მონიშნეთ ადრესატი, რის
შემდეგაც იარაღების პანელზე გააქტიურდება ღილაკები „დადასტურება“ და „გაუქმება“
(სურ.203).
სურ.203
აირჩიეთ სასურველი. დასტურის შემთხვევაში რუხი ფერის ინდიკაცია შეიცვლება

მწვანე ფერით. უარყოფის შემთხვევაში კი – წითელი ფერით. ეს ინფორმაცია აისახება
დოკუმენტის მოძრაობაშიც. ხოლო შემსრულებელთან საკუთარი დოკუმენტების სიაში,
კონკრეტული დოკუმენტის წინ გაჩნდება ასევე მწვანე ფერის „პწიჩკა“. რაც მიანიშნებს იმაზე,
რომ დავალება/წერილი ამ პირის მიერ ნამდვილად არის შესრულებული.
„დოკუმენტის მოძრაობაში“, ადრესატის გვარზე მარჯვენა ღილაკის დაწკაპუნებით
გამოსული კონტექსტური მენიუდან თუ აირჩევთ ჩანაწერს „სტატუსების ისტორია“ იხილავთ
თითოეული ქმედების განხორციელების თარიღს და დროს (სურ.204).
მონიშნეთ შემსრულებელი, დააწკაპუნეთ

მარჯვენა ღილაკზე და აირჩიეთ ჩანაწერი
„სტატუსების ისტორია“
ისტორია“
სურ.204
ამდენად, შესრულების მონიშვნას ზოგ შემთხვევაში პრინციპული მნიშვნელობაც კი

შეიძლება ჰქონდეს.
18.დავალებების ინიცირება
აქამდე ჩვენ ვიხილავდით ისეთ შემთხვევებს, როდესაც დოკუმენტის მომზადების

დროს არსებობდა საფუძველი (შემოსული, თუ შიდა წერილის სახით - წერილობითი ფორმით).
მაგრამ, როგორ მოვიქცეთ ისეთ შემთხვევაში, თუ მსგავსი საფუძველი არ გაგვაჩნია? თუ
142
დოკუმენტს ვამზადებთ ჩვენი ინიციატივით, ან ხელმძღვანელის სიტყვიერი მითითების
საფუძველზე?
ასეთ შემთხვევაში საჭიროა თავად შევქმნათ საფუძველი და შემდეგ მოვიქცეთ ზემოთ
აღწერილი სქემების მიხედვით.
საფუძველის შექმნისთვის:
პირველ რიგში, მარცხენა მხარეს არსებულ მართვის პანელში აირჩიეთ
ჩანართი „დავალებები“;
იარაღების პანელზე აირჩიეთ ღილაკი „ახალი დავალება“.
შეავსეთ გამოსული დიალოგური ფანჯარა (სურ.205).
თუ გაქვთ ერთზე მეტი მოქმედი თანამდებობა, აირჩიეთ ის კონკრეტული, რომლითაც საჭიროა
რომ დავალება იყოს ინიცირებული. ამისთვის,
ამისთვის, დააწკაპუნეთ
დააწკაპუნეთ თანამდებობის
თანამდებობის ჩანაწერთან
არსებულ ღილაკზე და ჩამოშლადი მენიუდან აირჩეთ სასურველი. წინააღმდეგ შემთხვევაში
დატოვეთ დეფოლტად მონიშნული პოზიცია.
დავალება“ - მიუთითეთ დავალების ინიცირების მიზეზი (სავალდებულოა).
ველში „დავალება“
შესრულების ვადა - მიუთითეთ დავალების შესრულებისთვის საჭირო დღეების რაოდენობა.
შენიშვნა - დამატებითი ველია (სურვილის შემთხვევაში - არასავალდებულო).
პრიორიტეტი - განსაზღვრეთ, თუ რამდენად მნიშვნელოვანია თქვენი დავალება.
შემსრულებელი“ - შეიყვანეთ შემსრულებლის გვარი (ზოგ შემთხვევაში თავად
ველში „შემსრულებელი“
შეიძლება იყოთ. მაგ.: როდესაც გსურთ დაწეროთ განცხადება შვებულების თაობაზე, ასეთ
დროს დავალების ინიციატორიც და შემსრულებელიც თავად ბრძანდებით). მისი
დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „დამატება“
რამდენიმე შემსრულებლის შეთხვევაში შეიყვანეთ მონაცემები რიგ-რიგობით. საბოლოოდ,
დავალების შექმნისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „შენახვა“.
რამდენიმე პოზიციის
არსებობისას, ჩამოშლადი
მენიუდან აირჩიეთ დავალების
შეიყვანეთ შემსრულებლის ინიციატორი
გვარი და დააწკაპუნეთ
ღილაკზე „დამატება“
დავალების
სურ.205
143
შედეგად თქვენ მიიღებთ დავალებას, რომელსაც ჩვენ პირობითად ვუწოდებთ სიტყვიერ
დავალებებს (ვინაიდან არ არიან წერილთან დაკავშირებული). დახურეთ დავალების შენახვის
შედეგები.
სურ.206
დავალებების ჩანართში „ჩემი დავალებები“ იხილავთ თქვენს მიერ შექმნილ ახალ

დავალებას, ვინაიდან თავად ხართ დავალების შემსრულებელი (სურ.207).
დაგენერირებული დავალება ჩემი

დავალებების რეესტრში
სურ.207
კონკრეტული დავალება ასახული იქნება, „ჩემს მიერ ინიცირებულები“-ს სიაშიც,

რადგან ინიციატორიც თავად ბრძანდებოდით.
დარეგისტრირების
დავალების ინიცირების საფუძველზე მომზადებული დოკუმენტის დარეგისტრი რების
შემდეგ შექმნილი დავალება ითვლება შესრულებულად.
დავალების ინიციატორს მარტივად შეუძლია აკონტროლოს ის შემსრულებლები,
ვისთვისაც დავალება აქვს მიცემული. ამისთვის, საჭიროა აირჩიოთ „ჩემს მიერ ინიცირებული“
დავალებები და დააჯგუფოთ, ან გაფილტროთ შემსრულებლების მიხედვით (იხ. ძებნა)
(სურ.208).
144
ჩამოშალეთ შემსრულებლების
სია
სურ.208
თუ მონიშნავთ რომელიმე შემსრულებელს, მიიღებთ კონკრეტული პიროვნებისთვის

განკუთვნილ დავალებების სიას თავისი დეტალური ინფორმაციით. ღილაკი ინდიკატორები კი,
ასახავენ შემსრულებლის მიერ განხორცილებულ მოქმედებებს (სურ.209).
მონიშნეთ კონკრეტული
შემსრულებელი და
გაფილტრეთ მონაცემები.
შედეგად, მიიღებთ მისთვის
განკუთვნილი დავალებების
რეესტრს
სურ.209
145
19.მოვლენები და სიახლეები
სისტემაში შესვლის შემდეგ, პროგრამის მარცხენა მხარეს წარმოდგენილ ე.წ.

„მართვის პანელში“ ასახულია ჩანართები (პირადი კორესპონდენცია, დავალებები, ვიზირება,
ხელმოწერა, გაზიარებული დოკუმენტები), რომლებიც წარმოადგენს კონკრეტული სტატუსების
მიხედვით დაჯგუფებული დოკუმენტების/დავალებების ერთობლიობას. თითოეული მათგანის
დასახელებასთან სიახლის არსებობის შემთხვევაში ჩნდება რაოდენობის ამსახველი ჩანაწერი,
რაც მარტივად მიანიშნებს მომხმარებელს, თუ რა ტიპის ახალი სამუშაო აქვს შესასრულებელი.
მაგ.: თუ ჩანაწერი განჩნდება ჩანართთან „ვიზირება“ - ეს ნიშნავს, რომ თქვენ მოგივიდათ
ვიზირებისთვის საქაღალდე (დოკუმენტი). ჩანაწერი „პირად კორესპონდენციასთან“ ნიშნავს,
რომ თქვენ მოგივიდათ წერილობითი ინფორმაცია შემოსული, შიდა ტიპის წერილთან, ან
ბრძანებასთან დაკავშირებით და ა.შ. (სურ.210).
სურთ.210
სასურველი ჩანართის არჩევის შემდეგ აქტიურდება მისი შესაბამისი ნავიგაცია და

იარაღების პანელი.
რაც შეეხება ჩანართს „მოვლენები და სიახლეები“ – ის წარმოადგენს
მომხმარებლისთვის საჭირო ინფორმაციის ერთოლიობას და აერთიანებს ყველა იმ მოვლენას
და სიახლეს, რომელიც დარანჩენ ჩანართებშია წარმოდგენილი. მომხმარებელს საშუალება
აქვს ერთ სივრცეში იხილოს ყველა ის ინფორმაცია, რომელიც მისთვის მნიშვნელოვანია
(სურ.211).
146
მოვლენების და სიახლეების
რეესტრი
სურ.211
პროგრამის შუა ნაწილში წარმოდგენილია რეესტრი, მარცხენა მხარეს ნავიგაცია

სახელწოდებით - „მოვლენები და სიახლეები’. მისი დახმარებით შესაძლებელია ერთჯერადად
გაფილტროთ და მოიძიოთ მხოლოდ ის მოვლენები, რომლებიც იმ მომენტისთვის
გესაჭიროებათ. ამისთვის, ნავიგაციის ნაწილში წარმოდგენილ მოვლენების დასახელებებში
მონიშნეთ კონკრეტული ჩანაწერი, ან ჩანაწერები და შემდეგ იქვე დააწკაპუნეთ ღილაკზე
„ძებნა“. შედეგად, რეესტრში მიიღებთ ძიების შედეგებს. თითოეული მათგანის არჩევით კი,
იხილავთ სტანდარტულ დეტალურ ინფორმაციას, იგივეს, რასაც პირადი კორესპონდენციიდან.
კერძოდ, დოკუმენტის ბარათს – „დოკუმენტი“, დავალებას, მოძრაობას–რეზოლუციებს,
დავალების საფუძველზე მომზადებულ წერილებს–საქაღალდეებს, ინფორმაციას ვიზის
ავტორთა და ხელისმომწერთა შესახებ. მაგ.: გაინტერესებთ, გატარდა თუ არა თქვენს მიერ
მომზადებული შიდა ტიპის დოკუმენტი. ნავიგაციის ნაწიში მონიშნეთ მხოლოდ შესაბამისი
ჩანაწერი და დააწკაპუნეთ ძებნისთვის განკუთვნილ ღილაკზე. შედეგად მიიღებთ შესაბამისი
ინფორმაციის მქონე მოვლენების ჩამონათვალს (სურ.212).
147
არჩეული მოვლენა
მოვლენა და ძებნის
შედეგი
სურ.212
მოვლენების რეესტრში თითოეული ნომრის წინ წარმოდგენილია სვეტები,

რომლებშიც ასახულია ღილაკი–ინდიკატორები. ესენია:
პირველი სვეტი – მოვლენის სტატუსი. მოვლენა შეიძლება იყოს ახალი (დახურული
კონვერტი) და წაკითხული (გახსნილი კონვერტი)
მეორე სვეტი – მოვლენის ტიპი. მოვლენა შეიძლება იყოს ინფორმაციული , ან
შესასრულებელი – .
მესამე სვეტი ასახავს თუ რას ეხება მოვლენა, შემოსულ დოკუმენტს, შიდას,
დავალებას, ხელმოწერას და ა.შ.
მეოთხე სვეტის ინდიკაციები წარმოადგენს მოვლენის აღწერას. მაგ.: ხელმოსაწერი
დოკუმენტი ნანახია და ა.შ.
თითოეულ პიქტოგრმასთან მაუსის მიყვანისას ჩნდება ბმული ჩანაწერით, თუ რა
დატვირთვა აქვს კონკრეტულ აღნიშვნას (სურ.213).
148
ბმულთან გაჩენილი მნიშვნელობის ამსახველი
ჩანაწერი – ახალი–
ახალი– ე.ი. მოვლენა არის
წაუკითხავი
სურ.213
იარაღების პანელზე წარმოდგენილია ყველა იმ ფუნქციის ღილაკი, რაც შეიძლება

მომხმარებელს დასჭირდეს მუშაობის პროცესში. ღილაკების ეს ერთობლიობა იცვლება
ინდივიდუალური მოვლენის ტიპის, აღწერილობის და სტატუსის მიხედვით. მაგ.: თუ მოვლენა
უკავშირდება ახალ დავალებას შემოსულ წერილთან დაკავშირებით, იარაღების პანელზე
აისახება ღილაკი „გადაწერა“. თუ მოვლენა უკავშირდება ხელმოსაწერად მიბმულ დავალებას,
მაშინ ღილაკი „ხელმოწერა“, ან მისი გაუქმება. ამდენად, მომხმარებელს ეძლევა საშუალება,
რომ მაქსიმალურად იმუშაოს ერთ ფანჯარაში. იგივე ფუნქციების შესრულება შესაძლებლია
კონტექსტური მენიუს დახმარებით. მასში წარმოდგენილია ფუნქციურად დასაშვები იგივე
ღილაკები, რომლებიც ასახულია იარაღების პანელზეც.
მოვლენის წაშლა – შესაძლებელია როგორც ინდივიდუალური მოვლენის, ასევე
ყველა მოვლენის წაშლა. ამისთვის იარაღების პანელზე დააწკაპუნეთ შესაბამის ღილაკს და
ჩამონათვალიდან აირჩიეთ სასურველი ჩანაწერი.
გადასვლა საფუძველზე – შეგიძლიათ გადახვიდეთ არჩეული მოვლენის საფუძველ
დავალებაზე, ან კონკრეტულ დოკუმენტზე (გაიხსნება პირადი კორესპონდენციის ნავიგაცია
დოკუმენტის ტიპის შესაბამისად: შემოსული, შიდა, გასული ან ბრძანებები).
ექსპორტი – ნებისმიერი ძებნის შედეგი ან თუნდაც არსებული რეესტრი შეგიძლიათ
გადაიტანოთ Excel-ის ფორმატში, შემდგომში დამუშავებისა და ამობეჭდვის სურვილის
შემთხვევაში (სურ.214).
149
მოვლენის საფუძველზე
გადასვლისთვის დააწკაპუნეთ და
მიყევით ბმულს
სურ.214
აქტიური თანამდებობები – თუ გაგაჩნიათ ერთზე მეტი მოქმედი თანამდებობა,
შეგიძლიათ მონიშნოთ ყველა, ან აირჩიოთ კონკრეტული და შესაბამისად იხილავთ
ინფორმაციებს, რომლებიც აქტიურად მონიშნულ პოზიციებს უკავშირდება. ასევეა
თანამდებობის ცვლილებების შემთხვევაშიც. ჩამონათვალში ასახული იქნება თქვენი ძველი
თანამდებობებიც, რომლებიც ასევე შეგიძლიათ მონიშნოთ (სურ.215).
ჩამოშალეთ და მონიშნეთ
სასურველი თანამდებობები
სურ.215
მოვლენების ადმინისტრირება – მისი დახმარებით საშუალება გეძლევათ მართოთ იმ

მოვლენათა ჩამონათვალი, რომლის თაობაზეც გსურთ მიიღოთ ინფორმაცია და შესაბამისი
შეტყობინება. ახალი მოვლენის თაობაზე შეტყობინება შესაძლებელია მოგივიდეთ მეილზეც,
თუ სისტემაში იქნება გაწერილი შესაბამისი მონაცემი (სურ.216). ამისთვის, გამოსულ
დიალოგურ ფანჯარაში მონიშნეთ თქვენთვის მისაღები ჩანაწერები და დაიმახსოვრეთ.
მონიშნეთ თქვენთვის
სასურველი მოვლენები
მოვლენები და
„შენახვა“
სურ.216
150
ავტორიზაციის გავლის შემდეგ, მომხმარებელს ეტვირთება მისი დაშვების შესაბამისი გვერდი.

პროგრამის ლოგოს გვერდით ჩანს ჩანაწერი - „მოვლენები“, რომელსაც მარჯვნივ უწერია
ციფრი, რაც სიახლეების რაოდენობის ამსახველია (შესაძლოა რაოდენობის ამსახველი ციფრი
არც ეწეროს. ეს ნიშნავს იმას, რომ თქვენთვის არანაირი შეტყობინება არ არსებობს).
ჩანაწერზე დაწკაპუნების შემდეგ, ჩამოშლად მენიუში, ჩამონათვალის სახით აისახება ყველა ის
სიახლე ან მოვლენა ტექსტით, რომელიც არის მოსული (სურ.217). თქვენ შეგიძლიათ
ზოგადად გაეცნოთ მათ, სურვილის შემთხვევაში წაშალოთ, ან კონკრეტულად რომელიმე
მოვლენის გაცნობისთვის დააწკაპუნოთ ჩანაწერზე „მოვლენაზე გადასვლა“.
მოვლენის წაშლა ან გადასვლა

კონკრეტულზე
სურ.217
ამის შემდეგ, აქტიურდება „მოვლენებისა და სიახლეები“-ს რეესტრი (იხ.მოვლენები და

სიახლეები), რომელიც დეტალურად წარმოადგენს არჩეული მოვლენის შესახებ ინფორმაციას.
მისი გაცნობის შემდეგ, შეგიძლიათ იარაღების პანელზე არსებული ღიკალების დახმარებით
დაადთ რეზოლუცია, მოაწეროთ ხელი და ა.შ. ასეთ მოვლენას შეტყობინებებში ეცვლება
ინდიკაცია. კერძოდ, მას ენიჭება სტატუსი ნანახი (სურ.218).
151
კონკრეტული მოვლენა და
მისი დეტალური ინფორმაცია
სურ.218
152

მომხმარებლის სრული სახელმძღვანელო

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

მომხმარებლის სრული სახელმძღვანელო

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

eDocument

საქმისწარმოების ელექტრონული სისტემა

სახელი, გვარი თანამდებობა თარიღი ვერსია კომენტარები

ეკატერინე საოპერაციო საწყისი

ეკატერინე საოპერაციო 12.10.2012 2.2.0.0.0 საბოლოო

ეკატერინე საოპერაციო 27.09.2013 3.1.0.0

1. პროგრამაში შესვლა ----------------------------------------------------------------

16. ციფრული ხელმოწერა ------------------------------------------------------------

17. დოკუმენტებისთვის შესრულების სტატუსის

პროგრამაში შესასვლელად მომხმარებელი აწკაპუნებს კომპიუტერის ეკრანზე

ჩაწერეთ მომხმარებლის სახელი

პირველად პროგრამაში მომხმარებლის შესვლის შემდეგ აუცილებელია პროგრამის

სურვილის შემთხვევაში შეცვალეთ

შეიყვანეთ ახალი პაროლი

მომხმარებელს ნებისმიერ დროს შეუძლია ზემოთ აღწერილი პარამეტრების შეცვლა –

ამას გარდა, პირადი პროფაილის გამოყენება შესაძლებელია შვებულებაში გასვლის

2. გამოსულ დიალოგურ ფანჯარაში აირჩიეთ ჩანართი „შვებულებები და მივლინებები“

მუშა პროცესში დაბრუნებისთვის აირჩიეთ ჩანაწერი

4. შეავსეთ მონაცემები (სურ.7).

მიუთითეთ პერიოდის დასაწყისი და

ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიეთ მიზეზი:

5. შედეგად, მონაცემები იქნება ასახული eDocument-ის სისტემაში და თქვენთვის

ჩანაწერი მიუთითებს, რომ თანაშმრომელი

პროგრამაში პერიოდულად ხორციელდება ცვლილებები, რომელიც სიახლეების სახით

სიახლეების გაცნობის შემდეგ საწყის გვერდზე დაბრუნებისთვის დააწკაპუნეთ

საწყის გვერდზე დაბრუნებისთვის

ავტორიზაციის გავლის შემდეგ, კანცელარიის თანაშმრომლისთვის ხელმისაწვდომი

იარაღების პანელი და მისი

წარმოდგენილი გვერდი პირობითად შეიძლება დაიყოს რამდენიმე ნაწილად

2.1. კა ნც ელა რიებ ი და ქვ ეკა ნც ელა რიებ ი

დიდი სტრუქტურის მქონე სამსახურის შემთხვევაში, როდესაც ის თავისთავად შეიცავს

კანცელარია, სადაც მომხმარებელს

კანცელარია, სადაც მომხმარებელს

სისტემა საშუალებას იძლევა:

ჩამოშლადი მენიუდან აირჩიოთ თქვენთვის სასურველი და მონიშნოთ სიმბოლოთი და

2.2 დოკუმენ ტებ ის ძებ ნა

დოკუმენტების რეესტრში. თითოეული ველის დასახელებასთან არსებობს ღილაკი ,

ღილაკი . სტრიქონების გამოტანის მნიშვნელობის ჩამონათვალში აირჩიეთ „შეიცავს“,

ანალოგიურად შეგიძლიათ მოიძიოთ დოკუმენტები ყველა იმ სვეტის მიხედვით,

შეიყვანეთ რეგისტრაციის მიუთითეთ საძიებო ძებნისთვის

იმ შეთხვევა, თუ არ არის ცნობილი თქვენი ორგანიზაციის მიერ მინიჭებული რეგისტრაციის

თუ გსურთ არჩეული საძიებო პარამეტრების დამახსოვრება საძიებო ფილტრად იმ მიზნით,

არჩეული ფილტრი ძებნისთვის დააწკაპუნეთ

ძიების შედეგი ძიების გაუქმება

ასე მიიღებთ თქვენთვის სასურველი ძიების შედეგებს. ფილტრის მოხსნისთვის დააწკაპუნეთ

ძებნისთვის მოსახერხებელი საშუალებაა ე.წ. სვეტების დაჯგუფებაც.

შედეგად, მიიღებთ დაჯგუფებას დოკუმენტის კატეგორიის მიხედვით. საწყისი სურათის

დაჯგუფებულ სვეტში შეგიძლიათ დამატებით გადაიტანოთ რომელიმე სხვა სვეტი,

2.3 კა ნც ელა რია – გ აფა რთოებ უ ლი ძებ ნა - კონ ტროლი

დოკუმენტების ძებნის გარდა, „გაფართოებული ძებნის“ დახმარებით, ჩანართი

ძებნისა და კონტროლის შენმთხვევაში შესაძლებელია რეესტრის მთლიანი რეპორტის

დოკუმენტის ექსპორტის შემთხვევაში თქვენ მიიღებთ სრულყოფილ ინფორმაციას, ერთ

ახალი დოკუმენტის რეგისტრაციისთვის ნავიგაციიდან აირჩიეთ დოკუმენტის ტიპი

რეგისტრაციისთვის საჭიროა შეივსოს სურათზე წარმოდგენილი ფორმა (სურ.26).

ინდექსი – იგი წარმოადგენს სამსახურის ერთგვარ იდენტიფიკატორს. დიდი უწყების

არსებულ ღილაკზე „შენახვა“ . შედეგად, პროგრამის მიერ დაგენერირებული

შეიყვანეთ ორგანიზაციის დასახელება და

მონიშნულ ველში ჩააწკაპუნეთ მაუსის მარჯვენა

შეიყვანეთ ფიზიკური პირის პირადი ნომერი. სისტემის შეასრულებს მონაცემების

მონაცემების დამახსოვრებისთვის დააწკაპუნეთ ღილაკზე „ შენახვა“.

აირჩიეთ ოპერაცია სკანირება ან

სკანირებისთვის, მოათავსეთ დოკუმენტები სკანერში და დააწკაპუნეთ ღილაკზე

ამით დოკუმენტის დასკანირების პროცესი დასრულდება (სურ.33).

ველში ვის სახელზე – ეთითება წერილში მითითებული ადრესატის სახელი და გვარი.