sis documental: el andlisis formal Adelina CLAUSO Garcla* 1.1. Concepto y evolucién Tradicionalmente, el Andlisis Documental, ha sido considerado como el conjunto de operaciones destinadas a representar el contenido y ta forma de un documento para facilitar su consulta o recuperacién, 0 incluso para generar un producto que le sirva de sustituto. El concepto de Andlisis Documental ha sido tratado por muchos auto- res y ha evolucionado al ritmo de la Documentacién, pudiéndose afirmar que existen dos tendencias respecto a su concepcién, una que considera que el Anilisis documental comprende varias fases. y la Descripcién Bibliografica es una de ellas, y otra que estima que el Andlisis Documen- tal debe considerarse exclusivamente como descripcién del contenido y no como descripcién formal. Entre las primeras nos encontramos, entre otros, con las concepciones de Vickery, Mijailov y Couture de Troismont. Para el primero el Andis Documental es “la operacién por Ja cual se extrae de un documento un conjunto de palabras que constituyen su representacién condensada”. Esta representacién puede servir para identificar al documento, para facilitar su recuperacién, para informar de su contenido o incluso para servir de susti tuto al documento. Por elfo, el andlisis de la informacién comprende técni cas tradicionales de las bibliotecas,como son Ja catalogacién y la clasifica- cién y técnicas nuevas como son el andlisis, la clasificacién e indizacién automatizadas, técnicas éstas que van a caracterizar a los Centros de Documentacién'. * Profesora Titular de ta E.U,B.D. Complutense, "Vicker. B.C. Techniques modemes de Documentation, Paris, Duniod, 1962. P. 15. Revisia General de Informacion y Documentacién, Vol. 31), 11-19, Edit, Complutense, Madrid, 199312 Adelina Clausé Garcia Mijailov distingue entre Andlisis formal y Andlisis de contenido, en relacion al tratamiento de los documentos, cuando afirma que los datos recogidos en un documento cientifico deben ser analizados desde el punto de vista de su contenido, mientras el documento sera analizado desde el punto de vista de su forma’, Couture de Troismont en la misma linea que Mijailov, en retacion al tratamiento de los documentos, distingue entre Andlisis formal y de conte- nido al decir que, “cada documento es analizado conforme a su contenido yasu forma”, Enire las segundas, es decir, aquellas que consideran que ¢l Andlisis Documental debe considerarse exclusivamente como andlisis de contenido Tos encontramos con las concepciones, entre otros, de Courrier®, Gardin* y Chaumier. Courrier considera el andlisis documental como la esencia de la fun- cién de la Documentacidn, ya que es el andlisis et que pone en contacto al documento con et usuario por medio de una serie de operaciones intelec- tuales complejas cuyo resultado es la representacién del documento de una manera condensada y distinta al original. Incide, en su concepcidn, en el andlisis interno de los documentos en su doble vertiente de indizacién y resumen. Para Gardin el AD son “las operaciones conducentes a represen- tar un documento dado bajo una forma diferente a la original, mediante su traduccién, resumen ¢ indizacién". Chaumier, autor que ha estudiado en profundidad el AD, lo define como “la operacién enfocada a representar el contenido de un documento bajo una forma distinta de la original, a fin de facilitar su consulta o referencia en fase posterior”. La protesora, e investigadora Brasilefia Cunha, siguiendo las concep- ciones de Gardin, define el AD como “el conjunto de procedimientos efectuados con el fin de expresar e] contenido de textos 0 documentos sobre formas destinadas a facilitar la recuperacién de la informacién®. En Espaiia, el profesor Lépez Yepes, define el AD como “el conjunto de operaciones que permiten desentrafiar del documento la informacién en el contenida. Fl resultado de esta metamorfosis que el documento sufre en manos del documentalista culmina cuando la informacién liberada se difunde y se convierte en fuente selectiva de informacion. Entonces ef mensaje documentado se hace mensaje documental, informacion actuali p.54. $Couiter,¥_ analyse et languog: dcumentaire. En: Docomentalise Vol 13 (1970) 5.6, p. 178 n. J. C. Organisation de lu Documentation scientifique, Paris. Gauthiers-Villas, 1964, p. 12, emits Les techniques documentaires. Paris, PUR, 1971, p, 14 © Cunha, Isabel. MER, Ferin, Contribugio para a formulago de un guadro conccitual em anslisis documentaria, En: Analisis documentaria: Consideragio teéricas w experimentagaoes. Sao Paulo, FEBAB, p. 15-30, Couture de Troismonts,, R. Manual de técnivas de documentucién. Buenos Aires, Marymar, 1975,Andlisis documental: el andlisis formal 13 zada... Los dos polos que concretan su campo de actuacién son el anilisis formal y el andlisis de contenidos’, En la misma linea se decanta la profesora Pinto al definir ¢l AD como “el conjunto de operaciones (unas de orden intelectual y otras meciinicas y repetitivas) que afectan al contenido y a la forma de los documentos origi- nales, reelaborandolos y transformandolos en otros de caracter instrumen- tal o secundarios, que faciliten al usuario la identificacion precisa, la recu- peracion y fa difusion de aquellos. No obstante esta transformacién es el resultado no solo de una fase de anilisis, previa e imprescindible, sino también de un proceso de sintesis, que conduce a la conformacién definiti- va del documento secundario”®, En contraposicién a estas definiciones nos encontramos, dentro de la Fscuela Espafola, con la de Garcfa Gutiérrez, autor que ha llegado a afir- mar que el Andlisis de Contenido deberia ser cl Andlisis Documental’, desterrando as{ categéricamente del campo de actuacién del AD, al At sis externo o formal. Salvando las distintas concepciones, y si admitimos que el documento viene caracterizado por su doble naturaleza constitutiva de soporte mas contenido, asf como que se trata de un objeto susceptible de ser analizado, parece evidente pensar que, el Andlisis Documental, abarca tanto los aspectos formales como los de contenido, y es, desde esta perspectiva, desde donde nosotros lo estudiaremos, centréndonos, fundamentalmente, en los aspectos formales, es decir, en la Descripcién Formal del Documen- to. 1,2, Fases del Anali Documental Si como hemos indicado anteriormente, concebimos el documento desde su doble naturaleza constitutiva de soporte mas contenido, los nive- les del andlisis (externo e interno) estaran en relacién directa con tos ele- mentos dicotémicos que integran cl documento, es decir, con la informa- cién en él contenida y con su soporte documental. El andlisis externo se efectuard sobre el soporte y el interno sobre el contenido que se ocupara del mensaje identificdndolo e informando sobre él, De ahi que podamos extraer dos fases: andlisis externo o formal y andlisis interno 0 de conteni- do, que quedarfan esquematizados segtin el siguiente ? Loper Yepes, José y vtius. Estudio de Documentacién General ¢ Informative. Madrid, Seminario Millares Carlo, 1981, p. 116-141 Piety Molica, Maria, An pol Garcia Guticrrez, Antonio L. Suficiencia estructural y tipologta de la omisisn en Anglisis Docurnen: tal, En: Documentacion de las Ciencias de la Informacién (4990) n° 17, p. 73 Documental, Fundamentas y pracedimientas. Medd, Eudema, 1991,14 Adelina Clausé Garcta D. Bibliograf. -Asiento Bibliograf. A. Externo Catalogacién-Catalogos Andlisis Documental Indizacién-Indice A. Interno Resumen 1.3, Anal Documental Externo Dentro de esta primera fase del AD, habra que distinguir entre la Des- cripcién Bibliografica y la catalogacién, operaciones que sin ser contra- Ppuestas, tampoco se pueden considerar, desde un punto de vista operacio- nal, identificables, ya que la primera se ocupa exclusivamente de la redac- cién del asiento bibliogrifico, no recogiendo nada sobre encabezamientos, confeccién de fichas secundarias y su ordenacion en los catélogos, asi como tampoco de Ia ubicacién del documento dentro de una coleccion determinada, operaciones éstas propias de la catalogacién. 1.3.1 La Descripctén Bibliogréfica En términos amplios, podriamos decir que, descripcion es la numera- cin de cualidades y elementos fundamentales de una persona u objeto, de manera que la persona que la efectiia pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican lo que describe. Por descripcién bibtiogrdfica entendemos Ia operacién encargada de recoger dei documento aquellos elementos que posibiliten su identifica- cién en una coleccién determinada. Es, por tanto, el andlisis Nevado a cabo por el analista sobre los fondos y documentos, a fin de sintetizar y condensar todos aquellos elementos, aparentes y convencionales, del documento, con la finalidad de ofrecérsclos, posteriormente, a los intere- sados, Consideramos, en base a lo anteriormente expuesto, que se trata de una parte fundamental en el tratamiento de los documentos al permitir su iden lificacién, dentro de la memoria documental, en funcién a sus caracterfsti- cas cas. Su finalidad se encuentra, por tanto, relacionada con la acti’Andlisis documental: el andlisis formal 15 dad descriptiva fisica 0 externa de] documento, y proporciona descripcio- nes normalizadas para cada unidad de informacién, facilitando, asi, su rapida identificacion. Este proceso, segtin expone Guinchat y Menou en su obra [ntroduccién a las Ciencias y Técnicas de la Informacién y la Documentacién!®, com- prende varias ctapas: + Examen previo del documento para conocerlo, + Determinar el tipo de documento para saber las normas a aplicar. + Decidir el nivel de descripcidn que se va a utilizar + Identificar los elementos que interesen, del documento siguiendo el orden de dreas que indican las normas. + Transcribir los datos con exactitud. + Trasladar dichos datos al soporte documental elegido, donde se com- pletan con la catalogacion El resultado de la descripcién bibliografica es el asiento bibliografico, también Ilamado noticia o referencia bibliografica. Mijailov, Cherniil y Guiliarevskii'' hablan de asiento bibliogréfico y lo definen como aquella parte que “designa los datos minimos indispensa- bles acerca de un documento, expresados en palabras y dispuestos en orden riguroso”, Fondin emplea el término de “noticia signalética” englo- bando en esta definicidn los diferentes productos realizados por cl catalo- gador y cuya jerarquizacién dependerd del miimero de elementos biblio- grdficos que contengan. Nuria Amat sin embargo emplea el término “refe- rencia bibliogrética”!? y la define como “el conjunto de informaciones referidas a un solo documento, almacenable en forma legible por mdquina y considerado como una entidad Idgica, tinica, completa e independiente”, En definitiva, el asiento, noticia, o referencia bibliografica sera el que permita identificar los datos formales del documento distinguiéndolo de Jos demas, y que ser4 completado con la operacién de catalogacién. 1.3.2. La catalogacion Entendemos por catalogacién aquella operacién que completa los datos obtenidos a través de la descripcién bibliografica, dotando al asiento, pro- ducto de la descripcién, de encabezamientos, puntos de acceso secunda- tios, signatura topografica, etc. A través de este proceso los datos técnicos Guinchat. C, Menou, M. Intreduccién General a las Ciencias y Téenicas de la Informacién. Paris, Unesco, 1989. p. 103. '' Mijailoy; Chernil; Cuilisreskii. Fundamencos de informatica, La Habana, Academia de las Ciencias decuba, 19737. 1, p. 148, ' Amat. Nuria. Dacumentacidn cientifica y neuvas tecnologtas de Ia informacién. Madrid, Piimide, 1988, p. 15316 Adelina Claus6 Garcta de un documento, extrafdos por medio de ta descripcién, son trasladados a un soporte documental. El proceso de catalogacién se centra en dos fases fundamentales: la pri- mera, que permite determinar y concretar el punto de acceso y la forma de encabezamiento con el fin de identificar, en forma completa, cada unidad documental y asi poder diferenciarla de las demds, es descriptiva, y res- ponde a Ja necesidad de identificar, desde el punto de vista intrinseco y extrinseco un documento cualquiera. La segunda relacionada con Ia tarea de confeccién del catélogo, producto final de la catalogacién y del que hablaremos mas adelante, es por el contrario distribuidora y va dirigida a sistematizar el conjunto bibliogrdfico para darle unidad y coherencia. Por punto de acceso entendemos que es aquél elemento de la descrip- cidn bibliogréfica que sirve como instrumento de indizacién y cuya finali- dad es localizar la descripcién correspondiente, dentro del catilogo. El encabezamiento es la forma normalizada de! punto de acceso, estes enc bezamientos pueden ser de varios tipos, asi nos encontramos con encabe- zamientos para personas, para entidades o bajo titulo. El soporte normalizado, que se ha venido utilizando desde principios del siglo XX, es la ficha de cartulina, también llamada célula o papeleta, y cuyas dimensiones son de 7,5 x 12,5 em. Esta ficha tiene una doble fun- cidn : informativa y especifica. Informativa porque ofrece una idea gene- ral de la obra que se describe, y especifica, porque segiin la clase de ficha, y la posicin que ocupe dentro del catdlogo, sittia y coloca la obra, segiin Su autor o autores 0 bien por el tema que trata. Segiin las funciones que cumplan podemes difcrenciar los siguiente tipos de fichas: + Principal. Es en la que se encuentra resefiado el encabezamiento principal, es decir, el nombre del autor o la palabra que en determi- nados casos le sustituye, Contiene todos los datos necesarios para la identificacion de la obra que describe, asi como una relacion de todas las palabras y notacién de ta CDU as que deben encabe- zarse lus fichas secundarias. Sirve por tanto de modelo para reprodu- cir las restantes, motivo por el cual en el argot bibliotecario es tam- bién conocida por “ficha madre”. + Secundarias. Son reproducciones exactas a la ficha principal, pero con encabezamientos diferentes (secundarios), que pueden referirse a coautores, traductores, prologuistas, etc., asi como tumbién a la materia 0 materias que trata ta obra, y al titulo, lo que permite que a la misma obra se pueda acceder, dentro del catélogo, a través de diferentes puntos de acceso. + De Referencia. Son las que remiten, por un lado, de un encabeza- miento no aceptado en el catélogo a otro aceptado y lo hacen a tra- vés del término véase (v), Asi mismo, pueden emplearse para remitirAndlisis documental: el andlisis formal W de un encabezamiento usado a otro que lo complete y o haré a tra- vés del término véase ademés (v.a.) Es decir su funcién es orientar al lector y ayudarle en la busqueda dentro del catdlogo. + Analiticas. Cuyo objeto es, cuando una obra tiene un contenido heterogéneo, representar asientos independientes de cada una de las partes. + Fichas de continuaci6n. Utilizadas para proseguir la transcripcién de] texto cuando éste no cabe en una sola ficha. Actualmente, junto a este tipo de soporte normalizado, se emplean tam- bién otros nuevos de almacenamiento, tales como discos, cintas magnéti cas, microformas, etc. Los cuales presentan claras ventajas a la hora de la difusién. Buonocore distingue varios tipos de catalogacién'?: + Catalogacién completa. Que es la que describe el documento exhaustivamente, a diferencia de la catalogacién simplificada que consigna los elementos baisicos del documento. La primera obviamente permite mayor riqueza de informacién en los catdlogos y en la recuperacién de informacion secundaria, pero el coste es mayor. La segunda permite un limitado acceso a Ja identificacién de docu- mentos y tiene la desventaja de una inadecuada seleccién de datos, pero por el contrario tiene Ia ventaja de facilitar intercambios basicos de infor- macién a bajo costo. + Catalogacién en Ia fuente. Consistente en catalogar el libro antes de su publicacién y por tanto de su ingreso en ¢] Centro. + Catalogacién Analitica. Cuyo objeto es la desintegracién de una obra de contenido heterogéneo para registrar en asientos indepen- dientes cada una de las partes que la forman a fin de que pueda ser mejor conocida y aprovechada por el usuario. En este tipo de catalo- gacion la descripcién del todo completa la descripeién de la parte + Catalogacion Cooperativa. Que es la realizada por varias Bibliote- cas con el fin de evitar duplicacion de gastos y trabajo personal. EL fin de esta catalogacién es hacer un Gnico asiento por documento accesible a todos los participantes de la base de datos comin, inmediata- mente después de su introduccidn en el catélogo, lo que conlleva, tal y como sefala Buonocore evitar la duplicacin de gastos y trabajo del per- sonal, ademas de proporcionar a los usuarios mejores servicios por medio de una informacién bibliografica mas répida y comprensiva. El resultado de esta cooperacin, expone Maria Pinto “serd la produccién de un catdlo- go colectivo en-Iinea que retina tos fondos de todos los catélogos partici- 'S Buonocore, Dontingo. Diccionario de Bibliotecotogia, Buenos Aires, Marymar, 1976, p. Lide11518 Adelina Clausé Garcia pantes”!4, Pero aunque si es cierto que el catdlogo colectivo es aquél que contiene los asientos bibliogrificos de varias Bibliotecas, el resultado de dicha catalogacion, entendemos que, no necesariamente tiene porque ser, exclusivamente, un catélogo colective, ya que con Ja catalogacién com- partida, cada Biblioteca puede seguir manteniendo sus propios catdlogos, limitandose simplemente a aceptar las fichas comunes, completandolas con sus propios datos, ¢ incluso pudiendo Ilegar a reformarlas para ade- cuarlos a sus catdlogos. Entre las muchas ventajas que ofrece un sistema automatizado de cata- logacién, encontramos fundamental la calidad que se ofrece a la difusién de la informaci6n, resultado de uniformar los elementos de descripcién fisica y los formatos de datos bibliograticos legibles por ordenador. A este respecto han sido numerosos los “Softwares” comercializados, entre otros, los sistemas Dobis/Libis y Sabina. E] primero fue desarrollado por la Uni versidad de Dortmund en Lovaina entre los afios 1975-1977. El segundo, de origen espanol, fue disefiado para la automatizacion de bibliotecas y creaciGn de bases de datos bibliograficos. Su médulo de catalogacién per- mite la catalogacién directa a partir de 1a publicacién, la edicion de catalo- gos en diferentes soportes fisicos y la actualizacién automatica de los mis- mos. La automatizacién requiere una serie de trabajos previos, y el primero de todos consiste en estructurar los datos que posteriormente van a tener que ser introducidos en el ordenador, siendo para ello necesario que los diferentes elementos de una noticia se distribuyan y codifiquen de una manera especial. A este ordenamiento y codificacién es a lo que se Hama Formato, y es, en este sentido por lo que se le ha definido como la estruc- tura de la noticia bibliogrifica y el sistema de cédigos que identifican el contenido de dicha noticia. Los fines de un formato bibliografico son fundamentalmente des : + Deseribir una obra en lenguaje de maquina y archivar dicho registro. + Formar con los registros diferentes catdlogos, asi como listas por cualquier otro elemento significativo de la ficha, como por ejemplo paises, lenguas, editores, etc. Entre los formatos bibliograficos, el mas extendido es el MARC, crea- do a mediados de los afios 60 por la Biblioteca del Congreso de Washing- ton. El proyecto constituyé un gran éxito y fue adoptado por muchos pai- ses, modificiindolo para adaptarlo a las normas de catalogucién o las nece- sidades de las bibliotecas que lo iban a utilizar. El formato espaiiol, derivado del MARC, se denomina IBERMARC. La elaboracién de este formato fue fruto de la colaboracién que, en el afio aio Molina, Maria, El andlisis formal: Descripeién Bibliogrifica y Catalogecién. En: Fundamen- 0... op. cit, p. 301Andlisis documental: el andlisis formal 19 1975, Ilevaron a cabo la Comisaria Nacional de Bibliotecas y el Centro del Proceso de Datos del Ministerio de Educacién y Ciencia. Su estructura fue proyectada segéin la norma ISO 2709/81, que determina la posicién de los datos sobre {a cinta magnética, para el intercambio de los mismos. Dicha estructura esta formada de las siguientes partes: + Cabecera. Cuyos cédigos son utilizados para representar nociones muy generales, como por ejemplo la clase de material en que se ha editado el documento. + Directorio, Que es como el indice de la base de datos. + Base de datos. Que es la que recoge el contenido de la noticia bibliografica.