DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA INFORME DE REVISION DE PROCEDIMIENTOS GASERAS DE SINALOA, PLAZA CULIACAN AP-51/14 GRUPO SEEREN, Diciembre 2014. Lic, Carmen Espinosa Norefia. Director General PRESENTE: Por este conducto le informo que se revisaron las Politicas y Procedimientos de Administracion y Operacién arrojando como resultado las siguientes No Conformidades y Observaciones: Resumen de No Conformidades y Observa NO CONFORMIDAD TOTAL PROCEDIMIENTO Nueva | Recurrente | Nueva | Recurrente | Nueva | Recurrente Oo [oO a, o | o | oO | o7 06 | o 13 0 Descripcién de No Conformidades y Observacién: No Conformidad: Es una accién 0 desconocimiento, una violacién grave 0 ausencia total de una actividad estipulada en el Control Interno , Politicas 0 Procedimientos que ponen en riesgo el cumplimiento, objetivo y funcionalidad del proceso y de la Empresa misma. Observaci6n: Es un hallazgo que no viola directamente lo que se estipula en el control interno, politicas, procedimientos, pero puede ser una retroalimentacién o area de oportunidad para mejorar el proceso u operacién Recurrenci Hallazgo recurrente comparado con auditorias realizadas anteriormente, representado por el simbolo siguiente: @) No conformidades “Administracién” + Se esté utilizando efectivo de la Caja General para solventar gastos, tales como el pago de casetas de los vendedores fordneos o del servicio de agua, pudiendo ocacionar maiversacién o descontrol en el efectivo obtenido por las ventas. + No se estan realizado arqueos de ventas a la Caja General ni a las estaciones de servicio ocacionando con ello posibles malversaciones o errores en el control del efectivo perteneciente a la Caja General. * No se cuenta con un acta de entrega por la documentacién fiscal (Recibos de cobranza y de caja) otorgada a los responsables asignados para su custodia, por ello no se cuentan con elementos suficientes para deslindar responsabilidades en caso de malversaciones 0 extravio de estos documentos. ‘+ Los cobradores estén entregando los pagarés a los Clientes que proporcionan cheques posfechados para liquidar sus adeudos. Se observaron los siguientes 04 casos donde ocurrié esta situacién + Comercializadora y Elaboradora Sinaloense S.A. de C.V. por $30,000. 4 Restaurant Quinmart S.A. de C.V. por $15,961. % Servicios Turcasa S.A. de C.V. por $17,733. % Supermercados Beltran S.A. de C.V. por $24,622. Firma del Auditor:DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA REPORTE DE NO CONFORMIDAD No conformidad: Observaci6n: x Procedimiento: Pintura de Cilindros Descripcién: 3.1. Recopilacién de Cilindros ‘No se esté aplicando minium al fondo de los cilindros que se identifican con deterioro por oxidacién cuando éstos son pintados. Causa de la No Conformidad: Comenta el Jefe Operativo que no se esta colocando el minium al fondo de los cilindros por que no ha realizado fa compra del material. Comenta el Jefe Operativo que en lugar de minium se le coloca pintura de aceite Impacto: Disminucién de la vida util de los cilindros y por lo tanto incremento en los gastos por reposicion de los mismos. Accién Correctiva Propuesta: Adquinir e! minium y colocarselo a los cilindros para reducir el deterioro ocasionado por la oxidacion. ‘Acci6n Correctiva: ‘Se llevaré a cabo la accién correctiva propuesta Enero del 2015 Ing. Mario Rubi in Fecha compromiso Responsable (Nombye y firma) Verificacién de las acciones tomadas: ' Fecha de ciere ‘Auditor (Nombre y firma) a Firma de Aceptacion del Auditado: / ip 1 Firma det Auditor: {x | Wf vaero steers DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA On SET SE REPORTE DE NO CONFORMIDAD ‘No conformidad: x Observaci6n: Procedimiento: Cierre de operaciones de planta Descripcién: tanque de almacenamiento No. 4 de (a planta el Quemado tiene daftado el mecanismo de medicién Magnatel, por lo cual la cantidad oe gas de dicho tanque que se ingresa al sistema SIGA-I no es 61 exacto. Causa de la No Conformidad: Comenta e! Jefe Operativo que ya solicits la reparacién de! medidor, pero mientras lo reparan calcula el contenido del tanque restando fos litros que Son surtidos er las lineas de llenado de cilindros/Auto- tanques con referencia en el medidor electrénico. Impacto: Existe el riesgo que la cantidad de gas del tanque mencionado que se esta registrando en el sistema sea incorrecto, ocasionando con ello errores en el inventario de gas y en las eficiencias. Accién Correctiva Propuesta: : Dar seguimiento a la reparacién del medidor del tanque, Acci6n Correctiva: Se dio aviso al area técnica y se tiene programada su reparacién, Febrero de! 2015 ‘ng. Mario Ri Fecha compromiso ‘Responsable (Nombre y firma) Verificacin de las acciones tomadas: \ Fecha de cierre ‘Aucitor (Nombre y firma) 4 Firma de Aceptacion del Auditado: / ‘ PS, | Firma det Auattor 4 a LE iDEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA ‘REPORTE DE NO CONFORMIDAD ‘No conformidad: Recurrente: Procedimiento: Apertura de Ventas Descripcién: Durante la realizacion de la Apertura de Ventas se detectaron las siguientes no conformidades: + 36 de 39 operadores no contaban con las metas de venta del mes (92%). + 11 de 27 operadores de portati! no contaban con su gafete (41%). Cabe mencionar que durante el mes de agosto el supervisor de portétl realizo 72 supervisiones, de las cuales en los 72 casos ninguno tenia Gafete. ‘Causa de la No Conformidad: Comentan los operadores de las unidades que las metas de venta mensuales ya las conocen pero no las tienen por escrito, y en relacién a los gafetes comentan que se les olvidaron en sus viviendas Impacto: Es mas complicado cumplir las metas de venta sino se conoce a la perfeccién el objetivo a lograr. En relacion a los gafetes se puede ver afectada la imagen y la presentacién que muestra la empresa al client. ‘Accién Correctiva Propuesta: Supervisar que fodos los operadores y ayudantes de las unidades cuenten con las metas de venta ‘mensuates y revisar que los empleados utlicen los gafetes para mostrar una buena imagen ante los clientes Accién Correctiva: Se llevara a cabo la accién correctiva propuesta i Eno 20%8 Ina Mai wll’ Festa comeromso eons None fa) Veritcacon de as aciones tomas 1 Fecha de cierre Auditor (Nombre y firma) 7 Firma de Aceptacién del Auditado: Firma del Auditor. Dx GFarenes DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA RN REPORTE DE NO CONFORMIDAD ‘No conformidad: Procedimiento: ‘Anden Guardadero Descripcion: En el anden guardadero, ubicado en Navolato, esta completamente destruido el area donde se realiza la recarga de los aiiindros. Causa de la No Conformidad: Comenta e! Supervisor de las estaciones de servicio que ya se solicité la cotizacién de los trabajos de abbafiileria, y dichos trabajos ya estan autorizados por Gerencia. Impacto: Existen las siguientes afectaciones: + Mala imagen con el cliente. + Aumenta el riego de algun accidente + Posible dafio a los cilindros al momento de cargar y descargar las unidades, + Incurrir en una mutta o clausura por parte de las autoridades competentes por el mal estado del andén. Accién Correctiva Propuesta: Dar seguimiento a la reparaci6n de! andén de la nodriza de Navolato. Accién Correctiva: Se realizarén los trabajos de reparacién a partir del mes de enero. Enero del 2015 ng sa lb inn Fecha compromiso Responsable (Noibre y firma) Verificacion de las acciones tomadas: y Fecha de cierre ‘Auditor (Nombre y firma) Firma del auc ad, Firma de Aceptacion del Auditado: ( \DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA REPORTE DE NO CONFORMIDAD ‘No conformidad: x Observacion: Recurrente: Procedimiento: ‘Supervision en Ruta Descripcion: No se estén realizando las supervisiones en ruta de estacionarios minimas requeridas, como a ‘continuaciOn se especifica: here 2 e a bee 2 0 Kepienbe 2 St a ocvare in a @ Causa de la No Conformidad: Comenta el supervisor de ruta de estacionarios que en ocasiones tiene que atender siniestros y @ lentes y es por ello que no realiza las supervisiones minimas requeridas, EI mes de Octubre cubrié las vacaciones del supervisor de portatil y por eso realiz6 pocas supervisiones. Ys | Impact 'No poder identificar oportunamente cuando algun chofer no esté cumpliendo adecuadamente con sus funciones y fa ruta designada Accién Correctiva Propuesta: Cumplir con las supervisiones minimas establecidas por la empresa. ‘Accién Correctiva: Se llevaré a cabo la accién correctiva propuesta Enero del 2014 ing. Mario Rubio We) Fecha compromiso ‘Responsable womb, vy firma) Veriticacion de las acciones tomadas: \ Fecha de cierre ‘Auditor (Nombre y firma) Firma de Aceptacién del Auditado, ( Firma del. Audlor\ )DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA REPORTE DE NO CONFORMIDAD No conformidad: Recurrente: Procedimiento: Promotoria de Ventas Descripcion: 3.2.5 Actividades de cierre del dia No se esté utilizando el sistema de Promatoria de ventas, por lo tanto al final del dia no se registran las actividades realizadas. Todos los registros son realizados en hojas de célculo de Excel. Causa de Ja No Conformidad: Comentan los promotores que se solicité la reparacién del sistema de Promotoria y a pesar de que Vinieron a revisario no lograron solucionar los problemas del mismo, contando ya con mas de medio afio sin utiizario, Impacto: Desaprovechamiento de los sistemas que proporciona la empresa para facilitar y hacer mas productivo el desempefio del trabajo. 3 | Accién Correctiva Propuesta: Solicitar y dar seguimiento a la reparacién del sistema de promotoria. ‘Accién Correctiva: Se llevaré a cabo la accién correctiva propuesta Permanente Lic. area Tifa Banchez Fecha compromiso Responsable (Ndmbre y firma) Verificacion de las acciones tomadas: Fecha de cierre Auditor (Nombre y firma), : Fiance cams TSS [Fema aor f YW, & Dconnie, DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA REPORTE DE NO CONFORMIDAD ‘No conformidad: x Procedimiento: Otorgamiento de Activos en Comodato Descripcion: 'No se esta cumpliendo con el consumo que establece el cliente en los modelos de inversion, ya que de 27 clientes, 16 se estima su recuperacion en un periodo superior a 12 meses como se muestra en el Anexo 1. Causa de la No Conformidad: Comenta e! Gerente de Ventas que se debe a informacion incorrecta proporcionada por el cliente, ya que no es posible comprobar realmente el consumo de los clientes y se tiene que confiar en su palabra Impacto: Existe e! riego de que los equipos de carburacién Tartarini entregados en comodato no se recuperen, 0 se logren recaperar en un plazo que supera los meses proyectados. cin Conca Popa consumo en 3 meses comenzar a retirar los equipos de carburacion ‘Acci6n Correctiva: ‘Se levara a cabo la accién corrective propuesta: Permanente u nchez Fecha compromiso Responsable (NonMve y firma) Verificacion de Jas acciones tomadas: Fecha de cierre ‘Auditor (Nombre y firma) Ly Firma de Aceptacién del Auditado: E Pe Firma del Auditor Dei q 4ure teats DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA REPORTE DE NO CONFORMIDAD Observacion: Procedimiento: No Conformidad General Descripcion: Las mangueras que se encuentran en las siguientes instalaciones y auto tanques ya cumplieron su vida Util Sega lo establecido en las normas oficiales correspondientes: a , =e zo ponstos Mosvlo? 5 ‘08-0* iegie 5 mare iy ‘Comenta el Jof Operatvo que segin la Norma las mangueras que se encuentran dentro de la planta de aimacenamiento de Gas ro tenen vencimiento, ya que ha recbide auditoria por parte de la SENER y no le han hecho abservacion alguna. Comenta También que ya solci6 rolls para susttur las mangueras de ls Auto-tanques. Impacto: Se corre! nesgo que pueda suceder algun accidente dento de las instalacones de la planta ode las instalaiones de! cliente ‘por mangueras que han superado su ve ti. ‘Se puede incur en una sancién por estar incumpllendo en los puntes 5410.3 dela NOM-001-SESH-2014 y on el punto 6 1.2.10 e la NOM-007-SESH-2010, ‘Accién Correctiva Propuesta: FReaizar el cambio de fas mangueras mencionadas psra disminuir el riesgo de algdn acoigente y evtar incur en una sancién por as autoridades competentes. ‘Accidn Corrective: ‘Se es levando @ cabo la accién corectve propuesta drat bs sul ‘Fecha compromiso Responsable Romer y frm) Verifcacion de las acclones toma \ Fecha de cere “Aucitor(Nomtve y rma) maremanaan mame EX]en DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA REPORTE DE NO CONFORMIDAD ‘No conformidad: Observacién: x Procedimiento: No Conformidad General Descripcién : Se utilizan formatos diferentes a los siguientes, incluidos en el Manual de Procedimientos de Operacién: + Cambio de Turno en Pianta + Control de entrega de portati + Control de sellos de seguridad + Controt diario de inventario de cilindros + Inventaro fsico de gas Causa de Ja no Conformidad: Comenta e! Jefe Operative que son los formatos con los que ha venido trabajando desde que asumi6 el puesto. Impacto: La informacion registrada en estos formatos puede que no se encuentre completa y se pierda la estandarizacién de los formatos establecidos en los procedimientos de operacién. ‘Accién correctiva propuesta: Utlizar los formatos autorizados por la Direccién de Area Gas, 0 soliitar la autorizacion para alguna mmodificacion hacia éstos. Accién Correctiva: Se realizaré una estandarizacién de los formatos y se solictaré autorizacion a la direcesin Area Gas para su implementacién. IN Mayo del 2015 ing. Mario Rubis Roman Fecha compromiso Responsable (Nombye y firma) Verificacién de las acciones tomadas: \ Fecha de cierre ‘Auditor (Nombre y firma), mS 4 Firma de Aceplaion arava (SS [Femara D,