Phần III.

HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

82
Chỉ rõ mục tiêu của tổ chức

Nhận diện rủi ro

Tầm quan trọng của rủi ro

Ngưỡng chịu đựng rủi ro

Lựa chọn
biện pháp 1
đối phó

83
 1

Chấp nhận Chia sẻ rủi Giảm thiểu

Né tránh rủi ro ro rủi ro
rủi ro

không
Xem xét liệu có biện pháp
kiểm soát rủi ro thích hợp
nào đang áp dụng ko?
Quá trình
liên tục Có

Rủi ro không
Không có hành có
kiểm soát có ở
động nào mức chấp nhận
không

không
Xây dựng hay điều
chỉnh các hoạt động
kiểm soát
84
 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

Là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện,
Là các hành động cần thiết cần thực hiện để đối phó với
rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức

85
 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

• Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các
hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt được
mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được.

• Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các

hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin
nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu.

• Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động
kiểm soát dựa trên các chính sách đã được thiết lập
và triển khai thành các thủ tục.
86
 3 Nguyeân taéc cuûa HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM SOAÙT

10 11 12

Ñôn vò phaûi löïa choïn Ñôn vò phaûi löïa Ñôn vò phaûi trieån
vaø xaây döïng caùc hoaït choïn vaø xaây khai caùc hoaït ñoäng
ñoäng kieåm soaùt ñeå döïng caùc hoaït kieåm soaùt thoâng
giaûm thieåu ruûi ro ñoäng kieåm soaùt qua caùc chính saùch
xuoáng möùc chaáp chung ñoái vôùi vaø thuû tuïc kieåm
nhaän ñöôïc coâng ngheä ñeå soaùt
hoã trôï ñaït ñöôïc
muïc tieâu
 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

• Kiểm soát phòng ngừa

• Kiểm soát phát hiện
• Kiểm soát bù đắp
• Kiểm soát thủ công
• Kiểm soát trong môi trường máy tính
• Tài liệu hóa & không cần tài liệu (kiểm soát hệ
thống thông tin thường là KS không có dấu vết)

88
 Kiểm soát bù đắp

— Là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện các sai

phạm và bù đắp cho sự thiếu hụt hay khiếm khuyết
của một thủ tục kiểm soát khác.

— Ví dụ lập bảng chỉnh hợp

89
 NT10. LỰA CHỌN VÀ XÂY DỰNG CÁC HĐKS
Để lựa chọn và xây dựng các HĐKS thích hợp, đơn vị cần thực hiện các lưu ý sau:
• Tích hợp HĐKS với đánh giá rủi ro: ĐGRR à Lựa chọn biện pháp đối phó à lựa
chọn và xây dựng HĐKS cần thiết để triển khai biện pháp đối phó
• Xem xét các đặc điểm riêng của đơn vị để lựa chọn HĐKS thích hợp
• Xây dựng các HĐKS cho từng quy trình kinh doanh: Ví dụ: mua hàng – trả tiền,
bán hàng – thu tiền, nhân sự- tiền lương, sản xuất, …
• Phối hợp các loại HĐKS để đạt tính hữu hiệu và hiệu quả: phối hợp các loại
kiểm soát như xét duyệt, xác minh, kiểm soát vật chất, kiểm soát thông tin, …;
phối hợp kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện, phối hợp kiểm soát thủ công và tự
động.
• Xem xét các cấp độ trong đơn vị cần áp dụng các HĐKS: toàn đơn vị hay quy
trình kinh doanh
90
• Giải quyết vấn đề phân chia trách nhiệm
 CÁC LOẠI HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT

vPhaân chia traùch nhieäm hôïp lyù

vXét duyệt (phê chuẩn)
vXác minh
vKiểm soát vật chất
vKiểm soát dữ liệu, thông tin
vChỉnh hợp
vRà soát

91
 PHAÂN CHIA TRAÙCH NHIEÄM HÔÏP LYÙ

Dựa trên 2 nguyên tắc là : phân công/phân nhiệm và bất

kiêm nhiệm

ª Khoâng ñeå moät caù nhaân naém taát caû caùc khaâu cuûa
moät quy trình nghieäp vuï: xeùt duyeät, thöïc hieän, baûo
quaûn taøi saûn vaø ghi soå keá toaùn.

ª Phaûi taùch bieät giöõa caùc chöùc naêng sau ñaây:

- Xeùt duyeät vaø baûo quaûn taøi saûn

- Keá toaùn vaø baûo quaûn taøi saûn
- Xeùt duyeät vaø keá toaùn
Phải tách biệt giữa các chức năng sau đây
• Xét duyệt và bảo quản tài sản
(phê chuẩn mua hàng và bảo quản hàng)

• Kế toán và bảo quản tài sản

(thủ kho và kế toán hàng hóa)
(thủ quỹ và kế toán tiền)

• Xét duyệt và kế toán

(Xét duyệt xóa sổ nợ khó đòi và ghi sổ phải thu)
 PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM HỢP LÝ

Khi phân chia chức năng cho các phòng ban phải kèm
theo phân cấp việc xét duyệt
• Có thể ủy quyền bằng chính sách cho các cấp thừa hành
thực hiện các hoạt động thường xuyên là xét duyệt
chung
• Các nghiệp vụ quan trọng với số tiền lớn do nhà quản lý
cao cấp xét duyệt

94
 Xét duyệt
• Là kiểm soát ngăn ngừa các nghiệp vụ không có thực hay không tuân thủ
các quy định của đơn vị

• Có thể thực hiện thủ công (chữ ký duyệt của người được chỉ định) hoặc tự
động (trên phần mềm, ứng dụng)

• Xét duyệt theo chính sách hoặc xét duyệt từng trường hợp cụ thể

• Có quy trình xét duyệt rõ ràng và chỉ định người xét duyệt đủ thẩm quyền
và năng lực

• Nên phân cấp xét duyệt

• VD: xét duyệt bán chịu, xét duyệt đơn đặt hàng, xét duyệt đầu tư TSCĐ,
xét duyệt thanh toán, xét duyệt xóa sổ nợ phải thu khó đòi

95
 VÍ DUÏ VEÀ XEÙT DUYEÄT
Xeùt duyeät chung
Ban giaùm ñoác ban haønh
chính saùch baùn chòu vôùi
nhöõng hoaù ñôn döôùi 10
trieäu ñoàng.
Phoøng Kinh doanh xeùt
duyeät baùn chòu theo chính
saùch ñoù.
Xeùt duyeät cuï theå
Giaùm ñoác xeùt duyeät trong
töøng tröôøng hôïp cuï theå cho
nhöõng hoaù ñôn treân 10
trieäu ñoàng.
96
 Ủy quyền và xét duyệt
- Ủy quyền: là ủy thác cho thuộc cấp một
quyền hạn nhất định thông qua việc ban hành
một chính sách chung

- Xét duyệt: là việc nhà quản lý cho phép

thực hiện một nghiệp vụ.

97
Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ hoặc hoạt động

¨ Khi phê duyệt cần phải tuân thủ:

- Quy định về cấp phê duyệt
- Quy định về cơ sở của phê duyệt
- Quy định về dấu hiệu của phê duyệt
- Quy định về cấp ủy quyền

Cần lưu ý :
- Phải quan tâm về nội dung hơn hình thức (chữ ký)
- Tránh chồng chéo làm tăng sự phức tạp, mất thời gian, ảnh
hưởng đến tiến độ công việc.
- Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân
định một cách rõ ràng

98
 Xác minh

• Là so sánh, đối chiếu 2 thông tin với nhau hoặc 1 thông tin với
chính sách, quy định để kiểm tra tính chính xác, có thực và
đầy đủ của thông tin.

• Có thể thực hiện thủ công (đối chiếu hàng thực nhận với đơn
đặt hàng) hoặc tự động (phần mềm kế toán đối chiếu thông
tin trên hóa đơn với đơn đặt hàng đã ghi nhận trên hệ thống)

99
 KIEÅM SOAÙT VAÄT CHAÁT

Haïn cheá tieáp caän taøi saûn.

Kieåm keâ taøi saûn.

Söû duïng thieát bò.

Baûo veä thoâng tin.

100
KIỂM SOÁT DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

• Kiểm soát chung

• Kiểm soát ứng dụng

101
KIỂM SOÁT CHUNG VÀ KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG

— Kiểm soát chung

Kiểm soát
Bán hàng và thu ứng dụng
Khác
tiền

Tiền lương Hàng tồn kho

102
 PHÂN BIỆT KIỂM SOÁT CHUNG VÀ KS
ỨNG DỤNG

— Kiểm soát chung

Là loại kiểm soát cho một số hay toàn thể các ứng dụng
Có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến kiểm soát ứng
dụng

— Kiểm soát ứng dụng

Liên quan đến từng ứng dụng và xuất hiện trong quá
trình xử lý nghiệp vụ

103
Tác động của kiểm soát chung trên KS ứng dụng

Kiểm soát chung giúp:

-Tránh sự tiếp cận và thay đổi ko được phép của các ứng
dụng (bộ phận)
- Thực hiện một cách chính xác bởi máy tính
- Giúp các ứng dụng không thể bị vô hiệu hóa

104
 KIỂM SOÁT CHUNG

- Kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu: lên kế

hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu
có tai họa xảy ra.
- Kiểm soát phần mềm hệ thống: mua sắm, thực hiện,
bảo trì phần mềm hệ thống: hệ điều hành, hệ quản trị cơ
sở dữ liệu, phần mềm truyền thông, phần mềm tiện ích
- Kiểm soát truy cập
- Kiểm soát việc phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng

105
 MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHUNG

— Sự toàn vẹn của các chương trình : không bị điều

chỉnh một cách ngẫu nhiên hay cố ý, gồm cả việc
kiểm soát về vật lý và logic
— Tính toàn vẹn của các dử liệu: nhằm đảm bảo rằng
dữ liệu được xử lý và lưu lại , không bị điều chỉnh ,
gồm cả việc kiểm soát về vật lý và logic
— Sự liên tục : nhằm xử lý dử liệu liên tục ko bị gián
đọan
— Tính đầy đủ của chương trình và việc thực hiện

106
 KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG

Chương trình Hoàn toàn tự

trên máy động

Hoạt động
Hỗn hợp
kiểm soát

Thủ công

107
KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
Kiểm soát chứng từ : Kiểm soát sổ sách :

Thiết kế sổ sách.
Biểu mẫu chứng từ đầy đủ,
Ghi chép kịp thời, chính xác.
rõ ràng.
Bảo quản và lưu trữ
Đánh số trước liên tục.
Lập kịp thời.
Lưu chuyển chứng từ khoa
học.
Bảo quản và lưu trữ chứng
từ.

VIETCOMBANK
108
 Kiểm soát vật chất

• Là các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu
- Mất mát
- Lãng phí
- Lạm dụng
- Hư hỏng
- Phá hoại

cho các tài sản như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu,
trái phiếu và các tài sản khác của doanh nghiệp

• Còn bao gồm kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu trên sổ sách >>
Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần được giải trình và xử lý thỏa đáng.
109
 KIỂM SOÁT VẬT CHẤT

Hạn chế tiếp cận tài sản

Kiểm kê tài sản.

Sử dụng thiết bị.

Bảo vệ thông tin

110
 Chỉnh hợp

• So sánh một thông tin từ hai hay nhiều nguồn khác nhau đế đảm
bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

• VD: Chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng

111
 RÀ SOÁT
Mục đích
Phát hiện các biến động bất thường, xác định
nguyên nhân, xử lý kịp thời
Phương pháp
Đối chiếu định kỳ giữa:
-Tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này
và kỳ trước
- Các bộ phận về kết quả thực hiện
- Thông tin tài chính và phi tài chính
Có thể sử dụng các chỉ số, tỷ lệ hay tính ra các
chênh lệch ( tỷ lệ hàng bán bị trả lại trên doanh
thu, tỷ lệ nợ quá hạn, tỷ lệ lãi gộp, biến động về
giá mua nguyên vật liệu, biến động về doanh thu
bán hàng.... )
112
 NT11. LỰA CHỌN VÀ XÂY DỰNG CÁC HĐKS
CHUNG ĐỐI VỚI CÔNG NGHỆ

Cần
• Xác định mức độ phụ thuộc công nghệ trong các quy trình kinh
doanh
• Thiết lập HĐKS đối với hạ tầng công nghệ
• Thiết lập HĐKS đối với việc bảo mật
• Thiết lập HĐKS đối với việc đầu tư, phát triển và bảo trì công nghệ

113
NT12. TRIỂN KHAI CÁC HĐKS THÔNG QUA CHÍNH
SÁCH VÀ THỦ TỤC
Cần
• Xây dựng chính sách và thủ tục kiểm soát
• Xác định trách nhiệm thực thi và trách nhiệm giải trình đối với
chính sách và thủ tục
• Thiết lập HĐKS đối với việc bảo mật
• Thiết lập HĐKS đối với việc đầu tư, phát triển và bảo trì công nghệ
• Sử dụng chính sách và thủ tục kiểm soát kịp thời
• Áp dụng biện pháp sửa chữa cần thiết
• Sử dụng nhân sự đủ năng lực

114
Phần IV. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
• Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân,
bộ phận thực hiện trách nhiệm.

• Các loại thông tin

- Thông tin về tài chính
-Thông tin hoạt động
-Thông tin tuân thủ
• Một thông tin có thể được dùng cho nhiều mục tiêu
khác nhau.

115
 THOÂNG TIN VAØ TRUYEÀN THOÂNG

- Mọi caù nhaân vaø boä phaän ñeàu coù nhu caàu veà thoâng tin.
- Heä thoáng thoâng tin keá toaùn laø phaân heä quan troïng trong
heä thoáng tin cuûa ñôn vò.

Mai Ñöùc Nghóa 116

 THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
• Toàn đơn vị và từng bộ phận cần xác định các thông tin
cần thiết phải thu thập, xử lý và báo cáo.
• Thông tin có thể thu thập từ bên trong hoặc bên ngoài
• Thông tin phải phù hợp với nhu cầu

117
 THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

• Nguyên tắc 13: Đơn vị phải thu thập (hay tự tạo) và

sử dụng các thông tin thích hợp, có chất lượng nhằm
hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của KSNB.
• Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội
bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng
kiểm soát
• Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối
tượng bên ngoài các thông tin liên quan đến hoạt
động và KSNB như cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng,
nhà cung cấp.
118
 HỆ THỐNG THÔNG TIN

•Hệ thống thông tin kế toán

•Hệ thống thông tin sản xuất
•Hệ thống thông tin ngân sách
•Hệ thống thông tin nhân sự
•...

119
 CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN

• Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh

• Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược
• Hội nhập vào hoạt động kinh doanh
• Hệ thống thông tin mới và cũ

120
 YÊU CẦU VỀ THÔNG TIN

• Phải thích hợp: phải phù hợp với yêu cầu ra quyết định
• Phải kịp thời: phải cung cấp kịp thời, khi có yêu cầu.
• Phải cập nhật: phải đảm bảo có các số liệu mới nhất
• Phải chính xác và dễ dàng truy cập.

121
 TRUYỀN THÔNG

• Là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới
các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp.
Giúp cho mỗi cá nhân hiểu rõ công việc của mình cũng
như ảnh hưởng đến các cá nhân khác để từ đó có những
biện pháp khắc phục

122
 TRUYỀN THÔNG
Bên ngoài
• Thông tin từ các đối tượng bên ngoài cần được thu thập,
xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp ứng xử
kịp thời.

Bên trong
• Từ cấp trên xuống cấp dưới
• Từ cấp dưới lên cấp trên
• Theo hàng ngang giữa các cá nhân hay bộ phận trong
doanh nghiệp
123
TRUYEÀN THOÂNG BEÂN TRONG

124
 TRUYEÀN THOÂNG BEÂN NGOAØI
Khaùch haøng

1
KTV ñoäc laäp Nhaø cung caáp
7 2

Ñoái taùc 6 3 Thueá

Baùo chí 5 4 Thanh tra

 CÁC ĐỐI TƯỢNG CUNG CẤP THÔNG TIN

• Kiểm toán viên độc lập

• Các cơ quan chức năng như kiểm toán nhà nước, thuế..
• Khách hàng
• Nhà cung cấp
• Bộ phận quan hệ công chúng
• Cần chú ý phương tiện truyền thông hay cách thức
truyền thông

126
 Phần V. SỰ GIÁM SÁT

Mục đích: Nhằm đánh giá chất lượng của HTKSNB

và điều chỉnh cho phù hợp.
Kiểm soát trong công ty
Có hai loại giám sát : của ta có thật sự hữu hiệu
chưa ?
Giám sát thường xuyên.
Giám sát định kỳ.

127
 GIÁM SÁT
• Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai
và thực hiện việc đánh giá liên tục và/hoặc định
kỳ nhằm bảo đảm rằng các bộ phận cấu thành của
KSNB là hiện hữu và đang vận hành đúng.

• Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo

những kiếm khuyết của KSNB kịp thời cho các
đối tượng có trách nhiệm như nhà quản lý và
HĐQT để có biện pháp khắc phục.

128
2 Nguyeân taéc cuûa Hoaït ñoäng Giaùm saùt

16. Ñôn vò phaûi

17. Ñôn vò phaûi
löïa choïn, xaây
ñaùnh giaù vaø trao
döïng vaø thöïc hieän
ñoåi kòp thôøi vôùi
caùc cuoäc ñaùnh
Giaùm saùt nhöõng ngöôøi coù
giaù xem caùc boä
traùch nhieäm veà caùc
phaän cuûa KSNB
khieám khuyeát cuûa
coù hieän höõu vaø
KSNB ñeå coù caùc
vaän haønh treân
haønh ñoäng khaéc
thöïc teá hay
phuïc.
khoâng.

129
 Hoaït ñoäng Giaùm saùt

Nhaèm ñaùnh giaù chaát

löôïng cuûa KSNB vaø ñieàu
chænh cho phuø hôïp

Ñaùnh giaù thöôøng xuyeân Ñaùnh giaù ñònh kyø

Xem xeùt caùc baùo caùo hoaït ñoäng

Kieåm toaùn noäi boä

Phaûn hoài töø cuûa khaùch haøng

Kieåm toaùn ñoäc laäp

Goùp yù cuûa nhaø cung caáp Chöông trình ñaùnh giaù ñoäc laäp

130
NT16. Lựa chọn, phối hợp và triển khai giám sát
thường xuyên và định kỳ

v Giám sát thường xuyên

v Giám sát định kỳ

v Cân đối giữa giám sát thường xuyên và định kỳ

131
 1. GIÁM SÁT THƯỜNG XUYÊN
Được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng
ngày của đơn vị

Các ví dụ:
• Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính, kế toán
• Thông tin từ các đối tác bên ngoài
• Cơ cấu tổ chức thích hợp cùng với các hoạt động giám
sát thường xuyên
• Đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách
với số liệu tài sản thực tế
132
 2. GIÁM SÁT ĐỊNH KỲ

• Kiểm toán nội bộ.

• Kiểm toán độc lập.
• Chương trình đánh giá định kỳ
• Thành lập bộ phận chuyên trách
Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát
định kỳ phụ thuộc vào mức độ giám sát thường
xuyên

133
CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ

Công cụ đánh giá: bảng kiểm tra (checklist), bảng câu

hỏi, và lưu đồ.

Phương pháp đánh giá:

- So sánh với các doanh nghiệp khác (là những doanh
nghiệp có danh tiếng KSNB tốt).
- Nhờ sự hỗ trợ của các tổ chức tư vấn.

134
 TÀI LIỆU HÓA VIỆC ĐÁNH GIÁ

Tùy thuộc vào quy mô và sự phức tạp của từng doanh

nghiệp.
Các doanh nghiệp lớn luôn có những sổ tay về các
chính sách.
Các doanh nghiệp nhỏ thường ít quan tâm đến việc tài
liệu hóa

135
 THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ
• Xác định phạm vi đánh giá.
• Xác định các hoạt động giám sát thường xuyên.
• Phân tích việc đánh giá của kiểm toán viên nội bộ và
KTV độc lập.
• Xác định khu vực ưu tiên.
• Xây dựng chương trình đánh giá phù hợp
• Họp để thông báo cho các cá nhân, bộ phận liên quan.
• Tiến hành đánh giá và rà soát lại các phát hiện.
• Xem xét việc điều chỉnh quá trình đánh giá các khu vực
tiếp theo.
• Báo cáo về khiểm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ.

136
NT17. Báo cáo khiếm khuyết kịp thời cho
người chịu trách nhiệm

•Đánh giá kết quả của HĐ giám sát

•Báo cáo về khiếm khuyết của KSNB

•Giám sát các hành động sửa chữa

137
 5 BỘ PHẬN VÀ 17 NGUYÊN TẮC

™ Để đạt được mục tiêu của tổ chức, Báo cáo COSO:

o Nhấn mạnh tầm quan trọng nguyên tắc. Mỗi bộ phận
và các nguyên tắc liên quan đều phải hiện diện và hoạt
động hữu hiệu;
o Năm nhân tố phải kết hợp một cách nhuần nhuyễn.
™ Các nhân tố, nguyên tắc đều được xem là phù hợp đối
với mọi đơn vị, ngoại trừ một số tình huống đặc biệt
™ Khiếm khuyết chính của KSNB là việc đơn vị không đạt
được mục tiêu

138
THE END 139