d7. Manual de Formao Template 0759

MANUAL DE FORMAÇÃ O
UNIDADE DE FORMAÇÃO DE CURTA DURAÇÃO 0759
SISTEMAS DE GESTÃO DE BASE DE DADOS (SGBD)
Área de Formação: 481 – Ciências Informáticas

Entidade Formadora: Avalforma – Formação e Consultoria, Lda.
Conceção/Autoria: Ana Carla Teixeira Gonçalves Machado
Validação: Avalforma, Lda.
Documento: D7 Pá gina 1 de 51
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ÍNDICE
Objetivos:
No final da Ação, os/as formandos/as deverão ser capazes de:
 Elaborar tabelas relacionais de bases de dados;

 Criar filtros para consulta de dados;
 Produzir formulá rios para inserçã o de dados.
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INTRODUÇÃO
Uma base de dados é uma ferramenta de recolha e organizaçã o de informaçõ es. As

bases de dados podem armazenar informaçõ es sobre pessoas, produtos,
encomendas ou qualquer outro assunto. Muitas bases de dados começam por ser
uma lista num programa de processamento de texto ou numa folha de cá lculo. À
medida que a lista cresce, começam a aparecer inconsistências e repetiçõ es nos
dados. Os dados tornam-se difíceis de compreender num formato de lista e as
maneiras para efetuar pesquisas ou selecionar subconjuntos de dados para revisã o
sã o limitadas. Assim que estes problemas começam a aparecer, convém transferir
os dados para uma base de dados criada por um sistema de gestã o de bases de
dados (DBMS) como o Access
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DESENVOLVIMENTO
1. Princípios fundamentais de SGBD
Existem dois princípios fundamentais na elaboraçã o e estrutura de uma base de

dados. Um dos princípios prende-se com o evitar inserir informaçã o duplicada, ou
seja, dados redundantes, pois vã o ocupar muito espaço e dificultar a compreensã o
dos sados. Um outro princípio é o da fiabilidade da informaçã o. Toda a informaçã o
depositada na base de dados deverá ser fidedigna e confiá vel pois é a partir desta
informaçã o que iremos recolher todos os nossos dados e informaçõ es de que
necessitamos para cumprir o objetivo da criaçã o da base de dados. Um exemplo
muito claro pode ser o das despesas e receitas mensais domésticas. Vamos
imaginar que se propõ em a elaborar uma base de dados para manter atualizada a
gestã o e o orçamento doméstico. Os dados a colocar nas tabelas irã o ser as receitas
e as entradas proveniente de outras atividades fixas ou variá veis. Um outro dado
será as despesas mensais algumas fixas, renda de casa, seguros, luz, internet, á gua,
etc outras variá veis como é o caso da alimentaçã o, combustível para o carro, roupa,
etc. O objetivo da Base de dados é que ela nos permita perceber se mensalmente as
minhas receitas cobrem as despesas, ou seja, se chegam para pagar todas as
minhas despesas e custos mensais. Nesta situaçã o temos que colocar a informaçã o
certa e os rendimentos obtidos corretos bem como as despesas, se os valores nã o
forem os corretos podemos tirar conclusõ es pouco fidedignas ou pouco
verdadeiras sobre a nossa situaçã o financeira.
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1.1 Desenho de uma base de dados
O Microsoft Office Access 2007 organiza as informaçõ es em tabelas: lista de linhas
e colunas provenientes de um bloco de notas ou de uma pá gina do Microsoft Office
Excel 2007 de um utilizador. Numa base de dados simples poderá ter apenas uma
tabela, mas na maioria das tabelas é necessá rio ter sempre mais do que uma tabela.
Poe exemplo, poderemos ter uma tabela que armazena informaçõ es sobre os
produtos, outra que armazena informaçã o sobre as encomendas e ainda outra que
armazena informaçã o sobre os clientes.
Logo, o importante para iniciar uma base de dados e ter sempre presente o
objetivo da base de dados e que tipo de informaçã o pretendemos extrair para a
partir de aqui se poder desenhar a tabela, ou seja, que informaçã o temos que
introduzir para obter a resposta aos nossos objetivos.
Assim, a estrutura de uma base de dados adequada é aquela que:
 Divide as informaçõ es em tabelas, com base em assuntos, por forma a
reduzir a informaçã o redundante;
 Fornece ao Access as informaçõ es de que necessita para agregar as
informaçõ es em tabelas conjuntas de acordo com o necessá rio;
 Ajuda a suportar e garantir a fiabilidade e integridade da informaçã o:
 Acomoda as necessidades de processamento de dados e de geraçã o de
relató rios.
O processo de estruturaçã o consiste nos seguintes passos:
 Determinar o objetivo da base de dados
Este passo ajuda-o a preparar-se para os seguintes.
 Localizar e organizar as informações necessárias
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Recolher todos os tipos de informaçõ es que pretende registar na base de dados,
como, por exemplo, o nome do produto e o nú mero da encomenda.
 Dividir as informações em tabelas
Dividir os itens de informaçõ es em entidades ou assuntos mais abrangentes, como,

por exemplo, Produtos ou Encomendas. Assim, cada assunto transforma-se numa
tabela.
 Transformar os itens de informações em colunas
Decidir quais as informaçõ es que pretende armazenar em cada tabela. Cada item
transforma-se num campo e é apresentado como uma coluna na tabela. Por
exemplo, uma tabela Empregados poderá incluir campos, como, por exemplo,
Apelido e Data de Admissã o.
 Especificar chaves primárias
Escolher a chave primá ria de cada tabela. A chave primá ria é uma coluna que é
utilizada para identificar exclusivamente cada linha. Um exemplo poderá ser o
Có digo do Produto ou o Có digo da Encomenda.
 Configurar as relações entre tabelas
Observar cada tabela e decidir de que forma os dados de uma tabela se relacionam
com os dados de outras tabelas. Adicionar campos a tabelas ou criar novas tabelas
para clarificar as relaçõ es, se necessá rio.
 Otimizar a estrutura
Analisar a existência de erros na estrutura. Criar as tabelas e adicionar alguns

registos de dados de exemplo. Verificar se obtém os resultados pretendidos das
tabelas. Efetuar ajustes na estrutura, se necessá rio.
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 Aplicar as regras de normalização
Aplicar as regras de normalizaçã o de dados para verificar se as tabelas estã o

estruturadas corretamente. Efetuar ajustes nas tabelas, se necessá rio.
1.2 Objetos
É aconselhá vel anotar num papel o objetivo da base de dados — o objetivo, como
espera utilizá -la e quem a irá utilizar. Por exemplo, numa base de dados reduzida
de um negó cio doméstico, poderá escrever algo como "A base de dados de clientes
mantém uma lista de informaçõ es sobre os clientes para geraçã o de correio e
relató rios." Se a base de dados for mais complexa ou se for utilizada por vá rias
pessoas, como acontece normalmente numa empresa, o objetivo poderá ocupar um
pará grafo ou mais e deve incluir quando e como cada pessoa utilizará a base de
dados. A ideia é criar uma instruçã o bem delineada sobre a missã o, que possa ser
consultada durante o processo de estruturaçã o. Este tipo de instruçã o ajuda-o a
centrar-se nos objetivos quando toma decisõ es.
1.3 Tabelas
As tabelas sã o objetos essenciais numa base de dados porque contêm todas as
informaçõ es ou dados. Por exemplo, uma base de dados de uma empresa pode ter
uma tabela de Contactos que armazena os nomes, endereços de correio eletró nico
e nú meros de telefone dos fornecedores. Uma vez que outros objetos de base de
dados dependem de tabelas, deve começar sempre a estrutura de uma base de
dados ao criar todas as suas tabelas e, em seguida, ao criar outros objetos. Antes de
criar tabelas, reflita sobre o que precisa e determine todas as tabelas de que
poderá necessitar.
1.4 Formulários
Um formulá rio é um objeto de base de dados que pode usar para criar uma
interface de utilizador que permite aos utilizadores introduzir e editar os seus
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dados. Os formulá rios contêm frequentemente controlos que executam vá rias
tarefas. Embora possa criar uma base de dados sem utilizar formulá rios,
simplesmente editando os seus dados na tabela, a maioria dos utilizadores prefere
usar formulá rios para visualizar, introduzir e editar dados contidos nas tabelas. Os
formulá rios também lhe permitem controlar a forma como os outros utilizadores
interagem com a base de dados. Por exemplo, pode criar um formulá rio que
mostra apenas certos campos e permite que apenas certas operaçõ es possam ser
desempenhadas. Isto ajuda a proteger os dados e a reduzir possíveis erros na
entrada de dados. Este artigo fornece-lhe uma recolha de recursos que vã o desde
os fundamentos dos formulá rios Access até à criaçã o e personalizaçã o dos
formulá rios.
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2. Tabelas
Uma base de dados relacional como o Access tem, normalmente, vá rias tabelas
relacionadas. Numa base de dados bem concebida, cada tabela armazena dados
acerca de um determinado assunto, como os funcioná rios ou produtos. Uma tabela
tem registos (linhas) e campos (colunas). Os campos têm vá rios tipos de dados,
como texto, nú meros, datas e hiperligaçõ es.
1. Um registo: contém dados específicos, como informaçõ es sobre um

determinado funcioná rio ou produto.
2. Um campo: contém dados sobre um aspeto do assunto da tabela, tal
como o nome pró prio ou o endereço de e-mail.
3. Um valor de campo: cada registo tem um valor de campo. Por exemplo,

Contoso, Ltd. ou alguem@example.com.
As tabelas e os campos também têm propriedades que pode definir para controlar
as respetivas características ou comportamento.
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Numa base de dados do Access, as propriedades da tabela sã o atributos de uma
tabela que afetam o aspeto ou o comportamento da tabela como um todo. As
propriedades da tabela sã o definidas na folha de propriedades da tabela na vista
de Estrutura. Por exemplo, pode definir a propriedade Vista Predefinida de uma
tabela para especificar como a tabela é apresentada por predefiniçã o.
Uma propriedade do campo aplica-se a um campo específico numa tabela e define

uma das características do campo ou um aspeto do comportamento do campo.
Pode definir algumas propriedades na vista de Folha de dados. Também pode
definir uma propriedade do campo na vista de Estrutura ao utilizar o painel
</c0>Propriedades do Campo.
Cada campo tem um tipo de dados. O tipo de dados de um campo indica o tipo de
dados que o campo armazena, como grandes quantidades de texto ou ficheiros
anexados.
Um tipo de dados é uma propriedade do campo, mas difere de outras propriedades

do campo da seguinte forma:
 Define o tipo de dados de um campo na grelha de estrutura da tabela e

nã o no painel Propriedades do Campo.
 O tipo de dados de um campo determina outras propriedades que o
campo tem.
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 Tem de definir o tipo de dados de um campo quando cria o campo.
 Pode criar um novo campo no Access ao introduzir dados numa nova

coluna na vista Folha de Dados. Quando cria um campo ao introduzir
dados na vista Folha de Dados, o Access atribui automaticamente um
tipo de dados ao campo com base no valor introduzido. Se nenhum
outro tipo de dados estiver implícito, o Access define o tipo de dados
como Texto. Se necessá rio, pode alterar o tipo de dados ao utilizar o
Friso.
Um dos objetivos de uma boa estrutura de base de dados consiste em remover a

redundâ ncia de dados (dados duplicados). Para alcançar esse objetivo, deverá
dividir os dados em muitas tabelas baseadas em assuntos para que cada facto seja
representado apenas uma vez. Desse modo, proporciona ao Access uma forma de
reunir novamente a informaçã o dividida — pode fazê-lo colocando campos
comuns em tabelas relacionadas. Para executar este passo corretamente, tem de
compreender as relaçõ es entre as tabelas e depois especificar essas relaçõ es na sua
base de dados.
Depois de criar uma tabela para cada assunto na sua base de dados, tem de
proporcionar ao Access uma forma de reunir essa informaçã o novamente quando
for necessá rio. Para tal, é necessá rio colocar campos comuns em tabelas
relacionadas e definir relaçõ es entre as tabelas. Poderá depois criar consultas,
formulá rios e relató rios que apresentem informaçõ es de diversas tabelas de uma
só vez. Por exemplo, o formulá rio aqui apresentado inclui informaçõ es obtidas a
partir de vá rias tabelas:
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1. As informaçõ es neste formulá rio derivam da tabela Clientes...
2. ... da tabela Encomendas...
3. ... da tabela Produtos...
4. ...e da tabela Detalhes da Encomenda.
O nome de cliente na caixa Cobrar A é obtido a partir da tabela Clientes; os valores

Có d. Encomenda e Data Encomenda provêm da tabela Encomendas; o Nome do
produto provém da tabela Produtos; e os valores Preço Unitá rio e Quantidade
provêm da tabela Detalhes da Encomenda. Estas tabelas estã o ligadas umas à s
outras de vá rias formas para apresentar informaçõ es de cada uma delas no
formulá rio.
No exemplo anterior, os campos existentes nas tabelas têm de ser coordenados

para que apresentem informaçõ es sobre a mesma encomenda. Esta coordenaçã o é
conseguida utilizando-se relaçõ es de tabelas. Uma relaçã o de tabela funciona
fazendo corresponder dados em campos chave (frequentemente um campo com o
mesmo nome em ambas as tabelas). Na maior parte dos casos, estes campos
correspondentes sã o a chave primária de uma tabela (a qual fornece um
identificador exclusivo para cada registo) e uma chave externa na outra tabela.
Por exemplo, os empregados podem ser associados a encomendas pelas quais
sejam responsá veis criando-se uma relaçã o de tabela entre os campos
IDdeEmpregado nas tabelas Empregados e Encomendas.
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1. IDdeEmpregado aparece em ambas as tabelas: como chave primá ria...
2. ... e como uma chave externa.
Existem três tipos de relaçõ es de tabela no Access.
 Uma relaçã o um-para-muitos
Vamos utilizar uma base de dados de controlo de encomendas que inclui uma
tabela de Clientes e uma tabela de Encomendas como exemplo. Um cliente pode
efetuar qualquer nú mero de encomendas. Isto aplica-se a qualquer cliente
representado na tabela Clientes e poderã o existir muitas encomendas na tabela
Encomendas. A relaçã o entre a tabela Clientes e a tabela Encomendas é uma
relaçã o um-para-muitos.
Para representar uma relaçã o um-para-muitos na estrutura da base de dados,

adicione a chave primá ria do lado "um" da relaçã o como campo ou campos
adicionais à tabela no lado "muitos" da relaçã o. Neste caso, por exemplo, deverá
adicionar um novo campo (o campo ID da tabela Clientes) à tabela Encomendas e
atribuir-lhe o nome ID de Cliente. O Access pode entã o utilizar o nú mero ID de
Cliente na tabela Encomendas para localizar o cliente correto para cada
encomenda.
 Uma relaçã o muitos-para-muitos
Agora, analisemos a relaçã o entre uma tabela de Produtos e uma tabela de

Encomendas. Uma ú nica encomenda pode incluir mais de um produto. Por outro
lado, um ú nico produto pode aparecer em muitas encomendas. Como tal, para cada
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registo na tabela Encomendas, pode haver vá rios registos na tabela Produtos. Além
disso, para cada registo na tabela Produtos, pode haver vá rios registos na tabela
Encomendas. Esta relaçã o chama-se uma relaçã o muitos-para-muitos. Tenha em
atençã o que, para detetar relaçõ es muitos-para-muitos entre tabelas, é importante
considerar ambos os lados da relaçã o.
Para representar uma relaçã o muitos-para-muitos, terá de criar uma terceira

tabela, frequentemente apelidada de tabela de uniã o, a qual divide a relaçã o
muitos-para-muitos em duas relaçõ es um-para-muitos. A chave primá ria de cada
uma das duas tabelas é introduzida na terceira tabela. Como tal, a terceira tabela
regista cada ocorrência, ou instâ ncia, da relaçã o. Por exemplo, a tabela
Encomendas e a tabela Produtos têm uma relaçã o muitos-para-muitos que é
definida criando-se duas relaçõ es um-para-muitos para a tabela Detalhes da
Encomenda. Uma encomenda pode ter muitos produtos e cada produto pode
aparecer em muitas encomendas.
 Uma relaçã o um-para-um
Numa relaçã o um-para-um, cada registo na primeira tabela só pode ter um registo
correspondente na segunda tabela e cada registo na segunda tabela só pode ter um
registo correspondente na primeira tabela. Esta relaçã o nã o é comum porque,
muito frequentemente, a informaçã o relacionada desta forma é armazenada na
mesma tabela. Poderá utilizar uma relaçã o um-para-um para dividir uma tabela
com muitos campos, para isolar parte de uma tabela por motivos de segurança ou
para armazenar informaçõ es aplicá veis apenas a um subconjunto da tabela
principal. Quando identificar uma relaçã o deste tipo, ambas as tabelas têm de
partilhar um campo comum.
Para ver as relaçõ es de tabelas, clique em Relações no separador Ferramentas da

Base de Dados. A janela Relaçõ es abre-se, apresentando eventuais relaçõ es
existentes. Se nã o tiverem sido definidas relaçõ es de tabelas e estiver a abrir a
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janela Relaçõ es pela primeira vez, o, Access pede que adicione uma tabela ou
consulta à janela.
Abrir a janela Relaçõ es
1. Clique em 'Arquivar', clique em 'Abrir' e, em seguida, selecione e abra

a base de dados.
2. No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Relações,
clique em Relações.
3. No separador Estrutura, no grupo Relações, clique em Todas as

Relações.
Tal apresenta todas as relaçõ es definidas na base de dados. Tenha em atençã o que
as tabelas ocultas (tabelas para as quais a caixa de verificaçã o Oculto na caixa de
diá logo Propriedades da tabela está selecionada) e respetivas relaçõ es nã o serã o
apresentadas, a menos que a caixa de verificaçã o Mostrar Objetos Ocultos esteja
selecionada na caixa de diá logo Opções de Navegação.
Uma relaçã o de tabelas é representada por uma linha de relaçã o desenhada entre
tabelas na janela Relaçõ es. Uma relaçã o que nã o imponha integridade referencial
aparece como uma linha fina entre os campos comuns que suportam a relaçã o.
Quando selecionar a relaçã o clicando na respetiva linha, a linha engrossa para
indicar que está selecionada. Se impuser integridade referencial para esta relaçã o,
a linha fica mais espessa em cada extremidade. Além disso, o nú mero 1 aparece
sobre a parte espessa da linha num dos lados da relaçã o, sendo que o símbolo de
infinito (∞) aparecer sobre a parte espessa da linha no outro lado.
Quando a janela Relaçõ es está ativa, pode selecionar a partir dos comandos
seguintes existentes no friso:
No separador Estrutura, no grupo Ferramentas:
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 Editar Relaçõ es Abre a caixa de diá logo Editar Relações. Quando uma
linha de relaçã o é selecionada, é possível clicar em Editar
Relações para alterar a relaçã o de tabela. Também é possível fazer
duplo clique na linha de relaçã o.
 Limpar Esquema Remove todas as tabelas e relaçõ es apresentadas na
janela Relaçõ es. Tenha em atençã o que este comando apenas oculta as
tabelas e relaçõ es, nã o as elimina.
 Relató rio de Relaçõ es Cria um relató rio que apresenta as tabelas e

relaçõ es na base de dados. O relató rio apresenta apenas as tabelas e
relaçõ es que nã o estejam ocultas na janela Relaçõ es.
O primeiro formulá rio de normalizaçã o indica que em todas as intersecçõ es de

linhas e colunas existe um ú nico valor e nunca uma lista de valores. Por exemplo,
nã o é possível ter um campo com o nome Preço, em que coloca mais de um Preço.
Se pensar em cada intersecçã o de linhas e colunas como uma célula, cada célula po
de incluir apenas um valor.
O segundo formulá rio de normalizaçã o requer que todas as colunas que nã o sã o

chave sejam totalmente dependentes da chave primá ria completa e nã o apenas de
parte da mesma. Esta regra aplica-se quando tem uma chave primá ria composta
por mais de uma coluna. Por exemplo, suponha que tem uma tabela que contém as
seguintes colunas, onde Có digo da Encomenda e Có digo do Produto formam a
chave primá ria:
 Có digo da Encomenda (chave primá ria)

 Có digo do Produto (chave primá ria)
 Nome do Produto
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Esta estrutura viola o segundo formulá rio de normalizaçã o, porque Nome do
Produto é dependente de Có digo do Produto, mas nã o de Có digo da Encomenda,
pelo que nã o é dependente da chave primá ria completa. Tem de remover Nome do
Produto da tabela. Pertence a uma tabela diferente (Produtos).
O terceiro formulá rio de normalizaçã o requer que todas as colunas que nã o sã o

chave sejam dependentes da chave primá ria completa, mas também que estas
colunas sejam independentes umas das outras.
Por outras palavras, todas as colunas que nã o sã o chave têm de ser dependentes só
e apenas da chave primá ria. Por exemplo, suponha que tem uma tabela que contém
as seguintes colunas:
 Có digo do Produto (chave primá ria)

 Nome
 PVR
 Desconto
Suponha que a coluna Desconto depende do preço de venda recomendado (PVR).

Esta tabela viola o terceiro formulá rio de normalizaçã o, porque uma coluna que
nã o é chave, Desconto, depende de outra coluna que nã o é chave, PVR. A
independência das colunas significa que o utilizador deverá conseguir alterar uma
coluna que nã o é chave sem afetar qualquer outra coluna. Se alterar um valor no
campo PVR, o campo Desconto seria alterado em conformidade, o que violaria essa
regra. Neste caso, o campo Desconto deve ser movido para outra tabela baseada na
chave-primá ria PVR.
Tipos de formulá rios

O acesso oferece-lhe vá rias formas de criar formulá rios dependendo do tipo de
forma que pretende criar. Saiba mais sobre alguns tipos de formas comuns e como
criá -las:
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Que tipo de forma precisa?
Formulá rio de detalhe: Um formulá rio de acesso em branco que exibe informaçõ es sobre
um registo de cada vez.
Formulá rio de Vá rios Itens: Também conhecido como forma contínua, exibe informaçõ es
de mais de um registo de cada vez. Parece uma folha de dados, mas dá -lhe mais controlo
sobre coisas como formataçã o de texto, adicionando grá ficos, botõ es e outros controlos
Formulá rio dividido: Simultaneamente, apresenta os dados na vista do Formulá rio e na

folha de dados. Ú til quando precisa de ver grandes quantidades de dados, mas só precisa
de alterar um registo de cada vez.
3. Consultas
Utilize uma consulta para ver, adicionar, alterar ou eliminar dados da sua base de
dados do Access mais facilmente. Eis outros motivos para utilizar consultas:
 Encontrar rapidamente dados específicos filtrando critérios específicos

(condiçõ es)
 Calcular ou resumir dados
 Automatizar tarefas de gestã o de dados, tais como analisar os dados

mais atuais de forma recorrente.
Numa base de dados bem estruturada, os dados que pretende apresentar através
de um formulá rio ou relató rio estã o, normalmente, localizados em vá rias tabelas.
Uma consulta pode obter a informaçã o de vá rias tabelas e reuni-la para
apresentaçã o no formulá rio ou no relató rio. Uma consulta pode ser um pedido de
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resultados de dados a partir da sua base de dados ou um pedido de açã o sobre os
dados ou ambos. Uma consulta pode dar-lhe uma resposta a uma pergunta simples,
realizar cá lculos, combinar dados a partir de diferentes tabelas, adicionar, alterar
ou eliminar dados de uma base de dados. Uma vez que as consultas sã o tã o
versá teis, existem muitos tipos de consultas e deverá criar um tipo de consulta
com base na tarefa em causa.
Principais tipos Utilizaçã o

de consultas
Selecionar Para recuperar dados de uma tabela ou fazer cá lculos.
Açã o Adicionar, alterar ou eliminar dados. Cada tarefa tem um tipo específico
de consulta de açã o. As consultas de açã o nã o estã o disponíveis nas
aplicaçõ es Web do Access.
Se quiser rever os dados de apenas determinados campos de uma tabela, ou rever

dados de vá rias tabelas em simultâ neo ou talvez ver os dados baseados em
determinados critérios, uma consulta do tipo selecionar seria a escolha certa.
Rever dados de campos selecionados
Por exemplo, se a sua base de dados tiver uma tabela com muita informaçã o acerca
de produtos e quiser rever uma lista de produtos e respetivos preços, eis como
poderia criar uma consulta selecionar para devolver apenas os nomes dos
produtos e respetivos preços:
 Abra a base de dados e, no separador Criar, clique em Estrutura da
Consulta.
 No separador Tabelas, clique duas vezes na tabela Produtos.
 Na tabela Produtos, digamos que tem os campos Nome do Produto e Preço
em Vigor. Faça duplo clique em Nome do Produto e em Preço em Vigor para
adicionar estes campos à grelha de estrutura da consulta.
Cofinanciado por:
 No separador Estrutura, clique em Executar. A consulta é executada e
apresenta uma lista dos produtos e respetivos preços.
Por exemplo, se tiver uma base de dados para uma loja que vende artigos de
comida e quiser rever encomendas para clientes que vivem numa determinada
cidade. Diga que os dados sobre encomendas e dados sobre clientes sã o
armazenados em duas tabelas denominadas Clientes e Encomendas,
respectivamente. Se cada tabela tiver um campo de identificaçã o do cliente, que
constitui a base de uma relaçã o um-para-muitos entre as duas tabelas. Pode criar
uma consulta que devolve encomendas para clientes numa determinada cidade,
por exemplo, Las Vegas, utilizando o seguinte procedimento:
1. Abra a base de dados. No separador Criar, no grupo Consultas, clique

em Estrutura da Consulta.
2. No separador Tabelas, clique duas vezes em Clientes e Encomendas.
Note a linha (chamada associaçã o) que liga o campo ID na tabela

Clientes e o campo ID de Cliente na tabela Encomendas. Esta linha
mostra a relaçã o entre as duas tabelas.
3. Na tabela Clientes, faça duplo clique em Empresa e Cidade para

adicionar estes campos à grelha de estrutura da consulta.
4. Na grelha de estrutura da consulta, na coluna Cidade, desmarque a
caixa de verificaçã o na linha Mostrar.
5. Na linha Critérios da coluna Cidade, escreva Las Vegas.
Desmarcar a caixa de verificaçã o Mostrar impede a consulta de

apresentar a cidade nos resultados e escrever Las Vegas na
linha Critério especifica que só pretende ver os registos em que o valor
do campo Cidade seja Las Vegas. Neste caso, a consulta devolve apenas
os clientes situados em Las Vegas. Nã o tem de visualizar um campo
para utilizá -lo com um critério.
Cofinanciado por:
6. Na tabela Encomendas, faça duplo clique em ID da Encomenda e Data
da Encomenda para adicionar estes campos à s duas colunas seguintes
da grelha de estrutura da consulta.
7. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar. A
consulta é executada e, em seguida, mostra uma lista de encomendas
para os clientes em Las Vegas.
8. Prima CTRL+G para guardar a consulta.
Se quiser executar frequentemente variaçõ es de uma determinada consulta,

considere a utilizaçã o de uma consulta parametrizada. Quando executar uma
consulta parametrizada, a consulta pede-lhe valores de campos e utiliza os valores
fornecidos para criar critérios para a consulta.
Nota: Nã o é possível criar uma consulta de parâ metros numa aplicaçã o web do
Access.
Continuando o exemplo anterior, no qual aprendeu a criar uma consulta selecionar

que devolve encomendas para clientes situados em Las Vegas, pode modificar a
consulta selecionar de modo que lhe peça para especificar a cidade sempre que
executar a consulta. Continuando, abra a base de dados criada no exemplo
anterior:
1. No Painel de Navegaçã o, clique com o botã o direito do rato na consulta

denominada Encomendas por Cidade (criada na secçã o anterior) e,
em seguida, clique em Vista de Estrutura no menu de atalho.
2. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critérios da coluna Cidade,
elimine Las Vegas e, em seguida, escreva [De que cidade?].
A cadeia [De que cidade] é o pedido de parâ metro. Os parênteses retos

indicam que pretende que a consulta solicite um valor de entrada, e o
texto (neste caso, De que cidade?) é a pergunta que o pedido de
parâ metro apresenta.
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Nota: Nã o pode utilizar um ponto final (.) nem um ponto de exclamaçã o
(!) como texto num pedido de parâ metro.
3. Selecione a caixa de verificaçã o na linha Mostrar da coluna Cidade,

para que os resultados da consulta apresentem a cidade.
consulta pede-lhe que introduza um valor para Cidade.
5. Escreva Nova Iorque e, em seguida, prima Enter para ver as

encomendas de clientes em Nova Iorque.
E se nã o souber quais os valores que pode especificar? Pode utilizar

carateres universais como parte do pedido:
6. No separador Base, no grupo Vistas, clique em Vista e, em seguida,

clique em Vista de Estrutura.
7. Na grelha de estrutura da consulta, na linha Critérios da
coluna Cidade escreva Como [De que cidade?]&"*".
Neste pedido de parâ metro, a palavra-chave Como, o E comercial (&) e

o asterisco (*) colocado entre aspas permitem que o utilizador escreva
uma combinaçã o de carateres, incluindo carateres universais, para
devolver vá rios resultados. Por exemplo, se o utilizador escrever *, a
consulta devolve todas as cidades; se o utilizador escrever L, a consulta
devolve todas as cidades que comecem pela letra "L"; e se o utilizador
escrever *s*, a consulta devolve todas as cidades que contenham a letra
"s".
8. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executare,

no pedido da consulta, escreva Nova e prima Enter.
A consulta é executada e, em seguida, apresenta encomendas de

clientes em Nova Iorque.
Cofinanciado por:
Especificar tipos de dados de parâ metros
Também pode especificar o tipo de dados que um parâ metro deve aceitar. Pode
definir o tipo de dados para qualquer parâ metro, mas é especialmente importante
definir o tipo de dados para dados numéricos, de moeda ou de data/hora. Quando
especificar o tipo de dados que um parâ metro deve aceitar, os utilizadores irã o ver
uma mensagem de erro mais ú til se introduzirem o tipo de dados incorreto como,
por exemplo, texto em vez de moeda.
Se um parâ metro estiver definido para aceitar dados de texto, qualquer entrada é
interpretada como texto e nã o é apresentada nenhuma mensagem de erro.
Para especificar o tipo de dados dos parâ metros numa consulta, utilize o seguinte
procedimento:
1. Com a consulta aberta na vista de Estrutura, no separador Estrutura,

no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Parâmetros.
2. Na caixa de diá logo Parâmetros da Consulta, na coluna Parâmetro,
escreva o pedido para cada parâ metro para o qual pretende especificar
o tipo de dados. Certifique-se de que cada parâ metro corresponde ao
pedido utilizado na linha Critérios da grelha de estrutura da consulta.
3. Na coluna Tipo de Dados, selecione o tipo de dados para cada

parâ metro.
A linha Total numa folha de dados é bastante ú til, mas, para questõ es mais
complexas, utilize uma consulta de totais. Uma consulta de totais é uma consulta
selecionar que permite agrupar e resumir dados, tal como quando pretende ver o
total de vendas por produto. Numa consulta de totais, pode utilizar a funçã o Soma
(uma funçã o de agregaçã o) para ver o total de vendas por produto.
Nota: Nã o é possível utilizar funçõ es agregadas numa aplicaçã o web do Access.
Cofinanciado por:
Utilize o seguinte procedimento para modificar a consulta de Subtotais de
Produtos que criou no exemplo anterior, para que resuma os subtotais dos
produtos por produto.
1. No separador Base, clique em Vista> Vista de Estrutura.
A consulta Subtotais de Produtos é aberta na vista de Estrutura.
2. No separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.
A linha Totais é apresentada na grelha de estrutura da consulta.
Nota: Embora tenham nomes semelhantes, a linha Totais na grelha de estrutura e

a linha Total numa folha de dados nã o sã o iguais:
 Pode agrupar por valores de campos utilizando a linha Totais na grelha

de estrutura.
 Pode adicionar a linha Total de uma folha de dados aos resultados de
uma consulta de totais.
 Quando utilizar a linha Totais na grelha de estrutura, terá de escolher

uma funçã o de agregaçã o para cada campo. Se nã o pretender efetuar
um cá lculo num campo, poderá agrupar pelo campo.
 Na segunda coluna da grelha de estrutura, na linha Total,

selecione Soma na lista pendente.
 No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar. A

consulta é executada e, em seguida, apresenta uma lista de produtos
com subtotais.
 Prima CTRL+G para guardar a consulta. Deixe a consulta aberta.
Cofinanciado por:
Efetuar cá lculos com base nos dados
Normalmente, nã o utilizaria tabelas para armazenar valores calculados, como

subtotais, mesmo que se baseiem em dados na mesma base de dados, porque os
valores calculados podem tornar-se desatualizados se os valores de base forem
alterados. Por exemplo, nã o armazenaria a idade de alguém numa tabela, porque, a
cada ano, teria de atualizar o valor; em vez disso, armazena a data de nascimento
da pessoa e utiliza uma consulta para calcular a idade da pessoa.
Por exemplo, se tiver uma base de dados para alguns produtos que gostaria de
vender. Esta base de dados tem uma tabela chamada Detalhes de Encomendas que
tem informaçõ es sobre os produtos em á reas como, o preço de cada produto e as
quantidades. Pode calcular o subtotal utilizando uma consulta que multiplica a
quantidade de cada produto pelo preço unitá rio desse produto, multiplica a
quantidade de cada produto pelo preço unitá rio e o desconto por unidade de
produto e, em seguida, subtrai o desconto total do preço total unitá rio. Se criou a
base de dados de amostras no exemplo anterior, abra-a e siga em frente:
1. No separador Criar, clique em Design de Consulta.

2. No separador Tabelas, clique duas vezes em Detalhes da Ordem.
3. Na tabela Detalhes da Encomenda, faça duplo clique em ID do

Produto para adicionar este campo à primeira coluna da grelha de
estrutura da consulta.
4. Na segunda coluna da grelha, clique com o botã o direito do rato na

linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalho.
5. Na caixa Zoom, escreva ou cole o seguinte: Subtotal:

([Quantidade]*[Preço unitário])-([Quantidade]*[Preço
unitário]*[Desconto])
6. Clique em OK.
Cofinanciado por:
7. No separador Estrutura, clique em Executar. A consulta é executada e,
em seguida, apresenta uma lista dos produtos e subtotais por
encomenda.
8. Prima CTRL+G para guardar a consulta e, em seguida, atribua-lhe o

nome Subtotais de Produtos.
Apresentar dados resumidos ou agregados
Quando utilizar tabelas para registar transaçõ es ou armazenar dados numéricos

que ocorram regularmente, é ú til poder rever esses dados em agregado, como, por
exemplo, somas ou médias. No Access, pode adicionar uma linha de Totais a uma
folha de dados. A linha Totais é uma linha que se encontra na parte inferior da
folha de dados que pode apresentar um total apurado ou outro valor agregado.
1. Executar a consulta de Subtotal de Produto que criou anteriormente e

deixe os resultados abertos em vista de Folha de dados.
2. No separador Base, clique em Totais. É apresentada uma nova linha na
parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira
coluna.
3. Clique na célula da ú ltima linha da folha de dados denominada Total.
4. Clique na seta para ver as funçõ es de agregaçã o disponíveis. Uma vez

que a coluna contém dados de texto, existem apenas duas
opçõ es: Nenhum e Contagem.
5. Selecione Contagem. O conteú do da célula é alterado de Total para

uma contagem dos valores da coluna.
6. Clique na célula adjacente (a segunda coluna). Tenha em atençã o que

aparece uma seta na célula.
Cofinanciado por:
7. Clique na seta e, em seguida, clique em Soma. O campo apresenta uma
soma dos valores da coluna.
8. Deixe a consulta aberta na vista de Folha de Dados.
Criar uma consulta cruzada
Agora suponha que pretende rever subtotais de produtos, mas também pretende
agregar por mês, para que cada linha mostre subtotais de um produto e cada
coluna mostre subtotais de produtos num mês. Para mostrar subtotais de um
produto e mostrar subtotais de produtos num mês, utilize uma consulta cruzada.
Nota: Uma consulta crosstab nã o pode ser exibida numa aplicaçã o web do Access.
Pode alterar novamente a consulta Subtotais de Produtos para que a mesma

devolva linhas de subtotais de produtos e colunas de subtotais mensais.

2. No grupo de Configuração de Consulta, clique em Adicionar
Tabelas (ou Tabela de Espetáculos em Access 2013).
3. Clique duas vezes em Ordens e, em seguida, clique em Fechar.
4. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique

em Cruzada. Na grelha de estrutura, a linha Mostrar está oculta e a
linha Cruzada é apresentada.
5. Na terceira coluna da grelha de estrutura, clique com o botã o direito do

rato na linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalho.
É apresentada a caixa Zoom.
Cofinanciado por:
6. Na caixa Zoom, escreva ou cole o seguinte: Mês: "Mês " &
DatePart("m", [Data da Encomenda])
7. Clique em OK.
8. Na linha Cruzada, selecione os seguintes valores na lista

pendente: Cabeçalho da Linha para a primeira coluna, Valor para a
segunda coluna e Cabeçalho da Coluna para a terceira coluna.

consulta é executada e apresenta subtotais de produtos, agregados por
mês.
10. Prima CTRL+G para guardar a consulta.
Pode utilizar uma consulta criar tabela para criar uma nova tabela a partir de
dados armazenados noutras tabelas.
Nota: Uma consulta de tabela nã o está disponível em aplicaçõ es web do Access.
Por exemplo, suponha que pretende enviar dados sobre as encomendas de Chicago
para um parceiro comercial que reside em Chicago e que utiliza o Access para
preparar relató rios. Em vez de enviar todos os dados de encomendas, pretende
enviar apenas os dados específicos à s encomendas de Chicago.
Pode criar uma consulta selecionar que contenha dados de encomendas de Chicago
e, em seguida, utilizar a consulta selecionar para criar a nova tabela utilizando o
seguinte procedimento:
1. Abra a base de dados de exemplo do exemplo anterior.
Para executar uma consulta criar tabela, pode ter de ativar o conteú do
da base de dados.
Cofinanciado por:
Nota: Se vir uma mensagem por baixo do Friso sobre a ativaçã o da
base de dados, clique em Ativar conteúdo. Se a base de dados já
estiver numa localizaçã o fidedigna, nã o verá a Barra de Mensagens.
2. No separador Criar, no grupo Consulta, clique em Estrutura da

Consulta.
3. Clique duas vezes em Detalhes e Encomendas de Encomendas.
4. Na tabela Encomendas, faça duplo clique em Código do

Cliente e Cidade do Envio para adicionar estes campos à grelha de
estrutura.
5. Na tabela Detalhes da Encomenda, faça duplo clique em ID da

Encomenda, ID do Produto, Quantidade, Preço
Unitário e Desconto para adicionar estes campos à grelha de
estrutura.
6. Na coluna Cidade do Envio da grelha de estrutura, desmarque a caixa

na linha Mostrar. Na linha Critério, escreva 'Chicago' (inclua as
plicas). Verifique os resultados da consulta antes de os utilizar para
criar a tabela.
7. No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.
8. Prima Ctrl+G para guardar a consulta.
9. Na caixa Nome da Consulta, escreva Consulta de Encomendas de

Chicago e, em seguida, clique em OK.

11. No separador Estrutura, no grupo Tipo de Consulta, clique em Criar

Tabela.
Cofinanciado por:
12. Na caixa de diá logo Criar Tabela, na caixa Nome da Tabela,
escreva Encomendas de Chicago e, em seguida, clique em OK.
14. Na caixa de confirmaçã o, clique em Sime veja a nova tabela

apresentada no Painel de Navegaçã o.
Nota: Se já existir uma tabela com o mesmo nome que especificou, o

Access elimina essa tabela antes de executar a consulta.
Pode utilizar uma consulta de acréscimo para obter dados de uma ou mais tabelas
e adicionar esses dados a outra tabela.
Nota: A consulta de apêndice nã o está disponível em aplicaçõ es web do Access.
Por exemplo, suponha que criou uma tabela para partilhar com um só cio de
negó cios de Chicago, mas apercebeu-se de que o associado também trabalha com
clientes na á rea de Milwaukee. Pretende adicionar linhas que contenham dados
referentes à á rea do Milwaukee à tabela antes de a partilhar com o só cio. Pode
adicionar os dados da á rea de Milwaukee à tabela Encomendas de Chicago
utilizando o seguinte procedimento:
1. Abra a consulta chamada "Chicago Orders Query" que criou

anteriormente na vista Design.
em Acrescentar. A caixa de diá logo Acrescentar é aberta.
Cofinanciado por:
3. Na caixa de diá logo Acrescentar, clique na seta na caixa Nome da
Tabela, selecione Encomendas de Chicago na lista pendente e, em
seguida, clique em OK.
4. Na grelha de estrutura, na linha Critérios da coluna Cidade do Envio,

elimine 'Chicago' e, em seguida, escreva 'Milwaukee'.
5. Na linha Acrescentar a, selecione o campo apropriado para cada

coluna.
Neste exemplo, os valores da linha Acrescentar a devem corresponder

aos valores da linha Campo, mas esta correspondência nã o é
necessá ria para que as consultas de acréscimo funcionem.
Nota: Poderá obter uma mensagem de erro a indicar que nã o poderá anular a
consulta se esta devolver uma grande quantidade de dados. Tente aumentar o
limite no segmento de memó ria para 3 MB para permitir que a consulta seja
executada.
Pode utilizar uma consulta atualizaçã o para alterar os dados nas tabelas e para
introduzir critérios que especifiquem as linhas que devem ser atualizadas. Uma
consulta atualizaçã o fornece uma oportunidade para rever os dados atualizados
antes de efetuar a atualizaçã o.
Importante: Nã o é possível anular uma consulta de açã o. Deve considerar fazer

uma có pia de segurança de quaisquer tabelas que pretenda atualizar utilizando
uma consulta atualizaçã o. Uma consulta de atualizaçã o nã o está disponível em
aplicaçõ es web do Access.
No exemplo anterior, acrescentou linhas à tabela Encomendas de Chicago. Na

tabela Encomendas de Chicago, o campo ID do Produto mostra o ID do Produto em
formato numérico. Para tornar os dados mais ú teis nos relató rios, pode substituir
os IDs dos produtos por nomes de produtos, utilizando o seguinte procedimento:
Cofinanciado por:
1. Abra a tabela Encomendas de Chicago na vista de Estrutura.
2. Na linha ID do Produto, altere o Tipo de Dados de Número para Texto.
3. Guarde e feche a tabela Encomendas de Chicago.
4. No separador Criar, no grupo Consulta, clique em Estrutura da

Consulta.
5. Clique duas vezes em Chicago Encomendas e Produtos.

em Atualizar.
7. Na grelha de estrutura, as linhas Ordenar e Mostrar desaparecem e é

apresentada a linha Atualizar para.
8. Na tabela Encomendas de Chicago, faça duplo clique em ID do

Produto para adicionar este campo à grelha de estrutura.
9. Na grelha de estrutura, na linha Atualizar Para da coluna ID do

Produto, escreva ou cole o seguinte: [Produtos].[Nome do Produto]
Sugestão: Pode utilizar uma consulta atualizaçã o para eliminar valores

de campos utilizando uma cadeia vazia ("") ou NULO na linha Atualizar
para.
10. Na linha Critérios, escreva ou cole o seguinte: [ID do Produto] Como

([Produtos].[ID])
11. Pode rever os valores que serã o alterados por uma consulta
atualizaçã o, visualizando a consulta na vista de Folha de Dados.
12. No separador Design, clique em Ver > Vista da Folha de Dados. A

consulta devolve uma lista de IDs de produto que serã o atualizados.
13. No separador Estrutura clique em Executar.
Cofinanciado por:
Quando abre a tabela Encomendas de Chicago, verá que os valores
numéricos no campo ID do Produto foram substituídos pelos nomes de
produtos na tabela Produtos.
Pode utilizar uma consulta eliminar para eliminar dados das tabelas e para
introduzir critérios que especifiquem as linhas que devem ser eliminadas. Uma
consulta eliminar fornece uma oportunidade para rever as linhas que serã o
eliminadas antes de efetuar a eliminaçã o.
Nota: Uma opçã o de eliminaçã o de consultas nã o está disponível em aplicaçõ es

web do Access.
Por exemplo, digamos que, enquanto se prepara para enviar a tabela Encomendas
de Chicago do exemplo anterior ao seu só cio de negó cios de Chicago, nota que
algumas das linhas contêm vá rios campos vazios. Decidiu remover essas linhas
antes de enviar a tabela. Pode, simplesmente, abrir a tabela e eliminar as linhas
manualmente, mas, se tiver muitas linhas para eliminar e tiver critérios claros para
as linhas que devem ser eliminadas, poderá considerar ú til utilizar uma consulta
eliminar.
Pode utilizar uma consulta para eliminar linhas da tabela Encomendas de Chicago
que nã o tenham um valor de ID da Encomenda utilizando o seguinte
procedimento:
1. No separador Criar, clique em Estrutura da Consulta.

2. Clique duas vezes em Chicago Orders.

em Eliminar. Na grelha de estrutura, as
linhas Ordenação e Mostrar desaparecem e aparece a linha Eliminar.
4. Na tabela Encomendas de Chicago, faça duplo clique em ID da

Encomenda para o adicionar à grelha.
Cofinanciado por:
5. Na grelha de estrutura, na linha Critérios da coluna ID da Encomenda,
escreva É Nulo.
4. Formulários
Um formulá rio no Access é um objeto de base de dados que pode utilizar para criar
uma interface de utilizador para uma aplicaçã o de base de dados. Um formulá rio
Cofinanciado por:
"vinculado" é aquele que está diretamente ligado a uma origem de dados, tal como
uma tabela ou consulta, e que pode ser utilizado para introduzir, editar ou
apresentar dados a partir dessa origem de dados. Em alternativa, pode criar um
formulá rio "nã o vinculado" que nã o está ligado diretamente a uma origem de
dados, mas que continua a ter botõ es de comando, etiquetas ou outros controlos de
que precisa para utilizar a sua aplicaçã o.
Este artigo aborda principalmente os formulá rios vinculados. Pode utilizar
formulá rios vinculados para controlar o acesso a dados, tais como os campos ou
linhas de dados que sã o apresentados. Por exemplo, alguns utilizadores poderã o
precisar de ver apenas alguns campos numa tabela com muitos campos. A
utilizaçã o da base de dados será mais fá cil se fornecer a esses utilizadores um
formulá rio que contenha apenas esses campos. Também pode adicionar botõ es de
comando e outras funcionalidades a um formulá rio para automatizar açõ es
frequentemente realizadas.
Os formulá rios vinculados sã o como janelas através das quais as pessoas veem e
acedem à sua base de dados. Um formulá rio eficaz acelera a utilizaçã o da sua base
de dados, dado que as pessoas nã o têm de procurar o que precisam. Um formulá rio
visualmente apelativo nã o só torna mais agradá vel e eficiente trabalhar com as
bases de dados, como também ajuda a impedir a introduçã o de dados incorretos.
Pode utilizar a ferramenta Formulá rio para criar um formulá rio com um só clique.
Quando utiliza esta ferramenta, todos os campos da origem de dados subjacente
sã o colocados no formulá rio. Pode começar a utilizar o novo formulá rio
imediatamente ou pode modificá -lo na Vista Esquema ou na Vista Estrutura,
consoante as suas necessidades.
Utilizar a ferramenta Formulá rio para criar um novo formulá rio
1. No Painel de Navegaçã o, clique na tabela ou consulta que contém os

dados que pretende ver no seu formulá rio.
2. No separador Criar, no grupo Formulários, clique em Formulário.
Cofinanciado por:
O Access cria o formulá rio e apresenta-o na vista Esquema. Na vista Esquema,
poderá fazer alteraçõ es de estrutura ao formulá rio enquanto visualiza os dados.
Por exemplo, poderá ajustar o tamanho das caixas de texto aos dados, se
necessá rio.
Se o Access encontrar uma ú nica tabela que tenha uma relaçã o um-para-muitos
com a tabela ou consulta que utilizou para criar o formulá rio, adicionará ao
formulá rio uma folha de dados baseada na tabela ou consulta relacionada. Por
exemplo, se criar um formulá rio simples baseado na tabela Funcioná rios e existir
uma relaçã o um-para-muitos definida entre a tabela Funcioná rios e a tabela
Encomendas, a folha de dados apresentará todos os registos na tabela Encomendas
que estiverem relacionados com o registo atual de Funcioná rios. Pode eliminar a
folha de dados do formulá rio se achar que nã o é necessá ria. Se existir mais do que
uma tabela com uma relaçã o um-para-muitos com a tabela utilizada para criar o
formulá rio, o Access nã o adicionará folhas de dados ao formulá rio.
Um formulá rio dividido dá -lhe duas vistas de dados ao mesmo tempo: uma Vista
Formulá rio e uma Vista Folha de Dados.
Um formulá rio dividido é diferente de uma combinaçã o de

formulá rio/subformulá rio porque as duas vistas estã o ligadas à mesma origem de
dados e estã o sempre sincronizadas entre si. Selecionar um campo numa parte do
formulá rio seleciona o mesmo campo na outra parte do formulá rio. É possível
adicionar, editar ou eliminar dados de qualquer uma das partes (desde que a
origem do registo seja atualizá vel e o formulá rio nã o tenha sido configurado para
impedir estas açõ es).
Trabalhar com formulá rios divididos permite-lhe tirar partido das vantagens dos
dois tipos de formulá rio com um ú nico formulá rio. Por exemplo, pode utilizar a
parte da folha de dados do formulá rio para localizar rapidamente um registo e, em
seguida, utilizar a parte do formulá rio para ver ou editar o registo.
Cofinanciado por:
Para criar um formulá rio dividido com a ferramenta Formulá rio Dividido:

dados que pretende para o formulá rio. Como alternativa, abra a tabela
ou consulta na vista Folha de Dados.
2. No separador Criar, no grupo Formulários, clique em Mais
Formulários e, em seguida, clique em Formulário Dividido.
O Access cria o formulá rio e apresenta-o na vista Esquema. Na vista Esquema,

poderá fazer alteraçõ es de estrutura ao formulá rio enquanto visualiza os dados.
Por exemplo, pode ajustar o tamanho das caixas de texto aos dados, se necessá rio.
Quando cria um formulá rio com a ferramenta Formulá rio, o formulá rio que o
Access cria apresenta um ú nico registo de cada vez. Se quiser um formulá rio que
mostre mú ltiplos registos, mas que seja mais personalizá vel do que uma folha de
dados, pode utilizar a ferramenta Mú ltiplos Itens.

dados que pretende ver no seu formulá rio.
2. No separador Criar, no grupo Formulários, clique em Mais
Formulários e clique em Múltiplos Itens.
O Access cria o formulá rio e apresenta-o na Vista de Esquema. Na Vista de

Esquema, pode fazer alteraçõ es de estrutura ao formulá rio enquanto sã o
apresentados dados.
Quando utiliza a ferramenta Mú ltiplos Itens, o formulá rio que o Access cria é
semelhante a uma folha de dados. Os dados estã o dispostos em linhas e colunas, e
poderá ver mais do que um registo de cada vez. No entanto, um formulá rio com
Mú ltiplos Itens dá -lhe mais opçõ es de personalizaçã o do que uma folha de dados,
tal como a capacidade de adicionar elementos grá ficos, botõ es e outros controlos.
Para ser mais seletivo em relaçã o aos campos que pretende que sejam
apresentados no seu formulá rio, pode utilizar o Assistente de Formulá rios em vez
Cofinanciado por:
das vá rias ferramentas de criaçã o de formulá rios mencionadas anteriormente.
Também pode definir como os dados sã o agrupados e ordenados e pode utilizar os
campos de mais de uma tabela ou consulta, desde que tenha especificado as
relaçõ es entre as tabelas e as consultas antecipadamente.
1. No separador Criar, no grupo Formulários, clique em Assistente de

Formulários.
2. Siga as instruçõ es nas pá ginas do Assistente de Formulá rios.
Nota: Se quiser incluir campos de mú ltiplas tabelas e consultas no seu

formulá rio, nã o clique em Seguinte nem em Concluir depois de
selecionar os campos da primeira tabela ou consulta na primeira
pá gina do Assistente de Formulá rios. Em vez disso, repita os passos
para selecionar uma tabela ou consulta e clique nos campos adicionais
que pretende incluir no formulá rio. Em seguida, clique
em Seguinte ou Concluir para continuar.
3. Na ú ltima pá gina, clique em Concluir.
Se o assistente ou as ferramentas de criaçã o de formulá rios nã o satisfizerem as

suas necessidades, pode utilizar a ferramenta Formulá rio em Branco para criar um
formulá rio. Pode ser uma forma muito rá pida de criar um formulá rio,
especialmente se planeia incluir apenas alguns campos no seu formulá rio.
1. No separador Criar, no grupo Formulários, clique em Formulário em

Branco.
O Access abre um formulá rio em branco na Vista de Esquema e

apresenta o painel Lista de Campos.
2. No painel Lista de Campos, clique no sinal de adiçã o (+) junto da

tabela ou tabelas que contêm os campos que pretende ver no
formulá rio.
Cofinanciado por:
3. Para adicionar um campo ao formulá rio, faça duplo clique nele ou
arraste-o para o formulá rio.
 Apó s adicionar o primeiro campo, pode adicionar vá rios

campos em simultâ neo ao manter a tecla Ctrl premida,
clicar em vá rios campos e, em seguida, arrastá -los ao
mesmo tempo para o formulá rio.
 A ordem das tabelas no painel Lista de Campos pode

mudar consoante a parte do formulá rio atualmente
selecionada. Se o campo que pretende adicionar nã o estiver
visível, experimente selecionar outra parte do formulá rio e
depois tente adicionar o campo novamente.
4. Utilize as ferramentas no grupo Cabeçalho/Rodapé, no

separador Estrutura, para adicionar um logó tipo, título ou a data e
hora do formulá rio.
5. Utilize as ferramentas no grupo Controlos do

separador Estrutura para adicionar uma maior variedade de controlos
ao formulá rio.
Para aumentar ligeiramente a seleçã o de controlos, mude para a Vista

Estrutura ao clicar com o botã o direito do rato no formulá rio e depois
em Vista Estrutura.
5. Menus de aplicação
Cofinanciado por:
Os relató rios oferecem uma forma de visualizar, formatar e resumir a informaçã o
na sua base de dados do Microsoft Access. Por exemplo, pode criar um relató rio
simples de nú meros de telefone para todos os seus contactos ou um relató rio de
resumo sobre o total de vendas em diferentes regiõ es e períodos de tempo.
Com este artigo, vai ter uma descriçã o geral dos relató rios do Access. Também vai
aprender os fundamentos da criaçã o de um relató rio e a utilizar opçõ es como
ordenar, agrupar e resumir os dados, além de pré-visualizar e imprimir o relató rio.
O que pode fazer com um relató rio?
Um relató rio é um objeto de base de dados que se torna ú til quando pretende
apresentar a informaçã o incluída na sua base de dados em qualquer das seguintes
utilizaçõ es:
 Apresentar ou distribuir um resumo dos dados.

 Arquivar instantâ neos dos dados.
 Fornecer detalhes acerca de registos individuais.
 Criar etiquetas
Partes de um relató rio
Embora seja possível criar relató rios “nã o vinculados” que nã o apresentem dados,
para efeitos deste exemplo, assumiremos que um relató rio está vinculado a uma
origem de dados como uma tabela ou consulta. A estrutura de um relató rio é
dividida em secçõ es que pode ver na vista de Estrutura. Compreender como cada
secçã o funciona pode ajudar a criar melhores relató rios. Por exemplo, a secçã o em
que escolhe colocar um controlo calculado determina o modo como o Access
Cofinanciado por:
calcula os resultados. A lista que se segue é um resumo dos tipos de secçã o e
respetivas utilizaçõ es:
Secção Como a secção é impressa Onde o relatório pode ser utilizado
Cabeçalho No início do relatório. Utilize o cabeçalho do relatório para

de informações que poderão aparecer
Relatório normalmente numa página de rosto
como, por exemplo, um logótipo,
um título ou uma data. Quando
colocar um controlo calculado que
utilize a função de agregação Soma
no cabeçalho do relatório, a soma
calculada destina-se a todo o
relatório. O cabeçalho do relatório é
impresso antes do cabeçalho da
página.
Cabeçalho No topo de cada página. Utilize um cabeçalho de página para

de Página repetir o título do relatório em todas
as páginas.
Cabeçalho No início de cada novo grupo de Utilize o cabeçalho do grupo para

de Grupo registos. imprimir o nome do grupo. Por
exemplo, num relatório agrupado
por produto, utilize o cabeçalho do
grupo para imprimir o nome do
produto. Quando colocar um
controlo calculado que utilize a
função de agregação Soma no
cabeçalho do grupo, é calculada a
soma do grupo atual. Pode ter várias
secções de cabeçalho de grupo num
relatório, consoante o número de
níveis de agrupamento adicionados.
Para mais informações sobre a
criação de cabeçalhos e rodapés de
grupos, consulte a secção "Adicionar
agrupamento, ordenação ou totais".
Cofinanciado por:
Secção Como a secção é impressa Onde o relatório pode ser utilizado
Detalhe Aparece uma vez por cada linha na É nesta secção que são colocados os
origem do registo. controlos que compõem o corpo
principal do relatório.
Rodapé de No final de cada grupo de registos. Utilize um rodapé de grupo para

Grupo imprimir informações de resumo de
um grupo. Pode ter várias secções
de rodapé de grupo num relatório,
consoante o número de níveis de
agrupamento adicionados.
Rodapé de No fim de cada página. Utilize um rodapé de página para

Página imprimir os números de página ou
as informações específicas de cada
página.
No fim do relatório.
Rodapé de Utilize o rodapé de relatório para
Relatório Nota: Na vista de Estrutura, o rodapé de imprimir os totais do relatório ou
relatório aparece abaixo do rodapé de outras informações de resumo do
página. No entanto, em todas as outras
relatório completo.
vistas (vista de Esquema, por exemplo, ou
quando o relatório é impresso ou pré-
visualizado), o rodapé de relatório
aparece acima do rodapé de página, logo a
seguir ao último rodapé de grupo ou linha
de detalhe da última página.
Criar um relató rio no Access
Pode criar relató rios para a sua base de dados de ambiente de trabalho do Access
seguindo os passos abaixo:
Cofinanciado por:
Passo 1: escolher uma origem de registos
A origem de registos de um relató rio pode ser uma tabela, uma consulta nomeada
ou uma consulta incorporada. A origem de registos tem de conter todas as linhas e
colunas de dados que pretende apresentar no relató rio.
 Se os dados forem provenientes de uma tabela ou consulta existente,

selecione a tabela ou consulta no Painel de Navegaçã o e continue com
o Passo 2.
 Se a origem de registos ainda nã o existir, efetue um dos seguintes
procedimentos:
 Continue com o Passo 2 e utilize a ferramenta Relatório Em

Branco,
Ou
 Crie a(s) tabela(s) ou consulta que contenha os dados

necessá rios. Selecione a consulta ou a tabela no Painel de
Navegaçã o e continue com o Passo 2.
Passo 2: escolher uma ferramenta de relató rio
As ferramentas de relató rio estã o localizadas no separador Criar do friso, no

grupo Relatórios. A tabela que se segue descreve as opçõ es:
Ferramenta Descrição
Relatório Cria um relatório em forma de tabela simples com todos os campos na

origem de registos que selecionou no Painel de Navegação.
Estrutura do Abre um relatório em branco na vista de Estrutura, ao qual pode adicionar

Relatório os campos e controlos necessários.
Cofinanciado por:
Ferramenta Descrição
Relatório Em Abre um relatório em branco na vista de Esquema e mostra a Lista de

Branco Campos a partir da qual pode adicionar campos ao relatório.
Assistente de Apresenta um assistente de vários passos que permite especificar

Relatórios campos, níveis de agrupamento/ordenação e opções de esquema.
Etiquetas Apresenta um assistente que permite selecionar tamanhos de etiqueta

personalizados ou padrão, bem como os campos que pretende
apresentar e como pretende que sejam ordenados.
Passo 3: Criar o relató rio
1. Clique no botã o relativo à ferramenta que pretende utilizar. Se aparecer

um assistente, siga os passos do assistente e clique em Concluir na
ú ltima pá gina.
O Access apresenta o relató rio na vista de Esquema.
2. Formate o relató rio para obter o visual pretendido:
 Redimensione os campos e etiquetas selecionando-os e

arrastando as extremidades até terem o tamanho
pretendido.
 Mova um campo selecionando-o (e a sua etiqueta, se estiver

presente) e, em seguida, arraste-o para a nova localizaçã o.
 Clique com o botã o direito do rato num campo e utilize os

comandos no menu de atalho para intercalar ou dividir as
células, eliminar ou selecionar campos e executar outras
tarefas de formataçã o.
Cofinanciado por:
Além disso, pode utilizar as funcionalidades descritas nas
seguintes secçõ es para tornar o seu relató rio mais atrativo e
legível.
Adicionar agrupamento, ordenaçã o ou totais
A forma mais rá pida de adicionar um agrupamento, ordenaçã o ou totais a um

relató rio da base de dados de ambiente de trabalho consiste em clicar com o botã o
direito do rato no campo ao qual pretende aplicar o agrupamento, a ordenaçã o ou
o total e, em seguida, clicar no comando desejado no menu de atalho.
Também pode adicionar agrupamento, ordenaçã o ou totais utilizando o painel

Grupo, Ordenaçã o e Total enquanto o relató rio estiver aberto na vista de Esquema
ou na vista de Estrutura:
1. Se o painel Grupo, Ordenaçã o e Total ainda nã o estiver aberto, no

separador Estrutura, no grupo Agrupar e Totais, clique em Agrupar e
Ordenar.
2. Clique em Adicionar um grupo ou Adicionar uma ordenação e, em
seguida, selecione o campo no qual pretende agrupar ou ordenar.
3. Clique em Mais numa linha de agrupamento ou ordenaçã o para definir

mais opçõ es e para adicionar totais.
Destacar dados com a formataçã o condicional
O Access inclui ferramentas para realçar dados num relató rio. Pode adicionar
regras de formataçã o condicional para cada controlo ou grupo de controlos, e nos
relató rios do cliente, pode também adicionar barras de dados para comparar
dados.
Para adicionar formataçã o condicional Aos controlos:
Cofinanciado por:
1. Clique com o botã o direito do rato no Painel de Navegaçã o e clique
em Vista de Esquema.
2. Selecione os controlos necessá rios e, no separador Formatar, no
grupo Formatação de Controlos, clique em Formatação Condicional.
Sugestão: Para selecionar vá rios controlos, mantenha premida a tecla

CTRL e clique nos controlos.
3. Na caixa de diá logo Gestor de Regras de Formatação Condicional,

clique em Nova Regra.
4. Na caixa de diá logo Nova Regra de Formatação, selecione um valor
em Selecione um tipo de regra:
 Para criar uma regra que é avaliada para cada registo

individualmente, selecione Verificar valores no registo
atual ou utilizar uma expressão.
 Para criar uma regra que compara registos através de

barras de dados, clique em Comparar com outros
registos.
1. Em Edite a descrição da regra, especifique a regra para a aplicaçã o da

formataçã o, bem como que formataçã o deve ser aplicada, e, em seguida,
clique em OK.
2. Para criar uma regra adicional para o mesmo controlo ou para um

conjunto de controlos, repita este procedimento a partir do passo 4.
Personalizar a cor e os tipos de letra
Experimente as opçõ es Tema de Aplicação para personalizar a cor e os tipos de

letra.
Cofinanciado por:
1. Abra um relató rio na vista Esquema ao clicar no mesmo com o botã o
direito do rato no Painel de Navegaçã o e, em seguida, clique
em Vista de Esquema.
2. Nas opçõ es Ferramentas de Esquema do Relatório, no
separador Estrutura, clique em Temas e aponte o cursor para os
vá rios temas na galeria para pré-visualizar os efeitos. Clique num tema
para selecioná -lo e, em seguida, guarde o seu relató rio.
3. Utilize as galerias Cores ou Tipos de Letra para definir cores e tipos de

letra de forma independente.
Adicionar um logó tipo ou imagem de fundo
Pode adicionar um logó tipo ou uma imagem de fundo a um relató rio e, se atualizar
a imagem, a atualizaçã o é automaticamente aplicada onde quer que a imagem seja
utilizada na base de dados.
Para adicionar ou remover uma imagem:
1. No Painel de Navegaçã o, clique com o botã o direito do rato no relató rio

e clique em Vista de Esquema.
2. No relató rio, clique na posiçã o em que pretende adicionar a imagem e,
no separador Estrutura, no grupo Cabeçalho/Rodapé, clique
em Logótipo.
3. Navegue para a imagem e clique em Abrir. O Access adiciona a imagem

ao relató rio.
4. Para remover a imagem, clique com o botã o direito do rato e clique em

Eliminar no menu de atalho.
Para adicionar uma imagem de fundo:
Cofinanciado por:
1. No Painel de Navegaçã o, clique com o botã o direito do rato no relató rio
e clique em Vista de Esquema.
2. No separador Formatar, no grupo Fundo, clique em Imagem de
Fundo.
3. Selecione uma imagem na lista Galeria de Imagens ou clique

em Procurar, selecione uma imagem e clique em OK.
Pré-visualizar e imprimir um relató rio
Pré-visualizar um relató rio
1. Clique com o botã o direito do rato no Painel de Navegaçã o e clique

em Pré-visualizar. Pode utilizar os comandos no separador Pré-
visualizar para executar qualquer uma das seguintes açõ es:
 Imprimir o relató rio
 Ajustar o tamanho ou esquema da pá gina
 Aumentar ou diminuir o zoom ou ver vá rias pá ginas ao

mesmo tempo
 Atualizar os dados no relató rio
 Exportar o relató rio para outro formato de ficheiro
2. Clique em Fechar a Pré-visualização.
Imprimir um relató rio
Para imprimir um relató rio sem pré visualizá -lo:
Cofinanciado por:
 Clique com o botã o direito do rato no Painel de Navegaçã o e clique
em Imprimir. O relató rio é enviado para a impressora predefinida.
Nota: Se selecionar o relató rio no Painel de Navegaçã o e

selecionar Imprimir no separador Ficheiro, pode selecionar outras
opçõ es de impressã o, tais como o nú mero de pá ginas e có pias e
especificar uma impressora.
 Para abrir uma caixa de diá logo onde possa selecionar uma
impressora, especifique o nú mero de có pias, etc., e clique
em Imprimir.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
(INDICAR AS REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS E/OU WEBGRÁFICAS)
Cofinanciado por:
https://support.microsoft.com/pt
Base de dados, fundamentos e aplicações; 2021; feliz Gouveia, Edição FCA
CONCLUSÃO
As bases de dados sã o cada vez mais um instrumento precioso para as empresas,

nomeadamente para as empresas que operam a nível on-line, uma vez que lhe
fornece permanentemente informaçã o atualizada sobre os seus clientes, potenciais
clientes e pú blico-alvo que pretendem atingir.
Apó s esta formaçã o espera-se que os formandos tenham adquirido a capacidade de

elaborar tabelas relacionais de bases de dados bem como a criaçã o de filtros para
Cofinanciado por:
consulta de dados específicos, relacionados com a tabela, bem como produzir
formulá rios para a inserçã o, atualizaçã o e modificaçã o de dados.
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MANUAL DE FORMAÇÃ O

UNIDADE DE FORMAÇÃO DE CURTA DURAÇÃO 0759

SISTEMAS DE GESTÃO DE BASE DE DADOS (SGBD)

Área de Formação: 481 – Ciências Informáticas

No final da Ação, os/as formandos/as deverão ser capazes de:

 Elaborar tabelas relacionais de bases de dados;

Uma base de dados é uma ferramenta de recolha e organizaçã o de informaçõ es. As

1. Princípios fundamentais de SGBD

Existem dois princípios fundamentais na elaboraçã o e estrutura de uma base de

O processo de estruturaçã o consiste nos seguintes passos:

 Determinar o objetivo da base de dados

Este passo ajuda-o a preparar-se para os seguintes.

 Localizar e organizar as informações necessárias

 Dividir as informações em tabelas

Dividir os itens de informaçõ es em entidades ou assuntos mais abrangentes, como,

 Transformar os itens de informações em colunas

 Especificar chaves primárias

 Configurar as relações entre tabelas

Analisar a existência de erros na estrutura. Criar as tabelas e adicionar alguns

Aplicar as regras de normalizaçã o de dados para verificar se as tabelas estã o

1. Um registo: contém dados específicos, como informaçõ es sobre um

3. Um valor de campo: cada registo tem um valor de campo. Por exemplo,

Uma propriedade do campo aplica-se a um campo específico numa tabela e define

Um tipo de dados é uma propriedade do campo, mas difere de outras propriedades

 Define o tipo de dados de um campo na grelha de estrutura da tabela e

 Pode criar um novo campo no Access ao introduzir dados numa nova

Um dos objetivos de uma boa estrutura de base de dados consiste em remover a

2. ... da tabela Encomendas...

3. ... da tabela Produtos...

4. ...e da tabela Detalhes da Encomenda.

O nome de cliente na caixa Cobrar A é obtido a partir da tabela Clientes; os valores

No exemplo anterior, os campos existentes nas tabelas têm de ser coordenados

2. ... e como uma chave externa.

Existem três tipos de relaçõ es de tabela no Access.

 Uma relaçã o um-para-muitos

Para representar uma relaçã o um-para-muitos na estrutura da base de dados,

 Uma relaçã o muitos-para-muitos

Agora, analisemos a relaçã o entre uma tabela de Produtos e uma tabela de

Para representar uma relaçã o muitos-para-muitos, terá de criar uma terceira

 Uma relaçã o um-para-um

partilhar um campo comum.

Para ver as relaçõ es de tabelas, clique em Relações no separador Ferramentas da

Abrir a janela Relaçõ es

1. Clique em 'Arquivar', clique em 'Abrir' e, em seguida, selecione e abra

3. No separador Estrutura, no grupo Relações, clique em Todas as

No separador Estrutura, no grupo Ferramentas:

 Relató rio de Relaçõ es Cria um relató rio que apresenta as tabelas e

O primeiro formulá rio de normalizaçã o indica que em todas as intersecçõ es de

de incluir apenas um valor.

O segundo formulá rio de normalizaçã o requer que todas as colunas que nã o sã o

 Có digo da Encomenda (chave primá ria)

O terceiro formulá rio de normalizaçã o requer que todas as colunas que nã o sã o

 Có digo do Produto (chave primá ria)

Suponha que a coluna Desconto depende do preço de venda recomendado (PVR).

Tipos de formulá rios

Formulá rio dividido: Simultaneamente, apresenta os dados na vista do Formulá rio e na

 Encontrar rapidamente dados específicos filtrando critérios específicos

 Automatizar tarefas de gestã o de dados, tais como analisar os dados

Principais tipos Utilizaçã o

Selecionar Para recuperar dados de uma tabela ou fazer cá lculos.

Se quiser rever os dados de apenas determinados campos de uma tabela, ou rever

1. Abra a base de dados. No separador Criar, no grupo Consultas, clique

Note a linha (chamada associaçã o) que liga o campo ID na tabela