CODIGO:
a PROCEDIMIENTO | INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | pc.cT.012
o
PARA REGISTRO DE NOVEDADES eo ciay.
MACROPROCESO PROCESO DEPENDENCIA
Misionales o de ; Secretaria de Planeacion y
Generacion de Valor Gestién de Tramites | Gesarrollo Territorial - SISBEN
FECHA
ELABORO REVISO APROBO Frm, | ULTIMA
REVISION
T
uated Urosouns os
figa Dora, | Ing. Lyda Roman | Adm. Héctor Dao > Oct-2019 Nov-2019
Osorio M Medina | Pérez Piedrahita
Auxiliar Sec. Planeacién Alcalde
Administrativa | y Desarrollo
SISBEN | Territorial | |
4. OBJETIVO
Describir de una manera detallada los tramites, procesos y procedimientos que se pueden
realizar desde el software SisbenAPP, metodologia disefiada por el Departamento Nacional
de Planeacién (D.N.P) que integra el Sistema de Informacién SISBEN IV Local con
herramientas que facilitan su uso, proporcionando al usuario o administrador de la base de
datos un facil y amigable aprendizaje logrando una interaccién efectiva con los subsistemas
incluidos en el programa
Faciltar el uso de la realizacién de los procesos y tramites de administracién de base de datos
como |o indica el D.N,P a través de las herramientas incluidas en el sistema SisbenAPP del
SISBEN IV; de esta manera obtener conocimientos del manejo de los conceptos abordados
en cada uno de los subsistemas del mismo software contenidas en los paso a paso de los.
médulos de registros de novedades detallados por medio de imagenes y cuadros
conceptuales
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con el ingreso de! administrador del SISBEN IV al software local
SisbenAPP quien tiene la clave de acceso y usuario de administrador y es quien esta
autorizado por el D.N.P (Departamento Nacional de Planeacién) para ingresar novedades de
diferentes tramites que soliciten los ciudadanos en el Sistema de caracterizacién socio-
econémica de programas sociales SISBEN; el proceso termina cuando los registros de
novedades solicitadas a demanda por los ciudadanos son ingresados al software del SISBEN
IVy son enviados al D.N.P diariamente para ser publicados y validados en la pagina web segun
los cortes de fechas establecidas. Mr
nu sanpedrodelosmilagros-antioquia gov. coCarrera 49A No.49-36 Parque principal- PBX. 8687039
E-mail: ofsisben@sanpedrodelosmilagros-anlioquia gov co Codigo Postal 051010 Pagina 1 de 20 | CODIGO:
\ PROCEDIMIENTO | INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | PC-GT-012
| PARA REGISTRO DE NOVEDADES ON:
| | VERSION: 0
3. DEFINICIONES
‘Administracién de Solicitudes: es la seccién donde se encuentran las opciones disponibles
para el manejo y gestion de Solictudes en el Sistema SisbenAPP.
S———r—C—“=E =i ee ~™ inicial
ce reneficiarios potenciales de programas sociales. Se capone de las encusstas de
hogares realizadas en las unidades de vivienda ubicadas en un area geografica previamente
delimitada.
ase certificada: es la base que publloa periédicamente el DNP, como resuttado de aplicar a
Pa eee pruta los procesos de control de calidad y los cruces de informacion necesarios pare
su depuraci6n.
Base de datos: Herramienta que permite registrar y ordenar informacién.
Base local: Es la generada por el municipio o distito a partir de los procesos de actualizacion
Oa salizacion de nuevas encuestas. Las bases brutas municipales o distritales son entregadas
‘1 DNP con la periodicidad y lineamientos establecidos por este
Consultar: modulo que permite hacer consultas por numero documento del ustario. aplica
para consultar solicitudes registradas en el sistema por los ciudadanos, << realiza consulta
para que el usuario conozca si el tramite que realizo si fue aceptado por el D.N.P.
Consulta de seguimiento a solicitud: modulo que permite hacer consultas de los tipos de
solicitudes © trémites hechas por el ciudadano y que permite conocer el estado de las
solicitudes si fue aprobada, rechazada, pendiente o cancelada
Dispositive Mévil de Captura: Dispositivo tecnolégico construido sobre, ¥na plataforma
pre ostioa mévil. con una capacidad de almacenar datos y realizar actividades semejantes @
una minicomputadora y con la conectividad de un teléfono movil
Fase de demanda: Cuando se hace la encuesta por solicitud de los interesados una vez
finalizado el barrido.
Ficha de caracterizacién socioeconémica: Es una herramienta de reooleccién de
rene scion socioeconomica por medio de un DMC (dispositive movil de captura) de los
hogares disefiada para caracterizar la poblacion, la cual tiene cardcter de documento piblico.
Georreferenciacion: Es el uso de coordenadas de mapa para asignar una ubicacion espacial
a entidades cartograficas.
Potencial boneficiario de programas sociales: Persona cuyo puntaje Sisbén esta dentro de
los puntos de corte establecidos por las entidades administradoras de programas sociales y
tiene derecho a postular a los mismos.
Puntaje: Es un valor numérico nico asignado a todas las personas que conforman la unidad
de gasto, el cual se obtiene mediante técnicas estadisticas y econométricas que agregan °
‘elenionan a informacion de la vivienda, el hogar y las personas de cada unidad de gasto.
wn sanpedredelosmlagros-antoguia.gou.coCarrera 49A No 49-36 Parque principal PBX. 8687059
haan ofsisbenG@sanpedrodelosmiiagros-antioquia gov.co Codigo Postal O51010 Pagina 2 de 20 CODIGO: ]
i PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | pc.GT-012
PARA REGISTRO DE NOVEDADES Venciay. 9)
Puntos de corte: son rangos de puntaje segiin la encuesta que establece cada entidad 0
ministerio para elegir a los beneficiarios de sus Programas sociales.
Registro: Es el conjunto organizado de los datos suministrados por un informante calificado,
de acuerdo con las variables establecidas en la ficha de caracterizacion socioeconémica.
Registro Administrativo: Conjunto de datos que contiene la informacion recogida y
conservada por entidades u organizaciones en el cumplimiento de sus funciones o
competencias misionales.
Registrar solicitud: médulo para registrar novedades que requieran los ciudadanos en la base
de datos SISBEN.
Software: es el sistema que estima los puntajes 0 plataforma tecnolégica que permite el envio,
procesamiento y publicacién de la informacién del SISBEN.
4. DESARROLLO
Generalidades del SISBEN
4.1 Que es el SISBEN:
EI SISBEN es un instrumento de focalizacién individual diseniado por el Departamento Nacional
de Planeacion, el cual corresponde a un disefio técnico que recoge los criterios definidos por
el CONPES Social para evaluar en una determinada forma las condiciones de pobreza y
vulnerabilidad de los hogares. Es el sistema de informacién Colombiano que permite identificar
a la poblacién pobre potencial beneficiaria de programas sociales.
EI SISBEN es uno de los instruments de focalizacin de mayor uso por programas sociales
en Colombia; Este sistema permite conocer las condiciones sociales y econémicas de los
hogares y evaluarlas en forma individual a partir de unos criterios establecidos por la Nacién;
también es una fuente de informacién estadistica que facilita el diagnéstico del conjunto de
hogares encuestados.
Es un instrumento independiente de los programas sociales, no es servicio de salud ni servicio
médico; y brinda informacion para que las entidades responsables (Ministerios) de la entrega
de beneficios y subsidios seleccionen a sus potenciales beneficiarios.
4.2 Para qué sirve el SISBEN en Colombia:
EI SISBEN es el instrumento que sirve para identificar los hogares, las familias 0 los individuos
mas pobres y vulnerables como potenciales beneficiarios de programas sociales, entre los
cuales se encuentra la afiliacion en salud al Regimen Subsidiado, programas de vivienda,
educacién, saneamiento basico, alimentacién, entre otros.
EI SISBEN permite establecer el grado de pobreza de los hogares, con el propésito de focalizar
(asignar) recursos de inversién social; cabe resaltar que el SISBEN no se utiliza unicamente
para identificar a los beneficiarios de! Regimen Subsidiado en Salud, puede ser utilizado por
cualquier programa social que requiera ordenar a las personas segiin sus condiciones de vi aa
_wwru_sanpedrodelosmilagros-antioqula gov. coCarrera 49A No.49-36 Parque principal- PBX. 8687039
E-mail ofsisben@sanpedrodelosmilagros-antioquia gov co Cédigo Postal 051010 Pagina 3 de 20 . : ‘CODIGO:
a PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN LES 7-012
is PARA REGISTRO DE NOVEDADES | Version: 0
Acontinuacién, se presentan las diferentes alternativas del software local y de los subsistemas
para el proceso de solicitudes que contienen las opciones de fase de demanda para el manejo
de tramites realizados por los beneficiarios del SISBEN 0 ciudadanos que lo requieran.
5, PROCESO PARA INGRESAR O REGISTRAR NOVEDADES AL SISTEMA O BASE
DE DATOS SISBENAPP.
Ingreso con clave a la base de datos SISBEN: ingresar con la clave asignada al siguiente
icono ubicado en el escritorio.
SN
Figura 1. SisbenAPP.url
igitar el usuario: Asignado por el D.N.P al Administrador de! SISBEN
Ingresar clave: Asignada por el D.N.P al Administrador del SISBEN
Nota: La clave se usard para todos los tramites en la base de datos SisbenAPP metodologia
IV. Automaticamente después de digitar la clave el sistema ingresa a la siguiente pantalla
Figura 2. Pagina Principal de Ingreso al Software SisbenApp
wy sanpedrodetosmitagros-antioauia.gov.coCarrera 49A No.49-36 Parque principal. PBX. 8687038
Email ofsisben@sanpedrodelosmilagros-antioguia,gov.co Codigo Postal 051010 Pagina 4 de 20 CODIGO:
| PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN _| pc.GT-012
| PARAREGISTRO DENOVEDADES Version, 0
5.1. MODULO DE ASIGNACION DE SOLICITUDES: es el primer médulo donde se registran
las novedades de los ciudadanos:
Figura 3. Nueva solicitud
Por esta opcién podemos encontrar los siguientes médulos:
Figura 4, Médulo 1 Nueva solicitud, 2 Consulta de solicitud, 3 Asignacién de solicitudes a DMC
y 4 Novedades de procesamiento.
Nueva Solicitud: al ingresar por esta opcién encontramos la siguiente pantalla:
Figura 5. Nueva Solicitud
Por esta opcién podemos ingresar solicitudes de encuestas nuevas, actualizacion de
documentos de identidad 0 datos personales, inclusion de personas, retiros; realizando prim
una verificacion con el documento de identidad de la persona solicitante del tramite
wun sanpedrodelosmilaqros-antioqula gov coCarrera 49A No.49-36 Parque principal- PBX. 8687039
E-mail: ofsisben@sanpedrodelosmilaaros-antioquia.gov.co Cédigo Postal 051010 Pagina 5 de 20 | @ PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN
L
CODIGO:
PARA REGISTRO DE NOVEDADES
5.2, PASOS PARA REALIZAR UNA NUEVA SOLICITUD
41- Verificacion del documento: es necesario para verificar si existe en el sistema, para eso hay
que seleccionar el tipo de documento y si es extranjero. En la zona inferior “estado" saldran los
resultados de la busqueda en la base de datos local
2- Datos basicos del solicitante: Es el primer paso para hacer la solicitud de la encuesta
3- Lugar y fecha de expedicion del documento: Se diligencian después de verificar el
documento.
4- Estado: Muestra los resultados de la verificacion de! documento del solicitante
5. Zona de tipo de solicitud: Se debe seleccionar las opciones que se requieran cambiar, y
después el sistema mostraré mensajes para continuar con el proceso.
6 Zona para adicionar datos del hogar: Se activara las funcionalidades después de haber
Verificado el documento y no exista en el sistema o cuando ya existe un registro de ese
documento, El primer resultado: encuesta nueva, el segundo resultado: modificacién de
informacion.
5.2.1 NUEVA ENCUESTA (NUEVA SOLICITUD)
Después de verificar el documento del solicitante, y encontrar que no se encuentra en el
sistema, se activa el boton de adicionar personas para realizar una nueva enouesta.
El botén superior derecho permite adicionar las personas a la nueva encuesta, ahi se tomaran
los datos, y se registraran en el sistema de esta forma:
La primera persona en adicionarse es la misma que hace la solicitud, por eso ta informacion
de la primera persona es adicionada automaticamente.
4. Escaneo del documento.
2. Digitar todos los campos del formulario.
3, Oprimir el botén inferior izquierdo “adicionar persona” para terminar la tarea
4, Oprimir “cerrar” para cancelar la adicién de la persona.
Al adicionar las personas, la casilla se ira llenando y mostrando los integrantes del hogar. Se
puede eliminar las personas adicionadas en el icono caneca del final de la fila.
‘Ai terminar de adicionar a los integrantes del hogar se debe oprimir “GUARDAR SOLICITUD"
5.2.2 MODIFICACION DE UNA ENCUESTA EXISTENTE
Después de insertar una identificacion registrada en la base de datos y validada, apareceran
os datos de georreferenciacién y datos de personas en el hogar. Se procederd a verificar los
datos y a realizar la solicitud de modificacion eligiendo una opcién.
Tipos de modificacién:
Existen cuatro tipos de modificacion, los dos primeros requieren hacer una encuesta nueva, el
tercero requiere realizar toda la encuesta a la(s) persona(s) de nuevo, y el titimo requiere
hacer todas las preguntas del formulario relacionadas con las personas.
‘wt sanpedrodelosmilagros-anlioquia.gov.coCarrera 49A No.49-36 Parque principal PBX. 8687039
cia t oleisben@sanpedrodelosmiagros-antioauia gov.co Codigo Postal 051010 Pagina 6 de 20 CODIGO:
PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN _| pc.gt-012
PARA REGISTRO DE NOVEDADES | Vencigy, o
En la ultima opcién, “Datos de Persona’, los nombres de los integrantes del hogar deberan ser
marcados para completar los datos requeridos para la solicitud
A\ terminar de elegir las opciones de modificacién, puede ser una o varias, se debe oprimir
“GUARDAR SOLICITUD".
5.2.3. CONSULTA DE SOLICITUDES Y ASIGNACION A D.M.C
ides: al ingresar por esta opcién encontramos la siguiente Pantalla
Sibéq, sccm
i
[
i
Figura 6. Asignacion de Solicitud
En donde podemos consultar el estado de las solicitudes que los ciudadanos han tramitado en
el SISBEN; los tipos de estado de solicitudes son los siguientes:
- Solicitud pendiente: cuando la solicitud quedo en base de datos local y no ha pasado
a sincronizacién con el DMC (Dispositivo Mévil de Captura)
+ Sincronizada: los tramites incluidos en la base de datos local pasaron a ser
sincronizados con la base de datos Nacional para publicacion en la pagina Web
= Aprobada: solicitud que fue tramitada con el ciudadano en la base de datos local y que
fue aprobada en la base de datos Nacional sin ningun problema
- Rechazada: solicitud realizada por el ciudadano que fue sincronizada y rechazada por
el D.N.P por algiin motivo de calidad en la encuesta 0 recoleccién de informacion
- Cancelada: solicitud realizada por el ciudadano que fue cancelada por el D.N.P por no
cumplir con los procesos de calidad
Cabe resaltar que algunas de estas solicitudes que quedan en estado rechazada o canceladas
son asistidas por personal de la mesa de ayuda del D.N.P quienes deben hacer procegos
internos a la base de datos y dar apertura a nuevas solicitudes que los usuarios solicitan. en
wwnw sanpedrodelosmilagros-antioquia.gov coCarrera 49A No.49-36 Parque principal- PBX. 8687039
E-mail ofsisben@sanpedrodelosmilagros-antioquia.gov.co Cadigo Postal 051010 Pagina 7 de 20 = = CODIG:
(7H PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | pC.GT-012
PARA REGISTRO DE NOVEDADES | Version: 9 |
6. ASIGNACION DE SOLICITUDES AL DMC: AL INGRESAR POR ESTA OPCION
PODEMOS ENCONTRAR LA SIGUIENTE PANTALLA
ET
2 =e
Figura 7. Asignacién de solicitudes a DMC.
Por esta opcién podemos asignar las solicitudes realizadas por el ciudadano al DMC
(Dispositivo Movil de Captura) tanto al encuestador como al administrador de la base de datos
local; es de anotar que al encuestador solo se le asignan las solicitudes de encuestas nuevas,
inclusion de hogares o verificacién de datos; los otros trémites de actualizaciones,
correcciones, inclusiones de personas, (aplica para menos de 3 personas) y retiros son
procesados asignados y sincronizados en el DMC por el administrador de la base de datos
local.
7. NOVEDADES DE PROCESAMIENTO: al ingresar por esta opcién podemos visualizar
la siguiente pantalla:
E-mail
‘pedrodelosmilaaros-antioquia gov coCarrera 494 No.49-36 Parque principal: PBX. 8687039
feisben@sanpadrodelosmilagros-antioquia qov.co Cédigo Postal 051010 Pagina 8 de 20 ‘CODIGO:
PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN Eee 012
VERSION: 0
PARA REGISTRO DE NOVEDADES
Sibén TIOGA san
Figura 8. Novedades de Procesamiento
7.1, NOVEDADES DE PROCESAMIENTO
En esta seccién encontrara las novedades reportadas por el DNP y los detalles de la misma.
Si una persona ha sido encuestada en otro municipio se informara a los dos municipios
relacionados diciendo’
EJEMPLO:
La persona “x” ha sido adicionada en un hogar en el municipio “y’ con lo cual ha sido excluida
del hogar en el municipio “w’.
Ocurrira lo mismo con las fichas duplicadas, personas en dos fichas, etc.
Por esta opcién el administrador del SISBEN debe revisar estas novedades para ir realizando
depuracién de la base de datos.
7.1.4. ASIGNACION DE CARGA PARA ENCUESTADOR: se puede visualizar la siguiente.
pantalla,
ww sanpedrodelosmilaaros-antioguia gov.coCarrera 49A No.49-36 Parque principal- PBX. 8687030
E-mail ofsisben@sanpediodelosmilagros-antioqula qov.co Cédigo Postal 051010 Pagina 9 de 20 CODIGO:
a PROCEDIMIENTO. INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | PC-GT-012
: | _PARA REGISTRO DENOVEDADES [veRsiON: 0 |
Asignacién de carga para Encuestador
o oe
Figura 9. Envio de carga (encuestas) para el encuestador
Pasos para asignacién de encuestas a personas encargada de las visitas en el SISBEN
(Encuestador)
1, Selecciona el supervisor encargado.
2. Revisar que el DMC del usuario sea el que se desea asignar.
3, Oprimir el icono de check, ubicado en la parte inferior izquierda, para empezar la
sincronizacién con el DMC
4. Oprimir el icono de equis (X), ubicado en la parte inferior derecha, para cancelar la
asignacion.
7.1.2. ADMINISTRACION DE USUARIOS Y PERFILES EN EL APLICATIVO SISBENAPP
LOCAL
Figura 10. Administracién de Usuarios
En este médulo encontrara el listado de los Usuarios registrados en SisbenAPP, Puede buscar
por un texto en particular en la casilla de busqueda; los usuarios registrados en este modulo
son los que estan registrados como encuestadores, supervisores 0 administrador del SISBEN.
wunv sanpedradelosmilagros-antioquia.gov.coCarrera 49A No 49-36 Parque principal- PBX. 8687039
Email ofsisben@sanpedrodelosmilagros-anlioquia.gov.co Cédigo Postal 051010 Pagina 10 de 20 CODIGO:
‘a PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | pc.GT-012
[PG-GT-012_|
PARA REGISTRO DE NOVEDADES [Ven cioy, 9 |
ADMINISTRACION DE PARAMETROS MAESTROS
Figura 11. Administracién de parametros
En esta seccién podrd administrar los datos maestros del sistema. Podra crear 0 modificar
corregimientos, veredas o barrios. También podra administrar los dispositivos méviles de
captura, realizar asignaciones y/o cambiar su estado.
ADMINISTRACION DEL PROCESO DE SINCRONIZACION
Figura 12. Administracion de proceso de sincronizacién
En esta seccién podré generar los archivos de parametrizacién para los DMC. Adicionalmente
Podra generar la carga para los dispositivos, importar recuentos y encuestas a partir de
archivos generados desde los DMC.
A continuacién, encontrara las diferentes opciones que le ofrece éste médulo:
i
Habilitar Sincronizacién _Generacién y transmision Listado de Envios
de DMC de Informacion al DNP Realizados
Figura 13, Médulos de sincronizaci6n y envios de Base de Datos
Habilitar Sincronizacién: en esta opcién encontrar el listado de los DMC asignados en los
que es posible autorizar la sincronizacién. Tenga en cuenta que la autorizacién masiva se
realiza por pagina. Puede buscar por un texto en particular en la casilla de busqueda.
Generacién y transmisién de informacién al DNP: por esta opcién se genera la trasmisitgge
de archivos al DNP, este proceso se hace diariamente.
wun sanpedrodelosmilagros-antioquia.qov.coCarrera 49A No.49-36 Parque principal- PBX. 8687039
E-mail ofsisben@sanpedrodelosmilagros-antioquia,gov.co Codigo Postal 051010 Pagina 11 de 20 | os | CODico:
(TH. PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | pC-GT-012
PARA REGISTRO DE NOVEDADES [ Version: 0
Listado de Envios Realizados: Por este médulo encontrara el listado de los envios de los
paquetes de archivos de SisbenAPP a DNP. Puede buscar por un texto en particular en la
casilla de busqueda o exportar la informacion en formato de Excel.
REPORTES DISPONIBLES
Figura 14, Reportes Disponibles
Desde este médulo podra consultar y generar reportes relacionados con los procesos
realizados por el aplicativo, tanto local como DMC. También podra exportar dichos reportes a
formatos como PDF y Microsoft Word, entre otros.
Acontinuacién, encontrara las diferentes opciones que le ofrece éste modulo:
OM OmS:
Consolidado de fichas, Totales por Persona Usuarios Por Rol
hogares y personas
Figura 15, Médulos de los reportes disponibles
Consolidado de fichas, hogares y personas: por este médulo puede Seleccione el rango
de fechas del cual desea realizar el reporte de los totales en la base de datos por fichas y
personas.
Totales por persona: Por este médulo podemos generar el reporte de los totales en la base
de datos por diferentes roles encuestador, supervisor.
Usuario por rol: Por este médulo podemos generar el reporte de los totales en la base de
datos por rol
Cerrar sesion del sistema: por esta opcién cerramos la sesién de la base de datos ingresa al
estado inicial de HOME.
‘yo sanpedrodelosmilagros-antioquia.gov.coCarrera 49A No.49-36 Parque principal. PBX. 6687039
E-mail. ofsisben@sanpedrodelosmilagros-antioauia,gov.co Cédigo Postal 051010 Pagina 12.de 20 =
a PROCEDIMIENTO
Cerrar sesién de APP
En esta opcién cerramos la sesion de la aplicacion de SISBENAPP dejando nuevamente la
pagina de inicio HOME.
CODIGO:
INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | pc.cT-012
PARA REGISTRO DE NOVEDADES = [vercigy, 9
Figura 16. Salir de la aplicacién SisbenAPP.
8. TAREAS QUE PERMITE HACER DEL PERFIL DEL ADMINISTRADOR,
SUPERVISOR Y ENCUESTADOR
8.1 PERFIL DEL ADMINISTRADOR EN EL APLICATIVO SISBENAPP LOCAL
Qué permite el perfil de administrador?
Cada persona que haga uso del software debe estar registrada con alginn perfil
Pueden existir varias personas con este perfil asignado, es decir, no corresponde a un cargo
especifico. Recuerde que... Este perfil
1. Tramita solicitudes
2. Sincroniza la informacién de las solicitudes al DNP
3. Asigna Dispositivos Méviles de Captura (DMC)
4. Sincroniza los DMC
5. Crea y administra los datos maestros de la aplicacion (barrios, corregimientos, veredas)
6. Genera backups de la base de datos
8.2 PERFIL DEL SUPERVISOR: SisbenApp DMC 2 (Proceso realizado también por
administrador del SISBEN)
Qué permite el perfil de supervisor?
Cada persona que haga uso del software debe estar registrada con algin perfil
Recuerde que
Este perfil
1. Activa la cartografia en los DMC
2. Consulta la cartografia
3. Limpia la informacién del DMC
4, Realiza backups de la informacién de los DMC
‘wun sanpedrodelosmilagros-antioqula.qov.coCarrera 49A No. 49-36 Parque principal- PBX. 8687039
E-mail: ofsisben@sanpedrodelosmilaaros-antioquia.gov.co Codigo Postal 051010 Pagina 13 de 20 = CODIGO:
{ PROCEDIMIENTO | INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | pc-ct-012 |
| PARA REGISTRO DENOVEDADES | yersiON: 0 |
8.3 PERFIL DEL ENCUESTADOR: en el aplicativo SisbenApp DMC
Qué permite el perfil de encuestador?
Gada persona que haga uso del software debe estar registrada con algun perfil
Pusden existir varias personas con este perfil asignado y cada una debe contar con un DMC
y un supervisor asignado.
Recuerde que este perfil
1. Recolecta la informacion de una solitud de una nueva encuesta
2. Captura nuevamente toda la informacion de la seccion de la ficha que se afecte al momento
de realizar alguna solicitud
3, Vela por la correcta recoleccién de la informacion
Cerrar cesién: Por este médulo sale a la pantalla inicial de la aplicacién SisbenAPP.
9. CONFIGURACIONES DE RED PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL DMC (Dispositivo
Movil de Captura) Y SISBENAPP
Configuracién de la red local ~ SisbenApp Local
PASO A PASO PARA LA CORRECTA CONFIGURACION DE LA RED LOCAL
Pee ee
Meme
Peete
Pee
ros
pet Re
cnn csas
Eye
Ree
Ree east g
ie eee
Figura 17. Pasos de configuracién para la red local
yu sanpedrodelosmilaaros-onfioqia gov coCarrera 49A No 49-36 Parque principal PBX. GaeTOoD
ae ae oe uanedodelosilagios-ertioguia gov.co Codigo Postal 051010 Pagina 14 de 20 7 | CODIGo:
\ PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN _pC.GT-012 |
PARA REGISTRO DE NOVEDADES Version, 9 |
TENGA EN CUENTA QUE:
EI Reuter debe ser inalémbrico.
Si se decide por emplear redes de wifi ya disponibles en el municipio, algunas tienen
restricciones de seguridad que pueden interferir en el proceso de sincronizacion (para el caso
de redes muy grandes es necesario verificar que la seccién de red sea la misma)
Configure una red y la seguridad de ésta de acuerdo a la marca del router que adquirié
Establezca un nombre y una clave para la red local Desde el DMC. busque la red local
mediante el icono de wifi Conecte el DMC a esta red 1 23 5. Conecte el router al computador.
10. CREACION DE USUARIOS - SISBENAPP LOCAL
Paso a paso para la creacién de un nuevo usuario en la aplicacion SisbenAPP:
Figura 18. Creacién de usuarios en SisbenAPP
TENGA EN CUENTA QUE:
En este procedimiento podra crear el perfil de cada uno de los usuarios: Supervisor y
Encuestador. Si un administrador va a crear los dos perfiles con su numero de cédula, debe
agregarle un digito diferenciador a la cédula para que no se creen problemas en la aplicacion.
RECUERDE QUE:
La contrasefia para ingresar al sistema es la misma que utiliza cada administrador local Yel
SISBEN
‘www. sanpedrodelosmilaaros-antioquia gov. coCarrera 49A No.49-36 Parque principal- PBX, 8687039
E-mail ofsisben@sanpedrodelosmilagros-antioquia.qov.co Codigo Postal 051010 Pagina 15 de 20 + PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | pC.
} | PARA REGISTRO DE NOVEDADES
| : CODIGO:
| VERSION:
11. SINCRONIZACION INICIAL — DMC
Paso a paso para la correcta sincronizacién inicial de un DMC
Figura 19. Sincronizacién inicial de! D.M.C
TENGA EN CUENTA:
Tanto el DMC como el Software Local deben estar conectados a la misma red.
Si se decide por emplear redes de wifi ya disponibles en el municipio, algunas tienen
restricciones de seguridad que pueden interferir en el proceso de sincronizacién (para el caso
de redes muy grandes es necesario verificar que la seccién de red sea la misma)
Recuerde que.
Para la sincronizacién de los DMC no es necesario que la red tenga acceso a intermet
42, CONSULTA- BASE DE DATOS CERTIFICADA
Figura 20. Consulta para descarga de base de datos certificada en la web
wu sanpedrodelosmilagros-antiocuia.gou.coCarrera 49A No 49-36 Paraue principal PAX. S60 T090
eee oniGbsanpedrodelosmlagros-antioaula gov.co Cédigo Postal 051010 Pagina 16 de 20 lm CODIGO:
a PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN _| pc.cT.912
| PARA REGISTRO DE NOVEDADES. VERSION: 0
Para bajar el archivo de base de datos certificada se debe ingresar ala pagina web del SISBEN
www.sisben.gov.co) luego por la opcién tertitorios y seleccionando SisbenNet digitando
usuario y contrasefia que posee el administrador del SISBEN Municipal ingresa: y por la opcion
base de datos encontramos con el nombre TBaseCorteY SU RESPECTIVA FECHA : el
proceso se hace cada mes en los cortes establecidos en la resolucion 3663 de 2018 por el
D.NP.
En esta misma direccién web por la opcién consulta de puntaje Podemos bajar certificados 0
constancias del SISBEN de los usuarios que aparecen validados por el D.N.P segin las
verificaciones de control de calidad realizadas. la consulta se genera de manera individual por
numero de documento.
Ubicacién o ruta de la descarga de base de datos certificada por el DNP generada en el
médulo SisbenNet territorios:
Figura 21. Ubicacion de archivo de descarga de SisbenNet.
Ingresa a la pagina web www.sisben.gov.co ingresando por la opcién territorios y entrando con
usuario y calve asignada después Seleccionando la opcién instalador y entrando por base de
datos busca el archivo envido para el corte; lo descarga, lo guarda en cualquier ruta del pc y
luego lo abre con la clave de acceso enviada al correo institucional desde la mesa de ayuda
del DNP.
13. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTOS DE CADA TRAMITE DE LAS SECCIONES DE LA ENCUESTA EN EL
APLICATIVO SISBEN APP
N° |" RESPONSABLE | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD | REGISTROS/EVIDENCIAS
1 | Administrador de la] Identificacion: cambio de variables | Fotocopia de cedula del
base de datos | correspondientes a la seccién ‘A’ de la | solicitante de la
encuestador _con | encuesta, caracteristicas de la vivienda | actualizacion (debe ser
acceso al aplicativo | y ubicacién; para correccién | integrante del grupo familiar
SisbenAPP actualizacién de cualquiera_de_las | mayor de 18 afos) Nhe
‘www. sanpedrodelosmilagros-antiogula, gov coCarrera 49A No 49-36 Parque principal- PBX. 6687039
E-mail ofsisben@sanpedrodelosmilagros-antioquia gov.co Cédigo Postal 051010 Pagina 17 de 20 CODIGO:
PROCEDIMIENTO. INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | PC-GT-012
| PARA REGISTRO DENOVEDADES [Version: 0
{ variables de la seccin “A” de la |
encuesta. se requiere _programar | Encuesta SISBEN
encuesta nueva, (visita ala vivienda) en
| la misma vivienda o direccion. _
2 |Administrador de la|Datos de la vivienda: cambio de | Fotocopias de cedula del
base de datos o| variables 0 actualizacién de datos | solicitante del tramite (debe
encuestador con | correspondientes a la seccién “B" de la| ser integrante del hogar
acceso al aplicativo | encuesta; tipo de vivienda, material, | mayor de 18 afos)
SisbenAPP servicios’ publicos, habitabilidad y
grupos de hogares; para cualquiera de
estas de variables se _requiere | Encuesta SISBEN
programar encuesta nueva (visita a la
___| vivienda)._ :
3 | Administrador de Ta | Datos del hogar: cambio de variables 0 | Fotocopia de documento de
base de datos 0 | actualizacién de datos correspondientes | identidad del solicitante del
encuestador con|a la seccién “C” de la encuesta; | tramite (debe ser una
‘acceso al aplicativo | suministro agua, eliminacién de persona que esté en la
SisbenAPP basuras, tenencia de la cocina, tenencia | misma ficha o encuesta) y
de servicios publicos, tenencia de | debe ser mayor de 18 afios.
bienes y enceres, gasto mensual del
hogar, habitabilidad en tiempo de la
vivienda, riesgos y desastre de la
vivienda y total de personas del hogar.
Para este tipo de tramite se realiza la
modificacién 0 actualizacién desde la
misma oficina sin necesidad de hacer
_ encuesta de verificacién en la vivienda. 2
| | Kaministrador de la} Datos de personas: cambio de|Folocopia de cedula del
base de datos 0| variables o actualizacion de datos | solicitante del retiro (debe
encuestador con | correspondientes a la seccién “D, E, F, | ser una persona que esté en
‘acceso al aplicativo |G y H’ de la encuesta; antecedentes| la ficha o encuesta a
SisbenAPP socio - demograficos; genero, tipo | actualizar) y mayor de 18
documento, numero de documento, | afios.
Nombres, Apellidos, fecha de
nacimiento, nacionalidad, —_fecha | Encuesta SISBEN
expedicién del documento._
3 | Admmisirador de la| Transmision de solicitudes del DMC | Mensaje de envié exitoso en’
base de datos o| al SisbenAPP local: se debe verificar|el DMC tanto de!
encuestador con| que en el DMC del encuestador 0 | encuestador como del
‘acceso al aplicativo | administrador la solicitud este en estado | administrador de la base de
SisbenAPP cerrado, luego dirigitse al ment | datos SisbenAPP.
“administracion del proceso de
Sincronizacion” dar click en habilitar
sincronizacion DMC, _seleccionar
nombre de supervisor y DMC que desea
sincronizar, presionar el bot6n autorizar
sincronizacion y verificar que la
transmisiOn de archivos sea exitosa.__|
wn sanpedrodelosmilaaros-entioqula.gov.coCarrera 4A No.49-96 Parque principal- PBX. 8687039
PNG ofsisben@sanpedrodelosmulaaros-antioquia,gov.co Cédigo Postal 051010 Pagina 18 de 20 | CODIGO:
PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN pest
f
a PARA REGISTRO DE NOVEDADES Version: o
TENGA EN CUENTA QUE:
Sila persona que quiere realizar la solicitud no es un informante calficado no puede procesarse
la solicitud
Una solicitud puede contener una o varias novedades (inclusién, retiro 0 modificacién), y
pueden tramitarse todas a la vez.
Para las personas extranjeras los tnicos documentos valides son la cédula de extranjeria
expedida por Migracién Colombia, salvoconducto (de refugiado 0 asilado) o el PEP. (este
ultimo sélo para ciudadanos venezolanos).
14, SOPORTES FISICOS PARA TRAMITES DE SOLICITUDES
41. SOLICITANTE: debe anexar la fotocopia del documento de identidad.
2, PERSONAS QUE INGRESAN EN NUEVA ENCUESTA: fotocopia del documento de
identidad de las personas a incluir.
3. PERSONAS QUE SE VAN A INCLUIR EN UN HOGAR YA EXISTENTE: fotocopia del
documento de identidad de las personas a incluir.
El certificado 0 constancia del tramite solicitado por el ciudadano requiere la firma y huella del
solicitante. Se debe guardar una copia en la oficina municipal del SISBEN y se le entregara
una copia como soporte a la persona que realiza la solicitud.
Para las personas extranjeras los Unicos documentos validos son la cédula de extranjeria
expedida por Migracion Colombia, salvoconducto (de refugiado 0 asilado) o el PEP (este ultimo
slo para ciudadanos venezolanos)
Mientras una solicitud se encuentre en trémite y no haya sido respondida por DNP una vez
transmitida, no se podran realizar nuevas solicitudes sobre esa ficha.
Para la transmisién al DNP se requiere acceso a una red con internet.
EI sistema local solicitaré automaticamente, en algunos casos, la actualizacion del registro de
algunas personas.
Sila persona que quiere realizar la solicitud no es un informante calificado no puede procesarse
la solicitud
15. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NOMBRE EXPEDIDO POR FECHA ASPECTO TEMATICO
En esta guia podemos
encontrar la descripcién de
todos los lineamientos en
DNP cuanto a manejo y procesos
Guia fase Demanda | (Departamento ease one eed
Marzo 2019 del SISBEN puede realizar
SISBEN oe software en la actual fase de
demanda, donde los
ciudadanos son los que
reportan los ajustes pendientes
de_actualizacién y novedadds
won sanpedrodelosmilagros-antioqula gov coCarrera 494 No.49-36 Parque principal- PBX. 8687039
E-mail: ofsisben@sanpedrodelosmilagros-antioquia gov.co Cédigo Postal 051010 Pagina 19 de 20 PROCEDIMIENTO INGRESO AL SOFTWARE SISBEN | pc.GT-012
PARA REGISTRO DE NOVEDADES aNe OO
| CODIGO: |
VERSION: 0
que quedaron pendientes en la ]
primera fase (barrido: encuesta
casa por casa). |
En este manual mediante un |
diagrama de flujo se describen
Jos procesos de cada una de
Die las secciones enconradas en
el software del N
ee os, Semana aS rt
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