3.3.1.1.

Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch số lượng nhân

lực kỳ báo cáo (Kỳ gốc)

a. Phân loại lao động trong tổ chức

Lao động trong tổ chức bao gồm toàn bộ những người hiện đang
làm việc trong tổ chức. Mục đích của việc phân tích đó là giúp
cho việc sử dụng hết khả năng của NLĐ

-> Cần phải xem xét cách thống kê lực lượng lao động và phân
loại lao động

- Thứ nhất, để hạch toán số lượng lao đọng, trong thống kê sử

dụng chỉ tiêu số lao động bình quân trong danh sách. Để tính
được chỉ tiêu này cần phân biệt các khái niệm:

+) Lao động trong danh sách: toàn bộ người làm việc thường
xuyên hay hợp đồng làm một ngày trở lên (sản xuất trực tiếp), 5
ngày trở lên với công việc không trực tiếp sản xuất

+) Lao động có mặt trong danh sách gồm toàn bộ người có mặt
ở tổ chức trong một ngày nào đó (thường tính vào cuối năm
31/12/n hoặc đầu năm 1/1/n+1)
+) Lao động bình quân: số lượng lao động bình quân trong thời
kỳ nào đó (ngày, tháng, quý, năm)
+) Lao động bình quân trong danh sách hàng ngày trong tháng:
tính bằng cách cộng số lao động có mặt hàng ngày trong tháng
(đối với ngày lễ, chủ nhật thì lấy số liệu ngày trước đó) rồi chia
cho số ngày theo lịch trong tháng (28, 30 hoặc 31)
+) Lao động bình quân trong danh sách hàng tháng trong quý:
tính bằng cách cộng số lao động bình quân trong danh sách của
ba tháng rồi chia 3 (số tháng theo lịch trong một quý)
+) Lao động bình quân trong danh sách tính theo năm: tính bằng
cách cộng số lao động bình quân của 4 quý rồi chia cho 4 hoặc
cộng số lao động bình quân của 12 tháng rồi chia 12
- Tử số (số lao động có mặt trong tháng, quý, năm) chỉ thống kê
số người có mặt trong tháng, quý, năm còn mẫu số luôn tính
theo lịch là để tránh sự tính nhầm làm tăng lao động xã hội

- Lao động bình quân trong thời kỳ nào đó còn được tính bằng
cách lấy tổng số lao động đầu kỳ và cuối kỳ chia 2

Thứ hai, chúng ta phải xem xét là cấu trúc nguồn lao động như
thế nào

- Nguồn lao động trong tổ chức được phân chia theo nhiều tiêu
thức khác nhau, còn gọi là cơ cấu lao động trong tổ chức. Cơ
cấu lao động trong tổ chức thể hiện mối quan hệ hữu cơ giữa các
bộ phận nguồn lao động trong việc thực hiện nhiệm vụ của tổ
chức tại một thời điểm nhất định.
- Căn cứ vào chức năng, người ta chia ra lao động trực tiếp và
lao động gián tiếp. Lao động trực tiếp: công nhân, người cùng
với công cụ, máy móc tác động tạo ra sản phẩm. Lao động gián
tiếp là lao động của nhà quản trị, tác động gián tiếp tạo ra sản
phẩm
- Trong lao động trực tiếp chia ra: công nhân và học nghề
+) Học nghề: lao động trong quá trình đào tạo, dưới sự hướng
dẫn trực tiếp tạo ra sản phẩm
+) Công nhân: công nhân chính và công nhân phụ. Công nhân
chính trực tiếp tạo ra sản phẩm, công nhân phụ là lao động phục
vụ công nhân chính. Trong công nhân phụ lại chia ra công nhân
phụ phục vụ trực tiếp công nhân chính và công nhân phụ phục
vụ toàn xí nghiệp

- Bộ phận lao động gián tiếp phân chia phức tạp hơn:
+) Căn cứ vào phân cấp quản trị:
 Nhà quản trị cấp cao: giám đốc, tổng giám đốc, …
 Nhà quản trị cấp trung: gồm nhà quản trị cấp phòng
 Nhà quản trị cấp cơ sở: các nhân viên quản trị trong phòng
ban
+) Căn cứ vào vai trò của từng bộ phận viên chức:
 Viên chức lãnh đạo: viên chức phụ trách phòng và trở lên
 Viên chức chuyên môn nghiệp vụ: những người phụ trách
quản trị một chuyên môn nghiệp vụ nhất định
 Viên chức thừa hành: những người giúp viên chức chuyên
môn nghiệp vụ

+) Căn cứ vào nhiệm vụ quản trị: nhân viên quản trị kinh tế,
nhân viên quản trị kỹ thuật và nhân viên quản trị hành chính

+) Căn cứ vào chức danh chia làm 5 loại:

 Chuyên viên cao cấp, kinh tế viên cao cấp, kỹ sư cao cấp
 Chuyên viên chính, kinh tế viên chính, kỹ sư chính
 Chuyên viên, kinh tế viên, kỹ sư
 Cán sự, kỹ thuật viên;
 Nhân viên (văn thư và phục vụ)

Ngoài cách trên, người ta còn xem xét cơ cấu lao động theo giới
tính, tuổi, trình độ, …

b) Phương pháp và nội dung phân tích sử dụng lao động

- Ngoài phương pháp truyền thống, người ta thường so sánh
giữa thời kỳ thực hiện và kế hoạch (hoặc thời kỳ sao so với thời
kỳ trước tùy loại lao động) trong mối quan hệ với kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu khác. Việc so sánh sử
dụng cả số tuyệt đối và tương đối.

c) Tiến trình phân tích

- Phân tích tình hình thừa (hoặc thiếu) tuyệt đối và tương đối số
lao động:
+) Thừa (hoặc thiếu tuyệt đối) số lượng lao động là sự chênh
lệch tuyệt đối về số lượng của loại lao động giữa thực hiện và kế
hoạch (đơn vị có thể là số người hoặc %). Công thức chung:

Ttđ = L1 - L0
Trong đó: Ttđ - thừa (hoặc thiếu) tuyệt đối số lượng lao động
L1; L0 - số lao động kỳ thực hiện và kỳ kế hoạch
Nếu Ttđ dương (+) có nghĩa là thừa tuyệt đối lao động,; Ttđ âm
(-) có nghĩa là thiếu tuyệt đối lao động

+) Thừa (hoặc thiếu) tương đối số lượng lao động là sự so sánh

có tính đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, có công thức chung
là:

Ttgđ = L1 - L0 x Ksl

Trong đó: Ttgđ - thừa (hoặc thiếu) tương đối số lượng lao động
Ksl - hệ số hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

Hệ số Ksl được tính bằng cách so sánh mức độ đạt được kỳ thực
hiện so với kỳ kế hoạch. Chỉ tiêu đánh giá có thể là giá trị tổng
sản lượng, doanh thu hoặc lợi nhuận. Ví dụ dùng chỉ tiêu doanh
thu đánh giá thì có công thức:
Ksl = D1/D0

Trong đó: D1; D0 - doanh thu kỳ thực hiện và kỳ kế hoạch

Kết quả cho thấy: Nếu Ttgđ là dương (+), có nghĩa là thừa tương
đối lao động; Ttgđ âm (-) có nghĩa là thiếu tương đối lao động.

Thừa (hoặc thiếu) tuyệt đối cho ta biết rõ thực tế thừa hay thiếu
của lao động; thừa (hoặc thiếu) tương đối cho ta thấy tiềm năng
của sự thừa hoặc thiếu lao động

Khi tiến hành phân tích, cần chú ý những vấn đề:
 Sau khi tính thừa (hoặc thiếu) số lượng lao động chung cần
tính cho từng loại lao động
 Thừa hoặc thiếu là sự điều chỉnh số lượng theo các chỉ tiêu
để phản ánh mức độ hoàn thành công việc chứ không phải là
so sánh tỷ lệ % giữa mục tiêu và kế hoạch
 Chỉ tiêu thừa hoặc thiếu tương đối mới chỉ tính đến chỉ tiêu
số lượng lao động ảnh hưởng mức độ hoàn thành kế hoạch,
ngoài ra còn các yếu tố khác như năng suất lao động, trình độ
khoa học, kỹ thuật, …
- Phân tích ảnh hưởng của sự thay đổi sản lượng sản phẩm hiệp
tác với bên ngoài đến kế hoạch số lượng công nhân, viên chức

Sự thay đổi lượng sản phẩm hiệp tác vớ bên ngoài sẽ dẫn đến
tăng (hoặc giảm) lượng lao động chi phí, dẫn đến giảm số lượng
công nhân ở xí nghiệp. Muốn loại trừ ảnh hưởng của nhân tố
trên, ta phải dựa vào chỉ tiêu hệ số chi phí lao động. Công thức
tính:

l1
klđ = l0
Trong đó:
klđ - hệ số chi phí lao động thực tế so với kế hoạch của 1 đơn vị
giá trị sản lượng
l1, l0 - lượng chi phí lao động thực tế và kế hoạch của 1 đơn vị
giá trị sản lượng

Từ đó, có số công nhân, viên chức thừa (hoặc thiếu) tương đối
được xác định theo công thức:
Ttgđ = L1 - (L0 x ksl x klđ)

- Phân tích ảnh hưởng của kết cấu công nhân, viên chức đến kế
hoạch số lượng công nhân viên chức

Khi phân tích tình hình lập kế hoạch của công nhân, viên chức ở
xí nghiệp, cần chú ý tới: việc không thực hiện tỷ trọng các loại
công nhân, viên chức theo đúng kế hoạch sẽ ảnh hưởng đếm chỉ
tiêu năng suất lao động và kế hoạch số lượng công nhân viên
chức.

- Phân tích kết cấu nghề nghiệp của công nhân

Cần đảm bảo tính đồng bộ về công nhân giữa các nghề trong
dây chuyền sản xuất. Bằng cách so sánh số lượng nhu cầu và số
lượng hiện có, ta sẽ phát hiện số thừa hoặc thiếu công nhân của
nghề nào đó. Thừa hay thiếu công nhân cũng gây hậu quả cho xí
nghiệp vì:
+) Thừa công nhân sẽ dẫn đến không sử dụng hết, NLĐ phải
làm trái ngành nghề, lãng phí sức lao động vượt chi quỹ tiền
lương
+) Thiếu công nhân sẽ không đảm bảo đồng bộ trong dây
chuyền sản xuất, không sử dụng được hết năng lực máy móc,
thiết bị, gây nên tình trạng khẩn trương trong lao động.

- Phân tích sử dụng công nhân theo trình độ thành thạo

Tổ chức lao động hợp lý đòi hỏi phải sử dụng công nhân phù
hợp với trình độ thành thạo của họ. Vì vậy, phải phân tích riêng
theo từng nghề, từng bậc ở mỗi nghề.