Manual 5S Oficinas

OFICINA DE PLANIFICACIÓN
Aseguramiento de la Calidad y Mejora Continua
MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN

DEL PROGRAMA 5S EN OFICINAS
Junio 2016
MANUAL PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DEL Fecha: 23-06-16
PROGRAMA 5S
Guía práctica para oficinas de la Versión: N° 1
Universidad de Lima
1. PRESENTACIÓN ......................................................................................................................... 2
2. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 3
3. MARCO TEÓRICO ...................................................................................................................... 4
4. BENEFICIOS DE APLICAR 5S.................................................................................................. 6
5. ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA 5S................................................................................... 7
6. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ 5S ........................................................... 8
7. IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL PROGRAMA 5S ..................................... 10
8. PROGRAMA 5S EN OFICINAS ............................................................................................... 11
1 era S: CLASIFICAR (SEIRI) .................................................................................................... 12
2 da S: ORGANIZAR (SEITON) ................................................................................................ 16
3 era S: LIMPIAR (SEISO) .......................................................................................................... 24
4 ta S: ESTANDARIZAR (SEIKETSU) ..................................................................................... 25
5 ta S: DISCIPLINAR (SHITSUKE) .......................................................................................... 35
9 ANEXOS ...................................................................................................................................... 36
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Prohibido reproducir sin autorización de la Oficina de Planificación de la Universidad de Lima
MANUAL PARA LA
PROGRAMA 5S
Universidad de Lima
La Universidad de Lima, enfocada en la mejora continua de sus procesos, ha implementado

el Programa 5S en los laboratorios, talleres y almacenes, con la finalidad de fortalecer la
cultura de calidad y de esa manera contribuir con la eficacia y eficiencia de sus actividades.
El Programa 5S es una técnica japonesa que forma parte del enfoque de la Manufactura
Esbelta (Lean Manufacturing), de gran utilidad para mejorar la productividad y optimizar las
tareas que se llevan a cabo en cualquier ambiente de trabajo: planta, oficinas, laboratorios,
talleres, almacenes, entre otros, y además fortalecer el trabajo en equipo. La técnica
promueve la práctica de cinco hábitos:
Japonés Español Objetivo

Seiri Clasificar Eliminar elementos innecesarios para las funciones o
tareas a realizar.
Seiton Organizar Ordenar los elementos necesarios.
Seiso Limpiar Mantener limpios los espacios y objetos.
Seiketsu Estandarizar Prevenir la aparición del desorden y suciedad.
Shitsuke Disciplinar Fomentar los esfuerzos y mejora continua sobre lo
aprendido.
El propósito de estandarizar la implementación del Programa 5S en los diferentes

ambientes nos ha llevado a la elaboración del presente manual que pretende ser una guía
para establecer pautas comunes del Programa 5S en la Universidad de Lima.
Por lo mencionado, el presente manual abordará una serie de contenidos complementado

con ayudas visuales que facilitarán su uso.
Dra. Elsie Bonilla Pastor

Jefe de la Oficina de Planificación – OPLAN
Universidad de Lima
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MANUAL PARA LA
PROGRAMA 5S
Universidad de Lima
Brindar pautas, recomendaciones y sugerencias de cómo aplicar la metodología 5S en las

oficinas de la Universidad de Lima.
 Explicar de forma gráfica la manera de implementar y mantener cada etapa del

Programa 5S.
 Promover el mantenimiento de ambientes de trabajos cómodos, seguros y

agradables.
 Contribuir con la eficacia y eficiencia de los servicios brindados por las unidades.
 Apoyar la inducción y adiestramiento de los nuevos colaboradores de una oficina o

departamento, en relación al ordenamiento y limpieza de los recursos materiales.
 Establecer buenas prácticas en los diferentes ambientes de la Universidad
 Favorecer el trabajo en equipo y la mejora continua de los procesos y servicios.
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MANUAL PARA LA
PROGRAMA 5S
Universidad de Lima
La Manufactura Esbelta (Lean Manufacturing) se enfoca en la satisfacción del cliente

mediante la entrega de productos de calidad en los plazos indicados y al precio idóneo,
lo cual implica mejorar la productividad y todas las condiciones de trabajo que convenga
para ello. El éxito en la implementación de los conceptos y técnicas radica en seguir
cuatro elementos clave:
 Filosofía: Sostiene la cultura lean en el largo plazo.

 Procesos: El proceso correcto produce resultados correctos.
 Personas: El desarrollo de personas añade valor a la organización.
 Resolución de problemas: La eliminación sistemática de las causas raíz de los
problemas promueve el aprendizaje de la organización.
Técnicas de la Manufactura Esbelta
 Programa 5S
Programa que se basa en la práctica de cinco técnicas muy simples pero a la vez muy
efectivas para lograr orden y limpieza en el ambiente de trabajo:
 1era S: Clasificar (SEIRI)

Consiste en liberar el ambiente de trabajo de todos los elementos innecesarios y
mantener solo lo que se necesita en la cantidad necesaria.
 2da S: Organizar (SEITON)

Consiste en asignar a los elementos necesarios la ubicación más adecuada que
facilite su uso, reposición y localización.
 3era S: Limpiar (SEISO)

Consiste en promover la limpieza sistemática para eliminar la probabilidad de que
errores o potenciales problemas queden ocultos por suciedad. También considera la
instrucción de los operarios en temas de limpieza y mantenimiento de sus equipos.
 4ta S: Estandarizar (SEIKETSU)

Consiste en homogeneizar los diversos mecanismos usados en la implementación
del Programa 5S, para mantener las condiciones alcanzadas como resultados de las
tres primeras S en los ambientes de trabajo.
 5ta S: Disciplinar (SHITSUKE)

Promueve la auto exigencia de los integrantes del equipo de trabajo para que
mantengan como hábito o costumbre el empleo y utilización de los métodos
establecidos y estandarizados para el cumplimiento de las tres primeras S.
.
 Sistema Kanban
Sistema de control de los flujos de producción orientados al “justo a tiempo” que evita
inventarios innecesarios.
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MANUAL PARA LA
PROGRAMA 5S
Universidad de Lima
 SMED
El Single Minute Exchange of Die es la reducción del tiempo usado para la preparación
de máquinas o inicialización de las mismas, para lo cual se debe tener todo lo
necesario organizado y ordenado para evitar demoras innecesarias.
 Kaizen
Término japonés referido a la mejora continua que supone involucrar a toda la
estructura de la empresa, específicamente a los operarios, para obtener grandes
cambios sin necesidad de cuantiosas inversiones.
 TPM
El Total Productive Maintenance compete a la eliminación de pérdidas debido a paros,
calidad y costes en los procesos de producción para lo cual se debe tener en cuenta el
mantenimiento preventivo y predictivo de los equipos.
 Manufactura celular
Es una unidad pequeña de una o varias estaciones de trabajo, dentro de un sistema de
manufactura, que permite tener los equipos distribuidos en función al proceso o
producto, disminuyendo el tiempo de ciclo de fabricación.
Herramientas y conceptos de soporte de la Manufactura Esbelta
Producción en
Yidoka Poka Yoke
flujo
Producción Calidad en el Participación

nivelada proveedor del personal
Reemplazo de
Estandarización
equipos
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MANUAL PARA LA
PROGRAMA 5S
Universidad de Lima
Fomenta cultura de orden y limpieza en el trabajo y en el

hogar.
Mejora el ambiente y el clima laboral.
Mejora la calidad del producto o servicio

brindado.
Previene errores tontos.
Mejora el resguardo de los recursos materiales.
Elimina diversos tipos de desperdicio y reduce

costos.
Eleva la productividad.
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MANUAL PARA LA
PROGRAMA 5S
Universidad de Lima
Comité estratégico
5S
Jefe de la Oficina de
Planificación
Comité central de
coordinación
Coordinador
general 5S
UNIDADES ACADÉMICAS Y
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Comités 5S
de la Unidad
Coordinadores 5S
de la Unidad
Colaboradores
(*) Unidad: oficina administrativa.
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MANUAL PARA LA Fecha: 23-06-16
IMPLEMENTACIÓN DEL
PROGRAMA 5S Versión: N° 1
MIEMBRO FUNCIONES
Comité estratégico 5S  Define lineamientos para la administración del
[Vicerrector, Director de la Escuela programa.
Universitaria de Ingeniería y Jefe de  Aprueba objetivos estratégicos y plan de acción del
la Oficina de Planificación] programa 5S.
 Evalúa informes presentados por la Oficina de
Planificación.
 Sugiere y brinda recomendaciones para el
fortalecimiento del programa.
 Facilita recursos para la implementación del plan de
acción del programa.
Jefe de la Oficina de Planificación  Administra la implementación del Plan de acción del
programa.
 Revisa informes de los procesos de auditoría aplicado a
las diferentes unidades.
 Asegura el cumplimiento de los planes de acción de las
unidades.
 Preside la reunión del Comité Central de Coordinación.
 Asesora técnicamente a los jefes de unidad y
coordinador general 5S.
 Facilita los recursos necesarios para la buena marcha
del programa en las diferentes unidades.
Comité Central de Coordinación  Revisa el avance de los planes operativos
[Jefe de la Oficina de Planificación, desarrollados por las unidades involucradas.
Coordinador general 5S,  Informa sobre incidencias y necesidades ocurridas en el
Coordinador 5S de las Unidades] marco de la implementación del programa en las
diferentes unidades.
 Sugiere recomendaciones para elevar la eficacia del
programa 5S.
 Apoya en el análisis de oportunidades de mejora para
el programa.
Coordinador general 5S  Planifica y coordina la ejecución de la capacitación e
implementación del programa 5S en laboratorios,
talleres, almacenes y oficinas de la universidad.
 Realiza el seguimiento a la implementación del
programa 5S en los diferentes ambientes.
 Planifica y coordina el programa de auditorías 5S.
 Consolida la necesidad de recursos materiales e
informáticos para el mantenimiento del programa 5S.
 Mantiene actualizada la documentación del programa
5S.
 Organiza reuniones de coordinación.
 Organiza el evento anual de reconocimiento a la mejora
continua de la universidad.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
MIEMBRO DEL COMITÉ FUNCIONES

Comité 5S de cada unidad  Apoya con el mantenimiento del programa 5S en su
unidad.
 Sugiere mejoras para el fortalecimiento del programa.
 Revisa resultados de auditorías y contribuye con la
elaboración del plan de acción para el levantamiento de
observaciones.
 Asesora la mejora continua el programa.
Coordinador 5S de la Unidad  Promueve la capacitación en 5S del personal a su
cargo.
 Supervisa el mantenimiento del programa 5S en su
unidad a partir de reuniones, autoevaluaciones, uso de
la documentación y actualización del panel 5S,
designando responsabilidades.
 Elabora el Plan de acción 5S junto con sus
colaboradores.
Colaboradores de la unidad  Ejecuta acciones encomendadas según el plan
establecido.
 Aplica las 5S en el ámbito de su unidad.
 Trabaja en equipo para el mantenimiento del programa.
 Sugiere ideas para el fortalecimiento del programa en
su unidad.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
A. Capacitación: Brinda los conocimientos, principios y técnicas al personal que apoyará el

proceso de implementación del Programa 5S en sus respectivos ambientes de trabajo. Son
programadas por un total de 12 horas, divididos en 4 sesiones de 3 horas cada uno.
B. Implementación del Programa 5S: Comprende el establecimiento de los cinco hábitos:

ordenar, organizar, limpiar, estandarizar y disciplinar en el ambiente.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
8. PROGRAMA 5S EN OFICINAS
9.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
“Conservar lo útil y retirar lo inútil”
El objetivo de clasificar significa retirar del área de trabajo todos los elementos que no son
necesarios para el normal desarrollo de las actividades diarias.
Para esta primera etapa es muy importante la colaboración de todo el personal que labora en el
área, para identificar correctamente los elementos que no son de utilidad.
1.1 Pasos para implementar el hábito de la clasificación
a) Identificar
elementos
innecesarios.
b) Determinar el
destino de los
elementos
innecesarios.
c) Retirar los
elementos
innecesarios del área
de trabajo.
La aplicación de estos pasos es para los elementos innecesarios identificados. La gestión de

los elementos necesarios se explicará con la 2da S.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
a) Identificar elementos innecesarios
Los elementos innecesarios se pueden identificar a partir de los siguientes criterios:
Cuadro 1 Criterios de clasificación para elementos innecesarios

CRITERIO DE
ELEMENTO DEFINICIÓN
CLASIFICACIÓN
Elemento deteriorado o en malas condiciones, pero

Dañado recuperable
se puede reparar.
INNECESARIO
Elemento en buen estado, pero deja de tener

Obsoleto / Innecesario
vigencia o ya no es requerido por el área.
Elemento que no está en condiciones para ser

Inservible
usado porque está malogrado o deteriorado y su
reparación no es viable.
b) Determinar el destino de los elementos innecesarios
Una vez identificados los elementos innecesarios, se procede a determinar qué se hará
y/o a dónde se enviará el elemento identificado; para ello, se puede utilizar el siguiente
diagrama de flujo:
Figura 1 Diagrama de flujo para la clasificación
OBJETOS NECESARIOS OBJETOS DAÑADOS OBJETOS OBSOLETOS OBJETOS DE MÁS
NO SÍ DONAR
¿SON ÚTILES PARA TRANSFERIR
TRANSFERIR
ORGANIZAR ¿SON ÚTILES? SEPARAR ALGUIEN MÁS?
VENDER
SÍ
NO
REPARAR DESCARTAR
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IMPLEMENTACIÓN DEL
c) Retirar los elementos innecesarios del área de trabajo
Finalmente, retirar los elementos innecesarios del área de trabajo.
Figura 2 Retirar los elementos innecesarios
 5S Virtual
La primera S también se puede aplicar en los archivos virtuales de las
computadoras, revisándolos frecuentemente, con la finalidad de depurar aquellos
repetidos que ocupan espacio de la memoria innecesariamente.
Figura 3 5S Virtual
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IMPLEMENTACIÓN DEL
1.2 Frecuencia de clasificación
Se sugiere las siguientes frecuencias de clasificación:
Cuadro 2 Frecuencia de clasificación

FRECUENCIA DE
ELEMENTO
CLASIFICACIÓN
Documentación De acuerdo a lo determinado por
Administración Documentaria
Útiles de oficina Semanal/Mensual
1.3 Responsabilidad de clasificación
La primera etapa de clasificación, así como las demás, es un trabajo en equipo bajo el
liderazgo del Coordinador 5S del área.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”
El objetivo de organizar es ubicar adecuadamente los elementos necesarios del área de

trabajo, de manera que puedan ser encontrados fácilmente y rápidamente, y después de
usarlos retornen a su respectivo lugar.
Al igual que en la etapa anterior, para organizar es muy importante la colaboración de todo el
personal que labora en el área para establecer la mejor ubicación de los elementos necesarios.
2.1 Implementación del hábito de la organización
El Círculo de frecuencia de uso y destino facilita la identificación de la mejor ubicación, a

grandes rasgos, de los elementos necesarios de acuerdo a su frecuencia de uso.
Figura 4 Círculo de Frecuencia de uso y destino
 El Círculo de frecuencia de uso y destino puede ayudar a seguir identificando elementos

innecesarios.
 Página 16 de 36
IMPLEMENTACIÓN DEL
2.2 Frecuencia de organización

Se sugiere organizar todos los elementos necesarios de acuerdo a la frecuencia con la que se
clasifican.
2.3 Responsabilidad de organización

Al igual que la etapa anterior, la organización es un trabajo en equipo bajo el liderazgo del
Coordinador del área.
2.4 Organización de los elementos necesarios en las oficinas
i. Superficie de escritorios
Además del teléfono y la computadora, se sugiere mantener solo los documentos de
trabajo y útiles de escritorio necesarios para las actividades diarias. Estos pueden ser:
Figura 5 Elementos para la superficie de escritorios
ii. Porta lapiceros

Se sugiere que cuente solo con la cantidad necesaria de lapiceros o elementos
contenidos en él. En la siguiente figura se muestra un ejemplo:
Figura 6 Modelo de porta lapicero
- Un lapicero azul
- Un lapicero rojo
- Un lapicero negro
- Un lápiz
- Un resaltador
- Un corrector
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IMPLEMENTACIÓN DEL
iii. Cajones de escritorios

Se sugiere colocar los elementos dentro de los cajones de acuerdo a la frecuencia de
uso. Un ejemplo, para un escritorio de 3 cajones, se muestra en el Cuadro 3.
Cuadro 3 Cajones de escritorio
1 +
2 U
S
O
3
-
1 er CAJÓN
Útiles de
escritorio
de uso continuo
2 do CAJÓN
Documentos
3 er CAJÓN
Objetos
personales
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IMPLEMENTACIÓN DEL
Asimismo, en la siguiente figura se muestra una propuesta para la organización de los

elementos dentro de los cajones, el cual será explicado en el punto 4.2, parte b.
Figura 7 Organización dentro de los cajones de escritorio
iv. Archivadores
Para lograr la organización con los archivadores, se puede realizar el siguiente control
visual, el cual será explicado en el punto 4.2, parte c.
Figura 8 Organización en los archivadores
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IMPLEMENTACIÓN DEL
Asimismo, es importante considerar el orden de los documentos dentro de los

archivadores, asignándoles un número de acuerdo a la categoría a la que pertenecen y
de esta manera poder elaborar el contenido de las etiquetas de los archivadores. En el
Cuadro 4 se muestra un ejemplo de lo mencionado, y en la Figura 9 se presenta el
resultado obtenido.
Cuadro 4 Criterios de orden para la documentación
Nº CATEGORÍA EJEMPLO
1 Normatividad: Leyes o reglamentos que rigen a 1.1 Ley Universitaria 30220.
la Universidad. 1.2 Reglamento de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
2 Productos de área: Documentos elaborados por Para OPLAN:
cada unidad. 2.1 Plan Estratégico
Institucional.
2.2 Boletines estadísticos.
2.3 Plan de Funcionamiento y
Desarrollo Institucional.
2.3.1 Plan de Funcionamiento
y Desarrollo Institucional
2015.
2.3.2 Plan de Funcionamiento
y Desarrollo Institucional
2016.
2.4 Memoria Anual.
2.4.1 Memoria Anual 2014.
2.4.2 Memoria Anual 2015.
3 Documentación de apoyo: Documentos 3.1 Solicitud de actividad
provenientes de otras áreas que sirven como 3.2 Requerimiento de material.
apoyo para la oficina. 3.3 Memos
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IMPLEMENTACIÓN DEL
Figura 9 Etiquetas para los archivadores
1.1 Ley Universitaria 2.1 Plan 3.1 Solicitud de

30220. Estratégico actividad
1.2 Reglamento de Institucional. 3.2 Requerimiento
Seguridad y Salud de material.
en el Trabajo. 2.2 Boletines 3.3 Memos
estadísticos.
2.3 Plan de
Funcionamiento y
Desarrollo
Institucional.
2.3.1 Plan de
Funcionamiento y
Desarrollo
Institucional
2015.
2.3.2 Plan de
Funcionamiento y
Desarrollo
Institucional
2016.
2.4 Memoria
Anual.
2.4.1 Memoria
Anual 2014.
2.4.2 Memoria
Anual 2015.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
v. Rótulos para identificación de oficinas

Se sugiere el uso de rótulos que permitan identificar las áreas a las que pertenece cada
oficina, como se muestra en el ejemplo.
Figura 10 Rótulos de identificación de área
vi. Llaves
Rotulación
Para una mejor identificación de las llaves, se puede usar llaveros de plástico con porta
etiquetas.
Figura 11 Llaveros de plástico con porta etiquetas
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IMPLEMENTACIÓN DEL
Asimismo, se puede contar con un organizador de llaves tipo vitrina, dentro del cual
debe figurar a dónde pertenece cada llave, como se muestra en el siguiente ejemplo:
Figura 12 Organizador de llaves tipo vitrina
vii. Cables
Los cables de los diversos equipos pueden estar mejor organizados utilizando cintas o
espirales para cables.
Figura 13 Cables
CINTAS PARA CABLES
ESPIRALES PARA CABLES
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IMPLEMENTACIÓN DEL
“Mantener los elementos en condiciones óptimas”
El objetivo de esta tercera fase es tomar las acciones necesarias para dejar los elementos en
las condiciones óptimas de uso: limpios, seguros y fiables. La limpieza implica un pensamiento
superior a limpiar; exige identificar las fuentes de suciedad y contaminación para tomar
acciones sobre su eliminación y de esta manera mantener limpio y en buen estado el área de
trabajo. Al igual que en las etapas anteriores, es muy importante la colaboración y el
compromiso de todo el personal bajo el liderazgo del Coordinador del área.
3.1 Pasos para implementar el hábito de la limpieza
a) Identificar las
fuentes de suciedad
b) Tomar acciones
para la eliminación de
las fuentes de
suciedad identificadas
a) Identificar las fuentes de suciedad

Identificar la fuente de suciedad se refiere a determinar la causa que origina que un
elemento no se encuentre en condiciones óptimas de uso. Por ejemplo, si un archivador
presenta documentos empolvados, la causa raíz es la falta de limpieza en el estante
que almacena a dicho archivador.
b) Tomar acciones para arreglar las fuentes de suciedad identificadas

No basta solamente con identificar las causas, sino tomar acciones para prevenirlas o
eliminarlas. Siguiendo con el ejemplo mencionado, la acción a tomar sería determinar
un responsable dentro de la oficina que se encargue de velar que cada quince días el
personal de limpieza encargado efectúe la correcta limpieza en el estante de
documentos.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
“Estandarizar la mejor práctica”
El objetivo de estandarizar es conservar lo que se ha logrado luego de la aplicación de las tres

primeras S.
4.1 Pasos para implementar el hábito de la estandarización
a) Leer el Manual para

la implementaciòn del
Programa 5S
b) Seleccionar los
estándares para cada
etapa que mejor se
adapten a ambiente de
trabajo
a) Leer el Manual para la implementación del Programa 5S

El Manual para la implementación de Programa 5S es una guía para implementar paso
a paso el Programa 5S en las oficinas de la Universidad de Lima. Todos los miembros
del equipo de trabajo deben leerlo.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
Figura 14 Manual 5S
b) Seleccionar los estándares para cada etapa que mejor se adapten a ambiente de
trabajo
Después de leer el Manual para la implementación de Programa 5S, seleccionar
aquellos estándares que mejor se adapten al ambiente de trabajo. Estos de
desarrollarán en el punto 4.2.
4.2 Estándares
a) Rotulación
i. Rotulación en general
En el caso de considerar pertinente, los rótulos a colocar deberán seguir el
siguiente formato.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
Figura 15 Rótulos
ESTANTE 1
ii. Rotulación de armarios, estantes, gavetas, credenzas y similares

Se sugiere colocar un letrero de identificación para los armarios, estantes,
gavetas y credenzas en la parte superior, como se muestra en el ejemplo.
Figura 16 Armarios, estantes, gavetas, credenzas y similares
ARMARIO
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IMPLEMENTACIÓN DEL
b) Cajones de escritorio
En el Cuadro 5 se muestra cómo realizar control visual propuesto para el orden
dentro de los cajones de escritorio.
Cuadro 5 Control visual para la organización dentro de los cajones de escritorio
MATERIALES PROCEDIMIENTO
1. Tomar las medidas internas del

cajón.
- Corrospum
color
anaranjado
- Lapicero 2. Cortar el corrospum de acuerdo a

las medidas del cajón.
- Cuchilla
3. Colocar los elementos del cajón

sobre el corrospum
4. Calcar la silueta del elemento con

un lapicero
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IMPLEMENTACIÓN DEL
5. Cortar de acuerdo a la silueta

calcada, con ayuda de una cuchilla.
- Corrospum
color
anaranjado
- Lapicero
- Cuchilla
Resultado final
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IMPLEMENTACIÓN DEL
c) Archivadores
Utilizar el formato estandarizado para las etiquetas que se colocarán en los lomos de
todos los archivadores.
Figura 17 Etiquetas estandarizadas
En el Cuadro 6 se explica cómo elaborar el control visual propuesto para los

archivadores.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
Cuadro 6 Control visual para la organización de 5 archivadores
1. Trazar una figura similar al
ejemplo en el lado izquierdo del
papel lustre.
- Papel lustre Ángulo de inclinación
color 10 grados.
anaranjado
1.5 cm
5 cm
- Regla
2. Cortar la figura de acuerdo al
- Lapicero ancho de cada archivador, y
pegar cada parte con cinta
- Tijera adhesiva a la base del mismo,
cuidando el buen empalme entre
- Cinta las partes.
adhesiva. En el ejemplo, el ancho de cada Ancho de cada archivador: 9cm
archivador es 9 cm.
- Goma. 3. Para la identificación del nivel del
estante al que pertenece el grupo
de archivadores, colocar un A
círculo con la letra del nivel al
que pertenece, y pegarlo en la
base del archivador *. - Fondo: Blanco, Oscuro 1,
Fondo 15%.
*Explicación detallada en el Cuadro 8. - Texto: Negro, Texto 1,
Claro 50%
Resultado obtenido
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IMPLEMENTACIÓN DEL
 Si son más de 5 archivadores: Proceder de la siguiente manera:
Cuadro 7 Control visual para la organización de 6 o más archivadores
ejemplo en el lado izquierdo del
papel lustre.
- Papel lustre Ángulo de inclinación
color 10 grados.
anaranjado 5 cm
1.5 cm
- Regla
- Lapicero ejemplo en el lado derecho del
papel lustre.
- Tijera
Ángulo de inclinación
10 grados.
- Cinta
adhesiva. 1.5 cm
5 cm
- Goma
3. Cortar la figura izquierda de
acuerdo al ancho de cada
archivador, y pegar cada parte
con cinta adhesiva a la base del
mismo, cuidando el buen
empalme entre las partes.
En el ejemplo, el ancho de cada Ancho de cada archivador: 9cm
archivador es 9 cm.
4. Cortar la figura derecha de
acuerdo al ancho de cada
archivador, y pegar cada parte
con cinta adhesiva a la base del
mismo, cuidando el buen
empalme entre las partes.
En el ejemplo, el ancho de cada Ancho de cada archivador: 9cm
archivador es 9 cm.
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IMPLEMENTACIÓN DEL
5. Para la identificación del nivel del
estante al que pertenece el grupo
de archivadores, colocar un A
- Papel lustre círculo con la letra del nivel al
color que pertenece, y pegarlo en la
anaranjado base del archivador *. - Fondo: Blanco, Oscuro 1,
Fondo 15%.
- Regla *Explicación detallada en el Cuadro 8. - Texto: Negro, Texto 1,
Claro 50%
- Lapicero
- Tijera Resultado obtenido
- Cinta
adhesiva
- Goma
Página 33 de 36
IMPLEMENTACIÓN DEL
Los niveles de cada estante deben estar identificados con una letra, empezando
por el nivel superior, como se muestra en la Figura 18, puesto que esa letra
permitirá identificar el nivel al que pertenecen los archivadores. Del mismo modo,
las oficinas deben tener un directorio o lista de los archivos y contenidos que
tienen en los estantes.
Figura 18 Identificación de los niveles del estante
B C
A
Colocar los B C
archivadores
del nivel A
D E
F G H
I
J
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IMPLEMENTACIÓN DEL
“Disciplina para no volver al estado inicial de desorden”
La última etapa del tiene como objetivo lograr el hábito de adoptar, seguir y respetar las reglas
establecidas por el Programa 5S. La disciplina es de suma importancia puesto que sin ella
todas las mejoras obtenidas se deterioran rápidamente.
Consiste en convertir en hábito los métodos establecidos y estandarizados previamente para

mantener y mejorar las condiciones alcanzadas con las primeras 4S. Se debe fomentar la
disciplina como auto exigencia (autodisciplina) para que se respeten las directrices
establecidas.
Algunas claves para conseguirlo:
Trabajar permanentemente de acuerdo a las normas establecidas.
Practicar diariamente la clasificación, orden y limpieza y respetar la

estandarización.
Capacitar a las personas para que puedan contribuir a la mejora de sus tareas.
Lograr el compromiso de todos con las 5S, para mantener y mejorar sus resultados
Página 35 de 36
IMPLEMENTACIÓN DEL
Los anexos están conformados por la documentación del programa 5S, que a continuación
se listan como referencia:
 GC-03-OPLAN-P-08 Procedimiento para el mantenimiento del Programa 5S.

 OPLAN-5S-R-001 Formato de autoevaluación 5S – laboratorios, talleres y almacenes.
 OPLAN-5S-R-002 Primera S Clasificar (SEIRI).
 OPLAN-5S-R-003 Segunda S Organizar (SEITON).
 OPLAN-5S-R-004 Tercera S Limpiar (SEISO) (Plan de limpieza).
 OPLAN-5S-R-005 Cuarta S Estandarizar (SEIKETSU).
 OPLAN-5S-R-007 Plan de acción 5S.
 OPLAN-5S-R-008 Registro fotográfico 5S del antes y después.
 OPLAN-5S-R-010 Acta de reunión 5S.
Página 36 de 36

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OFICINA DE PLANIFICACIÓN

Aseguramiento de la Calidad y Mejora Continua

MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN

La Universidad de Lima, enfocada en la mejora continua de sus procesos, ha implementado

Japonés Español Objetivo

El propósito de estandarizar la implementación del Programa 5S en los diferentes

Por lo mencionado, el presente manual abordará una serie de contenidos complementado

Dra. Elsie Bonilla Pastor

Brindar pautas, recomendaciones y sugerencias de cómo aplicar la metodología 5S en las

 Explicar de forma gráfica la manera de implementar y mantener cada etapa del

 Promover el mantenimiento de ambientes de trabajos cómodos, seguros y

 Apoyar la inducción y adiestramiento de los nuevos colaboradores de una oficina o

 Establecer buenas prácticas en los diferentes ambientes de la Universidad

 Favorecer el trabajo en equipo y la mejora continua de los procesos y servicios.

La Manufactura Esbelta (Lean Manufacturing) se enfoca en la satisfacción del cliente

 Filosofía: Sostiene la cultura lean en el largo plazo.

Técnicas de la Manufactura Esbelta

 1era S: Clasificar (SEIRI)

 2da S: Organizar (SEITON)

 3era S: Limpiar (SEISO)

 4ta S: Estandarizar (SEIKETSU)

 5ta S: Disciplinar (SHITSUKE)

Herramientas y conceptos de soporte de la Manufactura Esbelta

Producción Calidad en el Participación

Fomenta cultura de orden y limpieza en el trabajo y en el

Mejora el ambiente y el clima laboral.

Mejora la calidad del producto o servicio

Previene errores tontos.

Mejora el resguardo de los recursos materiales.

Elimina diversos tipos de desperdicio y reduce

(*) Unidad: oficina administrativa.

MIEMBRO DEL COMITÉ FUNCIONES

A. Capacitación: Brinda los conocimientos, principios y técnicas al personal que apoyará el

B. Implementación del Programa 5S: Comprende el establecimiento de los cinco hábitos:

“Conservar lo útil y retirar lo inútil”

1.1 Pasos para implementar el hábito de la clasificación

La aplicación de estos pasos es para los elementos innecesarios identificados. La gestión de

a) Identificar elementos innecesarios

Los elementos innecesarios se pueden identificar a partir de los siguientes criterios:

Cuadro 1 Criterios de clasificación para elementos innecesarios

Elemento deteriorado o en malas condiciones, pero

Elemento en buen estado, pero deja de tener

Elemento que no está en condiciones para ser

b) Determinar el destino de los elementos innecesarios

Figura 1 Diagrama de flujo para la clasificación

OBJETOS NECESARIOS OBJETOS DAÑADOS OBJETOS OBSOLETOS OBJETOS DE MÁS

c) Retirar los elementos innecesarios del área de trabajo

Finalmente, retirar los elementos innecesarios del área de trabajo.

Figura 2 Retirar los elementos innecesarios

1.2 Frecuencia de clasificación

Se sugiere las siguientes frecuencias de clasificación:

Cuadro 2 Frecuencia de clasificación

1.3 Responsabilidad de clasificación

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

El objetivo de organizar es ubicar adecuadamente los elementos necesarios del área de

2.1 Implementación del hábito de la organización

El Círculo de frecuencia de uso y destino facilita la identificación de la mejor ubicación, a

Figura 4 Círculo de Frecuencia de uso y destino

 El Círculo de frecuencia de uso y destino puede ayudar a seguir identificando elementos

2.2 Frecuencia de organización

2.3 Responsabilidad de organización

2.4 Organización de los elementos necesarios en las oficinas

Figura 5 Elementos para la superficie de escritorios