Inhoudsopgave

Inleiding 2
Werking van de salarisadministratie 2
Externe partijen 3
Privacy 4
Invloed van AI 5
Communicatie & Ondersteuning 5
Internationale salarisadministratie 6
Bronnenlijst 8
Inleiding
Salarisadministratie valt onder het vakgebied van ‘Human Resource Management’
HRM houdt in dat de personeelskosten geadministreerd worden en dat de
werknemers uitbetaald worden. Hiernaast is het ook van belang dat elke
organisatie of de externe partij voldoet aan de wet- en regelgeving. Dit zorgt
voor een tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Bij de meeste
organisaties gebeurt dit via een externe partij, dat wil zeggen dat een sociaal
secretariaat die gespecialiseerd is in loonadministratie dit allemaal beheert en
verwerkt. Organisaties kiezen preferentieel voor een externe partij wegens
tijdsbesparing en zich niet continu hoeven te verdiepen in wet- en regelgevingen.
Een ander voordeel is dat de verantwoordelijkheid van de organisatie wordt
weggegeven en hierdoor niet voor beboet kunnen worden.

Werking van de salarisadministratie

Het is een proces waarbij je het bruto en nettoloon vast stelt en de loonheffingen
ook verwerkt. Hier zijn de belangrijkste stappen bij het administreren van de
salarissen:

□ Loonberekening: Het bruto salaris wordt op basis van verschillende

aspecten berekent zoals het overeengekomen uurloon, het aantal
gewerkte uren en eventuele bonussen.
□ Aftrekkingen: Het bruto salaris wordt nadien afgetrokken door belastingen,
sociale premies, pensioenbijdragen, ziektekostenverzekeringen en
eventuele andere wettelijke verplichtingen.
□ Netto salaris: Het netto salaris is hetgeen wat de werknemer uiteindelijk
ontvangt na aftrekking van belastingen op het bruto salaris.
□ Belastingen: Salarisadministratie omvat ook de berekening van
belastingen op het salaris van de werknemers. Denk hierbij aan
loonbelasting, premies volksverzekering en andere lokale belastingen.
□ Sociale verzekeringen en premies: Indien u sociaal verzekerd bent, kunt u
kinderbijslag, uitkeringen, pensioenen van zorgkosten krijgen. U betaalt
hiervoor premies.
□ Loonstrook: Een gedetailleerd document dat elke werknemer krijgt in
verband met haar of zijn loon. Dit omvat ook informatie over cumulatieve
cijfers zoals het totale belastbare inkomen en de betaalde belastingen
gedurende het jaar.

Als werkgever bent u verplicht de loonadministratie strikt en correct te volgen

volgens de geldende wet- en regelgeving te voeren. De administratie moet
vervolgens minimaal 7 jaar bewaard worden, indien de belastingdienst deze
documenten opvraagt. Periodiek moeten er loonfiches verstrekt worden aan
werknemers. Werkgevers moeten een schriftelijke arbeidsovereenkomst opstellen
voor alle werknemers, zonder mag er wettelijk gezien niet worden gewerkt. De
arbeidsovereenkomst bevat verschillende en belangrijke informaties zoals de
identificatie van de partijen, de functie van de werknemer, het loon en de
arbeidsduur. De standaard arbeidsduur is beperkt tot 8 uren per dag en 40 uren
per week. Werknemers hebben hiernaast ook recht op een jaarlijks verlof en
betaalde feestdagen. België kent een wettelijke minimumloon. Dit minimum loon
wordt op regelmatige basis herzien zodat het loon van de werknemer op dezelfde
wijze toekomt bij potentiële stijgende leefomstandigheden. Het loon van de
werknemers wordt ook belast volgens een belastingtarief. Dit wil zeggen dat
werkgevers sociale zekerheidsbijdragen (zorgt voor een vervangend inkomen en
een hoger inkomen) voor hun werknemers moeten betalen. Deze betalingen
omvatten ziektekostenverzekeringen, pensioenen, werkloosheidsuitkeringen en
andere sociale uitkeringen. Daarnaast moeten ze ook de bedrijfsvoorheffing
inhouden op het loon werknemers en deze bedragen dan overmaken aan de
belastingdienst. Het is dus belangrijk voor de werkgevers om op de hoogte te
blijven van eventuele wijzigingen in de wet- en regelgeving om fouten te
vermijden. Een mogelijke oplossing hiervoor is dat het beter en gemakkelijker is
om samen te werken met juridisch adviseurs om op de hoogte te blijven van
wetswijzigingen en pas de praktijken dienovereenkomstig aan. Denk hierbij aan
juridische aspecten zoals arbeidsovereenkomsten en cao’s.

Externe partijen
Voor het bedrijf of het externe partij is het zeer belangrijk dat ze zich
voortdurend blijven aanpassen. Een voorbeeld hiervan is dat er op 22 juni 2023
een nieuwe belastingverdrag tussen Nederland en België werd ondertekend, ter
vervanging van het oude verdrag uit 2001. Dit verdrag is ontworpen om dubbele
belasting te voorkomen, misbruik tegen te gaan en bestaande knelpunten op te
lossen. Belangrijke wijzigingen betreffen leraren, hoogleraren, sporters en
artiesten die over de grens werken. Het aangepaste verdrag streeft naar gelijke
belastingpraktijken voor deze groepen. De goedkeuring van de parlementen van
beide landen is noodzakelijk voordat het verdrag van kracht gaat. Ondertussen
worden er ook discussies gevoerd over de situatie van grenswerkers die
thuiswerken.

In België zijn er veel salarisadministratie kantoren die de administratie van

andere bedrijven op vlak van lonen etc. regelen Hier zijn een paar voorbeelden
van zulke grote en bekende sociale kantoren die zich richten op het verwerken
van lonen voor externe bedrijven:

1) Partena Professional: Ze zijn gespecialiseerd in HR-oplossingen, inclusief

salarisadministratie en sociaaljuridisch advies. Ze bieden ook diensten aan
voor zowel grote als kleine bedrijven. Het doel van het bedrijf is om de
focus te leggen op het ondersteunen van werkgevers bij hun
personeelsbeheer.
2) Securex: Biedt een breed scala aan HR-diensten, waaronder
salarisadministratie, sociale administratie en juridisch advies. Ze zijn ook
actief op het gebied van sociale wetgeving en regelgeving. Ze bieden ook
diensten aan voor zowel grote als kleine bedrijven.
 3) SD Worx: Ze zijn ook gespecialiseerd in HR-oplossingen, inclusief
salarisadministratie, loonverwerking en personeelsbeheer. Ze bieden ook
diensten aan voor zowel grote als kleine bedrijven.
4) Acerta: Deze diensten hier zijn gericht op zowel werkgevers als
zelfstandige ondernemers. Ze besteden een specifieke aandacht voor
sociale wetgeving en compliance.
5) Easypay Group: EasyGroup is een loonadminstratie kantoor dat
gespecialiseerd is in het administreren van de lonen. Ze bieden
oplossingen voor personeelsbeheer en HR-advies.

Deze sociaal secretariaten nemen de verantwoordelijkheid en risico’s op zich en

zorgen ervoor dat de werknemers van andere bedrijven op een correcte en
tijdige manier betaald kunnen worden. Er zijn natuurlijk ook vele andere
kantoren bij wie je kan inschrijven. Het is echter belangrijk om individuele
behoeften en voorkeuren te overwegen bij het kiezen van een
salarisadministratiebureau.

Privacy
Waar bedrijven zich ook op moeten letten is de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG), ook wel gekend als de General Data Protection
Regulation. Het is een Europese wetgeving die op 25 mei 2018 van kracht is
gegaan. Het doel van de AVG is om er te voor zorgen dat er een betere
bescherming is van de persoonsgegevens, inclusief loonfiches, van de burgers.
Dat wil zeggen dat alleen de gegevens noodzakelijk zijn voor het leveren van een
product of dienst mogen worden opgevraagd. Met persoonlijke gegevens wordt
er ook bedoeld met loonfiches of de gegevens van de werknemers. Alle
ondernemingen en organisaties die zaken doen zowel binnen als buiten de
Europese-Unie moeten deze weten naleven. Ze worden door de autoriteit
persoonsgegevens gecontroleerd op het naleven van de nieuwe wetten. Indien
een onderneming of organisatie zich er niet aan houdt, kan het bedrijf boetes
opgelegd krijgen. Bedrijven moeten zorgen dat hun systemen al vanaf het begin
rekening houden met de privacyoverwegingen om te zorgen dat de contracten en
ICT ten allertijden in orde zijn. Sommige bedrijven moeten een functionaris voor
gegevensbescherming aanstellen, vooral als de kernactiviteiten van de
verwerking van persoonsgegevens complex zijn en op grote schaal plaatsvinden.

Tot op de dag van vandaag zijn er enorm veel bedrijven die deze zaken niet in
orde hebben en hierdoor de wetgeving niet naleven. Een voorbeeld van zo’n
bedrijf is Spotify. Spotify heeft een boete van vijf miljoen euro gekregen wegens
het overtreden van de AVG-wetgeving, omdat het bedrijf niet heeft voldaan aan
het recht van consumenten op toegang tot informatie. De Zweedse
gegevensbeschermingsautoriteit is een onderzoek gestart naar aanleiding van
een klacht van gegevensbeschermingsactivist Max Schrems. De boete vloeit
voort uit een schending van het controlerecht en onregelmatigheid bij de
uitvoering ervan. De zaak is ingediend door Schrems’ stichting, nadat Spotify niet
reageerde op een toegangsverzoek. De rechter oordeelde dat de toezichthouder
daaraan moet voldoen, resulterend in een boete. De Nederlandse
gegevensbeschermingsactivist Rejo Zenger waarschuwt voor de risico's die
verbonden zijn aan de gegevensverzameling van Spotify, zoals het vrijgeven van
persoonlijke informatie via muziekinstellingen en podcasts.
Een mogelijke oplossing om dit probleem in de toekomst een beetje te kunnen
vermijden is door de werknemers bewust te maken van privacybescherming.
Motivatiestrategieën zoals personalisatie van het privacy bewustzijn, het
betrekken van medewerkers bij gegevensbeschermingsprojecten, het belonen
van goed gedrag en het leren van gegevensbeschermingszaken worden
besproken. Het promoot ook het gebruik van online leren zoals ‘Privacy
Awareness’ en ‘Security Awareness, wat een effectieve manier is om de
werknemersparticipatie te informeren en te vergroten. Het benadrukt dat
investeren in privacy niet alleen de naleving bevordert, maar ook de reputatie
beschermt, het risicobeheer verbetert en kosten bespaart. Dit zorgt er ook voor
dat de werknemers ook weten met wat ze bezig zijn.

Het is dus belangrijk dat organisaties zich volledig voldoen aan de AVG-vereisten
om de privacy van individuen te beschermen en juridische en financiële
gevolgen te voorkomen. Het is daarnaast noodzakelijk om als bedrijf op de
hoogte te zijn van mogelijke wijzigingen in de wetgeving en de nodige
maatregelen te nemen om de gegevensbescherming te waarborgen.

Invloed van AI
Door de toenemende technologie kan er nu meer gebruik gemaakt worden van
kunstmatige intelligentie (AI). Deze blog benadrukt dat AI bedoeld is om HR-
professionals te ondersteunen, niet om ze te vervangen. Het bespreekt
voordelen zoals het automatiseren van taken, het verbeteren van de efficiëntie
en het wervingsproces en tot slot het creëren van een betere
werknemerservaring.

De blog noemt ook concrete toepassingen van AI in HR, waaronder werving en

werknemersbetrokkenheid. Het benoemt ook uitdagingen, zoals
beveiligingsproblemen en onbewuste vooroordelen. Als laatste geeft het een
aantal tips, met als voorbeelden: het kiezen van de juiste tools, het trainen van
werknemers en het naleven van de privacywetgeving.

Communicatie & Ondersteuning

Het bedrijf moet ook sterk zijn op vlak van klantenservice en communicatie met
hun werknemers. Dit is belangrijk indien er vragen van de werknemers zijn. Hier
zijn een paar belangrijke punten waar een bedrijf of organisatie op moet letten:

1) Effectieve salariscommunicatie: De manier waarop je de

salarisadministratie communiceert naar de werknemers. Dit kan op
verschillende manieren gepresenteerd worden, maar liefst ook op een
duidelijke manier en men moet ook altijd bereikbaar zijn indien de
werknemers vragen hebben in verband met hun salarissen.
2) Vragen en Ondersteuning: Bespreek met je personeel bij wie ze moeten
zijn indien ze vragen hebben met betrekking tot het loon. Een bedrijf moet
dit aangeven, zodat de werknemers zich comfortabel voelen om eventueel
vragen te kunnen stellen.
3) Gebruik van interne communicatiemiddelen: Duidelijke interne
communicatiemiddelen zijn essentieel. Het bedrijf moet zorgen voor een
 duidelijke uitleg in verband met waar de werknemers hun loonfiches of
andere zaken online kunnen raadplegen.
4) Nieuws in verband met de lonen: Indien er bijvoorbeeld een
loonsverhoging komt of extra bonussen dan is het belangrijk dat je dit
vermeldt aan de werknemers en het ook in hun contracten wijzigt.

Door de nadruk te leggen op deze drie aspecten, laat je ook zien aan je
personeel dat het bedrijf niet alleen bezig is met de technische aspecten, maar
ook met de salarisadministratie en het belang van de werknemers. Goede
communicatie zorgt ervoor dat groepen bij elkaar houdt. Het verbetert en
versterkt relaties wat zal leiden tot een bevorderde samenwerking. Een goede
communicatie naar het personeel toe vermijdt problemen en voorkomt
miscommunicatie.

Internationale salarisadministratie
Salarisadministratie gebeurt niet enkel in België, maar letterlijk elk bedrijf in de
wereld moet het verwerken. Internationale salarisadministratie omvat de
complexe administratie en verwerking van personeelsbeloningen in meerdere
landen. Nu bedrijven zich wereldwijd uitbreiden, is het van cruciaal belang dat zij
zich oriënteren op verschillende belastingregels, arbeidswetten en valuta-
overwegingen. Het is belangrijk om de regels van elk land te volgen, de
wisselkoersen te controleren en ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens
worden beschermd volgens de AVG. De belangrijke onderdelen zijn het
integreren van systemen met personeel, het oplossen van problemen die
verband houden met grensoverschrijdend werken en het gebruik van
technologie in de automatisering. Goed samenwerkend beheer, risicobeheer en
duidelijke interne communicatie dragen bij aan het succes van internationaal
loonbeheer. Goed opgeleide professionals zijn essentieel om met deze
complexiteit om te gaan en ervoor te zorgen dat de salarisadministratie
wereldwijd accuraat en conform is.

In deze aflevering bijvoorbeeld van The Payroll Podcast van JGA Recruitment
geeft Adrian Morrissey, Senior Commercial Manager bij Immedis, waardevolle
inzichten en praktische begeleiding over de belangrijkste aspecten van
internationale payroll. De discussie gaat over belangrijke onderwerpen, zoals het
waarborgen van compliance bij internationale payrollactiviteiten, het gebruik van
robotisering van processen (RPA) voor efficiëntie, strategieën voor het verkrijgen
van erkenning op directieniveau, het aanpakken van uitdagingen die voortvloeien
uit verschillende rechtsgebieden en het gebruik van rapportagetools en analyses
om payrollprocessen te verbeteren.

Morrissey gaat ook in op overwegingen met betrekking tot de General Data

Protection Regulation (GDPR) in de context van internationale payroll. GDPR
onderzoekt de beschikbaarheid van payroll- en belastingdiensten voor meerdere
landen die zijn ontworpen om complexe wereldwijde payrollactiviteiten te
ondersteunen. Daarnaast deelt hij tools en strategieën die payrollprofessionals
onmiddellijk kunnen inzetten om hun carrière binnen de sector vooruit te helpen.
Doorheen de podcast biedt Morrissey zijn expertise over het evoluerende
landschap van de payroll-industrie, met name in reactie op technologische
ontwikkelingen zoals RPA. Het overkoepelende doel van The Payroll Podcast is om
door de fijne kneepjes van internationale payrollactiviteiten heen te prikken,
waarbij een breed scala aan onderwerpen aan bod komt, van GDPR en welzijn op
de werkplek tot leiderschap, werving en carrièreplanning. De podcast, waarin
leiders uit de sector optreden, biedt praktische inzichten met een vleugje humor
om de functies van payrollprofessionals te verbeteren en bij te dragen aan de
strategische doelen van hun organisaties.

Om salarissen internationaal succesvol te beheren, is het belangrijk om de regels

in elk land te begrijpen, technologie goed toe te passen en duidelijk te
communiceren. Aangezien bedrijven blijven groeien over de hele wereld, zal de
behoefte aan deskundige professionals op het gebied van internationale
salarisadministratie, die deze uitdagingen begrijpen, naar verwachting toenemen.
Bronnenlijst
1) Vanmorgen, S. (2023, 26 juin). Nieuw belastingverdrag tussen Nederland
en België. Salaris
Vanmorgen. https://www.salarisvanmorgen.nl/2023/06/22/nieuw-belastin
gverdrag-tussen-nederland-en-belgie/

2) AVG : wat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming ? |

(Onder)zoektips. (s. d.).
https://onderzoektips.ugent.be/nl/tips/00001759/

3) Hofmans, T. (2023, 13 juin). Spotify krijgt AVG-boete van vijf miljoen euro
na handhavingsverzoek Max Schrems. Tweakers.
https://tweakers.net/nieuws/210744/spotify-krijgt-avg-boete-van-vijf-milj
oen-euro-na-handhavingsverzoek-max-schrems.html

4) Medewerkers motiveren om privacybewust te werken : het voordeel van

e-learning - blogpost. (s. d.).
https://www.privacycompany.eu/blogpost-nl/medewerkers-motiveren-om-
privacybewust-te-werken-het-voordeel-van-e-learning

5) AI in HR : people ops gemakkelijk en effectief maken met nieuwe

technologieën | Zavvy. (s. d.). https://www.zavvy.io/nl/blog/ai-in-hr

6) The Payroll Podcast. (2019, 25 mars). # 03. The Payroll Podcast by JGA
Recruitment - International Payroll, with Adrian Morrissey [Vidéo].
YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=FCzhO4krKuw