Como Llenar las time sheets

1. Cada mes COA compartirá a través de WhatsApp, la time sheet del mes correspondiente.

2. Para empezar debe de llenar sus datos personales en parte superior de la hoja, el nombre debe
de ser como parece en su NIT y también agregar su número de NIT.

3. En la parte izquierda de color amarillo, deben de colocar el nombre de la sucursal donde

impartieron clases en cada horario. *esta parte es de suma importancia porque planilla de cada
sucursal se revisará en forma individual, por lo que es necesario llevar este dato en forma
correcta*

4. Parte A: Este espacio es SOLO PARA CLASES PRESENCIALES GRUPALES DENTRO DE

INSTALACIONES; Es importante llenar el nombre de la sucursal, número de horas, fases, semanas
correspondientes y según su calendario. (Recomendaciones: tomar notas de la información de cada
clase asignada a usted desde el primer día del mes, y tener esta nota en el momento de llenar sus
time sheets)

*OJO*: Revisar bien horarios, fases, semanas, idioma (en caso que no sea inglés) sucursal.
5. Parte B: Este espacio es SOLO PARA CLASES PRESENCIALES PRIVADAS, SEMI O EMPRESARIALES
DENTRO O FUERA DE INSTALACIONES; Es importante llenar sucursal, número de horas y nombre
de cliente según su calendario. (Recomendaciones: tomar notas de información de cada clase
asignado a usted desde primer día del mes, y tener esta nota en momento de llenar sus time sheets)

*OJO*: Revisar bien horarios, idioma (en caso que no sea inglés) sucursal.
*OJO*: En caso de clases Privadas, semi o empresas, mencionar nombre de cliente o empresa es
OBLIGATORIO.
*OJO*: En Caso de clases Privadas, semi o empresas, es necesario de agregar horarios
correspondientes de cada clase, recordando que no hay un horario específico para este tipo de
clases.
*OJO*: En Caso de clases Privadas, semi o empresas, la última semana del mes se reporta en time
sheet de siguiente mes. Por lo cual, en cada mes puede observar en parte izquierda de este cuadro,
unas fechas subrayadas con color anaranjado, donde puede agregar las horas pendientes del pago
del mes anterior.

6. Parte C: Este espacio es SOLO PARA CLASES SABATINOS Y DOMINICALES; Es importante llenar el
nombre de la sucursal, número de horas, fases y semanas correspondiente y según su calendario.
(Recomendaciones: tomar notas de información de cada clase asignada a usted desde primer día
del mes, y tener esta nota en momento de llenar sus time sheets)

7. Parte D: Este espacio es SOLO PARA CLASES PRIVADAS, SEMI O EMPRESARIALES PENDIENTE
DEL PAGO DEL MES PASADO.

*OJO*: No olvidar los puntos ante mencionados de este tipo de clase, ver Parte 5.
*OJO*: Normalmente se paga en forma completa las clases de fin de semanas, para tener
información completa y saber si es necesario o no agregar las horas en time sheet, revisen los
folders de clases, si hay firma de coordinación debajo de la página, significa que clase fue pagado
en caso contrario deben de agregar las horas en este parte.
*Firma de coordinación o contabilidad.

8. Parte E: Este espacio es para la sumatoria de sus horas. Revisen bien esta parte y si hay algún
problema en conteo, hagan el cambio necesario en la fórmula para tener la sumatoria correcta.

9. Parte F: Este espacio es solamente para cualquier tipo de notificaciones o comentarios necesarios
para COA.

10. Parte G: Este espacio es para reportar los viáticos correspondientes del mes.

*OJO*: Es necesario mencionar nombre de la empresa o cliente que tenía viáticos más valor de
viáticos y total reportado del mes.
*OJO*: Recuerden que los viáticos son en base de número de visitas del mes.
11. Parte H: Este parte es solamente para COA, Contabilidad y Gerencia. No deben de agregar nada
en este espacio.

12. En caso que COA notifica al maestro cualquier cambio en horarios antes de fecha límite de
envió de time sheet, cada maestro es responsable de hacer las modificaciones necesarias como
adicionar o quitar horas, modificar información o etc en su time sheet, y asegurar de NO duplicar
la time sheet en drive.

13. En caso que COA solicite al maestro a sustituir alguna clase, el maestro de sustitución debe de
agregar las horas en su time sheet con la información necesaria como fase, semana, sucursal y
nombre de maestro que fue sustituido.

14. También el maestro que fue sustituido debe de agregar el nombre del maestro sustituto y
quitar la hora de su time sheet.

15. En caso de tener algún tipo de modificación después de fecha limites, COA encargará de hacer
los cambios necesarios en las time sheet, debido que todas las time sheet estarían impresas en las
fechas mencionadas y los cambios realizados por maestros después no van a estar reflejados en
las time sheets.

Donde encontrar y subir las time sheets

1. Las time sheets están compartidas entre fecha 10 a 15 de cada mes en el chat de MAESTROS
2021. Este da tiempo suficiente a cada maestro para poder llenar, corregir y subir su time sheet ya
lista en la fecha estipulada y en el drive correspondiente.

2. Fecha límite de enviar sus time sheets según el mes son variables, pero COA siempre notificará a
ustedes a través de un mensaje de WhatsApp dicha fecha. Ninguna time sheet será aceptada
después de esta fecha y probablemente el pago realizará en mes siguiente.
3. Las time sheets deben de estar subidas antes de 12:00 de medianoche de la fecha antes
mencionada en un drive llamado: PLANILLA ES. (Deben de pedir el acceso a COA para poder subir
sus time sheets). Los pasos para encontrar el archivo correcto son los siguientes:

A. Buscar en sus correos archivo compartido llamado PLANILLA ES.

B. Buscar el archivo del mes actual.

C. En esta parte siempre encontrarán 3 archivos: ACADEMIA (para clases Virtuales y presenciales en
sucursales de San Salvador, La Libertad), ATENEO (Sonsonate, Santa Ana, Metapan, Ahuachapán,
San Miguel, Usulután) e INSAFORP.

D. En caso de folder de ACADEMIA, habrá 2 archivos para cada modalidad, Presenciales y Virtuales
(clases impartidas para equipo internacional), deben de asegurarse que están subiendo su time
sheet en file correcto.
E. Deben de guardar su time sheet por su nombre.

4. En caso de que haya algún problema en sus pagos o hay algún reclamo acerca de números de
horas pagadas, después de fecha de pago deben de comparar su boleta de pago con su time sheet
ya revisada (normalmente se envían a las sucursales específicos o en contabilidad) y averiguar cuál
clase u hora no fue pagada y con esta información acerca o mandar un mensaje a COA para poder
resolver el problema de su pago.

5. COA compartirá el listado de los recibos de pago que contabilidad mandara a sucursales según
las solicitudes de cada maestro (cada maestro llenara un typeform donde solicita enviar su boleto
de pago a sucursal más cercana) después de la fecha del pago, firmar estos recibos cada mes es
OBLIGATORIO. En Caso de maestros de Ateneo, por favor verificar este punto con COA de su
sucursal.

Por cual quiere pregunta o duda por favor contactan directamente a 74680231 (COA)

Coordinación General
Academia Europea SV.