INFORME

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(2909033)

YULISSA BELTRÁN BAUTISTA

FEBRERO 17 DE 2024
Tabla de contenido
¿Qué es la administración documental? ........................................................................................... 3
¿cómo se desarrolló? ........................................................................................................... 3
Importancia de la administración documental ................................................................... 4
Características principales de un administrador documental .......................................................... 4
Como funciona un sistema de administración documental ..................................................... 5
Bibliografía ....................................................................................................................... 6
¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL?

La administración documental hace referencia a los procesos y recursos

necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los
flujos de trabajo dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden
estar en formato impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas,
solicitudes de empleo, información sobre la inscripción en entes gubernamentales
y muchos otros registros.

A lo largo de esta lectura podrá obtener más respuestas sobre qué es la

administración de documentos, incluidas las características clave de un sistema
eficaz y su funcionamiento.

¿COMO SE DESARROLLO?

Esta es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y
comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y
papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía
el tamaño de los fondos documentales. Durante siglos, la gestión documental en
las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y
bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las
carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de
papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u
ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una
larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de
codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los
informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de
sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la
actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la
gestión documental, aún los profesionales en sistemas de información son los
expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de
soporte papel o electrónico.

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la

experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del
Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años
60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine Rea dable
Cataloging)2 o catalogación legible por máquina, para sus bases de datos. Unos
años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo
común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de
datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión

documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y
sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la
documentación administrativa propiamente, venga ella en papel o en formato
electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de
tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de
producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,
centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar
información de cualquier lugar. Algunos sistemas se están preservando o
adaptando al formato electrónico mediante diversas herramientas.3

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL:

En promedio, las empresas que carecen de procesos eficientes de gestión

documental malgastan unos 20.000 dólares debido a problemas relacionados
con los documentos. En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban
unos 18 minutos de media en buscar los documentos o el papeleo que
necesitaban para completar una tarea. Estas son algunas de las importancias
principales de la administración documental:

• Garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los

documentos que necesita en tiempo real.

• Proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado

y otras garantías.

• Sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.

• Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel.

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE UN ADMINISTRADOR DOCUMENTAL:

Hacer que la gestión de documentos funcione en beneficio de su empresa

requiere un sistema realmente eficaz. Limitarse a escanear todo desde el
archivador a Google Drive solo traslada los mismos problemas del papel a
los archivos digitales. En su lugar, considere la posibilidad de buscar un
software de gestión documental que admita funcionalidades importantes
como las que se indican a continuación.

¿CÓMO FUNCIONA UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL?

Entender cómo funciona un sistema de gestión documental puede ayudarle a
decidir cuál es el más adecuado para su empresa. El resumen que figura a
continuación cubre los aspectos básicos.
El software de gestión documental utiliza varios métodos para capturar
documentos electrónicos y convertir archivos en papel a formato digital. Estos
sistemas funcionan mediante diversos métodos de captura de documentos, entre
los que se incluyen:
Escaneo: Es posible escanear documentos en papel desde una fotocopiadora
multifunción, un escáner de alta velocidad o de sobremesa y un smartphone.
Estos escaneos pueden indexarse automáticamente, archivarse, enviarse al
empleado responsable o utilizarse para activar un flujo de trabajo.

OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata

de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser
utilizados por el software empresarial.

Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar

correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta de proyectos correcta,
directamente desde la bandeja de entrada.

Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros

sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos
documentos pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice un flujo de
trabajo para distribuirlos a la persona adecuada.

Formularios electrónicos: Los formularios en línea, cómodos y estandarizados,

sustituyen a los anticuados documentos en papel, los PDF de difícil navegación y
la introducción manual de datos, propensa a errores. Los formularios digitales
externalizan la introducción de datos a la persona que rellena el formulario y los
campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a buscar la información que falta.
Bibliografía:

-https://www.studocu.com/co/document/servicio-nacional-de-
aprendizaje/gestion-gestion-proyectos/tipos-de-
documentos/50836314?origin=organic-success-document-viewer-cta

-https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental