Dijon, le 27 février 2013.

Note à l’attention de

Pour attribution
Mesdames et messieurs les directeurs d’écoles,
Mesdames et messieurs les enseignants de la circonscription de Dijon
Est.
Mesdames et messieurs les psychologues scolaires et enseignants
spécialisés du RASED Dijon Est.

Note de service permanente n°1

Contrôle de la fréquentation des élèves.
Tenue du registre d’appel journalier.

Références : Code de l’Education : articles 131-5 à 131-8.

Instruction n°2005-003 sur la conservation des registres d’appel.
Circulaire départementale du 16 janvier 2013.

Cette note de service a pour objectif de rappeler les dispositions concernant le contrôle de la fréquentation des
élèves, la prévention et la lutte contre l’absentéisme ainsi que les recommandations à suivre scrupuleusement
concernant la tenue du registre d’appel, tenue qui est une obligation pour tout enseignant.

Dispositions communes.

Code de l’Education – Article L.131-5.

« Il est tenu, dans chaque école et établissement scolaire public ou privé, un registre d’appel sur lequel sont
mentionnés, pour chaque classe les absences des élèves inscrits. Tout personnel responsable d’une activité
organisée pendant le temps scolaire signale les élèves absents.
Toute absence est immédiatement signalée aux personnes responsables de l’enfant qui doivent sans délai en faire
connaître les motifs au directeur d’école.
En cas d’absence prévisible, les personnes responsables de l’enfant en informent préalablement le directeur de
l’école et en précisent le motif. S’il y a doute sérieux sur la légitimité du motif, le directeur de l’école invite les
personnes responsables à présenter une demande d’autorisation d’absence qu’il transmet au directeur académique
des services départementaux de l’Éducation nationale. »

Le registre d’appel journalier – Organisation et usages.

Le registre d’appel journalier doit être précisément complété chaque année (page de couverture) afin qu’il soit
facilement archivé.
La liste des élèves est alphabétique : aucun nom d’élève ne doit figurer avant son admission définitive et réelle dans
la classe.
Les élèves arrivant en cours d’année sont inscrits chronologiquement à la suite des élèves présents le premier jour.
La date de radiation est notée à la suite du nom et du prénom de l’enfant radié (qui peut être pour des commodités
de lecture barré ou surligné). Le lien avec le registre matricule doit pouvoir ainsi être fait.

En cas d’évacuation de l’école, le registre d’appel journalier est le seul document officiel qui doit être emporté. Il est
donc important qu’il porte mention des renseignements individuels sous la forme choisie par l’école (mentions
manuscrites ou par collage d’une liste imprimée). Sont nécessaires : la date et le lieu de naissance, les noms et
prénoms des personnes responsables, l’adresse et un ou plusieurs numéros de téléphone (cf. listes pour PPMS).

Conformément à l’article R.131-5 du Code de l’Education, les absences sont consignées au début de chaque demi
journée sur les feuilles mensuelles qui auront été complétées en début de mois. Seuls les jours de classe sont
mentionnés par le quantième et la lettre. Dans un souci de lisibilité, les coloriages ou autres traits indiquant les
congés ou autres manifestations, ne sont pas permis.
Il est convenu que les absences soient ainsi mentionnées :
- absence du matin " trait horizontal
Note de service n°3 2012/2013 – Tenue du registre d’appel journalier Page 1 J. Manzoni, IEN Dijon Est – Mars 2013.
 - absence de l’après midi " trait vertical
- absence de la journée " croix.
Dès lors, la présence des élèves n’est signalée par aucun signe qui surchargerait la lecture du registre d’appel.
En cas de retard, le trait horizontal ou vertical peut être transformé en R, indication qui peut dans certains cas
s’avérer utile en cas d’absentéisme perlé.
Le motif des absences est noté.
Le cahier d’appel étant le seul document de référence en cas d’évacuation ou de mise à l’abri, il est fortement
recommandé de noter en bas de colonne et par demi-journées, le nombre d’élèves présents.

En fin de mois et sans délai, les divers totaux et le calcul des pourcentages sont effectués.
Sont calculés :
- le nombre d’élèves inscrits pour le mois,
- le nombre de présences possibles dans le mois,
- le nombre d’absences exprimées par demi-journées,
- le nombre de demi-journées d’absence pour chaque élève,
- le pourcentage des présences,
- le pourcentage des absences, dont pour l’un et l’autre le calcul est arrêté au dixième.
Ces bilans statistiques sont signés mensuellement par le directeur ou la directrice qui ainsi contrôle
réglementairement l’assiduité.
Lors de ces visites dans la classe, le registre d’appel est systématiquement remis à l’IEN qui le signe.

A la fin de chaque année scolaire, les registres d’appels de chaque classe sont remis au directeur ou à la directrice.
Par une instruction de 2005, ils sont conservés 10 ans dans les archives de l’école et ne pourront être détruits
qu’après émission d’un bordereau d’élimination du directeur des archives départementales.
Si vous êtes dans ce cas, vous voudrez bien nous contacter pour procéder à cette opération administrative.

Contrôle des absences.

Rappels.
« L’inscription à l’école maternelle implique l’engagement pour la famille d’une bonne fréquentation souhaitable pour
le développement de la personnalité de l’enfant et le préparant ainsi à recevoir la formation donnée à l’école
élémentaire.
La fréquentation régulière de l’école élémentaire est obligatoire conformément aux textes législatifs et
réglementaires en vigueur. » (Circulaire n°1991-124 du 06/06/1991).

« Lorsqu’un enfant manque momentanément la classe, les personnes responsables doivent, sans délai, faire
connaître au directeur ou à la directrice de l’école les motifs de cette absence.
Sont réputés légitimes les seuls motifs suivants :
- maladie de l’enfant,
- maladie transmissible et contagieuse d’un membre de la famille,
- réunion solennelle de famille,
- empêchement résultant de la difficulté accidentelle des communications,
- absence temporaire des personnels responsables de l’enfant quand les enfants les suivent.
Les autres motifs sont appréciés par la directrice académique. » (Code de l’Education – Article L 131-8).
Ils doivent être précisés par la famille suffisamment à l’avance par un courrier à sa destination.

L’enseignant de la classe, le directeur d’école porteront leur avis sur cette demande qui transite par voie
hiérarchique.

« Les absences d’un élève, avec leur durée et leurs motifs, sont mentionnés dans un dossier ouvert pour la seule
année scolaire, qui regroupe l’ensemble des informations et documents relatifs à ces absences.
En cas d’absences répétées d’un élève, justifiées ou non, le directeur/la directrice de l’école engage avec les
personnes responsables de l’enfant un dialogue sur sa situation. » (Code de l’Education – Article L 131-6).

Lorsque le directeur constate que les absences se renouvellent ou se prolongent, il « saisit le directeur académique
afin qu’il adresse un avertissement aux personnes responsables de l’enfant et leur rappelle les sanctions pénales
dans les cas suivants :
- lorsque, malgré l’invitation du directeur, elles n’ont pas fait connaître les motifs d’absence de l’enfant ou ont
donné des motifs d’absence inexacts ;
- lorsque l’enfant a manqué la classe sans motif légitime, ni excuses valables au moins quatre demi-journées
dans le mois. » (Code de l’Education – Article L131-8).
Dans le même temps, le directeur de l’école informe le maire de la commune dans laquelle l’élève est domicilié.

Note de service n°3 2012/2013 – Tenue du registre d’appel journalier Page 2 J. Manzoni, IEN Dijon Est – Mars 2013.
« La directrice académique, saisie du dossier de l’élève par le directeur de l’école, adresse un avertissement aux
personnes responsables, rappelle leurs obligations légales et les sanctions pénales auxquelles elles s’exposent. »
(Code de l’Education – Article R 131-7).

La consultation de la circulaire départementale du 16 janvier 2013 et de ses annexes est incontournable pour, en
cas de situation sensible concernant un élève, monter un dossier solide.
L’aide de l’équipe de circonscription mais également des membres du RASED, dans le cadre d’un dialogue avec la
famille, peut s’avérer utile.

Une enquête sociale peut être diligentée. Les personnes responsables sont alors convoquées pour un entretien en
vue de proposer des mesures de nature pédagogiques ou éducatives pour l’élève.

Prévention et traitement de l’absentéisme.

Référence : Circulaire n°2011-0018 du 31/01/2011.

Chaque école enregistre les absences des élèves, les taux d’absentéisme sont suivis classe par classe, niveau par
niveau.
En Conseil d’Ecole, une fois par an, une information est faire sur l’absentéisme dans l’école.

Dès la première inscription d’un élève, le projet d’école et le règlement intérieur sont présentés aux personnes
responsables afin de les impliquer dans les enjeux de l’éducation et l’accompagnement de leur enfant.
Il leur est rappelé les impératifs de l’assiduité qui permettent d’assurer la régularité des apprentissages de l’élève.

L’Inspectrice de l’Education nationale

Jocelyne Manzoni

Note de service n°3 2012/2013 – Tenue du registre d’appel journalier Page 3 J. Manzoni, IEN Dijon Est – Mars 2013.