Filipino sa Piling Larang (Akademik)

ARALIN: Pagsulat ng Memorandum at Adyenda

May tatlong mahahalagang elementong kailangan upang maging maayos, organisado, at epektibo
ang isang pulong. Ito ay ang memorandum, agenda, at katitikan ng pulong. Bilang isang mag-
aaral, mahalagang matutuhan mo kung ano-ano at kung paano ginagawa ang mga ito.
Memorandum o Memo
Ayon kay Prof. Ma Rovilla Sudaprasert, sa kanyang aklat na English fo r the Workplace
3 (2014), ang memorandum o memo ay isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa
gagawing pulong o paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin, o utos.
Sa memo nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting. Sa pamamagitan nito, nagiging
malinaw sa mga dadalo ng pulong kung ano ang inaasahan mula sa kanila. Kung ang layunin ng pulong na nakatala sa
memo ay upang ipabatid lamang sa kanila ang isang mahalagang desisyon o proyekto ng kompanya o organisasyon,
magiging malinaw para sa lahat na hindi na kailangan ang kanilang ideya o suhestiyon sapagkat pinal na ang nasabing
desisyon o proyekto.
Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining. Dapat tandaan na ang memo ay hindi isang liham.
Kadalasang ito ay maikli lamang na ang pangunahing layunin ay pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na alituntunin na
dapat isakatuparan gaya halimbawa ng pagdalo sa isang pulong, pagsasagawa, o pagsuµod sa bagong sistema ng
produksiyon o kompanya. Ito rin ay maaaring maglahad ng isang impormasyon tungkol sa isang mahalagang balita o
pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.
Ayon kay Dr. Darwin Bargo sa kanyang aklat na Writing in the Discipline (2014), ang mga kilala at malalaking
kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang mga memo tulad ng
sumusunod:
Puti - ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan, direktiba, o impormasyon
Pink o rosas - ginagamit naman para sa request o order na nanggagaling sa purchasing department
Dilaw o luntian - ginagamit naman para sa mga memo na nanggagaling sa marketing at accounting department
Sapangkalahatan, ayon din kay Bargo (2014), may tatlong uri ng memorandum ayon sa layunin nito.
Memorandum para sa kahilingan
Memorandum para sa kabatiran
Memorandum para sa pagtugon
Narito ang ilang halimbawa ng memo na ginagamit sa pagsasagawa ng pulong o pagbibigay ng kabatiran.
Academy of Saint John
La Salle Green Hills Supervised
General Trias, Cavite

MEMORANDUM

Para sa: Mga Puno ng Kagawaran at Mga Guro ng Senior High School
Mula Kay: Daisy T. Romero, Punong-guro, Academy of Saint John
Petsa: 25 Nobyembre 2015
Paksa: Pagbabago ng Petsa ng Pulong
Ang nakatakdang pulong sa Sabado, Nobyembre 28, 2015 ay inilipat sa susunod na Sabado,
Disyembre 5 sa ganap na ika-9:00 hanggang ika-11:00 ng umaga.

Academy of Saint John

La Salle Green Hills Supervised
General Trias, Cavite

MEMORANDUM

Para sa: Mga guro sa Ikaanim na Baitang

Mula Kay: Nestor S. Lontoc, Registrar, Academy of Saint John
Petsa: 25 Nobyembre 2015
Paksa: Rebyu para sa National Achievement Test
Ang National Achievement Test para sa mga mag-aaral ng Baitang 6 ay nakatakda sa Disyembre 12, 2015.
Mahalagang maihanda natin ang mga mag-aaral sa pagsusulit na ito.
Sa darating na Sabado, Disyembre 5, 2015 kayo ay pinakikiusapang magsagawa ng rebuy para sa mag-
aaral. Mangyaring sundin ang iskedyul na nakatala sa ibaba.

Oras Asignatura Guro

8:00-10:00 n.u Filipino Bb. Reyes
10:00-10:30 n.u Malayang Sandali
10:30-12:30 n.h Araling Panlipunan G. Nieres
12:30-1:30 n.h Malayang Sandali
1:30-2:30 n.h Matematika G. Penida
2:30-4:30 n.h Agham Gng. Abundo
1
Page
Filipino sa Piling Larang (Akademik)
Mula sa mga nakatalang halimbawa, mahalagang tandaan na ang isang maayos at malinaw na memo ay dapat na
magtaglay ng sumusunod na mga impormasyon. Ang mga impormasyong ito ay hinango mula sa aklat ni Sudaprasert na
English for the Workplace 3 (2014).

1. Makikita sa letter head ang logo at pangalan ng kompanya, institusyon, o organisasyon gayundinang lugar kung
saan matatagpuan ito at minsan maging ang bilang ng numero ng telepono.

2. Ang bahaging 'Para sa/Para Kay/Kina' ay naglalaman ng pangalan ng tao o mga tao, o kaya naman ay grupong
pinag-uukulan ng memo. Para sa isang impormal na memo ang Para Kay: Ailene ay sapat na. Ngunit sa mga
pormal na memo, mahalagang isulat ang buong pangalan ng pinag-uukulan nito. Kung ang tatanggap ng memo ay
kabilang sa ibang depatamento, makatutulong kung ilalagay rin ang pangalan ng departamento. Hindi na rin
kailangang lagyan ng G., Gng., Bb., at iba pa maliban na lamang na napakapormal ng memong ginawa.

3. Ang bahagi namang 'Mula Kay' ay naglalaman ng pangalan ng gumawa o nagpadala ng memo. Gaya rin ng
bahaging 'Para sa/Para Kay/Kina' maaaring gamitin na lamang ang unang pangalan ng sumulat nito gaya
halimbawa nito: Mula Kay: Nestor. Ngunit kung ito ay pormal, isulat ang buong pangalan ng nagpadala. Gayundin,
mahalagang ilagay ang pangalan ng departamento kung ang memo ay galing sa ibang seksiyon o tanggapan. Hindi
na rin kailangang lagyan ng G., Gng., Bb., at iba pa maliban na lamang na napakapormal ng memong ginawa.

4. Sa bahaging Petsa, iwasan ang paggamit ng numero gaya ng 11/25/15 o 30/09/15. Sa halip, isulat ang buong
pangalan ng buwan o ang dinaglat na salita nito tulad halimba ng Nobyembre o Nob. kasama ang araw at taon
upang maiwasan ang pagkalito.

5. Ang bahaging Paksa ay mahalagang maisulat nang payak, malinaw, at tuwiran upang agad maunawaan ang nais
ipabatid nito.

6. Kadalasang ang 'Mensahe' ay maikli lamang ngunit kung ito ay isang detalyadong memo kailangang ito ay
magtaglay ng sumusunod:

a. Sitwasyon - dito makikita ang panimula o layunin ng memo.

b. Problema - nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng pansin.Hindi lahat ng memo ay nagtataglay nito.
c. Solusyon - nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng kinauukulan.
d. Paggalang o Pasasalamat - wakasan ang memo sa pamamagitan ng pagpapasalamat o pagpapakita ng
paggalang.
7. Ang huling bahagi ay ang 'Lagda' ng nagpadala. Kadalasang inilalagay ito sa ibabaw ng kanyang pangalan sa
bahaging Mula Kay...

Agenda oAdyenda
Ayon kay Sudaprasert (2014), ang adyenda ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon
ng maayos at sistematikong adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na pulong. Napakahalagang maisagawa ito
nang maayos at maipabatid sa mga taong kabahagi bago isagawa ang pulong. Narito ang ilang kahalagahan ng
pagkakaroon ng adyenda ng pulong.

1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon:

a. mga paksang tatalakayin
b. mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
c. oras na itinakda para sa bawat paksa
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunod-sunod ng mga paksang tatalakayin at kung
gaano katagal pag-uusapan ang mga ito.
3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak na ang lahat ng paksang tatalakayin ay
kasama sa talaan.
4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin o
pagdedesisyunan.
5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong.

Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda

Tulad ng paggawa ng memorandum, mayroon ding sinusunod na hakbang sa paggawa ng adyenda. Tandaan na ang
mga paksang tatalakayin ay hindi lamang sa isang tao magmumula kundi manggagaling sa mga taong kasapi sa pulong.
Narito ang mga hakbang na dapat isagawa sa pagsulat ng adyenda.
1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang e-mail na nagsasaad na
magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar.
2. Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng kanilang pagdalo o kung e-mail miman
kinakailangang magpadala sila ng kanilang tugon. Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring ipadala
o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang ng minuto na
kanilang kailangan upang pag-usapan ito.
3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng mga adyenda o paksa ay napadala na o
nalikom na. Higit na magiging sistematiko kung ang talaan ng agenda ay nakalatag sa talahanayan o naka-
table format kung saan makikita ang agenda o paksa, taong magpapaliwanag, at oras kung gaano ito katagal pag-
uusapan . Ang taong naatasang gumawa ng agenda ay kailangang maging matalino at mapanuri. Kung ang mga
isinumiteng agenda o paksa ay may kaugnayan sa layunin ng pulong. Kung sakaling ito ay malayo sa paksang
pag-uusapan, ipagbigay-alam sa taong nagpadala nito na ito ay maaaring talakayin sa susunod na pulong.
4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang pulong. Bilang paalala ay
muling ilagay rito ang Iayunin ng pulong, at kung kailan at saan ito gaganapin.
2
Page

5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.

Filipino sa Piling Larang (Akademik)
Petsa: Disyembre 5, 2015 Oras: 9:00 n.u – 11:00 n.u

Lugar: Academy of Saint John (Conference Room)

Paksa/Layunin: Preparasyon para sa Senior High School
Mga Dadalo:
1. Daisy Romero (Prinsipal)
2. Nestor Lontoc (Registrar)
3. Joselito Pascual (Finance Head)
4. Atty. Ez Pascual (Physical Resource Head)
5. Engr. Ricardo Martinez (Engineer)
6. Vicky Gallardo (Academic Coordinator)
7. Rubie Manguera (Academic Coordinator)
8. Richard Pineda (Academic Coordinator)
9. Gemma Abriza (Guro - Senior High School)
10. Joel Cenizal (Guro - Senior High School)
11. Sherlyn Fercia (Guro - Senior High School)
12. Evangeline Sipat (Guro -Senior High School)
13. Ailene Posadas (Guro -Senior High School)
14. Vivin Abundo (Guro - Senior High School)
15. Onie Ison (Guro -Senior High School)

Mga Paksa o Agenda Taong Tatalakay Oras

1. Badyet sa pagpapatayo ng mga gusali para
Pascual 20 minuto
sa Senior High School
2. Loteng kailangan sa pagpapatayo ng gusali Atty. Pascual 20 minuto
3. Feedback mula sa mga magulang hinggil sa
Romero 10 minuto
SHS ng ASJ
4. Kurikulum/Track na ibibigay sa ASJ Romero 20 minuto
5. Pagkuha ng Pagsasanay ng mga guro pa sa
Lontoc 15 minuto
SHS
6. Pag-iiskedyul ng mga asignatura Pineda 15 minuto
7. Estratehiya para mahikayat ang mga mag-
Gallardo 10 minuto
aaral na kumuha ng SHS sa ASJ

Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Adyenda

1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda. Ginagawa ito upang matiyak na ang
bawat taong dadalo sa pulong ay may sapat na kaalaman hinggil sa mga paksang pag-uusapan. Gaya ng nabanggit
sa unahan, maaari itong ibigay sa mga kasapi sa pulong, isang araw o dalawang araw bago ang pulong depende sa
kultura ng organisasyon o institusyon. Maaaring magdala ng karagdagang kopya nito sa mismong araw ng pulong
upang kung may nakalimot dalhin ito ay maaari mo silang bigyan ng kopya.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang paksa. Sa pagpaplano ng pulong, higit na makabubuti
kung sa unang bahagi ng miting tatalakayin ang pinakamahahalagang adyenda. Ginagawa ito upang matiyak na kung
kulangin man ang oras para sa pagpupulong ay natalakay na ang mahahalagang paksa. Gayundin, ang mga taong
kasama sa pulong ay hindi pa gaanong pagod at ito ay nakatutulong nang malaki upang maunawaan nang lubos ang
mahahalagang adyenda.
3. Manatili sa iskedyul ng agenda ngunit maging flexible kung kinakailangan. Tiyakin na nasusunod ang itinakdang oras
para sa mga adyenda o paksang tatalakayin. Maging "conscious" sa oras na napagkasunduan. Huwag maging maligoy
sa pagtalakay ng mga paksa. Tandaan na ayaw ng maraming tao ang mahabang pulong. Ito ay kadalasang nagdudulot
ng pagkainip o minsan maging pagkainis sa mga kasapi sa pulong. Kung sakaling sumobra sa itinakdang oras ang
pagtalakay sa isang paksa dahil mahalaga ito at nangangailangan ng higit na paglilinaw, maaaring mag-adjust ng oras
ng pagtalakay sa ibang adyenda na maaaring matalakay nang mas mabilis.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng adyenda. Ang pagsunod sa itinakdang oras ay
nangangahulugan ng pagrespeto sa oras ng iyong mga kasama. Kung maaari ay maglagay ng palugit o sobrang oras
upang maiwasan ang pagmamadali;
5. Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama ng adyenda. Makatutulong nang malaki kung nakahanda na rin
kasama ng adyenda ang mga kakailanganing dokumento para sa mga paksang nangangailangan ng estadistika,
kompyutasyon, at iba pa upang mas madali itong maunawaan ng lahat at walang masayang na oras.

Sanggunian:

Julian, A. B., & Lontoc, N. B. (2016). Pinagyamang pluma: filipino sa piling larangan (Akademik). Quezon City: Phoenix
Publushing House, Inc. Pahina 43-46

Ariola, M. M., Galeon, K. S., Langcay, S. P., & Laroza, R. D. (2016). Filipino sa piling parang: Akademik. (R. K. Cedre, Ed.)
Malabon City: Jimczyville Publications. Pahina 131-136
3
Page