Visión general de Office 365 para los

administradores
Se proporciona una visión general de Office 365 como un conjunto de servicios y aplicaciones de
nivel empresarial basado en la nube de Microsoft. Se introducen conceptos únicos de este tipo de
tecnología, así como los distintos planes de licenciamiento, destacando la diferencia con
Microsoft Office 2019. Finalmente, se crea un tenant o cuenta empresarial de Office 365 con la
que trabajar. Contenido:
1. Introducción.
2. Servicios como suscripción.
3. Planes de Office 365.
4. Componentes de Office 365.
5. Concepto de tenant y de licencia.
6. Crear un tenant de prueba.
7. Iniciar sesión en Office 365 por primera vez.

1. INTRODUCCIÓN
Office 365 es un conjunto de servicios "en la nube" que Microsoft ofrece a los usuarios según
sus necesidades.
Si no has utilizado nunca estos servicios, puede que tengas la impresión de que Office 365 no es
más que la versión "online" o "en la nube" de las conocidas aplicaciones de productividad de
Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint, etc.
Pues bien, aunque dichas aplicaciones están incluidas, no son más que uno de los muchos
componentes que proporciona Office 365.

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Office 365 es realmente un completo ecosistema de aplicaciones y servicios que Microsoft pone
a disposición de los usuarios para abarcar prácticamente cualquier aspecto de sus necesidades, ya
sea un usuario particular como una pequeña, mediana o gran empresa. Entre esos aspectos que
viene a satisfacer Office 365 podemos encontrar las ya comentadas aplicaciones de
productividad, pero también cualquier necesidad de comunicación y trabajo en equipo. Todo
ello basado en la "nube de Microsoft". ¿Y qué significa esto? Bien, el paradigma de
"computación en la nube" significa que los servicios informáticos se obtienen a través de una
red, que generalmente es Internet. Así pues, Microsoft en este caso, es el que pone la
infraestructura necesaria para ofrecer esos servicios a los usuarios y estos no tienen más que
consumirlos a través de sus aplicaciones cliente. En muchos casos es suficiente con un navegador
que se conecta al servicio de Internet. Esto representa un cambio muy importante para los
departamentos de Tecnologías de la Información (TI) de las empresas, ya que no tienen que
configurar y mantener la infraestructura de servidores necesaria para alojar las aplicaciones
empresariales. Esa infraestructura y servicios se obtienen desde la nube de Microsoft a través de
lo que es conocido como licencias o contratos SaaS (Software as a Service o Software como
servicio). Seguramente el primer servicio que se relacionó con la "nube" fue el del correo
electrónico. Al aparecer servicios como Hotmail, Outlook.com o Gmail, muchos usuarios
dejaron de utilizar aplicaciones instaladas en sus equipos, ya que podían acceder de forma sencilla
a su correo a través de un navegador. Esa idea se amplía en gran medida en Office 365, ya que no
solo proporciona el servicio de correo electrónico de forma online, sino todos los servicios que
podemos llegar a necesitar. Así pues, los servicios de Office 365 se centran en cuatro áreas
principales de cara al usuario final:
Colaboración.
Correo electrónico.

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Comunicaciones.
Creación de contenido.
Además, Office 365 proporciona todo un entorno de administración para configurar ese entorno
de trabajo lo más adecuadamente posible. Este curso se centra en esas tareas de administración
que necesitaremos llevar a cabo. Queda claro entonces, que lo que estudiaremos no va estar
dirigido a un usuario final, sino más bien a los administradores que deben encargarse de
configurar y proporcionar esos servicios al resto de usuarios o empleados de una empresa.

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2. SERVICIOS COMO SUSCRIPCIÓN

Otra de las características de Office 365 es que se proporciona a través de un sistema de
suscripción.

Esto quiere decir que se paga una cantidad periódica para mantener activos los servicios que
utilizamos. Habitualmente el pago es mensual, incluyendo (o no) un compromiso de
permanencia anual.

Por otra parte, Microsoft Office 2019 es el conjunto de aplicaciones de productividad

de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, etc.) que se compran como pago
único. Al hacer dicho pago, se obtiene una licencia de uso perpetua.
Sin embargo, cuando hablamos de Office 365, debemos pensar en el uso de esas
aplicaciones mediante la modalidad de suscripción.

La modalidad de suscripción también contrasta con la clásica visión de comprar el software

pagando una única vez y obteniendo la licencia de uso para siempre. Office 365 no funciona así,
sino que el usuario tiene que seguir pagando su suscripción periódicamente si quiere seguir
teniendo la posibilidad de utilizar el software.
El hecho de obtener los servicios por suscripción tiene ventajas y desventajas.

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La ventaja más obvia es que no requiere de un desembolso inicial muy grande, ya que los precios
por usuario y mes son relativamente pequeños. En cambio, si obtenemos el software con una
licencia perpetua, tendremos que pagar licencias mucho más elevadas para cada usuario.
Además, las licencias de Office 365 permiten la instalación del software en varios dispositivos a
la vez, lo que se adapta mejor a un entorno tan móvil como el que vivimos hoy en día.

Comprueba las características de la licencia para saber en cuántos dispositivos puedes

utilizar las aplicaciones de Office 365.

Así pues, los empleados que disponen de una licencia de Office 365 tienen el derecho de instalar
el software en su ordenador de escritorio, pero también lo pueden hacer en otro portátil, en su
smartphone o en su tablet. Esto permite disponer de un entorno de trabajo continuo utilizando las
mismas herramientas en todos los casos.

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Con la compra de una licencia de pago único de Microsoft Office 2019, el usuario
solo obtiene la capacidad de instalar el software en un equipo.

Otras empresas preferirán realizar un único pago y obtener para siempre las aplicaciones si no
requieren de otros servicios de comunicación o de trabajo en equipo.
Pues bien, para esas empresas Microsoft sigue ofreciendo las aplicaciones de productividad bajo
la denominación de Microsoft Office 2019.
Pero las diferencias entre Office 365 y Microsoft Office 2019 van mucho más allá de lo que
representa la modalidad de obtención del software (suscripción o pago único). Microsoft centra la
mayoría de sus esfuerzos en el desarrollo de Office 365. Así pues:
Un usuario con una licencia de Office 365 obtiene siempre la última versión de los
productos, con todas las funcionalidades disponibles y que se van añadiendo. Además, la
actualización se hace de forma automática, por lo que no requiere de ninguna acción por su
parte.
Muchas opciones y características de los productos están solo disponibles en la versión de
Office 365, por lo que el producto Microsoft Office 2019 se entiende como una "instantánea"
de los productos en un momento en concreto, que se corresponde con el de su publicación.
Microsoft "ha amagado" varias veces con la idea de que no va a seguir proporcionando una
versión de sus aplicaciones en la modalidad de pago único. Sin embargo, hasta ahora sí que lo ha
hecho, siendo Microsoft Office 2019 la última de ellas en el momento de realizar este curso,
aunque centra la mayoría de sus esfuerzos en Office 365.

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3. PLANES DE OFFICE 365

Microsoft entiende que debe adaptar Office 365 a las necesidades de empresas de distinta
naturaleza. Y para ello crea múltiples planes de suscripción, que engloban los servicios que se
pone a disposición junto con un determinado precio por ellos. Pues bien, muchas veces las
empresas que quiere pasar a Office 365 se encuentran con serias dificultades a la hora de elegir el
plan que mejor se adapta a sus necesidades y no es hasta que conocen mejor los servicios de
Office 365 cuando se dan cuenta de qué plan es el que deben contratar. Por ello, una
planificación del aprovisionamiento de Office 365 es necesaria y eso puede significar contar con
el apoyo de una consultoría especializada en ello. Microsoft nos puede ayudar también. Pero
tenemos algunos parámetros que podemos detectar inmediatamente entre nuestras necesidades y
que nos permitirán elegir el plan adecuado. Algunos de ellos son:
¿Cuál es el número de usuarios que utilizarán Office 365 en nuestra organización?
Este parámetro nos permitirá conocer si necesitamos un plan Para empresas (hasta 300
usuarios) o Enterprise (número ilimitado de usuarios).
¿Necesitaremos obtener correo empresarial?
Habitualmente el correo de la empresa implicará el uso de direcciones de un dominio particular,
como "miempresa.com" y no genérico, como "outlook.com". Si necesitamos correo empresarial
con nuestro dominio, deberemos comprar un plan que lo incluya.
¿Queremos pasar a un plan con opciones de comunicación?
Por ejemplo, la empresa puede estar pensando en pasar su infraestructura telefónica a servicios de
comunicación como Skype para empresas. En ese caso, necesitaremos un plan que incluya
minutos para utilizar con esta herramienta.
¿Tenemos necesidades de alta seguridad?
Si es el caso, necesitaremos planes que incluyan recursos para ello.
¿Queremos tener un entorno totalmente online o híbrido?
Los entornos totalmente online utilizan únicamente los servicios de la nube de Microsoft, pero es
posible disponer de entornos híbridos o mixtos en los que algunos servicios se mantienen en
servidores locales de la empresa.

Las versiones locales de los productos incluidos en Office 365 aparecen en la

documentación como versiones "on-premises". Por lo tanto, cuando veas estos,
entiende que se refiere a tener un servidor local en la empresa en lugar de utilizar el servicio
"equivalente" en la nube de Microsoft. Por ejemplo, Exchange on-premises, Azure Active
Directory on-premises, etc.

Por ejemplo, es posible que deseemos mantener los servidores de correo electrónico en nuestra

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empresa, por lo que no requeriremos del servicio de Exchange Online, sino de su versión local.
Es decir, que tendremos que recopilar nuestras necesidades y confrontarlas contra los distintos
planes de suscripción que proporciona Microsoft para Office 365. Veamos brevemente cuáles
son los principales.
Planes para el hogar: enfocados a usuarios particulares, por lo que incluyen un conjunto de
productos y servicios reducido. Podemos encontrar dos modalidades de suscripción (Office
365 Hogar y Office 365 Personal) y la opción de comprar la suite ofimática de pago único
(Office Hogar y Estudiantes 2019).

Planes para pequeñas y medianas empresas que van a licenciar hasta 300 usuarios. Se
conocen bajo el nombre genérico "Para empresas" y tenemos tres planes distintos: Office
365 Empresa, Office 365 Empresa Premium y Office 365 Empresa Essentials.

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Algunos planes incluyen únicamente la posibilidad de utilizar las aplicaciones de

productividad "online", como Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, etc.
Las aplicaciones online no tienen toda la funcionalidad de las aplicaciones de escritorio, pero
pueden ser suficientes en algunos entornos de trabajo.
Es importante, entender, sin embargo, que las versiones online de Office 365 son distintas a
lo que se conoce como "Office Online", que son versiones gratuitas de estas aplicaciones
que Microsoft proporciona a cualquier usuario que tenga una cuenta Microsoft (asociada
habitualmente con una cuenta de correo electrónico gratuito, como Hotmail, Outlook.com,
etc.).
Las aplicaciones online de Office 365 son más completas que las versiones gratuitas de
Office Online.
También se debe recordar que Microsoft proporciona versiones móviles para sus
aplicaciones de productividad. Esas aplicaciones pueden funcionar con más funciones si las
utilizamos con una cuenta de usuario de Office 365 que si lo hacemos con una cuenta
Microsoft gratuita.

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El plan más utilizado es Office 365 Empresa Premium, ya que incluye el correo empresarial con
el dominio particular de la empresa. Además, permite la instalación de las aplicaciones de
productividad de Office en su versión de escritorio, es decir, en equipos PC o Mac.
Aquí vemos que tendría un coste de 10,50 € más IVA para cada usuario y mes si lo contratamos
con un compromiso anual. Si no queremos tener este compromiso, sino que queremos cancelar la
suscripción en cualquier momento, el coste sería de 12,60 € más IVA al mes para cada usuario.
Planes para grandes empresas que van a licenciar más de 300 usuarios. Se conocen bajo el
nombre genérico "Enterprise" y tenemos hasta cuatro planes distintos: Office 365 ProPlus,
E1, E3 y E5.

Son planes equivalentes a los "Para empresa" pero con más requerimientos. Por ejemplo, si se
requiere de correo empresarial en un entorno con más de 300 usuarios, tendremos que elegir un
plan E1, E3 o E5.
Pero si además necesitamos herramientas de seguridad y cumplimiento, la elección ya se reduce a
los planes E3 y E5.
El plan más utilizado es Office 365 Enterprise E3.
Además de los planes para particulares y empresas, existen planes especiales para centros
educativos, ONG o administraciones públicas.

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Es posible cambiar de plan contratado e incluso mezclar distintos planes en una

instalación de Office 365 si disponemos de usuarios con distintas necesidades.

Como puedes ver, el número de planes es elevado, lo que nos obligará a estudiar detenidamente
sus características y precios para poder confrontarlos con las necesidades que tengamos.
Para poder decidir, se necesita conocer también para qué sirven esos productos y servicios
incluidos, por lo que la formación en Office 365 como la que estás siguiendo es fundamental.

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4. COMPONENTES DE OFFICE 365

Antes de continuar, debemos, al menos, mencionar cuáles son los componentes principales de
Office 365, ya que son los que harán que una empresa se decida contratar un determinado plan.
Pues bien, podemos encontrar cuatro componentes principales:
Exchange Online.
SharePoint Online y OneDrive para empresas.
Microsoft Teams
Las aplicaciones de productividad de Office.
Exchange Online: se trata de la versión "en la nube" del servidor de correo electrónico,
contactos y calendario de Microsoft.
Muchas empresas que contratan Office 365 tienen como principal requisito disponer de correo
electrónico corporativo, por lo que Exchange Online es un componente fundamental.

SharePoint Online y OneDrive para empresas: son soluciones de colaboración y

compartición de documentos.

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Microsoft Teams: anteriormente conocido como Skype para empresas o Lync. Es la

solución de comunicación de Microsoft (chat, videoconferencia, escritorio remoto, etc.).

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Office: hace referencia a las aplicaciones ofimáticas o de productividad tan populares, como
Word, Excel, PowerPoint, etc.
Office 365 proporciona dos versiones de estas aplicaciones: las versiones online y las de
escritorio instalables en equipos PC y Mac.

Además, de estos componentes básicos de Office 365, también podemos destacar:

Yammer: se trata de una "red social" en el ámbito empresarial. De hecho, a veces puedes
encontrar que la llaman como "Facebook para negocios".

Si conoces Prezi, ya tendrás una idea de lo que puedes hacer en Sway.

Sway: servicio online para crear fácilmente pequeños sitios web o presentaciones basadas en
la Web.
Delve: herramienta para buscar y descubrir contenido almacenado en los productos de Office
365. Por ejemplo, permite dar un vistazo a la agenda del día (lo que puede implicar mirar en
varios productos de Office 365) para priorizar el trabajo.
Power BI: herramienta de inteligencia empresarial que permite analizar los datos
empresariales y obtener resultados.
Intune: herramienta para administrar los dispositivos que utilizan los empleados de una
empresa para acceder a los servicios de Office 365.

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Como puedes ver, Office 365 es mucho más que las aplicaciones de Office. La disponibilidad de
estos componentes estará sujeta al plan de Office 365 contratado.

5. CONCEPTO DE TENANT Y DE LICENCIA

Cuando nos registramos en una suscripción de Office 365 para nuestra empresa, estamos creando
lo que se conoce como un "tenant" o "inquilino" de Office 365.

Lo habitual es elegir la parte principal del dominio de nuestra empresa. Por ejemplo, si
nuestra empresa tiene contratado el dominio de Internet "miempresa.com", el tenant
que configuremos en Office 365 podría ser "miempresa.onmicrosoft.com".

L o s tenant quedan registrados en la nube de Microsoft como un subdominio del dominio

genérico onmicrosoft.com, por lo que el nombre de ese subdominio que elijamos para nuestra
empresa tiene que ser único. Después veremos cómo crear un tenant a través de la opción de
obtener una prueba gratuita. Por ahora, simplemente recuerda que es el nombre que da Microsoft
a la cuenta que hemos creado en Office 365 para nuestra empresa.

Es posible mezclar licencias de distintos planes en un mismo tenant si existen usuarios

con distintas necesidades.

Además, cada usuario activo en un tenant requerirá de una licencia de uso, la cual determinará la

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funcionalidad de Office 365 que tiene disponible el usuario. Por ejemplo, si un usuario tiene
asignada una licencia Office 365 Empresa Premium, podrá realizar lo que dicha licencia le
permita. Office 365 también incluye la posibilidad de crear "usuarios inactivos", que no
necesitan de una licencia. La idea que hay detrás de esto es que el administrador puede marcar un
usuario como "inactivo" en lugar de eliminarlo. Por ejemplo, si un empleado abandona la
organización, es posible marcarlo como inactivo para que no se pueda seguir utilizando su cuenta
de Office 365, pero sin perder sus datos hasta que puedan ser transferidos a otros usuarios
activos. Además, si los administradores utilizan usuarios con el único propósito de administrar
el tenant, pueden utilizar para ello cuentas sin ocupar licencias (pero, por ejemplo, no tendrán un
buzón de correo electrónico asociado con dichas cuentas). Por lo tanto, para calcular el
presupuesto mensual que necesitamos para Office 365, tendremos que multiplicar el número de
usuarios con licencia por el coste de cada una de ellas.

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6. CREAR UN TENANT DE PRUEBA

Microsoft permite crear un tenant de prueba que otorga licencias habilitadas durante un mes.
Esto permite probar las características de Office 365 sin necesidad de pagar por ello, lo que es
ideal para evaluar el producto y confrontarlo contra las necesidades de nuestra empresa.

Para crear un tenant de prueba debes elegir el plan de Office 365 que deseas probar. Por ejemplo,
vamos a crear un tenant de prueba del plan Office 365 Empresa Premium, que es el que aparece
en la parte central de esta página.

Pulsa hasta acceder al final de la página. Pulsa en el enlace Prueba gratuita del segundo
plan.
Al crear la cuenta de prueba, como es esperable, deberemos introducir información sobre nuestra
empresa y la persona que está realizando el proceso. Pero antes de eso es muy importante
establecer el país donde utilizaremos Office 365, ya que esto no se podrá cambiar posteriormente,
incluso si convertimos el tenant de prueba en un tenant de pago totalmente funcional. El país
elegido determina, entre otras cosas, la ubicación de los servidores de la nube de Microsoft que
"acogerán" nuestro tenant. Esto tiene muchas implicaciones, entre otras, los requerimientos en
cuanto a políticas de protección de datos (por ejemplo, RGPD o Reglamento General de
Protección de Datos en la Unión Europea). Por todo ello, asegúrate de elegir correctamente el
país. He incluido los datos que se solicitan en este primer paso con información ficticia. En tu
caso debería ser información real.

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Fíjate que la dirección de correo electrónico que indiques aquí debe existir, ya que se utilizará
posteriormente. Por lo tanto, no debe ser una dirección de correo electrónico que queramos crear
después de crear el tenant que estamos configurando.
Pulsa en el enlace Siguiente.
En este segundo paso se deben introducir el nombre de usuario y contraseña necesarios para
iniciar sesión en el tenant que estamos creando.
Fíjate que el nombre de usuario tiene la forma de una dirección de correo electrónico en el
dominio predeterminado onmicrosoft.com. Posteriormente podremos cambiar ese dominio con
el particular de nuestra empresa.
He introducido el nombre del usuario admin y office365course como dominio de la empresa.
Por lo tanto, el dominio inicial del tenant será office365course.onmicrosoft.com.

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Fíjate que el nombre de dominio que hemos indicado no debe existir en el dominio genérico
onmicrosoft.com.

Si al introducir el nombre de nuestro dominio, ya existe uno igual en onmicrosoft.com,

se nos indicará y tendremos que modificarlo.

El nombre que podemos introducir como dominio aquí debería corresponderse al de nuestra
empresa real u otro que dispongas y quieras utilizar para evaluar el producto.
También he introducido la contraseña asociada con esta cuenta de usuario que estamos creando
para iniciar sesión posteriormente.

Pulsa .

También debes indicar cómo deseas que se ponga en contacto Microsoft contigo una vez creado
la cuenta: mediante correo electrónico, teléfono o ambos medios.
Pulsa en Crear mi cuenta.

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En este tercer paso deberemos introducir un número de teléfono donde nos enviarán un mensaje
de texto (o recibiremos una llamada) para confirmar nuestra identidad. Esto es necesario para
poder finalizar la creación de la cuenta de Office 365.

Una vez introducido el número de teléfono, pulsa en Enviarme un mensaje, con lo que recibirás
un código que debes introducir para confirmar tu identidad y completar la creación del tenant de
Office 365.
Durante un mes tendrás tu cuenta de Office 365 habilitada, teniendo que pasar a una cuenta o
tenant de pago pasado ese mes si quieres seguir con el servicio.
Al hacerlo, podrás elegir un plan distinto al elegido inicialmente si la conclusión que obtienes tras
el período de evaluación es esta.
También puedes descartar la cuenta de prueba y crear un tenant desde cero con los datos que
quieres utilizar para tu empresa. El procedimiento será exactamente el mismo que hemos visto.

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7. INICIAR SESIÓN EN OFFICE 365 POR PRIMERA VEZ

Una vez creada la cuenta de Office 365 para nuestra empresa, debemos acceder a la URL
https://portal.office.com para iniciar sesión.
Haz clic en el campo de direcciones del navegador, introduce portal.office.com y acepta con
.

Escribe el nombre de usuario admin@office365course.onmicrosoft.com y pulsa en

Siguiente. Ya he introducido la contraseña. Pulsa en Iniciar sesión.
De esta manera hemos iniciado sesión en nuestro tenant de Office 365, desde el que podremos
acceder a todas las aplicaciones que tenemos disponibles y al centro de administración.

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Este último es la herramienta con la que trabajaremos durante este curso.

Pulsa en el icono de Administración.
Aquí puedes ver el Centro de administración de Microsoft 365. Se trata de una herramienta
realmente potente y compleja por la cantidad de elementos que podremos configurar desde aquí,
como iremos viendo a lo largo del curso.

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Fíjate que tenemos toda esta infraestructura y servicios a través de la nube de Microsoft, por lo
que no hemos tenido que instalar absolutamente nada en nuestro ordenador.
Pulsa en el icono del perfil de usuario (pone AG, de Administrador Global) y elige Cerrar
sesión.
Durante esta lección hemos introducido muchos conceptos: computación en la nube, SaaS, on-
premises, suscripción, pago único, tenant, licencia, etc.
Espero que tengas ahora una visión general de Office 365.
A partir de ahora empezaremos a estudiar las tareas que debe llevar a cabo todo administrador de
Office 365 en su trabajo diario.
Office 365 es un conjunto de servicios "en la nube" que Microsoft ofrece a los usuarios según
sus necesidades.
Los servicios de Office 365 se centran en cuatro áreas principales de cara al usuario final:
colaboración, correo electrónico, comunicaciones y creación de contenido (aplicaciones de
Office, como Word, Excel, PowerPoint, etc.).
Office 365 se proporciona a través de un sistema de suscripción. Esto quiere decir que se paga
una cantidad periódica para mantener activos los servicios que utilizamos. Habitualmente el pago
es mensual, incluyendo (o no) un compromiso de permanencia anual.

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A diferencia de ello, Microsoft proporciona únicamente las aplicaciones ofimáticas clásicas

bajo el nombre de Microsoft Office 2019, que son de pago único.
Un usuario con una licencia de Office 365 obtiene siempre la última versión de los productos,
con todas las funcionalidades disponibles y que se van añadiendo. Además, la actualización se
hace de forma automática, por lo que no requiere de ninguna acción por su parte.
Muchas opciones y características de los productos están solo disponibles en la versión de
Office 365.
Las empresas pueden elegir entre distintos planes de suscripción, que engloban los servicios
que se ponen a disposición junto con un determinado precio por ellos.
Los planes "Para empresas" están pensados para empresas de 300 o menos usuarios.

Los planes "Enterprise" están pensados para empresas más grandes, por lo que admiten un
número ilimitado de usuarios.
Podemos encontrar cuatro componentes principales: Exchange Online, SharePoint Online y
OneDrive para empresas, Microsoft Teams y Las aplicaciones de productividad de Office.
Hay otras aplicaciones o servicios adicionales en Office 365: Yammer, Sway, Delve, Power BI,
Intune, etc.
Cuando nos registramos en una suscripción de Office 365 para nuestra empresa, estamos
creando lo que se conoce como un "tenant" o "inquilino" de Office 365.
El dominio inicial de un tenant se crea como subdominio del dominio onmicrosoft.com.

Se puede crear un tenant de prueba que permite comprobar el funcionamiento de Office 365
durante un mes sin ningún coste.

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