KEMENTERIAN PERHUBUNGAN SEKRETARIAT JENDERAL JL. MEDAN MERDEKA BARAT NO. 8 | TELP, : (021) 3811908, 3605008 | TLX :46116 Menhub ARKARTA 10110 : FAX. : (021) 3522338 a cd ms ) ‘SMS conter : +62.813-111111-05 | hor Nomor 1 UM.001/2/8 PHB 2018 Jakarta, 12 Maret 2018 Klasifikasi Lampiran Perihal —: _ Prosedur Pengiiman Arsip Inaktif Kepada Yth. Daftar Terlampir di JAKARTA 4. Dalam rangka menertibkan penataan arsip inaktif di lingkungan Kementerian Perhubungan yang masih memiliki_nilai_ guna, bersama ini kami informasikan agar dapat segera dilakukan inventarisasi arsip inaktif dimaksud pada masing-masing unit kerja untuk dapat dikirimkan:ke Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang Bandung. 2. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kiranya Saudara dapat mengajukan permohonan untuk pengiriman arsip inaktif sesuai dengan prosedur yang dapat dipedomani sebagaimana terlampir guna poses lebih lanjut. 3. Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasin. SERRETARIAT, SJENOERA EY H.MH 4 (Wie) 0103 199103 1.001 Tembusan : Sekretaris Jenderal “Tingkatkan Keselamatan: dan Keamanan Pengguna Jasa Transportasi”Lampiran Surat Kepala Biro Umum Nomor —: UM.001/2/8 PHB 2018 Tanggal : 12 MARET 2018 Kepada Yt Sekretaris Inspektorat Jenderal; Sekretaris Direktorat Jenderal Perhubungan Darat; Sekretaris Direktorat Jenderal Perhubungan Laut; »Sekretaris Direktorat Jenderal Perhubungan Udara; Sekretaris Direktorat Jenderal Perkeretaapian; Sekretaris Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Perhubungan; Sekretaris Badan Penelitian dan Pengembangan Perhubungan; Sekretaris Badan Pengelola Transportasi Jabodetabek; PNP A Ren = 9. Kepala Biro Perencanaan; 40. Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi; 11. Kepala Biro Keuangan; 12. Kepala Biro Hukum; 13, - Kepala Biro Layanan Pengadaan dan Pengelolaan Barang Milik Negara; 14. Kepala Biro Komunikasi dan Informasi Publik; 15. . Kepala Pusat Fasilitasi Kemitraan dan Kelembagaan Internasional; 16. Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Perhubungan; 17. Kepala Pusat Pengelotaan Transportasi Berkelanjutan; 18, Ketua Mahkamah Pelayaran; 19. Kepala Sekretariat Komite Nasional Keselamatan Transportasi. ' Tae SENDEA omaLampiran Surat Kepala Biro Umum Nomor * UM.001/2/8 PHB 2018 Tanggal 2 MARET 2018 PROSEDUR PENGIRIMAN ARSIP KE KANTOR PUSAT ARSIP KEMENTERIAN PERHUBUNGAN SOREANG BANDUNG a. Penyampaian surat permohonan pengiriman arsip inaktif dengan disertai daftar yang akan dikirim; b. Daftar arsip yang akan dikirim dinitai oleh Biro Umum untuk memilah arsip yang retensinya sudah inaktif;' c. Penyampaian surat balasan dilampiri daftar arsip yang akan dikirim yang sudah dinilai oleh Biro Umum; | d. Proses pengiriman arsip ke Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang Bandung sesuai dengan dilampiri daftar arsip yang akan dikirim hasil penilaian dari Biro Umum. Keterangan : : 4. Bagi unit kerja yang akan melakukan pengiriman dan penyampaian arsip inaktif ke Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang Bandung harus mengirimkan surat permohonan kepada Biro Umum selaku Unit Kerja yang membawahi sekaligus Unit Pembina Kearsipan di Kementerian Perhubungan dengan sertai melampirkan Daftar Arsip yang akan dikirim untuk dinilai Biro Umum. 2. Daftar arsip sementara tersebut akan dinilai oleh Biro Umum dengan mengacu pada Peraturan Menteri Perhubungan Nomor 79 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian Pethubungan untuk menentukan berkas tersebut tergolong arsip atau non arsip, kemudian berkas yang tergolong arsip akan dipilah kembali dan berkas mana yang tergolong arsip inaltif. Catatan: Yang boleh / dapat dikirim ke Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang Bandung hanyalah arsip inaktif sedangkan arsip inaktif dan berkas non arsip tidak diperkenankan dikirim Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang Bandung, 3. Biro. Umum menyampaikan surat persetujuan pengiriman arsip serta hasil penilaian daftar arsip yang akan dikirim dari Unit Kerja (contoh format daftar arsip yang akan dikirim sebagaimana lampiran. a) yang telah disetujui dan memenuhi syarat untuk disimpan di Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang Bandung.Unit Kerja dapat segera,mengirimkan arsip ke Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang Bandung sesuai dengan daftar arsip yang akan dikirim yang disampaikan kepada Biro Umum untuk disimpan di Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang Bandung dengan terlebih dahulu mengkonfirmasikan tangal pengirimannya kepada Biro Umum. Perwakilan Biro Umum dalam hal ini staf Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang Bandung berhak untuk menolak arsip yang dikirim ke Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan di Soreang Bandung apabila : a. Unit Kerja melakukan pengiriman tidak melalui prosedur di atas (misalnya tanpa surat pemberitahuan atau tanpa daftar pencarian arsip sementara), b. Berkas yang dikirimkan tidak sesuai dengan daftar pencarian arsip sementara; c. Masih terdapat arsip aktif atau non aktif.HYTANne NOHVL NVIVEN ON wrday LINN H310 WD ONVA disuy uvisvd LVWOS e uegdwey]Lampiran b FORMAT DAFTAR ARSIP YANG DIKIRIM OLEH UNIT KERJA NO URAIAN TAHUN JUNMLAH RETENSI ARSIP. AKTIF INAKTIF KET