5.

Osnovni principi kancelarijskog poslovanja

1) Kancelarijsko poslovanje obuhvata ---- Kancelarijsko poslovanje – zasniva se na što boljoj organizaciji
dokumenata.To je pomoćna služba, u trenutku kada dokument nastaje, ne zanima ih sadržaj (tog
momenta, već kasnije). Kancelarijsko poslovanje obuhvata službene radnje koje obuhvataju
otpremanje, primanje i pregledanje službene pošte, zavođenje akata i predmeta, (pod zavođenjem
se podrazumeva da radnik upiše broj predmeta na akt, udari pečat institucije i da zavede taj predmet u
knjigu delovodnog protokola.) dostavljanje akata i predmeta u rad, administrativno obrađivanje
akata i predmeta, arhiviranje i stručno održavanje arhive, odabiranje arhivske građe i izlučivanje
bezvrednog registraturskog materijala, predaju arhivske građe nadležnom istorijskom arhivu.

2) OSNOVNA PODELA DOKUMENATA prema KANCELARIJSKOM POSLOVANJU:

• Prvi nivo dokumenta – AKT ---- Osnovna registraturska jedinica je akt – svaki dokument kojim se
pokreće, dopunjava, menja, prekida ili završava neka službena delatnost. Akt je osnovni arhivistički
spis, pojedinačan dokument. Da bi nešto bilo akt mora da ima određena spoljna i unutrašnja obeležja.
Mora da ima zaglavlje (najčešće u gornjem levom uglu), adresu primaoca, sadržaj, ime, prezime i potpis
ovlašćenog lica i njegovu funkciju, pečat, datum i mesto izdavanja akta. Akt može imati više oblika,
može biti original (ima potpun sadržaj i sva navedena obeležja), kopija (overena i neoverena, mora da
sadrži sve što i original. Overena kopija je ravnopravna originalu u pravnom statusu), koncept (odobren
od strane šefa. Čuva se kada se drastično razlikuje od originala i kada je od istorijskog značaja). • Drugi
nivo dokumenta – PREDMET------ Drugi nivo dok. – predmet (celina u kojoj su sklopljeni akti). Više akata
koji se tiču jedne stvari čine predmet. • Delovodni protokol----- Predmeti se dokumentuju u knjizi –
delovodni protokol – i to predstavlja osnovni dokaz postojanja predmeta. Važan je za buduća
istraživanja. • DOSIJE----- Dosije je skup akata o nekoj temi, licu. To je skup svih predmeta. Pravi se za
lica u nekoj određenoj instituciji. Svi akti i predmeti mogu da sadrže i priloge, npr. grafikone, fotografije.
• PRILOG----- U aktu mora da stoji naglašeno „u prilogu...“ jer se prilozi često gube. Oni objašnjavaju
sadržinu akta i smatraju se za njegov sastavni deo.
3) Kancelarijski posao----- Kancelarijski posao se deli na organizaciju sadržajnih jedinica i tehničkih
jedinica. 1) sadržajne jedinice (prirodne)----- Na osnovu sadržajnih jedinica vrši se valorizacija. 2)
tehničke jedinice (veštačke)----- skupina dokumenata koji nisu povezani sadržajno, već po drugim
kriterijumima, radi lakšeg kontrolisanja predmeta. a) SVEŽANJ---- Formiraju se ili razbijanjem većih
predmeta ili povezivanjem manjih. Osnovu čini svežanj. b) POSLOVNO GODIŠTE---- Druga jedinica je
poslovno godište (poslovne i finansijske knjige kako bi se lakše videlo šta je neka institucija radila tokom
godine, delovodni protokol), koje se vodi za svaku godinu posebno. c) DOKUMENTARNA CELINA---- Sve
mora biti zabeleženo i sakupljeno u dokumentarnu celinu – najkrupniju tehničku jedinicu. Često pozadi
ima indekse predmeta ili imena, radi pretraživanja. Dokumentarnu celinu čine službena
korespodencija, personalna služba, računovodstvo, pravna služba – svi predmeti koji se tiču jednog
dela. Bitno je znati šta odakle potiče. Ažuriranje je danas olakšano kompijuterizacijom.

4) kanc. poslovanje = REGISTRATURA---- Registratura (registraturski materijal) je osnovni element

kancelarijskog poslovanja. Centralna jedinica kancelarijskog poslovanja je registratura. Najvažniji
posao registrature je kontrola poslovanja dokumenata.U registraturi se počinje sa obradom ključnih
dokumenata koja imaju potencijal da postanu arhivska građa.
5) podela akata---- Svi akti se mogu podeliti na I. SLUŽBENI DOPIS---- IZGLED--- gornji levi ugao U
gornjem levom uglu stoji zaglavlje. U zaglavlju uvek stoji naziv i adresa pošiljaoca dopisa. Npr: Filološki
fakultet šalje nešto Univerzitetu i u zaglavlju piše Filološki fakultet - Studentski Trg 3. gornji desni ugao
U gornjem desnom uglu je naziv i adresa primaoca. sredina Ovde još stoji delovodni broj predmeta Po
ovom broju predmeta biće predmet upisan u delovodni protokol. On može biti jednostavan npr: 48, a
najčešće ide sa godinom npr: 48/014 i ovde ide naziv predmeta ili naziv samog dopisa i ispod ide tekst
dopisa. Šta sve spada u dopis? U dopis spadaju i naše molbe. donji levi ugao U donjem levom uglu stoji
datum i mesto, a ovde se ponavlja iz zaglavlja ime i titula pošiljaoca, ali sa potpisom. Ako je pojedinac
onda njegov, ako je ustanova, onad ovlašćeno lice, npr. dekan. sredina I pečat se stavlja uvek u sredinu.

II. NAREDBODAVNI (AUTORITATIVNI) AKT---- IZGLED--- Što se tiče naredbodavnog akta. On je nešto
komplikovaniji i opširniji uvek. Tu spadaju sudske presude, naređenje itd. Gore je sve isto. Zaglavlje,
gornji levi ugao - naziv i adresa pošiljaoca, gornji desni ugao – ime i adresa primaoca zatim ide broj
predmeta. sredina preambula Pre naziva predmeta ide preambula (najčešće, pozivanje na neki viši akt,
npr. neki zakon, ustav) Npr. Prema članu 58, Zakona (kog) donosi se sledeće rešenje ili presuda. sredina
– naziv akta Zatim ide naziv akta, sredina ispod – dispozicija zatim ide dispozicija (odluka i ta odluka
treba najčešće da bude kratka) npr. Odbija se molba, ili prihvata se žalba... sredina ispod – naracija
(obrazloženje) i onda ide ono što smo nekada zvali naracija, a ovde se to zove jednostavno obrazloženje,
ono je uz dispoziciju najvažnije. donji levi ugao Tamo gde je išlo obaveštenje kome je sve dostavljeno
daje se i upustvo prava na žalbu. U ovaj akt spada i rešenje za porez. dole I dole ide datum i mesto, naziv
organizacije i potpis i pečat.