SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO

COMPRAS Y CONTRATACION DE
SERVICIOS
PR-GA-15

REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

00 01 de Septiembre de 2008 Primera Edición
Se incorpora aviso diario vía fax, mail o telefónica de la
recepción de materiales. Modifica punto 6.11.
Se incorpora al Jefe de Maquinas autorizado para generar
01 09 de Marzo del 2009 solicitudes de materiales. Se modifica punto 6.3
Se elimina el envío de SM vía correspondencia, solamente
se envía en forma electrónica y se clarifica los plazos de
entrega de materiales. Se modifica punto 6.4.
02 15 de Abril del 2010 Actualización Versión Norma ISO 9001

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Osvaldo Quiñones A. Rodrigo González R. Fernando Miguel

Gerente de Administración Gerente de Operaciones F. Gerente
General
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SERVICIOS

1.- OBJETIVO

Realizar las Adquisiciones de productos y Contrataciones de los servicios de acuerdo a una

metodología y pautas que aseguren recibir lo requerido en calidad y cantidad, en un plazo conocido con
las condiciones más favorables para la empresa.

2.- ALCANCE

Este Procedimiento es aplicable a las adquisiciones o arriendo de productos o servicios solicitados por
los procesos de Oficina Central, Obras en las Áreas de Construcción o Maquinarias y abarca la
solicitud, recepción y entrega para el consumo o utilización.

3.- RESPONSABILIDADES

Jefe de Abastecimiento y Proveedores

 Comprar los materiales y servicios solicitados según planificación de compras.
 Cumplir con fechas de solicitudes de materiales y pedidos de precios para licitación.
 Control de las órdenes de compra y recepción de materiales y/o servicios.
 Mantiene actualizada la base de datos de Calificación de Proveedores.

Gerente de Administración y Finanzas

 Visa la totalidad de las órdenes de compras emitidas.
 Evalúa el proceso de compras a fin de obtener mejores condiciones con otras alternativas.

Gerente de Operaciones
 Aprueba la Solicitud de Materiales.
 Determina los proveedores y prestadores de servicios críticos.
 Confirmar las Órdenes de Compra (OC) y los anticipos de las obras a su cargo.
 Aprueba el Estado de Pago de servicios contratados.

Administrador de Obra
 Envía el plan de compras y contrataciones a los departamentos involucrados en el mismo, según
Instructivo IT34-GO-01.
 Emite Solicitud de Materiales.
 Efectúa la gestión de contratación de servicios definidos por el Gerente de Operaciones.
 Mantiene actualizado el archivo de copias de OC emitido por el Departamento de Adquisiciones.
 Envía al Departamento de Adquisiciones el estado de recepción de materiales (cumplido) a
través del encargado de bodega o administrativo de obra en el proceso de Valija.
 Envía al Gerente de Operaciones el avance de los servicios para su aprobación.
 Informa al Departamento de Adquisiciones y al Gerente de Operaciones el desempeño de los
Proveedores y Prestadores de Servicios, según registro de evaluación.
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4.- DOCUMENTOS APLICABLES

Procedimiento de Bodega – PR-GA-16.

Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores y Prestadores de Servicios – PR-GA-17.
Procedimiento de Rendición de Gastos – PR-GA-18.
Procedimiento de Pago de Proveedores y Prestadores de Servicios – PR-GA-
25. Procedimiento de Correspondencia – PR-GA-27.
Procedimiento de Cierre Administrativo de Obra – PR-GA-28.
Procedimiento de Planificación y Programación de Obra – PR-GO-34.

5.- TERMINOLOGIA

TÉRMINO DEFINICIÓN
Corresponde al proceso de compra de productos en situaciones normales
Adquisición de
que permita equilibrar una óptima condición comercial, plazos de entrega
Productos
adecuados y calidad del producto o servicio.
Solicitud de Documento por el cual se solicitan productos o servicios y en el cual se
Materiales registran claramente sus requisitos de adquisición.
Recepción de Documento por el cual se recepcionan productos o servicios confirmando
Materiales lo físico con lo indicado en Orden de Compra.
Documento aceptado por las partes, en las cuales se especifican los
Orden de
requisitos y obligaciones del Proveedor y Constructora LFM Ltda., respecto
Compra
al(los) producto(s) o servicio(s) adquirido(s).
Empresa o Persona Natural que proporciona un producto de acuerdo a lo
Proveedor
establecido en una Orden de Compra.
Contratación de Acuerdo comercial por un servicio prestado por una persona natural o
Servicios jurídica a cambio de un pago contra avances o conclusión del mismo.
Prestador de Empresa o Persona Natural que proporciona un servicio bajo la modalidad
Servicio de un Contrato y las condiciones establecidos en la Orden de Compra.

6.- PROCEDIMIENTO

6.1.- Generalidades

El proceso de Adquisición de un producto y servicio se ejecuta de acuerdo a la metodología descrita en este

procedimiento considerando estas variables para que sea el más óptimo:
 Proceso de Adquisición debe ser Planificado.
 Los Costos implicados deben estar Presupuestados.
 Debe establecerse Especificación del producto y Formalidad en la Solicitud de Materiales.
 Exigir al Proveedor dar cumplimiento a los requisitos del producto.

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6.2.- Programación y Control de Compras

El Responsable / Jefe de obra debe enviar al Encargado de Adquisiciones la Planificación de compras

y contrataciones de los materiales y servicios críticos según el IT34-GO-01.

6.3.- Autorización para generación de Solicitud de Materiales

Pueden generar una Solicitud de Materiales cuando se requiera un producto o servicio, mediante el Registro
“Solicitud de Materiales”: FO15-GA-01, las personas autorizadas según su ubicación y serán visadas por
el Gerente del Operaciones.
Obra: las personas que ocupen los siguientes cargos:
1. Administrador de Obra.
2. Bodeguero.
3. Administrativo de Obra.
4. Jefe de Maquinarias

Oficina Central: generarán y firmarán las solicitudes los siguientes cargos:

1. Gerentes de Área
2. Encargado de Bodega.
3. Encargado de Adquisición.

6.4.- Emisión de la Solicitud de Materiales

El Administrador de Obra, al dar visto bueno a la Solicitud de Materiales confirma que el proceso se
ejecutó correctamente, enviando el documento por mail, mano, faxeado o escaneado al Gerente de
Operaciones quien hará aprobación de la solicitud, podrá incluir modificaciones o incluso la podrá
rechazar de acuerdo a su consideración. Cuando la solicitud de material tenga información incompleta
se deberá devolver en un período de 01 día a la unidad emisora para que entreguen la información
complementaria.

El Gerente de Operaciones remitirá al Encargado de Adquisiciones la Solicitud de Materiales aprobada,

éste cotizará y emitirá la Orden de Compra considerando la fecha de recepción de solicitud de material
estipulada en FO15-GA-01.

Con relación a los plazos de entrega de los materiales, serán los siguientes:
- Compra Normal: 3 días hábiles (material solicitado en proveedor local).
- Compra Urgente: 2 días hábiles.
- Compra Emergencia: 1 día.

Las fechas indicadas estarán sujetas a excepciones en las siguientes situaciones:

- Obra Fuera de la Zona

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- Despacho y retraso del proveedor, el cual deberá quedar estipulado en FO17-GA-01
Incumplimiento de Proveedores.

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- No disponibilidad de material
En los casos que el proveedor no despacha los materiales se coordinará con el camión de servicio el
retiro de éstos hasta la obra.

6.5.- Cotización de Materiales

El Encargado de Adquisición emitirá cotización según metodología determinada en el instructivo de

“Solicitud de Cotización de Materiales” IT15-GA-01 y registro de “Solicitud de Cotización de
Materiales” FO15-GA-02, dicha cotización se realizará a los Proveedores indicados en planilla de
selección de proveedores que han sido calificados según Procedimiento: PR-GA-17 “Selección y
Evaluación de Proveedores y Prestadores de Servicios”..

6.6.- Evaluación de cotización de materiales y comparación de precios

El Encargado de Adquisición mantendrá un archivo de Cotización de Proveedores. Que en caso de

corresponder a materiales críticos se seleccionarán las 3 mejores para generar el cuadro comparativo
mediante el Registro “Cuadro Comparativo de Precios”: FO15-GA-03, siguiendo lo establecido en el
instructivo: IT15-GA-02 “Elaboración de Cuadro Comparativo de Precios”.

6.7.- Emisión de la Orden de Compra

El Encargado de Adquisición, generará la Orden de Compra (OC) respaldada por el cuadro

comparativo de precios; acompañará a la orden de compra, cuando sea necesario, la documentación
especial y acreditación del producto y del proveedor.

La Orden de Compra deberá registrarse en el Sistema de Información, mantendrá un orden correlativo y

cronológico y deberá indicar como mínimo lo siguiente:
Condiciones comerciales y plazos de entrega.
Asociar los productos a los centros de costos contables.
Individualizar la compra al proyecto solicitante.

6.8.- Aprobación de la Orden de Compra

Las órdenes de compra con valor menor de $1.000.000. serán aprobadas por el Gerente del Operaciones
y las de un monto mayor a $1.000.000. serán visadas por Gerente General con su firma.

6.9.- Envío y archivo de la Orden de Compra

La Orden de Compra se entregará por mano o fax al proveedor, se archivarán las copias en Adquisición
a la espera de confirmar recepción del material. También se enviará copia al área solicitante, vía fax o
mano.

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6.10.- Modificaciones a las Órdenes de Compra

Las modificaciones a las órdenes de compra son llevadas a cabo por el encargado de adquisiciones ante
solicitud del Gerente de Proyecto. Surge una nueva OC dejando plenamente aclarado que modifica de
la OC original y en qué puntos reemplaza a la anterior o si la deja sin efecto. En casos en que una OC
dé de baja a otra o modifique en defecto su valor, el encargado de adquisiciones es el responsable del
seguimiento de la OC original. Toda modificación a una OC debe ser aprobada y distribuida de igual
forma que el original.

6.11.- Recepción de Materiales

El encargado de bodega en oficina central, el Bodeguero o ayudante administrativo en faena serán los
responsables de recibir los materiales mediante el Registro “Recepción de Materiales”: FO15-GA-04,
los que serán almacenados en bodega para ser distribuido según lo solicitado, se enviará documentación,
visada y con timbre de recibido por bodega a oficina central al encargado de adquisiciones a través del
proceso de Valija de Correspondencia, además de manera de conocer la información en forma
oportuna, se comunicará telefónicamente y/o vía fax y/o vía mail la recepción en forma diaria. Las
diferencias encontradas serán registradas en la documentación que acompañó al material, así mismo
como las devoluciones de material al proveedor por falla o cuando no corresponde a lo pedido. Deberá
ser informado al Jefe de Abastecimiento y Proveedores y también el bodeguero registrará en hoja de
vida del proveedor estas anomalías.

6.12.- Liquidación de Orden de Compra

Completada la Orden de Compra se cerrará su proceso de Compras y pasará a archivo de adquisición.

6.13.- Recepción y Contabilización de factura y proceso de pago

Las facturas serán recepcionadas según Procedimiento “Sistema de Correspondencia”: PR-GA-27, si es
en obra se enviará por valija semanal a oficina central para registro y posteriormente derivará a
adquisiciones. La contabilización confirma la documentación de lo comprado, recepcionado y
facturado; después pasará al proceso de pago según procedimiento “Pago de Proveedores y Prestadores
de Servicios”: PR-GA-25.

7.- CONTROL DE REGISTROS

IDENTIFICACION DE TIEMPO DE RETENCION Y

ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION
REGISTRO DISPOSICION
F015-GA-01 Oficina de No requiere Jefe de Duración Obra /
Solicitud de Materiales Adquisiciones Adquisiciones Destrucción posterior 3
meses.
F015-GA-02 Oficina de No requiere Jefe de Duración Obra /
Solicitud de Cotización Adquisiciones Adquisiciones Destrucción posterior 3
de Materiales meses.
F015-GA-03 Oficina de No requiere Jefe de Duración Obra /
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Cuadro Comparativo de Adquisiciones Adquisiciones Destrucción posterior 3

Precios meses.
F015-GA-04 Oficina de Bodega No requiere Encargado de Duración Obra /
Recepción de Materiales Bodega Destrucción posterior 3
meses.

8.- ANEXOS
No aplica.

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