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  • Guia para Determinar Porcentaje de Procesos Estandarizados

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    Guia para Determinar Porcentaje de Procesos Estandarizados

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    LA TUNCION PUBLICA, GUIA PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) == JUNIO 2015 FP GUIA PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) Contenido 1. Ineroduecisn 7 TL, Anteeedences 8 MI, Objetivo dela Guta 10 IV. Alcanoe de la Guia 10 V. Homologacion dela operacon de procetos. n VL. Aplicbilida y cculo de indicador “Porcentaje de process estandarizados™ 18 VIL. Glosar 20 Guta PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS: ESTANDARIZADOS (VERSION 2) Control de cambios La necesidad de realizar actualizaciones a la guia se debe © La inclusion de la linea de accion “4.1.9 Simplificar los procesos intemnos y climinar aquellos que no estin relacionados con las actividades sustantivas dol ente piblico” en el Programa para un Gobiemo Cercano y “Moderno 2013-2018 (PGCM), mediante el “Decreto por el que se aprucba la actualizacién al Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018", publicado en el Diario Oficial de la Federacin el dia 30 de abril del 2014; * La vinculacién de la estandarizacin de procesos con otras guias emitidas por la Unidad de Politcas de Mejor dela Gestidn Piblica denteo del marco del PGCM. ‘© Lapuesta en operacion del Sistema de Informacién de Proyectos de Mejora Gubernamental (SIPMG). Asimismo, se aproveché la actualizacién para dar mayor clardad a algunos conceptos. ‘Capitulo I Introduccion: ‘Decia: “Existen procesos que pudieran realizase dela misma manera debido a que tienen caracter dichos procesos se realizan de forma muy diversa, por lo que no se cuenta con estindares de atencién, lo que transmite a los clientes o usuarios una imagen de falta de coordinacién entre las unidades administrativas de la Administracién Publica Federal (APF). Cuando sea posible realizar las etapas o actividades de un grupo de procesos de la misma manera, es importante que se lleve ‘cabo su homologacisn, a fin de que la atencidn a sus usuarios o clientes, si como los productos (bienes © servicios) que brindan esten estandarizados en la medida de lo posible.” cas similares, sin embargo Dice: “Cuando un mismo proceso sustantivo se realiza en distintos puntos geo realizarse de forma estandarizada en cada uno de dichos puntos, a fin de transmitir alos clientes o usuarios una imagen de coordinacidn al interior de Ia dependencia, drgano desconcentrado o entidad, .0s 0 domicilios, el proceso debiera ‘Cuando sea posible realizar las etapas o actividades de un grupo de procesos de la misma manera, es importante que se lleve 1 cabo su homologacién, afin de que la atencién a sus usuarios o clientes, asf como los productos (bienes o servicios) que brindan cuenten con los mismos estindares.” a que el programa al que hace mencién el Articulo 61 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabildad Hacendaria, anteriormente se conocfa como programa de mediano plazo. ‘© Se clatfica el rol que desempena la Unidad de Politicas de Mejora de la Gestién Publica (UPMGP) en los ‘componentes de objetivo 4 “Mejorar la gestisn pablica gubernamental en la APF” del PGCM, © Se modificé la tubla que contiene las lineas de accin de a estrategia 4.1, ala cual se le agregé la Kinea de accidn"4.1.9| ‘Simplificar los procesos internos y climinar aquellos que no estan relacionados con las actividades sustantivas del cente piblico”. © Se modificaron lo siguientes partafos: ‘Decfa: “Indicador: satisfaccién de los usuatios respecto a los servicios.” af gs Guta PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) Dice "Tndicador:Porcentaje de stisfacein de ls usuatiosrespecto alos servicios de las depenclencias y entdades de la APF?” Decia: “Dichas bases de colsboracin conticnen compromisos o medidas asociadas la lineas de accién del PGCM, y en el «caso de procesos se establecieron las siguientes dos medidas asociadas alas lineas de accin de tipo general de la estrategia 4ar Dice: «Dichas bates de colaboracidn contienen compromisos o medidas asociadas a las lineas de accién del PGCM y en el caso del tema *procesos” se establecieron los siguientes dos compromisos asociados a algunas de las lineas de accidn de la estrategia 4.12» Deca: «Con respecto al segundo compromiso o medida, se definis el indicador “Porcentae de procesos estandarizados’, y para facilitar su determinacin es que ¢ desarrol6 la presente gui.» Dice: «Con respecto al segundo compromiso,ésteagrupa a as lineas de accién 4.1.1, 4.1.2 4.1.3 y 4.1.4, las tes primeras de las cuales se identifican en la redaccidn del compromiso. En euanto a la Kinea de accin 4.1.4, si bien no esté contenida en la redacci6n del compromiso, alo largo de esta guia se aclara la manera en que se atiende dicha linea [Asimismo, para failitar el seguimiento de los avances en el cumplimiento del segundo compromiso, se definis el indicador “Porcentaje de procesos estandarizados’. La presente guia contiene elementos metodolégicos para implementar el segundo compromiso y determinar adecuadamente ‘el valor del indicador antes citado. Capitulo IIL Objetivo de la Guia: Se amplié el objetivo, ya que la guia no solo se enfoca en la medicién del indicador “Poreentaje de procesos estandarizados", sino también en la implementacién del compromiso “Estandarizar procesos con fines similares para homologar su operacign. y garantizar la calidad de sus resultados, previa alineacion y mapeo", Capitulo TV. Aleance de la Gui: El aleance se mantiene pero cambié su redaccién para que fuera més claro. ‘Capitulo V. Homologacion dela operacién de procesos: © Sereemplazs el exquema del “Modelo de Homologacién de Procesos con Fines Similars” por cl esquema del “Modelo dde Homologacidn de Procesos”, y se actualizaron los textos que hacian referencia al modelo anterior. Las diferencias entre el esquema del “Modelo de Homologacién de Procesos” con respecto al esquema anterior son: © Lactapa “1. Identificar procesos con fines similares” se transformé en 1, Identificar procesos factibles de hhomologacin”. Se amplis el contenido del inciso “a) Identificar procesos susceptibles de homologaci dar mayor claridad y se agregaron unas notas de pie de pigina para casficar cuando la homologacién es plicable en hospitales y escuelas y que los proyectos deben regitrarse en el SIPMG.. © Lactapa "2, Identificar procesos que puedan homologarsc” se transformé en “2. Identificar el grado en que los procesos pueden homologasse”, los cambios en los textos son minimos con respecto a la etapa 2 anterior, ya ‘que solamente se aclara lo que se ebe entender por el grado en que los procesos pueden homologarse. © Se modificaron los siguientes parrafos: Decia: «En el caso de los procesos clasificados como “Proceso relacionado con trimites y servicios", que se encuentren en los niveles 1, 2.0 3 (“Iaformativo”, “Descarga” y “Transaccional” respectivamente), se realizar su estandarizacién conforme se XP be SEP GUIA PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) Dice: «En el caso de los procesos clasificados como "Proceso relacionado con trimitesy servicios", que se encuentren en los niveles 1, 2 0 3 ("Informativo”, “Descarga” y “Transaccional” respectivamente), se relizard su estandatizacién conforme se cexplica en esta guia, desarrollando ¢ implementando proyectos de estandarizacién a través del SIPMG.» Decia: “Es importante designar a un Ducfio de Proceso para cada uno de los procesos susceptbles de homologacién, ya que el dueno sera responsable de la correcta ejecucion del proceso a su cargo y de aciministrar su mejoramiento continuo, para lo cual deberi contar con el apoyo de todos invokucrados directos del proceso,” Dice: «Es importante designar a un Duefo de Proceso para cada uno de los procesos susceptibles de homologacién, ya que el duet serd responsable de la correcta ejecucién del proceso a su cargo y de administrar su mejora continua." y se agregé la siguiente nota de pie de pgina: Consultar la “Guia para Promover la Mejora Continua de la Operacisn de los Procesos".» Decia: “La dependencia o entidad deberd identifica los procesos susceptible de homologacién a través de:” Dice: “La dependencia o entidad podra identifica los procesos susceptibles de homologacién a través ds” Decia: “Como ya se mencioné, la homologacién de procesos se lleva a cabo a través de un proyecto de mejora. Por ello, seré necesario conformar un equipo de trabajo del proyecto con todos los duefios de los procesos del subgrupo a homologar.” Dice: *Como ya se mencion6, la homologacién de procesos se levari a cabo a través de un proyecto que se registrard en el Sistema de Informacién de Proyectos de Mejora Gubernamental (SIPMG). Por ello, seré nccesario conformar un equipo de trabajo del proyecto con todos los duenos de los procesos del subgrupo a homologas.” © Seagregaron los siguientes pirrafos Es importante sefalar que las ctapas de la 2 ala 5 se realizan a través de uno o mis proyectos, en cumplimiento con la linea de accién 4.1.4 del PGCM y debido a que este esquema facilitard Ia identificacién ¢ implantacién de las mejoras, Para ello, se desarrollarin e implementarin proyectos de estandarizacién a través del Sistema de Informacidn de Proyectos de Mejora Gubernamental (SIPMG), conforme Io establece el Manual del Sistema de Informacién de Proyectos de Mejora ‘Gubernamental, disponible en la seccién “Material de apoyo” del SIPMG, el cual se localiza en la siguiente direecién electrénica: hneps://sipmg,funcionpublica gob.rm/ Es recomendable que exsta un proyecto para cada proceso sustantivo homologable« estandarizar, debido a que es muy poco probable que el tiempo necesrio para larealizacion de cada ctapa del "Modelo de Homologacion de Proceso” coincida entre diferentes proceso; por lo ques se agrupan varios procesos en un mismo proyecto se retacaria el avance en la estandarizacién Ae alguno(s) proceso(s, en Jo que los demas proceso legan a a misma etapa ‘Debido a que el SIPMG contiene proyectos de diferentes tematicas, es muy importante que en los proyectos de homologacién de procesos se especifique claramente que el proyecto consiste en la estandarizacidn de uno o varios procesos y especificar el nombre de dichos procesos. Es importante que la mejor prictica incluya los controles que se consideren pertinentes para prevenir la materializacién de los riesgos que pudieran impedir o dificultar el cumplimiento del objetivo del proceso, © Secclimind el siguiente pisrato En el tema *X. Administracién del proyecto para optimizar un proceso”, de la “Gula para Determinar el Porcentaje de , etapas y recomendaciones bisicas de la Procesos Prioritarios Optimizados", se puede consultar los conceptos, caracteris cao topo Y 4 b Pre SE GUIA PARA DETERMINAR EI. PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) Capitulo VI. Cleo del indicador “Porcentaje de procesos estandarizados’ ‘© Setransformé ene capitulo VI. Apliabiida y cielo del indicador"Porcentaje de prcesosestandarizados’, el cual contiene dos apartado © Aplicablidad del indicador: de reciente adicién, © Cileulo del indicador: conformado por el capitulo VI. Cileulo del indicador "Porcentaje de procesos estandariaados”existente en la versiOn anterior de esta gua. © Sequitaron los datos de contacto de Ia ficha del indicador. © Semodificé el siguiente pireafo Decia: “El cileulo del indicador consiste en la divisién del nimero total de procesos contenidos en el lstado de procesos estandarizados por la dependencia 0 catidad, entre el nimero total de procesos contenidos en el listado de procesos fatibles, de homologacién definidos por la dependencia 0 entidad, y ese resultado se multiplica por 100 para obtener el porcentaje deseado.” Dice: «El calculo del indicador consiste en el niimero total de procesos que ya fueron estandarizados por la dependencia 0 centidad en los diferentes puntos yeogeificoso lugares fisicos (domiciios) donde se ejecutan (dlichos procesos deberin estar contends en el "Listado de procesos estandarizados",divido entre el nimero total de procesos factibles de homologacién (que deberin estar contenidos en el “Listado de procesos fuctibles de homologacién de la dependencia o entidad”) ese ‘resultado se multipica por 100 para convertito a un porcentaje» © Se agregaron aspectos referentes a las variables del indicedor. © Seagregs el siguiente parrafo: Si un proceso se realiza en diferentes puntos geogrificos o domicilios, el proceso se cuenta como uno, independientemente del mimero de oficinas en donde se realice. Por ejemplo, sin proceso se realizaen tres oficinasregionales y, por Io tanto, es susceptible de homologarse, se cuenta como un proceso que se homologari en tres oficinas. Capitulo VII. Glosario: © Se modificé el siguiente pirrafo on ladefinicién de la palabra “proceso” [Decia: «Bl tamaiio del proceso debe estar determinado por lo que pueda ser controlado o gestionado por el Dueno det Proceso, cs decir, por la persona responsable de la gestién total del proceso. También se le eonoce como “responsable del process” o “propietario del proceso” » Dice: «Se recomienda que el proceso tenga un tamafio que permita ser controlado por una sola persona responsable de la -estidn total del proceso, conocida como Duefio() del Proceso, “responsable de! proceso” o ‘propietarioa) del proceso” » '* Se modificaron las dfiniciones de: “Procesos estandarizados” y “Procesos factibles de homologacién” (para que fueran consistentes con el contenido de la ficha deseriptiva del indicador “Porcentaje de procesos estandarizados"), asf como “Proceso administrativo” y “Proceso modelo". © Se adicions el concepto “Responsable de proyecto” como sinénimo de “Lider de proyecto” para mantener la congruencia con el contenido del Manual del Sistema de lnformacién de Proyectos de Mejora Gubernamental y del I \ a thy SFP Guia PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) I. Introduccién Cuando un mismo proceso sustantivo se realiza en distintos puntos geogrificos o domicilios el proceso debiera realizarse de forma estandarizada en cada uno de dichos puntos, a fin de transmitir alos clientes 0 usuarios una imagen de coordinacién al incerior de la dependencia, érgano desconcentrado 0 entided. ‘Cuando sea posible realizar las ctapas o actividades de un grupo de procesos de la misma manera, es importante que se lleve a cabo su homologacién, afin de que la atencién a sus usuarios o clientes, asi como los productos (bienes o servicios) que brindan ceuenten con los mismos estindares, Debido a lo anterior, dentro de los compromisos relatives a las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos piblicos;formalizados através dela suscripeidn de bases de colaboracidn, se incluyé el siguiente: Ettandarizar process con fines similares para homolegar su speracin y garantizar la calidad de sus resultados, previa alineacin y mapen. ‘Enesta guia se presentan los elementos necesrios para determinar el valor delindicador de desempeiio *Porcentaje de procesos ‘estandasizados”, correspondiente a dicho compromiso, SEP GUIA PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) IL, Antecedentes E1 Plan Nacional de Desarllo 2013-2018, publicado en el Diario Oficial de la Feeracién el 20 de mayo de 2013, incluye das siguientes tes estrategias transversales: © Democsatizarla Productividad * Gobierno Cercano y Moderno © Perspectiva de Genero ‘Al respecto, la estrategia transversal Gobierno Cercano y Modemo tiene como propésito que los programas derivados del Plan Nacional de Desartollo 2013-2018 se orienten, entre otros, al logro de resultados, ala optimizacién en el uso de los recursos publics, al uso de nuevas tecnologias dela informacién y comunicacién, yal impulso de la ansparencia y la rendicin de cuentas Por otra parte el Articulo 61 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendiara establece la obligaciin de ‘expedir un programa, en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo (dicho programa anteriotmente s¢ conocia como programa de mediano plazo) En cumplimiento a dicho articulo y considerando que la estrategia transversal Gobierno Cercano y Moderno, establecida en el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, el 30 de agosto de 2013 se publicb en ef Diario Oficial de la Federacion el “Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018" (PGCM). De conformidad com lo establecido en los artculos 37, asi como con el segundo y octavo transitorios de Ley Organica de la [Administracin Pablica Federal (APF) vigente, yal artical 23 del Reglamento Interior dela Secretaria ce la Funcidn Pllc; la Unidad de Politicas de Mejora de la Gestién Publica (UPMGP) es la unidad normativa, entre otros, de los siguientes componentes del objetivo 4 “Mejora a gestiin publica gubernamental en la APF” del PGCM: ‘© Indicador: Porcentaje de satisfaccin de los usuarios respecto alos servicios de las dependencias y entidades de APR. © Estrategia 41 Transformar los procesos de las dependencias y entidades. La estrategia 4.1 esti integrada por las siguientes lineas de accisn: Lineas de accibn "4.1.1 Alinear los procesos de las dependencias y entidades a la planeacion estratégica, ya los objetivos _y Metas Nacionales e institucionales. 4.12 Implementar mecanismos para que las dependencias y entidades generen los mapas de Tos | procesos para facilitar su andlisisy mejor 4.1.3 Estandarizar procesos con fines similares para homologar su operacin y garantiza a calidad de su resultados, 4.14 Desarrollar e implementa proyectos de mejora institucional einterinstitucional para hacer mas cficiontes los procesos del gobierno, 4.15 Redistibuir las actividades asignadas a los recursos humanos alineindolas a los procesos mejorados, 41.6 Evalua los resultados de los procesos a través de indicadores, para promover la mejora continua de su operacin. +e SEP GUIA PARA DETERMINAR EI PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) 4.1.7 Promover un modelo de cultura organizacional y de servicio pablico para incentivar el logro de ultados. 4.1.8 Promover procesos de innovacidn, la tansferencia del conocimiento y mejores pricticas entre insttuciones, para inerementar la eficiencia y eficacta gubernamental 4.1.9 Simplifica los procesosinternos yeliminar aquellos que no estén relacionados con ls actividades sustantivas del ente piblico, ‘Aunado af anterior, el Articulo Sexto del ‘DECRETO que establece las medidas para el uso efciente, transparente yefcaz 4e los recursos piblicos, y ls acciones de disiplina presupuestaria en el ejereicio del gasto piblico, asi como para la rmodemizacion de la Administrcién Publica Federal” (Decreto de Austerdad), especifica que “os tiulares de las dependenciasy entidades, a mas tardar el ultimo dia habil de noviembre de 2013, formalizarin a través de la suscipcion de buses de colaboracién, en los términos que se prevean en el programa de mediano plazo, los compromisos relatos a las medidas y sus respectvos indicadores de desempefo. Asimismo, informarin wimestralmente sobre el avance en el ‘cumplimiento de sus respectvos compeomisos.” Dichas bases de colaboracién contienen compromisos o medidas asociadas alas lineas de acci6n del PGCM, y en el caso del tema “procesos” se establecieron los siguientes dos compromisos asociados a algunas de las lineas de acciém dela estrategia 4a 1. Optimizar los procesos, preva alineacién y mapeo, implementando mejoras y reistribuyendo las actividades asignadas al recurso humano, através de proyectos en los que participen una o mas dependencias y entidades. 2, Estandarizar procesos confines similares para homologar su operacin y garantizar la calidad de sus resultados, previa alincacion y mapeo, Con respecto al segundo compromiso, éste agrupa a las lineas de accién 4.11, 4.1.2, 4.1.3 y 4.14, las tres primeras de las ‘cuales se identifican en la redaccién del compromiso. En cuanto a lt linea de accién 4.1.4, si bien no esti contenida en la redaccidn del compromiso, al largo de esta gua se alara lt manera en que se atiende dicha ine, Asimismo, para faciitar el seguimiento de los avances en el cumplimiento del segundo compromiso, se definis el indicador “Porcentaje de procesos estandarizados” La presente gufa contiene elementos metodolégicos para implementa el segundo compromiso y determinar adecuadamente el valor del indicador antes citado f\ “ GIA PARA DETERMINAR FL PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) IIL, Objetivo dela Guia Presentar elementos metodolSgicos para implementar el compromiso “Estandarizar procesos con fines similares para Jhomologar su operacién y garantizar Ia calidad de sus resultados, previa alineacién y mapeo", y medir adecuadamente los vances en su cumplimiento a través del indicador “Porcentaje de procesos estandarizados" IV. Aleancedela Guia La presente guia es de aplicacién general a los macroprocesos y procesos sustantivos susceptibles de homologacidn de las dependeencias y entidades de la APF sujeta al *Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018". La homologacin de los procesosadministrativs corespondientes a las materas de: recursos humanos; recursos materiales; recursos financiers; tecnologias de la informacién y comunicaciones;transparencia; adquisciones; obra publica; auditora, y control interno; erealiza através de los Manuales Administrativos de Aplicacién General (MAAG), ya que dichos manuales ‘itn sujets a una resin y, en su cato,actualizacion anual, por parte de las eas normativas de ls mismo, En cuanto a los procesos administrativos existentes en la dependencia 0 entidad que no se encuentren relacionados con las 9 ‘materias de los MAAG, de ser el caso, podrin estandarizarse con la metodologia descrita en la presente Guta. 10 SFP GUIA PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) V. Homotogaciin del operacién de procesos Como se mencioné en el capitulo de antecedentes, el indicador “Porcentaje de procesos estandarizados” corresponde a la siguiente medida o compromis Estandarizar procesos con fies similares para bomolegar su operacén y garantizar la calidad de ut reeultades, previa alincacién y mapeo. En dicha medida se establece que antes de estandarizar los procesos se debe realizar su alineacién y mapeo, En la “Guia para Determinar el Porcentaje de Procesos Priortarios Optimizados" se puede consultar como realizar la alineacién y el mapeo de los proceso. A continuacién se muestra ef modelo conceptual para llevar a cabo la homologacién de procesos, las etapas del modelo se desarrollarén de manera seeuencial: Modelo de Homologacién de Procesos Leer parece as eater pitta Npmntoenntion SY weep pee Neakeca, Seas get aaa ae eae nae ia meter sane preparers Panera ea *Consultar la “Guia para Promover la Mejora Continua dela Opericitn de los Proceso" "*Consaltar la “Guia para promover proses de innovacién" Es importante seialar que ls tapas de la 2a la 5 se realizan a través de uno o mds proyectos, en curmplimiento con la linea de accién 4.1.4 del PGCM y debido a que este esquema facilitard In identificaciin e implantactén de las mejoras. Para elo, se deszrollarn e implementarin proyectos de estandarizacién a través del Sistema de Informacién de Proyectos de Mejora Gubernamental (SIPMG), conforme to establece ef Manual del Sistema de Informacién de Proyectos de Mejora ‘Gubernamental, disponible en la seccin “Material de apoyo” del SIPMG, ef cual se localiza en Ia siguiente direccién clectesnica: Atps//sipm.funcionpublica.gob.msé Es recomendable que cxista un proyecto para cada proceso sustantivo homologable a estandarizar, debido a que es muy poco probable que el tiempo necesario para la realizacin de cada etapa del “Modelo de Homologacién de Procesos” coincida entre «diferentes proceso por lo ques se agrupan varios procesos en un mismo proyecto se retrasaria el avance en la estandarizacién de alguno(s) proceso(s), en lo que los demas procesos llegan a la misma etapa. C 7 YP pee u SEP GUA PARA DETERMINAR EL. PORCENTAJE DE PROCESOS, ESTANDARIZADOS (VERSION 2) Debido a que el SIPMG contiene proyectos de diferentes temticas, es may importante que en los proyectos de homologacién. de procesos se especifique claramente que el proyecto consisteen Ia estandarizacién de uno 0 varios procesos y especificar el nombre de dichos procesos. En el caso de los procesos clasificados como “Proceso relacionado con trimites y servicios" que se encuentren dentro del Listado de priorizacién de trimites y servicios del Catilogo Nacional de Trimites y Servicios del Estado (CNTSE), ¢ ‘ddentificados como nivel 4 ("Interoperable"), se deberi efectuar su estandarizacidn aplicando los Lineamientos relativos a la digitaizacion estandatizada de tramites y servicios con apego en la Estrategia Digital Nacional En el caso de los procesos clasificados como "Proceso relacionado con tramites y servicios", que se encuentren en los niveles 1,203 ("Informativo”, “Descarga” y “Transaccional” respectivamente), se realizar su estandarizaci‘n conforme se explica en cesta guia, desarzollando ¢ implementando proyectos de estandarizacin a través del SIPMG. Descripeién de las etapas del Modelo de Homologacién de Procesos. 1, Tdentificar procesos factbles de homologaci Esta primera contiene las siguientes actividades: b)dentificaraos Aree a eat oe reer freeerysatecy poe yn emits pierre 2) Ldentificar procesos susceptibles de homologacién: se consideran procesos homologables 0 susceptibles (factibles) de homologacién a los procesos sustantivos de la dependencia, érgano desconcentrado o entidad aque se reaizan en distintos puntos geogréficos © domicilios y que su ejecucidn no estaba estandarizada en todos los puntos geogrificos o domiclios al 1" de enero del aio 2013, ‘A\los procesos susceptible de homologacidn son a los que se considera que tienen fines similares. Cuando un mismo proceso se realiza en distintos puntos geogrificos o domicilios, el proceso debe cestandarizarse para realizarlo de la misma manera en cada uno de dichos puntos, al menos que existan factores que impidan su completa estandatizacién, como se verd en la etapa 2 del Modelo de Homotogacién de Procesos. Si el proceso se realiza de forma contzalizada pero su salida (producto o servicio) se entrega en distintos puntos geogrificos o domicilios, cha entrega se debe realizar de manera estandarizada. Los procesos homologables dentro de la dependencia o entidad se pueden encontrar principalmente ent © Consulados, © Embsjadas, © Delegaciones, 4 Ripeenisdoos, © Aduanas, 2 SEP GUIA PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS EsTANDARIZADOS (VERSION 2) © Hospitals! © Brcucla, © Organismos de euenca, © Centros SCT, #Planteles militares, * Centr de Apoyo al Desarrollo Rural (CADER), * —Oficinas regionals, # Oficina financiers, # Administacione locales, ® Ventanllas o médulos de atencién al publico, para los cuales aplican los Lineamientos rclativos ala Guta PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) 2. Identificarel grado en que los procesos pueden homologarse: ‘A Gin de faciita la identificacin ¢ implantacion de las mejoas, a partir de esta etapa el modelo conceptual para llevar a cabo la homologacién de procesos se realiza a través de un proyecto’ por ello se equiere la designacién de tun lider de proyecto (responsable de proyecto) y personal de enlace con las reas involueradas. Debido a que el lider de proyecto es el responsable dela gest y toma de decisiones referentes del proyecto, es recomendable que este 1 se asigne a uno de los dues de los procesos a homologar que tenga don de mando, entienda elaramente los ‘objetivos a aleanzar y sepa disefiar las estrategias para lograros En el caso de los procesos homologables entre diferentes entidades, al tratarse de proyectos de homologacién interinsttucionales, ser necesario nombrar aun lider de proyecto (responsable de proyecto) que coordine a todas las dependencias y entidades paticipantes en la homologecién. El grado 6 medida en que es factible homologar los procesos puede variar debido a que algunos de los procesos susceptibles de homologacién pueden poscer ciertas carateristicas que impidan estandarizar al 100% a todo el ‘grupo de procesos identficados en la etapa anterior, es decir, no es posible estandarizar todas ls actividades, formatos utlizados, equipo de teenologias de informacién y eomunicaciones (TIC), informacion proporcionada a los usuario, ete, debido a ciertas pariculardades de algunos de ls procesos del grupo a homologa€. Los procesos con las misma caracteristcas que Tos dstinguen de los dems del grupo conformarén un subgrupo de procesos que pueden homologarse al 10086 (operan de forma idéntics)o con minizas diferencias. Para identificar 4 ésts subgrupos se podrin considerar los fctores que se descibin mis adelante. Los subgrupos de procesos podin tener Ia mayoria de las etapas y actividades comune y hornologables con las del resto del grupo al que pertenecen (grado de homologaciin cercano o igual al 100%), sin embargo, debido a sus peculiaridades, cada subgrupo tendra algunas diferencias en su operacién para que el proceso tenga los mejores resultados, por lo que el grado en la homologacin entre los subgrupos seri inferior al 100%, Cabe alarar que no seri necesario defnir el grado o porcentaje de similtud que guarda la estandarizacién entre los diferentes grupos. Las diferencias entre los subgrupos generalmente estarén en la manera en que el usuario solcitael bien servicio (ia remota, presencia, etc) y la manera en que lo recbe. A suvea, dentro de cada subgrupo puede haber otros subgrupos, como se muestra en el siguiente ejemplo: * Bate tipo de proyectos deben regstrarse en el Sistema de Informacin de Peoyestos de Mejora Guberaarental (SIPMA). X Phe 4 SFP GUIA PARA DETERMINAR EL PORCENTAJE DE PROCESOS ESTANDARIZADOS (VERSION 2) Las actividades de esta etapa son las siguientes: Benner Factores (le ene Dyes) delaineidencia de Pe ®) Consideracion factores, es necesario tener en consideracién los siguientes factores para determinar los subgrupos de procesos factibles de homologar: Legal ‘existe alguna que impida homologar el proceso. Por ejemplo, la normativa del pais donde se ubican las embajadas y consulados, podria determinar la operativa de los procesos, impidiendo la homologacisn de algunos de ellos, importante verificar si dentro de Ia relacin de la normativa elaborada en la etapa anterior, © Social: en este factor se consderan ls costumbres cltur, lengua, educackén y economta de a region ‘0 zona geogrifica donde se proporcionan los bienes 0 servicios del proceso; ya que pueden determinar Jn manera en que se selice su entrega. De igual manera, determinan la ineraccin de cliente 0 usuario con la dependencia 0 entidad. Por ejemplo, la reliacion de los trmites de un proceso en linea es factible en zonas urbanas, pero no siempre es factible en zonas rales donde los usuarios Affiimentetendein acceso a Internet, por lo que podefan conformarse dos subgrupos de procesos usuarios de zonasurbanas y usuarios de zona rurale. © Geografico: los aspectosrepionales, como son la topografia, medios de comunicacién, ett, son los que se consieran en este facto. Por eemplo, es impertante saber silos usuarios se desplazan grandes distancias paral calizacin de trimstesu obtencin de servicio con la APF, lo que supone un gasto én tansportain y un tiempo considerable para llegar al punto de contacto o ventanilla de stencin, Lo anterior sule ocurtir en as comunidades rurale, por lo que podria conformarse el subgrupo de procesos de dichas comunidades, y en este subgrupo debieran zeducirse los desplazamientos, por «jemplo mediante corresponsables(tendas de convenienca) +) demsficacin de la incidencia de factors, csta actividad es la de mayor rlevanca, ya que en ela se

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