TEORÍA U2 y U3

Gestión de ventas informatizadas
2. Ficheros maestros
Introducción
 Los archivos maestros son los principales componentes de los programas de gestión.
 Los archivos maestros que cualquier empresa debe conocer y controlar son aquellos
relacionados con los artículos, con los clientes, con las formas de pago y cobro, con los
bancos y con los proveedores.
 Gracias a ellos, se podrá controlar y gestionar toda la información y movimientos

relacionados con los mismos.
Internos: Artículos. Clientes. Formas de pago. Formas de cobro
 Los ficheros maestros son un conjunto de información que se agrupa en un único

lugar, correspondiente a temas tales como clientes, artículos o proveedores. Estos se
encuentran en los programas de gestión, y son justamente los que pueden organizar
toda la información que se recopila y almacena en los mismos.
 Los primeros archivos maestros que se deben conocer son los internos, aquellos que
tienen que ver con los artículos, los clientes y la contabilidad del día a día. Todos ellos
se utilizarán prácticamente a diario.
 Los ficheros maestros internos hacen referencia a aquellos elementos que componen y
forman la empresa en su conjunto y con los que tiene relación día tras día:
 Artículos
 Clientes
 Formas de pago y cobro
ARTÍCULOS
 También denominados existencias.
 EXISTENCIAS: Activos poseídos para ser vendidos en el curso normal del negocio de la
empresa (un lavavajillas en una tienda de electrodomésticos), para ser consumidos en
el proceso de producción mediante su transformación o incorporación al producto
(tela en unja sastrería), o para ser consumidos durante la realización de la actividad
empresarial (las bombillas para las lámparas de la oficina).
 ARTÍCULOS: Productos que vende la empresa y que tiene en stock o que debe
comprar.
 En este sentido, los archivos maestros en los programas de gestión que están
relacionados con los artículos permiten realizar una serie de acciones de lo más
interesante:
 Control de stock bajo mínimos y sobre máximos.
 Control de peso y dimensiones del artículo.
 Visualización rápida de las tarifas.
1
ALBA USERO FERNÁNDEZ
 Duplicar fichas de un artículo.
 Informes de ventas, compras, movimientos de stock de un mismo artículo…
 Creación de lotes de artículos
 Creación de descripción de artículos.
 Cambios masivos en los datos del artículo.
 Creación de ficha de artículos.
TODO ESO NOS PERMITE TENER UN CONTROL TOTAL DE CADA ARTÍCULO DE MANERA
INDIVIDUAL, ASÍ COMO UNA VISIÓN DE CONJUNTO DE TODO EL STOCK. DE ESTE
MODO, SE PUEDEN REALIZAR PEDIDOS AUTOMATIZADOS Y GESTIONAR RÁPIDAMENTE
CUALQUIER CUESTIÓN NECESARIA.
CLIENTES
 Persona o usuario que utiliza los servicios de un profesional o empresa, o que compra
sus productos.
 Es el centro de cualquier empresa o actividad comercial. Es a él a quien van dirigido los

productos o servicios y, por tanto, todas las acciones que se puedan realizar.
 Es importante fidelizar al cliente para que compre de manera habitual en la empresa y

se convierta, incluso, en una herramienta de marketing gracias al boca-oreja.
UN CLIENTE SATISFECHO, RECOMENDARÁ LA EMPRESA.
 Teniendo en cuenta esto, es necesario que uno de los archivos maestros del programa
de gestión sea de clientes, ya que permitirá ofrecer un servicios mucho más completo
y personalizado.
 En un software de gestión se pueden realizar las siguientes operaciones con respecto a

los clientes:
 Creación de fichas de clientes.
 Descripción detallada de las necesidades o preferencias de cada cliente.
 Acceso al listado de todos los clientes.
 Actualización masiva de datos.
 https://www.youtube.com/watch?v=KgtMd3Wrblo
 https://www.youtube.com/watch?v=WKhfyeWLAX0
FORMAS DE PAGO Y COBRO
 Cuando se habla de formas de pago. hace referencia a las diferentes posibilidades que
existen en la empresa para realizar el pago a un proveedor, por ejemplo.
LA BANCA ELECTRÓNICA ESTÁ SIENDO CADA VEZ MÁS, UNO DE LOS MEDIOS DE PAGO
Y COBRO MÁS EMPLEADOS POR LAS EMPRESAS Y LOS CLIENTES.
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 Las formas de pago se pueden clasificar según el tiempo transcurrido entre la

presentación del servicio o suministro del bien y cobro del mismo:
 PAGO ANTICIPADO:
El proveedor le exige al cliente el pago previo a la presentación del servicio o a la recepción de

la mercancía.
Habitualmente se emplea esta modalidad cuando; se inician las relaciones comerciales por
primera vez en algunos sectores, existen dudas de la solvencia del pagador, se prestan
determinados servicios profesionales.
Los medios utilizados para este tipo de pagos son; cheque, metálico, tarjetas bancarias,
transferencia bancaria, giro e ingreso a cuenta.
 PAGO AL CONTADO:
Cuando tiene lugar esta forma de pago, el cliente realiza el abono del importe en el momento
en que se presta el servicio o se recibe la mercancía.
Es habitual, cuando se producen las primeras transacciones comerciales entre empresas o se

realiza una venta directa.
Los medios utilizados para este tipo de pagos son; cheque, metálico, tarjetas bancarias,
transferencia bancaria, giro e ingreso a cuenta.
 PAGO APLAZADO:
Esta forma de pago también se denomina a crédito.
El proveedor consiente el aplazamiento del cobro de las facturas y es habitual en las relaciones
comerciales entre empresas.
Existen diferentes modalidades:
Aplazamiento parcial (se cobra una parte de la factura al contado y el resto queda
aplazado).
Aplazamiento de un solo pago (se aplaza el importe de la factura a un solo plazo)

Aplazamiento fraccionado (la factura podrá abonarse en varios plazos).
Los medios utilizados más comunes son; letras de cambio, recibos, pagarés y aceptación
domiciliada de facturas.
Los plazos más comunes son 30, 60 y 90 días.
 Medios de pago y cobro:
 EFECTIVO: Es una de las formas más comunes de pago ( en billetes o

monedas). Permite al proveedor conseguir el dinero de manera inmediata, sin
esperas ni retrasos. Si son cantidades elevadas, no es muy recomendable esta
forma de pago.
 LETRA DE CAMBIO: Título formal que sirve para documentar una orden de
pago, la cual deberá hacerse efectiva en un lugar y fecha de vencimiento
determinados.
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 CHEQUE: Documento que se entrega a una persona para que esta pueda
retirar la cantidad estipulada en el banco.
 RECIBO: Acredita el pago de una determinada cantidad de dinero. Está emitido

por la persona que recibe (acreedora) y está dirigido a la persona que paga
(deudora).
 PAGARÉ: Documento por el cual, una persona denominada firmante, se obliga

a pagar a otra, denominada tenedor, una cantidad concreta, en una fecha y
lugar determinados.
 Otros medios de pago y cobros:
 BANCARIOS: Tienen relación con las entidades bancarias.
 Transferencia bancaria: el titular de una cuenta bancaria (ordenante)

ordena que se transfiera una cantidad a otra cuenta.
 Domiciliación de pagos: se autoriza el cobro automático de ciertas

facturas, ya que le pedido o pago se realizan de manera periódica.
 Tarjetas bancarias: Se cobra el importe en la cuenta bancaria que está

asociada a la tarjeta.
 CORREOS: Se gestionan en las oficinas de correos.
 Giro postal: consiste en la entrega de una cantidad en la oficina de

Correos para que esta pague al destinatario.
 Giro telegráfico: igual que el giro postal pero con un plazo inferior, ya
que es urgente.
 Pago contra reembolso: el proveedor se encarga de suministrar la

mercancía al cliente a través de Correos y este efectúa el pago en el
momento en el que la recibe.
 En un software de gestión se puede realizar algunas acciones con estos archivos

maestros, cosa por lo que resulta muy útil:
 Incluir fecha de vencimiento
 Modificar la forma de pago para cada caso
 Incluir días que deben pasar hasta el vencimiento
 Modificación de números de cuentas bancarias
 Tratamiento que va a tener esa forma de pago
Externos: Bancos. Proveedores
 Recogen aquella información relativa a elementos que no forman parte de la empresa

como tal, sino que se tiene relación con ellos de manera esporádica y puntual en el
tiempo.
BANCOS
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 Las empresas tienen relación con los bancos desde que se constituyen.
 Las entidades financieras se convierten en soluciones de financiación y en la base

sobre la que operan económicamente.
 En ellos se depositan los beneficios de la empresa. Y a través de ellos se pueden

realizar los pagos.
 Las empresas pueden tener relación con bancos en alguno o varios de los siguientes
supuestos:
 Apertura de una cuenta corriente
 Solicitud de TPV
 Contratación de banca electrónica
 Domiciliación de nóminas y seguros sociales
 Tarjetas bancarias
 Financiación
TENER UN ARCHIVO MAESTRO DE BANCOS PERMITIRÁ GESTIORNAR

ADECUADAMENTE TODO LO RELACIONADO CON LAS ENTIDADES FINANCIERAS,
PUDIENDO TENER ACCESO A TODA LA INFORMACIÓN NECESARIA, ASÍ COMO
PUDIENDO CONTROLAR PLAZOS, MOVIMIENTOS, TRANSACCIONES Y DEMÁS.
PROVEEDORES
 Personas que abastecen a otras con existencias y bienes, las cuales se pondrán a la
venta o se emplearán para ser transformados y vender el resultado posteriormente.
 Es necesario diferenciar los proveedores que existen: de bienes, servicios y recursos.
 Está claro que la gestión de proveedores es un tema crucial dentro de una empresa,
por lo que tener archivos maestros de proveedores en el software de gestión en la
empresa es algo muy importante, ya que permitirá tener un mayor control tanto de los
proveedores como tal, como de las relaciones que se mantienen con ellos.
 Algunas de las acciones que se pueden realizar con los archivos de proveedores en el
programa de gestión, son:
 Creación de fichas de proveedores
 Actualización de datos
 Historial de pedidos
 Realización de pedidos automáticos
 Historial de pagos
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3. Gestión de ventas
Introducción
 La gestión de ventas de una empresa necesita ser controlada de manera

prácticamente diaria.
 Se va a trabajar con pedidos, salidas, presupuestos, albaranes y facturas.
 Es necesario saber gestionar las consultas de los posibles clientes, ya que si se les trata
bien, se podrán convertir en futuras compras.
 Se deben realizar una serie de informes anualmente, así como guardar los documentos
que acrediten cada uno de los movimientos de la empresa. Esto permitirá
posteriormente realizar la contabilidad de las compras y ventas de la manera más
adecuada y legal posible.
 En la gestión de ventas hay que incluir la conexión con el TPV, elemento indispensable
en cualquier negocio físico u online.
Pedidos, salidas, presupuestos, albaranes y facturas
 La gestión de pre-ventas empieza en el momento en el que se realiza un pedido para

posteriormente poder vender, en el caso de productos. Así, se crea un ciclo en el que
se han de incluir desde las entradas de dichos pedidos, proformas, presupuestos,
albaranes y facturas de ventas.
 Antes de las ventas, también encontramos la factura proforma, que se utiliza cuando la
relación con el cliente está más asentada, el presupuesto, por el contrario, es un
primer documento informativo que el cliente puede aceptar, rechazar o modificar.
Una vez el presupuesto es aceptado, se suele enviar una factura proforma a modo de
borrador de la factura final.
PEDIDOS
 Documento que realiza una empresa o profesional a un proveedor a través del cual se
solicita la prestación de un servicio o determinadas mercancías. Este documento suele
ser expedido por la parte compradora y no crea obligaciones para el vendedor hasta
que este lo acepta en los términos y condiciones expresados por el comprador.
Comprador – Pedido --Vendedor
EL PEDIDO OBLIGA UNITELARMENTE AL COMPRADOR A CUMPLIR CON LAS

OBLIGACIONES DE RECIBIR LO ADQUIRIDO Y PAGAR EL PRECIO ESTIPULADO EN EL
MISMO.
 El pedido se puede realizar de diferentes maneras. En cualquier caso, se debe dejar

constancia de las cantidades, precios y otras condiciones.
 Formas más habituales de formalizar un pedido:
 VERBALMENTE: Inmediatez y posibilidad de negociar en el mismo momento

con el interlocutor. Tiene algunas desventajas, como que no deja constancia y,
por tanto, podría perder la validez contractual.
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 TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA: Realizar un pedido a través de un correo

electrónico… Tiene la ventaja de la inmediatez y de dejar constancia, por
escrito, de las condiciones que se han negociado.
 CORREO ORDINARIO: No inmediatez, pero deja constancia. (Anticuada)
 NOTA DE PEDIDO: Documento diseñado específicamente para realizar

pedidos. En el se refleja las mercancías pedidas, condiciones de entrega y
demás información.
 AGENTE O REPRESENTANTE COMERCIAL: Este se encarga de visitar al posible

comprador, le presenta los productos y toma nota, finalmente, del pedido.
 Existen dos clases de pedido:
 Pedido en firme: Tanto el comprador como el vendedor conocen todas las

condiciones en las que se va a realizar el pedido y la entrega. Se pactan. Tiene
carácter contractual desde el mismo momento en el que se formaliza. El
documento empleado suele ser; la nota de pedido.
 Pedido condicional: Es el comprador el que propone las condiciones y este

queda a la espera de ser aceptado por parte del vendedor. Las condiciones
suelen estar relacionadas con descuentos, plazos de entrega o forma de pago,
por ejemplo.
Si el vendedor acepta las condiciones, entonces el pedido será válido. De lo
contrario, se considera nulo. El documento que se emplea recibe el nombre de
propuesta de pedido.
EN LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE COMPRAS, LOS PEDIDOS RECIBEN EL

NOMBRE DE ENTRADAS.
PROFORMA-PRESUPUESTO
 Factura proforma: factura provisional donde se especifican los detalles de una

actividad comercial en el futuro. Las empresas y autónomos pueden usar una factura
proforma para informar sobre las condiciones de venta a sus clientes.
 Presupuesto: un documento en el que se hace un cálculo anticipado del precio de una

actividad, producto o servicio. En el caso de empresas y autónomos, se trata de una
herramienta para informar a un cliente potencial de los detalles de un trabajo antes de
su realización.
 Para clientes nuevos o ventas adicionales, lo más habitual es comenzar con un

presupuesto. De esta forma, puedes incluir más detalles sobre el desarrollo del
proyecto y sentar unas bases para posibles negociaciones en el futuro. Más tarde,
puedes enviar una factura proforma más simplificada o una factura ordinaria para
cerrar la venta.
 Sin embargo, si quieres dar validez legal al documento enviado, deberás usar una
factura proforma, pues ésta sí que tiene validez jurídica. La factura proforma es más
común en clientes habituales o en casos de comercio internacional.
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ALBARANES
 También recibe el nombre de nota de entrega.
 Lo expide aquella persona que realiza una entrega. El vendedor lo envía junto a las
mercancías para que lo reciba el comprador y este lo firme al recibir el envío y se lo
devuelva al vendedor.
 Sirve como justificante de recepción, ya que deja constancia de que se han recibido en
las condiciones expresadas.
 Normalmente se expiden un original y una copia. Ambos son firmados por el

comprador. La copia debe quedársela el cliente y la original el vendedor. Hay
ocasiones en las que también se emite una segunda copia para el almacén, desde el
cual han salido las mercancías y una tercera copia para el departamento de ventas de
la empresa.
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 Efectos de la firma:
 Justifica la recepción de las mercancías
 El comprador declara que está conforme con lo que ha recibido
 Se deben respetar las condiciones económicas que aparezcan en el
 Se pueden encontrar dos modelos de albaranes:
 Albarán valorado: En este modelo de albarán aparecen los precios de

los artículos. El receptor del albarán está al tanto de lo que recibe, así
como de las condiciones económicas de los mismos. Suele ser habitual
el uso de este modelo cuando es el cliente quien recoge
personalmente las mercancías.
 Albarán sin valorar: En este modelo de albarán se omiten los precios

unitarios y el valor total de lo comprado. Suele ser aconsejable optar
por este modelo cuando las mercancías se entregan a una tercera
persona o lo hace un transportista.
FACTURAS
 Es el documento que acredita legalmente la entrega de bienes y las prestaciones de

servicios realizados.
 Es obligatorio emitir facturas y este hecho está regulado por la ley (Ley 58/2003
General Tributaria, de 17 de diciembre y el Real Decreto 1619/2012, de 30 de
noviembre.
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Debe contener la siguiente información como mínimo:
 Diferentes modelos de facturas:
 Factura general: modelo de factura más común. Tipo de factura que se emite
en todos los supuestos, siempre que no haya que hacer cambios o
modificaciones.
 Factura resumen, agrupada o recapitulada: modelo de factura que se emplea

para agrupar varios albaranes de un mismo cliente. Así, se recopilan todos
ellos en una única factura, aunque dentro de la misma se desglosen los datos
de cada uno de ellos.
 Factura rectificativa: se utiliza cuando se necesitan realizar rectificaciones

sobre una factura que ya se ha emitido anteriormente. Puede ser porque los
datos o los cálculos son incorrectos, por ejemplo. En este tipo de factura debe
aparecer:
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 La expresión factura rectificativa, con el número y la fecha

correspondiente
 Los datos de la factura de origen
 Motivo de la rectificación
 Detalle y valoración de la rectificación
 E-factura: facturas que se emiten de manera electrónica debido al actual

desarrollo de las nuevas tecnologías y las comunicaciones. Así, se transmiten a
través de internet o del correo electrónico, siendo su principal ventaja la
inmediatez. Obtiene un resguardo que debes descargar.
Marketing y publicidad
 La publicidad en un negocio es importante porque ayuda a posicionar la marca, atraer

más clientes, publicitar los beneficios de un producto o servicio, etc. De nada sirve
tener el mejor producto o servicio si nadie sabe que existe. Sin ventas el negocio
muere.
 El marketing es mucho más que publicidad y ventas. Es la disciplina que se encarga de

conectar con las emociones y necesidades de los consumidores, creando relaciones
duraderas y beneficiosas para ambas partes.
 Llamamos marketing a las decisiones estratégicas que se toman para facilitar

una venta. Llamamos Publicidad a las técnicas para dar a conocer una marca o
producto. Y llamamos ventas a los procesos que consiguen cambiar los productos y los
servicios por dinero.
Consultas
 También llamado atención al cliente.
 A la hora de gestionar una empresa de forma online, es necesario dedicar cierto

tiempo a ofrecerles canales al cliente para que se pueda comunicar con la empresa de
manera rápida, sencilla y eficaz.
 La mayoría de estos canales de atención al cliente online se podrán controlar desde el

software de gestión escogido por la empresa.
CUANDO UNA EMPRESA OFRECE A LOS CLIENTES DIFERENTES CANALES DE ATENCIÓN,

ESTO SIEMPRE ES BIEN VALORADO.
 Los principales canales de consultas y atención al cliente que se deben ofrecer, son:
 Correo electrónico: el primer canal de atención al cliente en compras. Se

puede tener acceso a el desde el mismo programa (software) e incluso se
pueden automatizar una serie de respuestas. Es importante revisar la bandeja
de entrada de forma periódica para ofrecer respuestas rápidas.
 https://support.google.com/mail/answer/25922?hl=es&co=GENIE.Platform%3
DDesktop
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 FAQ (preguntas y respuestas frecuentes): otro medio popularizado, sobre todo

para aquellas empresas que cuenten con página web. Normalmente se indica
un apartado de la página web a estas preguntas y se hace un listado de las
preguntas más comunes que se pueden hacer los clientes, así como las
respuestas a las mismas. Por ejemplo; cuál es el plazo de envío, si se puede
devolver lo comprado, si se hacen envíos internacionales… En definitiva, las
cuestiones más generales relacionadas con el servicio o producto que ofrece la
empresa.
 Formulario: formulario de contacto, es decir, un apartado de la propia página

web desde el cual se puede enviar un mensaje directamente a la empresa.
Normalmente, basta con rellenar el nombre, el correo electrónico del usuario
y la consulta que se quiere realizar. La empresa contesta, enviando un correo
electrónico que el usurario haya facilitado. Es un método muy rápido y común.
 Chat online: hay empresas que deciden ofrecer un canal de atención al cliente
extra y, sobre todo, más inmediato. Es una extensión que se puede incluir en
las páginas webs y que sirve para contactar con alguien de la empresa de
manera instantánea. Es como la atención telefónica, pero a través de un chat
escrito.
 Redes sociales: hoy en día es una extensión más de la empresa y muy

importante. Así, a través de los mensajes directos e incluso los comentarios o
menciones, se pueden atender las consultas y cuestiones de los clientes de
una manera rápida y eficaz.
 Atención telefónica: Siempre es importante contar con un canal telefónico, ya

que este permite un contacto directo, entablando una conversación de tú a tú
con el cliente y pudiendo resolver las dudas de manera inmediata. Existe
softwares que permiten, incluso, controlar las llamadas desde él.
 WhatsApp: prácticamente todas las empresas cuentan con un teléfono de

empresa. Entre eso y la opción de WhatsApp Business, orientada a empresas,
es posible ofrecer a los clientes un número de teléfono para chatear a través
de esta aplicación.
Informes, impresos
 La gestión de ventas necesita contar con una serie de informes e impresos que
acompañen y verifiquen todas las operaciones que han ido teniendo lugar en
el negocio, para tener constancia de lo demandado por el cliente y poder
hacer frente correctamente a las obligaciones contables.
 Los informes permitirán evaluar de manera periódica la gestión de compras y

ventas y los resultados de la misma, para poderse tomar esa información
como punto de partida, teniéndola en cuenta para mejorar o ver en que se ha
fallado en cada periodo, que producto se vende más, en que temporalidad,
por qué cliente, si repiten...
HABITUALMENTE, SE SUELEN REALIZAR INFORMES ANUALES, LOS CUALES

ACOMPAÑAN A LA CONTABILIDAD ANUAL. CON TODA ESTA INFORMACIÓN, ES
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POSIBLE EVALUAR AL COMPLETO EL FUNCIONAMIENTO Y LA GESTIÓN DE UNA

EMPRESA DURANTE UN AÑO EN CONCRETO.
 Del mismo modo, es necesario contar con una serie de impresos que permitan
dejar constancia legal de las operaciones que ha hecho la empresa. Se deben
guardar copias de todos los contratos, facturas y albaranes con los que se vaya
estando en contacto en cada nueva compra.
 Estos documentos permitirán respaldar los movimientos económicos de la

empresa, y además, ayudarán a realizar más adelante la contabilidad de la
misma.
ESTOS DOCUMENTOS SE GENERAN DE MANERA AUTOMÁTICA EN EL

SOFTWARE DE GESTIÓN QUE TENGA IONSTALADO LA EMPRESA.
Contabilidad de ventas
 En una empresa es una parte fundamental del funcionamiento de la misma. Se

incluyen todos los documentos relacionados con la relación que la propia
empresa establece con proveedores y clientes. De esta relación surge un flujo
de bienes y servicios.
 Esta contabilidad de ventas se recoge en el Plan General de Contabilidad (PGC)

en el grupo 7: Ventas e ingresos. Las principales cuentas que se deben tener
en cuenta, son:
 Transacciones con salida o entrega de los bienes o servicios objeto de tráfico

de la empresa, mediante precio.
 Éstas cuentas se abonarán por el importe de las ventas con cargo a las cuentas
del subgrupo 43 o 57.
TAMBIÉN SE PUEDE REALIZAR A TRAVÉS DE UN SOFTWARE DE CONTABILIDAD

O INCLUSO DESDE EL PROPIO SOFTWARE DE GESTIÓN.
REGISTRO CONTABLE DE OPERACIONES RELACIONADAS CON LAS VENTAS
 Cuando se habla de contabilidad de las ventas, también es importante incluir aquellas

operaciones que están relacionadas con las mismas, tales como devoluciones,
descuento o incluso embalajes:
Descuentos: tiene lugar cuando se establecen ciertos descuentos o rebajas en

el precio de los productos. Se pueden distinguir 3 tipos:
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 Descuento comercial: descuentos promocionales o para incremento

de ventas, así como descuentos por defectos en la calidad o en el
incumplimiento de la entrega.
 Descuento por pronto pago: por pagar al contado o antes del

vencimiento que se había pactado.
 Descuento por volumen de pedido: por alcanzar una cantidad de

compra concreta.
Devoluciones: hay ocasiones en las que se decide devolver las existencias

compradas debido a diferentes razones. Estas devoluciones tendrán un tratamiento
contable parecido al descuento comercial.
Envases y embalajes: algunos productos con los que la empresa comercializa

vienen acompañados de ciertos envases o embalajes (por ejemplo, un paquete de
bolígrafos). Dichos envases o embalajes tienen un tratamiento contable diferentes en
función del uso que les de la empresa a los mismos.
https://www.plangeneralcontable.com/
Conexión con el TPV
TPV (terminal punto de venta): dispositivo que se utiliza en establecimientos comerciales para
poder realizar gestiones de venta. Gracias a él, es posible realizar una gestión de compras
completa y actualizada. En inglés se denomina POS (Point Of Sale).
ACTUALMENTE, EL 72% DE LOS CONSUMIDORES YA UTILIZAN LA TARJETA EN SU DÍA A DÍA

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 Este dispositivo es reconocido especialmente por permitir el cobro con tarjeta. Aunque
no solo es interesante por eso, sino que también es posible imprimir tickets o
controlar el inventario, entre otras cosas.
 En muchos casos, ha llegado a sustituir incluso la tradicional caja registradora. De

hecho, también se utiliza en los comercios online gracias al TPV virtual.
 Para el funcionamiento de un TPV se necesitan los siguientes agentes:
 Apertura de una cuenta corriente.
 Titular de la tarjeta
 Vendedor
 Adquiriente (mediador entre vendedor y esquema de tarjetas)
 Esquema de tarjetas (verificación de las tarjetas)
 Los pasos que se siguen son los siguiente:
1. COBRO – 2. ABONO – 3. ALMACENAMIENTO DE DATOS – 4. CONTROL DE CAJA
 El TPV tiene como hardware principal el datafono. Este artículo permite que se realiza
la transacción con total seguridad y rapidez, ya que es el elemento principal que
conecta la tienda con el banco.
 Existen diferentes modalidades de TPV:
 TPV físico: la opción más sencilla y común cuando se tiene un establecimiento

físico. Datafono físico que se encuentra en la tienda y que está conectado
tanto a la red de internet como a la corriente.
 TPV virtual: datafono pensado para las tiendas online o e-commerce. Permite
cobrar, por tanto, en las tiendas en línea e incluso en apps.
 TPV wifi: también llamado TPV inalámbrico y es la mejor opción en los locales
en los que haya wifi, pues permite una mayor movilidad. Una vez conectado a
la red, se puede utilizar en cualquier punto del local.
 TPV móvil: es el mejor tipo para aquellos que llevan su negocio a cuestas.
Tiene tarjeta SIM, por lo que tiene su propia conexión a internet, permitiendo
cobrar tanto dentro de un local como fuera del mismo en un lugar alejado.
 TPV integrado: este modelo ofrece todas las funcionalidades de un datafono

convencional, pero habiéndole incorporado, además, el sistema de
contabilidad y ventas. Este está especialmente pensado para aquellos negocios
que dispongan de varios puntos de cobro en diversos establecimientos.
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Gestión de ventas informatizadas

 Gracias a ellos, se podrá controlar y gestionar toda la información y movimientos

Internos: Artículos. Clientes. Formas de pago. Formas de cobro

 Los ficheros maestros son un conjunto de información que se agrupa en un único

 Formas de pago y cobro

 También denominados existencias.

 Control de stock bajo mínimos y sobre máximos.

 Control de peso y dimensiones del artículo.

 Visualización rápida de las tarifas.

 Duplicar fichas de un artículo.

 Informes de ventas, compras, movimientos de stock de un mismo artículo…

 Creación de lotes de artículos

 Creación de descripción de artículos.

 Cambios masivos en los datos del artículo.

 Creación de ficha de artículos.

 Es el centro de cualquier empresa o actividad comercial. Es a él a quien van dirigido los

 Es importante fidelizar al cliente para que compre de manera habitual en la empresa y

UN CLIENTE SATISFECHO, RECOMENDARÁ LA EMPRESA.

 En un software de gestión se pueden realizar las siguientes operaciones con respecto a

 Creación de fichas de clientes.

 Descripción detallada de las necesidades o preferencias de cada cliente.

 Acceso al listado de todos los clientes.

 Actualización masiva de datos.

FORMAS DE PAGO Y COBRO

 Las formas de pago se pueden clasificar según el tiempo transcurrido entre la

El proveedor le exige al cliente el pago previo a la presentación del servicio o a la recepción de

Es habitual, cuando se producen las primeras transacciones comerciales entre empresas o se

Esta forma de pago también se denomina a crédito.

Existen diferentes modalidades:

Aplazamiento de un solo pago (se aplaza el importe de la factura a un solo plazo)

Los plazos más comunes son 30, 60 y 90 días.

 Medios de pago y cobro:

 EFECTIVO: Es una de las formas más comunes de pago ( en billetes o

 RECIBO: Acredita el pago de una determinada cantidad de dinero. Está emitido

 PAGARÉ: Documento por el cual, una persona denominada firmante, se obliga

 Otros medios de pago y cobros:

 BANCARIOS: Tienen relación con las entidades bancarias.

 Transferencia bancaria: el titular de una cuenta bancaria (ordenante)

 Domiciliación de pagos: se autoriza el cobro automático de ciertas

 Tarjetas bancarias: Se cobra el importe en la cuenta bancaria que está

 CORREOS: Se gestionan en las oficinas de correos.

 Giro postal: consiste en la entrega de una cantidad en la oficina de

 Pago contra reembolso: el proveedor se encarga de suministrar la

 En un software de gestión se puede realizar algunas acciones con estos archivos

 Incluir fecha de vencimiento

 Modificar la forma de pago para cada caso

 Incluir días que deben pasar hasta el vencimiento

 Modificación de números de cuentas bancarias

 Tratamiento que va a tener esa forma de pago

Externos: Bancos. Proveedores

 Recogen aquella información relativa a elementos que no forman parte de la empresa

 Las entidades financieras se convierten en soluciones de financiación y en la base

 En ellos se depositan los beneficios de la empresa. Y a través de ellos se pueden

 Apertura de una cuenta corriente

 Contratación de banca electrónica

 Domiciliación de nóminas y seguros sociales

TENER UN ARCHIVO MAESTRO DE BANCOS PERMITIRÁ GESTIORNAR

 Es necesario diferenciar los proveedores que existen: de bienes, servicios y recursos.

 Creación de fichas de proveedores

 Realización de pedidos automáticos

 La gestión de ventas de una empresa necesita ser controlada de manera

 Se va a trabajar con pedidos, salidas, presupuestos, albaranes y facturas.

Pedidos, salidas, presupuestos, albaranes y facturas

 La gestión de pre-ventas empieza en el momento en el que se realiza un pedido para