INSTRUCCION PARA EL : SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA FORMACION PROGRAMADA POR LAS EMPRESAS PARA SUS TRABAJADORES Y PERMISOS INDIVIDUALES DE FORMACION (BONIFICACIONES EJERCICIO 2016) EJERCICIO 2016 ainpice Pagina 4, Introducelon sae 2. Objeto y metodologia de aplicacién, 3, Alcance y Agentes de Control 4. Indiice de Riesgo y Protocolos de Actuacién 4.1. Incidencia de las Entidades externas Encomendadas y Organizadoras de la Formacton en la gestién de las bonificaciones aplicadas... 4.2, Protocolas y Niveles de actuacién en el Seguimiento y Control, Seguimiento ETR ~ Formacién Presencial.. 6. Seguimiento de la Formacién de modalidad TELEFORMACION .... 5, 6.1. Seguimiento Ex post inmediato (EPI) a Participantes de formacién de modalidad Teleformacién 33 7, Seguimlento Ex Post Inmediato. 7.4, Comprobacién de la ejecucién de la formacién... iento Ex Post Inmediato de Costes. 9, Actuaciones de Seguimiento y Control de las acciones vinculadas a C otras acreditaciones profesionales. 10,Seguimiento a la Entidad Organizadora/Centro Gestor de la Formacién .. 10.1. Informe de Actuacién a la Entidad Encomendada/Centro Gestor de la Formaciér 11.Seguimiento de Permisos individuales de Formaci6n susesnisenst 11.1. Marco normative .. 11.2. Tipos de PIF y aplicacién informatica de costes 11.3. Segi 11.4. Consideraciones finales. siento de los PIF ANEXO I..INSTRUCCION PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA FORMACION PROGRAMADA POR LAS EMPRESAS PARA SUS TRABAJADORES Y PERMISOS INDIVIDUALES DE FORMACION (BONIFICACIONES) 1. Introduccién Con la publicacién del Real Decreto-Ley 4/2015, de 22 de marzo, para la reforma urgente del Sistema de Formacién Profesional para el empleo en el Ambito laboral, tramitado como Ley 30/2015, el 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema, procede renovar la instruccién de la Subdireccién General de Politicas Activas de Empleo para el Seguimiento y Control de la Formacién Programada de Demanda de 17 de julio de 2014 a través de la presente instruccién. En tal sentido se actualiza el procedimiento a seguir para realizar las actuaciones de seguimiento y control teniendo conforme con la nueva normativa de aplicacién, si bien, se debe tener en cuenta que hasta tanto no se desarrollen reglamentariamente las iniciativas de formacién profesional para el empleo, se mantendran vigentes las previstas en el Real Decreto 395/2007, de 23 de marzo, por el que se regula el subsistema de formacién profesional para el empleo, y en su normativa de desarrollo. Ademés, se tendré en cuenta lo sefialado por la Disposicion transitoria cuarta de la Ley 30/2015, que indica que hasta tanto no se suscriba entre el Servicio Pablico de Empleo Estatal y las comunidades aut6nomas el correspondiente convenio sobre el intercambio de la informacion necesaria para el seguimiento y control de las iniciativas de Formacion y de los permisos individuales de formacién, el Servicio Publico de Empleo Estatal realizaré el seguimiento y control de las acciones formativas programadas por las empresas con centros de trabajo radicados en el ambito de una misma comunidad auténoma. Entre las novedades que presenta la Ley 30 30/2015 y el procedimiento establecido en la Orden ESS/723/2016 destacan las siguientes: ~ Supresién de la formacién que contemple modalidad de imparticién a Distancia (en vigor desde 01/01/2016) - La formacién programada por las empresas podré tener una duracién minima de dos horas. - Las empresas con una plantilla a partir de 6 trabajadores, participaran con sus propios recursos en la financiacién de la formacién de sus trabajadores segin los porcentajes minimos establecidos, sobre el coste total de la formacién. - La disposicién final tercera de Ia ley introduce la modificacién de! Real Decreto legislativo 5/2000, de 4 de agosto, de Infracciones y Sanciones en el Orden Social de manera que se amplian los sujetos responsables y se incluye explicitamente a las entidades de formacién y a las que asuman las labores de organizacion. De esta forma estas entidades respondern solidarlamente de la devolucién de las cantidades indebidamente obtenidas por cada empresa y accién formativa,En el caso de una empresa opte por_encomendar la organizacién de la formacién a una entidad externa (entidad organizadora), conforme a lo previsto en el articulo 12 de la Ley 30/205, la imparticion de la formacién habra de ser realizada en todos los casos por una entidad formativa (proveedor de la formacién) acreditada y/o inscrita en el registro de entidades de formacién, aun cuando no se trate de formacion incluida en el Catalogo de Especialidades Formativas. Las entidades de formacién interesadas en inscribirse en el correspondiente registro para impartir formacién distinta de las especialidades previstas en el Catalogo de especialidades formativas deberan presentar ante la Administracion publica, a través de la aplicacién disponible en la Fundacion Estatal para la Formacion en el Empleo y en la sede electronica del Servicio Publico de Empleo Estatal, una declaracion responsable con arreglo el modelo especifico segun desarrolia la Orden ESS/723/2016, de 9 de mayo. En la web corporativa de la Fundacién Estatal para la Formacién en el Empleo se encuentran disponibles instrucciones para su cumplimentacién. En el caso de las entidades hubieran presentado una declaracién responsable con anierioridad a la entrada en vigor de la Orden, deberén presentar, en el plazo de tres meses, una nueva declaracién a través de la aplicacién habilitada, haciendo constar la fecha y Administracién en la que presento la declaracion responsable inicial La competencia para acreditar y/o inscribir corresponde a la Comunidad Auténoma donde radiquen las instalaciones y recursos de la entidad de formacién interesada. Correspondera al Servicio Publico de Empleo cuando en la imparticion de las acciones formativas se utilicen plataformas de teleformacién y cuando la actuacién formativa se desarrolle en mas de una Comunidad Auténoma, Los trabajadores de una entidad organizadora de la formacién no podran participar en la formacién programada en la agrupacién, deberan hacerlo como ‘empresa bonificada con su propio perfil o bien encomendandola a otra entidad. En la distribucién de los costes, ademas de los costes de formacién y de organizacién, se introducen los costes indirectos. Si una empresa organiza la formacién por si misma, pudiendo emplear en ello medios propios o recurtir a la contratacién, sin poder imputar por ello costes de organizacién. La empresa que organiza su propia formacién debe contratar a la entidad organizadora de la formacién o entidades que considere mas adecuadas para la imparticion de los distintos contenidos formativos. Ni ta actividad de organizacién ni la de imparticién podrén ser objeto de subcontratacién. La contratacién de una entidad organizadora de la formacién por parte de otra entidad organizadora de formacién se consideraré subcontratacién No se entendera que se ha encomendado la organizacién de la formacién a una entidad extema, cuando la actividad a desempefiar por esta se limite a las funciones de gestién administrativas como son las relativas a la gestién en la aplicacién telematica, necesarias para la correcta aplicacién de las bonificaciones, La contratacién de una entidad organizadora de la formacién por parte de otra entidad organizadora de formacién se consideraré subcontratacién, 2ere pee - Creacién de la Unidad Especial de la Inspeccién de Trabajo y Seguridad Social que se suma a las funciones de vigilancia y control establecida, que elaborard un programa anual de inspeccién en materia de formacién profesional para el empleo, que incluird una relacién de entidades de formacién, entidades que asumen la organizacién de la formacién programada por las empresas y empresas clientes de la anteriores que sean objeto de inspeccién, que sera comunicada a la entidad gestora. En relacién a la colaboracién con la Inspeccién se valoraré la posibilidad de incrementar el nlimero de actuaciones inspectoras; asimismo el SEPE podra remitir a esta Unidad Especial aquellos expedientes que considere por razones de eficacia o de gravedad de los hechos detectados. En el Plan Anual de Objetivos para 2016, dentro del Convenio entre el SEPE y la ITSS, se contempla el tratamiento y el procedimiento a desarrollar. 2. Objeto y metodologia de aplicacién. El objeto de este documento es establecer el procedimiento de las actuaciones a desarrollar, en materia de Seguimiento y Control de la iniciativa de formacién de demanda, en el ambito de gestion del Servicio Pablico de Empleo Estatal para el ejercicio 2016 y posteriores. Con el fin de garantizar el cumplimiento de las condiciones que motivan la realizacién - de las acciones formativas, estas deberdn ser objeto de un seguimiento y control efectivo por las administraciones competentes que comprenderd Ia totalidad de las iniciativas y modalidades de imparticion y que abarcaré, més alla de la mera comprobacién de requisites y formalidades, la evaluacién de los resultados de la formacién, contribuyendo asi a garantizar su calidad. Las acciones formativas podrén someterse a las siguientes actuaciones de seguimiento y control por las Direcciones Provinciales. Respecto de la Declaracién Responsable La nueva Ley que regula el Sistema de Formacion Profesional para el Empleo, de 9 de septiembre de 2015, incluye cambio que las empresas han de conocer para poder beneficiarse de sus ventajas. Los aspectos y modificaciones principales que afectan al seguimiento y por tanto deberan efectuarse las correspondientes comprobaciones en las actuaciones de seguimiento: A.- Formacion directamente por la empresa, no requiere deciaracién responsable. EI Control de Seguimiento se realizaré segin lo indicado en los -apartados siguientes, segtin el tipo de seguimiento y modalidad de la formacién, de esta instruccién: ~ 5, Segulmiento ETR ~ Formacién Presencial ~ 6. Seguimiento de la Modalidad Teleformacion - 7. Seguimiento Ex Post Inmediato- 8. Seguimiento Ex Post Inmediato de Costes - 9, Actuaciones de Seguimiento y Control de las Acciones Vinculadas a Certificados de Profesionalidad y Otras acreditaciones profesionales - 11, Seguimiento de Permisos Individuales de Formacién Tales actuaciones quedaran registradas en el Informe de Resultados, tal y como se recoge en el apartado IV del punto 5, en el apartado “Desviaciones en el informe de Actuaciones” del punto 8, en el apartado 10.1. y, en el apartado Vil del punto 11.3, de la presente Instruccion. Si del resultado de este control se detectasen deficiencias graves, se comunicaré a la Coordinacién del Seguimiento para valoracién, si procede, la suspensién de la actividad formativa, con cardcter cautelar, en virlud del Articulo 177 y Atticulo 20 de la Orden TAS 718, mientras de corrijan las deficiencias para que se puedan reanudarse las actuaciones de seguimiento. Si la empresa opta por encomendar la organizacién de la formacién a una entidad externa, esta sera la que contrate a la entidad impartidora, que deberd estar acreditada y/o inscrita en el registro habilitado por la administracién péblica competente. La empresa puede encomendar la organizacién de la formacién a organizaciones empresariales © sindicales, a estructuras paritaria constituidas en el ambito de la negociacién colectiva que cuenten con personalidad juridica propia, a asociaciones de trabajadores auténomos y de la encomia social. Si la organizacién se encomienda a una entidad distinta de las citadas, estas deberan estar acreditadas ylo inscritas en el correspondiente registro, mediante declaracién responsable. A este particular las visitas, desplazamientos o requerimientos a efectuar en el seguimiento es verificar que se cumple lo establecido en la declaracién responsable presentada, segun lo indicado en el epigrafe denominado “Declaracién Responsable” del punto Ill, del apartado 5 de esta Instruccién, Cuando la entidad esté inscrita con declaracién responsable, pero la formacién que imparte no esta vinculada al Catalogo de Especialidades, se comprobara que a formacién impartida est incluida en la declaracién responsable presentada y que los medios, materiales diddcticos, aulas e instalaciones, ‘cumplen con unos requisitos adecuados para impartir la formacién. EI seguimiento de la formacién se realizaré seguin lo indicado en los apartados siguientes de la presente Instruccién: - _§, Seguimiento ETR — Formacién Presencial ~ 6, Seguimiento de la Modalidad Teleformacién - 7, Seguimiento Ex Post Inmediato - 8. Seguimiento Ex Post Inmediato de Costes - 11, Seguimiento de Permisos Individuales de FormaciénEstas actuaciones quedarén registradas en el Informe de Resultados, tal y como se recoge en el apartado IV del punto 5, en el apartado ‘Desviaciones en el informe de Actuaciones" del punto 8, en el apartado 10.1. y, en el apartado VII del punto 11.3, de la presente Instruccién. La inexactitud 0 falsedad, as{ como el incumplimiento de requisitos, obligaciones y compromisos, determinaran la imposibilidad de continuar con la actividad de impartir formacién profesional para el empleo, asi como la baja del registro, sin perjuicio del régimen de infracciones y sanciones oportunas. Igualmente se comunicard a la Coordinacién del Seguimiento con el fin de que se proponga, si procede, la suspensién cautelar de la actividad formativa, en virtud del Articulo 17.7 y Articulo 20 de la Orden TAS 718. 1. Actuaciones_En Tiempo Real: Comprenderén e| seguimiento de la actividad formativa en el lugar de su imparticién y durante la realizacién de la misma, a través de evidencias fisicas y testimonios recabados mediante entrevistas a los Tesponsables de formacién, alumnos y formadores, con el fin de realizar una comprobacién sobre la ejecucién de la actividad formativa, contenidos de la misma, numero real de participantes, instalaciones y medios pedagégicos. En el marco de estas actuaciones se podran realizar requerimientos para la subsanacién de las iregularidades detectadas. En el caso de la formacién cuyo proceso de aprendizaje se desarrolle mediante teleformacién, las entidades con las. que se concierte la imparticion de la formacién deberén facilitar, a peticién de los 6rganos de control, la informacién y los instrumentos técnicos necesarios para el ejercicio de la funcién de control, incluyendo el acceso telematico a las herramientas utllzadas en la ejecucién de las acciones formativas. 2. Actuaciones ex post: Se realizaran una vez finalizada la ejecucion de las acciones formativas bonificadas, a través de evidencias fisicas, con el fin de comprobar la ejecucién de la formacién y el cumplimiento de obligaciones exigidas por su normativa reguladora. 3. Plan de comunicacién a _participantes: Desde la Unidad de Coordinacién dei Seguimiento se enviard un correo electronico a todos los participantes finalizados de acciones formativas impartidas en modalidad teleformacién con el objeto de que confirmen 0 no su participacion en la formacién. 4. El correo enviado tiene por objeto que los patticipantes confirmen 0 no su articipacién en las acciones formativas notificadas por las entidades beneficiarias y analizar las respuestas para identificar posibles desviaciones o irregularidades que a posteriori deban ser objeto de actuacién de seguimiento y control especifica. 5. Las Administraciones ptiblicas competentes podran realizar ot actuaciones especificas de seguimiento y control, en virtud de denuncias, indicios de fraude o irregularidades y que consideren necesarias en el émbito de sus competencias.La Ley 30/2015, recoge la reforma operada en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobada por Real Deoreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, y establece en su articulo 16 la responsabilidad solidaria de los sujetos que participen en la obtencién fraudulenta de ayudas, subvenciones y _bonificaciones, endureciéndose y se endurecen las sanciones, de manera que los beneficiarios del sistema de formacién profesional para el empleo no puedan volver a serlo durante un periodo de 5 afios en caso de cometer una infraccién muy grave (Cir. Art.46.1 del mismo texto normativo). Asimismo y con el fin de garantizar un refuetzo del control y capacidad sancionadora se ha creado una Unidad Especial de Inspeccién en el seno de la Direccién Especial adscrita a la Autoridad Central de la Inspeccion de Trabajo y Seguridad Social. El Articulo 12 de la Ley 30/2015 establece que la formacién programada por las empresas podra ser organizada por la propia empresa o bien encomendarse a organizaciones empresariales o sindicales, a estructuras paritarias constituidas en el Ambito de ta negociacién colectiva que cuenten con personalidad juridica propia, a asociaciones de trabajadores auténomos y de la economia social o a otras entidades externas, incluidas las entidades de formacién acreditadas y/o inscritas en el registro habilitado por la Administracion publica competente. Las entidades a las que las empresas encomienden la organizacién de la formacin para sus trabajadores estaran obligadas a comunicar el inicio y finalizacién de las acciones formativas programadas bajo esta iniciativa ante la Administracién cuando asi lo acuerden con la empresa, debiendo asegurar, en todo caso, el desarrollo satisfactorio de las acciones formativas y de las funciones de seguimiento, control y evaluacién, asi como la adecuacién de la formacién realizada a la actividad empresarial. Asimismo, las mencionadas entidades serén las que contraten a la entidad de formacién acreditada y/o inscrita que imparta las acciones formativas, salvo en el caso de tratarse de la misma entidad. Ademds deberan facilitar a las empresas para las que organicen la formacién de sus trabajadores la documentacién relacionada con la organizacién, gestién e impatticién de las acciones formativas, asi como la informacion necesarla para la correcta aplicacién de las bonificaciones por parte de dichas empresas. Asimismo, deberén someterse a las actuaciones de comprobacién, seguimiento y control que realicen las Administraciones piiblicas competentes y los demas érganos de control, asegurando el desarrollo satisfactorio de dichas actuaciones. En esta linea de mejora continua, se establecen mecanismos de seguimiento, control y evaluacién de la formacién en los centros de formacién y entidades externas que permitan verificar el cumplimento de la normativa y la calidad de las acciones formativas.Cuando la formacién vaya dirigida a la obtencién de certificados de profesionalidad, en su desarrollo se respetardn los contenidos de los médulos formativos y los equisitos que se determinen en los reales decretos que regulen dichos certificados. Esta formacion se acreditaré mediante la expedicién del correspondiente certificado de profesionalidad o de sus acreditaciones parciales acumulables. El crédito de que disponen las empresas para la formacién de sus trabajadores, mediante la aplicacién de bonificaciones a las cuotas de la Seguridad Social, permite que los certificados de profesionalidad pueden bonificarse por dos vias: como acciones formativas en funcién del crédito asignado para la empresa, cuyo calculo se hace en funcién de las cuantias ingresadas por cada empresa el afio anterior en concepto de cuota de formacién profesional y el porcentaje que, en funcién de su tamafio, se establezca en la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada ejercicio (en caso de pertenecer a un grupo de empresas, cada empresa podra disponer del importe del crédito que corresponda al grupo, con el limite de! 100 por cien de lo cotizado por cada una de ellas en concepto de formacién profesional) o como petmisos individuales de formacién, en cuyo caso la empresa puede financiar los costes salariales de los dias que el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo para asistira la formacion. Las empresas pueden disponer del crédito asignado del que no hayan dispuesto para la realizacién de acciones formativas, para la financlacién de permisos individuales de formaci6n, pero no al contrario. Asimismo, la disposicion adicional octava de la Ley 30/2015 prevé que los remanentes de crédito destinado al sistema de formacién profesional para el empleo en el ambito laboral que pudieran producirse al final de cada ejercicio en la reserva de erédito del Servicio Publico de Empleo Estatal, podrén incorporarse a los oréditos ‘correspondientes al siguiente ejercicio, conforme a la Ley de Presupuestos Generales del Estado que corresponda.3. Alcance y Agentes de Control. EI Articulo 18 de la Ley 30/2015 sefiala que las Administraciones competentes se dotaran de los instrumentos y medios de control necesarios para detectar, evitar y, en su caso, sancionar los casos de incumplimiento o infraccién. El Articulo 17 de la mencionada Ley indica que con el fin de garantizar el cumplimiento de las condiciones que motivan la tealizacién de las acciones formativas, estas deberan ser objeto de un seguimiento y control efectivo por las administraciones competentes que comprenderé la totalidad de las iniciativas: y modalidades de imparticin y que abarcara, mas alla de la mera comprobacién de requisites y formalidades, la evaluacién de los resultados de la formacién, contribuyendo asi a garantizar su calidad. Este seguimiento y control se podra realizar sobre la totalidad de las acciones formativas 0 en base a una muestra estadistica suficientemente representativa, de acuerdo con lo que determine la administracion competente, complementado con cuestionarios y entrevistas a los participantes sobre la calidad e impacto de la formacién recibida y con auditorias de calidad de las entidades de formacién en base a indicadores objetivos y transparentes, en particular, de los resultados de la formacién. Asimismo, deberd garantizarse un seguimiento y control de la formacién para el empleo de manera integral y coordinada entre las diferentes Administraciones y ‘organismos que intervienen en su gestién, A tal efecto, elaborarén un plan anual de seguimiento en sus respectivos Ambitos de actuacién teniendo en cuenta las orientaciones que se aprueben en el Consejo General del Sistema Nacional de Empleo. Por su parte, el articulo 12 establece que las Empresas Bonificadas deberan someterse a las actuaciones de comprobacién, seguimiento y control que realicen las Administraciones ptiblicas competentes y los demas érganos de control, asegurando el desarrollo satisfactorio de dichas actuaciones, y el articulo 16 sefiala que las Entidades organizadoras de la Formacién se someteran a los controles y auditorias de calidad que establezcan las Administraciones competentes. En aquellos casos en los que las malas practicas de las Entidades Organizadoras 0 de las empresas bonificadas exija la realizacién de un seguimiento con mayor aleance, se promoveran, en Ia linea de los procedimientos ya iniciados en los tltimos afios, los convenios de colaboracién con la Inspeccién de Trabajo, concretado en el Plan de Accién de 2016 entre la ITSS y el SEPE, Todo ello se realizara sin perjuicio de las actuaciones que realice la Unidad Especial de Inspeccién en el seno de la Direccién Especial adscrita a la Autoridad Central de la Inspeccién de Trabajo y Seguridad Social, de acuerdo a su programacién especifica.4. Indice de Riesgo y Protocolos de Actuacién Se realiza un andlisis previo de la gestién del Riesgo que permite asociar un grado de riesgo al nivel de grupo formativo, En la planificacion y ejecucién del seguimiento se mantiene una estrecha colaboracién entre los diferentes organismos implicados en velar por la correcta aplicacién de los fondos piiblicos destinados a la formacién para el empleo, asi como, el disefio de estrategias y lineas de actuacién que den respuesta a las particularidades del riesgo en cada provincia. 444, Incidencia de las Entidades externas Encomendadas y Organizadoras de la Formacion en la gestién de las bonificaciones aplicadas Las actuaciones de seguimiento y control realizadas evidencian la existencia de un elevado nlimero de entidades organizadoras de la Formacion que, lejos de faciltar el acceso al sistema de bonificaciones a las empresas con menos recursos (empresas con plantilla media entre 1 y 9 trabajadores) actdan empleando practicas en beneficio propio, Para ello, utiizan las siguientes estrategi - _ Incrementan los margenes en la facturacién de los servicios prestados. - Acreditan la experiencia de los formadores a través de formacién realizada por la propia entidad. - Se ofertan otros servicios con cargo a las bonificaciones destinadas a formacién para el empleo (implantacién LOPD, regalos, disefio y mantenimiento de paginas web, etc.), - Se disefian soportes documentales (facturas, contratos, etc.) sin irregularidades aparentes pero que no responden a la realidad de los servicios prestados. - Facilitan una informacién incompleta y/o manipulada a las empresas clientes, permitiéndoles en muchos casos actuar en connivencia con éstas sin que sean conocedoras de la situacién real. - Con la desaparicién de ta modalidad a Distancia muchas de estas entidades realizaran su oferta formativa a través de la modalidad Teleformacién sin que estén preparadas adecuiadamente para ello. Sobre la base de los puntos relacionados anteriormente, y con la finalidad de corregir las desviaciones que alejan a las empresas bonificadas de los objetivos establecidos por la Subdireccién General de Politicas Activas de Empleo, del SEPE orientados en torno a buscar y garantizar la transparencia y el rigor en la forma de proceder de las entidades que acceden al subsistema de formacién profesional, se intensificarén las actuaciones de seguimiento y control incidiendo en los siguientes aspectos:- Nivel de riesgo + Modalidad de formacién no presencial, con actuacién prioritaria a las entidades que se han iniciado en la formacién de modalidad teleformacién, ~ Formacién ofrecida con regalos, primas, servicios gratuitos. - Permisos Individuales de Formacién (PIF) incidiendo sobre aquellos de coste total més alto. ~ Acciones formativas vinculadas a certificados de profesionalidad. - Nuovas entidades organizadoras que acceden al sistema. ~ Captacin de empresas como posibles clientes a través de publicidad agresiva. - Formacién en la Ley de Proteccién de datos, que conlleva la implantacién de las novedades exigidas en la misma de forma gratuita. - Entidades Organizadoras con elevado numero de empresas registradas sin formacién notificada. ~ Alto ratio tutor/alumnos. > Adecuacién de la capacidad del tutor segiin su curriculum vitae. - Calidad de la formacién. ~ Formacién vinculada a entidades especificas en las que se han detectado, practicas no apropiadas. - Utiizacién inadecuada de los logotipos o del nombre del Servicio Pubblico de Empleo Estatal y/o de la Fundacién Estatal para la Formacién en el Empleo. ~ Incremento injustificado en la imputacién de gastos, - Existencia de subcontrataciones de servicios no permitidas. = Utlizacién de las bonificaciones para la obtencién de productos y/o servicios, que difieren de la imparticién de la formacién de trabajadores ocupados. Hay que sefialar que en el caso del seguimiento sobre una Entidad Organizadora que sea motivado por una denuncia de terceros 0 por imregularidades detectadas en actuaciones de control, ésta sera considerada como Entidad de Riesgo, y la totalidad de los grupos que se comuniquen o notifiquen en el sistema telemdtico aparecerén calificados con ese nivel de riesgo alto. Es necesaria la comunicacién e inter i las distintas Direcciones Provinciales del SEPE informando de las malas précticas detectadas en_un temitorio para que éstas puedan ser conocidas por todas las provincias afectadas, de manera que el trabajo realizado en un émbito sirva como referente 0 de linea de actuacién en otro, mejorando con ello Ia eficacia del seguimiento. Se precisa ain mas de la colaboracién de las_sedes territoriales de la Inspeccién_de Trabajo y Sequridad Social _(ITSS), impulsando politicas conducentes a la persecucién de aquellas conductas ilegales que, desde una 6ptica insolidaria, menoscaban tanto los derechos de los trabajadores como los, del Sistema de Seguridad Social, creando ademés situaciones de competencia desleal contrarias a la competitividad empresarial. 10Riis Se crea la Unidad Especial de Inspeccién de Trabajo y Seauridad Social en el seno de la Autoridad Central encargada de las funciones de vigilancia y control ‘en el Ambito de las bonificaciones, subvenciones y ayudas en materia de formacién profesional para el empleo cuya competencia esté atribuida a la Administracién General del Estado. Sus funciones serén compatibles con las que tienen atribuidas las Direcciones tertitoriales e Inspecciones Provinciales de Trabajo y Seguridad Social. En el Plan de Accién de 2016, del Convenio entre ITSS/SEPE, se recogen los procesos y procedimientos de actuacin. Anteriormente se ha sefialado la existencia de responsabilidad solidaria de los sujetos que participen en la obtencién fraudulenta de ayudas, el modo de organizar las empresas su formacién y el sometimiento a las actuaciones de comprobacién, seguimiento y control que se realice. La planificacion de las actuaciones comienza en el momento en que se notifica telematicamente a la Fundacién Estatal para la Formacién en el Empleo, el inicio de las acciones formativas, tal y como se recoge en el Articulo 9 de la Ley 30/2015. Para la realizacién de fas actuaciones de seguimiento, se dispondré de una aplicacién de gestion de actuaciones de seguimiento, a la que podran acceder todos los érganos de control competentes en el seguimiento en tiempo real (seguimiento ETR), facilitando el acceso a las notificaciones de grupos formativos en el mismo momento en que se produzcan. 4.2. Protocolos y Niveles de actuacién en el Seguimiento y Control El inicio de cualquier planificacién del seguimiento debe ir precedido de un analisis, exhaustive del tipo de formacién que se esté impartiendo, asi como de la implantacién que las entidades calificadas de riesgo tienen en la provincia a la que pertenece el responsable de llevar a cabo la mencionada planificacion. Es decir, establecer un mapa del seguimiento a realizar en un determinado terrtorio. En funcién de! mencionade anélisis, en el territorio se debera establecer y/o poner en marcha el sequimiento, decidiéndose en cada momento cual es el protocolo que mejor se adectia a los objetivos que se persiguen; entendiendo por protocolo el conjunto de procedimientos especificos establecidos en un plan de actuacién, con el que se pretende ordenar y dirigir las actuaciones a realizar por los técnicos de las Direcciones Provinciales del Servicio Publico de Empleo Estatal. Se establecen diferentes protocolos de Seguimiento y Control que pretenden mejorar la eficacia y eficiencia de las actuaciones, racionalizando, a la vez, los recursos disponibles. Es decir, conseguir mas objetivos con los misros o con menos recursos y el traslado de las desviaciones detectadas en un impacto econémico tanto para las empresas bonificadas, como para las entidades organizadoras, si fuera el caso. " |Desde la Subdirecoién General de Politicas Activas de Empleo (SGPAE), del SEPE, y el Servicio de Seguimiento y Control de las iniciativas de formacion profesional, se realizaré una Evaluacién del desempefio para medir y evaluar los resultados conseguidos, determinando si las lineas de actuacién han sido las més adecuadas, estableciendo medidas correctoras, si es necesario, con el fin de mejorar los mencionados resultados. Protocolo 1 ‘Seguimiento de fa efecucion de ta formacion, preferentemente presencial, durante su ejacucion Seguimiento En Tiempo Real (ETR) (Formacion preferentemente Presencial) Protocolo 2 7 Segumieta den ecole forsnaon, fchrafon prints wa ve fale a imac ‘Soguimionto Ex Post inmiediato (EPI) ot Cone Protocolo 3 Cont entato sais se ‘Sscrdne ene Senco oocae ty? Requesnigns, euranas con Orgarzaoras [Bels de Roun) To ot ‘Seguimiento a la Entidad Encomendada o al Centro Gestor de la Formacién - Niveles de Actuacién Independientemente del Protocolo @ seguir y de la modalidad de la formacién de la formacién, se han de tener en cuenta los siguientes niveles y modos de actuacién para realizar el seguimiento de la formacién, teniendo en cuenta que la finalidad del seguimiento es comprobar que el alumno ha realizado la formacién, diferenciando aspectos meramente administrativos y aquellos que realmente afectan a la imparticién de la formacién: 2- Toda actuacién de seguimiento a una Entidad Organizadora, Centro de Imparticién o Entidad Beneficiaria deberd pasar por este primer nivel, a través de la que se obtendré informacion, se realizara una observacion del desarrollo de la formacién y se tomaran e identificaran evidencias, ~ Enel caso de detectarse desviaciones se deberdn comunicar a la Entidad Organizadora y/o Entidad Beneficiaria con el fin de que establezcan los mecanismos oportunos para su oe subsanacién. ~ Sila desviacién detectada se corresponde mas a un defecto de forma 0 administrativo, en este nivel, no se incidentaré el grupo aunque si se informara para que se corrija. - El volumen de actuaciones por entidad o centro sera | pequefio. | - Enelcaso de no detectarse desviaciones se dard prioridad a otras entidades. ~ Realizacién de nuevas actuaciones de seguimiento sobre Entidades Organizadoras, Centros de Imparticion o Entidades Beneficiarias sobre las que se haya detectado desviaciones y se haya solicitado subsanacion. = Los grupos objeto de seguimiento deberén tener ejecucion posterior a las primeras actuaciones realizadas para poder ‘comprobar las correcciones realizadas. - La muestra sera mas amplia que en el Nivel 1. Nivel2 | - Se podran realizar requerimientos a las entidades 0 mantener reuniones con ellas. - En el caso de comprobarse que las irregularidades no han sido subsanadas se volveré a informar a la entidad correspondiente, sefialando que se incidentaran los grupos objeto de seguimiento, aun cuando el defecto sea adiministrativo, - Si'se comprueba que no se producen desviaciones, se dara prioridad a otras entidad - Obtencién de informacién de aquellas entidades en las que se han detectado desviaciones y no han sido subsanadas. - Podra realizarse requerimiento a la entidad correspondiente o mantener nueva reunién con ella. Nivets fo persiste la situacién irregular se podré realizar actuacién previa comunicacién a la Unidad de Coordinacién con aL SEPE, 8 una mucetra significativa de grupos, incidentando ottos grupos afectados por la misma o las mismas causas. = Se elaborara informe para su envio a la Inspeccién de Trabajo. Las actuaciones de seguimiento se realizaran en funcién de la modalidad de la formacién. 85. Seguimiento ETR - Formacién Presencial El valor afiadido de este protocolo es el de! efecto presencia en la realizacién de actuaciones de control en el territorio. Se dirigita preferentemente a formacion presencial y grupos de riesgo (SECIR) sin dejar de incidir en aquellos grupos formativos notificados por entidades que llevan poco tiempo operando en el territorio ‘© que han accedido recientemente en el sistema, para verificar la idoneidad de sus procedimientos en la gestion de las bonificaciones por formacién continua. El rigor en las comprobaciones a realizar en esta fase, por parte de las Direcciones Provinciales del SEPE, es fundamental para garantizar el éxito en la deteccién precoz de irregularidades y la propuesta de ampliar el seguimiento con otros protocolos que permitan ahondar en el desarrollo del proceso iniciado. Serén susceptibles de actuaciones de seguimiento todos los grupos formativos con comunicacién de inicio notificada ante la FEFE, al efecto de practicar bonificaciones, siempre que no haya sido notificada su finalizacién. 1 Seleccién de los Grupos a visitar En la aplicacién informatica de actuaciones de seguimiento se podrén consultar todos los grupos, aunque se dard preferencia a aquéllos con riesgo (SECIR) con independencia de poder realizarse, ademés, actuaciones de seguimiento a grupos sin riesgo, si se considera necesario para dar respuesta a las situaciones planteadas en la introduccién de esta Instruccién. Los érganos de actuacién llevaran a cabo su planificacion a través de la aplicacion informatica, teniendo en cuenta que las nuevas notificaciones y, las modificaciones y/o cancelaciones estaran disponibles desde el mismo momento en que se produzcan, Para facilitar la seleccién de los grupos sobre los que se realizaran actuaciones, se atenderd a los siguientes criterios: ~ Grupos marcados con riesgo (SECIR): el andlisis del riesgo de la formacién y de las Entidades Organizadoras dara como resultado un nivel de riesgo de los grupos formativos. Se deberdn realizar actuaciones preferentemente @ grupos marcados con riesgo alto. Se dispensara atencién especial a grupos gestionados por las entidades identificadas de riesgo en el fichero que se encuentra disponible en la herramienta informética, donde se argumentan los motivos que han originado su clasificacién, para establecer las lineas de actuacién més adecuadas. Adicionalmente, se seleccionarén grupos formativos de diferentes caracteristicas que hayan sido notificados por entidades que lleven poco tiempo operando en esta iniciativa Finalmente, y si fuera necesario para cubrir objetivos 0 completar otro tipo de verificaciones, se podran seleccionar grupos formativos sin riesgo. Por otra parte, se prestard especial atencién a los grupos formativos que presenten las siguiontes caracteristicas: “- Que se _compongan de formacién de corta_duraci6n sobre grupos de lar duracién: En caso de tener que elegir entre un grupo de corta duracién y otro de larga duracién, se actuaré preferentemente sobre el grupo de corta duracién. ~ Aquellos con un porcentaje de ejecucién superior al 25%: En caso de disponer de un ntimero suficiente de grupos sobre los que realizar actuaciones, se dard preferencia a los grupos que mds avanzados se encuentren a los efectos del clculo de la asistencia minima establecida (75%). - Enel caso en el que el Ambito del control trascienda al de la Direccién Provincial, habra que coordinar fa actuacién con las provincias afectadas. Il, Aportura del Informe de Grupo y actuaciones previas - Apertura de actuacién: una vez seleccionado el grupo objeto de seguimiento, el primer paso sera dejar constancia de la actuacién en la aplicacion de gestién, verificando que no se ha hecho ninguna actuacién en ese grupo. La aplicacion asignard un ntimero de actuacién dnico para ese grupo. Para llevar un adecuado control de las actuaciones realizadas a través del informe de situacién, es importante grabar, en cuanto se realice la actuacién y se conozca el momento de hacerla, el correspondiente desplazamiento. Si se decide no realizar una actuacién sobre un grupo seleccionado, se deberd eliminar esa actuacién de la aplicacién lo antes posible para permitir que éste pueda ser de nuevo incluido en futuras planificaciones y no interfiera en otros procesos de gestién. - Consultas Previas al desplazamiento: con el fin de asegurar la calidad de las verificaciones a realizar en el lugar de imparticin de! grupo seleccionado, el técnico responsable, con anterioridad al desplazamiento, realizar las siguientes Consultas en la Aplicacién: + La descripcién de la accién formativa incluyendo el campo de observaciones ylo incidencias comunicadas, en la que se definen las caracteristicas técnicas de la accién formativa con la finalidad de adecuar el procedimiento de control a la especificidad del grupo a visitar. Se comprobara que el grupo no ha sido objeto de ninguna modificacién respecto a la comunicacién inicial con la que se planificé la visita y que sigue siendo valido y se comprobaran, si existen, las notificaciones realizadas fuera de plazo. + El listado de empresas participantes con el fin de dirigir las actuaciones de seguimiento sobre los trabajadores de las empresas comunicadas. 6- Proparacién del Dossier: de forma previa a la actuacién, se prepararé el dossier en el que, ademas de la informacién antes indicada, se incluiran los siguientes documentos: - Copia de los datos del grupo incluidos en la “Comunicacién de Inicio" - Entrevistas al Formador - Entrevistas a los Participantes - Hoja de actuacién Asimismo, se pone a disposicién de los responsables de las actuaciones la siguiente documentacién que complementa el procedimiento establecido: - Plantilla de criterios de desviaciones El dossier seré completado posteriormente con la documentacién e informacién obtenida durante la visita. Los responsables de las actuaciones de seguimiento disponen de una tableta con conexién a intemet que pueden utilizar en sus desplazamientos con el fin de poder utilizar las herramientas informéticas que necesiten, asi como la realizacién de consultas en tiempo real de la informacién del curso que facilita la aplicacién informatica de gestién del seguimiento. Ill, Desplazamiento al curso Una vez efectuadas las tltimas comprobaciones, y reorganizada la actuacién de control si fuera necesario, se realiza el desplazamiento al lugar de imparticién, El Técnico de seguimiento se personaré debidamente identificado en el lugar de imparticion y dentro del horario notificado en la aplicacién informética, donde informard del motivo de su visita y de su procedimiento de actuacién durante la misma. Un grupo formative puede contener alumnos que asisten de forma privada, no siendo objeto de posible bonificacién, por lo que se tendré en cuenta a la hora de realizar las comprobaciones para interrumpir lo minimo posible el trascurso normal de las clases, pudiendo darse el caso en el que sea el alumno afectado quien salga del aula para realizarie la entrevista o incluso no poder realizar el seguimiento de forma completa. Del mismo modo, en la ejecucién de un curso podtan asistir alumnos de distintos grupos comunicados de forma independiente siempre que los contenidos sean los mismos y el ntmero de participantes bonificados no supere los 25, tal y como se exige en la normative aplicable. 16Es importante tener en cuenta para las comprobaciones a realizar que la norma de referencia establece que en la comunicacién de inicio no se incluya el detalle de los participantes inicialmente previstos en el curso, aunque si se indican las posibles empresas de los alumnos participantes, de forma que solo se podran bonificar participantes de esas empresas, con independencia de que puedan asistir alumnos de otras distintas. El listado de asistentes se notifica en la comunicacién de finalizacién, es decir, previamente a la aplicacién de la bonificacién por parte de Jas empresas. Por otro lado, las acciones formativas que se realicen han de tener la calidad requerida para responder a las necesidades especificas de formacién planteadas por las empresas y sus trabajadores promoviendo la mejora de la calidad de la formacién profesional pata el empleo con todas las herramientas e instrumentos a su aleance. De acuerdo con fo dispuesto en el articulo 17 de la 30/2015, las administraciones competentes realizarén la evaluacién de los resultados de la formacién, contribuyendo asi a garantizar su calidad, por lo que durante el seguimiento se comprobaré que la formacién se imparte y desarrolla con un nivel de calidad suficiente, aplicando procedimientos y metodologias apropiados, con el personal y los medios didacticos, técnicos y materiales mas adecuados a sus caracteristicas, comprobandose la adecuacién de los siguientes parémetros en funcién de las acciones formativa: a) Las instalaciones y equipamientos empleados. b) Los requisitos de los formadores y de acceso de los participantes a los cursos, ©) La planificacién didactica y de evaluacién de las acciones de formacién d) Los procedimientos y métodos de imparticién e) Los medios diddcticos y técnicos utiizados en la imparticién f) La evaluacién de los resultados de aprendizaje. Las actuaciones de seguimiento y control que se efecttian por parte de las Direcciones Provinciales son una oportunidad excepcional para la mejora de la calidad de las acciones formativas, al poder detectarse en el proceso desviaciones y poder proponerse modificaciones 0 acciones correctoras, en aquellos elementos que se consideran esenciales para disponer de una formacion de calidad. En fa realizacién de las actuaciones de sequimiento y control que se desarrollen, se tara_especial \ci6n_a_los ct la con I de formacién que se imparte. El sistema de deteccién y de obtencién de esta informacién consistira fundamentalmente, en hablar tanto con los formadores/tutores como con los alumnos, durante las actuaciones de seguimiento, a los cuales se les realizara entrevistas con el fin de recabar e! maximo de informacion sobre los aspectos cualitativos de su formacién que sea posible. Los controles y comprobaciones a realizar se detallan a continuacién: ”~ Entrevista al Formador Una vez en el aula, se faciltard al Formador 0 Responsable de la Formacién el modelo de Entrevista correspondiente, para su cumplimentacién, Si hubiera varios profesores, serd realizada por cada uno de ellos. Esta entrevista se realiza con el fin de evaluar la calidad con la que se estan desarrollando las acciones formativas a través de los parémetros definidos en el mismo. Se fobaré_si jon_se_it a metodologia y didactica_asi_como la existencia_de una planificacién de la evaluacién con los estandares de calidad apropiados para el correcto desarrollo de la acci6n formative. Asimismo, este cuestionario sirve para que los formadores certifiquen datos tales como fechas de realizacién, horarios, material entregado, ete. Es importante recordar que las entrevistas deben estar firmadas, fechadas y con los datos identificativos del formador correctamente cumplimentados. ~ Entrevista a los Participantes Se entregaré la Entrevista a los Participants bonificables presentes en el aula, en caso de que sea posible, con el fin de contrastar la correspondencia entre las caracteristicas de la formacién impartida y las comunicadas. Es importante recordar que las entrevistas deben estar firmadas, fechadas y con los datos identificativos del participante correctamente cumplimentados. Antes de abandonar el aula se deberd realizar un rapide chequeo de los cuestionarios, para detectar la falta de algin testimonio relevante, como puede ser aquél que justitique la existencia de algiin tipo de irregularidad en el desarrollo del curso, 0 la necesidad de aclarar algtin otro aspecto, Si se considera necesario podran realizarse consultas a los alumnos con el fin de ampliar aquéllos aspectos que se consideren, como si han recibido algtin regalo por participar en la formaci6n, la publicidad utilizada por el centro, etc. Permanencia en el Aula Mediante la permanencia en el aula durante la formacién, el responsable de la visita recogeré las evidencias fisicas de los diferentes aspectos del curso contemplados en el Informe de Resultados (propiedad de aula, equipos, material y medios didadcticos, etc.) 8- Controles de Asistencia Durante nuestra estancia en el centro de imparticién comprobaremos la existencia de Controles de Asistencia que seran, en términos generales, de firmas diarias. Debe estar presente, al menos, el del dia de la actuaci6n. Se solicitara copia de fos controles de asistencia desde el inicio del curso, que se cotejaran con los originales, en el caso de que en el centro no estén disponibles los controles de dias anteriores, se solicitard remisién posterior con el fin de realizar las siguientes comprobaciones: Y Que se encuentra corectamente cumplimentado y que no existen imregularidades en los de jornadas anteriores. ¥ Que los participantes cumplen con el porcentaje de asistencia a la formacién establecido: "se entiende que el trabejador ha finalizado un grupo de formacién si ha asistido al menos al 75% de las horas impartidas”. Se entiende, por tanto, que si un participante no aleanza ese 75% de asistencia ser considerado como no finalizado y se propondrd la correspondiente desviacién en la Aplicacién, en el informe y a nivel de participantes, Para el correcto cdlculo de la asistencia de los participantes se solicitard, ademas, que remitan copia de los controles de asistencia hasta la finalizacion del curso, en el caso de no solicitarlos se entenderan realizadas las sesiones por parte de los alumnos. v La correlacién de los asistentes en el aula en el momento de realizar la visita y los indicados en el control de asistencia, ¥ Lana existencia de discrepancias entre las evidencias testimoniales recogidas en las entrevistas mantenidas con el formador y los participantes y la informacién recogida en los controles de asistencia, Y La coincidencia de las firmas del control de asistencia y la de los participantes entrevistados. En el caso de cursos en los que incluyan diferentes sesiones (mafiana, tarde, noche), sé recuerda la obligatoriedad de llevar controles de asistencia por cada una de éstas. En el caso de detectarse defectos administrativos que no interfieran en la imparticién de la formacién, se debera poner en conocimiento del centro de imparticién, de la entidad organizadoralencomendada ylo de la propia empresa bonificada, con el fin de que se subsane y no genere problemas con la posible bonificacién en futuras actuaciones de seguimiento. - Declaracién Responsable En ol caso de que el centro de impatticién debiera haber presentado declaracion responsable (para impartir formacién distinta de las especialidades previstas en el Catalogo de especialidades) se solicitaré copia de la misma, comprobandose que cumple lo siguiente: 19* Que Ia formacién impartida se incluye en las Areas Profesionales de la formacién a impartir, * El Ambito de actuacién: si la entidad dispone de instalaciones y recursos formativos permanentes, de centros presenciales radican en una o en més Comunidad Autonoma. ‘+ Asi mismo se comprobara la adecuacién de la programacién de la accion formativa y de los materiales diddcticos utilizados. Estas comprobaciones se realizardn en cualquiera de las modalidades posibles de formacién y siempre que se realice seguimiento al centro de imparticion de la formacién, cuando proceda. - Cumplimentacién de la Hoja de Actuacién Una vez que se concluye la actuacién se cumplimentara la hoja elaborada al efecto que seré firmada por el responsable de la actuacién de seguimiento y por el interlocutor al que se le facilitaré copia. Posteriormente, se enviaré otra copia al contacto indicado en la aplicacién de seguimiento (empresa bonificada y/o entidad encomendada) por fax, correo postal o electrénico, Se dejar SIEMPRE una copia de la hoja en el lugar de la actuacién, por tanto, en aquellos casos en los que no se estuviera impartiendo la formacién y no se pudiese contactar con un interlocutor valid, se debera remitir posteriormente la copia de la hoja al contacto indicado en la Aplicacién de Gestién. En la Hoja de Actuacién se recogeran los datos que certifiquen la presencia del Técnico que realiza el seguimiento, asi como informacién objetiva sobre el desarrollo del curso: formador, aula, medics, imegularidades evidentes, etc, y detalle de la documentaci6n pendiente (ej.: copia de los controles de asistencia, contrato de encomienda en el caso de que exista) y cual es el plazo para remiirla, Es preciso sefialar que la finalidad de esta Hoja es dejar constancia de la realizacion de una actuacién de seguimiento y de la documentacién pendiente. Esta Hoja por si misma no refleja el resultado de! seguimiento realizado, aunque permite dejar constancia de las irregularidades evidenciadas. Se recuerda que la hoja de actuacién es un documento genérico que podré adaptarse a las circunstancias de cada seguimiento, no siendo obligatorio ef Tequerimiento de todos los aspectos que se indican, sino sdlo de aquellos que sean exigibles en cada caso. Se dejard una copia en el lugar donde se realice el seguimiento enviandose copia a la Entidad Encomendada.IV. Actuaciones posteriores al desplazamiento Una vez finalizada la actuacién de seguimiento, el responsable de la misma realizaré las siguientes tareas: ~ Comprobar la vida laboral: De los formadores: en caso de que el/los formadorfes se encontrase/n en una situacién de clara irregularidad, como puede ser que estuviese cobrando prestaci6n por desempleo, no supondra desviacién por el seguimiento realizado, aunque se hard constar en el apartado de observaciones en el Informe de Resultados y se dard trasiado a la Inspeccién de Trabajo. Hay que recordar que determinados colectivos no estan incluidos en la base de datos de la TGSS a la que se tiene acceso (por ejemplo: mutualistas) y, por tanto, el hecho de que no se encuentren datos de vida laboral del formador consultado no tiene por qué ser una incidencia En el caso de los Permisos Individuales de Formacién se comprobaré que el patticipante mantenga su relacién contractual con la empresa durante toda la duracién del permiso y se analizarén posibles cambios de contrato si los hubiere. La vida laboral de los participantes se comprobara de forma masiva y automatica dentro de los procesos de intercambio de informacion entre la TGSS y la FEFE; por lo que las DD.PP. del SEPE no tendran que realizar estas consultas de forma individualizada, salvo que consideren necesario realizar dicha comprobacién. - Contrastar la informacién obtenida en la visita de seguimiento con los datos notificadios en las comunicaciones de inicio realizadas a la Fundacion Estatal, analizando las posibles desviaciones en relacién con los siguientes aspectos: Y Cumplimiento de las obligaciones establecidas que se recogen en los Griterios de Seguimiento y Control de la Iniciativa de formacién de Demanda. Y Cumplimiento de los datos referidos a la ejecucién del curso y que fueron notificados al inicio de! mismo: duracién, fechas, horarios, calendario, etc. Posteriormente, se revisaran los controles de asistencia con los participantes notificados al inicio, con el fin de detectar aquélios que han faltado a mas del 25% del total de las horas aprobadas del curso. En este caso, se marcaré la desviacién habilitada al efecto. Ademas, se contrastaran las firmas de los cuestionarios con las de los controles de asistencia. A diferencia de Ia iniciativa de oferta, en la de bonificaciones la normativa no prevé la admisién de un porcentaje de abandonos; por tanto la no realizacion del 75% de la formacién supone la anulacién directa del participante que incumple. aSess Elaboracién del Informe de Resultados La informacién obtenida se grabaré en el Informe de Resultados, detalléndose de forma exhaustiva y clara cada una de las discrepancias que se pusieron de manifiesto, teniendo en cuenta que serén utiizadas durante el proceso de ‘comprobacién del crédito. Se debe tener en cuenta que los informes se remiten a las empresas afectadas por el seguimiento en el caso de que s¢ los soliciten, en la fase de alegaciones, por lo que se tendra especial cuidado en dejar explicadas de forma objetiva las causas que llevaron a sefialar cualquier desviaci6n. Asimismo el informe de resultados seré utllizado para contrastar el resultado de las actuaciones de seguimiento que conlleven minoraciones en las bonificaciones practicadas en el momento en el que las empresas afectadas presenten las oportunas alegaciones, por lo que la fundamentacién de las desviaciones es necesaria para su andlisis. Por otro lado, se marcaré en las casillas habilitadas al efecto, los participantes que han sido entrevistados y las diferentes desviaciones detectadas, atendiendo a los criterios que se recogen en el documento seftalado en el parrafo anterior. Como ya se ha comentado, el listado de participantes no se encontraré disponible en la aplicacién hasta que las entidades nofifiquen la finalizacién del grupo, es decir, una vez concluida la formacién y antes de aplicarse la bonificacién y siempre antes de que finalice el plazo de presentacion de los boletines de cotizacién del ejercicio. El cierre de los informes de actuacién no podrd realizarse hasta después de ese momento, esto no impide que se puedan ir cumplimentando los informes correspondientes a cada actuacién segtin se vayan realizando, por ello, se sugiere realizar las comprobaciones con la informacién obtenida en la actuacion de seguimiento, si bien todas las indicaciones que deban realizarse en el listado de participantes, deberan esperar a poder ser cumplimentadas a partir de que se notifiquen las finalizaciones. La aplicacién de gestién incorpora una serie de validaciones y comprobaciones que facilitan a correcta cumplimentacién de los Informes, notificando a los usuarios dénde se precisa alguna revisién o qué tipo de informacion no se ha cumplimentado. Asimismo, las distintas utilidades de la herramienta informdtica permiten obtener a los responsables informacion sobre su gestién y el estado de sus actuaciones. En el caso de detectarse desviaclones que pudieran afectar a grupos comunicados en otras provincias, se comunicara a la Coordinacién con el SEPE, asi como, se redactara informe descriptive para dar traslado, si procede, a la ITSS, 2Archivo de la Documentacién Se ordenard toda la documentacién del dossier que sera archivada y custodiada en la correspondiente Direccién Provincial del Servicio Pablico de Empleo Estatal. En los casos en los que sea necesario (ej: peticiones de Juzgados, Auditorias, etc.) y mediante requerimiento previo, se remitira el dossier o parte de su documentacién, a la Fundacién Estatal para la Formacién en el Empleo. Con earécter general, en la normativa espafiola se suele establecer un plazo de 4 afios en los cuales los beneficiarios estén obligados a conservar toda la documentacién relativa a los expedientes y justificantes de la realizacién de la actividad asi como de la aplicacién de los fondos recibidos. El citado plazo se computa de acuerdo con lo que se indica en las Ordenes ministeriales al respecto. En el caso de que la formacién se realice mediante modalidad Teleformacién, las entidades mantendran el acceso a las plataformas, al menos, hasta la fecha de liquidacién de la Ultima cuota de cotizacién del afio, a partir de esa fecha se guardaran los registros e informes que se habrén generado a través de la plataforma, La aplicacién informatica incorpora una utilidad que permite a los tesponsables de las actuaciones de seguimiento y control alojar documentos ‘en diferentes formatos. En consonancia con ios criterios de eficacia y eficiencia establecidos, se limitara el alojamiento de los mencionados documentos a aquéllos que aportan informacion indispensable para justificar las imegularidades detectadas, para iniciar actuaciones especiales en diferentes ambitos territoriales (por ejemplo: informes elaborados por la ITSS) © para evaluar aspectos de la calidad de la formacién impartida. Comprobacién del Crédito de bonificaciones Durante el proceso de comprobacién del crédito se vuelcan, en su caso, las. desviaciones puestas de manifiesto en el Informe de Resultados de cada actuacién, minorando, si procede, el importe bonificado por la empresa, ya sea por efecto de las consecuencias de una desviacién determinada o por el efecto de otras comprobaciones realizadas que puedan infiuir en dicho importe, como la cofinanciacién privada por parte de las empresas. En caso de existir diferencias entre el crédito asignado a la empresa con las bonificaciones aplicadas en el ejercicio, se iniciara un procedimiento adicional. a6. Seguimiento de la Formacién de modalidad TELEFORMACION Se entiende que se una formacién es realizada en modalidad de Teleformacion cuando la imparticién de Jas acciones formativas se desarrolle a través de Tecnologias de la Informacién y la Comunicacién, mediante una plataforma de formacién que posibilite la interactividad de participantes, tutores y recursos localizados en diferentes lugares. Entre los cambios normativos destaca fa eliminacién de la formacién de modalidad a Distancia, detectindose un incremento de la Teleformacién derivado de la transformacién de la primera a esta modalidad, adquiriendo por ello la necesidad de realizar actuaciones de seguimiento a esta formacién, con caracter preferente. Se podrén abrir actuaciones ETR en el momento de la imparticién de la formacién, aunque el seguimiento de la misma no podré completarse hasta que no finalice el curso y los alumnos. Lo normal sera abrir actuaciones expost, una ver finalizada la ejecucién y el curso. a. Concepto y Metodologia de la Formacién de Modalidad Teleformacién La formacién profesional para el empleo a través de la modalidad Teleformacién puede definirse como aquella formacién que, organizada previamente desde un centro gestor de la formacién y a través de una plataforma de teleformacién, se ditige a trabajadores, los cuales a través del autoestudio y siguiendo una metodologla planificada, realizaran un aprendizaje sobre un determinado contenido que les proporcionaré una cualificacion y una mejora de su capacitacién profesional. La modalidad de teleformacién, es aquella que se desarrolla a través de una plataforma formativa con contenidos dinamicos que posibiltan {a interactividad entre tutor, recursos y alurnnos. Por ejemplo, un curso a través de la herramienta Skype seré considerado teleformacién dnicamente en el caso de que la hetramienta se encuentre dentro de una plataforma en la que quede constancia del uso, sesiones, ete. La propia plataforma facilitaré el material didactico necesario para el curso y las herramiontas imprescindibles para el correcto desarrollo de este tipo de formacién. EI desarrollo de la formacién, organizacién, metodologia e instrucciones para la realizacion de la formacion estara recogido en la Gula diddctica del curso. La formaci6n irs acompafiada de asistencia tutorial y los alumnos deberdn fealizar los correspondientes controles de evaluacién. Asi, la plataforma informara de los accesos del participante para la realizacién de la formacién, registro de su actividad y de los tutores en el desarrollo de su actividad.En cuanto al método de aprendizaje de un curso de modalidad Teleformacién se puede resumir en los siguientes puntos: Material Didactico Se encontrara disponible en la plataforma que se complementa con la figura de un tutor que realizaré un seguimiento personalizado del progreso del alumno. El aprendizaje debera ser paulatino y practice, a ser posible, con libertad de horarios. + Funciones del tutor Participar en el desarrollo de la guia didactica de la accién formativa. Realizar el seguimiento y la valoracién de las actividades de los alunos, resolver sus dudas y consultas, orientarle y ditigile en sus actividades a través de la plataforma de formacién. Motivar y realizar un seguimiento personalizado y sistematizado del progreso de cada alumno, fomentando la participacién del alumno (Asistencia tutorial). Realizar ta evaliiacién de los participantes. Detectar nuevas necesidades del alumno: de formacién, comunicacién, motivacion. * Guia Es un documento de apoyo que orienta y promueve el auto-aprendizaje del participante en la formacién no presenclal. Este documento es una herramienta necesatia para el desarrollo de los cursos con esta modalidad y el contenido minimo deberla ser el que se especifica a continuacién: - Metodologia que se seguird en el curso - Calendario del curso - Organizacion de los contenidos; en médulos, temas, apartados, ejercicios practicos - Material didactico - Identificacién del tutor, contacto, horarios de tutorias, canales de ‘comunicacién entre el tutor y alumno - _Identificacién de! Centro Gestor - Controles de aprendizaje; ntimero, entrega, plazos de realizacién, resultados - Entrega de diplomas Este contenido minimo debe estar indicado en la gula para que el alumno tenga informacién sobre del desarrollo del proceso formativo.‘Taino ecg icio de la formacién realizada mediante b. Comunicacién de Teleformacién: En la aplicacién de gestién, para los grupos de modalidad teleformacién, el usuario esta obligado a cumplimentar en la comunicacién de inicio, cada uno de {os tres campos que se muestran a continuacién, ~ Direccién web, URL - Usuario - Clave de acceso. - Aclaracién conexién Teleformacién. En caso de necesitar realizar alguna aclaracién adicional relacionada con el acceso a la plataforma de teleformacion o no poder facilitar la informacion solicitada. ¢. Procedimiento de Comprobacién y Seguimiento de la Modalidad Teleformacién Las actuaciones de seguimiento de la formacién on line, se podran realizar de forma virtual o fisica Existen tres tipos de indicadores a controlar en la formacién on line: om Indicadores de plataforma 2. Indicadores referidos al grupo y participantes 3. __Indicadores referidos al tutor La revisién de la plataforma se realizaré accediendo a través de la URL con la clave de acceso y usuario aportado en la comunicacién de inicio. Una vez dentro navegaremos por la piataforma para comprobar los indicadores mencionados y es muy importante que en el caso de que no sepamos efectuar la navegacién y/o no podamos revisar algo, porque no lo encontramos, nos pongamos en contacto con el centro gestor, para solicitar asistencia en la navegacién. ‘SOLICITAR AYUDA AL CENTRO GESTOR, PARA FAMILIZARIZARNOS CON LA NAVEGACION Y PODER COMPLETAR LA REVISION DE TODOS LOS INDICADORES DE LA PLATAFORMA. 284, Indicadores de la Plataforma Los indicadores de plataforma estén relacionados con el cumplimiento de los requisitos de estructura y soporte de la plataforma. La revisién de estos indicadores podra iniciarse durante la ejecucién de la accién formativa ya que son subsanables, Si se decidiese abrir una actuacién de seguimiento antes de la finalizacion del curso para ir revisando requisitos de plataforma, podria hacerse utiizando el protocolo 1, ETR. Esto significa que la actuacién quedara abierta como de ETR, pero no podra completarse el seguimiento hasta que finalice el curso y a comunicacién de los participantes Una vez seleccionados los grupos objeto de seguimiento y el URL comunicado para dichos grupos se comprobaran: 4.1. Los requisitos de seguridad y accesibilidad; es decir, comprobaremos que se han aportado el perfil y contrasefia adecuados para poder efectuar una revision completa de la formacién sin limitaciones. Lo normal es que nos hayan aportado un acceso con perfil amplio, que ‘suele ser el de administrador, pero sin posibilidad de modificacién, Si el acceso no resultara adecuado para realizar el control, emitiremos un Tequerimiento para subsanarlo. 1.2. La existencia de herramientas de comunicaci6n; foro, chat, mensajerla, atc, 1.3. La existencia de sistema de seguimiento y evaluacién de los alumnos; test, controles de aprendizaje, evaluaciones. La existencia de informes de reporting de los alumnos, asi como de la posibilidad de visualizar la navegacién de los alumnos por los itinerarios formativos y sus conexiones. EI incumplimiento de estos indicadores es subsanable a través de requerimiento (los modelos de requerimiento se encuentran en la aplicacién de seguimiento para su descarga en caso necesario) 2. Indicadores Referidos al Grupo y Participantes, Continuando con el seguimiento de la formacién on line, y una vez revisado los requisitos de plataforma, procederemos a comprobar los siguientes extremos: 2.1 Existencia de contenidos adecuados a {a accién formativa, asi como la guia didactic. Esta comprobacién se realiza a nivel de grupo. a2.2 Trazabilidad del alumno a través de su itineratio formativo, ‘comprobando: Navegacién realizada por la plataforma y contenidos Conexiones: Se revisaran las conexiones realizadas por los alumnos, debiendo tener un nivel que sea acorde a la realizaci6n del curso. En aquellos casos en los que el porcentaje de conexién no alcance el 25% de la duracién de la accién formativa, se revisarén los distintos, aspectos del curso con el fin de determinar si es tiempo suficiente para la adecuada ejecucién de la formacién. - Interactividad y participacién: se podré comprobar a través de los foros, chat, mensajeria, etc, Test realizados: se exigira al menos haber realizado el 75% de los ejercicios ylo pruebas de evaluacién. Esta comprobacién se realiza alumno por alumno. Es. muy importante que estos parimetros no se revisen de forma aislada, sino todos de forma conjunta. La trazabilidad del participante se mide comprobando no sélo las conexiones, sino Ta navegacién a través de los contenides, la realizacién de las actividades de aprendizajes, la comunicacién con el formador, ete. El incumplimiento de estos indicadores no es subsanable y se procederé a ‘marear la correspondiente desviacién si procede. Cuando se considere necesario se podra remitir un cuestionario al participante via correo electrénico para contrastar informacién. Para asegurar el éxito de la respuesta se podrd telefonear previamente al participante para avisarle y remitir encuesta posterior. El cuestionario que se remita no se enviard a través de fichero sino que 1 “cuerpo” del con Este cuestionario se encuentra incluido en la carpeta de documentos normalizados dentro de la aplicacién informética de visitas y se denomina “entrevista a participante teleformaci6n por email”. 3. Indicadores Referidos al Tutor Comprobaciones referidas a la participacién del tutor de la formacién on line, su cualificacién y su conexién 3.1. Comprobar requisitos del tutoriformador (experiencia y/o curriculum vitae). Lo normal es que en algiin lugar de la plataforma exista especificado el nombre del tutor y su cualificacién, bien a través de un fichero Pdf, bien a través de una presentacién al inicio del curso o bien a través de un video colgado en la plataforma. 3.2 Comprobar que se registra la tutorizacién de los alumnos; que se puede visualizar, entre otras, a través de las herramientas de comunicacién, 28foro, mensajeria en la qué se ponga de manifiesto que el tutor se ha dirigido a los alumnos a través de una presentacién, alguna pregunta, 0 haya colgado algtin ejercicio o video. 3.3. Es imprescindible constatar que el tutor se ha conectado a la plataforma | durante la ejecucién del curso, El incumplimiento de estos indicadores es subsanable, sobre revisién la realizamos durante la ejecucién y antes de la finalizacion del curso. Consideraciones Especiales. Definicién de IP (Internet Protocol) Una IP {intemet protocolo) es un cédigo que identifica un dispositive (ordenador, Tablet, impresora, router, etc.) en una red (internet, intranet) y queda registrado el acceso 0 navegacién. Es decir, estos dispositives al formar parte de una red seran identificados mediante un numero IP Unico en esa red. La direccién IP esté formada por 4 nuimeros de hasta 3 cifras separados por *.” (punto). Los valores que pueden tomar estos ntimeros varian entre 0 y 265, por ejemplo, una direccién IP puede ser 192.168.66.254, aunque en la actualidad ‘existe un nuevo protocolo IP_V6 que extiende esta numeracién debido a que los proveedores de telecomunicaciones han agotado estas series. pueden ser privadas o piblicas. En general, la IP privada identifica a un dispositive (pc) dentro de una intranet, es decir son direcciones que forma parte de una red local o interna, La IP publica es la identificacién en la red internet P.e. en una organizacién, todos los empleados que consultan en internet aparecerian identificados con una misma direccién IP que sera la que el proveedor de telecomunicaciones ha asignado a la organizacién. Todo lo que figura en la red, tiene una IP que identifica el dispositive. Las IP | | Las IP son diferentes y se pueden saber si son ptblicas o privadas. | Si se resetea un router, lo normal es que se asigne una nueva direccion IP salvo, que hubiéramos solicitado al proveedor de formacién mantener una IP fija, para lo cual hay que contratar y pagar una tarifa extra. El rastreo de IP a través de las redes, estd protegido y sélo se puede hacer con autorizaci6n de la policia o juez. £Cémo afecta la IP al seguimiento de las plataformas? ‘Con motivo de haber eliminado la formacién de modalidad distancia se estén recibiendo consultas sobre si es posible que los alumnos accedan a la modalidad de teleformacién haciéndoles acudit a una academia donde les faciliten un ordenador, para poder ejecutar la parte on line, en el caso que los alumnos no tengan internet, ni ordenador propios. | 2Esta circunstancia pondré de manifesto que muchos alumnos se visualizaran en la plataforma con la misma IP, por lo que habré que revisar y comprobar este hecho y en caso de detectarlo, consultar con la Unidad de Coordinacién con el SEPE para decidir cémo proceder. No obstante, hay que tener en cuenta que no todas las plataformas identifican la IP. En la iniciativa de demanda y en el caso de que estuviéramos haciendo sequimiento_de_teleformacién, si se _detecta que en_un_mismo_grupo que contiene_participantes_de distintas empresas, figurasen varios 0 todos los paticipantes con la misma direccién IP, esto podria ser un indicio de fraude o suplantaci6n. Salvo que los participantes hubieran acudido a un mismo centro de formaci6n o academia a realizar la sesi6n virtual del curso. Pero como tal indicio, habria que profundizar la investigacién y contrastar la tealizacion de la formacién consiquiendo una entrevista directa del participante, con el fin de comprobar si ha realizado la formacién y el emplazamiento fisico del ordenador desde donde se ha ejecutado el curso. |. Consideraciones Especiales de Plataformas que albergan cursos de corta duracién. Procedimiento a Aplicar: De acuerdo a la nueva nomativa Ley 30, articulo 8, 2 en la formacion programada las acciones formativas estarén sujetas a una duracién minima de dos horas. Esta duracién minima responde a la formacién denominada “pildoras formativas”. Debido a esta indicacién y en el caso de que se comuniquen acciones formativas cuya duracién se encuentre en un intervalo de entre 2 y 10 horas en la modalidad de teleformacién, se aplicaran los indicadores anteriores teniendo en cuenta lo siguiente: * La interactividad tutor-alumnos puede quedar acreditada con la presentacién que pudiera hacer el tutor hacia los alumnos del curso. * Si no existe interactividad a través del foro o chat, no incidentaremos siempre y cuando se haya constatado una conexién razonable del participante a la plataforma, Aunque sea una piidora formativa, debe existir conexién para asimilar el contenido por muy reducido que sea. + Elcontrol de aprendizaje puede ser un tinico test o preguntas aisladas si se trata de “pildoras” . Seleccién de Grupos: Se seleccionara, preferentemente, el grupo o grupos cuyo centro gestor se ubique en la provincia de la Direccién Provincial. 30Como ya se ha indicado, la revision del grupo o grupos de teleformacién se podré realizar durante su ejecucién (ETR), para ir comprobando aspectos de la plataforma o se podran seleccionar al finalizar la Accién Formativa (EPI) en la que se completara la revisi6n total referida al URL, al grupo y participantes. En los casos de teleformacién individualizada, es decir, muchos grupos con un nico participante, se recomienda abrir la actuacién una vez finalizado el curso, para conocer el nombre del participants, En caso de necesitar desplazamos para realizar la actuaci6n, se comprobara la ubicacién del centro gestor donde se podra planificar la visita a realizar en el horario indicado para tutorlas, que sera el horario en el que el tutor estard disponible para verificar el correcto desarrollo de la actividad formativa notificada. En aquellos casos en los que a [a plataforma accedan participantes ubicados en mas de una provincia, se llevard a cabo la actuacién en aquélia donde esté ubicado el centro gestor de la plataforma. Preparacién del Dossier Completara el dossier la Hoja de Actuacién especifica para esta modalidad y las enirevistas a participantes y tutores-formadores, por si fuera posible contactar con éstos; asi como el dossier que se obtiene en formato PDF desde la herramienta informética, en el que se vuelcan los datos incluidos en las notificaciones de inicio de la formacién. Si la revisién se realiza de forma virtual, no serd necesario remitir la hoja de actuacién a la entidad o empresa. El centro gestor, la empresa o la entidad tienen conocimiento de nuestras entradas a su plataforma a través de las claves que han facilitado como se exige en la normativa aplicable. }. Visita al Centro Esta visita se realizard de forma excepcional y siempre que no sea posible obtener la informacién desde el puesto de trabajo del responsable de llevar a cabo la actuacién de control. Es importante tener en cuenta que determinadas plataformas contienen informacién confidencial para las personas que no pertenezcan a las empresas bonificadas, cuya formacién se imparte a través de estas herramientas que, a su vez, pueden estar alojadas en una intranet. En estos casos, se dara la posibilidad a los beneficiarios de realizar una demostracién de la misma en las instalaciones de las empresas 0 en las de la Direcclén Provincial del SEPE. EI objetivo final es obtener una demostracién del funcionamiento de la plataforma virtual en presencia del responsable asignado para la misma. aHay que recordar que, debido a los plazos marcados en la normativa aplicable, durante la ejecucién de la formacién no se dispondré del listado de participantes, por lo que sera necesario solicitarlo, con objeto de llevar a cabo el resto de comprobaciones previstas en el procedimiento. Una vez finalizado este proceso se trasladaran las conclusiones alcanzadas al informe de resultados segtin los criterios elaborados para este procedimiento, y se valoraré la pertinencia de incluir a las empresas con coincidencia de URL, plataformas ylo CIF en un fichero de entidades de riesgo. Procedimiento de Seguimiento Especial de la formacién Teleformacién Debido a las caracteristicas especiales con las que se imparte este tipo de formacién y al elevado porcentaje de irregularidades que se vienen poniendo de manifiesto en las actuaciones de seguimiento de los grupos formativos de estas modalidades; se ha disefiado un plan de seguimiento especial que se llevara a cabo desde la Unidad de Coordinacién de Seguimiento y Control de las iniciativas de formacién profesional y complementara las actuaciones de control llevadas a cabo por la Direcciones Provinciales del SEPE en la modalidad de teleformacién, Una de las actuaciones a realizar es el Plan anual de Comunicacién a Participantes sefialado en el apartado 3 de este documento. Durante el seguimiento de los cursos con modalidad Teleformacién en la fase de ejecucién de la formacién, resulta dificil poder coincidir fisicamente con el participante debido a que la ubicacién geografica del centro gestor/impartidor y de la empresa de los participantes suelen ser distintas, por tanto, en la mayorla de los casos, no se podran realizar entrevistas en las que se contrasten las condiciones de realizacién del curso, para ello sera necesario realizar las actuaciones de seguimiento Ex Post Inmediato, incluidas en el Protocolo 2, Para comprobar la realizacién de los cursos se verificara, entre otros, la existencia de los controles de evaluacion que deben cumplimentar los participantes como acreditacién del aprendizaje sistematizado exigido. "Se entiende que el trabajador ha finalizado un grupo de formacién si ha realizado al menos @l 75% de los controles periédicos de seguimiento de su aprendizaje en las modalidades de imparticién mediante teleformacién.” Es preciso recordar que en los cursos de modalidad mixta, este porcentaje del 75% se computard teniendo en cuenta el total de horas del grupo, sin considerar el cdlculo para cada tipo de formacién por separado, aunque sera exigible la realizacién de formacién en ambos tipos. En la aplicacién de actuaciones de seguimiento se puede obtener la informacién de los centros gestores de la formacién.6.1. Seguimiento Ex post Inmediato (EPI) a Participantes de formacién de modalidad Teleformacién Para completar el proceso de control descrito anteriormente para la Formacién desarrollada mediante teleformacién, se podré aplicar una verificacién EPI a los participantes que podré venir motivada por lo siguiente: - Por algtin indicio de irregularidad detectada en las actuaciones de seguimiento de las fases anteriores - Por irregularidades o denuncias comunicadas referidas a la modalidad teleformacién. - Por decisién del técnico a los efectos de completar el seguimiento iniciado. Para efectuar este control, no serd necesario desplazarse fisicamente, sino que se podra realizar telematicamente a través de la direccién de correo electrénico del participante que se haya facilitado en la comunicacién de inicio del grupo formativo, El cuestionario podra ser remitido al participante via correo electrénico para contrastar la informacién, (Para asegurar el éxito de la respuesta se podra telefonear previamente al participante para avisarle y remitir encuesta posterior) EI cuestionario que se remita no se enviard a través de fichero sino que ira directamente en el “cuerpo” del correo electrénico. Ambos métodos son vélidos y ambos cuestionarios est4n incorporados en la aplicacion de visitas. a) Cofinanciacién privada en la formacién modalidad Teleformacién El articulo 9 de la Ley 30/2015 sefiala que las empresas a partir de 6 trabajadores, participaran con sus propios recursos en Ia financiacién de la formacién, segin unos porcentajes minimos establecidos, consideréndose incluidos en la cofinanciacién privada los costes salariales de los trabajadores formados por la empresa durante su jomada de trabajo. Sélo podran tenerse en cuenta las horas de dicha jomada en las que realmente los trabajadores participan en la Formacién. La empresa deberd informar a la Representacién Legal de los Trabajadores, en el caso de que se produzca esta circunstancia, de acuerdo con la normativa de aplicacién, indicando como lugar de imparticién de dichas acciones formativas el propio puesto de trabajo. Para que las empresas puedan imputarse costes salariales como cofinanciacién privada por este concepto, deberén haber sefialado en la comunicacién de inicio que los participantes tienen la opcién de realizar la formacién en horarlo de trabajo.En los procedimientos habituales de las actuaciones de seguimiento en tiempo real no se incluyen actuaciones expresas sobre la cofinanciacién privada, con la excepcién de la pregunta que se realiza al participante sobre si realiza la formacién en horario de trabajo, informacién que se indicara en el informe de visita y que no afecta a su resultado, pero que podria minorar, en su caso, el importe de la bonificacién obtenida por la empresa afectada, tras los caloulos realizados durante el proceso de acreditacién del crédito. b) Controles de Aprendizaje El objetivo de los controles de aprendizaje es acreditar la existencia de un proceso sistematizado de aprendizaje y la realizacion de la formacién por parte de cada uno de los alumnos. La mayoria de los controles de aprendizaje son de tipo test con respuestas a elegir entre varias opciones. Las preguntas deben hacer referencia a los médulos, temas 0 unidades didacticas del curso que se trate para acreditar un conocimiento completo del mismo, sobre todo si la guia didactica atribuye una duracién determinada a cada uno de estos apartados, a los efectos de caloular el 75% de realizacién de la formacién, En este sentido, la complejidad de! curso y/o su dutacién deben estar relacionados con los controles de aprendizaje realizados, tanto en cuanto al contenido, como al nimero de éstos (por ejemplo: uno por modulo o tema). Para que exista un aprendizaje sistematizado, se exigird mas de un control para cada curso. Como excepcién, se admitira uno s6lo si éste tiene, como maximo, 20 horas de duracién. ¢) Incidentacién de Oficio Existe la posibilidad de incidentar de oficio grupos que no hayan sido objeto de seguimiento mediante visita, si se desprende de la documentacién recabada tras, un requerimiento previo, que la formacién se caracteriza por haberse ejecutado con las mismas irregularidades. Por ejemplo, al compartir los mismos tutores, la manera de evaluar a los participantes o de llevar a cabo la asistencia tutorial. La aplicacién informatica de seguimiento facilita, entre otras consultas, el obtener la informacién del volumen de grupos tutorizados con el detalle de cada uno de los cursos; lo que permite identificar desviaciones 0 irregularidades bien por el exceso de participantes a cargo de un tutor, bien por la falta de cualificacién del mismo para llevar a cabo sus tareas en las diferentes materias en las que aparece asignado. El traslado las de desviaciones a otros grupos formativos que se encuentren afectados por compartir caractertsticas similares con los que han sido objeto de control, se trata con mayor detalle en el apartado de Seguimiento a las Entidades Organizadoras. 4