1.

1 CONTROLES PATRIMONAIS SOBRE ATIVO FIXO

Até o encerramento de nossa visita não haviam sistemas e procedimentos destinados ao

controle dos bens patrimoniais de propriedade da empresa. Salientamos que, para
cumprimento da legislação fiscal, a empresa deve manter controles analíticos dos bens do
ativo imobilizado para comprovar os custos com depreciação.

Elencamos, a seguir, alguns aspectos a serem observados, visando a implementação de

controles internos sobre os itens do imobilizado:

a) Toda a identificação do imobilizado, efetuada através de plaquetas numéricas fixadas nos

bens da sociedade;

b) Localização dos bens imobilizados com a correspondente atribuição de

responsabilidades sobre esses itens, mediante Termo de Responsabilidade;

c) Manutenção em cada setor e sob a guarda do encarregado pelo mesmo, da relação dos
itens de sua responsabilidade; e,

d) Levantamentos físicos periódicos e devidamente evidenciados para confronto com os

controles patrimoniais, e as eventuais divergências devidamente identificadas e
relacionadas para a aprovação dos ajustes por pessoa habilitada para tanto.

A adoção dos procedimentos expostos contribuirá para o fortalecimento dos controles

internos sobre os itens do imobilizado, motivo pelo qual recomendamos avaliar a viabilidade
dos procedimentos propostos.

1.2 ATIVO PERMANENTE – NECESSIDADE DE REGISTROS INDIVIDUAIS

Persiste a situação já comentada em nosso relatório anterior quanto ao controle de bens

patrimoniais e projetos, que vêm sendo efetuados com base nos saldos contábeis, os quais
são demonstrados de forma sintética, não havendo, portanto, um controle analítico sobre os
bens do ativo imobilizado.

A individualização dos bens patrimoniais e projetos seria oportuna sob a ótica administrativa
e contábil, pois torna-se importante para:

· identificar o valor de aquisição, acréscimos posteriores, bem como a depreciação ou

amortização acumulada dos bens baixados;

· prover as bases de cálculo e apropriação de despesas de depreciação e amortização,

inclusive, por centro de custo;
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· prover informações para efeito de política de capitalização e substituição de bens, bem

como, cobertura de seguros;

· manter adequado controle físico e contábil sobre os bens do ativo imobilizado;

· proporcionar uma melhor visualização das inversões patrimoniais procedidas ; e

· centralizar os gastos pertinentes a cada obra.

O controle analítico dos itens imobilizados, via de regra, efetua-se através de sistemas
informatizados e paralelos à contabilidade. Reiteramos nossas recomendações no sentido de
analisar a viabilidade de implantar-se um sistema desse gênero, visando aperfeiçoar os
meios de controles patrimoniais existentes na companhia.

1.3 ATIVO PERMANENTE - IMOBILIZAÇÃO DE DESPESAS OPERACIONAIS

Dentre as adições ao ativo fixo da companhia, persiste situação comentada em nosso

relatório anterior onde constatamos valores que se caracterizam como despesa operacional
ao invés de custo de aquisição ou desenvolvimento de bens permanentes, conforme
demonstramos, como exemplo, no quadro a seguir:

Nº do Fornecedor Discriminação Valor

Docto. R$

0039 Prestadora de Serviços Serviços efetuados em obras já faturadas

15.000,00
058 Locadora de Máquinas Serviço prestado com retroescavadeira. 3.000,00
059 Locadora de Máquinas. Serviço prestado com retroescavadeira. 4.000,00

Também, constatamos alguns valores transferidos no final do exercício de despesas

operacionais para serem registrados no ativo permanente. Tal procedimento gerou um
acréscimo de R$ 100.000,00 no saldo do imobilizado, bem como efeito positivo sobre o
resultado do exercício, com o conseqüente reflexo no patrimônio líquido. Abaixo
demonstramos as respectivas contas de resultados e seus saldos:

Código Nomenclatura Contábil R$

Contábil

3000 Despesas com Obras 15.000,00

4000 Despesas com Obras 5.000,00
5000 Despesas com Obras 30.000,00
6000 Serviços Prestados Pessoas Jurídicas 50.000,00
Total 100.000,00
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A Lei 6404/76, Lei das Sociedades por Ações, em seu artigo 179, determina que no ativo
imobilizado serão classificados, exclusivamente, os bens e direitos destinados à manutenção
das atividades da companhia.

Excepcionalmente, admite-se a adição, ao custo de aquisição ou desenvolvimento, dos

gastos que objetivam uma melhoria no item imobilizado, em função do prolongamento de
sua vida útil, incremento na sua capacidade produtiva ou redução dos custos operacionais.

Tendo em vista ser considerável a ocorrência dos lançamentos em epígrafe, reiteramos

nossas recomendações para a revisão dos registros contábeis do ativo imobilizado, visando
identificar e corrigir as classificações contábeis inadequadas, adequando-as às disposições
da legislação societária.

1.4 ATIVO PERMANENTE – CONSIDERAÇÕES SOBRE CÁLCULO DAS

DEPRECIAÇÕES

Os elementos que integram o ativo imobilizado possuem um tempo de vida útil

economicamente limitado, desta maneira, os respectivos custos devem ser alocados aos
exercícios beneficiados pelo seu uso, daí surge a necessidade de uma adequada apropriação
da depreciação dos bens de uso.

Após análise na política de depreciação adotada na companhia, observamos que persistem

situações comentadas em nosso relatório anterior:

a) A depreciação não vem sendo calculada individualmente, por item patrimonial, sendo
a despesa obtida mediante a aplicação de um percentual, predeterminado, sobre o
custo total dos bens de mesma natureza;

b) As taxas de depreciação, ora em uso, obedecem às práticas fiscais anteriores às

publicações das Instruções Normativas 162/98 e 130/99, da Secretaria da Receita
Federal.

Sobre o assunto comentamos:

1) A atual sistemática de cálculo não proporciona segurança quanto à exatidão das quotas
de depreciação, apropriadas no exercício, face a existência de taxas de depreciação
diferenciadas, mesmo para bens de mesma espécie; e

2) Do ponto de vista fiscal, há a possibilidade de eventuais questionamentos, em função

das taxas de depreciação em uso.

Reiteramos nossas considerações visando a implantação de controles individualizados dos

bens patrimoniais, conforme recomendações contidas no item 1.1, supra.
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1.5 AMORTIZAÇÃO S/ CARTEIRA

A empresa adquiriu o direito de explorar a carteira de clientes da XXZ Ltda, por prazo
indeterminado, pelo valor de R$ 1.000.000,00. No entanto, em 31/12/20xx, o direito de
exploração da carteira foi integralmente amortizado.

Por não existir um prazo determinado, a administração da sociedade na época, optou pelo
registro do valor desembolsado em conta do ativo diferido, para amortização no prazo
fiscal de no mínimo 5 anos e no máximo de 10 anos, conforme determina a Lei 6.404/76.

1.6 INVESTIMENTOS – ARRENDAMENTO MERCANTIL

Com relação a este grupo de contas, observamos os seguintes fatos:

a) Os pagamentos efetuados mensalmente pela empresa, a título de antecipações do Valor

Residual Garantido, referentes aos contratos de arrendamento mercantil, vêm sendo
contabilizados em contas no grupo de Investimentos;

b) Não há controle dos valores pagos, por contrato, de forma a permitir a transferência do
custo de aquisição para contas específicas dos bens adquiridos, por ocasião do término
do contrato.

Objetivando adequar os saldos contábeis, recomendamos que as prestações de antecipação

do Valor Residual Garantido sejam contabilizadas em conta de Imobilizado em Andamento,
no grupo de Ativo Imobilizado e que, sejam providenciados controles, por contrato, dos
pagamentos efetuados, que deverão ser transferidos para as contas relativas aos bens
adquiridos, quando ocorrer a aquisição de propriedade definitiva dos mesmos.

1.7 ATIVO IMOBILIZADO – INVENTÁRIO FÍSICO

Indagamos o setor contábil quanto a existência de conferências físicas dos bens

patrimoniais, e, constatamos que este procedimento não vem sendo adotado pela empresa.

O referido inventário é necessário, pois através deste evidencia-se a existência física dos
bens, sua localização e o seu estado de conservação, sendo, portanto, um instrumento
importante no aprimoramento dos controles internos.

Recomendamos proceder ao levantamento geral de todos os bens e sua respectiva

documentação, devendo os mesmos serem identificados através de plaquetas ou etiquetas,
de acordo com a codificação do Relatório de Ativo Imobilizado.
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1.8 BENS ADQUIRIDOS POR ARRENDAMENTO MERCANTIL - IMOBILIZAÇÃO

INDEVIDA

A empresa adquiriu, no ano de 20xx, dois caminhões, através de leasing com o Banco Satnana
S/A. Na ocasião os referidos veículos foram contabilizados no ativo imobilizado, em contra
partida à obrigação registrada no passivo.

Observamos, porém, que as parcelas pagas mensalmente estão sendo contabilizadas

diretamente como despesa, não baixando a obrigação que encontra-se no passivo, a qual ainda
permanece em aberto.

Como os caminhões foram imobilizados, geram despesas com depreciacão. Surge daí um
problema de ordem fiscal, pois as contraprestações do arrendamento já são contabilizadas
contra o resultado do mês, desta forma a depreciação estará sendo calculada indevidamente,
podendo ser glosada pelo fisco.

Recomendamos que os lançamentos contábeis, relativos a essa operação, sejam revistos,

evitando assim futuros questionamentos fiscais, que poderão acontecer em eventual
fiscalização.