Gobernacién de Cérdoba Ahora le toca al pueblo © EC-PA-1200 No 203 Monteria, 30 de marzo del 2022 ae Doctor ORLANDO DAVID BENITEZ MORA GOBERNADOR DEPARTAMENTO DE CORDOBA Presente ASUNTO: ENVIO INFORME EJECUTIVO DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA FISCAL 2021 Cordial saludo, La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de sus funciones y en especial la de “Planear, dirigir y organizar la verificacién y evaluacién del Sistema institucional de Control interno - SICI’, presenta el Informe Anual de Evaluacién del Sistema de Control interno Contable de la Gobernacién de Cordoba de la vigencia 2021 El Informe se estructura en seis capitulos. En el primero se enuncian las generalidades, el componente legal y normative; en el segundo se establecen los pardmetros de la evaluacion. Por su parte, en el tercero se muestran los resultados de la evaluacién cuantitativa. En el cuarto capitulo en una evaluacién y cualitativa, se presenta el andlisis de la Oficina de Control Intemo, En el Ultimo se enuncian las recomendaciones. Nos motiva el propésito de continuar liderando, desde la Oficina de Control Intemo, un conjunto de estrategias y acciones que permitan contribuir, desde la evaluacién del gobierno, el control y los riesgos, a la consolidacién, afianzamiento y sostenibilidad de los | propésitos de la Gobernacién de Cérdoba. | 4. GENERALIDADES. 4.4. Objetivo. Evaluar el grado de aplicacién de procedimientos disefiados para implementacion de controles asociados a las actividades del proceso contable para determinar el cumplimiento | de las politicas, normas generales, técnicas, y difusién de estados contables e informes complementarios y presentar los resultados det Informe Anual de Evaluacién del Control : Interno Contable Vigencia 2021, de la Gobernacion de Cérdoba. 1.2, Fundamento normativo El representante legal y el jefe de la oficina de control interno, tienen la responsabilidad de evaluar la efectividad del control interno contable necesario para generar la informacion financiera de la entidad, con las caracteristicas fundamentales de relevancia y representacion fiel, definidas en el marco conceptual del marco normative que le sea aplicable a la entidad, De igual modo, producto de la aplicacién del instrumento de evaluacion, debera reportar a la Contaduria General de la Nacién el informe anual de evaluacién del control interno contable, con corte al 31 de diciembre de 2021; a mas tardar el 28 de febrero de 2022, para lo cual se deben acoger las condiciones que define la Contaduria General de ta Nacién, organismo de reguiacion contable. a EI Control Interno Contable debera guardar concordancia con el Manual Operative del ; Modelo Integrado de Planeacién y Gestién MIPG, Dimensién 7 Control interno “MECI’, s Decreto Unico Reglamentario del Sector Funcién Publica y se evaluaré observando elGobernacién de Cordoba ‘Ahora le toca ai puablo 4.2, Fundamento normativo El representante legal y el jefe de la oficina de control inteme, tienen la responsabilidad de evaluar la efectividad del control interno contable necesario para generar la informacién financiera de la entidad, con las caracteristicas fundamentales de relevancia y representacién fiel, definidas en el marco conceptual del marco normative que le sea aplicable a la entidad, De igual modo, producto de la aplicacién del instrumento de evaluacién, debera reportar a la Contaduria General de la Nacién el informe anual de evaluacién det control interno contable, con corte al 31 de diciembre de 2021; a mas tardar el 28 de febrero de 2022, para lo cual se deben acoger las condiciones que define la Contaduria General de la Nacién, organismo de regulacién contable. El Control Interno Contable deberé guardar concordancia con el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeacin y Gestion MIPG, Dimensién 7 Control Interno “MECI", Decreto Unico Reglamentario del Sector Funcién Plblica y se evaluara observando el procedimiento anexo a la Resolucién 706 de! 16 de diciembre del 2016, articulo tercero, Resolucién 193 del 5 de mayo del 2016, modificada por las resoluciones 043 y 097 de 2017 En cumplimiento de !o antes expuesto, el jefe de la Oficina de Control Interno de la Gobernacién de Cérdoba, realiz6 la Evaluacién del Control Interno Contable a 31 de diciembre del 2021 4.3. Documentos Base. '* Procedimiento para la evaluacién del Control Interno Contable. Anexo a la Resolucion 193 de 2016. Contaduria General de la Nacién. * Procedimiento Evaluacién del Sistema de Control Intern. Proceso Evaluacién y Control de la Gestion bajo la herramienta Formulario: (©GN2016_EVALUACION_CONTROL_INTERNO_CONTABLE 1.3. Terminologia basica. + Control interno Contable. Es el proceso que bajo responsabilidad del representante legal o maximo directivo de la ‘entidad, asi como los responsables de las areas financieras y contables, se adelanta en las entidades, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificacion de las actividades propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la informacion financiera cumpla con las caracteristicas fundamentales de relevancia y representacién fie! de que trata el Regimen de Contabilidad Pablica + Evaluacién del control interno contable. Es la medicién que se hace del contro! interno en el proceso contable de una entidad, con el propésito de determinar la existencia de controles y su efectividad para la prevencién y Gobemacion do Cérodoba_ NIT. 001035056 Paaclode Nain Gale 27 No, 2-28 Morte Cérdata PBX: (57)4 784 8940-01 8000 400387 ‘confactance@eorsoba gouco gobomader@cordoba.gowco wwwcordebagev.coGobernacién de Cérdoba Ahora le toca al pueblo neutralizacién del riesgo asociado a la gestion contable, y de esta manera establecer el grado de confianza que se le puede otorgar. = Hecho econémico. Es un suceso derivado de las decisiones de gestién de los recursos de la entidad, que da origen, modifica y extingue los elementos de los estados financieros. ‘+ Proceso contable. Es el conjunto ordenado de etapas, que tiene como propésito el registro de los hechos ‘econémicos conforme a los criterios de reconocimiento, medicion y revelacién establecidos ‘en los respectivos marcos normativos, de tal manera que la informacién financiera que se genere atienda las caracteristicas cualitativas definidas en los mismos. 2. PARAMETROS DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. Pata el logro de objeto y alcance propuesto en el proceso de Evaluacién del Control interno Contable de la Gobemacién de Cérdoba, a 31 de diciembre de 2021, la Oficina de Control Interno se acogié al protocolo establecido por la Contaduria General de la Na en el numeral 4.5 Categoria Evaluaci6n de Control interno Contable de la Guia-Formularios- CHIP-CGN-Convergencia. Formulario que fue diligenciado a través del “CHIP” local con usuario y contrasefia asignada al Jefe de Oficina de Control interno y enviado posteriormente a la Contaduria General de la Nacién, utilizando el usuario y la contrasefia asignada por esta entidad para la Gobernacién de Cérdoba. En la plataforma CHIP local fueron evaluados 32 criterios de control obligatorios, cada criterio cuenta con un grupo de preguntas (105 en total), evaluadas por el jefe de Control Interno, quien realiz6 valoracion Cuantitativa y Cualitativa, observando los elementos del marco normativo contable, como son: las politicas contabies, las etapas del proceso contabie (reconocimiento, medicin posterior y revelacién), rendicién de cuentas e informacion a las partes interesadas y la gesticn del riesgo contable. La evaluacién se realizé observando directrices dadas por la Contaduria General de la Nacién en la Guia para el reporte categoria Evaluacion de Control Interno Contable y la herramienta Formulario: ‘(CGN2016_EVALUACION_CONTROL_INTERNO_CONTABLE. Gobemacién de Cérocoba NIT 8001039858 Palacio de Nain Calle 27 No. 3-26 Morteria-Céxdoba__PBX: (67) 4 78¢ 8840 - 0 6000400957 cortactonae@ecrdoba govee gobemadorBearsoba.goveo swmmcordeba.gev.c0Gobernacién de Cordoba 3. VALORACION CUANTITATIVA Se evaltio la existencia de cada criterio del marco normative y la efectividad de los controles aplicados a las politicas contables, las etapas del proceso contable (reconocimiento, medicién posterior y revelacién), rendicién de cuentas e informacién a las partes interesadas y la gestion del riesgo contable. La valoracién cuantitativa se realiz6 a través de las opciones de calificacion dadas para cada uno de los 32 criterios, a través de 105 preguntas que conforman el formulario CGN2016_EVALUACION_CONTROL_INTERNO_CONTABLE y que se ajusta a la tabla de respuestas y la valoracién asignada por la Contaduria General de la Nacién, de la siguiente manera: No Parcialmente TOTAL as! BNO 1 PARCIALMENTE © Pingo de Nain Cale 27 No, 3-28 Monts -Csdoba PBX: + (67) 4784 8940-07 2000 400 357 contactnas@cordcha gouco geberradorQeorécba gore g LGodomacién de Cérodoba NIT, 9007039956 ‘wowcordoba.gov.ceGobemacién de Cordoba ‘Ahora le toca al pueblo 3.1, Resultado Consolidado El resultado consolidado de la Evaluacién del Control Interno Contable para la vigencia 2021 es de 4.79 puntos. En el cuadro siguiente se de tallan los puntajes en cada uno de los criterios. RANGOS DE INTERPRETACION DE LAS CALIFICACIONES 0 RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO LO < CALIFICACION <3.0 3.0 < CALIFICACION <4.0 ADECUADO 4.0 < CALIFICACION <5.0 El informe sobre la Evaluacién del Control Intemo Contable del periodo enero 1 a diciembre 31 de 2021, de la Gobernacién de Cérdoba, realizado desde la Oficina de Control Interno fue validado en el CHIP local y presentado en linea utilizando el CHIP de la Contaduria General de la Nacién, httos://www.chip.gov.co/schip_rt/index.htm, actividad culminada el 25 de febrero del 2022. (Anexo No. 1) 4, VALORACION CUALITATIVA. 441 Fortalezas. + Se cuenta con personal directivo y operativo competente y comprometido con el proceso. + Se cuenta con un sistema integrado entre presupuesto, central de cuentas y tesoreria; software PCT, todas las reas involucradas tienen acceso a la informacion en tiempo real. + Se tiene buena disponibilidad para proveer informacién general y detallada del proceso contable del ente y los soportes documentales requeridos. + Las operaciones registradas en el software PCT por parte de integrantes del area Financiera estan respaldadas con documentos idéneos susceptibles de verificacién y comprobacién. + Lapresentacién oportuna de la informacién contable publica y el informe de operaciones reciprocas en el Sistema Consolidador de Hacienda e Informacién Financiera Publica — CHIP de la Contaduria General de la Nacién y la Pagina Web de la entidad, Palacio se Nain Calle 27 No. 8-28 Mrtora- Cécdoba PBX + (S7)4 784 8840-01 2000 400367 ‘eontactonos@eoricba gov.ce gebemador@eardaba.go¥co g Gobomscién de Cérodoba_ NIT. son103955-6 wovwcordoba.gov.coGobernacién de Cérdoba ‘Ahora le toca al pueblo 42 Debilidades. + Conforme a la pregunta 4.2. de! cuestionario: {SE VERIFICA LA INDIVIDUALIZACION DE LOS BIENES FiSICOS? Se logra evidenciar lo siguiente: Los bienes no se encuentran individualizados contablemente, no existe auxiliar con fichas individuales para los bienes fisicos de la entidad; se evidencio que estos se registran de forma global con saldos de almacén y conforme al titimo inventario de 2017. + Conforme a la pregunta 22 del cuestionario: 2SE CALCULAN, DE MANERA ADECUADA, LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACION, AMORTIZACION, AGOTAMIENTO Y DETERIORO, SEGUN ‘APLIQUE? Se logra evidenciar lo siguiente: Los calculos correspondientes a los procesos de depreciacién, amortizacién, agotamiento y deterioro, no se vienen haciendo de manera adecuada, toda vez que, se logré evidenciar que se hacen de manera general, asi mismo como resultado del seguimiento se pudo establecer que no existe una identificacion individualizada de los bienes, lo cual no permite determinar con exactitud si el bien ha sido depreciado en su totalidad * Conforme a la pregunta 22.1. del cuestionario: ,LOS CALCULOS DE DEPRECIACION SE REALIZAN CON BASE EN LO ESTABLECIDO EN LA POLITICA? Se logra evidenciar lo siguiente: se realiza en forma general; el valor base de este cdlculo es global, segin informacion de almacén. ‘+ Conforme a la pregunta 22.2. del cuestionario: LA VIDA UTIL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, Y LA DEPRECIACION SON OBJETO DE REVISION PERIODICA? Se logra evidenciar lo siguiente: Se realiza en forma general y no individual. + Conforme a la pregunta 22.3.del cuestionario: zSE VERIFICAN LOS INDICIOS DE DETERIORO DE LOS ACTIVOS POR LO MENOS AL FINAL DEL PERIODO CONTABLE? Se logra evidenciar lo siguiente: Se realiza en forma general y no individual * Conforme a la pregunta 29. del cuestionario: ZEXISTEN MECANISMOS DE IDENTIFICACION Y MONITOREO DE LOS RIESGOS DE INDOLE CONTABLE? Se logra evidenciar lo siguiente: No se cuenta con una matriz o mapa de riesgos contables con sus respectivos controles. Palacio de Nain Calle 27 No, 3-28 Monta Cérdoba PSX: + (67) 4784 8040-01 8000 400 $87 ‘contactenos@cordoba.gox.co gobemadorGeardcbagaxce g | ‘Gobemactén de Cérodoba_NIT, 900103955.5, ‘ww cordoba gov.coGobernacién de Cérdoba Ahora le toca al pueblo * Conforme a la pregunta 29.1. del cuestionario: SE DEJA EVIDENCIA DE LA APLICACION DE ESTOS MECANISMOS? Se logra evidenciar lo siguiente: No se cuenta con una matriz o mapa de riesgos contables con sus respectivos controles. * Conforme a ta pregunta 30. del cuestionario: gSE HA ESTABLECIDO LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Y EL IMPACTO QUE PUEDE TENER, EN LA ENTIDAD, LA MATERIALIZACION DE LOS RIESGOS DE INDOLE CONTABLE? Se logra evidenciar lo siguiente: No se cuenta con una matriz o mapa de riesgos contables con sus respectivos controles. * Conforme a la pregunta 30.1. del cuestionario: zSE ANALIZAN Y SE DA UN TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE INDOLE CONTABLE EN FORMA. PERMANENTE? Se logra evidenciar lo siguiente: No se cuenta con una matriz 0 mapa de riesgos contables con sus respectivos controles. ‘+ Conforme a la pregunta 30.2. del cuestionario: LOS RIESGOS IDENTIFICADOS SE REVISAN Y ACTUALIZAN PERIODICAMENTE? Se logra evidenciar lo siguiente: No se cuenta con una matriz o mapa de riesgos contables con sus respectivos controles * Conforme a la pregunta 30.3. del cuestionario: :SE HAN ESTABLECIDO CONTROLES QUE PERMITAN MITIGAR © NEUTRALIZAR LA OCURRENCIA DE CADA RIESGO IDENTIFICADO? Se logra evidenciar lo siguiente: No se cuenta con una matriz o mapa de riesgos contables con sus respectivos controles. 4.3. Avances y mejoras * Se ha mejorado la integridad de la informacién financiera de la entidad. * Se estan aplicando normas financieras internacionales. + Se realiza periédicamente comités de sostenibilidad contable y de saneamiento contable, conforme a la periodicidad establecida respectivamente. 4.4 Retroalimentacion y mejoramiento continuo. La entidad deberd continuar el fortalecimiento del Sistema de Control intemo Contable y mejorar continuamente su efectividad, de acuerdo con los lineamientos sefialados en el Procedimiento establecido como anexo a la Resolucién 193 de 2016 de la Contaduria General de la Nacién. Para ello, retroalimentaré las acciones de control que ha implementado con el propésito de fortalecer su efectividad y capacidad de mitigar 0 neutralizar los riesgos de indole contable. La retroalimentacién se coneretara en acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el control intemo contable, que se generan como consecuencia de la autoevaluacién del control y de Palacio Go Nain Cale 27 No. 3-28 Morteria~Céedoba BEX: « (57)4 784 840-08 000400 357 cantsetenes@cordoba.gov.co _goberader@eorseba gv.ca 8 | Gobernacion de Cérodoba NIT. 800109935-6 | wim: cordoba goveo.Gobernacién de Cérdoba Ahora le toca al pueblo la evaluacion independiente realizada por la Oficina de Control Intemo, y por los demas Organos de control externos a la entidad. 5. RECOMENDACIONES. + Implementar y autoevaluar en forma periddica los procedimientos para la verificacion de la individualizacién de los bienes fisicos. * Calcular de manera individualizada y adecuada los valores correspondientes a la depreciacion, amortizacién, agotamiento y deterioro (segtin aplique) de ios bienes fisicos. + Actualizar el mecanismo de identificacién y monitoreo de los riesgos de indole contable (matriz de riesgo) para Identificar, Clasificar, valorar y monitorear los riesgos de tal Tanera que permita desarrollar acciones para mitigar y/o subsanar la ocurrencia de los riesgos. + Realzar autoevaluaciones perécicas y suficientes que permitan determinar la eicacia de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable. ‘+ Elsistema de control interno contable debe seguir siendo objeto de mejora continua, atendiendo lo dispuesto en la Resolucién 193 de 2016 de la Contaduria General de ia Nacién, enfatizando en la identificacién de riesgos que por la misma dindmica del negocio son necesarios. + Realizar el Deterioro para de los Actives No Monetarios para la vigencia fiscal 2022. Elaborar una directriz, guia 0 procedimiento para realizar las conciliaciones de las partidas més relevantes, a fin de lograr una adecuada identificacion y medicién Realizar periédicamente los comités de sostenibilidad y saneamiento contable Construir 0 elaborar matriz de riesgo contable con su respectivo mecanismo de control. Establecer cronograma de seguimiento a los riesgos contables identificados. Suscribir plan de mejoramiento con la oficina de control interno, el que se establezca acciones pendientes a subsanar las debilidades encontradas en el procedimiento contable. + Fomentar en el area contable la cultura de autocontrol, + Construeci6n de un normograma que evidencie el arco legal regulador del ejercicio contable en [a entidad, 6. CICLO DE LA AUDITORIA. 6.1. Posicién del Auditado. Una vez recibido el Informe, el area relacionada con el objeto de la presente auditoria, dispondra de tres (3) dias habiles para manifestar su posicién frente al mismo y para hacer la Evaluacién de! Auditor, en el formato correspondiente. Palacio ce Nain -Cale 27 No. 3-79 Monteria- Céxtoba PBX: + (57)4 784 8940-01 8000 400 257 eortactonoe@eordata.gouco goberadoeorsoba gov.co g Gobemacién de Cérodoba NIT. 890103905.5, ‘wm.cordoba.gov.eo6) Gobemacién de Cordoba ‘Ahora le toca al pueblo 6.2, Plan de Mejoramiento y Seguimiento. Una vez en firme, el lider del proceso auditado, coordinaré con su equipo de trabajo la formulacién del Plan de Mejoramiento respectivo, en un término de cinco (6) habiles, termino en el cual sera remitido a la Oficina de Control intemo al correo jose. vergara jon.gov.co. Finalmente, para la construccién de plan de mejoramiento se tendrén en cuenta, entre otras, las recomendaciones impartidas en el presente informe ejecutivo, para efectos de las competencias de la Oficina de Control intemo hard seguimiento al Plan mencionado y presentard el Informe correspondiente de ‘manera pertinente. Por su atencién + apoyo le &Xpreso mis agradecimientos, JOSE DARIQ VERGARA OROZCO JEFE DE CO! IL INTERNO ‘Anexo: pantallazo de remisién el informe* Copia: Dra Natalia Sofia Figueroa Murioz ~ Secretaria de hacienda departamental Or Luis Gabrie! Degiovanni Behaine - Secretario General Revis6: José Dario Vergara Orozco Proyecté: Jairo Alonso Martinez “ey Puello Cogollo (Sobemacion do Crodoba un g0%035566 Falacio de Nain ~Calle 27 No, 328 Monteria = Cérdota PBX: + (67) 4784 6640 -01 6000 400 357 contactenos@cordoba gov.co gebemadr@oarteba geKco, wnwccordobagov.ee@ & CONTADURIA DELANACION TORIDAS ANNETTE CNTR ENE BETA TACO Ian an scats cntancteotrsooaicretpenona anes tee Tee ee sancsuoccarone L aa CS TTT] nS nis oar aati Pao SA ee ee oe Bessa ce one oe ain ne Se eee we ee omega woe Feet ceni tn pr nen ose mre ci sion teas “Guentas Caras, Eade Transparente™ Direccén: Cale 26 69-76 | Eifce Servers Torre (are -Pisos 3 15 ce Codigo Postal: 111071, Bogotd Colombia naa Wrw-contaduria gov | contactenos@eontaduriagovco 9 Gp Ge Gg PBX: (+57 2) 492 64.00 Seer eaeaeereceoae Polaco de Nain Calle 27 No, 3-28 Monta Cérdoba PAX: + (57) 4784 8940-01 8000 400 367 oniactenos Qeordoba.gav.co gobomadoroarscba.govco, g Gobernacién do Cérodobs NIT. 890105905-5 wirmeordoba.govieo