EVALUASI KERJASAMA PENYEDIAAN TENAGA KEBERSIHAN PERIODE KERJASAMA PERIODE TAHUN 2022 - 2023 1. NAMA KERJASAMA : Perja dengan PT. UME Sembada. Il, PENJELASAN/ PENDAHULUAN : Untuk menjaga kebersihan di lingkungan RS Onkologi Surabaya (RSOS) perlu Kerjasama Penyediaan Tenaga Kebersihan antara RS Onkologi Surabaya dilakukan kerjasama dengan Penyedia Tenaga Kebersihan dan harus ada kesepakatan kerjasama antara RSOS dengan penyedia tenaga kebersihan (dalam hal ini adalah PT. UME Sembada) yang tertuang dalam dokumen perjanjian kerjasama. IL. EVALUASI : Kelebihan: Kekurangan : 1, Cleaning service Ume Sembada telah bekerjasama dengan RS Onkologi sejak tahun 2015 dan diperbarui setiap tahunnya. 2. Tenaga kebersihan telah mengikuti pelatihan yang berhubungan pelatihan Pengendalian Infeksi meliputi pengetahuan umum tentang program Pengendalia Infeksi, pembuangan sampah, Hand Hygine, disinfeksi area kerja dan penanganan pajanan. Tenaga Team Leader telah upgrade pelatihan secara sertifikasi Petugas Cleaning BNSP 3. Dalam kesigapan pelayanan dan respon terhadap permintaan pembersihan sudah baik tetapi perlu ditingkatkan dan di review kembali 4. PT. UME Sembada merespon cepat ketika ada tenaga yang resign, kurang dalam 1 bulan segera dicarikan pengganti yang kompeten dan sesuai perjanjian kerjasama sudah dilengkapi dengan hasil Medical Check Up. Rekap masalah dalam 1 tahun Tenis Jumiah Kend: Evaluasi komplain | komplain | __ Manajemen 1 Penilaian Man Power terlalu | Untuk evaluasi pihak RSOS meminta ‘Man Power bergantung dengan user, sehingga | laporan secara berkala tentang semua jika dilapangan Man Power bermasalah atau —_terdapat penggantian Man Power tidak bisa langsung di evaluasi mandiri. Schingga menunggu pihak RSOS | kegiatan PT. Ume Sembada dan didalam laporan tersebut _tertulis penilaian kinerja_masing-masing individu dari pihak PT. Ume Sembada_yang dapat _dibuat_dasar |[ ‘memberikan komplain ‘penilaian bersama. Komunikasi | 3 kali 1.Petugas bara masih Kurang | 1. Team Leader PT. Ume Sembada | dalam berkomunikasi saat akan | melakukan —_pengarahan dan | melakukan pekerjaan sehingga | pendampingan Kembali pada petugas | kurang memahami instruksi dari | cleaning service baru user atau saat akan melakukan | 2. Sanitarian bekerjsama dengan PPi pekerjaan tidak —_konfirmasi | dalam melakukan pemantauan hasil sehingga menimbulkan perbedaan | kerja dan refresh peraturan pada persepsi petugas cleaning service baru. Detail 12 kali Terdapat penurunan hasil kinerja | Hasil koordinasi dengan team leader | pembersihan ketika tidak dilakukan pengawasan | telah dilakukan_ sosialisasi_ kembali Khususnya pada shift-shift siang | terkait jobdesk kerja masing-masing | ‘dan malar, shift, serta terdapat perubahan jadwal pengawasan team leader yang semula pagi sajasekarang bisa menjadi pagi/siang/malam schingga petugas cleaning service dapat terpantau aktivitasnya, Inisiatif 3 kali ‘Sudah diberikan pengarahan Hlasil terkadang kesalahan —-masih kepada petugas dan Team Leader | berulang. Contoh ketika keliling | Kurang inisiatif. Saat keliling sekaligus dusting atas_permukaan benda-benda yang terlihat Kotor. general cleaning belum maksimal | terutama pada pembersihan area ruangan. eam leader perlu merefresh jobdesk seeara daily, weekly, dan monthly jika memungkinkan peru ditambah kegiatan seperti ada nya kerja bakti setiap | bulan sekali, dan yang sudah dilakukan yaitu ——_terjadwalnya pembersihan dispenser dan kulkas Ie secara rutin. Respon time [0 kali Tidak ada masalah untuk respon time petugas, karena apabila ada keluhan— petugas —_langsung | mengerjakan Pilihan melakukan penggantian: Mengingat performa kinerja dari PT. Ume Sembada yang mengalami penurunan kualitas dan telah dilakukan upaya perbaikan baik dengan cara pembinaan personal maupun koordinasi dengan Supervisor dan team leader, maka diusulkan untuk penggantian tenaga cleaning service yang mempunyai kinerja kurang/buruk untuk perbaikan kualitas kebersihan. Dasar yang digunakan adalah penilaian bersama antara pihak PT. Ume Sembada sebagai penyedia jasa dan RS Onkologi Surabaya sebagai User. PT. Ume Sembada wajib memberikan pengganti tenaga yang lebih baik dari tingkat kemampuan dan kinerja, konsekuensi yang terjadi jika adapenggantian tenaga akan ada proses pembelajaran dan pelatihan untuk menyamakan standar kebersihan dengan RS. Onkologi Surabaya. IV. REKOMENDASI 1. Medical Check Up dilakukan pada seluruh tenaga cleaning service dan leader minimal 1 tahun sekali pada saat perpanjangan MOU. Hasil Medical Check Up diserahkan secara hardfile kepada pihak RS Onkologi 2. Mengusulkan pihak UME juga membekali teman - teman cleaning service dengan mengikutkan fraining/pelatihan diluar RS Onkologi untuk meningkatkan kualitas tenaga cleaning service. Pelatihan yang dimaksud seperti (BNSP, PPI, BLS dil) 3. Mengusulkan adanya review dan penilaian dari pihak PT. Ume Sembada dan RSOS pada tenaga cleaning service agar dapat di temukan tenaga cleaning service yang berkinerja kurang maksimal. 4, Setelah review dan penilaian bersama antara PT. Ume Sembada dan RSOS, maka keputusan penggantian pada tenaga cleaning service dikembalikan kepada pihak penyedia jasa dalam pengaturan manajemen tenaga cleaning service di area RS Onkologi Surabaya, Kecuali pada permasalahan fatal yang mengakibatkan kerugian pihak RS Onkologi Surabaya bethak mengajukan pergantian tenaga cleaning service. 5. Dokumen kerjasama dengan PT. Ume Sembada yang berakhir 31 Agustus 2023 akan dilakukan pemberitahuan dalam hal penyelesaian kerjasama, 6. Karena masih adanya kekurangan kinerja yang ditemukan dilapangan dan belum adanya pembanding vendor lain maka, kami rekomendasikan untuk perpanjangan kerjasama dengan PT, Ume Sembada. Namun, belum perlu menaikan nilai kontrak karena masih banyak catatan perbaikan yang harus dipenuhi untuk meningkatkan kualitas pelayanan kebersihan di RS Onkologi Surabaya. Surabaya, 21 Agustus 2023 “i sl di Utomo Kepala Unit UPS Kepala Departemen Umum