Fiche de capitalisation Delf

Fiche procdure de suivi projet

Utilisation : Au dbut de chaque projet, Au dbut de chaque phase de projet, En pralable un appel doffre, Pour exprimer le besoin.

Fiche complmentaire : Procdure de calcul des indicateurs de suivi de projet avec Excel.

Sommaire Prsentation Fonctionnement gnral tape 1 : planification initiale tape 2 : initialisation du tableau de collecte tape 3 : mise jour du tableau de collecte tape 4 : mise jour de la planification tape 5 : tablissement des indicateurs

Prsentation Ce document dcrit lorganisation mise en place pour effectuer le suivi des projets. Cette organisation se prsente en 5 tapes de travail. Planification initiale Initialisation du tableau de collecte Mise jour du tableau de collecte Mise jour de la planification tablissement des indicateurs Ces tapes sollicitent 2 acteurs : Le chef de projet Les ressources du projet

Fonctionnement gnral La premire tape nest conduire quune fois linitialisation du projet. Le chef de projet saisi dans Ms Project toutes les informations ncessaires la planification initiale. Les autres tapes sont rpter priodiquement, au rythme de suivi choisi (la journe, la semaine, le mois). Cette 2me partie consiste :
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1. 2. 3. 4. A renvoyer chaque ressource une demande de renseignement A communiquer les renseignements demands A mettre jour la planification A calculer les indicateurs.

Cette procdure utilise les logiciels suivants : Ms Project pour grer la planification Outlook pour grer les feuilles de collecte Excel pour calculer les indicateurs. Le chef de projet a besoin des 3 applications. Chaque ressource na besoin dOutlook.

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tape 1 : planification initiale
Dfinition : Cette tape dcrit le projet suivre. Responsable : Le chef de projet. Tches : Saisir sous Ms Project :

Tche Dure Ressource Planification

Vrifier que chaque ressource a une adresse E-mail. Cette adresse doit tre au mme nom que le nom de la ressource correspondante dans Ms project.

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tape 2 : initialisation du tableau de collecte
Dfinition : cette tape a pour but de constituer et de communiquer chaque ressource le tableau de collecte des travaux effectus durant la priode tudie. Responsable : Le chef de projet. Tches : Ms Project :

Slectionner les tches correspondantes la priode tudier. Cette slection peut se faire par filtrage ou par slection directe. Envoyer le tableau de collecte correspondant ces tches aux diffrentes ressources par la fonction Etat Equipe .

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Excel / Ms Project

Une copie de cette situation de dbut de priode doit tre effectuer pour pouvoir calculer ultrieurement les indicateurs. Afficher avec Ms Project la table correspondant aux attributs copier. Copier coller dans la feuille Excel cette situation comme situation n-1.
Nom de la tche Charge initiale Temps pass depuis le Reste faire n-1 dbut du projet n-1 8,00 3,00 30,00 2,00 2,00 15,00 1,5 8,00 2,00 25,00 2,5 3,00 1,5 15,00 1,5 10,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 8,00 3,00 30,00 2,00 2,00 15,00 1,5 8,00 2,00 25,00 2,5 3,00 1,5 15,00 1,5 10,00

ParkingJE PaET PaPGM PaTEST VET VPGM VTEST AuJE AuET AuPGM AuTEST EdJE EdET EdPGM EdTEST In

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tape 3 : mise jour du tableau de collecte
Dfinition : Cette tape a pour but de servir les informations de suivi demandes dans le tableau de collecte. Responsable : Chaque ressource Tches : Rcuprer par le mail le tableau de collecte.

Saisir pour chaque tche Le nombre dheures travailles par jour, Le nombre dheures restantes.

Renvoyer le tableau de collecte complt lexpditeur par la fentre envoyer le message .

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tape 4 : mise jour de la planification
Dfinition : Cette tape met jour la planification du projet partir des informations collectes. Responsable : Le chef de projet Tches : Rcuprer les tableaux de collecte servis par le mail (mention RE). Mettre jour la planification laide de la fonction mettre jour le projet .

Si toutes les ressources nont pas rpondu la fonction dfinir le rappel de Ms Project permet de renvoyer un message aux ressources retardataires.

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tape 5 : tablissement des indicateurs
Dfinition : Cette tape calcule les diffrents indicateurs de suivi de la priode tudie. Responsable : Chef de projet Tches : Effectuer une copie de la situation mise jour dans Ms Project ; Afficher la table correspondant aux attributs copier Copier-coller dans la feuille Excel cette situation comme situation n
Nom de la tche ParkingJE PaET PaPGM PaTEST VET VPGM VTEST AuJE AuET AuPGM AuTEST EdJE EdET EdPGM EdTEST In Charge initiale Temps pass depuis le dbut du projet n 8,00 3,00 30,00 2,00 2,00 15,00 1,5 8,00 2,00 25,00 2,5 3,00 1,5 15,00 1,5 10,00 9,00 3,00 8,00 0,00 2,00 10,00 0,00 5,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Reste faire n 0,00 0,00 22,00 2,00 0,00 2,00 1,5 0,00 2,00 25,00 2,5 3,00 1,5 15,00 1,5 10,00

A lissue de cette copie les diffrents indicateurs sont calculs automatiquement.

R. .f. n-1 Temps pass n 37,00 9,00 3,00 8,00 0,00 2,00 10,00 0,00 5,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 R. .f. n Avancement Coeff. utilisation 1,85 volution de la charge restante -5,00 1,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -3,00 0,00 -3,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 160,00 100,00 130,00 Vitesse

123,00 8,00 3,00 30,00 2,00 2,00 15,00 1,5 8,00 2,00 25,00 2,5 3,00 1,5 15,00 1,5

81,00 0,00 0,00 22,00 2,00 0,00 2,00 1,5 0,00 2,00 25,00 2,5 3,00 1,5 15,00 1,5

42,00 8,00 3,00 8,00 0,00 2,00 13,00 0,00 8,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

113,51 88,89 100,00 100,00

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10,00 0,00 10,00 0,00 0,00

Temps total 37,00 9,00 3,00 8,00 0,00 2,00 10,00 0,00 5,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Coeff. d'utilisat 1,85

Perform. 104,24 88,89 100,00 100,00 100,00 100,00 125,00 100,00 160,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00

volution globale -5,00 1,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -3,00 0,00 -3,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

% d'avancement 34,15 100,00 100,00 26,67 0,00 100,00 86,67 0,00 100,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

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