BABI: PENDAHULUAN Analisis kebutuhan sistem adalah tahap kritis dalam pengembangan sistem informasi atau teknologi. Ini melibatkan proses mengidentifikasi, memahami, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi oleh sistem yang akan dikembangkan. Tujuan utama dari analisis kebutuhan sistem adalah untuk memastikan bahwa solusi teknologi yang diimplementasikan akan memenuhi tujuan bisnis, memecahkan masalah yang ada, dan memberikan nilai tambah kepada organisasi atau pemangku kepentingan terkait. Pentingnya analisis kebutuhan sistem tidak dapat diabaikan, karena kegagalan dalam memahami dan memenuhi kebutuhan yang tepat dapat mengakibatkan solusi yang tidak efektif atau bahkan kontraproduklif. Oleh karena itu, analisis kebutuhan sistem membutuhkan pendekatan yang terstruktur dan metodis untuk menggali informasi yang diperlukan dari berbagai pihak terkait, seperti pengguna akhir, pemilik bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya. Selama proses analisis kebutuhan sistem, berbagai teknik dan alat dapat digunakan, termasuk wawancara, survei, analisis dokumen, dan studi kasus, untuk mengumpulkan informasi dan memahami konteks operasional organisasi. Hasil dari analisis ini kemudian akan digunakan sebagai dasar untuk merancang dan mengembangkan solusi teknologi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik. Dengan memahami dan menerapkan konsep-konsep dan teknik analisis kebutuhan sistem dengan benar, organisasi dapat memastikan bahwa sistem yang dikembangkan akan memberikan nilai strategis dan operasional yang maksimal, serta memenuhi harapan dari semua pihak yang terlibat.24 22 BAB2: PEMBAHASAN System Requirement (Kebutuhan Sistem) Analisis kebutuhan sistem merupakan tahapan awal dan utama untuk membuat pondasi dalam Langkah pengembangan sistem (Indrajit, 2001). Tujuan dari analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenamya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Penentuan kebutuhan sistem merupakan langkah yang paling krusial dalam tahapan SDLC. Kebutuhan sistem bisa diartikan sebagai berikut a. Pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh sistem. b. Pernyataan tentang karakteristik yang harus dimiliki sistem Untuk mempermudah menganalisis sebuah sistem dibutuhkan dua jenis kebutuhan, Kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem, Berisis spesifikasi tentang apa yang sistem harus lakukan atau fungsinya. Kebutuhan fungsional mendeskripsikan operasi dan fungsi yang diharapkan dari sistem. Sedangkan kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan yang menitikberatkan pada properti prilaku yang dimiliki oleh sistem. Hal ini mencakup hal-hal seperti keamanan, kinerja, skalabilitas, keandalan, dan keamanan data. Tipe-tipe Kebutuhan Sistem Tipe-tipe kebutuhan sistem digunakan untuk mempermudah analis sistem dalam merencanakan, merancang, dan mengimplementasikan sistem dengan lebih efektif, maka analis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis, Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional (functional requirement). Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional reiqurements).. Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi: 1. Operasional Pada bagian ini harus dijelaskan secara teknis bagaimana sistem baru akan beroperasi. Platform sistem yang dipakai didefenisikan, misalnya, apakah menggunakan Windows atau Linux. Perangkat lunak untuk mengembangkan sistem dan perangkat keras spesifik yang diperlukan juga ditentukan. Lalu, arsitektur sistem juga dijelaskan, apakah tier, 3-tier, atau yang lainnya.23 2. Kinerja Pada bagian ini dijelaskan seberapa bagus kinerja perangkat lunak yang dikembangkan dalam mengolah data, menampilkan informasi, dan secara keseluruhan menyelesaikan proses bisnis yang ditanganinya Efisiensi dari perangkat lunak juga dicantumkan. 3. Keamanan Kebutuhan keamanan yang berisi pemnyataan tentang mekanisme pengamanan aplikasi, data, maupun transaksi yang akan diimplementasikan pada sistem. Sistem password yang digunakan akan seperti apa dan perangkat keras spesifik untuk pengamanan sistem juga dideskripsikan. 4. Politik dan budaya Kebutuhan yang isinya menyangkut atau berhubungan dengan isu politik dan budaya ditentukan di sini. Isi yang secara politik dan budaya harus dijamin tidak menimbulkan persepsi negative terhadap sistem Kebutuhan Fungsional Ini adalah spesifikasi tentang apa yang sistem harus lakukan atau fungsinya. Kebutuhan fungsional mendeskripsikan operasi dan fungsi yang diharapkan dari sistem. Contohnya termasuk tindakan pengguna, input dan output yang diharapkan, dan interaksi dengan komponen lain dari sistem atau lingkungannya. 1. Sistem harus dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan entri buku a. Pengguna bisa memasukkan jenis buku dengan jelas b. Pengguna bisa menambahkan koleksi buku baru yang akan dikeluarkan Pengguna bisa menghitung jumlah koleksi buku secara keseluruhan Pengguna dapat menampilkan beberapa jenis buku dan kategori Pengguna dapat menampilkan jenis buku beserta jumlah bukunya Pengguna dapat mencari koleksi buku berdasarkan pengarang buku Pengguna dapat menampilkan nama buku yang paling sering dipinjam Pengguna dapat mengurutkan buku berdasarkan kode yang tertera Pengguna dapat menghapus beberapa jenis buku yang sudah hilang atau rusak j. Pengguna dapat mengganti kode buku yang berhubungan dengan buku k. Pengguna dapat menampilkan buku yang belum diberikan kode |. Pengguna dapat mengelompokkan buku berdasarkan jenis buku reese ao 2, Sistem harus dapat melakukan pendataan anggota a. Pengguna dapat memasukkan anggota baruPengguna dapat menampilkan biaya pendaftaran yang harus dibayarkan Pengguna dapat mencetak kartu baru Pengguna dapat menampilkan dan menghitung jumlah anggota Pengguna bisa menambah data anggota baru Pengguna dapat mengganti data anggota jika ada perubahan Pengguna dapat menampilkan anggota yang paling sering meminjam Pengguna dapat menampilkan data peningkatan atau penurunan setiap tahunnya zempao 3. Sistem harus bisa melakukan transaksi peminjaman a. Pengguna dapat mencatat seluruh transaksi peminjaman Pengguna dapat memasukkan data anggota Pengguna dapat memasukkan jumlah buku yang dipinjam Pengguna dapat memasukkan judul buku secara rinci Pengguna dapat menampilkan tanggal pengembalian buku Pengguna dapat mengetahui apakah anggota tersebut sudah mengembalikan g. Pengguna dapat menampilkan nama anggota yang paling sering meminjam meaos 4. Sistem harus dapat melakukan transaksi pengembalian a. Pengguna dapat mencatat seluruh transaksi pengembalian Pengguna dapat menampilkan judul buku yang dipinjam Pengguna dapat menampilkan julah denda yang harus dibayarkan Pengguna dapat mengetahui total keseluruhan buku yang dipinjam Pengguna dapat menampilkan tanggal pengembalian buku Pengguna dapat menampilkan judul buku apabila peminjam menghilangkan buku g. Pengguna dapat menampilkan harga buku jika buku hilang di tangan peminjam h. Pengguna dapat mengetahui nama buku yang belum pernah dipinjam i. Pengguna dapat mengetahui nama anggota, alamat, dan nomor telepon jika buku tersebut harus dikembalikan Pepaos 5. Sistem harus melakukan laporan keuangan secara otomatis a. Pengguna dapat menampilkan laporan pendapatan yang diterima baik berdasarkan tanggal tertentu, bulan tertentu, atau tahun tertentu. b. Pengguna dapat menampilkan laporan pendapatan yang diterima, baik berdasarkan biaya pendaftaran anggota baru atau anggota yang memperbaharui kartu anggota dan denda yang dibayarkan oleh anggota. c, Pengguna dapat mengetahui jumlah biaya-biaya yang dikeluarkan dan untuk apa biaya-biaya tersebut,24 25 d. Pengguna dapat mengetahui jumiah dana yang digunakan untuk pembelian buku baru serta jumlah buku yang harus dibeli. , Pengguna dapat mengetahui atau mengecek jumlah laba kotor maupun laba bersihnya dari pendapatan yang di terima. f. Pengguna dapat menampilkan jumlah kas yang dapat digunakan. Kebutuhan Nonfungsional Kebutuhan non-fungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem . Ini mencakup aspek-aspek yang tidak terkait langsung dengan fungsionalitas tetapi penting untuk kinerja dan penggunaan sistem secara umum. Kebutuhan non-fungsional mencakup hal-hal seperti keamanan, kinerja, skalabilitas, keandalan, dan keamanan data, meliputi 1. Operasional a. Digunakan pada sistem operasi Microsoft Windows XP, Microsoft Windows NT, dan Microsoft Windows 2000 Spesifikasi computer minimum Pentium III Kebutuhan memori 128 MB — 256 MB RAM Bisa dilengkapi barcode reader Printer untuk mencetak kartu anggota dan laporan keuangan maupun yang lain-lain gees 2. Sekuriti/keamanan a. Sistem aplikasinya maupun databesnya dilengkapi dengan password b. Dilengkapi dengan kamera atau CCTV untuk mengawasi anggota yang membaca di ruang baca dan ruang penyimpanan tas yang tersambung ke computer 3. Informasi a. Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang dimasukkan oleh pengguna salah b. Digunakan untuk menampilkan prosedur atau tata cara pendaftaran anggota baru 4. Kinerja a. Waktu untuk transaksi peminjaman buku dibatasi 2 menit b. Waktu untuk transaksi pengembalian buku dibatasi 1 menit c. Jumlah transaksi peminjaman dan pengembalian Langkah-langkah Analisis Kebutuhan Sistem Di dalam tahap analisis sistem terdapat Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem yaitu 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalahMengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah- masalah yang terjadi. Tugas-tugas yang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini - mengidentifikasi penyebab masatah - mengidentifikasi titik keputusan - _ mengidentifikasi personil-personil kunci 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan peneiitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey). Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan- permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data periu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya. Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenamya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam: - Apa yang dikerjakan? - Bagaimana mengerjakannya? - Siapa yang mengerjakannya? Dimana dikerjakannya? 4, Report, yaitu membuat laporan hasil analisisSetelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan. Meluruskan kesalah- pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen meminta pendapat- pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi) 2.6 Teknik Pengumpulan Kebutuhan Dalam Penyusunan kebutuhan, ada beberapa teknik yang biasa digunakan. Pada uraian berikut ini kita akan membahas beberapa teknik pengumpulan kebutuhan yang biasa digunakan antara lain 1. Wawancara Wawancara adalah teknik pengumpulan kebutuhan yang paling umum digunakan. Langkah-langkah dasar dalam teknik wawancara adalah a, Memilih target wawancara Mendesain pertanyaan-pertanyaan untuk wawancara Persiapan wawancara Melakukan wawancara Menindaklanjuti hasil wawancara Wawancara adalah metode yang paling mudah digunakan, jika sistem yang dianalisis tidak terlalu besar. Sebagai contoh, untuk melakukan wawancara pada seluruh petugas perpustakaan rasanya tidak ada kesulitan, karena personelnya tidak terlalu banyak. Tetapi jika sistem informasi yang dibangun berskala enterprise, metode wawancara akan memakan waktu yang sangat besar karena banyak departemen- departemen harus diwawancarai secara terpisah. Belum lagi kalau beberapa informasi harus dikroscek dengan beberapa departemen sekaligus eoaos 2. Joint Application Development Untuk mengatasi masalah pada teknik wawancara, terutama untuk pengembangan sistem berskala bear, digunakan metode Joint Application Development (JAD), JAD adalah proses kelompok terstruktur yang terfokus.untuk menentukan kebutuhan, melibatkan tim proyek, pengguna, dan manajemen bekerja bersama-sama. Teknik ini sangat berguna untuk mereduksi waktu pengumpulan informasi sampai 50%, Pelaku JAD a. Fasilitator Fasilitator menjembatani komunikasi antara pengguna sistem dan pembuat sistem selama proses diskusi berlangsung. Fasilitator harus benar-benar terlatih untuk teknik JAD, sehingga komunikasi benar- benar bisa efektif. Fasilitator juga bertugas menyiapkan agenda dan memandu proses kelompok dalam menentukan kebutuhan sistem, b. Scribe Scribe adalah peserta JAD yang bertugas untuk mencatat isi dari sesi JAD. Tugas ini harus dilakukan secara sangat teliti karena hasil catatan inilah yang merupakan bahan mentah untuk kebutuhan sistem yang akan dirumuskan. ¢. Pengguna dan manajer dari perusahaan yang akan dibuat sistemnya. . Kuisioner Kuisioner adalah sekumpulan pertanyaan tertulis dan biasanya melibatkan banyak orang. Kuisioner bisa dilakukan secara tertulis (paper based) atau secara elektronik. Biasanya sampel dipilin untuk mewakili populasi tertentu. Setelah hasil kuisioner diperoleh diperlukan analisis untuk mengambil data yang sesual dengan keperluan pengumpulan kebutuhan . Analisis Dokumen Teknik ini dilakukan dengan mempelajari_ material yang menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Biasanya dokumen yang diamati berupa form, laporan, manual kebijakan, grafik organisasi. Untuk perusahaan atau organisasi berskala kecil dan belum memiliki sistem yang terkomputerisasi, Cara ini adalah cara yang efektif untuk menyusun kebutuhan sistem. . Observasi Teknik ini dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung pada proses-proses yang sedang berjalan. Hal ini penting karena kadang-kadang pengguna atau manajer tidak dapat mengingat secara keseluruhan apa yang mereka lakukan dan menceritakan kembali ke analis, Teknik observasi biasanya dilakukan bersama-sama dengan teknik pengumpulan kebutuhan sistem yang lain.BAB3: PENUTUP Analisis kebutuhan sistem adalah tahap kritis dalam siklus pengembangan perangkat lunak atau sistem informasi. Proses ini melibatkan pemahaman mendalam terhadap kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem yang akan dikembangkan. Kebutuhan fungsional sistem adalah spesifikasi yang mendefinisikan apa yang sistem harus lakukan atau fungsinya. Mereka memberikan panduan tentang operasi, tindakan, atau aktivitas tertentu yang diharapkan dari sistem. Kebutuhan non- fungsional sistem mencakup aspek-aspek seperti kinerja, keamanan, dan keandalan. Mereka memastikan bahwa sistem berkinerja optimal dan memenuhi standar tertentu Langkah-langkah dalam analisis kebutuhan sistem mencakup pengumpulan informasi dari berbagai sumber, identifikasi pemangku kepentingan, analisis fungsional dan non-fungsional, dokumentasi kebutuhan, serta validasi dan verifikasi Dokumen kebutuhan sistem adalah panduan utama bagi tim pengembang dan menjadi referensi untuk memastikan bahwa sistem yang dikembangkan memenuhi harapan dan kebutuhan pengguna. Fleksibilitas sistem juga harus dipertimbangkan untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan di masa depan. Kesimpulan ini menekankan pentingnya analisis kebutuhan sistem dalam memastikan bahwa sistem yang dikembangkan dapat memenuhi tyjuan dan kebutuhan pengguna dengan efektif dan efisien.