Arewwisrtes t%vo Caritvno XIf LA APRECIACION DE LOS DOCUMENTOS PUBLICOS MODERNOS INTRODUCCION ae su volumen esta en relacién fntima con ell fumana desde mediados del siglo XVII. Dicho aumento de pobla cién ha hecho necesarin 2 a Yes on i re Resus-concomiantes 01 tremendo. a3- mento en In ‘os. Como han tenido que aplicarse Ies méiodes (eenoldgicos modemos a la produccién de documentos, su cteci- Ins filtimas décadas, hha sido en proporetin geo miento durante algunas d mds bion que eritméti Jal en la cantidad de tales document: tblicos es esencial tonto para el 0 pare QED: Un pohierno no puede afrontar la conssrvacién de todos los documentos que produce como resulta- do de sus miltiples actividades, No puede ppoperclonos cl espacio uc los there: i <<: -: lle eta de fos medios de Ia nacién mas opulenta, Ni tompoco es de uti- tes estos no podrin mis all Tidad que se mantengan todos para ios investigedores, p tener sus propisites « través de las enormes cantidades de los documen- licos medernos. For Jo tanto, deen ‘reducirse en sit volumen pare que puedan ser titiles a quienes los consulten. “Hasta los mis convencides defenisores de In conservacién en el interés histérico”, seyain se dice en un folleto editade por Ia British Public Record Office (Micina del Registro Pablico Pritinice), “han emperado a temer que of historiador del futuro que trate con nuestra. propia épora se vea sumergide en una inundacién de tas”. (1) El interés eradito acerea de Jos documentos en ese asunio esté, con frecuencia, en proporcién inversa @ st cnntidad: mientras sort su interés. evidencias es: mas documentes haya subra un asunto, m Debe tenerse un gran cuidado en In reduccién de lor documentos p Dlicos modernos para que se puedan conservar todes Jos que tienen valor. Durante Ia larga carves de un programa de reduecién documenta, debe juzgarse su efectividad de acucrde con Ja correecidn de sus delerminaciones, En tel programa no exjste substitute alguno para un trabejo analiileo eul- — 163 .el dadoso. No se pueden inventar téenieas que reduzean el trabajo de tomar una deeisién sobre los valores en una operncién mecan . Ni existe una forma Sicil y barata que dispouga de los documentos « rnenos que sea la de dosiruir todo Jo que se haya evendlo, o se borre litera cl pizarrén. Una medida tan dréstica sélo le parcee que no ve neda bueno en Jas. les ps nente Io que hays en hien aun nihiliste, ‘les 0 on Tox documentos ‘que jin de lus docancntos recien- tes son tan grandes, que resulta poco decir, que algunos achivistos durante algdn tempo, estuvieron inclinados a cerrar sus ojos ante elluz, ante que to- mar wa deterutacton. "Tal como Luis XV antes de la Revolueién Pract porectan sentir que el “antiywo regimen duraria nuestra Gpoea ¥ despu’s de nosottos cl diluvio”., A MR: rentes_ on los documentos piblicus modemos son de dos clases» los pa y nocen. Las dificultedes ou ta ap que se considerara en este capitulo. DISTINCION ENTRE J.O8 VALORES EVIDENT" Y LOS INFORMATIVOS piblicos pueden determi- 1 personas, co1poraciones, cosas, problemas, condiciones. y anos por cl estilo con los que trate el cuerpo gubernamental, La distincion enire los valores que se refieren a estas dos clases de aswitos puede quedar aclarada Act of the United States Government (Ley de Di Gobierno de los Estados Unidos) del T de julio de 1943, 44 U. §. Code (Cédligo 44 de los E.U.A.) § 365-80. En esta Jey la polabra “documentos” 16 —RRS a fr ae Ra aba sth definida para inclute, primero, todos los materiales que contienen evi- dencia de la “organizactin, funciones, politica, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actvidades del gobierno”. Aqui el énfasis est sobre los documentos esenciales del orien de una dependencia, de su desarrollo y rea- izactones —los documentos “evidenciales”—, son los que contienen Ja prucha a" fay realizaciones de la dependencia. La pas registros) esti definida ademis en Je ley que incluye los materiales que deben cousctvare “por causa del valor informative de los datos que contenen’, Se enftizn aqut sobre los Jacuments << Qa & | NAZONES VARA LA PRUEBA DE LOS VALOWIS HVIDENTES Existe cierto mi os el 1 conscier de- ibeadament, ligation 7 5 Sle termine sus definido : fee al oD ¢ tengan i a de que haya un uso espee!- i fico inmediato o hasta previsible para ellos. } Un gobierno esiable seyuramente que debe conservar alguna evilen- il yeia minima sobre cémo fue organizado y acerca de sus funciones, en todos 7 sus_nwnerosos_y complejos aspectas. { ree es el de Ia organizacion ¥ funciones y que traspasando ese minkmo, el asunto se convierte en wna wucstisa més discutible. El archivista por medio de una selecci’n juiciona fiversos grupos y series puede captar en wm cucrpo de doctmentos rela- mente pequerio, todos los hechos signifieatives que haya alrededor de la existencia de una dependencis, sus normas de accién, sus programas para tra tar toda clase de asuntos, sus procedimientos y sus realizaciones en total, trative Contienen’antecedente de los progromas, los procedimientos y cosns por cl estilo, y pueden servir como guia para los administiadores pivblieos en In re- solucién de problemas actuales que sean semejantes a otros que hayan sido tratados en el pasado 0, como un asunto muy importante, para evitar pasa~ dos errores. Contienen In prueba del cumplimiento fiel por parte de cada | dependencia de Jas responsabilidades que Ie han sido delegadas y la relaci de lo que ada funcionario pico importante debe a In genie que si Para los estudiantes de administracién publica que descen analizar las exp riencias de wna dependencia en sus tratos con los asuntos politien y procedimientos, proporcionan Ia fuente de recursos mxis efectiva -—- ERR ie! os prictica, Comprende un punto de — 166 — i { 1 | . i de lo que se ha hecho en realidad. | | |ioe Gab baie abe aah sali vista objetivo para el que el archivista moderno esti especialmente entrena- do; pucs su instruccién sobre metodologia histérica le ha ensefiado a intro- ducitse en el origen, desarrollo y trabajo de las instituciones humanas y pa- ra usar los ‘ cs definitiva, e- sobre Iu perfeccién con que anelice los documentos. Esto puede ser aplicado por todos los archivistas, pues probablemente ninguno de ellos vaya a pre- guntar cudles son las evidencias de cada dependencia sobre su organizucién y funcionamiento que deban ser conservados. Sélo suygirin diferencias de criterio alrededor de la integridad con que tales evidencias deban preservarse. Por otra parte, Ia prucha del valor de investigacién, nos leva a los docu- mentos sobre los que probablemente difieran ampliamente los fuicios de apreciactén La informacion ta_al_aplicar la prueba_del ERED stn debe saber ebmo es que Than sido-creados dichos documentos si es que él va a juzgar su valor para cualquier fin: pues Ios ;, para esos. asuntos, ya sean de algin cuerpo orginico, son ef pr id, y mucho de st significado depende de su relncién con esta tlie, Si su origen en una unidad administrative de un gobierno o en wna actividad en particular no esté muy claro, su identidad y signiticado posiblemente también queden obscurecidos. A este respeclo no son como los manuscritos privados, que con frecuencia tienen un significado propio sin relacién a su origen o refe- rencia_con otros manuscritos de alguna serie o coleccién. ‘AL-apicas Ia pevebn dol velor_avidonciel, poxtblonsnte-al-oh ne lores, que son iitiles no solo para cl ico_y Tos estudiantes de. administrecién pii- blica,! Jditos cn general PUNTOS DE VISTA EUROPEOS SOBRE LOS VALORES EVIDENTES Los archivistas de varios paises han desarroliado Ins normas de apre- clacién que requiere In preservacién de los documentos, mostrando cémo fueron organizadas y conducidas las funciones de las dependencias piiblicas. Particularmente, los archivistas alemanes, han sido muy precisos a este res- pecto (3). En 1901 H.O. Meissner, Jefe de los Archivos Privados del Estado Prusiano, formulé cierto mimero de normas de apreciacién que tuvieron una gran influencia sobre Ia profesién archivistica alemana. Una de éstas, es Ia de que los expedientes (en el sentido de las pastas de los documentos reuni- — 167 — Andi8 he Sante! dnd ipabindetn eine athe aba dos en los ropistradores) que se refieran a direccitin servados por cada una de Jas unidades orginicis, Entre las cuestiones cje- cutivas que Meissner reconocié debian registrarse, estabati las de la organi- uacién, direceién, arreglos de tramitacién y conservacién y el personal de Ia unidad: Otra norma es le de que los, expedientes generales (o sean los que contionen documentos sobre programas, piocedimientos y cosas por el ésti= Jo de-aplicacién general), deben conservarse en las unidades organizativas centrales donde fueron producidos, es decis, en lus aficinas que los ered al Hevar a cabo sus funciones, y 10 on los lugares a los que meramente fueran trasmitidos o recibidos; y que se determine cl valor de los expedientes gene- rales que haya on las unidades orginicas subordinadas, tomando en cuenta las actividades de dichas unidades. Una tercera norma, es la de que se con- serven los documentos de las unidades orgiinicas intenmedias si se refieren al verdadero manejo o a la administracién de las misinas, y no Gnicamente a su direccién desde arriba. Una cuarta norm, es la de que los expedien- tes especiales de las unidades orgénicas subor se relacionan con su propi jecutiva, deben ser con- das deben preservarse si admninistracién, Y wa quinta norma, es la de que los expodientes de los cuerpos judiciales deben conservarse si se refieren & las actividades substantivas de esos cuerpos o si reflejun el desarrollo de derechos ¢ instituciones permanentes, episollios histéricos importantes, proce- 05 politicos, 0 las costumbres y modas de épocas pasadas. Poco antes de Ja Segunda Guerra Mundial los Archivos Privados del Estado Prusiano, designaron una comision especial para que foumvlara nor mas de apreciacién. La comision fue disuelta en 1940 antes de que tuviera Gxito en realizar esto, pero sus actividades fomewiaren la revisiin del. pro- blema de apreciacién por los archivisias alemanes. En una asambiea efec~ tuada en Gotha, Meissner subrayé Ja importancia de un punto de visia archi- vistico correcto en cl trabajo de apreciacién, insistiendo en que el antiguo concepto sobre In valorizacién 0 apreciacién era wun asunto intuitivo 0 de tacto que estaba completamente desaereditado. Sus normas fueron apoyadas por II. Meinert, quien sustenté que en Ia apreciacién debe tomarse en cuen- ta el significado del origen de los documentos o archivos. +Esto debe esta~ blecorse considerando la posicién de cada unidad organizativa en ta estrue- tura gubernamental, la naturaleza de sus actividades y In relacién de éstas con las unidades orginieas superiores y subordinadas, Meimert sostuvo, que los documentos no pueden revisarse solamente como piezas aisladas, sino que deben valorizarse por su contexto administrative. Los archivistas ingleses también han subrayado la importancia de la preservacién de los documentos sobre las funciones de los cucrpos orginicos Sus puntos de vista sobre Ia apreciacién quedaron manifiestos por primera vez en un memorindum publicado en 1943 yor la British Records Associe- tion (Asociacién-de los Registros Britanicos) cx conexidn con la peticién so- — 168 —bre economia de papel durante Ie guerra, En un follcto publicado poste- rlormente por la Public Record Office (Oficina del Registro Pitblico), los principfos contenidos cn cl memorindum mencionado fueron aplicados a los documentos piblicos. En dicho folleto titulado: Principles governing the Elimination of Ephemeral or Unimportant Documents in Public or Pri- a vate Archives, se discuifan los prineipios rel: cumentos con fines negociables y de invest ivos a la conservacién de los do- acién, (4) Con fines de inves in, In Asociacin Britinica consorvaria los documentos para tres “sos sgenerales o histéricos”: 1) para mostrar Ia historia de In organizacién res pectiva; 2) para contestar Ins consultas téenieas respecto a’ sus operaciones; y 3) para atender a las necesidades posibles de letrados sobre Ia inlormacién gue incidental o accidentalmente contionen los documtentos. Los primeros dos usos se refieren a los “valores evidenics” 0 “evidenciales” el tercero a los “valores informativos”, en el sentido con cl que se use tal témino en este capitulo. Para el primero, es decir, In historia de ta organizacin respectiva, el folleto hiiglés favorcee In preservacién documental que contiene cvidencia suliciente para demostrar “eudles evan los negocios” w otras formas de orge- nizaciin a las gue servia; “eémo” eran eonducidos, “por quién” y “con qué resultados”. Indiva que los documentos que contienen esta evidencia sori si- milares a los que se necesitan para la conduccién de los negocios. Estos in- cluyen “Ofieios” o minutes y otros papeles que Hevan las decisiones toma das sobre programas; las series principales de “Cuentas”; Ia “Correspondencia” 1 que tiene una activided significativa; “Titulos de propiedad” relatives a tiey mas 0 bienes ratces en poder de In persona uw organizacién respectivas y lo8 “Registros 0 Memordndums” de casos, pruches, transacciones u operaciones Hevadas « cabo, cuyos documentos se guardan regularmente; y east todos Jos documentos que reflejan planes y préctica, pasadas y presentes, que pudie~ - ran servir a otras personas, si el personal actual o ol practicante quedaran climinados para proseguir 6 revivir los negocios 0 Inbores. Sin embargo, para los fines evidenciales, Ja seleccién documental puede ser un poguito més drfstien que para los propésites de los negocios. “T'recucntemente”, segiin se dice en el folleto, “se atienden a todas las necesidades conservando unos cuantos de los documentos claves 0 principales y las selecciones repre sentativas de las series que se conservan generalmente y de les clases volu- minosas de los documentos constantements reewrentes con carécter rutina- rio. Los “especimencs” 0 “modelos” deben ser escogidos por sus caracteris- cas significativas para ilustear Ie estructura de los negocios mas bien que por algém interés advencdizo...” | i ¢ Para el segundo uso, 0 sea para responder a las euestiones téenicas re- Tativas a las operaciones de una organizacién, segtin cl folleto, sélo debe preservarse 1a evidencia de Ins orgenizaciones que pertenccen a “una cate- — 169 —~PRRs uaa ha ie ase rs cbse ei nee peat tales gorfa de instituctones 0 niegacios cuyos archivos raramente se hubicran con- servado”, que tengan en si mismos “una importancia sobresaliente” en com- Paracion con otros de la misina categoria, o que corespondan a “una cate- gorfa de negocios”, etc, cuya historia general y desarrollo de Jos mismos sea de notable importancia y que “rinicamente puedan lovalizarse por mediy del empleo de la cvidencia colectiva”. APLICACION DE LA PURRZA DE LOS VALORES EVIDENT Hasta ahora s6lo hemos constderado el pensainionto de los arehivistas europeos sobre In apreciaciin dé los documentos piiblicos desde el punto de vista de su valor para documentar las fuciones de lus eucr yas que los pro dujeron; permitasenos ‘entonces ver las normas de cin relat a ageeeporne ne tanga ese SER2 de asuntos en particular, 42 Department (Servicio de consulares del State De- > femplos de los documen- tos que contionen informacién sobre asuntes di:tzs2s, En el folleto de los archivistas briténfcos se expresan algunas ideas cerca de la concentracién dle lus informes documentales que segiin su crizsrio, deben conservarse st “ufectan, nombran © tocan por inferencia wn vmero grande de personas, de cosas 0 t6picos”s y particularmente, “si tans ize persorins como las cosas estin en gran cantidad”. En general, los docuz:estos que representen con- centraciones de informes son los mis adcouads; para la preservaciin archi- \isticn, pies las institeciones de archivo casi = se ven presionadas por falto de espacio para almecenar los documentes. El término “forma” se aplien a los docu: formacién que contienen; pues se refiere a la c>: licos. ‘Tienen gran importancia las condiei guardar documentos en una institucién arch!: forma que capacite 2 otras personas ademas usarlos sin dificultad y sin reewrrir a costosas 3 cos. Por cjempio: los libros de notas de quiinics. pasiblemente no sean in- teligibles mas que para los quimicos que regis:zaron los resultados de sus xperimentos en ellos; mientras que las tarjetes perforndas y los registros de cintas por lo regular no se pueden usar sina con equipo costoso. Lu ordenacién también es importante. Ciortas series documentales pueden ser guardadas por el archivista, simplemente porque estin arrogln- das en una forma particularmente usable. Si se tiene una scleccién entre muchas series relatives a.um asunto dado, se tendrd que escoger para su conservacién las series cuyo erreglo faciliten mis 1a extraccién de informa- cin, Por cjemplo: los informes de los agentes y egregados agricolas ameri- canos, que no obstante se guardan duplicados en los archives del State De- partment (Departamento de Estado), se preservan como series separadas en el Foreign Agricultural Service of the D: tment (Servicio Agricola ‘terior del Departamento de Agricultura), pore su ordenacién hace més ficil su uso que las copies de tos informes comprendidos en el sistema de expedicntacién 0 archivo del Departamento de Estado. Importaneia. Sl aplicar esta prucba, el archivista Mega al dominio de lo imponderable; gpues quién puede decir de‘initivamente si un cuerpo dado de documentos es importante, y para qué prypésito y para quién? Un archivista se da cuenta que sw primera obligaciéa es la de preservar los do- cumentos que contienen Ia informacion que ss:isiace las necesidedes del propio Gobiemo, y después de eso, de cudn inde‘inibles puedan ser esas ne- cesidades; los investigadores particulares y el pit!ico en general. formacién Intensa acerca de un némero limita? Los Informes de los agentes del Agricultural S: Exiensién Agricola) y de los agentes diploma prrtnent (Departamento de Estado), sirven coz @ més bien que a la in- Aicién fisien de los papeles isicas, pues si se van a tica, deben estar en una Jes que Jos crearon para pos mecinicos o electréni- — 185 —{ i i i Debe tener en cuenta los métodos actuales de investigaci’n de fas di- ferentes clases de personas y Ja probalidad que tencifan bajo las cireuns- tancias actuales ordinarias, para hacer un uso efectivo de tos materiales ar- chivisticos. Normalmente dard prioridad sa las necesidades del historiador y a las de otras cicntificos, pero obviamente tumbién debe conservar Tos do- cumentos de interés vital para cl bidgrafo, para cl estudiante de historia focal y cl anticuario. Sin embargo, na débe preservar los documentos para usuarios qie sean improbables, tales como las personas que se especializan en Jos campos clevados de In cieneia y In tecnologia; pues quienes ne usa Jos documentos intensamente en el ejercicio normal de sus profesiones, fo mis probable ¢s que tampoco emplect los materiales archivisticos que se relacionen con ellos Los documentos piblicos pueden tener um significado coleetivo @ in- Usualmente tos valores de investigacion se devivan de Ia impor- ft de la informaciin que se afiude a los decwnentos, no de 105 informes de un sélo artieulo. Los documentos tienen significacion eolectiva si Ia is forinaci6n que contionen es itil para estudios de los fendmenos sociales, eco- némicos, politicos o de otra chaise, que sean distintos a los fendmenos reledi- vos a Jos individuos y a fas cosas. Por ejemplo: la General Land Office (Ofi- cina General del Catasiro), tiene documentos que mvestran colectivament como Ja propiedad piblica pasa a manos de particulares y emo fue colo nizado el Oeste; individuahmente, los documentos de registras eatastrales tionen también valor para los estudios biogrificus y las historias familiares En su articulo sobre Selection of Records for Preservation, publicado en The American Archivist de octubre de 1940, el Dr. Philip C. Brooks, ha observa> do correctamente que: “... Ia mayoria de los documentos que tienen un va- Jo poseen no como documentos individuales sino en grupos, los que considerados en conjunto, veflejan Tas actividades de alyuma ongini- m0 persona o reflejan loz eventos y eondiciones de una manera casi finiea de lo que acontece disriamente”. Por supuesto, los documentos que se yelieven n personas y cosas pue den tener un valor individual de investigaciin relacionado con otras per= sonas 0 costs en particular. Normalmente, mientras nuis importante sea une persona 0 una cosa, mAs importante sera el docunsento que se reliera a ellas, Tales documentos pueden también tener valowes sentimentales por motivo de su relacién con héroes, cpisodios dramitieos o hugaves donde se hayan desarrollade eventos significativos. Generalmente tales valores son inhe- rentes @ documentos sobre un s6lo asunio, tal como ef de la Proclamacitn de la Independencia; aunque los sentimentalistas extremados, algunas veces Jos compagizcn con todos los documentos que se refieren a objetos de su reverencia, no importa cudn voluminosos o superiinos puedan ser. Esas per- sonas slo pueden dar 0 tener una consideraciin secundaria sobre Ia deler- divid — 16sen andesite vin yar iBeo a minaciin o utilidad de los hechos significativos. Pero los archivistas deben ejercer sti sentido de proporeién o criterio al juzjgar los valores sentimentales. Antes de aplicar Ia prucha de importancia, ol archivista debe asegu- yarse de que los docnmentos heyan tenido las pruchas de exclusividad y forma. La prucha de importancia se refiere, segtin se habri notado, * los asuntes imponderables; es decir, a las cosas que no pueden ser opreciadas © valorizadas con certiduinbre. En contraste, las prucbas de exclusividad y forma, se refieren a Wy ponderahle, 0 sea a las euestiones que pueden apre- Giarse sobre una base de hechos ciertos Por Jo general el archivista tree consigo un oni recursos y productos de investigasién, que ha adqui dizaje. Jin cl desemperio de sus obligaciones, normalmente obtiene wn co- nocimiento especializado de los campos de materias y asuntos que pertene- con a Ia documentacidn con la que trabaja, Y mientras desarrolla el servi- cio de referencias aprende a conocer Ins necesidndes genuinas de In iuvesti- gaciin. También obtendré wn conacimiento sobre I documentacién que es producida por las dlependencias con las que trata de manera que podré estar capacitado para reducir a proporch miento general de los ido durante su apren- i | { | | { i } nies manejables el volumen documental { que deba usarse en una investigacién. Pero si no tiene esos conocimientos, | deliberadamente tendvé que buscarlos para poder hacer una comparacion i { i sobre Ia documentacién disponible de varios asuntos; y st sit investigacion, no Te da una respuesta satisfactoria tampoco debe vacilar en consultar a los especlalistas sobre esas euestiones. i 1 | APLICACION DE LAS PRUEBAS DE LOS VALORES INFORMATIVOS Permitasenos ahora ver como han sido aplicadas Jas pruebas de exclu-! sividad, forma e importancia a los grupos documentales de los National Archives (Archivos Nacionales) que contienen informacién sobre: 1) per~ sonas; 2) cosas; 0, 3) fendmenos. Al discutir la informacion relativa a estos tres asuntos no se ba tomado la posicién de que los documentos se refieran cxclusivamente a uno u otro de ellos; frecuentemente podrin referitse @ mis de uno, { Documentos relativos @ Personas. El témino “personas”, como se recordari, fue definide incluyendo tanto a individuos como a las corpora- ies. Los valores de los documentos relatives a las personas se discutirin { con referencia a la informacién que contienen sobre las _mismas personas, i ‘no con relacién a sus informes sobre las condiciones, problemas, situaciones, 1 ¥ cosas por el estilo que afectan a los individuos. { Los documentos que se refieren a las personas son producidos en gran- i des cantidades por los gobiernos modernos. Ciertos tipos de papeles, como | Ins edulas de censos, que tratan de incluir a todos los seres vivientes de un 1 ' t } t — 187 —pals; otras que se refteren a clases expectfiens y que w menudo representan Grandes segmentos de poblaciin, tales como cheros, agrleultores, soleudlos ¥ los bencticiasios de los seguros del servicio social; y nun otros que se 16 fieren a clases todavia ims especiales, -como Ios trabajadores transitarios mexieanos o de Puerto Rico, indigenas y otvos grapos raciales, Conforme se extiende cl control oficial sobre los ciudadanos, se crean més documentos con relacién a ellos. Por ejeinplo: con el servicio militar universal, se crea documentos sobre Ia poblaciém masculina total de un grupo de ceria cdad, que puede ser duplicuda, cuando menos en parte, en Ia informacion que contienen las cédulas de Jos censos, Asimisina, Ja documentacién sobre cier= to soldady, podra ser creada en relecién con las diversas fases de su vi Titar, sus servicios en las fuerzas armades, sw historia médica, su retire y pensign. Ya su ves, dichos documentos podrin estar complementades por otros sobre su vida como civil, tales como los de impuestos sobre sus propie~ dades, sus velacioncs con los programas de bicnestar oficial, el control de sus negucios si es que éstos son del tipo sujeto a los reglamentos guberaa- mentales, y varias otras de sus actividades que pudierm haberlo renido en contacio con el gobierno. Particularmiente Ins actividades de bienestar so- cial, resultan de la produecién de los documentos. voluninosos relatives a Ia pobrezn o miseria y a la riquera, el erimen y a Ja delincuencia, a las ext fermedades 0 « los problemas sunilarios y similares. Uno de Jos problemas mis dificiles es el de la decision sobre cuéles documentos debe conservarse averea de los seres humanos, Indudablemen- . te que tal documentaciin aleanza gran volumen y duplicacién en su con tenido. La informacién que contionen acerca de las personas, genevalmente es de carieter impersonal, y en particular, durante Jos altimos afios cuando las rlaciones del gobierno hacin fos ciudadanos se ha vuelto ms form. ¢ impersonal, La informacién alrededor de cierta persona, no es extense y Srecuentemente silo consiste de -hechos aislados necesarios part estublecer su identidnd. Estos son los documentos que contienca unos cuantes detalles fntimos que hon sido encontradus en los dinrios © cn Ia correspondencta per~ sonal. Si los documentos relatives a las personas se cunsidecan en una forma exclusiva con referencia a ta informacién personal gus contionens tendrhn relativamente paca importancia o velur de Investigacion. Desde et panto de vista de su significado para los estudios demogrificos, suciiles 0 econdini- cos, generalmente sélo tienen importancia como complemento. Pues ara tales estudios, Yiicamente tienen interés, si se emplean colectivamente y por b causa de 1a informacién sobse los fendmenos concernientes a cierto mtimero de personas y no por motivo de sus informes alrededor de una sola. Asi- mismo, los restimenes 0 sumnrios de los datos contenidos son generalmente ‘itiles para las tabulaclones y enumernciones estadisticas, ya sea que se pur — 188| ‘ | I ' | i i i } t Hiquen o no. Desde et punto de vista de su valor histérico o biogrifico, son importantes individualmente s6lo hasta el grado en que las personas a las que pericuccen sean importantes, No hay duda que el archivista conservari to- dos los documentos, cualquiera que sea su catécler para Ins personas nota- bles que vivieron en ef pasado; gpero cémo sabré quién seri notable entre todos los millones de seves acerea de los cuales se estin produciendo ahora documentos? nite Ins grandes series documentales que hay en los National Avchi- ves (Archivos Nacionales) relativos a personas se encuentran los documen- tos sobre los censos de,poblacién. Estos pueden servir para-ilustrar In ma- yorla de los problemas que surgen en In apreciacién de documentos perso- nals. Como las cédulas originales son muy voluminosas, ol archiviste esta 14 justifierdo para preguntar, cuando menos por el momento, si los suma- rios estadisticns impresos de su contenido no serin adecuades para afronter Jas necesidades de rigor. Una buena proporeién de Ia informacién general que hay en las eédulas se encuentra disponible en los informes finales pu- bliendas. EI Statiscal Abstract of the United States, que cdita periddicamen- te In Bureau of Census (Oficina de Censos), también contiene una valiosa informacion esiadistiea, Est complementado por “Historical Statistics of the United States, 1789-1945”, que publicé la misma oficina en 1949; y otro suplemento que fue editado en 1954, Las publicactones estadistiens de Ja Oficina son tan numerosas que se requiere un libro de tan tamafio. para listarlas, y éste es el “Catalog of United States Census Publications, 1790- 1945", que Ine publicado por esa Oficina en 1950. Sin embargo los datos sociales producides por Ja misma dependencia que estin sin publicar, son también muy valiosos, de acuctdo con C, Luther Fay, quien hace algunos afios escribié un articulo sobie “Making Use of Census Data”, publicado en Ja “Journal of the American Statiseal Associa- Non" de junio de 1930, y sefiala que los datos demogrifices contenidos en las tabulaciones y enumeraciones inéditas de los siltimos afies estén clasificadas de acnerdy con el sexo, color o raza, nacionalidad y patentesco; y muestran hs diversos fenémenos sociales, tales como los de Ia poblacién rural de los annicipios, el estado conyugal de las diferentes clases de poblacién y los ‘ches concernientes a Ja propiedad raf, y que gencralmente son mas adap- ‘Hes para Tos fines de investigacién que las estadisticas publicadas, pucs Aivididns por pequefias localidades. ' thes eédulas originales de os censos de poliacién de 1790 a 1880 son las de todos modes por Jos Archivos Nacionales, los cuales forman *s de lus poces institueiones archivisticas mis grandes del mundo que con- “* «sia clase de documentes. Mientras los Sumarios estadisticos publi- inciitos postblemente contengan la mayor parte de la informactén — 189 —necesaria para un investigadar, resulta a voces que tales sumarios o resiime nes son inadecuados. Por ejemplo: este cx et caso para los estudios relati- vos a la colonizacion @ a los movinsientos de grupos ractules © nactonales que silo pueden identificarse pur lo notorio de los nombres de sus iudividuos. Aqui deberin, entouecs, usarse Jos cfdulas originales, “También ocastoval- mente los investigadores emplean las cédulas cuando desean obtener @ veri= icar hechos bisicos alrededor de personas en sts esivaivs hisiéticas o bio grilicos. Sin embargo, s las investigaciones bio- grdficas y para establecer hechos aecrea de personas que se derivan ordina- cute de documentos vitales cuando éstos esti disponibles. Entonces, hasta cierto grado, las eédulas de los eonsus demngraficos confrontan tas pruebas de exclusividad ¢ importan La infermacién sobre Ia publaciin de tos Fistados Unidos que se pro- poreiona en las eédulas de censos es comprensiva en tanto cuanto so xefiere al tiempo y al lugar. Las cédulas proporefonan casi wns deseripeion coi ta de Ia poblacién del pais con intervalos de dicen afus, y representan tes concentraciones de infor también acerea de personas existentes en comumidades xe queiias (no obstante que las Ghimas efdulas o padrones de bos eenses verter tes 5 vl e wsan mis extensamente nes sobre individues, que cuntignen muchos he be » tan vohuninosos que han tenida que ser reducidos en “ifievolila’”) piando con cl censo de 180, los padiones o ofdulas, saues ralmente los nombres, las ediles y los estalos, territorios cond de los Estados Unidos. Ast como las eédulas de censos varian en su contenido de un pais a ote, y dentro de wna nacién de un conso al siguiente, comunmente contienen Is informacion 1 nacimiento de cada uno dy lus habitantes libre iva_a las caracteristicas personales (frunilia, sexo, estado marital, edad), ef status politica (ugar de nacinienty, nacimalidad, idionie, raza), el status social (alfabctisino, religiin), y cl status ceonéanies (wcuy cién, utilidades), de los civdadanos individualmente. Pues par enuse de su arreglo 1 ovdenaciin y de ta forma concentra dulas 0 padrones del ecnso tan forma. Hay otves grupos numerosos de documentos en Tos Auchives Naciena, Hes que contionen datos persmales sobre os individuos. Alyuns de Cxtus son valiosos por motivo de la informmcidn individual que conticuen. Ejem- plos de cllo so las solicitudes de residencin, de pasaportes, pensiones, lists de pasajeros, documentos de personal vetevano (tanto militar como civil), y los papeles relativos a inmigrociin y naturaizacién, Otros, amique tom- biga contienen informacién sobre individuos, no enen interés para ese pro dsilo, sino mis bien porque tratan con cierta clase de personas. Fjemplos dé esto son. los eapedientes sobre ayricultores que participaron en In Agri- cultural Adjustment Administration (Administraciin de Ajuste Agrleots), la de sus informes, les et de pig Henan los rey preeba de — 190 —' | t y los programas de rchabilitncién rural durante la depresién econémien Ge 1930, los cosecheros del Sur, los trabajadores emigrantes, los braccros transitorios micxicanos y de Puerto Rico, los indios, los criminales y otros. En este caso los documentos tienen valor por causa de su informacién sobre cierta clase de personas, no por motivo de sus informes sobre personas espe- cificns. Sobre tales clases la informacién no es exclusiva ni atin primordial de naturalera personal; pues puede referirse a fenémenos econdmices, geo- prilicos o de otra especie. Como esto nos aperia de los valores. personales hacia los valores cn cl estudio de los fendmenos, Io diseutiremos en los al- timos parrafos en que se considererdn los documentos relativos a los diver- sos tipos de fentimenos. Al seleccfonar la document én por Ia infornetén que contienen acer- cea de Ins personas, sélo son posihles dos cursos a seguir. El primero, es el de seleccionar aquellos que representan concentraciones de informacién, ta- Tes como las cédulas 0 padrones de censos, en las que wn solo, docwnento proparciona en una forma extensa, intense o distinta 1a informacién en una forma concentrada. Fi segundo, es cl de escoger un nimero Timitado de do- cumentas 0 expedientes que represcaten o ilustren el contenido total, 0 que sean adecuados para arrojar alguna lux sobre los fendmenos a que estén bajo investigacién, En la dltina de estas altornativas, es decir, en la de scleccionar para swt retencién cicrto nimero limitado de expedientes sobre individuos, deben sogutirse dos principios: 1) el de la scleccién especial, y, 2) el del muestreo estadistico, El prinefpio de la selecciin especial puede quedar ilustrado por Ja retencién en los National Archives (Archivos Nacionales), de un nimero | Jimitado de expedientes de personol para los empleados eiviles federales. Las catpetas 0 expedientes correspondientes a los primeros afios estin tan! repletos con documentos de naturalez informativa que tienen que set con- servados. En cambio las de los tiltimos afios sdlo se escogen para guardar Jos documentos de los cmpleades principales del gobierno que han tenido una capecidad de servicios edministrativos, efecutivos 0 de supervision. En éstos Ins personas son importantes individwalmente de manera que la sclec- cin se hace en rclacién con Jos individuos en lugar de los asuntos de natu raleza social. El principio de una seleceién especial también puede aplicar- se para obtener una documientacién de orden social o de otros fenémenos. EI principio de muestreo estadistico sdlo se eplica cuando los documentos que se escofen para estudiarse son sobre fenémenos colectivos, no individuales. as aplicaciones se discutirén en los iltimos pirralos en Jos que se consi- derarin los documentos sobre los diversos tipos de fenémenos. Antes de corrar Ja discusin de los documentos qne contionen informa- cin acerca de las personas, es necesario dar un poco mas de alencién a la cucstién de los usos personales de tales documentos. Los que se considera — It —