CÓDIGO: ODOO-VENTAS-DOC-

GUIA RAPIDA 0002

VERSIÓN: 001

MÓDULO CRM FECHA APROBACION: 10.01.2023

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1.1 Información del Documento

ID Documento 1. MANUAL DE USO PTD-ODOO17-MU-0001-HG-MODULO-CRM.docx

Responsable Juan Jesús Castillo López
Elaboró Iván Flores Montes de Oca
Área que elaboró HG Consulting

1.2 Historial de Revisiones del Documento

Versión Fecha Autor Comentarios / Cambios

1.0 27-02-2024 Iván Flores Montes de Oca

HG Consulting – Guía Rápida para el Módulo Ventas Directas (CRM).

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CONTENIDO

Proceso de módulo de CRM..........................................................................................................................................

Diagrama general sobre el proceso del CRM.................................................................................................................
Acceso a Odoo y al módulo de CRM..............................................................................................................................
Configurar el módulo de CRM.......................................................................................................................................
Crear un nuevo lead......................................................................................................................................................
Convertir un lead en una oportunidad de venta...........................................................................................................
Agregar clientes potenciales y oportunidades...............................................................................................................
Administrar oportunidades de venta.............................................................................................................................
Programar Actividades..................................................................................................................................................
Nota:..............................................................................................................................................................................

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Proceso de módulo de CRM

Actores clave:
1. Vendedor: Persona encargada de interactuar con el cliente y gestionar la venta.
2. Cliente: Persona o entidad que realiza la compra.
3. Administrador: Persona encargada de configurar y mantener el sistema CRM, así como de
asignar los leads a los vendedores adecuados.

Pasos del Proceso:

1. Captar leads (Responsable: Vendedor)
• Acceder al módulo de CRM y crear un nuevo lead.
• Introducir los datos de contacto del lead, ya sea manualmente o mediante la integración
con otras fuentes como el correo electrónico, el sitio web o las redes sociales.
• Enriquecer y calificar el lead, utilizando la información proporcionada por Odoo o por
servicios externos como Partner Autocomplete o Lead Mining.
• Asignar el lead al vendedor adecuado, utilizando las reglas de asignación definidas en Odoo
o el sistema de Lead Scoring.
•
2. Convertir leads en oportunidades (Responsable: Vendedor)
• Acceder al módulo de CRM y seleccionar el lead que se desea convertir.
• Contactar y comunicarse con el lead, utilizando los medios disponibles en Odoo como el
teléfono, el correo electrónico, el chat o las videollamadas.
• Planificar y registrar las actividades realizadas con el lead, como llamadas, correos,
reuniones o tareas.
• Convertir el lead en una oportunidad, asignándole un equipo de ventas, un responsable y
una probabilidad de éxito.

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3. Gestionar oportunidades (Responsable: Vendedor)

• Acceder al módulo de CRM y visualizar las oportunidades en la vista de embudo o pipeline.
• Mover las oportunidades de una etapa a otra, arrastrándose y soltándose en el lugar
deseado.
• Actualizar la información de las oportunidades, como el importe, la fecha de cierre o los
productos o servicios solicitados.
• Marcar las oportunidades como ganadas o perdidas, indicando el motivo en caso de
pérdida.

4. Enviar cotizaciones (Responsable: Vendedor)

• Acceder al módulo de CRM y seleccionar la oportunidad que se desea cotizar.
• Crear y diseñar la cotización, utilizando las herramientas de edición y las plantillas
disponibles en Odoo.
• Enviar la cotización al cliente para su revisión y aprobación, utilizando el correo electrónico
o el portal de clientes de Odoo.
• Seguir el estado de la cotización, viendo si el cliente la ha abierto, aceptado o rechazado.

5. Cerrar el trato (Responsable: Vendedor)

• Acceder al módulo de CRM y seleccionar la oportunidad que se desea cerrar.
• Negociar y confirmar el trato, manejando las objeciones, los riesgos y las condiciones.
• Formalizar el contrato y la facturación, siguiendo los procedimientos legales y financieros.
• Marcar la oportunidad como ganada y celebrar el éxito.

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Diagrama general sobre el proceso del CRM

En el presente diagrama de procesos se establecen los pasos que deben de seguir cada uno de los
actores clave en el proceso de flujo del CRM en Odoo.

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Acceso a Odoo y al módulo de CRM

1. Abra su navegador web y escriba la dirección web de su sitio en odoo

2. Introduce tus credenciales de inicio de sesión, incluyendo tu nombre de usuario y contraseña.

3. Una vez dentro de Odoo 17, verás una pantalla de bienvenida que contiene diferentes módulos,
incluyendo Ventas, Compras, Contabilidad, etc.

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4. Haz clic en el módulo de CRM para acceder a la pantalla de Ventas.

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Configurar el módulo de CRM

NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados
por el área de TI a cada usuario*

Antes de comenzar a usar el módulo de CRM, es importante que configures algunas opciones
importantes. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. En la página principal del módulo de CRM, haz clic en "Configuración" en la barra de navegación
superior.

2. Verás una lista de opciones de configuración que puedes personalizar. Aquí hay algunas opciones
importantes que puedes configurar:

• Ajustes: Aquí puedes configurar opciones como el ciclo de ventas predeterminado, marca la
opción de Leads, si ésta se encuentra desmarcada y presiona “Guardar”.

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a)

b)

• Equipos de ventas: Aquí puedes crear equipos de ventas y asignar usuarios a ellos.

a)

b)

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• Tipos de actividad: Aquí puedes crear diferentes tipos de oportunidades de venta, como "venta
nueva".

a)

b)

3. Una vez que hayas configurado estas opciones, haz clic en "Guardar" para guardar tus cambios

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Crear un nuevo lead

NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados
por el área de TI a cada usuario*

Un lead es un cliente potencial que ha mostrado interés en tus productos o servicios. Para crear un
nuevo lead, sigue los siguientes pasos:

1. En la página principal del módulo de CRM, haz clic en “Leads” en la barra de navegación superior.

2. Haz clic en el botón "Nuevo" en la esquina superior izquierda de la pantalla.

3. Ingresa la información del lead en los campos correspondientes, como el nombre, correo
electrónico, teléfono y dirección. Asigna un vendedor y equipo de ventas.

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4. Haz clic en "Guardar de forma manual" para guardar el lead.

Convertir un lead en una oportunidad de venta

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NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados
por el área de TI a cada usuario*

Una vez que tienes un lead en tu sistema, debes convertirlo en una oportunidad de venta para seguir
adelante en el proceso de ventas. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:

1. En la página principal del módulo de CRM, haz clic en “Leads” en la barra de navegación superior.

2. Haz clic en el lead que deseas convertir de la lista.

3. Haz clic en el botón "Convertir a oportunidad" en la esquina superior izquierda de la pantalla.

4. Selecciona una acción de conversión para convertir el Lead a oportunidad.

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a) Convertir a oportunidad: Crea una oportunidad a partir de la información ingresada en la

plantilla del Lead.

b) Fusionar con oportunidades existentes: Si se tiene más oportunidades asignadas al mismo

cliente, se tiene la posibilidad de fusionarlos. (NOTA: Tener cuidado al fusionar leads con
oportunidades existentes, ya que puede haber algunas que sean con el mismo cliente, pero un
vendedor diferente.)

5. En cliente se tiene tres modos de asignación:

a) Crear cliente nuevo: Crea un nuevo cliente en el sistema a partir de los datos ingresados en la
plantilla del lead. Esta opción es por defecto cuando Odoo no encuentra una coincidencia entre
el contacto del Lead, y los clientes existentes.

b) Vincular a un cliente existente: Cuando el cliente o el contacto ingresado en el Lead coincide

con alguno ya existente en Odoo, por defecto odoo coloca esta opción junto con el nombre del
contacto existente.

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c) No vincular con cliente: No crea ni vincula el cliente.

6. Haz clic en "Crear oportunidad" para guardar la oportunidad de venta.

Agregar clientes potenciales y oportunidades

NOTA:

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*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados
por el área de TI a cada usuario*

Una vez completada la configuración del módulo de CRM en el sistema Odoo, estás preparado para
empezar a añadir clientes potenciales y oportunidades. Para hacerlo, sigue estos sencillos pasos:

1. En la página principal del módulo de CRM, haz clic en Ventas → Clientes en la barra de navegación
superior.

2. Haz clic en el botón "Nuevo" en la esquina superior izquierda de la pantalla.

3. Ingresa la información del cliente potencial, como su nombre, correo electrónico y número de
teléfono.

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4. Haz clic en "Guardar de forma manual" para guardar el cliente.

5. Para agregar una oportunidad de venta para este cliente, haz clic en "Oportunidades" en la página
del cliente.

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6. O desde el menú “Ventas” → “Mi flujo”, haz clic en “Nuevo” para crear una nueva oportunidad
para el cliente.

7. Ingresa la información de la oportunidad, como el tipo de oportunidad, correo y teléfono y si lo

deseas, puedes hacer clic en “Editar” para colocar más datos a la oportunidad.

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8. Si no hiciste clic en “Editar” haz clic en "Agregar" para guardar la oportunidad de venta.

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Administrar oportunidades de venta

NOTA:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades descritas están sujetas a los permisos otorgados
por el área de TI a cada usuario*

Después de haber añadido algunas oportunidades de venta, es importante administrarlas

correctamente. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. En la página principal del módulo de CRM, haz clic en “Ventas” → “Mi flujo” en la barra de
navegación superior.

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2. Verás una lista de todas las oportunidades de venta que has creado. Haz clic en el nombre de una
oportunidad de venta para ver más detalles sobre ella.

3. Desde puedes realizar varias acciones, como:

• Actualizar la información de la oportunidad, como la etapa del proceso de ventas o la fecha de

cierre.

Programar Actividades

1. Para programar actividades, desplázate hasta debajo de la pantalla y haz clic en “Actividades”

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En el campo 'Tipo de Actividad', elige la actividad que corresponda a realizar. (NOTA Ten en cuenta que
cada tipo de actividad, según su configuración, requerirá acciones específicas)

2. Si se trata de llamadas o reuniones, es importante registrar el evento en el calendario de Odoo.

Para ello, haz clic en “Abrir Calendario”

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3. Haz clic en la fecha y hora en la que realizará la llamada. Llena los datos correspondientes, en
caso de que la llamada sea por medio de Zoom, Google Meet u otro servicio, puede adjuntar el
enlace.

4. Una vez llenado los datos, haz clic en el botón “Guardar y cerrar”.

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5. Para visualizar las próximas sesiones relacionadas con una oportunidad, podrás encontrar esta
información dentro de los detalles de dicha oportunidad, en el recuadro de “Próxima Reunión”

6. Para ver actividades programadas en general, puedes hacerlo haciendo clic en el ícono de reloj
al lado del perfil.

7. Pulsa el Lead/Oportunidad.

8. Verás el listado de las actividades que tiene pendiente por realizar.

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9. También puedes hacerlo desde el menú “Ventas” → “Mis actividades”

Nota:
*Las pantallas, vistas, botones y funcionalidades antes descritas están sujetas a los permisos
otorgados por el área de TI a cada usuario*

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