Plan de Aseguramiento de La Calidad Becerril

PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
INTERVENTORÍA A LA OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE

TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES Y
CONSTRUCCIÓN DEL ALCANTARILLADO EN EL BARRIO
IDEMA DEL MUNICIPIO DE BECERRIL, DEPARTAMENTO
DEL CESAR.
CONSORCIO INTERSTAR
PROPONENTE
CONTENIDO
Pág.
A. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS QUE ASEGURAN LA DIRECCIÓN,
PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL EFICAZ DE LA CONSULTORÍA, ASÍ COMO LA
SECUENCIA DE LOS TRABAJOS E INTERACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS QUE
PERMITA DEMOSTRAR EL CONCEPTO DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA INTERVENTORIA.
B. PARA CADA UNO DE LOS PROCESOS ANTERIORES, EL PROPONENTE DEBERÁ
DESCRIBIR CLARAMENTE LOS SIGUIENTES CUATRO (4) ÍTEMS:
1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORIA
 OBJETIVO DEL PLAN DE CALIDAD
 ALCANCE DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA
2. RECURSOS, DOCUMENTOS Y REGISTRO DE LA INTERVENTORÍA
 RECURSOS HUMANOS
 RECURSOS FÍSICOS
 DOCUMENTOS DE LA INTERVENTORÍA
 CONTROL DE DOCUMENTOS
 CONTROL DE REGISTROS
 Control de correspondencia
3. LOS MÉTODOS Y FRECUENCIAS, Y LOS RESPONSABLES DEL SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN
4. LOS PROVEEDORES, ENTRADAS, ACTIVIDADES, SALIDAS Y CLIENTES, DE TAL
FORMA QUE SE DEMUESTRE LA CORRECTA INTERACCIÓN ENTRE PROCESOS.
5. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA
C. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
 PROCEDIMIENTO PARA LA INTERVENTORIA DE CONSULTORÍAS
 PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS
 PROCEDIMIENTO PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
 PROCEDIMIENTO EN CONTROL DE REGISTROS
D. EL PROPONENTE PRESENTARÁ Y DESARROLLARÁ UN PLAN DE CALIDAD
ESPECÍFICO PARA LA INTERVENTORÍA DEL PROYECTO. DE ACUERDO CON ESTAS
CONDICIONES, SE HAN DEFINIDO LOS SIGUIENTES NUMERALES DEL CONTENIDO
SUGERIDO POR LA NORMA QUE SERÁN EVALUADOS:
 RESPONSABILIDAD GERENCIAL
 SISTEMA DE CALIDAD
 REVISIÓN DEL CONTRATO
 COMPRAS.
 CONTROL DE PRODUCTOS SUMINISTRADOS POR EL CLIENTE
 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO
A. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS QUE ASEGURAN LA DIRECCIÓN,
PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL EFICAZ DE LA
CONSULTORÍA, ASÍ COMO LA SECUENCIA DE LOS TRABAJOS E
INTERACCIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS QUE PERMITA
DEMOSTRAR EL CONCEPTO DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA
INTERVENTORIA.
Los procesos se definen como el “conjunto de actividades relacionadas

mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados”. Los procesos están clasificados en cuatro
grandes grupos: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación y Mejora. El
Departamento.
Administrativo de la Función Pública define cada uno de estos procesos de la

siguiente manera:
Procesos de Planeación Estratégica

Incluye los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación
de objetivos, y en general, la orientación global de la consultoría.
Procesos Misionales
Son aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la Contratista en
el cumplimiento de la consultoría.
Procesos de Apoyo
Incluye aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en
los procesos estratégicos, misionales y de evaluación y mejora.
Procesos de Evaluación y Mejora

Incluye los procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar
el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia de la consultoría.
1. LOS PROCESOS DEBEN TENER CLARAMENTE IDENTIFICADOS LOS

REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR DE CADA NORMA INTERNACIONAL.
Procesos de Planeación Estratégica

Los establecidos en la NTC ISO 9001:2008 Numeral 5.6.
Procesos Misionales
Los establecidos en el pliego de condiciones, Numerales 7.2 y 8.5 de la norma
ISO 9001:2008.
Procesos de Apoyo
Los establecidos en el pliego de condiciones, en los relacionados con las leyes de
contratación y numeral 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5 y 8.5.1 de la norma ISO
9001:2008.
Procesos de Evaluación y Mejora

Lo establecido en la NTC ISO 9001:2008, numeral 8.3.
B. PARA CADA UNO DE LOS PROCESOS ANTERIORES, EL PROPONENTE

DEBERÁ DESCRIBIR CLARAMENTE LOS SIGUIENTES CUATRO (4)
ÍTEMS:
1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORIA
Realizar la interventoría a la Optimización del Sistema de Tratamiento de Aguas

Residuales y Construcción del Alcantarillado en el barrio IDEMA del municipio de
Becerril, departamento del Cesar.
 OBJETIVO DEL PLAN DE CALIDAD
 Establecer los criterios y lineamientos para prestar los servicios relacionados

con la Interventoría, y establecer las pautas con las cuales el personal
involucrado en este proyecto debe orientar sus actividades en los diversos
procesos que participe.
 Definir las actividades que van a ser desarrolladas por la Interventoría, para
que estén plenamente identificadas, organizadas y controladas desde su inicio
hasta el fin, permitiendo su trazabilidad.
 ALCANCE DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA
Para el cumplimiento por parte del interventor a las actividades específicas

señaladas en el contrato, el alcance de la Interventoría incluye:
 La revisión, verificación, análisis y la emisión de conceptos en relación con
todos los aspectos derivados del contrato, incluyendo, entre otros, los
aspectos Técnicos, Financieros, Contables, Prediales, Sociales, Ambientales,
Operativos, Jurídicos y Administrativos.
 El Interventor está autorizado para (i) Impartir instrucciones y órdenes al
Contratista sobre aspectos regulados en el Contrato que sean de obligatorio
cumplimiento por parte del Contratista. Asimismo, el Interventor puede
impartir recomendaciones que el Contratista puede o no acoger; y (ii) Exigirle
la información que considere necesaria, siempre y cuando se relacione con
el objeto del Contrato. Las instrucciones, órdenes y/o recomendaciones que
imparta el interventor al Contratista deberán hacerse por escrito y se ceñirán
a lo establecido en el Contrato.
 El Interventor no puede exonerar al Contratista de sus obligaciones o
responsabilidades. Todas las comunicaciones y órdenes del interventor serán
expedidas o ratificadas por escrito, numeradas en forma consecutiva y con su
respectivo sello de recibido.
 El Interventor debe aplicar todas las normas técnicas y metodologías
vigentes, y en general debe aplicar todos los principios y normas de
seguimiento y control.
 Interventor debe tener en cuenta además de la normatividad contemplada en
el Contrato de Interventoría básico, sus adiciones y otrosíes; todas aquellas
normas técnicas vigentes que resulten aplicables.
2. RECURSOS, DOCUMENTOS Y REGISTRO DE LA INTERVENTORÍA
 Recursos Humanos
En razón del tipo de actividad que se va a desarrollar, el CONSORCIO

considera que el principal recurso con que cuenta es el recurso humano, el
cual está conformado por un grupo de personas que participan en la
Interventoría, con la experiencia y formación académica acorde con los
requerimientos del proyecto.
Las actividades para la selección del personal que labora en el CONSORCIO

se encuentran definidas e n el pliego de condiciones.
Es política del CONSORCIO, mantener su personal capacitado y motivado

hacia la gestión y aseguramiento de la calidad, proporcionando un ambiente
de trabajo seguro, agradable y propicio para la prestación de un servicio
óptimo.
La organización establecida para la ejecución del proyecto se esquematiza
mediante el organigrama.
El CONSORCIO ha elaborado los perfiles y descripción de puestos de trabajo, en

los que se describen las funciones, responsabilidades y autoridad del personal
necesario para la ejecución de la Interventoría.
 Recursos Físicos
El CONSORCIO es consciente de la importancia de la prestación del servicio en

las mejores condiciones técnicas, en tal sentido mantiene al personal dotado de
los recursos tecnológicos y logísticos necesarios para el logro de los objetivos.
 Una oficina ubicada en el casco urbano del municipio.

 Equipos de topografía: Estación total y nivel con todos los accesorios.
 Equipos de computo, impresoras, fotocopiadora, escáner, cámaras
fotográficas, cámara de video.
 Equipo de comunicaciones: Internet, celulares.
 Equipo de laboratorio de suelos y materiales a través de subcontrato.
 Sistema de gestión documental.
 Un (1) vehículo.
 DOCUMENTOS DE LA INTERVENTORÍA
Para la ejecución del proyecto, se establecen los siguientes niveles de

documentación:
El control de la documentación está indicado en el procedimiento Control de

Documentos. Para este proyecto, toda la documentación que se utilice, se
normalizará y controlara de acuerdo al Sistema de Gestión de Calidad, los
documentos y formatos que se requieran implementar para un control específico
se identificarán antecediendo al código ya establecido la palabra CIS, y se
describirán a través del plan de calidad de la Interventoría, mediante la palabra
RC.
Las responsabilidades generales del área de calidad ante el control documental

son las siguientes:
 Asegurar que todos los documentos sean revisados y aprobados por el

personal autorizado para ello, antes de emitirlos o liberarlos para su utilización.
 Asegurar que todas las ediciones pertinentes de los documentos estén
disponibles en todos los lugares donde son efectuadas las operaciones.
 Asegurar que todos los documentos obsoletos sean retirados del proyecto
para consulta y asegurar que se mantengan actualizadas de acuerdo a la
versión vigente del documento.
Documentos propios de la Interventoría:
• Plan de Calidad
• Contrato y anexos
• Procedimientos operativos y de gestión administrativa
 CONTROL DE REGISTROS
El control de los registros del Sistema de Gestión de Calidad está regido por el
procedimiento Control de Registros en la parte de Lista de Registros, donde es
necesario relacionar la información correspondiente con el código, clase,
responsable, almacenamiento, recuperación, retención y observaciones.
Los registros propios de la Interventoría son:
• Actas de reuniones
• Informes
• Control de correspondencia recibida y enviada
• Reportes de campo
 Control de correspondencia
 De toda la correspondencia recibida y enviada debe enviarse copia al director

y al Representante Legal del Consorcio. TODO comunicado que se emita
DEBE ir firmada por el director del proyecto o por el Representante Legal del
consorcio.
 La persona encargada de gestión documental, es el responsable del registro
de los formatos de control de correspondencia, como del archivo físico y
magnético de TODA la correspondencia.
 Para asignar el consecutivo, se tendrá en cuenta la siguiente estructura:
- La primera parte corresponde al nombre general del proyecto.

- La segunda parte corresponde al consecutivo, el cual comienza en 001 y se va
asignado a medida que se envíe o reciba la correspondencia.
- La tercera parte corresponde al año, el cual corresponde al año en curso.
- Cuando la correspondencia es recibida se debe anteceder con la palabra SC
Correspondencia enviada:
Cada vez que se requiera enviar un comunicado al cliente, al concesionario o
parte interesada, es necesario que el responsable de emitirlo solicite un
consecutivo a la persona encargada de control documental y le indique la
información correspondiente al CIS-GA-PQ-C-FM1 Control de correspondencia
enviada para que la registre oportunamente, la cual hace relación al consecutivo,
fecha, quien lo elaboró, el asunto, dirigida a quien va (cliente, concesionario o
parte interesada), los anexos y si ese comunicado es respuesta a uno que
se recibió (indicar el consecutivo del comunicado que están contestando).
Siempre se debe enviar el original a la persona encargada de control documental
para su respectivo archivo, el cual debe ser en físico y en medio digital.
Cuando se realice de manera digital, debe ser en una carpeta compartida con el
Director y el Coordinador del Proyecto, en la que se identificará una carpeta con el
nombre de: CORRESPONDENCIA, y una subcarpeta identificada como Enviada y
unas subcarpetas identificadas 001-099, 100-199, 200-299 y así sucesivamente.
Es decir que la correspondencia enviada se ubicará e identificará a través del
consecutivo asignado.
Correspondencia recibida:
Toda la correspondencia recibida, ya sea por fuera de la oficina (reunión, visita a

campo) debe ser entregada al responsable de control documental para que
primero que todo le coloque el sello de recibido y registre el consecutivo y la fecha
de recibido por el Consorcio, seguidamente diligencie el CIS-GA-PQ-C-FM2
Control de correspondencia recibida, relacionando la información correspondiente
al consecutivo (el mismo se debe colocar en el sello y el cual debe estar precedido
por la palabra SC, nombre del proyecto – consecutivo - año), la fecha de
recepción, el remitente (cliente, concesionario o parte interesada), consecutivo del
remitente (si se identifica), asunto, anexos (verificando que los anexos que
especifican en el comunicado corresponda con lo que se recibe, y si responde a la
respuesta de un comunicado enviado (consecutivo interno que se le había
asignado al comunicado enviado) y observaciones.
Esta correspondencia debe ser escaneada y remitida de inmediato al Director y al

Representante Legal del Consorcio mediante un correo electrónico, para que ellos
preparen la respuesta o remitan al responsable para su solución. Toda la
correspondencia debe ser enviada al Director y al Representante Legal del
Consorcio y al Coordinador del proyecto para que ellos identifiquen su prioridad y
el tratamiento que se le dará.
Siempre se debe enviar el original al responsable de control documental para su

respectivo archivo, el cual debe ser en físico y en medio digital.
Cuando se realice de manera digital, debe ser en una carpeta compartida con el
Director y el Coordinador del Proyecto, en la que se identificará una carpeta con el
nombre de CORRESPONDECIA, una subcarpeta identificada como Recibida y
dentro de ella subcarpetas identificadas como 001-099, 100-199, 200-299 y así
sucesivamente. Es decir que la correspondencia recibida se ubicará e identificará
a través del consecutivo asignado mediante el sello de recepción.
3. LOS MÉTODOS Y FRECUENCIAS, Y LOS RESPONSABLES DEL

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
MUNICIPIO DE BECERRIL
OFICINA PRINCIPAL
REPRESENTANTE LEGAL
AUDITOR INTERNO DE
CALIDAD
DIRECTOR DE CONSULTORIA
ING. ESPEC. HIDRAULICO TOPOGRAFO
- RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL PERSONAL EN LA

INTERVENTORIA
DIRECTOR DE INTERVENTORIA.
Entre sus funciones están:

• Supervisar, orientar, coordinar, verificar y avalar la totalidad de las acciones
técnicas, administrativas y/o financieras contenidas en el objeto contractual,
desde su iniciación hasta el recibo a satisfacción de las mismas.
• Aportar recomendaciones y precisiones a su propuesta de consultoría si así se
requiere.
• Supervisar las actividades de campo a realizar por cada uno de los
especialistas técnicos.
• Hacer el reconocimiento junto con la dirección del proyecto del área de
ejecución en compañía del equipo de trabajo profesionales y técnicos.
• Brindar soluciones a modificaciones a la programación de consultoría y de
suministros; dar instrucciones pertinentes al Ingeniero Residente y a los
profesionales y técnicos de Consultoría, previa coordinación con la Consultoría
y MUNICIPIO. Coordinará la elaboración de los informes a entregar.
• Supervisar que todas las acciones en consultoría se cumplan con rigurosa
precisión cumpliendo con los parámetros definidos por MUNICIPIO.
• Será el responsable de informar al representante legal o al Ingeniero
Hidráulico los ajustes requeridos por la Consultoría y/o por MUNICIPIO a los
borradores o informes de avance presentados.
• Cuando se presente un atraso en la consultoría o en los suministros deberá
solicitar al representante legal la forma en que recuperará el tiempo perdido.
• Convocar y asistir a las reuniones en el lugar y horas convocadas por
MUNICIPIO.
• Convocar y asistir a reuniones o comités semanales con el equipo profesional
y elaborar un acta de la reunión.
• Suscribir las actas de recibo parcial de consultoría y de recibo parcial de
suministros.
• Además, deberá responder a las demás funciones propias de su cargo.
RESIDENTE DE INTERVENTORIA
Entre sus funciones están:
• Coordinar, supervisar y verificar la ejecución de las acciones impartidas por la
Dirección de la Consultoría y acordadas con MUNICIPIO y la dirección de
Consultoría.
• Coordinar, supervisar y verificar la ejecución las acciones técnicas,
administrativas y/o financieras se realicen conforme a los estándares y
códigos nacionales de consultoría.
• Brindar soluciones técnicas a inconvenientes surgidos durante la consultoría.
• Verificar la información de memorias de diseño y planos técnicos y velar por
su correcta ejecución.
• Coordinar con el topógrafo el levantamiento de la información topográfica.
• Verificar y avalar el cumplimiento de la vinculación por parte del personal de la
consultoría a EPS, Pensiones y ARP.
• Control en el cumplimiento de la programación de la ejecución de las
consultorías y suministros contenidos en el contrato o las que fueren
ordenadas de común acuerdo la Dirección de consultorías y la Dirección de
Consultoría. Informará a MUNICIPIO y a la Dirección de la Consultoría las
causas del no cumplimiento y en coordinación con el Residente de Consultoría
o el contratista de suministro elaborará planes de contingencia.
• Coordinar y Supervisar la ejecución de los trabajos de todos los asesores de la
Consultoría.
• Preparación de informes periódicos consignados en el contrato al igual firmará
y aprobará el contenido de la bitácora y llevará un registro fotográfico.
• Asistir a las reuniones semanales en conjunto con la Dirección de Consultoría
y MUNICIPIO o cuando sean necesarios.
• Ejecutar los planes de calidad implementadas por el asesor de Calidad.
• Además deberá responder a las demás funciones propias de su cargo.
4. LOS PROVEEDORES, ENTRADAS, ACTIVIDADES, SALIDAS Y CLIENTES,
DE TAL FORMA QUE SE DEMUESTRE LA CORRECTA INTERACCIÓN
ENTRE PROCESOS.
B.1 PROCESO PLANEACION ESTRATÉGICA DE LA INTERVENTORÍA

PL-01
PROCESO PLANEACION ESTRATÉGICA DE LA INTERVENTORIA VERSION 1
OCT DE 2019
Definir las políticas y estrategias, fijación de objetivos, y en general, la orientación global para la
consultoría cuyo objeto es la INTERVENTORIA A LA OPTIMIZACION DEL SISTEMA DE
OBJETO TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES Y CONSTRUCCION DEL ALCANTARILLADO
EN EL BARRIO IDEMA DEL MUNICIPIO DE BECERRIL, DEPARTAMENTO DEL
CESAR
El proceso abarca las actividades comprendidas entre el análisis estratégico externo e interno, hasta el
ALCANCE
seguimiento de la ejecución de los planes propuestos
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
Apoyar y coordinar la
construcción del plan Plan estratégico de la Comunidad en
Gobierno nacional
estratégico de Calidad de Consultoría general
la consultoría.
- Plan de Desarrollo Formular la planeación,
Departamental Planes de acción y
Gobierno evaluación y Trabajadores de
Departamental - Plan de Desarrollo retroalimentación de la mejoramiento de la la consultoría
Municipal consultoría
gestión institucional.
Gobierno Local - Necesidades y Requisitos Legalización de contratos Manual de Calidad
- Pliego de Condiciones
- Reporte de quejas y
Mejora continua del
Director de la reclamos
Sistema de Gestión de la Informes
Consultoría - Oportunidades de mejora
Calidad
identificadas
Gestionar la medición de la Plan de desarrollo y

Director de
satisfacción de la aseguramiento de la
consultoría
comunidad consultoría
Ciudadanía
RECURSOS DOCUMENTOS REQUISITOS APLICABLES INDICADORES
HUMANO - Plan Estratégico Los establecidos en la NTC NOMBRE FORMULA
- Manual de la Calidad ISO 9001:2008 Numeral Evaluaciones de
Personal con
- Procedimiento revisión por 5.6. seguimiento realizadas/
conocimiento de Seguimiento al
la dirección de la evaluaciones
planeación Plan Estratégico
Consultoría ESPECIFICADOS POR
estratégica.
- Procedimiento Atención de propuestas
Quejas, Reclamos y Seguimiento a
Denuncias Evaluaciones de
Personal los planes de
seguimiento realizadas/
comprometido con acción/mejora
evaluaciones
la planeación de la miento por
propuestas
organización áreas
INFRAESTRUCTURA Proyectos y Acciones, planes,
Computadores con programas proyectos, programas
Windows y Office. que cuentan con
Gestor de proyectos
proyectos elaborados
de respaldo/ acciones
planes, proyectos,
METODOS FRECUENCIA RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO
Durante la duración de la
Revisión documental Ingeniero Director de interventoría
intervenltoría
B.2 PROCESOS MISIONALES
PL-02
PROCESOS MISIONALES VERSION 1
OCT DE 2019
Gestionar el manejo de los recursos, el flujo de los materiales y la correcta ejecución
OBJETO
de la consultoría
El proceso cubre las actividades comprendidas entre el inicio de la consultoría hasta el
ALCANCE
momento que culmina la misma
Indicar las necesidades
Informes de
Planeación de Trabajadores de la
Manual de Calidad avance de
Estratégica recursos humanos y consultoría
Consultoría
técnicos.
Elaborar los cuadros de
Director de la Documentación y Bitácora de la
programación de Comunidad
Consultoría Pliegos Consultoría
recursos.
Director de Programación y Puesta en marcha de la Solicitud de
Consultoría
consultoría presupuesto consultoría materiales
Asignación de
Maquinaria y
Manejo de RRHH Control de Materiales nuevos Alcaldía Municipal
materiales
recursos
Nivel de
Personal Control de Personal
satisfacción.
Programación
Documentos de Control de Cantidades de de actividades
Diseño y planos consultoría ejecutadas y
por ejecutar
DOCUMENTOS
RECURSOS REQUISITOS APLICABLES INDICADORES
ASOCIADOS
HUMANO Plan Estratégico Los establecidos en el NOMBRE FORMULA
Normatividad pliego de condiciones, % avance físico. (%
Especificaciones y Numerales 7.2 y 8.5 de la avance real vs. %
Personal calificado planos norma ISO 9001:2008. Eficacia
avance
proyectado)
Personal no
Costo Hombre / día.
calificado
INFRAESTRUCTUR Accidentes Tasa de
A accidentabilidad
Maquinaria
Materiales
RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Y
METODOS FRECUENCIA
MEDICION
Evaluación de todos los procesos de la Durante la duración de la
Ingeniero Director de interventoría
interventoría inteventoría
B.3 PROCESO DE APOYO EN LA INTERVENTORÍA
PL-03
PROCESOS DE APOYO EN LA INTERVENTORÍA VERSION 1
OCT DE 2019
Proveer de manera efectiva los recursos físicos y humanos que se requieran para el cumplimiento y la
OBJETO
correcta ejecución de la Consultoría.
Desde la solicitud de los servicios hasta la implementación de acciones de mejora, correctivas y
ALCANCE
preventivas.
Todos los Procesos
Seleccionar, vincular y
Estratégicos, Requisiciones de Talento
brindar inducción al
Misionales y de Humano.
Talento Humano. - Contratos
Evaluación.
- Nómina, Prestaciones
Elaborar los cuadros Trabajadores de la
sociales, Seguridad Social
Director de la de consultoría
Información del Proceso. e Historias Laborales
Consultoría. programación de Comunidad
Administradas.
recursos. Entidades judiciales
- Plan de Capacitación
Director de Formar y capacitar al y de control
Novedades de Personal ejecutado
consultoría Personal Todos los Procesos
- Plan de Mejoramiento
Sociedad y Partes Reporte de quejas y Estratégicos,
Auditoría y control Actualizado
Interesadas reclamos Misionales y de
- Control de Inventarios
Identificación de Evaluación
Mantenimiento de los - Mantenimiento de
Procesos Misionales necesidades y requisitos
Recursos Físicos recursos físicos
de la comunidad
Comunidad en Evaluar el Desempeño
general del Talento Humano
DOCUMENTOS REQUISITOS
RECURSOS ASOCIADOS APLICABLES INDICADORES
HUMANO NOMBRE FORMULA
Número de
Actividades de
Formación y
Capacitación
Eficacia del Plan de
Personal calificado ejecutados /
Los establecidos en el Formación y Capacitación Número de
pliego de condiciones, Actividades y
en los relacionados Formación
con las leyes de Programadas * 100
Plan Estratégico;
contratación y Personas
normatividad
Personal no numeral 7.5.1, 7.5.3, Nivel de Satisfacción de la satisfechas /
calificado 7.5.4, 7.5.5 y 8.5.1 de Comunidad Personas
la norma ISO encuestadas * 100
9001:2008.
INFRAESTRUCTURA
Maquinaria
Software Índice de
Nivel de Accidentalidad
Hardware Frecuencia
Equipos
Vehículos
Durante la duración
Evaluación de todos los procesos de la consultoría Ingeniero Director de interventoria
de la interventoría
B.4 PROCESO DE EVALUACION Y MEJORA DE LA INTERVENTORÍA

PL-04
PROCESOS DE EVALUACION Y MEJORA DE LA INTERVENTORÍA VERSION 1
OCT DE 2019
Controlar y evaluar de manera efectiva el Sistema de Gestión de la Consultoría, para optimizar la
toma decisiones y garantizar la planificación, ejecución y control preventivo y eficaz de la
OBJETO
Consultoría, así como la secuencia de los mismos que permita demostrar el concepto de sistema
de calidad de la misma.
Desde la identificación de la necesidad de efectuar Control y Evaluación, hasta la mejora del
ALCANCE
Proceso.
Planeación del Control y la
Evaluación Sistema de Gestión
Ejecución Auditorías de Control controlado y
Procesos y
Interno: evaluado
procedimientos,
Informes de
Información, datos e - Seguimiento a Planes de
Mejoramiento. Auditoría
indicadores Contratos
Informe de la
Informes de Gestión -Autoevaluación de control
Evaluación al Todos los
Todos los Procesos Reporte de quejas y -Autoevaluación de gestión
Sistema de Control Procesos
Estratégicos, reclamos Planes de Evaluación del Sistema de
Control Interno Interno Estratégicos,
Misionales, Apoyo, Mejoramiento
Evaluación del Control y la Informe de la Misionales y de
y de Evaluación. Evaluaciones de
Evaluación Evaluación del Evaluación
Desempeño
Control y la
Requisitos, Mantenimiento de los
Evaluación
necesidades y Recursos Físicos
Informe de la
expectativas de la
Mejora de
Comunidad Mejora del Control y la Control y la
Evaluación Evaluación
DOCUMENTOS
RECURSOS REQUISITOS APLICABLES INDICADORES
ASOCIADOS
HUMANO NOMBRE FORMULA
Personal calificado
Personal no
calificado
INFRAESTRUCTUR
A - Guía de Evaluación
- Programa de control
y evaluación
Eficacia en la
- Informe de Auditoria Número de Auditorías
Lo establecido en la NTC ISO Ejecución del
Interna ejecutadas / Número
9001:2008, numeral 8.3. Plan de
- Actas de Auditorías
Software Control y
- Procedimiento: programadas * 100
Hardware Evaluación
- Auditoría de Control
Equipos Interno
Vehículos

Registro del Seguimiento de los Planes de Durante la duración de la
Ingeniero Director de interventoría
Mejoramiento intervenltoría
A. EL PROPONENTE DEBERÁ PRESENTAR LOS SIGUIENTES SIETE (7)
PROCEDIMIENTOS COMPLETOS A IMPLEMENTAR DURANTE LA
CONSULTORÍA.
5. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA
El Director del proyecto y el residente de obra, se comprometen a que se defina

claramente el Sistema de Gestión de Calidad, que se documente, se implemente y
funcione de manera efectiva, a través de su mantenimiento, revisión y mejora
continua.
Tienen el compromiso de liderar y verificar el cumplimiento de la política y

objetivos de calidad en todos los niveles del proyecto de Interventoría y de
proporcionar los recursos necesarios para el alcance de tal propósito.
El residente de obra velará por el cumplimiento del Plan de Calidad como

responsable directo dentro del Consorcio y desarrollará estas actividades bajo las
directrices definidas en el presente plan de calidad.
La responsabilidad por la calidad de los trabajos corresponde a todos los

integrantes del equipo que desarrollará las actividades propias de la Interventoría.
Si bien cada persona es responsable de la calidad en el cargo que le fue
asignado, el Director del proyecto y el residente de obra son los responsables de
su seguimiento y de la ejecución del Proyecto dentro del marco de calidad
previsto. Su función principal es integrar todos los esfuerzos de sus colaboradores
y entregar al Cliente, durante y posteriormente a la ejecución de los trabajos,
resultados acordes con sus exigencias y expectativas.
C. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
OBJETO
El objeto de este procedimiento es proporcionar instrucciones para detectar,

analizar y eliminar de forma eficaz las causas que producen o potencialmente
puedan producir no conformidades que afectan la Calidad y la Seguridad de los
servicios que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad.
ALCANCE
El alcance de este procedimiento abarca todas las no conformidades detectadas
en los servicios prestados que afecten el Sistema de Gestión de la calidad de la
organización.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no- conformidad
detectada u otra situación indeseable.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no-conformidad detectada.
No Conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2000
REGISTROS ASOCIADOS
Control de No Conformidades-Acciones Correctivas-Acciones Preventivas RC-04-
01.
PROCEDIMIENTO
CONSIDERACIONES ESPECIALES.
Acciones Correctivas
Las acciones correctivas se toman para evitar la repetición de una no
conformidad tras su aparición. Por tanto, han de existir no conformidades reales
para que se inicie una Acción Correctiva, pero no necesariamente una No
Conformidad requiere generar una Acción Correctiva.
El establecimiento de las acciones correctivas y Preventivas como

consecuencia de No Conformidades reales o potenciales, se fundamentará en
las repercusiones a tener en la seguridad, coste, prestigio, calidad, ambiente y
fiabilidad. Las Acciones tomadas serán proporcionales a la magnitud del
problema que se pretende resolver o evitar.
Acciones Preventivas
Las Acciones preventivas se toman para eliminar las causas de No
Conformidades potenciales, por lo que no es necesario que medie una No
Conformidad real pudiéndose poner en práctica por causas como:
 Introducción de nuevos productos o procesos

 Propuesta de mejora de proveedores o Clientes
 Propuesta de mejora interna para la optimización de cualquier área o
actividad.
Las fuentes de información para el análisis y definición de las Acciones

Preventivas podían ser:
 Procesos operacionales que afecten a la calidad de los productos, el medio
ambiente, la seguridad y salud de las partes interesadas.
 Análisis de los documentos, registros de calidad, indicadores, objetivos y
metas.
 Resultados de auditorías internas.
 Comentarios de los clientes y demás partes interesadas.
 Requisitos legales.
 Accidentes, incidentes, Emergencias
ACTIVIDADES DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Una acción Correctiva/Preventiva puede

iniciarse como consecuencia o posible causa
de No conformidades en la prestación del
servicio o con respecto a:
• Resultados de Auditorías
Necesidad de Acción • Reclamaciones de los clientes
• Mal Control y Verificación de los equipos de
Correctiva/Preventiva medida
• Incumplimiento de Planes y Programas
• Evaluación Negativa de Proveedores
• Documentación y Registros Incorrectos o
Inadecuados.
En General cualquier Incumplimiento
importante o reiterativo, de las actividades
establecidas por el SGC.
Cuando se detecta un problema o no

conformidad, que necesite de la aplicación de
una Acción Correctiva/Preventiva esta se
registra en el formato Control de No
Conformidades-Acciones Correctivas Acciones
Preventivas RC-04-01, indicando en Inicio.
Apertura del informe
de La fuente y la descripción de la no conformidad Coordinador de área o
o la posible No Conformidad (con referencia a consultoría / Coordinador de
Acciones Correctivas / los informes de No Conformidad u otros SGC
Preventivas registros) que origina la necesidad de la apertura
del procedimiento.
Composición del equipo de trabajo (el

emisor, otra persona o varias personas) que van
a realizar el análisis del problema y proponer la
Acción Correctiva.
Identificación de las No Las no conformidades reales o potenciales se Los designados dentro de

Conformidades reales identificaran de acuerdo a su procedencia los formatos de Acción
o potenciales (auditorías - operativas) las resultantes de Correctiva/Preventiva
auditorías internas se Identificaran con el
número de auditoría y el consecutivo de los
mismos y las resultantes de la operativa de la
empresa serán registradas con el código del
proyecto y el consecutivo.
El equipo de trabajo estudia todas las causas

posibles mediante el análisis de las fuentes de
Información existentes, y determinará cuáles son
las causas principales que originan la no Los designados dentro de
Análisis de las causas conformidad real o potencial. los formatos de Acción
Correctiva/Preventiva
Dicho análisis debe registrarse en el formato
Control de No Conformes - Acciones Correctivas
– Acciones Preventivas RC-04-01.
El equipo de trabajo propondrá una acción

correctiva/preventiva a aplicar para eliminar la
causa de la no conformidad real o potencial,
incluyendo los responsables de implantarla que Responsable Acción
Definir e implantar
será presentada al emisor para que apruebe su Correctiva / Acción
Acción
implantación, fije un plazo para la misma y Preventiva – Coordinador
Correctiva/Preventiva
designe un responsable de comprobar su SGC
eficacia. Si la acción sobrepasa las
competencias del emisor, será aprobada por
superior.
El seguimiento de la eficacia de la acción

correctiva/preventiva implantada, se llevara a
cabo a través del control de la ejecución de los
procesos y de los registros de calidad generados
en estos.
La eficacia también se puede comprobar

mediante la realización de auditorías internas.
Si los resultados del seguimiento demostrasen

que la acción correctiva/preventiva no era la Responsable Acción
adecuada, se reiniciará el proceso (salvo que se Correctiva / Acción
Seguimiento y cierre
justifique que ya no es necesario), estudiando Preventiva – Coordinador
otras posibles causas de la No Conformidad SGC
real o potencial decidiendo e Implantando una
nueva acción correctiva/preventiva.
La acción correctiva/preventiva será cerrada por

la persona designada para su seguimiento,
firmando en el informe, cuando se demuestre
objetivamente eficacia de la misma, mediante
los registros de calidad que evidencien la
desaparición del problema que la originó, o bien
cuando se dé por ineficaz.
Se mantendré actualizado el listado de acciones

correctivas y preventivas, con el objetivo de
Actualización controlar la implantación de las acciones en las Coordinador SGC
fechas previstas y mantener periódicamente
informado al Director.
Archivo Los informes de Acción Correctiva / Preventiva Responsable Acción

de la operativa son archivados en cada Correctiva / Acción
división. Los resultantes de Auditorías Internas Preventiva – Coordinador
del SGC son archivadas por el Coordinador SGC. Listado Maestro de
SGC. Documentos
Código: RC-04-01
CONSORCIO SOLICITUD DE ACCION PREVENTIVA Y Versión: 01
INTERSTAR CORRECTIVA Fecha De Elaboración:
05/10/2019
PROCESO U CONSULTORÍA RESPONSABLE:
REVISIÓN DESEMPEÑO DE
ORIGEN AUDITORIAS RECLAMOS
GERENCIAL PROCESOS
CONSECUTIVOS NUMERO DE NC NUMERO DE SAC
DESCRIPCION DE LA POSIBLE NO CONFORMIDAD
CAUSAS 1. ¿POR QUÉ? 2. ¿POR QUÉ? 3. ¿POR QUÉ? 4. ¿POR QUÉ?
ACCIONES PROPUESTAS
1.
2.
3.
RESPONSABLE DE LA RESPONSABLE DEL

FECHA FECHA
EJECUCION SEGUIMIENTO
1.
2.
3.
CUMPLIDA SI NO
CIERRE DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS
REPROGRAMADA
FECHA
FIRMAS DE APROBACIÓN
D M A
4 RESPONSABLE FECHA
 PROCEDIMIENTO PARA LA INTERVENTORIA DE CONSULTORÍAS
ALCANCE
Este procedimiento aplica para las actividades del proceso de interventorías de

consultorías. Inicia con la celebración del contrato de consultoría y concluye con la
liquidación del mismo, la entrega del informe final y la incorporación de los
registros generados en el archivo correspondiente.
La interventoría tiene corno alcance realizar acciones de carácter administrativo,

técnico, financiero, ambiental y legal, todas ellas con la finalidad de verificar el
cumplimiento del compromiso contractual y de las leyes, decretos y normas que le
apliquen al Contratista una vez suscribe el contrato.
OBJETO
Este procedimiento tiene como fin establecer los lineamientos, reglas y

responsabilidades que deberá cumplir la interventoría en su función de verificación
a la ejecución de las obligaciones contractuales de los contratistas de quienes la
Consultoría representa.
La interventoría tiene el objeto de representar al Contratante, supervisar, y

controlar la acción del contratista, para verificar que se cumplan las
especificaciones y normas técnicas, actividades administrativas, legales,
contables, financieras y presupuéstales, establecidas. En los pliegos de
condiciones o términos de referencia de los contratos celebrados La
interventoría se origina en la existencia de un compromiso contractual para la
realización de cualquier tipo de contrato (consultoría, de consultoría y ambiental),
siendo el consultor el responsable y la máxima autoridad del contrato y su
desarrollo.
Interventoría: Es un servicio profesional prestado por empresas, o por

profesionales en forma individual −conocidas como interventor o interventores
respectivamente− con experiencia o conocimiento específico en un área,
asesorando personas, asesorando a otras empresas, a grupos de empresas, a
países o a organizaciones en general.
Consultor: Es una persona natural o jurídica contratada por el Contratante para

controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el
cumplimiento de los trabajos, servicios, consultorías y actividades
contratadas teniendo como referencia los principios establecidos en las leyes,
decretos y normas que apliquen, así como las reglas de participación y
demás documentos que originaron la (elación contractual entre el Contratante
y el Contratista.
Contratista: Es una Persona natural o jurídica con quien el Contratante ha
celebrado un contrato.
CUERPO DEL PROCEDIMIENTO
RECIBO E INICIACIÓN DEL CONTRATO DE INTERVENTORIA

Este punto se refiere al estudio del proyecto, la planificación y establecimiento de
directrices para la ejecución del mismo, esto con el fin de establecer y organizar
los aspectos en el ámbito técnico, financiero y legal relacionados con el proyecto,
de tal forma, que se logre la eficaz ejecución de éste, conforme a lo programado.
Orden de iniciación de interventoría

Con el fin de formalizar el inicio de la labor de Consultoría, el Contratante impartirá
la orden de iniciación indicando la fecha a partir de la cual se contabiliza el plazo
del contrato.
Documentación del proyecto

El Consultor reunirá los siguientes documentos del contrato de consultoría y del
contrato de Consultoría:
- Estudios y diseños que anteceden al proyecto
- Pliegos de condiciones, términos de referencia, adendas, aclaraciones,
resolución adjudicación, contratos, pólizas de garantía.
- Equipo, maquinaria, personal, etc.
- Resolución por medio de la cual se otorga el permiso o licencia ambiental para
la consultoría.
- Especificaciones generales de diseño y manuales del contratante,
especificaciones particulares si existieren y los códigos, normas y
especificaciones del caso.
Es responsabilidad del consultor, revisar y estudiar los documentos e información

del proyecto, con el propósito de establecer criterios claros y precisos sobre el
mismo, de modo tal que pueda realizar de manera efectiva las labores
encomendadas.
Orden de Iniciación del contrato de consultoría

Para la expedición de la orden de inicio del contrato de consultoría; el consultor se
reunirá con el representante del municipio o supervisor, con el fin de impartir la
orden de iniciación indicando la fecha a partir de la cual se contabiliza el plazo
contractual.
Visita de iniciación al proyecto

Es indispensable que el consultor efectúe una visita conjunta con el representante
del municipio o supervisor a la zona donde se ejecutará el proyecto; con el fin de
establecer las prioridades de las consultorías a ejecutar con el presupuesto del
contrato, de acuerdo con las necesidades actuales del sector contratado.
Igualmente se deben revisar las cantidades de consultoría establecidas en el

contrato a partir de la información suministrada, teniendo en cuenta las prioridades
de consultoría a ejecutar en esta primera visita, para las modificaciones de
consultoría que eventualmente se requieran.
Además, debe rendir informe al Contratante sobre aspectos que considere
importantes para el desarrollo del contrato
Reunión con el contratista

El municipio debe organizar una reunión con el contratista de consultoría y demás
personas que considere conveniente, en la que se analice la programación de la
ejecución del contrato, las posibles modificaciones que requiera el proyecto en
donde se establezcan los lineamientos, metodología y demás aspectos que se
seguirán a lo largo de toda la ejecución de la consultoría. Esto queda registrado en
un acta de comité técnico
Comités técnicos.
El municipio debe organizar y llevar a cabo periódicamente, una reunión con el
contratista de consultoría, con el propósito de efectuar seguimiento a la ejecución
de la programación de la consultoría y solucionar los problemas encontrados, de la
cual se levantará un Acta.
DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TECNICO DE LA EJECUCION DEL

CONTRATO
Para el proceso del desarrollo administrativo y técnico de la ejecución del contrato
de consultoría, el consultor debe tener en cuenta las siguientes actividades y
responsabilidades;
Gestión técnica y administrativa
En el ámbito técnico, el consultor debe cumplir con lo establecido en el presente

procedimiento el cual reglamenta las funciones de Consultoría así mismo deberá
cumplirlo siguiente:
1. Llevar el control de la calidad de las consultorías ejecutadas. El consultor debe

verificar el cumplimiento de las normas, y especificaciones técnicas de la
consultoría.
2. Implementar las actividades de salud y seguridad ocupacional a implementar

por el contratista.
3. Para lograr le ejecución oportuna de los trabajos, el consultor debe exigirle al

contratista el inicio de las actividades en las fechas previamente programadas.
4. Controlar el avance del contrato. El consultor debe controlar diariamente el

avance de los proyectos supervisando las actividades de consultoría ejecutadas.
5. Control financiero del contrato de consultoría. La Consultoría debe conocer las

reservas presupuestales existentes, las necesidades de adiciones si es el caso y
el estado financiero de la consultoría registrando las operaciones que se efectúen
con los fondos del mismo, por ejemplo el trámite de contratos adicionales,
actas de modificación de cantidades de consultoría, aprobación de precios de
ítems no previstos, etc.
6. Control legal del contrato. En el aspecto legal, la supervisión es responsable del

manejo del contrato de consultoría
7. Es obligación del consultor estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones

presentadas por el supervisor, resolverlas por escrito en el plazo definido por el
contratante, dicho documento debe ser remitido al contratante.
8. Elaborar los informes, actas de consultoría. El consultor cuantificará las

actividades y labores realizadas durante el periodo ejecutado con el fin de elaborar
el Acta de Recibo parcial de consultoría (Ver formato) correspondiente.
9. Programar y organizar reuniones del Comité de Consultoría, con el fin de tratar

y analizar temas y problemas relacionados con el desarrollo del contrato, y acordar
soluciones prácticas y oportunas.
ENTREGA Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA
Este proceso comprende todas las actividades que deben desarrollarse una vez
haya finalizado la ejecución del proyecto. Estas actividades se describen a
continuación:
Acta de Terminación de interventoría
Una vez finalizado el plazo para la ejecución de la consultoría, el consultor en

conjunto con el supervisor debe proceder a elaborar el Acta de Terminación del
Contrato de Consultoría vencimiento de plazo la cuál debe dejar constancia de la
terminación parcial o total de las actividades estipuladas.
Visita Previa Y Final De Inspección De Consultoría
Una vez terminada la ejecución, del proyecto, la Consultoría debe programar,

máximo Diez (10) días después de cumplido el plazo del contrato de consultoría
una visita, con el fin de revisar y socializar los resultados obtenidos en los estudios
y diseños realizados.
Una vez verificada la realización de los correctivos de consultoría y/o ajustes

pendientes, se efectuará el recibo final de consultoría.
Acta de recibo final de consultoría
El consultor debe elaborar el Acta de Recibo Final de consultoría a más tardar un

(1) mes después de la fecha de terminación de la misma dicha acta debe
suscribirse previa revisión y aceptación del Contratante. Con un segundo envió y
dentro de los cinco (5) días hábiles Siguientes, el consultor debe completar la
totalidad de la documentación solicitada en el informe final de Consultoría.
Mediante la suscripción del Acta de Recibo Final de Consultoría se asume

plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida y
además debe ser firmada por el contratista de consultoría y el consultor de tal
forma que se logre dejar constancia del estado definitivo del desarrollo del
contrato.
NOTA: Anexo al acta de recibo final de consultoría, debe actualizar la póliza de

amparo de estabilidad de consultoría ejecutada.
Informe final y planos récord de consultoría
Además debe anexarse al informe final los planos definitivos de la consultoría, los
cuales deben reflejar todas las actividades y estudios contratados en la misma
teniendo en cuenta los ajustes y correcciones realizadas por el ente contratante.
Previo a la liquidación del contrato y como requisito para esta, el Contratista de

consultoría deben efectuar la entrega en la Secretaria de planeación, de la
información solicitada en lo concerniente a estudios expresada en los Términos
de Referencia de acuerdo al formato en medio magnético establecido y suscribir
la certificación de recibo de consultoría.
El supervisor del proyecto designado para cada contrato debe velar para que la
Consultoría presente en original y copia el respectivo informe final de Consultoría.
Acta de Liquidación del contrato
Mediante la suscripción del Acta de Recibo final de Consultoría, el contratista de

consultoría y el supervisor asumen plena responsabilidad por la veracidad
de la información en ella contenida, y en esa medida deben garantizar
el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales de las dos
partes.
Las actas de liquidación deben llevar el VoBo del contratista de consultoría y

supervisor en cada una de sus hojas, puesto que de no hacerlo se podría incurrir
en una posible falsedad de documento público.
Acta de devolución de Garantías del contratista (en caso que el contrato lo

contemple)
Es responsabilidad de la Supervisión, elaborar la orden de pago que especifica la

cantidad de dinero que el contratante debe entregar al contratista, por concepto de
devolución de garantías retenidas.
Entrega de documentos al Contratante
El consultor debe entregar al contratante entre otros los siguientes documentos

para la suscripción del Acta de recibo final y Liquidación del contrato de
Consultoría:
• Informe Final de Consultoría Registro fotográfico

• Planos aprobados en original y una (1) copia.
• Memorias de cálculo de los estudios realizados
• Acta de recibo final de consultoría, suscrita por el contratista y el supervisor.
• Proyecto de acta de recibo final de Consultoría.
 PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS
OBJETO
Establecer la metodología para realizar auditorías internas al Sistema De Gestión

de La Calidad con el fin de verificar su efectividad sí como la conformidad con los
requisitos de la norma ISO 9001:2008, los requisitos legales y los requisitos de los
empleados.
ALCANCE
Este procedimiento cubre todos los elementos y disposiciones que conforman el

Sistema de Gestión de la Calidad de la organización.

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión
en que se cumplen los criterios de Auditoría.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Auditado: Organización que es auditada.
Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de Auditoria y que son
verificables.
Oportunidades de mejora: Son acciones que se podrían realizar dentro de los
procesos y que sin constituir NO CONFORMIDAD pueden contribuir a mejorar el
desempeño de un proceso o del sistema.
Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de
una auditoría.
Programa de auditoria: conjunto de una o más auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Incluye las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las
auditorías.
• DOCUMENTOS RELACIONADOS
 NTC - ISO 19011 Directrices para la Auditoría de Sistemas de
Calidad. Parte 1: Auditoría.
 NTC - ISO 9001 Requisitos.
 Procedimiento Control de Documentos.
 Procedimiento control de registros.
 Lista maestra de registros
 Lista de control de registros
REGISTROS ASOCIADOS
 Programa de actividades del SGC (RC-06-01)
 Lista de chequeo auditoría Interna (RC-06-02)
 Informe de auditorías RC-06-03
 Plan de Auditorias RC-06-04
Este programa se hace en conjunto con la

planificación anual de las actividades del SGC, las
auditorias se realizan cada seis meses las cuales se
programan tomando en consideración los resultados de
las auditorias anteriores, cuando se cuenta con
ellos la disponibilidad de los auditados y auditores y
PROGRAMACION
la influencia que el área auditada ejerce sobre el Coordinador SGC
DE LA AUDITORIA
servicio, para ello se tiene en cuenta que han de ser
auditados al menos una vez al año todos los procesos
del SGC. Dicha programación de evidencia en el formato
de Programa de Actividades del SGC RC-06-01 el cual
es diligenciado por el Coordinador de Calidad y
aprobado por el Director.
APROBACION DEL El Programa de auditoría es revisado y aprobado por el

PROGRAMA Director. Director
COMUNICACIÓN Se da a conocer el programa de auditoría a las partes

Coordinador SGC
DEL PROGRAMA interesadas para su difusión y preparación para ella
Se planifican las actividades propias de la auditoria

las cuales se programan teniendo en cuenta los
REALIZACION DEL
resultados de las auditorías anteriores, este plan es
PLAN DE Coordinador SGC
realizado en conjunto con el auditor, dicho plan
AUDITORIAS
contiene entre otros datos: objetivo, alcance, criterios
de referencia, auditores, fecha y proceso a auditar.
Elaborado el plan de auditorías, se comunica a

COMUNICACIÓN
los auditados, mínimo con 5 días de anticipación con el
DEL PLAN DE Coordinador SGC
fin que tenga tiempo de coordinar sus actividades para el
AUDITORIAS
evento.
Teniendo en cuenta el tamaño de la organización, y con

la finalidad de garantizar su objetividad en las
auditorías, los auditores son externos y se evalúan
teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
 Educación: Profesional de Ingeniería
CONTRATACION  Formación: Normas del Sistema de Gestión de Calidad

Coordinador SGC
DE AUDITOR
 Formación como auditor interno (mínimo 24hs)
 Experiencia: Mínimo 40hrs de auditoría
 Habilidades/actitudes: Independencia y objetividad,

capacidad de escucha, organización, capacidad de
análisis expresión oral y escrita.
Luego de contratar al auditor, se da inicio a la auditoría
con una reunión de apertura, en la cual se le informa a
AUDITORIA todo el personal el objetivo y alcance de la Auditor
auditoría y la metodología para la recolección de las
evidencias.
VERIFICACION Verificarlos elementos del Sistema de Gestión,

DEL SGC utilizando una Lista de Chequeo Auditoria RC-06-02, Auditor
en la cual se registran los hallazgos de la auditoria.
INFORMACION DE Informar al auditado de forma inmediata, acerca de las no

LAS NO conformidades encontradas, y junto con éste acordar
CONFORMIDADES el plazo para establecer e Auditor
ENCONTRADAS implementar las acciones correctivas y/o
preventivas necesarias.
Emitir el Reporte de auditoría en el formato Informe

de Auditorias RC-06-03, dentro de los 5
INFORME DE días hábiles posteriores a la misma, en este informe se
AUDITORIA expresan claramente las torpezas del SGC, las no
Auditor
conformidades detectadas, observaciones y aspectos
para mejorar y hallazgos en general, y es la base para
la implementación de las acciones correctivas y planes de
mejora.
Hacer seguimiento a las acciones correctivas y/o

SEGUIMIENTO Coordinador SGC
preventivas resultantes para demostrar su efectividad.
Para cada No-Conformidad, evaluar la adecuación de

ESTABLECIMIENTO
las acciones. Si no se ha cumplido, informar al auditado
DE NUEVAS
que establezca nuevas acciones o que la tenga Coordinador SGC
ACCIONES DE
pendiente para evaluar en las reuniones del comité de
MEJORA
calidad.
Conforme al análisis del comportamiento de los procesos,

así como la contratación de nuevos proyectos la
organización programará nuevas auditorías. Director/
NUEVAS
Coordinador
AUDITORIAS
Es fundamental que la organización audite por lo menos SGC
una vez a los proyectos con duración superior a 3
meses.
CONSORCIO INTERSTAR
Código: RC-06-02
LISTA DE CHEQUEO AUDITORIA INTERNA Versión: 01
Fecha de elaboración:
0510/2019
ASPECTO AUDITADO:
AUDITORES:
ENTREVISTADOS:
TEMA O P
DOCUMENTO EVIDENCIAS POR NC NOTAS
ASPECTO A C N
EXAMINAR IDENTIFICAR
C D A F
C = Conformidad NC = Posible No-Conformidad NC = No-Conformidad D = Documentación A = Aplicación F = Falta

PLAN DE Código: RC-06-02
AUDITORIA
CONSORCIO Versión: 03
INTERNA
INTERSTAR Fecha de elaboración:
05/10/2019
OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA
Verificar la conformidad del sistema de gestión de calidad diseñado e

implementado en la organización con base en la verificación de todos los
procesos incluidos en el alcance del mismo, y determinar su eficacia teniendo en
cuenta que éste sirve como herramienta para alcanzar las metas.
CRITERIOS DE REFERENCIA:
Norma NTC-ISO 9001:2008, Manual de Calidad, Procedimientos e instructivos

documentados e Informes de seguimiento de los diferentes procesos,
requisitos legales e importancia de los procesos.
PLAN DE ACTIVIDADES
PROCESO/
AUDITOR
ACTIVIDAD FECHA HORA AUDITADOS/RESPONSABLE
Observaciones al Plan de Auditoría:
A lo largo de toda la auditoría, en cada uno de los procesos se irá verificando el

control de documentos y registros.
 PROCEDIMIENTO PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
OBJETIVO
Asegurar la prevención del uso o entrega no intencional de productos no
conformes con los requisitos especificados.
ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación general para todos los tipos de servicios,
incluyendo aquellas instalados con carácter provisional con motivo de un proyecto
temporal y localizado.
Su conocimiento y aplicación es de obligatorio cumplimiento para todo el personal

de la compañía siendo responsabilidad de los distintos niveles directivos el
trasladar al personal a su cargo el conocimiento y la obligación de la puesta en
práctica y del cumplimiento de los requisitos descritos.
DEFINICIONES Y/O BREVÍATURAS

NO CONFORMIDAD: Se define No Conformidad como aquél producto, servicio,
proceso o actividad que no cumple con los requisitos especificados en la
normativa legal, reglamentaria, en documentos contractuales y/o internos.
Las No Conformidades pueden ser detectadas por cualquier persona de la

organización, mediante las actividades previstas de supervisión, revisión, auditoria
o inspección interna, definidas en la documentación aplicable o bien pueden ser
detectadas y comunicadas por el cliente.
Las no conformidades podrán declararse como:
Mayor: Consiste en una falla completa o la ausencia de un requisito exigido por la
norma o por el Sistema Es aquella que si no es corregida puede ocasionar que el
cliente de la organización reciba servicios o productos no conformes.
Menor: falla aislada en el cumplimiento de un requisito especificado por la
norma se manejará como una observación.
OBSERVACIONES: Declaración de un hecho efectuado durante una auditoria,

supervisión interna, revisión o inspección interna: sustentada en evidencia objetiva
y que no se constituye en el incumplimiento de un requisito.
CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad u observación

detectada puede realizarse junto con una acción correctiva.
REPROCESO: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla

con los requisitos.
CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme

con los requisitos especificados. Esta deberá tener límites definidos por un tiempo
o cantidad acordada.
PERMISO DE DESVIACIÓN: Autorización para apartarse de los requisitos
originalmente especificados de un producto antes de su realización Este es
limitado en tiempo y/o cantidad.
SERVICIO NO CONFORME: Es aquel servido que no cumple con las

expectativas ni las especificaciones de los clientes.
CORRECCIÓN (TRATAMIENTO INMEDIATO A NC): Acción para eliminar

una no conformidad detectada.
ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación indeseable.
NO CONFORMIDAD (NC): incumplimiento de un requisito.
PC-04 Procedimiento de Acciones Correctivas v Acciones Preventivas
REGISTROS ASOCIADOS
 Control de No Conformes - Acciones Correctivas - Acciones Preventivas (RC
04-01)
PROCEDIMIENTO
ACTIVIDADES DESCRIPCION DE LA RESPONSABLE

ACTIVIDAD
Este procedimiento aplica en las

INICIO consultorías civiles como a las diferentes
áreas de la organización.
CUANDO SE DETECTA UN PRODUCTO

NO CONFORME POR cualquier persona
de la empresa, este es reportado en el
formato Control de No Conformes –
DETECCION DE NO Acciones Correctivas – Acciones Todo el personal de la
CONFORMIDAD Preventivas (RC-04- Consultoría.
01), y entregado al jefe del área

involucrado en el proceso donde se
detectó.
El coordinador del área u consultoría

involucrada se reúne con sus
colaboradores y aplican las acciones
pertinentes para eliminar el producto o
servicio no conforme, esta acción
puede estar dada bajo los siguientes
parámetros:
Se evalúa la situación presentada y se

ANALISIS DEL PRODUCTO
toman las decisiones pertinentes para
O SERVICIO NO Residente de Consultoría
eliminar el producto o servicios no
CONFORME
conforme.
En reunión con el cliente o representante

autorizado del mismo, se expone
el producto no conforme
mediante pruebas físicas (registros
fotográficos u otros), y se determina el
uso o no del producto o servicio en
cuestión.
Cualquier persona de la empresa

puede detectar y registrar las no
conformidades en el formato Control
de No Conformes – Acciones
DETECCIÓN Y REPORTE Todo el personal de la
Correctivas – Acciones Preventivas
DE NO CONFORMIDAD Consultoría.
(RC-04-01), estas son remitidas al
responsable de la consultoría o área
donde se encontró la no conformidad
para su corrección inmediata.
TRATAMIENTO NO El jefe del área involucrada o Todo el personal de la

CONFORMIDADES responsable designado por este, es Consultoría.
quinen la analiza y formula las posibles
causas de origen y la corrección
inmediata del problema, esto con el fin
de eliminar la no conformidad y se
consignan en los formatos de Control de
No Conformes – Acciones Correctivas –
Acciones Preventivas (RC-04-01)
cuando ha sucedido la no conformidad o
acciones preventivas cuando esta ha
sido detectada antes de que suceda el
hecho.
Para aquellos casos donde la solución

del problema requiere del concurso de
terceros o de la evaluación y
TRATAMIENTO DE NO
aprobación de la gerencia; se coordina
CONFORMIDADES Director de la Consultoría
una reunión específica para tal fin en
CON TERCEROS
aras de plantear soluciones acertadas,
designando en todos los casos
responsables y fechas de cumplimiento.
Estas no conformidades son archivadas

por consultorías o áreas de manera
independiente para la información
derivada de ellas se analice y presente
por los coordinadores de área u
MANEJO DE NO
consultorías en los comités de calidad o Director de la Interventoría
CONFORMIDADES
en los comités de consultorías que
realiza periódicamente en la empresa.
Esta información también es manejada

por el Coordinador de SGC
Los responsables de recibir productos

comprados o servicios subcontratados,
deben verificar las especificaciones
de éstos y analizar si éstas cumplen.
En caso de no cumplir deben identificar
el producto o servicio como no conforme
y solicitar las acciones necesarias al
proveedor para que se cumplan.
PRODUCTO NO CONFORME
COMPRAS - Cuando se reciban productos no
SUBCONTRATACIÓN conformes para la prestación del servicio,
deben ser autorizados por el jefe del
proyecto / servicio, y determinar cuál
es el tratamiento a seguir con éstos.
Los productos no conformes

identificados que no sean autorizados
para su uso, son devueltos de forma
inmediata al proveedor.
Código: RC-04-01
Versión: 01
SOLICITUD DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO
CONFORME Fecha De Elaboración:
05/10/2019
PROCESO U CONSULTORÍA RESPONSABLE:
REVISIÓN DESEMPEÑO DE
ORIGEN AUDITORIAS RECLAMOS
GERENCIAL PROCESOS
CONSECUTIVOS NUMERO DE NC NUMERO DE SAC
DESCRIPCION DE LA POSIBLE NO CONFORMIDAD
CAUSAS 1. ¿POR QUÉ? 2. ¿POR QUÉ? 3. ¿POR QUÉ? 4. ¿POR QUÉ?
ACCIONES PROPUESTAS
1.
2.
3.
RESPONSABLE DE LA RESPONSABLE DEL

FECHA FECHA
EJECUCION SEGUIMIENTO
1.
2.
3.
CUMPLIDA SI NO
CIERRE DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS
REPROGRAMADA
FECHA
FIRMAS DE APROBACIÓN
D M A
4 RESPONSABLE FECHA
 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
OBJETO
Asegurar el control de toda la documentación generada del Sistema de la
Calidad y su distribución en las diferentes áreas de la organización con el fin de
evitar el uso no intencional de documentación obsoleta.
ALCANCE
Quedan englobados en la aplicación de este procedimiento todos los
documentos del Sistema de gestión de la calidad que se encuentren en el
listado maestro de documentos.

DOCUMENTO: Es cualquier información o instrucción incluyendo declaraciones
de política, libros de texto, procedimiento, especificaciones, términos de
referencia, cartas, carteles, avisos, gráficos, planes, documentos de origen
externo como regulaciones, estandartes, procedimiento de auditoria, entre
otros.
PROCEDIMIENTO: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica los requisitos,
características y especificaciones del Sistema de la Calidad de una
organización.
REGISTRO: Documento que representa resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
INFORMACION: Datos que poseen significado.
DIVULGACION: Actividad por medio de la cual se informa y se asegura la
comprensión y el uso de la información divulgada.
PROCESO: Conjunto secuencial de actuaciones sucesivas necesarias para
realizar un servicio interno o externo, identificado las actividades implícitas, el
insumo de entrada, el producto de salida, así como las practicas y/o sectores
que intervienen en su ejecución. Se representaran gráficamente mediante
diagramas de flujo y se desarrollaran en uno o varios procedimientos.
PROCEDIMIENTO: Descripción detallada de la operativa de un proceso,
reflejando los pasos elementales e identificando, en cada caso, los
responsables de su ejecución, formatos y la documentación requerida. Su
objeto es definir el modo de realización de un trabajo con la independencia de la
experiencia del responsable de su ejecución, y estará descrito mediante
narrativa y/o gráficamente, mediante un diagrama de flujo.
INSTRUCTIVO: Aplicación de un procedimiento o conjunto de estos, a una
situación o caso concreto, que exige este desarrollo por su naturaleza compleja o
su carácter de vigencia transitoria.
PLAN DE CALIDAD: Documento que especifica que procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un
producto, proceso o contrato especifico.
GUIA: Documento en el que se dan preceptos para encaminar o dirigir
actividades.
DOCUMENTACION DE ORIGEN EXTERNO: Documentos que afectan al Sistema
de Gestión de Calidad, adoptados de otras instituciones.
FORMATO: Impreso en el que se registra en forma ordenada la información
necesaria para el cumplimento de una tarea específica. Un formato puede llegar a
hacer un registro, en la medida en que la información que se consigue en él se
haya identificado como una actividad critica para el Sistema de Gestión de Calidad
y deba ser controlado.
ARCHIVO Y CONSERVACION: Toda la documentación del SGC, es legible,
identificada y conservada en forma ordenada para que pueda ser consultada por
las partes interesadas. Igualmente se cuenta con un lugar para el resguardo de los
documentos, protegiéndolos de la intemperie o el daño, manteniéndolos legibles y
en buen estado.
Es responsabilidad de todos los Directores, residentes:
- Archivar los documentos internos y externos, mantener el orden y las

condiciones de almacenamiento de documentos.
- Evitar la reproducción de la documentación y mantenerlas en buen estado
archivándolas en el lugar seguro y resguardarlo de la humedad, los rayos o
cualquier elemento que pueda dañarlas.
- Todo el personal debe asegurarse el buen estado de los documentos,
evitando el daño o deterioro por condiciones de uso.
• DOCUMENTACION RELACIONADOS
- NTC 9001: 2008
- Manual del Sistema de Gestión de la Calidad.
• REGISTROS ASOCIADOS.
- CONTROL DE DOCUMENTOS
A CONTROL DE DOCUMENTOS
Cuando se requiere elaborar un
IDENTIFICAR
documento, el responsable define el
NECESIDADES Y DEFINIR Coordinador de SGC
alcance del mismo y recolecta la
ALCANCE
información necesaria.
Se elabora y revisa el documento

antes de su emisión, lo cual ordena
su implementación. La identificación
se realiza bajo un código y un título:
* Planes. - PL: Plan, -01: realizado

01: Consecutivo. * Manuales. - M:
Manuales, 01: Manual realizado-
*Procedimiento -C: Calidad 01: Coordinador de

ELABORAR Y REVISAR
Consecutivo
DOCUMENTOS
SGC/Director
*Registro. -R: Registro,- C:
Calidad 01: Procedimiento
relacionado, 01: Consecutivo del
registro. *Instrucciones de
Trabajo: -I: Instrucción,- C:
Calidad, 01: Consecutivo. Se debe
de tener en cuenta el control
homonimia en los nombres y
códigos, para ello se debe revisar
el Listado Maestro de Documentos
Externos e Internos RC-01.02
El Director firma el formato Registro

de Revisión y Aprobación de
APROBACION DE
Documentos (RC-01-01) y firma los Director
DOCUMENTOS
nuevos documentos editados del
sistema de Gestión de Calidad.
Se entregan las copias del

documento aprobado a los
responsables de su aplicación y se
actualiza Listado Maestro de
Documentos Externos e Internos
(RC-01.02) en el cual se identifica
el estado de revisión actual del
Sistema de Gestión de Calidad,
Coordinador de SGC
instrucciones de trabajo,
especificaciones de Calidad,
manuales, planes, normas, etc. La
DISTRIBUCION DE entrega de documentos va
COPIAS acompañada del formato registro
de Entrega de Documentos (RC-
01-03) para evidenciar la
distribución de los documentos.
ELIMINACIÓN DE Se recogen y eliminan con prontitud Coordinador de SGC

DOCUMENTOS todos los documentos inválidos u
obsoletos para impedir su uso. El
responsable por la actividad
identifica cualquier documento
obsoleto conservado, colocándole la
palabra "OBSOLETO". Estos se
conservan cuando sea necesario
para propósitos legales o de
preservación de conocimientos.
Cuando a la organización llega

un documento para un proyecto, ya
sea (planos, pliego de condiciones,
estudio de conveniencia y
oportunidad, contratos, pólizas, etc.)
Estos son registrados en el Listado,
Maestro de documentos por Coordinador de
REGISTRO DE
proyecto, (RC-01-04) En el caso en SGC/Residente de Consultoría
DOCUMENTOS POR
que estos documentos lleguen
PROYECTOS
directamente a la consultoría en
realización, este documento
quedará consignado en bitácora
de consultoría y será reportado
por el Residente de consultoría al
responsable por el control de los
documentos del SGC.
Los documentos físicos se cuidan de

las condiciones inadecuadas
archivándolos en carpetas con
PRESERVACIÓN DE gancho legajador en cada puesto de Responsable en áreas -
DOCUMENTOS trabajo. Los documentos originales Coordinador de SGC y Director
se encuentran en carpetas y las
hojas está protegidas en porta
acetatos.
B. CAMBIO A LOS DOCUMENTOS

Los cambios en los documentos y
datos son revisados y aprobado por
los mismos funcionarios que
efectuaron la revisión y aprobación
Director
REVISAR CAMBIOS AL originales, salvo que la gerencia lo
DOCUMENTO estipule de otra manera. Los
funcionarios designados tienen
acceso a la información previa
pertinente sobre la cual basan su
revisión y aprobación.
En todos los casos, se documenta

REGISTRO DE la naturaleza del cambio en el
Coordinador SGC
CAMBIOS formato de Revisión y Aprobación
del Documento (RC-01-01)
 PROCEDIMIENTO EN CONTROL DE REGISTROS
OBJETO
Asegurar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de
retención y disposición de los registros de calidad con el fin de proporcionar
evidencia objetiva de conformidad con los requisitos del sistema de gestión de
calidad y para demostrar el desarrollo eficaz de los procesos dentro de la
organización.
ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los registros que evidencian la
implementación del sistema de Gestión de Calidad de la obra.
DEFINICIONES
PROCEDIMIENTO: Método específico para llevar a cabo una actividad o

proceso.
REGISTRO: Documento que representa resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
ESPECIFICACION: Documento que establece requisitos a cumplir.
REQUISITOS: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u
obligatoria.
- NTC 9001:2008
REGISTROS
- Lista de Control de Registros (RC – 02 – 01)
En los registros se consignan los datos

referentes al nombre del registro, fecha,
código, consecutivo (Se identifica como
INICIO Coordinador de SGC
No. En los formatos responsables y
desarrollo contenido requerido por cada
registro según su aplicación
Cuando se necesite un nuevo formato en

el Sistema de calidad, el coordinador de
SGC con el Director lo elaboran de
ELABORACION DE
acurdo a las necesidades. Se debe Coordinador de SGC
REGISTROS
controlar la homonimia de los registros
revisando la Lista de control de
Registros.RC-02-01
Estos se almacenan de acuerdo con las

ALMACENAR necesidades y según como sea
REGISTROS apropiado en los fólderes de argollas,
Coordinador de SGC
etc.
Las especificaciones para la clasificación

y archivo de los registros, de forma se
facilite la recuperación de los mismos,
así como los tiempos de retención, se
RECUPERACION
establecen en el listado control de
Coordinador de SGC
registros, la cual es utilizada como
herramienta de control y es actualizada
por el Coordinador de calidad, cada vez
que se cambia la versión de un formato
o las especificaciones de control
La identificación de los registros está

compuesta por un título y un código: R:
Registro, C: Calidad, 02: procedimiento
Coordinador de SGC
IDENTIFICACION relacionado, 01: Consecutivo del registro.
Responsable por área.
Los registros de tipo magnético se
identifican con la misma nomenclatura de
los registros físicos.
El Coordinador de SGC incluye el nuevo

formato en la Lista de Control de
ACTUALIZACION DEL Registros (RC-02-01), así como también
ESTADO DE los registros de origen externos que se Coordinador de SGC
REGISTRO necesiten controlar se incluyen en el
listado maestro de documentos por
proyecto
DISPONIBILIDAD El responsable del registro tendrá acceso Coordinador de SGC/Jefe

normal a los registros de calidad de su de área Respectivo
área al igual que el coordinador SGC y el
Director. Si algún empleado de la
organización desea accesar un registro
de otra área, se debe recibir el visto
bueno del responsable de la misma.
Cumplido el tiempo de retención

RETENCION Coordinador de SGC
estipulado para cada registro, estos
pasan a un archivo inactivo
LISTA DE CONTROL DE REGISTROS
CODIGO TITULO REGISTRO VERSION TIEMPO DE RETENCION DISTRIBUCION

D. EL PROPONENTE PRESENTARÁ Y DESARROLLARÁ UN PLAN DE
CALIDAD ESPECÍFICO PARA LA INTERVENTORÍA DEL PROYECTO. DE
ACUERDO CON ESTAS CONDICIONES, SE HAN DEFINIDO LOS
SIGUIENTES NUMERALES DEL CONTENIDO SUGERIDO POR LA NORMA
QUE SERÁN EVALUADOS:
- DATOS DEL CONTRATO
OBJETO: “INTERVENTORÍA A LA OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE

TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES Y CONSTRUCCIÓN DEL
ALCANTARILLADO EN EL BARRIO IDEMA DEL MUNICIPIO DE BECERRIL,
DEPARTAMENTO DEL CESAR”.
LOCALIZACION: MUNICIPIO DE BECERRIL.
CONTRATANTE: MUNICIPIO DE BECERRIL.
ALCANCE
Para el cumplimiento por parte del interventor a las actividades específicas
señaladas en el contrato, el alcance de la Interventoría incluye:
 La revisión, verificación, análisis y la emisión de conceptos en relación con

todos los aspectos derivados del contrato, incluyendo, entre otros, los
aspectos Técnicos, Financieros, Contables, Prediales, Sociales, Ambientales,
Operativos, Jurídicos y Administrativos.
 El Interventor está autorizado para (i) Impartir instrucciones y órdenes al
Contratista sobre aspectos regulados en el Contrato que sean de obligatorio
cumplimiento por parte del Contratista. Asimismo, el Interventor puede
impartir recomendaciones que el Contratista puede o no acoger; y (ii) Exigirle
la información que considere necesaria, siempre y cuando se relacione con
el objeto del Contrato. Las instrucciones, órdenes y/o recomendaciones que
imparta el interventor al Contratista deberán hacerse por escrito y se ceñirán
a lo establecido en el Contrato.
 El Interventor no puede exonerar al Contratista de sus obligaciones o
responsabilidades. Todas las comunicaciones y órdenes del interventor serán
expedidas o ratificadas por escrito, numeradas en forma consecutiva y con su
respectivo sello de recibido.
 El Interventor debe aplicar todas las normas técnicas y metodologías
vigentes, y en general debe aplicar todos los principios y normas de
seguimiento y control.
 Interventor debe tener en cuenta además de la normatividad contemplada en
el Contrato de Interventoría básico, sus adiciones y otrosíes; todas aquellas
normas técnicas vigentes que resulten aplicables.
DECLARACIÓN DE ENTENDIMIENTO Y ACEPTACIÓN
Por medio del presente, el CONSORCIO INTERSTAR, una vez realizada la

revisión de los requisitos de la Alcaldía de BECERRIL, relacionados en los pliegos
de condiciones definitivos, manifestarnos que hemos entendido toda información y
los requisitos especificados.
FIRMA: ____________________________
CONSORCIO INTERSTAR
CARLOS ENRIQUE LOPEZ MEJIA
REPRESENTANTE LEGAL
RELACIÓN DE LOS DOCUMENTOS RELEVANTES

• Pliegos de Condiciones Definitivos
• Especificaciones Técnicas
• Planos.
 RESPONSABILIDAD GERENCIAL
A continuación, se describen la misión, la política y los objetivos de la calidad
especificados por el CONSORCIO INTERSTAR.
Misión
El CONSORCIO INTERSTAR., se dedica a la ejecución de consultorías civiles al
sector público y/o privado del Departamento de Cesar, apoyada en un equipo
humano profesional altamente capacitado, experimentado y comprometido con la
satisfacción de sus clientes, buscando la rentabilidad de la misma y el
mejoramiento continuo de la calidad de sus servicios".
Política de la Calidad.
El CONSORCIO INTERSTAR desarrolla sus actividades para satisfacer
plenamente las necesidades de sus clientes, ofreciendo los servicios de ejecución
de consultorías civiles de manera eficiente y segura con disposiciones
determinadas por el cliente y las que rigen en el país, y tiene en cuenta el
bienestar general del personal que labora con la empresa e implementando y
mejorando continuamente el sistema de gestión de la Calidad.
OBJETIVO INDICADOR FRECUENCIA META
Cumplimiento del
Informes de Mensual 1 por cada mes de
programa de la
Consultoría. ejecución
Consultoría.
Cumplimiento de Recibo de actas 100% de las actas

Cada vez que
especificaciones de parciales de entregadas recibidas
se entreguen
consultoría. consultoría. a satisfacción
Porcentaje de no-
Gestionar la calidad
conformidades y
las consultorías Mensual 100%
acciones correctivas
ejecutadas.
tratadas eficazmente.
Entrega del proyecto (porcentaje de

dentro del plazo avance Real /
establecido. porcentaje de avance Mensual ≥ 100%
programado)*100
Es responsabilidad del Director de Consultoría difundir la política y los requisitos

del cliente al personal relacionado con las actividades que afectan la calidad y
velar por el cumplimiento de los objetivos de la calidad de la consultoría.
Gestión de los recursos. Con base en el presupuesto de consultorías y la

programación, se revisa la cantidad y tiempo en el que se requieren los equipos y
materiales, así como también los diferentes recursos necesarios para la operación
del Sistema de Calidad de la Consultoría.
Será responsabilidad del Director de Consultoría revisar la disponibilidad del

equipo y solicitar cualquier equipo propuesto o necesario para la ejecución del
proyecto, de conformidad con lo establecido en el Contrato, asegurándose que el
equipo sea el adecuado para las actividades que lo requieran.
La organización posee una oficina principal que será la encargada del enlace
entre el cliente y la consultoría, allí se diligenciarán la legalización del contrato, las
compras, la contratación de personal y de subcontratistas, las afiliaciones a la
seguridad social de los trabajadores, las comunicaciones, las quejas y reclamos
del cliente, los productos no conformes y cualquier otra actividad de índole
administrativa y financiera.
 SISTEMA DE CALIDAD
El CONSORCIO INTERSTAR, orienta sus esfuerzos hacia la satisfacción de

cliente, describiendo los procesos de manera clara, comprensible, gestionable y
mejorable; clasificados en procesos gerenciales, proceso de operativos, procesos
de apoyo y procesos de mejora como se muestra en el mapa de procesos.
La descripción de los procesos, sus interacciones y secuencia, están definidos en

el mapa de procesos y caracterizaciones de procesos del presente plan. Además,
las caracterizaciones describen el objeto, responsables, entradas, salidas,
proveedores, registros, requisitos a cumplir y comunicaciones críticas entre
procesos.
Documentación En El Proyecto. Todos los documentos que afectan la calidad

del proceso de ejecución de consultoría se controlan mediante el
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE REGISTROS. Tanto en el listado maestro de registros como en el
listado maestro de documentos se relaciona la carpeta del proyecto, y en esta se
relacionan todos los documentos y registros con su ubicación y localización,
relacionados con la ejecución del proyecto.
Los procedimientos obligatorios para el presente proyecto son:
1. Procedimiento de acciones preventivas y correctivas

2. Procedimiento para la interventoría de la consultoría
3. Procedimiento de auditorías internas
4. Procedimiento de control de producto no-conforme
5. Procedimiento de control de documentos
6. Procedimiento de control de registros
Estos documentos se encuentran relacionados en el anexo 3 del presente plan.
 REVISIÓN DEL CONTRATO
El contrato se revisará formalmente antes de ser firmado para ser legalizado,

también al producirse cambios que ameriten la elaboración de Otrosíes y al año
de haber sido legalizado, con la intervención del Representante Legal y el
propósito de ésta revisión formal es la de analizar cada una de las
características y requisitos del mismo.
Del análisis del contrato, se dejará un documento de registro, donde se incluirán

las conclusiones más relevantes.
A continuación, se expresa que el CONSORCIO INTERSTAR ha entendido y

aceptado los requisitos de la Alcaldía de BECERRIL, relacionados en los pliegos
de condiciones definitivos.
Establecer las actividades necesarias en el control de los documentos y registros

del Plan de Calidad, para asegurar la adecuación, identificación, disponibilidad y
conservación de la información en la Consultoría.
Todos los documentos del Plan de Calidad se deben controlar como lo indica éste
procedimiento.
Este Procedimiento es de aplicación a los siguientes tipos de Documentos del

Sistema de Gestión de la Calidad:
• Plan de Calidad
• Descripción de Procesos
• Procedimientos documentados
• Documentos específicos (instructivos, planes de calidad, normas,
reglamentos, videos, fotografías).
A los siguientes documentos internos no Aplica la Norma Fundamental de

Elaboración de Documentos (NF-0) pero Sí su Control:
• Citaciones y actas.
• Acuerdos de Consejos, circulares, y resoluciones.
• Respuestas de carácter legal.
• Certificaciones, constancias.
• Convenios.
• Informes de gestión, estadístico trimestral y entes gubernamentales.
• Evaluaciones de proveedores, del desempeño, del plan de mejoramiento, plan
de acción, plan indicativo, mapa de riesgos.
• Las investigaciones disciplinarias y las administrativo-laborales.
• Los documentos que tienen que ver con la gestión financiera como
autorizaciones, cheques, comprobantes de egreso e ingreso, compromisos
contractuales, conciliaciones bancarias, consignaciones, estados financieros,
extractos bancarios, facturas, órdenes de pago, recibos de caja y vales.
• Planes: de acción, compras, mapa de riesgos, estratégico, indicativo, de
desarrollo.
• proyectos de inversión.
• Respuestas a derechos de petición.
Actividades de Control de Documentos

El proceso de controlar un documento, incluye actividades definidas para
garantizar la adecuación, revisión, aprobación, actualización, legibilidad y
prevención de obsolescencia en la documentación del Plan de Calidad de la
Consultoría.
Elaboración de documentos
Todos los documentos correspondientes al Plan de Calidad, son identificados y
elaborados por los dueños de procesos describiendo acciones y actividades reales
y no ideales de acuerdo con los requisitos establecidos en la Norma Fundamental
para la elaboración de documentos (NF – 0).
En la elaboración de la documentación debe participar el personal involucrado,
con el fin de obtener consenso y aplicabilidad en las disposiciones incluidas en
dicha documentación.
Aprobación de documentos
Todo documento correspondiente al Sistema de Gestión de Calidad, debe ser
revisado y posteriormente aprobado por el Secretario General de la Seccional,
antes de su distribución. Una vez aprobado el documento debe ser incluido en la
“Lista Maestra de Documentos” GC-F-AC-01.
Distribución de los documentos

Una vez aprobado el documento, se distribuye a todas las personas implicadas en
el proceso para su divulgación y cumplimiento.
Existe una copia de todos los documentos del Sistema de Calidad, que el
Coordinador de Calidad mantendrá actualizada en un archivo.
Dicha copia se encuentra archivada y a disposición de todo el personal de la
organización que la requiera.
Para llevar un adecuado control de la distribución de los documentos se utiliza la
“Lista de Distribución de Documentos” GC-F-AC-02, archivándolos por tipo de
documentos según su naturaleza.
Los tipos de documentos tales como procedimientos e instructivos tienen
condición de “Copia Controlada para uso interno”, mientras que el manual de
calidad, plan de calidad y manual de funciones son clasificados como “Copia No
Controlada para uso interno”.
No se deben tomar fotocopias ni duplicar los documentos del Plan de Calidad sin
la autorización del responsable del proceso.
Los documentos deben estar disponibles para la consulta, conocimiento y
aplicación de las personas responsables del proceso y de procesos relacionados.
No está permitida la distribución de documentación ni datos externamente sin
autorización de la alta dirección.
La distribución de un documento modificado se realiza a los responsables del
proceso o procedimiento correspondiente, se recogen las copias de la versión
anterior dejando una copia con el sello de documento obsoleto y destruyendo las
demás copias.
Revisiones periódicas
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son revisados periódicamente
y actualizados cada vez que sea necesario con el fin de asegurar su continua
efectividad según la Norma ISO 9001 y comprobar si los procedimientos continúan
siendo aplicables o deberían ser modificados.
Documentos anulados
Cuando deje de existir la necesidad que originó la elaboración de un documento,
éste podrá ser anulado del Plan de Calidad y puede ser solicitado por cualquier
persona. Estas solicitudes deben ser dirigidas al responsable del respectivo
proceso. El manejo de los documentos “anulados” es igual al de los “obsoletos”.
Documentos obsoletos
El responsable de Calidad, en el momento de distribuir una nueva edición, se
encargará de retirar y destruir las copias obsoletas identificándolas como tal para
evitar posibles errores y prevenir su uso no intencionado. Así mismo, guardará a
modo de historial el original del documento obsoleto identificándolo con el sello
respectivo.
Los documentos obsoletos son archivados por el responsable de Calidad con la
identificación de “Copia Obsoleta”.
Documentación externa del SGC

Aquella documentación que es emitida y/o recibida por la Consultoría, tal como:
• Organismos no gubernamentales de competencia local, nacional o
internacional
• Entidades del Gobierno
• Otros organismos del Estado
• Proveedores
• Otras personas naturales o jurídicas
Documentos de referencia
Los documentos de referencia son aquellos que sirven como base, soporte o que
guardan relación directa con un proceso, procedimiento o documento del Plan de
Calidad. De los documentos de referencia se llevan registros.
 COMPRAS.
Estas actividades se implementan según el PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.

Los materiales requeridos en la consultoría son solicitados por el Director de
Consultoría. En el respectivo documento de compra quedarán establecidos los
materiales que requieran condiciones explícitas de cumplimiento de calidad como
resultados de laboratorio o manuales de funcionamiento, especialmente los
referentes a equipos especiales, contemplados en el contrato.
 CONTROL DE PRODUCTOS SUMINISTRADOS POR EL CLIENTE
El CONSORCIO INTERSTAR protege el producto propiedad del cliente cuando se

presenta el caso. La organización protege los bienes propiedad del cliente, como
vías, terrenos, accesos, etc., con una adecuada demarcación y señalización de los
mismos, la limpieza de los lugares en los que se estén desarrollando los trabajos,
pero es ajena a eventos fortuito; como actos terroristas o fenómenos de la
naturaleza que en su momento puedan afectar, dañar o deteriorar los bienes
propiedad del cliente.
Para el desarrollo del proyecto el cliente podrá entregar los siguientes

documentos:
• Planos de redes existentes.

• Especificaciones técnicas de consultoría
• Información de obras futuras en la zona
• Plan de ordenamiento territorial
• Plan maestro de acueducto y alcantarillado
El control de estos documentos se realiza mediante:
Recepción formal de los documentos

Actualización del registro Control de Documentos de Origen Externo y Base de
datos de correspondencia recibida. Revisión del producto suministrado por el
cliente colocando Nombre, Fecha, firma y comentarios si aplica de la persona que
revisa el documento (Director de consultoría).
Se coloca en la parte de atrás del documento, el sello de Distribución de producto

suministrado por el cliente el cual se muestra a continuación:
Cambios o
Copia
Distribuido a: Versión o Fecha Actualizacione
No.
s
Fecha de Distribución:
Distribuido por:
Se distribuyen las copias requeridas según se identifique en el sello.

En caso de daño, pérdida o deterioro del producto propiedad del cliente se levanta
una ficha de producto no conforme o una no conformidad sea el caso.
El CONSORCIO INTERSTAR en el presente plan de calidad establece el

siguiente cuadro para el control de los productos suministrados por la Alcaldía de
Becerril.
QUE ENTREGA QUIEN VERIFICACION REGISTRO

VERIFICA
Documentación Director de Consultoría Adecuación de la Sello de distribución de

contractual, legal, y/o Coordinador información entregada al documentos, oficio a la
reglamentaria y proyecto, información entidad si el documento
técnica diseños, consistente y adecuada no es apto.
planos en general para su uso.
toda información de
carácter intelectual
Verificar si las condiciones

existentes están acordes
con las condiciones
Videos, acta de
establecidas en los
vecindad, inventario del
documentos
estado de las estructuras
contractuales.
existentes,
Verificar el estado y comunicaciones entre
Propiedad de
Director de Consultoría las cantidades otras.
carácter
y/o coordinador de los elementos recibidos
material
por
ejemplo elementos de
Acta de recibo de
mobiliario
materiales
urbano y disponerlos
suministrados por
de acuerdo
el cliente.
a la matriz
de
almacenamiento.
 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO
La identificación del proyecto se hace por abscisado y ubicación geográfica de

la zona. Para cada frente de trabajo se identifica según las coordenadas
proporcionadas por el contratante y se establece el cerramiento definido por el
cliente.
La trazabilidad de las actividades ejecutadas en el proyecto se hace por medio de:

• Informes de Ensayos realizados, definidos en el Plan de Inspección y
Ensayo.
• Registros Operativos del proyecto referenciados en el Plan de Calidad.
• Libro de Consultoría.
Para cada actividad constructiva que se ejecuta en el proyecto, de acuerdo a los

puntos de inspección y ensayo, se llevan carpetas con los resultados obtenidos de
las pruebas y ensayos de laboratorio y los certificados de calidad de los materiales
utilizados en la consultoría. La trazabilidad de los materiales que requieren
ensayos de laboratorio se lleva a través de la hoja de vida de materiales y de los
materiales críticos que se soportan por medio de protocolos o certificados de
calidad se realiza a través de las entradas y salidas de almacén.
Los registros de resultados de las pruebas y ensayos de laboratorio que se

realizan en el cumplimiento del plan de inspección, son revisados por el
ingeniero director y/o inspector de calidad, con el fin de tomar las acciones
pertinentes cuando no están dentro de los rangos de aceptación.
Las cantidades ejecutadas por jornada y acumuladas para cada ítem, se

relacionan en un formato control de actividades ejecutadas o a través del control
de costos.
El inspector registra diariamente, en el reporte diario de inspección las

actividades ejecutadas y las cantidades de materiales utilizados en cada una de
ellas, la ubicación y las observaciones a que haya lugar. Además, registra la
maquinaria y los tiempos de usos y los estados del tiempo.
A la documentación recibida y enviada, se le hace seguimiento por medio de los

radicados internos y los consecutivos de correspondencia respectivamente.
- CONTROL DE PROCESOS
El seguimiento que será efectuado durante la ejecución y al producto en cada
uno de los procesos de realización que afectan directamente la calidad del
proyecto, estos procesos son los que aparecen el MAPA DE PROCESOS.
Estos controles se llevan a cabo teniendo en cuenta el Cuadro de Seguimiento
de Procesos.
- INSPECCIÓN Y ENSAYO.
En el Plan de Calidad, lo referente a compras se detalla en el procedimiento de
compras, las especificaciones que da a sus subcontratistas para los productos,
insumes, materiales o servicios que le suministren, detallando los sistemas de
control y los responsables de esa actividad.
El detalle del proceso, actividades, los responsables, especificaciones

involucradas en la prestación del servicio para el presente contrato se explica y
detalla en el Cuadro de Seguimiento de Procesos y PLAN DE INSPECCIÓN Y
ENSAYO, donde además se incluye los mecanismos de control.
Control de los equipos de medición y seguimiento

Los servicios como ensayos de suelos, se solicita al Contratista la evidencia de
la calibración de los equipos de medición utilizados. En cuanto a los equipos de
topografía, flexómetros y equipos para pruebas hidráulicas, se realizan pruebas
de verificación de funcionamiento que permiten comprobar la calibración de
dichos equipos.
- CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME.

Para realizar este control se ha establecido el PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME. Los productos, materiales o
equipos no conformes se tratan de la manera en que está establecido en el plan
de control de inspección de este proyecto.
No conformidades es cualquier incumplimiento de los requisitos especificados

por el sistema de gestión de la calidad, el cliente y/o la norma
Las no conformidades se pueden clasificar en los siguientes tipos:
a) No conformidades en materiales de construcción. b) No conformidades por
proceso
c) No Conformidades por quejas o reclamos del cliente. d) No conformidad por
auditoria.
Una vez presentada la no conformidad y aplicado el respectivo tratamiento para

solucionar el problema, se realiza una evaluación para determinar si se requiere
aplicar un Acción Correctiva. Los criterios para evaluar estas no conformidades
son: Genero costo de no calidad, genero atraso, género accidente, número de
veces que se repite una no conformidad, incumplimiento contractual, queja o
reclamo del cliente, incumplimiento de un indicador de gestión y no conformidad
en auditoria de calidad.
- ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA

Para la identificación y tratamiento de acciones correctivas y preventivas dentro
de la consultoría, se implementa los PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS. El residente de consultoría se
encarga de la implementación procedimientos y de la correcta aplicación de
acciones, que aseguren la eficacia y el desempeño del proceso de mejora
continua.
Acción correctiva. Para realizar este control se ha establecido el
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS. Las acciones correctivas
son aquellas que logran eliminar las causas que originan el evento no
conforme. Las acciones correctivas propuestas deben alterar el sistema de
gestión de la calidad de la Organización, mediante la creación de nuevos
mecanismos con lo que se asegure que el evento no vuelva a suceder. Los
mecanismos pueden ser creación de nuevos procedimientos, formatos,
instructivos, modificación de perfiles de cargo, modificación de la
documentación existente relacionada con el evento no conforme entre otros.
Las acciones correctivas que no alteran el sistema, que no modifica la forma en

que la organización se encuentra trabajando no sirve para eliminar las causas
que originan el evento no conforme.
El procedimiento para la eliminación de eventos no conformes mediante

acciones correctivas sigue las siguientes etapas:
• Identificación de las no conformidades incluyendo las quejas de los
clientes (según el Procedimiento para el tratamiento de no conformidades).
• Determinar las causas de la no conformidad
• Determinar e implementar las Acciones Correctivas.
• Realizar seguimiento a la implementación de las acciones propuestas.
• Evaluar la eficacia de la Acción Correctiva tomada.
Acción preventiva
Para realizar este control se ha establecido el PROCEDIMIENTO DE
ACCIONES PREVENTIVAS.
Las acciones preventivas son aquellas que logran eliminar las causas que
originan el evento no conforme potencial.
Las acciones preventivas propuestas deben alterar el sistema de gestión de la
calidad de la Organización, mediante la creación de nuevos mecanismos con lo
que se asegure que el evento no se presente en la organización. Los
mecanismos pueden ser creación de nuevos procedimientos, formatos,
instructivos, modificación de perfiles de cargo, modificación de la
documentación existente relacionada con el evento no conforme potencial entre
otros.
Las acciones preventivas que no alteran el sistema, que no modifica la forma en

que la organización se encuentra trabajando no sirve para eliminar las
causas que originan el evento no conforme potencial.
El procedimiento para la eliminación de eventos no conformes mediante

acciones preventivas sigue las siguientes etapas:
• Determinar las no conformidades potenciales y sus causas.
• Determinar e implementar las acciones necesarias para prevenir la
ocurrencia de no conformidades.
- MANEJO, ALMACENAMIENTO, PRESERVACIÓN Y ENTREGA

El CONSORCIO INTERSTAR realizará la consultoría con todas, las
precauciones necesarias para prevenir el daño durante el manejo, el
almacenamiento, el embalaje, la preservación y la entrega del producto.
Además, controlara los movimientos en espacios críticos dentro y fuera de las o,
para evitar el daño o deterioro del producto.
Durante la consultoría, se deben tener en cuenta las condiciones ambientales

que pueden afectar la calidad del producto. Uno de los factores ambientales que
afectan la calidad del producto son las lluvias. Para el caso de los estudios de
suelo y estudios topográficos no se recomienda la programación de la toma de
muestras y realización de levantamientos con amenaza de lluvias. En caso de
presentarse las mismas, se debe proteger los equipos usados así como las
demarcaciones y apiques realizados con el fin de evitar perdida de información
o variación en la exactitud de la misma.
Para conservar las características de calidad de los productos y materiales

empleados durante el proyecto se aplicarán las disposiciones establecidas para
la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección en los
catálogos suministrados por los proveedores y en el plan de control de
inspección. El control de planos y diseños y cualquier otro tipo de documento se
harán de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos.
Las instalaciones en las que se llevarán a cabo las consultorías serán
preservadas de tal manera que no se afecte las partes que no serán
intervenidas y buscando evitar daños que deterioren el medio ambiente
existente en la zona y sus alrededores. En caso de requerirse algún tipo de
señalización en especial, será responsabilidad del Director solicitarla e
implementarla. En caso de provocarse algún daño a las instalaciones o
a terceros, este debe ser comunicado por escrito al contratante y se deberán
tomar las acciones que lleven a su pronta solución.
Para la preservación del producto terminado y entregado al cliente, se

adjuntara con el informe final un manual de operación y mantenimiento para los
diferentes componentes de la edificación.
Por último, para garantizar la preservación de las actividades ejecutadas en las

consultorías se realizaran actividades de protección tales como cerramientos,
señalización y actividades de mantenimiento .
Flujo de Proceso Descripción
Principio
El director de Consultoría recibe el contrato y

especificaciones por parte del cliente y lo
distribuye a planeación y logística. Planeación
Programa de Trabajo crea un programa de compras de acuerdo a la
programación de consultoría. El programa de
consultoría es impreso y entrega a los
departamentos.
Si nuestro proveedor es Nacional, recibimos los

insumos directamente en nuestra oficina. Y si es
extranjero, los insumos son remitidos a nuestro
Traslado de material a nuestra oficina agente aduanal según la ciudad que corresponda.
Nuestro agente aduanal nos informa los insumos
que van arribando a sus almacenes, haciendo los
trámites necesarios para su liberación.
El almacenista, se encarga del almacenaje de los

insumos. Se debe dar entradas y salidas del
material según lo estipulado en el proceso de
compras. El almacenista se apoya para sus
inventarios tanto con él las solicitudes de retiro
Entrega para Ejecución de consultorías
y con inventarios físicos, para su mejor control. Se
lleva un inventario tanto de las compras realizadas
por la empresa como de los insumos enviados.
Este inventario es actualizado y revisado
diariamente para su mejor control.
El Director de Consultoría coordinara el transporte

de materiales de la oficina hasta el sitio de la
Transporte de Sitio de Consultoría
consultoría, para esto debe tener copia de las
fichas técnicas de los materiales y equipos.
En caso de que exista una no conformidad con

lo establecido en este punto se procede de
Comprobación Visual
acuerdo al procedimiento de Acciones Correctivas
y Preventivas.
Entrega cliente El Representante legal hace entrega del producto

terminado a nuestro cliente, previo visto bueno del
Consultor y la Secretaria de Planeación.
FIN
- CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
El objeto de este procedimiento es Establecer la metodología para la

identificación, recolección, indización, acceso, almacenamiento, conservación y
eliminación de los Registros de Calidad.
La metodología que establece este procedimiento aplica para el control de los

Registros de Calidad (originales), relacionados en la Tabla N°1 Control de
Registros del presente Plan, pertenecientes al Sistema de Gestión de la Calidad
de la Consultoría.
La responsabilidad será del Director de la Consultoría.
PROCEDIMIENTO
IDENTIFICACIÓN
Todos los Registros de Calidad (excepto los contratos y los certificados enviados
por proveedores) poseen el logo del CONSORCIO INTERSTAR, el nombre del
departamento al que pertenece, un nombre o título descriptor del mismo y el código
de Normalización.
La identificación de las bitácoras de Garantía de la Calidad (consideradas Registros
de Calidad) se realiza en una parte visible de las mismas, registrando únicamente,
el respectivo nombre o título y código de Normalización.
RECOLECCIÓN
En los instructivos de diligenciamiento de cada uno de los Registros de Calidad
(generados por CONSORCIO INTERSTAR.), se especifica el cargo de las
personas responsables de diligenciar los formatos y el tránsito que debe tener estos
registros.
Los Registros de Calidad generados por clientes (Contratos) o por proveedores
(Certificados de Calidad, registros de auditoría, registros de planes de
mejoramiento y de seguimiento), son recopilados de acuerdo a lo definido en los
procedimientos ST-GC-001 Revisión del Contrato.
INDIZACIÓN
Las carpetas u otro sistema utilizado para este fin, portadoras de los Registros de
Calidad, se indizan teniendo en cuenta el nombre del cliente, el nombre del
proveedor y/o el nombre del equipo utilizado, de acuerdo a lo definido en la Tabla
N°1 Control de Registros.
ACCESO
Cada Jefe de Departamento define por escrito, el personal autorizado que puede
tener acceso o disponibilidad de los Registros de Calidad.
ARCHIVO Y ALMACENAMIENTO
El personal responsable de esta actividad (Ver Tabla N°1 Control de Registros),
archiva los Registros de Calidad (originales) inmediatamente se generan o al
finalizar la jornada laboral en el archivo principal (activo) de cada subgerencia o
área.
El encargado del archivo de los Registros de Calidad, utilizan carpetas legajadores
(en la cantidad que considere necesaria para el manejo de los registros), en las
cuales se debe indicar de forma sobresaliente (con marcador o marbetes) la
respectiva indización y/o identificación (Ver Tabla N°1 Control de Registros).
CONSERVACIÓN
Los tiempos de conservación de los Registros de Calidad son los siguientes:
Archivo Activo
Lugar asignado en cada Subgerencia General u Oficina Asesora, para almacenar
los registros generados durante el año correspondiente a su fecha de expedición (año
en curso).
Archivo de Gestión
Lugar asignado en cada área, destinado para almacenar los registros cuyo tiempo
de almacenamiento es superior a un (01) año.
ELIMINACIÓN
El respectivo director o Jefe de área, es el responsable de eliminar de conformidad
a la ley general de archivo, los registros almacenados en el archivo de gestión de
cada subgerencia o área.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC - ISO-9001:2000
- AUDITORIAS DE CALIDAD
CONSORCIO INTERSTAR, ha establecido el PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS
DE CALIDAD, el cual será aplicado una vez se revisen los criterios para ser
auditor interno y se evalúen los auditores. Las auditorías se efectuarán hasta la
finalización del contrato, con el fin de evaluar el grado de implementación
del sistema de calidad diseñado para el proyecto y evaluar la conformidad de los
procesos que intervienen en su realización.
De la misma forma, se atenderán las auditorías o los seguimientos que el cliente

ALCALDÍA DE BECERRIL, como necesarios para verificar el cumplimiento de las
actividades de mejoramiento planeadas.
Tanto en las auditorías internas como en las externas, El CONSORCIO

INTERSTAR, se compromete a efectuar un Plan de Mejoramiento para eliminar
las No Conformidades encontradas y su Director se encargará de realizar
seguimiento a dicho Plan para verificar su cumplimiento y efectividad.
En lo Referente al Plan de Mejoramiento, mensualmente se presentará al

Director de Contrato un informe con el detalle de las actividades efectuadas.
- ENTRENAMIENTOS
Al ingresar a la consultoría el personal recibe Inducción. En esta se explica la
misión, políticas y objetivos HSE y calidad. En lo posible se vinculará personal con
experiencia en las labores a efectuar y que ha venido trabajando con otras
empresas afines a la nuestra, lo cual garantiza el nivel de destrezas requerido. En
cuanto al personal de la comunidad, este recibe la explicación del Ingeniero
Director, sobre las actividades de control a efectuar, de acuerdo a los
procedimientos de Consultoría. A cada trabajador se le entrega el procedimiento
de la actividad a desarrollar y una copia de los mismos se encuentra en el lugar de
trabajo (en campo). Al iniciar la realización de labores, se realiza una inspección
visual para garantizar la completa comprensión del procedimiento.
El Director de consultoría y Supervisor de HSE recibirán entrenamiento en:
NTC ISO 9004-2 (Sistemas de Calidad en empresas de servicio)

NTCISO 10011 (Auditorias de Cálida)
NTC ISO 8402 (Vocabulario de Calidad)
NTC ISO 10005 (Directrices planes de Calidad)
Herramientas Estadísticas
Sistemas de documentación
NTC ISO 10013 (Directrices para Manuales de Calidad)

Plan de Aseguramiento de La Calidad Becerril

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Identificación de las No Las no conformidades reales o potenciales se Los designados dentro de

El equipo de trabajo estudia todas las causas

El equipo de trabajo propondrá una acción

El seguimiento de la eficacia de la acción

La eficacia también se puede comprobar

Si los resultados del seguimiento demostrasen