Introdução

O presente trabalho tem como tema “Microsoft Access”, este trabalho tem como objectivo
aprofundar o tema de tal modo que nos permite, por outro lado, conhecer e reflectir sobre do
microsoft access e, por outro lado, imaginar como será daqui a centenas de anos. Assim,
abordaremos alguns sub-temas que nos pareca ser de grande importância para assim
explicaremos a sua utilidade diária.

Para cada um dos sub-temas procuramos atráves do meio disponiveís (Internet e Livros) para dar
a informação possivel para o melhor conhecimento deste tema.

Esperamos alcançar os nossos objectivos fazendo um completo e interessante trabalho.

Obectivos

Geral

 Compreender a importância do Microsoft Access.

Especifico

 Falar sobre um pouco da historia do Microsoft Access;

 Descrever as desvantagens Microsoft Access;
 Descrever as vantagens do Microsoft Access;
 Mostrar como criar um banco de dado novo no Access;
 Descrever os Tipos de dados do Access;
 Descrever as principais funções do Access.

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Microsoft Access

O Microsoft Access é um programa que auxilia na gestão de bancos de dados e possibilita a

análise de grandes quantidades de informações, além de gerenciar dados relacionados de maneira
mais eficaz do que o Excel ou outros softwares da categoria.

Breve Historial

O primeiro formato do Microsoft Access foi feito para rodar em Dos (Disk Perating System ou
Sistema Operacional em Disco). Inicialmente era um software de comunicação que objetivava
competir no mercado com grandes produtos da mesma finalidade, porém esse software não
atingiu a meta esperada.

Então, em 1992, Microsoft Acess foi o nome sugerido ao primeiro sistema de gerenciamento de
banco de dados da Microsoft com a versão 1.0, na qual tinha um preço bastante atrativo. Em
1993, foi lançada no mercado a versão 1.1 com a ampliação para 1GB de memória e juntamente
com o kit de distribuição e os incentivos para que os desenvolvedores criassem seus aplicativos e
os vendessem sem a necessidade do cliente ter uma versão do Access em seu computador,
bastando apenas utilizar o Access Runtime. Dois anos depois surgiu a versão 2.0, com alguns
reajustes. Neste mesmo ano, a versão em português do Microsoft Access chegou ao Brasil. Em
1995, foi lançada a versão 7.0 com o pacote de programas do Microsoft Office, acompanhada
com a Linguagem Visual Basic for Applications (VBA), com o seu próprio ambiente de
programação. Em 1997, foi lançada a versão 8.0, preparada para internet. Em 1999, foi lançada a
versão 9.0 também conhecida como Microsoft Access 2000.

Nos anos seguintes, surgiram várias versões para aperfeiçoamento do Microsoft Access como a
2003, a 2007 e a 2010, que atualmente está na versão 2013.

O VBA é uma linguagem de programação interna do Microsoft Access (na prática é

a linguagem de programação para todos os aplicativos do Office: Access, Word, Excel e Power
Point).

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Funcionalidades do Access

Com o Microsoft Access é possível desenvolver aplicações simples, como por exemplo, o
cadastro de clientes ou produtos, ou até mesmo aplicações mais complexas que podem envolver
a rotina de um departamento – como o recebimento de materiais, por exemplo, que inclui
cadastro de fornecedor, cadastro de produto e cadastro de nota fiscal.

Normalmente os aplicativos desenvolvidos através do VBA no Access possuem dois arquivos

chamados de FrontEnd – que é o arquivo onde contém os códigos fonte, formulários e consultas,
entre outros – e BackEnd – onde estão armazenadas as tabelas e seus relacionamentos.

Com o Access você pode criar cadastros, criar formulários (que podem ser utilizados para
cadastrar esses dados com um layout intuitivo), realizar consultas e gerar relatórios.

Para que serve o Access

O Access serve para uso em escritórios e pode ser usado para ajudar em muitas tarefas, como os
exemplos a seguir: Cadastro de clientes em escritórios; Agenda médica em clínicas e
consultórios médicos; Controle escolar; Controle de ligações em empresa de telemarketing, por
exemplo; Gerenciamento de ordens de serviços em uma oficina; Cadastro de participantes em
um evento qualquer; etc.

Principais funções

O Access é composto por sete componentes principais: tabelas, relacionamentos, consultas,

formas, relatórios, macros e módulos.

Tabelas

As tabelas são os contêineres para o armazenamento das informações inseridas no banco de

dados. Caso essa função não esteja configurada da maneira correta, com os relacionamentos
certos, o banco de dados pode ficar lento, dar resultados incorretos ou reagir de maneira
inesperada. Uma tabela que possui dados se parece um pouco com um quadro do Microsoft
Word ou uma planilha do Excel, quando estão abertas. Da mesma forma que os demais
aplicativos de planilhas, as tabelas do Access possuem linhas e colunas. Cada uma das colunas
terá um título na parte superior e cada uma das linhas representará um registro diferente.

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Relacionamentos

De forma resumida, um relacionamento é um laço criado entre as tabelas. Ele junta quadros que
possuem elementos associados. Para que isso seja feito, há um campo em cada tabela ligando a
outra que possua os mesmos valores.

Consultas

São formas de manipular os dados para exibi-los em um relatório ou formulário. As consultas

podem: classificar, agrupar, filtrar, atualizar ou excluir dados, unir tabelas, entre outras funções.
As possibilidades são imensas. A linguagem utilizada para a consulta no banco de dados do
Microsoft Access é a SQL (Structured Query Language).

Apesar da integração com o SQL, nos estágios iniciais de aprendizagem do Access, não é
necessário saber utilizar a linguagem, visto que o programa escreve os comandos em SQL após o
usuário dizer o que deseja fazer, por meio do modo Design da tela de consultas.

Formulários

Os formulários são a principal interface por onde os usuários podem inserir informações em um
banco de dados, e os responsáveis por essa tarefa precisam, regularmente, interagir com essa
interface. Para facilitar a execução das tarefas, o programador pode, inclusive, configurar os
formulários para exibirem dados específicos, como uma espécie de filtro. Por meio do uso das
consultas, propriedades, macros e VBA (Visual Basic for Applications), a capacidade de incluir,
editar e excluir informações também pode ser configurada. Além disso, os formulários podem
ser desenvolvidos de forma a lidarem com informações específicas, de acordo com a necessidade
de uso.

Relatórios

Os relatórios são o resultado da manipulação das informações inseridas no banco de dados do

Access. Ao contrário dos formulários, não podem ser editados e destinam-se a ser usados para o
envio de dados para outro dispositivo, como impressoras e fax ou, ainda, para outros softwares,
como o Microsoft Excel ou Word.

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Macros

Macros são um meio automático do Access executar uma série de ações para o banco de dados.
O Access fornece uma seleção de ações que são realizadas na ordem que o usuário as insere.
Macros podem abrir formulários, fazer consultas, alterar dados de um campo ou até mesmo
executar outras macros. Existem muitas possibilidades.

Módulos

Usuários avançados do Microsoft Access tendem a utilizar a linguagem VBA em vez das
macros. Isso é possível graças aos módulos, que são à base da linguagem de
programação suportada pelo Access e outros aplicativos da suíte Office. É na tela de módulos
que o usuário pode gravar o Visual Basic for Applications.

Para cada tipo de dados é possível actualizar determinadas propriedades que variam com o tipo
de valor. As mais importantes são:

 Tamanho do campo: define nº de elementos do campo;

 Formatar: efectua operações aos números introduzidos (ex.: passar todas as letras
introduzidas para minúsculas);

 Máscara de Introdução: serve para formatar a introdução de dados num campo (ex.: nº
de telefone tem sempre uma determinada fórmula);
 Legenda: título do campo (aparece nas tabelas em modo de vista de folha de dados e nos
formulários);
 Valor pré-definido: valor por defeito;
 Regra de Validação: condição que tem de ser satisfeita pelos dados introduzidos no
campo (ex.: idade de uma pessoa nunca pode ser negativa);
 Texto de validação: texto que é mostrado ao tuilizador quando a regra de validação não
é satisfeita;
 Necessário: é ou não obrigatório o preenchimento do campo;
 Indexado: se é ou não indexado.

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Integridade referencial

 Não permite inserir valores que não existam na tabela principal (lado 1).

Vantagens do Access

Um dos principais vantagens do Microsoft Access é a sua comparabilidade com outros produtos
do Microsoft Office. Por exemplo, você pode copiar uma tabela do Microsoft Excel e colá-lo no
Microsoft Access. MS Access irá criar automaticamente uma tabela de banco de dados com base
na tabela do Excel.

Você pode armazenar não apenas números e texto, mas também dados, tempo e até mesmo
anexos e imagens. Isso permite a criação de bancos de dados sofisticados usando uma interface
simples

Microsoft Access tem uma grande biblioteca de soluções pré-construídas -. Tabelas, formulários,
consultas e relatórios. Você pode facilmente personalizá-los. Porque você não tem que criar um
banco de dados a partir do zero, a biblioteca do MS Access é de grande ajuda para as empresas e
usuários domésticos.

Desvantagens do Access

Para bancos de dados de grande porte (em termos de volume de dados ou usuário) é
recomendado o uso de outros sistemas como o MySQL ou Microsoft SQL Server e codificar
VBA (Visual Basic for Applications).

Sua maior desvantagem é que ela é multiplataforma, está disponível apenas para sistemas
operacionais Microsoft. Seu uso é impróprio para grandes projetos de software que necessitam
de tempos de resposta críticos.

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Como posso criar um aplicativo no Microsoft Access

Você pode criar aplicativos personalizados a partir de modelos que já vem com o Access – é
mais fácil começar a partir daí.

Nesses casos você precisa apenas inserir os dados referentes a seu banco nas tabelas referentes a
cada um deles. Você não precisa ser um programador, mas é claro que esse tipo de aplicativo
possui uma utilização mais restrita.

Como podemos ver no post de hoje, o Access é um excelente recurso que pode ser utilizado
pelas empresas para manipular grandes quantidades de dados e com um custo baixo, se
comparados com outros sistemas utilizados.

Ele pode ser de fácil uso e oferecer funcionalidades intuitivas até mesmo para quem não possui
conhecimentos profundos em programação.

Tipos de dados

O Access aceita a definição de vários tipos de dados, que devemos escolher de acordo com a
informação que será colocada dentro desse campo. Destes tipos de dados devemos escolher
aqueles que melhor se adaptem à informação que queremos armazenar na base de dados.
Devemoster cuidado na escolha dos tipos de dados, pois se nos enganarmos poderemos ter
problemas na introdução dos dados. De seguida, é apresentado os tipos de dados existentes no
Access, bem como a sua descrição:

Texto: é um tipo de dados com um conteúdo até 255 caracteres de letras ou números.

Memo: armazena até 64.000 caracteres do tipo texto e parágrafos alfanuméricos.

Número: é usado para dados numéricos em cálculos matemáticos ou comparações.

Data/Hora: datas e horas em diferntes formatos que lhe permita ordenar e calcular datas
cronologicamente. Tendo dois campos com datas, pode subtrair a data mais baixa a mais alta e
obter o número de dias que decorreu entre as duas. As fracções do dia são medidas em decimais
do mesmo.

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Moeda: formato “monetário” até 15 dígitos à esquerda e 4 dígitos à direita da casa décimal para
cálculos financeiros.

Numeração automática: esta feita pelo Access por cada registo novo inserido. Para as situações
em que é necessário um número automático sequencial como, por exemplo, a sequenciação do
número de vendas. O valor atribuído a cada novo registo pode ser sequencial com o incremento 1
ou aleatório. Em cada tabela só pode haver um campo com este tipo de formação.

Sim/Não: Necessário para campos em que só pode existir uma de duas opções como, por
exemplo, o campo de “item enviado”. O Access guarda ou armazena o valor numérico zero para
falso e menos um para verdadeiro.

Objecto Ole: este serve para campos do tipo gráfico criado por outra aplicação, como por
exemplo, a fotografia de um produto, uma música, um vídeo, uma folha de calculo Excel, um
documento Word, etc. Tudo com o tamanho até 2GB.

Hiperligação: contém por hiperligação por endereço electrónico – URL ou HTML – isto é, uma
ligação automática do conteúdo da célula ao respectivo endereço de uma Intranet, de um ficheiro
no computador, ou de uma página Web, com um clique do rato. Escrevendo, por
exemplo, www.google.com na célula, poderá abrir a página Web de destino fazendo clique sobre
este nome do campo.

Anexo: com este tipo de dados é possível anexar imagens, ficheiros de folhas de cálculo,
documentos, gráficos e outros tipos de ficheiros tal como anexar ficheiros a mensagens de
correio electrónico. É também possível, em geral, ver e editar ficheiros anexados com o tamanho
de até 2GB. Ao contrário do tipo OLE podemos armazenar múltrpos anexos num único registo.
No entanto, só funciona com a versão do Access 2007, não podendo ser convertido para versões
anteriores.

Assistente de pesquisa: campo que permite a criação de uma lista de valores digitada ou obtida
através de uma tabela ou consulta ou, ainda, através de uma caixa de combinação para usar em
bases de dados lineares e relacionais.

Criando um Banco de Dados Novo

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Ao entrar no Access, temos a opção de abrir um banco de dados existente ou criar um banco de
dados em branco (vazio). Clicar no botão “Banco de Dados do desktop em branco”.

Ao contrário da maioria dos softwares, o Microsoft Access necessita que o usuário defina o
nome e a localização do arquivo de banco de dados antes de iniciar seus trabalhos.

Após a criação do banco de dados, será exibida uma tabela vazia, apenas com o atributo
“Código”. Para inserir mais atributos na tabela, clicar no botão “Modo de Exibição” e escolher
“Modo Design”.

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Definir o nome da tabela como, por exemplo, “Dados”.

Em seguida definir o nome de cada campo (coluna da tabela) e seu tipo (texto, número,
data/hora, sim/não, numeração automática, etc.). O campo “Código” criado automaticamente é
do tipo “Numeração automática”, ou seja, inicia com o valor 1 e é incrementado a cada nova
linha (registro) acrescentada à tabela, servindo como identificador (ID) do registro.

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Para inserir as informações, clicar no botão “Modo de Exibição” e escolher o “Modo de Exibição
de Folha de Dados”. Salvar a Tabela e digitar os dados a seguir.

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Conclusão

Chegamos à conclusão de que o Microsoft Access possibilita a execusão da maioria das

operações necessárias sobre uma base de dados sem recorrer á programção propriaamente dita.
De modo à optimizar o controlo sobre a base de dados, tornando-a consistente, é possivel a sua
programação estrutura, o Access Basic, a qual possui grande rapidez de compilação e possui um
considerável conjunto de utilitários assim como uma excelente ajuda on-line. Um módulo é
assim um objecto do Access que contém procedimentos elaborados em Access Basic. Microsoft
Access é importante porque que diminui drasticamente a quantidade de tempo necessário para a
troca de informações. Access fornece funcionalidade de gerenciamento de banco de dados para
os usuários finais novatos e é almante extensivel com sistemas corporativos por desenvolvedores
profissionais.

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Referencia Bibliografica

Kirk Koenigsbauer (11 de outubro de 2012). Office Reaches RTM! (em inglês). Office Blogs.
Informação no site da codeweavers, desenvolvedor do CrossOver.

Office family product support lifecycle FAQ. Microsoft (July 30, 2010).

Microsoft support lifecycle policy FAQ. Microsoft (July 23, 2010).

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