a Procedimiento SS Requisitos Legales y otros | General Bsigo: SGipeBOOT | Revision 15 [Fecha 26 de Marzo de 7078 [Pagina 1a 10 4. OBJETIVO Describir la metodologia para la identiicacién, actualizacién, comunicacién y evaluacién del cumplimiento de Requisitos Legales Ambientales, de Seguridad y Salud Ocupacional y Otros Requisitos aplicabies a Sociedad Contractual Minera El Abra (SCM El Abra. 2, ALCANCE Se aplica a todas las actividades, productos y servicios que se realizan en la faena de ‘SCM El Abra. 3. DEFINICIONES 3.4. Asesor Legal: El profesional a cargo en forma permanente, o su reemplazante, de asesorar en materias legales a SCM El Abra, 3.2. Ingeniero de Permisos SCM El Abra: El profesional a cargo en forma permanente, © su reemplazante, de la gestion, tramitacién, obtencién y control de los permisos aplicables a las operaciones y proyectos de SCM El Abra. 3.3. Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos y servicios de una organizaci6n que interactda 0 puede interactuar con el medio ambiente. 3.4, Requisitos Legales: Leyes, decretos, resoluciones, permisos, relacionados con las, actividades, productos y servicios de la organizacion, y que regulan materias relacionadas con sus aspectos ambientales, sustancias paligrosas y con seguridad y salud ocupacional 3.6. Otros Requisitos: Requisitos aplicables a SCM El Abra relacionados con sus aspectos ambientales, comunitarios, compromisos voluntarios, esténdares de seguridad y salud ocupacional, establecidos en normas no legales 0 reglamentarias, tales como Normas Chilenas emitidas por el INN 0 bien normas o polticas internas de la organizacién 0 desu controladora Freeport-McMoRan. aig | Ao sep Re VPACKNAL | Eluavaro os doponsable do veal BONS oss vigebia de prefers documentoBR Procedimiento Requisitos Legales y otros roe General (osige SGipe000T [Raven 5 [Fecha 8 de Marzo de 2018 [Pagina 2 de 10 4. CONTENIDO 4A. Identificacién de Roquisitos Logales y otros Requisitos que la Organizacién Adopte Voluntariamente. La Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional y la Gerencia de Medio Ambiente, reconocen y determinan respectivamente aquellos requisites legales y otros requisitos, ‘ue son aplicables a los procesos y operaciones que se desarrollan en las instalaciones de SCM El Abra, Esta actividad se realiza con el apoyo del Asesor Legal Asimismo, una vez determinado lo anterior la Gerencia de Seguridad y Salud ‘Ocupacional, la Gerencia de Medio Ambiente y el Ingeniero de Permisos SCM El Abra, elaboran las respectivas matrices: & Requisitos Legales Aplicables y Otros Requisitos Aplicables R4/SGlpe0001 4 Permisos/ Autorizaciones Aplicables R2/SGipe0001 ‘+ Requisitos y Compromisos establecidos en RCA’s (SNIFA) R/SGipe0001 Los formatos asociados a las matrices mencionadas anteriormente se adjuntan en los ‘Anexos 1, 2 y 3 respectivamente Estos documentos estaran accesibles para los usuarios del Share Point. El Asesor Legal valida las matrices, en cuanto a los requisites logales, para su posterior distribucién a las Unidades Organizacionales a través de la Gerencia de Medio Ambiente y de la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional, respectivamente, La Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional esta a cargo de validar otros requisitos, correspondientes a todos los aspectos técnicos de seguridad y a las politicas corporativas de seguridad de la organizacién o de su controladora Freeport-McMoRan, La Gerencia de Medio Ambiente y Didlogo Comunitario esta a cargo de validar otros requisites, referidas a materias ambientales y comunitarias. El Ingeniero de Permisos esté a cargo de validar a matriz asociada a los permisos, Todo documento y registro derivado del presente Procedimiento se trata, de acuerdo con lo establecido en SGipe0003 Procedimiento informacion Documentada. 42. Actualizacién La actualizacion de las matrices est a cargo de los responsables identiicados en la sseccién anterior de este documento, semestralmente, mediante la revision de fuentes de informacién disponibles, identificando cualquier nuevo elemento susceptible de constituir lun nuevo requisite legal, nuevos “otros requisitos’, nuevos permisos aplicables o una ‘modificacién de todos los existentes. Elusuario es responsable de vericar, previo a su uso, la vigencia del presente documentoBR Procedimiento Requisitos Legales y otros, crn General [Gosigo: SGipaD0oT |Revson 15 Fok: 26 do Marzo de 2078 jna So 70 Las principales fuentes de informacion son las siguientes: + Diario Oficial de la Republica de Chile (electronico), 4 Boletines Informativos de la distintas Instituciones Publicas con competencia en ‘materia Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, segin coresponda, 4 Boletines Informativos 0 comunicaciones internas de la Corporacién Freeport- ‘McMoRan. 4 Contratos celebrados por la empresa cuyo alcance sea la actualizacién de las matrices. ‘4 Bases de datos de diversos organismos piblicos (CONAMA, SERNAGEOMIN, etc). 4 Sistemas de Informacién, redes computacionaies, Intemet, etc 4 Comunicaciones corporativas 4 Bases de datos del INN para acceder a las Normas chilenas, 4 Organismo Administrador del Seguro de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales (ACHS), Una ver identificado un nuevo requisito aplicable a la empresa, el Asesor Legal, el Ingeniero de Permisos, la Gerencia de Medio Ambiente y/o a la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional, segtin corresponda, definira en sus respectivas competencias responsabildades, si dicho elemento constituye un nuevo requisito o una modificacién de los ya existentes. Para los casos anteriores, la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional yio la Gerencia de Medio Ambiente, segin coresponda, entregaran a las Unidades Organizacionales involucradas la informacién necesaria para tomar las acciones requeridas para su aplicacion, Asimismo, cada vez que se desarrolle un nuevo Proyecto y mediante el Procedimiento GISpo115, “Analisis de Riesgo en los Disefios y Modificaciones (DMMl", se identificara la legislacién aplicable, la cual debe ser validada por el Asesor Legal y el Ingeniero de Permisos. Cualquier nuevo Permiso/ Autorizacién u otro nuevo requisito aplicable a SCM El Abra relacionados con Medio Ambiente yio Seguridad y Salud Ocupacional otorgado a SCM El ‘Abra por la autoridad correspondiente, debe ser informado a las Unidades COrganizacionales involucradas por la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional y/o Gerencia de Medio Ambiente, segin corresponda, y éstas tomen las acciones requeridas para su aplicacion. Elusuario es responsable de ventcar, previo a su uso, la vigencia del presente documentoeS Procedimionto Roquisitos Logales y otros ier nee General [Gesige: Sipe000T [Revisor 15 [Fecha 26 de Marzo ce 7018 [Pagina daa 70 Las comunicaciones desde y hacia las gerencias involucradas se realizan via correo electronica, los cuales deben ser conservadas por el emisor. La actualizacion de las Matrices R1/SGIpe0001 "Procedimiento Requisitos Legales y Otros", R2/SGIpe0001 “Permisos/ Autorizaciones Aplicables” y R3/SGIp20001 “Requisitos y Compromisos de RCA’s" y su difusién a las Unidades Organizacionales es responsabilidad de las Gerencias de Seguridad y Salud Ocupacional y de Medio Ambiente, respectivament, 4.3. Comunicacién de Requisitos Legales La gerencia legal mantendré un servicio de reportablidad de modificaciones legales y reglamentarias sobre temas generales que puedan impactar los requisitos legales aplicables para SCM El Abra, Cada gerencia deberé designar a un encargado de revisar y detectar los cambios normativos aplicables a su rea en particular. Adicionalmente la gerencia legal relevaré los temas que le parezcan mas importantes, Dentro de un mes, las gerencias afectadas por un cambio normativo deberdn comunicar dicha circunstancia a la Gerencia Legal La gerencia afectada debera generar un plan de accién para adecuarse 2 los cambios ‘normativos, con la ayuda de la Gerencia Legal de ser necesario, La gerencia legal debera mantener un registro de los cambios existentes y actualizar la ‘matriz legal de forma semestral de forma interna o a través de un tercero, tanto con los ‘cambios detectados por las areas y la misma gerencia legal como otros que pudieren haber sido omitidos y que sean detectados por el asesor a cargo de dicha actualizacién. 44. Evaluacién del Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros Requisitos La Evaluacién del Cumplimiento de los Requisitos se realizaré en forma integrada o por separado por cada Gerencia involucrada, segin mejor se determine por éstas (actividad {que es incorporada en el Programa Anual de Auditorias) mediante a lo menos una auditoria anual, de modo tal de realizar un muestreo aleatorio de parte de la organizacion ¥ que incluya los requisitos que se encuentran en los registros indicados en la seccién 4.1 © los registros que los modifiquen. En estas auditorias podré partcipar un Asesor Legal, Auditores Extemos, Auditores Internos y Supervisores de la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional y la Gerencia de Medio Ambiente, el Ingeniero de Permisos, segun los aspectos a verificar en la actividad y las respectivas competencias de cada Gerencia, Elusuario es responsable de verifcar, previo a su uso, la vigencia del presente documento7 Ces Procedimiento (Gasige: SGipen0o1 [Revisor 15 [Fea 6 de Marzo de 7018 [Pagina 5 de 0 SSin perjulcio de lo anterior, la evaluacién también puede realizarse a través de cualquier tro medio que se considere apropiado, entre otros, revisiones de documentos y/o tegistros, inspecciones de las instalaciones, entrevistas, revisiones de proyectos 0 trabajos, andlisis de muestras de rutina o resultados de ensayos, ylo muestreofensayo de verifcacién, y recorridos por las instalaciones y/u observacién directa. También podrén realizarse simulaciones de fiscalizacién u otras modalidades que cada gerencia estime convenient Cada Gerencia podré conducir sus propias auditorias anuales, abarcando los requisitos especificos asociados a su érea de competencias, esto es, requisitos legales, requisitos tecnicos, requisites comunitarios, requisites de permisos y las materias asociadas a requisitos de higiene y seguridad contenidos en normas 0 poliicas interas de la corganizacion o de su controladora Freepor-McMoRan, Cuaiquier incumplimiento con los Requisitos Legales y Otros genera un Hallazgo, aplicando lo establecido en: ‘+ SGApe0007 “Procedimiento No Conformidad y Acciones Correctivas”, en el caso del SGA, ‘+ GSSp00027 “Procedimiento Denuncia e Investigacién de Incidentes y Gestion de Hallazgos”, en el caso del SGS. De acuerdo con la naturaleza del Hallazgo, su importancia estratégica para la compania o €l riesgo y/o contingencia que puede generar, la Gerencia de Medio Ambiente, la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional y el Asesor Legal podran establecer otras formas de gestionar el incumplimiento detectado. 45, Registro Legal y Auditoria de Evaluacién del Cumplimionto Legal Es importante informar a todos los integrantes de la Organizacién, que los Registros indicados en la seccion 41, sea cual fuere la version, no deben ser entregados a ninguna persona extema (por ej. un Ente Fiscalizadoru oto organismo) debido a que se la considera propiedad intelectual de SCM El Abra y por su importancia estratégica |déntico tratamiento debe darse a los Informes de las Audiorias de Evalvacién del CCumplimiento Legal, ya que el mismo contiene informacion de ata relevancia para la empresa y la divulgacién de lo que en ellos se detalla por su carécter de confidencialidad, puede provecarperjucios para la misma Elusuario es responsable de vertfcar, previo a su uso, la vigencia del presente documentoBR Procedimiento Requisitos Legales y otros ed General [Goxigs: SGipe00oT | Raven 15 [Fecha 26 de Marzo de 2016 [Pagina 6 da 10 5. REFERENCIAS ‘SGApe0001 —*Procedimiento Identiicacion y Evaluacién de Aspectos Ambientales’ ‘SGApe0007 _“Procedimiento No Conformidad y Acciones Correctivas* ‘SGipe0002 —_“Procedimiento Auditorias Intemnas* GISpo115 _“Procedimiento Andlisis de Riesgo en los Disefios y Modificaciones (DMI)" GSSp00027 “Procedimiento Denuncia e Investigacion de Incidentes y Gestion de Hallazgos" 6. ANEXoS ‘Anexo 1 Requistos Legales Apicabes y Otros Requisitos, R4vSGipe0001 ‘Anexo 2 Permisos/ Autorizaciones Aplicables R2/SGipe0001 ‘Anexo 3 Requisitos y Compromisos establecidos en RCA’ s (SNIFA) _R3/SGpe0001 Elusuario es responsable de veriicar, previo a su uso, la vigencia del presente documento‘ojuewnoop ejuasard jap erouebin ej ‘Oss @ aNd ‘eoWUeA ap eyqesuodsar Se OulenSN [I a =) ‘sovsinboy soo A seiqeaidy sere607 soysnbow | OX3NV Dap Buea] —BLGz 9p SALOON BP TE AEST] “SLUSH | TOODSAOS CERI) Tes8U2 ml sono { soje607 soysinboy y ‘owuotuutpaocies Ssouownoop aquasaid j9p erouabin by ‘Osn ns e omaid YeoyUan ap ayqesuodsar se ouensn [7 ‘salqeoidy souojezuoiny /sosiuwied Z OXINY (“reas aaa emer re ET] TRISTE] TOUWSTOS HRTD] jeep em ‘soujo A s9je6o7 soysinboy ‘owiatupeccidProcedimionto Requisitos Legales y otros [Pagina $e 10 [Fecha 23 de Novembre da D016 (Godigo: SGipe0001 | Revisor: 16 eh WA ah PPO oila dd padi Po faa El usuario es responsable de venficar, previo a su uso, a vigencia del presente documentoProcedimiento Requisitos Legales y otros Ceige SGipe000% [Revision 15 [Fecha 23 de Novembre de 2076 [Pagina 10 de 70 HISTORICO DE MODIFICACIONES FECHA ] REVISION MODIFICAGIONES — MOTIVO FECHA APROBACION Ravin _y —adecuacion general — del reoicao10 | 09 | procecimiento | arenezors Se adecue el prosediienio i naeva Matz Lega, incorporandose la estuctura. de Ia misma en et punto 4-1 ato. pavrafo, ademas ‘de cur en el punto 6 Anexos los nueves| ssuunzott| 10 —_|fommatos a empearse. 2suuLz011 42 Actalzacion Las comunicaciones | desde y naca las gerencias invoucradas se Tealzan via correo electronica, los cules ddeben ser conservadas por lemiscr. +1 |S@ actualza lot anexos 1, 2 y 3 de le! 22ENEDON4 eos 22ENEDO1E '3e iicorpora en el praceaimiento al ingoner| de permscs, se reasignan responsabiidades| 12 ye combi la Fecuencia de acualzacion de OSMARIS Imai o4FE62015 14. |Seincorporen el procedimienis el punto 43.1 aanovzor68 cea ‘Comunicacn de requsos legals Revision y modicacion general del zewarzo1s| 15 —_|procedimient, confomme a la nueva verstn| 26MAR2018 ‘dela ISO "4001 (2018), Elusuari es responsable de veriicar, previo a su uso, fa vigencia del presente documento