Excel 2007 Nivel 2

Microsoft® Office Excel® 2007
Nivel 2 (Segunda Edición)

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and valuable experience that includes Web-based resources during and after class.
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tutorials, making it the finest and most robust learning environment available.
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the content within the eCourseware manual are automatic, providing you with access to the latest version of the
course material at all times.
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Resources. New Horizons Learning Port a hosted, Web-based platform supports the delivery and management of
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a) Once you are successfully logged in to Learning Port, the homepage will display.
b) Enter the Access Key box and click on Send.
c) Your online learning resources will be added to your Catalog.
-OR-
Option 2: New User -- if you are a new classroom Learning Port user, you will need to complete
the Personal Information form.
a) Begin by clicking on the Enroll button. The Access Key box will display.
b) Enter the Access Key in the Access Key box and click on Send.
c) The Personal Information form will display. Enter your information and click on Submit.
(Note: Remember to write down your Username and Password for future reference. This login will be used to
access post class resources for current and future classes.)
d) The student login page will display. Enter the Username and Password you created in your
new student profile and click Login.
e) Your online learning resources will be added to your Catalog.
Username:
Password:
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letters ILT (Instructor Led Training) to the end of the name. This will set it apart from logins that you may use for other types of
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Microsoft® Office Excel® 2007 : Nivel 2
(Segunda edición)
Número de apartado: NH84891esus (CWEE)
Edición del curso: 1.0
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ii
Microsoft® Office Excel®
2007 : Nivel 2 (Segunda
edición)
Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas

A. Manejar nombres de celda y de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
B. Calcular datos de varias hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
C. Usar funciones especializadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
D. Analizar datos con la función Logical y con la función Lookup And
Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Lección 2: Organizar datos de una hoja de trabajo y de una

tabla
A. Crear y modificar tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
B. Formatear tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
C. Ordenar o filtrar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla . . . . 47
D. Calcular datos en una tabla o en una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . 54
Lección 3: Presentar datos usando gráficos

A. Crear un gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
B. Modificar gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
C. Formatear gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Lección 4: Analizar datos usando PivotTables y PivotCharts

A. Crear un informe PivotTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
B. Analizar datos usando PivotCharts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Lección 5: Insertar objetos gráficos

A. Insertar y modificar imágenes y ClipArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
iii
Microsoft® Office Excel® 2007 : Nivel 2 (Segunda edición)
B. Dibujar y modificar formas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

C. Ilustrar el flujo de trabajo usando gráficos SmartArt . . . . . . . . . . . . . 115
D. Crear capas y agrupar objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Lección 6: Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno

de Excel
A. Personalizar el entorno de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
B. Personalizar libros de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
C. Manejar temas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
D. Crear y usar plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Laboratorios de la lección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Soluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
iv Microsoft® Office Excel® 2007 : Nivel 2 (Segunda edición)

Acerca del curso
En Microsoft® Offıce Excel® 2007: Nivel 1, usted creó, editó, formateó e imprimió
hojas de cálculo básicas. Ahora puede tener la necesidad de optimizar tareas repetitivas
y desplegar los datos de una hoja de cálculo de formas visualmente más efectivas. En
este curso usted usará Microsoft Office Excel 2007 para optimizar y mejorar sus hojas
de cálculo con plantillas, gráficos, objetos gráficos y fórmulas.
Usted se ha tomado el tiempo para ingresar todos sus datos dentro del libro de trabajo.
Los datos que antes estaban en docenas de libros mayores ahora están disponibles en
un formato electrónico. Usted conoce los datos que están dentro y fuera, sin embargo,
otra persona que no esté familiarizada con los datos puede no entender lo que
representan con solo mirarlos. Si usted organiza los datos, despliega los datos en un
gráfico, optimiza la entrada de datos y permite que el libro de trabajo esté disponible
en formato web, usted tendrá datos que podrán ser analizados en diversas formas por
otras personas.
Descripción del curso

Estudiante objetivo
Los alumnos objetivo para este curso son alumnos que desean obtener las habilidades
necesarias para crear plantillas, ordenar y filtrar datos, importar y exportar datos,
analizar datos y trabajar con Excel en la Web. Además este curso ayuda a preparar a
los alumnos que desean tomar el examen de Especialista en Microsoft Office en Excel
y para aquellos que ya tienen conocimientos de las funciones básicas de Excel,
incluyendo cómo crear, editar, formatear e imprimir hojas de trabajo básicas.
Requisitos previos del curso

Antes de empezar este curso, se recomienda a los alumnos que tomen el siguiente
curso de Element K o que tengan los conocimientos equivalentes del siguiente curso:
Microsoft Offıce Excel 2007: Nivel 1.
v
Cómo usar este libro

Como guía de aprendizaje
Cada lección abarca un tema amplio o un conjunto de temas relacionados. Las lecciones están
organizadas por orden de mayor experiencia con Microsoft Offıce Excel 2007; las habilidades
que usted adquiera en cada lección se usan y desarrollan en las lecciones siguientes. Por esta
razón, usted debe trabajar con las lecciones siguiendo su secuencia.
Organizamos cada lección en temas orientados hacia resultados. Los temas incluyen toda la
información relevante y de apoyo que usted necesita para dominar Microsoft Offıce Excel 2007,
y las actividades le permiten aplicar esta información con ejemplos prácticos.
Usted podrá probar cada nueva habilidad en un archivo muestra preparado especialmente para
este fin. Esto le ahorra tiempo al teclear y le permite concentrarse en la habilidad en cuestión.
Mediante el uso de archivos muestra, actividades prácticas, ilustraciones que le proporcionan
retroalimentación en los pasos fundamentales e información de antecedentes de apoyo, este
libro le proporciona las bases y la estructura para aprender Microsoft® Offıce Excel 2007 de
manera rápida y sencilla.
Como herramienta de revisión

Cualquier método de enseñanza es eficaz en relación al tiempo y esfuerzo que usted esté
dispuesto a invertir en éste. Además, es probable que cierta información que aprenda en clase
no sea importante para usted en ese momento, pero lo será más adelante. Por esta razón,
recomendamos que pase tiempo revisando los temas y las actividades después del curso. Para
tener un reto adicional al revisar las actividades, intente con la columna ″Qué hacer″ antes de
ver la columna ″Cómo hacerlo″.
Como referencia
La organización y el diseño del libro facilitan su uso como herramienta de aprendizaje y como
referencia para después de la clase. Usted puede usar este libro como referencia para
definiciones de términos, información de respaldo sobre temas desarrollados y resúmenes de
procedimientos.
vi Introducción
Iconos del curso

Icono Descripción
Una Nota de advertencia advierte a los alumnos sobre las consecuencias
negativas potenciales de una acción, guión o decisión que no conozcan
fácilmente.
Mostrar diapositiva provee una indicación al instructor para mostrar una

diapositiva específica. Las diapositivas sólo se incluyen en la Guía del
Instructor.
Un Nota para el instructor es un comentario para el instructor sobre la

entrega, estrategia en clase, herramientas del aula, excepciones y otras
consideraciones especiales. Las notas para el instructor sólo se incluyen en
la Guía del Instructor.
Página de notas indica una página que se dejó en blanco intencionalmente
para que los alumnos tomen notas.
Una nota para el alumno provee información adicional, orientación o

sugerencias sobre un tema o tarea.
Una Nota de versión indica la información necesaria para una versión de

software específica.
Certification
This course is designed to help you prepare for the following certification.
Certification Path: Especialista en Aplicaciones Certificado por Microsoft: Microsoft Office
Excel 2007
Este curso es parte de una serie de títulos de software educativo de Element K que aborda los
conjuntos de habilidades del Especialista en Aplicaciones Certificado por Microsoft (MCAS,
Microsoft Certified Applications Specialist). El programa MCAS es para personas que usan el
software de escritorio de negocios de Microsoft y que buscan reconocimiento por su habilidad
con productos específicos de Microsoft. Los candidatos a la certificación deben pasar uno o
más exámenes de dominio del producto para poder obtener la certificación MCAS.
Introducción vii
Objetivos del curso

En este curso, podrá aplicar elementos visuales y fórmulas avanzadas a una hoja de trabajo
para desplegar los datos en varios formatos.
Usted podrá:
● Realizar cálculos con fórmulas avanzadas.
● Organizar los datos de una hoja de trabajo y de una tabla usando varias técnicas.
● Crear y modificar gráficos.
● Analizar datos usando PivotTables y PivotCharts.
● Insertar objetos gráficos.
● Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de Microsoft® Office Excel®.
Requisitos para el curso

Hardware
Para este curso, usted necesitará una computadora para cada alumno y otra para el instructor.
Cada computadora necesitará los siguientes componentes de hardware como mínimo:
● Un procesador Pentium de 1 GHz o más rápido.
● Un mínimo de 256 MB en RAM. Se recomiendan 512 MB en RAM.
● Un disco duro de 10 GB o más. Usted debe tener por lo menos 1 GB de espacio en el
disco duro disponible para la instalación de Office.
● Una unidad de CD-ROM.
● Un mouse u otro dispositivo de señalamiento.
● Se recomienda un monitor con una resolución de 1024 x 768.
● Tarjetas y cableado de red para acceder a la red local.
● Acceso a Internet (contacte a su administrador de red local).
● Una impresora o un controlador de impresora instalado.
● Un sistema de proyección para mostrar la pantalla de la computadora del instructor.
Software
● Microsoft Office Professional Edition 2007
● Windows XP Professional con Service Pack 2
Preparación de la clase
Instalación inicial para la clase
Para la instalación inicial para la clase:
1. Instale Windows XP Professional en una partición vacía.
■ Deje en blanco la contraseña del Administrador.
■ Para los demás parámetros de instalación, use valores que sean adecuados para su
entorno. (Consulte a su administrador de red local si necesita más detalles.)
viii Introducción
2. En Windows XP Professional, deshabilite la pantalla Welcome. (Este paso asegura que los
alumnos puedan iniciar sesión como usuario Administrador sin importar las cuentas de
usuario que existan en la computadora.)
a. Elija Start→Control Panel, y luego haga clic en User Accounts.
b. Haga clic en Change The Way Users Log On And Off.
c. Desactive Use Welcome Screen.
d. Haga clic en Apply Options.
3. En Windows XP Professional, instale el Service Pack 2. Use la configuración
predeterminada de la instalación del Service Pack.
4. Para Windows XP Professional, haga clic en Start y elija Printers And Faxes. Bajo Printer
Tasks, haga clic en Add A Printer y siga las indicaciones.
5. Ejecute el Internet Connection Wizard para establecer la conexión de Internet de forma
apropiada para su entorno si es que no lo hizo así durante la instalación.
6. Si todavía no lo ha hecho, inicie la sesión en la computadora como usuario Administrador.
7. Despliegue las extensiones de tipo de archivo conocidas.
a. En Windows Explorer, elija Tools→Folder Options.
b. En la pestaña View, en el cuadro de lista Advanced Settings, desactive la casilla de
verificación Hide Extensions For Known File Types.
c. Haga clic en Apply y después haga clic en OK.
d. Cierre Windows Explorer.
8. Realice una instalación completa, aceptando todo lo predeterminado de Microsoft Office
Professional 2007.
9. En el cuadro de diálogo User Name, haga clic en OK para aceptar el nombre de usuario y
las iniciales predeterminadas.
10. En el cuadro de diálogo Microsoft Office 2007 Activation Wizard, haga clic en Next para
activar la aplicación Office 2007.
11. Cuando la activación de Microsoft Office 2007 se haya completado, haga clic en Close.
12. Descargue e instale cualquier actualización desde Microsoft Update.
13. En el cuadro de diálogo User Name, haga clic en OK.
14. Abra Microsoft Excel y minimice la Language Bar si es que aparece.
15. En el curso CD-ROM, abra la carpeta 084_891. Luego, abra la carpeta Data. Ejecute el
archivo autoextraíble 084891dd.exe ubicado en ésta. Esto instalará una carpeta llamada
084891 Data en su unidad C. Esta carpeta contiene todos los archivos de datos que usted
usará para completar este curso.
Dentro de la carpeta de cada lección, puede encontrar una carpeta llamada Solution. Esta
carpeta contiene archivos de solución para las actividades y el laboratorio de cada lección,
estos pueden ser usados por los alumnos para revisar sus resultados finales.
Personalice el Escritorio de Windows

Personalice el escritorio de Windows para mostrar los iconos My Computer y My Network
Places en los sistemas del alumno e instructor siguiendo estos pasos:
1. Haga clic derecho en el escritorio y elija Properties.
2. En la pestaña Desktop, haga clic en Customize Desktop.
Introducción ix
3. En el cuadro de diálogo Desktop Items, active My Computer y My Network Places.

4. Haga clic en OK y haga clic en Apply.
5. Cierre el cuadro de diálogo Display Properties.
Antes de cada clase

1. Inicie la sesión en la computadora como usuario Administrador.
2. Borre cualquier archivo de datos de la carpeta C:\084891Data.
3. Extraiga una copia nueva de los archivos de datos del curso desde el CD-ROM
proporcionado con el manual del curso.
Lista de archivos adicionales

Con cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirán para
completar esa actividad. Muchas actividades también requieren archivos adicionales que los
estudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estos
archivos de apoyo están incluidos con los archivos de datos del estudiante del CD del curso o
disco de datos. No borre estos archivos.
x Introducción
Calcular datos con
1 fórmulas avanzadas
Duración de la lección: 1 hora(s), 30 minutos
Objetivos de la lección:
En esta lección, podrá Realizar cálculos con fórmulas avanzadas.
Usted podrá:
● Manejar nombres de celda y de rango.
● Calcular datos de varias hojas de trabajo.
● Usar las funciones especializadas.
● Analizar datos con funciones lógicas y de búsqueda.
Introducción
En su trabajo con Microsoft® Office Excel® hasta este punto probablemente ya ha
generado nuevos datos desde datos existentes aplicando fórmulas básicas a sus hojas
de trabajo. Como un usuario de Excel más avanzado, ahora puede necesitar
desempeñar cálculos más sofisticados ya sea en una sola hoja de trabajo o en múltiples
hojas de trabajo. Usted puede hacer esto creando fórmulas avanzadas en su libro de
trabajo.
Una de las cosas más tardadas que usted necesita hacer cuando crea un libro de trabajo
es realizar cálculos con los datos. No es tan malo cuando sólo está agregando una
columna, pero qué pasa cuando necesita saber ¿cuánto puede pagar por una casa nueva
o cómo serán los pagos de su deuda? Los problemas de matemáticas avanzados cómo
estos pueden tomar horas para encontrar su solución usando las matemáticas simples.
En cambio, usted puede usar las funciones integradas a su libro de trabajo— todo lo
que necesita hacer es ingresar los datos. La función desempeña el cálculo y la
respuesta es desplegada casi de manera instantánea.
TEMA A
Manejar nombres de celda y de rango
En esta lección usted calculará datos usando fórmulas avanzadas en su libro de trabajo. Una
forma directa de facilitar la construcción de fórmulas más complejas es usar nombres en vez
de direcciones de celdas para hacer referencia a rangos de celdas. En este tema, manejará
nombres de celda y de rango.
Entre más compleja es una fórmula más difícil es determinar con exactitud que datos son
usados en qué parte de la fórmula. Cuando usa un nombre de rango, usted puede determinar
fácilmente que rango de datos es referenciado en la fórmula en vez de suponer las referencias
de las celdas.
Nombres de rango
Definición:
Un nombre de rango es un método para referirse a una o más celdas con una etiqueta
descriptiva. La celda o celdas pueden estar ubicadas en cualquier parte del libro de trabajo. Las
celdas en múltiples rangos de celdas pueden ser adyacentes o no adyacentes. Cuando un rango
de celdas que tiene un nombre es seleccionado, el nombre del rango aparece en el cuadro de
nombres. Cada rango debe tener un nombre único—no puede usarse el mismo nombre para
referirse a más de un rango en un libro de trabajo. El nombre de rango debe empezar con una
letra, no puede contener espacios, y puede tener una longitud máxima de 255 caracteres. Se
recomienda usar nombres de rango cortos, descriptivos y fáciles de recordar.
Ejemplo:
Administrador de nombres
Use el administrador de nombres para crear, editar y eliminar nombres de rango. El
administrador de nombres proporciona una lista completa de nombres de rango en el libro de
trabajo.
2 Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas

Cómo manejar nombres de celda y de rango

Referencia de procedimiento: Nombre un rango de celdas desde el cuadro Name
Para nombrar un rango de celdas desde el cuadro Name:
1. Seleccione el rango que quiera nombrar.
2. A la izquierda de la barra de fórmulas, haga clic en el cuadro Name.
3. En el campo de texto, escriba el nombre del rango y presione Enter.
4. Para seleccionar el rango y verificar que es correcto, haga clic en la flecha desplegable del
cuadro Name y seleccione el nombre de rango.
Referencia de procedimiento: Nombre un rango de celdas con el cuadro de

diálogo New Name
Para nombrar un rango de celdas con el cuadro de diálogo New Name:
1. Seleccione el rango.
2. Abra el cuadro de diálogo New Name.
● En la pestaña Formula, en el grupo Defined Names, haga clic en la flecha
desplegable Define Name y seleccione Define Name.
● O, en el grupo Defined Names, haga clic en Name Manager y luego haga clic en
New.
3. En el cuadro de diálogo New Name, en el cuadro de texto Name, escriba el nuevo
nombre del rango.
4. Si es necesario, de la lista desplegable Scope, defina el ámbito del nombre de rango.
● Seleccione Workbook para declarar el ámbito de todo el libro de trabajo.
● O, seleccione un nombre de una hoja de trabajo para declarar el ámbito de una hoja
de trabajo en particular.
Al declarar el ámbito para una hoja específica, es posible usar el mismo

nombre varias veces en un libro de trabajo.
5. Si lo desea escriba comentarios para describir el nombre de rango.

6. En el cuadro de texto Refers To, seleccione a qué hace referencia el rango.
● Una referencia de celda, que es, una celda o un grupo de celdas.
● Una constante: (=[número o texto]).
● O, una fórmula: (=[fórmula]).
7. Haga clic en OK.
Referencia de procedimiento: Nombre rangos de celdas usando los datos de la

hoja de trabajo
Para usar los datos de la hoja de trabajo para crear nombres de rango:
1. Seleccione el rango.
2. En la pestaña Formulas, en el grupo Defined Names, haga clic en Create From Selection.
Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas 3

3. En el cuadro de diálogo Create Names From Selection, en la sección Create Names From
Values In The, active las casillas de verificación deseadas para usar el contenido de la fila
superior o inferior o el contenido de la columna derecha o izquierda del rango como
nombres de rango.
4. Haga clic en OK.
Referencia de procedimiento: Edite un rango nombrado

Para editar un rango nombrado:
1. Seleccione el rango nombrado para verificar que éste sea el rango cuyo nombre desea
cambiar.
2. En la pestaña Formulas, en el grupo Defined Names, haga clic en Name Manager.
3. En el cuadro de diálogo Name Manager, desde la lista de rangos nombrados, seleccione el
nombre de rango cuyo nombre desea cambiar.
4. Haga clic en Edit.
5. En el cuadro de diálogo Edit Name, escriba el nuevo nombre de rango y cualquier nuevo
comentario.
6. Para cambiar las referencias de celda para el rango, escriba las nuevas referencias en el
cuadro de texto Refers To, o seleccione el cuadro de texto y luego seleccione el nuevo
rango en la hoja de trabajo. Por ejemplo, quizá usted necesite editar las referencias de
celda para el rango si usted insertó una fila o columna que pasa por este rango.
7. Haga clic en OK.
8. Haga clic en Close para cerrar el cuadro de diálogo Name Manager.
9. Seleccione el nombre de rango desde la lista desplegable del cuadro Name para verificar
el nuevo nombre y el rango de celdas.
Referencia de procedimiento: Elimine un nombre de rango

Para eliminar un nombre de rango:
1. En la pestaña Formulas, en el grupo Defined Names, haga clic en Name Manager.
2. En el cuadro de diálogo Name Manager, seleccione el nombre o nombres de rango que
desea eliminar. (Usted puede usar Shift + Clic o Ctrl + Clic para seleccionar varios
nombres.)
3. Haga clic en Delete o preseione Delete en el teclado y haga clic en OK.
4. Cierre el cuadro de diálogo Name Manager.
Referencia de procedimiento: Incluya los nombres de rango en fórmulas

Para incluir los nombres de rango en fórmulas:
1. Seleccione la celda en donde desea ingresar la fórmula.
2. Empiece a ingresar la fórmula en la barra de fórmulas o en la celda seleccionada.
3. En el punto de la fórmula cuando necesite insertar una dirección de celda o rango, inserte
el nombre de rango.
● Escriba el nombre de rango, o escriba varios nombres de rango, separados por
comas.
● O, en el grupo Defined Names, haga clic en Use In Formula y seleccione el nombre
de rango desde la lista desplegable.
4. Complete el ingreso de la fórmula.

Los nombres de rango hacen referencia a direcciones absolutas de celda. Cuando las
fórmulas que contienen nombres de rango son copiadas, éstas no se copian con
relación a su nueva ubicación.

ACTIVIDAD 1-1
Manejar nombres de rango en los libros de trabajo
Archivos de datos:
Named Ranges.xlsx
Antes de comenzar:
Desde la carpeta C:\084891Data\Calculating Data with Advanced Formulas, abra el archivo
Named Ranges.xlsx.
Situación:
Su gerente le pidió colocar nombres de rango para los rangos de celdas en una hoja de
trabajo para que las fórmulas sean más fáciles de entender y menos complicadas cuando se
ingresen fórmulas adicionales.
Qué se hace Cómo se hace
1. Nombre el rango B5:B8 Quarter 1. a. Seleccione el rango B5 B8.
b. A la izquierda de la barra de fórmulas,

haga clic en el cuadro Name.
c. Escriba Quarter1 y luego presione

Enter para nombrar el rango selec-
cionado.

2. Cree rangos nombrados para a. Seleccione el rango C4 C8.

Quarter 2 hasta Quarter 4 usando
las etiquetas de la hoja de trabajo b. En la pestaña Formulas, en el grupo
y luego cree rangos nombrados Defined Names, haga clic en Create
para las regiones Sales Group. From Selection.
c. Verifique que la casilla de verificación

Top Row esté activada y haga clic en
OK.
d. Desde la lista desplegable Name Box,

seleccione Quarter 1.
e. Desde la lista desplegable Name Box,

seleccione Quarter 4.
f. Usando las etiquetas en las celdas A5:A8,

nombre los valores en B5:E8.
3. Use el administrador de nombres a. En la pestaña Formulas, en el grupo

para renombrar los grupos Sales. Defined Names, haga clic en Name Man-
ager.
b. En el cuadro de diálogo Name Manager,

seleccione Northeast y haga clic en
Edit.
c. En el cuadro de texto Name, escriba NE

y luego haga clic en OK.
d. Renombre Northwest, Southeast y

Southwest con NW, SE y SW
respectivamente.
e. Cierre el cuadro de diálogo Name Man-

ager.
f. Desde la lista desplegable Name Box,

examine los nombres definidos.

4. Calcule las ventas totales para a. Seleccione la celda B11.

East Coast y West Coast.
b. En el grupo function Library, haga clic en
AutoSum.
c. En el grupo Defined Names, haga clic en

Use In Formula.
d. Seleccione NE y luego escriba una

coma.
e. Desde la lista desplegable Use In For-

mula, seleccione SE y luego presione
Enter.
f. Ingrese la fórmula en A12 para el total

de West Coast Sales.
g. Guarde el archivo como My Named

Ranges.xlsx y ciérrelo.

TEMA B
Calcular datos de varias hojas de trabajo
En el tema anterior, usted hizo que las fórmulas complejas fueran más fáciles de leer usando
nombres de rango. Otra forma en la que puede aumentar la complejidad de sus fórmulas es
usar fórmulas que obtienen datos de diversas hojas de trabajo, en vez de obtenerlos de una
sola hoja de trabajo. En este tema, calculará datos de varias hojas de trabajo.
Quizá encuentre que tiene datos ubicados en diferentes hojas de trabajo que necesita usar en
sus cálculos. Usted podría cortar y pegar los datos dentro de una sola hoja de trabajo, pero si
los datos originales cambiaran, sus datos duplicados serían incorrectos. En vez de esto usted
puede hacer cálculos entre varias hojas de cálculo en una fórmula. Su cálculo será preciso, sin
importar la ubicación de los datos.
Referencias de celda de tres dimensiones

Definición:
Una referencia de celda de tres dimensiones (3-D) es una referencia de celda que está en la
misma ubicación en múltiples hojas de trabajo. Un referencia 3-D se puede usar únicamente en
un libro de trabajo con múltiples hojas de trabajo. Cada referencia 3-D contiene un punto
inicial (la primera hoja de trabajo), un punto final (la última hoja de trabajo) y una referencia
de celda. Las referencias 3-D pueden usarse en algunas funciones y en ciertas fórmulas.
Ejemplo:

Cómo calcular datos de varias hojas de trabajo

Referencia de procedimiento: Ingrese celdas y rangos desde múltiples hojas de
trabajo en una fórmula
Para ingresar celdas y rangos desde múltiples hojas de trabajo en una fórmula:
1. Seleccione la celda en donde desea ingresar la fórmula.
2. Empiece a ingresar la fórmula en la barra de fórmulas o directamente en la celda selec-
cionada.
3. En el punto de la fórmula cuando necesite insertar una dirección de celda o rango, inserte
la referencia apropiada de múltiples hojas.
● Para hacer referencia a celdas de diferentes hojas de trabajo, seleccione la hoja de
trabajo y luego seleccione la celda o rango, o escriba la referencia de celda o rango
incluyendo el prefijo de la hoja de trabajo.
● O, para insertar una referencia de celda de tres dimensiones, seleccione la primera
pestaña, haga Shift+clic en la pestaña para la última hoja de trabajo y luego selec-
cione la celda o rango en la primera hoja de trabajo.
4. Complete el ingreso de la fórmula.

ACTIVIDAD 1-2
Crear fórmulas de múltiples hojas de trabajo
Archivos de datos:
3D Formulas.xlsx
Antes de comenzar:
3D Formulas.xlsx.
Situación:
Su gerente le pide que cree una hoja de resumen del libro de trabajo que contenga los
resultados de las ventas trimestrales del último año fiscal. Después de insertar el resumen
como la primera página, usted empieza a hacer los cálculos.
1. Calcule las ventas de consultoría a. Confirme que el libro de trabajo está

para el equipo de ventas Northeast estructurado de manera semejante de
para todo el año fiscal. hoja de trabajo a hoja de trabajo.
b. En la hoja de trabajo Summary, selec-

cione la celda B5.
c. Escriba =SUM(Qtr1!B5, Qtr2!B5,

Qtr3!B5, Qtr4!B5) y presione Enter.
d. Verifique que la fórmula que ingresó

haya realizado el cálculo.
2. Calcule las ventas de a. Seleccione la celda C5 y luego escriba

mercadotecnia para el equipo de =SUM(
ventas Northeast para todo el año
fiscal. b. Seleccione la hoja de trabajo Qtr1.
c. Mantenga presionada la tecla Shift y

luego seleccione la hoja de trabajo
Qtr4.
d. En la hoja de trabajo Qtr1, seleccione la

celda C5 y luego presione Enter.
e. Verifique que la fórmula que ingresó

haya realizado el cálculo.

3. Llene las fórmulas para el resto de a. Seleccione la celda C5.

la hoja de trabajo Summary.
b. Arrastre el controlador de relleno a E5.
c. Seleccione las celdas B5:E5.
d. Arrastre el controlador de relleno a E8.
e. Guarde el archivo como My 3D

Formulas.xlsx y ciérrelo.

TEMA C
Usar funciones especializadas
En el tema anterior, usted usó fórmulas que incluían referencias numéricas de diferentes hojas
de trabajo. También puede hacer fórmulas más complejas usando funciones que le permiten
realizar operaciones especializadas, tales como aquellas que usan datos no numéricos. En este
tema, usará funciones especializadas para realizar una variedad de operaciones de la hoja de
trabajo.
Algunas veces usted necesitará usar funciones especializadas para realizar cálculos avanzados.
Al usar las categorías especializadas de funciones usted irá más allá de las matemáticas básicas
y realizará operaciones en tipos especializados de datos tales como texto, fechas y horas.
Categorías de funciones
Existen 10 categorías de funciones en Excel y cada categoría tiene un uso específico.
Categoría Propósito
Text Una función Text es una fórmula que usted puede
usar para manipular el texto en una hoja de
trabajo. Elija la función de texto que sea apropiada
para la tarea que necesita realizar. Por ejemplo,
para cambiar la forma del texto use la función
UPPER, LOWER o PROPER. Para realizar una
búsqueda y reemplazo en una fórmula use SUB-
STITUTE. RIGHT y LEFT cuentan los caracteres
de derecha a izquierda de una celda. LEN
determina el número de caracteres en la celda.
Logical Una función Logical realiza un análisis de
posibilidades para ver si una condición es
verdadera o falsa.
Information Una función Information realiza un análisis sobre
un rango de datos para determinar el tipo de datos
o el formato presente en una celda. Por ejemplo,
usted puede usar estas funciones para determinar si
las celdas están vacías o contienen datos, o para
determinar si una celda contiene una fórmula con
un error.
Engineering Una función Engineering realiza varios tipos de
conversiones y pruebas de ingeniería.
Cube Una función Cube se usa para traer datos de cubos
de procesamiento analítico en línea (OLAP, Online
Analytical Processing). OLAP es una tecnología de
base de datos usada para realizar consultas de
inteligencia de negocios. Para obtener más
información de soporte de OLAP en Excel, vea el
sistema Excel Help.

Categoría Propósito
Financial Una función Financial es una función que realiza un cálculo contable y
financiero común. Los cálculos principalmente están basados en la
depreciación de activos, inversiones y deudas. Cada una de estas categorías
depende de los datos tales como tasas de interés, duración del plazo, valor
de un artículo e importe a pagar.
Date & Time Una función Date & Time es una función que asigna un número de serie a
los datos de fecha y hora para poder usarlos en un cálculo. Aunque los
datos son convertidos a un número de serie, éstos se despliegan en la hoja
de trabajo como texto. Las funciones Date & Time van desde una función
que ingresa la fecha actual en una hoja de trabajo cada vez que ésta se abre
hasta una función que calculará cuanto tiempo ha pasado desde la fecha de
inicio y la final.
Math & Trig Las funciones Math & Trig se usan para realizar cálculos trigonométricos
comunes tales como coseno o tangente, u otras funciones de matemáticas
especializadas.
Statistical Una función Statistical es una función que realiza un análisis estadístico
sobre un rango de datos en una hoja de trabajo o en un gráfico. AVERAGE
es un ejemplo simple de una función Statistical.
Lookup & Reference Las funciones Lookup & Reference buscan valores en una tabla o lista cor-
respondiente e incorporan los datos dentro del cálculo.
Database Una función Database realiza un cálculo sólo en los datos que satisfacen
un criterio.
Text Una función Text es una fórmula que usted puede usar para manipular el
texto en una hoja de trabajo. Elija la función de texto que sea apropiada
para la tarea que necesita realizar. Por ejemplo, para cambiar el tamaño de
letra del texto use la función UPPER, LOWER o PROPER. Para realizar
una búsqueda y reemplazo en una fórmula use SUBSTITUTE. RIGHT y
LEFT cuentan los caracteres de derecha a izquierda de una celda. LEN
determina el número de caracteres en la celda.
Logical Una función Logical realiza un análisis de posibilidades para ver si una
condición es verdadera o falsa.
Information Una función Information realiza un análisis sobre un rango de datos para
determinar el tipo de datos o el formato presente en una celda. Por
ejemplo, usted puede usar estas funciones para determinar si las celdas
están vacías o contienen datos, o para determinar si una celda contiene una
fórmula con un error.
Engineering Una función Engineering realiza varios tipos de conversiones y pruebas de
ingeniería.
Cube Una función Cube se usa para traer datos de cubos OLAP (Online Analyti-
cal Processing). OLAP es una tecnología de base de datos usada para
realizar consultas de inteligencia de negocios. Para obtener más
información de soporte de OLAP en Excel, vea el sistema Excel Help.

Sintaxis de la función
Definición:
Sintaxis de la función es la forma general de la función que proporciona la estructura para
ingresar apropiadamente los argumentos de la función para regresar los resultados deseados. La
sintaxis muestra los nombres de los argumentos, el orden apropiado de los argumentos y si los
argumentos son obligatorios u opcionales. La sintaxis varía de función en función. Para
completar una función, usted ingresa argumentos y valores específicos en el lugar de la sintaxis
general.
Ejemplo:
Cuadros de diálogo para la entrada de una

función
Excel proporciona dos cuadros de diálogo que pueden facilitar la entrada de una función
guiándolo hacia la selección de una función y sus argumentos.
Nombre del cuadro

de diálogo Descripción
Insert Function El cuadro de diálogo Insert Function le permite seleccionar una función desde
una lista, agrupada por categoría. Existe un texto descriptivo con relación al
propósito de cada función. El cuadro de diálogo puede ayudarlo a localizar la
función correcta así como asegurar que usted escriba la función cor-
rectamente.
Function Arguments Después de insertar una función usted puede usar el cuadro de diálogo Func-
tion Arguments para que lo guíe en el ingreso de los argumentos y datos que
siguen la sintaxis correcta de una función específica. Existe un texto
descriptivo para cada argumento de la función así como un vínculo para
obtener ayuda sensible al contexto con relación a una función.

En versiones anteriores de Excel, estos dos cuadros de diálogo fueron agrupados en el Func-
tion Wizard. Aún podría ver que se refieren a estos como el Function Wizard en algunos
documentos.
Cómo usar las funciones especializadas

Referencia de procedimiento: Inserte funciones y argumentos de la función
manualmente
Para insertar funciones y argumentos de la función en una hoja de trabajo manualmente:
1. Seleccione la celda en donde colocará la fórmula.
2. Escriba la función y sus argumentos en la barra de fórmulas o directamente en la celda
seleccionada.
3. Presione Enter.
Referencia de procedimiento: Inserte una función con cuadros de diálogo para la

entrada de una función
Para insertar una función con los cuadros de diálogo Insert Function y Function Arguments:
1. Inserte la función y abra el cuadro de diálogo Function Arguments.
● Escriba el signo = en la barra de fórmulas o directamente en la celda seleccionada,
seguido del nombre de la función, abra un paréntesis y luego haga clic en el botón
Insert Function en la barra de fórmulas o en el grupo Function Library en la pestaña
Formulas.
● Haga clic en la lista desplegable para la categoría de función en el grupo Function
Library y seleccione la función de la lista.
● O, inserte la función con el cuadro de diálogo Insert Function.
a. Haga clic en el botón Insert Function en la barra de fórmulas o en el grupo
Function Library.
b. Si es necesario, desde la lista desplegable Or Select A Category, seleccione la
categoría de función apropiada.
c. En el cuadro de lista Select A Function, haga doble clic en la función apropiada
o selecciónela y luego haga clic en OK.
2. En el cuadro de diálogo Function Arguments para la función insertada, ingrese los
argumentos de la función y luego haga clic en OK.

ACTIVIDAD 1-3
Calcular con fechas y usar funciones de texto
Archivos de datos:
Text and Date Functions.xlsx
Antes de comenzar:
Text and Date Functions.xlsx.
Situación:
Su compañía ha decidido premiar a los empleados que tengan 10 años de servicio con la
compañía. Usted necesita calcular los años de servicio en su hoja de trabajo. Además, cuando
los empleados sean ingresados en la hoja de trabajo, usted quiere que las etiquetas aparezcan
con el tamaño de letra apropiado en vez de mayúsculas. Usted convertirá las entradas sin
tener que volver a teclearlas.
1. Ingrese la función que desplegará a. En la celda H2, ingrese =Now()

la fecha actual en la celda H2.
b. Dé formato a la fecha actual como 3/14/
01.
2. Ingrese la fórmula que calculará a. En la celda F4, ingrese =$H$2–D4

los años de servicio en la celda F4
y duplique la fórmula para todos b. Examine el valor en la celda F4. Ésta
los empleados. despliega el número de días que Erica
Decker ha estado en la compañía.
c. Edite la fórmula en la celda F4 a

=($H$2–D4)/365
d. La celda F4 ahora despliega el número de

años que Erica Decker ha sido empleada.
Copie la fórmula en la celda F4 al
rango F5:F24.

3. Cambie las columnas First Name y a. En la celda A4, escriba =Prop y luego
Last Name de todas mayúsculas al desde la lista desplegable Auto Fill, haga
tamaño que corresponda en cada doble clic en Proper.
caso sin tener que volver a
escribir cada entrada. b. Haga clic en Insert Function.
c. En el cuadro de diálogo Function Argu-

ments, en el cuadro de texto Text, escriba
B4 y haga clic en OK.
d. Duplique la fórmula en la celda A4 a

A5:A24.
e. Duplique la fórmula en la celda A4 a

A5:A24. Esto se hará por usted.
f. Copie A4:A24.
g. Pegue únicamente los valores a

B4:B24.
h. Cambie la columna First Name al

tamaño que corresponda.
i. Borre el contenido de A4:A24.
j. Guarde el archivo como My Text and

Date Functions.xlsx

ACTIVIDAD 1-4
Usar fórmulas para separar datos en columnas
separadas
Configuración:
My Text and Date Functions.xlsx está abierto.
Situación:
Su información de empleados incluye una columna de datos llamada Office Location. Esa
única columna proporciona el edificio, el número de oficina y la extensión telefónica para
cada empleado. Usted desea tener columnas independientes para la extensión telefónica así
como para el edificio.
1. Ingrese la función que separará la a. Seleccione la celda H4.

extensión a la columna H.
b. Escriba =Right(G4,4) y luego presione
Enter.
c. Copie la fórmula al rango H5:H24.
2. Ingrese la función que separará la a. Verifique que los nombres de los

información del edificio a la edificios varien en longitud de dos a
columna I. siete caracteres.
b. Verifique que la longitud de cada

nombre de edificio pueda ser calculada
restando ocho caracteres de la
longitud total de cada entrada Office
Location en el rango G4:G24.
c. En la celda I4, escriba

=Left(G4,(Len(G4)-8)) y luego presione
Enter.
d. Copie la fórmula al rango I5:I24.
e. Guarde y cierre el archivo.

TEMA D
Analizar datos con la función Logical y
con la función Lookup And Reference
En el tema anterior, usted usó un número de fórmulas especializadas para realizar una variedad
de cálculos avanzados. Dos de las categorías de función, las funciones Logical y Lookup &
Reference, son aún más especializadas y complejas que las que ha usado hasta ahora. En este
tema, analizará los datos con las funciones Logical y Lookup & Reference.
¿Alguna vez le han dicho el precio de algo, sólo para descubrir que su precio es diferente
cuando llega el momento de realizar el pago? Esto pasa cuando los datos transferidos están
siendo recuperados accidentalmente. Cuando usa las funciones Lookup & Reference, usted
puede estar seguro que siempre recupera los datos más exactos directamente de la fuente. Cada
vez que los datos son solicitados, usted estará recibiendo la información más actual disponible.
Cómo trabajan las funciones lógicas

Solo existen siete funciones lógicas: And, False, If, Iferror, Not, Or, y True. Cada función
analiza el contenido de una celda y luego devuelve un valor ya sea verdadero o falso,
dependiendo si el contenido de la celda satisface los requisitos de la función. El valor
resultante verdadero/falso puede usarse en un cálculo.
Figura 1-1: La función IF se usa para determinar si el plan de presupuesto está por debajo o
por encima de la cantidad del presupuesto de $100.
La función IF y sus argumentos.

La función IF se usar para evaluar una comparación lógica, la cual es verdadera o falsa y
luego toma una de dos acciones posibles basadas en el resultado. La función tiene tres
argumentos:
● Logical_test
● Value_if_true
● Value_if_false

La sintaxis de la función es: IF(logical_test, value_if_true,

value_if_false)
La siguiente tabla describe los argumentos y su propósito.
Argumento Propósito
Logical_test Una comparación, tal como E4>D4, la cual significa “¿Es el número en
la celda E4 mayor que el número en la celda D4?” que es determinado
a ser verdadero (yes) o falso (no).
Value_if_true El resultado de la función que será desplegado si la prueba verdadero/
falso es verdadera.
Value_if_false El resultado de la función que será desplegado si la prueba verdadero/
falso es falsa.
La función AND y sus argumentos.

La función AND es una función lógica usada para evaluar dos o más comparaciones para
determinar si todas son verdaderas. Si alguna comparación dentro de la función AND es
determinada como falsa, la función AND devuelve un valor de FALSE. Si todas las
comparaciones son verdaderas, la función devuelve un valor de TRUE.
La sintaxis de la función AND es: AND(logical1, logical2, etc....)
El siguiente ejemplo es una instancia de la función AND en donde cuatro criterios son evalu-
ados:
AND(E4>F9,D7<A5,M3<>T1,A1="FY 2007")
La función OR y sus argumentos.

La función OR es una función lógica usada para evaluar dos o más comparaciones para
determinar si todas son verdaderas. Si alguna comparación dentro de la función OR es
determinada como verdadera, la función OR devuelve un valor de TRUE. Si ninguna de las
comparaciones es verdadera, la función devuelve un valor de FALSE.
La sintaxis de la función OR es: OR(logical1, logical2, etc....)
El siguiente ejemplo es una instancia de la función OR en donde cuatro criterios son evalu-
ados:
OR(E4>F9,D7<A5,M3<>T1,A1="FY 2007")
La función NOT y sus argumentos.

La función NOT es una función lógica usada para devolver el valor opuesto de aquél que es
determinado por una comparación lógica. Si la comparación dentro de la función NOT es
determinada como verdadera, la función NOT devuelve un valor de FALSE. Si la comparación
es determinada como falsa, la función devuelve un valor de TRUE.
La sintaxis de la función NOT es: NOT(lógica)
Los siguientes ejemplos son instancias en donde la función NOT es evaluada a TRUE o
FALSE:
● NOT(27>3) evalúa a FALSE
● NOT(27<3) evalúa a TRUE

Debido a que 27>3 es una declaración verdadera, la función toma el opuesto de verdadero y
devuelve un valor de FALSE. Debido a que 27<3es una declaración falsa, la función toma el
opuesto de falso y devuelve un valor de TRUE.
La función IFERROR y sus argumentos.

La función IFERROR es una función lógica que maneja los errores encontrados por
expresiones contenidas dentro de estos. Si la expresión interior dentro de la función IFERROR
no tiene error, la función IFERROR devuelve el valor de la expresión interior. Si la expresión
interior devuelve un error, la función IFERROR devuelve un texto o un valor numérico.
La sintaxis de la función IFERROR es: IFERROR(value, value_if_error)
La siguiente expresión devolvería un valor numérico si la celda C2 tuvo un número diferente a
cero:
IFERROR(B4/C2,"Can't be computed.")
La siguiente expresión devolvería el mensaje “Can’t be computed” si la celda C2 tuvo un valor
de cero o ningún valor, lo que causaría un error de división entre cero:
IFERROR(B4/C2,"Can't be computed")
Cómo trabajan las funciones Lookup And

Reference
Existen varias funciones Lookup And Reference, todas éstas trabajan para encontrar primero
los datos en otra ubicación basada en datos de la hoja de trabajo actual. Una vez que la
información es encontrada, ésta puede ser desplegada en una celda o usada en un cálculo. Los
datos usados en una función Lookup & Reference pueden estar en el mismo libro de trabajo o
en otro libro de trabajo. Las funciones Lookup & Reference son usadas principalmente como
parte de una fórmula y no por sí mismas.
Figura 1-2: La función INDIRECT se usa para buscar la suma basada en el nombre del mes.
Las funciones HLOOKUP y VLOOKUP y sus argumentos

La función HLOOKUP busca horizontalmente a través de los encabezados de columna de la
tabla para localizar y recuperar la información de la columna. La función VLOOKUP hace lo
mismo pero su búsqueda es de forma vertical.

La sintaxis de la función HLOOKUP es: HLOOKUP(lookup_value, table_array,

row_index_num, range_lookup)
La sintaxis de la función VLOOKUP es: VLOOKUP(lookup_value, table_array,
col_index_num, range_lookup)
La siguiente tabla describe el propósito de los argumentos usados en la función HLOOKUP o
VLOOKUP:
Argumento Propósito
Lookup_value Un valor numérico o de texto que la función usará para buscar a lo
largo de la fila superior del arreglo de la tabla.
Table_array El bloque de información que la función buscará.
Row_index_num or El número de fila o columna que indica donde irá la función para
Col_index_num devolver los datos.
Range_lookup Un valor que especifica si usted desea encontrar una correlación exacta
o aproximada.
Por ejemplo, así es cómo funciona HLOOKUP:

1. La primera fila de la tabla lista encabezados de columna con los cuales la función realiza
su búsqueda.
2. Una vez que el encabezado de columna correcto es encontrado, la función cuenta abajo de
la columna basada en el argumento row_index_num, con 1 siendo el encabezado de
columna, 2 el primer valor bajo el encabezado, 3 el segundo valor, etc.
3. Una vez que el valor lookup_value es localizado en la columna, la función lo
recupera para desplegarlo o usarlo en una expresión. Es muy importante que los datos
estén organizados en orden alfabético o numérico ascendente, ya que la función dejará de
buscar tan pronto como encuentre una correlación apropiada. Si la función no puede
encontrar una correlación exacta para lookup_value, ésta usa el valor más grande que
aún es más pequeño que el lookup_value.

Cómo analizar datos con las funciones lógicas y

de búsqueda
Referencia de procedimiento: Inserte una función Logical
Para insertar una función Logical en una hoja de trabajo:
1. Seleccione la celda en donde colocará la función.
2. Ingrese la función Logical.
3. Si es necesario, en el cuadro de diálogo Function Arguments, ingrese los argumentos
requeridos y luego haga clic en OK.
Referencia de procedimiento: Busque datos con la función HLOOKUP o

VLOOKUP
Para buscar datos con la función HLOOKUP o VLOOKUP:
1. Seleccione la celda en donde se colocará la función HLOOKUP o VLOOKUP.
2. Usando el método de entrada de fórmulas de su elección, ingrese el nombre de la función
HLOOKUP o VLOOKUP.
3. Usando el método de entrada de argumentos de su elección, ingrese los argumentos:
Lookup value; Table Array; Row index number o Column Index Number y Range Lookup
value (opcional).
4. Si es necesario, presione Enter para completar el ingreso de la función.

ACTIVIDAD 1-5
Ingresar funciones que apliquen análisis lógicos
Archivos de datos:
Logical.xlsx
Antes de comenzar:
Logical.xlsx.
Situación:
Usted es el gerente de ventas y ha establecido una estructura de compensación de tal forma
que un bono del 1% será otorgado a todos los empleados que logren su meta. Además del
bono del 1% que se dará en cada categoría con ventas mayores a los $115,000. Si los
empleados exceden su meta y obtienen un bono en dos o más categorías, ellos serán
recompensados con un paquete vacacional de President’s Club.
1. Ingrese la función que calcula el a. En la celda I7, escriba =If() y luego haga
bono meta para todos los clic en el botón Insert Function.
empleados.
b. Mueva el cuadro de diálogo Function
Arguments lejos de la Formula Bar.

ments, en el cuadro de texto Logical_text,
escriba F7>=G7
d. En el cuadro de texto Value_if_true,

escriba F7*$H$4
e. En el cuadro de texto Value_if_false,

escriba 0
f. Haga clic en OK.
g. Llene la fórmula para el resto de los

empleados.
h. Examine la columna Goal Bonus para

verificar que tres empleados lograron la
meta y recibieron un bono.

2. Ingrese la fórmula que calculará el a. En la celda J7, escriba =$H$4*Sumif(

Category Bonus para los
empleados. b. Haga clic en el botón Insert Function.

ments, en el cuadro de texto Range,
escriba B7:E7
d. En el cuadro de texto Criteria, escriba

>115000 y haga clic en OK.
e. Llene la fórmula para el resto de los

empleados.
f. Verifique que todos los empleados

excepto Jamie hayan recibido un Cat-
egory Bonus.
3. Ingrese la función que calcula el a. En la celda K7, ingrese

número de veces que un empleado =CountIf(B7:E7,″>115000″)
recibió un Category Bonus.
b. Llene la fórmula para el resto de los
empleados.

4. Ingrese la función que desplegará a. En la celda M7, ingrese

si el empleado es invitado al Presi- =If(and(I7>0,K7>1),“President’s Club”, “
dent’s Club. ”)
b. Llene la fórmula para el resto de los

empleados.
c. Guarde el archivo como My

Logical.xlsx y ciérrelo.

ACTIVIDAD 1-6
Localizar números de partes con la función HLOOKUP
y VLOOKUP
Archivos de datos:
Lookup Tables.xlsx
Antes de comenzar:
Lookup Tables.xlsx.
Situación:
Usted está creando un archivo para que lo use su departamento de servicio a clientes. Cuando
un cliente llama, el empleado de servicio a clientes necesita tener rápidamente el número de
parte disponible para poder ayudar al cliente. El cliente proporcionará el año del modelo y el
número de modelo, y su hoja de trabajo debe calcular el número de parte correcto.
1. Cree una función que devuelva el a. En la celda E16, ingrese 1998

número de parte correcto, para el
modelo del año 1998 y el número b. En la celda E17, ingrese 500
de modelo 500.
c. En la celda E19, escriba =hlookup() y
luego haga clic en el botón Insert
Function.
d. En el cuadro de diálogo Function Argu-

ments, en el cuadro de texto Lookup_
value, escriba E16
e. En el cuadro de texto Table_array,

escriba A3:N14
f. En el cuadro de texto Row_index_num,

escriba 8 y haga clic en OK.
g. Usando la tabla, verifique que para

Model Year 1998 y Model No. 500, el
número de parte sea 194089.

2. Cambie el año del modelo y luego a. En la celda E16, ingrese 2006 y luego
el número del modelo. verifique el número de parte
observando la tabla.
b. En la celda E17, ingrese 250
c. Examine el número de parte. El número

de parte será correcto si editamos la
función Lookup.
3. Calcule el número de parte cor- a. Copie A3:A14 a A21:A32.

recto para cualquier número de
modelo dado. b. En las celdas B21:B32, ingrese los
números del 1 al 12.
c. En la celda A19, ingrese =Vlookup(E17,

A21:B32,2)
d. Edite la fórmula en la celda E19 para

que se lea =HLOOKUP(E16,A3:N14,A19)
e. Verifique el número de parte en E19.
f. Cambie el año del modelo y el número

de modelo en las celdas E16 y E17
respectivamente.
g. Verifique que el número de parte sea

correcto.
h. Guarde el archivo como My Lookup

Tables.xlsx y ciérrelo.

Lección 1 Seguimiento
En esta lección, usted resolvió problemas matemáticos realizando cálculos con fórmulas
avanzadas. Hay ocasiones cuando sus fórmulas se volverán muy complejas y para encontrar la
respuesta correcta rápidamente, usted necesitará usar funciones avanzadas.
1. ¿Qué tipo de cálculos avanzados encontró ya sea en el trabajo o personalmente?
2. ¿Qué funciones en Excel piensa que usaría más? ¿Por qué?

Organizar datos de una
2 hoja de trabajo y de una
tabla
Duración de la lección: 1 hora(s), 30 minutos
En esta lección, podrá Organizar los datos de una hoja de trabajo y de una tabla
usando varias técnicas.
Usted podrá:
● Crear y modificar tablas.
● Dar formato a las tablas.
● Ordenar o filtrar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla.
● Calcular datos en una tabla o en una hoja de trabajo.
Introducción
En la lección anterior, usted realizó cálculos avanzados en datos de sus hojas de
trabajo. Estos cálculos y otras funciones de manejo de datos se vuelven más sencillas
cuando usted usa las herramientas de organización de datos que Microsoft® Office
Excel® proporciona. En este tema, organizará los datos de una hoja de trabajo y de una
tabla.
Para que la información se entienda claramente, usted debe presentarla con una
estructura lógica y coherente. Esto le permite al alumno buscar e interpretar la
información fácilmente. A menos que los datos sean presentados de una manera lógica,
éstos pierden su valor, haciendo que la información sea inútil.
TEMA A
Crear y modificar tablas
En este lección, usted organizará los datos de una hoja de trabajo y de una tabla. El primer
paso para organizar los datos de una tabla es crear una tabla. En este tema, creará tablas para
organizar datos.
Al organizar información, debemos asegurarnos de que ésta este presentada de la forma más
clara posible. Los datos numéricos están mejor presentados en una tabla. Imagine que necesita
preparar el balance general para su compañía. Presentar estos datos en forma de lista de
viñetas o en un párrafo afectará negativamente la claridad de los mismos y tal vez no lleguen a
la audiencia. Al usar una tabla se logrará de manera efectiva la relación entre los datos. Las
mejoras a las tablas de Excel® le permiten manejar sus datos de forma más eficiente.
Tablas
Definición:
Una tabla es una sección de filas y columnas contiguas dentro de una hoja de trabajo que
Excel trata como un conjunto de datos independientes. Cuando usted crea una tabla dentro de
una hoja de trabajo de Excel, usted puede formatear, manejar y analizar los datos como un
objeto discreto. Al usar una tabla en vez de un rango ordinario para contener datos de una hoja
de trabajo algunas operaciones se facilitan y también se proporcionan algunas funciones
específicas de la tabla y opciones de formato. Las tablas tienen encabezados de columna y
pueden tener encabezados de fila que ayudan a identificar la información desplegada en las
filas y columnas. Las tablas pueden contener cualquier número de filas y columnas
dependiendo de los datos disponibles y las celdas dentro de la tabla pueden estar vacías o
llenas.
Ejemplo:
32 Lección 2: Organizar datos de una hoja de trabajo y de una tabla

Componentes de una tabla

Una tabla contiene diferentes componentes que pueden ser usados para mejorar una
presentación.
Figura 2-1: Componentes de una tabla.
Componente Descripción
Table title El nombre de la tabla. El nombre de la tabla puede ser editado para que usted
pueda referirse a éste mientras usa fórmulas.
Rows Un arreglo horizontal de celdas dentro de la tabla que contiene datos.
Columns Un arreglo vertical de celdas dentro de la tabla que contiene datos.
Header row La primera fila en una tabla que contiene etiquetas. Las celdas de encabezado
de columna tienen flechas desplegables de filtro con las cuales los datos pueden
ser filtrados y ordenados.
Total row La última fila en una tabla que despliega el total u otros datos de resumen para
cada columna. Las celdas en la fila de total tienen listas desplegables que usted
puede usar para seleccionar fórmulas comunes de la tabla. La fórmula
predeterminada es el subtotal de la columna.
Banded row El formato de las filas diferenciando filas pares de filas impares.
Banded column El formato de las columnas diferenciando columnas pares de columnas impares.
El cuadro de diálogo Create Table

El cuadro de diálogo Create Table le permite seleccionar un rango de datos para crear una
tabla. También le da la opción de agregar encabezados a su tabla.
Figura 2-2: El cuadro de diálogo Create Table.
Lección 2: Organizar datos de una hoja de trabajo y de una tabla 33

Estilos y conjuntos de estilos rápidos

Definición:
Un estilo es una colección de opciones de formato que usted puede aplicar como un grupo. Un
conjunto Quick Style es un grupo de estilos que son seleccionados para coordinarse entre sí y
reflejar el tema general de una hoja de trabajo. Existen diferentes conjuntos de estilos rápidos
para diferentes tipos de objetos, tales como tablas y celdas. Los estilos rápidos para cada
objeto aparecen en una galería en el Ribbon. Al colocar su puntero del mouse sobre una
imagen miniatura en la galería Quick Style, usted puede ver una vista preliminar de cómo se
vería el objeto seleccionado si se aplicara el estilo rápido.
Ejemplo:
La pestaña contextual Table Tools Design

La pestaña contextual Table Tools Design que aparece cuando una tabla es seleccionada
contiene las herramientas para diseñar tablas en una hoja de trabajo.
Grupo Descripción
Properties Le permite ajustar el tamaño de la tabla y editar el nombre de la tabla.
Tools Le proporciona opciones para crear PivotTables, convertir una tabla en un
rango de celdas y revisar si existen datos duplicados.
External Table Data Le permite compartir datos con programas externos así como actualizar
automáticamente el libro de trabajo con datos externos. Más adelante, usted
también puede desligar la fuente externa de su tabla.
Table Style Options Le permite formatear y modificar su tabla agregando o eliminando la fila de
encabezado o la fila de total, las filas o columnas con bandas y formatear la
primera o la última columna por separado.
Table Styles Le permite aplicar estilos predefinidos de tablas a su documento.

Las opciones de modificación de una tabla

Después de que crea una tabla en una hoja de trabajo, usted puede usar varios métodos para
modificar la estructura de la tabla sin afectar los datos que rodean la hoja de trabajo
● Usted puede fácilmente insertar o eliminar filas o columnas individuales dentro de los
límites de la tabla en vez de afectar los datos de toda la hoja de trabajo.
● Usted puede cambiar el tamaño general de la tabla para agregar o eliminar filas y
columnas automáticamente y aplicar el formato de la tabla al nuevo rango de la tabla
como sea necesario.
● Si tiene datos duplicados en cualquiera de las columnas de la tabla, usted puede eliminar
esas filas, dejando sólo los valores únicos en cualquier columna dada.
● También puede convertir una tabla a un rango normal de datos si desea quitar la
funcionalidad de la tabla mientras conserva los datos de la hoja de trabajo y el formato de
la tabla aplicado.
Cómo crear y modificar tablas

Referencia de procedimiento: Cree una tabla con el estilo de tabla
predeterminado
Para crear una tabla con el estilo de tabla predeterminado:
1. En el Ribbon, seleccione la pestaña Insert.
2. En el grupo Tables, haga clic en Table para desplegar el cuadro de diálogo Create Table.
3. Especifique el rango de datos para la tabla.
● En el cuadro de texto Where Is The Data For Your Table, escriba el rango de datos.
● O, en la hoja de trabajo, seleccione el rango de datos.
4. Si es necesario, en el cuadro de diálogo Create Table, active la casilla de verificación My
Table Has Headeres para usar la primera fila de datos en el rango de la tabla como los
encabezados de columna. Si usted desactiva esta casilla, Excel usará nombres de
encabezados de columna predeterminados tales como Column1 y Column2.
5. En el cuadro de diálogo Create Table, haga clic en OK.
Referencia de procedimiento: Cree una tabla con un estilo de tabla seleccionado

Para crear una tabla con un estilo de tabla seleccionado:
1. Si usted tiene un rango de datos que desea crear como tabla, seleccione el rango.
2. En la pestaña Home, en el grupo Styles, haga clic en Format As Table.
3. En la galería, seleccione un estilo de tabla.
4. En el cuadro de diálogo Format As Table, ingrese o verifique el rango de datos en el
cuadro de texto Where Is The Data For Your Table.
5. Si es necesario, active la casilla de verificación My Table Has Headers y luego haga clic
en OK.
Referencia de procedimiento: Convierta una tabla en un rango de datos de una

hoja de trabajo
Para convertir una tabla a un rango de datos de una hoja de trabajo:
1. Seleccione una celda en la tabla para desplegar la pestaña contextual Table Tools Design
en el Ribbon. (Si es necesario, en el Ribbon, seleccione la pestaña contextual Table Tools
Design.)

2. En el grupo Tools, haga clic en Convert To Range.

3. En el cuadro de mensaje, haga clic en Yes para convertir la tabla a un rango normal.
Para eliminar el contenido de una tabla y quitar la tabla al mismo tiempo, seleccione la
tabla y presione Delete, o haga clic en Delete en el grupo Cells en la pestaña Home.
Referencia de procedimiento: Agregue o elimine filas y columnas de una tabla

Para agregar o eliminar filas y columnas de una tabla:
1. Seleccione una celda o varias celdas en la tabla.
2. Agregue filas o columnas de una tabla.
a. En la pestaña Home, en el grupo Cells, haga clic en la flecha desplegable Insert, o
haga clic derecho en la selección y elija Insert.
b. Las opciones de inserción que aparezcan dependerán de la posición y el tamaño del
rango que seleccionó dentro de la tabla. Elija la opción apropiada para insertar filas
encima o debajo de la selección, o columnas a la izquierda o derecha de la selección.
3. Elimine filas o columnas de una tabla.
a. Seleccione una celda en la tabla.
b. En la pestaña Home, en el grupo Cells, haga clic en la flecha desplegable Delete y
seleccione Delete Table Rows o Delete Table Columns, o haga clic derecho en la
selección y elija Delete→Delete Table Rows o Delete→Delete Table Columns.
Referencia de procedimiento: Ajuste el tamaño de una tabla

Para ajustar el tamaño de una tabla especificando un rango diferente:
1. Seleccione una celda en la tabla.
2. Si es necesario, en el Ribbon, seleccione la pestaña contextual Table Tools Design.
3. En el grupo Properties, haga clic en Resize Table.
4. Especifique el nuevo rango de la tabla.
● En la hoja de trabajo, haga clic y arrastre el puntero para especificar el rango de la
tabla.
● O, en el cuadro de diálogo Resize Table, escriba el nuevo rango.
5. En el cuadro de diálogo Resize Table, haga clic en OK para modificar la tabla.
Referencia de procedimiento: Elimine filas duplicadas en una tabla

Para eliminar filas de la tabla que contienen datos duplicados en cualquier columna:
1. Seleccione una celda en la tabla.
3. En el grupo Tools, haga clic en Remove Duplicates.

4. En el cuadro de diálogo Remove Duplicates, especifique la configuración deseada.

● Active la casilla de verificación My Data Has Headers para usar los nombres
definidos por el usuario como encabezados.
● Haga clic en Select All para incluir todos los campos en la tabla para localizar
valores duplicados.
● Haga clic en Unselect All para quitar la selección de todos los campos seleccionados
y luego en el cuadro de lista Column, active únicamente los campos deseados para
localizar valores duplicados.
5. Haga clic en OK.
6. En el cuadro de mensaje, haga clic en OK para eliminar las filas duplicadas, o para cerrar
el cuadro de mensaje si no existen filas duplicadas.

ACTIVIDAD 2-1
Crear y manipular tablas
Archivos de datos:
Tables.xlsx
Configuración:
Desde la carpeta C:\084891Data\Organizing Worksheet and Table Data, abra el archivo
Tables.xlsx.
Situación:
Usted necesita manipular y analizar datos para una junta. Usted quiere llamar la atención
hacia ciertas partes de los datos y ha decidido convertir los datos en una tabla para sacar
ventaja de la flexibilidad del formato en tablas.

1. Convierta la hoja de datos Inven- a. En la hoja Inventory, examine los datos

tory en una tabla insertando una de la columna A hasta la columna F y
tabla. luego los datos de la columna L hasta
la columna P.
b. Examine los datos en la hoja Employ-

ees.
c. En la hoja Inventory, seleccione la celda

C7.
d. En la pestaña Insert, en el grupo Tables,

haga clic en Table.
e. En el cuadro de diálogo Create Table,

verifique que el rango de la tabla sea
A1:F18 y que la casilla de verificación
My Table Has Headers esté activada.
f. Haga clic en OK.
g. Note que el rango seleccionado de celdas

se muestra como una tabla con
encabezados de columnas, flechas
desplegables de filtro y filas con bandas
para facilitar su lectura.
h. Verifique que la pestaña contextual

Table Tools Design sea desplegada con
la fila Header y, en el grupo Table Style
Options, verifique que las casillas de
verificación Banded Rows estén
activadas.
i. En la pestaña contextual Table Tools

Design, en el grupo Table Styles,
verifique que un estilo de tabla haya
sido aplicado.

2. Convierta los datos de Employee a. En la hoja Employees, verifique que A1

en una tabla dando un formato de esté seleccionada.
tabla.
b. En la pestaña Home, en el grupo Styles,
haga clic en Format As Table.
c. En la galería, seleccione el estilo de

tabla de su elección.
d. En el cuadro de diálogo Format As Table,

verifique que el cuadro de texto Where
Is The Data For Your Table despliegue
=$A$1:$F$21 y que la casilla de
verificación My Table Has Headers esté
activada.
e. Haga clic en OK.
3. Elimine un producto de la tabla a. En la hoja Inventory, seleccione la celda

Inventory e inserte una nueva fila A12.
para Grout.
b. Verifique que la información del
empleado Daniel Cole también esté en
la fila 12, empezando en la columna L.
c. En la pestaña Home, en el grupo Cells,

haga clic en la flecha desplegable
Delete y elija Delete Table Rows.
d. Verifique que la información del

empleado Daniel Cole no tenga
alteraciones.
e. Con la celda A12 seleccionada, en el

grupo Cells, haga clic en la flecha
desplegable Insert y elija Insert Table
Rows Above.
f. Ingrese el siguiente nuevo producto en

la fila 12.
● A12: Grout
● B12: 3M
● C12: 2.49
● D12: 250
● E12: 75
● F12: 0

4. Inserte una columna Order Date en a. Seleccione la celda F3.

la tabla.
b. En el grupo Cells, haga clic en la flecha
desplegable Insert y elija Insert Table
Columns To The Left.
c. Examine la información del empleado

en las columnas que van de la L a la Q.
d. En F1, ingrese Order Date
5. Elimine filas duplicadas en una a. Examine las fila 2 y la fila 17 dentro de

tabla. la tabla Inventory.
b. Con cualquier celda de la tabla selec-

cionada, seleccione la pestaña
contextual Table Tools Design en el
Ribbon.
c. En el grupo Tools, haga clic en Remove

Duplicates.
d. En el cuadro de diálogo Remove Dupli-

cates, verifique que la casilla de
verificación My Data Has Headers esté
activada y que todas las columnas
estén activadas.
e. Haga clic en OK.
f. En el cuadro de mensaje Microsoft Office

Excel, haga clic en OK para eliminar los
valores duplicados.
g. Guarde el archivo como My Tables.xlsx

TEMA B
Formatear tablas
En el tema anterior, usted creó y modificó tablas. Una vez que ha establecido la estructura de
su tabla, usted puede aplicar opciones de formatos específicos de tabla y personalizar el
formato de la tabla. En este tema, dará formato a las tablas.
Una tabla que utiliza los formatos predeterminados quizá no sea atractiva visualmente y la
información quizá no sea identificada claramente. Al personalizar su formato usted puede
presentar los datos de manera efectiva y atraer la atención del lector hacia la información
importante de la tabla. Las herramientas de formato de tabla en Excel le permiten personalizar
el formato de una tabla, así como guardar el formato personalizado de su tabla para que pueda
aplicarlo a todas las tablas en su hoja de trabajo.
Cómo formatear tablas

Referencia de procedimiento: Dé formato a una tabla
Para formatear una tabla:
1. En la hoja de trabajo, seleccione cualquier parte de la tabla.
3. Para aplicar un estilo de tabla, seleccione el estilo de tabla deseado del grupo Table
Styles.
4. Para modificar el estilo aplicado, en el grupo Table Styles, active o desactive las casillas
de verificación deseadas. La apariencia de la tabla y la vista preliminar del estilo aplicado
en la galería Quick Styles cambiarán para adecuarse a las opciones que seleccionó.
5. Para quitar un estilo de tabla, en el grupo Table Styles, haga clic en el botón More y
seleccione Clear.
6. Para formatear celdas individuales o partes de la tabla, use las opciones de formato de
celdas en la pestaña Home.
Referencia de procedimiento: Cree un estilo de tabla personalizado

Para crear un estilo de tabla personalizado:
1. Seleccione cualquier parte de la tabla.
2. Despliegue el cuadro de diálogo New Table Quick Style.
● En la pestaña contextual Table Tools Design, en el grupo Table Styles, haga clic en
el botón More y seleccione New Table Style.
● O, en la pestaña Home, en el grupo Styles, haga clic en Format As Table y selec-
cione New Table Style.
3. En el cuadro de diálogo New Table Quick Style, en el cuadro de texto Name, escriba un
nombre para el estilo de tabla personalizado.

4. Formatee el elemento de la tabla deseado.

a. En el cuadro de lista Table Element, seleccione un elemento de la tabla y haga clic
en Format.
b. En el cuadro de diálogo Format Cells, seleccione la pestaña deseada para seleccionar
la fuente, borde y relleno para el estilo de tabla personalizado.
c. Si es necesario, en la pestaña deseada, haga clic en Clear para quitar el formato
seleccionado.
d. Haga clic en OK.
5. Si es necesario, repita el paso 3 para formatear otros elementos de la tabla.
6. Si es necesario, en el cuadro de diálogo New Table Quick Styles, haga clic en Clear para
quitar el formato del elemento seleccionado de la tabla.
7. Si es necesario, desde la lista desplegable Stripe Size, seleccione el tamaño deseado de la
línea.
8. Si es necesario, active la casilla de verificación Set As Default Table Quick Style For This
Document, para que el estilo de tabla personalizado sea el estilo de tabla predeterminado.
9. Haga clic en OK para crear el estilo de tabla personalizado.
Referencia de procedimiento: Elimine un estilo de tabla personalizado

Para eliminar un estilo de tabla personalizado:
1. Abra la hoja de trabajo con el estilo de tabla personalizado y seleccione cualquier parte de
la tabla.
2. Despliegue la galería Table Styles.
● En la pestaña contextual Table Tools Design, en el grupo Table Styles, haga clic en
el botón More.
● En la pestaña Home, en el grupo Styles, haga clic en Format As Table.
3. En la sección Custom, haga clic derecho en el estilo de tabla personalizado que se va a
eliminar y elija Delete.
4. Haga clic en OK en el cuadro de mensaje para confirmar la eliminación del estilo
personalizado.
Use estilos personalizados en otros libros de trabajo

De manera predeterminada un estilo personalizado se guarda en el libro de trabajo en el cual
es creado y no está disponible en otros libros de trabajo. Para usar un estilo de tabla
personalizado en otro libro de trabajo, copie una tabla que tenga el estilo personalizado
aplicado dentro de otro libro de trabajo y guarde el libro de trabajo destino.

ACTIVIDAD 2-2
Formatear una Tabla
Antes de comenzar:
My Tables.xlsx está abierto.
Situación:
Usted está preparando la hoja de trabajo para su distribución. Usted quiere enfatizar los
nombres de los empleados con una fuente y estilo diferente. Todas las columnas deben ser
resaltadas con el mismo color. El esquema de colores debe ser naranja.
1. Cambie la fuente de la primera a. En la hoja Employees, seleccione

columna de la tabla Employees a A2:A21.
Arial Black.
b. En la pestaña Home, en el grupo Font,
desde la lista desplegable Font, selec-
cione Arial Black.
2. Enfatice la primera columna de la a. Con cualquier celda seleccionada en la

tabla y haga columnas con tabla Employees, en la pestaña contextual
bandas. Table Tools Design, en el grupo Table
Style Options, desactive la casilla de
verificación Banded Rows.
b. Active la casilla de verificación Banded

Rows.
c. Active la casilla de verificación First

Column.
d. Examine los cambios de formato.
3. Aplique un tema de un color a. Haga clic en el botón More y selec-

diferente para la tabla. cione un estilo naranja que sea de su
elección.
b. Guarde el archivo.

ACTIVIDAD 2-3
Crear un estilo de tabla personalizado
Configuración:
Situación:
Después de formatear un par de tablas para cumplir con las especificaciones de su
departamento, usted desea crear un estilo personalizado para las siguientes especificaciones
para que así pueda aplicar fácilmente un estilo rápido:
● Use un contorno de línea ancha alrededor de toda la tabla.
● Use el color naranja para toda la tabla.
● Enfatice la fila de encabezado usando el estilo bold italic.
1. Despliegue el cuadro de diálogo a. En la pestaña contextual Table Tools

New Table. Design, en el grupo Table Styles, haga
clic en el botón More.
b. Seleccione New Table Style.

2. Seleccione las opciones de a. En el cuadro de diálogo New Table Quick

formato para Whole Table y Header Style, en el cuadro de texto Name,
Row. escriba My Table Style
b. En el cuadro de lista Table Element,

verifique que Whole Table esté selec-
cionado y haga clic en Format.
c. En el cuadro de diálogo Format Cells, en

la pestaña Border, en el cuadro Style,
seleccione el estilo de línea más
delgado, y en la sección Presets, selec-
cione Outline.
d. En la pestaña Fill, seleccione un naranja

sombreado y haga clic en OK.
e. En el cuadro de lista Table Element,

seleccione Header Row y haga clic For-
mat.
f. En la pestaña Font, bajo Font Style,

seleccione Bold Italic y haga clic en
OK.
g. En el cuadro de diálogo New Table Quick

Style, haga clic en OK para guardar el
nuevo estilo.
3. Aplique el estilo de tabla a. En la hoja Inventory, seleccione una

personalizado recién creado para celda dentro de la tabla.
mejorar la tabla Inventory.
b. En la pestaña contextual Table Tools
Design, en el grupo Table Styles, haga
c. Bajo Custom en la galería Table Styles,

seleccione My Table Style.
d. Guarde el archivo.

TEMA C
Ordenar o filtrar los datos de una hoja de
trabajo o de una tabla
En los primeros temas de esta lección, usted creó y modificó tablas. Una vez que ha creado la
tabla, es fácil manipular los datos de la tabla ordenándolos o filtrándolos. Con algunos pasos
más, usted también puede ordenar o filtrar rangos de datos de una hoja de trabajo. En este
tema, ordenará o filtrará los datos de una hoja de trabajo o de una tabla.
Después de ingresar los datos en su hoja de trabajo, quizá quiera ver los datos de una forma
distinta. Cuando ordena datos, usted puede crear diferentes vistas de los mismos datos sin tener
que alterar su formato original.
Ordenar
Definición:
Un orden es un método para ver datos que organiza todos los datos en un orden específico.
Los datos pueden ser ordenados en orden ascendente o en orden descendente, basados en
información numérica o alfabética. Los datos pueden ser ordenados sobre un criterio simple o
sobre múltiples criterios. Usted puede ordenar datos dentro de tablas o dentro de rangos de
datos de una hoja de trabajo ordinaria.
Ejemplo: Organización de un solo nivel – Orden ascendente

Ejemplo: Organización de múltiples niveles - Orden ascendente y descendente
Filtros
Definición:
Un filtro es un método para visualizar datos que muestra sólo los datos que satisfacen un
criterio. Los datos pueden ser filtrados sobre un criterio simple o sobre múltiples criterios
usando información numérica y alfabética. Cuando los datos no satisfacen el criterio del filtro,
toda la fila se oculta. Un filtro puede reorganizar los datos en la tabla o rango de la hoja de
trabajo actual, o copiar la información a otra ubicación. Usted puede restaurar los datos
filtrados a su formato original al quitar el filtro.
Ejemplo:

Operadores de filtro
Existen varios operadores de filtro que usted puede usar para ajustar finamente un filtro de
datos.
Operador de
filtro Se usa para:
“=texto” Encontrar el texto exacto especificado dentro de las comillas.
? Reemplazar cualquier carácter único en la misma posición que el signo de inter-
rogación.
* Reemplazar múltiples caracteres en la misma posición que el asterisco.
= Encontrar valores iguales al criterio del filtro.
< Encontrar valores menores al criterio del filtro.
> Encontrar valores mayores al criterio del filtro.
=< Encontrar valores iguales o menores al criterio del filtro.
=> Encontrar valores iguales o mayores al criterio del filtro.
<> Encontrar valores diferentes al criterio del filtro.
Cómo ordenar o filtrar los datos de una hoja de

trabajo o de una tabla
Referencia de procedimiento: Ordene datos en rangos de una hoja de trabajo
Para ordenar datos en rangos de una hoja de trabajo:
1. Seleccione cualquier celda en el rango de una hoja de trabajo.
2. Para realizar una organización rápida en la columna seleccionada, en la pestaña Data, en
el grupo Sort & Filter, haga clic en el botón Sort apropiado ascendente o descendente. (La
descripción de la sugerencia de los botones cambiará dependiendo de los datos de la
columna seleccionada.)
3. Para crear un criterio de orden personalizado, en la pestaña Data, en el grupo Sort & Fil-
ter, haga clic en Sort.
4. En el cuadro de diálogo Sort, desde la lista desplegable Sort By, seleccione la columna
que quiere ordenar.
5. Si es necesario, desde la lista desplegable Sort On, seleccione el elemento sobre el cual
quiere ordenar:
● Valores
● Color de celda
● Color de fuente
● Icono de la celda
6. Si es necesario, desde la lista desplegable Order, seleccione el orden deseado.
7. Si lo desea, haga clic en Add Level para agregar otro nivel de organización para una
organización de múltiples niveles.
8. Si es necesario, desde la lista desplegable Then By, seleccione la columna que quiere
ordenar.

9. Si es necesario, seleccione los elementos sobre los cuales quiere ordenar y seleccione el
orden deseado.
10. Haga clic en OK.
Referencia de procedimiento: Ordene datos en una tabla

Para ordenar datos en un tabla:
1. Haga clic en la flecha desplegable en el encabezado de columna que quiere ordenar.
2. Seleccione la opción de organización basada en los datos de la columna. Para columnas
numéricas, usted puede ordenar desde el más alto hasta el más pequeño o desde el más
pequeño hasta el más alto. Para columnas de texto, usted puede ordenar de A a Z o de Z
a A. Para columnas de fecha, usted puede ordenar desde la anterior hasta la más reciente
o desde la más reciente hasta la anterior.
3. Para crear un criterio de orden personalizado, haga clic en Sort By Color→Custom Sort
para abrir el cuadro de diálogo Sort.
Referencia de procedimiento: Filtre datos en una tabla o en un rango de una

hoja de trabajo
Para filtrar datos en una tabla o en un rango de una hoja de trabajo:
1. Si los datos están en un rango de la hoja de trabajo, seleccione cualquier celda en el
rango y, en la pestaña Data, en el grupo Sort & Filter, haga clic en Filter para activar las
listas desplegables de filtro.
2. En la columna en la que desea usar un criterio de filtro, haga clic en el botón de la lista
desplegable Filter.
3. Active o desactive las casillas de verificación para seleccionar un criterio de filtro basado
en los datos de la columna y haga clic en OK.
4. Para establecer criterios de filtro avanzados, abra la lista desplegable Filter, elija Text Fil-
ters o Number Filters y luego elija el criterio de filtro deseado. Configure el filtro en el
cuadro de diálogo Custom AutoFilter y haga clic en OK.
5. Para quitar el filtro, haga clic en la lista desplegable Filter y seleccione Clear Filter From
″[nombre de la columna]″.

ACTIVIDAD 2-4
Ordenar y filtrar tablas
Antes de comenzar:
Situación:
Usted quiere buscar rápidamente a los empleados teniendo su tabla Employee ordenada.
Necesitará agregar un nuevo empleado a su lista así que tendrá que reordenar a los
empleados para que el nuevo empleado sea desplegado en el orden correcto. Su gerente le
pidió una lista de aquellos empleados en el Departamento de Contabilidad que han estado
empleados por 10 años o más. Después de crear la lista, usted quiere desplegar a todos los
empleados para facilitar futuros filtros.
1. Ordene la tabla Employees por a. En la hoja Employees, seleccione la

apellido en orden alfabético. celda C2.
b. En la pestaña Data, en el grupo Sort &

Filter, haga clic en Sort.
c. En el cuadro de diálogo Sort, desde la

lista desplegable Sort By, seleccione
Last Name.
d. En la lista desplegable Order, verifique

que A-Z esté seleccionado y luego
haga clic en OK.

2. Agregue un nuevo empleado y a. Inserte un nueva fila en la tabla

vuelva a ordenar por apellido. Employee.
b. En la nueva fila, escriba lo siguiente:

Last Name: Binga
First Name: Alice
Date of Hire: [La fecha de hoy]
Department Human Resources
Office Location: 8k
Extension: 2326
c. En la pestaña Data, en el grupo Sort &

Filter, haga clic en Reapply.
El nuevo empleado está
ordenado correctamente dentro de la
tabla.
3. Ordene la tabla Employee para a. En el grupo Sort & Filter, haga clic en
mostrar el orden principal por Sort.
Departamento y luego por los
empleados que han estado b. Desde la lista desplegable Sort By,
empleados por un mayor tiempo seleccione Department.
como el orden secundario.
c. En la lista desplegable Order, verifique
que A-Z esté seleccionado.
d. Haga clic en Add Level.
e. Desde la lista desplegable Then By,

seleccione Date Of Hire.
f. En la lista desplegable Order, verifique

que Oldest To Newest esté selec-
cionado y luego haga clic en OK.

4. Despliegue sólo aquellos a. Haga clic en el botón Filter para

empleados en el departamento de Department.
contabilidad con 10 años o más de
servicio. b. Haga clic en el botón Filter para
Department.
c. Elija Text Filters→Equals y, en el cuadro

de diálogo Custom AutoFilter, desde la
lista desplegable junto a la lista Equals,
seleccione Accounting.
d. Haga clic en OK.
e. Haga clic en el botón Filter para Date

Of Hire.
f. Elija Date Filters→Before y en el cuadro

de diálogo Custom AutoFilter, en el cuadro
de texto junto a la lista Is Before escriba
3/1/1997
g. Haga clic en OK.
5. Despliegue todos los empleados. a. Haga clic en el botón Filter para Date
Of Hire.
b. Seleccione Clear Filter From ″Date Of

Hire″.
c. Haga clic en el botón Filter para

Department.
d. Seleccione Clear Filter From ″Depart-

ment″.
e. Guarde el archivo.

TEMA D
Calcular datos en una tabla o en una
hoja de trabajo
En el tema anterior, usted ordenó y filtró datos en hojas de trabajo y en tablas. En vez de sólo
organizar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla, quizá quiera realizar cálculos con
éstos. En este tema, realizará cálculos en tablas y en rangos de datos de una hoja de trabajo.
Cuando realiza un cálculo en una hoja de trabajo, usted tiene que elegir los datos que desea
incluir en el cálculo. Esto puede tomarle algo de tiempo si hay una gran cantidad de datos.
Una función de base de datos, por otro lado, puede encontrar los datos que está buscando y
realizar el cálculo todo en un solo paso.
Funciones de resumen en las tablas

Si su tabla tiene una fila de totales, usted puede usar la lista desplegable para cada celda de
total para insertar los resultados de resumen para esa columna de la tabla. La lista desplegable
muestra operaciones de resumen comunes tales como Sum o Average; sin importar que función
seleccione, Excel coloca la función SUBTOTAL en las celdas de totales. El primer argumento
de la función SUBTOTAL es un número de referencia que indica que función de resumen
específica calculará Excel para esa celda; por ejemplo, el número de referencia 101 produce un
promedio. Los otros argumentos en la función SUBTOTAL dan los rangos de datos para el
cálcuo,
Para una lista completa de referencias del número de código de la función para la función
SUBTOTAL, ver el sistema Excel Help.
Funciones de base de datos

Definición:
Una función de base de datos es una función que realiza un cálculo únicamente en los datos
que satisfacen cierto criterio. Cada función de base de datos empieza con la letra D. Una
función de base de datos tiene tres argumentos: la base de datos, el campo y el criterio. La
base de datos es un rango de datos de una hoja de trabajo o de una tabla. El campo es la
columna dentro de la base de datos que usted quiere calcular. El criterio es un rango de celdas
en la hoja de trabajo que contiene nombres de columna y datos que especifican la información
que desea localizar dentro de la base de datos. El rango de criterio debe contener por lo menos
dos celdas, una con el nombre del campo y otra con los datos, pero usted puede usar múltiples
columnas y filas dentro del rango de criterio para crear consultas complejas de base de datos

Ejemplo: Una función Database
Condiciones AND y OR
Definición:
Las condiciones AND y las condiciones OR son métodos para incluir múltiples criterios en el
rango de criterio para hacer el criterio más restrictivo o menos restrictivo, respectivamente. En
una condición AND el criterio aparece en múltiples columnas de la misma fila en el rango de
criterio. Los resultados de la consulta deben satisfacer el primer criterio en la fila y el segundo
criterio y así sucesivamente. En una condición OR, el criterio aparece en múltiples filas en el
rango de criterio. Los resultados de la consulta pueden satisfacer el criterio en la primera fila,
o el criterio en la segunda fila y así sucesivamente. Usted puede combinar las condiciones
AND y OR en el rango de criterio.
Ejemplo:

Subtotales
Definición:
Un subtotal es una función realizada sobre un subconjunto de datos en un rango de datos de
una hoja de trabajo que han sido ordenados. Los datos ordenados crean un grupo separado en
cada cambio en el campo de orden. El subtotal puede ser creado usando diversas funciones
tales como Sum, Average y Count. La función de subtotal predeterminada es Sum. La hoja de
trabajo puede tener tantos subtotales como requiera. Cada subtotal es insertado en la hoja de
trabajo en una línea separada debajo del grupo que está siendo subtotalizado. Los subtotales
luego son agregados para crear un gran total al final de la lista de datos.
Usted no puede subtotalizar tablas. Si necesita subtotalizar los datos de una tabla, tendrá que
convertir la tabla a un rango de datos.
Ejemplo:

Cómo calcular datos en una tabla o en una hoja

de trabajo
Referencia de procedimiento: Cambie la función Summary de la fila Total en una
tabla
Para cambiar la función Summary de cualquier celda de la fila Total en una tabla:
1. Seleccione la celda en la fila Total de la columna deseada.
2. Haga clic en la flecha desplegable en esa celda y elija la función de resumen deseada
desde la lista.
Referencia de procedimiento: Inserte la función Database DSUM, DCOUNT o

DAVERAGE
Para insertar la función Database DSUM, DCOUNT o DAVERAGE:
1. Seleccione la celda en la que desea colocar la función.
2. Use el método que prefiera para insertar la función y abra el cuadro de diálogo Function
Arguments.
3. En el cuadro de diálogo Function Arguments, en el campo de argumento Database,
seleccione el rango o especifique la tabla que contiene todos los datos que desea que
la función procese. Asegúrese de incluir los encabezados de columna en el rango si
cualquiera de éstos se presenta.
4. En el campo de argumento Field, ingrese el número de columna o el nombre del
encabezado de columna de la columna que desea calcular.
5. En el campo de argumento Criteria, ingrese el rango en el que planea ingresar la
información del criterio.
Una recomendación para crear el rango de criterio es copiar los encabezados de

columna para los datos principales de la tabla y pegarlos a otra ubicación de la hoja de
cálculo donde haya suficiente espacio para agregar las variables del criterio en la fila
debajo de los encabezados pegados.
6. Haga clic en OK.

7. Ingrese el criterio en las celdas del rango de criterio para ver los resultados de la función.
Sobreponer los rangos de criterio

Usted puede sobreponer los rangos de criterio en las mismas celdas para múltiples funciones
de base de datos como DAVERAGE, DCOUNT y DSUM.
Referencia de procedimiento: Inserte subtotales en un rango de datos

Para insertar subtotales en un rango de datos:
1. Si los datos están en una tabla, convierta la tabla a un rango.
a. Seleccione cualquier celda en la tabla.
b. En la pestaña contextual Table Tools Design, en el grupo Tools, haga clic en Convert
To Range.
c. En el cuadro de mensaje, haga clic en Yes para convertir la tabla a un rango
nombrado.
2. Seleccione cualquier celda en el rango de datos en la que quiera insertar subtotales.
3. En la pestaña Data, en el grupo Outline, haga clic en Subtotal.

4. Si es necesario, en el cuadro de diálogo Subtotal, desde la lista desplegable At Each

Change In, seleccione el encabezado de columna que contiene la información ordenada
cuyos duplicados serán agrupados en subtotales.
5. Si es necesario, desde la lista desplegable Use Function, seleccione la función a usar en el
subtotal.
6. Si es necesario, en el cuadro de lista Add Subtotal To, verifique que las casillas de
verificación junto a los encabezados de columna que desea subtotalizar estén activados y
si es necesario, actívelos o desactívelos.
7. Si es necesario, incluya o quite la configuración adicional dependiendo de los resultados
que desee.
● Replace Current Subtotals
● Page Break Between Groups
● Summary Below Data
8. Haga clic en OK.

ACTIVIDAD 2-5
Aplicar cálculos a una tabla o a una hoja de trabajo
Antes de comenzar:
Situación:
Se le pidió que proporcionara algunas cifras basadas en la hoja February Sales. El gerente de
ventas ha solicitado una lista de los días en donde las ventas fueron superiores a los $8,000.
Basado en esa lista, a él le gustaría saber las ventas totales, las ventas promedio y el número
total de días en la lista. Más tarde él solicita una lista de los días en donde cualquiera de las
regiones haya tenido ventas totales menores a los $1,000. Finalmente, a él le gustaría una
lista de todas las ventas de febrero subtotalizadas por semana.

1. Calcule el número de días en a. En la hoja February Sales Calculation,

donde las ventas totales para la seleccione cualquier celda en la tabla.
compañía son superiores a los
8000. b. En la pestaña contextual Table Tools
Design, en el grupo Table Style Options,
active la casilla de verificación Total
Row.
c. Seleccione la celda F34 y luego desde

la lista desplegable Summary,
seleccione Count.
d. En la celda F5, haga clic en la flecha

desplegable del filtro Total y elija Num-
ber Filters→Greater Than.
e. En el cuadro de texto Filter, escriba 8000

y luego haga clic en OK.
2. Cree un área de resumen en la a. En la celda O2, escriba =DSUM() y haga

hoja de trabajo que calcule el total, clic en el botón Insert Function.
el promedio y el conteo de los días
en los que las ventas son mayores b. En el cuadro de texto Database, escriba
a 8000. $A$5:$F$33
c. En el cuadro de texto Field, escriba

″Total″
El encabezado de columna ″Total″

debe escribirse correctamente o la
función no trabajará.

d. En el cuadro de texto Criteria, escriba

$H$1:$M$2 y haga clic en OK.
e. Copie la fórmula en O2 a las celdas P2

y Q2.
f. Edite las fórmulas en P2 y Q2 a

=DAVERAGE($A$5:$F$33,″Total″,
$H$1:$M$2) y =DCOUNT($A$5:$F$33,
″Total″, $H$1:$M$2) respectivamente.
g. En la celda M2, escriba >8000
3. Realice un filtro avanzado a la lista a. Borre el contenido de la celda M2.

February Sales Calculations para
mostrar todos los días de febrero b. En la celda J2, escriba <1000
cuando Estados Unidos, Canadá u
otras regiones internacionales c. En la celda K3, escriba <1000
tuvieron ventas menores a los
1000. d. En la celda L4, escriba <1000
e. Seleccione cualquier celda en la tabla

February Sales Calculations.
f. En la pestaña Data, en el grupo Sort &

Filter, haga clic en Advanced.
g. Verifique que Filter The List, In-Place

esté seleccionado y edite el rango de la
lista para que se lea $A$5:$F$33
h. En el cuadro de texto Criteria Range, en

la hoja de trabajo, seleccione las celdas
H1:M4.
i. Haga clic en OK.
j. Verifique que cada fila en la pantalla

tenga al menos una división con
ventas menores a 1000.

4. Subtotalice los datos de February a. Seleccione la celda C6 y examine la

Sales por semana. hoja de trabajo February Sales Subto-
tals.
b. En la pestaña Data, en el grupo Outline,

verifique que Subtotal no esté
disponible.
c. En la pestaña contextual Table Tools

Design, en el grupo Tools, haga clic en
Convert To Range.
d. Haga clic en Yes para convertir la tabla a

un rango normal.
e. En la pestaña Data, en el grupo Outline,

haga clic en Subtotal.
f. Desde la lista desplegable At Each

Change In, seleccione Week #.
g. En la lista desplegable Use Function,

verifique que Sum esté seleccionado.
En el cuadro de lista Add Subtotal To,
verifique que Total esté activado.
h. Haga clic en OK.
i. Examine los subtotales para cada

semana.
j. Guarde y cierre el archivo.

En esta lección, usted organizó datos en hojas de trabajo usando tablas mejoradas y formatos
de tablas. La organización de los datos y la realización de funciones significativas le permitirán
obtener el resultado que usted requiere.
1. ¿Ve algún caso en el que podría crear tablas de sus datos de Excel?
2. ¿De que otras formas puede usar las herramientas de Excel para que le ayuden a
organizar sus datos eficientemente?

Presentar datos usando
3 gráficos
Duración de la lección: 45 minutos
En esta lección, podrá Crear y modificar gráficos.
Usted podrá:
● Cree un gráfico.
● Modificar gráficos.
● Formatear gráficos.
Introducción
En la lección anterior, usted organizó datos en tablas y en rangos de datos de una hoja
de trabajo. Ahora puede usar esos datos para construir gráficos que desplieguen la
información de una forma visualmente más efectiva. En esta lección, usted creará y
modificará gráficos para desplegar datos gráficamente.
Una vez que haya organizado los datos y los haya estructurado adecuadamente, es
posible que aún le sea difícil realizar un análisis detallado, especialmente si hay
muchos datos o si estos son complejos. Microsoft® Office Excel® 2007 resuelve esto al
proporcionar varias características que le permiten presentar datos gráficamente y de
otras formas lógicas. Esto le ayuda para tomar decisiones informadas eficazmente.
TEMA A
Crear un gráfico
En esta lección, usted presentará datos usando gráficos. El primer paso es crear la estructura
básica de su gráfico a partir de los datos de la hoja de trabajo. En este tema, creará un gráfico.
A veces, cuado observa una gran cantidad de datos, las filas de números pueden parecer
interminables. Este complicado despliegue de datos dificulta la definición de una conclusión
significativa. Sin embargo, cuando usa un gráfico, usted puede consolidar los datos en un
formato visual que es fácilmente entendible. Al observar la información de manera gráfica,
usted puede comparar rápidamente los datos y asimilar la información que de otra forma no
habría notado.
Gráficos
Definición:
Un gráfico es una representación visual de los datos de una hoja de trabajo o de una tabla de
Excel que despliega la relación entre las diferentes secciones de los datos. Cada conjunto de
valores que se representa en el gráfico se llama serie de datos del gráfico. Los gráficos pueden
incluir un título de gráfico, una leyenda que explica lo que representan los diferentes colores,
una escala o varios valores en el eje vertical y una categoría en el eje horizontal. Hay
diferentes tipos de gráficos, tales como circular, de barras y de columnas. Usted puede elegir el
tipo de gráfico que represente mejor a los datos que desea desplegar. Un gráfico puede ser
integrado como un objeto gráfico en una página de una hoja de trabajo, o puede aparecer en
una hoja de gráfico dedicada que contenga únicamente el gráfico y las herramientas y
comandos asociados al mismo. Los gráficos y los datos de una hoja de trabajo están
relacionados. Cuando los valores de una hoja de trabajo son cambiados el gráfico es
actualizado.
Ejemplo:
66 Lección 3: Presentar datos usando gráficos

Tipos de gráficos
En Excel 2007, existen diferentes tipos y subtipos de gráficos de los cuales elegir para crear la
mejor representación de sus datos particulares.
Tipo de
gráfico Descripción
Column Los gráficos de columnas se usan para comparar valores a través de categorías.
Line Los gráficos de líneas se usan para desplegar tendencias a través del tiempo.
Pie Los gráficos circulares se usan para desplegar la contribución de cada valor a un
total. Úselo cuando los valores se puedan sumar juntos o cuando sólo tenga una
serie de datos y todos los valores sean positivos.
Bar Los gráficos de barras son usados para comparar múltiples valores.
Area Los gráficos de áreas son usados para enfatizar diferencias entre diversas series de
datos a través de un periodo de tiempo.
Lección 3: Presentar datos usando gráficos 67

Tipo de
gráfico Descripción
XY (Scatter) Los gráficos de dispersión son usados para comparar pares de valores. Úselos
cuando los valores graficados no estén en el orden del eje-X ni cuando representen
medidas independientes.
Otro tipo de Además de los tipos de gráficos principales, existen diversos tipos especializados:
gráficos ● Un gráfico de cotizaciones, algunas veces llamado High-Low-Close-Open es un
tipo de gráfico especializado para la industria financiera que despliega valores
máximos, valores mínimos, valores de cierre, valores de apertura y el volumen
comercial para acciones y otros productos financieros.
● Un gráfico de superficie compara tendencias en valores a través de dos
dimensiones en una curva continua. Usted puede usarlo para analizar la
combinación óptima de diferentes conjuntos de valores. Un gráfico de superficie
contiene por lo menos dos series de datos.
● Los gráficos de anillos, como los gráficos circulares, le permiten comparar partes
de múltiples series de datos con el total de cada serie de datos. Sin embargo, los
gráficos de anillos pueden incluir múltiples series de datos que se despliegan
como anillos concéntricos.
● Un gráfico de burbujas es una variación del gráfico de dispersión que compara
conjuntos de tres valores. Los primeros dos valores determinan la colocación de
las burbujas, mientras el tercero determina el tamaño de cada marcador de
burbuja.
● Los gráficos radial despliegan cambios en valores relativos al punto central. Use
un gráfico radial cuando las categorías de datos no se comparen entre sí, o cuando
quiera mostrar valores agregados.
Vea el tema “Available Chart Types” en Excel Help para conocer más detalles sobre los tipos
y subtipos de gráficos.
Especificar datos para diferentes tipos de gráficos

Generalmente, usted puede crear un gráfico en Excel al graficar los datos desplegados como
filas y columnas. Usted puede ocultar las filas y columnas de datos que no usará. Sin embargo,
algunos tipos de gráficos, tales como Radar, Bubble o Satter, requieren arreglos de datos
específicos.

Métodos de inserción de gráficos

Si sabe que tipo de gráfico desea insertar, usted puede usar las galerías de tipos de gráficos en
el grupo Charts en la pestaña Insert. También puede usar el cuadro de diálogo Chart para
elegir entre todos los tipos de gráficos disponibles. Este cuadro de diálogo también le permite
establecer un tipo de gráfico particular como predeterminado y le permite manejar sus plantil-
las de gráficos, las cuales son diseños de gráficos preelaborados y formateados que usted puede
guardar como base para otros gráficos. Usted puede presionar F11 para crear un gráfico con el
tipo y formato predeterminado en una nueva hoja de gráfico dedicada.
Cómo crear un gráfico

Referencia de procedimiento: Cree un gráfico
Para crear un gráfico:
1. Si es necesario, organice los datos de la hoja de trabajo o de la tabla de acuerdo al gráfico
que será creado.
2. Elija los datos deseados.
Cuando usted selecciona una sola celda con datos, todas las celdas adyacentes con
datos al rededor de la celda seleccionada son seleccionadas automáticamente para la
creación del gráfico.
3. Inserte el gráfico.
● En la pestaña Insert, en el grupo Charts, haga clic en el botón para la galería de
gráficos deseada y seleccione el subtipo de gráfico deseado de la galería.
● Cree un gráfico usando el cuadro de diálogo Insert Chart.
a. En la pestaña Insert, en el grupo Charts, haga clic en el botón Dialog Box
Launcher o abra cualquier galería de gráficos y seleccione All Chart Types.
b. En el panel izquierdo, seleccione un tipo de gráfico.
c. En el panel derecho, seleccione un subtipo de gráfico.
d. Haga clic en OK.
● O, presione F11 para crear el gráfico en una hoja de gráfico dedicada.
Agregue datos a un gráfico existente

Después de crear un gráfico, usted puede agregar series de datos adicionales al gráfico en vez
de volver a crearlo completamente.

ACTIVIDAD 3-1
Crear gráficos
Archivos de datos:
Charts.xlsx
Antes de comenzar:
Desde la carpeta C:\084891Data\Presenting Data Using Charts, abra el archivo Charts.xlsx.
Situación:
Se le pidió que presentara el informe financiero de las ventas de su compañía en una junta de
consejo. Su gerente le ha pedido que presente los datos de tal forma que los miembros del
consejo puedan ver con toda claridad las relaciones entre las diferentes secciones de los
datos. Usted ha determinado que un gráfico de barras será usado para hacer la comparación
entre las ventas mensuales de los libros y las ventas mensuales de los CDs y cintas de audio.
También le gustaría mostrar a los miembros del consejo que las ventas de ficción han
aumentado de manera sostenida durante el año pasado y usará un gráfico de líneas para
mostrar esta tendencia. Para mostrar cómo se ha asignado la cantidad total del presupuesto
entre los departamentos, usted ha decidido usar un gráfico circular.
1. Cree un gráfico 3-D Bar a partir de a. En la hoja de trabajo, seleccione la celda

los datos para comparar las ventas A2.
mensuales de los productos.
b. En la pestaña Insert, en el grupo Charts,
haga clic en Bar.
c. En la galería mostrada, en la sección 3-D

Bar, seleccione el gráfico que está al
extremo izquierdo para crear un gráfico
de barras 3-D Clustered Bar.
d. La pestaña contextual Chart Tools Design

aparece porque el gráfico está selec-
cionado. Haga clic y arrastre el borde
del gráfico a la derecha de la primera
tabla.

2. Cree un gráfico Line para mostrar a. Seleccione la celda A25.

la tendencia en las ventas de
ficción. b. En la pestaña Insert, en el grupo Charts,
en su esquina inferior derecha, haga clic
en el botón Dialog Box Launcher para
iniciar el cuadro de diálogo Insert Chart.
c. En el cuadro de diálogo Insert Chart, en el

panel izquierdo, seleccione Line y, en el
panel derecho, en la sección Line, selec-
cione el gráfico de líneas que está al
extremo izquierdo y haga clic en OK.
d. Arrastre el gráfico hacia el lado

derecho de la segunda tabla.
3. Cree un gráfico 3-D Pie para a. Seleccione las celdas A46:A51 y las
mostrar el presupuesto del 2008 celdas C46:C51.
para cada departamento.
b. En la pestaña Insert, en el grupo Charts,
haga clic en Pie.
c. En la galería mostrada, en la sección 3-D

Pie, seleccione el gráfico que está
al extremo izquierdo para crear un
gráfico 3-D Pie.
d. Arrastre el gráfico hacia el lado

derecho de la columna 2008 Budget.
e. Guarde el archivo como My Charts.xlsx

TEMA B
Modificar gráficos
En el tema anterior, usted insertó un gráfico. Una vez que haya creado un gráfico básico, usted
puede modificar su estructura de varias formas para que se ajuste a sus necesidades. En este
tema, modificará gráficos.
El formato predeterminado de un elemento del gráfico puede transmitir o no el significado cor-
recto de los datos que su gráfico representa. Su gráfico no será muy útil si el elemento del
gráfico que explica los datos está desorientando o dificultando su comprensión. En vez de esto,
usted puede dar formato a cada elemento del gráfico para que aparezca exactamente como
usted lo necesita para cumplir con los requisitos de su negocio.
Elementos del gráfico

Existe una gran variedad de elementos del gráfico que usted puede decidir incluir en un gráfico
dependiendo del tipo de gráfico y de cómo necesita identificar los datos del gráfico.
Figura 3-1: Elementos del gráfico.
Elementos del
gráfico Propósito
Chart title Describe lo que representa el gráfico en general.
Category (X) axis En un gráfico con un eje X, describe lo que representa el eje X.
title
Value (Y) axis title En un gráfico con un eje Y, describe lo que representa el eje Y.

Elementos del
gráfico Propósito
Axes En gráficos que despliegan múltiples series de datos, el eje X muestra las series
de datos en cada categoría y el eje Y muestra cómo son medidos los datos
(cantidad de dólares, tiempo y otros).
Gridlines Para gráficos con ejes, cada uno de los ejes X e Y pueden desplegar tanto líneas
de división mayores como menores.
Legend Indica que color o símbolo representa que serie de datos en particular.
Data labels Indican el valor numérico, el porcentaje, o el nombre de un solo punto de datos.
Data table Despliega los datos de la hoja de trabajo en los que está basado el gráfico en
una tabla que se ubica debajo del gráfico.
Pestañas contextuales Chart Tools

Las pestañas contextuales Chart Tools que aparecen cuando usted selecciona un gráfico le
permiten manipular la apariencia y el diseño de los gráficos.
Pestaña
contex-
tual Descripción
Design Proporciona opciones para modificar el estilo, el diseño, el origen de los datos y el tipo
de gráficos. Los grupos en la pestaña son:
● Type: Proporciona opciones para cambiar el tipo de gráfico y guardar una plantilla.
● Data: Proporciona opciones para cambiar entre los datos de fila y columna, así como
para editar la fuente de los datos.
● Chart Layouts: Proporciona opciones para modificar el estilo del gráfico.
● Chart Styles: Porporciona opciones para cambiar la apariencia del gráfico a uno de los
estilos preestablecidos en la galería Quick Styles.
● Location: Proporciona opciones para mover el gráfico a otra hoja de trabajo o como
otro gráfico.
Layout Proporciona opciones para personalizar los elementos del gráfico. Los grupos en la
pestaña son:
● Current Selection: Permite seleccionar y formatear a un elemento gráfico.
● Insert: Permite insertar imágenes, formas y cuadros de texto.
● Labels: Proporciona opciones para manejar etiquetas en diversas ubicaciones de un

gráfico.
● Axes: Proporciona opciones para manejar el formato de los ejes y de las líneas de
división.
● Background: Proporciona opciones para modificar los elementos del fondo de un
gráfico.
● Analysis: Proporciona opciones para agregar elementos para ayudar a realizar el
análisis.
● Properties: Proporciona una opción para especificar un nombre para el gráfico.

Pestaña
contex-
tual Descripción
Format Proporciona opciones para formatear el gráfico y los elementos del mismo. La pestaña
consiste de estos grupos de botones:
● Current Selection: Permite seleccionar y formatear a un elemento gráfico.
● Shape Styles: Proporciona opciones para modificar el color, estilo y efectos aplicados
a una forma.
● WordArt Styles: Proporciona opciones para visualizar los estilos de WordArt y
modificar el color de relleno, el color de línea y los efectos. WordArt es un método
para tratar el texto como un objeto gráfico.
● Arrange: Proporciona opciones para organizar, alinear y girar las formas, WordArt o
cuadros de texto.
Size: Proporciona opciones para modificar el ancho y la altura del objeto gráfico.
Cómo modificar gráficos

Referencia de procedimiento: Cambie un tipo de gráfico
Para cambiar un tipo de gráfico:
1. Seleccione el gráfico.
2. En la pestaña contextual Chart Tools Design, en el grupo Type, haga clic en Change Chart
Type.
3. En el cuadro de diálogo Change Chart Type, seleccione un tipo y un subtipo de gráfico y
haga clic en OK.
Cambiar el tipo de una serie de datos existente

Usted también puede seleccionar cualquier serie de datos y cambiar su tipo
independientemente del resto de las series de datos.
Referencia de procedimiento: Ajuste el tamaño de un gráfico

Para ajustar el tamaño de un gráfico:
1. En un libro de trabajo que contenga un gráfico, seleccione el gráfico.
2. Ajuste el tamaño del gráfico:
● Para ajustar el tamaño del gráfico sin mantener su escala, arrastre el borde del
gráfico.
● Para ajustar el gráfico manteniendo su escala, mantenga presionada la tecla Shift
mientras arrastre el borde del gráfico.
● Para ajustar el tamaño del gráfico a un tamaño modificado, en la pestaña contextual
Chart Tools Format, en el grupo Size, en los selectores numéricos Shape Height y
Shape Width, escriba o seleccione la altura y el ancho deseado para el gráfico.
Referencia de procedimiento: Mueva un gráfico entre hojas

Para mover un gráfico de una hoja a otra:
1. Seleccione el gráfico.
2. En el Ribbon, seleccione la pestaña contextual Chart Tools Design.

3. En el grupo Location, haga clic en Move Chart para desplegar el cuadro de diálogo Move
Chart.
4. Mueva el gráfico.
● Para mover el gráfico a otra hoja de trabajo, seleccione Object In, seleccione la hoja
desde la lista desplegable y haga clic en OK. Si es necesario reubique el gráfico en
la hoja de trabajo.
● Para mover el gráfico a una hoja de gráfico, seleccione New Sheet, escriba el nombre
de la hoja y haga clic en OK.
Referencia de procedimiento: Agregue o elimine elementos del gráfico.

Para agregar o eliminar elementos del gráfico:
1. Haga clic dentro de cualquier parte del gráfico de Excel para seleccionar el gráfico.
2. En el Ribbon, seleccione la pestaña contextual Chart Tools Layout.
3. Para agregar un título al gráfico, en el grupo Labels, haga clic en Chart Title y elija
Above Chart o Centered Overlay Title.
4. Para un gráfico que tiene un eje, use el botón Axis Titles en el grupo Labels para agregar
un título al eje.
● Para agregar un título al eje horizontal, haga clic en Axis Titles y elija Primary Hori-
zontal Axis Title→Title Below Axis.
● O, para agregar un título al eje vertical, haga clic en Axis Titles, elija Primary Verti-
cal Axis y luego elija Rotated Title, Vertical Title u Horizontal Title.
5. Para agregar una leyenda al gráfico, en el grupo Labels, haga clic en Legend y elija la
opción deseada. Usted puede desplegar la leyenda en la parte superior, inferior, izquierda
o derecha del gráfico o sobreponer la leyenda en el lado izquierdo o derecho del gráfico.
6. Para agregar rótulos de datos, en el grupo Labels, haga clic en Data Labels y seleccione
la opción deseada. Usted puede desplegar los rótulos de datos centrados en los puntos de
datos dentro o fuera del final de los puntos de datos, o dentro de la base de los puntos de
datos.
7. Si lo desea, haga clic en Data Labels y seleccione More Data Label Options para
establecer otras opciones de rótulos.
8. Para agregar una tabla de datos, en el grupo Labels, haga clic en Data Table y luego elija
Show Data Table o Show Data Table With Legend Keys.
9. Para cambiar la escala del gráfico, en el grupo Axes, haga clic en Axes y elija Primary
Horizontal Axis o Primary Vertical Axis. Las opciones disponibles pueden variar
dependiendo del tipo de gráfico y la orientación del mismo.
● Para el eje vertical, usted puede mostrar los valores predeterminados o puede mostrar
la escala en miles, millones, billones o con una expresión logarítmica.
● O para el eje horizontal, usted puede mostrar el eje predeterminado (rótulos de
izquierda a derecha), el eje sin rótulo, o desplegar el eje con rótulos de derecha a
izquierda.
10. Para agregar líneas de división, en el grupo Axes, haga clic en Gridlines, elija Primary
Horizontal Gridlines o Primary Vertical Gridlines, y elija la opción apropiada. Usted
puede desplegar líneas de división mayores o menores o ambas.

11. Elimine elementos del gráfico de acuerdo a sus necesidades.

● Seleccione el elemento del gráfico y presione Delete, o haga clic derecho y elija
Delete.
● O, haga clic en el botón de elementos en el grupo Labels y elija None.
Cuando usted hace clic en Legend y selecciona None en el grupo Labels, toda
la leyenda del grupo es eliminada. Para eliminar un solo elemento de leyenda,
selecciónelo y elimínelo.

ACTIVIDAD 3-2
Cambiar un tipo de gráfico
Antes de comenzar:
My Charts.xlsx está abierto.
Situación:
Al revisar el gráfico de barras, usted siente que los datos estarían mejor representados en un
gráfico de columnas. También decidió incrementar el tamaño del gráfico de líneas.
1. Cambie el gráfico de barras a un a. En la hoja de trabajo, seleccione el

gráfico 3-D Clustered Column. gráfico de barras.
b. El en grupo Type, haga clic en Change

Chart Type.
c. En el cuadro de diálogo Change Chart

Type, en el panel izquierdo, seleccione
Column.
d. En el panel derecho, en la sección Col-

umn, en la primera fila, haga clic en el
cuarto gráfico para cambiar el gráfico de
barras a un gráfico 3–D Clustered Col-
umn.
e. Haga clic en OK.
2. Incremente el tamaño del gráfico a. Seleccione el gráfico de líneas.

de líneas aproximadamente 1
pulgada. b. Señale hacia la esquina superior
derecha del gráfico hasta que el mouse
se vuelva un puntero para ajustar el
tamaño.
c. Haga clic y arrastre hasta que el

contorno del gráfico esté en la celda
J22.
d. Guarde el archivo.

ACTIVIDAD 3-3
Modificar un gráfico
Antes de comenzar:
Situación:
Acaba de crear gráficos para los diferentes conjuntos de datos. Usted ha decidido presentar el
gráfico circular en una hoja de gráfico independiente y desearía modificar el gráfico para
incluir porcentajes y mostrarles a los miembros del consejo cómo se ha dividido el
presupuesto entre los departamentos. Para asegurar que los miembros del consejo puedan ver
lo que el gráfico representa, usted ha decidido agregar un título al gráfico así como agregar
un título al eje vertical y un título al eje horizontal.
1. Mueva el gráfico circular a una a. Seleccione el gráfico circular.

hoja de gráfico y nombre la hoja
como 2008 Budget. b. En la pestaña contextual Chart Tools
Design, en el grupo Location, haga clic
en Move Chart.
c. En el cuadro de diálogo Move Chart,

seleccione la opción New Sheet y en el
cuadro de texto New Sheet, escriba 2008
Budget y haga clic en OK.
2. Modifique el gráfico circular para a. En la pestaña contextual Chart Tools Lay-

desplegar cada porcentaje del out en el grupo Labels, haga clic en Data
departamento del presupuesto Labels y seleccione More Data Label
total para el 2008. Options.
b. Bajo Label Options, desactive la casilla

de verificación Value para quitar los
rótulos de datos.
c. Active la casilla de verificación Per-

centage y luego haga clic en Close
para desplegar los rótulos de datos de los
porcentajes.

3. Agregue el título Sales Data al a. Seleccione Sheet 1 y luego seleccione

gráfico 3-D Column. el gráfico 3–D Column.
b. En la pestaña contextual Chart Tools Lay-

out en el grupo Labels, haga clic en
Chart Title y elija Above Chart.
c. Escriba Sales Data
4. En el gráfico de columnas con a. En el grupo Labels, haga clic en Axis

efecto 3D, agregue un título para el Titles y elija Primary Horizontal Axis
eje vertical y uno para el eje hori- Title→Title Below Axis.
zontal.
b. Escriba Month
c. En el grupo Labels, haga clic en Axis

Titles y elija Primary Vertical Axis
Title→Vertical Title.
d. Escriba Sales Value
e. Guarde el archivo.

TEMA C
Formatear gráficos
En el tema anterior, usted modificó elementos estructurales de un gráfico. Una vez que haya
terminado la estructura del gráfico, usted tiene la capacidad de cambiar la apariencia de
algunos o de todos los elementos que ha elegido incluir. En este tema, dará formato a los
gráficos.
Usted puede crear un gráfico y luego decidir que desea cambiar el estilo y diseño del gráfico
para que represente de mejor forma sus datos. Existen muchos estilos y diseños de donde
elegir para dar formato a su gráfico para que éste represente sus datos de la mejor manera
posible.
Estilos de gráfico y opciones de formato

Una vez que su gráfico es creado, usted puede cambiar la apariencia de los elementos de
gráfico individuales usando opciones en la pestaña contextual Chart Tools Format. Por
ejemplo, usted puede cambiar el color de las columnas del gráfico o del fondo del gráfico. Sin
embargo, en vez de dar formato a los elementos de gráfico individuales de forma manual,
usted puede elegir estilos predefinidos para cambiar rápidamente la apariencia de todo el
gráfico. Los estilos disponibles están basados en el tipo de gráfico que creó.
Diseños de gráfico
Usted puede agregar o eliminar elementos del gráfico individuales tales como el título o la
leyenda. O, puede implementar un conjunto estándar de elementos del gráfico al aplicar uno de
los diseños de gráfico predefinidos desde el grupo Chart Layouts en la pestaña contextual
Chart Tools Design. Luego puede usar las opciones en la pestaña contextual Chart Tools para
personalizar la apariencia de los elementos individuales del gráfico.
Cómo formatear gráficos

Referencia de procedimiento: Formatee gráficos
Para formatear gráficos o elementos de gráfico:
1. Si es necesario, en la hoja de trabajo, seleccione el gráfico.
2. Para aplicar un estilo, seleccione la pestaña contextual Chart Tools Design y, en el grupo
Chart Styles, seleccione el estilo de gráfico deseado.
3. Para aplicar un diseño, seleccione la pestaña contextual Chart Tools Design y, en el grupo
Chart Layouts, seleccione el diseño de gráfico deseado.
4. Si lo desea, formatee elementos individuales del gráfico.
a. Seleccione el elemento del gráfico.
b. Seleccione la pestaña contextual Chart Tools Format.
c. En el grupo Shape Styles, seleccione el estilo de forma deseado, Shape Fill, Shape
Outline y Shape Effect.
d. En el grupo WordArt Styles, seleccione el estilo WordArt deseado, Text Fill, Text
Outline y Text Effect.

ACTIVIDAD 3-4
Formatear un gráfico
Antes de comenzar:
Situación:
Usted ha creado un gráfico de líneas para representar la tendencia de las ventas de los libros
de ficción. Usted desea formatear el gráfico para mejorar su presentación y para que refleje el
mismo estilo de color de la tabla. También le gustaría exagerar el eje horizontal del gráfico.
1. Aplique un estilo de gráfico al a. Si es necesario, seleccione el gráfico.

gráfico de líneas.
b. En la pestaña contextual Chart Tools
Design, en el grupo Chart Styles, haga
c. En la galería, en la quinta fila, seleccione

el gráfico que está en el extremo
derecho para aplicar Style 40 al gráfico.
2. Aplique un diseño de gráfico. a. En el grupo Chart Layouts, haga clic en

el botón More.
b. En la galería, en la cuarta fila, haga clic

en el último diseño para aplicar Layout
12 al gráfico.
3. Formatee el borde del gráfico. a. Seleccione la pestaña contextual Chart

Tools Format.
b. En el grupo Shape Styles, haga clic en

Shape Effects y elija Glow.
c. En la galería, en la sección Glow Varia-

tions, en la cuarta fila, seleccione el
último efecto de forma para aplicar el
efecto Accent Color 6, 18 Pt Glow al
gráfico.

4. Formatee el eje horizontal. a. Seleccione el eje horizontal.
b. En la pestaña contextual Chart Tools For-

mat, en el grupo Shape Styles, haga clic
en el botón More.
c. En la galería, en la tercera fila, selec-

cione el último estilo para aplicar el
efecto Intense Line — Accent 6 al eje
horizontal.
d. Seleccione el gráfico.
e. En el grupo WordArt Styles, haga clic en

el botón More.
f. En la galería, en la sección Applies To

Selected Text, en la tercera fila, selec-
cione el tercer estilo para aplicar
Gradient Fill – Gray Outline – Gray Style.
g. Haga clic fuera del título del gráfico

para quitar la selección.
h. Guarde y cierre el archivo.

En esta lección, usted desplegó datos de una manera gráfica a través de gráficos. Estos gráficos
le permiten observar una gran cantidad de datos y sacar conclusiones relevantes rápidamente.
1. ¿Cuáles son las ventajas de representar la información a través de gráficos?
2. ¿Con qué tipo de gráficos está familiarizado? ¿Usted piensa que un tipo particular
de gráfico es mejor que los otros? ¿Por qué?

Analizar datos usando
4 PivotTables y PivotCharts
Duración de la lección: 1 hora(s)
En esta lección, podrá Analizar datos usando PivotTables y PivotCharts.
Usted podrá:
● Crear un informe PivotTable.
● Analizar datos usando PivotCharts.
Introducción
En lecciones anteriores, usted insertó tablas y gráficos dentro de sus documentos.
PivotTables y PivotCharts llevan la funcionalidad de un gráfico y de una tabla un paso
adelante y le permiten analizar de manera selectiva los datos en su hoja de trabajo de
formas sofisticadas e interactivas. En esta lección, usted creará PivotTables y
PivotCharts para analizar datos.
Cuando tiene grandes cantidades de datos para analizarlos, quizá no le sea fácil
comparar los elementos requeridos manualmente. Microsoft® Office Excel® 2007
proporciona poderosas características de PivotChart y PivotTable que le permiten
enfocarse únicamente en los elementos que desea analizar.
TEMA A
Crear un informe PivotTable
En esta lección, usted creará PivotTables y PivotCharts para analizar datos. La creación de un
informe PivotTable le ayudará a entender por sí mismo la estructura del informe así como las
herramientas que puede usar para analizar los datos. En este tema, creará una PivotTable.
Las comparaciones manuales de grandes cantidades de datos son difíciles. Una PivotTable
puede combinar y comparar datos rápidamente para que usted pueda realizar un análisis de
grandes cantidades de datos. Los informes PivotTable lo ayudan a combinar y comparar datos
rápidamente en hojas de trabajo grandes.
PivotTables
Definición:
Un informe PivotTable es una tabla interactiva de la hoja de trabajo que usted puede usar para
resumir y analizar rápidamente grandes cantidades de datos en las hojas de trabajo. Este
despliega los datos seleccionados de la hoja de trabajo en un formato de matriz con una
funcionalidad especializada que le permite ver nuevas relaciones de datos, resumir, agrupar y
formatear partes seleccionadas de los datos, girar los datos entre columnas y filas y crear un
resultado personalizado conciso. Usted crea un informe PivotTable desde una fuente de datos
de un libro de trabajo de Excel o desde una fuente de datos externa. Para especificar que parte
de la fuente de datos va a usar en el informe PivotTable, usted elige campos y elementos. Los
campos son categorías de datos, generalmente columnas y los elementos son subcategorías en
un campo.
Tipos de campos
Existen cuatro tipos de campos PivotTable: campos de página, fila, columna y datos. Los
campos de página, fila y columna generalmente contienen un conjunto limitado de valores de
texto. Los campos de datos generalmente contienen datos numéricos.
86 Lección 4: Analizar datos usando PivotTables y PivotCharts

Ejemplo:
El panel PivotTable Field List

El panel PivotTable Field List aparece cuando usted selecciona un informe PivotTable. Este
incluye Drop Zones dentro de las cuales usted puede arrastrar y soltar campos para reubicar y
organizar los datos y calcular valores en múltiples formatos de una forma rápida. Debido a que
puede manipular los resultados del informe PivotTable en una forma interactiva, usted puede
tomar decisiones informadas de una manera más eficaz.
El cuadro de diálogo Value Field Settings

Usando el cuadro de diálogo Value Field Settings, usted puede desplegar u ocultar los
subtotales para los campos de columnas y filas individuales, desplegar u ocultar los grandes
totales de columnas y filas para todo el informe y calcular los subtotales y los grandes totales
con o sin elementos filtrados. La configuración del campo puede personalizarse y luego darle
un nombre personalizado para que usted pueda reutilizar el cálculo de resumen específico.
Funciones PivotTable
Existen varias funciones disponibles para crear una fórmula para trabajar con datos PivotTable.
Función Resultado
Difference From Despliega todos los datos en el área de datos como la diferencia entre el
valor para el campo Base y el elemento Base. El campo Base y el elemento
Base proporcionan datos usados en el cálculo personalizado.
% Of Despliega todos los datos en el área de datos como un porcentaje del valor
del campo Base y del elemento Base especificado. El campo Base y el
elemento Base proporcionan datos usados en el cálculo personalizado.
% Difference From Despliega todos los datos en el área de datos como la diferencia entre el
valor para el campo Base y el elemento Base especificado, pero despliega la
diferencia como un porcentaje de los datos Base. El campo Base y el
elemento Base proporcionan datos usados en el cálculo personalizado.
Lección 4: Analizar datos usando PivotTables y PivotCharts 87

Función Resultado
Running Total In Despliega los datos para los elementos sucesivos como un total ejecutado.
Usted debe seleccionar el campo en el que desea mostrar los elementos en un
total ejecutado.
% Of Row Despliega los datos en cada fila como un porcentaje del total para cada fila.
En un informe PivotTable, despliega los datos como un porcentaje del total
para la categoría.
% Of Column Despliega todos los datos en cada columna como un porcentaje del total para
cada columna. En un informe PivotTable, despliega los datos como un
porcentaje del total para las series.
% Of Total Despliega los datos en el área de datos como un porcentaje del gran total de
todos los datos en el informe. En un informe PivotTable, despliega los datos
como un porcentaje del total de todos los puntos de datos.
Index Despliega los datos usando el siguiente cálculo: ((valor en celda) x (Gran
Total de Grandes Totales)) / ((Gran Total de Fila) x (Gran Total de Columna))
Cómo crear un informe PivotTable

Referencia de procedimiento: Cree un informe PivotTable
Para crear un informe PivotTable desde una hoja de trabajo de Excel:
1. En la hoja de trabajo, seleccione una celda dentro del rango de datos que desee usar como
datos fuente.
2. En la pestaña Insert, en el grupo Tables, haga clic en PivotTable, o haga clic en la flecha
desplegable PivotTable y elija PivotTable.
3. En el cuadro de diálogo Create PivotTable, especifique el rango de datos, elija si desea la
PivotTable en una nueva hoja o en una hoja existente y luego haga clic en OK.
4. Seleccione el diseño del los campos en la PivotTable:
a. Si es necesario, haga clic en la flecha desplegable en el botón ubicado en la parte
superior del panel PivotTable Field List, y seleccione un diseño de informe.
b. Si es necesario, en el cuadro de lista Choose Fields To Add To Report, active o

desactive las casillas de verificación para seleccionar campos para el informe Pivot-
Table.
c. Para usar un campo en un área específica del informe, desde el cuadro de lista
Choose Fields To Add To Report, arrastre los campos deseados a las secciones
Report Filter, Column Labels, Row Labels, o Values.
d. Si lo desea, active la casilla de verificación Defer Layout Update si desea usar el
botón Update para actualizar manualmente el informe PivotTable.
e. Para mover un campo a un área diferente, arrastre el campo, o haga clic en la flecha
desplegable del campo y haga la selección adecuada.
5. Agrupe los campos en el informe PivotTable:
a. En la hoja de trabajo, en el informe PivotTable, seleccione los campos deseados.
b. Agrupe los campos.
● En el Ribbon, en la pestaña contextual PivotTable Tools Options, en el grupo
Group, haga clic en Group Selection.

● O, haga clic derecho en los campos seleccionados y elija Group.

c. Seleccione el encabezado de grupo y en el cuadro de texto de la barra Formula,
escriba el nombre de grupo deseado.
d. Si lo desea, seleccione y agrupe otros campos en el informe.
e. Para expandir o reducir el grupo, haga clic en el botón expandir (+) o haga clic en el
botón reducir (-).
Referencia de procedimiento: Personalice los cálculos en una PivotTable

Para personalizar los cálculos en una PivotTable:
1. Si es necesario, despliege el panel PivotTable Field List
a. Seleccione el informe PivotTable.
b. Si el panel PivotTable Field List no aparece, en la pestaña contextual PivotTable
Tools Options, en el grupo Show/Hide, haga clic en el botón Field List.
2. Despliegue el cuadro de diálogo Value Field Settings.
● En el panel PivotTable Field List, en el cuadro de lista Values, haga clic en la flecha
desplegable para el campo deseado y elija Value Field Settings.
● O, en la hoja de trabajo, en el informe PivotTable, haga clic derecho en una celda
que esté relacionada a los valores en el panel PivotTable Field List, y elija Value
Field Settings.
3. Personalice los cálculos usando el cuadro de diálogo Value Field Settings.
a. Si es necesario, en el cuadro de texto Custom Name, escriba el nombre deseado para
nombrar a la columna.
b. En la pestaña Summarize By, en el cuadro de lista, seleccione los cálculos deseados.
c. Para dar formato al campo, haga clic en Number Format, seleccione un formato y
haga clic en OK.
4. Haga clic en OK para personalizar el cálculo de la columna.
5. Si es necesario, repita los pasos 3 y 4 para personalizar el cálculo de otras columnas.
Referencia de procedimiento: Cambie la configuración del campo para los

campos sin valor
Para cambiar la configuración del campo para los campos sin valor:
1. Despliegue el panel PivotTable Field List.
2. Despliegue el cuadro de diálogo Value Field Settings.
● En el panel PivotTable Field List, en los cuadros de lista Column Labels, Report Fil-
ter, o Row Labels, haga clic en la flecha desplegable para el campo deseado y elija
Field Settings.
● O, en la hoja de trabajo, en el informe PivotTable, haga clic derecho en una celda
que esté considerada a ser un campo sin valor y elija Field Settings.

3. Cambie la configuración del campo.

● Si es necesario en el cuadro de texto Custom Name, escriba el nombre deseado para
cambiar el nombre del campo.
● Si es necesario, en la pestaña Subtotals & Filters, en la sección Subtotals, seleccione
la opción deseada, Automatic, None o Custom para agregar subtotales a los grupos
en el informe PivotTable.
● Si es necesario, en el cuadro de lista Select One Or More Functions, seleccione las
funciones deseadas.
● Si es necesario, en la sección Filter, active la casilla de verificación Include New
Items In Manual Filter.
● Si es necesario, seleccione la pestaña Layout & Print y seleccione las opciones
deseadas.
4. Haga clic en OK.
Referencia de procedimiento: Ordene o filtre un informe PivotTable

Para ordenar o filtrar un informe PivotTable:
1. Use el método de su elección para ordenar el informe.
● En la hoja de trabajo, en la PivotTable, haga clic en la flecha desplegable Column
Labels o Row Labels y seleccione la opción de organización deseada.
● O, en el cuadro de lista Choose Fields To Add To Report, coloque el puntero del
mouse sobre el nombre del campo deseado, haga clic en la flecha que es desplegada
y seleccione la opción de organización deseada.
2. Use el método de su elección para filtrar el informe.
● En el cuadro de lista Choose Fields To Add To Report, coloque el puntero del mouse
sobre el nombre del campo deseado, haga clic en la flecha que es desplegada y selec-
cione la opción de filtro deseada.
● En la hoja de trabajo, en la PivotTable, haga clic en la flecha desplegable (All) y
seleccione la opción de filtro deseada.
La lista desplegable Report Filter aparece únicamente para aquellos campos en el

cuadro de lista Choose Fields To Add To Report que ya han sido arrastrados desde
el cuadro de lista Choose Fields To Add To Report en el panel PivotTable Field List.
Referencia de procedimiento: Modifique el informe PivotTable

Para modificar el informe PivotTable:
1. Seleccione la PivotTable.
2. Seleccione la pestaña contextual PivotTable Tools Design.
3. En el grupo Layout, seleccione las opciones deseadas desde las listas desplegables Grand
Totals, Subtotals, Report Layout y Blank Rows.
4. Seleccione opciones de formato en los grupos PivotTable Style Options y PivotTable
Styles.
5. Seleccione la pestaña contextual PivotTable Tools Options.
6. En el grupo Show/Hide, haga clic en los botones +/- para desplegar u ocultar los botones
expandir (+) o reducir (-) en frente de los encabezados de grupo.

7. En el grupo Show/Hide, haga clic en Field Headers para desplegar u ocultar los
encabezados de campo en el informe PivotTable.
8. Si lo desea, imprima el informe.

ACTIVIDAD 4-1
Crear una PivotTable
Archivos de datos:
Shipping.xlsx
Antes de comenzar:
Desde la carpeta C:\084891Data\Analyzing Data Using PivotTables and PivotCharts, abra el
archivo Shipping.xlsx.
Situación:
Usted tiene una gran cantidad de información sobre los productos que se han enviado en los
últimos meses en el libro de trabajo Shipping. Su gerente también le pidió imprimir una lista
de los productos que no se han enviado y que fueron vendidos por la vendedora Anne
Dodsworth. Su gerente le ha solicitado otro informe para revisar el precio promedio de los
productos que Anne envió la primera semana de enero por la compañía. Ya que usted está
seguro de que su gerente tendrá una solicitud similar en el futuro, ha decidido crear un
informe PivotTable para extraer fácilmente la información sin tener que reorganizar
constantemente los datos al ordenar y volver a crear fórmulas. Usted ha decidido revisar
primero los datos de Anne usando la herramienta Sort antes de crear el informe.
1. Para ubicar productos que no han a. En la pestaña Data, en el grupo Sort &
sido enviados por Anne Filter, haga clic en el botón Sort.
Dodsworth ordene la hoja de
trabajo por Salesperson y Shipped b. En el cuadro de diálogo Sort, desde la
Date en orden ascendente. lista desplegable Sort By, seleccione
Salesperson.
c. Desde la lista desplegable Then By,

verifique que Shipped Date esté selec-
cionado y haga clic en OK.
d. En el cuadro Name, ingrese A347 para

ubicar a la vendedora Anne Dodsworth.
e. Observe que no hay fecha de envío para

tres productos que envían a Alemania. De
la fila 347 a al fila 349 tienen celdas
vacías en la columna Shipped Date para
la vendedora Anne Dodsworth indicando
los productos que no se han enviado.

2. Cree un informe PivotTable para a. En la pestaña Insert, en el grupo Tables,

extraer productos por Salesperson haga clic en el botón PivotTable.
y por Shipped Date.
b. En el cuadro de diálogo Create Pivot-
Table, verifique que las opciones Select
A Table Or Range y New Worksheet
estén seleccionadas y luego haga clic
en OK para crear la PivotTable.
c. En el panel PivotTable Field List, en el

cuadro de lista Choose Fields To Add To
Report, active las casillas de
verificación Salesperson, Shipped Date,
Product Name, y Extended Price para
mostrar los elementos en el informe Pivot-
Table.
d. Verifique que en el panel PivotTable

Field List, en el cuadro Values, se haya
agregado Sum Of Extended Price y que
todas las etiquetas de las filas ya estén
en su hoja de trabajo.
3. Modifique la configuración del a. En el panel PivotTable Field, en el cuadro

campo Values para calcular el de lista Values, haga clic en la flecha
promedio de Extended Price, desplegable Sum Of Extended Price y
reemplace la etiqueta de la elija Value Field Settings.
columna en el informe PivotTable a
Average Amount Sold y cambie el b. En la pestaña Summary By, en la lista
formato de número a Currency. Summarize Value Field By, seleccione
Average.
c. Haga clic en Number Format.
d. En el cuadro de diálogo Format Cells, en

el cuadro de lista Category, seleccione
Currency y haga clic en OK.
e. En el cuadro de texto Custom Name,

reemplace el texto predeterminado con
Average Amount Sold y haga clic en
OK.
f. Verifique que el informe PivotTable

despliegue la nueva etiqueta Average
Amount Sold y que los números
tengan el formato de moneda.

4. Cree un filtro para agrupar la a. En el panel PivotTable Field List, desde el

PivotTable por Salesperson y cuadro de lista Choose Fields To Add To
luego despliegue los productos Report, arrastre Salesperson al cuadro
que vendió Anne Dodsworth. Report Filter.
b. En la hoja de trabajo, desde la lista

desplegable del filtro Salesperson, selec-
cione Anne Dodsworth y luego haga
clic en OK.
c. Observe que los primeros tres productos

no incluyen una fecha de envío.
5. Despliegue los productos que a. Desde el panel PivotTable Field List,

Anne Dodsworth envió la primera arrastre Shipped Date al cuadro Report
semana de enero. Filter debajo de Salesperson.
b. En la hoja de trabajo, desde la lista

desplegable del filtro Shipped Data, active
la casilla de verificación Select Multiple
Items.
c. Desde la lista Shipped Date Items, desac-

tive la casilla de verificación (All) y
active 1/1/2007 hasta 1/5/2007.
d. Haga clic en OK.
6. En el informe PivotTable, a. Desde el panel PivotTable Field List,

despliegue a qué compañía se arrastre Company Name al cuadro Row
envían los productos. Labels sobre Product Name
b. Verifique que ahora el informe muestra

productos agrupados con relación al
nombre de la compañía.

7. Incluya subtotales promedio por a. En la pestaña contextual PivotTable Tools

compañía y dé formato al informe Design, en el grupo Layout, haga clic en
PivotTable. Subtotals y elija Show All Subtotals At
Bottom Of Group.
b. En el grupo PivotTable Styles, haga clic

en el botón More.
c. En la galería mostrada, en la sección

Medium, en la primera fila, seleccione un
estilo de su elección.
d. En el grupo PivotTable Style Options,

active la casilla de verificación Banded
Rows.
e. Guarde el archivo como My Ship-

ping.xlsx

TEMA B
Analizar datos usando PivotCharts
En el tema anterior, usted creó un informe PivotTable por sí mismo. Otro enfoque es crear un
PivotChart junto con un informe PivotTable. En este tema, analizará datos usando PivotCharts.
La representación gráfica de los datos facilita el análisis de los mismos. Una vez que los datos
han sido combinados, quizá también quiera mostrar una representación visual de los mismos
en donde haya crecimiento o disminución en una base mensual o anual. Quizá quiera enfocarse
en un trimestre en particular para resaltar el crecimiento en los ingresos. El informe PivotChart
ayuda a facilitar el análisis al representar gráficamente los datos desde informes PivotTable.
PivotCharts
Definición:
Un informe PivotChart es un gráfico interactivo que representa gráficamente los datos en un
informe PivotTable. Cuando usted crea un informe PivotChart, también crea un nuevo informe
PivotTable que está asociado con el gráfico. El gráfico contiene elementos de gráfico estándar
y usted puede hacer cambios a estos elementos tales como cambiar el tipo o el diseño del
gráfico. Sin embargo, a diferencia de un gráfico normal, el PivotChart está unido al contenido
y a la funcionalidad del informe PivotTable, no a las celdas de la hoja de trabajo y éste puede
representar el estado actual del informe PivotTable sin la necesidad de editar o revisar los
datos fuente. También le permite realizar un filtrado interactivo de la PivotTable y de las
funciones de análisis de datos directamente en la PivotChart.
Ejemplo:

Limitaciones de formato de los PivotCharts

Los PivotCharts pueden ser cualquier tipo de gráfico excepto un gráfico de dispersión XY, un
gráfico de cotizaciones o un gráfico de burbujas. Cuando usted actualice un informe
PivotChart, gran parte del formato del gráfico también se actualizará. Sin embargo, debido a
que el gráfico está basado en datos variados en la PivotTable, los elementos del gráfico que
están unidos a series de datos específicas, tales como líneas de tendencia y etiquetas de datos,
no son conservados. Quizá necesite volver a aplicar estos elementos del gráfico.
El panel PivotChart Filter

Cuando usted crea un PivotChart junto con una PivotTable, el panel PivotTable Field List y el
panel PivotChart Filter aparecen en el libro de trabajo. Usted debe usar el panel PivotTable
Field List para construir el informe PivotTable, pero una vez que el informe y el gráfico son
construidos, usted puede usar el panel PivotChart Filter para filtrar u ordenar los datos
subyacentes del informe y ver los cambios resultantes en el PivotChart. Esto es benéfico si
desea mover el informe PivotChart a una hoja de gráfico separada; usted puede realizar un
análisis de datos sin tener que regresar a la hoja que contiene el informe PivotTable.
Cómo analizar datos usando PivotCharts

Referencia de procedimiento: Cree una PivotChart
Para crear un PivotChart:
1. En la hoja de cálculo, seleccione una celda con datos.
3. En el grupo Tables, haga clic en la flecha desplegable PivotTable y seleccione PivotChart.
Excel crea automáticamente una PivotTable junto con el gráfico.
4. En el cuadro de diálogo Create PivotTable With PivotChart, especifique el rango de datos,
especifique la ubicación para el PivotChart y para la PivotTable y haga clic en OK.
5. Use el panel PivotTable Field List para construir la PivotTable seleccionando un diseño de
tabla y agregando campos. La PivotTable y el PivotChart aparecerán en la hoja de trabajo
especificada.
Referencia de procedimiento: Analice los datos del PivotChart

Para analizar los datos del PivotChart:
1. Use el panel PivotTable Field List para reestructurar la PivotTable asociada y revisar los
cambios resultantes en el PivotChart.
2. Ordene o filtre los datos directamente en el informe PivotTable y revise los cambios
resultantes en el PivotChart.
3. Ordene o filtre los datos desde el panel PivotChart Filter.
a. Seleccione el PivotChart.
b. Si el panel PivotChart Filter no aparece, en la pestaña contextual PivotChart Tools
Analyze, en el grupo Show/Hide, haga clic en PivotChart Filter. (Usted también
puede mostrar u ocultar el panel PivotTable Field List desde esta pestaña)
c. En el panel PivotChart Filter, use las listas desplegables Report Filter, Axis Fields
(Categories) y Legend Fields (Series) para ordenar y filtrar los datos y luego revise
los cambios resultantes en el PivotChart.

4. Para analizar datos nuevos, reconstruya la PivotTable y el PivotChart asociado.

a. En la pestaña contextual PivotChart Tools Analyze, en el grupo Data, haga clic en
Clear→Clear All.
b. Use el panel PivotTable Field List para reconstruir la PivotTable.
c. Revise los resultados en el PivotChart. Si los cambios no aparecen de inmediato en
el PivotChart, en la pestaña contextual PivotChart Tools Analyze, haga clic en el
botón Refresh.
Referencia de procedimiento: Formatee un PivotChart

Para formatear un PivotChart:
1. En la hoja de trabajo, seleccione el PivotChart.
2. En el Ribbon, seleccione la pestaña contextual PivotChart Tools deseada: Design, Layout,
o Format.
3. En la pestaña contextual seleccionada, en el grupo deseado, seleccione el comando
adecuado para formatear el PivotChart.

ACTIVIDAD 4-2
Crear un PivotChart
Antes de comenzar:
My Shipping.xlsx está abierto.
Situación:
Su gerente le pidió crear un gráfico de columnas, basado en los datos que están en la hoja
Invoices, para mostrar qué ha hecho la gente de ventas con las ventas destinadas a Alemania.
Esta es una junta que se realiza semanalmente y la próxima semana habrá una presentación
de las ventas destinadas a Francia. Usted ha decidido crear un PivotChart para tener la
flexibilidad de cambiar el gráfico por país.
1. Cree un PivotChart. a. Seleccione la pestaña de la hoja de

trabajo Invoices.
b. En la pestaña Insert, en el grupo Tables,

haga clic en la flecha desplegable
PivotTable y elija PivotChart.
c. En el cuadro de diálogo Create PivotTable

With PivotChart, verifique que las
opciones Select A Table Or Range y
New Worksheet estén seleccionadas y
haga clic en OK
d. Cierre el panel PivotChart Filter.
e. En el panel PivotTable Field List, en el

cuadro de lista Choose Fields To Add To
Report, arrastre el campo Salesperson
al cuadro Axis Fields (Categories).
f. En el cuadro de lista Choose Fields To

Add To Report, arrastre el campo Quan-
tity al cuadro Values. Note que la
PivotTable se ha creado junto con el
PivotChart.
g. Verifique que el eje vertical despliegue

un rango de cantidades del 0 al 12000.

2. Cree un filtro de informe a. Arrastre el campo Country al cuadro

PivotChart que filtre el gráfico por Report Filter.
producto y/o país y luego filtre el
gráfico para mostrar los montos b. Arrastre el cuadro Product Name al
de cantidad para Alemania por cuadro Report Filter debajo del campo
vendedor. Country.
c. En la hoja de trabajo, en la lista

desplegable Country, active la casilla de
verificación Select Multiple Items.
d. En la lista Items, desactive la casilla de

verificación (All), active Germany y
luego haga clic en OK.
e. Verifique que el eje vertical ahora

despliega cantidades que están en el
rango de 0 a 2500 para reflejar el rango
de cantidades vendidas a Alemania por
vendedor.
f. Cierre el panel PivotTable Field List

para desplegar todo el gráfico.
3. Formatee el PivotChart. a. Haga clic en el borde del PivotChart

para seleccionar el gráfico.
b. Seleccione la pestaña contextual

PivotChart Tools Design.
c. El en grupo Type, haga clic en Change

Chart Type.
d. En el cuadro de diálogo Change Chart

Type, en el panel derecho, en la sección
Column, en la primera fila, seleccione el
cuarto tipo de gráfico para seleccionar
el gráfico 3–D Clustered Column.
e. Haga clic en OK.
f. En el grupo Chart Styles, haga clic en el

botón More.
g. En la galería mostrada, seleccione un

estilo de su elección.

4. Cambie el título del gráfico a Ger- a. En el PivotChart, haga clic en Chart Title
many y elimine la leyenda. para seleccionarlo.
b. Seleccione el texto y escriba Germany
c. Haga clic derecho en la leyenda y elija

Delete.
d. Guarde y cierre el archivo.

En esta lección, usted usó PivotTables y PivotCharts para realizar un análisis de datos. Estas
herramientas le permiten analizar y manipular de manera interactiva grandes cantidades de
datos de formas sofisticadas.
1. ¿En qué proyectos está trabajando actualmente que se beneficiarían del desarrollo
de PivotTables y PivotCharts? ¿Cómo mejorarían los datos las PivotTables y las
PivotCharts?
2. ¿Cuáles son algunas de las configuraciones del campo de datos que piensa que
quizá usaría? ¿Nunca las usa? ¿Por qué?

Insertar objetos gráficos
5 Duración de la lección: 60 minutos
En esta lección, podrá Insertar objetos gráficos.
Usted podrá:
● Insertar y modificar imágenes y ClipArt.
● Dibujar y modificar formas.
● Ilustrar el flujo de trabajo usando gráficos SmartArt.
● Crear capas y agrupar objetos gráficos
Introducción
Previamente en este curso, usted creó y dio formato a gráficos para presentar datos
gráficamente. Además de los gráficos basados en datos de una hoja de trabajo,
Microsoft® Office Excel® le permite crear un gran número de diferentes tipos de
objetos gráficos independientes para ilustrar los datos. En esta lección, insertará objetos
gráficos para mejorar la presentación de los datos.
Cuando usa elementos gráficos en una hoja de cálculo, usted puede captar la atención
hacia áreas específicas de la hoja de cálculo y mejorar la presentación de su hoja de
cálculo con logotipos corporativos y otros elementos gráficos.
TEMA A
Insertar y modificar imágenes y ClipArt
En esta lección, insertará varios objetos gráficos. Una forma sencilla para agregar gráficos es
insertar objetos que ya fueron creados y que están almacenados en archivos, como imágenes y
ClipArt. En este tema, insertará imágenes y ClipArt.
Usted sabe que algunos objetos gráficos realmente harían que su hoja de trabajo se viera muy
bien, pero no está seguro de lo que necesita exactamente. Moldear una idea y crear un objeto
gráfico parte por parte puede ser muy tardado; quizá ni valga la pena el esfuerzo requerido
para crear el objeto gráfico. Sin embargo, si tiene una selección de objetos gráficos que ya
existe, como clip art, usted puede elegir e insertar rápidamente objetos gráficos siempre que lo
necesite.
Objetos gráficos
Definición:
Un objeto gráfico es un elemento visual que puede ser insertado dentro de una hoja de trabajo.
Los objetos gráficos se pueden insertar en cualquier parte de una hoja de trabajo y no están
asociados con una celda específica. Cuando un objeto gráfico es seleccionado, el borde gráfico
es indicado con pequeños indicadores de tamaño. Los objetos gráficos también tienen manijas
de rotación verdes. Algunos objetos gráficos tienen manijas de ajuste amarillas. Los objetos
gráficos se pueden mover, copiar y ajustar. Algunos objetos gráficos, incluyendo imágenes y
clipart, son realizados con anterioridad e insertados desde archivos existentes. Otros objetos
gráficos como SmartArt y formas, son creados desde cero al dibujarlos o insertarlos en la hoja
de trabajo.
Ejemplo:
104 Lección 5: Insertar objetos gráficos

Imágenes y ClipArt
Usted inserta imágenes y gráficos ClipArt de la misma forma, pero las imágenes gráficas en
cada categoría tienden a verse algo diferentes.
Tipo de objeto Descripción

Picture Una imagen que se almacena en cualquier número de formatos de archivo
gráfico que usted puede insertar dentro de su hoja de trabajo. Las imágenes
tienden a ser complejas, realistas y en tres dimensiones. Usted puede mejorar las
imágenes al cambiar los estilos y efectos de la imagen como sombra y brillo.
Además, usted puede agregar bordes y ajustar el tamaño de la imagen.
ClipArt Dibujos simples, estilizados y previamente creados que se pueden insertar en su
hoja de trabajo. Una colección clip art está disponible en forma de galería— la
galería ClipArt. Además de las imágenes ClipArt estándar, la galería ClipArt
también le da acceso a una amplia variedad de archivos multimedia incluyendo
fotografías, películas y sonidos.
Opciones de formato de imagen

Usted puede agregar varios efectos visuales a los elementos gráficos como imágenes y ClipArt.
Usted puede volver a dar color a un gráfico para darle un efecto de tonos de gris o sepia,
aumentar o disminuir el brillo o contraste de una imagen, elegir y aplicar estilos de imagen de
la galería Picture Styles, o agregar efectos 3-D de sombreado y reflejos. Además, usted puede
agregar bordes y ajustar el tamaño de la imagen. Gran parte de las opciones de formato están
disponibles en la pestaña contextual Picture Tools Format.
Cómo insertar y modificar imágenes y ClipArt

Referencia de procedimiento: Inserte un ClipArt
Para insertar un ClipArt:
1. En la pestaña Insert, en el grupo Illustrations, haga clic en ClipArt.
2. En el panel de tareas ClipArt, en el cuadro de texto Search For, escriba una palabra o
frase que describa el clip art requerido.
3. Si es necesario, en el cuadro de lista desplegable Search In, active las casillas de
verificación para las colecciones apropiadas.
4. Si es necesario, en el cuadro de lista desplegable Results Should Be, active las casillas de
verificación para los tipos de medios adecuados.
De manera predeterminada todos los tipos de medios están activados.
5. Haga clic en Go.

6. Seleccione la ubicación en la hoja de trabajo en donde desee insertar el ClipArt.
7. Haga clic en el ClipArt que desea insertar.
Lección 5: Insertar objetos gráficos 105

Referencia de procedimiento: Inserte una imagen desde un archivo

Para insertar una imagen desde un archivo:
1. Seleccione la ubicación en la hoja de trabajo en donde desee insertar la imagen.
2. En la pestaña Insert, en el grupo Illustrations, haga clic en Picture.
3. Inserte la imagen.
● En el cuadro de diálogo Insert Picture, navegue a la ubicación de la carpeta deseada,
seleccione la imagen requerida y haga clic en Insert.
● O, haga doble clic en la imagen requerida.
Referencia de procedimiento: Modifique un gráfico

Para modificar un gráfico:
1. Si es necesario, seleccione el gráfico.
2. Para aplicar un estilo, en la pestaña contextual Picture Tools Format, en el grupo Picture
Styles, seleccione un estilo o haga clic en el botón More para desplegar estilos
adicionales.
3. Para ajustar el tamaño de un gráfico, arrastre los indicadores de tamaño del gráfico o use
las opciones en el grupo Size en el pestaña contextual Picture Tools Format para
especificar los valores especificos para la altura y el ancho.
4. Para cambiar la forma del gráfico, en la pestaña contextual Picture Tools Format, en el
grupo Picture Styles, haga clic en Picture Shape y seleccione una forma.
5. Para aplicar un borde, en la pestaña contextual Picture Tools Format, en el grupo Picture
Styles, haga clic en Picture Border y seleccione una nueva propiedad de borde.
6. Para aplicar un efecto de imagen, en la pestaña contextual Picture Tools Format, en el
grupo Picture Styles, haga clic en Picture Effects y seleccione el efecto deseado.
7. Para ajustar la apariencia general de la imagen, en la pestaña contextual Picture Tools
Format, realice las selecciones Brightness, Contrast y Recolor desde las galerías en el
grupo Adjust.

ACTIVIDAD 5-1
Insertar y modificar una imagen en una hoja de trabajo
Archivos de datos:
Graphics.xlsx, Globe.jpg
Antes de comenzar:
Desde la carpeta C:\084891Data\Inserting Graphic Objects, abra el archivo Graphics.xlsx.
Situación:
Se le pidió que mejorara la apariencia de sus informes de hoja de cálculo usando gráficos
para crear un logotipo. Ya que nunca antes lo ha hecho, usted ha creado un libro de trabajo
para experimentar con los diferentes tipos de gráficos que podrían usarse para un logotipo.
1. Inserte el gráfico del mundo en la a. En la hoja de trabajo Globe, seleccione

hoja de trabajo Globe. la celda A1.
b. En la pestaña Insert, en el grupo Illustra-

tions, haga clic en Picture.
c. En el cuadro de diálogo Insert Picture,

navegue a la carpeta C:\084891Data\
Inserting Graphic Objects.
d. Haga doble clic en el gráfico Globe.jpg

para insertarlo dentro de la hoja de
trabajo.
2. Aplique Picture Style 4 al gráfico. a. Si es necesario, seleccione el gráfico

Globe.
b. En la pestaña contextual Picture Tools

Format, en el grupo Picture Styles,
seleccione el cuarto estilo desde la
lista para aplicar el estilo Drop Shadow
Rectangle.
c. Quite la selección del gráfico para ver

el estilo de imagen.

3. Ajuste el tamaño de la imagen a. Seleccione el gráfico Globe.

para que sea 1.5 pulgadas más
ancha y 1.5 pulgadas más alta. b. En el grupo Size, en el cuadro de texto de
la propiedad Shape Height,
seleccione el valor existente
e ingrese 1.5
c. Verifique que el cuadro de texto de la

propiedad Shape Width,
haya mantenido la proporción.
4. Aplique la forma de imagen Sun al a. Si es necesario, seleccione el gráfico.

gráfico Globe.
b. En el grupo Picture Styles, haga clic en
Picture Shape.
c. En la sección Basic Shapes de la galería,

desde la tercera fila de formas, selec-
cione la forma Sun.
5. Aplique un borde azul de 1 1/2 pt. a. En el grupo Picture Styles, haga clic en
Picture Border.
b. En la sección Theme Colors de la galería,

seleccione el color Dark Blue en la fila
superior.
c. En el grupo Picture Styles, haga clic en

Picture Border.
d. Elija Weight→1 1/2 pt para aplicar el

nuevo borde.

6. Aplique un efecto de imagen a. En el grupo Picture Styles, haga clic en

predefinido 3–D. Picture Effects y elija Preset.
b. En la sección Presets, en la tercera fila

seleccione el primer efecto para selec-
cionar el efecto Preset 9.
c. Verifique que el efecto predefinido haya

sido aplicado al gráfico.
d. Guarde el archivo como My

Graphics.xlsx

TEMA B
Dibujar y modificar formas
En el tema anterior, mejoró su hoja de trabajo agregando objetos gráficos predefinidos en ésta.
Usted también puede crear fácilmente gráficos personalizados usando las librerías de líneas y
formas de Excel. En este tema, dibujará líneas y formas en una hoja de trabajo.
Las líneas y las formas pueden ayudar a agregar énfasis o llamar la atención de un área en
particular de la hoja de trabajo. En vez de tratar de crear sus propios elementos gráficos, usted
puede trabajar con las líneas y formas que están disponibles en Excel.
Formas
Definición:
Las formas son objetos geométricos simples que usted puede dibujar y modificar según lo
necesite para mejorar sus hojas de trabajo. Usted puede agregar una forma única a su hoja de
trabajo o combinar múltiples formas para crear sus propias formas complejas. Después de
agregar una forma, usted puede mejorarla agregando texto, viñetas, numeración y estilos
rápidos.
Ejemplo:

Tipos de formas
Existen muchas formas previamente elaboradas que usted puede insertar de manera rápida
dentro de su hoja de trabajo desde la galería Shapes en el grupo Illustrations en la pestaña
Insert. Éstas son:
● Líneas, flechas y conectores.
● Rectángulos y otras formas geométricas.
● Flechas de bloque.
● Símbolos matemáticos para ecuaciones.
● Elementos de diagramas de flujo.
● Estrellas y cintas.
● Así como llamadas en varias formas.
Cada una de las categorías de formas incluyen un número de variantes en cada tipo de forma
general.
Cómo dibujar y modificar formas

Referencia de procedimiento: Inserte y modifique una forma
Para insertar y modificar una forma:
2. En el grupo Illustrations, haga clic en Shapes para desplegar una lista de formas.
3. En la galería Shapes, seleccione una forma.
4. Coloque el puntero del mouse en la hoja de trabajo.
5. Dibuje la forma.
● Haga clic para colocar una forma ajustada en la hoja de trabajo.
● O, haga clic y arrastre para dibujar la forma.
6. Si es necesario, modifique la apariencia de la forma:
● Arrastre los indicadores de tamaño para cambiar el tamaño de la forma.
● Use la manija Rotation para girar la forma.
● Haga clic derecho y elija Format Shape para desplegar el cuadro de diálogo Format
Shape para establecer varias configuraciones de formas.

ACTIVIDAD 5-2
Dibujar y modificar formas
Antes de comenzar:
My Graphics.xlsx está abierto.
Situación:
Usted ha intentado proponer un diagrama simple para ilustrar algunas ideas en la junta y le
gustaría reforzar las palabras que ha elegido con gráficos. Ya que nunca antes ha hecho esto,
comenzará insertando un objeto gráfico en una hoja de trabajo de prueba y luego dará
formato al gráfico para que el texto se despliegue a través del gráfico. También ha decidido
incluir una flecha que apuntará al siguiente gráfico.
1. En la hoja de trabajo Shape Draw- a. Seleccione la hoja de trabajo Shape

ing, inserte una forma rectangular Drawing.
sobre el texto en la celda B4.
b. O, en la pestaña Insert, en el grupo Illus-
trations, haga clic en Shapes.
c. En la galería Shapes, en la sección Rect-

angles, seleccione el primer rectángulo.
d. Haga clic en la celda B2 para dibujar un

rectángulo.
e. Ajuste el tamaño de la forma para que

sus manijas de posicionamiento
cubran completamente el texto de
abajo.

2. Cambie la transparencia del a. Haga clic derecho en la forma del

rectángulo al 75 por ciento. rectángulo y elija Format Shape.
b. En el cuadro de texto Transparency,

seleccione el valor numérico y escriba
75
c. Haga clic en Close para cerrar el cuadro

de diálogo Format Shape y aplique la
configuración de transparencia.
d. Verifique que la transparencia del

rectángulo permita que el texto que
está abajo pueda ser leído.
3. Dibuje una forma de flecha cuyas a. En la pestaña Insert, en el grupo Illustra-

manijas de posicionamiento estén tions, haga clic en Shapes y luego en la
dentro del rango C5:C7. sección Block Arrows, en la primera fila,
seleccione la cuarta forma de flecha
para seleccionar la forma Down Arrow.
b. Haga clic en la celda C5 para desplegar

la forma Down Arrow en la hoja de
cálculo.
c. Si es necesario, seleccione la forma

Down Arrow para desplegar sus manijas
de posicionamiento.
d. Ajuste el tamaño de las manijas de

posicionamiento para que el borde rect-
angular exterior de la forma esté dentro
del rango C5:C7.

4. Gire la forma Down Arrow en a. Arrastre la manija Rotation a la

sentido contrario a las manecillas izquierda hasta que la punta de la
del reloj aproximadamente 45 forma Down Arrow señale en un ángulo
grados para alinear su punta y que de 45 grados a las palabras Market
ésta señale a Larger Market Share. Share.
b. Arrastre la forma Down Arrow para que

su punta se alinee con las líneas de
división en la celda C7.
c. Guarde el archivo.

TEMA C
Ilustrar el flujo de trabajo usando
gráficos SmartArt
En los temas anteriores, insertó gráficos preexistentes y dibujó formas simples. Si este tipo de
gráficos no se adaptaron a sus necesidades, usted puede usar las mismas habilidades para
insertar una categoría de un objeto gráfico más complejo llamado SmartArt. En este tema usará
gráficos SmartArt para ilustrar un flujo de trabajo.
Quizá necesite presentar un proceso complicado de un flujo de trabajo o ilustrar un diagrama
de red. Aún cuando no tenga mucho tiempo o no cuente con las habilidades de diseño gráfico
particulares, usted puede usar gráficos SmartArt para crear rápidamente un diagrama de flujo
de trabajo integral o cualquier otra representación gráfica de datos.
Gráficos SmartArt
Definición:
Un gráfico SmartArt es una representación visual personalizada de las relaciones entre datos,
eventos o ideas. SmartArt combina objetos gráficos con texto y símbolos conectores para crear
ilustraciones personalizadas complejas. Una vez que inserta un gráfico SmartArt, usted puede
cambiar su estructura y diseño, agregar y personalizar texto y modificar el formato y
apariencia de cada elemento y del objeto SmartArt en general.
Ejemplo:

La galería SmartArt
La galería SmartArt, en el grupo Illustrations en la pestaña Insert, despliega diseños SmartArt
en siete categorías: List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, Matrix y Pyramid. Cada
categoría contiene una variedad de diseños para mostrar el tipo de relación, secuencia o
jerarquía adecuada entre los componentes del objeto SmartArt.
Cómo ilustrar el flujo de trabajo usando gráficos

SmartArt
Referencia de procedimiento: Inserte un gráfico SmartArt
Para insertar un gráfico SmartArt:
1. En el Ribbon, en la pestaña Insert, en el grupo Illustrations, haga clic en SmartArt.
2. En el cuadro de diálogo Choose A SmartArt Graphic, en el panel izquierdo, seleccione
una categoría de gráfico.
3. En el panel central, seleccione el gráfico miniatura SmartArt. (En el panel derecho del
cuadro de diálogo SmartArt Graphic se proporciona información descriptiva del gráfico
miniatura actualmente seleccionado).
4. Haga clic en OK.
Referencia de procedimiento: Agregue texto a los objetos SmartArt

Para agregar texto a los objetos SmartArt:
1. Seleccione el objeto SmartArt. Para algunos tipos de objetos aparecerá una lista de viñetas
a su izquierda.
2. Coloque el punto de inserción en un elemento con viñeta o en un marcador de texto de
objeto.
3. Escriba el texto deseado.
4. Para agregar un paso en un proceso, haga clic en la última viñeta del proceso y presione
Enter.
Referencia de procedimiento: Agregue o reubique formas SmartArt

Para agregar o reubicar formas SmartArt:
1. Seleccione el gráfico SmartArt.
2. Seleccione una de las formas existentes.
3. En la pestaña contextual SmartArt Tools Design, en el grupo Create Graphic, haga clic en
la flecha desplegable Add Shape y luego seleccione Add Shape After, Add Shape Before,
Add Shape Above, o Add Shape Below.
4. Para reubicar una forma, arrástrela a la posición deseada.
Referencia de procedimiento: Dé formato a los gráficos SmartArt

Para dar formato a los gráficos SmartArt:
1. Si es necesario, seleccione el gráfico SmartArt.
2. Para aplicar un estilo SmartArt, en la pestaña contextual SmartArt Tools Design,
seleccione un estilo desde el grupo SmartArt Styles.
3. Para cambiar el diseño general, en la pestaña contextual SmartArt Tools Design,
seleccione un diseño desde el grupo Layouts.

4. Para dar formato a objetos individuales, seleccione los objetos y realice las selecciones
adecuadas en la pestaña contextual SmartArt Tools Format. Usted puede cambiar la forma
o el tamaño de la forma, aplicar un estilo y cambiar el relleno, contorno o efectos de la
forma.

ACTIVIDAD 5-3
Insertar un gráfico SmartArt
Antes de comenzar:
Situación:
Usted tiene una junta de ventas en donde la intención es motivar a los vendedores. Usted
decidió crear un diagrama de proceso colorido que representa los pasos del proceso para un
vendedor exitoso.
1. En la hoja de trabajo SmartArt, a. En la hoja de trabajo SmartArt, selec-

inserte un gráfico Basic Process cione la celda C3.
SmartArt.
b. En la pestaña Insert, en el grupo Illustra-
tions, haga clic en SmartArt.
c. En el cuadro de diálogo Choose A

SmartArt Graphic, en el panel izquierdo,
seleccione Process.
d. En el panel central en la primera fila,

seleccione el gráfico Basic Process
SmartArt, el gráfico SmartArt del extremo
izquierdo.
e. Verifique que se despliegue una

explicación del gráfico SmartArt en el
panel derecho.
f. Haga clic en OK.
2. Ingrese los subtítulos para los a. En la lista a la izquierda del gráfico

pasos del proceso. SmartArt, en la primera viñeta, escriba
Hard Work
b. Coloque el punto de inserción en la

segunda viñeta y luego escriba Perse-
verance
c. Coloque el punto de inserción en la

tercera viñeta y luego escriba Success!

3. Agregue un nuevo paso “Team- a. Si es necesario, seleccione el gráfico

work” entre los pasos del proceso SmartArt.
2 y 3.
b. En la lista a la izquierda del gráfico
SmartArt, coloque el cursor entre la
tercera viñeta y la palabra Success.
c. Presione Enter para crear una cuarta

viñeta y un cuarto módulo en el gráfico
SmartArt.
d. En la nueva viñeta, haga clic y escriba

Teamwork
4. Cambie los colores de los cuatro a. En la pestaña contextual SmartArt Tools

pasos del proceso. Design, en el grupo SmartArt Styles, haga
clic en Change Colors.
b. En la sección Colorful, seleccione el

esquema de colores de la extrema
derecha para aplicar el esquema de
colores Colorful Range – Accent Colors 5
a 6.

5. Reubique los pasos del proceso a. Arrastre el paso del proceso Hard Work
dentro de una configuración en hacia arriba en la mitad superior del
zigzag. gráfico SmartArt.
b. Arrastre el paso del proceso Persever-

ance hacia abajo en la mitad inferior
del gráfico SmartArt.
c. Arrastre el paso del proceso Teamwork

hacia arriba en la mitad superior del
gráfico SmartArt.
d. Arrastre el paso del proceso Success

hacia abajo en la mitad inferior del
gráfico SmartArt.
e. Verifique que las flechas del proceso

hayan actualizado sus posiciones
automáticamente.
6. Aplique el estilo 3-D Inset SmartArt a. Haga clic al borde del gráfico SmartArt
al gráfico SmartArt. para quitar la selección de la forma Suc-
cess y para seleccionar el gráfico
SmartArt.
b. En el grupo SmartArt Styles, haga clic en

el botón More.
c. En la sección 3-D, en la primera fila,

seleccione el segundo estilo SmartArt
para seleccionar el estilo Inset.

7. Aplique un efecto Glow al gráfico a. Seleccione el paso del proceso Hard

SmartArt. Work.
b. En la pestaña contextual SmartArt Tools

Format, en el grupo Shape Styles, haga
clic en Shape Effects.
c. Elija Glow para desplegar una lista de

efectos de brillo.
d. En la sección Glow Variations, en la

cuarta fila, seleccione el efecto de brillo
de la extrema izquierda para aplicar el
efecto Accent Color 1, 18 Pt Glow.
e. Quite la selección del gráfico SmartArt

para ver el efecto de brillo.
f. Guarde el archivo.

TEMA D
Crear capas y agrupar objetos gráficos
En los primeros temas de esta lección, usted insertó muchos tipos de objetos gráficos. Si tiene
varios objetos gráficos en una hoja de trabajo, quizá desee ajustar la forma en la que son
desplegados en relación de uno con el otro, o manejarlos como una sola unidad. En este tema,
usted creará capas y agrupará objetos gráficos.
Su hoja de trabajo tal vez requiera que usted cree diseños más complejos, integrando gráficos
separados en un espacio limitado. Para controlar la posición de estos gráficos, usted necesitará
usar capas, así como formar grupos de gráficos cuando desee mover imágenes en capas en la
página.
Crear capas
Definición:
La creación de capas es un método para desplegar gráficos que cubren a otros gráficos en un
orden específico. Cada objeto gráfico es una capa separada. El orden de las capas y la
opacidad del objeto gráfico determinan qué parte del objeto gráfico es visible.
Ejemplo:

Agrupar
Definición:
Agrupar es un método que conecta múltiples gráficos para que usted pueda manipularlos como
una sola unidad. Un objeto agrupado tiene sus propias manijas de selección que se pueden usar
para copiar, mover y ajustar el tamaño del gráfico combinado como un solo elemento. Usted
puede desagrupar los gráficos si necesita dar formato o modificar los objetos gráficos
individuales por separado. Un objeto gráfico agrupado puede contener otros gráficos agrupados.
Ejemplo:
Cómo crear capas y agrupar objetos gráficos

Referencia de procedimiento: Cambie el orden de las capas
Para cambiar el orden de las capas:
1. Seleccione el objeto que desea cambiar en el orden de capas.
2. Para traer al frente el objeto, en la pestaña contextual Drawing Tools Format, en el grupo
Arrange, haga clic en la flecha desplegable Bring To Front y seleccione la acción
adecuada.
● Elija Bring To Front para traer el objeto a la capa superior.
● O, elija Bring Forward para traer el objeto una capa al frente.
Para traer el objeto a la capa superior o para enviar el objeto a la capa inferior,
usted puede hacer clic en Bring To Front o Send To Back en el grupo Arrange.
3. Para enviar atrás el objeto, en la pestaña contextual Drawing Tools Format, en el grupo
Arrange, haga clic en la flecha desplegable Send To Back y seleccione la acción
adecuada.
● Elija Send To Back para enviar el objeto a la capa inferior.
● O, elija Send Backward para enviar el objeto una capa atrás.

Referencia de procedimiento: Agrupe o desagrupe objetos gráficos

Para agrupar o desagrupar objetos gráficos:
1. Mantenga presionada la tecla Ctrl y luego seleccione los objetos gráficos que desea
agrupar.
2. Verifique que las manijas de posicionamiento aparezcan para cada objeto que seleccionó.
3. En la pestaña contextual Drawing Tools Format, en el grupo Arrange, haga clic en Group
y seleccione Group.
4. Para desagrupar gráficos agrupados, seleccione el grupo y en la pestaña contextual Draw-
ings Tools Format, en el grupo Arrange, haga clic en Group y seleccione Ungroup.
Duplicar y copiar objetos

Si usted necesita hacer copias de objetos gráficos, usted puede copiar y pegar los objetos para
crearlos. Sin embargo, Excel también le ofrece la posibilidad de crear duplicados de objetos
gráficos en un solo paso. Para duplicar un objeto rápidamente, seleccione el objeto y presione
Ctrl+D. Un duplicado de la imagen original aparecerá sobre la original; usted puede arrastrar
el duplicado para posicionarlo de acuerdo a sus necesidades.

ACTIVIDAD 5-4
Crear capas y agrupar gráficos
Antes de comenzar:
Situación:
Usted ha estado desarrollando un logotipo simple a partir de tres formas dibujadas: un
cuadrado azul, un cuadrado magenta y un paralelogramo amarillo. Usted está tratando de
decidir la mejor perspectiva cambiando el orden de las capas de la forma.
1. En la hoja de trabajo Layering And a. En la hoja de trabajo Layering And Group-

Grouping, cambie el orden de las ing, seleccione el cuadrado magenta.
capas para que el cuadrado
magenta sea colocado al frente de b. En la pestaña contextual Drawing Tools
las otras dos formas. Format, en el grupo Arrange, haga clic en
la flecha desplegable Bring To Front.
c. Seleccione Bring To Front.
2. Cambie el orden de las capas para a. Seleccione el cuadrado azul.

que el cuadrado magenta sea
colocado al frente del b. En el grupo Arrange, haga clic en la
paralelogramo amarillo pero no al flecha desplegable Bring To Front y
frente del cuadrado azul. seleccione Bring To Front.
3. Seleccione los dos cuadros y el a. Seleccione el cuadrado magenta,

paralelogramo. mantenga presionada la tecla Ctrl y
luego seleccione el paralelogramo
amarillo y el cuadrado azul.
b. Verifique que las manijas de

posicionamiento aparezcan para cada
forma que seleccionó.
4. Agrupe las formas. a. En el grupo Arrange, haga clic en el

botón Group.
b. Seleccione Group.
c. Observe que las manijas de

posicionamiento aparecen para un solo
objeto agrupado.

5. Ajuste el tamaño del gráfico y a. Ajuste el tamaño del gráfico de tal

luego cree un duplicado. forma que sus manijas de
posicionamiento estén dentro del
rango F21:F24.
b. Presione Ctrl+D para crear un

duplicado.
6. Mueva las imágenes duplicadas. a. Arrastre la imagen duplicada a la celda

K1.
b. Arrastre la imagen duplicada a la celda

K1. Esto se hará por usted.
c. Arrastre el logotipo restante a la celda

C1.
d. Guarde y cierre el archivo.

En este lección, agregó elementos gráficos a una hoja de trabajo. Los elementos gráficos
pueden hacer que la hoja de trabajo se vea más profesional y pueden captar la atención de
ciertas áreas de la hoja de trabajo que de otra forma serían muy difíciles de identificar.
1. ¿Qué objetos gráficos ha usado en una hoja de trabajo? ¿Que efecto tuvieron los
objetos gráficos?
2. ¿Qué objetos gráficos distraerían su atención de los datos en una hoja de trabajo?
¿Por qué?

Personalizar y mejorar
6 los libros de trabajo y el
entorno de Excel
Duración de la lección: 45 minutos
En esta lección, podrá Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de
Microsoft® Office Excel®.
Usted podrá:
● Personalizar el entorno de Excel.
● Personalizar los libros de trabajo.
● Manejar temas.
● Crear y usar plantillas.
Introducción
Hasta ahora en este curso, usted ha insertado y manejado un número de componentes
diferentes para incrementar la complejidad y sofisticación del contenido de sus libros
de trabajo de Excel. Más allá de las tareas que puede realizar para personalizar y
manejar el contenido de un libro de trabajo, usted también puede realizar varias tareas
en Excel para personalizar y manejar el entorno de Excel y la apariencia de su libro de
trabajo en general. En esta lección, usted mejorará la apariencia y funcionalidad de los
libros de trabajo y del entorno de Excel usando las diversas herramientas y opciones
en la aplicación de Excel.
Cuando mejora su espacio de trabajo agregando muebles ergonómicos y dispositivos
de comunicación de punta, usted puede realizar sus tareas con mayor facilidad y
eficiencia. De manera similar, Excel 2007 viene con una interfaz de usuario
enriquecida que le permite mejorar la apariencia de su ambiente de trabajo y de sus
libros de trabajo de acuerdo a sus necesidades.
TEMA A
Personalizar el entorno de Excel
En esta lección, usted personalizará y mejorará los libros de trabajo y el entorno de Excel. Una
forma de iniciar es hacer personalizaciones que afecten el entorno de Excel en general. En este
tema, usted personalizará la interfaz de Excel para adecuarla a sus preferencias.
A pesar de la disponibilidad de varias características en la interfaz, usted podría necesitar
trabajar con aquellas que no son muy notorias. Para que las características estén siempre
disponibles, Excel proporciona opciones que le permiten desplegar los elementos que usted
requiere y ocultar aquellos que no usa frecuentemente. Esto le da la ventaja de graficar el flujo
de su libro de trabajo. Usted puede elegir e implementar solo aquellas funciones con las que
desea trabajar mientras deshabilita el resto.
Opciones populares de Excel

La categoría Popular en el cuadro de diálogo Excel Options le permite personalizar un número
de configuraciones comunes de Excel. Estas incluyen la configuración de la pantalla para
varias características y elementos de Excel de la interfaz de Excel, así como configuraciones
predeterminadas para nuevos libros de trabajo que usted crea.
Elementos en la categoría Popular
La categoría Popular en el cuadro de diálogo Excel Options le proporciona la posibilidad de
personalizar diferentes opciones.
Opción Descripción
Show Mini Toolbar On Selection Cuando está activada, Excel mostrará la barra de her-
ramientas Mini cuando usted seleccione texto,
proporcionando así acceso rápido a las herramientas de
formato.
Enable Live Preview Cuando está activado, Excel mostrará una visualización de
cómo una característica puede afectar el documento
mientras mueve el puntero sobre las diferentes opciones.
Show Developer Tab In The Rib- Cuando está activado, la pestaña Developer aparecerá en el
bon Ribbon. La pestaña Developer despliega características
relacionadas con XML, como herramientas de autoría de
formularios y macros.
Always Use ClearType Cuando está activada, permite la tecnología de fuente
ClearType. Clear Type mejora la apariencia del texto en
monitores de pantalla de cristal líquido (LCD, Liquid Crys-
tal Display), como las pantallas de algunas computadoras
portátiles.
Color Scheme Esta lista desplegable le permite seleccionar un esquema de
colores para el entorno de Microsoft Office.
ScreenTip Style Esta lista desplegable le permite elegir el tipo de estado
para las sugerencias en pantalla. Usted puede mostrar u
ocultar las descripciones de la característica en las
sugerencias en pantalla, o puede desactivar completamente
las sugerencias en pantalla.
130 Lección 6: Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de Excel

Create Lists For Use In Sorts El botón Edit Custom Lists le permite agregar listas de
And Fill Sequences datos comúnmente usadas que se pueden usar para ordenar
datos y para llenar datos en celdas de una hoja de trabajo.
Excel proporciona listas personalizadas de los días de la
semana y meses del año en varios formatos.
Use This Font Esta lista desplegable le permite seleccionar una fuente para
que la use cuando cree un nuevo libro de trabajo.
Font Size Esta lista desplegable le permite seleccionar una fuente para
que la use cuando cree un nuevo libro de trabajo.
Default View For New Sheets Esta lista desplegable le permite establecer la vista
predeterminada de una nueva hoja de trabajo: Normal, Page
Break Preview, o Page Layout. La vista predeterminada es
Normal.
Include This Many Sheets Este selector numérico le permite especificar el número de
hojas que se van a incluir cada vez que usted cree un nuevo
libro de trabajo. La opción predeterminada son 3 hojas.
User Name Le permite personalizar su copia de Excel al ingresar su
nombre de usuario.
Choose The Languages You Want El botón Language Settings le permite agregar o eliminar
To Use With Microsoft Office los idiomas que están disponibles cuando edita documentos.
Esquema de colores
Definición:
Un esquema de colores es un conjunto de colores definidos que se usan para controlar la
apariencia general de una aplicación de Excel. El esquema de colores predeterminado es azul,
pero usted puede seleccionar otro esquema de colores. La apariencia de los componentes del
entorno de Excel como pestañas, barras de herramientas y botones pueden variar dependiendo
del esquema de colores que usted seleccione.
Ejemplo:
Lección 6: Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de Excel 131

Cómo personalizar el entorno de Excel

Referencia de procedimiento: Personalice opciones populares
Para personalizar opciones populares:
1. Haga clic en el botón Office y haga clic en Excel Options.
2. En el cuadro de diálogo Excel Options, en el panel izquierdo, seleccione la categoría
Popular.
3. En la sección Top Options For Working With Excel, active o desactive las opciones
deseadas.
4. Seleccione un esquema de colores desde la lista desplegable Color Scheme.
5. Seleccione un estilo ScreenTip desde la lista desplegable ScreenTip Style.
6. Para crear o editar listas personalizadas, haga clic en el botón Edit Custom Lists, realice
sus cambios en el cuadro de diálogo Custom Lists y haga clic en OK.
7. En la sección When Creating New Workbooks, use las listas desplegables para seleccionar
la fuente predeterminada, el tamaño de la fuente, la vista y el número de hojas para
nuevos libros de trabajo.
8. En la sección Personalize Your Copy Of Microsoft Office, escriba su nombre de usuario.
9. Para agregar o eliminar idiomas editados, haga clic en el botón Language Settings, realice
sus cambios y haga clic en OK.
10. Haga clic en OK en el cuadro de diálogo Excel Options para aplicar los cambios.
Referencia de procedimiento: Minimice o restaure el Ribbon

Usted puede minimizar el Ribbon para revelar un poco más el área de trabajo de la hoja de
trabajo. Cuando el Ribbon está minimizado, los comando son ocultados y sólo las pestañas son
mostradas.
Para minimizar o restaurar el Ribbon:
1. Si lo desea, minimice el Ribbon.
● Haga doble clic en la pestaña activa del Ribbon.
● En la barra de herramientas Quick Access, haga clic en la flecha desplegable Cus-
tomize Quick Access Toolbar y elija Minimize The Ribbon.
● O, presione Ctrl+F1.
2. Para desplegar comandos en el Ribbon mientras está minimizado, haga clic en cualquier
pestaña. El Ribbon se minimizará nuevamente tan pronto como presione Esc o haga clic
fuera del Ribbon.
3. Si lo desea, restaure el Ribbon.
● Haga doble clic en cualquier pestaña del Ribbon.
● En la barra de herramientas Quick Access, haga clic en la flecha desplegable Cus-
tomize Quick Access Toolbar y seleccione Minimize The Ribbon para desactivarla.
● O, presione Ctrl+F1.

ACTIVIDAD 6-1
Personalizar las opciones de despliegue en Excel
Situación:
Después de trabajar con Excel por algún tiempo, usted decide que hay algunos cambios en la
aplicación que le gustaría hacer. Usted quiere que sus iniciales aparezcan en los archivos que
crea y le gustaría cambiar el esquema general de colores a plata. Usted ha visto algunas per-
sonas que trabajan con Excel sin desplegar todo el tiempo el Ribbon. Usted desea investigar
las opciones de despliegue del Ribbon y desea elegir una para su entorno de trabajo.
1. Cambie el esquema de colores de a. Haga clic en el botón Office y haga clic

la interfaz de usuario de Excel e en Excel Options.
ingrese sus iniciales como el
nombre de usuario. b. Si es necesario, en el cuadro de diálogo
Excel Options, en el panel izquierdo,
seleccione la categoría Popular.
c. En el panel derecho, en la sección Top

Options For Working With Excel, desde la
lista desplegable Color Scheme,
seleccione Silver.
d. En la sección Personalize Your Copy Of

Microsoft Office, escriba sus iniciales en
el cuadro de texto User Name.
e. Haga clic en OK.

2. Investigue el Ribbon para a. Sin importar la pestaña seleccionada

desplegar opciones y elija una que actualmente, haga doble clic en la
se adecue a sus preferencias. pestaña seleccionada.
b. Las pestañas del Ribbon son visibles pero

no así los grupos del Ribbon. Haga clic
en una pestaña para que muestre sus
grupos.
c. Presione Esc para ocultar nuevamente

los grupos.
d. Haga doble clic en cualquier pestaña

para restaurar el Ribbon.
e. En la barra de herramientas Quick

Access, desde el menú desplegable Cus-
tomize Quick Access Toolbar, elija
Minimize The Ribbon.
f. Configure el Ribbon para que se ajuste

a sus preferencias.

TEMA B
Personalizar libros de trabajo
En el tema anterior, personalizó el entorno de trabajo general de Excel. Usted también puede
personalizar la apariencia y funcionalidad de libros de trabajo individules en una gran variedad
de formas. En este tema, personalizará libros de trabajo.
Cuando usa libros de trabajo, quizá descubra elementos que necesiten ser personalizados.
Quizá quiera proporcionar más información sobre el contenido de una celda sin saturar la
página, para navegar rápidamente a otras ubicaciones a través de vínculos o para crear marcas
de agua. Esto le permitirá proporcionar toda la información necesaria a su libro de trabajo de
una forma elegante y eficiente.
Comentarios
Definición:
Un comentario es un texto que pertenece al contenido de una celda específica. Los
comentarios son desplegados en una ventana emergente en vez de en una celda de la hoja de
trabajo. Cuando una celda contiene un comentario, un pequeño triángulo rojo aparece en la
esquina superior derecha de la celda. Los comentarios se pueden usar en cualquier celda, sin
importar el tipo de dato que contenga la celda. Los comentarios son ocultados de manera
predeterminada y son visibles únicamente cuando usted detiene el puntero del mouse sobre la
celda que contiene el comentario. Para identificar los comentarios de diferentes personas, cada
comentario incluye el nombre de usuario especificado en la categoría Popular del cuadro de
diálogo Excel Options.
Ejemplo:

Hipervínculos
Definición:
Un hipervínculo es un vínculo dentro de un documento que proporciona un acceso rápido a la
información relacionada. La información relacionada se llama objetivo del hipervínculo. El
objetivo puede ser una ubicación diferente en el mismo documento, otro archivo, un sitio web
o una dirección de un correo electrónico. El hipervínculo aparece en el documento como texto
o imagen. La selección del hipervínculo abre los datos objetivo en la aplicación asociada a
estos, tal como lo hace un navegador de Internet para sitios web o una aplicación de correo
electrónico para una dirección de correo electrónico.
Ejemplo:
Marcas de agua en Excel

Definición:
Una marca de agua es un texto o un elemento gráfico que aparece como fondo en cada página
para un documento impreso. Las marcas de agua identifican el estatus, urgencia o propiedad de
un documento. Estas pueden incluir elementos como imágenes, texto, gradientes, texturas o
colores sólidos. En Excel las marcas de agua se implementan insertando un gráfico de un
tamaño apropiado en el área de encabezado o pié de página de una hoja de trabajo El gráfico
es desplegado detrás del texto, empezando desde la parte superior o inferior de cada página,
dependiendo de donde sea insertado. Usted puede ajustar la apariencia de la imagen para que
no opaque los datos de la hoja de trabajo cuando ésta se imprima.

Ejemplo:
Opciones generales de personalización del libro

de trabajo
Existen algunas opciones generales que usted puede usar para personalizar la apariencia de un
libro de trabajo particular. Éstas son:
● Ocultar las líneas de división.
● Ocultar los encabezados de fila y columna,
● Desplegar las fórmulas del libro de trabajo en vez de los resultados de la fórmula.
Cómo personaliza libros de trabajo

Referencia de procedimiento: Agregue un comentario
Para agregar un comentario:
1. Seleccione la celda en la que quiera agregar un comentario.
2. Agregue un nuevo comentario a la celda.
● En la pestaña Review, en el grupo Comments, haga clic en New Comment.
● O, haga clic derecho en la celda y seleccione Insert Comment.
3. En el cuadro de texto del comentario, escriba el texto del comentario.
4. Haga clic fuera del cuadro de texto del comentario para agregar el comentario.
Referencia de procedimiento: Edite o elimine un cometario

Para editar un comentario:
1. Mueva el puntero del mouse sobre la celda que tiene el comentario que será editado.
2. Habilite el cuadro de texto del comentario para editarlo.
● Seleccione la celda y luego en la pestaña Review, en el grupo Comments, haga clic
en Edit Comment.
● O, haga clic derecho en la celda y seleccione Edit Comment.
3. En el cuadro de texto del comentario, realice los cambios necesarios.

4. Haga clic fuera del cuadro de texto del comentario para terminar la edición.
5. Si es necesario, elimine un comentario.
● Seleccione la celda y luego en la pestaña Review, en el grupo Comments, haga clic
en Delete.
● O, haga clic derecho en la celda y elija Delete Comment.
Referencia de procedimiento: Inserte un hipervínculo

Para insertar un hipervínculo:
1. Seleccione la celda en la que quiere crear el hipervínculo.
2. Despliegue el cuadro de diálogo Insert Hyperlink.
● En el Ribbon, en la pestaña Insert, en el grupo Links, haga clic en Hyperlink.
● O, haga clic derecho en la celda y seleccione Hyperlink.
3. Para crear un texto personalizado para el hipervínculo desplegado, escriba el texto en el
cuadro de texto Text To Display.
4. Para crear una sugerencia personalizada para el hipervínculo, haga clic en ScreenTip,
escriba el texto y haga clic en OK.
5. En la sección Link To, seleccione el tipo adecuado de recurso para vincular.
● Existing File o Web Page.
● Place In This Document.
● Create New Document.
● O, E-mail Address.
6. Ingrese la información objetivo para el hipervínculo.
● Para un archivo, explore para seleccionar el archivo.
● Para un sitio web, seleccione la dirección para el sitio desde la lista desplegable
Address si esta aparece, de otra forma, escriba la dirección o haga clic en el botón
Browse The Web para ubicar el sitio.
● Para una ubicación en el mismo documento, escriba o seleccione la celda o la
referencia de nombre.
● Para un nuevo documento, escriba el nombre del documento y seleccione la ruta para
crear el documento. Seleccione la opción adecuada para editar el contenido del
documento ahora o más tarde.
● O, para una dirección de correo electrónico, escriba la dirección o selecciónela desde
la lista de direcciones de correo electrónico usadas recientemente. Si desea incluir
una línea de asunto predeterminada cada vez que crea un correo electrónico haciendo
clic en el hipervínculo, escríbala en el cuadro de texto Subject.
7. Haga clic en OK.
8. Pruebe el hipervínculo haciendo clic en éste dentro del documento. Si el cuadro de
mensaje Microsoft Office Excel Security Notice aparece, haga clic en Yes y ciérrelo.
Referencia de procedimiento: Edite o elimine un hipervínculo

Para editar o eliminar un hipervínculo:
1. Haga clic derecho en la celda que tiene el hipervínculo y elija Edit Hyperlink.
2. En el cuadro de diálogo Edit Hyperlink, realice los cambios necesarios.
3. Haga clic en OK para guardar los cambios.

4. Si es necesario, elimine un hipervínculo.

● Haga clic derecho en la celda con el hipervínculo y elija Remove Hyperlink.
● O, seleccione la celda con el hipervínculo y presione Delete.
Referencia de procedimiento: Oculte o despliegue líneas de división,

encabezados y fórmulas en una hoja de trabajo
Para ocultar o desplegar líneas de división, encabezados y fórmulas en una hoja de trabajo:
1. Para desplegar u ocultar líneas de división, en la pestaña Page Layout, en el grupo Sheet
Options, bajo Gridlines, active o desactive la casilla de verificación View.
2. Para desplegar u ocultar encabezados de fila y columna, en la pestaña Page Layout, en el
grupo Sheet Options, bajo Headings, active o desactive la casilla de verificación View.
3. Para desplegar u ocultar fórmulas en vez de resultados de fórmulas, mantenga presionada
la tecla Ctrl y presione la tecla de acento grave ( ′ ). O, en la pestaña Formula, en el
grupo Formula Auditing, haga clic en Show Formulas.
La tecla de acento grave generalmente está asociada con el carácter tilde ( ~ ) en una
tecla a la izquierda de la tecla 1 en la fila superior (o fila de números) del teclado. No
está en la fila de teclas de funciones.
Dar formato a imágenes para usarlas como marcas de agua

Para crear el efecto de una marca de agua en Excel, simplemente inserte la imagen que desea
usar como marca de agua en el encabezado o pié de página de la hoja de trabajo. Usted tendrá
que formatear la imagen para que aparezca detrás del contenido de la hoja de trabajo de
manera adecuada cuando imprima la hoja de trabajo. Si la imagen es más grande o más
pequeña que el papel que usará para la impresión, usted debe ajustar su tamaño. También debe
ajustar la configuración de la imagen para que sea más clara que los datos impresos. La
configuración de color Washout a menudo es una buena opción. Esta aumenta el brillo pero
disminuye el contraste. Quizá necesite experimentar con las configuraciones para que el
resultado aparezca de forma adecuada en su impresora.

ACTIVIDAD 6-2
Agregar comentarios e hipervínculos a un libro de
trabajo
Archivos de datos:
Billing Statement.xlsx
Antes de comenzar:
Desde la carpeta C:\084891Data\Customizing and Enhancing Workbooks and the Excel Envi-
ronment, abra el archivoBilling Statement.xlsx.
Situación:
Usted creó un estado de cuenta de facturación que desea que todas las tiendas usen. Después
de hacer su demostración a un grupo interno, le han pedido que el estado de cuenta incluya
comentarios en las celda nombre de cliente y en la celda ID del cliente. También se sugirió
que sería útil hacer una referencia rápida a los números de ID de los clientes que están en un
archivo de Microsoft Word. Usted ha decidido crear un vínculo entre los dos campos.
1. Agregue comentarios a las celdas a. Haga clic derecho en la celda A13 y

A13 y E11. elija Insert Comment.
b. En el comentario, escriba The IDs can

be found in a Word document.
c. Haga clic derecho en E11 y elija Insert

Comment.
d. En el comentario, escriba Enter the com-

pany name.
e. Examine los triángulos rojos en las

celdas A13 y E11. Esto indica que hay un
comentario para estas celdas.
f. Coloque el puntero del mouse sobre la

celda A13 para ver el comentario.
2. Modifique el comentario en la a. Haga clic derecho en E11 y elija Edit

celda E11. Comment.
b. Cambie el comentario a: Ingrese el

nombre de la compañía o el primer
nombre y apellido de los clientes.

3. Agregue un hipervínculo para a. Haga clic derecho en la celda A13 y

buscar rápidamente la ID del elija Hyperlink.
cliente para Canary Cove.
b. Haga clic (derecho) en la celda A13 y
elija Hyperlink.
c. En el cuadro de diálogo Insert Hyperlink,

seleccione IDs.docx y haga clic en OK.
d. Haga clic en la celda A13
e. Copie la ID del cliente para Canary

Cove.
f. En el documento IDs.docx, copie la ID

del cliente para Canary Cove.
g. Pegue la ID en la celda B13 en el libro

de trabajo titulado Billing Statement.
h. Salga de Microsoft Word.
4. Prepare el archivo para que lo a. En la pestaña Page Layout, en el grupo

imprima el departamento de Sheet Options, bajo Gridlines, desactive
contabilidad. la casilla de verificación View.
b. Presione la tecla Ctrl y luego la tecla

de acento grave ( ′ ) para desplegar
todas las fórmulas.
La tecla de acento grave

generalmente está a la izquierda de
la tecla del número 1. Generalmente
tiene el símbolo de tilde ( ~ ) en ésta.
c. Presione nuevamente la combinación

de teclas Ctrl+ ′ para regresar a la
demostración de valores.
d. Guarde el archivo como My Billing

Statement.xlsx

TEMA C
Manejar temas
En el tema anterior, usted usó una variedad de opciones de personalización para modificar
varios aspectos de las hojas de trabajo individuales. Una forma de ajustar la apariencia general
de muchas configuraciones del libro de trabajo es ajustar el tema que se aplicó al libro de
trabajo. En este tema, usted manejará temas.
El simple hecho de reunir información se vuelve ineficaz debido a su incapacidad para
transmitir el mensaje deseado. Una buena representación visual de los datos es placentera a la
vista y facilita el procesamiento de la información. Al aplicar temas a su hoja de trabajo, usted
puede mejorar su apariencia.
Temas
Definición:
Un tema es un conjunto unificado de configuraciones de formato y apariencia que se puede
aplicar a todo un libro de trabajo. Las configuraciones de tema determinan los conjuntos de
fuentes, colores, efectos y estilos que están disponibles en una hoja de trabajo dada, así como
la apariencia predeterminada de los elementos del libro de trabajo. Los temas aparecen en la
galería Themes. Siempre hay un tema activo; el tema predeterminado es Office. Cuando usted
cambia de un tema a otro, Excel aplica la configuración de apariencia del nuevo tema a los
elementos correspondientes en el libro de trabajo. Existen muchos temas integrados, puede
personalizarlos o crear nuevos temas personalizados y puede descargar temas adicionales desde
Microsoft Office Online.
Ejemplo:

Opciones de modificación de tema

Usted puede modificar temas de diferentes formas.
● Usted puede seleccionar un conjunto diferente de colores, fuentes y efectos para usarlos
en el tema.
● Usted puede crear nuevos colores para aplicarlos a diferentes elementos de tema.
● Usted puede crear nuevas fuentes para aplicarlas a diferentes elementos de tema.
Si usted modifica la configuración para un tema, puede guardar los cambios en el tema actual
o en un nuevo tema personalizado. Una vez que guarda un tema, usted puede reutilizarlo en
cualquier libro de trabajo.
Opciones de colores de tema
La sección Theme Colors en el cuadro de diálogo Create New Theme Colors contiene
opciones para configurar colores de tema para los diferentes elementos en su hoja de trabajo.
Text/Background Despliega opciones de color para aplicarlas a su texto y
fondo.
Accent Despliega opciones de color para aplicarlas a los diferentes
elementos en su hoja de trabajo.
Hyperlink Despliega opciones de color para aplicarlas al texto del
hipervínculo.
Followed Hyperlink Despliega opciones de color para especificar el color del
hipervínculo después de que éste es seleccionado.
Cómo manejar temas

Referencia de procedimiento: Cree un nuevo color de tema
Para crear un nuevo color de tema:
1. En la pestaña Page Layout, en el grupo Themes, haga clic en Colors y seleccione Create
New Theme Colors.
2. En el cuadro de diálogo Create New Theme Colors, en el cuadro de texto Name, escriba
un nombre para el color.
3. En la sección Theme Colors, haga clic en la lista desplegable del elemento al cual
necesita aplicar un color de tema: Text/Background elements, Accent elements, Hyperlink,
o Followed Hyperlink.
4. Desde la galería Theme Colors para el elemento de tema, seleccione un color de tema o
un color estándar de tema para usarse en ese elemento de tema, o haga clic en More Col-
ors para seleccionar el color desde la paleta de colores.
5. Si es necesario, establezca los otros colores de texto/fondo y los colores de acento.
6. En el cuadro Sample, verifique el efecto de los cambios.
7. Si necesita revisar la configuración de colores, haga clic en Reset para restaurar los
colores de tema predeterminados y luego aplique un nuevo conjunto de colores de tema.
8. Haga clic en Save para guardar el nuevo color de tema.

Referencia de procedimiento: Cree una nueva fuente de tema

Para crear una nueva fuente de tema:
1. En la pestaña Page Layout, en el grupo Themes, haga clic en Fonts y seleccione Create
New Theme Fonts.
2. En el cuadro de diálogo Create New Theme Fonts, en el cuadro de texto Name, escriba
un nombre para la fuente.
3. Desde la lista desplegable Heading Font, seleccione la fuente deseada para aplicarla al
texto de los encabezados.
4. Desde la lista desplegable Body Font, seleccione la fuente deseada para aplicarla al texto
del cuerpo.
5. En la sección Sample, verifique el efecto de los cambios de fuente.
6. Haga clic en Save para guardar la nueva fuente de tema.
Referencia de procedimiento: Cree un tema personalizado

Para crear un tema personalizado:
1. Si es necesario, cambie al tema que quiera usar como base para el nuevo tema.
a. En la pestaña Page Layout, en el grupo Themes, haga clic en Themes.
b. En la galería Themes, en la sección Built-In, seleccione el tema.
2. En una hoja de trabajo abierta, use los botones Colors, Fonts y Effects en el grupo
Themes para personalizar el tema actual.
3. En la pestaña Page Layout, en el grupo Themes, haga clic en Themes.
4. En la galería Themes, seleccione Save Current Theme.
5. En el cuadro de diálogo Save Current Theme, en el cuadro de texto File Name, escriba un
nuevo nombre para el tema.
6. El tema será guardado en la carpeta Document Themes. Haga clic en Save para guardar el
tema personalizado.
7. Para aplicar el tema personalizado, selecciónelo desde la sección Custom en la galería
Themes.

ACTIVIDAD 6-3
Manejar temas
Archivos de datos:
Formatted Tables.xlsx
Antes de comenzar:
My Billing Statement.xlsx está abierto.
Situación:
Se le pidió que creara un tema personalizado para aplicarlo a todos los libros de trabajo, este
tema debe tener los colores y las fuentes de la compañía usando lo siguiente:
● Tema Aspect
● Colores Foundry
● Fuentes Office
1. Cambie el tema del libro de trabajo a. Examine las fuentes, colores, colores
a Aspect. de relleno y colores de los
hipervínculos del libro de trabajo.
b. En la pestaña Page Layout, en el grupo

Themes, haga clic en Themes y
seleccione Aspect.
2. Modifique el tema Aspect y guarde a. En el grupo Themes, haga clic en Colors

los cambios. y seleccione Foundry.
b. Desde la lista desplegable Fonts,

seleccione Office.
c. Haga clic en Themes y seleccione Save

Current Theme.
d. Guarde el tema como My Pet Place
e. Guarde el archivo y ciérrelo.

3. Pruebe el tema personalizado a. Desde la carpeta C:\084891Data\

aplicándolo en otro libro de Customizing and Enhancing Workbooks
trabajo. and the Excel Environment, abra el
archivo Formatted Tables.xlsx.
b. Examine las tablas y sus formatos

actuales en cada una de las hojas.
c. En la pestaña Page Layout, en el grupo

Themes, haga clic en Themes y en la
sección Custom, seleccione My Pet
Place.
d. Examine las tablas recién formateadas

en cada una de las hojas.
e. Guarde el archivo como My Formatted

Tables.xlsx y ciérrelo.

TEMA D
Crear y usar plantillas
Hasta ahora en este curso y en esta lección, usted ha formateado manualmente un libro de
trabajo y modificado o insertado varios elementos del libro de trabajo. Una vez que ha creado
la estructura básica de un libro de trabajo, quizá quiera reutilizar la estructura como una
plantilla para que no tenga que construir todo un libro de trabajo desde cero. En este tema,
creará un libro de trabajo a partir de una plantilla.
Cuando empieza un nuevo libro de trabajo, empieza con un libro de trabajo en blanco. Usted
tiene que ingresar datos, crear fórmulas, agregar formato y cuando está a punto de terminar,
hay que hacer cambios. La implementación de los cambios implicará más trabajo y pérdida de
tiempo. Sin embargo, en una plantilla de Excel® el formato y las fórmulas ya están hechas por
lo tanto usted sólo tiene que ingresar los datos.
Plantillas
Definición:
Una plantilla es una hoja de trabajo que contiene formato, fórmulas y texto preconfigurado.
Algunas platillas pueden contener datos estándar que se pueden usar en combinación con
cualquier otro dato que el usuario puede ingresar. La extensión de archivo para una plantilla es
.xltx. Los usuarios pueden crear múltiples plantillas desde un solo libro de trabajo.
Ejemplo:
Nombre de archivo para libros de trabajo creados a partir de plantillas

Cuando un libro de trabajo es creado a partir de una plantilla, el nombre de archivo
predeterminado del libro de trabajo es el mismo que el nombre de archivo de la plantilla con
un número agregado a éste. Además, la extensión del archivo para una plantilla cambia de
.xltx a xlsx, indicando que el libro de trabajo ha sido creado a partir de una plantilla.

Tipos de plantillas
Existen dos tipos de plantillas disponibles en Excel 2007: predefinida y personalizada. Algunas
plantillas predefinidas son instaladas cuando usted instala Excel como las plantillas Billing
Statement y Expense Report. Además de estas plantillas instaladas, usted también puede
descargar plantillas predefinidas desde el sitio Microsoft Office Online. Las plantillas
personalizadas son plantillas definidas por los usuarios que usted puede crear usando las
diversas opciones disponibles en Excel.
Usar plantillas en Excel
Usted puede seleccionar plantillas disponibles desde la sección Templates de la ventana New
Workbook. Usted puede elegir plantillas que ya están instaladas en Excel 2007, o plantillas de
diversas categorías disponibles en el sitio de Microsoft Office Online. Usted también puede
ingresar texto de búsqueda para ubicar un tipo particular de plantilla en Microsoft Office
Online.
Cómo crear y usar plantillas

Referencia de procedimiento: Cree un libro de trabajo a partir de una plantilla
instalada.
Para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla instalada de Excel:
1. Haga clic en el botón Office y elija New para mostrar el cuadro de diálogo New Work-
book.
2. En la sección de categorías Templates, haga clic en Installed Templates.
3. Abra la plantilla requerida.
● En la sección Installed Templates, seleccione la plantilla requerida y haga clic en
Create.
● O, haga doble clic en la plantilla requerida.
Referencia de procedimiento: Cree un libro de trabajo a partir de una plantilla de

Microsoft Office Online
Para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla de Microsoft Office Online.
1. Abre el cuadro de diálogo New Workbook.
2. En el panel izquierdo, en la sección Microsoft Office Online, seleccione la categoría de
plantilla deseada.
3. La categoría podría tener subcategorías. Si es así, haga clic en el vínculo de la
subcategoría en el panel de en medio.
4. En el panel de en medio, seleccione una plantilla.
5. Si la plantilla tiene un acuerdo de licencia, lea el acuerdo en el panel derecho y haga clic
en I Accept.
6. El panel derecho desplegará una vista previa de la plantilla seleccionada actualmente y
desplegará sus detalles tales como el tamaño de la descarga, la clasificación de estrellas,
etc. Descargue la plantilla requerida.
● Haga clic en Download.
● O, haga doble clic en la plantilla requerida.
7. Haga clic en Continue para permitir que Microsoft valide su copia de Microsoft Office.

8. Excel descargará la plantilla y creará un libro de trabajo basado en ésta. Sin embargo, la
plantilla no está instalada en su computadora. Para crear otro documento basado en la
plantilla, usted necesitará descargar la plantilla nuevamente.
Referencia de procedimiento: Cree una plantilla personalizada

Para crear un plantilla personalizada:
1. Abra o cree el libro de trabajo que quiera usar como base para la plantilla.
● Si usted tiene un archivo de libro de trabajo en el que desee basar una nueva
plantilla, abra el libro de trabajo.
● Si quiere usar las configuraciones en una plantilla existente como base para la nueva
plantilla, cree un nuevo libro de trabajo basado en la plantilla existente y realice
cualquier modificación que necesite en el libro de trabajo.
2. Haga clic en el botón Office y elija Save As.
3. En el cuadro de diálogo Save As, en el cuadro de texto File Name, escriba un nombre
para la plantilla.
4. Desde la lista desplegable Save As Type, seleccione Excel Template (*.xltx).
5. La ubicación predeterminada para guardar los archivos cambiará a la carpeta Templates.
Para guardarla en otra ubicación, seleccione la ubicación desde la lista desplegable Save
In.
6. Haga clic en Save.
Referencia de procedimiento: Aplique una plantilla personalizada

Para aplicar un plantilla personalizada:
1. Si es necesario, cree una plantilla personalizada.
2. Abra el cuadro de diálogo New Workbook.
3. En la sección Templates, seleccione My Templates.
4. En el cuadro de diálogo New, seleccione su plantilla personalizada y haga clic en OK. El
nuevo libro de trabajo se abrirá con el mismo nombre con el número 1 al final del
nombre.
5. Modifique el nuevo libro de trabajo como desee.
6. Guarde el archivo como un archivo XLSX.

ACTIVIDAD 6-4
Crear un libro de trabajo desde una plantilla
Antes de comenzar:
ronment, abra el archivo My Billing Statement.xlsx.
Situación:
El Director desea que todos lo gerentes de tienda comiencen a usar el libro de trabajo Billing
Statement y le pidió a usted que creara una plantilla del libro de trabajo. Como gerente de la
tienda 1001, usted quiere almacenar la información de su compañía en la plantilla, actualizar
la plantilla y probarla para su uso.
1. Como empleado en la oficina princi- a. En la celda B13, ingrese Enter Cus-

pal, ingrese texto genérico en el tomer ID
libro de trabajo y luego guárdelo
como una plantilla. b. Haga clic en el botón Office y elija Save
As.
c. Desde la lista desplegable Save As Type,

desplácese hacia abajo y seleccione
Excel Template (*.xltx).
d. Verifique que la plantilla sea guardada

en la carpeta Templates y haga clic en
Save.
e. Cierre el archivo.
2. Como gerente de tienda, a. Abra My Billing Statement.xltx.

personalice la plantilla y
actualícela. b. Ingrese los siguientes datos en las
celdas A4 a la A6:
● A4: 1001
● A5: 1 Park Ave.
● A6: Rochester, NY 14623
c. Guarde la plantilla como My 1001 Bill-

ing Statement.xltx y cierre el archivo.

3. Pruebe la plantilla My 1001 Billing a. Haga clic en el botón Office y elija New.
Statement.
b. En el panel Templates, seleccione My
Templates.
c. Elija My 1001 Billing Statement.xltx y

haga clic en OK.
d. Examine la barra de título y verifique

que Excel ha abierto la plantilla con el
mismo nombre y el número 1 al final.
e. En el botón Office, elija Save As y

verifique que la extensión de archivo
sea XLSX.
f. Navegue a C:\084891Data\Customizing
and Enhancing Workbooks and the
Excel Environment.
g. Guarde el archivo como My First

Statement.xlsx y luego cierre el
archivo.
h. Salga de Excel.

En esta lección, usted mejoró libros de trabajo usando las características y herramientas
disponibles en Excel 2007. Usted personalizó libros de trabajo usando los esquemas de colores
disponibles. Además, usted agregó información adicional incluyendo comentarios y vínculos
dentro de sus libros de trabajo. Estas mejoras le permiten personalizar el libro de trabajo en
base a sus necesidades.
1. ¿Cómo organizaría los datos usando las diversas herramientas de la interfaz de
usuario disponibles en Excel 2007?
2. ¿Qué tipo de recursos externos vincula desde las hojas de trabajo que crea en su
organización?

Seguimiento
En este curso, usted optimizó la creación de libros de trabajo usando plantillas y funciones.
También mejoró sus libros de trabajo con objetos gráficos y creó gráficos para que los datos
pudieran ser analizados. Cuando usted use uno de estos componentes, su libro de trabajo
tendrá una imagen más profesional y será más útil para otros individuos. Cuando combina
estos componentes, su libro de trabajo se vuelve una herramienta de análisis y colaboración
con otros individuos.
1. ¿Cuando usa plantillas y funciones para construir una hoja de trabajo, la creación
del libro de trabajo se vuelve inicialmente menos compleja o más compleja? ¿Cómo
afecta la entrada de datos y la edición de los mismos?
2. ¿Los gráficos y los objetos gráficos le dan más claridad a su libro de trabajo?
¿Cómo?
3. ¿Cómo ve el uso de Excel en la Web con sus libros de trabajo?
¿Qué sigue?
Microsoft Offıce Excel 2007: Nivel 3 es el siguiente curso de esta serie. En ese curso, usted
aprenderá una variedad de técnicas para personalizar libros de trabajo, analizar datos, crear
PivotTables y colaborar en libros de trabajo.
153
Laboratorios de la lección
Debido a limitaciones derivadas de la configuración del aula, algunos de los
laboratorios no se pueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la lección
asociada. Su instructor le dirá si sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente
después de la lección o si requieren una configuración independiente del contenido de
la lección principal.
Lección 1 Laboratorio 1
Calcular los datos de los resultados de la prueba
Duración de la actividad:
Archivos de datos:
Test Scores.xlsx
Antes de comenzar:
Test Scores.xlsx.
Situación:
Se le pidió que ingresara fórmulas de consolidación de las Secciones Norte, Sur, Este y Oeste
y que calculara las evaluaciones comparativas de desempeño.
Para cada sección de la hoja de trabajo:
1. Usando sus propios nombres, cree rangos nombrados que puedan ser usados en todo
el libro de trabajo para la siguiente información:
● Las calificaciones del sujeto en todos los grados (Matemáticas, Ciencias, Lenguaje
y Razonamiento Crítico)
● Las calificaciones por grado de todos los sujetos (Grados 7, 8, 9, 10, 11, 12)
● Todo el conjunto de datos de prueba (B5:E10)
2. Usando los nombres de rango ingrese las fórmulas que promedian las calificaciones
del sujeto y las calificaciones promedio por grado.
3. Para las columnas etiquetadas por contener “información ”de desempeño, cree fórmulas
que evalúen en comparación con el 77 por ciento: si el promedio está por encima, la
palabra ABOVE debe aparecer en la celda relevante, si no es así, debe aparecer la
palabra BELOW.
4. Usando los nombres de rango, cree una fórmula que calcule el promedio general de
todos los datos para cada sección de la hoja de trabajo.
Para la hoja de resumen:
5. Ingrese la fórmula que calculará el promedio de la calificación de matemáticas del 7º

grado para las cuatro secciones.
6. Duplique la fórmula para todos los grados y sujetos en la hoja de resumen.
158 Laboratorios de la lección

7. Ingrese la fórmula que calculará si el promedio del 7º grado de las áreas del sujeto
estaba por encima o por debajo de la evaluación comparativa establecida en la
celda F1. Si el promedio está por encima de la evaluación comparativa, la fórmula debe
devolver la etiqueta ABOVE. De otra forma, devolverá la etiqueta BELOW.
8. Duplique la fórmula para los grados que van del 8º al 12º.
9. Ingrese la fórmula que calculará si el Promedio de Matemáticas está por encima o

por debajo de la evaluación comparativa.
Usted podría ver que un promedio que parece ser del 77.0% es interpretado con la etiqueta
ABOVE; recuerde que el redondeo está detrás de la hoja de trabajo y que el número actual
podría ser más grande.
10. Duplique la formula para Ciencias, Lenguaje y Razonamiento Crítico.
11. Ingrese la fórmula que calculará si el Promedio General está por encima (ABOVE) o
por debajo (BELOW) de la evaluación comparativa.
12. Guarde el archivo como My Test Scores y ciérrelo.
Tabular datos en una hoja de trabajo
Archivos de datos:
European Sales.xlsx
Antes de comenzar:
Desde la carpeta C:\084891Data\Organizing Worksheet and Table Data, abra el archivo
European Sales.xlsx.
Situación:
Se le entregó una hoja de cálculo de datos de ventas brutas y se le pidió que hiciera una
presentación de los países que pudieron alcanzar la meta de $5,000 en ventas en cualquier
trimestre o en todos los trimestres.
1. Ordene los datos en orden descendente por total.
Laboratorios de la lección 159

2. Convierta los datos en una tabla.
3. Agregue una fila de Total a la tabla.
4. Filtre los datos del Qtr 1 para mostrar sólo aquellos países con ventas superiores a
los 5,000.
5. Calcule el promedio de ventas del Qtr 1 para aquellos países cuyas ventas del Qtr 1
sean mayores a 5,000.
6. Despliegue una lista de todos los países cuyas ventas de cualquier trimestre hayan
sido mayores a 5,000.
7. Calcule el promedio para las ventas de Qtr 2, Qtr 3 y Qtr 4 para la lista recién
desplegada.
8. Guarde el archivo como My European Sales y ciérrelo.
Representar datos usando gráficos
Archivos de datos:
Math Quiz.xlsx
Antes de comenzar:
Desde la carpeta C:\084891Data\Presenting Data Using Charts, abra el archivo Math
Quiz.xlsx.
Situación:
Usted desea graficar sus datos de la hoja de trabajo. Existen muchos valores en cada serie de
datos, así que usted quiere que su leyenda aparezca al fondo del gráfico permitiendo a los
datos usar el ancho completo del gráfico. Usted quiere la etiqueta “Quiz Results” como título
para su gráfico. Después de crear su gráfico, usted decide agregar el promedio de los alumnos
a la hoja de trabajo. Usted quiere estos datos agregados al gráfico como una línea con el
promedio actual desplegado para cada alumno en el gráfico.
1. Crear un gráfico de columna de 2-D usando los datos en las celdas A4:D22 en su
propia hoja de gráfico.

2. Cambie el estilo del gráfico para que se adecue a sus preferencias.
3. Agregue y coloque los elementos de gráfico para Title y Legend.
4. Cambie las etiquetas de las pruebas en la hoja de trabajo como sigue:

● B4: Factoring
● C4: Least Common Multiple
● D4: Greatest Common Factor
5. Agregue una columna de promedio a la hoja de trabajo para cada alumno. Calcule el
promedio de la prueba para las tres pruebas.
6. Copie los datos del promedio y péguelos dentro del gráfico.
7. Cambie el tipo de gráfico de las series de datos del promedio a un gráfico de líneas.
8. Agregue etiquetas de datos a las series de datos del promedio.
9. Formatee las etiquetas de datos a Bold, 16pt. y colóquelas sobre los puntos de
series de datos.
10. Guarde el archivo como My Math Quiz y ciérrelo.

Analizar datos en una PivotTable
Archivos de datos:
Inventory.xlsx
Antes de comenzar:
Desde la carpeta C:\084891Data\Analyzing Data Using PivotTables and PivotCharts, abra el
archivo Inventory.xlsx.
Situación:
Usted necesita elaborar tres informes con diferentes resultados. El Informe 1 necesita
desplegar una lista de todos los productos, el inventario de cada tienda de ese producto y un
gran total por producto y por tienda. El Informe 2 necesita desplegar una lista de todos los
proveedores, el inventario de cada tienda de ese proveedor del producto y un gran total por
proveedor y por tienda. El Informe 3 necesita desplegar el inventario Rochester por
proveedor y el costo total de los bienes en el inventario.
1. Cree una PivotTable en una nueva hoja de trabajo usando los datos en la hoja de
trabajo Inventory.
2. Cree el Informe 1 definiendo las etiquetas de la fila como Product, y las etiquetas de
la columna como Store, y sume las unidades a mano.
3. Visualice el informe y guárdelo como My Inventory Report.
4. Cree el Informe 2 cambiando las etiquetas de la fila a Vendor.
5. Visualice el informe y guárdelo como My Inventory Report 2.
6. Cree el Informe 3 filtrando las etiquetas de la columna para que únicamente

desplieguen Rochester; y luego sume el precio unitario en vez de las unidades
disponibles.
7. Visualice el informe.
8. Guarde el archivo como My Inventory Report 3 y ciérrelo.

Insertar objetos gráficos
Archivos de datos:
Balance Sheet Callouts.xlsx
Antes de comenzar:
Desde la carpeta C:\084891Data\Inserting Graphic Objects, abra el archivo Balance Sheet
Callouts.xlsx.
Situación:
Usted ha estado trabajando en el balance general Vortex Company. Usted necesita captar la
atención de un par de áreas de interés para la junta de dueños de esta semana. La cantidad de
efectivo disponible es muy baja para soportar las necesidades actuales del negocio. El monto
de Accounts Receivable es demasiado alto y se necesitan hacer los esfuerzos necesarios para
cobrar esas cuentas lo antes posible. Ya que la hoja de trabajo será proyectada durante la
junta, usted quiere asegurarse que estas áreas se destaquen claramente. Usted usará cuadros
de texto y flechas para lograr su objetivo.
1. Inserte un cuadro de texto para la cantidad de efectivo e indique que la cantidad es

demasiado baja para soportar las necesidades del negocio.
2. Dé formato el cuadro de texto usando el estilo de forma Subtle Effect - Accent 3.

Aumente el grosor del contorno del cuadro de texto a 11⁄2 pt.
3. Inserte una flecha que apunte del cuadro de texto a la cantidad de efectivo.
4. Dé formato a la flecha con un estilo de forma Moderate Line – Accent 3.
5. Inserte un cuadro de texto para el monto Accounts Receivable. Indique en el texto

que se debe hacer un mayor esfuerzo para recuperar las cuentas pendientes.
6. Dé formato al cuadro de texto usando el estilo de forma Subtle Effect –Accent 2.

Aumente el grosor del contorno del cuadro de texto a 11⁄2 pt.
7. Inserte una flecha que apunte del cuadro de texto al monto Accounts Receivable.
8. Dé formato a la flecha con un estilo de forma Moderate Line - Accent 2.

9. Guarde el archivo como My Balance Sheet Callouts y ciérrelo.
Crear una plantilla con un tema personalizado
Archivos de datos:
Expense.xlsx, Department Numbers.docx
Antes de comenzar:
ronment, abra el archivoExpenses.xlsx.
Situación:
Le gustaría implementar la plantilla Expenses para que todos los gerentes de ventas la usen,
ésta debe tener los colores y fuente estándar de la compañía.
1. Agregue el siguiente comentario a la celda Mileage Reimb: La tasa de reembolso

actual es de $.60 por milla.
2. Inserte un vínculo en la celda A22 para el archivo Department Numbers.docx para

que los usuarios puedan buscar su número de departamento.
3. Cree y aplique un tema personalizado llamado My Company Theme que incluye las
siguientes especificaciones:
● tema Median
● Accent 1 el color del tema es verde oliva oscuro
● La fuente del encabezado es Times New Roman
4. Elimine todos los datos para Conner, Fuller y Pulaski.
5. Guarde el archivo como una plantilla.
6. Cierre todos los archivos abiertos.

Soluciones
Glosario
Agrupar Condición AND

Un método que conecta múltiples objetos Un método para hacer más restrictivas las
gráficos para formar un solo objeto consultas de una función de base de datos
gráfico. incluyendo criterios en múltiples
columnas de la misma fila dentro del
Base de datos rango del criterio.
Dentro de una función de base de datos,
el argumento que especifica el rango de Condición OR
datos de una hoja de trabajo o tabla en la Un método para hacer menos restrictivas
que se realiza la función. las consultas de una función de base de
datos incluyendo criterios en múltiples
Botón PivotTable filas dentro del rango del criterio.
Un botón que se usa para desplegar el
cuadro de diálogo Create PivotTable para Conjunto Quick Style
crear una nueva PivotTable. Un grupo de estilos de formato
predefinidos que han sido seleccionados
Campo para trabajar juntos y reflejar el tema de
Dentro de una función de base de datos, una hoja de trabajo.
la columna dentro de la base de datos que
usted quiere correlacionar con el criterio. Creación de capas
Un método para desplegar objetos
Campos gráficos que cubren a otros objetos
Una categoría de datos en un informe gráficos en un orden específico.
PivotTable.
Criterio
ClipArt Dentro de una función de base de datos,
Una colección de objetos gráficos el rango de datos que contiene nombres
previamente dibujados. de campo y otros datos para relacionarlos
con el campo de la base de datos.
Comentario
Texto que se relaciona al contenido de Eje
una celda específica. Los comentarios son En gráficos que representan múltiples
desplegados en una ventana emergente en series de datos, el eje X muestra las series
vez de en una celda de la hoja de trabajo. de datos en cada categoría y el eje Y
muestra cómo son medidos los datos
(cantidad de dólares, tiempo y otros).
167
Elementos Función Math & Trig

Una subcategoría de datos en un informe Una función que realiza cálculos
PivotTable. trigonométricos comunes tales como coseno o
tangente, u otras funciones de matemáticas
Esquema de colores especializadas.
Un conjunto de colores definidos que se usan
para mejorar el atractivo visual de la Función Statistical
aplicación en la que está trabajando. Una función que realiza un análisis estadístico
sobre un rango de datos en una hoja de
Estilo trabajo o en un gráfico.
Una colección de opciones de formato que
usted puede aplicar como un grupo. Función Text
Una fórmula que usted puede usar para
Filtro cambiar la apariencia de un texto en una hoja
Un método para ver datos que muestra sólo de trabajo usando la función UPPER,
los datos que satisfacen un criterio. LOWER o PROPER.
Formas Gráfico SmartArt
Objetos geométricos simples que ya están Una representación visual de sus datos e
creados en Excel y que pueden ser ideas.
modificados y usados para mejorar sus hojas
de trabajo. Gráfico
Una representación visual de los datos de una
Función Cube hoja de trabajo que determina la relación
Una función usada para traer datos de cubos entre las diferentes secciones de los datos.
de procesamiento analítico en línea (OLAP,
Online Analytucal Processing). Hipervínculo
Un vínculo dentro de un documento que
Función Date & Time proporciona un acceso rápido a la
Una función que asigna un número de serie a información relacionada, llamada el objetivo
los datos de fecha y hora para poder usarlos del hipervínculo.
en un cálculo.
Informe PivotChart
Función de base de datos Un gráfico interactivo que representa
Un tipo de función que realiza un cálculo gráficamente los datos en un informe Pivot-
únicamente en los datos que satisfacen cierto Table.
criterio.
Leyenda
Función Engineering Un elemento del gráfico que indica que color
Una función que realiza varios tipos de o patrón usado en el gráfico representa que
conversiones y pruebas de ingeniería. serie de datos en particular.
Función Financial Líneas de división
Una función que realiza un cálculo contable y Un elemento del gráfico que indica el
financiero común. Los cálculos principalmente incremento de un valor.
están basados en la depreciación de activos,
inversiones y deudas. Marca de agua
Un elemento gráfico que aparece como fondo
Función Information en un documento impreso.
Una función que realiza un análisis sobre un
rango de datos para determinar el tipo de
datos o el formato presente en una celda.
168 Glosario
Nombre de rango Sintaxis de la función

Un método de referenciar un rango de celdas La forma general de la función que
con un nombre. El rango de celdas puede proporciona la estructura para ingresar
estar ubicado en cualquier parte del libro de apropiadamente los argumentos de la función
trabajo. para regresar los resultados deseados.
Objetivo SmartArt
La información que un hipervínculo señala. Una colección de formas previamente
dibujadas.
Objeto gráfico
Un elemento visual que se puede insertar Subtotal
dentro de una hoja de trabajo. Una función realizada sobre un subconjunto
de datos que han sido ordenados.
Orden ascendente
Un orden de clasificación que despliega los Tabla de datos
datos del más bajo al más alto. Un elemento del gráfico que despliega los
datos de la hoja de trabajo en los que está
Orden descendente basado el gráfico en una tabla que se ubica
Un orden de clasificación que despliega los debajo del gráfico.
datos del más alto al más bajo.
Tabla
Orden Una sección de filas y columnas contiguas
Un método para ver datos que organiza todos dentro de una hoja de trabajo que Excel trata
los datos en un orden específico. como un conjunto de datos independientes.
PivotTable Tema
Una tabla interactiva de la hoja de trabajo que Un conjunto unificado de configuraciones de
se usa para resumir, organizar, analizar y formato y apariencia que se puede aplicar a
comparar de manera rápida grandes un libro de trabajo en general.
cantidades de datos.
Título del eje de categorías (X)
Plantilla Un elemento del gráfico que describe lo que
Una hoja de trabajo que contiene formato, representa el eje X.
fórmulas y texto preconfigurado.
Título del eje de valores (Y)
Referencia de tres dimensiones (3-D) Un elemento del gráfico que describe lo que
Una referencia de celda que está en la misma representa el eje Y.
ubicación en cada hoja de trabajo. Un
referencia 3-D se puede usar únicamente en Título del gráfico
un libro de trabajo con múltiples hojas de Un elemento del gráfico que describe lo que
trabajo. representa el gráfico en general.
Rótulos de datos
Un elemento del gráfico que indica el valor
numérico, el porcentaje o el nombre de un
solo punto de datos.
Series de datos
Un conjunto de valores individuales
representados en un gráfico.
Glosario 169
Índice
A entrada de la función, 15
Administrador de nombres, 2 esquema de colores, 131
agrupar, 123 estilo, 34
argumentos de la función estilos de gráfico
insertar manualmente, 16 opciones de formato, 80
Estilos rápidos, 34
B
base de datos, 54 F
botón PivotTable, 86 filtro, 48
forma
C insertar, 111
campo, 54 modificar
campos, 86 formas, 110
clip art, 104 tipos, 111
ClipArt, 105 función
insertar, 105 insertar con el cuadro de diálogo Function
comentario, 135 Entry, 16
agregar, 137 función AND, 21
editar, 137 Función Cube, 14
eliminar función Database
comentarios, 135 DSUM, 57
condición AND, 55 DCOUNT
condición OR, 55 DAVERAGE
conjunto Quick Style, 34 insertar
creación de capas, 122 Función Database, 14
criterio, 54 Función Date & Time, 14
cuadro de diálogo Create Table, 33 función de base de datos, 54
cuadro de diálogo Value Field Settings, 87 Función Engineering, 14
Función Financial, 14
D función HLOOKUP, 22
diseño de gráfico, 80 insertar, 24
función IF, 20
E Función Information, 14
eje, 72 función Logical
elementos, 86 función AND, 21
171
función IF, 20 H
función NOT, 22 hipervínculo, 136
función OR, 21 editar, 138
insertar, 24 eliminar
Función Logical, 14, 20 insertar, 138
función Lookup & Reference hoja de trabajo
función HLOOKUP, 22 ocultar líneas de división, 139
función VLOOKUP ocultar encabezados
insertar, 24 ocultar fórmulas
Función Lookup & Reference, 14, 22 desplegar líneas de división
función NOT, 22 desplegar encabezados
función OR, 21 desplegar fórmulas
Función Statistical, 14
función Summary I
cambiar para la fila Total, 57 imagen
Función Text, 14 insertar desde un archivo, 106
función VLOOKUP, 22 opciones de formato, 105
insertar, 24 pestaña contextual Picture Tools Format
funciones imágenes, 105
insertar manualmente, 16 informe PivotTable
funciones de resumen crear, 88
en tablas, 54 modificar, 90
Funciones Math & Trig, 14 ordenar, 90
Funciones PivotTable, 87 filtrar
informes PivotChart, 96
G
Galería SmartArt, 116 L
gráfico, 66 leyenda, 72
agregar elementos, 75 libro de trabajo
eliminar elementos crearlo a partir de una plantilla instalada, 148
ajustar el tamaño, 74 líneas de división, 72
crear, 69
formatear, 80 M
mejoras, 66 marca de agua, 136
modificar, 106 múltiples hojas de trabajo
moverlo entre hojas, 74 ingresar datos en una fórmula, 10
tipos, 67
Column N
Line nombre de rango, 2
Pie editar, 4
Bar eliminar, 4
Area incluir en fórmulas, 4
XY Scatter
O
Gráfico
objeto gráfico, 104
cambiar tipo, 74
objetos gráficos
métodos de inserción, 69
agrupar, 124
gráfico SmartArt, 115
desagrupar
172 Índice
Opciones de Excel S
personalizar opciones populares, 132 series de datos, 66
Populares, 130 sintaxis de la función, 15
operadores de filtro, 49 SmartArt, 104
orden, 47 agregar formas, 116
orden ascendente, 47 reubicar formas
orden de las capas agregar texto a los objetos, 116
cambiar, 123 insertar un gráfico, 116
orden descendente, 47 subtotal, 56
Subtotales
P insertar en un rango de datos, 57
panel PivotChart Filter, 97
panel PivotTable Field List, 87 T
pestaña contextual Chart Tools, 73 tabla, 32
pestaña contextual Table Tools Design, 34 agregar filas, 36
PivotChart, 96 eliminar filas
analizar datos, 97 agregar columnas
crear, 97 eliminar columnas
formatear, 98 ajustar, 36
PivotTable, 86 cambiar la función Summary de la fila Total, 57
cambiar la configuración del campo para los componentes, 33
campos sin valor, 89 convertir a un rango de datos de una hoja de
personalizar cálculos, 89 trabajo, 35
plantilla, 147 crear con el estilo predeterminado, 35
crear un libro de trabajo usando una plantilla crear con un estilo seleccionado, 35
instalada, 148 crear un estilo personalizado, 42
crear una plantilla personalizada, 149 eliminar filas duplicadas, 36
tipos, 148 eliminar un estilo personalizado, 43
plantillas, 147 formatear, 42
crear un libro de trabajo, 147 opciones de modificación, 35
ordenar datos, 50
R
tabla de datos, 72
rango de celdas
Tablas de Excel
nombrar con el cuadro de diálogo New Name,
mejoras, 32
3
tema, 142
nombrar desde el cuadro Name, 3
Tema
nombrar usando los datos de la hoja de trabajo,
3 crear un nuevo color, 143
rango de datos crear un tema personalizado, 144
insertar subtotales, 57 crear una nueva fuente, 144
rangos de una hoja de trabajo opciones de color, 143
ordenar datos, 49 Cuadro de diálogo Create New Theme Colors
referencia de tres dimensiones (3-D), 9 opciones de modificación, 143
Ribbon Cuadro de diálogo Create New Theme Colors
minimizar, 132 título del eje de categorías (X), 72
restaurar título del eje de valores (Y), 72
rótulos de datos, 72 título del gráfico, 72
Índice 173

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Nivel 2 (Segunda Edición)

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Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas

Lección 2: Organizar datos de una hoja de trabajo y de una

Lección 3: Presentar datos usando gráficos

Lección 4: Analizar datos usando PivotTables y PivotCharts

Lección 5: Insertar objetos gráficos

B. Dibujar y modificar formas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Lección 6: Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno

Laboratorios de la lección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

iv Microsoft® Office Excel® 2007 : Nivel 2 (Segunda edición)

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Como herramienta de revisión

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Una nota para el alumno provee información adicional, orientación o

Una Nota de versión indica la información necesaria para una versión de

Objetivos del curso

Requisitos para el curso

Personalice el Escritorio de Windows

3. En el cuadro de diálogo Desktop Items, active My Computer y My Network Places.

Antes de cada clase

Lista de archivos adicionales

2 Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas

Cómo manejar nombres de celda y de rango

Referencia de procedimiento: Nombre un rango de celdas con el cuadro de

Al declarar el ámbito para una hoja específica, es posible usar el mismo

5. Si lo desea escriba comentarios para describir el nombre de rango.

Referencia de procedimiento: Nombre rangos de celdas usando los datos de la

Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas 3

Referencia de procedimiento: Edite un rango nombrado

Referencia de procedimiento: Elimine un nombre de rango

Referencia de procedimiento: Incluya los nombres de rango en fórmulas

4 Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas

Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas 5

Qué se hace Cómo se hace

1. Nombre el rango B5:B8 Quarter 1. a. Seleccione el rango B5 B8.

b. A la izquierda de la barra de fórmulas,

c. Escriba Quarter1 y luego presione

6 Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas

2. Cree rangos nombrados para a. Seleccione el rango C4 C8.

c. Verifique que la casilla de verificación

d. Desde la lista desplegable Name Box,

e. Desde la lista desplegable Name Box,

f. Usando las etiquetas en las celdas A5:A8,

3. Use el administrador de nombres a. En la pestaña Formulas, en el grupo

b. En el cuadro de diálogo Name Manager,

c. En el cuadro de texto Name, escriba NE

d. Renombre Northwest, Southeast y

e. Cierre el cuadro de diálogo Name Man-

f. Desde la lista desplegable Name Box,

Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas 7

4. Calcule las ventas totales para a. Seleccione la celda B11.

c. En el grupo Defined Names, haga clic en

d. Seleccione NE y luego escriba una

e. Desde la lista desplegable Use In For-

f. Ingrese la fórmula en A12 para el total

g. Guarde el archivo como My Named

8 Lección 1: Calcular datos con fórmulas avanzadas

Referencias de celda de tres dimensiones