Persiapan Penyelenggaraan P Pada dasarnya, sebuah organisasi atau lembaga mery bent komunitas yang terdiri dari berbagai kelompok indie Mees ae a dihimpun dalam berbagai bentuk bagian atau departemen. Rapat atau pertemuan merupakan salah satu bentuk sarana yang bertujuan untuk mencapai kesepakatan bersama. Dalam hal ini, rapat yang efeksif pada dasarnya harus didukung dengan sirategi. Selain itu.rapat juga harus dilakukan di tempat yang sesuat dengan penataan ruang yang baik. 1. Pengertian Rapat Rapat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untuk melaku- kan komunikasi oleh suatu kelompok. Bersifat tatap muka dan membahas hal yang penting, dilakukan oleh banyak organisasi, baik pemerintah ataupun swasta. Pada dasarnya, rapat_memi- liki tujuan untuk mendapatican suatu keputusan dengan mufakat melalui jalur musyawarah. Dengan demikian, dapat disimpulkan jika rapat adalah suatu bentuk komunikasi yang diha- i] cambaraa aapat diri oleh beberapa rang dengan t- Sein bpeiewsotonsge tsr juan untuk memecahkan suatu ma- salah tertentu 2 Macam-Macam Rapat Pada dasarnya, rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, vaitu sebagai berikut. @ Menurut Tujuan Berikut macam-macam rapat jika didasarkan pada tujuannya, 1) Rapat Penjelasan Rapat penjelasan merupakan suatu rapat yang, dilakukan. ‘memberikan suatu penjelasan pada para peserta rapat, Pada ini, pimpinan akan memberikan suatu penjelasan secara, .kegiatan rapat Yank ddakcake Dalam rapat in peran dari n mass pagal pendapat ataupun Saran, berikan Pe memecankan suattt permasalahay : sedang dibahas. he 3) Rapat Perundingart Jakukan dengan tujuan Rapet porundingan merupakan rapat yan MeN hing, suatu persclisihan. b. Menurut Sifat , a Berikut macam-macam rapatjika didasarkan pada sifatnya. 1) Rapat Resmi (Formal Meeting) Tea secon nerapakan rapat yang dakukan untuk membahas berbagai okolan, Dalam rapat ini peserta masalah yang penting dan peraturan keprot ; akan mendapatkan suatu pemberitahuan terlebih dabulu, biasanya dilengay dengan agenda yang akan dilaksanakan pada rapat resi “:Gambar 42 Raps rem Senker tial ala tensa aap 2) Rapat Terbuka Rapatterbuka metupakan jeni dlibahas dala jenis ; dalam rapa terouka in rag tail sel 2 Uidak memniliki sity; nt” Anegota. Materiyust Sifat yang rahasia, Satu jenis rap;aa _ ‘Rapa tertutup merupakan jenis rapat yang hanya dihadiri oleh ‘Adapun masalah yang dibahas adalah yang ential sift rahasia. ¢. Menurut Jangka Waktu Berikut macam-macam rapat jika didasarkan Pada jangka waktu, Rapat Mingguan Rapat mingguan merupakan suaty Tapat yang dilaksanakan seminggu sekali, Rapat ini membahas masalah-masalah yang memiliki sifat rutin, L 2) Rapat Bulanan Rapat bulanan merupakan jenis rapat yang dilaksanakan dalam jangka waka sebulan sekall Rapat ini biasanya membahas mengenai berbagai masalah yang terjadi dalam kisaran waktu satu bulan 3) Rapat Semesteran Rapat semesteran merupakan jenis rapat yang dilaksanakan dalam jangka wakty satu semester atau enam bulan sekali, Rapat ini biasanye membahas berbagai bentuk masalah yang terjadi selama enam bulan, Selain iru, rapat ini juga ‘membahas berbagai program yang akan dilakukan selama enam bulan ke depan, 4) Rapat Tahunan Rapat tahunan merupakan jenis rapat yang dilaksanakan dalam jangka waktu satu tahun sekali. qd. Menurut Frekuensi Berikut macam-macam rapat didasarkan pada frekuensinya. 1) Rapat Rutin Rapar rutin merupakan rapat yang dilaksanakan berdasarkan pada waktu yang sudah ditentu- kan. Rapat Insidentil Rapat insidentil merupakan jenis rapat yang dilaksanakan tidak terjadwal, Dalam rapat ini, biasanya membahas masala Yang memiliki sifat yang penting jy) dan harus diselesaikan secara atau musyawarah.dal fe. Menorut Saluran Hubungat a didasarkan pada saluran hubungay fag ‘organi y D 4 lam Organisast Berikut macam-macamm rapatJik Ragpat Vertikal at yang dilakukan antara pimpinan dan bay, Rapat vertikal adalah jer a perbagai hentuk pera untuk member rae in ie ceempatan untuk memberikan suatu pe, rapat vertikal bawahan diberi kesemp ea dine? ee ae yang berupa saran, Dengan demtkia pada bawaban x1 berpikir ‘an informasi m< 1 kreatif Rapat Hor Rapat horizon ont nakan antara pejabat ay i dilakukan al adalah jenis © pegawai yang memilikt jabatan untuk mendapatkan suatu kerja sama dan ke atu organisasi, Hal tersebut ¢ indy hadap tanggung akan tugesna B20 tujugy i di antara un teriadinya duplikasi pekerjaan dan adanya jawab dari masing- mash ppejabat atau pegawai dalam m Menurat Pelaksanaannya Rerikur cam-macam rapatjika berdasarkan pada pelaksana Rapat Kerja Rapat kerja terpimpin adalah jenis rapat di mana pimpinan memiliki peran yang penting dan utama dalam mengambil suatu keputusan. Rapat kerjs pimpi dapat dilaksanakan dengan tujuan memberikan n petunjuk, jog nai peraturat Rapat Kerja Terbuka Rapat kerja terbuka adalah jenis rapat ci peran utama. Dengan di berikan herbagai penday tujuan mendapatkan sumh mana pimpinan rapat tidak meni fan, peserta rapat cliberi kesempatan untuk mee dan saran yang positif Rapat ini dilakukan dengelt angan pikiran atau pe endapat dari peserta rapa. 'aertian rapat,coba carilah dani ber mudian, simpulkan dengan Pada guru Anda! iam bu3, Syarat Pertemuan au Berikut beberapa syarat yang harus ada dalam suatu rapat ati a, Suasana Terbuka suasana terbuka dalam rapat membuat sel amp menerima berbagai informasi dar menghindari sikap saling mencurigai atau be peserts rapes Seana rapa yang terbuka ini diharapkan mampu membeng asa keKeluargaan dan juga mengingkatkan kerja sama yang tinggi di antara peserta rapat. b. Tidak Ada Monopoli Dalam keaelaan rapat, monopoli pembicaraan harus dihindari, baike dai peserta ‘apat ataupun pimpinan rapat. Hal tersebut dihindari katena akan menghambat falannya rapat: Dengan demikian, rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi bersikap pasif. Seluruh peserta rapat memiliki hak yang sama dalarn menyampaikan pendapat, «. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat yang baik dapat terlaksana jika seluruh peserta turut aktif dalam me- mecahkan berbagai masalah yang sedang dibahas, Pada dasarnya. peserta rapat tarus mampu menjadi pendengar yang baik jika diberikan besbagai Pemaparan. Selain itu. juga hares memberikan berbagai bentuk pencapat dan saran yang postif saat adanya sesi diskusi arau tanya jawab. lurh peserta menjadi siapa pun. Peserta rapat Dalam rapat seorang pemimpin harus mampu_ arahan pada seluruh peserta rapat, Hal ini dilal pelaksanaan rapat. PtSeluruh membiasakan disiplin waktu. Dengan demi: peltsanaan pat dp laksa seus dengan wat yang ah de ich Karene eee akan menjedi lebih disiplin dan berjalan dengan tertib 4. Perencanaan Rapat Secara umum, pada pelaksanaan sebuah agenda pertemuan terdapat beberp Prinsip dasar yang dapat dijadikan sebagai suatu acuan, yaitu sebagai berikut a Why Why? Mengapa rapat atau pertemuan perlu dilaksanakan atau diselenggarakant Hel ini digonakan untuk menentukan usgensi dari rapat yang akan dilaksanakan bh What‘How? Bagaimana rapat atau pertemuan akan dilaksana ‘untuk menentukan rapat atae pertemuan tersebut akan ssckali atau berkala. 5. Persiapan Rapat/Pertemuan Teedapat beberapa persiapan yang harus disig oleh protokol, pertemuan atau rapat diselenggarakan yaitu sebagai ae a. Pembuatan Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat _ Agenda rapat merupakan suatu daftar yang berisi hal-hal pokok dari per masalahan yang akan dibahas dalam, rapat. Adapun susunan acara ae suatu Fineian atau penjabaran yang berisitopik pembahasan Dalam hal ini, protokol harus memastikan terlebih dabulu mengenai acara yang akan diselenggarakan: Acara rapat harus disusun secara sistematis dengan membuat garis besar acara dengan jelas. b. Menentukan Peserta Rapat Setelah agenda rapat, Kemudian ditentukan pihak-pihak yang akan diundang, Setclah protokal menyustn daftar peserta rapat yang akan diundang. Protokol Kemudian melakukan konsultasi kembali dengan pimpinan rapat guna memastikan penambahan atau pengurangan dari peserta rapal. © Membuat Undangan Rapat Surat undangan adalah surat berisi pemberitzhuan yang memiliki sift untuk — mengharapkan Kehadiran dari seseorang yang diundang. Berikut syarat pembuatan undangan. 1) Undangan harus menggunakan kepala surat atau Kop surat 2) Undangan harus mencantumkan tanggal pembuatan dan nomor surat 3) Undangan harus mencantumlkan perihal undangan rapat, 4) Undangan harus mencantumkan nama-nama orang yang atau pertemuan. 5) Undangan harus mencantumkan mengenai hari, 6)‘Memperkirakan ¥ “ sebut dilakukan dengan tujuan undangan memiliki kesempatan mempersiapkan kehadiran dali baik dan waktu tae cukup. Protoko! juga harus memperhitungkan melakukan pencetakan undangan sa P ee gan sampai pada penyebaran atau 4. Membust Daftar Hadir Rapat ‘Terdapat dua macam daftar hadir ya buku tamu. dan daftar hadir biasa yang dlibuat pada selembar kertas. Buku hadir berfungsi mengetahui jumlah peserta yang — datang. Selain itu buku hadir juga berfungsi untuk mengetahui juralah dari sistem yang harus dipersiapkan misalnya, kursi, konsumsi, dan sebagainya. ¢, Mempersiapkan Bahan Rapat Berikut bahan yang harus dipersiapkan dalam rapat, 1) Agenda rapat, 2) Notula/hasil rapat terdahulu dengan catatan jika rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya, 3) Bahan-bahan yang akan dibicarakan atau dibahas dalam rapat seperti laporan- laporan, makalah, dan sebagainya. Bahan tersebut kemudian disatukan di dalam map dan harus dibagikan pada masing-masing peserta ketika rapat akan dimulai, jika bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka bahan-bahan tersebot harus diserahkan pada peserta rapat saat pengiriman surat undangan, Dengan demikian, bahan tersebut mampu dipelajari terlebih dahulu oleh peserta tapat. f£. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat ‘ul peralatan dan perlengkapan rapat yang harus dlisiapkan, 1) Papan tulis lengkap dengan pido penghapus. 2) Flip chart lengkap beserta spi 3 See oe ck Preston at LCD Proyektor eglap 4) Souaid system atau pengeras suatu lengkap dengan 5) Tasatau map yang dapatdigunakan n 6)& Mempersaphan Roane RAP steh proto yang Katanya Berikut hal-hal yang hares: ‘ruang rapatstau pertermuan. 1) Cahaya Penerangan ak rapat tidak memerlukan Pener, Jika ruangan yang digunakan Ceeaaen penerangan dari cahaya mate but at Pa nan aa Fela page maka dalam pengaturan tempat k si disesuaikan dengan arab dari datangnya sinar mats 2) Ventitasi Uilara Ruangan yang digunakan untuk rapat harus scjuk. ae Pamas atau tery, dingin akan mengakibatkan konsentrasi peserta rapat berkurang. 3) Pengaturan Tempat Duduk Pada dasarnya pengaturan tempat duduk ditentukan berdasarkan lias ruangan dan jumlah dari peserta rapat. ‘Tetdapat beberapa macam Pengaturan tempat duduk yaitu sebagai berikut a) Gaya klasikal/kelas Gaya ini sesuai digunakan untuk rapat dengan jumlah peserta yang banyak. Pengaturan tem- at duduk gaya Kelas sesuaijika i¢ambaraspengatwzan tempat dct geval diterapkan pada rapat yang me- Suhr taper memgentinacon stevvqemenee vilikisifat pemberian informasi, "YM +™stowny b) Gaya konferensi©) Gaya huruf Pengaturan tempat duduk dem; rapat informal, gan gaya huruf U biasanya digunakan untuk mis d) Gaya workshop Pengaturan tempat duduk gaya warkshop biasanya cocok digunakan untuk rapat diskusi kelompok. h. Akomodasi/Penginapan ; Jika rapat dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para ae menginap: Pada suatu tempat, Dengan demikian, protokol harus meny beret uk kamar dari pemesanan tempat, pembagian Pelaksanaan rapat, Hal tersebut dimulat : Penginapan, a pengecekan akhir dari kesiapan penginapan bagi para peserta Yang akan mengikuti rapat/pertemuan. Bab IY Penyelengaarsan ll "vnakandiluarksator (2 ta menuja ke tempat rapat. APY "yal rus meiapba® ia makanan rin} ‘Konsumsi yang digunakan dalam rapat dapat berups 1200 da jy eve Es rabooan berat Para peserta rapat harus mendapatkan hal ten upaya nyaman dalam mengikuti berbagai hentukckegiatan dari rapal. Apabil sanaan dari kegiatan rapat lebit dart satu hari, variasi makanan harus dipe ; leh protokol. Hal ini dikarenakan akan berdampak pada motivast dan semang dari peserta dalam mengjkuti kegiatan rapat. Penyajian konsumsi dapat disaj dalam beberapa cara, yaitu sebagai berikut. 1) Konsuiisi dapat disajikan pada peserta rapat sebelum duduk, 2) Konsumsi dapat disayikan selama rapat berlangsung. ) ovens aps dint pd stat oi raat clengan car posers il sendin, nerigia 4) Konsumsi dapat disajikan secara kombinasi yaitu pada awal rapat dan sai istirahat. k. Kesehatan Tika Kegiatan rapat diselenggarakan lebih dari satu hari, lebih baik jika unite: sehatan disiapkan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat, | 1. Pengecekan Persiapan Terakhir Protokol harus melakukan pengecekan terakhir yaitu satu hari sebelum peli sanaan rapat, ee ihe melakukan pemeriksaan berbagai bentuk pers ntuk meyakinkan kesiapan segala sesuatu yang digunakan untuk rapat sudah s