Tin HC NG DNG Trong Qun TR Van Phon

Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
MỤC LỤC
CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ NĂNG CHO TIN
HỌC VĂN PHÒNG.................................................................................................... 3
Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành và soạn thảo văn bản ............ 3
I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows ..................................................................... 3
II. Soạn thảo văn bản .................................................................................................. 6
Bài 2: Sử dụng phần mềm nén và giải nén winrar/winzip ................................................. 7
I. Mục đích: ............................................................................................................... 7
II. Nén tệp tin, thư mục .............................................................................................. 7
III. Giải nén tệp tin, thư mục ................................................................................... 8
IV. Nâng cao khả năng khai thác Winrar................................................................. 9
Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download tài liệu bằng IDM ....................................... 11
I. Dùng trình duyệt Google Chrome ....................................................................... 11
II. Download tài liệu bằng IDM (Internet Download Manager) .............................. 18
Bài 4: Ghi đĩa CD ............................................................................................................ 30
I. Cách cài đặt: ............................................................................................................. 30
II. Các chức năng của Nero ......................................................................................... 31
III. Cách ghi đĩa CD chứa dữ liệu:............................................................................... 36
IV. Cách sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Audio CD, Data CD): ................ 39
V. Cách ghi tập tin ảnh đĩa (Image Recorder) ra đĩa CD: ........................................... 40
VI. Cách xóa đĩa CD-RW (Rewriteable): .................................................................... 41
Bài 5: Cài đặt font và chuyển đổi font ............................................................................. 42
I. Cài đặt thêm font cho hệ thống ............................................................................ 42
II. Cài đặt và sử dụng phần mềm hỗ trợ soạn thảo tiếng việt Vietkey ..................... 42
III. Cài đặt và sử dụng Unikey............................................................................... 44
CHƯƠNG II: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG MS
EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG................................................................... 48
Bài 1: Quản lý công văn .................................................................................................. 48

I. Thiết lập sổ quản lý công văn .............................................................................. 48
II. Nhập dữ liệu và tìm công văn .............................................................................. 49
Bài 2: Quản lý nhân sự .................................................................................................... 50
I. Lập cơ sở dữ liệu nhân sự .................................................................................... 50
II. Sắp xếp danh sách nhân sự .................................................................................. 55
III. Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm nhân sự ........................................ 56
IV. Sử dụng hàm trong cơ sở dữ liệu để tổng hợp thông tin ................................. 58
Bài 3: Quản lý tài sản....................................................................................................... 60
I. Quản lý thiết bị văn phòng .................................................................................. 60
II. Quản lý đồ dùng văn phòng ................................................................................. 60
CHƯƠNG III: SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN, PHIÊN
BẢN 2.0 CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM61
Bài 1: Làm việc với phần mềm........................................................................................ 61

1. Quyền hạn của người sử dụng và tài khoản............................................................. 61
2. Đăng nhập vào hệ thống .......................................................................................... 61
3. Ra khỏi hệ thống ...................................................................................................... 64
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4. Đổi mật khẩu ............................................................................................................ 64

5. Các thao tác quản trị ................................................................................................ 64
Bài 2: Làm việc với văn bản ............................................................................................ 69
1. Làm việc với văn bản đến ........................................................................................ 69
2. Văn bản phát hành ................................................................................................... 79
Bài 3: Xử lý công việc ..................................................................................................... 80
1. Hồ sơ công việc ....................................................................................................... 80
2. Thiết lập hồ sơ công việc ......................................................................................... 84
3. Xử lý công việc ........................................................................................................ 88
2 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ

NĂNG CHO TIN HỌC VĂN PHÒNG
Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành

và soạn thảo văn bản
I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows
1. Cấu trúc cây thư mục:

- Ổ đĩa vật lý, ổ đĩa logic
- Thư mục gốc, thư mục con
2. Tạo thư mục, tệp tin:
Tại cửa sổ thư mục cần tạo thư mục con, tệp tin bằng 1 trong 2 cách sau:
Cách 1:
- Bấm chuột phải vào một vị trí bất kỳ trong cửa sổ.
- Chọn New\folder hoặc New \ Tệp tin
- Xuất hiện biểu tượng thư mục / tệp tin với tên mặc định, ta gõ tên của thư
mục vào vị trí tên mặc định
Cách 2:
- Vào File→New→Folder / tệp tin
- Xuất hiện biểu tượng với tên mặc định, ta gõ tên của thư mục/tệp tin vào
vị trí tên mặc định.
3. Sao chép các tập tin, thư mục
Thao tác:
- Chọn đối tượng cần sao chép.
- Đưa các đối tượng vào bộ đệm: Bấm chuột phải chọn Copy hoặc vào
Edit→Copy hoặc ấn Ctrl + C
- Chọn vị trí mới (có thể là thư mục khác, ổ đĩa khác)
- Dán các đối tượng ra bằng cách: Bấm chuột phải chọn Paste hoặc vào
Edit→Paste hoặc ấn Ctrl + V
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 Chú ý: Nếu thực hiện sao chép thư mục, tập tin trong cùng một cửa sổ ta
thực hiện bằng cách: Chọn các đối tượng, giữ phím Ctrl đồng thời ấn và di chuột
đến vị trí khác. Khi đó đối tượng được sao chép có tên như đối tượng đầu những
có chữ copy ở trước.
4. Di chuyển vị trí các tập tin, thư mục
Thao tác:
- Chọn các đối tượng cần di chuyển.
- Đưa các đối tượng vào bộ đệm: Bấm chuột phải chọn Cut hoặc vào
Edit→Cut hoặc ấn Ctrl + X
- Chọn vị trí mới (có thể là thư mục khác, ổ đĩa khác)
- Dán các đối tượng ra bằng cách: Bấm chuột phải chọn Paste hoặc vào
Edit→Paste hoặc ấn Ctrl + V
Chú ý: Có thể di chuyển nhanh bằng cách: Chọn các đối tượng, đồng thời ấn và
rê chuột để kéo đến cửa sổ khác cùng đang mở hoặc tên thư mục mà ta muốn
chuyển đến.
5. Đổi tên tập tin, thư mục
- Chọn đối tượng cần đổi tên.
- Vào File → Rename hoặc bấm chuột phải chọn Rename hoặc bấm một
lần vào phần tên của đối tượng.
- Gõ tên mới và ấn Enter
6. Xoá tập tin, thư mục
Cách 1:
- Chọn các đối tượng cần xoá.
- Vào File→Delete hoặc bấm chuột phải chọn Delete.
- Xuất hiện hộp thoại, ta xác nhận Yes hoặc No
4 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Đồng ý xoá Không xoá
Chú ý: Các đối tượng khi xoá sẽ được đưa vào thùng rác. Khi cần ta vẫn có thể
khôi phục lại được.
Cách 2:
- Chọn các đối tượng cần xoá.
- Bấm tổ hợp phím Shift + Delete, các đối tượng cần xoá sẽ mất hẳn không
lưu lại trong thùng rác.
7.Hiển thị thông tin của tập tin, thư muc
Thông tin của các đối tượng như: Ngày tạo lập, ngày sửa đổi gần nhất,
ngày truy cập gần nhất, kích thước, thuộc tính chỉ đọc, thuộc tính ẩn…
Thao tác:
- Nhắp chuột phải vào đối tượng chọn Properties hoặc vào File→Properties.
Khi đó xuất hiện hộp thoại
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Kiểu
Đường dẫn
Kích thước
Kích thước trên đĩa cứng
Các đối tượng con
Thời gian tạo lập
Thuộc tính chỉ đọc
Thuộc tính ẩn
II. Soạn thảo văn bản
1. Soạn thảo quyết định bổ nhiệm trưởng khoa Công nghệ thông tin cho trường
Đại học Hoa Lư
2. Soạn thảo công văn mời họp liên tịch mở rộng của trường ĐHHL
3. Soạn thảo báo cáo tổng kết học kỳ I của lớp C15QTVP.
4. Bạn là nhân viên văn thư của một cơ quan. Hãy tạo thư mục văn thư riêng
của bạn, trong đó có các thư mục con để quản lý văn thư. Chẳng hạn thư
mục Công văn đến, thư mục công văn đi, thư mục con để quản lý nhân sự,
thư mục con để quản lý tài sản…Hãy lưu các văn bản mà bạn soạn thảo ở
trên vào thư mục tương ứng.
6 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bài 2: Sử dụng phần mềm nén và giải nén winrar/winzip
I. Mục đích:
Nén dữ liệu nhằm làm giảm kích thước dữ liệu để dễ dàng vận chuyển trên
mạng hay sao chép qua các bộ nhớ trung gian
II. Nén tệp tin, thư mục
Bước 1: Chọn thư mục, tệp tin cần nén

Bước 2: Nhấn chuột phải chọn Add to archive
Bước 3: Nhập tên tệp nén trong ô Archive name, chọn kiểu nén trong Archive
format, phương thức nén trong ô Compression method, nhấn OK.
Nếu muốn chọn vị trí khác để lưu tệp nén thì nhấn nút Browse để chọn.
Chú ý:
1. Nếu muốn nén dữ liệu và gửi email luôn thì nhấn chuột phải ở bước 2 rồi
chọn compress and email.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Ở ô Compression method:
- Store: chỉ tạo file nén .RAR (.ZIP) chứ ko có nén gì cả, dung lượng file ko
thay đổi, tốc độ thực hiện nhanh nhất.
- Fastest : có nén chút ít, tốc độ thực hiện nhanh.
- Fast: nén cao hơn chút nữa, tốc độ cũng tạm.
- Normal: nén ở chế độ chuẩn, tốc độ bình thường.
- Good: Nén mạnh, tốc độ thực hiện giảm lại.
- Best: tỉ lệ nén cao nhất, cho ra kết quả file nén nhỏ nhất, tuy nhiên tốc độ
nén chậm nhất nếu nén nhiều
3. Cut file :
a, Cut file cho đĩa mềm :
WinRar hỗ chợ nén rồi cut các File lớn hơn 1,38M b thành các File
1,38Mb(nên nhớ mỗi đĩa mềm chỉ chứa được cỡ 1,457,664bytes=1,38Mb)
vừa 1 đĩa mềm rất tiện cho việc chuyển dữ liệu. Việc cut file làm như sau:
Đầu tiên click phải tại file hoặc folder muốn cut rồi chọn Add to Archive sau
đó click vào Profiles… chọn Create 1.44MB volumes rồi ấn OK là xong.
WinRar sẽ tạo thành các file *.part1, *.part2… số lượng tùy theo dung lượng
file cần nén. Khi cần nối lại các bạn chỉ cần giải nén cho 1 trong những File
đã cut là WinRar ựt động giải nén và nối chúng lại t hành 1 file hoặc folder
hoàn chỉnh.
b, Cut file tùy dung lượng :
Không chỉ cut file cho đĩa mềm mà WinRar còn hỗ trợ các bạn cut file theo
dung lượng tùy ý. Sau khi bạn Add to Archive thì ở ô Split to
volumes,bytes… bạn gõ dung lượng file muốn cut. Ở đây s ử dụng đơn vị
Byte nên 1M = 1,024,000 (chú ý dùng ấu
d phẩy để chia đơn vị hàng nghìn)
nếu bạn chưa rõ thì bật cái calculator lên để chia, rồi OK là xong.
III. Giải nén tệp tin, thư mục
Bước 1: Nhấn chuột phải lên tệp tin nén, chọn mục Extract files
8 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bước 2: Chọn vị trí lưu dữ liệu được giải nén trong mục Destination path.
Bước 3: Chọn chế độ cập nhật trong Update mode

Bước 4: Chọn chế độ đè trong Overwrite mode, OK.
Chú ý: Muốn giải nén ngay tại thư mục chứa tệp thì nhấn chuột phải chọn
Extract here.
IV. Nâng cao khả năng khai thác Winrar
1. Khởi động Winrar: Start / Programs / WinRAR / WinRAR

2. Menu File:
 Open Archive: Mở tệp đã nén
 Set default password: Tạo tệp nén có kèm password
 Copy / paste tương tự như làm việc với thư mục
3. Menu Edit:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 Add file to archive: Nén tệp

 Extract to specified folder: Giải nén đến thư mục cụ thể
 Test archive file: Kiểm tra tệp nén
 Xem, xóa, đổi tên, in tệp
 Add archive comment: thêm chú thích cho tệp nén
 Protech archive from damage: Bảo vệ tệp nén
5. Menu Tools:
 Scan archive for virus: Quét virus ở tệp nén
 Convert archive: Chuyển đổi tệp nén sang định dạng khác
(zip..)
Bài tập: Thực hành nén và giải nén các tệp tin đã soạn thảo trong mục 2.
10 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download tài liệu bằng

IDM
I. Dùng trình duyệt Google Chrome
Google Chrome (viết tắt là GC) là trình duyệt chạy các trang web tương tác,
các ứng dụng web và JavaScript rất nhanh. GC được thiết kế để đạt được hiệu
quả và tính dễ sử dụng: tìm kiếm và điều hướng đến các trang web từ cùng một
hộp ở Thanh địa chỉ, sắp xếp và tổ chức các tab theo bất kỳ cách nào bạn muốn
một cách nhanh chóng và dễ dàng, truy cập các trang web ưa thích của bạn chỉ
với một cú nhấp chuột từ hình thu nhỏ của các trang web được truy cập nhiều
nhất trong trang "Tab Mới".
So với Microsoft Internet E xplorer và Mozilla Firefox thì Google Chrome
chạy nhanh hơn nhiều, giao diện mới lạ và dễ sử dụng, hơn nữa nó chạy lại rất
ổn định và miễn phí. Phần nhiều các bản Microsoft Windows cài trên các máy ở
Việt Nam là bản không có bản quyền, nên Internet Explorer chạy rất chậm, hay
bị trục tặc, hay bị treo máy.
1. Cài đặt Google Chrome và khởi động
Để tải về trình duyệt mới nhất Google Chrome ta vào trang

web http://www.google.com/chrome, xuất hiện màn hình chính của GC, nháy
vào nút "Tải xuống Google Chrome", bạn sẽ tải về máy tệp ChromeSetup.exe
dung lượng trên 500 KB. Sau đó chạy tệp này thì GC sẽ tự động được cài đặt và
chiếm gần 70 MB đĩa cứng, biểu tượng của GC có trên màn hình nền, nháy vào
biểu tượng GC thì GC sẽ khởi chạy. Màn hình ban đầu của GC có dạng:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
GC sử dụng trong trạng thái không hiển thị toàn màn hình, trình duyệt loại
bỏ toàn bộ thanh menu của trình duyệt thông thường vào hai nút phía bên phải
Thanh địa chỉ. GC có hệ thống Tab được đặt ở bên trên Thanh địa chỉ chứ không
phải ở dưới như truyền thống. Hãng cho biết cách thiết lập này sẽ giúp người
dùng "cảm giác" rõ hơn về Thanh địa chỉ đi liền với website, chứ không phải một
thành phần tách biệt. Ngoài ra, tên miền chính của site đang đọc cũng được làm
nổi rõ hơn bằng cách in đậm hơn.
Từ Thanh địa chỉ có thể tiến hành tìm kiếm, bộ máy tìm kiếm mặc định của
Chrome tất nhiên là Google, nhưng có thể thay đổi nếu muốn. Trong trang chủ
mặc định các site yêu thích nhất được "gom" vào một chỗ cùng với ảnh nhỏ xem
trước giúp truy cập nhanh, trình duyệt sẽ dựa vào tần suất viếng thăm để tự động
đưa website vào đây. Tại dòng cuối cửa sổ, bạn còn có thể chỉnh sửa lịch sử web
(history) của trình duyệt, truy nhập vào tab đã đóng gần đây.
12 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Cách dùng các Tab
Việc điều khiển quá trình duyệt web nằm ở 3 dòng đầu của GC. Khi bắt đầu
khởi động GC ta có "Tab Mới", gõ địa chỉ để mở một trang web thì "Tab Mới"
được thay bằng tên trang web vừa gõ. Để tạo một "Tab Mới" ta nháy vào nút dấu
cộng (+) ở cuối dòng đầu tiên của trình duyệt, tại tab này ta lại mở được một
trang web khác. Một tab cũng được sinh ra khi ta nháy vào một liên kết của một
bài mà tác giả đặt thuộc tính mở trong cửa sổ mới đối với liên kết.
ệt thông thường như Internet Explorer, FireFox biểu
Trong các trình duy
tượng của các trang web đang mở hiện ở trên thanh Taskbar, trong GC thì chúng
hiện trên các Tab, tiêu đề một Tab là tên trang tương ứng. Để di chuyển giữa các
Tab, ta nháy vào Tiêu đề của Tab. Để đóng một Tab, nháy vào nút gạch chéo (X)
ở cuối tiêu đề Tab.
3. Trang "Tab Mới"
Khi bạn mở tab mới, Google Chrome sẽ tải trước tab này với các mục sau:
• Các trang web được truy cập nhiều nhất. Các hình vuông ảnh đại diện (còn
được gọi là hình thu nhỏ) của trang web bạn truy cập nhiều nhất được hiển
thị ở trên cùng. Nhấp vào hình thu nhỏ để truy cập trang web. Bạn cũng có
thể chọn để ẩn các hình thu nhỏ này khỏi chế độ xem.
• Các cửa sổ và tab đã đóng gần đây. Các tab và cửa sổ bạn đã đóng gần đây
được liệt kê trong phần 'Đã đóng gần đây'. Nhấp vào liên kết để khôi phục
tab hoặc cửa sổ đã đóng.
Để mở trang Tab Mới, nhấp vào biểu tượng + bên cạnh tab cuối cùng ở phía trên
cùng cửa sổ trình duyệt của bạn.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ỏ cụ thể khỏi trang . Để xoá các hình thu nhỏ được

Xoá các hình thu nh
hiển thị cho các trang web cụ thể, di chuột qua hình thu nhỏ. Khi khung màu
xanh xuất hiện xung quanh hìn h thu nhỏ, nhấp vào x xuất hiện ở góc phải trên
cùng của khung. Các hình thu nhỏ bạn xoá sẽ không bao giờ xuất hiện lại trên
trang Tab Mới nữa trừ khi bạn khôi phục các hình thu nhỏ đã xoá của mình.
Tuỳ chỉnh trang. Bạn có thể kiểm soát bố cục của trang Tab Mới.
• Để ẩn tất cả các hình thu nhỏ khỏi chế độ xem, nhấp vào nút hình thu
nhỏ x ở phần bên phải trên cùng của trang. Để hiển thị lại phần đó nhấn
vào tên phần ở cuối trang chọn tên phần đó.
• Để chuyển chỗ một hình thu nhỏ bạn chỉ cần dùng chuột kéo nó tới vị trí
khác.
• Các hình thu nhỏ của các trang web cụ thể có thể xuất hiện và biến mất
theo thời gian, do các thói quen duyệt web của bạn thay đổi. Để ngăn hình
thu nhỏ di chuyển xung quanh hoặc biến mất, hãy gắn chúng vào trang. Di
chuột qua hình thu nhỏ. Khi khung màu xanh xuất hiện xung quanh hình
thu nhỏ, hãy nhấp vào hình ghim xuất hiện ở góc trái của khung. Để bỏ
gắn trang web, chỉ cần nhấp lại vào hình ghim.
4. Cách dùng Thanh địa chỉ
Thanh địa chỉ nằm ở dòng thứ hai màn hình GC. Nút mũi tên sang trái: nhấp
vào đây để quay lại trang web vừa xem trước, nháy và giữ để xem lịch sử các
trang đã duyệt. Nút mũi tên sang phải: nhấp vào đây để chuyển tiếp, giữ để xem
lịch sử. Nút mũi tên vòng tròn theo chiều kim đồng hồ: tải lại trang này.
Đánh dấu một trang web
Nút "Đánh dấu trang này" (hình ngôi sao). Giả sử bạn rất hay truy nhập vào
một trang web và muốn đánh dấu trang này để lần sau truy nhập được nhanh
hơn, trước tiên bạn hãy mở trang web, sau đó nháy vào nút ngôi sao, xuất hiện
một hộp thoại. Trong hộp thoại bạn cần lựa chọn tên trang web này sẽ đưa vào
"Thanh dấu trang" (phần bên trái dòng 3 của sổ GC), vào thư mục "Dấu trang
14 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
khác" (ở cuối dòng 3 cửa sổ GC), hoặc chọn vào một thư mục khác (trên dòng
3).
Tìm kiếm Web
Chỉ cần nhập cụm từ tìm kiếm vào ô địa chỉ trên Thanh địa chỉ và nhấn Enter
để xem các kết quả từ công cụ tìm kiếm mặc định của bạn. Bạn có thể sử dụng
toán tử lôgic tìm kiếm thông thường như AND và OR
Truy cập vào các địa chỉ web
Cùng với các cụm từ tìm kiếm, bạn có thể nhập vào địa chỉ web của trang
web bạn đang cố truy cập, sau đó nhấn Enter. (Nếu bạn lỡ nhập sai địa chỉ, chỉ
cần nhấp vào biểu tượng x ở đầu ô địa chỉ trên Thanh địa chỉ để ngă n Google
Chrome tải trang, bình thường biểu tượng này là dấu mũi tên vòng sang phải ở
đầu ô địa chỉ).
Tìm kiếm dấu trang và lịch sử duyệt web của bạn
Bất kỳ khi nào bạn nhập vào ô địa chỉ trên Thanh địa chỉ, GC sẽ tự động tìm
kiếm lịch sử duyệt web của bạn và hiển thị cho bạn thấy các trang web trong lịch
sử khớp với địa chỉ bạn nhập. Thanh địa chỉ cũng có thể tự động hiển thị cho bạn
các đề xuất của các cụm từ tìm kiếm và trang web có liên quan.
Một số biểu tượng trong trình đơn thả xuống của thanh địa chỉ giúp bạn phân
biệt các kết quả khác nhau xuất hiện như sau:
• Biểu tượng dấu sao xuất hiện cạnh các trang web được đánh dấu trang.
• Biểu tượng đồng hồ xuất hiện cạnh các trang web từ lịch sử duyệt web
của bạn.
• Biểu tượng kính lúp xuất hiện cạnh các tìm kiếm, bao gồm cả các tìm
kiếm được đề xuất nếu bạn bật đề xuất.
• Biểu tượng hình cầu xuất hiện cạnh các trang web được đề xuất, khi
bạn bật đề xuất.
Chức năng nút "Tùy chỉnh và điều khiển GC"
Nút này ở gần cuối của Thanh địa chỉ. Khi nháy vào nút này xuất hiện menu dọc
sau:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mục "Tab Mới" là để tạo một Tab mới (giống như việc nháy dấu + ở cuối
dòng đầu tiên của màn hình GC).
Mục "Cửa sổ mới" tạo một cửa sổ mới (xuất hiện biểu tượng mới trên thanh
Taskbar của Windows) và một "Tab Mới" để vào địa chỉ một trang web mới.
Mục "Cửa sổ ẩn danh mới" để tạo một cửa sổ ẩn danh mới (xuất hiện biểu
tượng mới trên thanh Taskbar ủac Windows) cùng với biểu tượng ẩn
danh ở góc trên cùng bên trái, bạn có thể tiếp tục duyệt bình thường như
trong các cửa sổ khác. Các trang bạn xem trong cửa sổ này sẽ không xuất hiện
trong lịch sử trình duyệt hoặc lịch sử tìm kiếm, đồng thời các trang này sẽ không
để lại dấu vết nào khác (ví dụ như cookie) trên máy vi tính của bạn sau khi bạn
đóng cửa sổ ẩn danh. Tuy nhiên, bất kỳ tệp nào bạn tải xuống hoặc dấu trang bạn
tạo sẽ được giữ lại. Truy cập ẩn danh không ảnh hưởng đến hoạt động của mọi
người, máy chủ hay phần mềm khác. Bạn hãy rất cảnh giác: các trang web thu
thập hoặc chia sẻ thông tin về bạn, nhà cung cấp hoặc người cho thuê dịch vụ
Internet theo dõi các trang bạn truy cập, phần mềm độc hại theo dõi thao tác gõ
16 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
phím của bạn, việc theo dõi của các tổ chức bí mật, những người đứng đằng sau
bạn.
Mục "Chỉnh sửa" : dùng để cắt, sao chép, dán khối văn bản.
Mục “Thu phóng”: Phóng to, thu nhỏ cỡ chữ trong cửa sổ trình duyệt
Mục "Lưu trang thành..." để lưu trang web thành "Trang web, Toàn bộ" hay
"Trang web, chỉ HTML".
Mục "Tìm": dùng để tìm kiếm một cụm từ trong trang web đang mở, cụm từ
được nhập trong một ô.
Mục "In..." để in trang web ra giấy.
Mục “Công cụ”: Các tùy chỉnh công cụ cho trình duyệt gồm:
“Luôn hiển thị thanh dấu trang”:
“Tạo phím tắt cho ứng dụng”:
“Tiện ích mở rộng”
“Trình quản lý tác vụ”
“Xóa dữ liệu duyệt”
Mục "Trình quản lý dấu trang": khi chọn mục này xuất hiện một cửa sổ có hai
khung. Khung bên trái là cây thư m
ục đánh dấu trang, khung bên phải hiện nội
dung thư mục chọn ở khung bên trái (liệt kê các trang web được đánh dấu nằm
trong thư mục). Toàn bộ thông tin của cửa sổ này cũng phản ánh trên Thanh dấu
trang (dòng thứ ba trên màn hình GC) với 3 loại đối tượng: các trang web ưa
thích, các thư m
ục chứa các trang đánh dấu, thư mục mặc định "Dấu trang
khác".
Mục "Lịch sử": thống kê lịch sử truy nhập các trang web của bạn ngày Hôm
nay, hôm qua và cũ hơn. Ở đây ta cũng có thể xóa Lịch sử duyệt web của một
ngày bất kỳ.
Mục "Tải xuống": liệt kê danh sách các tệp bạn download trên internet về máy
tính từ mới tới cũ.
Mục "Tùy chọn”: Các tùy chọn cho trình duyệt
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Để chọn trang khi khởi động, đặt trang chủ, đặt trang tìm kiếm mặc định, và
các tùy chọn nâng cao khác.
Mục "Giới thiệu về Google Chrome": khi chọn mục này sẽ xuất hiện hộp thoại
giới thiệu về GC, nếu có phiên bản mới của GC thì trong hộp thoại xuất hiện nút
"Cập nhật", bạn nháy vào đây để cập nhật bản GC mới.
Mục "Trợ giúp": chọn mục này xuất hiện màn hình "Google chrome trợ giúp"
gồm các bài hướng dẫn dùng GC..
II. Download tài liệu bằng IDM (Internet Download Manager)
1. Giới thiệu
IDM là 1 công cụ để tăng tốc download, có cơ chế tự phục hồi (resume) và sắp
xếp lịch download (schedule). Khi download IDM chia dữ liệu thành nhiều phần
để tăng tốc độ download. Có khả năng phục hồi những đoạn download bị lỗi do
mất kết nối, máy shutdown đột ngột…
2. Thanh toolbar của IDM

- Ấn “Add URL” button để nhập địa chỉ hoặc copy từ địa chỉ đã có sẵn vào để
tiến hành copy, hoặc vào tasks\Add new download.
- Nút Delete để xóa 1 file chọn từ danh sách và Delete Completed button để xoá
tất cả những file đã download xong.
- Stop để ngừng download file đang chọn và Stop All để dừng tất cả quá trình
download
- Sheduler: sắp xếp và tổ chức lịch download.
- Start queue: bắt đầu download hàng đợi
Stop queue: ngừng download hàng đợi
- Bên trái là mục Categories:
Đây là mục để người sử dụng tổ chức và quản lý các file đã download của
mình. Có thể tắt bằng cách click vào dấu x hoặc vào view\show categories (hoặc
hide categories). Bạn có thể xóa, chỉnh sửa, hoặc thêm vào mục mới mà bạn
thích.
18 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
R.click categories bất kì để thêm vào categories mới, hoặc chỉnh sửa và
delete những mục đã tồn tại, hoặc xem thuộc tính của category bất kì bằng cách
chọn properties. Khi bạn chọn ‘add categories’, bạn phải chọn kiểu đuôi mở rộng
của file cho loại category này, và chọn thư mục chứa mặc định khi download file
về cho loại category này
IDM sẽ tự động chọn category và thư mục để chứa file download khi file này
có phần đuôi mở rộng phù hợp danh sách các kiểu file trong category tương ứng.
3. Tùy biến giao diện IDM

R.click trên thanh toolbar và chọn mục thích hợp :
Small buttons : chỉnh các nút toolbar nhỏ lại
Large buttons : sử dụng với kích thước lớn
Look for new : tìm kiếm giao diện khác trên trang chủ của IDM
Sau khi đã download về, giải nén, đưa tất cả tập tin trong đó vào C: \Program
files\internet download manager\toolbar để có thể sử dụng giao diện mới, cẩn
thận vì có những giao diện mới trùng 1 số file với những giao diện cũ, nếu ghi đè
lên thì giao diện cũ sẽ mất.
Tắt IDM và khởi động lại, R.click trên thanh toolbar, click vào dòng của
thanh công cụ mới sẽ thấy công cụ mới xuất hiện
Classic buttons : các nút với giao diện cổ điển
3D Style : giao diện đồ họa 3D
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Tùy biến các nút công cụ trên IDM :

R.click trên thanh toolbar và chọn Customize...
Thêm hoặc bớt các nút công cụ trên IDM bằng nút Add hoặc Remove, di
chuyển vị trí các button này bằng cách chọn Move up hoặc Move down
- Tùy biến các column của IDM trên giao diện chính :
R.click tại tiêu đề column, chọn column...
Tại đây các bạn có thể chọn để cho hiển thị hoặc không với các tiêu đề cột
bằng cách check vào mục thích hợp, chỉnh độ rộng column...
20 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4. Hộp thoại hiển thị quá trình Download
Nếu mục “Resume capability” là chữ No, thì khi bạn chọn pause (tạm ngưng
download), thì bạn ko thể phục hồi quá trình trước đó, phải down lại từ đầu
(vd với trang rapidshare)
5. Tùy chọn (Option) của IDM
General tab:
- Để download mà không sử dụng IDM:
- Chọn Keys..
- Click chọn hay bỏ chọn “Use the following key(s) to prevent downloading
with IDM for any links” (khi IDM gặp sự cố không thể hoạt động, các bạn cũng
có thể dùng những tổ hợp phím này để download bằng công cụ của trình duyệt
web). Khi download kết hợp các phím này với việc click chuột.
- Bắt buộc download với IDM:
- Chọn Keys…
- Chọn hoặc bỏ chọn “Use the following key(s) to force downloading with
IDM for any links”. Khi download kết hợp các phím này với việc click chuột.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Thông thường IDM chỉ tích hợp sẵn vào trình duyệt web IE. Khi cài
thêm những trình duyệt web khác, bạn phải tích hợp IDM vào những trình duyệt
web này nếu muốn download với chương trình IDM. Ngược lại, nếu bạn không
muốn IDM đảm nhận việc download từ trình duyệt web, tắt sự kết hợp giữa IDM
và trình duyệt web trong mục “Intergrate IDM into browsers”. Sau đó restart lại
máy tính thì mới có tác dụng.
- Vài tùy chọn khác tại general tab này:
Automatically start downloading of URLs placed to clipboard: tự động hiện
hộp thọai download khi chỉ mới copy link download tới clipboard (mà chưa chọn
Add URL button)
Connection tab:
Ở tab này bạn có thể chọn tốc độ kết nối internet phù hợp tại mục
“Connection Type/Speed”, nhưng thông thường nên để mặc định.
Tại mục Default max. conn. Number:
Để có thể tăng tốc download, ta có thể chọn mức lớn nhất là 16. Tuy nhiên
ko nên chọn số kết nối quá lớn, nên chỉ tới 8, vì nó có thể ảnh hưởng đến hiệu
suất truyền tải file hoặc dẫn đến 1 số hạn chế hay biện pháp bảo mật từ máy
server do bạn sử dụng mức tài nguyên quá cao để download từ máy server.
Nhưng mặt khác, điều này làm tăng đáng kể tốc độ tải file của bạn. Tuy nhiên
22 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
tốc độ download phụ thuộc phần lớn vào server mà bạn đang download và điều
kiện mạng hiện hành của bạn.
Nếu bạn muốn giới hạn việc download trên kết nối internet, bạn nên thiết lập
tại mục download limits. Nó hữu ích cho những link mà đòi hỏi sự công bằng
(Directway, Direct PC…), chẳng hạn nếu bạn muốn download được nhanh thì
người khác cũng muốn như vậy. Giả sử bạn thiết lập 40MB/hour, khi này IDM
sẽ download với tốc độ tối đa có thể có, và sẽ khôi phục 1 cách tự động sau 1h.
File types tab
- Automatically start downloading the following file types
Thể hiện danh sách các kiểu file sẽ được tự động download bởi IDM, nếu định
dạng đuôi mở rộng của kiểu file bạn sắp download ko có trong danh sách này thì
việc download sẽ được thực hiện bởi trình tải của trình duyệt web. Bạn có thể
thêm vào những định dạng nào bạn muốn mà chưa có trong đây (vd: .CHM)
- Don’t start downloading automatically from the following sites:
Bạn có thể không cho IDM tự động download ở những site đặc biệt bằng cách
thêm vào ở mục này, các tên sites được phân cách bởi 1 khoảng trắng, có thể
dùng kí tự * để đại diện cho kí tự bất kì
Vd: ạnB gõ *.ton ec.com thì ữngnh trang như ftp.tonec.com
hay www.tonec.com đều ko download được với IDM.
- Don’t start downloading automatically from the following addresses:
Không cho IDM tự động download với những địa chỉ cụ thể, khác với ở trên, ở
trên là sites, ể sites
có nhiều th địa
có chỉ.
Chọn edit list… Add address mà bạn ko muốn IDM tự động download vào.
Save to Tab:
Thiết lập nơi lưu file cho loại category được chọn và các đuôi mở rộng thích
hợp với loại category này. Bạn có thể thêm hoặc bớt những định dạng đuôi mở
rộng nào mà bạn muốn. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập những mục này tại cửa sổ
chính của IDM, tại mục category bên trái, R.click tại mục thích hợp, chọn
properties và tiến hành thiết lập.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Download tab:
Download progress dialog:
Bật hiển thị, tắt hiển thị hoặc thu nhỏ hộp thoại hiển thị tiến trình download
Mục “Show download complete dialog”:

Bỏ chọn để ko cần thấy hộp thoại thông báo đã download xong
Để IDM âm thầm download khi click vào link mà ko hiện hôp thoại nào, bạn bỏ
check vào 2 mục “ Show start download dialog” và “Show download complete
dialog”, đồng thời trong mục “download progress dialog” bạn chọn “ don’t
show”.
Để tối ưu hóa về tốc độ, IDM sẽ tự động download trong khi đang hiện bảng
hộp thoại “Download File Info”. Nếu bạn muốn download sau hoặc ko muốn
IDM tự động thực hiện việc này, bạn có thể bỏ dấu check tại mục “ Start
downloading immediately while displaying “Download File Info” dialog”. Để
thấy rõ hơn điều này, bạn thử download 1 file có dung lượng khoảng vài MB
hoặc vài KB, khi hộp thoại “download file info” hiện ra, bạn ko ấn “start
download” hay bất cứ nút nào mà cứ để hộp thoại như vậy, lát sau bạn chọn
24 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
“Download later”, bạn sẽ thấy IDM đã download xong file đó rồi hoặc cũng c ó
thể chỉ mới download một phần tùy thuộc vào thời gian chờ khi nãy.
Nếu bạn muốn sau khi download xong là sẽ chạy chương trình quét virus.
Tại mục “Virus scanner program”, chọn browse và đưa đến nơi chứa file thực thi
(.exe) của chương trình quét virus.
Sites Logins tab:
Tạo ra 1 danh sách những sites thông tin username và password. Click button
New để thêm vào URL và thông tin username và password. Chẳng hạn với
những sites bắt đầu là ftp, bạn chỉ có thông tin user và pass nếu bạn là thành viên
của nó và được máy chủ cung cấp user và pass rồi.
(Dưới đây chỉ là ví dụ, vì trang google không có òi
đ password)
Như vậy khi Add URL, lúc này mỗi lần nhập vào Address mà đòi hỏi sự cho
phép, thông tin login sẽ tự động hiện ra.
Thẻ Sound tab:
Thiết lập âm thanh cho những quá trình download của IDM, với đuôi mở
rộng là wmv, ví dụ như khi “Download complete”, download failed thì thực hiện
âm thanh nào…
Proxy tab:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 25
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Sử dụng tab này nếu bạn sử dụng proxy server, chọn loại proxy tương ứng.
Đôi điều về proxy:
Có những lúc bạn không vào được những địa chỉ web do không được phép
hay không đủ quyền hạn, lúc này bạn phải thông qua 1 máy chủ có tên proxy
server để truy cập vào trang web này. Nghĩa là thông tin bạn gửi đi phải qua
proxy server trước, rồi proxy server mới gửi nó đến trang web mà bạn cần;
ngược lại thông tin trang web đó phản hồi về cũng thông qua proxy server rồi
mới đến bạn.
Tại mục “Do not use proxy server for addresses beginning with”:
Đánh địa chỉ bạn không muốn IDM sử dụng proxy servers tại đây, có thể dùng
dấu * đại diện (vd *.tonec.com …)
6. Bắt đầu download với IDM
Có nhiều cách để thực hiện:
- Automatic mode: chỉ cần click vào link download là IDM tự động thực hiện.
- R.click trên IE: Chọn download with IDM để download link vừa chọn. Chọn
download all links with IDM để download tất cả link có trong trang web trên.
Tại hộp thoại “download all link with IDM” bạn có thể chọn “Hide HTML
Files” để lọc các trang html, hoặc chọn Check All để chọn hết tất cả và
Uncheck All để không chọn mục nào. Chọn OK để đưa vào cửa sổ download
chính để download.
- Kéo link download và thả vào IDM . Kéo link download vào cứa
sổ chính của IDM hoặc đưa vào 1 cái giỏ (gọi là giỏ download vì
nó giống giỏ đi chợ) của IDM bằng cách vào tasks\show drop target.
- Click chọn “Add URL” button : Copy links to clipboard, sau đó ch
ọn Add
URL là IDM sẽ tự hiện địa chỉ bạn vừa mới copy vào clipboard. Chọn import
từ 1 file text có địa chỉ download trong đó bằng cách: Vào tasks\import\from
text file, IDM sẽ tìm tất cả link trong đây và hiện danh sách các link, các bạn
có thể chỉnh sửa hoặc xóa các link này. Các link mà các bạn để trong file text
26 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
văn bản này phải nằm trên từng dòng riêng biệt, nếu không IDM ko thể hiểu
được link này.
7. Sắp xếp lịch download
Hàng đợi (queue) và sắp lịch download trong IDM (scheduler):
a. IDM Queues (hàng đợi trong IDM)
IDM có 2 hàng đợi chính: hàng đợi download (download queue) và hàng đợi
đồng bộ hoá (synchronization queue). Cột có chữ Q tại giao diện chính của IDM
thể hiện hàng đợi nào mà file đó thuộc về.
Download queue: hàng đợi để download file
Synchronization queue: hàng đợi đồng bộ hóa. Khi IDM đang xử lý ở hàng
đợi đồng bộ, nếu file trong hàng đợi đồng bộ trên máy server bị thay đổi, nó sẽ
download file ớim và thay thế file cũ. (gọi là sự đồng bộ hóa)
Biểu tượng 3 file màu vàng tại cột có chữ Q thể hiện file đó thuộc về hàng đợi
download chính, 3 file màu xanh ộc
lá về
thu hàng đợi đồng bộ
Biểu tượng 2 file màu vàng thuộc về hàng đợi download thêm (do người dùng
tạo)
Nếu hàng đợi được sắp xếp thời gian thực hiện, nó sẽ có biểu tượng đồng hồ
nhỏ ở kế bên các biểu tượng ở trên
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Khi bạn add 1 file mới để download, mặc định IDM để nó ở hàng đợi
download chính.
Chuyển file sang những hàng đợi khác nhau:
Trong cửa sổ chính, R.click vào file cần chuyển queue, chọn “Move to
queue” và chọn queue muốn chuyển đến, bạn cũng có thể move file từ cửa sổ
chính vào mục queue thích hợp bên mục “Category”.
b. Sheduler:
Sắp xếp và tổ chức download, click chọn Scheduler trên thanh toolbar của IDM:
Tại tab Schedule:
- Bạn thiết lập thời gian download và thời gian ngừng download, nếu không
thiết lập thời gian ngưng download, khi file vẫn chưa down xong, IDM sẽ
dừng nếu hết ngày đó.
- Chọn số lần download lại nếu mỗi file download bị thất bại: chọn số lần thực
hiện trong mục “number of retries for each file if downloading failed”.
- Mở file bất kì khi download xong hàng đợi, bạn chọn mục “Open the
following file when done”, sau đó click browseể đchọn file cần thiết
Bạn có thể chọn những việc sẽ làm sau khi những file trong queue được
download xong.
- “Hang up modem when done”: ngắt kết nối modem “Exit IDM when done”:
tắt chương trình IDM “Turn off computer when done”: tắt máy tính “Force
processes to terminate”: bắt buộc đóng các ứng dụng khác, điều này có thể
khiến bạn mất dữ liệu ở các ứng dụng khác.
Tab Files in the queue:
- Khi hàng đợi của IDM được bắt đầu để download, IDM sẽ download 1 hoặc
nhiều file cùng 1 lúc. Số file download cùng 1 lúc có thể được thiết lập trong
Scheduler\Files in the queue, ạt i mục “ Download x files at the same time”
Bên dưới là danh sách số file đang có mặt trong hàng đợi hiện hành (cửa sổ
bên trái cho ta thấy có bao nhiêu hàng đợi hiện hành). Bạn có thể thay đổi
thứ tự download cho 1 hay nhiều file được chọn bằng cách sử dụng mũi tên
28 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
lên hoặc xuống, hay kéo và thả. Bạn cũng có thể xóa nhiệm vụ download
khỏi hàng đợi với nút delete (xoá khỏi queue chứ không xóa file), khi này
file download này ko thuộc hàng đợi nào nữa.
- Bạn có thể chọn “Start queue” hoặc “Stop queue” để bắt đầu download
những file trong hàng đợi trên thanh toolbar, hoặc vào Scheduler và chọn
mục “Start now” và “Stop”…
- Để tạo thêm hàng đợi của riêng mình, bạn có thể vào Scheduler và chọn
“New queue”, hoặc R.click vào mục bất kì trong Queue bên mục Categories.
Có nhiều site không cho phép mở hơn 1 cuộc kết nối tới 1 máy vi tính, nghĩa
là 1 lần chỉ có thể download 1 file. Khi này bạn chỉ thiết lập “Download 1
file at the same time”. Hơn nữa bạn phải add site này vào danh sách loại trừ
Exceptions trong Option\Connection với chỉ 1 kết nối để luôn luôn
download 1 file sử dụng 1 kết nối.
Bài tập: Tìm kiếm trên mạng một số mẫu công văn và download bằng IDM
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 29
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bài 4: Ghi đĩa CD
Nero là một trong những chương trình ghi đĩa CD/DVD được sử dụng phổ biến
nhất hiện nay, chương trình cho phép tạo được hầu hết các loại đĩa sử dụng được
trên máy vi tính và các đầu máy đọc đĩa CD/DVD.
Nero là phần mềm có bản quyền, có thể mua tại các của hàng vi tính hoặc tìm
bản dùng thử miễn phí trên Internet bằng công cụ tìm kiếm với từ khóa là nero.
Ngoài ra đĩa CD-ROM Nero thường được tặng kèm khi mua ổ đĩa ghi CD/DVD.
I. Cách cài đặt:
Chương trình cài đặt Nero sẽ tự động chạy khi cho đĩa vào ổ đĩa CD/DVD
hoặc cho chạy tập tin setup.exe trên đĩa Nero. Khi xuất hiện màn hình cài đặt,
nhấn vào nút Nero 7 Essentials để bắt đầu.
Chấp nhận các điều kiện sử dụng của Nero bằng cách đánh dấu vào ô I
accept the term in the license agreement và nhấnNext.
Nhập thông tin của người sử dụng vào User name và Organization hoặc
sửa lại nếu đã có. Nhập mã số của chương trình vào Serial Number, số này sẽ
được cấp khi mua Nero hoặc có sẵn nếu sử dụng đĩa Nero được tặng kèm theo
khi mua ổ đĩa ghi CD/DVD. Nhấn Next để tiếp tục.
Chọn kiểu Typical để cài đặt hết các chức năng của Nero hoặc
chọn Custom nếu muốn lựa chọn cài một vài chức năng cần thiết. Nếu là lần đầu
sử dụng thì nên chọn Typical để tìm hiểu thêm các chức năng của Nero. Sau khi
chọn xong nhấn Next để tiếp tục và nhấn Install để tiến hành cài đặt.
30 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Chương trình sẽ tiến hành cài đặt, khi xuất hiện màn hình cho phép chọn các
loại tập tin hình ảnh, phim, âm thanh và định dạng của chúng để mở bằng các
chức năng của Nero. Chọn Seclect All nếu muốn mở tất cả bằng Nero hoặc
chọn Remove All để mở bằng các chương trình đã có ẵsn. Thẻ Options cho
phép tạo các biểu tượng của Nero trên màn hình Desktop. Sau khi chọn xong
nhấn Next và cuối cùng nhấn Finish để hoàn tất việc cài đặt.
Nhấn Exit để thoát khỏi chương trình cài đặt, nếu xuất hiện thông báo yêu
cầu khởi động lại hệ thống thì nhấn Yes để đồng ý.
Sau khi được cài đặt xong sẽ xuất hiện các biểu tượng của Nero trong Menu
đó
Start và trên màn hình Desktop. Trong Nero StartSmart Essentials là
chương trình ghi đĩa CD/DVD và Nero Home Essentials SE là bộ chương trình
hỗ trợ xử lý các tập tin Media (hình ảnh, phim, âm thanh,...).
Ngoài ra, còn có một công cụ Tìm kiếm (Search) nằm trên thanh Taskbar có
chức năng tìm kiếm các tập tin Media. Có thể bỏ công cụ này bằng cách nhấn
vào mũi tên xuống màu đen và chọn Options trong Menu.
Trong Nero Scout Options bỏ dấu chọn trong Enable Nero Scout để tắt
chức năng này hoặc chỉ bỏ chọn trong Integrate Nero Search into the
Taskbar để không hiển thị trên thanh Taskbar và trong Integrate Nero Search
in Windows Explorerđể không hiển thị trong chương trình quản lý tập tin
Windows Explorer.
II. Các chức năng của Nero
Favorites: Các chức năng thường sử dụng.

• Make Data CD: Tạo đĩa CD chứa các dữ liệu, chương trình,... sử dụng trên
máy vi tính.
• Make Data DVD: Tạo đĩa DVD chứa các dữ liệu, chương trình,... sử dụng
trên máy vi tính.
• Make Audio CD: Tạo đĩa CD nhạc, sử dụng trên đầu máy CD/DVD.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 31
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
• Make your own DVD-Video: Tạo đĩa phim DVD, sử dụng trên đầu máy
DVD.
• Copy CD: Sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Data CD).
• Copy DVD: Sao chép nguyên bản đĩa DVD.
• Make Photo Slide Show (VCD): Tạo đĩa phim VCD trình chiếu ảnh, ảnh sẽ
lần lượt xuất hiện kèm theo hiệu ứng (Kỹ xảo).
• Open Projects: Sau mỗi lần thực hiện ghi đĩa, Nero cho phép lưu ạl i (Save)
để lần sau có thể mở ra ghi thêm một đĩa giống như vậy.
Data: Ghi các tập tin, dữ liệu.
• Make Data CD: Tạo đĩa CD chứa các dữ liệu, chương trình,... sử dụng trên
máy vi tính.
• Make Data DVD: Tạo đĩa DVD chứa các dữ liệu, chương trình,... sử dụng
trên máy vi tính.
• Make your own DVD-Video: Tạo đĩa phim DVD, sử d ụng trên đầu máy
DVD.
32 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Audio: Ghi các tập tin âm thanh.
• Make Audio CD: Tạo đĩa CD nhạc, sử dụng trên đầu máy CD/DVD.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 33
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
• Play Audio: Chơi các tập tin âm thanh (Audio, Music).

• Create Jukebox CD: Tạo đĩa CD: MP3, MP4, WMA.
• Create Jukebox DVD: Tạo đĩa DVD: MP3, MP4, WMA.
Photo and Video: Ghi các tập tin hình ảnh và phim.
• Make Video CD: Tạo đĩa phim VCD, sử dụng trên đầu máy CD/DVD.
• Make Supper Video CD: Tạo đĩa phim SVCD, ửs dụng trên đầu máy
SVCD/DVD.
• Make Photo Slide Show (VCD): Tạo đĩa phim VCD trình chiếu ảnh, ảnh sẽ
• Make Photo Slide Show (SVCD): Tạo đĩa phim SVCD trình chiếu ảnh, ảnh
sẽ lần lượt xuất hiện kèm theo hiệu ứng (Kỹ xảo).
• Capture Video: Thu tín hiệu video từ bên ngoài thông qua thiết bị Video
Capture kết nối với máy vi tính.
• Play Video: Chơi các tập tin phim (Video).
34 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
• Make your own DVD-Video: Tạo đĩa phim DVD, sử dụng trên đầu máy
DVD.
• Make Photo Slide Show (DVD): Tạo đĩa phim DVD trình chiếu ảnh, ảnh sẽ
• Record TV Show: Thu tín hiệu TV từ bên ngoài thông qua thiết bị TV Tuner
kết nối với máy vi tính.
• View Your Photos: Xem các tập tin hình ảnh.
• Edit Your Photos: Sửa các tập tin hình ảnh.
Backup: Sao lưu.
• Burn Image to Disc: Nero cho phép thực hiện việc ghi nội dung của đĩa vào
một tập tin gọi là Image (ảnh đĩa) và lưu trữ trên đĩa cứng, sau đó dùng chức
năng này để ghi tập tin ảnh này lên đĩa CD/DVD.
Extras: Các chức năng khác.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 35
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
• Get System Info: Xem thông tin của hệ thống máy vi tính đang sử dụng.
• Test Drive: Kiểm tra các ổ đĩa.
• Erase CD: Xóa đĩa CD cho phép ghi xóa nhiều lần (CD-RW).
• Erase DVD: Xóa đĩa DVD cho phép ghi xóa nhiều lần (DVD-RW).
• Make Label or Cover: Làm nhãn, bìa hộp cho đĩa CD/DVD.
• Control Drive's Speed: Điều khiển tốc độ cho các ổ đĩa ghi.
• Share Your Music, Photos anh Videos: Chia sẻ các tập tin âm thanh, hình
ảnh và phim.
• Open Projects: Sau mỗi lần thực hiện ghi đĩa, Nero cho phép lưu ạl i (Save)
để lần sau có thể mở ra ghi thêm một đĩa giống như vậy.
III. Cách ghi đĩa CD chứa dữ liệu:
Đây là cách ghi thư

ờng sử dụng nhiều nhất, tất cả các tập tin văn bản,
chương trình, âm thanh, hình ảnh, phim,... được ghi trên đĩa này đều được gọi là
dữ liệu (Data) và thường được sử dụng trên máy vi tính.
Chọn Make Data CD, trong cửa sổ Disk Content nhấn vào nút Add để
chọn dữ liệu cần ghi.
36 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Chọn ổ đĩa, thư mục và tập tin cần ghi rồi nhấn Add, tiếp tục với các ổ đĩa,
thư mục và tập tin khác. Sau cùng nhấn Close để kết thúc phần chọn dữ liệu.
Trở lại cửa sổ Disk Content, có thể tiếp tục thêm dữ liệu vào bằng cách nhấn
tiếp Add hoặc nhấn Delete để xóa không ghi vào đĩa. Nếu dữ liệu là tập tin
Media thì có thể sử dụng nút Play để xem thử. Ngoài ra có thể thực hiện các lệnh
như trong Windows Explorer như sao chép, cắt, dán, đổi t ên, tạo thư mục con,...
bằng cách nhấn nút phải chuột. Lưu ý các thay đổi này chỉ có hiệu lực khi ghi ra
đĩa, các dữ liệu trong máy không bị ảnh hưởng.
Thanh trạng thái màu xanh ở dưới báo cho biết dung lượng của dữ liệu được
chọn để ghi lên đĩa. Vạch màu vàng là giới hạn dung lượng an toàn, nếu dữ liệu
tràn qua khỏi vạch này thì có thể sẽ bị lỗi hoặc không thể đọc được trên một số ổ
đĩa CD. Vạch màu đỏ là dung lương tối đa được ghi lên đĩa CD, các vạch này
thay đổi tùy theo dung lượng cho phép ghi của đĩa CD. Sau khi ch
ọn xong
nhấn Next để chuyển qua bước kế tiếp.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 37
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Trong phần thiết lập các thông số ghi đĩa:
• Current recorder. Chọn ổ đĩa để ghi hoặc chọn Image Recorder để ghi
thành một tập tin ảnh, tập tin ảnh này được lưu trữ trên ổ đĩa cứng để sử dụng
sau này.
• Disc name. Đặt tên cho đĩa CD nếu muốn.
• Number of copy. Chọn số lượng đĩa muốn ghi, nếu chọn ghi nhiều đĩa thì
sau khi ghi xong đĩa thứ nhất chương trình sẽ đẩy khay đĩa ra và thông báo
đổi dĩa trắng vào để ghi tiếp.
• Verify data on disc after burning. Lựa chọn kiểm tra dĩa sau khi ghi nếu
muốn kiểm tra việc ghi dĩa có tốt hay không.
• Allow files to be added later. Lựa chọn cho phép ghi tiếp vào dĩa sau này
nếu muốn, nếu không chọn sau khi ghi dữ liệu lên dĩa CD xong thì chương
trình sẽ khóa dĩa lại.
Sau khi chọn xong nhấn nút Burn để tiến hành ghi dĩa, nếu chưa cho dĩa CD
trắng vào ổ ghi thì khay dĩa sẽ được đẩy ra và chương trình sẽ nhắc cho dĩa trắng
vào, chỉ cần cho dĩa CD trắng vào và nhấn nút đóng khay dĩa trên ổ dĩa thì
chương trình sẽ tiến hành ghi.
38 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nếu chọn Image Recorder để ghi thành tập tin ảnh thì sẽ xuất hiện thông báo
chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho tập tin này.
Sau khi ghi xong ẽs xuất hiện thông báo việc ghi dĩa đã hoàn tất, nhấn Ok để
đóng thông báo này lại.
Lúc này có thể nhấn Next để tiếp tục các công việc khác của Nero hoặc nhấn
vào dấu X màu đỏ nằm ở góc trên bên phải để thoát khỏi Nero. Nếu xuất hiện
thông báo lưu lại việc ghi dĩa dùng để sau này ghi tiếp một dĩa khác giống như
vậy nữa, chọnYes để đồng ý lưu hoặc No để thoát khỏi chương trình.
IV. Cách sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Audio CD, Data
CD):
Chọn Copy CD, trong phần thiết lập các thông số ghi dĩa:
• 1. Chọn ổ dĩa có chứa dĩa gốc muốn sao chép.

• 2. Chọn ổ dĩa để ghi hoặc chọn Image Recorder để ghi thành một tập tin
ảnh, tập tin ảnh này được lưu trữ trên ổ dĩa cứng để sử dụng sau này.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
• 3. Khi sao chép ừt dĩa CD này sang dĩa CD khác nếu muốn việc ghi dĩa an
toàn thì không nên chọn chức năng Quick copy, lúc đó Nero sẽ sao chép nội
dung của dĩa gốc vào máy tính rồi sau đó mới ghi lên dĩa CD. Nếu
chọn Quick copyNero sẽ ghi trực tiếp từ dĩa gốc, việc này sẽ làm giảm thời
gian ghi dĩa, tuy nhiên nếu dĩa gốc bị hỏng thì dĩa sao chép cũng bị hỏng
theo.
• 4. Chọn tốc độ ghi dĩa, tốc độ tối đa tùy thuộc vào ổ ghi và dĩa CD. Thông
thường nên chọn tốc độ ghi thấp hơn tốc độ tối đa một chút để đảm bảo dĩa
CD không bị hỏng.
• 5. Chọn số lượng dĩa muốn ghi, nếu chọn ghi nhiều dĩa thì sau khi ghi xong
dĩa thứ nhất chương trình sẽ đẩy khay dĩa ra và thông báo đổi dĩa trắng vào để
ghi tiếp.
• 6. Lựa chọn kiểm tra dĩa sau khi ghi nếu muốn kiểm tra việc ghi dĩa có tốt
hay không.
Sau khi chọn xong nhấn nút Copy để tiến hành sao chép. Các bước sao chép
và hoàn tất cũng giống như trên.
V. Cách ghi tập tin ảnh đĩa (Image Recorder) ra đĩa CD:
Chọn Burn Image to Disc, chọn tập tin ảnh đã được lưu, (có phần mở rộng
là .nrg) nhấn Open để mở và tiến hành ghi dĩa như các cách trên.
40 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
V. Cách xóa đĩa CD-RW (Rewriteable):
Chọn Erase CD, chọn kiểu xóa nhanh ( Quick) hay chậm ( Full) sau đó
nhấn Erase để tiến hành xóa.
Thông thường nếu dĩa CD còn mới thì nên chọn xóa nhanh, sau nhiều lần
xóa nhanh thì xóa chậm một lần.
Lưu ý:
• Đối với trường hợp sử dụng dĩa DVD thì chọn ghi cho dĩa DVD và cũng thực
hiện giống như các cách trên.
• Cách tạo các dĩa Audio, Video, MP3,... cũng theo các nguyên tắc trên: chọn
chức năng cần ghi -> nhấn nút Add để chọn các tập tin cần ghi -> chọn thông
số và tiến hành ghi dĩa.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 41
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bài 5: Cài đặt font và chuyển đổi font
I. Cài đặt thêm font cho hệ thống
Start / Control Panel / Fonts / vào menu File / chọn Install new font / xuất hiện
hộp thoại Add fonts / chọn đến thư mục chứa font cần thêm / Tích vào mục Copy
fonts to Font folder / Chọn font / Ok.
II. Cài đặt và sử dụng phần mềm hỗ trợ soạn thảo tiếng việt Vietkey
1. Giới thiệu bộ gõ VietKey

Phần mềm VietKey của tác giả Đặng Minh Tuấn (Công ty CAPIT) với hai
kiểu gõ: Telex và VNI.
2. Cài đặt bộ gõ
Thao tác:
- Tìm vị trí bộ cài, để mở bộ cài ra (Thường để trong một ổ đĩa lôgic Ví dụ:
D\Setup\Font\VietKey).
- Nhấn đúp vào biểu tượng

- Các hộp thoại hiện ra ta chọn Next và đợi (làm theo yêu cầu nếu có).
- Cuối cùng chọn Finish để kết thúc khi đó máy tính sẽ hỏi lại bạn có muốn
khởi động lại máy không.
3. Chuẩn bị bộ gõ
Trước khi tiến hành soạn thảo văn bản thì việc đầu tiên chúng ta phải làm
là cần có một bộ gõ (chương trình gõ tiếng việt), có thể là VietKey hoặc
Unikey…., ở đây chúng ta sử dụng bộ gõ VietKey.
Thao tác khởi động bộ gõ:
Cách 1: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền.
Cách 2: Nhắp vào Start chọn biểu tượng

42 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Khi đó giao diện chương trình hiện ra, ta thiết lập môi trường làm việc cần
quan tâm đến thẻ Kiểu gõ (Input Methods) và Bảng mã (Char Sets).
Trong thẻ kiểu gõ ta chọn như sau:
Trong thẻ Bảng mã:

Chọn theo tiêu chuẩn: TCVN3 (ABC) hoặc Unicode.
Chú ý: 1. Nên dùng Unicode cho phù hợp với quy định hiện nay của chính phủ.
2. Sau khi thiết lập xong chọn để thu nhỏ chương trình thành một
biểu tượng trên thanh tác vụ.
Trong quá trình soạn thảo muốn:
- Chuyển từ kiểu gõ tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc ngược lại: Ta bấm vào
biểu tượng VietKey ở góc dưới bên phải, chọn : Tiếng việt, : Tiếng anh.
- Chuyển bảng mã: Bấm chuột phải vào biểu tượng VietKey sẽ hiện ra một
bảng chọn nóng.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 43
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Quy định: Có Đang chọn.

Không có là không chọn.
III. Cài đặt và sử dụng Unikey
1. Giới thiệu:
UniKey là bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ font Unicode thuộc loại nhỏ nhất hiện nay
(file chạy của phiên bản 3.6 chỉ có 126 KB).
Một ưu điểm đáng giá nhất của UniKey là nó bỏ dấu rất chính xác, so với các
phần mềm "đàn anh" như VietKey, VietSpell,... Bạn sẽ không còn bị khó chịu,
phải tự sửa lại khi bỏ các dấu mũ trong các từ có hai nguyên âm. UniKey cho
phép bạn tùy chọn bỏ dấu theo kiểu mỹ thuật (như "Thúy") hay theo cách đánh
vần tiếng Việt (như "Thuý").
UniKey đến phiên bản 3.55 đã hỗ trợ 17 bộ mã tiếng Việt thông dụng. Từ
phiên bản 3.55, nó cũng cho phép bạn gõ tiếng Việt Unicode trong Adobe
Photoshop 7. Build 3 (ngày 29-1-2003) cũng sửa lỗi dấu thanh của các nguyên
âm chữ in hoa bị “tụt cao độ” chuyển thành của chữ thường.
Hỗ trợ 4 phương pháp gõ tiếng Việt : TELEX, VNI, VIQR và VIQR* (thường
gọi là "kiểu Việt kiều").
Ngay từ phiên bản 3.55 UniKey đã có một tính năng mới rất quan trọn g:
chuyển mã giữ nguyên định dạng.
UniKey đã có thể chuyển mã clipboard giữ nguyên định cho văn bản Rich Text
Format (được dùng trong Word, Wordpad, Outlook Express, FrontPage và rất
nhiều ứng dụng khác). UniKey cũng có thể chuyển mã file RTF do Word tạo ra.
44 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ngoài ra, phần chuyển đổi cũng có thêm khả năng chuyển chữ hoa-thường, xóa
dấu.
2. Cài đặt
Cách sử dụng rất đơn giản. Không cần cài đặt (nếu muốn mở cho tiện lợi và dễ
dàng, bạn chỉ cần tạo shortcut trong Windows). Bạn copy mấy file trong bộ gốc
của nó vào một thư mục tự đăt nào đó (như UNIKEY) trên ổ đĩa cứng.
Bạn kích hoạt UniKey bằng cách mở file unikeynt.exe (bản Wincows
NT/2K/XP) hay unikey.exe (bản tiêu chuẩn cho tất cả các Windows).
3. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt
Sau khi được gọi lên, UniKey sẽ xuất hiện với một biểu tượng (icon) chữ V
(hay E) màu đỏ trong khay công cụ hệ thống.
+ Nếu muốn chuyển đổi qua lại giữa bàn phím tiếng Việt "V" và tiếng Anh
"E", ạn
b chỉ việc nhấn chuột lên biểu tượng của UniKey.
+ Nếu muốn thay đổi kiểu gõ hay bộ mã, hoặc cấu hình UniKey, bạn nhấp
chuột phải lên biểu tượng để mở menu pop-up.
+ Để cấu hình UniKey, bạn nhấp chuột phải lên biểu tượng, chọn mục Bảng
điều khiển... (hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F5).
Để mở hết bảng điều khiển, bạn nhấn vào nút “Mở rộng”. Trên bảng, bạn đánh
dấu vào các mục mình muốn chọn.
ảng mã: chọn trong danh sách loại font chữ muốn sử dụng.
* B
* Kiểu gõ phím: chọn cách gõ mà mình đã quen tay. Bất kể dùng font chữ nào
(kể cả Unicode), bạn đều có thể dùng một kiểu gõ này.
* Phím chuyển : Hai tùy chọn phím nóng để bạn chuyển đổi bàn phím qua lại
giữa tiếng Anh và tiếng Việt. Mặc định là Ctrl+Shift
* Để UniKey khởi động cùng Windows bạn đánh dấu kiểm vào mục “Khởi động
cùng Windows”.
* Nhớ xóa dấu kiểm mặc định ở mục “Bật hội thoại này khi khởi động” để khỏi
bị phiền toái và mất thêm động tác đóng nó lại.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 45
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
* Để gõ tiếng Việt chính xác, bạn nên chọn các mục mà mình yêu cầu trong phần
"Lựa chọn".
+ Phím tắt: Nếu muốn sử dụng phím tắt để giảm bớt thao tác gõ các chữ thường
phải sử dụng, bạn đánh dấu kiểm chọn mục “Cho phép gõ tắt”. Sau đó, bạn nhấn
chuột lên nút Bảng gõ tắt để tự thiết đặt các macro gõ tắt. Trên cửa sổ Macro
Table, bạn gõ vào ô “Thay thế” chữ tắt muốn sử dụng và gõ vào ô “Bởi” nguyên
chữ đầy đủ của chữ tắt đó. Nhấn nút Thêm rồi nút Lưu. Thoát khỏi cửa sổ này.
* Nếu đang ở giao diện tiếng Anh, muốn sử dụng giao diện tiếng Việt, bạn đánh
dấu chọn mục "Giao dien tieng Viet". Còn đang ở giao diện tiếng Việt mà muốn
chuyển sang tiếng Anh, bạn xóa dấu kiểm ở mục “Vietnamese interface”.
* Xong xuôi, nhấn vào nút Đóng để cho UniKey t rở về vị trí cũ nơi khay hệ
thống.
Chuyển mã tiếng Việt
Bộ gõ UniKey có sẵn công cụ chuyển mã UniKey Toolkit dưới 2 dạng file text
và clipboard có thể chuyển chính xác giữa các mã chữ Việt, thậm chí chuyển
được cả văn bản dài nhiều trang.
* Chuyển mã bằng Clipboard:
Tiện dụng nhất là sử dụng dạng clipboard. Bạn chỉ việc tô chọn phần văn bản
muốn chuyển, nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để copy vào clipboard rồi nhấn tiếp tổ
hợp phím Ctrl+Shift+F6 để mở hộp thoại UniKey Toolkit
Chọn mã nguồn (font chữ hiện tại), mã đích (font chữ muốn đổi sang) và nhấn
nút Chuyển mã.
Nếu có nhu cầu khác, bạn chọn các mục tương ứng trong phần lựa chọn.
* Chuyển mã file:
Trong trường hợp muốn chuyển mã các file (chỉ hỗ trợ file text (TXT) và RTF,
bạn xóa dấu kiểm ở dòng “Chuyển mã clipboard”. Nhấn nút có hình kẹp hồ sơ
bên phải hộp File nguồn để chọn file muốn chuyển font. Làm tương tự ở hộp File
đích để chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho file mới sắp chuyển sang.
* Chuyển mã nhanh:
46 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng chuyển mã nhanh bằng cách tô chọn văn
bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để copy vào clipboard rồi nhấn tiếp
Ctrl+Shift+F9. Sau khi chuyển xong, bạn dùng chức năng dán (paste, Ctrl+V) để
nạp đoạn văn bản đã chuyển mã vào văn bản gốc. Tiếc là công cụ này chỉ có thể
chuyển đổi chữ đơn giản, không giữ được định dạng gốc. Nhưng nó cho phép
bạn chuyển một lúc văn bản dài nhiều trang.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 47
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CHƯƠNG II: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ

LIỆU TRONG MS EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Bài 1: Quản lý công văn
I. Thiết lập sổ quản lý công văn
Bước 1: Mở 1 tệp mới

Bước 2: Thiết lập bảng theo dõi công văn đi và đến hàng ngày bao gồm:
Ngày đến, số thứ tự của công văn đến (mỗi công văn đến sẽ được đánh số thứ
tự vào công văn để dễ truy tìm). Số, ngày, nơi ra văn bản của công văn, loại công
văn (quy định, quyết định…), loại nghiệp vụ liên quan đến (TD, KT, TTQT…),
nội dung (tóm tắt của công văn).
Tùy theo yêu cầu của từng cơ quan và công việc cụ thể bạn có thể thêm bớt
một số mục thông tin.
Trên mỗi sỗ ghi chép (workbook có 2 55 trang (sheet), trên mỗi trang có 256
cột và 65536 hàng, như vậy nếu mỗi tháng bạn nhận được 320 công văn và ghi
mỗi công văn một dòng thì khoảng 10 năm bạn mới ghi hết một trang.
Chính vì vậy bạn có thể sử dụng mỗi trang ghi một nhóm loại công văn nào đó
dễ dễ dàng cho việc tìm kiếm sau này
Để mở thêm một trang mới bạn làm như sau: Nhấn vào menu Insert /
Worksheet, một trang mới mở thêm tuy nhiên tên của trang được mặc định là
Sheet1, Sheet2, bạn nhấp đúp chuột vào tên trang, con trỏ xuất hiện tại đó, bạn
xóa tên trang và đổi lại theo yêu cầu của bạn.
Trong các mục thông tin (các cột) dữ liệu nhập vào có thể ở các dạng
- Dạng văn bản (Text)
- Dạng ngày tháng (Date)
- Dạng số (Number)
Do vậy khi lập bảng nhập dữ liệu bạn cần định dạng lại các cột
Cách định dạng lại các cột dữ liệu
48 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bôi đen các ô trong cột dữ liệu – chọn menu Format / Cells / Chọn thẻ Number
- Chọn Text nếu dữ liệu định dạng là văn bản
- Chọn Date nếu dữ liệu cần định dạng là ngày, sau đó bạn cần chọn dạng hiển
thị ngày tháng kiểu Việt Nam (dd/MM/yyyy)
- Chọn Number nếu dữ liệu cần định dạng là số
II. Nhập dữ liệu và tìm công văn
Mỗi khi có công văn nhận hoặc gửi bạn mở sổ ra, thay vì ghi trong sổ giấy, bây
giờ bạn ghi vào sổ điện tử, sau khi ghi xong bạn nhớ nhận File / Save để ghi lại
trên đĩa những thông tin vừa cập nhật
- Tìm theo tiêu đề cột:
Bạn bôi đen tiêu đề cột bạn muốn tìm kiếm. Ví dụ muốn tìm loại công văn
“Báo cáo” bạn bôi đen tiêu đề cột loại công văn. Tiếp đó bạn vào menu Da ta /
Filter / AutoFilter (Đặt dấu lọc). Xuất hiện dấu lọc hình tam giác ở bên cạnh tiêu
đề cột. Bạn nhấn vào dấu lọc đó sẽ xuất hiện các loại công văn mà bạn đã nhập.
Bạn chọn dòng chữ “Báo cáo”. Khi đó toàn bộ các báo cáo sẽ được giữ lại màn
hình, các loại công văn khác bị tạm che đi
Bây giờ bạn lại muốn lọc thêm các báo cáo gửi trong khoảng ngày nào đó, ví
dụ từ 01/01/2009 đến 30/5/2009 bạn giữ nguyên kết quả lọc ở phần trên, tiếp
nhấn vào nút lọc tại cột ngày gửi công văn. Lần này bạn phải lọc dữ liệu ở một
khoảng (không phải một giá trị) do vậy bạn chọn Custom một bảng so sánh xuất
hiện. Ta chọn ô đầu tiên là is greater then or equal to (lớn hơn hoặc bằng) tiếp
đó gõ ở ô bên cạnh ngày 01/0102009. Tích vào mục And, rồi tại ô thứ 3 ta chọn
is less than or equal to (nhỏ hơn hoặc bằng) nhập vào ô thứ 4 là 30/5/2009. Nhấn
OK để bắt đầu lọc.
- Tìm theo từ khóa:
Nhấn vào menu Edit / Chọn mục Find nhập từ khóa cần tìm vào ô Find what,
nhấn nút Find next để tìm, khi tìm thấy con trỏ ô sẽ chuyển đến ô chứa dữ liệu
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 49
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
cần tìm. Nếu không tìm thấy Excel sẽ thông báo “Microsoft Office Excel cannot
find the data you’re searching for”.
Bài 2: Quản lý nhân sự
I. Lập cơ sở dữ liệu nhân sự
1. Khởi tạo: Tạo tệp excel, tại một worksheet tạo các tiêu đề cột là các thông
tin cần quản lý về nhân sự: Mã nhân viên, Họ và tên, Ngày sinh , Giới tính, Địa
chỉ, Tình trạng hôn nhân, số con, số CMND, Điện thoại , Dân tộc, Tôn giáo,
Trình độ văn hóa, Trình độ chuyên môn, Phòng Ban, Chức vụ, Ngày vào làm,
Đảng viên. Định dạng dữ liệu ô cho phù hợp với tiêu đề cột.
2. Dùng tính năng Data validation trong excel để ràng buộc dữ liệu nhập:
Chọn vùng ô cần ràng buộc dữ liệu, vào menu Data / Validation.
 Thẻ Settings
Cửa sổ settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong
Validation criteria. Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên
dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ dữ liệu nào trong ô (Any
value). Để thay đổi theo ý muốn, đầu tiên ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức
năng Validation.
Trong danh sách thả xuống của Validation criteria, có các lựa chọn Whole
number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom.
- Whole number
Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân,
chuỗi,...sẽ bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích khi dữ liệu nhập là tuổi, số lượng
mặt hàng, điểm thi, ....Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho
phép khống chế phạm vi giá trị nhập:
a. Between (not between)
Chỉ cho phép nhập giá trị trong một vùng xác định(hoặc ngoài một vùng xác
định).
50 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ví dụ: Điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, ngày trong tháng từ 1
đến 21, các thứ trong tuần,....
- Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu.
- Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu.
- Ingnore blank: Bỏ qua ô trống, tức là không xét điều kiện nhập l iệu khi ô
trống.
- Clear All: Huỷ bỏ
Giá trị giới hạn có thể cố định( không thay đổi được) hoặc không cố định( có thể
thay đổi được) tuỳ vào mục đích sử dụng.
- Giới hạn cố định: Là số khi nhập giá trị trong ô giới hạn. Giá trị nhập nhỏ nhất
bằng 0 và lớn nhất là 100. Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ báo lỗi.
Chúng ta có thể thay đổi nội dung thông báo đó theo mục đích sử dụng cụ thể ở
mục 1.3.
- Giới hạn không cố định: giá trị trong ô giới hạn phụ thuộc quá trình tính toán
từ địa chỉ ô nào đó. Điều đó có nghĩa là giá trị giới hạn có thể thay đổi, phụ thuộc
quá trình tính toán, cập nhật của công thức
b. Equal to( not equal to)
Chỉ cho phép nhập một giá trị xác định( hoặc ngoài gía trị xác định) giá trị
xác định đó được khai báo trong Value. Giá trị xác định có thể cố định bằng cách
nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức(
cách thực hiện tương tự như ở mục a ở trên)
c. Greater than( Greater than or equal to):
Chỉ cho phép nhập giá trị lớn nhất ( hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn
nào đó. Giá trị giới hạn đó được khai báo trong Minimum. Giá trị giới hạn có
thể cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử
dụng hàm hoặc công thức( cách thực hiện tương tự như ở mục a trên). Ngược với
trường hợp này là less than(less than or equal to).
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 51
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
d. Less than( Less than or equal to):

Chỉ cho phép nhập gía trị nhỏ hơn( hoặc nhỏ hơn hay bằng) giá trị giới hạn
nào đó. Trường hợp này ngược lại ở mục c ở trên.
- Decimal:
Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân(hình
3). Cách thực hiện tương tự với Whole number. Sử dụng kiểu giá trị Decimal
cho phép tránh được những sai sót do quy định vế số thập phân quốc tế và Việt
Nam(dấu chấm và phẩy).
- List:
Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu từ một danh sách có sẵn (hình 3).
Danh sách này có ểth được nhập trực tiếp, từ một vùng trong Sheet, từ tên
(Name) vùng sẵn có hoặc file khác. Nên sử dụng chức năng này khi bạn cần
nhập dữ liệu được lấy từ một sơ sở dữ liệu (CSDL) sẵn có nằm hạn chế sai sót,
rút ngắn thời gian. Ví dụ nhập 1 phần tử (linh kiện, môn học, người....) trong
danh sách phụ tùng xe máy, ô tô, máy tính , môn học, danh sách thành viên,.....đã
có sẵn. Điều này cho phép hạn chế tối đa do nhập liệu không đúng dẫn đến kết
quả tính toán sai, đặc biệt đối tượng nhập là chuỗi.
Tài liệu nguồn cho danh sách có thể:
o Bạn gõ danh trực tiếp trong Source, mỗi phần tử được ngăn cách bởi dấu
phẩy. Với trường hợp nhập trực tiếp, bạn phải dùng kiểu gõ Unicode để
hiện thị tiếng Việt. Nếu sử dụng kiểu gõ TCVN thì sẽ bị lỗi hiện thị chữ
tiếng Việt, nhưng nội dung hiện thị trên ô không bị sai(tức là chỉ khó nhìn
thôi).
Mục chọn In- Cell dropdown cho phép khi chọn vào ô sẽ hiện nút danh
sách thả xuống để lựa chọn phần tử trong đó
o Bạn có thể nhập danh từ một vùng sẵn có trong bảng tính bằng cách bấm vào
nút. Sau đó chọn vùng danh sách, địa chỉ danh sách sẽ hiện ra trong Source.
Việc lựa chọn như trường hợp đầu tiên.
52 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Trong kiểu khai báo này, vùng danh sách phải nằm trong cung một Sheet
với những ô cần thể hiện. Điều đó là hạn chế nếu ta khai thác vùng danh sách
này Sheet khác. Vậy cách khắc phục hạn chế này như thế nào? Bằng cách tạo
Name cho vùng(K2: K15) là chúng ta có thể khắc phục nhược điểm này. Khi
đó trong Source sẽ thể hiện tên vùng ( hình 14).
Bên cạnh những ưu điểm trên, hạn chế của chức năng List là không tự động
dò đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh
sách nhiều đối tượng việc dò tìm sẽ mất nhiều thời gian.
- Date:
Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là ngày. Việc điều khiển về khoảng
ngày nhập giống như đối tượng Whole number. Điều đó có nghĩa là chọn ngày
trong một khoảng xác định, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ....
Cần lưu ý về định dạng ngày tháng và cách nhập liệu ngày tháng cho đúng,
nếu Excel luôn báo lỗi nhập liệu.
- Text length:
Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là chuỗi có độ dài xác định (tính bằng
số ký tự, kể cả khoảng trắng, dấu,...). Việc điều khiển về chiều dài chuỗi nhập
giống như đối với Whole number. Điều đó có nghĩa là có thể kiểm soát được
chiều dài chuỗi nhập giới hạn trong một khoảng xác định, chiều dài chuỗi nhập
nhỏ nhất, chiều dài chuỗi nhập lớn nhất,....
 Thẻ InPut Message
InPut Message cho phép hiển thị thông tin nhập liệu khi di chuyển chuột vào
ô đó, từ đó định hư ớng cho công việc nhập liệu. Tất nhiên khi thực hiện chức
năng này thì bạn đã thiết lập chế độ Settings cho các ô đó. Để hiển thị thông tin
nhập liệu cho khối ô nào đó, đầu tiên ta bôi đen khối ô đó. Bước thực hiện như 1,
2 và chuyển sang Input Messge. Cửa sổ Input Messge gồm các nội dung sau:
- Show Input Messge when cell is selected: Bật( tắt) chế độ hiện thị thông báo
khi ô được chọn. Trường hợp này chọn bật.
- Title: Nội dung tiêu đề hiển thị, dùng kiểu gõ Unicode.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 53
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Input Messge: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.

 Chức năng Error Alert
Như chúng ta đã biết, khi ô đã được đặt chế độ Data Validation, nếu nhập
liệu không đúng quy định sẽ có thông báo . Ta có thể thay đổi nội dung thông
báo mặc định đó theo các hoàn cảnh khác nhau và hiển thị nội dung thông báo đó
bằng tiếng Việt cho dễ hiểu và sửa đổi:
- Show Error Alert after invalid data is selected: Bật (Tắt) chế độ hiển thị
cảnh báo sau khi dữ liệu nhập vào ô.
- Style: Cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), warrning( cảnh báo), Information
(thông tin). Tuỳ mức đọ cảnh báo mà có cách xử lý phù hợp.
+ Stop: Thông báo lỗi nhập liệu nghiêm trọng, Excel không chấp nhận gía trị
nhập liệu này và yêu cầu nhập liệu đúng mới được chấp nhận.
+ Warrning: Thông báo lỗi nhập liệu mang tính cảnh báo, tuỳ trường hợp có
thể chấp nhận hoặc không chấp nhận giá trị nhập liệu.
+ Stop: Thông báo ỗl i nhập liệu mang tính thông tin, bạn có thể bỏ qua
trường hợp nhập liệu không đúng quy định.
- Title: Nội dung tiêu đề thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.
- Input Messge: nội dung thông báo (chú ý nội dung theo những hoàn cảnh cụ
thể), dùng kiểu gõ Unicode.
Bài tập: Tạo tệp excel để quản lý nhân sự. Dùng tính năng validation để ràng
buộc dữ liệu nhập như sau:
Cột giới tính: Chỉ chọn 1 trong 2 giá trị từ danh sách: “Nam”, “Nữ”
Cột địa chỉ: Giới hạn không quá 35 ký tự
Tình trạng hôn nhân: Chỉ chọn 1 trong 2 giá trị: Đã lập gia đình, độc thân
Số con: Chỉ cho phép giá trị từ 0 đến 3
Số chứng minh thư: giới hạn 9-11 chữ số
Trình độ học vấn: Chọn từ danh sách gồm: Tiến sĩ, Thạc sĩ, Đại học, Cao đẳng,
Trung học chuyên nghiệp, THPT.
Ngày vào làm: lớn hơn ngày sinh 18 năm
54 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Đảng viên: Lựa chọn Có hoặc Không

Khi nhập sai dữ liệu đều phải có thông báo hướng dẫn để nhập lại
II. Sắp xếp danh sách nhân sự
Tương tự như chức năng Table/ Sort của Word, lệnh Data/Sort cho phép
sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng được chọn theo thứ tự tăng dần (thứ tự
ABC đối với chuỗi, hoặc số tăng dần) hay giảm dần (thứ tự ZYX đối với chuỗi,
hoặc số giảm dần) tương ứng khoá sắp xếp được chỉ định, vùng sắp xếp phải
chọn tất cả các ô có liên hệ với nhau, nếu không sẽ xảy ra tình trạng lẫn dữ liệu.
Cách thực hiện:
− Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.
− Vào menu Data/ Sort, xuất hiện hộp thoại sau:
Khóa sắp xếp chính Sắp xếp theo thứ
tự tăng dần
Khóa sắp xếp thứ hai Sắp xếp theo thứ

tự giảm dần
Khóa sắp xếp thứ ba
Vùng CDSL đã chọn có

dòng tiêu đề hay không
- Chọn có/không có dòng tiêu đề

- Chọn các khoá sắp xếp, kích chọn OK để sắp xếp.
Chú ý: - Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì chọn Options xuất hiện hộp thoại:
Sắp xếp theo cột

Sắp xếp theo hàng
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 55
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Ta có thể sắp xếp nhanh theo cột nào đó bằng cách đặt trỏ vào ô bất kỳ của
cột đó và chọn các biểu tượng
III. Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm nhân sự
1. Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter).

Lệnh Data/Filters/AutoFilter dùng để lọc các mẫu tin thỏa mãn những
tiêu chuẩn nào đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu. Chỉ những mẫu tin nào thỏa mãn tiêu
chuẩn thì mới được hiển thị còn những mẫu tin khác sẽ tạm thời bị che không
nhìn thấy.
Cách thực hiện
- Chọn vùng CSDL với tiêu đề là một hàng.
- Vào menu Data/Filters/AutoFilter, Excel sẽ tự động thêm các nút thả
cạnh tên trường cho phép bạn chọn tiêu chuẩn lọc tương ứng với các
trường đó.
- Chọn điều kiện trong hộp liệt kê thả của từng trường tương ứng.
All: cho hiển thị tất cả các mẫu tin.
Top 10: cho phép chọn lọc lấy một số mẩu tin có giá trị cao nhất
(Top) hay thấp nhất (Bottom).
Custom: cho phép đặt các điều kiện so sánh khác ( >, >=, ...)
Các giá trị: chỉ hiển thị những mẫu tin đúng bằng giá trị đó.
+ Mặc nhiên Excel sẽ hiểu tên trường bằng với giá trị được chọn trong hộp liệt
kê thả. Các điều kiện trong các trường khác nhau có tính chất đồng thời với nhau
(AND).
+ Nếu chọn mục Custom thì sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép đặt điều kiện theo
tiêu chuẩn khác.
Ghi chú:
 Muốn hiển thị lại tất cả bạn chọn lệnh Data/ Filter/ Show All.
 Muốn bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động (bỏ các nút thả) trở về trạng thái
bình thường, bạn chọn lại lệnh Data/ Filter/ AutoFilter.
56 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Khi in thì chỉ những bản ghi được lọc mới được in ra giấy.
Giá trị cụ
Lựa chọn thể của
các tiêu tiêu chuẩn
chuẩn đã chọn
2. Lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter)

Lệnh Data/Filter/Advanced Filter dùng để trích lọc ra các mẫu tin theo
các điều kiện chỉ định trong vùng tiêu chuẩn do bạn thiết lập trên Sheet.
Cách thực hiện
- Tạo vùng tiêu chuẩn lọc (sử dụng một trong hai cách nêu trên).
- Vào menu Data/ Filter/ Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại sau:
Chọn địa chỉ vùng

CSDL Chọn địa chỉ của ô
đầu tiên trong vùng
kết quả (phải chọn
Chọn địa chỉ vùng
mục Copy to
tiêu chuẩn
another location).
Action:
+ Filter the list, in-place: kết quả hiển thị trực tiếp trên vùng CSDL.
+ Copy to another location: kết quả được đặt tại một vị trí khác.
 Unique records only: nếu có nhiều mẫu tin giống nhau thì chỉ lấy duy nhất
một mẫu tin đại diện, ngược lại thì lấy hết các mẫu tin thỏa điều kiện của vùng
tiêu chuẩn (dù giống nhau).
Bài tập: Lọc ra các nhân viên thỏa các điều kiện sau:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 57
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Những nhân viên chưa là Thạc sĩ

2. Những nhân viên là Đảng viên và có số con >2
3. Những nhân viên đã là Đảng viên, trình độ Thạc sĩ và chức vụ là Giảng viên
IV.Sử dụng hàm trong cơ sở dữ liệu để tổng hợp thông tin
Các hàm cơ ởs dữ liệu mang tính chất thống kê những mẫu tin trong
CSDL có trường thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn đã được thiết lập trước.
Cú pháp chung: =Tên hàm(database, field, criteria)
Trong đó:
- database: địa chỉ vùng CSDL (nên chọn là địa chỉ tuyệt đối).
- field: cột cần tính toán, field có thể là tên trường, địa chỉ của ô tên trường
hoặc số thứ tự của trường đó (cột thứ nhất của vùng CSDL đã chọn tính là 1 và
tăng dần sang trái).
- criteria: địa chỉ vùng tiêu chuẩn.
Tên hàm Ý nghĩa và ví dụ
Tính tổng các giá trị trong cột field của các
mẫu tin thỏa điều kiện criteria.
Ví dụ: Tính tổng lương của những người
có MANG là 01.009
DSUM(database, field, criteria)
=DSUM($A$3:$H$10, 7, C13:C14)
=DSUM($A$3:$H$10, “LUONG”,
C13:C14)
=DSUM($A$3:$H$10, $G$3, C13:C14)
Tính trung bình cộng các giá trị trong cột
field của các mẫu tin thỏa điều kiện
DAVERAGE(database, field, criteria.
criteria) Ví dụ: Tính lương trung bình của những
người có MANG là 01.009
=DAVERAGE($A$3:$H$10, 7, C13:C14)
58 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
=DAVERAGE($A$3:$H$10, $G$3,
G13:H14)
Tìm trị lớn nhất trong cột field của các

Ví dụ: Tìm bậc lương lớn nhất của những
DMAX(database, field, criteria)
người có MANG là 01.009
=DMAX($A$3:$H$10, “BAC”, C13:C14)
=DMAX($A$3:$H$10, 5, G13:H14)
Tìm trị nhỏ nhất trong cột field của các
DMIN(database, field, criteria)
=DMIN($A$3:$H$10, $D$3, C13:C14)
=DMIN($A$3:$H$10, 5, C13:C14)
Đếm các ô kiểu số trong cột field của các
DCOUNT(database, field, mẫu tin thỏa điều kiện criteria.
criteria) =DCOUNT($A$3:$H$10, 4, C13:C14)
=DCOUNT($A$3:$H$10, 4, G13:H14)
Đếm các ô khác ỗng
r trong cột field của
DCOUNTA(database, field, các mẫu tin thỏa điều kiện criteria.
criteria) =DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, C13:C14)
=DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, G13:H14)
Bài tập: Tổng hợp thông tin theo yêu cầu sau:
1. Tính tổng số con của các nhân viên theo từng phòng ban
2. Đếm số lượng Tiến sĩ, số lượng thạc sĩ, số lượng Đảng viên của cơ quan
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 59
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bài 3: Quản lý tài sản
I. Quản lý thiết bị văn phòng
Tạo một workbook để quản lý tài sản văn phòng nói chung, sử dụng 1 sheet
cho thiết bị và một sheet cho đồ dùng:
Các thiết bị văn phòng như: Máy tính điện tử, máy photocopy, máy in, máy
điện thoại, máy fax, máy ghi âm, thiết bị hội nghị…
Mỗi thiết bị là một tiêu đề hàng, các thông tin về ngày mua, tình trạng là tiêu
đề cột. Sử dụng các tính năng quản lý dữ liệu đã giới thiệu trong các bài trước để
thực hiện chức năng quản lý.
II. Quản lý đồ dùng văn phòng
Đồ dùng văn phòng gồm: bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ hoặc mắc
áo, các đồ vật khác như kẹp, ghim, cặp, bút…Tương tự như quản lý thiết bị
chúng ta sử dụng các tính năng quản lý dữ liệu đã giới thiệu trong các bài trước
để thực hiện chức năng quản lý.
Bài tập: Lập danh sách các thiết bị và đồ dùng văn phòng mà bạn biết và lập giả
định số liệu để quản lý. Dùng các hàm trong cơ ởs dữ liệu nêu ở bài 2 để tính
toán tổng hợp số liệu như Tổng s ố máy tính, máy in, bàn ghế… Lọc ra những
thiết bị đang cần sửa chữa nâng cấp.
60 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CHƯƠNG III: SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI –

ĐẾN, PHIÊN BẢN 2.0 CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC
VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM
Bài 1: Làm việc với phần mềm
1. Quyền hạn của người sử dụng và tài khoản

Để được sử dụng hệ thống, bạn cần có tài khoản (account) do người quản
trị hệ thống cấp. Mỗi tài khoản được cấp với tên đăng nhập cùng với các quyền
hạn. Mỗi người đều có tên nhập khác nhau. Bạn không thể tự đổi tên đăng nhập
và quyền hạn nhưng có thể và cần đổi mật khẩu để không bị mạo danh.
Phần mềm có nhiều chức năng, nhưng không phải ai cũng được thực hiện bất
cứ chức năng nào. Chẳng hạn là một người dùng bình thường thì bạn sẽ không
được nhập văn bản. Khi cấp tài khoản, người quản trị cũng cấp cho bạn quyền
hạn theo từng chức năng.
2. Đăng nhập vào hệ thống

Hệ thống chạy trên Web, vì vậy bạn cần chạy một trình duyệt Web, tốt
nhất là sử dụng Internet Explorer có sẵn trên Windows. Khi đó chỉ cần bấm vào
biểu tượng của trình duyệt IE trên máy tính. Trong cửa sổ trình duyệt, hãy điền
địa chỉ (URL) của phần mềm ví dụ: http://localhost/qlvanban để chạy ứng dụng.
Nếu không biết địa chỉ ứng dụng, bạn cần hỏi người quản lý. Hệ thống sẽ yêu
cầu phải đăng nhập (login) như trong Hình 1.1, bạn cần gõ đúng tên và mật khẩu
đã được cấp.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 61
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hình 1.1 Màn hình đăng nhập

Nếu đăng nhập thành công bạn nhận được màn hình làm việc như minh hoạ
trong hình 1.2
Hình 1.2 Màn hình làm việc

Cửa sổ nhắc việc sẽ bật lên trong trường hợp sau:
• Nếu có một công việc mới liên quan tới bạn mà bạn chưa biết (Tab Công việc
chờ xử lý)
62 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
• Nếu có một việc đến hạn mà bạn vẫn chưa giải quyết (Tab Công việc quá hạn)
Phía trái là thực đơn (Menu) hai cấp của hệ thống đựơc thể hiện bởi các bi ểu
tượng. Thực đơn chính có các nhóm chức năng sau:
• Quản lý văn bản
• Xử lý công việc
• Công cụ như báo cáo, lịch, đổi mật khẩu
• Danh mục. Nhóm chức năng này chủ yếu dành cho người
quản trị.
• Quản trị hệ thống (nhóm chức năng này dành cho người quản
trị nên chỉ khi người quản trị sử dụng mới xuất hiện mục này)
Mỗi nhóm chức năng, một khi được chọn bằng cách kích chuột vào thanh
biểu tượng trên sẽ trải ra các thực đơn cấp 2 gồm những công việc có thể thực
hiện được. Hình 1.2 minh hoạ trường hợp khi nhóm chức năng Quản lý văn bản
của thực đơn cấp 1 được chọn, các phương án cảu thực đơn cấp 2 được trải ra
bao gồm các biểu tượng tương ứng với các chức năng sau:
• Quản lý văn bản đến
• Quản lý văn bản đi
Để thực hiện chức năng nào ta chỉ cần kích chuột vào biểu tượng tương ứng:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 63
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3. Ra khỏi hệ thống
Muốn thoát khỏi hệ thống, bạn chỉ cần đóng trình duyệt là đủ, không nên
thoát ra bằng cách gõ vào một địa chỉ (URL) mới để sang một nguồn tra cứu
Internet. Tránh trường hợp khi bạn bỏ máy, một người nào đó có thể bám nút
Back và theo nguyên tắc của trình duyệt nó có thể quay lại các trang bạn đã làm
và người đó có thể lạm dụng làm nhiều việc không mong muốn dưới tài khoản
của bạn (mạo danh)
4. Đổi mật khẩu

Lần đầu tiên để có quyền sử dụng hệ thống, người quản lý phải cấp cho bạn
tên đăng nhập và mật khẩu. Vào thời điểm đó, chỉ có hai người biết cả tên và mật
khẩu của bạn là chính bạn và người quản trị. Để tránh nguy cơ bị lạm dụng bạn
nên đổi mật khẩu để bạn trở thành người duy nhất làm chủ quyền hạn của mình.
Chức năng đổi mật khẩu nằm trong nhóm công cụ. Bạn phải bấm vào biểu
tượng công cụ để nhìn thấy biểu tượng của chức năng này.
Hệ thống yêu cầu bạn phải điền mật khẩu hai lần để tránh nguy cơ bạn gõ sai
mà không biết. Nếu hai lần gõ: mật khẩu mới và nhắc lại khác nhau thì hệ thống
sẽ không chấp nhận và yêu cầu bạn phải gõ lại.
5. Các thao tác quản trị

5.1 Quản lý các danh mục
- Danh mục đơn vị trực thuộc và thêm mới người dùng
Danh mục này cho phép quản lý các đơn vị của hệ thống theo mô hình đa cấp,
hiển thị ở dạng sơ đồ hình cây. Bạn có thể dễ dàng khai báo một đơn vị mới và
thêm cán bộ vào đơn vị mới đó.
Thêm đơn vị:
1. Chọn đơn vị cấp trên, bấm nút <thêm> trên thanh công cụ
2. Điền các thông tin về đơn vị: mã, tên đơn vị, ký hiệu
3. Chọn nút <Ghi nhận>
64 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Sửa đơn vị:

1. Chọn đơn vị cần sửa thông tin
2. Chọn nút <sửa> trên thanh công cụ
3. Trong cửa sổ đơn vị, nhập các thông tin muốn thay đổi và chọn nút <Ghi
nhận>
Xóa đơn vị
1. Chọn đơn vị muốn xóa
2. Chọn nút <xóa> trên thanh công cụ
3. Hệ thống sẽ xác nhận lại “Bạn có muốn xóa không?”, chọn OK để chấp
nhận xóa hoặc chọn Cancel để hủy xóa
Thêm cán bộ
1. Chọn đơn vị muốn thêm cán bộ
2. Nhấn nút <thêm> trên thanh công cụ vùng bên phải màn hình
3. Điền các thông tin về người dùng: Tên cán bộ, chức danh, nhóm quyền,
tên đăng nhập và mật khẩu
4. Cuối cùng bấm nút <Ghi nhận> đề ghi lại
Sửa cán bộ
1. Chọn cán bộ cần sửa thôn tin
2. Chọn nút sửa trên thanh công cụ vùng bên phải màn hình
3. Trong cửa sổ thông tin cán bộ, nhập các thông tin muốn thay đổi và chọn
nút <ghi nhận>
Xóa cán bộ
1. Chọn cán bộ muốn xóa
2. Nhấn nút xóa trên thanh công cụ
3. Hệ thống sẽ xác nhận lại “Bạn có muốn xóa không?”, chọn OK để chấp
nhận xóa hoặc chọn Cancel để hủy xóa
Chuyển cán bộ vào đơn vị
1. Chọn đơn vị sẽ xếp cán bộ (người sử dụng)
2. Chọn nút <chuyển cán bộ> trên thanh công cụ
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 65
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3. Danh sách cán bộ được chia làm 2 nửa. Bên trái là những cán bộ của đơn
vị được chọn, bên phải là các cán bộ của phòng cần chuyển tới. Bạn cần
nhấp chuột vào tên của cán bộ cần chuyển đơn vị. Sau đó bấm nút >> để
thêm cán bộ này. Nút << sẽ có tác dụng ngược lại
4. Cuối cùng bấm nút ghi nhận để ghi các thay đổi lại.
- Danh mục nhóm làm việc
Ngoài chức năng quản lý đơn vị, hệ thống cung cấp cho người dùng các chức
năng quản lý một nhóm làm việc. Ở đây, nhóm làm việc có thể là một đơn vị hay
một tổ chức tạm thời ví dụ như “Nhóm tin học”. Việc tạo ra nhóm làm việc cho
phép gửi các yêu cầu (luồng xử lý) tập thể
Bạn cũng có thể thêm, sửa, xóa nhóm làm việc tương tự như đơn vị
- Danh mục khối cơ quan ban hành
Chức năng này cho phép quản lý danh mục khói phát hành và các cơ quan
ban hành văn bản đến.
Khối phát hành được tổ chức theo sơ đồ cây. Trong một khối phát hành, bạn
có thể cập nhật nhiều cơ quan ban hành. Thông thường, danh mục này được chia
thành các nhóm sau:
• TW (Trung ương)
o TW Đảng, VP TW Đảng, Quốc hội, VP Quốc hội, Chủ tích
nước, VP Chủ tịch nước
o Chính phủ, VP Chính phủ
o Các bộ ngành
o Đoàn thể TW, TWMTTQVN, TW Hội phụ nữ…
• ĐP (Địa phương) ngoài tỉnh
o UBND Tỉnh, TP Trực thuộc TW, UBND Quận, Huyện, Thị xã
• NN (nước ngoài)
o Các nước, các tổ chức quốc tế, các đối tác nước ngoài
• Các cơ quan trong tỉnh
o UBND Tỉnh, VP UBND Tỉnh
66 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
o Các cơ quan cấp sở

o Các UBND cấp huyện
o Các UBND cấp xã, phường
• CD (Người dân, doanh nghiệp, các tổ chức..)
• KH (khác…)
- Danh mục loại văn bản
Nhằm phục vụ cho việc thống kê các văn bản, hệ thống cung cấp công cụ
cho phép người dùng chia văn bản thành các loại khác nhau: Công văn, Thông
tư, nghị định, giấy mời,…Bên cạnh đó bạn cũng có thể xác nhận các trường
thông tin của mỗi loại văn bản.
Loại văn bản đến:
Trang web này chia làm 2 phần. Bên trái là danh mục loại văn bản đến, bạn
có thể thêm, sửa hay xóa một loại văn bản, còn bên phải là các trường thông tin
ứng với mỗi loại văn bản. Lựa chọn trường nào bạn chỉ cần đánh dấu vào ô
vuông ở đầu dòng. Chương trình cho phép bạn tạo trường động cho từng loại văn
bản. Bạn chọn nút <thêm trường> để cập nhật một trường thông tin. Cuối cùng
bấm nút <ghi nhận> để lưu thay đổi.
Hệ thống cũng cung cấp công cụ giúp bạn Loại văn bản phát hành. Cách sử
dụng các chức năng này tương tự như danh mục loại văn bản đến.
- Danh mục tính chất văn bản
Danh mục này cung cấp cho văn bản các tính chất về độ khẩn, độ mật. Bạn có
thể cập nhật các tính chất cho độ khẩn và độ mật bằng thao tác: thêm, sửa, xóa
các tính chất. Trên thanh công cụ bạn bấm vào tab <Tính chất văn bản khẩn> để
cập nhật tính chất về độ khẩn, và tab <tính chất văn bản – mật> để cập nhật tính
chất về độ mật
- Danh mục lĩnh vực
Các văn bản trong hệ thống được sắp xếp thành các lĩnh vực khác nhau.
Danh mục các lĩnh vực có thể cập nhật cho phù hợp với từng đơn vị sử dụng.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 67
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Các thao tác cập nhật danh mục lĩnh vực thực hiện tương tự như các danh mục
khác.
- Danh mục địa chỉ lưu trữ
Chức năng này cho phép cập nhật các điểm lưu văn bản gốc, phục vụ cho công
tác lưu trữ. Các thao tác: thêm, sửa, xóa hay tìm kiếm địa chỉ lưu trữ thực hiện
tương tự như trên.
- Danh mục chức danh
Danh mục chức danh nhằm làm rõ thông tin về người sử dụng trong hệ thống.
Các thao tác cập nhật tương tự như trên.
5.2 Nhóm chức năng hệ thống
1. Nhóm quyền sử dụng
Để hỗ trợ cho việc quản lý toàn diện quyền truy nhập và sử dụng hệ thống.
Phần mềm có một cơ chế phân quyền động, đến từng chức năng, từng người
dùng. Tùy thuộc vào nhu cầu, công việc thực tế mà người quản trị có thể khai
báo các nhóm quyền cho phù hợp, có thể tạm chia thành 5 nhóm sau:
- Quản trị: Là những người đảm bảo về mặt kỹ thuật cho hệ thống, có trách
nhiệm cấu hình hệ thống, sao lưu, khôi phục dữ liệu, theo dõi nhật ký sử
dụng,..và hỗ rợ cho những người dùng khác.
- Nhân viên văn thư: Thực hiện các nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký ăn bản vào hệ
thống, thống kê, báo cáo,…
- Lãnh đạo : Là người thực hiện phân phối văn bản đến các địa chỉ để giải
quyết.
- Trưởng phòng: Là người chủ trì giải quyết công việc hoặc tham gia giải
quyết công việc,..
- Chuyên viên: Tra cứu văn bản, tham gia giải quyết công việc,..
Các chức năng
- Các nút lệnh: Thêm, sửa, xóa cho phép khai báo, sửa thông tin hay xóa một
nhóm quyền sử dụng
- Nút quyền sử dụng: Thực hiện chức năng xác nhận các quyền thuộc nhóm
68 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Chú ý: Các chức năng trên được kích hoạt chỉ k hi bạn đã chọn một nhóm
quyền cụ thể nào đó (trừ chức năng thêm một nhóm quyền)
2. Sao lưu dữ liệu
Người quản trị phải đặc biệt lưu ý đến việc bảo vệ dữ liệu. Trong một hệ thống
tin học cái đắt giá nhất là thông tin, khôgn có một biện pháp nào có thể đảm bảo
được dữ liệu an toàn vĩnh viễn. Máy tính có thể bị hỏng. Virus có thể xóa hết đĩa
cứng và còn nhiều nguyên nhân bất khả kháng khác như thiên tai, hỏa hoạn,..Vì
vậy phải có các biện pháp khác bảo vệ dữ liệu để tránh rủi ro ở mức thấp nhất.
Một trong những cách đó là thực hiện sao lưu (back up) dữ liệu định kỳ.
Bạn có thể thực hiện công việc này dễ dàng và nhanh chóng bằng cách lựa
chọn chức năng sao lưu dữ liệu từ menu hệ thống. Hệ thống đã điền tên cơ sở dữ
liệu sao lưu mặc định, nhưng bạn hoàn toàn có thể sửa, sau đó chọn nút <sao
lưu> để chấp nhận.
4. Khôi phục dữ liệu
Khi gặp sự cố về dữ liệu, nếu đã thực hiện sao lưu thì chẳng còn gì đáng sợ.
Hệ thống cũng cung cấp cho người quản trị phương tiện phục hồi tự động từ
một bản sao cơ sở dữ liệu.
Bài 2: Làm việc với văn bản
1. Làm việc với văn bản đến

Sau khi bấm vào biểu tượng văn bản đến bạn sẽ thấy trang Web với hai vùng
làm việc.
Vùng bên phải là danh sách văn bản được sắp xếp giảm dần theo ngày đến
với các thông tin về ngày đến, số đến (số ghi nhận do văn thư đánh số theo từng
sổ văn bản đến) trích yếu thông tin nội dung, nơi gửi. Tuỳ thuộc vào vai trò và
quyền hạn trong hệ thống mà bạn được sử dụng các chức năng khác nhau.
Vùng bên trái cho phép bạn lọc nhanh văn bản theo một vài tiêu chí.
Phía trên hai vùng này là thanh công cụ để người sử dụng lựa chọn các công
việc muốn làm.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 69
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nếu bấm chuột vào Ngày Đến thì một số ngày gần nhất (mặc định là 10
ngày) sẽ được mở rộng ngay dưới dòng NGÀY ĐẾN, bấm chọn ngày nào thì hệ
thống sẽ lọc ngay các văn bản đến ngày đó hiện thị ở vùng bên phải. Còn nếu
bấm vào chính thanh NGÀY ĐẾN thì tất cả các văn bản được hiện thị, nếu số
văn bản nhiều hơn 20 thì chúng sẽ được cắt thành từng trang 20 văn bản.
Hình 2.1 Danh sách văn bản đến

Nếu bấm vào nút KHỐI PHÁT HÀNH thì hệ thống sẽ mở rộng các khối phát
hành ở ngay dưới dòng KHỐI PHÁT HÀNH. Khối phát hành do từng đơn vị tự
khai báo theo cách quản lý văn bản của mình.
Đối với tiêu chí LOẠI VĂN BẢN cách lọc cũng tương tự. Loại văn bản cũng
do chính người quản t rị khai báo. Theo phân loại này thì có chừng 30 lọai văn
bản khác nhau như: văn bản, công điện, nghị định, quyết định, giấy mời…
1.1 Xem nội dung văn bản
Một văn bản đến được đưa vào hệ thống bao gồm các thông tin về văn bản
như nơi gửi, người ký, ngà y nhận, trích yếu, cơ quan phát hành….và có thể có
70 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
chính nội dung toàn văn bản. Nội dung toàn văn bản sẽ được đưa vào bằng một
hoặc nhiều tệp tin (file) đính kèm. Các tệp tin có thể là một văn bản soạn từ
Word, có thể là một bảng tính soạn từ Excel, một ản h, một tệp tin pdf, hoặc là
một clipvideo và nói chung có thể là mọi tệp tin có bản chất khác nhau được
Windows hỗ trợ.
Cột đầu tiên trong danh sách văn bản đến là biểu tượng (icon) nội dung văn
bản. Nếu biểu tượng này chỉ có dạng một phong bì, thì có nghĩa là không có tệp
tin nội dung đính kèm, nếu có phong bì kèm theo kẹp giấy thì có nghĩa là có tệp
tin nội dung đính kèm.
Để xem thông tin của một văn bản, bạn chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng bì
thư. Một cửa sổ như Hình 2.2 sẽ hiện ra và bạn sẽ thấy cả thông tin mô tả và biểu
tượng các tệp tin đính kèm.
Hình 2.2 Cửa sổ thông tin văn bản đến

Muốn lấy nội dung toàn văn bản của tệp tin đính kèm nào, chỉ cần bấm chuột
vào biêủ tượng của tệp tin đó. Có thể có hai kiểu lấy nội dung là tải về máy tính
của bạn hoặc mở ra xem ngay. Bạn chỉ cần chọn nút<Open> để mở tài liệu xem,
còn muốn copy (download) về máy cá nhân bạn phải chọn nút <Save>.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 71
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hình 2.3 là cửa sổ chọn chế độ xem hay lấy về (là một điều khiển tiêu chuẩn
của Windows)
Hình 2.3. Chọn chế độ mở hay lấy tài liệu về máy tính
1.2 Tìm kiếm văn bản
Phần mềm cung cấp một công cụ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tra cứu
văn bản theo các tiêu chí khác nhau.
Trong trang Web làm việc với các văn bản đến, chọn nút <Tìm kiếm>. Hệ
thống sẽ hiện thị một Form tìm kiếm nhhư hình 2.5 để bạn điền các thông tin nhớ
được. Ví dụ bạn chỉ cần nhớ rằng trong trích yếu có cụm từ “ Vay vốn nước
ngoài” thì điền cụm từ đó vào ô trích yếu nội dung. Nếu nhớ được ngày ký là
trong tháng 4/2008 thì chỉ cần điền vào ô ngày ký từ n gày 1/4/2008 đến ngày
30/4/2008. Nếu bạn nhớ được cả hai thì bạn điền cả hai….
Sau đó điền xong, bấm nút<Tìm kiếm>
Danh sách các văn bản đến thoả mãn yêu cầu sẽ được hiện thị tại vùng bên
phải.
Chú ý rằng nếu trong vùng tìm kiếm cơ bản không điền gì mà vẫn bấm nút< Tìm
kiếm> thì toàn bộ văn bản hiện thị được phân trang và lúc đầu chỉ hiện trang 1.
Muốn xem các trang tiếp theo phải bấm vào trang đó
72 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hình 2.5 Form điều khiển tìm kiếm cơ bản

1.3 Ghi nhận một văn bản đến
Chỉ người có quyền văn thư hoặc quản trị mới có thể thực hiện được chức
năng này.
Để làm được điều này, trên thanh công cụ, chọn nút< Thêm> khi đó cửa sổ
nhập văn bản sẽ hiện ra để điền các thông tin như hình 2.7. Sau khi nhập xong,
bạn bấm nút <Ghi nhận>
Chú ý rằng các trường hợp có ký hiệu * màu đỏ đứng trước là trường hợp bắt buộc
phải nhập thông tin
Nạp nội dung toàn văn của văn bản
ập thông tin mô tả văn bản. Để có thể giải quyết
Các thao tác trên cho phép nh
công việc điều quan trọng là phải lưu cả nội dung văn bản.
Chú ý rằng lúc đầu nút <Đính kèm> bị ẩn. Sau khi ghi nhận thành công nút này
mới hiện để thực hiện các công việc nạp nội dung.
Ta có thể nạp nội dung toàn văn bản đến. Nếu văn bản đến bằng giấy thì có thể
có 3 cách để đưa nội dung vào lưu trữ:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 73
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hình 2.7 Cửa sổ đăng ký văn bản

฀ Soạn thảo lại
฀ Sử dụng máy quét (scanner) quét hình ảnh, đưa nội dung vào hệ thống
dưới dạng một tệp ảnh.
฀ Sử dụng máy quét (scanner) quét hình ảnh, sau đó dùng một phần mềm
nhận dạng để chuyển thành tệp văn bản.
Cách thứ 2 là phù hợp hơn cả vì không phải gõ lại mà vẫn có thể đọc được cả
dấu và chữ ký. Bạn nên lưu tệp ảnh dưới dạng *.pdf vì kích thước sẽ nhỏ hơn, dễ
dùng. Soạn thảo lại toàn văn rất ít ý nghĩa còn nhận dạng sẽ mất công.
Đính kèm tệp tin vào văn bản
Tệp tin nội dung đính kèm có thể tạo từ các phần mềm khác nhau như Word,
Acrobat, Excel…..Ở trang cập nhập văn bản, hãy chọn nút <Đính kèm>. Một
cửa sổ như hình 2.8 xuất hiện.
Hình 2.8 Cửa sổ đính kèm file

74 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ta cần bấm vào nút<Browse>để chọn tệp tin theo kiểu trình duyệt. Cửa sổ
duyệt tệp tin này rất thông dụng trong các ứng dụng trên Windows.
Sau khi chọn xong tệp tin hãy bấm nút <Gắn tệp> để đưa tệp tin vào danh sách.
Bạn có thể gắn nhiều tệp tin đối với văn bản đến.
Chú ý: Nếu đưa tệp vào nhầm, bạn có thể xoá bằng cách nháy chuột vào
dòng tên sai sau đó chọn nút<x Loại bỏ>.
Sau khi hoàn chỉnh danh sách tệp tin đ ính kèm, bạn chỉ cần bấm nút <Quay lại>
để trở về trang Cập nhật văn bản.
1.4 Duyệt nội dung và phân văn bản
Người phân văn bản là người chịu trách nhiệm tối cao về tính chính xác cảu
nội dung và cấp có thẩm quyền đọc, phân xử lý văn bản. Sau khi nhân viên văn
thư đăng ký văn bản vào hệ thống, nếu bạn là người có quyền duyệt thì cần phải
“duyệt” nội dung, phân văn bản tới các đơn vị hay cá nhân để giải quyêt.
Cấp quyền đọc văn bản
Lúc đầu, chỉ có nhân viên văn thư và người phân văn bản nhìn thấy văn bản.
Để cho phép những người khác đọc văn bản, phải cấp quyền đọc văn bản. Văn
bản chưa được duyệt sẽ không cấp quyền đọc được. Thực hiện thao tác cấp
quyền đọc như sau: Bạn chọn văn bản bằng cách bấm chuột vào văn bản đó để
đánh dấu, sau đó bấm nút<Gửi để biết> trên thanh công cụ. Khi đó cửa sổ làm
việc mở ra như hình 2.11.
Nếu bạn muốn làm việc riêng với đơn vị nào thì bấm chuột vào đơn vị đó.
Muốn ai được xem văn bản thì đánh dấu vào ô vuông phía trái tên người đó. Sau
đó đánh dấu cán bộ được quyền xem văn bản cần bấm nút<Ghi nhận> để lưu lại
thông tin.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 75
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hình 2.11 Cấp quyền đọc văn bản đến

Chú ý: Nếu bạn là lãnh đạo của một đơn vị cấp dưới, một văn bản được phân
về cho đơn vị của bạn dù không phân quyền đọc trực tiếp cho bạn vẫn đọc được
văn bản đó và có quyền phân quyền đọc và xử lý tiếp cho những người khác
trong đơn vị của bạn. Tính năng này giúp văn phòng khi chưa biết chuyển văn
bản phải chuyển văn bản đích danh cho ai, có thể phân tạm về đơn vị để đơn vị
có thể phân tiếp.
Phân xử lý văn bản
Ngoài thao tác cấp quyền đọc tới các cá nhân, văn bản còn cần được duyệt
tới đơn vị hoặc cá nhân có chức năng xem xét giải quyết. Trong trường hợp đó,
những người nhận văn bản phải giải quyết công việc bằng cách cho ý kiến và
sinh các văn bản cần thiết. Khi phân xử lý, một hồ sơ công việc được tạo tự
động. Hồ sơ công việc sẽ lưu toàn bộ các văn bản, ý kiến xử lý, các chủ thể giải
quyết công việc và tiến trình xử lý công việc trong một tổng thể. Chi tiết về hồ sơ
công việc sẽ được nói rõ hơn ở bài 3.
Để phân xử lý văn bản, bạn bấm chọn vào dòng văn bản đến tương ứng sau
đó bấm nút<Phân xử lý> trên thanh công cụ. Khi đó cửa sổ tạo hồ sơ xử lý văn
bản mở ra cho bạn làm việc như hình 2.12
Trong cửa sổ này, thô ng tin trích yếu của văn bản mặc định chuyển thành
trích yếu nội dung của hồ sơ xử lý văn bản (XLVB) và bạn có thể sửa thông tin
76 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
này. Một thao tác khác là thiết lập nhân lực tham gia xử lý văn bản với các vai
trò khác nhau sẽ được đề cập trong bài 3.
Chú ý: Tương tự việc phân quyền đọc văn bản, bạn cũng sẽ chỉ phân xử lý văn
bản cho cán bộ trong đơn vị mình phụ trách…
Hình 2.12 Trang phân xử lý văn bản

1.5 Chuyển văn bản đến đơn vị trực thuộc
Khi hệ thống được sử dụng trong toàn bộ đơn vị cùng các đơn vị trực thuộc
thì việc trao đổi văn bản giữa đơn vị và các đơn vị trực thuộc được thực hiện dễ
dàng hơn, ngoài các văn bản riêng đến trực tiếp của mỗi đơn vị còn có các văn
bản do cấp đơn vị trên chuyển xuống qua hệ thống. Chức năng <Chuyển> này
giúp chuyển v ăn bản đến các đơn vị trực thuộc. Bạn thực hiện chức năng này
như sau:
Chọn văn bản cần chuyển cho các đơn vị trực thuộc, trên thanh công cụ
chọn nút < Chuyển>. Trang chuyển văn bản mở ra như hình 2.13
Nếu bạn muốn chuyển văn bản cho đơn vị nào thì bấm chuột vào đơn vị đó.
Đánh dấu vào ô vuông phía trái tên người nhận văn bản. Sau khi chọn tên cán bộ
nhận văn bản bạn cần bấm nút <Ghi nhận> để lưu thông tin.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 77
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hình 2.13 Trang chuyển văn bản cho đơn vị trực thuộc
1.6 Sửa một văn bản đến
Muốn sửa thông tin một văn bản đã ghi nhận, bạn thao tác như sau:
฀ Chọn văn bản cần sửa bằng cách nhấp chuột vào dòng tương ứng từ danh
sách văn bản đến.
฀ Trên thanh công cụ chọn nút< Sửa>
฀ Cửa sổ sửa văn bản đến xuất hiện đúng như cửa sổ thêm văn bản, các
thông tin đã có được h iện thị để sửa. Mọi thao tác sửa tương tự như lúc
nhập mới. Sau khi sửa xong cần ghi nhận bằng cách bấm nút <Ghi nhận>
Chú ý: Các văn bản đã được duyệt nội dung thì văn thư không có quyền sửa.
Khi cần sửa, nếu văn bản đã được duyệt thì nhân viên văn thư cần đề nghị người
có thẩm quyền duyệt thực hiện chức năng huỷ duyệt.
1.7 Xoá một văn bản đến
Chỉ có thể xoá được văn bản nếu văn bản đó chưa xử lý và đang được đặt
vào tình trạng chờ duyệt. Để xoá, trước hết bấm chọn văn bản đó. Sau đó mới
bấm biểu tượng xoá trên thanh công cụ. Vì việc xoá bao giờ cũng là việc nghiêm
trọng nên trước khi xoá, Phần mềm yêu cầu bạn phải xác nhận rằng bạn có chắc
chắn muốn xoá hay không. Chỉ khi được xác nhận đồng ý xoá thì văn bản mới
được xoá.
78 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Văn bản phát hành

2.1 Làm việc với văn bản phát hành
Văn bản phát hành gồm các công văn đi, quyết định, thông báo và nói chung
là tất cả văn bản có nguồn gốc từ đơn vị của bạn.
ở trang văn bản phát hành, bạn có thể xem danh sách văn bản theo các tiêu chí
khác nhau:
฀ Tiêu chí Ngày ký cho phép chọn ra các văn bản trong ngày chỉ ra. Khi
bấm vào Ngày ký, mặc định 10 ngày gần nhất sẽ được trải ngay dưới chữ
Ngày ký, bạn có thể bấm chuột chọn ngày để có được danh sách các văn
bản phát hành trong ngày đó.
฀ Tiêu chí Loại văn bản cho phép bạn chọn một trong các loại văn bản trong
hệ thống văn bản đã được đăng ký.
฀ Tiêu chí Văn bản chờ cấp số, một khi đã được lựa chọn chco phép hiện thị
ở cửa sổ bên phải tất cả các văn bản chờ cấp số để giúp cho nhân viên văn
thư lưu ý việc cấp số.
Hình 2.14 Trang web làm việc với văn bản phát hành
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 79
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Cách sử dụng các chức năng đối với các văn bản phát hành cũng tương tự như
đối với văn bản đến. Với một quyền thích hợp bạn có thể:
฀ Thêm mới một văn bản phát hành
฀ Sửa nội dung thông tin một văn bản
฀ Xoá một văn bản
฀ Tìm kiếm văn bản
฀ Cấp quyền xem
Bài 3: Xử lý công việc

Quản lý công việc là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu của bất
cứ một phần mềm hỗ trợ hoạt động hành chính nào. Quản lý văn bản chỉ các hoạt
động nền tảng phục vụ cho giải quyết công việc.
Phần mềm cung cấp một phương tiện quản trị công việc, không chỉ dừng ở
mức ghi nhận hồ sơ công việc mà thực sự là một công cụ điều hành vì nó cho
phép chủ động giao việc, nhắc việc và tham gia trực tiếp, tích cực vào quá trình
giải quyết công việc.
1. Hồ sơ công việc
1. Khái niệm hồ sơ công việc
Khái niệm hồ sơ công việc dùng để chỉ toàn bộ thông tin về quá trình hình
thành, giải quyết và kết thúc (đóng) một công việc.
Thông tin về công việc gồm có:
฀ Các yêu cầu giao việc: tên công việc, người thiết lập công việc (người khai
báo công việc trên hệ thống máy tính) thời điểm thiết lập công việc, thời
hạn công việc, các tài liệu ban đầu cung cấp theo yêu cầu ban đầu mà ta
gọi là tài liệu gốc.
฀ Các chủ thể và vai trò của các chủ thể trong công việc. Có 5 vai trò sau:
o Người giao việc thông thường là một lãnh đạo nào đó nên cũng được
gọi là lãnh đạo công việc.
80 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
o Người phụ trách là người phải chịu trách nhiệm hành chính về việc
giải quyết công việc. Người phụ trách thường là lãnh đạo đơn vị có
trách nhiệm giải quyết công việc nên cũng thường được gọi là lãnh
đạo phụ trách. Chẳng hạn, để giải quyết một vụ việc gian lận nhập
khẩu, Cục trưởng một Cục Hải quan là người giao việc nhưng
Trưởng phòng chống buôn lậu sẽ là người phụ trách giải quyết vấn
đề. Trong một số trường hợp người giao việc đồng thời là người phụ
trách.
o Người chủ trì là người trực tiếp và chính yếu giải quyết công việc.
Người chủ trì có thể chính là người phụ trách.
o Người phối hợp là người được giao giải quyết từng phần, từng mặt
công việc theo phân công của người chủ trì.
o Người theo dõi là người được phép theo dõi quá trình giải quyết công
việc. Trong khuôn khổ phần mềm này, ta quan niệm người theo dõi
không được tham gia trực tiếp giải quyết công việc. Nếu một người
có thể tham gia ý kiến thì phải xếp vào vai trò phối hợp.
฀ Các pha xử lý. Trong quá trình giải quyết công việc, những người xử lý
thường phải làm những việc sau:
o Cho ý kiến bày tỏ quan điểm của mình.
o Đưa ra các yêu cầu xử lý của mình đối với người khác.
o Đưa ra các tài liệu, tự soạn thảo như kết quả xử lý chính thức hoặc
các tài liệu có sẵn như tài liệu tham khảo.
Mỗi một lần một người tham gia xử lý, đưa ra ý kiến và các tài kiệu sau đó
tạm dừng để chờ ý kiến của các chủ thể khác hình thành nên một pha xử lý. Như
vậy quá trình giải quyết công việc là sự kế tiếp của các pha. Một cán bộ xử lý có
thể tham gia nhiều pha. Các pha một khi đã đưa vào hồ sơ công việc sẽ không
được sửa để ghi nhận trách nhiệm của mỗi chủ thể trong quá trình xử lý. Điều
này thường thấy khi soạn một văn bản phát hành, người ta có quy ền sửa chữa
nhiều lần nhưng tất cả các phiên bản cần được lưu giữ.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 81
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
฀ Trạng thái công việc gồm các trạng thái chưa được giải quyết, đang giải
quyết và đã kết thúc. Sau đây là một số loại công việc điển hình:
฀ Xử lý công văn đến. Công văn đến có thể là một thông báo và cũng có thể
là một yêu cầu giải quyết công việc. Xử lý công văn bắt đầu từ hoạt động
phân văn bản đến các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan. Sau đó các đơn vị
hoặc cá nhân đó cho ý kiến xử lý và có thể tạo ra các quyết định xử lý.
฀ Giải quyết thủ tục hành chính. Đây là một loại công văn đến đặc thù của
các cơ quan hành chính, là các yêuầuc của công dân với cơ quan hành
chính nhà nước để giải quyết một công việc. Kết quả thụ lý một thủ tục
hành chính là các hồ sơ hay quyết định gửi lại công dân hay tổ chức. Công
việc giải quyết thủ tục hành chính rất đa dạng. Đăng ký kết hôn, đăng ký
kinh doanh, làm các thủ tục hải quan, xét miễn giảm thuế, xin cấp phép
xây dựng…đều là các thủ tục hành chính.
฀ Thực hiện một ý kiến chỉ đạo. Kết quả là các báo cáo quá trình thực hiện
và kết quả thực hiện.
฀ Soạn thảo một văn bản phát hành. Trong quá trình soạn thảo văn bản cần
chỉnh sửa rất nhiều theo góp ý của lãnh đạo và các chuyên viên
฀ Theo dõi hồi báo. Nội dung theo dõi hồi báo là đối sánh các văn bản đi và
đến liên quan đến cùng một vấn đề để nắm được tiến triển giải quyết các
công việc có yếu tố bên ngoài. Công việc theo dõi hồi báo có thể bắt đầu
từ một công văn đi hoặc một công văn đến.
฀ Tập hợp tài liệu. Trong một số trường hợp, để chuẩn bị một công việc,
lãnh đạo có thể yêu cầu các chuyên viên tập hợp các tài liệu cùng liên
quan tới một vấn đề. Khác với 5 loại công việc kể trên, đối với việc này,
không cần có ý kiến cá nhân.
1.2. Giải quyết công việc
Khi gọi chức năng xử lý công việc ta nhận được một trang như hình 3.1
Cũng giống như danh mục các công văn đi/đến nói trong bài 2, vùng bên trái là
hệ thống phân loại cho phép bạn lọc nhanh các hồ sơ theo một tiêu chí, vùng bên
82 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
phải là danh sách các hồ sơ liên quan đến bạn, được sắp xếp giảm dần theo thời
gian tạo lập.
Bạn có thể lọc hồ sơ theo Ngày tạo, theo phân loại hồ sơ và theo tình trạng xử lý:
Hình 3.1 Trang các hồ sơ công việc

Về phân loại, có thể lọc hồ sơ theo 2 loại:
฀ Hồ sơ xử lý văn bản đến, được tạo lập khi phân xử lý công văn đến (Xem
mụcII.1.4)
฀ Hồ sơ giải quyết yêu cầu: gồm công việc tập hợp văn bản liên quan, dự
thảo văn bản, giải quyết thủ tục hành chính công hoặc một công việc bất
kỳ.
฀ Về tình trạng xử lý, hệ thống cho phép lọc 3 tình trạng sau:
฀ Hồ sơ cần xử lý là các hồ sơ mà bạn đang yêu cầu phải cho ý kiến giải
quyết. Muốn xử lý hồ sơ hãy bấm vào biểu tượng phong bì có dấu hỏi ? ở
đầu dòng công việc đó hoặc bấm chọn vào dòng đó rồi bấm chức năng
<Theo dõi xử lý> ở thanh công cụ.
฀ Hồ sơ chưa kết thúc xử lý là hồ sơ hiện tại tuy bạn không phải cho ý kiến
vì hiện tại không còn yêu cầu trực tiếp tới bạn nhưng còn những người
khác chưa xử lý xong.
฀ Hồ sơ đã đóng, không ai được xử lý nữa. Các hồ sơ này có biểu tượng ở
đầu dòng là một phong bì có đánh dấu màu xanh.
Muốn lọc hồ sơ theo tiêu chí nào thì bấm chuột vào cụm từ tương ứng.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 83
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hồ sơ đã được chính thức hoá, được phép sử xử lý sẽ có màu xanh. Hồ sơ

chưa chính thức thì chưa xử lý được và sẽ có màu đỏ. Chi tiết về việc chính thức
hoá được nêu trong chức năng duyệt hồ sơ nêu trong mục III.2.3
Trên bảng hồ sơ công việc này ta có thể thêm, xoá, sửa, tìm kiếm và theo dõi
xử lý. Các lệnh này cho trên thanh công cụ.
2. Thiết lập hồ sơ công việc

2.1 Mở một hồ sơ công việc
Có nhiều tình huống dẫn đến việc thiết lập các hồ sơ công việc. Trong bài 2,
ta đã biết cách t ạo hồ sơ xử lý công văn đến khi làm việc với công văn đến hay
lập hồ sơ hồi báo khi làm việc với công văn đi.
Trong trang hồ sơ công việc này ta có thể mở thêm các hồ sơ công việc bất kỳ.
Để làm việc như hình 3.2 sau đây:
Hình 3.2 Cửa sổ tạo lập hồ sơ

Nửa bên trái của cửa sổ này là thông tin ban đầu của công việc bao gồm
฀ Trích yếu hồ sơ công việc. Đối với các hồ sơ công việc xử lý công văn đến
hay hồi báo văn bản thì trích yếu hồ sơ công việc được lấy chính là trích
84 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
yếu công văn theo mặc định và bạn có thể thay đổi theo ý muốn. Đối với
hồ sơ mới bạn phải gõ vào thông tin này.
฀ Lĩnh vực công việc (bạn phải chọn một danh sách được thiết lập từ trước)
฀ Ngày mở hồ sơ được thiết lập tự động (là ngày hiện thời), tuy nhiên bạn có
thể sửa được.
฀ Người lập hồ sơ chính là bạn được thiết lập tự động
฀ Thời hạn xử lý bạn phải gõ vào
฀ Yêu cầu xử lý bạn phải gõ vào
Vào thời điểm này, các nút lệnh trong vùng các văn bản liên quan chưa được
kích hoạt (mở). Bạn phải bấm nút Ghi nhận để lưu thông tin về hồ sơ. Chỉ khi
ghi nhận thành công các nút trong vùng văn bản liên quan mới được kích hoạt.
2.2. Gắn kèm văn bản liên quan vào hồ sơ
Ban đầu, khi lập một hồ sơ, có thể có nhiều văn bản cần được đính kèm theo.
Chẳng hạn một hồ sơ xin thành lập một công ty có thể có các văn bản về điều lệ
công ty, về danh sách các cổ đông. Một hồ sơ đề nghị thông quan, có thể có đề
nghị và danh mục hàng hoá.
Trong trường hợp đó, các văn bản này cần được “đính kèm” vào hồ sơ để
người xử lý có đủ thông tin chi tiết.
Có thể đính kèm từ một tệp tin bất kỳ, cũng có thể đính kèm vào một công
văn đến hoặc một công văn đi đã có. Để đính kèm một tệp tin tự do, bạn chọn
nút<Đính kèm>. Khi đó cửa sổ làm việc mở ra như hình 3.3.
Cách gắn tệp vào hồ sơ công việc cũng giống như gắn tệp trong khi nhập
công văn đến nêu ở bài 2.
Một hồ sơ công việc có thể có nhiều tệp tin đính kèm. Nếu phải đính kèm
nhiều tệp tin thì hãy lặp lại công việc trên.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 85
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Chú ý: Nếu đưa tệp vào nhầm, bạn có thể xoá bằng cách nháy chuột vào
dòng chứa tên tệp đã gắn nhầm sau đó bấm nút <Loại bỏ> trên thanh công cụ.
Trường hợp văn bản liên quan đến hồ sơ là các văn bản đến hay đi đã có
trong hệ thống. Khi đó danh mục các công văn đến (hoặc đi) xuất hiện như hình
3.4.
Hình 3.4 Gắn kèm tài liệu từ văn bản đi/đến

Muốn đính kèm văn bản nào bạn đánh dấu vào ô đầu dòng mỗi văn bản đó.
Sau cùng bạn bấm nút <Ghi nhận> để gắn kèm các văn bản đã chọn vào hồ
sơ.
2.3. Thiết lập cây nhân lực
Tham gia giải quyết một công việc có thể có nhiều chủ thể với các vai trò
khác nhau. Sau khi nhập các thông tin yêu cầu công việc, việc tiếp theo là phân
vai trò cho những người tham gia.
Phần mềm thể hiện vai trò dưới dạng một cây nhân lực, có gốc là một nút
mang tên “Luồng xử lý”. Mỗi nút khác trong cây ứng với một chủ thể xử lý với
tên, chức danh và vai trò như trong hình 3.5
86 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hình 3.5 Một cây nhân lực

Chú ý: Khi cây có nhiều nút, người ta có thể dùng chế đ ộ hiện thị tóm tắt, giấu
toàn bộ các nút phía sau của một nút. Nếu trước một nút có dấu – thì nghĩa là
không giấu các nút phía sau. Nếu trước một nút đó có dấu + thì các nút phía sau
đang bị ẩn. Nếu muốn bạn có thể bấm vào dấu + đó để trải các nút ẩn ra. Nếu
bấm vào dấu – sẽ gây tác động ngược lại.
Mặc định, ý kiến xưe lý sau này của một người sẽ chỉ công khai cho tất cả
những người cùng nhánh trong cây nhân lực, không hiển thị đôí với tất cả mọi
người. Chi tiết được nêu trong mục 3.2
Khi thiết lập cây nhân lực hệ thống qui định cần phải tạo vai trò lãnh đạo
giao việc trước rồi mới có thể tạo vai trò xử lý chính, sau đó là vai trò phối hợp
xử lý.
Để tạo một nút mới kế tiếp từ một nút trong cây nhân lực, trước hết bạn phải
bấm chuột vào nút à từ đó phát sinh nút mới, sau đó bấm nút lệnh< thêm cán
bộ>. Cửa sổ “Cán bộ xử lý” hiện ra giúp chọn cán bộ xử lý. Hình 3.6 minh hoạ
việc bổ sung tiếp theo nút. Trong ví dụ ở hình 3.6 các bước thực hiện lần lượt
như sau:
฀ Bấm chọn vào nút mà từ đó phát sinh nút mới, lúc đầu là nút gốc, sau đó
bấm nút < Thêm cán bộ>
฀ Khi xuất hiện cửa sổ chọn cán bộ xử lý, bấm chọn vào đơn vị của chủ thể
xử lý để làm xuất hiện danh sách cán bộ đơn vị.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 87
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
฀ Trong danh sách cán bộ của phòng phần mềm, bấm chọn vào tên cán bộ.
฀ Chọn vai trò cần gán.
฀ Cuối cùng bấm nút < Ghi nhận> để lưu thông tin.
Nếu đưa vào nhầm nút nào, bạn có thể xoá bằng bấm chọn vào nút đó bấm
lệnh <x Xoá cán bộ> trong thanh công cụ. Khi xoá một nút thì Phần mềm cũng
sẽ xoá toàn bộ các nút dưới nút đó.
Chú ý: Nếu cây nhân lực có nhiều chủ thể thì phải bổ sung nhiều lần. Vì mỗi vai
trò lãnh đạo giao việc, lãnh đạo phụ trách và chủ trì chỉ có không quá một người
nên nếu cán bộ đưa vào bước trước đã giữ vai trò này, thì bước sau Phần mềm sẽ
cấm luôn vai trò đó.
2.4. Duyệt hồ sơ công việc
Việc nhập một hồ sơ mới có thể thực hiện bởi một ngưồi bất kỳ, không nhất
thiết là người giao việc. Vì thế cần có một cơ chế xác nhận hồ sơ đã được chấp
nhận là chính thức, cho phép đưa vào xử lý. Chỉ khi hồ sơ được chính thức hoá,
mọi chủ thể trong luồng mới có thể nhìn thấy và sau đó mới xử lý được.
Chú ý: để duyệt, hồ sơ cần phải có ít nhất hai vai trò xử lý: Lãnh đạo giao việc và
người xử lý chính( người chủ trì)
Để chính thức hoá, người tạo lập hồ sơ hoặc người lãnh đạo giao việc phải
bấm nút duyệt. Sau khi duyệt, người khai báo nếu không phải là người xử lý sẽ
không truy nhập luồng được nữa. Tuy nhiên vẫn có thể sửa được luồng từ bảng
công việc nêu trong phần 2. bằng cách chọn chức năng sửa tiếp theo là bấm nút
huỷ duyệt.
3. Xử lý công việc
Mỗi khi bạn đăng nhập vào hệ thống mà có một việc mới đang chờ, Phần
mềm sẽ bật cửa sổ nhắc việc như đã nêu trong mục 2. Để xử lý, bạn có thể bấm
chuột ngay vào biểu tượng. Bạn có thể bắt đầu xử lý một công việc từ bảng công
việc nêu trong mục 2 bằng cách bấm vào biểu tượng? Hoặc bấm chọn vào dòng
tương ứng với công việc sau đó bấm nút<? Theo dõi xử lý> trên thanh công cụ.
88 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Khi bắt đầu xử lý hồ sơ gồm 3 vùng chính:

฀ Vùng hiển thị yêu cầu công việc ban đàu ở phía trên bên trái.
฀ Vùng nhân lực xử lý ở phía trên bên phải
฀ Vùng luồng hồ sơ ở phía dưới
3.1. Luồng xử lý
Khái niệm luồng xử lý (Workflow) chỉ sự phối hợp các công việc theo một
trình tự nào đó.
Mỗi nút trên cây xác định một nhánh gồm tất cả các nút trên đường về gốc kể
từ nút đang xét (không kể các nút bị rẽ sang nhánh khác) và toàn bộ các nút phía
dưới. Phần mềm hỗ trợ nhiều chế độ luồng.
Thêm một người vào cây nhân lực
Một người xử lý có quyền thêm một người khác với tư cách là người phối hợp
với mình. Chỉ có thể thêm người phối hợp vào mức của mình trong cây nhân lực.
Cách thêm người hoàn toàn giống như đã môt tả trong mục 2.3 về thiết lập
cây nhân lực.
Xoá một người trong cây nhân lực
Bạn chỉ có thể xoá một người bất kỳ trong nhánh của bạn và phía dưới bạn
trong cây nhân lực. Muốn xoá, chỉ cần bấm chuột vào để chọn người đó sau đó
bấm lệnh <x Xoá> trên thanh công cụ
3.2 Xử lý công việc
Xử lý
Để đưa ý kiến giải quyết công việc bạn thực hiện như sau: Trên trang theo
dõi xử lý bạn bấm chọn nút Xử lý cửa sổ làm việc mở ra như hình 3.1.2
Cho ý kiến
Bạn ghi ý kiến của mình vào ô “ý kiến xử lý”.ý kiến có thể chỉ là bày tỏ quan
điểm của mình, có thể là một yêu cầu đối với một người khác hoặc cả hai.
Trong vùng các tài liệu đính kèm bạn có thể đưa vào hồ sơ các tài liệu bạn
soạn.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 89
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hầu hết các công việc đều đòi hỏi tạo ra văn bản phát hành. Các ý kiến và
văn bản đính kèm của bạn sẽ được công khai đối với những người thuộc nhánh
của bạn trong cây nhân lực hoặc cho tất cả nếu bạn đánh dấu vào ô “ Hiện thị ý
kiến cho tất cả mọi người được xem” nằm ở giữa khu vực cho ý kiến và đính
kèm tệp tin.
Đóng pha xử lý
Nếu mọi việc đã giải quyết xong, hãy bấm nút <? Chuyển đi> để mọi chủ thể
khác nhau nhìn thấy ý kiến xử lý cuả bạn.
Nếu bạn chưa xử lý xong chưa chuyển đi được, còn tiếp tục phải cho ý kiến
thì cũng phải ghi lại bằng cách bấm nút < Ghi nhận> trong thanh công cụ. Nếu
không ghi nhận thì lần sau vào xử lý tiếp phải làm lại tất cả.
Sau khi xử lý xong bạn có thể bấm nút< Quay lại> để trở về t rang hồ sơ công
việc.
4. Đóng công việc và chuyển tài liệu của hồ sơ công việc thành văn bản
phát hành
Trước đây trong phần văn bản phát hành nêu trong bài 2, ta có thể tạo mới và
đính kèm tệp tin. Trong trường hợp đó, không có được thông tin hồ sơ văn bản
phát hành đã được tạo như thế nào.
Thực ra, việc tạo ra văn bản phát hành cũng phải được thực hiện trong một
công việc. Sau một số pha xử lý, khi phiên bản cuối cùng của văn bản được hoàn
thành thì tiếp theo phải đăng ký chính thức phiên bản đó thành văn bản phát
hành.
Trong phần nội dung xử lý, ta nhận thấy trước mỗi tài liệu đính kèm đều có
một ô đánh dấu. Muốn chuyển tài liệu nào thành văn bản phát hành, chỉ cần đánh
dấu vào ô tương ứng, sau đó bấm nút chuyển phát hành.
Khi đó form đăng ký văn ản
b phát hành sẽ xuất hiện giống như nhập một văn
bản phát hành đã nêu trong bài 2 để ta điền các thông tin mô tả.
--------------------------------
90 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tin HC NG DNG Trong Qun TR Van Phon

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Tin HC NG DNG Trong Qun TR Van Phon

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ

Bài 1: Quản lý công văn .................................................................................................. 48

Bài 1: Làm việc với phần mềm........................................................................................ 61

4. Đổi mật khẩu ............................................................................................................ 64

CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ

Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành

I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows

1. Cấu trúc cây thư mục:

Đồng ý xoá Không xoá

Thuộc tính chỉ đọc

II. Soạn thảo văn bản

Bài 2: Sử dụng phần mềm nén và giải nén winrar/winzip

II. Nén tệp tin, thư mục

Bước 1: Chọn thư mục, tệp tin cần nén

III. Giải nén tệp tin, thư mục

Bước 3: Chọn chế độ cập nhật trong Update mode

IV. Nâng cao khả năng khai thác Winrar

1. Khởi động Winrar: Start / Programs / WinRAR / WinRAR

 Add file to archive: Nén tệp

Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download tài liệu bằng

I. Dùng trình duyệt Google Chrome

1. Cài đặt Google Chrome và khởi động

Để tải về trình duyệt mới nhất Google Chrome ta vào trang

2. Cách dùng các Tab

3. Trang "Tab Mới"

ỏ cụ thể khỏi trang . Để xoá các hình thu nhỏ được

4. Cách dùng Thanh địa chỉ

II. Download tài liệu bằng IDM (Internet Download Manager)

2. Thanh toolbar của IDM

3. Tùy biến giao diện IDM

- Tùy biến các nút công cụ trên IDM :

4. Hộp thoại hiển thị quá trình Download

Mục “Show download complete dialog”:

Bài 4: Ghi đĩa CD

I. Cách cài đặt:

II. Các chức năng của Nero

Favorites: Các chức năng thường sử dụng.

• Play Audio: Chơi các tập tin âm thanh (Audio, Music).

III. Cách ghi đĩa CD chứa dữ liệu:

Đây là cách ghi thư

Trong phần thiết lập các thông số ghi đĩa:

• 1. Chọn ổ dĩa có chứa dĩa gốc muốn sao chép.

V. Cách xóa đĩa CD-RW (Rewriteable):

Bài 5: Cài đặt font và chuyển đổi font

I. Cài đặt thêm font cho hệ thống

1. Giới thiệu bộ gõ VietKey

- Nhấn đúp vào biểu tượng

Cách 2: Nhắp vào Start chọn biểu tượng

Trong thẻ Bảng mã:

bảng chọn nóng.

Quy định: Có Đang chọn.

III. Cài đặt và sử dụng Unikey

CHƯƠNG II: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ

Bài 1: Quản lý công văn

I. Thiết lập sổ quản lý công văn

Bước 1: Mở 1 tệp mới

II. Nhập dữ liệu và tìm công văn

Bài 2: Quản lý nhân sự

I. Lập cơ sở dữ liệu nhân sự

d. Less than( Less than or equal to):

- Input Messge: Nội dung thông báo, dùng kiểu gõ Unicode.

Đảng viên: Lựa chọn Có hoặc Không

II. Sắp xếp danh sách nhân sự