BÁO CÁO NHÓM 4 (1)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ & THƯƠNG MẠI

ĐIỆN TỬ
----------- 🙥 🕮 🙧 -----------
BÀI THẢO LUẬN

PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ PHẦN MỀM
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

NHÂN VIÊN
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Hàn Minh Phương

Nhóm thực hiện: 4
Lớp học phần: 231_eCIT2611_01
HÀ NỘI, 11/2023
MỤC LỤC
ĐẶT VẤN ĐỀ.....................................................................................................................9

PHIẾU KHẢO SÁT...........................................................................................................9
BIÊN BẢN KHẢO SÁT...................................................................................................22
BIỂU MẪU, CHỨNG TỪ CÓ LIÊN QUAN.................................................................23
I. TỔNG QUAN HỆ THỐNG.........................................................................................32
1.1 Mô tả bài toán.............................................................................................................32
1.2 Phân tích các yêu cầu.................................................................................................33
1.2.1 Yêu cầu chức năng...............................................................................................33
1.2.2 Yêu cầu phi chức năng.........................................................................................33
II. MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ...................................................................................34
2.1 Use case quy trình quản lý hồ sơ nhân viên.............................................................34
2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống...............................................................36
2.3 Đặc tả...........................................................................................................................37
2.3.1 Chức năng Quản lý xác thực người dùng...........................................................37
2.3.1.1 Use case Quản lý xác thực người dùng.........................................................37
2.3.1.2 Đặc tả use case Quản lý xác thực người dùng..............................................37
2.3.1.3 Activity diagram quy trình Quản lý xác thực người dùng............................40
2.3.2 Chức năng Quản lý bảo mật................................................................................42
2.3.2.1 Use case Quản lý bảo mật..............................................................................42
2.3.2.2 Đặc tả use case Quản lý bảo mật...................................................................43
2.3.2.3 Activity diagram Quản lý bảo mật.................................................................46
2.3.3 Chức năng Quản lý tài khoản..............................................................................48
2.3.3.1 Use case Quản lý tài khoản............................................................................48
2.3.3.2 Đặc tả use case Quản lý tài khoản.................................................................48
2.3.3.3 Activity diagram quy trình Quản lý tài khoản...............................................51
2.3.4 Chức năng Quản lý hồ sơ.....................................................................................53
2.3.4.1 Use case Quản lý hồ sơ..................................................................................53
2.3.4.2 Đặc tả use case Quản lý hồ sơ.......................................................................53
2.3.4.3 Activity diagram quy trình Quản lý hồ sơ.....................................................60
2.3.5 Chức năng Thông báo..........................................................................................63
2.3.5.1 Use case Thông báo........................................................................................63
2.3.5.2 Đặc tả use case Thông báo.............................................................................64
2.3.5.3 Activity diagram quy trình Thông báo...........................................................69
III. THIẾT KẾ GIAO DIỆN...........................................................................................72
3.1 Thiết kế giao diện Quản lý xác thực người dùng.....................................................72
3.1.1 Thiết kế giao diện Đăng nhập/Đăng xuất...........................................................72
3.1.2 Thiết kế giao diện Quên mật khẩu.......................................................................74
3.2 Thiết kế giao diện Quản lý bảo mật..........................................................................75
3.2.1 Thiết kế giao diện Thiết lập bảo mật hai lớp 2FA...............................................75
3.2.2 Thiết kế giao diện Đổi mật khẩu..........................................................................80
3.3 Thiết kế giao diện Quản lý tài khoản........................................................................82
3.3.1 Thiết kế giao diện Kích hoạt tài khoản................................................................82
3.3.2 Thiết kế giao diện Ngừng kích hoạt tài khoản…..................................................85
3.4 Thiết kế giao diện Quản lý hồ sơ...............................................................................86
3.4.1 Thiết kế giao diện Khai báo lần lượt hồ sơ..........................................................86
3.4.2 Thiết kế giao diện Khai báo bằng nhận diện tự động.........................................89
3.4.3 Thiết kế giao diện Theo dõi hồ sơ........................................................................92
3.4.4 Thiết kế giao diện Tìm kiếm hồ sơ.......................................................................97
3.4.5 Thiết kế giao diện Cập nhật hồ sơ.....................................................................100
3.4.6 Thiết kế giao diện Xóa hồ sơ..............................................................................106
3.5 Thiết kế giao diện Thông báo..................................................................................108
3.5.1 Thiết kế giao diện Nhận thông báo....................................................................108
3.5.2 Thiết kế giao diện Quản lý thông báo................................................................109
3.5.3 Thiết kế giao diện Thêm thông báo...................................................................110
3.5.4 Thiết kế giao diện Phê duyệt cập nhật...............................................................112
KẾT LUẬN.....................................................................................................................115
DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1.1.1: Giao diện đăng nhập...................................................................................70
Hình 3.1.1.2: Giao diện nhập mã xác thực (áp dụng với tài khoản có thiết lập bảo mật) 70
Hình 3.1.1.3: Giao diện Đăng xuất....................................................................................71
Hình 3.1.2.1: Giao diện Quên mật khẩu............................................................................72
Hình 3.2.1.1: Giao diện lựa chọn chức năng Bảo mật......................................................74
Hình 3.2.1.2 Giao diện chọn phương thức xác thực..........................................................74
Hình 3.2.1.3: Giao diện Thiết lập xác thực 2 yếu tố qua QR hoặc nhập mã.....................75
Hình 3.2.1.4: Giao diện Nhập mã xác thực.......................................................................75
Hình 3.2.1.5: Giao diện Nhập lại mã xác thực..................................................................76
Hình 3.2.1.6: Giao diện Thông báo xác thực 2 yếu tố đang hoạt động.............................76
Hình 3.2.1.7: Giao diện nhập mật khẩu để tiếp tục quá trình xác thực.............................77
Hình 3.2.1.8: Giao diện sai mật khẩu................................................................................77
Hình 3.2.1.9: Giao diện Thiết lập bảo mật hai lớp thành công.........................................78
Hình 3.2.2.1: Giao diện chọn chức năng đổi mật khẩu.....................................................79
Hình 3.2.2.2: Giao diện nhập mã xác thực ( áp dụng đối với tài khoản đã cài thiết lập
bảo mật 2 FA)....................................................................................................................80
Hình 3.3.1.1: Giao diện màn hình hiển thị trạng thái tài khoản......................................81
Hình 3.3.1.2: Giao diện kích hoạt một tài khoản...............................................................81
Hình 3.3.1.3: Giao diện kích hoạt nhiều tài khoản............................................................82
Hình 3.3.1.4: Giao diện thông báo kích hoạt tài khoản thành công..................................83
Hình 3.3.2.1: Giao diện ngừng kích hoạt tài khoản..........................................................84
Hình 3.4.1.1: Giao diện khai báo lần lượt hồ sơ...............................................................85
Hình 3.4.2.1: Giao diện Nhận diện và thêm tự động.........................................................89

Hình 3.4.2.2: Giao diện thông báo nhận diện và thêm hồ sơ thành công.........................89
Hình 3.4.3.1: Giao diện Theo dõi hồ sơ theo dạng danh sách..........................................91
Hình 3.4.3.2: Giao diện Theo dõi hồ sơ dạng chi tiết........................................................93
Hình 3.4.4.1: Giao diện Tìm kiếm hồ sơ trên thanh tìm kiếm............................................96
Hình 3.4.4.2: Giao diện Tìm kiếm hồ sơ dạng theo tiêu chí..............................................98
Hình 3.4.5.1: Giao diện lựa chọn chức năng cập nhật hồ sơ............................................99
Hình 3.4.5.2: Giao diện hồ sơ trước khi cập nhật.............................................................99
Hình 3.4.5.3: Giao diện hồ sơ khi đã cập nhật................................................................100
Hình 3.4.5.4: Giao diện nhân viên tự cập nhật hồ sơ và gửi yêu cầu phê duyệt.............102
Hình 3.4.6.1: Giao diện chọn chức năng Xóa hồ sơ.......................................................105

Hình 3.4.6.2: Giao diện thông báo “ Bạn có chắc muốn xóa hồ sơ”?............................105
Hình 3.4.6.3: Giao diện Xóa hồ sơ thành công...............................................................106
Hình 3.5.1.1: Giao diện Nhận thông báo.........................................................................107
Hình 3.5.2.1: Giao diện Quản lý thông báo.....................................................................108
Hình 3.5.3.1: Giao diện Thêm thông báo........................................................................109
Hình 3.5.4.1: Giao diện Thông báo yêu cầu cập nhật.....................................................111
Hình 3.5.4.2: Giao diện từ chối/ phê duyệt yêu cầu........................................................112

ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong thời đại hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, ngày
càng có nhiều doanh nghiệp ứng dụng hệ thống thông tin vào hoạt động quản lý kinh
doanh để tối ưu hóa các nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất, chi phí để giúp cho
hoạt động kinh doanh được hiệu quả và tối ưu hơn. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp tạo
lợi thế cạnh tranh với các doanh nghiệp khác đồng thời cũng giúp cho doanh nghiệp nâng
cao chất lượng và vươn tầm với thế giới. Để có thể tạo hệ thống thông tin ứng dụng trong
doanh nghiệp thì cần phải có một bản phân tích thiết kế, bản phân tích thiết kế theo thời
gian thì cũng cần phải đòi hỏi chi tiết, tỉ mỉ, chính xác và mô tả được những trường hợp
xảy ra trong vòng đời và có thể dựa vào đó để nắm bắt được sự thay đổi của hệ thống,
khắc phục các sự cố và đặc biệt là có khả năng sử dụng lại cao mà hầu hết các ứng dụng
ngày nay đòi hỏi.
Ngày nay, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng là hình thức
phân tích thiết kế được sử dụng phổ biến nhất do tính hiệu quả và có nhiều lợi ích nổi trội
của nó sơ với các hình thức khác như khả năng sử dụng lại, miền sử dụng rộng,...
Bằng các kiến thức được học trong môn học “Phân tích nghiệp vụ phần mềm”,
nhóm đã tiến hành nghiên cứu và thực hiện đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hồ
sơ nhân viên”. Trong quá trình thực hiện và hoàn thiện bài báo cáo, chắc hẳn sẽ không
tránh khỏi những thiếu sót, nhóm rất mong sẽ nhận được những ý kiến đóng góp từ giảng
viên và các bạn bởi sự đóng góp của mọi người chính là nền tảng giúp nhóm có thể hoàn
thiện bài báo cáo một cách tốt nhất.
PHIẾU KHẢO SÁT
Dự án: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên của công ty TMU
1. THÔNG TIN CHUNG
Nội dung khảo sát: Thông tin và yêu cầu của doanh nghiệp đối với phần mềm quản lý hồ
sơ nhân viên
Thời gian khảo sát: 21/10/2023 Địa điểm: Cầu giấy
Thành viên tham gia khảo sát:
STT Họ và tên Chức danh/ Phòng ban

1 Nguyễn Thị Phượng Phòng nhân sự
2 Lê Thị Phương Thanh Phòng nhân sự
3 Bùi Thị Thủy Phòng kĩ thuật
2. NỘI DUNG KHẢO SÁT

* Cơ cấu tổ chức
Câu1: Mô tả cơ cấu tổ chức của công ty, bao gồm các bộ phận, phòng ban và chức vụ
quản lý? Nhiệm vụ chức năng các phòng ban?
1. Ban Giám Đốc
- Nhiệm vụ: Lãnh đạo toàn bộ công ty, đề xuất chiến lược tổng thể và đảm bảo sự liên kết
giữa các bộ phận.
2. Phòng Nhân Sự:
- Nhiệm vụ: Quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và duy trì môi trường làm việc tích
cực.
3. Phòng Kinh Doanh:
- Nhiệm vụ: Phát triển và thực hiện chiến lược kinh doanh, tìm kiếm cơ hội thị
trường và quản lý mối quan hệ khách hàng.
4. Phòng Tài Chính:
- Nhiệm vụ: Quản lý tài chính, dự báo ngân sách, và bảo đảm tuân thủ các quy định về tài
chính.
5. Phòng Kỹ Thuật:
- Nhiệm vụ: Quản lý các dự án kỹ thuật, phát triển sản phẩm và duy trì hệ thống công
nghệ thông tin.
6. Phòng Tiếp Thị:
- Nhiệm vụ: Phát triển chiến lược tiếp thị, xây dựng thương hiệu và quảng bá sản
phẩm/dịch vụ.
7. Phòng Nghiên Cứu và Phát Triển:
- Nhiệm vụ: Nắm bắt xu hướng công nghệ mới, nghiên cứu và phát triển sản phẩm/dịch
vụ mới.
Câu 2: Đối tượng sử dụng chính của phần mềm là bộ phận/ phòng ban nào?
1. Bộ phận Nhân Sự:
- Quản lý nhân sự: Sử dụng để theo dõi thông tin cá nhân, quá trình làm việc, và lịch sử
công tác của nhân viên.
- Tuyển dụng: Dùng để quản lý hồ sơ ứng viên, đơn xin việc, và tiến trình tuyển dụng.
2. Quản lý Cấp Cao:
- Lãnh đạo và quản lý: Kiểm soát hiệu suất nhân sự, đánh giá nhân viên, và đưa ra quyết
định chiến lược dựa trên dữ liệu nhân sự.
3. Nhân Viên:
- Tự quản lý hồ sơ cá nhân: Cập nhật thông tin cá nhân, theo dõi lịch sử làm việc và các
khóa học đào tạo.
* Hiện trạng phần mềm đang sử dụng

Câu 3: Công ty đã sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên chưa? Nếu đã sử dụng,
vui lòng mô tả ngắn gọn về phần mềm hiện tại (giao diện, chức năng,...).
Chúng tôi hiện có sử dụng một phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên. Giao diện của
phần mềm đơn giản, dễ dùng. Phần mềm giúp quản lý các thông tin cá nhân khác nhau
của nhân viên như: Thông tin cá nhân, trình độ học vấn, quá trình làm việc, …và cho
phép cập nhật các thông tin liên quan đến nhân sự như: Loại công việc, tính chất công
việc, chức vụ, kiêm nhiệm
Tuy nhiên quyền truy cập chưa được kiểm soát tốt, người dùng không được ủy
quyền hoặc tin tưởng có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm của nhân viên. Và tốc độ
truy xuất và xử lý dữ liệu còn chậm khi xử lý nhiều thông tin nhân viên cùng một thời
điểm.
Câu 4: Phạm vi sử dụng phần mềm?

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên có phạm vi sử dụng rộng rãi, chủ yếu dùng cho bộ
phận nhân sự, ban quản lý cấp cao và nhân viên công ty. Dưới đây là một số phạm vi sử
dụng chính của phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên:
- Quản lý thông tin cá nhân: Theo dõi và lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên, bao gồm
họ tên, địa chỉ, ngày sinh, quốc tịch, và các thông tin khác.
- Quản lý hồ sơ công việc: Lưu trữ và cập nhật thông tin về vị trí công việc, mô tả công
việc, và các nhiệm vụ cụ thể của nhân viên.
- Quản lý bảo mật: Thiết lập chế độ bảo mật tốt để đảm bảo an toàn thông tin
- Quản lý xác thực: Thực hiện quá trình đăng nhập, đăng xuất để thực hiện công việc
- Thông báo: Quản lý các thông báo có liên quan
Câu 5: Cách thức tổ chức và quản trị phần mềm?

1. Triển Khai Phần Mềm:
- Xây dựng kế hoạch triển khai, bao gồm việc cài đặt phần mềm, thiết lập cấu trúc dữ
liệu, và đào tạo nhân viên. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu cách sử dụng phần mềm.
2. Quy Trình Làm Việc:
- Xây dựng quy trình làm việc chi tiết cho việc quản lý hồ sơ nhân viên. Bao gồm cách
nhập liệu, cập nhật thông tin, và các bước liên quan đến quy trình làm việc hàng ngày.
3. Đào Tạo Nhân Sự:
- Tổ chức buổi đào tạo cho nhân viên để họ có thể sử dụng phần mềm hiệu quả. Điều
này giúp giảm thiểu lỗi và tối ưu hóa sự sử dụng các tính năng.
4. Bảo Mật Thông Tin:
- Bảo vệ thông tin nhân viên bằng cách thiết lập các biện pháp bảo mật như quản lý
quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, và theo dõi hoạt động.
5. Quản Lý Thay Đổi:
- Đối mặt với thay đổi trong tổ chức và đảm bảo rằng phần mềm được cập nhật để đáp
ứng nhu cầu mới.
6. Đánh Giá Hiệu Suất:
- Thực hiện các đánh giá định kỳ về hiệu suất của phần mềm để đảm bảo rằng nó vẫn
đáp ứng yêu cầu và đưa ra các cải tiến nếu cần thiết.
7. Hỗ Trợ Người Dùng:
- Thiết lập hệ thống hỗ trợ để giải quyết vấn đề và trả lời câu hỏi từ nhân viên sử dụng
phần mềm.
Câu 6: Tốc độ xử lý của phần mềm như thế nào ?

- Tốc độ xử lý chậm: Khi cơ sở dữ liệu quá lớn hoặc khi hệ thống không được tối ưu, thời
gian xử lý dữ liệu có thể bị kéo dài, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và trải nghiệm
người dùng.
- Truy xuất dữ liệu chậm: Nếu phần mềm không được thiết kế tối ưu hoặc cấu trúc dữ liệu
không được tổ chức một cách hiệu quả, quá trình truy xuất dữ liệu từ hồ sơ nhân viên có
thể trở nên chậm chạp. Điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian phản hồi và hiệu suất
trong việc truy xuất thông tin quan trọng.
Câu 7: Các vấn đề về an ninh, bảo mật của phần mềm như thế nào ?
- Quyền truy cập không được kiểm soát: Một trong những khó khăn phổ biến là việc kiểm
soát quyền truy cập vào dữ liệu nhân viên. Nếu không có cơ chế kiểm soát quyền truy cập
chặt chẽ, người dùng không được ủy quyền hoặc tin tưởng có thể truy cập vào thông tin
nhạy cảm của nhân viên, dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin hoặc sử dụng sai mục đích.
- Rủi ro bị xâm nhập: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên có thể trở thành mục tiêu của
các cuộc tấn công mạng và xâm nhập. Nếu hệ thống không được bảo vệ và cập nhật đủ,
tin tặc có thể tìm cách xâm nhập vào hệ thống để truy cập, thay đổi hoặc đánh cắp thông
tin nhân viên. Điều này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho cá nhân và tổ chức.
- Rủi ro đánh cắp danh tính: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên chứa nhiều thông tin
nhạy cảm về nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, số Bảo hiểm Xã hội, thông tin tài
chính và hồ sơ công việc. Nếu không có các biện pháp bảo mật đủ, tin tặc có thể đánh cắp
danh tính của nhân viên và sử dụng thông tin này cho mục đích gian lận hoặc lừa đảo.
-Rủi ro mất dữ liệu: Mất dữ liệu có thể xảy ra do lỗi hệ thống, sự cố kỹ thuật, tấn công
mạng hoặc sự cố không mong muốn khác. Nếu không có các biện pháp sao lưu và khôi
phục dữ liệu chính xác, mất dữ liệu có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho tổ chức và
quản lý hồ sơ nhân viên.
Câu 8: Tính đáp ứng của các chức năng trên phần mềm đáp ứng như thế nào với nhu cầu
sử dụng của quý khách hàng? Những khó khăn gặp phải trong quá trình sử dụng phần
mềm?
Tính đáp ứng các chức năng trên phần mềm chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng
của khách hàng ( an ninh bảo mật chưa tốt, tốc độ xử lý chậm, chưa có sự·kết nối chặt chẽ
với phân hệ chấm công, tính lương để cập nhật đồng thời các số liệu về công, lương, phụ
cấp được hưởng, số thuế thu nhập cá nhân phải nộp…)
Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên, người dùng có thể gặp phải
một số khó khăn về hệ thống, bao gồm:
1. Độ ổn định: Một khó khăn thường gặp là độ ổn định của hệ thống phần mềm. Nếu phần
mềm gặp lỗi thường xuyên, gây gián đoạn hoặc mất dữ liệu, người dùng sẽ gặp khó khăn
trong việc sử dụng và tin tưởng vào tính đáng tin cậy của phần mềm.
2. Tốc độ và hiệu suất: Nếu hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên chạy chậm hoặc không đáp
ứng nhanh đủ, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc truy cập và xử lý thông tin.
Điều này có thể gây ra sự chậm trễ và gián đoạn trong quá trình làm việc.
3. Tương thích và tích hợp: Một khía cạnh quan trọng là tính tương thích và tích hợp với
các hệ thống khác trong tổ chức. Nếu phần mềm không tương thích hoặc không tích hợp
tốt với các hệ thống khác như hệ thống quản lý tài chính, email, hay hệ thống quản lý dự
án, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc chia sẻ và truy cập thông tin liên quan.
4. Bảo mật và quyền riêng tư: Bảo mật thông tin nhân viên là một yếu tố quan trọng. Nếu
hệ thống không đảm bảo đủ biện pháp bảo mật, có thể xảy ra việc truy cập trái phép hoặc
rò rỉ thông tin nhạy cảm. Điều này có thể gây lo ngại và ảnh hưởng đến quyền riêng tư
của nhân viên.
5. Hỗ trợ kỹ thuật: Trong quá trình sử dụng, người dùng có thể gặp phải các vấn đề kỹ
thuật như lỗi phần mềm, khó khăn trong cấu hình hệ thống hoặc tương tác với phần mềm.
Để giải quyết các vấn đề này, người dùng cần có sự hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp phần
mềm hoặc đội ngũ IT nội bộ.
* Sự mong đợi về phần mềm mới

Câu 9: Phần mềm quản lý mới này có mục tiêu cụ thể hướng đến là gì và chức năng như
thế nào ?
Mục tiêu cụ thể:
1. Tăng cường quản lý hồ sơ nhân viên: Mục tiêu chính của phần mềm này là cung cấp
một hệ thống quản lý hiệu quả cho hồ sơ nhân viên. Nó giúp tổ chức lưu trữ, quản lý và
truy cập thông tin về nhân viên một cách dễ dàng và hiệu quả.
2. Tối ưu hóa quy trình làm việc: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên có thể nhằm mục
tiêu tối ưu hóa quy trình làm việc liên quan đến hồ sơ nhân viên. Nó giúp tổ chức tự động
hóa các công việc, giảm thiểu thủ tục thủ công và tối đa hóa hiệu suất làm việc.
3. Cải thiện tính khả dụng và truy cập dữ liệu: Một mục tiêu quan trọng là đảm bảo rằng
dữ liệu hồ sơ nhân viên có sẵn và truy cập được một cách nhanh chóng và dễ dàng. Phần
mềm này giúp cải thiện tính khả dụng và truy cập dữ liệu thông qua chức năng tìm kiếm,
sắp xếp và lọc thông tin.
Chức năng:
1. Quản lý thông tin cá nhân: Phần mềm cho phép lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân
của nhân viên bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, thông tin gia đình, quá trình công
tác và bằng cấp.
2. Quản lý quyền truy cập: Chức năng này cho phép quản lý quyền truy cập dữ liệu dựa
trên vai trò và cấp bậc của từng người dùng. Nó giúp đảm bảo tính bảo mật và ngăn chặn
truy cập trái phép vào thông tin nhân viên.
3. Quản lý tài liệu: Hỗ trợ lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tài liệu liên quan đến nhân viên,
bao gồm hồ sơ, văn bản và tài liệu khác.
4. Tích hợp hệ thống: Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức, chẳng
hạn như hệ thống email, quản lý tài chính hoặc hệ thống quản lý nhân sự khác.
Câu 10: Quý khách muốn hiệu suất và hiệu năng của phần mềm mới như thế nào ?
1. Tốc độ xử lý nhanh: Hiệu suất của phần mềm được đo bằng tốc độ xử lý các tác vụ và
truy xuất dữ liệu. Một phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nên có khả năng xử lý
nhanh chóng các thao tác như tìm kiếm, thêm, chỉnh sửa và xóa dữ liệu. Điều này giúp
người dùng tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
2. Khả năng xử lý dữ liệu lớn: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cần có khả năng xử lý
dữ liệu lớn và đáp ứng đồng thời cho nhiều người dùng. Nếu phần mềm không đáp ứng
được trong tình huống có nhiều người dùng truy cập cùng lúc, nó có thể dẫn đến sự gián
đoạn trong quy trình làm việc và giảm hiệu suất.
3. Tối ưu hóa cơ sở dữ liệu: Hiệu suất của phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên phụ thuộc
vào cách cơ sở dữ liệu được tổ chức và tối ưu hóa. Các tác vụ thường xuyên như truy xuất
dữ liệu, tìm kiếm và sắp xếp nên được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cơ
sở dữ liệu cần được thiết kế và cấu trúc tốt để đảm bảo hiệu suất cao.
4. Khả năng mở rộng: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên nên có khả năng mở rộng để
đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Nếu tổ chức mở rộng hoặc thay đổi quy mô, phần mềm cần
có khả năng mở rộng linh hoạt mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc hiệu năng.
5. Tính ổn định và bảo trì: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cần đảm bảo tính ổn định
và ít gặp lỗi. Nếu phần mềm thường xuyên gặp sự cố hoặc lỗi, nó có thể gây gián đoạn và
ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Hơn nữa, việc cung cấp cập nhật và bảo trì định kỳ
giúp duy trì hiệu năng tốt của phần mềm.
Câu 11: Có yêu cầu đặc biệt nào về giao diện người dùng để dễ sử dụng và trực quan
hơn không?
1. Đơn Giản và Gọn Gàng: Tạo giao diện đơn giản và gọn gàng, tránh quá nhiều
thông tin trên màn hình.
2. Sử Dụng Biểu Đồ và Hình Ảnh: Sử dụng biểu đồ và biểu đồ Gantt để hiển thị
thông tin một cách trực quan.
3. Hướng Dẫn và Trợ Giúp: Cung cấp hướng dẫn sử dụng rõ ràng và dễ hiểu, bao
gồm tính năng trợ giúp trong phần mềm.
4. Phản Hồi Ngay Lập Tức: Cung cấp phản hồi ngay khi người dùng tương tác với
giao diện. Ví dụ, khi nhấp vào một nút, hãy hiển thị một thông báo xác nhận hoặc
hiệu ứng để cho người dùng biết rằng họ đã thực hiện thành công một hành động.
5. Tích Hợp Tính Năng Kéo Và Thả: Cho phép kéo và thả các mục dễ dàng.
6. Thử Nghiệm Người Dùng: Thử nghiệm giao diện với người dùng để đo lường sự
dễ sử dụng.
7. Thời Gian Đào Tạo Ngắn: Mục tiêu giảm thiểu thời gian đào tạo cho người dùng
mới.
8. Tùy Chọn Tùy Biến: Cho phép tùy chỉnh giao diện theo nhu cầu cá nhân.
Câu 12: Công ty cần có các tính năng bảo mật như thế nào để bảo vệ thông tin nhân
viên?
1. Quản lý quyền truy cập: Có khả năng quản lý và kiểm soát quyền truy cập vào dữ
liệu nhân viên. Ví dụ, chỉ những người có quyền truy cập cụ thể mới có thể xem
thông tin nhạy cảm.
2. Mã hóa dữ liệu: Dữ liệu nhân viên được mã hóa đủ mạnh khi lưu trữ và truyền tải,
để ngăn chặn truy cập trái phép.
3. Đăng nhập an toàn: Hệ thống cần hỗ trợ đăng nhập an toàn bằng một loạt các yếu
tố xác thực như mật khẩu mạnh, xác thực hai yếu tố, hoặc sử dụng công nghệ nhận
diện sinh trắc học.
4. Ghi nhật ký : Sử dụng để theo dõi và ghi lại mọi hoạt động trên hệ thống để phát
hiện và ứng phó với các hành vi đáng ngờ hoặc truy cập trái phép.
5. Khả năng sao lưu và phục hồi: Có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm
bảo rằng thông tin nhân viên luôn an toàn và có thể khôi phục sau sự cố.
6. Tuân thủ quy định: Đảm bảo rằng hệ thống phần mềm tuân thủ tất cả các quy định
liên quan đến bảo mật dữ liệu nhân viên, chẳng hạn như GDPR nếu áp dụng.
* Các quy tắc nghiệp vụ, quy trình xử lý

Câu 13: Mô tả, liệt kê các công việc hàng ngày quý khách hàng đang thực hiện về nghiệp
vụ ?
 Kiểm tra và sắp xếp hồ sơ: Đảm bảo tính đầy đủ và cập nhật. Sau đó, sắp xếp hồ
sơ theo các tiêu chí như phòng ban, vị trí, hoặc theo thời gian.
 Lưu trữ và bảo quản hồ sơ: Đảm bảo rằng hồ sơ được lưu trữ an toàn và cẩn thận.
Hồ sơ bản cứng được đặt trong các thư mục và tủ lưu trữ phù hợp để đảm bảo tiện
lợi và dễ dàng truy cập.
 Cập nhật thông tin: Nếu có thay đổi về thông tin cá nhân của nhân viên, thực hiện
cập nhật thông tin này vào hồ sơ. Điều này bao gồm việc thay đổi thông tin liên hệ,
hồ sơ bảo hiểm, hoặc các giấy tờ khác liên quan đến hồ sơ nhân viên.
 Tìm kiếm và cung cấp thông tin: Khi cần, thực hiện việc tìm kiếm và cung cấp
thông tin từ hồ sơ nhân viên cho các bộ phận hoặc người liên quan. Điều này có
thể bao gồm việc sao chép hoặc gửi thông tin cần thiết.
Câu 14: Quy trình nghiệp vụ gồm các mảng quy trình nào?
 Thu thập hồ sơ nhân viên
 Kiểm tra, xác minh thông tin trong hồ sơ
 Khai báo hồ sơ lên hệ thống phần mềm
 Lưu trữ hồ sơ và quản lý khi có thay đổi
 Thông báo cho nhân viên khi cần bổ sung thông tin hồ sơ
Câu 15: Mô tả luồng thực hiện của quy trình ( tên quy trình) ?
- Tạo tài khoản cho nhân viên: Giúp HR kích hoạt hoặc ngừng kích hoạt tài khoản đăng
nhập cho nhân viên.
Có 4 loại trạng thái tài khoản của nhân viên:
o Chưa kích hoạt: nhân viên chưa được tạo tài khoản
o Chờ xác nhận: nhân viên đã được tạo tài khoản nhưng chưa xác nhận email kích
hoạt (chưa đăng nhập được)
o Đang hoạt động: nhân viên đã có tài khoản và đăng nhập được vào hệ thống
Ngừng hoạt động: nhân viên đã bị ngừng kích hoạt tài khoản (không đăng nhập
được nữa)
Trong đó:
o Nếu trạng thái là Chưa kích hoạt hoặc Ngừng hoạt động: có thể kích hoạt tài khoản
cho nhân viên
o Nếu trạng thái là Chờ xác nhận: có thể kích hoạt tài khoản
o Nếu trạng thái là Đang hoạt động: có thể ngừng kích hoạt tài khoản
- Khai báo hồ sơ: Khi tiếp nhận nhân viên mới và yêu cầu nhân viên nộp hồ sơ, HR có
thể thực hiện khai báo hồ sơ bằng cách:
+Thêm mới từng hồ sơ: Áp dụng khi chỉ có một số ít hồ sơ nhân viên cần thêm mới. Tại
phân hệ Hồ sơ, chọn “Thêm” và nhập các thông tin nhân viên bắt buộc gồm: Mã nhân
viên,họ và tên, đơn vị công tác, vị trí công tác, trạng thái lao động, tính chất lao động
+Nhận diện và thêm hồ sơ tự động: Áp dụng khi đã có sẵn các tài liệu như CV, Đơn xin
việc, Hồ sơ,... bản word hoặc PDF của nhân viên để tải lên hệ thống phần mềm nhận diện.
Chọn “Thêm” và chọn “Nhận diện hồ sơ tự động”, Chương trình hiển thị form tải tệp để
nhận diện. Sau đó, chọn tệp và tải lên từ thiết bị. Sau khi tải tệp lên, nhấn “Nhận diện”,
chương trình sẽ đọc file và tự động thêm thông tin nhân viên mới.
- Quản lý hồ sơ: Giúp HR quản lý danh sách hồ sơ nhân viên đã khai báo và tìm kiếm, tra
cứu hồ sơ dễ dàng.
+ Tại phân hệ Hồ sơ sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ nhân viên đã khai báo theo dạng
danh sách và dạng chi tiết
+ Khi cần tìm kiếm và xem hồ sơ nhân viên, click biểu tượng kính lúp (tìm kiếm) và
nhập mã nhân viên hoặc họ tên,... vào ô tìm kiếm để tìm hồ sơ. Hoặc chọn “bộ lọc” ở
chức năng tìm kiếm và thiết lập các tiêu chí như giới tính, vị trí công việc, nơi sinh,….và
nhấn “Áp dụng” để lọc hoặc “Bỏ lọc” để dừng.
+ Khi cần Cập nhật hồ sơ: Nhấn “ Cập nhật ” tại phân hệ hồ sơ để thêm hồ sơ cần thiết.
Sau đó HR gửi thông báo xác nhận hồ sơ đã cập nhật đến tài khoản nhân viên, nếu nhân
viên đồng ý thì hồ sơ sẽ được lưu. Nếu nhân viên từ chối thì hệ thống sẽ gửi lại thông báo
từ chối cho HR.
+ Khi cần Xóa hồ sơ, Nhấn “ xóa” tại phân hệ hồ sơ để xóa hồ sơ.
- Quản lý xác thực người dùng: Thực hiện Đăng nhập, Đăng xuất để quản lý hồ sơ
- Thông báo: Cho phép chọn “Xem thông báo”, “ Thêm thông báo”, “ Xóa thông báo” và
“ Phê duyệt cập nhật” khi có thông báo từ nhân viên
Câu 16: Các vấn đề, thực trạng tồn tại của quy trình ( tên quy trình) ?
Một số vấn đề và thực trạng tồn tại của quy trình quản lý hồ sơ nhân viên gồm:
1. Thiếu sự nhất quán và chính xác: Các lỗi nhập liệu, mất thông tin quan trọng dẫn đến
sự không chính xác và thiếu đáng tin cậy trong quản lý hồ sơ nhân viên. Đặc biệt là việc
thay đổi thông tin không được cập nhật đồng bộ. Thông tin nhân viên thường xuyên thay
đổi mà không được cập nhật đồng bộ trong các hệ thống và cơ sở dữ liệu khác nhau, gây
khó khăn cho việc tìm kiếm và truy cập thông tin.
2. Khó khăn trong tìm kiếm và truy cập thông tin: Nguyên nhân chính là do hệ thống lưu
trữ không hiệu quả. Hồ sơ nhân viên được lưu trữ theo thứ tự thời gian và không tuân thủ
một tiêu chí cụ thể, làm mất thời gian và gây bất tiện khi cần truy xuất thông tin.
Câu 17:Các thông tin đầu vào và đầu ra của quy trình ( tên quy trình) ?
Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên có các thông tin đầu vào và đầu ra như sau:
1. Thông tin đầu vào:
*Thêm mới từng hồ sơ:
Thông tin nhân viên (Mã nhân viên; Họ và tên; Đơn vị công tác; Vị trí công tác; Trạng
thái lao động; Tính chất lao động...)
*Nhận diện hồ sơ tự động:
- Tệp tin CV, Đơn xin việc, Hồ sơ (gồm Thông tin gia đình, Quá trình công tác, Bằng
cấp, Chứng chỉ,…)
- File Excel chứa thông tin nhân viên
2. Thông tin đầu ra:
- Danh sách các hồ sơ nhân viên đã khai báo
- Thông tin tìm kiếm và tra cứu hồ sơ
- Hồ sơ theo dạng danh sách hoặc chi tiết
- Thông tin tài khoản, mật khẩu của nhân viên khi được kích hoạt
* Ràng buộc về pháp lý và các tiêu chuẩn

Câu 18: Liệt kê các tiêu chuẩn, quy định đang được áp dụng tại đơn vị?
Các tiêu chuẩn, quy định đang được áp dụng trong quy trình quản lý hồ sơ nhân viên:
 Tính bắt buộc: Khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động 2019
 Giấy tờ, thông tin liên quan đến hồ sơ nhân viên: Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-
CP
 Việc lưu trữ và bảo quản: Việc lưu trữ giấy tờ liên quan đến hồ sơ nhân viên cần
tham chiếu tới quy định của:
 Khoản 4 Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV
 Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
 Luật Kế toán 88/2015/QH13
 Luật Lao động 45/2019/QH14
 Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 và các luật chuyên ngành khác
Trong đó, văn bản thường được nhắc tới nhiều nhất là quy định tại thông tư
09/2011/TT-BNV
Câu 19: Vui lòng mô tả các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn mà phần mềm mới cần đáp
ứng.
 Thông tin liên quan đến hồ sơ nhân viên: Căn cứ Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-
CP:
Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các
thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc
tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng
lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc,
nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng
cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh
nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
 Yêu cầu về đảm bảo an toàn bảo mật: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cần đáp
ứng tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, đây là tiêu chuẩn quốc tế hàng đầu về triển khai hệ
thống quản lý toàn diện về an toàn thông tin.
Câu 20: Các chế tài xử lý đối với vi phạm?

* Quy định xử phạt đối với doanh nghiệp không lập sổ quản lý lao động
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng theo điểm d khoản 2
Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP với hành vi không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ
quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy
định pháp luật.
* Các mức xử phạt hành chính liên quan đến sổ quản lý lao động của doanh nghiệp
Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính từ 01
triệu đến 3 triệu đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau
đây:
- Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ
ngày người lao động bắt đầu làm việc;
- Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu
cầu.
Câu 21: Quy tắc nghiệp vụ và quy trình xử lý có thể thay đổi theo thời gian không? Làm
thế nào để bạn cập nhật chúng?
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên có thể thay đổi theo thời gian. Quy tắc nghiệp vụ và
quy trình xử lý có thể phải điều chỉnh hoặc cập nhật để phản ánh sự thay đổi trong quy
định, quy chế, hoặc quy trình làm việc của công ty. Điều này có thể xảy ra khi có sự thay
đổi trong luật pháp, chính sách nội bộ của công ty hoặc khi cần phải tối ưu hóa hoặc điều
chỉnh quy trình làm việc để đáp ứng nhu cầu kinh doanh mới.
- Để cập nhật quy tắc nghiệp vụ và quy trình xử lý, công ty có thể thực hiện các bước
sau:
 Xác định nhu cầu cập nhật: Đầu tiên, công ty cần xác định các nhu cầu cụ thể cho
việc cập nhật quy tắc nghiệp vụ và quy trình xử lý. Điều này có thể dựa trên các
thay đổi trong môi trường làm việc hoặc các yêu cầu mới của công ty.
 Thực hiện nghiên cứu: Công ty có thể thực hiện nghiên cứu để tìm hiểu các quy
định mới, tiêu chuẩn hoặc pháp lý mới có ảnh hưởng đến quy trình quản lý hồ sơ
nhân viên.
 Đề xuất và thiết kế cập nhật: Dựa trên nhu cầu cụ thể, công ty có thể đề xuất và
thiết kế các cập nhật cho quy tắc nghiệp vụ và quy trình xử lý trong phần mềm.
 Kiểm duyệt và phê duyệt: Các cập nhật đề xuất cần được kiểm duyệt và phê duyệt
bởi các bộ phận liên quan hoặc cơ quan quản lý nội bộ.
 Triển khai và đào tạo: Sau khi cập nhật đã được phê duyệt, công ty cần triển khai
các thay đổi này trong phần mềm amis.misa.vn và đảm bảo rằng nhân viên được
đào tạo về những thay đổi này.
 Theo dõi và đánh giá: Công ty cần thường xuyên theo dõi hiệu quả của các cập
nhật và đảm bảo rằng chúng đáp ứng nhu cầu và tuân theo các quy định và tiêu
chuẩn.
 Tương tác với nhà cung cấp phần mềm: công ty cần tương tác với nhà cung cấp để
đảm bảo rằng phần mềm có thể được cập nhật một cách hiệu quả và an toàn
* Các loại mẫu biểu, báo cáo và tài liệu kèm theo
Câu 22: Công ty hiện đang sử dụng loại mẫu biểu, báo cáo nào trong việc quản lý hồ sơ
nhân viên?
Biểu mẫu thông tin cá nhân: Đây là biểu mẫu để nhập và quản lý thông tin cá nhân
của nhân viên như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, v.v.
Biểu mẫu xác nhận thông tin: Được sử dụng để xác nhận thông tin nhân viên, ví dụ
như thông tin tài khoản ngân hàng...
Biểu mẫu biên nhận hồ sơ: Được sử dụng để ghi lại quá trình biên nhận hồ sơ
Biểu mẫu xin nghỉ phép: Cho phép nhân viên nộp đơn xin nghỉ phép hoặc nghỉ việc
tạm thời.
Biên bản truy cập hồ sơ: Ghi lại thời gian và mục đích truy cập hồ sơ
Báo cáo quá trình làm việc: Các báo cáo về quá trình làm việc của nhân viên, bao
gồm dự án hoặc nhiệm vụ mà họ đang thực hiện.
Các mẫu biểu và báo cáo cụ thể có thể được tùy chỉnh và thiết lập theo nhu cầu cụ
thể của công ty trong phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên. Điều này giúp công ty quản lý
thông tin nhân viên một cách hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của họ.
Câu 23:Mô tả nội dung các các mẫu biểu, báo cáo (tiêu chí đầu vào, đầu ra, điều kiện
truy xuất…)?
- Biểu mẫu thông tin cá nhân:
 Tiêu chí đầu vào: Tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, CMND, hình ảnh,
vị trí công việc, số bảo hiểm xã hội, số tài khoản ngân hàng, v.v.
 Tiêu chí đầu ra: Biểu mẫu phải hoàn chỉnh, đầy đủ thông tin của từng nhân viên.
 Điều kiện truy xuất: Tìm kiếm thông tin cá nhân của nhân viên dựa trên tên, mã
nhân viên hoặc vị trí công việc.
- Biểu mẫu xin nghỉ phép:
+Tiêu chí đầu vào: Loại nghỉ phép, ngày bắt đầu và kết thúc, lý do, v.v.
+Tiêu chí đầu ra: biểu mẫu xin nghỉ phép yêu cầu cập nhật đủ thông tin của nhân
viên và lịch nghỉ phép tương ứng.
+Điều kiện truy xuất: Tìm kiếm theo nhân viên hoặc thời gian nghỉ.
- Biểu mẫu báo cáo quá trình làm việc:
+Tiêu chí đầu vào:Mô tả các thành phần, nguồn lực và thông tin đầu vào cần thiết
cho quá trình làm việc, Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu suất của
đầu vào.
+Tiêu chí đầu ra:Thông tin về những gì đã được tạo ra sau quá trình làm việc, Mô
tả cụ thể về sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng.
+Điều kiện truy xuất:Đặc điểm về cách thông tin được lưu trữ, tổ chức và truy cập,
bao gồm cả các quy tắc và quy định về bảo mật và quản lý thông tin.
Các mẫu biểu và báo cáo trong phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên thường được thiết kế
để ghi nhận và quản lý thông tin liên quan đến quá trình làm việc và quản lý nhân viên,
đồng thời giúp quản lý và nhân viên theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất. Cụ
thể về nội dung và tiêu chí đầu vào có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của công ty.
Câu 24: Các biểu mẫu, báo cáo và tài liệu của phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên
thường trích xuất dưới loại định dạng nào?
 PDF (Portable Document Format): PDF là định dạng phổ biến để trình bày dữ liệu
một cách đẹp và không thay đổi định dạng ban đầu. Nó thường được sử dụng để
tạo báo cáo chuyên nghiệp, biểu mẫu và tài liệu đào tạo.
 Excel (XLS, XLSX): Định dạng Excel thường được sử dụng cho báo cáo và biểu
đồ. Nó cho phép dễ dàng sắp xếp và phân tích dữ liệu.
 Word (DOC, DOCX): Định dạng Word thường được sử dụng để tạo tài liệu văn
bản, biểu mẫu và báo cáo.
 CSV (Comma-Separated Values): Định dạng CSV là một tùy chọn phổ biến cho
việc truyền dữ liệu giữa các hệ thống hoặc phần mềm. Nó chứa các giá trị được
phân tách bằng dấu phẩy, thường được sử dụng cho dữ liệu số liệu hoặc danh sách.
 HTML (Hypertext Markup Language): HTML thường được sử dụng để tạo báo
cáo trực tuyến hoặc tài liệu trực tuyến có thể xem trên trình duyệt web.
 XML (Extensible Markup Language): XML thường được sử dụng để lưu trữ và
truyền tải dữ liệu có cấu trúc, và nó thường được sử dụng trong các hệ thống quản
lý hồ sơ nhân viên để tương tác với các hệ thống khác.
 Các định dạng này cho phép dễ dàng truy cập, lưu trữ và chia sẻ thông tin trong
các môi trường khác nhau. Cụ thể về định dạng trích xuất có thể thay đổi tùy theo
phần mềm cụ thể và yêu cầu của công ty.
Câu 25: Các loại tài liệu tham khảo kèm theo?
+Chính sách và Quy định Nhân sự: Mô tả các quy tắc, chính sách và quy định liên quan
đến việc quản lý nhân viên, bao gồm cả quy định về nghỉ phép, bảo hiểm, và an toàn lao
động.
+Hướng dẫn Sử dụng Phần mềm và Hệ thống:Tài liệu này giúp nhân viên và quản lý
hiểu cách sử dụng các phần mềm và hệ thống quản lý nhân sự để nâng cao hiệu suất làm
việc
+Tài liệu đào tạo và phát triển: Các giấy tờ liên quan đến khóa đào tạo và phát triển mà
nhân viên đã tham gia, bao gồm chứng chỉ và bằng khen.
+Biểu mẫu xin nghỉ phép: Biểu mẫu xin nghỉ phép hoặc nghỉ việc tạm thời của nhân
viên.
+Tài liệu về bảo mật thông tin: Chính sách và tài liệu liên quan đến bảo mật thông tin của
công ty và nhân viên.
+Chứng chỉ và bằng cấp, bản sao chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy khám sức
khỏe...
+Các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: Bản sao các giấy tờ liên
quan đến các khoản đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế của nhân viên.
Những tài liệu này thường được lưu trữ và quản lý trong phần mềm quản lý hồ sơ nhân
viên để đảm bảo tính bảo mật và sẵn sàng cho việc xem xét, quản lý, và tuân theo các quy
định và yêu cầu pháp lý.
3. XÁC NHẬN KẾT QUẢ KHẢO SÁT

Toàn bộ nội dung biên bản trên đã được xác nhận, thông qua bởi các thành viên có mặt và
đồng ý ký xác nhận dưới đây.
Ngày 21/10/2023 Ngày 21/10/2023

Đại diện đơn vị Đại diện Công ty
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thứ bảy , ngày 21 tháng 10 năm

2023
BIÊN BẢN KHẢO SÁT
Tên dự án: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên của Công ty Cổ phần TMU
(Transportation Management Unlimited)
Mục đích buổi khảo sát: Khảo sát yêu cầu về xây dựng hệ thống Quản lý hồ sơ nhân
viên Công ty Cổ phần TMU (Transportation Management Unlimited)
Thời gian: 21/10/2023
Địa điểm: Cầu Giấy
Thành phần tham gia:

Phía cán bộ Công ty:
STT Họ và tên Chức danh

1 Trần Mạnh Thắng BA
2 Bùi Anh Tuấn DeV
Phía khách hàng:

STT Họ và tên Chức danh
1 Nguyễn Thị Phượng Phòng nhân sự
2 Lê Thị Phương Thanh Phòng nhân sự
3 Bùi Thị Thủy Phòng kĩ thuật
I. Nội dung khảo sát

1.1 THỰC TRẠNG
Công ty Cổ phần TMU (Transportation Management Unlimited) là một công ty hoạt
động trong lĩnh vực vận tải, với quy mô khoảng 500 nhân sự. Phần mềm quản lý hồ sơ
nhân sự của công ty hiện tại có giao diện đơn giản, dễ dùng; giúp công ty quản lý các
thông tin cá nhân của nhân viên và cho phép cập nhật các thông tin liên quan đến nhân sự.
Tuy nhiên, hệ thống đang gặp một số vấn đề như quyền truy cập chưa được kiểm soát tốt,
người dùng không được ủy quyền hoặc tin tưởng có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm
của nhân viên, tốc độ truy xuất và xử lý dữ liệu còn chậm khi xử lý nhiều thông tin nhân
viên cùng một thời điểm. Bên cạnh đó, tính đáp ứng các chức năng trên phần mềm chưa
đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng của khách hàng.
1.2 MONG MUỐN

- Quản lý hồ sơ nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác.
- Xây dựng hệ thống giống phần mềm hiện có tuy nhiên vẫn cần cải tiến thêm
- Chức năng: Quản lý xác thực người dùng, Quản lý bảo mật, Quản lý tài khoản, Quản
lý hồ sơ, Thông báo.
-Tốc độ truy cập cao, tốc độ xử lý và tải dữ liệu ổn định, bảo mật tốt, hạn chế bị sập web
- Giao diện phần mềm dễ dàng sử dụng, màu sắc trang nhã, thiết kế logic
- Bàn giao phần mềm trong 2 giai đoạn:
 Giai đoạn 1: Chức năng Quản lý xác thực người dùng và Quản lý bảo mật trong 1
tháng đầu
 Giai đoạn 2: Chức năng Quản lý Quản lý tài khoản, Quản lý hồ sơ và Thông báo
trong 2 tháng tiếp theo·
- Thiết kế triển khai website nâng tầm thương hiệu
1.3. HỒ SƠ TÀI LIỆU BÀN GIAO
1.4. XÁC NHẬN BIÊN BẢN

Toàn bộ nội dung biên bản trên đã được xác nhận, thông qua bởi các thành viên có mặt và
đồng ý ký xác nhận dưới đây:
ĐẠI DIỆN ĐẠI DIỆN

CÔNG TY [TÊN DOANH NGHIỆP/ ĐƠN VỊ]
BIỂU MẪU, CHỨNG TỪ CÓ LIÊN QUAN
Biểu mẫu BM01

QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN
Mã Họ Giới Ngày Nơi Trình Thời Vị trí Hợp SĐT Email Trạng Thời
NV và tính sinh sinh độ gian trong đồng thái gian
tên học hoạt phòng lao hoạt phục
vấn động ban động động vụ
Ngày… tháng…. năm

Phòng quản lý Giám đốc điều hành
STT Trường dữ liệu Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 Mã nhân viên Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc
2 Họ và tên Kiểu chữ Bắt Buộc
3 Giới tính Kiểu chữ Bắt Buộc
4 Ngày sinh Kiểu số Bắt Buộc
5 Nơi sinh Kiểu chữ Bắt Buộc
6 Trình độ học vấn Kiểu chữ Bắt Buộc
7 Thời gian HĐ Kiểu số Bắt Buộc
8 Vị trí trong phòng ban Kiểu chữ Bắt Buộc
9 Hợp đồng lao động Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc
10 Số điện thoại Kiểu số Bắt Buộc
11 Email Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc
12 Trạng thái hoạt động Kiểu chữ Bắt Buộc

13 Thời gian phục vụ Kiểu số Bắt Buộc
14 Phòng quản lý Kiểu chữ Bắt Buộc
15 Giám đốc điều hành Kiểu chữ Bắt Buộc
16 Ngày… tháng…. năm Kiểu chữ và kiểu số Bắt buộc
Biểu mẫu BM02

BIÊN BẢN TRUY CẬP HỒ SƠ NHÂN VIÊN
Bên A:
Bên B ( phòng quản lý):
Thời gian truy cập:
Mục đích truy cập:
Mã nv Họ và tên Giới tính Ngày sinh Nơi sinh Trình độ học SĐT Email
vấn
Ngày…. tháng… năm

Bên A Bên B
1 Mã nhân viên Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc
2 Họ và tên Kiểu chữ Bắt Buộc
3 Giới tính Kiểu chữ Bắt Buộc
4 Ngày sinh Kiểu số Bắt Buộc

5 Nơi sinh Kiểu chữ Bắt Buộc
6 Trình độ học vấn Kiểu chữ Bắt Buộc
7 Số điện thoại Kiểu số Bắt Buộc
8 Email Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc
9 Bên A Kiểu chữ Bắt Buộc
10 Bên B Kiểu chữ Bắt Buộc
11 Thời gian truy cập Kiểu số Bắt Buộc
12 Mục đích truy cập Kiểu chữ Bắt Buộc
13 Ngày… tháng… năm Kiểu chữ và kiểu số Bắt buộc

Biểu mẫu BM03
BIỂU MẪU BIÊN NHẬN HỒ SƠ
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------------
Số: ............/GBN- ……. ...... . , ngày ..... tháng ..... năm 20…
GIẤY BIÊN NHẬN HỒ SƠ

Họ và tên :...................................................................................................................
Chức vụ, đơn vị công tác:............................................................................................
Đã tiếp nhận hồ sơ của:
Ông, Bà:........................................................................................................................
Bao gồm:
........................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Nơi nhận: NGƯỜI TIẾP NHẬN
- ……......; (Ký tên, đóng dấu (nếu có))
- Lưu: Hồ sơ .. Họ và tên
Tên cơ quan tổ chức

1 Kiểu chữ Bắt buộc
Số: ............/GBN- …….

2 Kiểu số Bắt buộc
…Ngày…tháng…năm
3 Kiểu chữ và kiểu số Bắt buộc
Họ và tên
Chức vụ công tác

Ông/Bà
Kiểu chữ
Bao gồm
7 Bắt buộc
Kiểu chữ
Nơi nhận
8 Bắt buộc
Kiểu chữ
Kí tên
9 Bắt buộc
Biểu mẫu BM04
BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ NGHỈ VIỆC
ST Thờ Ngà Mã H Bộ Loại V Cơ Địa Lý Đã SĐ Emai

T i y nhâ ọ phậ hình ị sở chỉ do hoà T l
gian nghỉ n tê n nhâ tr là hiệ ngh n tất
việc viên n n sự í m n ỉ thủ
việ tại việc tục
c nghỉ
việc
hay
chư
a
1 Thời gian Kiểu số Bắt buộc
2 Ngày nghỉ việc Kiểu số Bắt buộc
3 Mã nhân viên Kiểu số và kiểu chữ Bắt buộc
4 Họ tên Kiểu chữ Bắt buộc
5 Bộ phận Kiểu chữ Bắt buộc
6 Loại hình nhân sự Kiểu chữ Bắt buộc
7 Vị trí Kiểu chữ Bắt buộc
8 Cơ sở làm việc Kiểu số và kiểu chữ Bắt buộc

9 Địa chỉ hiện tại Kiểu số và kiểu chữ Bắt buộc
10 Lý do nghỉ việc Kiểu chữ Bắt buộc
11 Đã hoàn tất thủ tục nghỉ việc hay chưa Kiểu số và kiểu chữ Bắt buộc
12 SĐT Kiểu số Bắt buộc
13 Email Kiểu số và kiểu chữ Bắt buộc
I. TỔNG QUAN HỆ THỐNG
1.1 Mô tả bài toán
Công ty Cổ phần TMU (Transportation Management Unlimited) là một công ty hoạt

động trong lĩnh vực vận tải, với quy mô khoảng 500 nhân sự. Là một trong những đơn vị
hàng đầu trong ngành, công ty đã cung cấp các dịch vụ vận tải đa dạng và chất lượng cao
cho khách hàng trong nước và quốc tế, công ty. Với quy mô nhân sự lớn, công ty đã có
một hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên góp phần tối đa hóa hiệu quả của quy trình quản lý
nhân sự. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự của công ty hiện tại có giao diện đơn giản, dễ
dùng; giúp công ty quản lý các thông tin cá nhân của nhân viên và cho phép cập nhật các
thông tin liên quan đến nhân sự. Tuy nhiên, hệ thống đang gặp một số vấn đề như quyền
truy cập chưa được kiểm soát tốt, người dùng không được ủy quyền hoặc tin tưởng có thể
truy cập vào thông tin nhạy cảm của nhân viên, tốc độ truy xuất và xử lý dữ liệu còn chậm
khi xử lý nhiều thông tin nhân viên cùng một thời điểm. Bên cạnh đó, tính đáp ứng các
chức năng trên phần mềm chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty:
Ban Giám Đốc: Lãnh đạo toàn bộ công ty, đề xuất chiến lược tổng thể và đảm bảo
sự liên kết giữa các bộ phận.
Phòng Nhân Sự: Quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và duy trì môi trường làm
việc tích cực.
Phòng Kinh Doanh: Phát triển và thực hiện chiến lược kinh doanh, tìm kiếm cơ
hội thị trường và quản lý mối quan hệ khách hàng.
Phòng Tài Chính: Quản lý tài chính, dự báo ngân sách, và bảo đảm tuân thủ các
quy định về tài chính.
Phòng Kỹ Thuật: Quản lý các dự án kỹ thuật, phát triển sản phẩm và duy trì hệ
thống công nghệ thông tin.
Phòng Tiếp Thị: Phát triển chiến lược tiếp thị, xây dựng thương hiệu và quảng bá
sản phẩm/dịch vụ.
Phòng Nghiên Cứu và Phát Triển: Nắm bắt xu hướng công nghệ mới, nghiên cứu
và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới.
Bài toán mà công ty TMU đặt ra là tạo ra một hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên mới
có thể tăng cường quản lý hồ sơ nhân viên, tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện tính
khả dụng và truy cập dữ liệu so với phần mềm mà công ty đang sử dụng. Ngoài ra, phần
mềm mới phải đáp ứng tốt yêu cầu về bảo mật của người dùng, tốc độ xử lý nhanh khi có
nhiều thông tin truy xuất cùng một thời điểm, giao diện dễ sử dụng và không mất nhiều
thời gian huấn luyện người dùng. Công ty yêu cầu các chức năng:
 Quản lý xác thực người dùng
 Quản lý bảo mật
 Quản lý tài khoản
 Quản lý hồ sơ
 Quản lý thông báo
1.2 Phân tích các yêu cầu

1.2.1 Yêu cầu chức năng
- Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên yêu cầu có chức năng Quản lý xác thực người
dùng. Trong đó đảm bảo các chức năng quản lý đăng nhập, đăng xuất và quên mật khẩu.
- Phần mềm yêu cầu chức năng Quản lý bảo mật để đảm bảo việc bảo vệ tài khoản
và thông tin nhân viên. Yêu cầu xây dựng bảo mật 2 lớp 2FA và cho phép nhân viên lấy
lại mật khẩu khi quên mật khẩu
- Phần mềm Quản lý hồ sơ nhân viên yêu cầu chức năng Quản lý tài khoản phải có
đủ 2 nội dung là kích hoạt tài khoản cho nhân viên và ngừng kích hoạt tài khoản, để đảm
bảo việc nhân viên mới sẽ được cấp tài khoản ngay khi nhận việc và nhân viên nghỉ làm
sẽ ngừng kích hoạt tài khoản tránh tránh xảy ra các sai sót trong việc lộ thông tin.
- Phần mềm yêu cầu chức năng Quản lý hồ sơ phải hoàn thiện đầy đủ các nội dung
sau:
+ Khi HR khai báo hồ sơ sẽ có 2 lựa chọn là thêm lần lượt hồ sơ và Nhận diện,
thêm hồ sơ tự động, nhằm tiết kiệm thời gian và giảm tỷ lệ sai sót
+ Khi HR theo dõi hồ sơ cũng sẽ có 2 lựa chọn là xem toàn bộ danh sách để nắm
bắt thông tin cơ bản của toàn bộ nhân viên, và xem chi tiết để xem toàn bộ thông tin nhân
viên.
+ Đảm bảo đầy đủ các chức năng tìm kiếm hồ sơ, cập nhật hồ sơ khi có sự thay đổi
và xóa bỏ hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc
- Phần mềm yêu cầu hoàn thiện thêm chức năng Thông báo, đảm bảo đủ các chức
năng : Thêm thông báo, xóa thông báo, tìm kiếm, xem thông báo và thông báo phê duyệt
cập nhật khi nhân viên gửi yêu cầu.
1.2.2 Yêu cầu phi chức năng

- Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cần có khả năng xử lý dữ liệu lớn và đáp ứng
đồng thời cho nhiều người dùng. Nếu phần mềm không đáp ứng được trong tình huống có
nhiều người dùng truy cập cùng lúc, nó có thể dẫn đến sự gián đoạn trong quy trình làm
việc và giảm hiệu suất.
- Cung cấp phản hồi ngay khi người dùng tương tác với giao diện. Ví dụ, khi nhấp
vào một nút, hãy hiển thị một thông báo xác nhận hoặc hiệu ứng để cho người dùng biết
rằng họ đã thực hiện thành công một hành động
- Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên nên có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu
của tổ chức. Nếu tổ chức mở rộng hoặc thay đổi quy mô, phần mềm cần có khả năng mở
rộng linh hoạt mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc hiệu năng.
- Phần mềm cần ổn định và ít lỗi, tạo sự tin cậy trong việc quản lý hồ sơ nhân viên.
Tốc độ truy cập cao, tốc độ xử lý và tải dữ liệu ổn định, bảo mật tốt, hạn chế bị sập web
- Giao diện dễ sử dụng, màu sắc trang nhã và không mất nhiều thời gian hướng dẫn
người dùng
II. MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ
2.1 Use case quy trình quản lý hồ sơ nhân viên
# UC name Description
1 Nộp hồ sơ Là nhân viên, tôi muốn nộp hồ sơ cá nhân của mình lên hệ thống.
2 Tổng hợp hồ sơ Là nhân viên HR, tôi muốn tổng hợp tất cả hồ sơ của nhân viên
trong hệ thống.
3 Kiểm tra và xác Là nhân viên HR, tôi muốn kiểm tra tất cả thông tin có trên hệ
nhận thông tin thống và xác nhận tất cả các thông tin đó
4 Khai báo hồ sơ Là nhân viên HR, tôi muốn khai báo chính xác hồ sơ của nhân
viên bao gồm việc khai báo lần lượt từng hồ sơ và khai báo bằng
nhận diện tự động.
5 Thiết lập quyền Là nhân viên HR, tôi muốn thiết lập quyền truy cập tài khoản của
tài khoản nhân viên.
6 Lưu trữ và quản Là nhân viên HR, tôi muốn lưu trữ tất cả hồ sơ của nhân viên trên
lý hồ sơ hệ thống và quản lý nó bao gồm các tính năng thêm, sửa, xóa.
7 Gửi thông báo Là nhân viên HR, tôi muốn gửi thông báo của mình đến toàn bộ
nhân viên trên hệ thống.
8 Nhận thông báo Là nhân viên, tôi muốn nhận được nhanh nhất tất cả các thông báo
mà nhân viên HR gửi đến.
9 Cập nhật hồ sơ Là người dùng đã xác thực, tôi muốn cập nhật chính xác tất cả các
cá nhân thông tin liên quan đến tôi lê hệ thống.
2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

2.3 Đặc tả
2.3.1 Chức năng Quản lý xác thực người dùng

2.3.1.1 Use case Quản lý xác thực người dùng
2.3.1.2 Đặc tả use case Quản lý xác thực người dùng

a, Đăng nhập
Use Case ID UC 1
Use Case Name Đăng nhập
UC description Người dùng thực hiện đăng nhập vào hệ thống
Actor Nhân viên HR, Nhân viên khác, authenticator
Priority Must have
Trigger Người dùng muốn đăng nhập vào hệ thống
Pre-condition  Tài khoản được kích hoạt và phân quyền.
 Thiết bị của người dùng được kết nối internet khi đăng
nhập
Post-condition Người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống
Basic flow 1. Người dùng chọn chức năng đăng nhập
2. Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập
3. Người dùng nhập tài khoản là mã nhân viên và mật khẩu,
sau đó chọn lệnh đăng nhập
4. Hệ thống xác thực thông tin đăng nhập thành công và cho
phép người dùng truy cập ứng dụng
5. Hệ thống ghi nhận hoạt động đăng nhập thành công.
Alternative flow N/A

Exception flow 2a. Hệ thống lỗi, hiển thị thông báo: “Lỗi hệ thống, vui lòng
truy cập lại sau”
4a. Hệ thống xác thực thông tin đăng nhập không thành công
và hiển thị thông báo
Business rules N/A
Non-Functional N/A
requirements
b, Quên mật khẩu
Use Case ID UC 2
Use Case Name Quên mật khẩu
UC description Người dùng lấy lại mật khẩu để đăng nhập hoặc để xác thực
danh tính khi thiết lập bảo mật
Actor Nhân viên HR, Nhân viên khác, Gmail
Priority Must have
Trigger Người dùng muốn lấy lại mật khẩu để đăng nhập
Pre-condition Người dùng cần phải có tài khoản hệ thống và đã quên mật
khẩu.
Post-condition Người dùng đã đổi sang mật khẩu mới và có thể đăng nhập
vào hệ thống
Basic flow 1. Người dùng truy cập trang đăng nhập.
2. Người dùng chọn "Quên mật khẩu".
3. Hệ thống yêu cầu người dùng nhập địa chỉ email đã
dùng kích hoạt tài khoản.
4. Người dùng nhập địa chỉ email và xác nhận.
5. Hệ thống kiểm tra sự tồn tại của địa chỉ email trong hệ
thống.
6. Nếu địa chỉ email hợp lệ, hệ thống sẽ gửi mã xác nhận
đến địa chỉ email của người dùng.
7. Người dùng kiểm tra hộp thư và lấy mã xác nhận để
nhập
8. Hệ thống xác nhận mã
9. Người dùng cập nhật mật khẩu mới và lưu lại.
Exception flow 5.1. Địa chỉ email không tồn tại trong hệ thống, quay lại bước
3
6.1. Lỗi trong quá trình gửi mã tới địa chỉ email và thông báo
“Vui lòng quay lại sau”
6.2. Thư bị chuyển vào hòm thư rác
Business rules Mật khẩu mới phải tuân thủ các quy tắc bảo mật nhất định (độ
dài, ký tự đặc biệt, chữ hoa/chữ thường, số, v.v…)
Non-Functional Hệ thống phải đảm bảo tính bảo mật của mật khẩu trong quá
requirements trình xử lý.
c, Đăng xuất
Use Case ID UC 3
Use Case Name Đăng xuất
UC description Người dùng muốn đăng xuất khỏi hệ thống
Actor Nhân viên HR, Nhân viên khác
Priority Must have
Trigger Người dùng chọn tùy chọn Đăng xuất trong giao diện người
dùng.
Pre-condition Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống.
Post-condition Người dùng không còn đăng nhập vào hệ thống.
Basic flow 1. Người dùng chọn đăng xuất
2. Hệ thống hỏi xác nhận
3. Người dùng xác nhận “OK”
4. Hệ thống đăng xuất tài khoản cho người dùng
Exception flow N/A
Business rules N/A
Non-Functional N/A
requirements
2.3.1.3 Activity diagram quy trình Quản lý xác thực người dùng
a, Activity diagram Đăng nhập

b, Activity diagram Quên mật khẩu
c, Activity diagram Đăng xuất
2.3.2 Chức năng Quản lý bảo mật

2.3.2.1 Use case Quản lý bảo mật
2.3.2.2 Đặc tả use case Quản lý bảo mật

a, Thiết lập bảo mật 2 lớp 2FA
Use Case ID UC 4
Use Case Name Thiết lập mã bảo mật 2 lớp
UC description Người dùng thiết lập bảo mật 2 lớp để tăng tính bảo mật tài khoản
Actor Tất cả nhân viên trong công ty, authenticator
Priority Should have
Trigger Người dùng muốn thiết lập hoặc quản lý bảo mật 2FA cho tài
khoản của họ.
Pre-condition  Người dùng đã đăng nhập vào tài khoản của họ.
 Đảm bảo thiết bị kết nối internet trong quá trình thiết lập
2FA
Post-condition  Bảo mật 2FA đã được thiết lập và hoạt động trên tài khoản
của người dùng.
 Người dùng có thể sử dụng 2FA để bảo vệ tài khoản của
họ.
Basic flow 1. Người dùng truy cập “cài đặt bảo mật” trong tài khoản và
chọn “thiết lập 2FA”
2. Hệ thống hướng dẫn người dùng theo quy trình thiết lập
2FA đồng thời cung cấp mã để kết nối ứng dụng xác thực.
3. Người dùng kết nối với ứng dụng xác thực bằng mã mà hệ
thống đã cung cấp để thêm tài khoản cần bảo mật vào trình
xác thực
4. Trình xác thực kiểm tra mã và ghi nhận tài khoản, sau đó
gửi mã 2FA.
5. Người dùng nhập mã 2FA tại giao diện thiết lập và chọn
“Tiếp tục”
6. Hệ thống xác thực mã thành công và yêu cầu nhập mật
khẩu tài khoản để xác thực danh tính
7. Hệ thống bật bảo vệ 2FA cho tài khoản.
8. Hệ thống cung cấp mã dự phòng cho người dùng
Alternative flow 4a. Người dùng quét mã QR mà hệ thống cung cấp để thêm tài
khoản vào trình xác thực
Use case tiếp tục bước 5
4b. Người dùng nhập mã kí tự hệ thống cung cấp để kết nối với
trình xác thực
Use case tiếp tục bước 5
Exception flow 4c. Trình xác thực báo mã không hợp lệ, không ghi nhận thêm tài
khoản cần bảo mật.
5a. Người dùng nhập mã 2FA sai hoặc hết thời hạn.
6a. Người dùng nhập sai mật khẩu khi xác thực danh tính.
Business rules Hệ thống sẽ cung cấp mã dự phòng khi người dùng thiết lập 2FA
thành công.
Non-Functional Hiển thị hướng dẫn đi kèm khi thiết lập 2FA
requirements
b, Đổi mật khẩu
Use Case ID UC 5
Usecase Name Đổi mật khẩu
UC description Người dùng đổi mật khẩu tài khoản tăng bảo mật tài khoản
Actor Tất cả nhân viên trong công ty
Priority Must have
Trigger Người dùng muốn thay đổi mật khẩu hiện tại
Pre-condition  Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống.
 Hệ thống đang hoạt động bình thường.
Post-condition  Mật khẩu của người dùng đã được thay đổi thành công.
Basic flow 1. Người dùng truy cập chức năng "Đổi mật khẩu" trong giao
diện người dùng.
2. Hệ thống kiểm tra xem tài khoản của người dùng có cài đặt
mã xác thực 2FA không.
3. Nếu tài khoản đã cài đặt 2FA, hệ thống hiển thị một biểu
mẫu cho người dùng nhập mật khẩu hiện tại, mật khẩu mới
và mã xác thực 2FA.
4. Người dùng điền thông tin mật khẩu hiện tại, mật khẩu mới
và mã xác thực 2FA (nếu có).
5. Người dùng xác nhận thay đổi mật khẩu.
6. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mật khẩu hiện tại và mã
xác thực 2FA (nếu có).
7. Nếu thông tin đúng, hệ thống thay đổi mật khẩu và thông
báo cho người dùng rằng mật khẩu đã được thay đổi thành
công.

Exception flow N/A
Business rules Mật khẩu mới phải tuân thủ các quy tắc bảo mật như độ dài tối
thiểu 8 kí tự, chứa cả chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
Non-Functional Biểu mẫu này đã được cập nhật để bao gồm yêu cầu về mã xác
requirements thực 2FA trong quá trình đổi mật khẩu
2.3.2.3 Activity diagram Quản lý bảo mật

a, Activity diagram Thiết lập bảo mật 2 lớp 2FA
b, Activity diagram Đổi mật khẩu

2.3.3 Chức năng Quản lý tài khoản
2.3.3.1 Use case Quản lý tài khoản
2.3.3.2 Đặc tả use case Quản lý tài khoản
a, Kích hoạt tài khoản
UC ID UC 6
Use case Kích hoạt tài khoản.
Actor Nhân viên HR.
Description Chức năng kích hoạt tài khoản là quá trình được thực hiện bởi nhân
viên HR. Nhân viên HR truy cập vào hệ thống,chọn chức năng kích
hoạt tài khoản để kích hoạt tài khoản cho nhân viên.
Trigger Nhân viên HR muốn kích hoạt tài khoản cho nhân viên truy cập vào
hệ thống.
Pre- 1:Nhân viên HR truy cập vào hệ thống và đăng nhập thành công.
condition 2: Nhân viên HR đã được phân quyền
3: Thiết bị của HR đã được kết nối internet trong quá trình hoạt động
4: Các nhân viên được chọn phải có cùng có trạng thái tài khoản là
“Chưa kích hoạt” hoặc “Ngừng hoạt động”.
5: Nhân viên đã được nhập Email tài khoản trên hồ sơ
Post- -Hệ thống hiển thị thông báo kích hoạt thành công và lưu trữ vào hệ
condition thống.
-Trạng thái tài khoản chuyển thành Chờ xác nhận.
Basic Flow 1.Nhân viên HR chọn chức năng kích hoạt tài khoản tại màn hình danh
sách hồ sơ nhân viên
2.Nhân viên HR chọn những nhân viên cần kích hoạt tài khoản
3.Hệ thống sẽ tự động điền tên tài khoản nhân viên bằng email được
lấy từ hồ sơ nhân viên.
4.Hệ thống sẽ hiển thị một thông báo hỏi có muốn kích hoạt tài khoản
hay không
5.Nhân viên HR xác nhận kích hoạt.
6.Hệ thống thông báo kích hoạt thành công.
7.Hệ thống sẽ tạo tài khoản cho nhân viên bằng email đã nhập và
chuyển trạng thái tài khoản thành Chờ xác nhận.
8.Nhân viên tự truy cập email để hoàn tất việc kích hoạt tài khoản
đăng nhập
Alternative 3a.Tên tài khoản nhân viên bằng email chưa được cập nhập trong hồ
Flow sơ nhân viên.
3b.Hệ thống sẽ yêu cầu nhập email để kích hoạt
3c.Nhân viên HR nhập email của nhân viên vào hệ thống
Tiếp tục usecase
Exception EF-1: Hệ thống xảy ra lỗi,báo lỗi.Use case kết thúc,nhân viên HR
Flow thông báo cần hỗ trợ hệ thống.
Business BR-1: Nhân viên dùng cố định một email.
Rules BR-2:Sau khi kích hoạt tài khoản thành công,hệ thống tự động lưu
thông tin.
BR-3: Hệ thống gửi email kích hoạt chỉ có hiệu lực trong vòng 24 giờ
b, Ngừng kích hoạt tài khoản
UC ID UC 7
Use case Ngưng kích hoạt tài khoản
Actor Nhân viên HR

Description Chức năng ngưng kích hoạt tài khoản là quá trình được thực hiện bởi
nhân viên HR. Nhân viên HR truy cập vào hệ thống,chọn chức năng
ngưng kích hoạt tài khoản để ngưng kích hoạt tài khoản cho nhân viên.
Trigger Nhân viên HR cần ngưng kích hoạt tài khoản vì nhân viên không sử
dụng tài khoản truy cập vào hệ thống nữa.
Pre- Pre-1: Nhân viên HR truy cập vào hệ thống và đăng nhập thành công.
condition Pre-2: Nhân viên HR đã được phân quyền
Pre-3: Thiết bị của HR đã được kết nối với internet trong quá trình thực
hiện
Pre-4: Các nhân viên được chọn phải có cùng có trạng thái tài khoản là
“Đang hoạt động”
Post- Hệ thống thông báo ngừng kích hoạt thành công
condition Hệ thống sẽ chuyển trạng thái tài khoản thành “Ngưng hoạt động” và
nhân viên sẽ bị ngắt quyền truy cập vào hệ thống
Basic Flow 1.Nhân viên HR chọn những nhân viên có cùng trạng thái tài khoản
“Đang hoạt động” nhưng không được phép truy cập vào hệ thống nữa.
2.Nhân viên HR chọn chức năng “Ngưng kích hoạt tài khoản”
3.Hệ thống sẽ hiển thị một thông báo hỏi xác nhận
4.Nhân viên HR xác nhận ngưng kích hoạt tài khoản
5.Hệ thống thông báo ngưng kích hoạt tài khoản thành công.
Alternative N/A
Flow
Exception EF-1: Hệ thống xảy ra lỗi, báo lỗi. Use case kết thúc, nhân viên HR
Flow thông báo cần hỗ trợ hệ thống.
Business Xác định người có quyền quyết định việc ngưng kích hoạt tài khoản.
Rules
2.3.3.3 Activity diagram quy trình Quản lý tài khoản
a, Activity diagram Kích hoạt tài khoản

b, Activity diagram Ngừng kích hoạt tài khoản
2.3.4 Chức năng Quản lý hồ sơ
2.3.4.1 Use case Quản lý hồ sơ

2.3.4.2 Đặc tả use case Quản lý hồ sơ
a, Khai báo lần lượt hồ sơ
Usecase ID UC 8
Usecase Name Thêm lần lượt hồ sơ
UC description Use Case này cho phép khai báo từng hồ sơ nhân viên lên hệ
thống.
Priority Must-Have
Trigger Nhân viên HR chọn chức năng thêm hồ sơ .
Pre-condition  Nhân viên HR đã đăng nhập thành công vào hệ thống
 Hệ thống hoạt động bình thường
 Nhân viên HR đã tập hợp đầy đủ thông tin hồ sơ
Post-condition Hồ sơ nhân viên được lưu vào cơ sở dữ liệu của hệ thống
Basic flow 1.Nhân viên HR đăng nhập thành công vào hệ thống
2.Nhân viên HR chọn chức năng “Thêm” để khai báo hồ sơ
3.Hệ thống hiển thị giao diện khai báo
4.Nhân viên HR nhập thông tin hồ sơ theo từng mục
5.Nhân viên HR chọn “Lưu và thêm” để hoàn thành khai báo
6. Hệ thống lưu thông tin hồ sơ vào cơ sở dữ liệu và thông báo.
Exception flow 1.1 Nhân viên HR không đăng nhập thành công vào hệ thống
2.1 Nhân viên HR chọn “Nhận diện hồ sơ tự động” , chuyển
sang UC 2.2
3.1 Hệ thống gặp lỗi trong quá trình hiển thị giao diện khai báo
4.1 Nhân viên HR nhập thiếu phần “thông tin bắt buộc”, hệ
thống yêu cầu bổ sung
5.1 Nhân viên HR không muốn lưu thông tin khai báo, chọn
“Hủy”,
usecase dừng lại và không có thông tin nào được lưu mới
6.1 Hệ thống gặp lỗi trong quá trình lưu hồ sơ do kĩ thuật hoặc
cơ sở dữ liệu, hiển thị thông báo lỗi.
Business rules  Thông tin nhập vào phải đúng định dạng
 Không được bỏ trống mục thông tin bắt buộc
Non-Functional Hệ thống phải bảo vệ thông tin hồ sơ của nhân viên và không
requirements được phép truy cập bởi người dùng không có quyền.
b, Khai báo bằng nhận diện hồ sơ tự động
Usecase ID UC 9
Usecase Name Nhận diện hồ sơ tự động
UC description Use Case này cho phép khai báo hồ sơ nhân viên lên hệ thống
bằng cách tự động nhận diện thông tin trong file hồ sơ.
Priority Must-Have
Trigger Nhân viên HR chọn chức năng nhận diện tự động hồ sơ
 Nhân viên HR đã có sẵn file thông tin hồ sơ của nhân
viên
 File thông tin hồ sơ là file có đuôi định dạng : .doc, .docx,
.pdf
Post-condition Hồ sơ nhân viên được lưu vào cơ sở dữ liệu của hệ thống
Basic flow 1. Nhân viên HR đăng nhập thành công vào hệ thống
2. Nhân viên HR chọn nút mở rộng cạnh chức năng “Thêm”
để lựa chọn “Nhận diện hồ sơ tự động”
3. Hệ thống yêu cầu tải file lên bằng cách kéo thả hoặc click
vào mục “chọn file” để tải lên.
4. Nhân viên HR tải lên file hồ sơ thành công
5. Nhân viên HR chọn “nhận diện” để hệ thống đọc file
6. Hệ thống đọc file thành công với các mục thông tin hồ sơ.
7. Nhân viên HR chọn “Lưu”
8. Hệ thống lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu và thông báo
Exception flow 1.1 Nhân viên HR không đăng nhập thành công vào hệ thống
2.1 Nhân viên chọn “Thêm hồ sơ lần lượt” , chuyển sang UC 2.1
4.1 Nhân viên HR tải file không hợp lệ, tiếp tục tải hoặc kết
thúc.
6.1 Hệ thống gặp lỗi trong quá trình đọc file và thông báo, quay
lại bước 5
7.1 Nhân viên HR không muốn lưu thông tin khai báo, chọn
“Hủy”,
usecase dừng lại và không có thông tin nào được lưu mới
8.1 Hệ thống lỗi trong quá trình lưu thông tin và thông báo,
người dùng tiếp tục lại hoặc kết thúc.
Business rules  File tải lên phải đúng các định dạng được quy
định : .doc , .docx, .pdf
 Thông tin nhập vào phải đúng định dạng
Non-Functional Hệ thống phải bảo vệ thông tin hồ sơ của nhân viên và không
requirements được phép truy cập bởi người dùng không có quyền.
c, Theo dõi danh sách hồ sơ
UC-ID 10
UC name Theo dõi Hồ sơ Nhân sự
UC description Chức năng này cho phép nhân viên HR theo dõi hồ sơ nhân sự
trong hệ thống. Có hai chế độ hiển thị: Dạng danh sách và Dạng
chi tiết.
Trigger Nhân viên HR đăng nhập vào hệ thống
Pre-condition Nhân viên HR đã đăng nhập thành công vào hệ thống
Post-condition Nhân viên HR đã thực hiện xem hồ sơ nhân sự theo lựa chọn
của mình.
Basic flow 1. Nhân viên HR đăng nhập vào hệ thống.
2. Hệ thống mặc định hiển thị danh sách hồ sơ nhân sự.
3. Nhân viên HR có thể thiết lập các cột thông tin được hiển thị
trong danh sách.
4. Hệ thống chuyển sang chế độ hiển thị Dạng chi tiết khi nhân
viên HR chọn hiển thị hồ sơ nhân sự dạng chi tiết.
6. Nhân viên HR xem chi tiết các thông tin trong hồ sơ cá nhân.
7. Nhân viên HR có thể quay lại chế độ Dạng danh sách hoặc
tiếp tục xem các hồ sơ chi tiết khác.
Exception flow Trong Bước 2, nếu hệ thống không thể hiển thị Dạng danh sách
hoặc Dạng chi tiết, hệ thống sẽ thông báo lỗi và nhân viên HR
sẽ cần liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.
Business rules - Chỉ có bộ phận HR có quyền truy cập và theo dõi hồ sơ nhân
sự.
- Hệ thống hỗ trợ thiết lập các cột thông tin hiển thị trong Dạng
danh sách.
- Trong 1 màn hình không hiển thị quá 30 bản ghi
Non-functional Giao diện phải thân thiện, dễ sử dụng với ít thao tác.
requirements
d, Tìm kiếm hồ sơ
Usecase ID UC 11
Usecase Name Tìm kiếm hồ sơ
UC description Cho phép tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Priority Must-Have
Trigger Nhân viên HR chọn tìm kiếm hồ sơ nhân viên
 Hệ thống đã có sẵn thông tin hồ sơ của nhân viên
Post-condition Hiển thị hồ sơ nhân viên cần tìm kiếm
2. Nhân viên HR chọn biểu tượng kính lúp tại màn hình
chính danh sách hồ sơ nhân viên
3. Nhập nhân viên cần tìm kiếm bằng mã nhân viên hoặc
tên hoặc các tiêu chí được cung cấp
4. Hệ thống hiển thị thông tin hồ sơ nhân viên

Exception flow 1.1 Nhân viên HR đăng nhập không thành công vào hệ thống
4.1 Hệ thống không tìm thấy thông tin tương ứng sau đó báo
không tìm thấy hồ sơ nhân viên
Business rules  Để đảm bảo hiệu suất hệ thống, Cho phép hiển thị tối đa
20 kết quả trên mỗi trang kết quả tìm kiếm.
 Lưu lại lịch sử tìm kiếm
 Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin hồ sơ:
 Nếu không có kết quả tìm kiếm nào phù hợp với
tiêu chí, hệ thống
thông báo rằng không tìm thấy kết quả phù hợp
 Nếu có lỗi trong quá trình tìm kiếm, ví dụ: lỗi kết
nối cơ sở dữ liệu,
hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu người dùng thử lại sau.
Non-Functional Hệ thống cần phải cung cấp thời gian phản hồi nhanh chóng,
requirements trong khoảng vài giây
e, Cập nhật hồ sơ
Usecase ID UC 12
Usecase Name Cập nhật hồ sơ
UC description Cho phép cập nhật hồ sơ nhân viên
Actor Nhân viên, HR
Priority Must have
Trigger Nhân viên HR chọn cập nhật hồ sơ nhân viên
Pre-condition  Nhân viên, HR đã đăng nhập thành công vào hệ thống
 HR đã có sẵn file thông tin hồ sơ của nhân viên
Post-condition Cập nhật hồ sơ, phê duyệt cập nhật
Basic flow 1. Nhân viên, HR đăng nhập thành công vào hệ thống
2. Nhân viên, HR chọn biểu tượng ba chấm ở bên cạnh
Trạng thái tài của mỗi nhân viên tại màn hình chính danh
3. Nhân viên, HR chọn “Cập nhật hồ sơ”
4. Hệ thống hiển thị thông tin cơ bản của nhân viên
5. Nhân viên, HR cập nhật những thông tin còn thiếu
6. HR chọn “Lưu”
7. Nhân viên cập nhật thông tin của mình rồi gửi Yêu cầu
phê duyệt
8. HR phê duyệt hồ sơ nhân viên cập nhật
9. Hệ thống lưu thông tin vừa cập nhật vào cơ sở dữ liệu
Exception flow 1.1 Nhân viên, HR đăng nhập không thành công vào hệ thống
4.1 Hệ thống không tìm thấy thông tin tương ứng sau đó báo
không tìm thấy hồ sơ nhân viên
Business rules  Thông tin nhập vào phải đúng định dạng
Non-Functional  Time out cho màn hình cập nhật là 60s.
requirements  Hệ thống phải đảm bảo tính bảo mật và xác thực người
dùng trước khi
cho phép cập nhật thông tin lớp học.
f, Xóa hồ sơ
Usecase ID UC 13
Usecase Name Xóa hồ sơ
UC description Cho phép xóa hồ sơ nhân viên
Priority Must have
Trigger Nhân viên HR chọn xóa hồ sơ nhân viên
 HR đã có sẵn file thông tin hồ sơ của nhân viên
Post-condition Hồ sơ nhân viên được xóa khỏi hệ thống
2. Nhân viên HR chọn biểu tượng ba chấm ở bên cạnh
Trạng thái tài của mỗi nhân viên tại màn hình chính danh
3. Nhân viên HR chọn “Xóa”
4. Hệ thống hiển thị thông báo “Bạn có chắc muốn xóa hồ
sơ này?”
5. Nhân viên HR chọn “OK”
6. Hệ thống hiển thị Xóa hồ sơ thành công
Exception flow 1.1 Nhân viên HR đăng nhập không thành công vào hệ thống
Business rules  Có thể cần lưu trữ lịch sử xóa hồ sơ nhân viên để theo dõi
việc xóa và cung cấp thông tin cho mục đích kiểm tra và
báo cáo.
 Chỉ người dùng hoặc vai trò có quyền truy cập cụ thể mới
được phép xóa hồ sơ nhân viên
Non-Functional N/A
requirements
2.3.4.3 Activity diagram quy trình Quản lý hồ sơ
a, Activity diagram Khai báo lần lượt hồ sơ

b, Activity diagram Khai báo bằng nhận diện hồ sơ tự động
c, Activity diagram Theo dõi-Tìm kiếm-cập nhật-xóa hồ sơ
2.3.5 Chức năng Thông báo
2.3.5.1 Use case Thông báo
a, Use case Thông báo (tổng quát)

b, Use case Thông báo cụ thể: phê duyệt cập nhật
2.3.5.2 Đặc tả use case Thông báo
a, Thêm thông báo

Use Case ID UC 14
Use Case Name Thêm thông báo
UC description Cho phép nhân viên HR tạo thông báo cho nhân viên khác
Priority Must have
Trigger Nhân viên HR cần tạo thông báo cho các nhân viên khác.
Pre-condition  Nhân viên HR đã đăng nhập vào hệ thống.
 Nhân viên HR đã chuẩn bị sẵn thông báo
Post-condition Thông báo được gửi tới nhân viên khác hoặc toàn bộ nhân viên
Basic flow 1. Nhân viên HR chọn biểu tượng “thông báo”
2. Nhân viên HR chọn chức năng “Thêm thông báo”
3. Nhân viên HR soạn địa chỉ gửi, tiêu đề, soạn thông báo
theo mẫu
4. Hệ thống kiểm tra biểu mẫu hợp lệ
5. Hệ thống tiến hành gửi thông báo tới địa chỉ
Alternative flow 4.1. Sau khi Nhân viên HR soạn xong thông báo, hệ thống kiểm
tra biểu mẫu và phát hiện lỗi hoặc thông báo thiếu thông tin quan
trọng.
4.2. Hệ thống hiển thị thông báo lỗi cho Nhân viên HR và yêu cầu
họ điền lại thông tin còn thiếu hoặc sửa lỗi.
UC quay lại bước 3, Quá trình kiểm tra biểu mẫu được lặp lại.
5.1 Quá trình gửi thất bại và hệ thống thông báo cho nhân viên
HR.
Exception flow N/A

Business rules N/A
Non-Functional N/A
requirements
b, Tìm kiếm thông báo

Use Case ID UC 15
Use Case Name Tìm kiếm thông báo
UC description Cho phép nhân viên HR tìm kiếm thông báo
Priority Must have
Trigger Nhân viên HR cần tìm thông báo để phục vụ thao tác quản lí
Pre-condition  Nhân viên HR đã đăng nhập vào hệ thống.
Post-condition Kết quả tìm kiếm hiển thị các thông báo tương ứng với tiêu chí
tìm kiếm.
Basic flow 1. Người dùng truy cập chức năng "Tìm kiếm thông báo"
trong giao diện người dùng.
2. Hệ thống hiển thị một biểu mẫu cho người dùng nhập các
tiêu chí tìm kiếm (ví dụ: từ khóa, ngày, loại thông báo).
3. Người dùng nhập tiêu chí tìm kiếm.
4. Hệ thống tìm kiếm và hiển thị kết quả tương ứng.
Exception flow 4.1 Hệ thống không tìm thấy kết quả, quay lại bước 3
Business rules Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin thông báo:
⮚ Nếu không có kết quả tìm kiếm nào phù hợp với tiêu chí, hệ
thống
thông báo rằng không tìm thấy kết quả phù hợp
⮚ Nếu có lỗi trong quá trình tìm kiếm, ví dụ: lỗi kết nối cơ sở dữ
liệu,
hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu người dùng thử lại sau.
Non-Functional Time out cho màn hình tìm kiếm là 60s.

requirements
c, Xóa thông báo
Use Case ID UC 16
Use Case Name Xóa thông báo
UC description Cho phép nhân viên HR xóa thông báo để dễ quản lí
Priority Must have
Trigger Nhân viên HR muốn xóa thông báo và chọn “xóa thông báo”
Pre-condition  Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống.
 Thông báo phải tồn tại
Post-condition Thông báo được xóa khỏi hệ thống
Basic flow 1. Người dùng truy cập chức năng "Xóa thông báo" trong
giao diện người dùng.
2. Hệ thống hiển thị danh sách các thông báo cho người
dùng, cho phép người dùng chọn các thông báo cần xóa.
3. Người dùng chọn thông báo cần xóa.
4. Hệ thống yêu cầu xác nhận xóa thông báo.
5. Người dùng xác nhận xóa thông báo.
6. Các thông báo đã chọn bị xóa khỏi hệ thống.
Exception flow N/A
Business rules N/A
Non-Functional N/A
requirements
d, Phê duyệt cập nhật

Use Case ID UC 17
Use Case Name Phê duyệt cập nhật
UC description Cho phép nhân viên HR kiểm soát hoạt động thay đổi hồ sơ cá
nhân của nhân viên
Actor Nhân viên HR, nhân viên khác
Priority Must have
Trigger Nhân viên thực hiện thay đổi hồ sơ cá nhân và yêu cầu phê
duyệt
Pre-condition  Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống
 Hệ thống hoạt động bình thường trong quá trình cập
nhật hồ sơ
Post-condition Hồ sơ nhân
Basic flow 1. Nhân viên vào hồ sơ cá nhân
2. Nhân viên thay đổi thông tin mới
3. Hệ thống kiểm tra thông tin thay đổi đúng định dạng và
cho phép tiếp tục
4. Nhân viên xác nhận thay đổi và gửi yêu cầu phê duyệt
với nhân viên HR
5. Hệ thống gửi yêu cầu tới HR
6. Nhân viên HR phê duyệt thay đổi hoặc từ chối thay đổi
và gửi thông báo cho nhân viên
7. Nếu phê duyệt, hệ thống sẽ lưu thông tin mới. Từ chối
thì hệ thống không lưu mới.
8. Nhân viên nhận thông báo về quyết định của HR

Exception flow N/A
Business rules N/A
Non-Functional N/A
requirements
e, Xem thông báo

Use Case ID UC 18
Use Case Name Xem thông báo
UC description Cho phép toàn bộ nhân viên xem thông báo một cách chi tiết
Actor Nhân viên trong công ty
Priority Must have
Trigger Nhân viên muốn xem chi tiết thông báo
Pre-condition Thông báo đã có sẵn
Post-condition Thông báo được hiển thị chi tiết
Basic flow 1. Người dùng truy cập chức năng "Xem thông báo"
trong giao diện người dùng.
2. Hệ thống hiển thị danh sách các thông báo cho người
dùng.
3. Người dùng chọn thông báo cụ thể để xem nội dung
chi tiết.

Exception flow N/A
Business rules N/A
Non-Functional N/A
requirements
2.3.5.3 Activity diagram quy trình Thông báo

a, Activity diagram Thêm thông báo
b, Activity diagram Quản lý thông báo ( Tìm kiếm-Xem-Xóa)

c, Activity diagram Phê duyệt cập nhật
III. THIẾT KẾ GIAO DIỆN
3.1 Thiết kế giao diện Quản lý xác thực người dùng
3.1.1 Thiết kế giao diện Đăng nhập/Đăng xuất
Hình 3.1.1.1: Giao diện đăng nhập
Hình 3.1.1.2: Giao diện nhập mã xác thực ( áp dụng với tài khoản có thiết lập bảo mật 2
FA)
Hình 3.1.1.3: Giao diện Đăng xuất
# Component Comp. Editable Mandatory Default Description
Type Value
1 Quản trị Button N/A N/A N/A Giúp người dùng chọn
viên tài khoản quản trị viên
để đăng nhập
2 Nhân viên Button N/A N/A N/A Giúp người dùng chọn
tài khoản nhân viên để
đăng nhập
3 Mã nhân Textbox Yes Yes N/A Cho phép người dùng

viên nhập mã nhân viên để
đăng nhập và không
được bỏ trống
4 Mật khẩu Textbox Yes Yes N/A Cho phép người dùng
mật khẩu để đăng nhập
và không được bỏ trống
5 Quên mật Button N/A N/A N/A Khi ấn vào quên mật
khẩu khẩu sẽ hiện ra trang
mới để cấp lại mật khẩu
6 Đăng nhập Button N/A N/A N/A Khi ấn vào đăng nhập
sẽ chuyển sang tài
khoản chính ( nếu người
dùng đăng ký mã 2FA),
sẽ chuyển sang nhập mã
xác thực ( Nếu người
dùng đăng ký mã 2FA)
7 Xác nhận Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào nút xác
nhận, sẽ xác thực và
chuyển sang trang màn
hình chính
8 Hủy Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào nút xác
nhận, sẽ hủy xác thực
và quay lại đăng nhập
9 Đăng xuất Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào nút đăng
xuất sẽ quay lại màn
hình đăng nhập
3.1.2 Thiết kế giao diện Quên mật khẩu
Hình 3.1.2.1: Giao diện Quên mật khẩu

# Component Comp. Editable Mandator Default Description
Type y Value
1 Quên mật Label N/A N/A N/A Hiển thị màn hình
khẩu thông báo quên mật
khẩu và cách lấy lại
mật khẩu
2 Email Textbox No Yes N/A Cho phép người dùng

nhập Email để lấy lại
mật khẩu
3 Mã bảo vệ Textbox No Yes N/A Cho phép người dùng

nhập mã bảo vệ để lấy
lại mật khẩu
4 Lấy lại mật Button N/A N/A N/A Khi nhấn nút mật
khẩu khẩu sẽ được gửi về
email đã nhập ở phía
trên
5 Quay lại Button N/A N/A N/A Khi nhấn nút, sẽ quay
đăng nhập lại màn hình đăng
nhập
3.2 Thiết kế giao diện Quản lý bảo mật
3.2.1 Thiết kế giao diện Thiết lập bảo mật hai lớp 2FA
Hình 3.2.1.1: Giao diện lựa chọn chức năng Bảo mật
Hình 3.2.1.2 Giao diện chọn phương thức xác thực

Hình 3.2.1.3: Giao diện Thiết lập xác thực 2 yếu tố qua QR hoặc nhập mã
Hình 3.2.1.4: Giao diện Nhập mã xác thực

Hình 3.2.1.5: Giao diện Nhập lại mã xác thực
Hình 3.2.1.6: Giao diện Thông báo xác thực 2 yếu tố đang hoạt động
Hình 3.2.1.7: Giao diện nhập mật khẩu để tiếp tục quá trình xác thực
Hình 3.2.1.8: Giao diện sai mật khẩu

Hình 3.2.1.9: Giao diện Thiết lập bảo mật hai lớp thành công

Type Value
1 Tài khoản Button N/A N/A N/A Giúp người dùng

chọn chức năng
muốn thao tác
2 Bảo mật Button N/A N/A N/A Giúp người dùng bảo
vệ tài khoản của
mình
3 Chọn phương Label N/A N/A N/A Hiển thị phương thức
thức bảo mật bảo mật để người
dùng lựa chọn
4 Dùng ứng Button N/A N/A N/A Khi ấn vào nút này sẽ
dụng xác thực hiển thị một mã QR
để người dùng có thể
xác thực trên ứng
dụng của mình
5 Nhập mã xác Textbox Yes Yes N/A Cho phép người dùng
nhận nhập mã nhìn thấy
trên ứng dụng xác
thực
6 Thông báo mã Label N/A N/A N/A Hiển thị thông báo
xác nhận chưa cho người dùng mã
đúng xác nhận chưa chính
xác.
7 Nhập lại mã Textbox Yes Yes N/A Cho phép người dùng
xác nhận nhập lại mã xác nhận
trên ứng dụng xác
thực
8 Bật xác thực 2 Label N/A N/A N/A Hiển thị chức năng
yếu tố xác thực 2 yếu tố đã
được kích hoạt thành
công
3.2.2 Thiết kế giao diện Đổi mật khẩu

Hình 3.2.2.1: Giao diện chọn chức năng đổi mật khẩu
(Tài khoản mà cài 2FA thì lúc đổi mật khẩu , hệ thống bắt nhập để xác minh)
Hình 3.2.2.2: Giao diện nhập mã xác thực ( áp dụng đối với tài khoản đã cài thiết lập
bảo mật 2 FA)
Type y Value
1 Tài khoản Button N/A N/A N/A Giúp người dùng chọn
chức năng cần thao tác
2 Đổi mật Button N/A N/A N/A Khi ấn nút sẽ hiện ra

khẩu trang mới để đổi lại mật
khẩu
3 Nhập mật Textbox Yes Yes N/A Cho phép người dùng
khẩu cũ nhập lại mật khẩu cũ để
xác thực
4 Nhập mật Textbox Yes Yes N/A Cho phép người dùng
khẩu mới nhập mật khẩu mới
5 Nhập lại Textbox Yes Yes N/A Cho phép người dùng
mật khẩu nhập lại mật khẩu sau
khi nhập mật khẩu mới
6 Nhập mã Textbox Yes Yes N/A Cho phép nhập mã xác

xác thực thực được gửi về máy
để xác thực đổi lại mật
khẩu
3.3 Thiết kế giao diện Quản lý tài khoản
3.3.1 Thiết kế giao diện Kích hoạt tài khoản

Hình 3.3.1.1: Giao diện màn hình hiển thị trạng thái tài khoản
Hình 3.3.1.2: Giao diện kích hoạt một tài khoản

Hình 3.3.1.3: Giao diện kích hoạt nhiều tài khoản
Hình 3.3.1.4: Giao diện thông báo kích hoạt tài khoản thành công
Type Value
1 Trạng thái tài Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin
khoản trạng thái tài khoản
của nhân viên
2 Biểu tượng Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào button
“...” này, hệ thống sẽ hiển
thị các thao tác cho
phép trên đối tượng
3 Kích hoạt tài Button N/A N/A N/A Khi nhấn chọn kích
khoản hoạt tài khoản, sẽ cho
phép kích hoạt tài
khoản của một hoặc
nhiều nhân viên
4 Đã chọn Button N/A N/A N/A Cho phép chọn một

hay nhiều nhân viên để
kích hoạt tài khoản
5 Bỏ chọn Button N/A N/A N/A Khi nhân bỏ chọn, sẽ

xóa hết lựa chọn nhân
viên được kích hoạt tài
khoản
6 Email Textbox Yes Yes N/A Cho phép nhập email

của nhân viên để kích
hoạt tài khoản qua
gmail
7 Hủy Button N/A N/A N/A Khi nhấn chọn hủy, sẽ

xóa bỏ các lựa chọn
trước và quay về màn
hình ban đầu
8 Kích hoạt Button N/A N/A N/A Khi nhấn chọn sẽ cho
phép Hr kích hoạt tài
khoản cho nhân viên
3.3.2 Thiết kế giao diện Ngừng kích hoạt tài khoản
Hình 3.3.2.1: Giao diện ngừng kích hoạt tài khoản

Type Value
1 Biểu tượng Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào button
“...” này, hệ thống sẽ hiển
thị các thao tác cho
phép trên đối tượng
2 Ngừng kích Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào button
hoạt tài khoản này, hệ thống sẽ
ngừng kích hoạt tài
khoản của nhân viên
đã chọn
3.4 Thiết kế giao diện Quản lý hồ sơ
3.4.1 Thiết kế giao diện Khai báo lần lượt hồ sơ

Hình 3.4.1.1: Giao diện khai báo lần lượt hồ sơ

Type Value
1 Thêm Button N/A N/A N/A Khi ấn vào button

này sẽ chuyển sang
màn hình thêm mới
hồ sơ nhân viên
2 Thêm mới Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin
hồ sơ cho người dùng biết
họ đang ở màn hình
thêm mới hồ sơ
3 Thông tin Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin
cơ bản cho người dùng biết
họ đang ở mục
Thông tin cơ bản
của nhân viên
4 Thông tin Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
chung mục Thông tin
chung của nhân viên
5 Mã nhân Textbox Yes Yes N/A Nhập thông tin về
viên Mã nhân viên và
không được bỏ
trống
6 Họ và đệm Textbox Yes No N/A Nhập thông tin về
Họ và đệm
7 Tên Textbox Yes No N/A Nhập thông tin về
Tên
8 Họ và tên Textbox Yes Yes N/A Nhập thông tin về
Họ và tên, không
được bỏ trống
9 Giới tính Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người
List dùng chọn giới tính
của nhân viên, có 3
giới tính trong hệ
thống: nam, nữ,
khác.
10 Ngày sinh Textbox Yes No N/A Cho phép người
dùng nhập ngày sinh
của nhân viên dưới
dạng số và có thể bỏ
trống
11 Nơi sinh Textbox Yes No N/A Cho phép người
dùng nhập nơi sinh
của nhân viên và có
thể bỏ trống
12 Tình trạng Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người
hôn nhân List dùng chọn tình trạng
hôn nhân của nhân
viên, có 2 tình trạng
trong hệ thống: độc
thân, đã kết hôn
13 Mã số thuế Textbox Yes No N/A Cho phép người
cá nhân dùng nhập mã số
thuế cá nhân của
nhân viên và có thể
bỏ trống
14 Thành phần Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người
gia đình List dùng chọn thành
phần gia đình, hệ
thống sẽ hiển thị
danh sách thành
phần gia đình có
trong hệ thống
15 Thành phần Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người
bản thân List dùng chọn thành
phần bản thân, hệ
thống sẽ hiển thị
danh sách thành
phần bản thân có
trong hệ thống
16 Dân tộc Textbox Yes No N/A Cho phép người
dùng nhập thông tin
về dân tộc của nhân
viên và có thể bỏ
trống
17 Tôn giáo Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người
List dùng chọn tôn giáo,
hệ thống sẽ hiển thị
danh sách tôn giáo
có trong hệ thống
18 Quốc tịch Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người
List dùng chọn quốc
tịch, hệ thống sẽ
hiển thị danh sách
quốc tịch có trong
hệ thống
19 Hủy Button No N/A N/A Cho phép người
dùng hủy hành động
thêm mới nhân viên,
sau khi hủy sẽ xóa
hết thông tin vừa
nhập và quay về
màn danh sách nhân
viên.
20 Lưu và Button No N/A N/A Cho phép người
thêm dùng lưu thông tin
nhân viên, sau khi
lưu sẽ chuyển về
màn hình Thêm mới
hồ sơ
21 Lưu Button No N/A N/A Cho phép người
dùng lưu thông tin
nhân viên, sau khi
lưu sẽ chuyển về
màn hình danh sách
nhân viên
3.4.2 Thiết kế giao diện Khai báo bằng nhận diện tự động
Hình 3.4.2.1: Giao diện Nhận diện và thêm tự động
Hình 3.4.2.2: Giao diện thông báo nhận diện và thêm hồ sơ thành công
Type y Value
1 Biểu tượng Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào biểu
dropdown tượng sẽ hiện ra 2 lựa
“v” chọn “ Nhận diện và
thêm hồ sơ tự động” và
“ Nhập khẩu hàng loạt
hồ sơ”
2 Nhận diện hồ Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào sẽ hiện ra
sơ tự động khung để chọn tệp hồ
sơ nhận diện
3 Nhận diện hồ Label N/A N/A N/A Hiển thị cho người
sơ dùng biết nơi sẽ tải tệp
lên nhận diện hồ sơ
4 Chọn tệp Button N/A N/A N/A Cho phép người dùng
chọn tệp tải lên tệp để
nhận dạng
5 Chọn tệp Button N/A N/A N/A Cho phép người dùng
khác chọn tệp tải lên tệp
khác để nhận dạng
6 Hủy Button N/A N/A N/A Cho phép người dùng

hủy hành động nhận
diện hồ sơ tự động
7 Lưu Button N/A N/A N/A Cho phép người dùng

lưu hồ sơ đã tải lên
8 Nhận diện Button N/A N/A N/A Khi ấn vào nút nhận
diện sẽ chuyển sang
trang hồ sơ đã nhận
diện
9 Nhận diện hồ Label N/A N/A N/A Thông báo đã nhận

sơ thành công diện hồ sơ thành công
3.4.3 Thiết kế giao diện Theo dõi hồ sơ
a, Dạng danh sách
Hình 3.4.3.1: Giao diện Theo dõi hồ sơ theo dạng danh sách

Type Value
Hiển thị tượng sẽ hiện ra danh
danh sách sách sách hồ sơ nhân
hồ sơ viên
2 Tùy chỉnh Label N/A N/A N/A Hiển thị ra danh sách
cột các cột muốn hiển thị
3 Tìm kiếm Textbox Yes No N/A Cho phép HR nhập

các cột muốn hiển thị
4 Mã nhân Button N/A No N/A Khi tích chọn ô Mã

viên nhân viên, danh sách
hiển thị sẽ bao gồm
cột mã nhân viên và
những cột được chọn
hiển thị khác
5 Họ và tên Button N/A No N/A Khi tích chọn ô Họ và

tên, danh sách hiển thị
sẽ bao gồm cột họ và
tên nhân viên và
hiển thị khác
6 Vị trí công Button N/A No N/A Khi tích chọn ô Vị trí

việc công việc, danh sách
cột vị trí công việc và
hiển thị khác
7 Đơn vị công Button N/A No N/A Khi tích chọn ô Đơn

tác vị công tác, danh sách
cột đơn vị công tác và
hiển thị khác
8 Ngày thử Button N/A No N/A Khi tích chọn ô Ngày

việc thử việc, danh sách
cột ngày thử việc và
hiển thị khác
9 Ngày chính Button N/A No N/A Khi tích chọn ô Ngày

thức chính thức, danh sách
cột ngày chính thức
và những cột được
chọn hiển thị khác
10 Giới tính Button N/A No N/A Khi tích chọn ô Giới

tính, danh sách hiển
thị sẽ bao gồm cột
giới tính và những cột
được chọn hiển thị
khác
11 Email cơ Button N/A No N/A Khi tích chọn ô Email

quan cơ quan, danh sách
cột email cơ quan và
hiển thị khác
12 Email tài Button N/A No N/A Khi tích chọn ô Email

khoản tài khoản, danh sách
cột email tài khoản và
hiển thị khác
13 Mặc định Button N/A No N/A Khi chọn nút Mặc

định, sẽ hiển thị danh
sách nhân viên theo
cột mặc định trước đó
14 Lưu Button N/A No N/A Khi chọn nút Lưu, sẽ

hiển thị danh sách
nhân viên bao gồm
những cột đã chọn
trước đó
b, Dạng chi tiết

Hình 3.4.3.2: Giao diện Theo dõi hồ sơ dạng chi tiết

Type y Value
hiển thị chi tượng sẽ hiện ra hồ
tiết hồ sơ sơ nhân viên chi tiết
theo mục tìm kiếm
nhân viên
2 Tìm kiếm Textbox Yes N/A N/A Cho phép HR tìm

kiếm và xem chi tiết
hồ sơ nhân viên
3 Thông tin cơ Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin cơ
bản bản của nhân viên
trên màn hình chính
công việc công việc của nhân
viên trên màn hình
chính
5 Thông tin liên Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin
hệ liên hệ của nhân
chính
6 Thông tin gia Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin
đình gia đình của nhân
chính
7 Khác Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin

khác của nhân viên
nếu có trên màn hình
chính
8 Mã nhân viên Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
Mã nhân viên
9 Họ và đệm Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
Họ và đệm
10 Tên Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
Tên
11 Họ và tên Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
Họ và tên
12 Giới tính Label N/A N/A N/A Cho phép người
dùng chọn giới tính
của nhân viên, có 3
giới tính trong hệ
thống: nam, nữ,
khác.
13 Ngày sinh Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin
ngày sinh của nhân
viên
14 Nơi sinh Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin
nơi sinh của nhân
viên
15 Tình trạng Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
hôn nhân tình trạng hôn nhân
của nhân viên
16 Mã số thuế cá Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
nhân mã số thuế cá nhân
của nhân viên
17 Thành phần Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
gia đình thành phần gia đình
bản thân thành phần bản thân
19 Dân tộc Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
dân tộc của nhân
viên
20 Tôn giáo Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
tôn giáo
21 Quốc tịch Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
quốc tịch
22 Sửa Botton N/A N/A N/A Nhấn nút sửa sẽ cho
phép HR sửa thông
tin nhân viên đang
hiển thị trên màn
hình
3.4.4 Thiết kế giao diện Tìm kiếm hồ sơ
a. Tìm kiếm trên thanh

Hình 3.4.4.1: Giao diện Tìm kiếm hồ sơ trên thanh tìm kiếm

Type y Value
1 Ô tìm kiếm Textbox Yes N/A N/A Cho phép người dùng
nhập mã nhân viên
để tìm kiếm
2 Thông tin cơ Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin
bản cho người dùng biết
họ đang ở mục
Thông tin cơ bản của
nhân viên
3 Thông tin Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
chung mục Thông tin chung
của nhân viên
4 Mã nhân Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
viên Mã nhân viên
5 Họ và đệm Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
Họ và đệm
6 Tên Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
Tên
7 Họ và tên Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
Họ và tên
8 Giới tính Label N/A N/A N/A Hiển thị giới tính
nhân viên
9 Ngày sinh Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin
ngày sinh của nhân
viên
10 Nơi sinh Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin nơi
sinh của nhân viên
11 Tình trạng Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
hôn nhân tình trạng hôn nhân
của nhân viên
12 Mã số thuế Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
cá nhân mã số thuế cá nhân
của nhân viên
gia đình thành phần gia đình
bản thân thành phần bản thân
15 Dân tộc Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
dân tộc của nhân
viên
16 Tôn giáo Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
tôn giáo
17 Quốc tịch Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về
quốc tịch
18 Thoát Button No N/A N/A Thoát và quay về
màn danh sách nhân
viên.
b. Tìm kiếm theo tiêu chí
Hình 3.4.4.2: Giao diện Tìm kiếm hồ sơ dạng theo tiêu chí
Type Value
1 Tất cả đơn Dropdown N/A N/A N/A Cho phép hiển thị và
vị List chọn các đơn vị để
tìm kiếm theo tiêu
chí
2 Ô tìm kiếm Button N/A N/A N/A Khi nhấn Tìm kiếm
sẽ hiển thị danh sách
nhân viên tìm kiếm
theo tiêu chí
3.4.5 Thiết kế giao diện Cập nhật hồ sơ
a, Thiết kế giao diện cập nhật hồ sơ với vai trò HR
Hình 3.4.5.1: Giao diện lựa chọn chức năng cập nhật hồ sơ
Hình 3.4.5.2: Giao diện hồ sơ trước khi cập nhật
Hình 3.4.5.3: Giao diện hồ sơ khi đã cập nhật

Type Value
1 Biểu tượng Button N/A N/A N/A Nhấn vào biểu
dropdown tượng để chọn Cập
“...” nhật hồ sơ
2 Sửa hồ sơ Button N/A N/A N/A Nhấn vào biểu
tượng cho phép
người dùng Cập
nhật hồ sơ
3 Thông tin cơ Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin
bản cho HR biết họ
đang ở mục Thông
tin cơ bản của nhân
viên
chung cho HR biết họ
đang ở mục Thông
tin chung của nhân
viên
5 Mã nhân viên Textbox Yes Yes N/A Cho phép HR cập
nhật thông tin về
Mã nhân viên khi
có sự thay đổi
6 Họ và đệm Textbox Yes No N/A Cho phép HR cập
Họ và đệm khi có
sự thay đổi
7 Tên Textbox Yes No N/A Cho phép HR cập
Tên khi có sự thay
đổi
8 Họ và tên Textbox Yes Yes N/A Cho phép HR cập
Họ và tên khi có sự
thay đổi
9 Giới tính Dropdown N/A N/A N/A Cho phép HR cập
List nhật thông tin khi
có sự thay đổi
10 Ngày sinh Textbox Yes No N/A Cho phép HR cập
nhật ngày sinh của
nhân viên
11 Nơi sinh Textbox Yes No N/A Cho phép HR cập
nhật nơi sinh của
nhân viên
12 Tình trạng Dropdown N/A N/A N/A Cho phép HR cập
hôn nhân List nhật Thông tin tình
trạng hôn nhân của
nhân viên khi có sự
thay đổi
13 Mã số thuế Textbox Yes No N/A Cho phép HR cập
cá nhân nhật nhập mã số
thuế cá nhân của
nhân viên nếu có
thay đổi
14 Thành phần Dropdown N/A N/A N/A Cho phép HR cập
gia đình List nhật thông tin khi
có thay đổi
15 Thành phần Dropdown N/A N/A N/A Cho phép HR cập
bản thân List nhật thông tin khi
có thay đổi
16 Dân tộc Textbox Yes No N/A Cho phép HR cập
nhật thông tin khi
có thay đổi
17 Tôn giáo Dropdown N/A N/A N/A Cho phép HR cập
có thay đổi
18 Quốc tịch Dropdown N/A N/A N/A Cho phép HR cập
có thay đổi
19 Hủy Button No N/A N/A Cho phép HR hủy
hành động cập nhật
hồ sơ nhân viên,
sau khi hủy sẽ xóa
hết thông tin vừa
nhập
20 Lưu Button No N/A N/A Cho phép HR lưu
thông tin cập nhật
b, Thiết kế giao diện cập nhật hồ sơ với vai trò nhân viên
Hình 3.4.5.4: Giao diện nhân viên tự cập nhật hồ sơ và gửi yêu cầu phê duyệt
# Component Comp. Edit- Man- Default Description

Type Able Datory Value
1 Cập nhật hồ Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin cho
sơ người dùng biết họ đang ở
giao diện Cập nhật hồ sơ
2 Thông tin cơ Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin cho
bản người dùng biết họ đang ở
mục Thông tin cơ bản của
nhân viên
3 Thông tin Label N/A N/A N/A Hiển thị thông tin về mục
chung Thông tin chung của nhân
viên
4 Mã nhân Textbox Yes Yes N/A Nhập thông tin về Mã nhân
viên viên và không được bỏ
trống
5 Họ và đệm Textbox Yes No N/A Nhập thông tin về Họ và
đệm
6 Tên Textbox Yes No N/A Nhập thông tin về Tên
7 Họ và tên Textbox Yes Yes N/A Nhập thông tin về Họ và

tên, không được bỏ trống
8 Giới tính Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người dùng chọn
List giới tính, có 3 giới tính
trong hệ thống: nam, nữ,
khác.
9 Ngày sinh Textbox Yes No N/A Cho phép người dùng nhập
ngày sinh dưới dạng số và
có thể bỏ trống
10 Nơi sinh Textbox Yes No N/A Cho phép người dùng nhập
nơi sinh và có thể bỏ trống
11 Tình trạng Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người dùng chọn
hôn nhân List tình trạng hôn nhân, có 2
tình trạng trong hệ thống:
độc thân, đã kết hôn
12 Giá trị cũ Label N/A N/A N/A Hiển thị nội dung trước khi
cập nhật
13 Mã số thuế Textbox Yes No N/A Cho phép người dùng nhập
cá nhân mã số thuế cá nhân và có
thể bỏ trống
14 Thành phần Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người dùng chọn
gia đình List thành phần gia đình, hệ
thống sẽ hiển thị danh sách
thành phần gia đình có
trong hệ thống
15 Thành phần Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người dùng chọn
bản thân List thành phần bản thân, hệ
thống sẽ hiển thị danh sách
thành phần bản thân có
trong hệ thống
16 Dân tộc Textbox Yes No N/A Cho phép người dùng nhập
thông tin về dân tộc và có
thể bỏ trống
17 Tôn giáo Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người dùng chọn
List tôn giáo, hệ thống sẽ hiển
thị danh sách tôn giáo có
trong hệ thống
18 Quốc tịch Dropdown N/A N/A N/A Cho phép người dùng chọn
List quốc tịch, hệ thống sẽ hiển
thị danh sách quốc tịch có
trong hệ thống
19 Từ chối Button No N/A N/A Cho phép người dùng hủy
hành động thêm mới nhân
viên, sau khi hủy sẽ xóa hết
thông tin vừa nhập và quay
về màn danh thông tin cơ
bản.
20 Yêu cầu Button No N/A N/A Cho phép người dùng gửi
phê duyệt thông tin vừa cập nhật đến
HR để yêu cầu HR phê
duyệt, sau khi gửi yêu cầu
sẽ quay về giao diện thông
tin cơ bản
3.4.6 Thiết kế giao diện Xóa hồ sơ

Hình 3.4.6.1: Giao diện chọn chức năng Xóa hồ sơ
Hình 3.4.6.2: Giao diện thông báo “ Bạn có chắc muốn xóa hồ sơ”?
Hình 3.4.6.3: Giao diện Xóa hồ sơ thành công
Type Value
1 Biểu tượng Button N/A N/A N/A Nhấn vào biểu tượng
dropdown để chọn Xóa
“...”
2 Xóa Button N/A N/A N/A Khi ấn vào nút Xóa

sẽ cho phép người
dùng xóa hồ sơ nhân
viên
3 Bạn có chắc Label N/A N/A N/A Hiển thị cho người
chắn muốn dùng nội dung có
xóa hồ sơ? chắc chắn muốn xóa
hồ sơ không
4 Hủy Button N/A N/A N/A Khi ấn vào nút hủy

cho phép người
dùng hủy xóa hồ sơ
5 OK Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào nút

OK, người dùng
đồng ý xóa hồ sơ
6 Xóa hồ sơ Label N/A N/A N/A Hiển thị thông báo
thành công đã xóa hồ sơ thành
công
3.5 Thiết kế giao diện Thông báo
3.5.1 Thiết kế giao diện Nhận thông báo
Hình 3.5.1.1: Giao diện Nhận thông báo

Type Value
1 Icon thông Button N/A N/A N/A Giúp người dùng chọn
báo chức năng cần thao tác
trong chức năng thông
báo
2 Tất cả Button N/A N/A N/A Khi ấn nút, sẽ hiện ra

tất cả thông báo mới
đến
3 Chưa đọc Button N/A N/A N/A Khi ấn nút, màn hình
sẽ hiện ra những thông
báo chưa đọc
4 Xem chi tiết Button N/A N/A N/A Hiển thị chi tiết yêu
cầu phê duyệt của
nhân viên
5 Xem tất cả Button N/A N/A N/A Hiển thị tất cả thông
báo đã đọc và chưa
đọc
3.5.2 Thiết kế giao diện Quản lý thông báo
Hình 3.5.2.1: Giao diện Quản lý thông báo

Type Value
1 Quản lý Button N/A N/A N/A Khi ấn vào mục quản

thông báo lý thông báo sẽ hiện
ra thanh tìm kiếm và
các chức năng khác
trong mục quản lý
thông báo
2 Tiêu đề Button N/A N/A N/A Hiển thị nội dung các
tiêu đề
3 Yêu cầu cập Button N/A N/A N/A Khi nhấn chọn Yêu
nhật hồ sơ cầu cập nhật hồ sơ,
yêu cầu sẽ được gửi
đến nhân viên qua
gmail
4 Từ chối cập Button N/A N/A N/A Khi nhấn chọn từ chối
nhật cập nhật hồ sơ, yêu
cầu sẽ được gửi đến
nhân viên qua gmail
5 Đến Textbox Yes Yes N/A Cho phép nhập Gmail

của nhân viên để gửi
thông báo
6 Chi tiết Button N/A N/A N/A Giúp người dùng xem
chi tiết yêu cầu cập
nhật hồ sơ của nhân
viên và từ chối cập
nhật
3.5.3 Thiết kế giao diện Thêm thông báo

Hình 3.5.3.1: Giao diện Thêm thông báo
# Component Comp.Typ Editable Mandatory Default Description

e Value
1 Thêm thông Button N/A N/A N/A Khi ấn vào mục

báo thêm thông báo sẽ
chuyển sang trang
gửi thông báo và
nhấn vào nút gửi
để xác nhận gửi
thông báo đi
2 Đến Textbox Yes Yes N/A Cho phép nhập

Gmail của nhân
viên để gửi thông
báo
3 Tiêu đề Dropdown N/A N/A Yes Cho phép chọn

List các tiêu đề mặc
định sẵn để gửi
thông báo
4 Khung soạn Textbox Yes Yes N/A Cho phép nhập nội
thông báo dung thông báo sẽ
gửi
5 Tệp đính Button Yes Yes N/A Cho phép đính

kèm kèm các tệp gửi
cùng thông báo
6 Hủy Button N/A N/A N/A Khi nhấn hủy, sẽ

xóa toàn bộ nội
dung thông báo và
quay lại màn hình
chính
7 Gửi Button N/A N/A N/A Khi nhấn gửi, sẽ

gửi thông báo đến
gmail của nhân
viên
3.5.4 Thiết kế giao diện Phê duyệt cập nhật

Hình 3.5.4.1: Giao diện Thông báo yêu cầu cập nhật
Hình 3.5.4.2: Giao diện từ chối/ phê duyệt yêu cầu

Type y Value
1 Icon thông Button N/A N/A N/A Khi click vào button
báo “thông báo” hệ thống sẽ
hiển thị thông báo danh
sách nhân viên cần phê
duyệt
2 Tất cả Button N/A N/A N/A Cho phép người dùng

xem tất cả danh sách
nhân viên cần phê
duyệt
3 Chưa đọc Button N/A N/A N/A Cho phép người dùng
xem danh sách nhân
viên chưa đọc
4 Xem chi tiết Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào button
này, hệ thống sẽ hiển
thị một trang mới cho
phép người dùng xem
chi tiết thông tin nhân
viên
5 Phê duyệt Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào button
này, hệ thống sẽ mở ra
một popup
Confirmation dialog để
người dùng lựa chọn
“phê duyệt” hoặc “hủy”
6 Duyệt Button N/A N/A N/A Cho phép người dùng

đồng ý phê duyệt thông
tin nhân viên

hủy phê duyệt thông tin
nhân viên
8 Từ chối Button N/A N/A N/A Khi nhấn vào button

này, hệ thống sẽ mở ra
một popup
Confirmation dialog để
người dùng lựa chọn
“từ chối” hoặc “hủy”
9 Từ chối Button N/A N/A N/A Cho phép người dùng

từ chối phê duyệt thông
tin nhân viên (nêu lý do
từ chối phê duyệt)

hủy từ chối phê duyệt
thông tin nhân viên
KẾT LUẬN
Bài tiểu luận Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý hồ sơ nhân viên của Công ty TMU
(Transportation Management Unlimited) đã trình được sơ bộ các bước trong quá trình tiến
hành phân tích và thiết kế hệ thống. Do chưa có nhiều kinh nghiệm để làm đề tài cũng
như còn nhiều hạn chế về mặt kiến thức thực tế, do vậy bài tiểu luận không tránh khỏi còn
nhiều thiếu sót. Tuy nhiên, nếu có cơ hội, các thành viên trong nhóm 04 hy vọng có thể
thực hành nhiều hơn với phương pháp phân tích thiết kế này để cải thiện, bổ sung vốn
kiến thức chuyên sâu về phương pháp này, cũng như kỹ năng vẽ biểu đồ của mình. Bên
cạnh đó, hy vọng bài tiểu luận nhận được nhiều đóng góp từ thầy cô và các bạn để được
hoàn thiện hơn.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

BÁO CÁO NHÓM 4 (1)

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

BÁO CÁO NHÓM 4 (1)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ & THƯƠNG MẠI

BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Hàn Minh Phương

ĐẶT VẤN ĐỀ.....................................................................................................................9

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1.2.1: Giao diện Quên mật khẩu............................................................................72

Hình 3.3.2.1: Giao diện ngừng kích hoạt tài khoản..........................................................84

Hình 3.4.1.1: Giao diện khai báo lần lượt hồ sơ...............................................................85

Hình 3.4.2.1: Giao diện Nhận diện và thêm tự động.........................................................89

Hình 3.4.6.1: Giao diện chọn chức năng Xóa hồ sơ.......................................................105

Hình 3.5.1.1: Giao diện Nhận thông báo.........................................................................107

Hình 3.5.2.1: Giao diện Quản lý thông báo.....................................................................108

Hình 3.5.3.1: Giao diện Thêm thông báo........................................................................109

Hình 3.5.4.2: Giao diện từ chối/ phê duyệt yêu cầu........................................................112

1. THÔNG TIN CHUNG

Thời gian khảo sát: 21/10/2023 Địa điểm: Cầu giấy

Thành viên tham gia khảo sát:

STT Họ và tên Chức danh/ Phòng ban

2 Lê Thị Phương Thanh Phòng nhân sự

3 Bùi Thị Thủy Phòng kĩ thuật

2. NỘI DUNG KHẢO SÁT

* Hiện trạng phần mềm đang sử dụng

Câu 4: Phạm vi sử dụng phần mềm?

Câu 5: Cách thức tổ chức và quản trị phần mềm?

Câu 6: Tốc độ xử lý của phần mềm như thế nào ?

* Sự mong đợi về phần mềm mới

* Các quy tắc nghiệp vụ, quy trình xử lý

* Ràng buộc về pháp lý và các tiêu chuẩn

Câu 20: Các chế tài xử lý đối với vi phạm?

3. XÁC NHẬN KẾT QUẢ KHẢO SÁT

Ngày 21/10/2023 Ngày 21/10/2023

Thứ bảy , ngày 21 tháng 10 năm

BIÊN BẢN KHẢO SÁT

Thời gian: 21/10/2023

Địa điểm: Cầu Giấy

Thành phần tham gia:

STT Họ và tên Chức danh

Phía khách hàng:

I. Nội dung khảo sát

1.2 MONG MUỐN

1.3. HỒ SƠ TÀI LIỆU BÀN GIAO

1.4. XÁC NHẬN BIÊN BẢN

ĐẠI DIỆN ĐẠI DIỆN

Biểu mẫu BM01

Ngày… tháng…. năm

1 Mã nhân viên Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc

2 Họ và tên Kiểu chữ Bắt Buộc

3 Giới tính Kiểu chữ Bắt Buộc

4 Ngày sinh Kiểu số Bắt Buộc

5 Nơi sinh Kiểu chữ Bắt Buộc

6 Trình độ học vấn Kiểu chữ Bắt Buộc

7 Thời gian HĐ Kiểu số Bắt Buộc

8 Vị trí trong phòng ban Kiểu chữ Bắt Buộc

9 Hợp đồng lao động Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc

10 Số điện thoại Kiểu số Bắt Buộc

11 Email Kiểu số và kiểu chữ Bắt Buộc

12 Trạng thái hoạt động Kiểu chữ Bắt Buộc

14 Phòng quản lý Kiểu chữ Bắt Buộc

15 Giám đốc điều hành Kiểu chữ Bắt Buộc

16 Ngày… tháng…. năm Kiểu chữ và kiểu số Bắt buộc

Biểu mẫu BM02

Ngày…. tháng… năm