Boletim Municipal das DeliberacSes e DecisSes yg REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DE ODIVELAS ‘Ano VIT=NP23= 3 do Dezembro de 2007 - AnoxeBoletim Municipal das Deiberagées ¢ Decisées, y Preambulo De acordo com a estratégia de integragdo e desenvolvimento de um sistema de arquivo na Camara Municipal de Odivelas, pretende-se dotar 0 Arquivo Municipal de Odivelas de um Regulamento que normalize e defina as regras de funcionamento do servigo ¢ de gestdo dos documentos nas fases de arquivo intermédio ¢ definitivo. © presente Regulamento assume-se como um instrumento de uniformi: priticas intemas do Arquivo Municipal de Odivelas, definindo a sua integragio no contexto global da organizago municipal, bem como as suas relagdes com a comunidade em geral Pretende-se com este Regulamento um sistema de arquivo efieaz, que promova uma gestio da informagdo de qualidade, desiderato a alcangar em nome do prinefpio da transparéncia das relagdes entre a Administrago e os cidadios ¢ da preservagio da memoria colectiva. Neste sentido, a Camara Municipal, no uso das competéncias que Ihe so conferidas pela alinea a) do n° 7 do artigo 64° da Lei n° 169/99, de 18 de Setembro, com a redacgdo introduzida pela Lei n° S-A/2002, de 11 de Janeiro, e as disposigdes da Portaria n° 412/2001, de 17 de Abril, aprova o seguinte: ‘Ano Vill N23 Bi de Dezembro de 2007 — Anexe 7& Boletim Municipal das DeliberasSes ¢ Decisses Regulamento do Arquivo Municipal de Odivelas CAPITULO I Disposigdes gerais e definigoes Artigo 1° © presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Odivelas, adiante designado abreviadamente por Arquivo, assim como os aspectos de organizagao, conservacio e difuso dos documentos. Artigo 2° O Arquivo encontra-se integrado na Divisio de Administrago Geral do Departamento de Administragio Juridica e Geral da Camara Municipal de Odivelas. Artigo 3” Atendendo a terminologia usada no presente regulamento, define-se: 1 —Documento: suporte fisico de informagio de qualquer tipo (papel, filme, ed-rom, ou outro) detido pelo Municipio, produzido a fim de informar efou provar um procedimento administrativo ou judicial, designadamente processos, relatérios, estudos, pareceres, actas, autos, circulares, divulgagdes, despachos normativos internos ou orientagdes sobre o enquadramento da actividade ou outros elementos de informagao. 2- Arquivo Corrente: conjunto de documentos de consulta frequente pela administragao produtora, necessarios ao exercicio das suas actividades de gestio. 3 - Arquivo Intermédio: conjunto de documentos que, tendo deixado de ter utilizagio todavia, utilizados ocasionalmente, em virtude do seu interesse corrente, so, administrativo, 4 = Arquivo Definitivo ou Histérico: conjunto de documentos que, tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, so considerados de conservagao permanente, para fins informativos, probatérios ou de investigagao. z 31 de Dezembro de 2007 — Anexo ‘Ano Vill- N23Boletim Municipal das Deiberagées ¢ Decisées, y 5 - Auto de Entrega: acto, revestido das formalidades adiante descritas no presente regulamento, que culmina o processo de transmissdo, a qualquer titulo, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega material. , formalizada através de Auto de Elimina 6 - Eliminagao: operagi fo, que permite ao Municipio alienar documentagdo de arquivo qual nao foi reconhecida valor que justifique a sua conserv: jo permanente em arquivo histérico. 7 - Guia de Remessa: relago dos documentos enviados ao Arquivo Municipal, preenchida pelo servigo que os remete, para fins de identificago e controle, podendo ser usada como instrumento de descrigo documental, no arquivo intermédio. 8 - Prazo de Conservagao: periodo de tempo fixado em Tabela de Sel Portaria de Regulamentagdo Arquivistica, para a conservago dos documentos de arquivo nas fases de arquivo corrente ¢ intermédio. CAPITULO II Constituigao e atribuigdes do Arquivo Municipal Artigo 4° © Arquivo contém, sob a sua responsabilidade, toda a documentagdo procedente dos diferentes drgios ou servigos municipais, independentemente do seu suporte ou formato, como resultado da reunigo dos documentos acumulados no decurso da actividade municipal, num processo natural, automatico e organico, em razdo das suas fungdes e actividades, Artigo 5° A conservagio e organizagio do patriménio documental do Municipio de Odivelas tem ‘como objectivo fundamental satisfazer as necessidades de informagao para uma correcta gestdo administrativa, atender aos direitos das pessoas singulares ou colectivas, piiblicas ou privadas, e facilitar a informagdo e documentagao necessérias para a investigagao historica, ‘Ano Vill N23 “Bi de Dezembro de 2007 — Anexe 3y Boletim Municipal das DeliberasSes ¢ Decisses Artigo 6° O Arquivo compreende e unifica numa sé estrutura o ambito, fungdes e objectivos especificos do arquivo intermédio e do arquivo histérico do Municipio, nomeadamente: a) Receber, organizar ¢ tomnar acessivel a documentagao. b) Classificar, ordenar, inventariar e catalogar a documentagio, elaborando os instrumentos de descrigio adequados para uma correcta comunicagao da documentagao, ©) Concorrer para uma maior eficiéncia no funcionamento da administragdo municipal, facilitando © acesso & documentagdo necessiria para a resolugdo dos tramites administrativos e da tomada de decisdes. 4) Facilitar 0 acesso e consulta da documentagdo aos cidadios em geral, de acordo com a legislago em vigor e as normas internas existentes. ©) Estabelecer critérios ¢ direetivas sobre transferéncia de documentagao, selecgao ¢ climinagdo de documentos. ioe tratamento da 1) Estabelecer normas reguladoras da. classificagio, orden documentagio activa dos diferentes drgdos, servigos e departamentos municipais. 2) Formular directivas para 0 correcto acondicionamento fisico da documentagdo ¢ estabelecer as condigdes necessdrias nas instalagdes para a sua utilizagdo e seguranga, h) Promover acgdes de conservagdo ¢ restauro da documentagao, quando se justifique. i) Criar boas condigdes ambientais e desinfestagdes periddicas no depésito do Arquivo. j) Desenvolver ¢ participar em actividades de organizagdo, tratamento e difusio do patriménio documental do Municipio. CAPITULO IIT Avaliagdo ¢ selecgio Artigo 7° 1 - 0 processo de avaliagao dos documentos do Arquivo Municipal de Odivelas tem por objective a determinago do seu valor para efeitos de conservagio permanente ou eliminagao, findos os respectivos prazos de conservagao administrativa, 2- Os prazos de conservagdo so os que constam da tabela de selecgo anexa & Portaria n° 412/2001, de 17 de Abril. a 31 de Dezembro de 2007 — Anexo ‘Ano Vill- N23Boletim Municipal das Deiberagées ¢ Decisées, y 3 - A observancia dos prazos referidos no mimero anterior é da responsabilidade do Arquivo. 4 - Os prazos de conservagio siio contados a partir da data final dos procedimentos administrativos. 5 - Nos casos nao previstos no presente Regulamento aplica-se 0 disposto nos n°s 4 ¢ 5 do artigo 2° da Portaria n° 412/201, de 17 de Abril. Artigo 8” 1 =A selecgdo dos documentos a conservar em arquivo definitive deve ser efectuada pelos servigos do Arquivo Municipal de Odivelas, de acordo com as orientagdes estabelecidas na tabela de selecgdo, anexa 4 Portaria n° 412/201, de 17 de Abril. 2 = Os documentos considerados com valor arquivistico devem ser conservados no suporte original, excepto nos casos cuja substituigdo seja previamente autorizada nos termos do n° 2 do artigo 8° da referida Portaria. CAPITULO IV Recotha da documentago Artigo 9° — Tendo em conta os prazos de conservagdo estabelecidos pela legislagao em vigor, os servigos municipais devem promover, regularmente, 0 envio para o Arquivo da documentacdo com reduzida ou nula taxa de utilizagao, 2- As transferéncias de documentagio serdo previamente definidas, caso a caso, tendo em conta a perda do valor corrente dos documentos ¢ as necessidades de gestio de espago e tempo e sempre em coordenagao com o Arquivo. ‘Ano Vill N23 “Bi de Dezembro de 2007 — Anexe 5y Boletim Municipal das DeliberasSes ¢ Decisses Artigo 10° A documentagio transferida pelos varios servigos municipais para o Arquivo, deverd obedecer as seguintes condigdes: a) Nos respectivos suportes originais, devidamente acomodada e identificada; b) Acondicionada em unidades de instalagdo adequadas 4 dimensio dos documentos a transferir, de ©) Os processos serdo sempre paginados, devendo intercalar-se, no caso de Ihe: retirado algum documento, em sua substituigdo, uma folha com mengdo expressa do documento retirado e a paginagio do mesmo com a assinatura e o visto dos responsdveis do respectivo servigo, mente numeradas e identificadas; ter sido Artigo 11° 1 ~ A remessa dos documentos mencionados nos artigos anteriores, deve obedecer as seguintes formalidades: a) Ser acompanhada de um Auto de Entrega, a titulo de prova, segundo modelo adoptado intemamente (Anexo 1); b) O Auto de Entrega deve ter em anexo uma Guia de Remessa (Anexo Il) destinada a identi € controlo da documenta, ida, obrigatoriamente rubricada pelas partes envolvidas no proceso; ©) A Guia de Remessa sera feita em triplicado, ficando o original no servigo destinatirio, sendo o duplicado devolvido ao servigo de origem; 4) O triplicado sera provisoriamente utilizado no arquivo, apés ter sido conferido e completado com as referéncias topogrificas e demais informagio pertinente, sé podendo ser eliminado aps a elaboragio do respectivo inventario. 2- Nos casos em que documentagdo enviada ndo esteja acomodada convenientemente ‘ou no cumpra as formalidades tidas como adequadas é devolvida ao servigo de origem com mengdo das deficiéncias a suprir, nas condigdes definidas no nimero anterior € do artigo 10°. Artigo 12° A Camara Municipal de Odivelas através do Arquivo Municipal deve, também, inter fora do seu espaco institucional, incorporando por compra, doagdo ou depésito de fundos arquivisticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse para o Concelho. 6 31 de Dezembro de 2007 — Anexo ‘Ano Vill- N23Boletim Municipal das Deiberagées ¢ Decisées, y CAPITULO V Eliminagao de documentagao Artigo 13° 1 - O proceso de eliminagdo de documentos é superintendido pelos servigos do Arquivo Municipal de Odivelas. 2~ A climinagdo de documentos nao é permitida antes de presereverem os prazos legais de conservagio, constantes na tabela de selecgdo anexa a Portaria n’ 412/2001, de 17 de Abril. 3 = A eliminagdo de documentos aos quais no for reconhecido valor arquivistico, nao se justificando a sua conservagio permanente, deve ser efectuada logo apés o cumprimento dos respectivos prazos de conservagio, fixados na tabela de sclecgao referida no mimero anterior. 4 - Sem embargo da definigio de prazos minimos de conservagdo, os servigos do Arquivo Municipal — consultado 0 servigo produtor ~ podem conservar por prazos mais dilatados, a titulo permanente ou temporério, global ou parcialmente, as_séries documentais que considerem pertinentes © que encerrem interesse administrative e histérico, desde que nao comprometa o regular funcionamento do Arquivo. 5 - A eliminagao de documentos que nao estejam mencionados na referida tabela de selecgdo carece de autorizagao expressa das autoridades competentes. 6 - A decisio sobre o processo de eliminagio deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos. 7 - A climinagio da documentagdo sera feita de modo a que seja impossivel a sua reconstituigdo e testemunhada por um ou mais representantes da instituigao, Artigo 14° ‘A eliminagdo dos documentos mencionados no artigo anterior, deve obedecer as seguintes formalidade ‘Ano Vill N23 “Bi de Dezembro de 2007 — Anexe 7y Boletim Municipal das DeliberasSes ¢ Decisses a) Ser acompanhado de Auto de Eliminagao (Anexo III); b) O Auto de Eliminagio deve ser assinado pelos responsaveis do servigo produtor € dos servigos de arquivo ¢ pelo representante da autarquia local, constituindo a prova do abate patrimonial; ©) O referido auto € feito em duplicado, devendo ficar o original nos servigos de Arquivo ¢ o outro exemplar ser remetido as autoridades competentes. CAPITULO VI Politicas de intervengdo Artigo 15° 1 - 0 Arquivo deve acompanhar o tratamento arquivistico dos documentos aplicado nos diferentes servigos municipais, competindo-Ihe ainda, intervir no sentido de uma gesto documental uniforme, ou pelo menos, devidamente controlada ¢ extensiva a todos os servigos. 2 = O Arquivo deverd proceder de forma a manter sempre a documentago proveniente dos diferentes servigos municipais, em condigdes de consulta répida e eficaz, recorrendo a0 tratamento arquivistico de toda a documentagio de acordo com os prineipios do respeito pela proveniéncia e da ordem original, de forma a tomé-la apta a ser consultada, claborando, pata o efeito, os instrumentos de descri¢o considerados adequados ao eficaz, funcionamento do arquivo municipal. CAPITULO VII Comunicagao e difusio SECCAOTL Consulta de documentago em Arquivo Intermédio Artigo 16° 1 - A comunicagaio dos documentos processar-se-4 através da consulta e servigo de cempréstimo e de leitura, S 31 de Dezembro de 2007 — Anexo ‘Ano Vill- N23Boletim Municipal das Deiberagées ¢ Decisées, y 2- O acesso ao Arquivo Municipal seri definido de acordo com as disposigdes legais em vigor e atenderd a critérios definidos intemamente e ainda a critérios de confidencialidade da informagio, em conformidade com a Lei n° 65/93, de 26 de Agosto. 3 - A documentagao s6 poderd ser disponibilizada para consulta publica, apés 0 seu tratamento técnico. Artigo 17° 1 - © Arquivo funciona com o horirio estabelecido pela administrago municipal. 2-0 atendimento ¢ consulta directa da documenta propria do Arquivo. jo assegurados em instalagdo 3 = As excepgdes ao nimero anterior estio previstas no presente Regulamento ¢ prendem-se com empréstimos autorizados aos servigos produtores ¢ as requisigdes dos ‘rgdos municipais, de tribunais e outras entidades a quem seja reconhecido esse direito. 4 A consulta piblica dos documentos, em original ou reprodugdo, apenas podera ser efectuada na sala de leitura do Arquivo. 5 - A documentacdo consultada sera devolvida ao funcionario em servigo na sala de leitura, que a conferira, Artigo 18° 1 - Qualquer servigo da Camara Municipal de Odivelas, pode solicitar ao Arquivo, a consulta ou empréstimo de documentagao do seu préprio servigo, mediante requisigao assinada por funciondrio devidamente autorizado. 2 - No Arquivo deverd existir um ficheiro com as assinatura dos dirigentes ¢ funcionarios autorizados a visar as requisiges, ~ A documentagdo que possa suscitar reservas 4 sua comunicabilidade — processos individuais, documentos de concursos, processos de inquéritos, entre outros — serdo ‘Ano Vill N23 “Bi de Dezembro de 2007 — Anexe ay Boletim Municipal das DeliberasSes ¢ Decisses facultados em conformidade com a lei e a pedido do dirigente do respectivo servigo ou de pessoa directamente interessada Artigo 19° 1 - Os pedidos de «: Municipio, serdo obrigatoriamente feitos através do preenchimento de impresso proprio sulta ou empréstimo de documentos pelos drgios ou servigos do (Anexo IV) © sempre em triplicado de forma a facilitar o respective controlo da documentagio ¢ arquivados da seguinte forma: 2) O original anexado aos documentos requisitados; b) O duplicado, no servigo de Arquivo por ordem cronoligica; ©) O triplicado no local onde a documentagdo estava arrumada. 2+ A requisigdo devera satisfazer as seguintes condigGes: a) A cada peti¢do corresponde uma requisicgao; ) Serem preenchidas de forma clara e precisa com caligrafia e assinatura legiveis. 3 = A documentagdo seré disponibilizada © entregue pelo Arquivo aos servigos requisitantes logo que possivel. 4 - Os documentos requisitados s6 poderdo permanecer junto dos servigos requisitantes por um periodo maximo de 60 dias, decortidos os quais, a requisigao de documentos poderd ser renovada por igual periodo, cabendo ao Arquivo exigir a renovagio da requisi¢ao ou a devolucdo dos documentos. 5 - A conservagio sica dos documentos apés a entrega ao servigo requisitante, & da responsabilidade do mesmo. Artigo 20° A devolugdo da documentagdo deve obedecer as seguintes formalidades: a) Os servigos requisitantes devem garantir a devolugio da documentagio nas instalagdes do Arquivo; 10 31 de Dezembro de 2007 — Anexo ‘Ano Vill- N23Boletim Municipal das Deiberagées ¢ Decisées, y b) No acto da devolugdo, o servigo requisitante deve apresentar o original da requisigao; ©) © Arquivo dara baixa da requisigdo, arquivando o respectivo duplicado, podendo climinar o triplicado. 4) Caso se verifiquem danos ou falta de documentos de um processo ou se este estiver itado em altimo desorganizado, ser responsabilizado o servigo que os tenha requi lugar, ¢ exi la a regularizagdo da situagio, Artigo 21° ‘As espécies existentes no Arquivo apenas podem sair das suas instalagdes mediante as seguintes condigdes: a) Mediante requisigdo, nos termos dos artigos 18° ¢ 19° do pr destinado a utilizago em espago municipal; inte Regulamento, se b) Mediante autorizagao escrita do Presidente da Camara, ou em quem este delegar, se as espécies se destinarem a utilizagdo em espago que néo seja considerado dos servigos municipais. SECCAO II Consulta de documentagao em Arquivo Histérico Artigo 22° 1 - A admissdo a leitura no Arquivo, da documentagao em idade definitiva ou histérica, é permitida mediante as seguintes condigdes: a) 'b) E sujeita a uma Requisicdo Externa (Anexo V) de consulta ¢ 4 apresentagio dos ermitida a todos os cidadaos, nacionais e estrangeiros, maiores de 18 anos; respectivos documentos de identificacao pessoal; c) Em casos excepcionais © com autorizagdo do responsavel pelo Arquivo, poder ser permitida a admissio a leitura de menores de 18 anos. ‘Ano Vill N23 “Bi de Dezembro de 2007 — Anexe 7y Boletim Municipal das DeliberasSes ¢ Decisses 2- A consulta de documentagao sera permitida, satisfeitas as seguintes condigdes: a) A consulta piblica de documentos originais ou reproduzidos, s6 poder efectuar-se nas instalagdes do Arquivo; b) A documentagdo consultada sera devolvida ao funciondrio do Arquivo, que a conferird; ©) Apenas so permitidos como instrumentos de escrita, lapis, lapiseiras de mina ou computadores pessoais. Artigo 23° 1 - A reprodugao de documentos esté sujeita a autorizago do responsivel téenico do Arquivo, mediante andlise de cada caso, estado de conservagio dos materiais, componentes da escrita e condigdes téenieas, 2 — Conferidas as condigdes do mimero anterior, a reprodugo de documentos fica sujeita ds taxas em vigor no Municipio de Odivelas. Artigo 24° A documentagao existente no Arquivo apenas poderd sair das suas instalagdes mediante as condigdes constantes no artigo 21°. CAPITULO VIII Obrigagao dos utilizadores Artigo 25° Aos utilizadores do Arquivo Municipal é expressamente proibido: a) Praticar quaisquer actos que perturbem o bom funcionamento dos servigos; b) Fazer sair das instalagdes qualquer documento sem expressa autorizagio do responsavel do Arquivo; ¢) Decalear letras, sublinhar, riscar, escrever ou por outro qualquer modo, danificar os documentos; 12 31 de Dezembro de 2007 — Anexo ‘Ano Vill- N23Boletim Municipal das Deiberagées ¢ Decisées, y 4) Fumar, comer ou beber dentro das instalagdes do Arquivo; 2) Reproduzir qualquer documento fora do servigo especifico do Arquivo. Artigo 26° Os leitores que publiquem trabalhos para os quais tiverem sido usadas fontes provenientes do Arquivo Municipal de Odivelas, ficam obrigados a fomecer gratuitamente duas cépias dos trabalhos destinados ao Arquivo Municipal ¢ & Biblioteca Municipal, bem como a referéncia dos documentos consultados. CAPITULO IX Casos omissos Artigo 27° As dividas ou casos omissos nao previstos no presente Regulamento sero resolvidos como recurso & Portaria 412/01 de 17 de Abril e Lei 65/93 de 26 de Agosto, e demais legislagdo aplicével & matéria aqui regulamentada, CAPITULO X Disposigdes finais Artigo 28° presente Regulamento seré revisto sempre que se revele pertinente para um correcto € eficiente funcionamento do Arquivo Municipal Artigo 29° © presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia atil seguinte ao da sua publicagao no Boletim Municipal. ‘Ano Vill=N23 ‘Bi de Dezembro Ge 2007 — Anexe i