Polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad: publicaciones y productos informativos

Comisin para la Cooperacin Ambiental

Noviembre de 2007

Comisin para la Cooperacin Ambiental

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Estado actual del documento

Polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad de la CCA Versin: 1.7 Fecha de referencia: 27 de noviembre de 2007 Idioma original: ingls
Sustituye: Polticas editoriales y de publicaciones de la CCA (1997) y todos los documentos de polticas anteriores Marco de trabajo para el control de calidad de la CCA (2005, borrador) Complementario y adicional a: Requisitos del artculo 16(6) del ACAAN para la revisin del CCPC Disposiciones del artculo 13 del ACAAN y procedimientos relacionados Marco para la participacin ciudadana en las actividades de la CCA (1999) Manual de estilo en ingls de la CCA (2006) Directrices para la presentacin de peticiones relativas a la aplicacin efectiva de la legislacin ambiental conforme a los artculos 14 y 15 del ACAAN (rev. 2001) Directrices para datos geoespaciales y su compatibilidad con el Marco del Atlas de Amrica del Norte (2005) Nota: En caso de que las disposiciones de este documento entrasen en conflicto con el ACAAN, prevalecern las disposiciones del ltimo.

Comisin para la Cooperacin Ambiental 393 rue St-Jacques Ouest, bureau 200 Montreal (Quebec), Canad, H2Y 1N9 Tel: (514) 350-4300; fax: (514) 350-4314 info@cec.org www.cec.org Comisin para la Cooperacin Ambiental, 2007 Available in English Disponible en franais

Polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad de la CCA

ndice
1 Polticas de aseguramiento de la calidad .................................................................................. 4
1.1 Antecedentes y propsito.................................................................................................................. 4 1.2 Fundamento ........................................................................................................................................ 4 1.3 Alcance ................................................................................................................................................ 5 1.4 Principios rectores ............................................................................................................................. 5 1.5 Supervisin administrativa................................................................................................................ 6 1.6 Instrumentacin.................................................................................................................................. 7

2 Aseguramiento de la calidad y proceso de revisin................................................................. 7

2.1 Componentes de la planeacin operativa........................................................................................ 9 2.1.1 Planes de aseguramiento de la calidad del proyecto ................................................................... 9 2.1.2 Planes de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos ......................................... 9 2.1.3 Plan anual de aseguramiento de la calidad ................................................................................ 10 2.2 Categoras de productos informativos y procedimientos editoriales ......................................... 11 2.2.1 Categoras de productos informativos ........................................................................................ 11 2.2.2 Planeacin de publicaciones ...................................................................................................... 11 2.2.3 Revisin y aprobacin de publicaciones..................................................................................... 12 2.2.4 Notificacin ................................................................................................................................. 17 2.2.5 Transparencia ............................................................................................................................. 17 2.2.6 Difusin de publicaciones ........................................................................................................... 18 2.3 Procedimientos para la gestin de datos e informacin .............................................................. 19 2.3.1 Aspectos generales .................................................................................................................... 19 2.3.2 Procedimientos ........................................................................................................................... 20

Anexo 1: Planeacin del aseguramiento de la calidad ............................................................. 22 Anexo 2: Trminos ........................................................................................................................ 27 Anexo 3: Abreviaturas .................................................................................................................. 30

Polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad de la CCA

1 Polticas de aseguramiento de la calidad

Declaracin de poltica La CCA se esfuerza por garantizar la entrega de informacin de la mayor solidez cientfica (tanto en sus resultados como en sus metodologas de anlisis) a los responsables de la toma de decisiones en Amrica del Norte y a la ciudadana; tal informacin debe ser objetiva y veraz, adems de sustentarse en fuentes y datos verificados al mayor grado posible.

1.1 Antecedentes y propsito

Los ministros de medio ambiente de Canad, Estados Unidos y Mxico reunidos en la ciudad de Puebla, Mxico, en junio de 2004, acordaron establecer orientaciones para las futuras investigaciones y los programas de informacin de la Comisin para la Cooperacin Ambiental (CCA). Declararon: Deseamos que, como organizacin, la CCA sea reconocida por la veracidad, lo balanceado y oportuno de su informacin sobre el medio ambiente en Amrica del Norte, y queremos asegurarnos que la misma est a disposicin y sea fcilmente accesible para todos los interesados, a fin de que los gobiernos, el sector privado y la ciudadana reciban, por igual, la informacin necesaria para atender los principales desafos y oportunidades ambientales que enfrenta la regin. (Declaracin de Puebla.) A fin de alcanzar esta meta, y a solicitud del Consejo, un grupo de expertos en integridad cientfica y aseguramiento de la calidad prepar un borrador de Marco de trabajo para el control de calidad con objeto de garantizar la integridad cientfica y el aseguramiento de la calidad de todos los proyectos, actividades y publicaciones difundidos por la CCA. Este marco de trabajo se formul en torno al rea prioritaria de la CCA relativa a la informacin para la toma de decisiones, que adopta un enfoque estratgico e integrado para la aplicacin de tecnologas de informacin en la gestin de informacin en el contexto de Amrica del Norte. Avalado en la sesin ordinaria del Consejo de junio de 2005, el marco de trabajo cuenta con siete partes que proporcionan una estructura y dan pautas para aprovechar, consolidar y documentar las polticas y prcticas de control de calidad de la CCA. El presente documento, Polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad, toma como base el marco de trabajo y se divide en dos captulos. En el primero se articulan como polticas los apartados 1 a 6 del marco de trabajo, en tanto que en el segundo se detallan los puntos del apartado 7 del marco de trabajo en forma de procedimientos operativos. As, las Polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad de la CCA establecen los principios y mecanismos encaminados a garantizar la objetividad, utilidad, precisin e integridad de la investigacin y de los productos y servicios informativos de la CCA.

1.2 Fundamento
Las polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad aqu contenidos se fundamentan en el Acuerdo de Cooperacin Ambiental de Amrica del Norte (ACAAN), as como en las polticas de la CCA y en las orientaciones del Consejo, y son congruentes tanto con los documentos y manuales vigentes como con:

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las normas internacionales ISO 9000 y 14000; las polticas de calidad de organizaciones clave de los tres pases; las polticas y prcticas publicadas de importantes organizaciones internacionales, incluidas directrices para las actividades estadsticas de la OCDE y directrices de la Comisin Econmica para Europa (CEPE) y de la Comisin de Estadstica de las Naciones Unidas.

1.3 Alcance
Estas polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad se aplicarn a todos: los productos cientficos y tcnicos de la CCA; los productos informativos difundidos fuera de la CCA; los productos informativos que sirvan de apoyo para la toma de decisiones dentro de la CCA (por ejemplo, documentos del Consejo); las actividades de gestin de datos e informacin.

Se debe entender que el trmino producto informativo comprende los servicios de informacin, tales como el acceso a bases de datos en lnea (incluidos mapas y datos geoespaciales). Estas polticas y procedimientos aplicarn a productos comisionados o contratados por la CCA, as como a aquellos elaborados por expertos del Secretariado. Se reconoce que no todos los productos informativos requieren del mismo nivel de revisin y, por ello, se aplica un nivel de revisin graduado para cada categora de producto informativo, como se especifica en el cuadro de la pgina 16.

1.4 Principios rectores

Estas polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad se adhieren a los siguientes principios: Integracin e integridad El Secretariado de la CCA apoya continuamente los procedimientos de aseguramiento de la calidad y los procesos cientficos en todos los programas y proyectos. Los procedimientos de aseguramiento de la calidad abarcan todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto: planeacin sistemtica, desarrollo del proyecto, supervisin y evaluacin, revisin previa a su difusin, correccin de errores, mantenimiento y archivo. Colaboracin y coordinacin La CCA procura desempear sus actividades tcnicas y cientficas en coordinacin con sus socios y grupos de inters, as como fomentar la cooperacin en Amrica del Norte para la elaboracin e integracin de informacin cientfica y tcnica. En los casos en que se incluya a los grupos de inters en la procuracin de objetivos de calidad, el Secretariado invitar a tales interlocutores a participar en este proceso tan pronto como sea viable. Apertura y transparencia Las polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad de la CCA promueven la apertura y la transparencia, adems de reflejar un compromiso con el mayor acceso pblico a la informacin ambiental en Amrica del Norte. A fin de cumplir con las normas cientficas e internacionales, la CCA garantizar la adecuada documentacin de sus productos y servicios informativos, de tal forma que los lectores o, en su caso, revisores externos sepan cmo se emplearon los procedimientos, los mtodos y las fuentes de datos para alcanzar resultados y conclusiones. Asimismo, la CCA

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garantizar la objetividad y la integridad de sus productos y servicios informativos y documentar toda falta de certidumbre y variaciones en la informacin o en los procedimientos, medidas, mtodos o modelos. Revisin y recomendaciones de expertos La CCA invitar a expertos de las Partes, as como a expertos independientes, especializados en el tema para realizar revisiones y presentar recomendaciones sobre datos cientficos y tcnicos, mtodos y productos. (El proceso de revisin se describe en el apartado 2.2.3.) Respeto a los principios cientficos y a las normas internacionales La CCA generar y difundir informacin tcnica de acuerdo con las normas internacionales o de las Partes y con los principios cientficos (relativos a los mtodos y procedimientos que sustentan la calidad de los datos recopilados), empleando para ello mtodos analticos reconocidos. La CCA garantizar la confidencialidad de los datos y las fuentes de datos cuando se considere adecuado. Pertinencia Los datos y los productos y servicios de informacin tcnica sern de la mejor calidad posible dentro de las limitaciones de disponibilidad de recursos, tiempo y conocimiento cientfico.

1.5 Supervisin administrativa

Se reconoce que el aseguramiento de la calidad es responsabilidad de todos los empleados y contratistas de la Comisin. Al interior de la CCA las responsabilidades se distribuyen de la siguiente manera: El Consejo supervisa la aplicacin de estas polticas. Peridicamente, en intervalos que coincidan con la revisin del plan anual de aseguramiento de la calidad, auditar su instrumentacin y eficacia adems de aprobar modificaciones segn se requiera. El director ejecutivo es el responsable final de la aplicacin de las polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad. De vez en cuando, solicitar la realizacin de auditoras de aseguramiento de la calidad con aportaciones independientes, segn proceda. El director de programas aprueba el plan anual de aseguramiento de la calidad en relacin con el programa de la CCA, adems de supervisar las etapas de aseguramiento de la calidad planeadas y, en su momento, darlas por concluidas. El director de comunicacin y difusin tiene la responsabilidad de verificar la conclusin del proceso gradual de revisin, as como el cumplimiento y aprobacin de todas las etapas especificadas en los correspondientes planes y polticas de aseguramiento de la calidad, antes de que salgan a la luz productos y servicios informativos. Los gerentes de programa tienen la responsabilidad de elaborar planes de aseguramiento de la calidad para todos sus proyectos; al mismo tiempo son responsables de garantizar el cumplimiento y la conclusin de todas las etapas de aseguramiento de la calidad especificadas en estos planes. Todo el personal que participe en un proyecto comparte la responsabilidad de identificar e informar sobre problemas relacionados con la calidad, as como recomendar medidas correctivas. El director de la Unidad sobre Peticiones Ciudadanas es responsable de garantizar que los productos relacionados con los artculos 14 y 15 se concluyan de acuerdo con las Directrices para la presentacin de peticiones relativas a la aplicacin efectiva de la legislacin ambiental conforme a los artculos 14 y 15 del ACAAN. El director de administracin y finanzas es el responsable final de la disponibilidad de la infraestructura y servicios informticos y, por consiguiente, de garantizar la seguridad e integridad de los datos contenidos en archivos y bases de datos.

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El gerente del programa Informacin Ambiental para la Toma de Decisiones supervisa y coordina la preparacin de planes de aseguramiento de la calidad, tanto de proyecto como de informacin y datos; asimismo, monitorea, actualiza y mejora los procedimientos operativos, segn se requiera.

1.6 Instrumentacin
Las polticas se instrumentan por medio de procedimientos de aseguramiento de la calidad totalmente integrados a los ciclos anuales de planeacin operativa, instrumentacin y presentacin de informes. Estos procedimientos incluyen: Las polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad de la CCA un plan anual de aseguramiento de la calidad; planes especficos de aseguramiento de la calidad de los proyectos; planes especficos de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos. Estos procedimientos operativos se sustentan en pautas editoriales y de difusin, procedimientos de revisin, as como otras normas y directrices operativas, segn se requiera.

2 Aseguramiento de la calidad y proceso de revisin

Los principios descritos en el apartado previo y los procedimientos establecidos en este segundo apartado han de instrumentarse conforme al proceso ilustrado en la siguiente grfica.

Procedimientos de aseguramiento de la calidad

Las polticas de aseguramiento de la calidad de la CCA se ponen en prctica mediante procedimientos de aseguramiento de la calidad totalmente integrados a los ciclos de planeacin operativa anual y presentacin de informes. Tales procedimientos se aplican a: el plan anual de aseguramiento de la calidad; planes especficos de aseguramiento de la calidad del proyecto (para todos los proyectos los planeados); planes especficos de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos (para todas las bases de datos o servicios informativos planeados).

Los procedimientos descritos a continuacin se sustentan en pautas editoriales y de difusin, procedimientos de revisin, as como otras normas y directrices operativas, segn se requiera. Estos procedimientos se sometern a revisin anual y los cambios recomendados se plantearn para aprobarse junto con el Plan Operativo.

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Diagrama de flujo del aseguramiento y control de la calidad de productos informativos

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2.1 Componentes de la planeacin operativa

La CCA cuenta con un proceso de planeacin establecido cuyos componentes principales son los siguientes: el Plan Estratgico; el Plan Operativo; las descripciones y presupuestos de proyecto.

Los procedimientos de aseguramiento de la calidad forman parte integral de este proceso: Se formularn planes de aseguramiento de la calidad del proyecto (PACP) y planes de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos (PACID) en el momento en que se elabore un proyecto. Estos planes, en los que se indicarn todas las etapas del proceso de aseguramiento de la calidad, forman parte integral del plan de trabajo del proyecto y se revisarn y ajustarn a medida que el proyecto avance. Una versin resumida de todos los PACP y los PACID debe incluirse en el Plan Operativo. Cada ao se elaborar un plan anual de aseguramiento de la calidad para toda la CCA coincidente con el Plan Operativo que proporcionar un resumen de los principales objetivos de aseguramiento de la calidad (en particular, los relacionados con publicaciones), as como cualquier propuesta de cambios en las polticas, adems de actualizaciones sobre prcticas y procedimientos mejorados.

Se proporcionan ejemplos de cada uno de estos componentes de la planeacin en el anexo 1.

2.1.1 Planes de aseguramiento de la calidad del proyecto

Los planes de este nivel son los ms detallados y se incorporan a los planes de trabajo y descripciones de proyecto. Para cada uno de los productos informativos planeados se deber completar un PACP distinto (anexo 1, plantilla 1), con detalles de: procedimientos de supervisin y evaluacin, incluidas revisiones internas y externas; procedimientos de participacin temprana de grupos de inters; resultados esperados de los procesos de revisin.

Corresponde al gerente de programa responsable del proyecto elaborar un PACP, en coincidencia con la planeacin de trabajo anual del proyecto y en coordinacin con el director de comunicacin y difusin, cuando sea pertinente. El director de programas revisa y aprueba el PACP para incorporarlo al Plan Operativo. A partir del PACP los productos informativos planeados se incorporan a un sistema de rastreo automatizado. Cualquier actualizacin a un PACP en especial si se relaciona con los plazos de los resultados previstos deber contar con aprobacin del director de programas, e informarse a las Partes, segn se considere pertinente. Un resumen de los PACP se incluye en el Plan Operativo (anexo 1, plantilla 2).

2.1.2 Planes de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos

Como parte del plan de trabajo del proyecto, se debe formular un plan para garantizar la integridad de todos los conjuntos de datos y servicios en lnea que se utilizarn en los proyectos. Para cada una de las bases de datos o servicios planeados se deber completar un PACID (anexo 1, plantilla 3), con detalles sobre:

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la relacin con los objetivos del proyecto; fuentes de datos y requisitos para el acopio o adquisicin; procedimientos operativos estndar pertinentes; procedimientos de evaluacin y verificacin de datos e informacin; planes de difusin de datos; polticas y procedimientos de mantenimiento y archivo.

Se elaborar un PACID para todos los casos en los que se planee: integrar o crear una base de datos que se emplear para apoyar resultados de programas; proporcionar un servicio en lnea, tal como una base de datos o un recurso informativo para consulta, o bien proporcionar conjuntos de datos que puedan descargarse (cuadros, bases de datos o archivos con formato SIG, entre otros).

Se reconoce que no todas las bases de datos debern necesariamente mantenerse en el Secretariado; sin embargo, en caso de alojarse en servidores o sitios externos, se aplicarn las mismas medidas de aseguramiento de la calidad y se deber elaborar el correspondiente PACID. Corresponde al gerente de programa responsable del proyecto elaborar un PACP, en coincidencia con la planeacin de trabajo anual del proyecto. Segn se considere pertinente, el gerente de programa podr consultar con el gerente del programa Informacin Ambiental para la Toma de Decisiones, con el director de administracin y finanzas (o bien con el personal de sistemas informticos designado) y con el director de comunicacin y difusin (en lo que respecta a las implicaciones propias del suministro de servicios disponibles en Internet). El director de programas y el director de administracin y finanzas (si hubiera implicaciones informticas importantes) revisan y aprueban el plan. A partir del PACID las bases de datos y los servicios informativos planeados se incorporan a un inventario de bases de datos. Cualquier actualizacin a un PACP en especial si se relaciona con los plazos de los resultados previstos deber contar con aprobacin del director de programas. Un resumen de esta informacin se incluye en el Plan Operativo (anexo 1, plantilla 4).

2.1.3 Plan anual de aseguramiento de la calidad

Este plan resume en un cuadro (anexo 1, plantilla 5) todas las publicaciones planeadas, as como otros productos informativos y de datos, junto con el calendario anticipado para las revisiones y aprobaciones en materia de aseguramiento de la calidad. El plan anual proporciona un panorama general del Plan Operativo y seala para su revisin y aprobacin cualquier mejora o insercin que se haya planeado hacer en las polticas o en los procedimientos operativos. El gerente del programa Informacin Ambiental para la Toma de Decisiones prepara en coordinacin con el director de programas el plan anual de aseguramiento de la calidad a partir de los PACP de todos los proyectos y lo incorpora en el Plan Operativo.

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2.2 Categoras de productos informativos y procedimientos editoriales

2.2.1 Categoras de productos informativos
Todos los aos, la CCA produce una variedad de documentos que se distribuyen en versin impresa y electrnica, en su sitio web: <www.cec.org>. La gama de publicaciones de la CCA abarca seis categoras de productos informativos: Publicaciones del Consejo Se trata de publicaciones elaboradas por el Secretariado o por las Partes y reflejan las decisiones, puntos de vista y opiniones de la CCA. Entre ellas se incluyen las resoluciones y comunicados del Consejo, las declaraciones ministeriales, o bien los informes anuales y planes operativos y estratgicos de la CCA. Informes Esta categora abarca los informes de resultados o conclusiones de los trabajos correspondientes a los proyectos de la CCA, as como informes, resoluciones y expedientes de hechos que el Secretariado prepara de conformidad con los artculos 13, 14 y 15 del ACAAN. Los documentos de esta categora se imprimen y distribuyen ampliamente. Documentos de antecedentes Los documentos de antecedentes son publicaciones elaboradas por personal de la CCA, consultores o centros de colaboracin, como aportacin a proyectos especficos derivados del plan operativo anual aprobado por el Consejo. En esta categora se incluyen documentos de trabajo y anlisis preparados y dirigidos a determinados destinatarios, sin una amplia distribucin. Sin embargo, las conclusiones principales pueden presentarse en forma de resmenes ejecutivos y dirigirse a auditorios ms generales. Productos informativos electrnicos Entre estos productos informativos se cuentan las bases de datos mantenidas y ofrecidas en lnea a destinatarios externos, las herramientas analticas en lnea, as como los niveles de informacin del Atlas Ambiental de Amrica del Norte publicados y disponibles en Internet. Documentos del CCPC Se trata de documentos producidos y aprobados por el CCPC. Entre stos se incluyen las recomendaciones del CCPC al Consejo, las cartas al Consejo, las actas resumidas, los resmenes de discusiones plenarias y boletines ocasionales. Materiales de difusin Los materiales de difusin de la CCA tienen la intencin de fomentar el nivel de conciencia general sobre la CCA, as como de informar y actualizar a los destinatarios sobre las actividades y los resultados de la CCA. Estos materiales abarcan folletos corporativos y sobre los programas de la Comisin, hojas informativas, boletines peridicos, comunicados de prensa y anuncios o boletines va listas electrnicas.

2.2.2 Planeacin de publicaciones

En los planes de aseguramiento de la calidad del proyecto se deben identificar y describir los productos informativos relacionados con los proyectos que se han propuesto, ya sea como material de referencia (documentos de antecedentes y de anlisis, bases de datos, etc.) o como resultados (informes). Asimismo, los PACP deben indicar el proceso de revisin ms adecuado para cada producto.

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En el desglose presupuestario del programa de trabajo de la CCA deben incluirse los costos de preparacin y produccin (servicios profesionales y publicacin) calculados para cada uno de los productos. El director de programas debe revisar y aprobar los PACP y los presupuestos estimados antes de que se enve el plan operativo anual para su aprobacin por el Consejo de la CCA. Los informes del Secretariado, las resoluciones y los expedientes de hechos derivados de los artculos 13, 14 y 15 del ACAAN se planean y elaboran de conformidad con estos apartados del Acuerdo. Las publicaciones respetarn las normas grficas y editoriales definidas por el Secretariado (y contenidas en sus manuales de estilo) a fin de garantizar que las publicaciones de la CCA mantengan una imagen uniforme, calidad grfica y normas editoriales consistentes. Ningn producto informativo se publicar o se emitir sin que se hayan realizado y concluido los procesos de revisin y aprobacin pertinentes descritos en este documento. Publicaciones del Consejo La planeacin de estos documentos responde a las actividades del Consejo (resoluciones, declaraciones ministeriales, actas resumidas), o bien, a lo dispuesto en el ACAAN (informes anuales). Informes de proyectos, documentos de antecedentes y otros productos informativos Cada uno de los planes de proyecto debe especificar los documentos de trabajo, informes y bases de datos, entre otros, previstos como materiales de referencia o como resultados para alcanzar los objetivos del proyecto. En cada uno de los PACP se indicarn los detalles y los procedimientos de revisin correspondientes. Documentos del CCPC La planeacin de los documentos del CCPC es responsabilidad del oficial de enlace con el CCPC en el contexto de los planes anuales y estratgicos del comit, y como resultado de los talleres y reuniones pblicas que el Comit celebra peridicamente. Materiales de difusin Existen dos tipos principales de materiales de difusin de la CCA: Los productos de difusin general procuran ampliar el conocimiento sobre los objetivos generales, el trabajo y los resultados de la CCA. Entre ellos se incluyen folletos, hojas informativas, presentaciones y Tro, el boletn informativo de la CCA en versin impresa y electrnica. Los productos de apoyo de programas se elaboran con el propsito de complementar las actividades y resultados de los proyectos individuales en el marco del programa de trabajo conjunto. En la medida de lo posible, la descripcin y promocin de las actividades y resultados de los proyectos en forma de folletos, hojas informativas, anuncios en los medios y de otro tipo, adems de contenidos en el sitio de Internet, se conjugan para fomentar y contribuir a la comprensin sobre las tres reas prioritarias de la CCA.

2.2.3 Revisin y aprobacin de publicaciones

La revisin y aprobacin de productos sigue procedimientos especficos, segn se trate de revisiones internas o externas.

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Revisiones internas
El Secretariado y las Partes realizan las revisiones internas preliminares de los borradores de publicaciones tan pronto como resulta viable. Luego de una primera tanda de revisiones, las versiones corregidas se someten a una segunda revisin del Secretariado y las Partes. El CCPC toma parte en las revisiones preliminar y segunda de ciertos documentos, conforme lo define el artculo 16(6) del ACAAN o segn se convenga de otra manera. Revisin del Secretariado La revisin del Secretariado garantizar el cumplimiento de los planes de aseguramiento de la calidad del proyecto y de otros procedimientos relacionados. Una vez concluidas la revisin de las Partes y cualquier revisin externa solicitada, los documentos se someten a la revisin final por parte de los correspondientes gerentes de programa y el equipo editorial de la CCA, para despus recibir la aprobacin del director pertinente segn el tipo de documento (ya sea el director ejecutivo o los directores de programas, de comunicacin y difusin y de la Unidad sobre Peticiones Ciudadanas) antes de solicitar la aprobacin del Consejo (segn proceda, de acuerdo con las categoras de revisin graduada descritas en este apartado) para la publicacin. Revisin de las Partes De manera sistemtica se informa a las Partes (en diversas etapas) sobre todas las publicaciones y productos informativos. Ello se logra mediante la discusin y aprobacin del plan operativo anual y de los planes de aseguramiento de la calidad, tanto del proyecto como de la informacin y los datos; con la entrega oportuna de un calendario de actividades y de informes trimestrales, as como a travs del dilogo continuo y las relaciones de trabajo entre personal del Secretariado y funcionarios gubernamentales, incluidas las actividades de los grupos de trabajo y de expertos ad hoc. Para efectos de la revisin para el aseguramiento de la calidad, la comunicacin del Secretariado con las Partes se llevar a cabo a travs del Comit Permanente General (CPG), rgano responsable de asignar y completar los procesos de revisin y aprobacin interinstitucional y al interior de los gobiernos que cada una de las Partes pudiera solicitar. La revisin para el aseguramiento de la calidad de las Partes puede constar de hasta tres etapas: 1. Revisin de borradores o versiones preliminares de los materiales, de la que pueden generarse comentarios de las Partes. 2. Revisin del borrador corregido, en el que se describe la forma en que los comentarios recibidos se atendieron. 3. Revisin del borrador final, una vez concluidas todas las dems revisiones (incluidas las externas). Con el objetivo de garantizar que la revisin y las recomendaciones de los expertos de las Partes se realicen de manera oportuna, adecuada y consistente, el Secretariado entregar los borradores de materiales al CPG tan pronto como sea posible. A menos que se indique lo contrario, la revisin de cada una de las Partes y la comunicacin al Secretariado de cualquier comentario deben llevarse a cabo en un periodo no mayor de cuatro semanas para la primera etapa (revisin preliminar) y de dos semanas para las revisiones de la segunda y tercera etapas. En todos los casos se registrarn las observaciones y sugerencias recibidas por el Secretariado y se harn todos los esfuerzos necesarios por resolver los problemas e incorporar los cambios pertinentes en el producto final. Si los comentarios o los cambios comunicados por las Partes son contradictorios o no pueden resolverse, el Secretariado expondr la situacin ante el CPG y los representantes alternos a fin de tomar una determinacin.

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Como se indica en el apartado 2.2.5, las publicaciones debern incluir una advertencia o descargo de responsabilidad adecuado para dejar en claro que ciertos productos especficos podran no necesariamente reflejar los puntos de vista de la CCA o de los gobiernos de Canad, Estados Unidos y Mxico. Es posible que se requieran diferentes descargos de responsabilidad, segn las particularidades de cada caso. Aprobacin de las Partes El proceso de revisin concluye cuando las Partes otorgan su aprobacin al producto informativo final que el Secretariado les ha enviado. Se entender que las Partes han dado su aprobacin si no comunican al Secretariado objecin alguna en un periodo de diez das hbiles a partir del momento en que hayan recibido del Secretariado el producto informativo final. De presentarse objeciones, el Secretariado las enviar al Consejo para su resolucin. Una vez obtenida la aprobacin de todas las Partes, el Secretariado proceder a notificar al Consejo sobre la publicacin o difusin pendiente, tal como se describe en el apartado 2.2.4. Revisin del CCPC El artculo 16(6) del ACAAN estipula la revisin por parte del CCPC (en coincidencia con la revisin preliminar del Consejo) del programa y presupuesto anual de la CCA, del borrador de informe anual y de cualquier informe del Secretariado elaborado de conformidad con el artculo 13. Adems de los documentos especficos enviados al CCPC para su revisin segn lo dispuesto en el artculo 16(6) del ACAAN, el Secretariado deber, siempre que sea viable, incluir al CCPC en la revisin de los productos de difusin.

Revisiones externas
Tras la revisin interna, algunos documentos pueden someterse a revisiones externas realizadas por expertos, especialistas, grupos de inters de la CCA y la ciudadana en diferentes combinaciones, segn se especifique en los planes de aseguramiento de la calidad del proyecto. Revisin de especialistas independientes. Verifica si el trabajo satisface las especificaciones de revisin; identifica desviaciones de las normas y propone mejoras. Los revisores se seleccionan con base en criterios de experiencia y conocimiento, equilibrio, independencia y la ausencia de cualquier posible conflicto de intereses. Revisin de los grupos de inters. Resulta oportuna cuando se quiere determinar la utilidad de un producto, o bien, para proporcionar retroalimentacin sobre mtodos, procesos o productos, en especial durante etapas tempranas. Revisin de expertos. Busca la revisin y los comentarios de expertos calificados en el tema especfico. Consulta pblica. Se conduce de conformidad con el Marco para la participacin ciudadana en las actividades de la Comisin para la Cooperacin Ambiental (2002).

Revisin de especialistas independientes Cada PACP especificar cundo procede solicitar la revisin por parte de especialistas independientes de los informes, documentos de antecedentes y productos informativos de la CCA.

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Revisin de los grupos de inters Las Partes recibirn una notificacin anticipada acerca de revisiones de los grupos de inters para que puedan informar a los sectores interesados en sus respectivos pases sobre las oportunidades de participar en el proceso. Revisin de expertos Las Partes recibirn una notificacin previa sobre los expertos que el Secretariado planea invitar a la revisin y tendrn la oportunidad de identificar a candidatos en sus pases respectivos para que el Secretariado los tome en cuenta en la conformacin del panel de expertos. Revisin pblica Algunos documentos de la CCA pueden someterse a revisin pblica como parte de un proceso de consulta ciudadana. Estas revisiones se conducirn de conformidad con el Marco para la participacin ciudadana en las actividades de la CCA (2002).1 Toda convocatoria para la presentacin de comentarios ciudadanos sobre un documento (por ejemplo, el borrador del programa anual) deber contemplar un plazo de cuando menos 30 das para la revisin pblica.

Sistema de rastreo
El Secretariado mantendr un sistema integral de numeracin y rastreo de documentos, a fin de dar seguimiento a cada documento y producto informativo conforme avanzan los procesos de revisin y aprobacin trazados en el correspondiente plan de aseguramiento de la calidad. Este sistema de rastreo incluir un identificador nico para cada documento o producto informativo, su categora (tipo de documento y, en funcin de ello, revisin que le corresponde), un cdigo (nmero) de revisin para cada una de las versiones y los cambios resaltados, as como informacin relacionada con el estado que guarda su revisin o aprobacin (con indicacin de fechas y nombres de las personas o grupos participantes). Tal informacin se incorporar o adjuntar a todo documento o producto informativo a lo largo del proceso.

Traduccin de documentos para su revisin

Para efectos de eficiencia y control de costos, la mayor parte de los documentos no se traducir hasta recibir la aprobacin del Consejo. Entre las excepciones pueden contarse los documentos que se sometern a revisin pblica, as como aquellos productos de suficiente importancia que pudieran requerir de traduccin completa para acelerar procesos internos de revisin y aprobacin solicitados por las Partes.

Categoras de los productos y servicios informativos y sus niveles de revisin

El siguiente cuadro describe el tipo de revisin acordada para las diferentes categoras y tipos de producto informativo. Consulte cada uno de los planes de aseguramiento de la calidad del proyecto y de la informacin y los datos para obtener informacin especfica relacionada con procedimientos ms detallados de revisin y aprobacin especificados para productos individuales.

<http://www.cec.org/pubs_docs/documents/index.cfm?varlan=espanol&ID=78>.

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Categora de producto informativo

Descripcin Secretariado CCPC

Revisado por Especialistas Grupos de independientes inters o expertos Ciudadana

Revisin y aprobacin de las Partes

Documentos del Consejo

Declaraciones ministeriales Resoluciones Actas resumidas Informes anuales Documentos operativos o sobre metas (por ejemplo, programa y presupuesto anual)

Informes

Informes de proyectos (por ejemplo, En balance) Informes del Secretariado (artculo 13)

Aprobacin de la publicacin por el Consejo solamente

Informes del director ejecutivo Minutas, actas y relatoras Expedientes de hechos

Aprobacin de la publicacin por el Consejo solamente 1 1 1 1

Documentos de antecedentes

Documentos de antecedentes o referencia (por ejemplo, fomento de la energa renovable) Resmenes ejecutivos de documentos de antecedentes

Productos y servicios informativos electrnicos

Bases de datos (por ejemplo, productos de oficina respetuosos del medio ambiente, capas del Atlas de Amrica del Norte) Herramientas analticas (por ejemplo, Eco-SAT)

Materiales de difusin

Folletos Comunicados de prensa Hojas informativas Boletines (por ejemplo, Tro)

Notas 1 Como se especifica en los planes de aseguramiento de la calidad del proyecto, determinados informes y documentos de antecedentes podran, con acuerdo a su importancia, requerir revisin de las Partes o revisin externa. 2 Segn lo estipulado por los procedimientos del artculo 13 y por los procedimientos de control de calidad indicados para cada uno de los informes derivados del artculo 13. 3 La mayora de las bases de datos publicadas se integrarn como apoyo de informes que sern sometidos a revisiones de la calidad de los datos y los procesos; para ciertos conjuntos de datos y herramientas analticas se requerir la revisin por parte de usuarios expertos y sectores de la comunidad. En los planes de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos se especificarn etapas adicionales. 4 Las Partes dispondrn de dos semanas para revisar el contenido de los boletines

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2.2.4 Notificacin
Tras la aprobacin de un producto informativo, se notificar al Consejo sobre su publicacin o circulacin pendiente, de acuerdo con las directrices establecidas. La notificacin consiste en proporcionar la versin final del documento junto con su fecha de emisin. A continuacin se indican los tiempos mnimos de notificacin. Cualquier excepcin que implique periodos de notificacin ms extensos se indicar en el correspondiente plan de control de calidad del proyecto. Categora de producto informativo
Informes, documentos de antecedentes

Periodo de notificacin al Consejo

Las versiones finales se distribuyen para la atencin de las Partes por lo menos tres semanas antes de su publicacin.

Periodo de notificacin al CCPC

La presentacin al CCPC del Plan Operativo, el presupuesto, el borrador de informe anual y los informes derivados del artculo 13 coincidir con su entrega al Consejo, de conformidad con el artculo 16(6) del ACAAN.

Documentos de la UPC

Productos informativos electrnicos

Materiales de difusin

Segn lo dispuesto por las Directrices para la presentacin de peticiones ciudadanas relativas a la aplicacin efectiva de la legislacin ambiental conforme a los artculos 14 y 15 del ACAAN. Las bases de datos y las herramientas analticas para consulta en Internet se comparten con las Partes diez das antes de su publicacin o emisin. Los comunicados de prensa se entregan al Consejo por lo menos tres das hbiles antes de su fecha de emisin. Los boletines, folletos y hojas informativas se distribuyen para la atencin de las Partes una semana antes de su difusin.

2.2.5 Transparencia
A fin de garantizar la transparencia, las publicaciones debern incluir informacin especfica expresada en una declaracin (localizada en la pgina que sigue a la portada o en algn otro lugar prominente) que incluya:

El nombre de la persona u organizacin que prepar la publicacin. Una descripcin de los procedimientos de aseguramiento de la calidad especficos de la publicacin o el informe. El papel que el Consejo, las Partes, el Secretariado, el CCPC, los grupos de inters y los expertos independientes desempearon en la preparacin de la publicacin. Un descargo de responsabilidad en todas las publicaciones de la CCA distintas de las publicaciones del Consejo y del CCPC. Cabe observar que los descargos de responsabilidad o notas aclaratorias pueden variar segn el caso. Los trminos de un descargo de responsabilidad tpico se expresan a continuacin:

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Esta publicacin se elabor por encargo del Secretariado de la CCA en forma de (informe, documento de anlisis, documento de antecedentes, etctera). La informacin contenida es responsabilidad de los autores y no necesariamente refleja las opiniones de la CCA o de los gobiernos de Canad, Estados Unidos o Mxico.

2.2.6 Difusin de publicaciones

Todas las publicaciones se difundirn en los tres idiomas oficiales de la CCA: ingls, francs y espaol (las excepciones se definen en las directrices editoriales y para publicaciones del Secretariado). En la pgina que sigue a la portada debe aclararse si los documentos se tradujeron e indicarse el idioma original. La CCA podr publicar estudios o informes, adems de conclusiones derivadas de una reunin, proyecto o programa de la CCA, cuando exista un grupo destinatario identificado y un objetivo o beneficio claramente establecido que justifiquen tal publicacin. Se notificar a todos los contratistas y consultores que tales escritos son propiedad exclusiva de la CCA como se especifica en el contrato estndar de la CCA y que la organizacin se reserva el derecho de publicar y distribuir cualquier material producido en el marco del contrato suscrito. La autora del informe, documento o estudio, as como la participacin de las personas o grupos de trabajo pertinentes, pueden acreditarse en una pgina de reconocimientos, segn lo determine el gerente de programa que coordine la publicacin. Todas las publicaciones de la CCA incluirn la siguiente informacin sobre derechos de autor: Se permite la reproduccin total o parcial de este documento, en cualquier forma o medio, con propsitos educativos y sin fines de lucro, sin que sea necesario obtener autorizacin expresa por parte del Secretariado de la CCA, siempre y cuando se cite debidamente la fuente. La CCA apreciar que se le enve una copia de toda publicacin o material que utilice este documento como fuente. Si bien las polticas y procedimientos de aseguramiento de la calidad de la CCA, incluidos los procesos editoriales del Secretariado, tienen el propsito de garantizar la ms alta calidad de toda la informacin publicada, si se encontrara que una publicacin contiene errores de precisin, stos se corregirn mediante la inclusin de una fe de erratas y, cuando sea posible, la modificacin de la versin en lnea de la publicacin. Todas las publicaciones de la CCA estarn disponibles en Internet, en su versin completa siempre que sea posible o al menos en forma de resumen. La CCA considera que la distribucin de algunas de sus publicaciones nicamente por medios electrnicos es una alternativa viable a los mtodos de distribucin tradicionales. La CCA tiene el compromiso de poner sus publicaciones al alcance de la ciudadana de la manera ms oportuna y eficiente posible. Es probable que la versin electrnica de una publicacin est disponible antes que la versin impresa; no obstante, se harn todos los esfuerzos necesarios para que la publicacin de ambas versiones ocurra, al mayor grado posible, de forma simultnea. Todas las publicaciones de la CCA se distribuyen de manera gratuita en formato electrnico. Es posible que una cantidad limitada de ejemplares en versin impresa y encuadernada o de CD-ROM se encuentre disponible por solicitud. Cuando sea pertinente se analizar la participacin de patrocinios externos y corporativos en la produccin de documentos, as como la coedicin y publicacin conjunta de materiales, en especial cuando se busque

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una distribucin de mayor alcance o una produccin ms complicada. Sin embargo, todas estas colaboraciones deben cumplir con las normas previstas en la poltica de publicaciones de la CCA.

2.3 Procedimientos para la gestin de datos e informacin

2.3.1 Aspectos generales
De conformidad con los principios delineados en las polticas de aseguramiento de la calidad, el control de calidad de los datos debe integrarse a un proceso de aseguramiento de la calidad de principio a fin. La grfica que sigue ilustra la forma en que los procedimientos para la gestin de datos e informacin contribuyen al rgimen de control de calidad de la CCA.

La parte superior de la grfica se refiere a los procedimientos de aseguramiento de la calidad, incluidas las revisiones de especialistas y las Partes, as como la consulta con los grupos de inters, aplicables a los productos y servicios informativos, segn se detalla en el apartado 2.2. La parte inferior de la grfica refleja los elementos de aseguramiento de la calidad de los datos esenciales para garantizar que los productos informativos se fundamenten en informacin de la mayor calidad. Se reconoce que en prcticamente todos los casos los datos se recopilarn (o se tendr acceso a los mismos) a partir de fuentes existentes dentro de instituciones de las Partes que, a su vez, cuenten con regmenes de aseguramiento de la calidad. La CCA tiene la obligacin de garantizar que se mantengan la calidad e integridad de la informacin y del procesamiento de datos implicado a lo largo de todas las etapas, desde el acopio de datos, el anlisis de los mismos y su utilizacin con el propsito de apoyar productos y servicios informativos, hasta su archivo para uso futuro. Por consiguiente, los procedimientos de control

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de calidad de la informacin se aplicarn de manera continua a fin de garantizar la calidad e integridad de los datos utilizados para fines de anlisis y evaluacin. Otro importante elemento de apoyo para la calidad de los datos es el Marco del Atlas de Amrica del Norte (MAAN), fuente de referencia continental homologada que brinda apoyo para analizar y describir la informacin ambiental en un contexto geogrfico. El Marco est diseado para garantizar la consistencia, confiabilidad e interconexin de los conjuntos de datos y debe emplearse, cuando resulte adecuado, durante el anlisis espacial y la presentacin cartogrfica en los productos informativos de todos los programas y proyectos. Para obtener ms informacin, consulte las directrices del Secretariado para datos geoespaciales y su compatibilidad con el Marco del Atlas de Amrica del Norte. Los procedimientos de calidad de la informacin que se detallan en el apartado 2.3.2 siguiente, se aplican a la integracin y utilizacin de todos los conjuntos relevantes de datos, bases de datos y conjuntos de datos espaciales (SIG), as como a los servicios planeados de acceso a datos en lnea, incluidas bibliotecas de recursos informativos (grupos de documentos, estudios temticos y bibliografas disponibles, entre otros).

2.3.2 Procedimientos
La integracin y procesamiento de conjuntos de datos y bases de datos que sirvan de apoyo a las actividades de los programas debe llevarse a cabo de manera planeada, respetando buenas prcticas reconocidas e incorporando etapas de control de calidad en el plan de proyecto. Como se establece en el apartado 2.1.2, el aseguramiento de la calidad de los datos es responsabilidad del gerente de programa, quien se encarga de elaborar el PACID correspondiente como parte del ciclo del planeacin del proyecto. En particular, el PACID debe identificar: El depositario de los datos responsable Quin tiene la responsabilidad general de garantizar la calidad y posee la autoridad de editar, cambiar, mantener y eliminar los datos? El proceso de aseguramiento de la calidad Se deben definir todas las etapas y controles, incluidos: Las fuentes de datos, la recoleccin de los mismos y los requisitos para su adquisicin. Los puntos de control para la validacin de los datos, desde su obtencin hasta su archivo. Las etapas de manipulacin de los datos y la documentacin requerida. Las normas aplicables. La disponibilidad de los productos informativos Se deben especificar los detalles de todos los productos informativos digitales que se elaboren: bases de datos en lnea, conjuntos de datos disponibles para descarga, servicios de bsqueda, mapas del SIG, etctera. Los planes de mantenimiento y archivo Deben suministrarse planes y procesos para el mantenimiento y la actualizacin de conjuntos y bases de datos, as como para su archivo. Ello incluye prestar particular atencin al registro de todos los metadatos indispensables para la utilizacin eficaz de los conjuntos de datos en proyectos futuros. Las implicaciones y requerimientos de los sistemas informticos Corresponde al gerente de programa responsable generar toda la informacin arriba indicada en estrecha colaboracin con el gerente del programa Informacin Ambiental para la Toma de

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Decisiones y con el personal del Secretariado encargado de los sistemas informticos. La informacin se registra en el plan de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos, mismo que forma parte de la plantilla del plan de trabajo del proyecto. Los planes de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos son aprobados por el director de programas y, cuando sea pertinente, por el director de administracin y finanzas (en su papel de autoridad reguladora en materia de informtica). Las normas Todas las normas y requisitos de aseguramiento de la calidad se aplican de forma equitativa a los contratistas y se incluirn en las especificaciones del contrato. Las bases de datos Siempre que sea posible, los conjuntos de datos se organizarn en bases de datos vinculadas y plenamente documentadas, en las que se hayan instrumentado criterios de validacin. En el plan de proyecto se definirn especificaciones que reflejen los requisitos de tecnologa actuales. Algunas bases de datos residirn fuera de la CCA. Los datos del SIG La CCA ha adoptado el Marco del Atlas de Amrica del Norte como la norma para la presentacin cartogrfica analtica de datos de escala subcontinental. Todos los datos espaciales deben ser compatibles con el MAAN, y deben mantenerse plenamente documentados en archivos de formato shape (.shp), o bien en archivos de formato compatible con lo dispuesto por el Consorcio Geoespacial Abierto (OGC, por sus siglas en ingls).

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Anexo 1:

Planeacin del aseguramiento de la calidad

Plantilla 1: Plan de aseguramiento de la calidad del proyecto Esta plantilla debe completarse para todos los productos informativos planeados en cada uno de los proyectos. Forma parte del plan de trabajo del proyecto.
Plan de aseguramiento de la calidad de proyecto Proyecto: Producto informativo esperado Ttulo: Categora de producto informativo: Descripcin: Gerente responsable: Proceso de revisin interna Revisin del Secretariado Describa los planes para la revisin interna de resmenes, borradores, productos, etctera. Consulta con los grupos de inters y revisin de expertos No se aplica. o Describa los planes para la consulta o participacin de los grupos de inters en el proceso o para la revisin de expertos que correspondan con la categora del producto informativo. Revisin de las Partes: borradores Describa los planes para la revisin de las Partes, segn corresponda dada la categora del producto informativo. Proceso de revisin externa Revisin pblica No se aplica. o Describa los planes para la revisin o participacin ciudadana en el proceso, segn corresponda en funcin de la categora del producto informativo. Revisin de especialistas independientes No se aplica. o Describa los planes para la revisin de los productos y las metodologas de anlisis por parte de especialistas independientes, segn correspondan dada la categora del producto informativo. Revisin de las Partes: aseguramiento de la calidad y aprobacin Describa los planes para la revisin y aprobacin de las Partes segn corresponda, dada la categora del producto informativo. Aprobacin Firma del gerente de programa y director responsables. Objetivos Secuencia de puntos de revisin especficos Objetivos Secuencia de puntos de revisin especficos Objetivos Secuencia de puntos de revisin especficos Fecha de conclusin prevista

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Plantilla 2: Plan de aseguramiento de la calidad del proyecto: resumen Este resumen se adjunta al Plan Operativo.
Plan de aseguramiento de la calidad del proyecto (resumen) Proyecto: Resultado esperado (producto informativo): Categora de producto informativo: Depositario de los datos: Objetivo de control de calidad Revisin interna Revisin del Secretariado Revisin de los grupos de inters y expertos Revisin de las Partes: borradores Revisin externa Revisin pblica Revisin de especialistas Revisin de las Partes: aseguramiento de la calidad Aprobacin de las Partes Publicacin Fecha de conclusin prevista

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Plantilla 3: Plan de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos El gerente de proyecto responsable de cada uno de los conjuntos de datos, bases de datos o servicios informativos planeados como parte de un proyecto deber completar esta plantilla; en la medida de lo posible, deber hacerlo al momento de realizar la planeacin del proyecto, de suerte que sta forme parte del plan de trabajo del mismo.
Plan de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos (por proyecto):
Proyecto y tarea: Nombre y descripcin: base de datos / conjunto de datos / servicio en lnea Depositario de los datos: Nombre de cada uno de los miembros del personal responsable de los datos: autoridad para editar, cambiar, mantener, eliminar, etctera. Categora de la base de datos (para proyecto, progresiva)2 Proceso de aseguramiento de la calidad de los datos: Describa las etapas para garantizar la validacin e integridad de los datos, desde que se obtienen en las fuentes de datos hasta su archivo. Etapas tpicas: Adquisicin de los datos: fuentes y mtodos Integracin de los datos: procesos de validacin y homologacin Revisin y evaluacin de la calidad de los datos Ingreso de datos en las bases de datos y documentacin (metadatos) Calidad e integridad permanente de los datos Planes para la difusin de los datos Informacin tcnica: Localizacin y nomenclatura de archivos (por ejemplo, T:\RETC\cemento-planta-emisiones) Tecnologa de la base de datos (por ejemplo, Access 4.2) Normas y procedimientos operativos pertinentes Planes de mantenimiento y archivo: Describa los planes y procesos de mantenimiento (actualizaciones anuales, sin actualizacin, etc.) y archivo (desde posible eliminacin hasta se mantiene vivo en lnea permanentemente). Indique si la responsabilidad del mantenimiento progresivo recae en alguien distinto del depositario. Implicaciones y requisitos de los sistemas informticos: Se requiere desarrollo de base de datos Requisitos del SIG Implicaciones de software y hardware (identificar necesidad de nuevas licencias o de incremento de la capacidad) Aprobacin: Jefe de programa: Director de administracin y finanzas (o personal de sistemas informticos designado):

Categoras de bases de datos:

Para proyecto Datos que sirven de apoyo para la investigacin y los resultados de un proyecto; se comparten entre el personal y los colaboradores del proyecto. Se requieren documentacin completa y transparencia en el aseguramiento de la calidad. Pueden publicarse o ponerse a disposicin pblica junto con los resultados del proyecto. Se archivan para utilizarse en el futuro en otros estudios y proyectos, o bien, para su posible actualizacin e incorporacin de datos en un periodo posterior (por ejemplo: una base de datos de centrales elctricas). Regla bsica: Las bases de datos que sirven de sustento a los resultados de un proyecto publicado se deben archivar. Progresivas Bases de datos que sirven de apoyo a resultados de proyectos y programas o servicios en lnea continuos, en los que se busca mantener la base de datos y el servicio de manera progresiva. Se requieren documentacin completa y transparencia en el aseguramiento de la calidad, as como procedimientos documentados y la identificacin de responsabilidades para realizar el mantenimiento progresivo. Si se ponen a disposicin pblica, de usuarios externos, entonces ser necesaria su identificacin y registro. Estas bases de datos pueden ser de dos tipos: Actualizadas: Se hacen cambios al contenido actual a medida que stos tienen lugar (por ejemplo, actualizaciones o revisiones realizadas a una base de datos sobre leyes y polticas estatales en materia de energa renovable cada vez que haya una modificacin de tales leyes y polticas). De serie cronolgica: Peridicamente se aaden datos nuevos a un archivo de datos anterior, que se conserva, sin sustitucin de datos (por ejemplo, el RETC o los datos de En balance).

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Plantilla 4: Plan de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos: resumen Este cuadro se elaborar al mismo tiempo que el Plan Operativo y su informacin se resumir con base en el plan de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos arriba descrito.
Plan de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos (resumen) Proyecto: Descripcin de la base de datos/ conjunto de datos/ servicio en lnea: Depositario de los datos: Nombre de cada uno de los miembros del personal responsable de los datos: autoridad para editar, cambiar, mantener, eliminar, etctera Categora* (para proyecto, progresiva) Fechas clave (integracin, disponibilidad en lnea, etctera)

* Vase la descripcin de categoras que acompaa la plantilla 3.

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Plantilla 5: Plan anual de aseguramiento de la calidad

Plan anual de aseguramiento de la calidad (ao) Proyecto Categora de producto informativo Nivel de revisin Objetivos de aseguramiento de la calidad Comentarios

Planes para la mejora de polticas y procedimientos:

Aprobacin Firma del director ejecutivo

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Anexo 2: Trminos
Aprobacin del Consejo Aprobacin formal del Consejo de la CCA obtenida por votacin o consenso. La aprobacin del Consejo podra expresarse en forma de una resolucin. Calidad La suma de las caractersticas de una entidad que pueden influir en su capacidad para satisfacer necesidades declaradas o implcitas (ISO 9000). Aseguramiento de la calidad Todas las actividades planeadas y sistemticas que se instrumentan en el marco del sistema de calidad y que son necesarias para proporcionar la suficiente confianza en que una entidad cumplir con los requisitos de calidad (ISO 9000). Auditora de calidad Anlisis sistemtico e independiente para determinar si las actividades de calidad y sus resultados relacionados cumplen con las disposiciones planeadas, y si tales disposiciones se instrumentan con eficacia y son adecuadas para alcanzar los objetivos (ISO 9000). Control de calidad Tcnicas y actividades operativas empleadas para cumplir con los requisitos de calidad (definicin de ISO 9000); incluyen pruebas e inspecciones especficas, entre otras medidas. Gestin de la calidad Todas las actividades de la funcin administrativa en general que establecen polticas, objetivos y responsabilidades de calidad, instrumentadas mediante la planeacin, el control, el aseguramiento y la mejora de la calidad; todo ello en el contexto del sistema de calidad (ISO 9000). En pocas palabras, la gestin de la calidad es un trmino general que incluye el aseguramiento y control de la calidad, as como las polticas y la infraestructura de aseguramiento de la calidad que se instrumentarn. Polticas de calidad Las intenciones y orientaciones generales de una organizacin relativas a la calidad de sus procesos y resultados, expresadas formalmente desde el ms alto nivel administrativo (ISO 9000). En pocas palabras, se trata de una declaracin amplia de la intencin de la organizacin. Grupo de inters Toda persona (u organizacin) que puede verse afectada positiva o negativamente por una decisin o medida especfica. Plan de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos Plan que especifica el proceso de aseguramiento de la calidad, las etapas y las normas aplicables a la elaboracin, mantenimiento, utilizacin y archivo de los conjuntos de datos, las bases de datos y los productos informativos resultado de un proyecto.

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Plan de aseguramiento de la calidad de proyecto Documento que describe con todo detalle las actividades de aseguramiento y control de la calidad, as como otras actividades tcnicas que deben instrumentarse a fin de garantizar que los resultados del trabajo realizado satisfarn los criterios de desempeo establecidos (con base en el Manual de calidad de la EPA). Productos informativos Adems de los documentos, minutas e informes, entre otros, elaborados de manera formal, los productos informativos abarcan servicios como el acceso a bases de datos en lnea (incluidos mapas y datos geoespaciales). Publicacin Se define como publicacin un documento que se publica en forma impresa o electrnica para su difusin al pblico y otros destinatarios. Los rdenes del da, formularios de registro y perfiles biogrficos de oradores, entre otros, no se consideran publicaciones en el marco de estas polticas y, por tanto, no estn sujetos a procedimientos de revisin y aprobacin. Revisin de las Partes La revisin de las Partes comprende el anlisis de un producto informativo por organizaciones gubernamentales de las Partes; por ejemplo, aquellas con experiencia y conocimientos cientficos o en la definicin de polticas. La comunicacin de informacin por parte del Secretariado para este propsito se realizar mediante el Comit Permanente General (CPG), rgano responsable de que la revisin de las Partes se complete oportunamente, as como de transmitir sus observaciones y cerciorarse de que stas se atiendan. En todos los casos, las aportaciones que el Secretariado reciba debern documentarse y se debern hacer todos los esfuerzos necesarios por resolver cualquier problemas detectado e incorporar las modificaciones pertinentes en el producto final. Si los comentarios o las modificaciones planteadas por las Partes resultan contradictorios o conflictivos, el Secretariado expondr la situacin ante el Consejo para su resolucin. Revisin del CCPC El artculo 16(6) del ACAAN establece que el Secretariado debe proporcionar al CCPC en el momento de entregarlas al Consejo copias del programa y presupuesto anual de la Comisin, del borrador de informe anual y de cualquier informe que elabore el Secretariado segn lo dispuesto por el artculo 13. Revisin del Secretariado Las revisiones del Secretariado abarcan dos categoras de trabajo: Aseguramiento del contenido. A cargo de personal experto calificado de los programas, a fin de garantizar la precisin y la pertinencia de los mtodos, el contenido y los datos, y con la aprobacin de la autoridad pertinente. Revisin editorial. Examina el estilo, la claridad y la precisin de la expresin, as como el cumplimiento con las normas y prcticas establecidas de formato, presentacin y lenguaje.

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Revisin externa Las revisiones externas son aquellas que realizan en diferentes combinaciones la ciudadana, los grupos de inters de la CCA y los socios de la CCA con acuerdo al tipo de documento. Las subcategoras son las siguientes: Revisin de expertos Comprende la revisin y los comentarios de expertos calificados en el tema especfico. (Difiere de la revisin de especialistas porque en este caso no se requiere independencia y las expectativas en cuanto al nivel de las contribuciones son menos elevadas.) Esta revisin puede efectuarse mediante consulta con grupos de trabajo formales o ad hoc, o bien, a travs de personas (acadmicos, cientficos, funcionarios gubernamentales, etc.) u organizaciones especficas con experiencia reconocida en el campo. Revisin de especialistas independientes Se trata de un proceso en el que personas (u organizaciones) calificadas independientes de quienes llevaron a cabo el trabajo original, pero colectivamente equivalentes en experiencia y conocimientos tcnicos examinan el trabajo a fin de garantizar que cumple con criterios especficos. En trminos generales, el propsito de la revisin de especialistas es verificar si el trabajo aborda el tema del proyecto o responde a las hiptesis planteadas para la investigacin, adems de seguir normas metodolgicas comnmente aceptadas y alcanzar resultados verificables. Un objetivo adicional de la revisin de especialistas es aportar sugerencias para mejorar el trabajo. Consulta pblica Las consultas ciudadanas pueden adoptar diferentes formas de acuerdo con las circunstancias, incluidas la realizacin de foros abiertos al pblico o de participacin sujeta a invitacin, as como la circulacin o publicacin de documentos en Internet a fin de obtener comentarios. Las consultas pblicas se conducirn de conformidad con el Marco para la participacin ciudadana en las actividades de la CCA (2002).3 Revisin de los grupos de inters En esta revisin se invita a los grupos de inters a presentar comentarios analticos sobre el borrador de un producto, un servicio o una decisin o medida propuesta. Puede resultar oportuna para determinar la utilidad de un producto o para proporcionar retroalimentacin acerca de mtodos, procesos o productos, en especial durante las primeras etapas. Los grupos de inters pueden incluir, por ejemplo, grupos de trabajo, grupos asesores gubernamentales ad hoc, organizaciones no gubernamentales y ciudadanos particulares. Revisin interna Las revisiones internas corresponden a las revisiones de borradores de documentos y productos informativos realizadas por el Secretariado, las Partes y, en algunas circunstancias, por el CCPC. Se llevan a cabo de conformidad con las polticas aqu definidas, con los diferentes planes de aseguramiento de la calidad del proyecto y con el ACAAN.

Disponible en <http://www.cec.org/pubs_docs/documents/index.cfm?varlan=espanol&ID=78>.

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Anexo 3: Abreviaturas
AC ACAAN CCA CCPC CPG EPA MAAN OCDE OGC PACID PACP UPC Aseguramiento de la calidad Acuerdo de Cooperacin Ambiental de Amrica del Norte Comisin para la Cooperacin Ambiental Comit Consultivo Pblico Conjunto Comit Permanente General Agencia de Proteccin Ambiental de Estados Unidos (US Environmental Protection Agency) Marco del Atlas de Amrica del Norte Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmicos Consorcio Geoespacial Abierto (Open Geospatial Consortium) Plan de aseguramiento de la calidad de la informacin y los datos Plan de aseguramiento de la calidad del proyecto Unidad sobre Peticiones Ciudadanas

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