REGISTROS EMPLEADOS POR LA PLANA MAYQR

Los registros son esenciales para obtener informaciones disponibles que sirvan
al Comandante, su PM, Comandos Superiores y Subordinados, y para
propósitos históricos de la Unidad. Los registros se dividen en dos (2)
categorías: los que tienen carácter permanente con fines de archivo y
elaboración de planes y los usados en base a hechos diarios, los cuales se
utilizan para propósitos operacionales rutinarios y son denominados
provisionales.

a. Diario.
(1) El diario es un registro cronológico de sucesos importantes que afectan a
una Unidad o Sección de Plana Mayor (o Estado Mayor) durante un lapso
determinado y consta de una hoja de Diario y de un Archivo del Diario.

Los propósitos del Diario son:

(a) Ayudar a la conducción más eficient3 de las operaciones.

(2) Proveer una referencia rápida al Comandante y su Plana Mayor, a los
Comandos Subordinados y Superiores.
(3) Servir como registro permanente con fines de instrucción, revistas,
operaciones o investigaciones históricas.

b. Los registros en la Hoja de Diario serán aspectos tales como: resumen

de sucesos importantes documentos, mensajes de conferencias de Comando;
decisiones de Comando, visitas de Comandantes y Oficiales de PM de
Comandos Superiores, adyacentes y subordinados; síntesis de órdenes escritas;
salida y regreso del Comandante al Puesto de Comando; resumen de órdenes y
otros asuntos similares.

c. Entradas al Diario.
Las siguientes notas explican las entradas a las Hojas del Diario
Organización o Instalación: Designe la Unidad y Sección de la Plana
Mayor que mantiene el diario.
Ubicación: La del Puesto de comando.
Periodo Cubierto: El ordenado por el comando superior, normalmente 24
horas.
Número: Empezando por el número uno (1), se toma nota sucesivamente de
todos los mensajes que lleguen o salgan.
Hora de Entrada y Salida: Aplicables a los mensajes solamente, indica la hora
en que fue enviado o recibido por la Sección.
Texto: Resumen o referencia del asunto: en caso de mensajes, la Unidad, oficina
o persona que envía o reciba es escrito y subrayado.
Acción Tomada: Describir aquí la acción que se tomó como resultado del
mensaje u orden. Se usan las siguientes letras que indican:
M = Si la información fue ubicada en el mapa.
PM = Si fue notificada a la Plana Mayor.
T = Si la información fue distribuida a las tropas.
A = Si el mensaje documento, que apoya la entrada, fue colocado en el
archivo del Diario.

d. El Archivo.

El archivo contendrá el material necesario para apoyar las anotaciones de la

Hoja del Diario.., Incluirá copias de órdenes, informes periódicos de Unidades
Superiores y Adyacentes, Mensajes, Cartas, Memoranda, notas de conferencias,
mapas, calcos, cartas de tiro de Unidades de Artillería (cuando sea necesario),
informes de personal y otras estadísticas.
(1) El Diario será mantenido por los batallones, compañías aisladas y
Unidades similares, así como también por los comandos de Grandes Unidades.
Se debe mantener un Diario para toda la Unidad, o a juicio del comando, uno
para cada Sección de Plana Mayor. Serán mantenidos:
En tiempo de guerra en la zona de combate.
Mientras se ayuda a las autoridades civiles en caso de motines, tragedias,
declaraciones de Ley Marcial, etc., y mientras se realicen ocupaciones o
funciones de gobierno militar.
Mientras tomen parte en maniobras de entrenamiento.
Siempre que lo ordene al comandante la autoridad superior.
(2) El Diario es un registro permanente, se cierra al finalizar el año
calendario, es mantenido durante un año en el archivo activo, luego se envía al
archivo pasivo de la Unidad donde permanece el tiempo estipulado por el
reglamento respectivo.

e. Normas y Legajo de Normas.

(1) La norma es conocida en el servicio como un método determinado o

forma de acción prescrita por un comandante para resolver problemas de índole
periódica. La norma involucra siempre una decisión del Comandante. Si los
problemas son analizados, fácilmente podremos observar que algunos de los
que han ocurrido en el pasado, ocurren en el presente y ocurrirán en el futuro.
En vista de esto el problema particular de índole periódico usualmente puede ser
comprendido por una norma para el Comando y luego esta misma puede ser
usada como base para una acción futura. Por ejemplo, 1as órdenes emitidas por
nuestro propio Comando o Comando Superior se constituyen en normas
solamente cuando son aplicables por un largo tiempo. “Las Directivas u ordenes
aplicables solamente a una situación particular no constituyen normas.”
(2) Después de obtener una cantidad de normas provenientes del
Comandante o Comando Superior, la PM las recopila u ordena en una carpeta o
libro, indicando la fecha y el aspecto cubierto, esto viene a constituirse en el
Legajo de Normas.
No existe un modelo presente para el Legajo de Normas, el puede estar formado
de notas breves, planes, directivas, órdenes o resúmenes de telefonemas.
f. Cuaderno de Trabajo.
(1) El Cuaderno de Trabajo es un registro temporal y consta de una libreta de
apuntes de hojas desglosable, donde el Oficial de Plana Mayor anota la
información, clasificada de acuerdo con su contenido. El uso de una libreta de
notas de hojas desglosables permite la utilización de un índice de separación de
paginas, las cuales pueden ser fácilmente introducidas o removidas cuando se
han llenado con material sin uso futuro. Si tiene un índice apropiado, el
Cuaderno de Trabajo sirve al Oficial como una lista de chequeo o recordatorio de
los tipos de información a registrar, así como también le provee de un lugar para
ello. Los encabezamientos por asuntos varían de acuerdo con las
responsabilidades de los diferentes Oficiales de la Plana Mayor del batallón. Las
fuentes de información pueden ser directivas, órdenes, mensajes, telefonema,
conferencias de Plana Mayor, resultados de inspecciones y las conclusiones
propias del Oficial de Plana Mayor, sus opiniones e ideas las notas hechas de
estas fuentes, serán integradas con encabezamientos adecuados el grupo
fecha-hora y fuente de información se subrayan seguidos de dos puntos para
diferenciarlos del resto del contenido. Las anotaciones efectuadas en un
Cuaderno de Trabajo para un día en particular, aparecerán en la forma siguiente

(Ejemplo de S-1)
15JUL2000
151400JUL2000 G-1 PDINF solicita lista del personal civil
para el 17JUL2000 a fin de estudiar
ascensos según requisitos.
151500JUL200 G-1 PDINF. Enviar un soldado el
151800JUL2000 a la Sección de Personal,
fin proponerlo como conductos del
Comandante de la División.
(2) El Cuaderno de Trabajo tiene diferentes usos, sirve de base para la
elaboración de informes, puedo. revelar problemas que requerirán una
evacuación y coordinación futuras, provee información para la preparación de
apreciaciones, planes y órdenes y es una fuente informativa para el archivo de
normas. Cuando sea necesario, se puede extractar de la información diaria y
anota en el cuaderno de Trabajo para acciones futuras. Un mantenimiento
apropiado del Cuaderno de Trabajo asegura que la acción necesaria se inicie y
termine Cuando ha terminado la acción sobre un asunto, la anotación respectiva
se anula. Durante su ausencia, el Oficial de Plana Mayor deja el Cuaderno de
Trabajo en la Sección, donde se puede usar como referencia y al mismo tiempo,
ser actualizado por los Auxiliares de la Sección. De esta manera, las personas
pueden ponerse al corriente rápidamente sobre lo ocurrido durante su ausencia
y asegurar con ello la continuidad de la acción.
Cuando un Cuaderno do Trabajo ha sido llenado, se puede destruir e iniciar uno
nuevo.