7 APERTURA CONTABLE DE UNA SOCIEDAD MERCANTIL (GENERALIDADES En el capitulo 1 de este libro hablamos de lo que es una empresa y los diferentes tipos de empresa que existen. Dijimos en ese entonces que una empresa es una organizacién o institucién, con o sin fines de lucro, establecida por una o varias personas para producir o poner al alcance de diversos demandantes, bienes y/o servicios satisfactores de necesidades. En este capitulo estudiaremos el tratamiento de la apertura contable de las empresas con fines de lucro, especialmente aquellas constituidas en forma de sociedades mercantiles. SOCIEDAD MERCANTIL Unién voluntaria de dos o més personas que aportan sus ideas, bienes o recursos y actividades para formar una empresa, ya sea comercial, industrial 0 de servicios, participando cada uno de sus integrantes en un grado proporcional en la administracién y las utilidades o pérdidas que se obtengan de su explotacién, todo lo anterior basado en un convenio escrito registrado ante la Ley (Escritura 0 Contrato Social). Requisitos Legales Basicos Para Constitucién Sociedades Para que una sociedad mercantil pueda operar en el territorio guatemalteco debe apegarse a ciertas disposiciones legales, tales como: 1) Sacar escritura de Constitucién, elaborada por un abogado o notario mercantilista. 2) Pagar impuesto de inscripcién en el Registro Mercantil. 3) Solicitar la inscripcién de sociedades en el Registro Mercantil. (Para este trémite se debe llevar la escritura de constitucién). 4) Llenar una solicitud de Inscripcién de Comerciante y Empresas en el Registro Mercantil. 5) Aviso de la emisién de acciones, en el caso de ser sociedad anénima. 6) Una vez inscrita y reconocida la sociedad se debe sacar un edicto para que aparezca en el Diario Oficial, para hacer conocimiento publico la apertura de la nueva empresa. 7) Sacar Patente de Comercio en el Registro Mercantil. 8) Solicitar la inscripcién del representante legal (mandatos) en el Registro Mercantil. 9) Inseripcién en el Registro Tributario Unido para sacar el Numero de Identificacién Tributario-NIT ante la SAT. 10) Afiliarse al Impuesto Sobre la Renta-ISR, en la SAT, en cualquiera de los Regimenes establecidos en la Ley del ISR. 11) Habilitar libros de Contabilidad ante la SAT12) Autorizar los libros de Contabilidad en el Registro Mercantil. 13) Autorizar uso de facturas, facturas especiales, notas de débito, notas de crédito y otros similares en. la SAT. Habra otros requisitos legales, tales como la inscripcién en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, ‘cuando la sociedad cuente con mas de tres trabajadores: sacar patente de sanidad o registro sanitario si es que la sociedad trabajar en el ramo alimenticio 0 produccién de articulos de uso personal y otros: pero los basicos y esenciales son los que mencionamos anteriormente. ‘TIPOS DE SOCIEDAD QUE OPERAN EN GUATEMALA Empezaremos por hacer la clasificacién que de las mismas hace el Cédigo de Comercio (Decreto 2-70). atendiendo tanto al elemento que prevalece en cada una de ellas. como a la responsabilidad que tiene cada uno de sus miembros 0 socios frente a terceros. Tal clasificaci6n la resumimos en el cuadro sinéptico TIPO DE SOCIEDAD DESCRIPCION Y CARACTERISTICAS El elemento que predomina es la persona. Se forma con dos o més socios. La responsabilidad de los socios es ilimitada ante los COLECTIVA acreedores, es decir que en caso de quiebra los socios no solo responden con los bienes aportados a la sociedad sino también ‘con sus bienes personales. El elemento que predomina €5 la persona. Se forma con dos socios y un. maximo permitido de 20 socios. La responsabilidad ante los acreedores es limitada de acuerdo al capital aportado por cada socio. En este tipo de sociedades existen dos tipos de socios. unos que solamente aportan capital (capitalista 0 comanditario) y otros socios gestores 0 administradores (comanditados). Por lo tanto EN COMANDITA SIMPLE | los elementos que predominan son el capital y las personas. La responsabilidad de los socios capital imitada ante los acreedores, mientras que la responsabilidad de los socios gestores es ilimitada. El elemento que predomina es el capital. EI capital se adquiere ACCIONADA (ANONIMA*) _| por la venta de acciones. La responsabilidad de los socios es limitada de acuerdo al capital aportado en acciones. En este tipo de sociedades existen dos tipos de socios. unos que solo aportan capital por medio de la adquisicién de acciones: y otros socios gestores que serén los encargados de administrar la empresa. La responsabilidad de los capitalistas en limitada ante los acreedores, mientras que la responsabilidad de los gestores seré ilimitada. Por lo tanto el elemento que predomina es el capital y las personas. RESPONSABILIDAD LIMITADA EN COMANDITA POR ACCIONES: Contablemente hablando, una accién es un documento que ampara a un socio la participaci6n en una sociedad accionada en virtud de que este (el socio) la compré a la empresa que las estaba vendiendo para agenciarse de capital 0 recursos financieros. ‘Sociedad Anénima, Actualmente el Cédigo de Comercio guatemalteco, sigue colocando el nomibre de sociedades andnimas alas sociedades accionadias, sin embargo con la eliminacion de las acciones al portador mediante el articulo 71 de la Ley de Extincion de Dominio (Decreto 55-2010). la calidad de anonimato se pierde. pues ahora se conoce el nombre de los accionstas. por lo tanto no seria raro que en un futuro se cambie el nombre de sociedad andnima por el de sociedad accionada,TERMINOS RELACIONADOS CON LAS SOCIEDADES MERCANTILES Consideramos necesario que usted conozca ciertos términos relacionados con las sociedades mercantiles, ya que son términos que se usarn muy frecuentemente a lo largo de este libro. Socio: Se le llama socio a cada uno de los individuos que aportan bienes materiales o inmateriales a una sociedad. (Persona integrante de una sociedad). Escritura Social O Pablica: La escritura social es el documento legal elaborado por un abogado o notario. el cual contiene las obligaciones que contraen los socios: asi como los derechos a los que son acreedores, debiendo expresar entre otras cosas: El nombre de la sociedad 0 razén social: Actividad a que se dedicaré la socieda Nombres, apellidos y generales de los socios: El capital inicial aportado por los socios: Nombre del representante legal y de los administradores: Forma de distribucién de utilidades o pérdidas: Duracion de la sociedad; Casos en los que se procederé para disolucién de la sociedad: Epocas en que se practicarén inventarios, balance general y estados financieros de las operaciones sociales: ange rem e Segin el Articulo 16 del Cédigo de Comercio, La constitucién de la sociedad y todas sus modificaciones, incluyendo prérrogas. aumento o reduccién de capital, cambio de raz6n social 0 denominacién, fusién, disoluci6n © cualesquiera otras reformas o ampliaciones, se harén constar en escritura publica. La separacién © ingreso de socios en las sociedades no accionadas, también se formalizaré en escritura publica. Salvo en las sociedades por acciones, la modificacién de la escritura constitutiva requeriré el voto unénime de los socios. Sin embargo, podré pactarse que la escritura social pueda modificarse por resolucién, tomada por la mayoria que la propia escritura determine, pero en este caso la minoria tendra derecho a separarse de la sociedad. Personerfa Juridica: Cuando se obtiene el dictamen favorable de la inscripcién de la sociedad por parte del Registro Mercantil, ésta (la sociedad) obtiene su Personalidad Juridica, esto es, ser una persona ante la Ley distinta a la personalidad de cada uno de los integrantes (socios) de una sociedad, (Consulte articulos 14 y 17 del Cédigo de Comercio Decreto 2-70). Queremos dar a entender con esto de la personeria juridica que al conjunto de individuos se les considera como si fuese una sola persona. De tal manera que si, por ejemplo, tres individuos se unen para llevar a cabo una empresa, habré ya cuatro personas. Si, la de cada uno de los individuos en singular, y la que nace de la fusién de los mismos; que es la unica que en lo sucesivo se tomaré en cuenta para los efectos de los contratos y relaciones con el pablico. Es decir que sera la Gnica capaz de demandar y susceptible de ser demandada ante los tribunales. Plazo De La Sociedad: £1 plazo de la sociedad, es el periodo de tiempo que los socios consideran que va a funcionar la sociedad. EI plazo de la sociedad principia desde la fecha de inscripcién de la misma en el Registro Mercantil, y en la escritura de constitucién se debera determinar si el plazo es definido o indefinido.Objeto De La Sociedad: E! objeto de la sociedad es la actividad principal a la cual se dedicaré la sociedad. Razén Social: La razén social es la formula bajo la cual se da a conocer y actiia la sociedad. En las sociedades de personas, como es el caso de la colectiva y de responsabilidad limitada se forma con el apellido de uno o més socios, seguido de una frase que identifica la clase de sociedad que es. A continuacién se ejemplifica cémo se forma la razén social de una colectiva. SOCIO MOLINA SOCIA ANGEL ‘SOCIO LOPEZ J] RAZON SOCIAL Molina, Angel & Cia. S.C. = e_ La inscripcién de una sociedad en el Registro Mercantil, le otorga el derecho al_uso exclusivo de su razén social o de su denominacién, la que deberé ser claramente distinguible de cualquier otra y no podra ser adoptada por otra sociedad del mismo 0 semejante objeto, mientras subsista inscrita la primera. (Articulo 26 del Cédigo de Comercio). Nombre Comercial: El nombre comercial de una empresa es el que aparece exhibido fuera del local comercial, es decir el nombre con el que el piiblico en general conocer a la empresa y sociedad y que es distinto a la raz6n social de la que se habl6 en el parrafo anterior. El nombre comercial puede ser en muchos casos caprichoso con tal de llamar la atencién del piblico, por ejemplo, Xtreme Fashion Boutique; Salén y Spa Curves; Libreria Cristiana Elohim; La Equitativa; Ferreteria el Lobo, Banco Industrial, y otros. Tipo de Sociedad Nombre Comercial Razé6n Social Sociedad Colectiva Farmacia El Descuento Rojas. Guerra & Cia. 5.C. Sociedad de Responsabilidad Limitada Ferreteria El Lobo Paz, Solérzano & Cia Ltda. Sociedad en Comandita Simple Xtreme Fashion Boutique Guevara & Cia 5. en C. ‘Sociedad Anénima (Accionada) Almacén Novex Negocios Globales, S.A. Sociedad en Comandita por Acciones Salén y Spa Curves Aportaciones No Dinerarias: Son aportaciones que hacen los socios a la sociedad y que no consistan en dinero. Estas aportaciones pasan al dominio de la sociedad. sin necesidad de tradici6n y se detallarén y justipreciarén en la escritura constitutiva o en el inventario previamente aceptado por los socios, el que deberd protocolizarse. imuebles, las patentes de invencidn, los estudios iad, los costos de preparacién para la creacién de la empresa, asi como la estimacién de la promocién de la misma, siempre que fueren expresamente aceptados en su justipreciaci6n en escritura publica.Si por culpa o dolo se fijare un avaliio mayor al verdadero, los socios responderén solidariamente en favor de terceros y la sociedad por el exceso del valor que se hubiere asignado y por los dafios y perjuicios que resulten, quedando asimismo obligados a reponer el faltante. No es vélida como aportacién la simple promesa de responsabilidad por un socio. Los socios quedan obligados al saneamiento de lo que aporten a la sociedad. (Articulo 27 del Cédigo de Comercio). DERECHOS, PROHIBICIONES Y OBLIGACIONES DE LOS SOCIOS Derechos De Los Socios + Los socios tienen derecho de examinar la contabilidad, documentos y cuentas de la sociedad, y de informarse acerca de la marcha de los negocios. + Los socios tienen derecho a realizar un negocio en lo particular, a menos que de ello sobrevenga un perjuicio manifiesto para la sociedad, en cuyo caso los otros socios negarén la autorizacién. + Todos los socios tienen derecho a participar en las ganancias. + Los socios tienen derecho a que la sociedad les reconozca los gastos que hagan en el desempefio de los negocios sociales, salvo que se deban a su culpa, dolo o provengan de un caso fortuito. * — Reclamar contra la forma de distribucién de las utilidades o pérdidas dentro de los tres meses siguientes a la fecha de la Junta General. Prohibiciones Para Los Socios + Usar la razén 0 denominacién social para negocios ajenos a la sociedad. ! + El socio industrial no podré ejercer la industria que aporta, sino s6lo en beneficio de la sociedad, salvo pacto en contrario. Tampoco podra, ni otro socio que tenga obligaciones especiales que cumplir en la sociedad, dedicarse a negociacién alguna, salvo el consentimiento de sus consocios. + Ningtn socio puede tomar para sus gastos personales mayor cantidad que la asignada en el contrato social. + Queda prohil ida la distribucién de utilidades que no se hayan efectivamente causado. (Art. 35 del Cédigo de Comercio). ‘Obligaciones De Los Socios + Todos los socios deben participar en las pérdidas, a excepcién del socio industrial, salvo en la parte que exceda al capital social. + Cuando no se hubiere estipulado en el contrato la parte que cada socio debe tener en las ganancias © pérdidas, unas y otras se dividirén a prorrata del capital que cada uno aporté a la sociedad. + Sino se hubiere estipulado en el contrato la parte que debe tener en la ganancia el socio industrial, ella se determinaré promediando entre lo que corresponda al socio que puso mayor capital y la del socio que puso el menor.« Existen en nuestro medio las llamadas ASOCIACIONES; Pero no hay que confundirlas con las Sociedades Mercantiles, ya que aunque también son personas juridicas, se distinguen porque en vez de lucro (obtenci6n de una ganancia material), ellas persiguen otro fin, ya sea éste cientifico, artistico, literario, humanitario, de ayuda mutua, etc. APERTIIRA CONTARIE DE DICTINTAS SOCIFDANDES