lafevuedela ji GRATUIT ill @ARMDSe ra OA COLLECTIVITES TERRITORIALES INTEGRALITE DU MANUEL DE PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS Ce septiéme numéro de votre Revue « La Régulation des Marchés Publics », vous propose le Manuel de procédures de passation des marchés publics des Collectivités Territoriales. L’objectif de ce Manuel ne consiste pas a analyser toutes les hypothéses qui peuvent se présenter dans le cadre du processus de passation des marchés publics mais apporter des réponses simples aux questions fondamentales que doivent se poser chaque élu ou acteur impliqué dans la commande publique tout au long du processus de préparation, de passation et d’exécution des marchés. II comprend dix (10) parties et des annexes.SOMMAIRE ‘ABREVIATIONS ET ACRONYMES.. 1. PREMIERE PARTIE : DISPOSITIONS GENERALES. 2 DEUXIEME PARTIE : LES ORGANES DE LA COMMANDE PUBLIQUE DES COLLECTIVITES TERRITORIALES.... 3. TROISIEME PARTIE : DES MARCHES PUBLICS. 4. QUATRIEME PARTIE : PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES.. 5. CINQUIEME PARTIE : PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES.. 6. SIXIEME PARTIE : CONTROLE DE LA PASSATION DES MARCHES PUBLICS. 7. _SEPTIEME PARTIE : CONCLUSION ET APPROBATION DES MARCHES DES COLLECTIVITES TERRITORIALES.... 8. _HUITIEME PARTIE : EXECUTION DES MARCHES PUBLICS. 9. NEUVIEME PARTIE : REGLEMENT DES MARCHES PUBLICS 10. _ DIXIEME PARTIE : RECOURS ET REGLEMENTS DES DIFFERENDS. 11. _ ONZIEME PARTIE : SANCTIONS APPLICABLES POUR NON RESPECT DE LA REGLEMENTATION DES MARCHES PUBLICS. ES PREALABLES AU LANCEMENT DU PROCESSUS DE PASSATION ANNEXES ... ANNEXE N° 1 : Récépissé de dép6t des pls ..nurnnnan : : _ ANNEXE N° 2 : Procés Verbal d ouverture des pls 59 ANNEXE N° 3 : Fiche de déclaration dimpartialt et de confidentialité 60 ANNEXE N° 4 : Dossier de renseignement et de prix 61 Section Il- Lettre de Demande de renseignements et de prix. ANNEXE N° 5 : Demande de Cotation 69 ANNEXE N° 6 : Tableau de comparaison des ofes.... on - sennenne TL ANNEXE N° 7 : Procés-Verbal datribution (séance pléni8v€) runner sennennnnnne TB ANNEXE N° 8 : Modéle de Letire de Notficaton d'Atribution du Marché ” ANNEXE N° 9: Modéle dordre de services ANNEXE N° 10 : Proots-verbal de réception provisoire de travaux. ‘ANNEXE N° 11 : Procés-verbal de réception défntive de travaux. ANNEXE N°12 : Demande de comparaison de curriculum vitae oo ANNEXE N° 13 Lette dinvtation a sounetre une propsion technique et une proposton finance... 80 ANNEXE N° 14 : Modéle de contrat de consultant (inaividuel) 81 ANNEXE N° 15 : Modéle de Procés-Verbal de négociaton... ANNEXE N° 16 : Modéle de lettre de mise en demeure... snnnnnnnnnnnnnn ANNEXE N° 17 : Modéle de Registre des marchés 87 La Revue de la Régulation des Marchés Publics du Mali-N°07-3°"* Trimestre 2016présent manuel est le résultat des acquis de application du Décret 1n°08-485/P-RM du 11 aodt 2008 portant code des marchés publics en république du Mali (plusieurs fois modifiés), de larrtéinterministériel n°10- O203/MEFIMATCL-SG fixant les dispositions particuléres relatives & la passation des marchés publios des collecivtés teritorales et de la Décision N°40-0143/ DNCT du 16 novembre fxant les_dispo i applicables aux marches publics de travaux, de foumitures et de services des collectvités tertitoriales Lobjectif de ce « MANUEL DES PROCEDURES DE PASSATION ET DIEXECUTION DES MARCHES PUBLICS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES» ne consiste pas analyser toutes les hypothéses qui peuvent se présenter dans le cadre du processus de passation et dexécution des marchés publics mais 8 apporter des réponses simples aux questions fondamentales que doivent se poser chaque élu ou acteur impliqué dans la commande publique tout au long du processus de préparation, de passation et d'exécution des marchés. Le MANUEL comprend onze (11) parties et des annexes Perens > PREMIERE PARTIE : DISPOSITIONS GENERALES, > DEUXIEME PARTIE: LES ORGANES DE LA COMMANDE PUBLIQUE DES COLLECTIVITES TERRITORIALES, > TROISIEME PARTIE: PREALABLES AU LANCEMENT DU PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES, > QUATRIEME PARTIE: PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES. > CINQUIEME PARTIE: PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES. > SIKIEME PARTIE : CONTROLE DE LA PASSATION DES MARCHES PUBLICS. > SEPTIEME PARTIE: CONCLUSION ET APPROBATION DES MARCHES DES COLLECTIVITES TERRITORIALES > HUITIEME PARTIE : EXECUTION DES MARCHES PUBLICS. > NEUVIEME PARTIE : REGLEMENT DES MARCHES PUBLICS. > DIXIEME PARTIE : RECOURS ET REGLEMENTS DES DIFFERENDS, > ONZIEME PARTIE : SANCTIONS APPLICABLES POUR NON-RESPECT DE LA REGLEMENTATION DES. MARCHES PUBLICS. > ANNEXES, Des dispositions pertinentes du code des marchés publics ont été quelque fois reproduites pour facliter leur consultation et viter leur répétition dans le texte. De méme des modéles de documents sont proposés lorsquils ont pas encore fait objet de publication par voie réglementaire, Des exemples sont donnés pour ilustrer les modalités de préparation des documents utlisés dans le cadre des procédures de passation et dexécution des marchés. NB: Ce MANUEL tient compte des textes et des informations connus a la date de sa rédaction Il est donc évident que des changements pourraient intervenir dans le temps. Dés lors, de nouvelles éditions révisées seront nécessaires. Pe eee et hc ea eeeABREVIATIONS ET ACRONYMES Mime (tn ‘AAO Avis d Appel d’Offres ‘00 Appel d Offres Ouvert ‘AOR Appel dOifres Restreint ‘ARMDS Autorité de Régulation des Marchés Publics de des Délégations de Service Public BCC Bureau du Conseil de Cercle BCD Bureau du Conseil de District BCR Bureau du Conseil Régional cc Conseil de Cercle CCAP Cahier des Clauses Administratves Particulires 7) Conseil du District Code des Marchés Publics (Décret N°2015-0604/P-RM du 25 Septembre 2015 portant GP code des marchés publics et des délégations de service public) CR Conseil Régional CRD Comité de Reglement des Diférends ct Collectivité Territoriale cv Curriculum Vitae DAO. Dossier dAppel dOffres DC Demande de Cotation DGMPIDSP. Direction Générale des Marchés Publics et des Délégalions de Service Public DP. Demande de Proposition DRP Demande de Renseignement et de Prix DRPR Demande de Renseignement et de Prix Compétition restreinte DRPO Demande de Renseignement et de Prix Compéiition Ouverte ED Entente Directe GBE Garantie de Bonne Exécution GO Garantie d Offres GRA Garantie de Restitution @Avance HT. Hors Taxe OHADA Organisation pour I'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires os Ordre de Service PPM Plan de Passation de Marchés PV. Procés-Verbal PU Prix Unitaire TTC Toutes Taxes Comprises La Revue de la Régulation des Marchés Publics du Mali-N°07-3°"* Trimestre 20161, PREMIERE PARTIE : DISPOSITIONS GENERAL! Te ee a ee he ee ed 5DE PASSATION ET D'EXECUTION DES MARCHES ADI 8 MANUEL DE PROCEDURES REF. 002 PUBLICS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Dispositions générales VERSION REVISE 1.1. Définition d'un marché public ‘Dispositions du Code des Marchés Publics Article 2- Marché public Le contrat conclu a ttre onéreux par une autorité contractante pour répondre a ses besoins en matiére de travaux, de fouritures ou de services au sens du décret N°2015-0604/P-RM du 25 septembre 2015 portant code des marchés publics et des Délégations de Service Public. 4.4.1, Un marché public est un contrat conclu a titre onéreux Les marchés publics sont des contrats : Ils résultent dun accord de volonté entre deux personnes dotées de la personnalité juridique, ce qui les distingue notamment des décisions unilatérales de tadministration. Le contrat est formé lors de sa signature par I'utorité contractante et son approbation par lautorté habilitée Les marchés publics sont conclus a titre onéreux Lautorité contractante prend un engagement financier, vis-&-vis du titulaire du marché, constitué tres généralement par e paiement dun prix en numérair. Ne constitue donc pas des marchés publics - les prestations qu'une personne visée par larticle 4 du CMP obtient a ttre gratuit ; ~ les subventions octroyées par une personne visée a Farticle 4 du CMP. 1.1.2. Les délégations de services publics ne sont pas des marchés publics La différence fondamentale entre un marché public et une délégation de service public est le mode de rémunération : ~ dans le cas dun marché public, le paiement est intégral, immédiat et effectué par tAutorité Contractante pour obtenir des foumitures, travaux ou services ; ~ dans le cas dune délégation de service public * le délégant ("Autor publique en général) demande au délégataire de réaliser et exploiter Une infrastructure destinge a rendre un service public ou confie des taches de gestion d'un service public, mais le délégataire rest pas rémunéré sur la base des travaux ou services quil réalise; il percoit pendant la durée du contrat une rémunération provenant de Vlexploitation du service public : sommes versées par les usagers ou rémunération calculée sur exploitation du service; i participe au risque d'exploitation du service. Le tableau ciaprés résume trés schématiquement les caractéristiques comparées des marchés publics et des principaux modes de délégations de service public CO a a neaCaractéristiques comparées des marchés publics, délégations de SP Dri Objet Guay Cru Marché public Foumiture de bens, services Fonds pubis (Budget /Autorité contractante | Autorité contractante Jou travaux dur) (Maitre @ouvrage) | (Maitre d'ouvrage) Le Investissement + hentia lexploitation d'un SP aunom | Concessionnaire Par les usagers Concessionnaire Ps ldu concessionnaire serves publica >in dun SP au rom Usagers Par les usagers | Concessionnaire ‘Affermaget ldu concessionaire 9 9 sale intéresséet(©°!ltation d'un SP pour le Cocontractant pour 5 Régie intéross re de adminitation Usagers Par les usagers a 4.4.3, Seuils d'obligation de passer un marché public ‘© Dispositions du Code des Marchés Publics Article 9 —Du seuil d’application Le présent décret s'applique aux marchés publics qui n’en sont pas exclus en vertu de Farticle 8 et dont la valeur estimée est égale ou supérieure aux seuils de passation des marchés tels que défnis ci-aprés = Cent milions (100,000,000) de francs CFA pour les marchés de travaux ; = Quatre-vingt milions (80,000,000) de francs CFA pour les marchés de fouritures et de services courants et ; ~ Soixante-cix millions (70,000,000) de francs CFA pour les marchés de prestations intellectueles. * La notion de concession de services publics et fafermage sont des notions trés voisines; fafermage comporte en sus de la concession le versementredevance & fadministraton pour Tusage de Touvrage concéd Dans le cas de la régieintéessée, la personne publique en charge du service public apparalt toujours comme fournisseur du service ; le délégataire est responsable de la plupart des opéralions de gestion; I est rémunéré par une formule mixteincluant Une prise en charge de ses coats dexplotation et une part durésultat dexploitation. CO a a nea‘Dispositions du Code des Marchés Publics Article 10 - De I’évaluation du seuil + En ce qui conceme les travaux, est prise en compte la valour globale des travaux se rapportant une méme opération portant sur un ou plusiours ouvrages. Il y a opération de travaux lorsque le Mattre d Ouvrage prend la décision de mettre en ceuvre, dans une période de temps et un périmétre limits, un ensemble de travaux caracérisé par son unité fonctionnelle, technique, économique ou comptable, = Ence qui conceme les fourtures ot les services, est pris en comple la valeur totale das fourntures ou des services qui peuvent étre considérés comme homogénes soit, en raison de leurs caracérstiques propres, sot parce quils constituent une unitéfonctionnele, = Pour les marchés mixtes, 'évaluation du seuil est fonction de la prooédure d'acquisition retenue. A cet effet, lorsque la procédure comprend des travaux et des fouritures, son choix est fonction dela part relative en volume de travaux ou de fouritures la plus important. Lorsque la pracédure comprend des catégories de travaux ou de fouritures et des catagories de prestations intellectueles, son choix est fonction de impact prédominant d'une catégorie par rapport & Tautre sur le résultat final = Pour les marchés comportant des lots, est retenue la valeur estimée dela totalié des lots, La procédure de passation de chaque est celle qu saplique au marché pris dans son ensemble. 4.2. Achats en dessous du seuil de passation des marchés publics + Dispositions de 'arrété d'application du code des marchés publics® Article 22 - Du principe général (des dispositions relatives aux achats en dessous des seuils de passation des marchés publics) En application de Vartcle 9.2 du code, les achats de Etat et des établissements publics nationaux dont la valeur est inférieure aux seuils de passation des marchés publics font Fobjet des procédures de Solicitation de Prix suivante = Demande de Cotations (DC) ; - Demande de Renseignement et de Prix a compétition Restreinte (DRPR) ; - Demande de Renseignement et de Prix a compétition Ouverte (DRPO). Procédures de sollicitation de prix Types de marchés (ora) Baraeaiber irs Travaux et les fournitures et services <5,0000,000 courants Demande de renseignement et de prix & davai st les fournitures et services | 5 5 099,000 <25,000.000 compétenca restotnte Prestations intelectueles 35,000,000 <15,000,000 Demande tetde oma EUBvAUK © 25:000.000 <100.000.000 compat once Get P™*® | Fournitures et services courants > 25,000,000 <80,000.000 Prestations intellectueles 1,000,000 <70.000.000 5 Amrété N°2015-3721IMEF-SG du 22 oclabre 2015 fxant les modalités application du Décret N°2015-0604/P-RM du 25 septemire 2015 portant code des marchés publics et des délégations de service public OO ae acer Ca MEd41.3, Les modes de passation des marchés publics de fournitures et de travaux (articles 49 & 54 du CMP) Les marches sont passés, soit par appel dofres, soit par entente direct Llappel dloffres est la procédure par laquelle une Autorité Contractante choisit offre évaluée la moins disante, sans négociations, sur la base de critéres objectfs préalablement portés a la connaissance des candidals. LLappel doffres peut étre ouvert ou restreint. ll est dit ouvert lorsque tout candidat peut remettre une offre, et restreint lorsque seuls peuvent remettre une offre les candidats qui y ont directement été invités par 'Autorité Contractante. Llappel doftres ouvert constitue le mode de dévolution des marchés publics auquel doivent recourir par principe tous les acheteurs publics soumis au code des marchés publics. II ne peut étre dérogé a Fobligation de mise en ceuvre d'une procédure c'appel dofires ouvert que dans les seuls cas prévus aux articles 8 et 58 du CMP. L’appel dofires ouvert peut intégrer une phase de pré-qualifcation. 11 peut également étre organisé en deux étapes eas Co a PASSATION orn Peete siitiineteeediaiedliatad * Préparer un dossier dA.0.0 + Définition corecte des lots, + Large publcité de 'AA.O par tous moyens et méme électronique dans les conditions fxées par le CMP (30 jours calendaires pour la réception des ofres (au niveau national et 45 jours pour les seuils communautares) ou 15 jours publication APPEL, d'urgence (exception aprés avis organe chargé du D'OFFRES Pas de limitation Articles 50 du CMP contréle). OUVERT ‘© Annonce en temps opportun. + Non = discrimination et neural + Accessible format + Confdentialté, + Cohérence et Objects + Choix: offre conforme, évaluée ~ disante et qualfée Absence de négociation préalable. * Preparer un dossier de pré - qualification et + Cas de travaux indiquer les critéres suivants importants ou APPEL Identté du soumissionnair, DIOFFRES. ome eee Prestations déja exécutées OUVERT acme Article 51 du CMP | Qualité et quantité du personnel et du matériel. PRECEDE DE one Situation financigre PREQUALIFICATION | Patticuliére fabriquées sur commande Engagements en cours, Personnel et matériel disponibles. Programme général d'exécution des travaux. CO a a neaPreys oars Raia SSA CHOIX itsoee ea s ae are Carella * Consulter uniquement les candidats présélectionnés, Préparer un DAO sur le plan technique @'abord, Publier le DAO - 18 étape: les candidats doivent remettre Motifs de conception, APPEL eee abord des offtes techniques sans prix, D'OFFRES pattulre oude | Arce S2du cap | ~ 2#** élape: seus les candida pré— quali OUVERT EN 2 Em doivent remettre des offtes techniques ETAPES pmornenes définives et fnanciéres. * Méme chose que [AOO avec possibilté dajustement technique ou financier du choix de lore * Indication des besoins précis auxquels les soumissionnaires doivent formuler un projet. + Indication dun budget maximum pour le projet. + Préparation du DAO du Concours * Avis juridique de 'Organe chargé du contre sur le DAO. APPEL Motifs dordre pce eer) ; D'OFFRES | technique, esthétique | Article 53 du CMP |* Examen des projets par un jury composé d'une RyECCoN Couey Me Toner part de spécialistes du domaine (1/3 pour les autres domaines et 2/3 pour larchitecture) Consignation des résultats dans un PV par le Jury. Possibilté de versement de primes aux concurrents dont les projets sont retenus. Retour des autres projets non retenus aux soumissionnaires non gagnant. ‘Autorisation préalable de Torgane chargé du contrdle. Peu d'entreprises ou Elaborer un dossier d'appel doffres. APPEL de fournisseurs Lettre d'invitation au lieu d'un avis d'appel d'offres D'OFFRES — | peuvent réaliser ou] Arficle §4duCMP | ouvert RESTREINT | fournir les travaux ou Liste restreinte de candidat & consulter. les biens et services. Seuls les candidats choisis peuvent partciper. Ensuite méme procédure que pour l'appel doffres ouvert. © Donner suite & * Elaboration d'un dossier d'appel a la concurrence MARCHES PASSES | une offre lorsque sur la base des études complétes préalables SUITE AUNE OFFRE | celle-ci entre dans | Article 57 du CMP réalisées par Auteur précisant la propriété ‘SPONTANNEE le cadre de ses intellectuelle et la confidentialité missions et Recours a la_négociation directe_aprés_avis La Revue de la Régulation des Marchés Pul Pty[eas CRITERESDE REFERENCE Pe orn Pct eS CAISED US GE ERLE présente un juridique de Torgane de contole dans les aintérat général conditions prévues & article 87.3 du CMP. manifeste + Lavis préalable de Torgane de contrle est émis sur présentalion d'un dossier consitué de piéces énumérées al'aicle 67.4 du CMP. Metre en concurrence les consultants + Préparer des termes de référence + Estimation des colts (budget prévsionnel) * Préparer une liste restrinte a parr dune ; demande de manifestation dintérts. poe ae Enea oe * Choisir les consultants a retenir sur la liste RESTREINTE OU | prestaions ee PROPOSITIONS erseeran Article 55 du CMP |e Préparer une lettre dinvitation et Demande de POURMARCHES — | expertise hicpcstone Pe ea yy Demander & chaque candidat un pli contenant une offte technique et une off financiére séparément. + Evaluer les propositions en 2 étapes successives. + Marge de prétérence applicable. #_Négociation et signature du contrat * Autorisaton préalable de Torgane chargé du Aappréciation de la a responsable pe ‘© Négociations nécessaires entre Autorité contractante et le fournisseur, Entrepreneur ou le marché sans f j prestalaire de service (sanclionnées par un PV) MARCHES PAR |formaité: brevet, | ice sequcuP |» Pomme a STEED RECTEn | eas + Projet de contrat a soumetie & avis juridique de exclusifs, extréme urgence, urgence impérieuse (cas de force majeure). organe chargé du contréle. Ne peut étre passé qu'avec des fournisseurs, entrepreneurs et prestalaires de services qui acceptent se soumettre & un contrdle des prix spécifiques durant 'exécution du marché. 1.4. Les formes des marchés publics Lorsque l'acheteur public n'est pas en mesure de définir avec précision toutes les modalités de ses besoins (quantité, fréquence, nature), il peut recourir a des procédures spéciiques de passation des marchés, 1.4.1, Marchés a commandes (article 39 du CMP) > Sil ne peut déterminer, de maniére certaine, le rythme et I’étendue de ses besoins (ie. les quantités susceptibles d'étre commandées), lacheteur public peut conclure un marché a commande. II s'agit d'un marché A exécution successive conclu avec un ou plusieurs opérateurs économiques. Un acheteur peut ainsi effectuer des achats & caractére répétitf en organisant une seule procédure compléte de mise en concurrence des fournisseurs potentiels. La durée du CO a a nea Syil DOCUMENT Transparence - Equité - Impartialité marché & commandes ne peut dépasser deux (2) ans, > Le calcul du montant du marché pour lvaluation des seuils est effectué sur la base du maximum. L'Autorité Contractante est tenue de passer commande a son cocontractant hauteur du minimum et de s'adresser exclusivement & lui pour les prestations entrant dans objet du Marché, tant que la date d'expiration et que le maximum prévu au Marché ne sont pas atteints. 1.4.2.Marchés de clientele (article 40 du CMP) sat Crest un marché par lequel « 'autorté contractante s'engage & confier, pour une période limitée et qui ne saurait exoéder une année renouvelable une fois, fexécution d'une calégorie déterminée de travaux, de foumitures et de prestations de services suivant des commandes faites au fur et & mesure des besoins » Son renouvellement est soumis a V'autorisation préalable de forgane chargé du contréle des marchés publics. 1.4.3. Accords-cadres (article 41 du CMP) 444 Lautorité contractante peut également conclure des accords-cadres. II s'agit de contrats ayant pour objet d'établir les termes régissant les marchés a passer au cours d'une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées. Ils permettent de planifier et optimiser I'achat, lls ne constituent pas des marchés mais une étape contractuelle de présélection des prestataires et un canevas des fulurs marchés. La Revue de la Régulation des Marchés Publics du Mali-N*07-3"™ Trimestre 2016 fa2. DEUXIEME PARTIE : LES ORGANES DE LA COMMANDE PUBLIQUE DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Te ee a ee he ee ed rr}MANUEL DE PROCEDURES DE PASSATION ET D’EXECUTION DES MARCHES REF, 003 ARM S PUBLICS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Les organes de la commande publique des : Collectvités Terrtoriales RERSON Reuse Les organes de la commande publique au niveau des Collectvtés Tertoriales qu interviennent & chaque étape du processus de passation des marchés publics sont Qui? ; ‘Communes 2 eo Région ult Cercle | (hors District de Bamako) Bureau du Bureau du Bureau du conseil du Expression des besoins conse eat conseilde | Bureau communal regional Cercle Adjoint au Maire a mate, Préparation du dossier 'appeldoffres | ‘Vice. | chargé des questions | 1 Vice- ‘questions Président | économiques et | Président |, GUESTS Cure financiéres Publication de Favis Cappel Gotres | Président Maire President Maire Reception des pls et évaluation des | president Maire Président Maire La composition de la commission d'ouverture et d'évaluation des offres selon la Collectivité Terrtoriale concemnée Région Sa) ~ Le Président du Conseil Régionale ou son représentant ; Président ; - Le Premier Vice - Président ; - Le président de la Commission Finances ; ~ Deux conseillers Régionaux non membres du bureau de désignation tournante par le Président du Conseil Régional ; - Le responsable des Services Financiers du Conseil Régional - Un représentant des populations bénéficiaires Cercle ~ Le Président du Conseil de Cercle ou son représentant ; Président ; Le Premier Vice - Président ; - Le Président de la commission finances ; ~ Deux conseillers non membres du bureau de désignation toumante par le Président du Conseil de Cercle; - Le responsable des Services Financiers du Cercle ; ~ Un teprésentant des populations bénéficaires. CO a a nea rvsDistrict et ‘Commune de Bamako Cee ~ Le Maire ou son représentant ; Président ; ~ LAdjoint au Maire chargé des affaires économiques et financiéres ; ~ Deux conseilers non membres du bureau de désignation tourmante par le Maire ; - Le responsable des Services Financiers de la Commune ; ~ Un représentant des populations bénéficiaires. Commune hors District de Bamako = Le Maire ou son représentant ; Président ; - L’Agjoint au Maire chargé des questions économiques et financiéres ; ~ Deux conseilers non membres du bureau de désignation tourante par le Maire ; - Le responsable des Services Financiers du District ou de la Commune ; ~ Un représentant des populations bénéficiairs. CO a a neaNY ee ee ee en eee 3. TROISIEME PARTIE : LES PREALABLES AU LANCEMENT DU PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS Te ee a ee he ee ed TaPe eee eae il DOCUMENT Transparence MANUEL DE PROCEDURES DE PASSATION ET D’EXECUTION DES MARCHES REF, 004 ARDS PUBLICS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Préalables au lancement du processus de | ensign, Pres passation des marchés publics 3.1. Détermination des besoins La determination des besoins préalablement a tout lancement de la procédure de passation dun marché constitue l'un des principes rappelés & larticle 34 du CMP. Cette détermination permet la definition précise de fobjet du Marché, nécessaire a lefficacité de la procédure de passation, La définition des besoins incombe aux organes exécutifs des Collectivités Territoriales ~ le bureau du Conseil Régional en ce qui concerne la Région ; ~ le bureau du conseil du District en ce qui concemne le District de Bamako ; ~ le bureau du Conseil de Cercle en ce qui conceme le Cercle et, ~ le bureau Communal pour la Commune Urbaine ou Rurale. > Une définiion précise des besoins est nécessaire pour éviter la remise doffres ou propositions assorties de réserves ou difficilement comparables. Lorsqu‘une spécification détaillée des besoins n'est pas possible ou souhaltable en raison de la variété des solutions possibles, les candidats peuvent étre expressément autorisés & proposer des variantes, > Lorsque les quantités ne peuvent étre déterminges précisément les marchés fractionnés peuvent étre utilises > Enfin, une fois les besoins défiis, la division en lots peut faciliter Fouverture de la concurrence afin doptimiser les offres. v 3.1.1, Spécification des besoins La description claire et précise des fouritures, services, travaux ou prestations intellectuelles requis par T'Autorité Contractante est ~ nécessaire pour permettre aux candidats de répondre d'une fagon réaliste et compétiive, sans assortir leurs offres de réserves ou de conditions particuliéres. ~ effectuée dans les spécifications techniques pour les fournitures, services et travaux, services et travaux. Elle est généralement complétée dans des annexes par des plans, schémas, etc. 3.1.1.1. Contenu des spécifications techniques ou termes de référence Le contenu des Specifications Techniques‘ ou Termes de Référence peut ére résumé comme suit: “Pour les termes de référence se reporter & la cinquiéme parte du présent MANUEL, La Revue de la Régulation des Marchés Publics du Mali-N*07-3"™ Trimestre 2016 faiet ay tation Fournitures Contenu des Spécifications Techniques et pieces annexes + Normes exigées en matiére de matériaux et de fabrication pour la production et la fabrication des Foumitures ; + Détails concemant les tests avant acceptation (nature et nombre) ; + Prestations/services connexes complémentaires, nécessaires pour assurer Ia livraison en bonne et due forme, ainsi que, le cas échéant, le montage et la mise en route ; + Prestations détalées & la charge du Fournisseur, participation éventuelle de tAcheteur a ces. prestations ; + Garanties de fonctionnement couvertes par la garantie requise et indication éventuelle des pénalités applicables en cas de non-respect de ces garanties de fonctionnement ; + Plans et schémas, le cas échéant. Travaux Informations détailées concemant les rubriques suivantes + description et consistance des travaux et des ouvrages ; + organisation du chantier et travaux préparatoires ; * provenance, qualité et préparation des matériaux ; + mode de préparation des travaux. Plans et dossiers comprenant, entre autres * un plan de situation indiquant 'emplacement du site en relation avec la géographie locale + les plans de construction, permettant aux soumissionnaires de comprendre le type el la complexité des travaux envisagés, et de pouvoir chifiter les prix demandés au Bordereau Les spécifications devront généralement exiger que les fouritures et matériaux nécessaires @ Vexécution du marché de foumitures ou de travaux soient neufs, non usagés et du modele le plus récent ou courant et, sauf si le Marché en dispose autrement, quils comprennent toutes les demigres améliorations apportées a la conception ou aux matériaux. 3.1.1.2, Utilisation des normes et marques La référence aux normes applicables, lorsqutelles existent ~ facite la définition des Spécifications Techniques ; ~ mais ne doit pas aboutir & une distorsion de la concurrence en favorisant certains candidats, Les spécifications doivent donc étre “neutres", cest- dire ne pas imposer le choix du titulaire du marché, Les choix doivent étre justfiés par des raisons purement techniques ou de sécurité Ilfaut éviter toute référence des noms de marque, & des numéros de catalogue ou & des classifications analogues. Sil est nécessaire de citer un nom de marque ou le numéro de catalogue dun fabricant particulier pour compléter une spécification qui, a défaut, ne serait pas assez précise, les mots « ou I équivalent » doivent suivre ce nom de marque ou numéro du catalogue. Lindication de marque peut se justifier pour tachat de piéces de rechange spécifiques, OO ae acer i 183.2, Plan prévisionnel annuel de passation des marchés publics Sur la base de leur programme d'actviés, les collectvités territoriales élaborent un plan prévisionnel de passation de marchés qui précise les prévisions de passation de marchés de fournitures, de marchés de services, de marchés de travaux et de prestations intellectuelles au cours de l'exercice budgétaire concemé. Le plan annuel de passation de marchés est soumis a adoption de Yorgane délibérant de la collectivité tertoral. Le plan annuel de passation de marchés peut ére révisé au cours de sa mise en ceuvre dans les mémes conditions. Le plan annuel de passation de marchés, ainsi que sa révision éventuelle, sont communiqués a autorité de contréle des marchés publics et de délégations de services publics au plus tard le 30 septembre de 'année précédant année budgétaire considérée pour approbation et publication Les marchés passés par une collectvité teritoriale doivent obigatoirement avoir été au préalable insorits dans le plan prévisionnel de passation de marchés ou dans le plan de passation de marché révisé, & peine de nulité, sous réserve de lappréciation de autorté de contréle des marchés publics de la collectivté territorial, tels que définis dans Tartcle 33 alinéa N°02 du Décret N°2015-604/P-RM du 25 septembre 2015 portant Code des Marchés Publics et des Délégations de Service Public Les marchés passés par les autorités contractantes doivent avoir été préalablement inscrits dans ces plans prévisionnels ou dans les plans révisés, a peine de nulits, sous réserve de approbation de organe chargé du controle des marchés publics et des délégations de service public. La nature de la dépense s'apprécie par rapport au caractére homogéne des travaux, des fourntures et services tel que défini article 10 du Décret N°2015-604/P-RM du 25 septembre 2015 portant Code des Marchés Publics et des Délégations de Service Public. Le lancement d'une procédure de passation d'un marché public est subordonné 4 lexistence de crédits budgétaires suffsants et au respect des regles organisant les dépenses des autorités contractantes, Les principales étapes pour I'élaboration d'un plan prévisionnel annuel des marchés publics peuvent se résumer comme suit Etape 1 : Regroupement des activités par nature (travaux, fouriture et prestationsintellectuelles) Etape 2 : Déterminer les différents lots (constitution des lots éventuels) Etape 3 : Identifier les contraintes, c'est-A-dre « les chemins critiques » (ordre de priorié des marchés & passer. Exemple : il sera lancé chemin la Demande de Proposition relative 4 l'étude et aux contréle des travaux de /a construction d'un centre de santé, avant le dossier d’appel d'offres pour la construction du centre de santé) Etape 4: Déterminer les méthodes de passation (exemple : appel doftres ouvert ou restreint, entente direct etc). Etape 5: Déterminer le nombre de jours (la durée du processus de passation depuis la préparation du Dossier de consultation jusqu’a approbation du marché. Cette durée doit tenir compte des délais incompressibles prévus par le CMP). CO a a nea 19il DOCUMENT Transparence - Equité - Impartialité Etape 6 : Déterminer un plan d'exécution des marchés (indiquer dans le support qui tient lieu de plan de passation 'ensemble des informations mentionnées ci-dessus). 3.3, Fractionnement Tout morcellement de commandes par les Autorités Contractantes des Collectvités Territoriales, en violation du plan annuel de passation des marchés publics, caractérise un fractionnement de dépenses, constitu dune pratique frauduleuse, En outre, constitue un fractionnement des dépenses tout procédé par lequel les dépenses relatives aux prestations de biens, de services ou de travaux de méme nature ou de méme objet sont engagées par un Ordonnateur d'une Collectvité Teritorile pour un méme service ou une méme unité fonctionnelle et dont les montants cumulés au cours de l'année budgétaire atteignent ou dépassent les seuils de passation des marchés publics. 3.4, Des avis indicatifs Sur la base des plans prévisionnels annuels de passation des marchés publics établs conformément Tartcle 33 du CMP, les autorités contractantes sont tenues de publier chaque année, au plus tard le 30, novembre de lannée n-1, un avis général indicatf selon un modale type élaboré et diffusé par lorgane chargé de la régulation des marchés publics et des délégations de service public, faisant connaitre les caractéristiques essentielles des marchés qu'elles prévoient de passer par appel a la concurrence durant Hlexercice budgétaire dont les montants estimés égalent ou excédent les seuils définis & article 9 du CMP. Lorsque avis général indicat fait robjet de plusieurs publications, le texte de chacune des publications doit tre identique. Lorgane chargé du contréle des marchés publics et des délégations de service public fait connaitre les caractéristiques essentielles des marchés que les autorités contractantes entendent passer dans l'année budgétaire et dont les montants égalent ou dépassent les seuils communaulaires fixés par la Commission de 'UEMOA par un avis indicatif publié conformément aux modalités fixées par la Commission, Pe eee et hc ea eee4. QUATRIEME PARTIE : PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE FOURNITURES Te ee a ee he ee ed oanMANUEL DE PROCEDURES a DE PASSATION ET D'EXECUTION DES MARCHES REF. 005 ARM S PUBLICS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Processus de passation des marchés de travaux et de fournttures VERSION REVISE 4,1, La Procédure d’Appel & la Concurrence 4.1.1, La Commission de dépouillement et de jugement des offres Créée sur décision du Président du Conseil Régional ou du Conseil de Cercle selon le cas, du Maire du District ou de la Commune selon le cas, la Commission de dépouillement et de jugement des offres est composée comme suit ~ Le Président du Conseil Régional, du Conseil de Cercle selon le cas, du Maire du District ou de la Commune selon le cas ou son représentant ; Président ~ Le Premier Vice-président ou le 1 Adjoint du Maire selon le cas, membre ; ~ Le Président de la Commission Finances, membre ; - Deux Conseillers Régionaux, deux conseillers de cercles ou deux Conseillers communaux non membres du bureau désignation tourzante par le Président du Conseil Régional, du Conseil de Cercle, du District ou de la Commune selon le cas, membres ; ~ Le Responsable des Services Financiers du Conseil Régional, du conseil de cercle ou de la Mairie du District ou de la Commune selon le cas, membre ; ~ Un Représentant des populations bénéficiaires, membre ; ~ Un représentant de la DGMP-DSP, de la DRMP-DSP ou du Délégué du contrdle Financier du Cercle selon le cas assiste uniquement & ouverture des plis en tant que garant de la réglementation des marchés publics (observateur). II n'est pas membre de la commission ; lorsquil est regulérement invite son absence n'entache pas la valdité des travaux de la commission La commission peut, & la demande de un de ses membres, s'adjoindre toute personnalité experte ou sachant en raison de sa compétence particuiére En cas de financement extérieur, les représentants du ou des bailleurs de fonds conoemnés peuvent assister, s'ls en expriment le souhait, aux séances d'ouverture des plis et aux travaux d’évaluation des offres avec voix consultative ou en tant qu’observateurs. Dans tous les cas pour que la commission puisse valablement délibérer, la moitié au moins de ses membres y compris le président doit étre présente. 4.1.2, Les différentes étapes de la procédure d’appel & la concurrence Les différentes étapes de la procédure les responsabiltés et calendriers pour lappel a la concurrence sont donnés ci-aprés CO a a nea prsETAPE 1 : Elaboration du dossier d'appels d'offres Le dossier d'appel doffres (DAO) ou le dossier de consultation est préparé par le 1* Vice-Président (région et cercle) et par 'adjoint au maire chargé des questions économiques et financiéres (Districts et Collectivité territoriale), ETAPE 2 : Publication de l'appel d'offres Le Président (Région et Cercle) et le Maire (District et Collectivité territoriale) publient avis d'appel dioffres, selon le modéle inséré dans le DAO ullisé, dans un joumal de large diffusion dans un journal national (AON) ou international etlou spécialsé (marchés dont le montant estimatif est égal ou supérieur au seuil communautaires). L'adresse exacte du lieu ol obtenir les renseignements complémentaires éventuels et de la vente du DAO doit étre indiquée avec précision dans ‘AAO. Un délai minimum de 30 a 45 jours est respectivement prévu pour la préparation et la soumission des offres & compter de la publication de lavis. Une liste de tous ceux qui ont acheté le DAO est dressée. ETAPE 3 : Réception des plis Les offres sous enveloppe fermée doivent étre déposées au plus tard dans le délai et au lieu dans avis @'appe! dots. Dans un souci de transparence et de rapporter la preuve de dépat de son offres par le soumissionnaire, un récépissé de dépét pourra ui étre remis (selon le modéle en ANNEXE 4), La Commission douverture des plis et d'Evaluation des Offres, réunie en séance d ouverture des plis sous la présidence du Président (Région et Cercle) et le Maire (District et Collectivté tertoriale) ou de leur représentant respect, procéde @ fouverture immédiate des pls aprés lheure limite de dépat des offtes indiquée au DAO ETAPE 4, Ouverture publique des offres ouverture des plis se fait en séance publique au lieu et A 'adresse indiquée dans le DAO en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants qui souhaitent y assister. La DRMP-DSP est invitée & la séance douverture des plis et son absence ne doit pas étre un obstacle & ouverture des plis. Les plis arrivés aprés Mheure de cloture du dépat des offres ne sont pas recevables. La cérémonie consiste & ouverture des plis et a la lecture publique par le Président de la Commission ouverture des plis et dEvaluation des Offres (ou son représentant) du contenu des offres portant sur (i) le nom de chaque soumissionnaire, (i) le prix indiqué dans la soumission et (ii) fa présence ou absence des documents exigés parle DAO, le délai etc. Ces informations sont consignées dans un Procés-Verbal (PV) d'ouverture des plis qui sera dressé séance tenante (selon le modéle en ANNEXE 2). Le PV est signé par tous les membres de la Commission d'Ouverture des Plis et 'Evaluation des Ores et emis & tous les candidats qui en font la demande En dehors des offres arrivées en retard (c'est-a-dire aprés la date et I' aucune offre ne doit étre rejetée lors de la séance d’ouverture des plis. De plus, afin déviter tout confit dintérét et de préserver le secret des délibérations des travaux de la Commission d’Ouverture des Plis et d'Evaluation des Offres, il pourra étre demandé a chaque membre de la commission de signer une fiche de déclaration dimpartialité et de confidentialité (selon le modéle en ANNEXE 3). CO a a neaETAPE 5 ; Analyse des offres et attribution provisoire Llanalyse des offres se fait par sous-commission technique d'évaluation dans un délai de cing (6) jours ‘ouvrables. Lanalyse et évaluation des offres consistent Ala vérification des critéres de conformité ; ‘Au rejet de toutes les offres non conformes ; Ala verification arthmétique du prix de toutes les offres jugées conformes ; A la correction des erreurs de calcul et la prise en compte des rabais proposés dans les soumissions afin d'obteni les prix defintfs de toutes les offres ; ‘Au classement des offres conformes évaluées, du moins disant au plus disant ; Aa verification de la capacité du soumissionnaire ayant présenté loffre évaluée la moins disante qualfiée KS SASK (a) Verification de Ja conformité des offres Avant valuation détaillée des offres, la commission s'assurera que les dossiers sont conformes au dossier d'appel d'offres ; et sont d'une maniére générale en ordre, c'est-a-dire que ¥ les piéces exigées dans le DAO sont fournies (inscription au registre de commerce, quitus fiscal, documents justifiant de la capacité de financement, etc... ; offre est correctement signée (une offre non signée n'est pas valable) ; Y offre est complete c'est a dire que essentiel des informations requises par le DAO sont fouries. S'l manque quelques informations, la commission peut les demander & condition que cela ne change pas offre méme, mais apporte plutdt des précisions ou des éclaircissements, Y toutes les rubriques du devis quantitatif sont répertoriées dans la soumission. Toute offre qui comporte des déviations importantes aux termes, conditions et spécifications du dossier d'appel doffres, telle qu'elle ne peut pas étre comparée aux autres offres sera rejetée, (b) Evaluation et Comparaison des offres conformes Seules les offres jugées conformes pour l'essentiel sont évaluées durant cette étape qui comprend dans ordre Y La vérfication de exactitude des calculs arithmétiques du prix des offres ; Y La correction des erreurs de calcul (selon les modalités définies au DAO) et Iétablissement des montants définifs aprés prise en compte des éventuels rabais proposés dans les soumissions, ‘Au terme de ces vérifications, la Commission d’évaluation établit un classement provisoire des offres selon le critére du moins disant en tenant compte des rabais inconditionnels faits par le soumissionnaire. (c) Qualification et attribution provisoire Le soumissionnaire présentant offre évaluée la moins disante qualifiée fait objet d'un examen sur la base des critéres de qualification technique et financiére énoncés dans le DAO, tels que : CO a a nea pyY Vexpérience : avoir réalisé avec succés en tant qu’entreprise principale le nombre de marchés similaires a la satisfaction du maitre d’ouvrage au cours d'une période également mentionnée dans le DAO ; ¥ les moyens matériels dont dispose l'entrepris ¥ les moyens humains avec les profils requis. Sie soumissionnaire dont offre est évaluée moins disante répond a tous les crtéres de qualification, il est déclaré attributaire provisoire. Dans le cas contraire, la sous-commission d'évaluation technique passe & Vote classée 2ire et la méme démarche est effectuée jusqu'a obtenir otf la moins disante conforme et qualifiée La sous-commission technique d'évaluation rédige le PV d'attibution provisoire quielle doit soumettre & la commission d ouverture des pls et d'évaluation des offres pour approbation, en séance pléniére. (sicela est requis), ETAPE 6 : Attribution définitive du marché Das quelle a fait son choix, la Commission d'évaluation des offres dresse un procés-verbal qui arréte sa décision et qui est signé séance tenante. Ce document est un procés-verbal attribution provisoire qui mentionne ~ le oules soumissionnaires retenus ; le nom des soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet, et le cas échéant les motifs de rejet des offres jugées anormalement basses ; les principales dispositions permettant 'établissement du ou des marchés et, en particulier, son objet, son prix, les délais, la part du marché que le soumissionnaire a Intention de sous-trater & des tiers et le cas échéant, les variantes prises en comple ; le nom de Fatributaire et le montant évalué de son offre ; et en ce qui conceme les procédures par appel doffes restreint, par appel doffres en deux étapes, et par entente directe, indication des circonstances qui justifient le recours & ces procédures ; = etle cas échéant, les raisons pour lesquelles l'autorité contractante a renoncé a passer un marché. Llautorité contractante de la Collectivité Territoriale attribue le marché, dans le délai de validité des offres, défini dans le dossier d'appel dloffres, au soumissionnaire dont lofe satisfait aux conditions visées a Varlicle 49 du Décret N°2015-604/P-RM du 25 septembre 2015 portant Code des Marchés Publics et des Délégations de Service Public. LLattribution est notifiée au soumissionnaire retenu. Les autres soumissionnaires sont informés par écrit du Tejet de leur offre, et, le cas échéant, leur garantie d'offres leur est restituée. L’autorité contractante de la Collectivité Territoriale observe un délai minimum de quinze (15) jours aprés la publication visé a l'alinéa précédent, avant de procéder a la signature du marché et de le soumettre a approbation des autortés compétentes. Tout candidat non retenu au terme de la pré-qualification peut également demander a I'Autorité Contractante de la Collectivité Territoriale de lui communiquer les motifs du rejet de sa proposition, CO a a neaETAPE 7 : Notification - Formalisation et Signature du contrat Le Président (région et cercle) ou le Maire (District et Collectivité territoriale) adresse une lettre de notification Tentreprise attributaire (selon un modéle en ANNEXE 8) pour l'nformer et linviter & venir finaliser le marché. L'entrepreneur se retrouve avec la collectivité Territorial pour formaliser le contrat I est procédé & la signature du contrat entre le Président (région et cerce) ou le Maire (District et Commune) et Entreprise. ETAPE 8, Publicité de attribution du marché L'autorité contractante de la Collectivité Terrtoriale établit le procés-verbal d'attibution selon un document modéle communautaire, Ce PV est publié, aprés validation, le cas échéant, par ! ARMDS. Llautorité contractante de la Collectivité Territoriale doit communiquer par écrit & tout soumissionnaire écarté les motifs du rejet de son offre, le montant du marché atribué, le nom de tattributaire, ainsi quune copie du procés-verbal de la séance pléniére consacrant l'attrbution, dans un délai de cing (6) jours ouvrables & compter de la réception de sa demande écrit, L'autorité contractante de la Collectvité Territoriale observe un délai minimum de quinze (15) jours aprés la Publication visé a V'alinéa précédent, avant de procéder a la signature du marché et de le soumettre & approbation des autorités compétentes. Tout candidat non retenu au terme de la pré-qualification peut également demander & Vautorité contractante de la Collectvité Terrtoriale de lui communiquer les motifs du rejet de sa proposition, 4.4.3. L'appel d'offres infructueux L'autorité contractante de la Collectivté Teritoriale sur avis motivé de la Commission d'ouverture des plis et d'évaluation des offtes peut déclarer 'appel doffres infructueux ~ siaucune offre n'est reque, ~ _ siaucune des offres recues n'est conforme au dossier lappel doffes ou, = _ sitoutes les ofres jugées conformes sont supérieures & lenveloppe budgétalre Lautoritécontractante dela Collectivité Terntorale peut alors procéder au lancement = d'un nouvel appel doffres soit, - dune nowvelle consultation effectuée par appel dotres restreint ‘au moins trois entrepreneurs ou foumisseurs auxquels est adressé le dossier dappel doftes, et dans ce demier cas, aprés autorisation préalable de Forgane chargé du contre des marchés publics et des délégations de service public 4.1.4. offre anormalement basse Lautoritécontractante de la Collectvté Tentoriale peut par décision motivée rejeter toute offre si elle détermine que le montant de cette offre ne correspond pas & une réalié économique par rapport la prestation offerte, aprés avoir demandé par écrit au candidat toutes précisions utiles et vrié les justifications fournies, Pour lidenificaton des offtes anormalement basses = Oncalcule la moyenne de toutes les offtes conformes soumises évaluées conformes. - On identi les offtes inférieures @ cette moyenne diminuée dun pourcentage déterminée par IAutorité Contractante pour tous les marchés de méme nature qui ne peut étre supérieur & 20% (ces offres sont anormalement basses). Les oftes jugées anormalement basses ne pewvent étre rejetées que si TAutorité Contractante a. pu juger du caractére anormalement faible de lotre par rapport a la réalté économique du codt de réalisaion de la prestation offerte et non par rapport aux autres offres en tenant compte en particulier de la nature du marché et de Vétat de la Concurrence. MEd OO ae aceril DOCUMENT Transparence Pe eee eae MANUEL DE PROCEDURES DE PASSATION ET D'EXECUTION DES MARCHES REF. 006 ARMDS PUBLICS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Processus de passation des marchés de travaux et de fournitures VERSION |Rewse: 4.2. Recours au marché par entente directe Le marché est passé par entente directe lorsque l'autorté contractante de la Collecivité Terrtoiale engage, sans formalité, les discussions qui lui paraissent utiles, avec un entrepreneur, un fournisseur ou un prestataire de service. 4.2.1. Quand recourir & cette procédure La procédure par entente directe n'est pas recommandée sauf la oli la concurrence est impossible ou de peu dintérét pour les éventuels soumissionnaires. Le marché est passé par entente directe dans les cas suivants lorsque les besoins ne peuvent étre satisfaits que par une prestation nécessitant l'emploi d'un brevet diinvention, d'une licence ou de droits exclusifs détenus par un seul entrepreneur, un seul fourisseur ou un seul prestataire ; - dans le cas d'extréme urgence, pour les travaux, fouritures ou services que fautorité contractante doit faire exécuter en lieu et place de entrepreneur, du fourisseur ou du prestataire défailant ; - dans le cas d'urgence impérieuse mativée par des circonstances imprévisibles ou de force majeure ne permettant pas de respecter les délais prévus dans les procédures d'appel dofres, nécessitant une intervention immédiate, et lorsque l'autorité contractante n'a pas pu prévoir les circonstances qui sont & Forigine de lurgence ; = lorsquil ne peut étre confié qu'a un prestataire déterminé pour des raisons techniques ou artistiques. Le recours la procédure par entente directe doit étre motivé et soumis & l'autorisation préalable de Ylorgane chargé du contréle des marchés publics et des délégations de service pubic. 4.2.2, Déroulement de la procédure Ls différentes étapes du recours au marché de gré a gré sont les suivantes : a Demande de recours au gré a gré Liélaboration de la requéte doit prendre en compte les exigences prévues dans les dispositions réglementaires et comprend les étapes suivantes * Initiative et justification de la procédure La demande de gré gré est rédigée par 'autorté contractante, le maitre d’ouvrage délégué ou le maitre deuvre, sil existe, Pour étre recevable celle-ci, doit nécessairement étre accompagné des piéces suivantes ~ Les preuves permettant dattester la condition de recours visée La Revue de la Régulation des Marchés Publics du Mali-N*07-3"™ Trimestre 2016 Elil DOCUMENT Transparence ~ Les devis estimatifs ou les factures pro forma pour permettre d'apprécier le niveau des prix unitaires pratiqués ; - Les références de l'entreprise dans le domaine de l'achat ou de la prestation concerné sous forme attestation de bonne exécution. = Justification des prix Sont admis comme éléments justification des prix - La comparaison avec des prix de marchés similaires ou des prix de référence ; ou, - Le rapport établssant fanalyse détaillée de la décomposition des prix. Instruction de la requéte et décision Sur la base des documents fouris par (Autorité Contractante, lorgane de contréle & priori prend une décision dautorisation de recours a cette procédure ou de rejet de celle. La décision de rejet doit comporter des indications permettant a ‘Autorté Contractante de prendre les dispositions qui simposent. Le contrat doit préciser les obligations comptables auxquelles le titulaire du marché sera soumis, et notamment obligation de présenter ses bilans, comptes de résultats, ainsi que sa comptablité analytique drexploitation ou, a défaut de celle-ci, tous documents de nature & permettre létablissement des colts de revient. La Revue de la Régulation des Marchés Publics du Mali-N*07-3"™ Trimestre 2016 ElDOCUMENT Transparenc Pee ee MANUEL DE PROCEDURES DE PASSATION ET D'EXECUTION DES MARCHES REF. 007 PUBLICS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Processus de passation des marchés de travaux et] vencioy Pes de fournitures 4.3. Dispositions relatives aux achats en dessous des seuils de passation de marchés publics Les achats dont la valeur est en dessous des seuils de passation des marchés font l'objet des procédures de Sollicitation de prix selon les modalités suivantes : 4.3.1, Demande de Cotation (DC) ETAPE 1 ; Description des fournitures et des travaux La personne habiltée de la collectvité terttoriale procéde une description concise des fournitures et travaux requis. Il ne s'agit pas d'élaborer un cahier de charge formel mais un document simpliié selon le modéle en ANNEXE 5) ETAPE 2 : Consultation écrite adressée au moins 4 trois (3) candidats La personne habilitée au sein de la collectivité territoriale consulte par écrit au moins trois (3) candidats. Ceux-ci sont choisis sur une liste de fourisseurs constituée suite a un avis a manifestation dintérét et faisant fobjet d'une mise a jour périodique par le biais des demandes diinscriptions spontanées solicitées par des fournisseurs ou prestataires. ETAPE 3 : Réception de propositions financiéres Les propositions financiéres sont transmises sous forme de facture pro forma, par courrier au porteur, par fax ou par courtier électronique ETAPE 4 : Attribution du marché Lautorité contractante atribue le marché au candidat ayant soumis la proposition la moins disante et dresse le procés-verbal d'attribution signée par la personne habiliée. 4.3.2. Demande de Renseignement et de Prix a Compétition restreinte (DRPCR) ETAPE 1 : Publicité La collectvité tertoriale choisitibrement les modalités de publicité adaptées (journal, afichage, radio etc) ETAPE 2 : Consultation écrite d’au moins cing (5) candidats La personne habiltée au sein de la collectvitéterrtoiale sollcite simultanément par éerit au moins cing (5) candidats. Ceux-ci sont choisis sur une liste de fourisseurs constituge suite 4 un avis & manifestation dintérét et faisant Fobjet dune mise & jour périodique par le biais des demandes inscriptions spontanées solicitées par des foumisseurs ou prestataires. La collecité terntorile concemée doit s‘assurer de Tintérét des candidats pour la procédure et quils ont les capacités pour exécuter le marché. CO a a nea pe}il DOCUMENT Transparence ETAPE 3 ; Réception des offres Les offres sont transmises par courrier au porteur. ETAPE 4 : Attribution du marché Le marché est attribué au candidat ayant soumis loffre évaluée la moins disante. La personne habilté au sein de la collectivité terrtoriale dresse le procés-verbal d'attribution et informe les candidats dont les offres niont pas été retenues. 4.3.3. Demande de Renseignement et de Prix a Compétition Ouverte (DRPCO) ETAPE 1 : Elaboration d'un dossier d'appel d'offres La personne habiltée au sein de la collectvité terrtoriale élabore un dossier d'appel & la concurrence selon tun modele type diffusé par 'ARMDS. En attendant la mise & disposition de ce dossier type, il pourrait tre Utlisé le dossier d'appel a la concurrence indiqué a ANNEXE 4. ETAPE 2 : Publicit La collectvité tertoriale lance un avis d'appel & la concurrence dont la durée minimum est de quinze jours calendaires & compter de sa publication ETAPE 3 : Evaluation des offres La commission d'évaluation des offre et d'ouverture des plis de la collectvité tertoriale concemée évalue les offtes et propose dans un délai de sept (7) jours & compter de ouverture des plis, lattbution du marché au candidat dont fofire évaluée la moins disante, Un modéle de tableau de comparaison des offtes est prévu en ANNEXE 6 ETAPE 4 lotification du marché et information des soumissionnaires non retenus attribution du marché est notifiée au soumissionnaire retenu et les autres soumissionnaires sont informés du rejet de leurs offres respectives. Leur garantie d'ofires (si c'est le cas) leur sera restituée. Pe eee et hc ea eeeNY ee ee ee en eee 5. CINQUIEME PARTIE : PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES Te ee a ee he ee ed eonMANUEL DE PROCEDURES DE PASSATION ET D'EXECUTION DES MARCHES: REF, 008 ARM PUBLICS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES ‘Marchés de prestations intellectuelles VERSION REVISE Le marché de prestations infellectuelles a pour objet ‘acquisition des prestations a caractére principalement intellectuel, dont "élément prédominant n'est pas physiquement quantifiable. En fonction de leur statut (consultants individuels ou bureaux d'études) les consultants seront sélectionnés de par leur expérience et leurs qualifications. 5.1. LES MODES DE SELECTION DES CONSULTANTS : Sur la base de la qualification technique et du montant de la proposition consiste & mettre en concurrence les consultants figurants sur une liste restreinte, en prenant en compte la qualité de la proposition et le coit des services pour choisi le consultant a retenir. Le citére codt est un facteur de sélection a utliser judicieusement. La pondération relative des critéres de qualité et de colt est fixée au cas par cas, selon la nature de la mission, sur la base d'un budget prédéterminé dont le consultant doit proposer la meilleure utilisation possible. Cette méthode convient uniquement pour une mission simple, définie de maniére précise dont le budget est prédéterminé, La demande de Propositions indique le budget disponible et les consultants remettent une proposition technique et financiére dans la limite du budget, sous forme de deux enveloppes. Les propositions techniques sont évaluées d'abord, comme dans le cas de la méthode citée ci-dessus, puis les propositions de prix sont ouvertes en séance publique et les prix sont lus 4 voix haute. Les propositions financiéres d’un montant supérieur au budget indiqué sont rejetées, celle correspondant la proposition technique la mieux classée est retenue, et le Consultant qui 'a soumise est invité a négocier un marché. sur la base de la meilleure proposition financiére soumise par les candidats ayant obtenu une notation technique minimum, Cette méthode s‘applique a des missions de consultants pour des missions standard courantes, On fixe une note de qualification minimum aux candidats figurant sur la liste restreinte. On rvouvre les offtes financiéres, le contrat est attrbué au moins disant sans notion de pondération. dans les cas ol les prestations sont dune complexité exceptionnelle ou d'un impact considérable ou bien encore lorsqu‘elles donneraient lieu & des propositions difficlement comparables, la sélection du consultant peut étre faite exclusivement sur la base de la qualité de la proposition technique. La sélection dun consultant par entente directe peut intervenir (i) & raison de sa qualfcation unique, ou (i) la nécessité de continuer avec le méme prestataire, Dans ce cas, le marché ne peut atre passé qu'avec des consultants qui acceptent de se soumettre au contréle des prix spéciiques pendant exécution des prestations. Le présent MANUEL se limitera @ développer les modes de sélection les plus usités par les collectivités dans le cadre de la passation de leurs marchés de prestations intellectuelles. CO a a nea 32DOCUMENT Transparenc Pee ee MANUEL DE PROCEDURES DE PASSATION ET D'EXECUTION DES MARCHES, REF. 009 ARM S PUBLICS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES l Marchés de prestations intellectuelles VERSION REVISE 5.2. Sélection de bureaux d'études Le terme bureau d'étude désigne toute personne morale fourissant des services a caractére intellectuel Ges bureaux d'études également désignés sous le nom de « cabinets » sont utlisés lorsque les termes de référence nécessitent fintervention d'une équipe de consultants (cest @ dire de plus d'un consultant individuel). Les étapes de la sélection sont décrites ci-aprés ETAPE 1 : Constitution d'une liste restreinte de bureaux d'études qualifiés La liste restreinte devra étre constituée suite un avis & manifestation diintérét. Il sera considéré en priorité les consultants ayant manifesté leur intérét et possédant les qualifications pertinentes. ETAPE 2: Invitation des cabinets La collecivté territoriale envoie aux cabinets sur la liste restreinte la Demande de Proposition contenant une lettre d'nvitation, Les consultants ont un minimum de trente (30) jours pour déposer leurs oftes. ETAPE 3 : Comparaison des Qualifications et classement des cabinets Aa date fixée pour le dépst des propositions, la commission d'ouverture des plis et d’évaluation des offres procide ouverture des plis, et A lévaluation des propositions techniques selon les critéres et les pondérations définis dans la Demande de Proposition. Le cabinet retenu a Iissue du processus dévaluation est invité aux négociations. ETAPE 4 ; Négociation du contrat Dés I'avis de non objection de rorgane chargé du contréle des marchés publics sur rapport technique et le rapport combiné (technique et financier), la collectivité territoriale invite le consultant retenu aux négociations. Les négociations doivent permettre d'obtenir un accord entre le consultant et le client sur les termes du contrat par rapport a 'étendue des prestations, leur coi, dans les limites du budget prévisionnel. Si les négociations n'aboutissent pas, le consultant classé second sera invit, et ainsi de suite jusqu'a ce qu'un accord soit obtenu. Il est dressé un procés-verbal de négociations (voir modéle PV de négociation en ANNEXE 15). ETAPE 5 : Signature et exécution du contrat Aprés négociation, le projet de contrat signé du consultant et appuyé du procas-verbal de négociation est soumis, d'abord & Tavis de non objection de Forgane chargé du contréle des marchés publics (si cela est requis) et en cas d'avis favorable, le contrat est soumis a la signature de autorité hablitée de la collectvité territorial. CO a a nea 33,MANUEL DE PROCEDURES ARM DE PASSATION ET D'EXECUTION DES MARCHES: REF, 010 PUBLICS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Marchés de prestations intellectuelles VERSION REVISE 5.3. Sélection de consultants individuels On désigne par consultant individuel toute personne physique fourissant des services a caractére intellectuel. La sélection des consultants individuels se fait par comparaison de Curriculum Vitae (CV) présentant un méme profil par rapport aux services demandes. Les étapes de la sélection sont décrites ci-aprés en détails ETAPE 1 : Identification des consultants Les candidats peuvent étre choisis suite & la publication d'un avis de manifestation dintérét (obligatoire) ou & qui ont été contactés directement par la collectivité territoriale et en fonction de leur proposition technique. ETAPE 2: Demande de CV Afin de faciliter la comparaison des qualifications, il sera demandé aux candidats identifiés de fournir leur Cy. A cet effet, la collectivté terrtoriale concernée enverra aux consultants une demande de CV (ANNEXE 12) accompagnée des Termes de référence et d'un modéle de Cv a remplir et a retourner dans un délai déterminé par 'autorité contractante. Il est recommandé de contacter entre cing a six candidats pour étre assuré de recevoir au moins trois CV. ETAPE 3 : Choix des critéres de comparaison des CV La demande de CV adressée aux candidats doit contenir, au moins, les critéres de comparaison ci-apras CRITERES a). Qualifications générales (Education-diplomes). b) Expérience générale en nombre d’années ©) Expérience générale en nombre de missions similares réalsées. 4) Connaissance du contexte local ou de la langue locale (si nécessaire). ETAPE 4 : Comparaison des CV et classement des candidats Ala date fixée pour le dépét des Cy, la commission d ouverture des plis et d'évaluation des offres procéde a leur comparaison, L’évaluation se fait sur la base de leurs diplémes, de leur experience antérieure et, sil y 2 lieu, de leur connaissance du contexte local (langue, culture, organisation administrative et politique etc.) Il est dressé un procés-verbal de sélection. ETAPE 5 : Négociation du contrat Ds approbation du rapport de sélection, le consultant est invite & déposer (dans un délai raisonnable qui lui sera accordé une semaine au minimum) une proposition technique (méthodologie et planning) et financiére qui sera négociée (voir modéle en ANNEXE 13). CO a a nea EyNY ee ee ee en eee La proposition technique et financire sera négociée entre la collecivtéteritorale et le consultant. Les négociations doivent permettre d'obtenir un accord entre le consultant et le client sur les termes du contrat par rapport a 'étendue des prestations, leur cot, dans les limites du budget prévisionnel. Siles négociations n'aboutissent pas, le consultant classé second sera invits, et ainsi de suite jusqu’a ce quiun accord soit obtenu. Il est dressé un procés-verbal de rnégociations (Voir modéle en ANNEXE 15). ETAPE 6 : Signature et exécution du contrat Le contrat négocié est signe entre la collectivtéteritoiale et le consultant. Un modéle de contrat de consultant est présenté en ANNEXE 14, 5.4, Procédures de négociation = Les négociations techniques Les négociations comportent une discussion de la proposition technique, y compris la conception et la méthodologie proposées, le plan de travail, la dotation en personnel clé et toute suggestion faite par le candidat pour améliorer les termes de référence & la demande de la Collectvté Terttriale (CT), le cas échéant. Ces discussions doivent étre limitées & des précisions et clarifications nécessaies. Elles ne doivent pas modifier de maniére significative les termes de référence intiaux ni les autres conditions du marché. Elles ne doivent pas, en particulier affecter la qualité technique du produit final, son coGt, et la pertinence de révaluation initiale, Les moyens en personnel prévus ne doivent pas étre réduils de fagon sensible dans le seul but de se conformer au budget disponible. Le candidat retenu ne sera pas autorisé & remplacer le personnel cl, sauf accord préalable de la CT, lorsque ce(s) remplacement(s) est (sont) indispensable(s) la réalisation des objectfs de la mission, que ce remplacement at &t8 rendu inévtable par un trop grand retard du processus de sélection, ou pour des raisons telles quincapacité pour raisons médicales ou déc&s. Le personnel lé proposé en remplacement doit posséder des qualifications égales ou supérieures a celles de la personne initalement proposée et doit étre présenté par le candidat dans les délais spécifiés dans la lettre dinvitation & négocier. Sil est étabi que le candidat a indus dans la proposition une personne clé sans s'étre assuré de sa disponbilté, ce candidat peut étre disqualfé et le processus de sélection poursuivi avec le candidat classé en deuxiéme position La CT prépare un procés-verbal des négociations qui est signé par elle et parle candidat qui est annexé aux pices du marché et en fat partie intégrante, = Les négi 8 financiéres Le prix des marchés & rémunérationforaitaie ne peut étre augmenté. Les taux unitares de rémunération, lorsque le prixa été un crite de sélection, ne peuvent faire lobjet de négociation, en application de l'article 55.5 du CMP. = La conclusion des négociations A la fin des négociations, la CT prépare et adresse au candidat un projet de contrat qui reprend les termes techniques et financiers convenus et auquel sont joints les annexes aux soumissions techniques et financiéres, éventuellement modifées, les termes de rétérences éventuellement modifiés ou complétés, les éventuelles autres piéces contractuelles applicables aux marchés de Prestations Intellectuelles. Elle informe également les autres soumissionnaires du rejet de leurs offres. Si les négociations n’aboutssent pas & un marché satisfaisant, la CT y meta fin et invitera le candidat classé en seconde position & négocier. Le candidat avec lequel les négociations ont été rompues sera informé des motifs ayant conduit & cette rupture. Ces négociations ne pourront étre reprises dés lors que les négociations avec le candidat classé en seconde position seront engagées. MEd OO ae acer 356. SIXIEME PARTIE : CONTROLE DE LA PASSATION DES MARCHES PUBLICS Te ee a ee he ee ed EraARMDS MANUEL DE PROCEDURES DE PASSATION ET D'EXECUTION DES MARCHES REF, 011 DES COLLECTIVITES TERRITORIALES ‘Controle de la passation des marchés publics | VERSION : REVISE Le controle des marchés publics s'exerce a trois niveaux Le tabl mise en ceuvre. Cronos es Contréle a priori Le contrdle prior Le contréle de I'exécution Le contrdle exteme et a posteriori Organes de contréle Organe chargé du contréle des marchés publics : Direction Générale des Marchés Publics et des Délégations de Services Publics, Directions Régionales des Marchés Publics et des Délégations de Services Publics, Délégation du Contréle Financier u ci-dessous présente les différents modes de contréle et les oryanes chargés de leur Cec Pour les marchés dont la valeur est égale ou supérieure au seuil de passation des marchés publics Cellule de passation des marchés publics Pour les marchés dont la valeur est inférieure au seuil de passation des marchés publics Contréle de l'exécution Organe chargé du contréle des marchés publics La supervision, le contréle, le suivi et la surveillance de 'exécution technique, administrative et financiére des marchés publics est Collectivité Territoriale assuré conjointement par la Collectivité Territoriale et 'Organe chargé du contréle des marchés publics Contréle externe et postériori Organe chargé de la régulation des marchés publics Réalisation, notamment dun audit annuel indépendant sur un échantillon de marchés 6.1. CONTROLE A PRIORI DE LA PASSATION DES MARCHES PUBLICS 6.1.1, L’AVIS PREALABLE SUR LA PROCEDURE DE PASSATION Lorsque I'autorité contractante de la Collectvité Territoriale souhaite ulliser une procédure autre que 'appel doffres ouvert, elle doit adresser un rapport motivé & organe chargé du contrdle des marchés publics et des délégations de service public qui donne son avis dans un délai fixé par arrété du Ministre chargé des Finances suivant la réception de la demande accompagnée du rapport motive CO a a nea 37En absence d'une réponse dans le délal imparti, "avis de organe chargé du controle des marchés publics et des délégations de service public est réputé favorable et la procédure de passation du marché peut se poursuivre. Si fautorité contractante de la Collectivté Terrtoriale n'accepte pas les avis et recommandations qui le cas échéant, auront été formulés par Yorgane chargé du contrdle des marchés publics et des délégations de service public concemant la possibilté dutliser une procédure autre que appel dofires ouvert ou relatives a la proposition attribution du marché, elle ne peut poursuivre la procédure de passation, L’autorté contractante peut saisir le Comité de Réglement des Différends prés de Torgane chargé de la regulation des marchés publics et des délégations de service public. 6.1.2, L'EXAMEN DES DOSSIERS D’APPEL A LA CONCURRENCE Llorgane chargé du contréle des marchés publics et des délégations de service public effectue un examen juridique et technique des dossiers de pré-qualifcation, dappel doffres et de consultation relatifs aux marchés qui répondent aux conditions de nature et de montants égaux ou supérieurs aux seuils de passation des marchés indiqués a Iarticle 9 du CMP. Les dossiers d'appel & la concurrence sont examinés, avant le lancement de lappel a la concurrence, par Vorgane chargé du contrdle des marchés publics et des délégations de service public qui dispose d'un délai de 10 jours ouvrables & compter de leur date de réception pour se prononcer et recommander, le cas échéant, des modifications & apporter. En labsence dune réponse dans le délai susvisé, le dossier est considéré comme approuvé et lautorité contractante est habltée a lancer fappel a la concurrence Si lautorté contractante de la Collectvité Teritoriale n'accepte pas un avis défavorable ou des réserves accompagnant un avis favorable qui le cas échéant, auront été formulé par forgane chargé du contréle des marchés publics et des délégations de service public, elle peut saisir le Comité de Réglement des Diflérends prés de Vorgane chargé de la régulation des marchés publics et des délégations de service public: 6.1.3, CONTROLE DE L'ANALYSE DES OFFRES ET DU CHOIX DE L’ATTRIBUTAIRE PROVISOIRE Llorgane chargé du contréle des marchés publics et des délégations de service public émet un avis sur le rapport d'analyse des offtes transmis par la commission ouverture des plis et d'évaluation des offtes concernant les marchés et délégations de service public visés ci aprés: a) les marchés dont la valeur estimée est égale ou supérieure aux seuilsindiques 4 Varticle 9 du CMP ainsi que les avenants auxdits marchés qui ont pour effet de porter le montant du marché au montant du seuil d'examen du dossier b) les marchés passés par appel dofres restreint ou par entente directe ; ©) les conventions de délégation de service public. Lorgane chargé du contréle des marchés publics et des délégations de service public se prononce sur le rapport analyse dans un délai de dix (10) jours suivant sa réception Si fautorité contractante de la Collectivté Terttoriale n’acceple pas les recommandations qui, le cas échéant, auront été formulées par lorgane chargé du contréle des marchés publics et des délégations de CO a a nea Eyil DOCUMENT Transparence service public, elle peut saisir le Comité de Réglement des Différends prés de organe chargé de la régulation des marchés publics et des délégations de service public, Les marchés qui n’ont pas atteint les seuils de revue de organe chargé du contréle des marches publics et des délégations de service public sont examinés par la Cellule de passation des marchés publics de Yutorté contractante, dans les conditions fixées par décret du Premier Ministre 6.2, CONTROLE EXTERNE ET A POSTERIORI 6.2.1. CONTROLE A POSTERIORI PAR L'ORGANE DE REGULATION Llorgane chargé de la régulation des marchés publics et des délégations de service public assure, outre son réle de conseil, un contréle a posteriori du respect des régles nationales et de [UEMOA relatives & la passation eta exécution des marchés publics et des délégations de service public. Ace titre, Forgane chargé de la régulation des marchés publics et des délégations de service public - commande, a la fin de chaque exercice budgétaire, un audit indépendant sur un échantilon aléatoire de marchés ; = peut inier et procéder avec ses moyens propres ou faire prooéder a tout moment a des contrdles extemes ou enguétes portant sur la transparence et les conditions de régularité des procédures d'laboration et de passation ainsi que des conditions d'exécution des marchés publics; ~ rend compte a l'autorté contractante concemée, au Ministre du secteur concemé et au Ministre chargé des Finances, de la procédure suivie lors des contréles et enquétes, des anomalies relevées et propose le cas échéant des amélorations ; ~ saisit les autortés compétentes au niveau national ou de TUEMOA de toutes infractions ou itrégulartés constatées au cours des enquétes et contriles effectués ; ~ tient alste des personnes physiques et morales exclues des procédures de passation ; - rend compte des contréles effectués dans un rapport annuel transmis au Président de la République, au Premier Ministre, et au Président de Assemblée Nationale, qui donne ensuite lieu a publication La Revue de la Régulation des Marchés Publics du Mali-N*07-3"™ Trimestre 2016 ElNY ee ee ee en eee 7. SEPTIEME PARTIE : CONCLUSION ET APPROBATION DES MARCHES DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Te ee a ee he ee ed re)MANUEL DE PROCEDURES DE PASSATION ET D'EXECUTION DES MARCHES REF, 012 ARMOS DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Seuils de conclusion et d'approbation des | ensign marchés publics des Collectivités Territoriales REVISE : Les seuils de conclusion et d'approbation des marchés des Collectivités Territoriales sont indiqués dans le tableau ci-dessous Ea) Personnes responsables des | autores approbation Nature de marché | Montant des marchés en FCFA | smarchés (autorites de conclusion) , Le Premier Vice Président du Conseil | Le Président du Consell Inférieur ou égal 50 milions Be s gional Régional ‘supérieur & 50 milions mais A ; a inféeur ou égal 2250 mlions |e Président du Conse Régional | Le Gouverneur de Région Supérieur 8 250 milions mais Le Ministre chargé des Le Président du Conseil Régional infriour ou 6g miliard Finances Supérieur 41 millard Te Président u Consel Régional _| Le Consel des Minstres Te Premier Viee-Président du Consell | Le Président du Consel Inféieur ou 6gal 50 miions ee Pa Fourier a etree Ue peel ae Le Président du Conseil Régional | Le Gouverneur de Région inférieur ou égal & 250 millions services courants, 7 7 ‘Supérieur 250 milions mais Le Président du Consel Régional Le Ministre chargé des inférieur 1 miliard Finances ‘Supérieur ou égal 1 miliard Le Président du ConseilRégional_| Le Conseil des Minisres ‘ 5 Te Premier Vice-Président du Consell | _ Le Président du Conseil Inférieur ou égal_ 30 millions Regina Régional Supérieur 8 30 millions mais Prestations infviou ou égal 875 riions Le Président du Conseil Régional | Le Gouverneur de Région intelectuelles Supérieur 875 millons mais ; ; Te Winiste chargé des inférieur ou égal &750 millions _| _be Président du Conseil Régional Finances Supérieur 8 750 lions Te Président du Consel Régional [Le Conseil des Minstes ee Roe sees) Personnes responsables di Natur de marché | Montantdes marchés on FCFA. | ware asasite de coselucion) | _Autorits approbation Le Vioe-Président du Consellde | Le Président du Conseil de Inféieur ou égal 60 millions me re Supérieur a 60 millons mais | 6 Président du Conseil do Cercle | Le Gouverneur de Région inférieur ou égal & 250 millions st Travaux ‘Supérieur’ 250 milions mais | 1 président du Consellde Corde | L# Ministre chargé des inféieur 4 milard Finances Supérieur 4 miliard Le Président du Conseil de Cerde | Le Consol des Ministres La Revue de la Régulation des Marchés Pul 41EM eee) Personnes responsables des, Nature de marché | Montant des marchés en FCFA | arene iter de eonecaton) | _Autoités d approbation ; Le Vice Président du Consellde | Le Présdent du Consel gal ouinfrieur & 50 millons ‘ Cercle Régional Fouritures et SUpaieUr PIED peor elas Le Président du Conseil de Cercle | Le Gouverneur de Région inférieur ou égal & 250 millions Supérieur & 250 millions mais, services courants Le Président du Conseil de Cercle | L® Ministre charge des inférieura 1 milliard Finances ‘Supérieur 4 miliard Le Président du Consellde Cercle | Le Conseil des Minisies Le Premier Vice- Président du Le Président du Conseil de Inférieur ou égal & 30 millions ee aca en Supérieur 8 30 millions mais Prestations inférieur ou égal & 75 millions intelectuelles Le Président du Conseil de Cercle} Le Gouverneur de Région supérieur & 75 milions mais inférieur ou égal a 750 millions Le Ministre chargé des Le Président du Conseil Régional eae ‘Supérieur 4 750 milions Le Président du Conseil Régional_| Le Conseil des Minisies Sos enon Ne Sn NSU ae LOL) Personnes responsables des. Nature de marché | Montant des marchés en FCFA | mnarchés (Autorites de conclusion) | _Attorités d'approbation adjoint au Maire chargé des questions économiques et financiéres Inférieur ou égal a 50 milions Le Maire de la commune ‘Supérieur 8 60 millions mais ae inffeur ov égal 3.250 milion Le Maire de la commune Le Gouverneur de Région Supérieur & 250 milions mais a Le Ministre chargé des inférieur & 1 millard Finances Supérieur 41 miliard Le Maire de la commune Le Conseil des Ministres Tadioint au Maire chargé des . Le Maire de la commune questions économiques et financiéres Inférieur ou égal & 60 millions ‘Supérieur & 50 millions mais (fora et [ino ou gl 8 250 millon Le Maire de la commune Le Gouverneur de Région ‘Supérieur & 250 milions mais, Le Maire de ls eormune Le Ministre chargé des inférieur a 1 miliard Finances Supérieur 81 miliard Le Maire de la commune Le Conseil des Ministres Tadjoint au Maire chargé des Infeieur ou égal@30 milons | questions économiques et financiéres Le Maire de la commune ‘Supérieur & 30 millions mais Prestations infeieur ou 6gal 75 milions Le Maire de la commune Le Gouverneur de Région intellectuelles ate 5 supérieur & 75 milions mais a ae Le Ministre chargé des inférieur ou égal& 750 milions Finances ‘Supérieur & 750 milion Te Maire de la commune Te Conseil des Ministres TOR a en i 42NY ee ee ee en eee STs OR UD Nature de marché | Montant des marchés en FCFA | arenes auteiede conclusion) | _ Auto approbation adjoint au Marre chargé des Ineurouégel 850 mlions | 92880 Soonomiues at fancies | Le Maire du District ou dela du dst ou de fa commune de Commune Bamako — Supérieur & 60 millions mais Te Ware du Dstictou dela | Le Gouverneur du Dstt de inféieur ou 6ga 4260 milions commune de Bamako Bamako Supérieur & 250 milions mais Te Maire du Distt ou dela Te Ministre chargé des infor at mila commune de Bamako Finances Supérieur 81 millard fe ake di col oa Le Consell des Ministres Trajint au Maire chargé des Inéreurov6gal8 50 riions | eStons économiques efinanciéres | Le Maite du District ou de a du dst ou de fa commune de commune de Bamako Bamako Fourtures et Supérieur 850 ilfons nals TeWaire du Disticlou dela | Le Gouverneur du Ditiel de services courants | _inférieur ou égal 250 ilions commune de Bamako Bamako Supériour & 250 milions mais Te Maire du Dstt ou doa Te Mist chargé des infreur 1 mila commune de Bamako Finances Supérieur miliard ree paki a Le Conseil des Ministres adjoint au Marre chargé des questions économiques etfnancires | Le Maire du District ou dela Inféreurou €gal 430 milions J uy distict ou de la commune de commune de Bamako Bamako Prestations Supérieur & 30 milions mais Te Maire du Distictou dela | Le Gouverneur du Distt de iielectueles nféieur ou 6gal 75 lions commune de Bamako Bamako supérieur 875 milions mais Te Maire du Distt ou de a Te Ministre chargé des inféreur ov 6gal 4750 milions commune de Bamako Finances ‘Supérieur & 750 millions Tn SOc EREEDCE Le Conseil des Ministres commune de Bamako OO ae acer i 438. HUITIEME PARTIE : EXECUTION DES MARCHES PUBLICS Te ee a ee he ee ed 44il DOCUMENT Transparence - Equi tle MANUEL DE PROCEDURES Ap 0S DE PASSATION ET D’EXECUTION DES MARCHES REF, 013 DES COLLECTIVITES TERRITORIALES Exécution des marchés publics VERSION REVISE: L'exécution physique est la réalisation effective de objet du marché par le titulaire dans le respect des clauses prévues par les cahiers des charges. Elle est déclenchée par ordre de service de commencer les prestations, délivré par'autorité contractante ou le maitre d‘ceuvre sil existe L’exécution du marché suppose la mise en place de garanties tout au jong de la vie du contrat, Les trois garanties principales exigées sont présentées dans le tableau ci-dessous, Le marché peut connaftre des changements au cours de son exécution (avenant) et prend fin soit par la réception des travaux, fouritures ou prestations, soit par la résilition. ll peut étre suspendu momentanément (ajournement). 8.1. Vordre de service Llordre de service de commencer les prestations est un acte administratif écrit par lequel lautorité contractante, le maitre douvrage délégué ou le maitre d’ceuvre sill existe, s'adresse au titulaire pour lui signifier ses instructions et ses décisions sur les modalités d'exécutions du marché, ses rappels a ordre et ses mises en demeure. ordre de service prend la forme d'un document écrit, numéroté, signé et daté. La notification se fait par accusé de réception, Les OS sont adressés au minimum en deux exemplaires & entrepreneur, qui renvoie immédiatement au maitre d'ceuvre lun des exemplaires, aprés y avoir apposé sa signature et la date de réception. 24 Les ordres de services peuvent servr notamment & > Fixer la date de démarrage des travaux > Notifier & fentrepreneur des notifications dans importance ou la nature des travaux > Demander la reprise des matfagons 8.2. Les garanties Le titulaire du marché est tenu de fourir > Une garantie de bonne exécution en garantie de la bonne exécution du marché et du recouvrement éventuel des sommes dont i serait reconnu débiteurs au titre dudit marché (cette exigence n'est pas requise pour les marchés de prestations intellectuelles) > Une garantie de restitution de Pavance en garantie du remboursement des avances. > Une retenue de garantie pour couvrir obligation de parfait achévement des travaux, fouritures et services, Le tableau ci-dessous récapitue les principales garanties souvent exigés La Revue de la Régulation des Marchés Publics du Mali-N*07-3"™ Trimestre 2016 aLES CARACTERISTIQUES GENERALES DES TROIS TYPES DE GARANTIE TS n document |] Panaue 20ré® 2Y) Non-exécution |- si le titre a rempl ouriavant | Me du marché ou} toutes ses obligations par le démarrage dune de ses] main levée délivrée par te ~ banque parties Vautorité —_contractante = Non-paiement | dans un délai d'un mois par le fitulaie] aprés la réception entre 3% Trexécution | étrangére de et5% du Taumarcné: | ee classe montant avalisée par une - du marché des] provisoire ttaldu J Fauion, [banaue de place | Somes. dont|- sila marché est assor marché - organismes de 7 - caution — | Seton il est débiteur] d'un délai de garantie, ou persomell | futueles (si envers la ception défitive si le Bei préwidarsie | ‘2%ministatio | marché ne compote pas saldare | Bao), n de délai de garantie, document our avant le paiement) - établssement ba Tavance | bancaire agréé 100% du | a2 - organismes de | non- Pn et montant | démarrage | cautions remboursement |" oursement effectif des de - caution | mutueles(si des avances | emmour avance | pancaire | prévu dans le = caution | DAO) personnel eat soldaire Retenues opérées sur | ~ banque agrée au les Mal paiements | ou a acoA | be itulaire mais | étrangére de maximum peut ere Tire cases) Ab82N©® 2 Toone un dal deren jours iu : lovée des sentant |remplacée | avalisée par une| Mtoe Oe suivant la récepton definitive des par banque de place | Sort6"., | oul fin du dla de garantie paiements | c2uton_|- organisms de bancaire | cautions - caution | mutuelles (si personnell | prévu dans le eat DAO). soldaire 8.3. Les changements en cours d’exécution du marché LLavenant est lacte par lequel les parties & un contrat conviennent de modifier ou de compléter une ou plusieurs clauses. Sil est vrai quil existe différents cas dlavenants, il convient toutefois de noter que les modifications d'un avenant sont stictement encadrées afin d’éviter tout risque de fraude. La Revue de la Régulation des Marchés Publics du 07-3"DOCUMENT Transparence - Equité - Impartialité [=) 8.3.1. Typologie des avenants Les modifications résultant d'un avenant peuvent affecter, soit > Lexécution du marché @exécutions..) > Les parties contractantes (le changement de maitre d'ouvrage, changement de stulaie, déces, incapacite, falta, dspariion de entreprse titulire du marché par fusion ou scission- absorption aboutissant a la création d'une nouvelle société...) (le prix, la definition des besoins, le volume des prestations, les délais 8.3.2, Limites réglementaires des avenants > Un avenant ne peut modifier fobjet du contrat, comme par exemple en changeant substantiellement une technique d'exécution par une autre, En effet, cette demiére si elle avait été retenue a Forigine, auraient pu alter d'autres entreprises & la consuttation. > Un avenant ne peut modifier les modaltés de paiement ou d'applications des pénalités. En effet celles-o ont Une incidence significative dans le chifrage des offres > Unavenant ne peut bouleverser 'équilbre financier du contrat Dans le cadre de Iexécution des marchés de travaux, de fouritures de services entrainant un changement dans la prestation n’excédent pas cing (6) pour cent du volume total, les modifications sont constatées par ordre de service, Par contre les modifications ne peuvent re effecuées qu’aprés signature de Favenant lorsque le dépassement est supérieur & 5% mais stictement égale & trente (30) pour cent 8.4. L'achévement d'un marché public Un marché public prend fin soit par la réception des travaux, fouritures et services, soit par sa résliation, Mais le marché peut étre ajoumé parla collectvité tertoriale 8.4.41, L’ajournement Lajournement est la suspension provisoire pour une durée ne pouvant excéder plus de trois (3) mois du marché. Au délai de cette période le ttulaire du marché a droit la résiation de son marché. Si la cause de Tajoumement nest as imputable au ttulaire, ia droit & des indemnités courant les frais ésullants de Vajournement. 8.42. Laréception La récepton est facte par lequel le maltre de fouvrage déclare accepter Youvrage, lafoumiture oule service avec ou sans réserve, et constate que les entreprises ont accompli leurs engagements conractuels, 8.4.2.1, Modalités de réception Les modalités de réception peuvent varie selon la nature ou lobjet du marché. Lorsque le marché comporte un délai de garantie, la reception provisoie a leu le jour de admission des prestations. La réception definitive seffectue & la fin de la période de garante, La réception entraine le transfert de propriété. Les régles relatives aux opérations de réception de chaque type de marché sont fixées par les Cahiers des Clauses Administratives Générales y aférentes. La réception a lieu lorsque le titulaire du marché a lve les fourritures ou acheveé dexécuter les travaux et prestations prévus au contrat de marché ou au bon de commande. Elle consacre le transfert de propriété a la collectvité teritoiale de objet du marché, er ek mena a eer) PerDOCUMENT Transparence - Equité - Impartialité [=) Pour les marchés de travaux et de fourniture passés par appel doffres ouvert ou consultation restreinte,rordonnateur de la collecivité crée par décision une commission de réception dont il assure la présidence La demande de réception est adressée a lordonnateur de la collectvitéteritoriale par fentrepreneur, le fournisseur ou le prestatare. Lordonnateur de la collectvité terntoriale dispose d'un délai de quinze (15) jours & compter de la date de réception de la demande pour organiser la reception des travaux, des prestations ou des fournitures, La convocation de la commission de réception dot re faite au moins sept (7) ours avant a date de la réception La commission de réception pour décider la reception dot: - _reconnaitre les fournitures lives, les ouvrages et les prestations exécutés, selon les cas ; ~ _constater éventuellementrinexécution des prestations prévues au marché ; = constater éventuellement les imperfections ou les malfagons, = constater le repliement des installations de chanter et la remise en état des terrains et des eux, le cas échéant ~ _constater fachévement des travaux ~ _constater la remise des plans de récolement et de tous autres documents conformes al'exécution, Ces opérations font Fobjet d'un procés-verball dressé sur le champ par les membres de la commission de réception et par|'Entrepreneur si ce demier refuse de le signer; il en est fait mention. Lorsque le marché comporte un délai de garantie, la réception provisoie a lieu le jour de admission « sans réserves » des prestations, des fourntures ou des travaux. La réception definitive doit tre réalsée a la fin de la période de garantie, 8.422, La commission de réception La réception est prononoée par une commission créée par décision de l'autorté contractante de la Collectivité Territoriale désignée. La DGMP-DSP ou ses démembrements est membre de la commission de réception. La composition et les modaltés de fonctionnement de cette commission sont fixées par Tarrété N°3721/MEF-SG du 22 cotobre 2015 fixant les modalités application du Décret N°604/P-RM du 25 septembre 2015 portant code des marchés publics et des délégations de Service public. Sont obigatorement membres de la commission de réception ~ des représentants des populations bénéfciaires ; = un agent du service bénéfciaire ou un agent des services techniques du secteur concemé par les travaux, furnitures, et prestatons, objets du marché En cas de financement extérieur les représentants du ou des bailleurs de fonds conoernés peuvent assister, sis en expriment préalablement le souhait, aux travaux de la commission de réception La DGMP-DSP ou son représentant dans la collectivité terroriale est obligatoirement invitée @ la réception. Son représentant assiste, a tie dobservateur, & la réception en tant que garant de la réglementation des marchés publics. Lorsquil est régulérement invité son absence n’entache pas la validté des travaux de la commission de reception, 8.43. La résiliation Tout marché public peut faire objet d'une résiiation parla Collectvité territoriale dans les conditions stipulées aux cahiers des charges aprés avis de la DGMP-DSP ee Re ano eer) PerDOCUMENT Transparence - Equité - Impartialité [=) 4) soit Fntiatve de la Collectivtétertoriale pour toute raison qui ui est propre ; b) soit sur la demande de la Collectivité terrtoriale en cas de faute du titulare du marché, et notamment dans les cas ciaprés -fefus de se conformer aux stipulations du marché ; -fofus répété d'exécuter un ordre de service ; -absence de garantie de bonne exécution ; -sous-traitance sans autorisation ou cession de travaux, objet du marché ; -fetard dans les travaux sans préjudice de application des pénaltés de retard; -défailance du ttuaire nonobstant fappication de pénaltés de retard; -faute grave, fraude ou dol du titular; -fournture de fausses informations ou le défaut de foumtures d'informations concernant les conditions de Participation des candidats ou les capacités juridiques, techniques, financiéres essentelles & la valcité de leur candidature ou & Vévaluation de leur off. 8.43.1, Rési n de plein droit par la Collectivité terrtoriale La résiiation de plein drotintervient les conditions suivantes a) en cas de décés ou incapacté civile du tituaire sauf sila Collectivtéteritorale accepte la continuation du marché par les ayants dit ou le curateur; i en va de méme en cas dincapacité physique manifeste et durable ; )__en.cas de liquidation des biens siletitulaire n'est pas autorsé par le tribunal & continuer son exploitation ; )__en.cas de réglement udiciaire saut sila Collectvité tertoriale acceple les offres éventuellement fates parla masse des créanciers pour la continuation de rentreprise ; 4) en cas de défaut de fouriture des garanties requises par le titulaire; Tout marché public peut fare Fobjet d'une résilition la demande du titulare : a) en-cas de défailance de lautorité contractante rendant lexécution du marché impossible ; ) en cas de défaut de paiement, & la suite dune mise en demeure restée sans effet pendant trois mois, ou Par suite dun ajournement dans les conditions prévues a article 100 du code des marchés publics. 8.4.3.2. Une résiliation a Fnitative de l'une ou autre des parties Les marchés publics peuvent faire Fobjet d'une résilation a lntiative de Tune ou Vautre des parties €)_ lorsque application de la formule de variation des prix conduit & une variation supérieure & vingt pour cent (20 %) du montant initial du marché ou du montant de la partie du marché restant & exécuter, comme indiqué & fartcle 98.6 du code des marchés publics; )_lorsquiun cas de force majeure en rend fexécution impossible. En dehors des cas ol la résiiation est prononcée en vertu des articles 101.1 alinéa b), 101.2, 101.4 alinéa b), le ttulaire du marché a droit & une indemnité de résilation calculée forfaitairement sur la base des prestations qui demeurent & exécuter. Ce pourcentage est fixé dans les cahiers des clauses administraives générales pour chaque catégorie de marché. i Cee ne eae)