lat at hey NO Se EN LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROSINDICE DOCUMENTO 4 Pagina Introduc 123 Normativa general del funcionamiento- 124 A. Administrativa B. Transferencia de fon C. Otros ingresos del Centro Educativo (sélo para CDE y ACE) le los gastos H. Registro de los fondos ion de cuentas. rocedimientos para gestionar los recursos inanderos del Centro Educati de fondos entre 01 Escolar y el Mi Registro y control de la ejecucién de los fondos Transferidos por el MINED o de ofro ingresos Registro y control de los documentos de los otros gresos del Centro Educative Haboracén Rendicién de Cuentus y Liquidacién de los Recursos Financieros del Centro EducativoINTRODUCCION El propésito de este documento es que todos los Organismos de Administracién Escolar: Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociacién Comunal para la Educacién (ACE) y Consejo Educativo Catélico Escolar (CECE), conozcan las Normas y Procedimientos Administrativos Financieros para la ejecucién de los recursos financieros que ingresan a los centros educativos en concepto de transferencias del MINED y de otros ingresos generados, tales como: cafetines, arrendamiento o administracién de tiendas escolares, donaciones de instituciones, etc Con ello se pretende fomentarla gestién y fortalecimiento del control intemo al interior de las Modalidades de Administracién Escolar Local y en esa medida, los recursos se inviertan en los centros educativos y la poblacién estudiantil Estas normas y procedimientos tienen su base legal principalmente en la Ley General de Educacién, la Ley de la Carrera Docente y su Reglamento, Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacién, Convenio de Cooperacién Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educacién y la Iglesia Catélica a través de la Conferencia Episcopal de E! Salvador. Por otro lado los Organismos de Administracién Escolar deben considerar las otras leyes y normas aplicables a la administracién de fondos. ADMINISTRACIONNORMATIVA GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO A. ADMINISTRATIVA: 1. Todo gasto antes de realizarse debe ser debidamente aprobado por los miembros del Organismo de Administracién escolar, conforme a lo establecido en el art. 49 de la Ley de la Carrera Docente yart. 67 de su Reglamento. 2. Los fondos que administren los Organismos de Administracién Escolar se invertirén en las actividades de los centros educativos respectivos y se destinaran exclusivamente para el mejoramiento del proceso de ensefianza — aprendizaje de los (as) alumnos(as). 3, Para recibir transferencias del MINED y administrar los centros educativos los Organismos deberan estar debidamente legalizados: CDE: contar con su Personeria Juridica otorgada por el Ministerio de Educacién mediante ‘Acuerdo Ejecutivo y sus miembros reconocidos debidamente mediante Resolucién Departamental de reconocimiento de miembros. ACE: contar con su Personeria Juridica otorgada por el Ministerio de Educacién, mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros registrados en acta. CECE: para administrar los recursos que el Ministerio de Educacién les asigna, deberd estar Acreditado mediante Resolucién firmada por el Director Departamental de Educacion y sus miembros registrados en acta 4. Las decisiones en la administracién de los recursos de los centros educativos deberan tomarse colegiadamente x asentarse en el libro de Actas del Organismo debidamente numeradas correlativamente, firmadas y sin dejar actas u espacios en blanco. Respetando en todo momento las Leyes, Reglamentos, Instructivos, Normativas, Circulares Ministeriales, etc. 5. Cuando haya cambios de alguno de los miembros propietarios del Organismo que registra y/o controla bienes del centro educativo deberd levantarse el Acta de Traspaso correspondiente. B. TRANSFERENCIAS DE FONDOS: 1. Los Organismos para recibir fondos del Ministerio de Educacién, deberén suscribir Convenio entre el MINED y los miembros con firma mancomunada, suscribir recibo, haber liquidado los fondos recibidos anteriormente, contar con los registros actualizados y no tener hallazgos de auditoria ya nolificadas pendientes de superar. Cuando los miembros actuales del Organismo no sean los elacionados con los hallazgos de Auditoria notificados pendientes de superar Sobre Transferencias de Fondos MINED, se les podra hacer las transferencias de fondos respectivas, de conformidad al Instructivo No. 002/2006 de fecha 03 de marzo de 2006 “Normativa para la Recuperacién de Fondos No Liquidados por las Modalidades de Administracién Escolar Local” 2. Los miembros de los diferentes Organismos de Administracién Escolar deberan atender las condiciones establecidas en los diferentes convenios celebrados con el Ministerio de Educacién u otras entidades y seran responsables de la liquidacién de los fondos recibidos. C. OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO: (SOLO PARA CDE Y ACE) 1. Se consideran otros ingresos de los Consejos Directivos Escolares y Asociaciones Comunales para la Educacién los Fondos provenientes de otras fuentes, tales como Administracién de Tiendas Escolares, Cafetines, Donaciones en efectivo 0 en especie y ventas de servicios. 124Los fondos a los que se refiere el numeral anterior deberan invertirse en la institucién educativa y para el mejoramiento del proceso de ensefianza — aprendizaje, de acuerdo a lo establecido enel Art. 77 de la Ley General de Educacion y Art. 8 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacién. Los gastos a financiarse con los otros ingresos deberan utlizarse por separado de los otros fondos que perciba el Organismo de las transferencias del MINED. Para el control de los Otros Ingresos que perciba el Consejo Directivo Escolar o la ACE, deben imprimir una serie de recibos de ingresos prenumerados de imprenta, Serie “A” para Otros Ingresos por cafeteria, tiendas escolares, donaciones y ventas de servicios. Todos los ingresos percibidos deberén ser depositados en forma integra, en las siguientes 24 horas habiles a su recepeién. Los Organismos podrédn solicitar a la Departamental, modificar el Plan Escolar Anual y su presupuesto (Ver documento 2 paso a paso), de acuerdo a las necesidades e ingresos reales que perciba el centro educativo, debiéndoias registrar en acta del libro correspondiente. Cuando se realicen actividades extracurriculares en beneficio de la comunidad educativa, éstas deberdn ser aprobadas por el Consejo Directivo Escolar u otro organismo de administracién, y no deben limitarse a registrar Unicamente los resultados de dicha actividad, si no que deberan anotar detalladamente en el libro respectivo los documentos que respalden legalmente los ingresos y egresos de la misma Si para alguna actividad se emiten tarjetas, vales, recibos, ticket, listas etc., deberdn resguardar los que no se utlicen o los sobrantes, y los tacos utiizados 0 vendidos, en el tiempo que determine la ley para su revisién posterior; se deben asentar en acta del organismo, cantidad de tarjetas impresas, vendidas y no vendidas, y gastos realizados. ELEGIBILIDAD DE LOS GASTOS: Tanto para las Transferencias del Estado como para los Otros Ingresos, no se consideraran gastos elegibles, los siguientes: a) __Los pagos adicionales al personal docente o administrativo por el desarrollo de funciones ylo actividades que son responsabilidades de su nombramiento y que sean realizadas en la jornada laboral en la cual esta nombrado. b) _Los gastos realizados en viajes al exterior del pais, que no sean misiones oficiales, autorizadas por el MINED. ©) _Los pagos de viaticos 0 transporte que excedan los montos establecidos en el Reglamento General de Viaticos. 4) Los pagos de aguinaldos al personal docente, administrativo o de servici 6! organismo, pero que 2 su vez estén nombrados por el Estado, ) _Los Pagos de bonificaciones al personal docente, administrative 0 de servicio contratado contratados por por el organismo no contemplados en el contrato: f) Los pagos de multas 0 recargos por pagos extempordneos de agua, luz. teléfono, ISSS, AFP 0 retenciones de impuesto sobre la renta.g) Todos los que se realicen y no correspondan a los rubros de inversion establecidos en el instructivo 001/207. Asimismo, los pagos al personal docente, administrativo 0 de servicio, sern elegibles Ginicamente si cumplen lo siguiente: a) Si el personal fue contratado en razén de necesidades y mediante procesos transparentes, estableciendo en acta del organismo de Administracion, el perfil del cargo y las funciones asignadas. b) _ Si desempefian las funciones para las cuales fueron nombrados. Que no sea personal contratado dentro de! mismo horario de su plaza principal pagada con Fondos del Estado 0 con fondos de otros ingresos. omprueban el cumplimiento del horario respectivo en el registro de asistencia legalmente establecido y del servicio prestado ) Sino son parientes entre si, del Director, y miembros del CDE 6 ACE, hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad. f) Que no sean miembros o ex miembros del organismo. E. MANEJO DE LOS FONDOS: 4, Los Organismos deberén aperturar en cualquier Banco del Sistema Financiero, una cuenta corriente especifica para manejar los fondos que perciban por transferencias del MINED y otra, para la administracién de los otros ingresos. 2. Las cuentas bancarias de los Consejos Directivos Escolares y Consejos Educativos Catélicos Escolares sern aperturadas a nombre del organismo, seguido del nombre del Centro Educativo; en el caso de las Asociaciones Comunales para la Educacién segtin Acuerdo de Personeria Juridica, ejemplos: Consejo Directivo Escolar del Centro Escolar “José Matias Delgado": Asociacién Comunal para la Educacién del Centro Escolar “Caserio Tres Amates”, Cantén Ojos de Agua, Municipio de Aguilares, Departamento de San Salvador. 3, Las cuentas bancarias deberén ser administradas mancomunadamente de acuerdo a lo siguiente: CDE = Presidente, Tesorero y Consejal Representante de los Maestros; ACE = Presidente y Tesorero; CECE = Director y Tesorero. 4. La chequera debera ser administrada por el Tesorero(a) del Organismo de Administracién Escolar y nadie deberd firmar cheques en blanco; asimismo, se debera llenar en el taco de la chequera on toda la informacién que el mismo requiere, no obstante, la chequera debera resguardarse en el Centro Educativo, en un archivador, gaveta o caja con llave donde solo el tesorero tenga acceso y restringido a cualquier otra persona. 5, Todo cheque emitido a cargo de los fondos asignados por el MINED 0 de Otros ingresos, deberd ser firmado por los miembros de los Organismos que tienen firma mancomunada, Los cheques anulados deberan ser perforados y engrapados en el taco de la chequera, agregando ademas el concepto ANULADO. F CAJA CHICA: 4. Con cargo a los fondos transferidos por el MINED 0 de otros ingresos que genere el centro educativo, los Organismos de Administracién Escolar podrén en caso necesario crear una Caja Chica hasta por un monto de $57.14 equivalente a 500.00 colones; siendo reembolsable su valor por la cantidad gastada, En los Centros Educativos que tienen como promedio tres reintegros al mes, puede incrementarse de $57.14 a $114.29, el monto de la caja chica previo acuerdo registrado en acta del Organismo Escolar. 126Los gastos pagados por Caja Chica, no podran ser mayores de $22.86, equivalentes a 200.00 colones; todo gasto que exceda de $22.86 no podra ser pagado con este fondo, sino que deberd emitirse cheque a nombre del proveedor. Para el registro de los gastos por Caja Chica, llevaran un Libro Auxiliar debidamente autorizado por los miembros del Organismo Escolar, el cual deberd ser numerado correlativamente. ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: Toda adquisicién o contratacién de bienes o servicios, debera ser previamente aprobada por el organismo escolar y registrada en el libro de actas respectivo; de acuerdo a lo establecido en el art. 49 de la Ley de la Carrera Docente y art. 67 de su Reglamento. Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicios y consultorias, deberan ser realizadas por un Encargado de Compras, él cual seré: CDE = Consejal Padre de Familia (que no sea el Tesorero); ACE = Secretario (a); CECE = Secretario (a) La recepcién de las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles y consultorias, sera responsabilidad de: CDE = Presidente (a) ACE = Presidente (a) CECE = Director (a) Debiendo levantar el acta de recepcién respectiva, siempre y cuando los bienes 0 servicios adquiridos renan las especificaciones requeridas, procediendo a firmar y sellar por el receptor responsable, caso contrario, no deberdn recibir los mismos y deben levantar acta dejando constancia del hecho en acta del organismo. El pago de bienes y servicios deberd efectuarse con cheque emitido a nombre del Proveedor 0 Suministrante, los cuales deberén respaldarse con factura de consumidor final conforme a lo establecido en la Ley del IVA (Anexo13) 0 recibo (Anexo 14); y pagos en efectivo, segin lo normado en el apartado de caja chica En el caso de pago de bienes y servicios que requieran retenciones deberan considerar también la aplicacién del Cédigo Tributario, segtin lo establecido en los articulos del 154 al 160 del referido cédigo. Por ningiin motivo deberé emitirse un solo cheque para realizar varios pagos a diversos proveedores. En las suscripciones de contratos por bienes y servicios, las diferentes Organismos de Administraci6n Escolar, no podrén comprometer recursos de la institucién a periodos mayores del ejercicio fiscal vigente cuando se trate de fondos de los otros ingresos; con los fondos de las transferencias deberdn respetar la vigencia y el monto de la ejecucién de éstas. Cuando el organismo efectué adquisiciones de bienes, se contraten servicios o se den en arrendamiento cafetines, tiendas escolares, fotocopiadoras u otros relacionados; deberan celebrarse contratos, respetando en todo momento las Leyes y regulaciones aplicables; como son la Ley de Adquisiciones y Contrataciones (LACAP), Cédigo de Trabajo, Cédigo Tributario y otras relacionadas. 1279. Cuando se contraten servicios 0 se den en arrendamiento cafetines, tiendas escolares, fotocopiadoras U otros relacionados deberan sacarlos a concurso y toda modificacion o mejoras que realicen, no seran retribuibles por el organismo a los arrendatarios; asimismo, los gastos de instalacién de contadores, pago de energia eléctrica, agua y teléfono, correrén por cuenta de los arrendatarios. 10, Previa aprobacién en acta firmada por los miembros del Organismo Escolar, se deberd respaldar la adquisicién de bienes y/o servicios para actividades culturales, educativas y recreativas evidenciando la recepcién de las mismas mediante un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, DUI y firma de los participantes. 11, Para que la factura que respalda la adquisicién de bienes y servicios tenga validez debera reunir las siguientes condiciones: + No debera tener borrones, testaduras, enmendaduras, ni agregados. + Debe contener fecha, que corresponda al periodo de la transaccién + Estar a nombre del Organismo Escolar y de la Institucién Educativa + Deberan ser documentos originales, no fotocopias. * Cuando se refiera a gastos por reparaciones y/o mantenimiento de muebles seré indispensable escribir las caracteristicas particulares de cada bien mueble a reparar, por ejemplo: clase de bienes, marca, serie; el No. de inventario correspondiente y los aspectos a considerar de las reparaciones 0 mantenimiento correspondiente. + En el caso de reparaciones con los inmuebles se deberd especificar la clase de dafio a reparar, su ubicacién, tamafo, area, descripcién y cantidad de material utilizado (justificado con facturas segtin ley) y ademés las causas que generaron los dafios mencionados; lo cual deberd hacerse del conocimiento de la Direccién de Infraestructura, antes de iniciarse las reparaciones respectivas, a fin de que efectué las evaluaciones correspondientes. + A todos los documentos de egresos deberén estamparles un sello de pagado que contenga la siguiente informacién: fecha, No de cheque, valor pagado, nombre del banco y N° de ‘cuenta banearia, 12. Cuando el contratante se encuentre inscrito como contribuyente del IVA, entregara factura, independientemente del monto de la compra de bienes o servicios adquiridos 13. Cuando el organismo contrate servicios de transporte y el prestador del servicio esté inscrito como contribuyente al Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestacién de Servicios (Ley IVA), presentara factura de consumidor final al centro Escolar. E! Organismo no efectuara Retencién de Impuesto sobre la Renta, de conformidad al Art. 151 del Cédigo Tributario, debido a que el contribuyente tiene la responsabilidad de efectuar el Pago a Cuenta. En el caso que el prestador del servicio de transporte no esté inscrito deberd efectudrsele el 10 % de retencién de renta 14, Cuando se realicen compras de bienes o servicios a una persona natural o juridica, sucesién 0 fideicomiso no domiciliado en la Republica, la factura o el documento que acredite la compra deberd ser entregada en original y a nombre del organismo adquirente del bien o servicio, y el organismo esta obligada a retenerle al proveedor por concepto de anticipo de Impuesto sobre la Renta el 20% del total cancelado.H. REGISTRO DE LOS FONDOS: 1 Los Organismo deberan llevar unio de ingresos y gastos para las transferencias del MINED, en un libro foliado de imprenta (numerados correlativamente) de tres columnas autorizado por la Direccién Departamental del Ministerio de Educacién; separando los folios necesarios para el registro de cada transferencia. Los otros ingresos deberén registrarlos en un libro de ingresos y gastos separado de las transferencias del MINED, en un libro foliado de imprenta (numerados correlativamente) de tres columnas autorizado por la Direccién Departamental del Ministerio de Educacién. El nombre del libro sera “Registro de Otros Ingresos y Gastos” Los Organismo elaboraran un informe mensual que deberan presentar a la comunidad educativa oro menos dos veces al ao de ls ingress, gastos, saldos y logros obtridos, de otros ingresos y transferencias realizadas por el MINED; él cual debe ser firmado por todos los miembros propietarios del Organismo. Los organismos deberdn llevar también un Libro de Banco para la cuenta bancaria de las transferencias del MINED, autorizado por los miembros del Organismo Escolar. Los Organismos escolares requerirén a los bancos, donde poseen cuentas bancarias, les remitan mensualmente el estado de cuenta bancario. Los Organismos deben elaborar conciliaciones bancarias por cada cuenta que posean en el banco (otros ingresos y transferencias de! MINED), debiendo ser elaboradas por el secretario del CDE. Los registros en los libros de ingresos y gastos, tanto de los fondos de la comunidad, como de los transferidos por el MINED, deberan reunir las a. No deberan dejarse espacios entre lineas ni paginas en blanco. b. Todas las anotaciones deberan hacerse por orden de fecha segtin se rez © gastos y con tinta azul o negra nunca a lépiz 0 en color rojo. c. El libro no debera tener borrones, testaduras ni enmendaduras, y si los hubiere deberan hacerse del conocimiento del Organismo Escolar para registrarlo y autorizarlas en el libro de actas respectivas. d. Los centros educativos que tengan por sistema electrénico los registros de ingresos y gastos deberdn numerar correlativamente y legalizar las hojas en blanco correspondientes en la Direccién Departamental, para que registren las operaciones mensualmente. La Direccién Departamental levara un registro para el control de los libros u hojas legalizadas a los Centros Educativos. Los Organismos deberan tomar en cuenta Las Normas Técnicas de Control interno Especificas (NTCIE) referente a la Documentacién Contable, art. 66 "La documentacién contable que justiica él registro de todas las operaciones contendré documentos y elementos suficientes que faciliten el analisis sobre la pertinencia, veracidad y legalidad, incluyendo dentro de este timo requis, e!tlempo de conservacin de os regists y decumentacién en original...” Los Orpanieriog deberan mantener actualizado un archivo mensual y anual de los otros ingresos y transferencias del MINED y ordenando por fecha segin se realicen, de los documentos legales {que respaldan los ingresos y gastos de la manera siguiente:10. a. Convenio y Contrato de Apertura de Cuenta Corriente; b. —_ Recibos de los ingresos; ©. Documentos de gastos respaldados por las cotizaciones, ordenes de compra, contratos, facturas ylo recibos con el No. de cheque y fecha en que fueron pagados y otros documentos que respalden el proceso de compra. d. Libro de Ingresos y Gastos; Libro de Banco y Libro Auxiliar de Caja Chica. . Por cada cuenta bancaria deberén archivar en forma correlativa y mensual, los cheques anulados, chequeras, estados de cuenta del banco y conciliaciones bancarias; f, Informe de Rendicién de cuentas anual y de los otros ingresos, liquidacién anual y otros. g. Informe mensual de ingresos, gastos, saldos y logros obtenidos; firmados por todos los miembros del Organismos, Para el pago mensual de retenciones de Ley (AFP, ISSS, Renta), los cheques deberén cettificarse a nombre de las instituciones, exceptuando cuando el organismo tiene cuenta bancaria en la que puedan realizarse automaticamente esos pagos, con aplicacién directa a la cuenta, El pago de la renta de los servicios profesionales en el caso de la ACE, se consolidaran en un solo pago conjuntamente con la renta de salarios en el mismo mes, por lo cual la ACE solicitard al Banco un cheque de caja por esa retencién y lo depositaran en la Cuenta Bancaria de Salarios. 1, RENDICION DE CUENTAS: 1. Los organismo de administracién escolar deberan presentar a la Departamental respectiva un informe de rendicién de cuentas anual por cada transferencia recibida (Anexo 26), conjuntamente con la liquidacién respectiva, para su verificacién correspondiente; el cual, deberd contener lo siguiente: a) Un informe anual de los logros en funcién del Plan Escolar Anual y del Presupuesto Escolar, que detalle las actividades y proyectos realizados. Este informe de rendicién de cuentas debera presentarse a la comunidad educativa en los primeros quince dias del afio lectivo siguiente. 2. Para los otros ingresos los organismos deberan elaborar un informe anual de rendicién de ‘cuentas (Anexo 27) y presentarlo a la departamental correspondiente, para el seguimiento y verificacién respectiva, que contenga: a) _ Informe anual de ingresos y gastos de esos fondos. b) Informe de logros en funcién del Plan Escolar Anual, que detalle las actividades y proyectos realizados. 3. Los fondos que administran las diferentes organismos, serdn objeto de auditoria por el MINED y por las instituciones fiscalizadoras del Estado.4, Los organismos de Administracién Escolar presentaran al Ministerio de Educacién o a las instituciones fiscalizadoras del Estado, toda informacién relacionada al manejo de los fondos transferidos por el MINED y/o’ Otros Ingresos cuando éstas lo requieran. 5. El Consejo Directv Escolar debera convacar como minimo a dos reuniones (Junio y Noviembre) con toda la Comunidad Educativa durante el afio, con la finalidad de presentar el Plan Escolar Anual de la institucién, la planificacién presupuestaria y los logros obtenidos en su ejecucién. ESPECIFICA PARA CECE: A. Esta normativa para los Consejos Educativos Catélicos Escolares se aplica unicamente a los fondos asignados o transferidos por el Ministerio de Educacién. PROCEDIMIENTOS PARA GESTIONAR LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO. EDUCATIVO En este apartado se detalian los pasos, responsables y las actividades a seguir por los organismos de administracién escolar en la gestion de los fondos que el MINED les transfiere y de aquellos que ‘se generan con el apoyo de la comunidad educativa. La aplicacién de estos procedimientos les permitiré una utlizacién racional y ordenada de los recursos; ‘asi como demostrar transparencia en el manejo de los mismos. ‘A. APERTURA DE CUENTA BANCARIA [ise 1a ACTIVIDAD Miembros Se presentan al banco comercial de su preferencia responsables con para aperturar las cuentas corrientes correspondientes firma mancomunada: al manejo de las transferencias del MINED y de los CDE: Presidente, otros ingresos; con la siguiente documentacién: Tesorero y Consejal * Para la ACE deberan presentar copia del Representante de los Acuerdo de Personeria Juridica. Maestros. Cr Recueniony + Para los CDE, sila cuenta se apertura por Tesorero. primera vez, presentaré Acuerdo de CECE Director y Personeria Juridica; si es por cambio de Tesorero, denominacién del centro educativo, presentaran Acuerdo Modificativo a la Personeria Juridica + Para los CECE, Constancia de acreditacién con Vo. Bo. del Titular del Ramo, o Resolucién firmada por el Director Departamental, si es. de reciente creacién.PASO geo ies ACTIVIDAD + Para todas los organismos presentaran originales y fotocopias del NIT del Organismo y DUI y NIT de los responsables de la cuenta, Institucién Bancaria Recibe y revisa documentos. Elabora contrato de cuenta corriente a nombre del organismo y centro educativo, lo pasa a firma de los miembros con firma mancomunada Miembros con firma Reciben y revisan documento, si todo esta mancomunada correcto lo firman. Institucién Bancaria Entrega una copia del contrato de apertura de cuenta corriente a los miembros con firma ‘mancomunada. Instituci6n Bancaria Mensualmente remitird el original del Estado de Cuenta al Organismo de Administraci6n Escolar. En aquellos casos en que no llega correspondencia al Organismo, ésta debera presentarse al Banco cada mes a reclamar el Estado de Cuenta, B. SUSCRIPCION DE CONVENIO Y_RECIBO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE ORGANISMOS DE ADMINISTRACION ESCOLAR Y EL MINISTERIO DE EDUCACION. ener la ACTIVIDAD Director Envia convocatoria al Presidente del Departamental de ‘organismo, para que los miembros con firma Educacién. mancomunada se presenten a legalizar el ‘convenio de transferencia de fondos. Presidente del Convoca a reunién extraordinaria a los Organismo de miembros del organismo, para informarles Administracion sobre la transferencia de fondos y del inicio Escolar, de los tramites de legalizacién. Miembros con firma Preparan la siguiente documenta mancomunada del * Fotocopia del, Contato de apertura de la Organismo de ‘cuenta bancaria (si es nueva). Adi 6 + Fotocopia de la liquidacién de (las) ) lao anterior. + Fotocopia de los NIT y DUI, si hay cambio de miembros con firma mancomunada + Acta de Enmienda, si hay cambio de miembros con firma mancomunada. + Acta de Integracién si ha vencido el perfodo de los miembros del CDE. Escolar, Transferencia(s) recbida(asPASO en eye jiembros con firma mancomunada de! Organismo de ‘Administracién Escolar. aU) Se presentan ante el Encargado de Modalidades de la Direccién Departamental de Educacién que les corresponda, con los siguientes documentos: + Fotocopia del Contrato de apertura de la ‘cuenta bancaria (si es nueva). + Fotocopia de la liquidacién de (las) Transferencia(s) recibida(as) el afio anterior. + Fotocopia de los NIT y DUI, si hay cambio de miembros con firma mancomunada + Acta de Enmienda, si hay cambio de miembros con firma mancomunada + Acta de Integracién si ha vencido el periodo de los miembros del CDE. Encargado(a) de Modalidades de Direccién Departamental de Educacién, Recibe y revisa los documentos presentados por los miembros del organismo. Encargado(a) de Modalidades de la Direccion Departamental de Educacién Si hay cambio de miembros, emitira previamente ala legalizacion de la transferencia, To siguiente: + Resolucién de Reconocimiento de Miembros y + Nota de autorizacién para cambio de firmas diigida al Banco en fa cual tiene aperturada la cuenta el organismo. (Anexo 1) Estos documentos deberdn ser firmados y sellados por el Director Departamental de Educacién. ‘Al organismo deberd entregar la transcripcién del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para cambio de las firmas autorizadas. Encargado(a) de Modalidades de la Direccién Departamental de Educacién Si el organismo no tiene problemas de vencimiento de miembros, de liquidacién 0 auditorias notificadas con hallazgos Pendientes, de superar relacionados “‘con los actuales lo siguiente: * Convenio de Transferencia de Fondos (Anexo 2), + Recibo de transferencia de fondos (Anexo 3). + Nota de autorizacién al Banco para que el MINED pueda congelar los fondos del organismo. (Anexo 4) Entrega los documentos anteriores al organismo para su revisién. Miembros con firma mancomunada del organismo de Administracion Escolar. Reciben, leen, revisan documentos, si estén) de acuerdo con su contenido, los firman y| ‘estampan sello del organismo. Devueiven los documentos al encargado de Modalidades,sie) Seales Encargado de Modalidades de la Direccién Departamental de Educacién. ACTIVIDAD Una vez revisados, firmados y sellados, los documentos por el organismo, los remite al Director Departamental de Educacién para firma y sello del Convenio de Transferencia de Fondos. Director Departamental de Educacién. Recibe, revisa y de estar todo correcto firma }{sela Convenis de Transferencia de Fondos, evuelve los documentos al encargado de Modalidades. Encargado de Modalidades. Entrega una copia del Convenio de Transferencia de Fondos y una del recibo de transferencia a los miembros del organismo. Encargado de Modalidades. Prepara expediente del Organismo de Administracién Escolar, conteniendo: * Originales del Convenio y'recibo de transferencia de fondos. + Copia del contrato de apertura de cuenta corriente. (Si es nueva). + Fotocopias de los DUI y NIT(cuando hay cambio de miembros con firma mancomunada).. + Hoja de Liquidacién de Transferencia(s) anteriores: + Nota de autorizacién al Banco para que el MINED pueda congelar los fondos de la transferencia Envia expediente a la Pagaduria Auxiliar Departamental Pagador Auxiliar Departamental Recibe el expediente con los documentos anteriores, revisa documentos y si todo esta correcto, elabora requerimiento de fondos. Pagador Auxiliar Departamental Remite requerimiento de fondos a la Unidad Financiera Unidad Financiera Gestiona los fondos ante el Ministerio de Hacienda Transfiere los fondos a la cuenta de la Pagaduria Auxiliar Departamental. ‘Comunica del depésito a la Pagaduria Auxiliar Departmental, Pagador Auxiliar Departamental Elabora planilla de transferencia de fondos or Banco, para ser remesados a las cuentas de los organismos. Encargado de Modalidades. Comunica al Organismo sobre el depésito de fondos,NOTA DE AUTORIZACION PARA CAMBIO DE FIRMAS DIRIGIDA AL BANCO EN EL CUAL TIENE APERTURADA LA CUENTA EL ORGANISMO MINISTERIO DE EDUCACION REPUBLICA DE EL SALVADOR Fecha Sefiores: Nombre Banco Presente. Muy atentamente solicito efectuar en la cuenta corriente N° del Consejo Directivo Escolar (ACE 0 CECE) Departamento de los siguientes cambios de miembros segtin Resolucién No. de fecha CARGO SITUACION ACTUAL CAMBIO SOLICITADO. PRESIDENTE: TESORERO: CONSEJAL: En espera de su pronta atencién al respecto, me suscribo de usted: F: Nombre. Director (a) Departamental de Educacién de. ai _CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACION Y CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE) & MINISTERIO DE EDUCACION REPUBLICA DE EL SALVADOR, Nosotros, CARLOS MAURICIO ARIAS, mayor de edad, PROFESOR, del domicilio de LA LIBERTAD, actuando en cardcter de Director Departamental de Educacién y que en adelante se llamara Ministerio de Educacion; y por otra parte los(as) sefiores(as) 1) DANIEL PEREZ Mayor de edad y de ocupacién Profesor Del domicilio de Col. Quezaltepec, Santa Tecla Con Documento Unico de Identidad No. Extendida en SANTA TECLA Con fecha 01/01/2000 2) PEDRO FLORES LOPEZ Mayor de edad y de ocupacién Agricultor en Pequefio Del domicilio Cantén Lourdes Con Documento Unico de Identidad No. Extendida en COLON Con fecha 01/61/2002 3) SANDRA MARIBEL MONGE Mayor de edad y de ocupacién PROFESORA Del domicilio de Quezaltepeque Con Documento Unico de Identidad No. Extendida en QUEZALTEPEQUE Con fecha 18/03/1998 Quienes actiian mancomunadamente en representacién del CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE), que administra el Centro Educativo CENTRO ESCOLAR “CANTON LAS MORAS" con édigo'No.11037, ubicado en: KM. 23 Y MEDIO, CARRETERA A SANTA ANA, Jurisdiccién: COLON, Departamento: LA LIBERTAD, celebran el presente Convenio de transferencia de fondos. |. MARCO LEGAL: Para el presente Convenio entre el Ministerio de Educacién y el CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE), se tomar como base: - El Articulo 50, numeral 1 de la Ley de La Carrera Docente. - Los Articulos 65 y 77 dela Ley General de Educacién. - El Articulo 61, literal b); 63 literal a); 71 y 72 del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente. ll. OBJETO: El objeto del presente Convenio es establecer los términos y condiciones en que el Ministerio de Educacién transferird al Consejo Directivo Escolar, recuirsos financieros provenientes del Presupuesto General del Ministerio de Educacién y de Cooperacién de Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales. Il OBJETIVOS DEL CONVENIO: El presente Convenio regulara las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes: A) Que el Consejo Directivo Escolar reciba fondos para apoyar el desarrollo de su Proyecto Educativo Institucional, orientado al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos. 136B) Fortalecer en el Consejo Directivo Escolar su capacidad de administracién y gestién al utilizar procesos democraticos de funcionamiento al interior del centro educativo. C) Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y alumnas. IV. RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE EDUCACION Y DEL CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR: A. Del Ministerio de Educacién: 1 Determinar y transferir fondos al Consejo Directivo Escolar, las veces que estime conveniente, debiendo justificarse y definiendo objetivos claros, para la ejecucién de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos en el nivel de EDUCACION BASICA Proporcionar ylo gestionar capacitacién, asistencia técnica a los miembros del Consejo Directivo Escolar a fin de que éste cumpla con lo estipulado en el presente Convenio y los objetivos institucionales. Emitirlas normas, especificaciones técnicas, condiciones especificas, instructivos para la administracién de fondos. Congelar los fondos, todo o en parte cuando las instancias correspondientes adviertan ‘cualquier irregularidad en la administracién de estos fondos o cuando asi convenga a los intereses del Estado. El Ministerio de Educacién hard la comunicacién respectiva al Banco donde se encuentren depositados tales fondos y también lo hard del ‘conocimiento alos miembros de la Modalidad. Definir los mecanismos, procesos, periodos ¢ instrumentos sobre como el Consejo Directivo Escolar liquidara dichos fondos. Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas establecidas en este Convenio y otros que el Ministerio de Educacién disponga, determine 0 establezca. Establecer el monto de la transferencia a cada institucién educativa de acuerdo a criterios que se establezcan por cada transferencia. B. Del Consejo Directivo Escolar, que en adelante se denominaré Organismo: 1 El Organismo, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente para el desarrollo de acciones que conlleven el mejoramiento de la calidad de la educacién y cumplir con los requerimientos establecidos en el presente Convenio; asi como el ‘cumplimiento de las normas administrativas e instructivos dados por este Ministerio y otras regulaciones del Estado, El Organismo, llevard los libros de control de los ingresos y gastos debidamente autorizados por la Direcoién Departamental de Educacién, en donde reflejen los ingresos percibidos, los gastos efectuados y los saldos correspondientes actualizados. El Organismo, deberd tener los comprobantes de gastos ylo ingresos efectuados, asi ‘como los documentos de liquidacién de fondos, que deberan estar disponibles para las auditorias correspondientes cuando el Ministerio de Educacién y/o alguna institucién fiscalizadora o interventora del Estado lo requiera y debera tener por un periodo de diez afios los libros de ingresos y gastos y por cinco afios la documentacion de respaldo. 1374, El Organismo, autorizara por escrito al Ministerio de Educacién para congelar los fondos segtin lo estipulado en el numeral 4 literal A del romano IV, de las responsabilidades del Ministerio de Educacién. 5. Para los desembolsos de fondos que perciba el Organismo, éste deberd presentar al funcionario que designe el Ministerio de Educacién, el correspondiente recibo por tipo de Transferencia debidamente firmado por el Presidente, Tesorero y Consejal Propietario Profesor. 6. ElOrganismo deberé tomar las medidas para conservar su capacidad operativa para adquirir y retener todos los derechos y obligaciones que le asigna el presente Convenio ylograr asf una eficiencia mayor en el ejerci C. Responsabilidades Conjuntas: 1, Mantener comunicacién constante de acuerdo a las necesidades de cada una de las partes y por los canales respectivos. 2. Garantizar el fiel cumplimiento de lo estipulado en este Convenio e Instructivo para la ejecucién de los gastos. 3, Este Convenio tendra vigencia a partir de Ia fecha de su suscripcién y finalizara cuando la Modalidad liquide adecuadamente dichos fondos, ante la instancia y el periodo que designe el Ministerio de Educacién. 4, Ambas partes aceptan que este Convenio se regira por las normas y procedimientos administrativos-financieros que para tal efecto ha emitido el Ministerio de Educacién; ambas partes deciaran que conocen, aceptan y se obligan a cumplir en todas sus partes. V. MONTO DEL CONVENIO: EI monto de! Convenio, estara determinado por las disponibilidades financieras del Ministerio de Educacién, de los Organismos e Instituciones de Cooperacién Nacionales e Internacionales, de acuerdo a ias politicas de montos, desembolso y fines que establezcan las mismas, para lo cual presentarén recibo, él cual describira informacién concemiente del monto a transferir, destino y fuente de financiamiento. VI. DELO NO PREVISTO: Las partes convienen en que lo No Previsto en este Convenio, serd resuelto entre el Organismo yla instancia respectiva del Ministerio de Educacién y si es necesario se tendra por incorporado a éste en forma de Adenda al mismo o por Resolucién Departamental. En fe de lo anterior, firmamos el presente Convenio en la ciudad de SANTA TECLA, alos DIECISIETE dias del mes de enero del DOS MIL OCHO, CARLOS MAURICIO ARIAS DANIEL PEREZ DIRECTOR DEPARTAMENTAL Presidente Propietario, Director DE EDUCACION PEDRO FLORES LOPEZ SANDRA MARIBEL MONGE Tesorero Propietario, Padre de Familia Consejal Propietaria, Profesora 138MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA Por $ Recibimos del Pagador Auxiliar Departamental de USULUTAN, la cantidad de DOLARES ($ ); transferencia de fondos en concepto de presupuesto escolar de acuerdo al siguiente detalle: operacién y funcionamiento $. el cual firmamos en representacion del Consejo Directivo Escolar (CDE), que administra el centro educativo No. 11154 ESCUELA PARVULARIA NACIONAL DE MERCEDES UMANA, ubicada en: JURISDICCION: MERCEDES UMANA, DEPARTAMENTO: USULUTAN Fecha de emisién del recibo: 18/01/2008 Numero de cuenta del CDE: 011030039802 Banco: BANCO SALVADORENO, Fuente de financiamiento: GOES PRESIDENTA TESORERA LEONOR DE JESUS GOMEZ ANA DELMY MARTINEZ No. DUI No. DUI CONSEJAL REPRESENTANTE DE LOS EDUCADORES. LUIS ABILIO ARGUMEDO. No. DUI “ _MODELO DE NOTA DE AUTORIZACION AL BANCO PARA EL CONGELAMIENTO DE FONDOS DEL ORGANISMO San Salvador, de de Sefiores BANCO. Presente Cuenta Corriente Anombre de Estimados seftores: Me refiero a la cuenta corriente aperturada a nombre del Consejo Directive Escolar del Centro Escolar (ACE 0 CECE) a la cual se realizan transferencias de fondos para el mejoramiento de la Calidad Educativa, ‘Autorizamos al Banco para que cuando el Ministerio de Educacion determine cualquier irregularidad en la administracién de fondos 0 asi convenga a los intereses del Estado, solicite el congelamiento de los fondos de la cuenta, asi como también, autorizamos para que las cantidades remesadas indebidamente por la Pagaduria Auxiliar Departamental, puedan ser reintegrados a dicha Pagaduria, previa solicitud del MINED Atentamente, Presidente(a) Director(a) Tesorero (a) del CDE, ACE 0 CECE del CDE, ACE 0 CECE Consejal Representante de los Educadores ante el CDE 140Ill, PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTI iS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO. A. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS. ects) See asia ACTIVIDAD Secretario del Mantendré en la institucién una lista de Organismo de proveedores actualizados y sus antecedentes Administracién clasificados segin la naturaleza del bien o Escolar. servicio que offezcan, con el objeto de disponer de la informacién oportuna cuando se realicen nuevas adquisiciones. Organismo de Elabora Plan de Compras (Anexo 5) con los Administracién nombres, firmas y cargos de los miembros Escolar. del organismo y el sello respectivo,de conformidad al Presupuesto del centro educativo, a fin de cumplir con los objetivos {melas ttazadas por la entidad en el Plan ‘scolar Anual Define las caracteristicas de los bienes o servicios que requieren, Art. 44 Lit. fde la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracién Publica Encargado de Compras: Para realizar la compra deberan observar las CDE Consejal Padre de Familia | formas de contrataciones de Bienes y Servicios, ACE Secretario (2) establecidas por la Ley de Adquisiciones y CECE Secretario (a) Contrataciones de la Administracién Publica (Anexo 6). Para realizar contratacién directa debera realizar una Resolucién Razonada (Anexo 7) Arts. 71 y 72 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracién Publica. Encargado de Elabora solicitud de cotizacién (Anexo 8) y Compras: envia a proveedores que pueden suministrar CDE Consejal el tipo de bien 0 servicio requerido, Padre de Familia estableciendo el tiempo de entrega de los. ACE Secretario (a) bienes o servicios. ; CECE Secretario (a) Cuando se trate de’ equipo y mobiliario escolar; se deben adquirir eminentemente nuevos y con garantia. Cuando se trate de equipo de cémputo deberd adquirirse eminentemente nuevo y equipo actualizado, con garantia, y el software con su respectiva licencia, de las ullimas versiones. Empresa 0 Proveedor. Recibe solicitud y prepara por escrito la cotizacién, para entregaria 0 enviarla al Encargado de Compras del Organismo de Administracién Escolar.dey Encargado de Compras: ‘CDE Consejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) ACTIVIDAD Recibe cotizaciones por escrito, las cuales entrega al organismo para su respectivo analisis técnico y econémico Organismo de Administracion Escolar. En reunién ordinaria 0 extraordinaria efectdan los andlisis: + Técnico (revisién de las caracteristicas técnicas de los bienes o servicios, la garat del bien o servicio, tiempos de entrega). . (Anexo 9) ‘conémico (precios de los bienes o servicios) (Anexo 10) Jee proveedor, dejando asentado en Acta la adjudicacién del bien o servicio {Anexo 11). Encargado de Compras: | CDE: Consejal Padre de Familia; pee CECE: Secretario (a) Procede a elaborar Orden de Compra de Bienes y Servicios con numeracién correlativa (Anexo 12). ntrega Orden de Compra a empresa o proveedor. Empresa Proveedor. Recibe Orden de Compra. Entrega los bienes o servicios y factura de consumidor final a nombre del organismo y a continuacién el nombre del centro educativo (Anexo 13) o Recibo a favor del Organismo de la Administracién Escolar (Anexo 14) en casos eventuales, al Representante de la Modalidad de Administracién Escolar. Encargado de la recepcién de los bienes por Organismo: CDE Presidente ACE Presidente y CECE Director. Recibe y revisa los bienes y/o servicios y factura 6 recibo, debiendo’ Levantar un Acta de Recepcién de bienes 9 servicios numerada correlativamente (Anexo 15) para dejar constancia de que Se recibe a entera satisfaccion. +Cuando fueren bienes y/o servicios para actividades culturales, educativas y recreativas, ademas deberan anexar al Acta de Recepcién, un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, nlimero de DUI y firma de los participantes. Para evidenciar la recepcién de los bienes. +Entrega factura y acta de recepcién a Tesorero(a) del organismo para que tramite el pago correspondiente.faci) geese Tesorero(a) del Organismo de ‘Administracion Escolar. ay) Recibe factura, Orden de Compra, Acta de Recepeién yo listado de partcipantes cuando corresponda. Emite cheque a favor de la empresa o proveedor firmandolo, obtiene firma de los demas miembros del organismo con firma mancomunada, entrega al Proveedor. Estampa el sello de pagado a la factura, lenando la informacién correspondiente: fecha, No, de cheque, valor, Banco y No. de cuenta. Registra en el libro de ingresos y gastos la factura y en el de Banco el cheque. Archiva en el expediente correspondiente la documentacién. Organismo de Administraciéon Escolar. Ser responsable de velar porque los registros estén actualizados, y de garantizar la utilzacion racional de los bienes.‘e1ue!puodse1i09 012s A ‘uolpeqoide ns exed ‘owsiuebI0 lep sosquiolus $0] sopo3 op soBeo A seul ‘seiqUIOU JeuayLOD giegap seudwIOD Op UeId | vaianoo yaaa soaioa4s3 soraveous | S™or | sonwnn | SS" | aura] oionussnareganoiosnosza | “oxen wos avainn NoissSnw 30 EY WHOS NoIOOaNIC ‘OldIOINNW. ‘OLNSWWLSVd3G ON OMMLSIG ‘091009, ‘ONuWONGa O€LNSO 130 SYSWON :OWSINVONO SVudNOD 3d NV1d 30 O140OWFORMAS DE CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS TIPOS DE FORMAS DE MONTO$ | aDQuIsICIONES | CONTRATAGION OBSERVACIONES Deda 10 ‘Obras, bienes, | Libre Gestiin | Basta una sola cotizacion. Art 40 Lit salarios minimos | servicios y ©. de la Ley de Adquisiciones y urbanos vigentes | Consultorias. Contrataciones de la Administracion hasta $1,830.00 Publica (LACAP). Arriba de 10 salarios minimos urbanos hasta por un monto inferior a 80 salarios minimos urbanos De US$ 1,830.01 a US$ 14,639.99 Obras, bienes, servicios y consultorias. Libre Gestin Debera contener como minimo 3 cotizaciones de ofertantes. Se debe realizar comparacién de calidad precios. Cuando se trataré de ofertante tinico 0 marcas especfficas, en que bastard un solo ofertante, para lo cual se debe emir Una resolucién razonada (Anexo 7). (At 13querefomael tera c) del At 40 dela Ley cde Adquisicones y Contrataciones y Art, 14 ue reform el iteral) del Art. 41 dela Ley de Adquisiciones y Contrataciones. "No podrd adjudicarse la adquisicién o contratacién al mismo ofertante 0 Contratista cuando el monto acumulado del mismo bien 0 servicio asignado por Libre Gestién, supere el equivalente a 80 salarios minimos urbanos, dentro de un periodo de tres meses calendario, so pena de nulidad’. Art. 70 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones Institucional. Arriba de 80 salarios minimos urbanos US$ 14,640.00 Obras, bienes, servicios y consultorias. Licitacion Publica por invitacion Son la forma de seleccién de contratistas en la que se elabora una lista corta de ofertantes, con un minimo de cuatro invitaciones a personas naturales o juridicas, nacionales o extranjeras, a los que se invita piblicamente a participar a fin de asegurar precios competitivos. Esta lista podra formarse con base al banco de datos que llevar la UACI. Salvo casos especiales debidamente justificados, el numero de participantes podra reducirse hasta un minimo de dos. En todo caso, siempre el titular de la institucién deberé aprobar la lista corta. Arts. 40 Lit b. y 66 dela Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracién publica (LACAP) (Presidente).MODELO DE FORMATO DE RESOLUCION RAZONADA RESOLUCION No. (CONTRATACION DIRECTA) El Consejo Directive Escolar (ACE 0 CECE) del centro educativo , ubicado en el Case Canton Municipio de Departamento de alos dias, del mes de de CONSIDERANDO : 1. Que el centro educative requiere la compra o contratacién del(los) siguiente(s) bien (es) 0 servicio (5) (Especificar) I Que el bien 0 servicio antes descrito es suministrado tnicamente por: (Anotar nombre del Proveedor) POR TANTO, Con base a las razones anteriores y a lo que establece la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracién Publica. RESUELVE: ‘A. Adjudicar ala empresa Tacompra de — _ , a un precio unitario de $ shaciendo un valor total de $. B. _ Elaborar orden de compra Nombre y Firma del Presidente del CDE, ACE 0 CECE 146MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACION LUGAR Y FECHA: SENORES: El(La) suscrito(a) Consejal Propietario(a) Padre (Madre) de Familia (CDE), 0 Secretario(a) (ACE 0 CECE) . del Centro Escolar (Nombre del Organismo) (Nombre del Centro Edueativo) ubicado en (Direccién Exacta) por este medio solicita cotizacién por escrito del material 0 Servicios abajo detallados, la cual debera ser enviada a nuestro centro educativo a mas tardar el del mes de de las cotizaciones que se reciban posterior a esta fecha no seran consideradas para decidir la compra. Deberé presentarse la oferta en original, a nombre del (CDE, ACE 0 CECE) del centro educativo, indicdndose a vigencia de la cotizacién asi como especificar las siguientes condiciones de compra: 1. PLAZO DE ENTREGA: 2. LUGAR DE ENTREGA: 3. VIGENCIA DE LA COTIZACION: 4, TIEMPO DE GARANTIA DE LOS BIENES: (de ser necesario) @ @) 4) No.| CANTIDAD UNIDAD DE DESCRIPCION MEDIDA f f. NOMBRE Y FIRMA ENCARGADO RECIBIDA POR: DE COMPRAS DEL ORGANISMO- NOMBRE Y FIRMA SELLO DEL CDEuo!gezn09 9p pny/a}j0s e| uo sepioojgeyso se] @ eBode os ou seausiojoe.e9 se] op eun opuend :31dWND ON “ug}oe21]09 ep pmyp}ios B| ua Sepraaigeyse seays|ie}De1eo Se] e BGede es “sopsenoid uN eZ}09 enb oIALaS © UBIqI9 OPUEND ‘TNINND \e ‘up}oe1eduio9 e| J099Iqe159 Jopod eied ‘uosezt}o0 anb se} e s9jeujGu0 seoysoq>eIe9 Shs UOD [ANOS 0 UOIG j9JE/EIOG :NOIDSIHOSIO a ry F cA Cy ‘esquion, ‘euquion ‘eAqWON, ‘euqWon, “di ‘4 4 ‘4 ‘SISMIYNV 13 NONVZI1W3Y SANAINO 3G SvWHI4 ow ° Bowe | | Fron senna £ ON Zon LON , NoIodluoSaa_ | “INVO Jon. wsaudWa vsaudNa wsaudN3 NOIOVHORVTS 3A WHOS ‘OLNAINVIONVNIS 30a NANS ‘OALLVONGS OUINSO 130 SYSWON O9IND3L SISITYNW 3d O1300WLupjaeseduos e] se09)geise sepod exed ‘uolez}09 anb se} & sajeuibuo se Uss}28se Ns Uod OIDIAIES © UBIq 19 JEI1819G :NOIDIIYOSAO » ‘edqWiON, ‘eaqWion, ‘edqWON, ‘esqWon 4 4 ‘4 4 ‘SISFIYNV 14 NOUVZIWaY SANSIND 3G SvVWuld TON TON TON Nolodiuosaa “NWO [on vsaudia vsaudn3 vsaudn3 :NOIOWHOSVTS 30 VHO34 SOLNAINVIONVNI 30 3LNaN ‘OALLVONGA OYLN3D 130 SHSWON OSINQNODA SISITYNV Jd O13d0WANEXO 11 MODELO DE ACTA DE ADJUDICACION DE UN BIEN O SERVICIO En reunién del CDE, ACE 0 CECE del Centro (indicar si es ordinaria 0 extraordinaria) Educativo alas horas del (nombre del centro educativo) dia del mes de del afio. los firmantes nos reunimos para evaluar técnica y econémicamente las ofertas presentadas para dar la recomendacién de adjudicacién respectiva ETAPAS: ‘A) Las cotizaciones se realizaron en fecha: B) Eldia ‘se recibieron las siguientes ofertas: (ndicar nombre de proveedores que han cotizado) C) Posterior a la recepcién de ofertas, la comisién de evaluacién analizo detenidamente las ofertas presentadas, tomando en cuenta las especificaciones técnicas y las ofertas econémicas, Por tal motivo, la Co servicio’ i6n de Evaluacién de ofertas recomienda que se adjudique el bien o ‘al proveedor. —________. por un valor de 6 ) lor en Tetras) (Valor en niimeros) por cumplir con las especificaciones requeridas por el Organismo para la compra. OBSERVACIONES: FIRMA DE TODOS LOS PRESENTES EN LA REUNION ~ ~ 150MODELO DE ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS Sefiores: SAN SALVADOR, DE No. DE Por este medio se comunica que el (CDE, ACE 0 CECE) del centro educativo , ha decidido adquirir en esa empresa o negocio ios bienes 0 servicios que mas adelante se detallan, de acuerdo a los precios y condiciones de su oferta del dia, del mes de del aio 3S deberdn entregarse en. de de las. horas alas UNIDAD DE PRECIO CANTIDAD SUBTOTAL $ mepipa | _DESCRIPCION UNITARIO $ SUBTOTALES O PASAN. ‘OBSERVACIONES: Para efectos de cobro presentar esta orden de compra, original y copia de facturas de consumidor final a nombre de: ENCARGADO DE COMPRA: ‘nolar tipo del organismo y del centro educative) NOMBRE CARGO FIRMA SUMINISTRANTE: NOMBRE CARGO FIRMAAANEXO 13 MODELO DE FACTURA FACTURA VENTAS INTERNAS (ART, 107 INC.2°. C.T.) [NOMBRE DEL CONTRIBUYENTE EMISOR Libreria “El Ni Fela” RO Venta de Libros y Material Didéctico FACTURA No. DIRECCION (oficinas establecimientos y sucursales) 007 ‘9a avenida Nle. Frente Telégrafo NIT FECHA: 20 de Marzo de 2009 0614 154367 1105 NRC 124576 NOMBRE DEL CLENTE CDE CE EIManguio™ NIT O DUI DEL CLIENTE: 0614 301087 1287 DIRECCION: Cantén EI Mango, VENTAA CUENTA DE. VENTAS VENTAS CANTIDAD DESCRIPCION Precio unTaRio | VENTAS. VENTAS 5 Caja de Plmén dePizara_| 1000 50.00 3 Caja de Libros de Cuentos 30.00 90.00 (NONDUALZARSEE RDENTIICARSE PEMENTE) SUMAS uss USS 740.00 ‘VENTAS EXENTA USS SUB TOTAL Uss (6) IVARETENIDO uss 18.20 FOBIAL Uss TOTAL TSS TE NOMBRE DENOWINACION © RAZON SOCIAL (WuPRENTA) Nir Re. AUTORERCION OE MPRENTAN FECHA DE AUTORIZACION ° ORIGINAL EMISOR TIRAIE DE DOCUWENTOS FECHADE MPRESION NUMERO DE AUTORLACION DE NUMERACION CORRELATVA, 152NORE Y MODELO DE RECIBO SUJETO EXCLUIDO DOCUMENTO EMITIDO POR SUJETO EXCLUIDO (ART. 119 CT) NOMBRE DEL SUJETO EXCLUIDO COMPROBANTE No DIRECCION ( mati y Sucursales) NITODUI FECHA: NOMBRE DEL CONTRIBUYENTE QUE ADQUIERE LOS BIENES 0 RECIBE SERVICIOS DIRECCION’ DEPARTAMENTO | GIRO NIT NRC. PRECIO CANTIDAD DESCRIPCION UNITARIO VENTAS (NDIVDUALZARSEE NOENTIFCARSE PLENMVENTE) US RECIBI LA CANTIDAD DE: SUMAS i BONIFICACIONES uss DESCUENTOS uss FIRMA FIRMA SUJETO CLIENTE(a) REBAJAS uss EXCLUIDO TOTAL USS ORIGINAL: CLIENTE QUE ADQUIERE LOS BIENES 0 RECIBE SERVICIOSMODELO DE FORMULARIO DE ACTA DE RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS No. {este niimero es correlative) NOMBRE DEL ORGANISMO: CODIGO No. : DEPARTAMENTO: MUNICIPIO: DISTRITO No FECHA: NOMBRE DEL CENTRO EDUCATIVO: EL (LA) SUSCRITO (A) HACE CONSTAR QUE HE RECIBIDO DE ACUERDO ALO CONVENIDO CON: , LOS BIENES Y SERVICIOS QUE (NOMBRE DEL PROVEEDOR) ‘SE DETALLAN A CONTINUACION: DESCRIPCION 0 CONCEPTO UNIDAD DE | CANTIDAD] PRECIO. | VALOR MEDIDA | RECIBIDA | UNITARIO$ | TOTALS TOTAL EN LETRAS: TOTAL, ‘OBSERVACIONES: RECIBIDO POR: NOMBRE PRESIDENTE (A) FIRMA SELLO DEL ORGANISMO ~ ~ 154B. REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCION DE LOS FONDOS TRANSFERIDOS POR EL MINED O DE OTROS INGRESOS. LX te} eS ACTIVIDAD Organismo de - En reunién del organismo proceden a: Administracién + Autorizar el Libro de Banco de la cuenta Escolar banearia y de los otros ingresos en la primera pagina del libro, debiendo firmar todos los miembros de la modalidad, y poner sello de la misma. + Llevar a legalzar a la Direccién Departamental cllibro de ingresos y Gastos de las transferencias, y el de los otros ingresos, segtin corresponda, Presidente del Se presenta a la Direccién Departamental Organismo de correspondiente a legalizar el Libro de Ingresos Administracién y Gastos de las transferencias, y el de los Escolar. otros ingresos Director (a) Legaliza el Libro de Ingresos y Gastos de las Departamental de transferencias, y el de los otros ingresos. Educacién. leva control de la autorizacién de ios mismos. Una vez legalizados los libros los entrega al Presidente(a) del Organismo. Presidente (a) del Organismo |- Entrega Libro de ingresos y Gastos de las transferencias y el de los otros ingresos, asi ‘como el Libro de Banco de la cuenta bancaria de las transferencias y de los otos ingresos al Tesorero (a) para que inicie el registro de las operaciones financieras. ‘Tesorero(a) del Organismo de Recibe los libros legalizados. Administracién Escolar. de Administracién Escolar. Tesorero (a) de! Organismo Confirma en el banco la disponibilidad deAdministracién Escolar. financiera de las cuentas. Tesorero del Organismo de |- En la parte superior del primer fol Administracién Escolar.| por cada transferencia o de otro: libro de ingresos y gastos correspondiente, debe anotar el nombre y afio de los fondos a De igual forma en el Libro de Banco de la uenta de las transferencias o de otros ingresos, deberé anotar el numero de la cuenta a que corresponde el Libro, el nombre del banco y el afio.sie) See Tesorero (a) det Organismo de Administracién Escolar. ACTIVIDAD Registra la cantidad de los fondos re los, ena columna referente a Ingresos y tambi en la de Saldos del libro de Ingresos y Gastos (Anexo 16) y de igual manera en el Libro de banco correspondiente (Anexo 17). Tesorero (a) del Escolar. Todo gasto debe pagarse mediante cheque (Anexo 18). Cada vez que emita un cheque de pago, el Tesorero(a) debe: + Registrar en el Libro de Ingresos y Gastos, y en el Libro de Banco, los movimientos efectuados, en la parte que corresponde a los Gastos; llevando asi el control de los mismos y saldos realizados en forma periddica, incluyendo cheques emitidos a favor del Encargado(a) de Caja Chica + Considerar la aplicacién del Art.156 del Cédigo Tributario. (Retencién Por Prestacién Tesorero (a) del Organismo de Administracién Escolar. Sella de pagado cada factura o recibo ‘cancelado, indica la fecha, cheque No. por el valor (8), Banco y No. de cuenta (Anexo 19) Tesorero(a) del Organismo de Administracién Escolar. Totaliza los ingresos, los gastos y el saldo al finalizar cada pagina del Libro de Ingresos y Gastos, indicando que pasa a la siguiente pagina, y en la siguiente indicara que vienen totales de la pagina anterior. Establecer el saldo diario, mensual, asi como también el acumulado anual. Tesorero (a) del Organismo de Administracién Escolar. Debe llevar un archivo por fuente de financiamiento, por orden de fecha segtin se fealicen, los documentos legales que respaldan los ingresos y gastos (Ver numeral 8, del literal H de la presente Normativa) Tesorero (a) del Organismo de Administracién Escolar. Archiva documentos legales y financieros (resguardando por cinco afios los documentos de respaldo y por diez afios los libros) para la rendicién de cuentas correspondiente‘Sopyjuo sonbou op so1awnu s0] 0 s0sa46u! 9p soqio so} op sosowunu so] euLun}o9 eyse U0 asse}oUe e099 SOGVINWNOV S3TVLOL SaW 130 SFWLOL ouws O1svS ‘OSSUONT ‘OLAIONOD PRKECEFES WHOa “ONY ‘O.LNAINVIONWNI4 30 3LN3N ‘VIONSU34SNVUL V1 30 SYSWON SOLSV9 A SOSJUONI 3G ONS! 13 NJ OULSIDaY 3d O1300W8 F Zz < SOGVINWNOV S3TVLOL SSW Tad SSTVLOL OuWs O1SvS_| OSSYONT | SU OLdSONOO NS. SCSuaNONV ON SNOSHO | VHOSI ‘ONV ‘OONVE eqUang @p ON OONVE Jd ous! 13 NJ ONLSIDSY 3G O1300WMODELO DE CHEQUE ‘SERIE “O" No. 8131351 USS CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR CENTRO ESCOLAR CTA. No, 530-006103-0 1 |'EL MANGUITO" SERIE No. “0"8131351 FECHA DE uss ORDEN DE 200 CONCEPTO IPAGUESE A LA ORDEN DE SALDO ANTERIOR MAS DEPOSITOS LA SUMA DE SUBTOTAL OTROS DOLARES MENOS ESTE CHEQUE SALDO BANCO [San Salvador, El Salvador, C.A. ‘ FIRMA FIRMA FIRMA ANEXO 19 MODELO DE SELLO FECHA: POR$ BANCO PAGADO CHEQUE No, No, DE CUENTA.C. REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE LOS OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO. seas Organismo de Administracién Escolar ACTIVIDAD En reunién ordinaria acuerdan realizar los trémites para la impresién de los talonarios de recibos de ingresos, antes de que inicie el afio escolar. Organismo de Administracién Escolar Manda a una imprenta a elaborar los recibos prenumerados de Otros Ingresos, (sélo para CDE y ACE): (Anexo 20 MODELO DE RECIBO DE OTROS INGRESOS). Organismo de Administracion Escolar Una vez impresos los recibos, entregan ‘mediante control de numeracién al Tesorero (@) del organismo. Tesorero (a) del Organismo Recibe, firma control y resguarda los talonarios. Tesorero (a) o persona designada por el organismo Emite recibo correspondiente por ingresos percibidos, Registra detalladamente en el libro de ingresos. y gastos en la columna de ingresos y en orden de la fecha realizada,concepto y el monto recibido. Remesa integramente en las 24 horas hdbiles siguientes a la recepcién de los fondos a la cuenta corriente del Organismo, dejando copia del comprobante de remesa, Tesorero (a) 0 persona designada por el organismo ‘A finalizar cada mes hard un resumen de los ingresos percibidos. Tesorero (a) 0 persona designada por el organismo En caso de pérdida de recibos, el Organismo Escolar debera registrar en acta ‘oportunamente la numeracién de los recibos. prenumerados extraviados. Tesorero (a) 0 persona designada por el organismo Para el registro y control de los gastos de estos fondos, debera aplicar presente normativa y procedimientos establecidos para la ejecucién de las transferencias.