Instrukcja postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia

pomieszczeń w budynku Wydziału Filologicznego UŁ

§1
Postanowienia ogólne
Użyte w niniejszej instrukcji określenia oznaczają:
1. Wydział – Wydział Filologiczny UŁ;
2. Kierownik admin.– Kierownik Działu Administracyjno-Informatycznego;
3. Kierownik – kierownik jednostki organizacyjnej ( Instytutu/Katedry/Zakładu);
4. Strefa bezpieczeństwa – CPD (pomieszczenia 36a i 36b) i LPD (pomieszczenia:
11a,1.16a,1.31a,3.34, 3.56, 4.33a,4.61a);
5. Strefa dydaktyczna – sale dydaktyczne, sala kinowa, aule, sale komputerowe, laboratoria
językowe;
6. Strefa administracyjna – pomieszczenia sekretariatów, dziekanatu, pracowników
Wydziału;
7. Pomieszczenia kodowane- pomieszczenia w budynku wyposażone w system alarmowy: -
aule, sale komputerowe, sala kinowa, laboratoria językowe, pomieszczenia dziekanatu
(pokoje 3.39 i 3.53),Biuro Dziekana, pokoje 3.16 i 4.31 CPD,LPD;
8. Pomieszczenia gospodarczo-sanitarne – pomieszczenia w budynku o przeznaczeniu
gospodarczym typu: wentylatornie, magazyny, rozdzielnie elektryczne, węzeł cieplny,
toalety, pomieszczenia socjalne;
9. Pracownik administracyjny: pracownik sekretariatu, działu administracyjno-
informatycznego lub biura Dziekana;
10. Nauczyciel akademicki – pracownik naukowy lub dydaktyczny;
11. Pracownicy obsługi technicznej – pracownicy zatrudnieni na stanowiskach konserwatora,
elektryka lub hydraulika;
12. Pracownik zewnętrzny – służby zewnętrzne porządkowe, służby ochrony, pracownicy
serwisowi, podwykonawcy;
13. Goście - najemcy przestrzeni/sal dydaktycznych, pracownicy zatrudniani na wykłady
gościnne;
14. Recepcja – wyznaczona powierzchnia na terenie Wydziału, której znajdują się: centrala
systemu ppoż., podgląd monitoringu oraz klucze do wszystkich pomieszczeń
znajdujących się w budynku;
15. Klucz użytkowy – klucz użytku bieżącego, pobierany i zdawany na stanowisku recepcji
za pokwitowaniem w książce wydawania i zadawania kluczy;
16. Klucz zapasowy – klucz pobierany i zdawany na stanowisku recepcji za pokwitowaniem
w książce wydawania i zadawania kluczy w przypadku braku dostępności klucza
użytkowego;
17. Klucz rezerwowy – klucz przechowywany u Kierownika Działu Administracyjno-
Informatycznego, pobierany i zdawany w przypadku braku lub uszkodzenia klucza
użytkowego i zapasowego lub w sytuacjach nadzwyczajnych (np. pożar, zalanie,
zagrożenie życia i mienia).
§2
Dozór obiektu
1. Budynek Wydziału podlega całodobowej ochronie fizycznej sprawowanej przez
pracowników firmy świadczącej usługi ochrony, monitorowaniu przez system alarmowy
zamontowany w budynku oraz monitoring wizyjny wewnętrzny i zewnętrzny.
2. Z uwagi na publiczny charakter Uczelni w gmachu Wydziału nie obowiązuje system
przepustek, ani żaden inny system określający uprawnienia do wejścia, przebywania
i wyjścia z budynku.
3. Zobowiązuje się pracowników ochrony i administracji budynku w godzinach ich pracy do:
a) Zwracania uwagi na zachowanie osób wchodzących i wychodzących z gmachu
Wydziału;
b) Reagowania na wejście do budynku i przebywanie w nim osób będących pod
wpływem alkoholu lub środków odurzających;
c) Reagowania na próby niszczenia, wynoszenia lub wywożenia mienia z budynku
Wydziału;
d) Reagowania na próby wnoszenia do budynku przedmiotów niebezpiecznych,
materiałów lub substancji budzących podejrzenia;
e) Natychmiastowe reagowanie poprzez powiadomienie odpowiednich służb (Straży
Miejskiej, Policji, Straży Pożarnej, Pogotowia Ratunkowego) w sytuacjach zagrożenia
życia i zdrowia, a także utraty lub zniszczenia mienia;
4. Zobowiązuje się Kierownika Działu Administracyjno-Informatycznego do zorganizowania
pracy pracowników ochrony w taki sposób by wykonywali oni niżej wymienione
czynności:
a) Prowadzenie dozoru budynku w trakcie wykonywanych ich obowiązków;
b) Kontrola zamknięcia drzwi i okien oraz stosowanych zabezpieczeń;
c) Sprawdzania stanu technicznego urządzeń i armatury w pomieszczeniach
higieniczno-sanitarnych;
d) Podejmowanie natychmiastowych czynności wyjaśniających w przypadku
zaobserwowania obecności w budynku osób nieupoważnionych;
e) Natychmiastowe reagowanie poprzez powiadomienie odpowiednich służb (Straży
Miejskiej, Policji, Straży Pożarnej, Pogotowia Ratunkowego) w sytuacji zagrożenia
życia i zdrowia, a także utraty lub zniszczenia mienia;
§3
Zabezpieczenie pomieszczeń, procedura postępowania z kluczami
i kodami do systemu alarmowego
1. Kierownik Działu Administracyjno-Informatycznego upoważnia pracowników firmy
świadczącej usługi ochrony do rozkodowywania systemu alarmowego budynku we
wszystkich strefach z wyłączeniem strefy bezpieczeństwa oraz pokoi 3.16 i 4.31 przed
rozpoczęciem pracy służb sprzątających o godz.4:30.
Wzór upoważnienia do zarządzania kluczami oraz kodami do systemu alarmowego stanowi
załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.
2. Do obowiązków pracowników wymienionych w ust.1 należy wydawanie kluczy do
pomieszczeń w budynku Wydziału nauczycielom akademickim, pracownikom
administracyjnym, pracownikom obsługi technicznej, gościom i pracownikom
zewnętrznym rozpoczynającym pracę.
3. Kierownik Działu Administracyjno-Informatycznego upoważnia pracowników firmy
świadczącej usługi ochrony do zamknięcia dostępu zewnętrznego do wszystkich stref
oraz do załączenia systemu alarmowego po zakończeniu pracy Wydziału o godz.21:00.
4. Do rozkodowywania strefy bezpieczeństwa Kierownik Działu Administracyjno-
Informatycznego upoważnia Informatyków Wydziału. Wzór upoważnienia do zarządzania
kluczami oraz kodami do systemu alarmowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszej
instrukcji.
5. Pomieszczenia kodowane posiadają indywidualne kody nadane przez Informatyków
Wydziału i zdeponowane u Dyrektora Administracyjnego.
6. Pracownicy firmy świadczącej usługi ochrony otrzymują odrębne kody w celu
rozkodowywania pomieszczeń kodowanych ( poza pomieszczeniami strefy
bezpieczeństwa) oraz rozkodowujący strefę bezpieczeństwa w razie pożaru, zalania,
zagrożenia życia lub mienia.
§4
Zasady dysponowania kluczami
1. Zasady dostępności kluczy na recepcji:
a) Klucze do strefy administracyjnej i dydaktycznej:
 Klucz użytkowy – szt. 1;
 Klucz zapasowy – szt. 1;
b) Klucz do pomieszczeń gospodarczo-sanitarny, strefy bezpieczeństwa:
 Klucz użytkowy szt. 1;
2. Każda osoba upoważniona do pobrania klucza ma obowiązek odnotowania tego faktu
w książce pobrań i zwrotów, każdorazowo wpisując godzinę pobrania oraz godzinę
zwrotu potwierdzając te czynności własnoręcznym podpisem. Podpis winien być czytelny
i łatwy w identyfikacji.
3. Osoby uprawnione do pobierania kluczy do strefy dydaktycznej i administracyjnej nie
mogą ich udostępniać innym osobom i są zobowiązane do osobistego ich zwrotu
niezwłocznie po zakończonej pracy lub zajęciach w danym pomieszczeniu. Podpis winien
być czytelny i łatwy w identyfikacji.
4. Osoby, które zgubiły klucz, zostaną obciążone kosztami dorobienia zgubionego klucza.
5. Kierownik Działu Administracyjno-Informatycznego w przerwach międzysemestralnych
będzie zlecał przeprowadzenie kontroli kompletności kluczy do wszystkich pomieszczeń
w budynku.
6. Klucze użytkowe i zapasowe do wszystkich pomieszczeń w budynku Wydziału
przechowywane są w recepcji budynku pod stałym nadzorem pracowników firmy
świadczącej usługi ochrony. Wykaz pomieszczeń wraz z opisem kluczy stanowi załącznik
nr 3 do instrukcji.
7. Zabrania się pracownikom samodzielnego dorabiania kluczy do pomieszczeń
znajdujących się w budynku Wydziału.
8. Zabrania się pozostawiania klucza w zamku drzwi po stronie zewnętrznej (nie dotyczy
ewakuacji zgodnie z przepisami ppoż.). Podczas zajęć dydaktycznych klucz powinien
znajdować się w zamku po stronie wewnętrznej drzwi (zgodnie z zasadami zachowania
bezpieczeństwa ).
9. Zabrania się udostępniania kluczy osobom nieupoważnionym.
10. Zabrania się pozostawiania kluczy bez dozoru.
11. Zabrania się bezpodstawnego przetrzymywania kluczy do pomieszczeń znajdujących się
w budynku oraz wynoszenia kluczy poza teren Wydziału.
12. Zabrania się pracownikom firmy świadczącej usługi ochrony otwierania pomieszczeń do
strefy dydaktycznej oraz administracyjnej kluczem typu „master”.
 §5
Odpowiedzialność
1. Utrzymywanie skutecznego zabezpieczenia wszystkich pomieszczeń podlega nadzorowi
pracowników firmy świadczącej usługi ochrony.
2. Na osobie pobierającej klucz do pomieszczenia spoczywa pełna odpowiedzialność za
znajdujące się w nim mienie.
3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub naruszenia stanu zabezpieczeń, należy
niezwłocznie powiadomić o tym swojego przełożonego lub Kierownika działu
Administracyjno-Informatycznego.
4. Po zakończeniu pracy, pracownicy zobowiązani są do wykonania czynności
zabezpieczających pomieszczenia adekwatnych do zastosowanych rozwiązań
technicznych i organizacyjnych zależnych od strefy, w której znajduje się pomieszczenie:
a) Dotyczy strefy administracyjnej:
 Uporządkowanie swoich stanowisk pracy zgodnie z „zasadą czystego biurka”;
 Schowanie i zabezpieczenie dokumentacji;
 Zabezpieczenie nośników informacji;
 Wyłączenie wszystkich urządzeń zasilanych energią elektryczną (komputer,
drukarka, czajnik, radio, wentylator, grzejnik wolnostojący itp.) zgodnie
z przepisami BHP;
 Zamknięcie okien i drzwi;
b) Dotyczy strefy dydaktycznej:
 Zabezpieczenie używanych pomocy i akcesoriów (wskaźniki, piloty);
 Wyłączenie wszystkich urządzeń zasilanych energią elektryczną (komputery,
projektory, itp) zgodnie z przepisami BHP;
 Wyłączenie oświetlenia;
 Zamknięcia okien i drzwi;
5. Za uchybienia i zniszczenia wymienione w §5 odpowiada osoba, która wcześniej
dysponowała kluczami.
6. Za nieprzestrzeganie niniejszej instrukcji odpowiedzialność wynikająca z art. 363§1
Kodeksu cywilnego spoczywa na użytkowniku.
7. Klucze od biurek, szaf biurowych, kontenerów itp. są w posiadaniu pracowników, którzy
ponoszą pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.
§6
Strefa bezpieczeństwa
1. Wejścia do pomieszczeń strefy bezpieczeństwa zabezpieczone są drzwiami zamykanymi
na klucz tradycyjny oraz zabezpieczone są systemem alarmowym.
2. Kody do systemu alarmowego strefy bezpieczeństwa są w posiadaniu Informatyków
Wydziału, którzy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za ich przechowywanie i należyte
zabezpieczenie.
3. Informatycy Wydziału są dysponentami kodów do systemu alarmowego.
4. Kody do pomieszczeń kodowanych zostały zdeponowane u Dyrektora Administracyjnego,
który jest ich dysponentem.
5. Wykaz pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie stanowi załącznik nr 4 do
niniejszej instrukcji.
§7
 Służby porządkowe
1. Kierownik Działu Administracyjno-Informatycznego upoważnia pracowników służb
sprzątających do pobierania kluczy w celu wykonania usługi. Wzór upoważnienia do
zarządzania kluczami stanowi załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji.
2. Na potrzeby wykonania czynności związanych ze sprzątaniem wykorzystywane są klucze
typu „master piętrowy”, powierzone pracownikom służb sprzątających przydzielonych do
danego piętra budynku.
3. Klucze do pomieszczeń pracownicy służb sprzątających pobierają z recepcji kwitując
pobranie a po wykonanej usłudze zwracają na recepcję kwitując zwrot w książce pobrań
i zwrotów.
4. Strefa bezpieczeństwa sprzątana jest wyłącznie w godzinach pracy i obecności
Informatyków Wydziału.
5. Pomieszczenia wyłączone ze sprzątania na podstawie złożonego wniosku zatwierdzonego
przez Kierownika Działu Administracyjno-Informatycznego wyłączone są z usługi
sprzątania przez pracowników rannej zmiany. W celu wykonania usługi we wskazanych
pomieszczeniach upoważnienia się pracowników dyżurnych.
§8
Dostęp do wszystkich pomieszczeń budynku
1. Klucze rezerwowe do wszystkich stref i pomieszczeń przechowywane są w biurze
Kierownika Działu Administracyjno-Informatycznego, w szafie zamykanej na klucz. Wykaz
wszystkich pomieszczeń w budynku wraz z opisem kluczy stanowi załącznik nr 6 do
niniejszej instrukcji.
Wykaz osób upoważnionych do dysponowania kluczem typu „master” stanowi załącznik nr 7
do niniejszej instrukcji.
2. Pełny dostęp do wszystkich stref i pomieszczeń budynku posiadają osoby o stosownych
upoważnieniach.
§9
Postanowienia końcowe
1. Do stosowania postanowień niniejszej instrukcji zobowiązuje się wszystkich pracowników
i gości przebywających na terenie Wydziału.
2. Integralną część instrukcji stanowi regulamin korzystania z sal wykładowych oraz
pomieszczeń biurowych (załącznik nr 8).
3. Godziny funkcjonowania budynku:
a) W godzinach 6:30 do 21:00 pracownicy dydaktyczni, administracyjni;
b) Dostęp całodobowy - służby porządkowe i serwisowe;
4. Dziekan Wydziału może zarządzić przerwę w funkcjonowaniu budynku. Daty wyłączenia
budynku z funkcjonowania publikowane są na stronie internetowej Wydziału oraz
drzwiach wejściowych do budynku.
5. Na przebywanie na terenie budynku poza godzinami wyznaczonymi w pkt.3a wymagana
jest zgoda Dziekana Wydziału, Dyrektora Administracyjnego lub Kierownika Działu
Administracyjno-Informatycznego.
6. Przebywanie na terenie budynku w święta, możliwe jest wyłącznie za wiedza i zgodą
Dziekana Wydziału, Dyrektora Administracyjnego lub Kierownika Działu Administracyjno-
Informatycznego.