Libros contables Introduccion Los libros contables contienen la contabilidad de la empresa. Pero, para comprender el contenido de estos libros, es necesario primero conocer cémo la contabilidad procesa y registra los datos. Desde el punto de vista contable, todas las operaciones comerciales pueden analizarse como una balanza de dinero. En ella siempre deberd haber el mismo peso en ambos lados, independientemente de la cantidad de datos que se incluyan en cada parte. Esto da lugar al concepto de partida doble, que es indispensable comprender para hacer uso de la contabilidad 1, Ecuacién contable Alles fines didécticos, se considera solo un estado contable basico correspondiente al 31 de diciembre de 2017 de la empresa Profertil Sociedad Anénima (S.A.). Los estados contables completos, asi como la Memoria Anual, pueden ser leidos en el siguiente archivo EECC 31-12-2017. Si consideramos la informacién contable expuesta en dicho estado contable, podemos mencionar que, trabajando con los tolales, la empresa Proferti, al 31 de diciembre de 2017, presenta los siguientes tolales. Tabla 1: Estructura patrimonial de Profertil al 31/12/2017 ESTRUCTURA DE INVERSION 1 ESTRUCTURA DE FINANCIACION 2 ACTIVO 3 PASIVO 4 $ 7.259.329.326 $ 5.604.067.187 PATRIMONIO NETO 5 $ 1.655.262.139 Fuerte: elaboracén propa 4LResponde a la pregunta “zEn qué invierte la empresa”, Se conforma por el total de recursos que son propiedad de la organizacién 2.Responde a la pregunta “ZCémo se financia el ente?". Esté formado por las fuentes de financiamiento, de donde surgen los fondos necesarios para adquirir los recursos de la estructura de inversion3.Es el total de recursos que son propiedad del ente. 4.Es la fuente de financiamiento externa, es decir, con terceros ajenos al ente. 5.Es el financiamiento interno, es lo que financian sus propietarios. Si prestamos atencidn, podemos observar que el total del activo es igual a la sumatoria del pasivo y el patrimonio peto. O sea, todo lo que la empresa posee fue finan do por terceros o con fondos propios de la empresa. Entonces, podemos mencionar que se respeta la siguiente ecuacién contable: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO. $ 7.259.329.326 = $ 5.604,067.187 + $ 1.655.262.139 + Activo: incluye todos los bienes econémicos y derechos pertenecientes a una organizacién, en este caso Profertil S.A, La Resolucién Técnica N.° 16 lo define de la siguiente manera: Un ente tiene un activo cuando, debido a un hecho ya ocurrido, controla los beneficios econémicos que produce un bien (un objeto material o inmaterial con valor de cambio 0 de uso para un ente). Un bien tiene valor de cambio cuando existe la posibilidad de: + Canjearlo por efectivo u otro activo. * Utiizarlo para cancelar una obligacion. + Distribuirlo a los propietarios Un bien tiene valor de uso cuando el ente puede emplearlo en alguna actividad productora de ingresos. En cualquier caso, se considera que algo tiene valor para un ente cuando representa efectivo 0 equivalentes de efectivo o tiene aptitud para generar (por si o en combinacién con otros bienes) un flujo positive de efectivo 0 equivalentes de efective. De no cumplirse (1) este requisito, un objeto no constituye (para el ente en cuestidn) ni un bien ni un activo. —= Resolucién Técnica N.* 16 do 2005 [Federacién Argentina de Consejos Profesionales de las Ciencias Econémicas). Marco Conceptual de las Notmas Contables Profesionales. 10 de agosto de 20085 Algunos ejemplos de activos son: dinero en efectivo; dinero depositado en cuentas bancarias; saldos a cobrar de clientes; rodados, inmuebles, maquinarias, mercaderia, patentes 0 marcas; plazos fijos; acciones; titulos publicos en poder de la empresa; ete. + Pasivo: son las obiigaciones ciertas y contingencias que tiene una organizacién a favor de terceros. La Resolucién Técnica N°. 16 establece que Un ente tiene un pasivo cuando: © Debido a un hecho ya ocurrido est obligado a entregar actives o a prestar servicios a otra persona (fisica 0 juridica) 0 es altamente probable que ello ocurra; © La cancelacién de la obligacién * a, Es ineludible o (en caso de ser contingente) altamente probable. = b, Debera efectuarse en una fecha determinada 0 determinable 0 debido a 2) la ocurrencia de cierto hecho 0 a requerimiento del acreedor. — Q) A Resolucién Técnica N° 16 de 2005 [Federacién Argentina de Consejos Pofesionales de las Cenclas Econémicas]. Marco Conceptual de las Normas Contabes Profesionales. 10 de agosto de 2005, Algunos ejemplos de pa: /os son: deudas con proveedores de mercaderias; deudas por compra de otros bienes, como rodados, inmuebles y maquinarias; préstamos bancarios; deudas con la AFIP, la Direccién General de Rentas y la Municipalidad por impuestos, tasas y contribuciones; sueldos adeudados a empleados, aportes y contribuciones adeudadas a organismos de previsin social y sindicatos, etc. + Patrimonio neto: es la parte de los activos pertenecientes a los propietarios. También se lo puede definir como la diferencia entre el activo y el pasivo 0, bien, como el aporte de los duefios o socios ms los resultados acumulados obtenidos por el ente.Cen cna ae eae . Reetce eet cir Dentro de los resultados, podemos encontrar resultados positivos (por ejemplo, aquellos que provienen de la venta de los articulos de librerfa) y resultados negativos (por ejemplo, los gastos asociados a servicios 0 sueldos), Figura 1: Ecuacién contable patrimonial basica Pasi Active +PatrimonioNeto +] hetivg Grafica de la ——— ecuacién Wieio Fuerte: elaboracién pronia 2. Patrimonio neto El patrimonio neto puede analizarse —como vimos— por la diferencia entre pasivo y activo, pero también en funcién de sus componentes. Inicialmente, solo comprende los aportes de los propietarios, pero, a lo largo de la act idad de la empresa, va obteniendo resultados que pasan a formar parte del patrimonio neto. Desagregando el patrimonio neto en sus componentes, podemos decir entonces que Patrimonio neto = Aportes de los propietarios + Resultados acumulados Patrimonio neto = Capital + Resultados acumulados Patrimonio neto = Capital + Resultados + Resultados anteriores del ejercicio Y considerando que Resultado del ejercicio = Ingresos + Ganancias — Gastos — Pérdidas Resulta: Patrimonio neto = Capital + Resultados anteriores + Ingresos + Ganancias — Gastos — Pérdidas Reemplazando el patrimonio neto por todos sus elementos en la ecuacién contable estatica, se obtiene: Activo = Pasivo + Patrimonio netoDe manera que llegamos a la ecuacién contable dinamica, que incluye las causas que generaron el resultado del ejercicio. Activo = Pasivo + Capital + Resultados anteriores + Ingresos + Ganancias — Gastos — Pérdidas Despejando la ecuacién anterior, resulta: Activo + Gastos + Pé las = Pasivo + Capital + Resultados anteriores + Ingresos + Ganancias En adelante, usaremos la siguiente simbologia A= Active P = Pasivo C = Capital RA= Resultados anteriores Ingr. = Ingresos Gcias. = Ganancias Gtos. = Gastos Pérd, = Pérdidas A+ Glos. + Pérd. = P + C + RA+ Ingr. + Gcias. 3. Principios para registrar operaciones en libros contables Habiendo comprendido la ecuacién contable que es la base de la contabilidad, se definen a continuacién herramientas que nos permiten comprender cémo es el proceso contable. Para comenzar a trabajar en contabilidad, es necesario retomar el concepto de partida doble. La caracteristica principal que tiene el método es que trabaja en todo momento con igualdades que deben verificarse. Los términos a tener en cuenta son: Cuentas contables Las operaciones y los hechos que se produzcan en el ente se representardn por medio de cuentas. En cada registro, se utiizan, como minimo, dos cuentas, pero no hay limite en la cantidad maxima para emplear. Las cuentas pueden ser: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Ingresos 0 Gastos. Las cuentas se visualizan en el balance de Profertil S. A, en las notas a los estados contables, en donde serealiza la apertura de los rubros. Los rubros son las agrupaciones de cuentas de naturaleza similar. Por ejemplo, dentro de las cuentas de activos de la empresa estudiada, en el rubro Inversiones se incluyen las cuentas Plazos Fijos, Fondos Comunes de Inversién y otras colocaciones temporarias. Las cuentas contables son el elemento esencial del proceso contable, ya que representan y miden los elementos patrimoniales 0 de resultados. Cada cuenta contable acumula informacién sobre el elemento del patrimonio que representa y posee un nombre que debe ser claro y preciso para indicar a qué elemento hace referencia. + Debe y haber Al registrar las operaciones en cada cuenta, se utilizan dos secciones: debe y haber. Hay que tener en cuenta que el debe y el haber no tienen un significado literal, sino que son solo el nombre de las secciones que se utiizan para realizar los registros contables. Todos los movimientos anotados en el debe se denominan débitos y todos los anotados en el haber se denominan créditos o acreditaciones. + Igualdad En cada registro, los importes totales registrados en el debe deben ser iguales a los importes totales registrados en el haber. » Saldos La diferencia entre los débitos y oréditos de una misma cuenta se denomina saldo. Por lo tanto, si los importes registrados en el debe son mayores que los registrados en el haber, esta cuenta tendra saldo deudor. Por el contrario, si lo registrado en el haber es mayor a lo registrado en el debe, la cuenta tiene saldo acreedor. Es importante mencionar que todas las cuentas de Activo y Gastos tienen saldo deudor y las cuentas de Pasivo, Patrimonio Neto € Ingresos van al haber. 4, Procesamiento y registro contable Toda operacién econémico-financiera (venta de mercaderias; pago de préstamos; cobranzas a clientes; pago de impuestos; compra de mercaderias; compra de maquinarias o rodados; pago de sueldos; etc.) debe ser registrada para que, luego de la agrupacién y acumulacién de informacién de todas las operaciones, puedan emitirse los informes contables. La acumulacién y registracién de la operacién se realiza en una cuenta contable y en cada una de estas se realizan registros relacionados con el mismo objeto. Como, por ejemplo, el dinero en efectivo se resume en la cuenta Caja. Para realizar los registros contables, la empresa trabaja con un libro diario. El libro diario tiene el formato dela Figura 2. En el libro diario, la empresa asienta cada operacién contable, Cada operacién, por consiguiente, tiene un asiento contable. Un asiento es el registro de cada operacién econémico-financiera por medio de cuentas contables. En la Figura 2, se incluye el asiento de la primera operacién de la libreria, es decir, el aporte de los socios en efectivo. Figura 2: Asiento contable de aporte de los socios hay" Debe — Haber aia 100.000 siento _} Capital 100.000 ‘uentas Contables _Partida Doble, vemos que se cumple ya que el total de débitos es igual al total de crécitos Fuente: elaboracén proia, Qué podemos observar en dicho asiento? 1. El asiento tiene: un ntimero que lo identifica; la fecha en que se realiza la registracién, que debe ser la fecha en que se realiza la operacién; las cuentas contables involucradas con la operacién registrada; los importes de cada cuenta —algunas se debitaran y otras se acreditaran (recordar el principio de la partida doble}—; y una leyenda que indica la operacién registrada. 2. Se respela la partida doble, que es uno de los principios de la contabilidad generalmente aceptados ya vistos. O sea, el debe es igual al haber. El método consiste en que en el registro de una operacién (asiento) hay uno o mas débitos y uno o mas créditos en cuentas contables, por lo que debe cumplirse el requisito de que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos, es decir, el monto de los importes registrados como débitos debe ser igual al monto de los importes registrados como créditos. Lo que replica este método es la igualdad de la ecuacién patrimonial, es decir, cuentas contables que reflejan y mantienen la igualdad de la ecuacién patrimonial 3. El asiento hace uso de cuentas contables. Pero, Zpor qué la cuenta Caja se registra al debe y la cuenta Capital al haber?La razén de cuando aumenta y cudndo disminuye una cuenta; y por qué seccidn (débito 0 crédito) depende del lado de la ecuacién patrimonial dinamica en la que se ubica el componente que representa Activo + Gastos + Pérdidas = Capital + Rtdos. anteriores + Ingresos + Ganancias Tabla 2: Elementos Estos elementos, representados por Estos elementos, representados por cuentas contables: cuentas contables: + Aumentan con débitos (es * Aumentan con créditos (es decir, por el haber). decir, por el debe) + Disminuyen con débitos (es decir, por el debe). + Disminuyen con créditos (es de + Tienen saldo acreedor 0 nulo. , por el haber) + Tienen saldo deudor o nulo. FFuertelaboracin propa Libro diario Todos los asientos contables se asientan en un libro que se denomina diario. Un ejemplo de este libro se expone en la Figura 3. El libro diario es simplemente el medio donde se anotan o registran, en forma cronolégica, todos los asientos contables descriptos anteriormente, es decir, que se registran todas las operaciones econémicas y financieras que se realizan No es factible acceder al libro diario de las organizaciones, ya que estos son registros internos. Figura 3: Ejemplo de libro diario mpeese XK, Fuente’ elsboracén propia,Libro mayor Si resumimos en la misma cuenta contable todas las transacciones del periods, llegariamos al saldo de dicha cuenta. Es por ello, que, siguiendo con el proceso de la registracién contable, luego del libro diario, se realiza el traslado de los importes debitados y acreditados en cada cuenta a este libro mayor, esto es conocido como mayorizacién. Este libro contiene todas las cuentas contables utilizadas en la organizacién, pero por separado; y su funcién es acumular los montos debitados y acreditados en cada cuenta y asi conocer el saldo de cada una. De este modo, vemos el efecto acumulativo de las variaciones patrimoniales. Cada cuenta contiene tres columnas: Débitos. Créditos, Saldo. En la columna débitos, vamos a registrar los importes que se debiten en el libro diario, En la columna créditos, los importes que se acrediten en el libro diario. En la Figura 4, se muestra un ejemplo del libro mayor de la cuenta Caja, que mayoriza las operaciones que involucran esta cuenta contable. Figura 4: Ejemplo de libro mayor Ena Fuent:elaboracén propia, Balance de comprobaci6n de suma y saldos Si partimos del libro mayor, extrayendo los saldos de todas las cuentas, habra cuentas con saldo deudor (por ejemplo, Caja, Deudores por Venta, Bienes de Uso, Gastos, Costo de Ventas, etc.) y otras con saldo a acreedor (por ejemplo, Proveedores, Sueldos a Pagar, Capital, Ventas, Intereses Ganadbs, etc.). La suma de todos los saldos de cuentas con saldo deudor debe ser igual a la suma de todos los saldos de cuentas con saldo acreedor. A esta tabla se la conoce como balance de sumas y saldos. Como parte del proceso contable, este es un trabajo para corroborar que todos los registros (asientos) de las operacioneseconémicas y financieras fueron realizados en forma correcta; y que se ha cumplido el principio de la partida doble en todos los asientos y, por ende, la ecuacién patrimonial. Tabla 3: Ejemplo de sumas y saldos (marcadores) Sr Sor) Cron 70.000 26.500 43.500 ees former) 15.000 5.000 — 10.000 Peeueneaey ears 15.000 15.000 0 Muebles 25.000 0 25.000 Tey 15.000 15.000 0 eee oc 0 10.000 10.000 ee Se erg 0 2.000 2.000 feel 0 50,000 50,000 Nanes 0 20.000 20.000 ones Tn) 1.500 1.500 ones Sn 2.000 2.000 Tron 4 143.500 143.500 82.000 82.000 Peers Sera’ 143.500 143.500 82.000 82.000 Conan 0 0 Cerca Sood 43.500 10.000 25.000 10.000 2.000 50.000 20.000 78.500 12.000 50.000 20.000 16.500 78.500 12.000 66.500 78.500 78.500 eee 1.500 2.000 3.500 Fuente: elaboracén proia 1, Listamos cada cuenta contable.2. En cada cuenta, totalizamos el debe y el haber. Puede ser que una misma cuenta tenga valores en el debe y en el haber, ya que eso surge de los movimientos de entradas y salidas que esta haya tenido. 3. En las préximas dos columnas, se ponen los saldos de las cuentas, ya sea deudor 0 acreedor. El saldo surge de la diferencia entre las sumas del debe y el haber. Si el valor del debe es mayor que el valor del haber, el saldo sera deudor; en cambio, si las sumas del haber son mayores que las sumas del debe, el saldo sera acreedor, Recordemos que, por su naturaleza, las cuentas de Activo y Gastos tienen saldo deudor; y las de Pasivo, Ganancias y Capital saldo acteedor. 4. Los totales de las dos primeras columnas (debe y haber) deben ser iguales. Los totales de los saldos (deudor y acreedor) también. 5. Se clasifican las cuentas 6. Se calcula el resultado del ejercicio, como la diferencia entre ingresos menos gastos. 7. El resultado del ejercicio obtenido se debe incluir en la columna de patrimonio neto, ya que la cuenta Resultado del Ejercicio es una cuenta de patrimonio neto. 8 Finalmente, se debe corroborar que se compruebe la igualdad patrimonial: activo = pasivo + patrimonio neto. Referencias Resolucién Técnica N.° 16 de 2005 [Federacién Argentina de Consejos Profesionales de las Ciencias Econémicas]. Marco Conceptual de las Normas Contables Profesionales. 10 de agosto de 2005: